PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Técnico en Sistemas

 Código del Programa de Formación: 233101 vrs 1
 Nombre del Proyecto: Elaboracion de manuales digitales para la solucion de problemas de soporte
técnico a equipos de computo en las I.E articuladas con el sena en la regional norte de Santander.
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto: Realizar manuales en una herramienta TIC con base a las competencias
específicas de la especialidad técnico de sistemas.
 Competencia: Utilizar herramientas informáticas de acuerdo con las necesidades de manejo de
información.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Optimizar los resultados, de acuerdo con la verificación.
 Duración de la Guía : 9 hrs

2. PRESENTACIÓN

Una base de datos (cuya abreviatura es BD) es una

entidad en la cual se pueden almacenar datos de manera
estructurada, con la menor redundancia posible. Diferentes
programas y diferentes usuarios deben poder utilizar estos
datos. Por lo tanto, el concepto de base de datos
generalmente está relacionado con el de red ya que se
debe poder compartir esta información. De allí el término
base "Sistema de información" es el término general
utilizado para la estructura global que incluye todos los
mecanismos para compartir datos que se han instalado.
Una base de datos proporciona a los usuarios el acceso a
datos, que pueden visualizar, ingresar o actualizar, en
concordancia con los derechos de acceso que se les hayan
otorgado, se convierte más útil a medida que la cantidad de
datos almacenados crece.
Ahora tenemos la oportunidad de comprobar nuestras habilidades en:

1. Conocer los modelos entidad relación de las bases de datos para su creación en el programa Access
2. Crear resolución de ejercicios de manera correcta en Access
3. Sistematizar y ejecutar programas de consola

Para ello esta guía presentará paso a paso el proceso a desarrollar, el cual le permitirá implementar los
problemas planteados de cada día, que sirve para entablar comunicaciones mediante el uso de las
tecnologías de la información y la comunicación TIC.

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3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Con bastante frecuencia tratamos con las bases de datos

manuales sin apenas darnos cuenta: una guía de teléfonos, el
archivo que contiene el nombre de los pacientes de una
consulta médica, el archivo que contiene las fichas de los datos
de los libros existentes en una biblioteca, etc.

En este sentido, debemos decir que el archivo por sí mismo no

constituye una base de datos, sino más bien la forma como está
organizada la información que es la que da origen a la base de
datos.

Las bases de datos manuales pueden ser difíciles de gestionar

y modificar. Por ejemplo, en una guía de teléfonos no es posible encontrar el número de teléfono de un
individuo si no sabemos su apellido, aunque conozcamos su domicilio.

Del mismo modo, en un archivo de pacientes en el que la información esta ordenada por el nombre de los
mismos, será una tarea bastante engorrosa encontrar todos los pacientes que viven en una zona
determinada. Los problemas expuestos anteriormente se pueden resolver creando una base de datos
informatizada.

Conforme al texto citado anteriormente. ¿Qué sucedería si de repente la información acerca de tu

existencia, que reposa en la Registraduría Nacional, en la EPS a la que estas vinculado, y en la institución
educativa fuese alterada o eliminada?

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.

Conforme equipos de 3 aprendices y apoyado en el manejo del programa Microsoft Power Point y el
material de estudio suministrado por el instructor, diseñe una presentación sobre los siguientes conceptos:
Bases de datos y tipos (Jerárquicos, en red, relacionales, multidimensionales), entidades, modelo entidad
relación, claves primarias, claves foráneas, Access, tablas, campos, registros, formularios, consultas,
informes, módulos y macros.

Prepare el material en clases y socialice con el instructor y demás compañeros por medio de una
presentación en forma de exposición.

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3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Actividad de aprendizaje: Identificar la importancia de los modelos entidad relación teniendo en cuenta los
lineamientos para el diseño y creación de una base de datos.

Microsoft Access: es un programa dedicado a la gestión de base de

datos relacionales a través de tablas que almacenan información
específica. Las tablas están compuestas por columnas (campos) y filas
(registros). Para crear una base de datos en Access se debe definir sus
tablas y la información que incluirán los campos, acto seguido determinar
las relaciones entre tablas y por último diligenciar los registros
directamente desde las tablas o utilizando formularios. Finalmente se
pueden crear informes y aplicar eventos a los datos (buscar, agregar,
modificar, eliminar, guardar, cerrar y otros) mediante el uso de botones de
acción.

Modelo entidad Relación (relaciones de Cardinalidad)

Uno a uno (1:1). Se da cuando un registro se relaciona con un único registro en otra tabla y caso contrario.
Ejemplo: La población de una ciudad solo puede tener un único alcalde y un alcalde lo será únicamente de
una población.

Uno a muchos (1:N): Cuando un registro sólo puede estar relacionado con un único registro de otra tabla y
el registro de la otra tabla puede relacionarse con más de un registro. Ejemplo: Una persona puede tener
varias cuentas bancarias pero una cuenta bancaria le pertenece a una sola persona.

Varios a Varios (N:N): Cuando el registro de una tabla puede estar relacionado con varios registros en otra
tabla y en sentido inverso. Ejemplo: Un estudiante puede ver muchas asignaturas. Una asignatura puede
ser vista por varios estudiantes.

Observe los videos en los siguientes enlaces y realizar las siguientes actividades:
https://www.youtube.com/watch?
v=yoeV4Ex8C8U&list=PLs1sXiNvW4OyJCZs5WR3OjPZTlIqNcvQi&index=1
https://www.youtube.com/watch?v=MRmmPJId5-
k&list=PLs1sXiNvW4OyJCZs5WR3OjPZTlIqNcvQi&index=2
https://www.youtube.com/watch?v=u2bXiPJf9oQ&list=PLs1sXiNvW4OyJCZs5WR3OjPZTlIqNcvQi&index=3

ACTIVIDAD 1: CREACIÓN DE BD EN MICROSOFT ACCESS

El objetivo principal de esta actividad es lograr que el aprendiz asimile conceptos básicos de una base de
datos y se familiarice con las herramientas de Access. Para ello se plantea la siguiente situación:

En la Institución educativa Mario Pezzotti Lemus, se considera una entidad comprometida con el medio
ambiente se pretende implementar la metodología de cero papel en algunas dependencias de la insitucion,
por lo cual ha decidido modernizar sus procesos a través de la implementación de nuevas herramientas
tecnológicas y sistemas de información. Entre las necesidades se tiene mejorar las actividades que se
llevan a cabo en la biblioteca y específicamente, sustituir el tradicional proceso de registro y control que se
lleva de forma manual por uno digital.
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A usted como docente encargado del técnica de sistema en dicha institución, el coordinador académico lo
hace partícipe del proyecto y le encarga el desarrollo de una base de datos en Access que permita gestionar
la información de los libros, usuarios y préstamos. Para ello debe crear una base de datos del escritorio en
blanco y guardarla con el nombre Biblioteca institucional. Para después continuar con la creación las tablas,
campos y registros.

Para lo anterior realizaremos el paso a paso de la creación de la base de datos y sus respectivas tablas,
campos y registros.

1. TABLA LIBROS: Cambie la vista

a modo diseño y cree la tabla
LIBROS. Adicione en ella los
siguientes campos y
configuración.

2. TABLA USUARIOS: Ubíquese

en el menú CREAR y elija la
opción Diseño de Tabla.
Diligencie los campos
correspondientes y guarde la
tabla con el nombre USUARIOS
(asignar llave principal al campo
Identidad). La tabla debe lucir
así:

3. TABLA PRESTAMOS: Ubíquese

en el menú CREAR y elija la
opción Diseño de Tabla.
Diligencie los campos
correspondientes y guarde la
tabla con el nombre
PRESTAMOS (asignar llave
principal al campo
Num_Prestamo). La tabla debe
tener la siguiente apariencia:

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ACTIVIDAD 2: DILIGENCIAR REGISTROS (en vista hoja de datos)

Una vez creadas las tablas de LIBROS, USUARIOS Y PRESTAMOS, se continua ingresando los datos o
registros a las tablas anteriormente como lo muestran las siguientes imágenes.

TABLA USUARIOS

TABLA LIBROS

TABLA PRÉSTAMOS

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ACTIVIDAD 3: MODELO DE ENTIDAD Y RELACION

En este punto deberá establecer la relación existente entre las tablas considerando las siguientes pautas:

1. Diríjase al menú herramientas de base de datos y presione clic en el botón Relaciones.

2. Seleccione todas las tablas y pulse el botón agregar. Las relaciones deberían quedar de la siguiente
manera:

La relación entre las entidades LIBROS Y PRESTAMOS es de tipo 1:N, dado que un libro se puede prestar
varias veces pero en un préstamo solo se puede entregar un libro.

La relación entre las entidades USUARIOS Y PRESTAMOS es de tipo 1:N, dado que un usuario puede
hacer varios prestamos, pero un préstamo puede ser solicitado por un solo usuario.

3. Integridad referencial: Recuerde que

es un sistema de reglas que sirve para
asegurarse que las relaciones entre
registros de tablas relacionadas son
válidas y que no se borren o cambien
datos relacionados de forma accidental.

Al exigir integridad referencial en una

relación le estamos diciendo que no nos
deje introducir datos en la tabla
secundaria si previamente no se ha
introducido el registro relacionado en la
tabla principal.

Por ejemplo: Tenemos una tabla de LIBROS y una tabla de PRESTAMOS, en la tabla LIBROS tengo un
campo Cod_Libro que me indica el código del libro, las dos tablas deberían estar relacionadas por el
Cod_Libro, en esta relación de tipo uno a varios la tabla PRESTAMOS es la tabla principal y la tabla
LIBROS la secundaria (un libro tiene varios prestamos). Si marcamos la casilla Integridad Referencial, no
nos dejará asignar un préstamo a una libro que no exista en la tabla LIBROS.
La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas:
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 Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie el valor del campo de
la tabla principal, automáticamente cambiarán los valores de sus registros relacionados en la tabla
secundaria.

Por ejemplo: Si cambiamos el nombre del libro “Cien años de Soledad” por “100 años de soledad” en la
tabla LIBROS, automáticamente en la tabla PRESTAMOS, todos los libros de “Cien años de Soledad” se
cambiarán a “100 años de soledad”.

 Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de la tabla principal
se borrarán también los registros relacionados en la tabla secundaria.

Por ejemplo: Si borramos de la tabla LIBRO el nombre del libro “Cien años de Soledad”, automáticamente
todos los libros de “Cien años de Soledad” se borrarán de la tabla de LIBROS.

Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejará ni cambiar el nombre de un libro ni eliminar un libro
si ésta tiene prestamos asignados.

ACTIVIDAD 4: FORMULARIOS

Actividad de aprendizaje 2: Diseñar bases de datos de acuerdo al sistema de gestión establecido y según
requerimientos del cliente.

1. Cree 3 formularios en blanco que permitan gestionar los registros de las 3 tablas. Diríjase a la ficha
CREAR. Inserte 4 botones con los siguientes eventos: Nuevo, Guardar, Consultar, Actualizar y
Eliminar.

Comandos para los botones: RegistrosIrANuevo, GuardarRegistro, Buscar, Actualizar y EliminarRegistro.

FORMULARIO LIBROS

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FORMULARIO PRÉSTAMOS

FORMULARIO USUARIOS

2. Agregue 6 registros nuevos en cada tabla. Hágalo desde los formularios.

3. Actualice 2 de los últimos registros agregados en la tabla Libros.
4. Elimine 1 registro en cada tabla.
5. Cree una consulta que según el número de documento me muestre el nombre de Usuario.
6. Genere una consulta que dado el código del libro me muestre su autor.
7. Cree una consulta que según el documento del cliente me indique los códigos de los libros en su
poder (tabla préstamos).
8. Diseñe un informe que muestre los préstamos efectuados.
9. Genere un archivo ACCDE de la base de datos

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3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

a. Se requiere diseñar un sistema que gestione clientes, pedidos y productos. Su tarea consiste en diseñar
el modelo E/R y la base de datos en Microsoft Access. La información debe gestionarse por medio de
formularios y botones de acción. Las entidades a considerar serían las siguientes:

 CLIENTES (ID cliente, nombre, apellido, dirección, teléfono, email).

 PEDIDOS (Número de pedido, dirección pedido, fecha de envío, nombre cliente, ID cliente, ID
producto).
 PRODUCTOS (ID producto, cantidad, tipo de producto, precio).

b. El Instituto Tecnológico CorpoPamplona solicita sus servicios como desarrollador de sistemas para
desarrollar una BD que permita gestionar las calificaciones de alumnos de una de sus sedes. Para ello
deberá crear las siguientes tablas en Access: Estudiantes, Docentes, Materias, Calificaciones. Agregar
los siguientes atributos:

 Estudiantes: Identificación, Nombre, Apellidos, Fecha de Nacimiento, Sexo, Dirección, Teléfono, e-

mail.
 Docentes: ID docente, Nombre, Apellidos, Teléfono, e-mail.
 Materias: Código, Nombre, Descripción, Créditos, ID docente.
 Calificaciones: Identificación, Código, Calificación.

Realice las siguientes tareas:

 Cree las tablas requeridas y establezca las llaves primarias de cada entidad.
 Determine las relaciones de las tablas.
 Genere formularios y botones para gestionar la información de cada tabla.

c. La papelería JK Colombia ha crecido exponencialmente y hace una semana cambió de administración.

El cargo lo ocupa el señor Francisco García, una persona que trae nuevas ideas para mejorar los
procesos en la empresa. Francisco lo contrata a usted para que diseñe una base de datos de inventarios
para la empresa. Para ello le deja claro los siguientes puntos:
 La papelería no hace intercambio ni devolución de productos, dado que todo se vende en
promoción.
 La empresa cuenta solo con 4 proveedores: ofixpres (suministra resmas y cajas de papel),
papelesdecolombia (provee rollos de papel y suministros de aseo empresariales), K&Co SAS ( surte
de insumos de oficina y línea de archivo) y Papelist (aprovisiona tecnología).
 Se requiere tener control sobre los productos. Saber que se vende y que productos estan en stock.

Entidades y atributos:

 VENTA (ID venta, fecha venta, ID cliente, Código producto, cantidad, total)
 PRODUCTOS (Código producto, nombre producto, descripción, categoría, marca, precio compra,
precio venta, stock, observaciones).
 CLIENTES (ID cliente, Nombre cliente, dirección cliente, teléfono cliente, email cliente)
 PROVEEDOR (ID proveedor, nombre proveedor, dirección proveedor, teléfono proveedor, email
proveedor, sitio web proveedor, representante)
 COMPRA (ID compra, fecha compra, precio compra, cantidad compra, código producto, ID
proveedor.)

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Requerimientos adicionales:
1. Establezca las relaciones pertinentes.
2. Cree las tablas, los formularios e informes requeridos para la base de datos.
3. Diseñe una interfaz inicial que permita el acceso por acción de botones a los diferentes formularios
de la base de datos.

Ambiente y materiales:
Ambiente de formación: Aula de Sistemas

Materiales:
Medios Tecnológicos, Materiales de formación, Video Beam, Internet, Normas Vigentes

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

de Evaluación

Evidencias de Conocimiento:
Técnica
Cuestionario sobre el ambiente Formulación de Preguntas
gráfico, las herramientas del gestor
de base de datos Office Access y Instrumento
conceptos básicos de base de datos. Cuestionario

Evidencias de Desempeño
 Maneja procesador de texto, Técnica:
hoja de cálculo, software para Observación directa
A través de un ejercicio práctico
entregado por el docente, de manera presentaciones, diagramación,
individual demuestre su capacidad bases de datos y software Instrumento:
de solvencia y manejo de las específico, de acuerdo con las Lista de chequeo de
diferentes herramientas de una Base funcionalidades de cada desempeño
de datos. programa y las necesidades de
manejo de la información.

Evidencias de Producto:  Comprueba el funcionamiento Técnica

Informe realizado de acuerdo con lo
propuesto en las actividades de
apropiación del conocimiento.
de los equipos, productos o Valoración del Producto.
servicios obtenidos con el uso
de herramientas tic, de acuerdo Instrumento
con los resultados esperados. Lista de chequeo de
producto

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5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Access: es el gestor de base de datos relacional desarrollado por Microsoft e incluido en la suite de Office.
El programa permite manejar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

Base de datos: Información almacenada de manera sistemática y organizada para su posterior uso.

Base de datos relacional: permiten crear relaciones entre diferentes tablas.

Campo: hace alusión a la información incrustada en columna y que a su vez, puede incluir muchos
registros, por ejemplo, Identificación, Nombres, Dirección.

Dato: es la unidad mínima de información dentro de una base de datos.

Formularios: facilitan la inserción, consulta, visualización y almacenamiento de los datos en las tablas.

Informe: permiten obtener copia en papel de la información que almacenan las bases de datos.

Macros: son aquellas que permiten automatizar las acciones que se realizan de manera frecuente en las
bases de datos.

Módulos: amplían la funcionalidad de las bases de datos. Estas se programan a través del lenguaje Visual
Basic para Aplicaciones (VBA).

Registro: información que es incluida en filas y que pertenece a un campo específico. Consultas:
procedimientos que permite obtener información específica de las tablas.

Tabla: es el objeto básico de una base de datos. Permiten almacenar la información. Integra campos y
registros.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

http://exceltotal.com/diseno-de-bases-de-datos/ https://goo.gl/MTWC22

https://goo.gl/6UiSB2

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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Zayra Johanna Roa Instructora SENAMEN 03/04/2020

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)

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