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Base Clase 2 PDF
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Mercedes Frassia
TEMA A DESARROLLAR...........................................................................................................................2
CASO .........................................................................................................................................................3
CONOCIMIENTOS EN PRÁCTICA ............................................................................................................4
1. QUÉ ES UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS RELACIONALES....................4
2. CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS.................................................................................................5
3. LA VENTANA INICIAL DEL PROGRAMA ..............................................................................................6
4. CÓMO CREAR UNA TABLA ..................................................................................................................9
4.1 Cómo crear un campo ........................................................................................................................10
4.2. Cómo definir una clave principal ........................................................................................................12
4.3 Cómo decidir el tipo de datos de un campo ........................................................................................14
4.4 Crear las tablas...................................................................................................................................18
4.5 Cómo personalizar campos ................................................................................................................20
4.6 Cómo insertar nuevos campos ...........................................................................................................27
5. CÓMO TRABAJAR CON TABLAS .......................................................................................................28
5.1 Cómo indexar por un campo que no es la clave principal ...................................................................28
5.2 Cómo importar una base de datos a Access ......................................................................................29
5.3 Cómo exportar una base de datos de Access ....................................................................................31
5.4 Cómo Compactar una base de datos de Access ................................................................................31
5.5 Cómo hacer una copia de seguridad de una base de datos ...............................................................31
6. COMO ESTABLECER RELACIONES ENTRE TABLAS.......................................................................32
ARCVIEW Y LAS BASES DE DATOS......................................................................................................37
EVALUACIÓN...........................................................................................................................................38
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
TEMA A DESARROLLAR
En esta clase examinará nuevamente algunos conceptos ya estudiados en la Clase 1. Pero no desde
un punto de vista teórico, sino aplicando los conocimientos adquiridos para crear tablas en Microsoft
Access.
Repasaremos los siguientes conceptos:
• Qué es un Sistema Administrador de Bases de Datos
• Qué es una tabla
• Qué es un campo
• Qué es una consulta
• Qué es un formulario
• Qué es un filtro
Por otra parte, se ejercitará en:
• Crear una tabla
• Definir campos y personalizar las características de los mismos.
• Definir relaciones entre tablas
Si se encuentra ante una extrema dificultad en la resolución de determinado ejercicio, podrá consultar
una base de datos con los ejercicios resueltos.
Visite http://www.cursogis.com.ar/BasesP/Bases2.htm
Baje el archivo Escuela
Consulte este archivo sólo en caso de extrema necesidad. Trate de resolver los ejercicios por su
cuenta, ya que mi experiencia indica que, en general la resolución de un problema ayuda y fortalece el
aprendizaje.
En esta clase encontrará respuesta a las siguientes preguntas, a partir de ejercicios:
¿Qué es un sistema de administración de bases de datos relacionales?
¿Qué es una tabla?
¿Qué tipos de datos existen y para qué sirve cada uno?
¿Cómo se personaliza un campo?
¿Cómo puedo importar la información que tengo en un formato distinto a Access?
¿Cómo puedo exportar mi información a un formato que no sea Access?
¿Cómo se relacionan las tablas?
¿Cómo se garantiza la coherencia de los datos relacionados?
¿Qué diferencia hay entre un objeto vinculado y uno incrustado?
¿Cómo se crea un identificador?
¿Para qué sirve indexar un campo que no es identificador? ¿Cómo se hace?
¿Para qué sirve compactar una base de datos y cómo se hace?
¿Cómo se hace una copia de seguridad de los datos?
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
CASO
Utilizaremos durante el desarrollo de esta clase y las subsiguientes, el caso analizado en la Clase 1,
relacionado con la información de una Escuela Primaria.
Hemos construido un diagrama EAR, siguiendo los conocimientos adquiridos. La resolución de este
esquema tiene varias soluciones correctas posibles. Nosotros hemos optado por la que le mostramos a
continuación.
Las tablas (entidades) que conforman el diagrama son:
• ALUMNOS (DNI_Alumno, Nombre Alumno, Apellido Alumno, Fecha_Nacimiento, DNI_Responsable,
Legajo Maestro, Estatura, Foto, Nacionalidad)
• RESPONSABLE (DNI_Responsable, Nombre Responsable, Apellido Responsable, Dirección
Responsable)
• MAESTRO (Legajo, Nombre Maestro, Apellido Maestro, Grado, Currículum)
• INFO_SALUD (DNI_Alumno, Grupo, Factor, Apendicitis, Alérgico_Penicilina)
• TELÉFONO _ RESPONSABLE (DNI_Responsable, Teléfono, Tipo Teléfono)
• ACTIVIDADES (Código Actividad, Descripción, Arancel)
• REALIZA (DNI_Alumno, Código Actividad)
ACLARACIONES:
• En este esquema se creó la tabla TELÉFONO _ RESPONSABLE ya que se considero que teléfono
es un Grupo Repetitivo.
• Como la tabla ACTIVIDAD mantenía relaciones Muchos-a-Muchos con la tabla ALUMNOS se creó
la tabla intermedia REALIZA
• La tabla INFO_SALUD, mantiene relaciones Uno-a-Uno con ALUMNO.
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
CONOCIMIENTOS EN PRÁCTICA
1. QUÉ ES UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS
RELACIONALES
De acuerdo a Ullman (1999), un sistema de administración de bases de datos relacionados es ``.... un
sistema formal y abstracto que permite describir los datos de acuerdo con reglas y convenios
predefinidos. Es formal, pues los objetos del sistema se manipulan siguiendo reglas perfectamente
definidas y utilizando exclusivamente los operadores definidos en el sistema, independientemente de lo
que estos objetos y operadores puedan significar. ‘‘
En definitiva, es un programa que corre en una computadora que intermedia entre los datos y las
aplicaciones que los utilizan y permite:
Con tal fin, provee una serie de herramientas y opciones que se visualizan al abrir el programa. Por
favor, abra el programa.
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
Apenas abrimos Access, se abre una ventana inicial con tres opciones:
3. Crear una nueva base de datos usando Base de Datos de Access en blanco (Blank Acces Data
Base). Esta opción sirve para crear una nueva base, donde podrá agregar tablas, formularios,
informes y otros objetos
4. Crear una nueva base de datos usando Asistentes (Access database wizards, pages, and projects).
Esta opción permite crear proyectos con ayuda de asistentes. Para lograr este objetivo, Access
incluye una serie de plantillas. En este curso, no se utilizará esta alternativa, porque aunque en un
primer momento puede resultar atractiva, es mejor crear una base desde cero.
5. Abrir un archivo existente (Open an Existing File). Esta opción permite abrir una Base de Datos o un
proyecto Access existente en la PC o en la red. Esta opción la utilizaremos una vez creada la base
de datos.
• En el menú anterior elija la opción Base de datos de Access en blanco (Blank Acces Data Base).
• A continuación, elija el nombre de la base de datos y el directorio donde quiere guardarla (Save in),
nosotros hemos elegido el nombre “ESCUELA.mdb”
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
FORMULARIOS (Forms)
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
CONSULTAS (Queries)
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
INFORMES (Reports)
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
• En la columna Nombre del campo (Field Name) escriba el nombre del campo.
• En este caso DNI_Alumno, el Número de Documento de Identidad.
• Recuerde lo que dijo Codd: los nombres de los campos no se pueden repetir, por lo cual no conviene
usar la palabra DNI ya que habría varios campos DNI iguales: uno para el alumno y otro para el
responsable
• Establezca las propiedades del campo en la parte inferior de la ventana. Más adelante en este texto
encontrará una explicación detallada de las propiedades de cada tipo de dato.
• Es importante leer cuidadosamente el apartado “Cómo personalizar campos”
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
• Por cada uno de los campos de la tabla, debe seguir los mismos pasos.
• Los campos a crear son:
• DNI_Alumno, Apellido
Alumno, Nombre Alumno,
DNI_Responsable, Legajo
Maestro y Nacionalidad.
Estos campos son de tipo
texto (Text).
• Fecha_Nacimiento, es de
tipo fecha (Date/Time).
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
• Es conveniente definir la clave principal antes de guardar la tabla. La clave principal es el famoso
identificador.
• En el caso de la tabla ALUMNO, la clave principal es DNI_Alumno.
• Para crear la clave principal, haga
click en el selector de filas del
campo que considera el
Identificador. El campo seleccionado
adquiere color negro.
• La fila DNI_Alumno debe adquirir
color negro.
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
NOTAS
• Si no establece una clave principal antes de guardar una tabla recién creada, el programa le
preguntará si desea que cree una clave principal.
• Si contesta afirmativamente, se creará una clave principal de tipo Auto numérico.
• Se puede especificar una clave principal para un campo que ya contiene datos, pero Microsoft
Access genera un mensaje de error si al guardar la tabla encuentra valores Duplicados o Nulos en el
campo.
• Los valores duplicados deben eliminarse.
• Puede ejecutar una Consulta con el fin de determinar qué registros contienen datos duplicados.
Antes de continuar creando tablas es necesario que lea los dos siguientes apartados: “Cómo decidir el
tipo de datos de un campo” y “Cómo personalizar campos”.
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
TEXTO
• Texto o combinaciones de
texto y números, así como
números que no requieran
cálculos, como los números de
teléfono.
• La cantidad de caracteres de
longitud que tendrá cada campo
se determina en Tamaño del
Campo, con un máximo de 255
caracteres.
• Ejemplos Generales de campos tipo texto: Nombre de un artículo, dirección de una empresa,
teléfono de un cliente, cargo de un empleado, nombre de una ciudad.
• Ejemplos en la tabla ALUMNO: el identificador, DNI_Alumno, es de tipo texto ya que a pesar de ser
un número, no se requiere hacer ningún cálculo con esta información.
MEMO
• Texto extenso o combinación de texto y números (hasta 65.535 caracteres), como por ejemplo,
notas o descripciones
• Ejemplos Generales: En una base de datos de producción, una descripción extensa de un producto.
En una base de datos de venta OnLine de libros, los comentarios acerca de un libro de los usuarios
que lo leyeron. En una base de datos laboral, el perfil del puesto a cubrir.
• Ejemplos en la tabla MAESTRO: se debe usar un campo tipo memo para guardar el currículo del
maestro.
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
NUMÉRICO
• Datos numéricos utilizados en
cálculos matemáticos.
• En Tamaño del Campo, Field Size,
se puede variar el rango y la
precisión decimal.
MONEDA
• Se utiliza este tipo de datos para evitar el redondeo durante los cálculos.
• Tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda del separador de decimales y de 4 dígitos a la
derecha del mismo.
• Ejemplos Generales: Precio de un artículo, sueldo bruto de un empleado, tasación de un inmueble.
• Ejemplos en la tabla ACTIVIDAD: se debe usar este tipo para almacenar el arancel.
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
FECHA/HORA
• El almacenamiento de fechas y horas en este tipo de campo, garantiza que las fechas y las horas
se ordenarán correctamente.
• Además, los cambios realizados en los formatos de fecha u hora especificados en la
Configuración Regional en el Panel de Control de Windows, se reflejarán automáticamente en la
información de estos campos.
• Ejemplos Generales: Fecha de ingreso a la compañía, Fecha de emisión de una factura, hora de
ingreso y egreso de la compañía (en una base de datos que controle el presentismo).
• Ejemplos en la tabla ALUMNO: se puede usar este tipo para el campo fecha de nacimiento de los
alumnos.
AUTO NUMÉRICO
• Permite crear campos que introducen, automáticamente, un número cuando se agregue un
registro.
• Estos pueden ser números secuenciales (con incremento de una unidad) o números aleatorios
(al azar).
• Una vez generado un número para un registro, este número no puede eliminarse ni cambiarse.
• Ejemplos Generales: Suelen usarse como clave principal numérica de cualquier tipo de tablas,
como código de paciente en un hospital, número de cliente, número de remito, número de
proveedor, etc.
• Ejemplos en la tabla ACTIVIDAD: se puede usar este tipo para el campo Código_Actividad.
SÍ/NO
• Campos que van a contener sólo uno de dos valores posibles, como Sí/No, Verdadero/Falso,
Activado/Desactivado.
• Ejemplos en la tabla INFO_SALUD: se puede usar este tipo para el campo Apendicitis y
Alérgico_Penicilina. La respuesta será Si-No.
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
OBJETO OLE
• Los campos Objeto OLE se utilizan para vincular o incrustar archivos creados con otros programas,
como Microsoft Word, Microsoft Excel, imágenes, sonidos, películas o cualquier otro tipo de dato
binario.
• Ejemplos Generales: la foto de un empleado de la compañía, una planilla Excel de costos de un
producto, el currículum vitae de un aplicante en una base de datos laboral.
• Ejemplos en la tabla ALUMNO: se debe usar este tipo guardar la foto de cada alumno.
HIPERVÍNCULO
• Un hipervínculo es un texto coloreado y subrayado o un gráfico en el que se hace click para
saltar a un archivo ó a una página HTML en la World Wide Web de Internet.
• Ejemplos Generales: la dirección Web de un equipo en una base de datos de deportes, el correo
electrónico de un cliente, la ubicación dentro de la red de un archivo de AUTOCAD que posee los
planos de una casa en una base de datos de inmuebles.
• Ejemplos en la tabla MAESTRO: se puede usar un campo hipervínculo a un sitio Web del grado,
donde los alumnos cuelgan sus dibujos y trabajos.
¿Me conviene usar un campo de texto o de número para ingresar un valor tal como el DNI de los
alumnos?
• En general, se debe usar el tipo número solamente para datos con los cuales necesita hacer
cálculos. ¿Por qué motivo? El formato texto ocupa menos espacio.
• El problema con los campos textos que guardan números, es que los números se ordenan como
cadenas de caracteres (primero 1, luego 10, 100 y recién el 2, 20, 200, etc.)
• Si quiere que la cadena anterior se ordene correctamente debe ingresar los números precedidos
por 0 (001, 010, 100, 002, 020, 200)
• Si no le convence esta última opción, elija el tipo Número.
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
TABLA MAESTRO
• El campo Curriculum de esta tabla, debe
ser de tipo OLE (Ole Object). Posibilitará
almacenar Documentos de Word.
• Los otros campos deben ser de tipo
texto (Text).
• Se estipularon diferentes anchos para
estos campos. Por ejemplo, en los
campos Nombre y Apellido, se
especificó un ancho (Widht) de 255
caracteres ya que se partió de la base
que los 50 caracteres que asigna el
programa por defecto, no eran
suficientes.
• Por otra parte, Legajo se redujo a 8
caracteres.
• Para modificar esta propiedad, en
Tamaño del Campo, Field Size, se
escribió 255 en un caso y 8 en el otro.
• Legajo es el identificador principal.
• Este es el resultado obtenido.
TABLA RESPONSABLE
• Los conceptos que ya fueron
desarrollados en la tabla MAESTRO, no
se van a repetir en esta tabla.
• Este es el resultado
obtenido.
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
TABLA ACTIVIDAD
• Se creó un campo con tipo
moneda (Currency) para
Arancel, con el objetivo de
obtener la mayor precisión..
• El identificador de esta tabla es
de tipo Auto numérico
Secuencial (Auto Number).
• El campo Descripción es de
texto (Text), con un Tamaño
del Campo, de 255 caracteres.
TABLA TELÉFONO_RSPONZABLE
• La clave principal de esta tabla es
una Clave Principal de Campos
Múltiples.
• Para seleccionar varios campos,
mantenga presionada la tecla
CTRL y a continuación, haga click
en el selector de filas de cada
campo.
TABLA REALIZA
• En la tabla intermedia REALIZA,
la clave principal está formada por
dos campos: DNI Alumnos y
Código Actividad
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
TEXTO
Tamaño del Campo (Field Size)
• Regula la longitud del campo, con un máximo de 255 caracteres.
• Por defecto la longitud es 50 lugares. Piense si
con 50 lugares le alcanza o le sobra.
• Por ejemplo, el número de documento, debería
tener 10 lugares: no hace falta más, por lo
menos en la Argentina. Si hubiera un campo
para guardar la dirección del alumno, debería
ser más largo.
• Abra la base ALUMNO y modifique el tamaño
del campo.
Formato (Format)
• Permite personalizar la forma en que el texto se muestra e imprime.
• Puede utilizar los símbolos especiales que se detallan a continuación con el fin de crear formatos
personalizados para los campos Texto y Memo.
Símbolo Descripción
< Convertir todos los caracteres a minúsculas
> Convertir todos los caracteres a mayúsculas.
• Por ejemplo, se podría especificar que el
apellido del ALUMNO se ingrese en la base en
Mayúsculas independientemente de cómo se
incorpore y el nombre en Minúsculas.
• A partir de este momento, el apellido estará siempre en mayúsculas.
Máscara de Entrada
• Se utiliza para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden
introducir.
• Por ejemplo, puede crear una máscara de entrada para un campo Número de Teléfono que
muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo.
• A continuación, le mostraremos los símbolos más usados. Incluiremos una mascara de ejemplo
para cada uno de los símbolos y especificaremos un posible valor a ingresar con dicha mascara.
• Para este ejemplo, hemos utilizado el ISBN, Número Normalizado Internacional (International
Standard Book Number) que posibilita la identificación de libros, ya que cada libro actualmente
publicado tiene un ISBN diferente de los demás.
Símbolo Descripción Máscara Valores que se
pueden ingresar
L Letra (A a Z, entrada obligatoria) LLLL ISBN
? Letra (A a Z, entrada opcional) ISBN 0-???-0 ISBN 0-A-0
& Cualquier carácter o un espacio (entrada ISBN &&&&& ISBN 1-507
obligatoria)
C Cualquier carácter o un espacio (entrada ISBN 0-CCC-0 ISBN 0-e-0
opcional)
0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] (00) 0000-0000 (11) 4783-0793
y menos [-] no permitidos)
9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos (99) 0000-0000 ( ) 4783-0793
más y menos no permitidos)
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
Valor predeterminado
• Valor que se inserta automáticamente en el campo en cuestión al agregar un nuevo registro.
• Por ejemplo, en la base ALUMNO, en el campo Nacionalidad se podría ingresar el valor
predeterminado” Argentino”.
• Al ingresar un nuevo alumno, por defecto, tendrá nacionalidad argentina. Si el alumno fuera
extranjero, deberá ingresar el dato correcto desde la tabla. Pero piense el tiempo que se ahorra, ya
que se evitará ingresar la nacionalidad para la mayoría de los alumnos.
• Es muy útil: ahorra tiempo, pruébelo.
Regla de validación
• Expresión que limita los valores que pueden
introducirse en el campo, alertando al usuario
que ha ingresado un dato inválido.
• Por ejemplo, para fecha de nacimiento de
ALUMNO, se puede establecer la regla
>#31/12/1980#, para que no ingrese ningún
alumno de más de 23 años.
• ¿Es muy útil, no le parece? Evita el ingreso de
datos que sabemos que necesariamente son
incorrectos.
• Establecer este tipo de datos, da consistencia
a la tabla, ya que se limitan los posibles
errores, como por ejemplo, los errores de
tipeo.
Texto de validación
• El mensaje de error aparece cuando se
introduce un valor prohibido por la regla de
validación.
• Ejemplo, para el caso anterior se podría
introducir el siguiente texto: “El alumno debe
haber nacido después del 31/12/11980”
• Por favor, mire la imagen anterior para ver
cómo introducimos este texto.
• La imagen de la derecha es el mensaje de
error que aparece si no se cumple con la regla
de validación.
Requerido
• Si el valor es “sí” (Yes), la entrada de datos en el campo es obligatoria.
• Las claves principales son requeridas siempre.
• El campo grado de la tabla MAESTRO podría ser requerido, si se quisiera exigir que no exista
ningún maestro sin grado asignado.
• Si establece la propiedad requerido para este campo, e intenta ingresar un maestro sin grado, un
mensaje le alertará que debe ingresar este dato.
• Establecer este tipo de propiedad, da consistencia a los datos ya que garantiza la existencia de la
información considerada fundamental.
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
Indexado
• Un índice acelera las búsquedas y ordenamientos, pero puede hacer más lentas las
actualizaciones.
• Puede optar por indexar el campo con o sin duplicados.
• Use esta última opción, si desea asegurarse de que no existan dos registros con los mismos datos
en este campo.
• Por ejemplo, podría indexar con duplicados el campo apellido, para acelerar las búsquedas.
Para los otros tipos de datos, se explicita sólo las características particulares. A falta de aclaración, vale
lo explicado para campos de tipo “texto”
NUMÉRICO
Tamaño del campo
• El tamaño y tipo de números a introducir en el campo.
• Los más comunes son entero largo y doble.
Formato (Format)
• Permite personalizar la forma en que los
números se muestran e imprimen.
• Puede utilizar uno de los formatos predefinidos
o bien puede crear un formato personalizado
mediante los símbolos de formato.
• Por ejemplo, puede hacer que si escribe 4321,
el número se muestre automáticamente como
$4.321,00. Es más fácil elegir esta opción que
escribir una mascara.
• Por favor, mire el desplegable.
• Puede usar esta opción para el campo arancel
de la tabla ACTIVIDAD.
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
Lugares decimales
• Especifica el número de lugares decimales que utiliza Access para presentar números.
• Esta propiedad afecta sólo al número de lugares decimales que se muestran y no al número de
decimales que se almacenan (esto último se modifica desde la propiedad Tamaño del campo).
• Por ejemplo, debería usar dos decimales para registrar el arancel de una actividad.
Máscara de entrada
• Vale lo explicado para campos de tipo “texto” (Text). Puede definir una máscara de entrada
mediante los siguientes caracteres:
Símbolo Descripción Máscara Valores
0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más (00) 0000-0000 (11) 4783-0793
[+] y menos [-] no permitidos)
9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, (99) 9999-9999 ( ) 4783-0793
signos más y menos no permitidos)
# Marcador de posición de dígitos. Muestra un #.##0,00 2,00
dígito o nada. 34,00
• Puede usar la mascara #.###,00 para que el número 4321 se muestre automáticamente como
4.321,00.
Regla de Validación
• Vale lo explicado para campos de tipo “texto” (Text).
• Puede definir en la tabla ACTIVIDAD, la regla de validación arancel > 0, para permitir únicamente la
inclusión de valores mayores a este valor.
MONEDA
• Las propiedades son las mismas que el tipo de datos “numérico” (Number), salvo que “moneda”
(Currency) no tiene la propiedad Tamaño del campo (Field Size).
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
FECHA/HORA
Formato (Format)
• Permite personalizar la forma en que las fechas y las horas se muestran e imprimen.
• Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien puede crear un formato personalizado
mediante los símbolos de formato.
• Los formatos predeterminados son:
Fecha larga: Sábado, 3 de Abril de 1993
Fecha mediana: 3-Abr-93
Fecha corta: 3/4/93
• Puede usar el formato Fecha Corta para ingresar la fecha de Nacimiento de los Alumnos.
AUTO NUMÉRICO
Tamaño del campo
• Un campo Auto numérico (Auto Number) puede generar dos tipos de números: enteros largos e ID.
de réplica.
• Los enteros largos son los más comunes y los más adecuados para utilizar como clave principal de
una tabla.
• Los de ID. de réplica se utilizan en las réplicas de base de datos con el fin de generar
identificadores únicos para sincronizar réplicas.
Nuevos Valores
• Esta propiedad esta disponible sólo, si eligió Enteros largos en Tamaño del campo.
• Seleccione Incrementalmente para que los valores se incrementen de uno en uno.
• Seleccione Aleatoriamente para que se asigne a los registros nuevos un valor aleatorio.
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SÍ/NO
Formato
• Permite personalizar la forma en que este campo se muestra e imprime.
• Puede elegir entre Sí/No (Yes/No), Verdadero/Falso (True/Fals), Activado/Desactivado o un formato
personalizado.
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
• Cierre la base de datos y vuelva a abrir la tabla en la vista Diseño (Desing View).
• Para insertar un campo dentro de la tabla, haga click en la fila situada por debajo del
lugar en que desea agregar el campo.
• A continuación, haga click en Insertar filas (Insert Rows) en la barra de herramientas.
• Luego siga los mismos pasos vistos más arriba en “Cómo definir las características de
un campo” (escribir el nombre del campo, definir el tipo de datos, etc.)
• Para agregar el campo al final de la tabla, haga click en la primera fila en blanco.
• Haga la prueba: inserte el campo Peso en la tabla Alumno.
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
Densidad de
Distrito Escolar Población Superficie Población Convierta estas 3 filas en una sola fila
Total en km2 (hab/km2)
Elimine esta fila
Total 2.965.403 200,0 14.827,02 Elimine esta fila
Elimine esta fila
Distrito Escolar N° 1 280.155 14,5 19.321,00
Distrito Escolar N° 2 262.701 7,6 34.565,90
Distrito Escolar N° 3 141.301 6,0 23.550,20
Distrito Escolar N° 4 92.749 10,5 8.833,20
Distrito Escolar N° 5 99.358 11,6 8.565,30
Distrito Escolar N° 6 160.076 4,9 32.668,60
Distrito Escolar N° 7 170.302 7,2 23.653,10
Distrito Escolar N° 8 147.786 6,2 23.836,50
Distrito Escolar N° 9 263.410 17,0 15.494,70
Distrito Escolar N° 10 232.732 14,9 15.619,60
Distrito Escolar N° 11 109.189 7,1 15.378,70
Distrito Escolar N° 12 115.954 6,2 18.702,30
Distrito Escolar N° 13 115.348 10,7 10.780,20
Distrito Escolar N° 14 101.542 9,1 11.158,50
Distrito Escolar N° 15 107.857 8,2 13.153,30
Distrito Escolar N° 16 88.061 7,7 11.436,50
Distrito Escolar N° 17 131.191 9,3 14.106,60
Distrito Escolar N° 18 104.479 8,8 11.872,60
Distrito Escolar N° 19 57.960 8,2 7.068,30
Distrito Escolar N° 20 91.157 9,0 10.128,60
Distrito Escolar N° 21 92.095 15,3 6.019,30
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Bases de datos para no especialistas. Prácticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
• En el cuadro de diálogo Importar, en el cuadro Tipo de archivo seleccione Microsoft Excel (*.xls).
Busque el archivo de la hoja de cálculo (en la unidad y la carpeta donde está ubicado) y haga doble
click en su icono.
• Después siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del Asistente para importar hojas de
cálculo, que incluso le preguntará si desea copiar los datos a una tabla nueva o existente.
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• Por favor verifique antes de realizar las relaciones que los campos deben ser del mismo tipo
• Ej.: deben ser los dos de texto, o los dos numéricos
• Además deben coincidir todas las demás relaciones, como ser máscaras de entrada, validaciones,
requerimientos.
• No es imprescindible que los nombres de los campos a relacionar coincidan, aunque es
aconsejable.
• Para definir una relación, es necesario abrir la ventana Relaciones (Relationships), con el botón
que se encuentra en la barra del menú.
• En el menú “Mostrar Tabla” que aparece a continuación, haga doble click en todas las tablas (o
bien un solo click, y luego presionar el botón Agregar).
• Agregue todas las tablas que mantienen relaciones.
• Cuando termine, haga click en Cerrar (Close).
• Puede modificar el tamaño o posición de las tablas como en cualquier ventana de Windows.
• Nosotros las hemos ubicado de esta manera:
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Si hacemos click en “Exigir Integridad En otras palabras, no puede introducir un valor en el campo
Referencial” (Enforce Referential Legajo_Maestro de la Tabla ALUMNOS que no exista en la
Integrity), no se puede introducir un tabla MAESTRO.
valor en el campo de clave externa Es correcto que esta regla se cumpla. ¿No le parece? En una
(identificador secundario) de la tabla escuela, no debería haber alumnos con maestros desconocidos
relacionada que no exista como clave por el establecimiento.
principal de la tabla principal.
Pero como puede suceder que desconozca quien es el maestro
No obstante, puede introducir un valor del alumno, le puede asignar un valor Nulo. Un ejemplo: un
Nulo en la clave externa alumno que recién ha ingresado al colegio y todavía no se ha
decidido por el turno tarde ó el turno mañana, donde los
maestros no son los mismos.
Por otra parte, no se puede eliminar un Por ejemplo, no puede eliminar un MAESTRO si existen
registro de una tabla principal si existen alumnos que dependen del mismo.
registros coincidentes en una tabla
relacionada.
Con el mismo criterio, no se puede Por ejemplo, no se puede cambiar el Nº de legajo de un
cambiar un valor de clave principal Maestro si hay alumnos que figuran en nuestros registros como
en la tabla principal si ese registro tiene cursando con ese docente.
registros relacionados.
Si desea que Microsoft Access exija esas reglas para una relación, seleccione la casilla de verificación
Exigir Integridad Referencial al crear la relación.
Si se exige la Integridad Referencial, e infringe una de las reglas con las tablas relacionadas, Microsoft
Access muestra un mensaje y no permite el cambio.
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EVALUACIÓN
Esta evaluación es sólo para alumnos matriculados.
Como se ha dicho en páginas anteriores, para pasar a la Clase Nº 3, Ud. deberá completar los
ejercicios en Microsoft Access.
Consulte este archivo sólo en caso de extrema necesidad. Trate de resolver los ejercicios por su cuenta
ya que mi experiencia indica que en general, la resolución de un problema ayuda y fortalece el
aprendizaje.
• Posteriormente, envíe un mail a base@cursogis.com.ar, notificando que su tarea esta finalizada y
solicite la próxima clase.
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