Inicio de un proyecto

Tabla de contenido

Introducción........................................................................................................... 1

Mapa conceptual ................................................................................................... 2

1. Iniciar el proyecto ............................................................................................. 3

Diagrama de Gantt ............................................................................................... 5
Diagrama de Red ................................................................................................. 6

2. Familiarización con la interfaz de Microsoft Project ...................................... 7

Interpretación del menú y de la barra de herramientas ........................................ 7
Ingreso de tareas ................................................................................................. 8
Guardar un archivo en Microsoft Project 2013 ................................................... 10

3. Configuración del proyecto ............................................................................ 12

4. Ajuste de tiempo y calendario del proyecto ................................................. 16

Excepciones ....................................................................................................... 22

Referencias .......................................................................................................... 27
 Introducción

Para empezar un proyecto y llevarlo a cabo, lo primero que se debe saber son las
actividades a desarrollar y sus duraciones, es decir, las fechas de inicio y
finalización de las mismas.

La directriz de un proyecto debe tener en cuenta tres aspectos importantes:

1. Recursos.
2. Costos. Proyecto.
3. Tiempos.

Si se quiere lograr un óptimo desarrollo de lo mencionado anteriormente, una

excelente opción es Microsoft Project 2013.

Microsoft Project 2013 es un software que sirve para administrar un proyecto

mediante una interfaz de usuario amigable, en donde el gestor de proyecto puede
desarrollar planes, asignación de recursos, tareas, seguimiento a algún proceso
en especial, entre otros.

Microsoft inició la producción de dicho programa en el año de 1993 con la versión

v3, las versiones v1 y v2 fueron creadas por Apple.

Para iniciar a trabajar en este programa, una vez instalado, se ejecuta dando clic
en el acceso directo que está ubicado en el escritorio:

1
 Mapa conceptual

En el mapa conceptual que se comparte a continuación, se evidencia la

interrelación temática del contenido que se plantea en este material de formación:

Inicio de un proyecto

Conocer la interfaz y Familiarización Configuración

Ajuste de tiempo
plantillas de la interfaz del proyecto
y calendario
predeterminadas y
en línea
Interpretación Opciones Barra de
acceso rápido Tiempo y
calendarios
Además de Moneda, símbolo,
De
decimales y ubicación.
Algunas
excepciones
Menús
Barra de
Diagrama de Gantt Diagrama de Red herramientas

2
 1. Iniciar el proyecto

Al iniciar el programa se puede visualizar la interfaz que contiene una serie de

plantillas predeterminadas, al igual que un campo de búsqueda de plantillas en
línea.

Campo de
búsqueda en
línea

Plantillas
predeterminadas

3
Para este caso, dar clic en un Proyecto en blanco y a continuación se puede
visualizar la interfaz del mismo.

Por lo general los proyectos de ingeniería, así como su programación de obra, se

representan mediante diagramas de Gantt:

4
Diagrama de Gantt

Ayuda a visualizar a través de barras horizontales y escalas de tiempos la

duración de las tareas.

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Diagrama de Red

Permite comprender la relación entre tareas.

6
 2. Familiarización con la interfaz de Microsoft Project

Si ha utilizado programas de la suite de Office como Microsoft Word o Microsoft

Excel, será fácil comprender el manejo de las herramientas de Microsoft Project
2013.

Interpretación del menú y de la barra de herramientas

Barra de
herramientas de Menú cinta de opciones
acceso rápido

Barra de Escala de
estado tiempos

7
Esta es la interfaz de usuario de Microsoft Project 2013, para este caso se va a
utilizar un ejemplo de aplicación de planeación de un proyecto de construcción.

Ingreso de tareas

Para iniciar el desarrollo de un proyecto en Microsoft Project 2013, es necesario

ingresar el listado de tareas que se deben realizar en la ejecución del proyecto.

Para comenzar una nueva tarea ubicar en el menú cinta de opciones, en la

pestaña TAREA que se encuentra en la parte superior izquierda, luego dé clic
sobre el botón Tarea.

Ahora seleccionar en Modo de tarea la opción Programada automáticamente.

Esto con el fin de que el software realice la programación de tareas

automáticamente con respecto a calendarios, restricciones, entre otros.

A continuación, introducir las siguientes actividades:

 Limpieza, nivelación y localización.

 Excavaciones de cimientos y desagües.
 Viga de cimentación.
 Hierro de cimentación.
 Tubería de PVC 4 (sanitario).

8
 Tubería de PVC 4 (lluvias).
 Cajas de inspección de 1x1.
 Impermeabilización de cimientos.
 Relleno, compactación y cimentación.
 Pisos en concreto de 10 cm.
 Muros.
 Columnas de confinamiento.
 Dinteles.
 Formaleta de losa.
 Armado de refuerzo de losa.
 Puntos hidráulicos.
 Puntos sanitarios.
 Puntos eléctricos.
 Colocación de losa.
 Fraguado de losa.
 Revoques.
 Desencofrado de losa.
 Mortero impermeabilizado en losa.
 Ladrillo en losa.
 Puntos hidráulicos piso 1.
 Puntos sanitarios piso 1.
 Instalación ducha.
 Instalación de inodoros.
 Instalación de lavamanos.
 Instalación de lavadero.
 Instalación de tanque.
 Instalación de calentador.
 Ubicación de puntos eléctricos en el piso 1.
 Cableado y aparatiado del piso 1.
 Estuco y pintura.
 Colocación de puertas y ventanas.
 Aseo general.
 Retiro de escombros.

9
Guardar un archivo en Microsoft Project 2013

1. En el menú cinta de opciones dar clic en la pestaña ARCHIVO.

2. Clic en Guardar como, luego dar clic en Examinar.

3. Después elegir la carpeta donde se desea guardar el archivo; en Nombre de

Archivo, digitar el nombre que se le quiere dar, en este caso se utilizó
Viviendaprogresiva2pisos. Finalmente, dar clic en Guardar (la extensión de
este archivo es .mpp).

Nota: en el nombre del proyecto se deben evitar espacios o caracteres especiales

como: comas, tildes, símbolos, entre otros.

10
La presentación en pantalla debe ser similar a esta:

A continuación se establecerá la fecha de inicio de las tareas del proyecto para

darle comienzo, para ello dar clic en la cinta de opciones, específicamente en la
pestaña PROYECTO. Clic en Información del proyecto.

11
En Fecha de comienzo oprima el botón de la derecha para que así aparezca el
calendario, luego seleccione 23 de noviembre de 2015 y haga clic en Aceptar.

Observe que todas las tareas se han trasladado y que tienen como inicio el 23 de
noviembre de 2015. No olvide guardar su trabajo.

3. Configuración del proyecto

Para configurar las opciones de un proyecto dirigirse al menú cinta, dar clic en la
pestaña ARCHIVO luego en el botón Opciones.

A continuación aparecerá la ventana con las opciones del proyecto:

Al momento de crear un proyecto es importante tener en cuenta varios aspectos a

configurar como:

 Opciones de moneda: para ello dirigirse a Opciones y elegir la opción

Mostrar, en donde se puede encontrar las opciones de moneda del proyecto
como el símbolo, la cantidad de decimales, el tipo de moneda y la ubicación.

12
 Barra de herramientas de acceso rápido: dicha barra está ubicada en la parte
superior izquierda de la interfaz, allí se pueden agregar los comandos que más
se utilicen en el proyecto.

Para personalizar la herramienta, dirigirse a Opciones, luego dar clic en la

barra de herramientas de acceso rápido, en esta parte se encuentran los dos
recuadros, en el primero están los comandos disponibles y en el segundo los
que están en la interfaz.

13
 Comandos disponibles Comandos disponibles en la
interfaz

Para añadir un comando nuevo, basta con dar clic en el botón Agregar.

 Personalizar menú cinta: para modificar el menú cinta, es muy similar a la de

cambiar la barra de acceso rápido, basta con ir a Opciones, dar clic en
Personalizar cinta de opciones y allí elegir el comando a personalizar y luego
dar clic en el botón Agregar.

14
Si se desea cambiar el color de la interfaz del programa, dirigirse a opciones y en
la pestaña General ir al Tema de Office y allí cambiarlo.

15
 4. Ajuste de tiempo y calendario del proyecto

Colombia se rige a través del calendario gregoriano y la jornada laboral es de 48

horas semanales.

Para el proyecto Viviendaprogresiva2pisos la propuesta de horario de trabajo es la

siguiente:

Jornada Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

Mañana 7 a 12 7 a 12 7 a 12 7 a 12 7 a 12 7 a 12:30
Almuerzo Almuerzo Almuerzo Almuerzo Almuerzo
Tarde 1 a 4:30 1 a 4:30 1 a 4:30 1 a 4:30 1 a 4:30
Total 8.5 h 8.5 h 8.5 h 8.5 h 8.5 h 5.5 h

Luego se procede a cambiar la jornada laboral de acuerdo a la legislación.

En la cinta de opciones se hace clic en PROYECTO, clic en Cambiar tiempo de

trabajo y en la parte inferior de la nueva ventana dar clic en el botón Opciones...

16
En las opciones de calendario para este proyecto se ingresa:

Hora de comienzo predeterminada: 7:00 a.m.

Hora de fin predeterminada: 4:30 p.m.

Horas por día: 8.5 horas.

Horas por semana: 48 horas.

Días por mes: 24 días.

Clic en Aceptar para guardar los cambios.

17
En el siguiente paso se va a cambiar el calendario del proyecto, de nuevo
seleccionar de la cinta de opciones (PROYECTO-Cambiar tiempo de trabajo-
Crear calendario…), en la ventana emergente clic en Crear calendario…, en la
nueva ventana emergente Cambiar calendario laboral en Nombre escribir
“Progresivo”. Se selecciona el botón Crear nuevo calendario base y después se
hace clic en Aceptar.

Para establecer el calendario como tal en el proyecto, la cinta de opciones se debe

hacer clic en PROYECTO-Información del proyecto y en Calendario seleccionar
Progresivo y luego Aceptar para asignarlo al proyecto.

18
Hacer clic de nuevo en la cinta de opciones PROYECTO-Cambiar tiempo de
trabajo.

Puede ver que en la opción para Calendario aparece Progresivo.

19
Elija la pestaña Semanas laborables y también [Predeterminado], clic en el botón
Detalles...

Posteriormente en la ventana emergente Detalles de ˈ[predeterminado]ˈ hacer clic

en Lunes y presionar la tecla Shift, después clic en Viernes y así va a poder
resaltar los días de lunes a viernes.

20
Activar la opción Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos.
Cambiar el horario de 07:00 a 12:00 y de 01:00 a 4:30. Debe llevar hasta el final
con flechas y luego dar Enter, clic en Aceptar.

De nuevo se hace clic en PROYECTO-Cambiar tiempo de trabajo y clic en la

pestaña Semanas laborables.

Al hacer clic en un día cualquiera (23) se contempla que a la derecha el horario de

trabajo es el establecido y que el nombre del calendario es Progresivo.

Nota: de la misma forma se instaura para el día sábado de 7 a 12:30 el período

laborable.

21
Excepciones

Para el ejemplo se tendrán tres días (3), el 2 de noviembre que es un festivo no

laborable; el 8 de diciembre, otro festivo, pero que por necesidades del proyecto
será hábil y el 9 diciembre, día no laborable.

Se puede observar que no se encuentra configurado ningún tiempo de trabajo

como se muestra a continuación:

22
Clic debajo de Nombre y a continuación escribir Día no laborable, luego clic en
Comienzo y seleccionar 2 de noviembre; después clic en Fin y escoger el mismo
día y mes que se acaban de mencionar.

De nuevo clic debajo de Día no laborable, pero ahora digitar Día laborable y dar
clic en Detalles.

23
Se activan los períodos laborables y como se tiene accionado el calendario
Progresivo, aparece la jornada laborable de 7 a 12 y de 1 a 4:30; después hacer
clic en Comienzo y definir el 2 de noviembre, por último presionar Aceptar.

24
Si visualiza el calendario, en el mes de noviembre se observa que el día 2 de ese
mismo mes es un día laborable, de igual manera se define el 10 de noviembre
como día no laborable.

25
Ver en el calendario el cambio de color de los días.

Nota: es importante establecer el calendario laboral como Progresivo y no como

Estándar, ya que de lo contrario la jornada laboral y los días festivos no se
tendrán en cuenta, determinando una equivocada duración del proyecto.

26
 Referencias

Formaciónprofesional.Info. (2015). Manuales y tutoriales gratis Ms Project 2013 y

predecesores. Consultado el 05 de febrero de 2016 en
http://www.formacionprofesional.info/tutoriales-ms-project-2013/

Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Centro
Luis Felipe Diciembre
Autor Experto temático Agroindustrial.
Montoya Martínez de 2015
Regional Quindío
Guionista Línea Centro
Luz Clarena Arias Enero de
Adaptación de producción Agroindustrial.
González 2016
Quindío Regional Quindío

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