Chequéalo No 15

Lineamiento Entrevista de Caracterización-Asistencia

✓ Criterios para la solicitud de la Entrevista

✓ Módulo de agendamiento de SGV para

la Entrevista de Caracterización- Asistencia.

✓ Llamada Inmediata
¿Que es la Entrevista de Caracterización-Asistencia ?
 Entrevista de
Caracterización-Asistencia
La Entrevista Única pretende:

➢ Identificar la situación socioeconómica de las víctimas

(las necesidades, intereses específicos y características
especiales) en la actualidad.
➢ Apoyar en el reconocimiento de sus potencialidades y
capacidades para afrontar su situación.
➢ Asesorar a la persona frente a las medidas de
asistencia a las que tiene derecho de acuerdo al hecho
victimizante sufrido y planificar su acceso a dichas
medidas.
➢ Orientar sobre la oferta institucional existente y las
entidades responsables de ejecutarlas.
➢ Aportar en la recuperación de la confianza en el Estado
por parte de la víctima, la transformación de su
proyecto de vida y el ejercicio pleno de su ciudadanía.
➢ Conocer la conformación actual de los hogares e
identificar las necesidades y capacidades de la víctima
y de su grupo familiar
 Agendamiento a Entrevista de Caracterización-Asistencia .

Es el proceso para que las víctimas sean atendidas por los gestores de
asistencia con el fin de construir la Entrevista de manera telefónica.

Tenga en cuenta:

✓ Los agendamientos son al esquema No presencial únicamente.

✓ No se asignan citas presenciales.
✓ Una vez agendada la EC, los gestores de asistencia se comunicaran para
realizar la entrevista.
✓ El ciudadano debe estar pendiente de la llamada y contar con los documentos
de su núcleo familiar a la mano.
✓ Contar con la EC no influye en ninguna medida en la asignación de los turnos
de atención humanitaria.
✓ Las entrevistas de caracterización son para TODOS los hechos victimizantes
incluidos, sin importar si son indemnizables o no
✓ La ENTREVISTA UNICA con LLAMADA INMENDIATA se realiza únicamente en
los casos donde el ciudadano manifieste que donde él vive no cuenta con
señal o no tiene celular).
 Aclaraciones de la Entrevista de
Caracterización-Asistencia.

Las entrevistas únicas generadas con códigos EC, NO se pueden agendar

nuevamente y NO tienen tiempo de vencimiento.

Las entrevistas generadas con código CODP ya no están vigentes, así que los
ciudadanos que las tengan deben ser agendados nuevamente para realizar la
entrevista actualizada con código EC.
A continuación se relacionan los criterios que deben tener en cuenta para realizar el
agendamiento al proceso de asistencia (Entrevista de Caracterización Asistencia).

VALIDE LA CONFORMACIÓN DEL HOGAR

ACTUAL

Se considera hogar actual a, persona o

grupo de personas parientes o no, donde
al menos una está incluida en el RUV por
desplazamiento forzado, que ocupan la
totalidad o parte de una vivienda,
atienden necesidades básicas con
cargo a un presupuesto común y
generalmente comparten los alimentos.
 SELECCIONE EL AUTORIZADO ACTUAL

Víctima Incluida en el
RUV por cualquier hecho
victimizante.
Mayor de
18 años

Estar incluida
en el RUV

El Autorizado es la persona que va a actuar como

interlocutor con la Unidad para las Víctimas ante cualquier
acción, trámite o proceso de seguimiento que se
desprenda del diligenciamiento de la EC, así mismo
brindará la información para su formulación.
 Si al validar NO cuenta con entrevista se puede realizar el
agendamiento.

Si al validar por esta ruta no se evidencia la entrevista, realice una segunda validación
ingresando por canales de atención – consulta para agendamiento y busque la columna de
Entrevista Caracterización, con el fin de estar seguro de realizar el agendamiento.

1
2
 ANTES DE REALIZAR UN AGENDAMIENTO: Debe validar los
estados de inclusión del autorizado y su núcleo familiar para
identificar previamente si son víctimas o no víctimas.

ESTADOS DE INCLUSIÓN EN EL
RUV El estado obligatorio del
Autorizado es Incluido ó
Reserva técnica (Marco normativo
decreto 1290 del 2008) Incluido (en revisión).
En valoración (Incluido)
En valoración (No incluido)

En valoración (Afectado No valorado)

Pendiente Valoración

En blanco

Si el Autorizado o algún integrante del hogar actual, tiene

alguno de estos estados NO se debe realizar entrevista
única, por lo tanto NO se debe agendar.
 VALIDE LOS ESTADOS DE INCLUSIÓN DE TODOS LOS
INTEGRANTES DEL HOGAR ACTUAL.

ESTADO DE INCLUSIÓN EN
EL RUV
No incluido
En caso de que los integrantes Afectado – No valorado
presenten algunos de los siguientes
Excluido
ESTADOS EN EL RUV , SÍ SE
PUEDE REALIZAR EL Cesado
AGENDAMIENTO a la Entrevista,
No valorado – Devuelto
pues ya se tiene claridad de que los
integrantes son víctimas o No Incluido
víctimas. Incluido (en revisión)
 TAMBIEN SE DEBE VALIDAR PARA TODOS LOS
INTEGRANTES DEL HOGAR: Que no existan las
siguientes novedades, de ser así NO agende.

1. Hay en el hogar víctimas

INDOCUMENTADAS:
a. Que NO cuentan con el documento
de identidad acorde a la edad,
b. Están indocumentados en
VIVANTO.

2. Hay en el hogar autorizados o

integrantes del hogar HOMÓNIMOS,
(a continuación los escenarios
establecidos).
 HOMÓNIMO: Significa que en las tablas del RUV se encuentra más de
una persona asociada al mismo número de documento (esta validación
se debe realizar con cada uno de los integrantes del hogar actual).

USTED debe tener en cuenta los siguientes casos, para

tomar la decisión de hacer o No el AGENDAMIENTO.
 Homónimos E.U.
CASO 1
Al realizar la búsqueda en SGV con el número de identificación del autorizado o del
integrante HOMÓNIMO, aparecen dos personas con el mismo número, las cuales se
ven reflejadas, una en la TABLA ÚNICA DE PERSONAS TUP y otra diferente en RUV,
y al hacer la consulta en VIVANTO también aparecen las mismas dos personas, con
el mismo número de identificación.

NO se realiza
AGENDAMIENTO.
 Homónimos E.U.
CASO 2
Al realizar la búsqueda de una víctima en VIVANTO se identifica que la persona
corresponde a un HOMÓNIMO, pero al hacer la consulta en SGV en el recuadro
aparece la información correcta, tanto en la TABLA UNICA DE PERSONAS TUP como
en RUV, adicionalmente toda la información de la víctima coincide, en estos casos SI
se realiza AGENDAMIENTO.

SÍ se realiza
AGENDAMIENTO
 Homónimos E.U.
CASO 3
Si al realizar la búsqueda de una víctima en VIVANTO se identifica que la persona
corresponde a un HOMÓNIMO, pero al hacer la consulta en SGV en el recuadro de
TABLA ÚNICA DE PERSONAS TUP, NO trae información y en RUV trae la información
del autorizado o integrante de forma correcta, en estos casos sí se realiza
AGENDAMIENTO.

SÍ se realiza
AGENDAMIENTO
 NOVEDADES EN EL RUV: Si se identifican
novedades en la consulta individual, estas no
afectan el agendamiento a la entrevista.

Si se identifican novedades en la consulta detallada

de cualquiera de los integrantes del hogar actual
(nombres, tipo y/o número de documento - fecha de
nacimiento), subsane las mismas y
paralelamente realice el agendamiento.

En caso de no ser posible tramitar la novedad en el

momento (documentos no legibles, el autorizado no
tiene los documentos a la mano, la persona no hace
parte del mismo hogar RUV de la víctima que
presenta la novedad,etc.), informe sobre el
trámite a seguir para subsanarla y realice el
agendamiento.
Ahora Veamos:

✓Módulo de agendamiento de SGV para

la Entrevista de Caracterización- Asistencia.

✓Entrevista Inmediata
ANTES DE AGENDAR A LA ENTREVISTA: Consulte las
agendas a través de fuentes externas de SGV.

1 1. Búsqueda
2. Consulta Fuentes Externas
3. Digita el Número de Cédula
4. Canales de Atención
5. Citas programadas
2

4
3

5
PARA REALIZAR EL AGENDAMIENTO A EU: Valide en SGV por la
pestaña de AGENDAMIENTO – Creación / Edición.

Si el número de documento
NO tiene una cita
agendada, damos clic en
CREAR NUEVA CITA. 3
El Agendador toma la información del ultimo caso creado en SGV

NOTA: Para crear una cita, el número de

documento debe tener un caso creado en
SGV, si NO hay casos creados en SGV, se
debe primero crear el caso y después
agendar la cita.

Caso creado

Aparece la información de víctima/Solicitante del Paso 2 del SGV.

Durante el proceso de agendamiento por favor actualizar los
datos de contacto del ciudadano en SGV.
 ACTUALIZACIÓN TELÉFONO-CELULAR

En los casos en los que el número de celular no corresponda al numero actual

reflejado en la pestaña de agendamiento

Deberá crear un caso por la siguiente tipificación : Nota: en el campo

observación se debe
diligenciar:
ACTUALIZACIÓN
TELÉFONO-CELULAR.
La consulta de esta
actualización por el
momento no se verá
reflejada en el módulo de
agendamiento, se puede
verificar a través del
histórico de casos.
 ¿Cómo diligenciar los campos para la cita?

En este sección se deben diligenciar los datos donde se va a agendar la

víctima.

Veamos como…
 Paso a paso

Diligenciar Modalidad, Proceso y la solicitud correspondiente, para

el caso de agendamiento para Entrevista única siempre se selecciona la
opción Modalidad: No presencial
8

En el campo Proceso se debe seleccionar Asistencia y en el campo

Solicitud es Creación. En los casos en que la víctima no cuente con
EU la solicitud a escoger es CREACION EC.

Los campos del lugar donde se va a agendar la cita se

deshabilitarán toda vez que el proceso de agendamiento a la EC
es únicamente al esquema No Presencial.
 Paso a paso

Tenga en cuenta que, si en la validación

de la entrevista se evidencia que ésta
quedó EN DILIGENCIAMIENTO, no se
debe generar ninguna agenda y la
víctima deberá esperar a ser contactada
por un gestor de asistencia.
 Paso a paso

9. Seleccionar el número de integrantes del hogar y la jornada de

atención para el contacto.
9

El campo Fecha cita no se habilitará

teniendo en cuenta que se contactará a la
víctima a través del Esquema no presencial.

10.Guardar Caso

10
Guión de agendamiento Entrevista de Caracterización-
Asistencia

Infórmele a la víctima que a

partir del agendamiento,
recibirá una llamada en el
trascurso de 15 días hábiles
para iniciar con el proceso de
creación y/o finalización de
Entrevista Única de manera
telefónica y que debe tener a
mano, los documentos de
identidad de su grupo familiar
al momento de la llamada.
 ¡Para tener presente!
❖ Las validaciones anteriores se deben realizar
para cada uno de los integrantes del hogar
actual.
❖ Si se identifican novedades de cualquiera de los
integrantes del hogar actual (nombres, tipo
y/o número de documento - fecha de
nacimiento) subsane las mismas y
paralelamente realice el agendamiento. En caso
de no ser posible tramitar la novedad en el
momento (documentos no legibles, el
autorizado no tiene los documentos a la
mano, la persona no hace parte del mismo
hogar RUV de la víctima que presenta la
novedad, atención por el canal telefónico,
etc.), informe sobre el trámite a seguir para
subsanarla y realice el agendamiento.
¡Para tener presente!
❖ Los gestores de asistencia actualmente no pueden tramitar novedades
de registro, por lo tanto aquellas que se presenten durante la
atención en el punto deberán ser tramitadas por los
orientadores.

❖ Es importante recordar la captura adecuada de los datos de

contacto.

❖ Validar muy bien las reglas previas al agendamiento para

evitar errores, el no realizarlos generara errores críticos de
calidad por parte del área de calidad.
 Tipificación:
Solicitud Entrevista de Caracterización- Sin Tramite

Aplica :

En los casos en los que una víctima

fue agendada a ENTREVISTA DE
CARACTERIZACIÓN- ASISTENCIA
por el módulo de SGV y se
presenta alguno de los siguientes
escenarios:

* Han pasado 5 días hábiles de haber sido agendada y una vez validada la información en el
histórico de SGV, NO se encuentra gestión de creación de la entrevista por parte del
esquema no presencial de Asistencia. Por favor use Condición REMITIDO

* En el histórico de SGV se encuentra que la víctima informa que tiene un nuevo número de
teléfono y/o no fue posible contactarla. Por favor use Condición REMITIDO

NOTA: Si encuentra otra información en el histórico, infórmele la gestión realizada por

parte del esquema no presencial de Asistencia y no remita el caso. Por favor USE Condición
FINALIZADO
 Trazabilidad herramienta de Agendamiento

En el escenario en que no se logre

realizar el agendamiento por algún
motivo, se debe dejar trazabilidad en
SGV por medio de la siguiente
tipificación, relacionando el motivo del
NO AGENDAMIENTO:
 LLAMADA INMEDIATA

¿Cuándo se remite
a la llamada
Inmediata ?

Cuando cumpla con todos los criterios para la realización de

la Entrevista de Caracterización- Asistencia.

Cuando el ciudadano manifieste que donde reside no cuenta

con señal o no tiene celular.

En los CRAV - Puntos de Atención donde hay profesional de

servicio al ciudadano (el requerimiento se debe realizar a través
de este profesional)

En los CRAV - Puntos de Atención donde NO hay profesional de

servicio al ciudadano (el orientador realiza el requerimiento)
ENTREVISTA DE CARACTERIZACIÓN- ASISTENCIA DE LLAMADA INMEDIATA

✓ Si posterior a las validaciones previas

aplica para remitir, por favor realice la
siguiente gestión:

Remitir el correo electrónico según estas indicaciones:

Dirigido a: maria.cardenas@unidadvictimas.gov.co

Asunto : Apoyo Agendamiento Entrevista Inmediata Punto

(nombre del punto)

Adjunto: Formato Entrevista AGENDAMIENTO AL ESQUEMA NO

PRESENCIAL - CREACIÓN ENTREVISTA UNICA.
 En estos casos, la solicitud de agendamiento será remitida por
el Orientador desde su correo electrónico.

1. Escriba un saludo
y despedida.
(Ej.: Buenos Días, Cordial
Saludo Cordialmente, etc.)
2. Cuide su redacción:
Utilice palabras formales y serias para
la motivación del correo. Coloque de
forma clara los datos del ciudadano
que requiere de la atención.

3. Datos de contacto:
4. Revisa antes de enviar es conveniente que elabore una firma,
que se encuentre cargado el correo corporativo permite
el formato personalizarla.
Formato para remitir la solicitud de llamada Inmediata

Por favor verifiqué

que la información se encuentre
correcta y competa en los campos del
formato de Excel, ya que con estos
datos se generará el contacto con la
víctima para realizar la Entrevista
inmediata:

Link:
http://www.crecemosweb.com/pluginfile.php/7
5729/mod_folder/content/0/Excel%20ESTRUCT
URA%20AGENDAMIENTO%20EC.xls?forcedownl DATOS DEL AUTORIZADO (VÍCTIMA)
oad=1
NUMERO DE TIPO DE PRIMER SEGUNDO PRIMER SEGUNDO
DOCUMENTO DOCUMENTO NOMBRE NOMBRE APELLIDO APELLIDO
VÍCTIMA VÍCTIMA VÍCTIMA VÍCTIMA VÍCTIMA VÍCTIMA

DATOS DE CONTACTO (VÍCTIMA)

TELÉFONO CELULAR DIRECCIÓN DEPARTAMENTO MUNICIPIO DE

OBSERVACIONES
FIJO VÍCTIMA VÍCTIMA RESIDENCIA DE RESIDENCIA RESIDENCIA
Gracias