ACTIVIDAD 3.

4
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
“SGD”

PRESENTADO POR:
DANIELA ALEJANDRA CORREA OROZCO
LIZETH CAVICHE CHARA
LUNA CHACON CUENE
MARBY YURANY YULE PILCUE
MISHELL TATIANA ZAMBRANO TOBAR

INSTRUCTOR
WILLIAN ALFONSO DORADO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

TECNOLOGO EN GESTION DEL TALENTO HUMANO
SANTANDER DE QUILICHAO, CAUCA
2019
 SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
“SGD”

PRESENTADO POR:
DANIELA ALEJANDRA CORREA OROZCO
LIZETH CAVICHE CHARA
LUNA CHACON CUENE
MARBY YURANY YULE PILCUE
MISHELL TATIANA ZAMBRANO TOBAR

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

TECNOLOGO EN GESTION DEL TALENTO HUMANO
SANTANDER DE QUILICHAO, CAUCA
2019

Segunda Fase.
Primera Fase.
Estudio de viabilidad,
Desarrollar un Plan Global.
análisis de sistemas.
Tiene varios determinantes,
Es necesario considerar:
que son:
La identificación, de los Revisar, analizar y
problemas documentar el estudio.
Los objetivos general
Alcance del Proyecto.
específicos del plan
los recursos a tomar en Modelo lógico actual de
cuenta. procesos.
Debe relacionarse entre
costobeneficio y costo
eficacia.
METODOLOGÍA PARA
ESTABLECER UN
SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Tercera Fase.
Diseño del Sistema de
Gestión Documental Implantación del sistema.
( SGD).
Debe contemplar el diseño
identificación de
necesidades.
distribución de los productos
Definición de documentos a
gestionarse
La construcción de un
lenguaje documental para la
recuperación.
Cuarta Fase.
Control y mantenimiento del
Se debe
Implementarlo en la vía
práctica, para comprobar y
realizar las operaciones
materiales e intelectuales
que constituyen la cadena
documentaria con la
producción, edición y
documentales.
Quinta Fase.
Conclusiones
sistema.
Permitirá el
perfeccionamiento de los
resultados planteados en
sus inicios.
El funcionamiento en este Se debe establecer un
caso se constituye en el marco metodológico para
principal mecanismo de optimizar el Sistema de
enlace Gestión de Documental.
Otro elemento importante es Esta metodología
la explotación de las documental debe permitir el
disponibilidades potenciamiento, facilitar y
documentales de la desarrollar el trabajo
información. corporativo.
Es sumamente importante También es necesario que
realizar de forma el SGD este orientado a la
permanentemente el consolidación del control de
mantenimiento de los calidad del proceso
documentos en todas sus documental, en todas sus
etapas. etapas.
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION.......................................................................................................4
OBJETIVOS………………………………………………………………………………..5
DESARROLLO DEL TRABAJO……..…………………………………………………...6

ORGANIGRAMA……………………………………………………………………..……7

CONCLUSIONES………………………………………………………………………….8

BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………………….9
INTRODUCCION

Los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza cada vez
más importante para las empresas. La cantidad de información generada por las
compañías actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de
almacenamiento presentan demasiadas carencias. Un sistema de gestión
documental asegura una información organizada y eficiente, que favorezca la
productividad empresarial.

Para implementar la metodología de sistema de gestión documental se debe tener

en cuenta cinco fases que son de vital importancia ya que todas las empresas
deben de contar con SGD para poder así almacenar, recuperar, gestionar,
actualizar, localizar y realizar seguimiento en las organizaciones.
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

 Conocer e identificar aspectos generales acerca del sistema de gestión

documental.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Profundizar el concepto de los sistemas de gestión documental como medio para

el acceso universal a la información sin límites de tiempo y de espacio.
 Definir la importancia que tiene El Sistema de Gestión Documental, para
garantizar el buen funcionamiento de los archivos documentales
 Identificar las ventajas de un sistema de gestión documental como medio
necesario para todas las empresas u organizaciones que permitan un óptimo
desempeño de almacenamiento de la información digital

DESARROLLO DEL TRABAJO

FASE- DESARROLLAR UN PLAN GLOBAL

 MISION
Somos una empresa que se encarga de comercializar productos y accesorios en
el área de telefonía móvil, brindando un servicio confiable, eficiente y ético;
orientada a satisfacer las necesidades y aspiraciones de nuestros clientes. Somos
un aporte positivo para la sociedad, generando empleo directo e indirecto dentro
de un buen ambiente de trabajo.
 VISION
Ser para el año 2021, líder en la comercialización de productos y servicios en el
sector de telefonía móvil, a nivel del municipio, satisfaciendo las necesidades de
nuestros clientes, accionistas, capital humano y sociedad.

OBJETIVOS
- Implementar las ventas online en un 100%.
- Obtener más puntos de ventas a nivel municipal.
- Lograr que Comunicaciones López López sea un mejor lugar para trabajar, en
todos aspectos.
- Mejorar la rentabilidad y utilidades de la empresa en un 50% 

METAS A CORTO PLAZO

 Comunicaciones López López tiene como meta implementar un portafolio de
ventas más amplio con una gran variedad de productos que satisfagan las
necesidades de los clientes.

COMUNICACIONES LOPEZ LOPEZ

La empresa maneja un sistema el cual es una base de datos en Excel, donde

almacena toda la información de la empresa de manera organizada y detallada,
llevando el inventario de las entradas y salidas de productos y de más, los cuales
se dividen de la siguiente manera:

Productos y servicios: Personal Laboral:

 Celulares y accesorios de los mismos  Administrador

 Tablet  Vendedores.
 Radios, bafles
 Computadores de mesa y portátiles Nomina:
 Diademas  Sueldo de los empleados.
 Mantenimiento.

2. FASE- ESTUDIO DE VIABILIDAD, ANÁLISIS DE SISTEMAS.

Comunicaciones López López es viable ya que cuenta con un amplio portafolio de

productos y variedad de los mismos, el cual nos lleva a un incremento de ventas
porque aparte de su amplio portafolio su ubicación es estratégica ya que es una
zona comercial.

3. FASE- DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

En esta etapa encontramos que el usuario del local Comunicaciones López López
el cual debe contar con información asequible para los usuarios ya sea por medios
digitales y de manera física de tal forma que para los clientes sea identificable por
medio de blogs, pancartas, pasacalles, páginas web etc.
Para las organizaciones realizar la documentación de los datos pertinentes que se
deben tener en cuenta para el mejoramiento de la organización para dicho
proceso se debe tener en cuenta las normas ya establecidas dentro del local,
dicha documentación debe ser almacenada de forma clasificada y ordenada
mediante bases de datos que le permitan a la organización llevar un adecuado
almacenamiento de dicha información y por ende debido al constante manejo de
los datos pertinentes de la empresa podemos evolucionar y desarrollar nuevas
estrategias de trabajo debido a que por dicha verificación pueden resultar falencias
 que a medida que aplicamos el sistema se ira trabajando para el crecimiento y
desarrollo de la empresa y por ende la satisfacción del cliente.

4. FASE. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA.

Dentro de la organización se va a realizar una adquisición de equipos tecnológicos
y para ello vamos a implementar un software, en el cual ira plasmada toda la
información de la empresa, desde la información de los empleados, hasta la
compra y ventas de mercancía, para el buen funcionamiento de la empresa.

5. FASE. CONTROL Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA.

Es la más importante de todas las fases, contiene unos elementos significativos:
 Enlace con todos los usuarios
 Mantenimientos de los documentos
 Logro de los objetivos (Pilar fundamental de flujo de información y documentación)
Comunicaciones Lopez Lopez es viable con esta fase ya que cuenta y tiene
planteado el mantenimientos y seguimiento de los documentos, es decir, que tiene
un control y seguimiento de las ventas que se hacen en la empresa y con ello el
control de garantías de los equipos tecnológicos que entran y salen del portafolio
de ventas; la empresa comunicaciones Lopez Lopez también lleva un enlace cn
todos los usuarios de la empresa ya que cada usuario o empleado tiene acceso al
portafolio de ventas que se maneja en la empresa.

ORGANIGRAMA

Comunicaciones Lopez
Lopez

Administrador Vendedor Cajero

Persona que tiene Persona encargada de

Persona encargado y
responsable de gestionar
los bienes y servicios de
la empresa.
CONCLUSIONES
encomendada la venta o llevar el contro de la caja,
comercialización de los atender los pagos y
productos, brindando una cobros; ademas de
excelente atencion al brindar excelente atencion
cliente. al cliente.

A manera de conclusiones, es necesario puntualizar, que se debe establecer un

marco metodológico para optimizar el Sistema de Gestión de Documental, este
 debe cubrir el largo proceso documental desde su generación hasta su archivo o
expurgo.

Esta metodología documental debe permitir el potenciamiento, facilitar y

desarrollar el trabajo corporativo.
También es necesario que el Sistema de Gestión Documental este orientado a la
consolidación del control de calidad del proceso documental, en todas sus etapas.
Cualquier cambio en el futuro, debe tomar en cuenta a la metodología propuesta,
a las nuevas tecnologías de la información, como a las necesidades del usuario.
CIBERGRAFIA

 Material de apoyo de la guía de aprendizaje.

 file:///E:/TALENTO%20HUMANO/GTH/WILLIAM%20DORADO/Metodología
%20para%20un%20SGITH(2).pdf
 https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-documental/que-es/index.html