Auditoría administrativa

Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

Licenciatura en:
Gestión y administración de pequeñas y medianas empresas

Programa de la asignatura
Auditoría administrativa

Clave
07143525

Universidad Abierta y a Distancia de México

UnADM

Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyME 1

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Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

Unidad 3. Informe de la auditoría administrativa

Presentación de la unidad

Para tener un informe de auditoría administrativa es necesario contar con actividades

preliminares puesto que en él se incluyen los resultados de los trabajos efectuados de la
auditoría y en donde también se establecen las recomendaciones señaladas por el
auditor. En el informe se mencionan los hechos encontrados y los resultados
determinados, basados en evidencias específicas para la generación de
recomendaciones.

En esta unidad se darán a conocer las actividades preliminares para obtener el informe,
así como el informe final de la auditoría administrativa y su seguimiento sobre las
recomendaciones establecidas por los resultados arrojados en dictamen de la auditoría
administrativa en la PyME.

Como primer punto se presentan las actividades preliminares en la obtención del informe
de auditoría administrativa, los lineamientos generales para su preparación, como
también los intercambios de experiencias y criterios sobre resultados encontrados en la
auditoría, así como el planteamiento y aceptación de observaciones para la elaboración
del informe. Todo lo anterior es necesario para que el estudiante desarrolle las
actividades preliminares de la auditoría administrativa.

En el segundo tema se señalará la elaboración del informe de auditoría administrativa,

tomando en cuenta los aspectos relevantes de la auditoría como son: resultados
encontrados, observaciones realizadas por el auditor y recomendaciones establecidas
por el mismo auditor; por lo que se presentará el informe como prueba de la conclusión
del trabajo de la auditoría administrativa,

Por último, se establece el seguimiento necesario de la auditoría administrativa al

presentar el informe, así como la implementación final de las recomendaciones emitidas
por el auditor en el informe de la auditoría administrativa.

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Propósitos de la unidad

Al finalizar la unidad, lograrás:

 Determinar las actividades preliminares en la obtención del informe de auditoría
Administrativa.
 Establecer el informe de la auditoría administrativa.
 Señalar el seguimiento de las recomendaciones de la auditoría administrativa.

Competencia especifica

Redactar un informe, para presentar los resultados y recomendaciones para el director de

la PyME, a partir de la información recabada en metodología de la auditoría
administrativa.

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Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

Temario de la unidad

Unidad 3. Informe de la auditoría administrativa ................................................................ 2

Presentación de la unidad .............................................................................................. 2

Propósitos de la unidad .................................................................................................. 3

Competencia especifica ................................................................................................. 3

Temario de la unidad...................................................................................................... 4

3.1. Actividades preliminares en la obtención del informe de auditoría administrativa .... 5

3.2. Informe de auditoría administrativa......................................................................... 8

3.3. Seguimiento de las recomendaciones ................................................................... 11

Para saber más ............................................................................................................ 14

Fuentes de consulta ..................................................................................................... 14

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3.1. Actividades preliminares en la obtención del informe de auditoría

administrativa

Como se ha mencionado en las dos unidades anteriores la auditoría administrativa juega

un papel importante y decisivo en el mundo actual de las PyME. Uno de los pasos de
clausura en la auditoría es el informe final, pero para elaborarlo son necesarios ciertos
lineamientos generales. En el informe se registrarán todos aquellos resultados arrojados
por la auditoría, las metodologías para operarla y los lineamientos para preparar un
informe, generando con ello áreas de oportunidad que se hayan encontrado al aplicarse
la revisión del proceso administrativo. Por lo que al concluir con la auditoría
administrativa, el auditor elaborará un informe, en el cual se defina el objetivo que buscó
la auditoría, su alcance, la metodología aplicada en su proceso, los recursos que se
emplearon, los hallazgos encontrados en el proceso, las conclusiones a las que se llegó y
las recomendaciones dispuestas por el auditor, como también la propuesta de sus áreas
de oportunidad en las PyME.

Actualmente el informe preliminar representa una retroalimentación entre el personal

directivo y el auditor. Sotomayor (2008:28) propone que el reporte del informe preliminar
contenga los siguientes datos:

1. Título
2. Periodo del avance
3. Empresa
4. Área
5. Departamento.
6. Número.
7. Etapa específica
8. Responsable
9. Porcentaje de avance
10. Fechas de inicio y terminación, planeadas y reales
11. Observaciones

Por su parte Franklin (2007), hace mención que se identifiquen claramente el área,
sistema, programa o proyecto auditado, el objeto de su duración, su alcance, recursos y
los métodos empleados. Y, a su vez, Sotomayor (2008) establece que en relación de la
actividad devaluatoria es pertinente como práctica de trabajo informar periódicamente
sobre los avances de la misma: esto redundará en beneficio de todo el proceso de la
auditoría administrativa, debido a que en ocasiones se tiene varias auditorías en proceso
y es necesario integrarlas en un formato especial para realizar el reporte.

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Para la comprensión, análisis y su revisión. Lee el Capítulo 9. Actividades

preliminares en la obtención del informe, del libro Auditoría administrativa
de Alfonso Amador Sotomayor, para revisar los argumentos del autor respecto
a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre las
actividades preliminares en la obtención del informe.

En el desarrollo de sus actividades el auditor fomenta de manera natural las relaciones

interpersonales con los auditados, ya que su labor no se limita a señalar únicamente las
observaciones de lo realizado en la auditoría, sino que también convence al auditado de
su certeza y lo incita a colaborar en la solución de las anormalidades generando con ello
un intercambio de experiencias y criterios por parte del auditor y el auditado.

Esto lleva a que el informe genere un efecto positivo y de credibilidad en el desempeño de

una organización; es necesario presentarlo en forma puntual, con criterio y basado en
una visión estratégica. Para lo cual, de acuerdo con Franklin, (2007:117) en la
preparación del informe deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

No perder de vista el objeto de la auditoría cuando se llegue a las conclusiones y

recomendaciones finales.
Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y
viabilidad.
Explorar diferentes alternativas para trasmitir las causas y efectos inherentes a los
hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según
sea el caso.
Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que exista
coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención.
Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados.
Allegar a los niveles de decisión los elementos idóneos para una toma de
decisiones objetiva y congruente.
Establecer las bases para constituir un mecanismo de información permanente.
Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el
incumplimiento (o hacerlo extemporáneamente) de las medidas recomendadas.
Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento
de acciones.
Tomar en cuenta los resultados de auditorías realizadas con anterioridad, para
evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la implementación de
resultados.

Por lo que es de suma importancia, antes de emitir el informe de la auditoría

administrativa, contar con una persona de confianza, que al aplicar la auditoría revise los
borradores y papeles de trabajo para verificar que se cumplan todas las normas legales y

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éticas del proceso de auditoría administrativa, y así la opinión del auditor esté
debidamente justificada y amparada por el trabajo que se realizó en la organización..

Para la comprensión y análisis. Lee un fragmento del Capítulo 3. Metodología

de la auditoría administrativa del libro Auditoría administrativa: Gestión
estratégica del cambio, de Benjamín Franklin de la página 115 a la 117, para
revisar los argumentos del autor respecto a las consideraciones que hace
sobre el informe, aspectos operativos y sus lineamientos generales para su
preparación.

Tomando en consideración lo expuesto en esta lectura sobre el informe, los aspectos

operativos y sus lineamientos generales para su preparación, los cuales son necesarios
para establecer las actividades preliminares en la obtención del informe de la auditoría
administrativa.

Finalmente, la importancia de estas actividades preliminares en la obtención del informe

de la auditoría administrativa es que en algunas ocasiones hay oportunidad de corregir
anomalías pequeñas, aunque no repercuten en el resultado final, es factible subsanarlas
en el desarrollo de la actividad, siempre y cuando el auditado tenga disposición para
hacerlo. El auditor y el auditado no deben de distraerse en cuestiones de poca
importancia que los aleje del tema central de interés.

En conclusión, los lineamientos generales que se necesitan para la elaboración de un

informe de auditoría administrativa están relacionados con las experiencias y criterios que
el auditor retoma de los resultados y observaciones que se generaron por la auditoría
aplicada en una PyME.

Para concluir este tema realizar la siguiente Actividad 1. Lineamientos de la

auditoría. Para ell, entra al aula y da clic en Actividades.

En el próximo tema estudiarás el informe de la auditoría administrativa.

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3.2. Informe de auditoría administrativa

Una vez que has revisado las actividades preliminares en la obtención del informe de la
auditoría administrativa, es necesario elaborar el informe final de auditoría en donde se
asienten, de manera fidedigna y confiable, todas las anomalías e irregularidades
detectadas en el proceso de la auditoría administrativa, como también aquellos
pormenores encontrados en los papeles de trabajo del auditor durante la práctica de la
auditoría, las evidencias que sustentan los hallazgos encontrados, las recomendaciones
y sugerencias de solución a la problemática que se encontró en la auditoría
administrativa.

Por lo que en una PyME, el informe expresa a los directivos el profesionalismo de los
auditores, reconocido éste por la veracidad y objetividad de la información presentada
por dicho documento ante la alta dirección.

Para Alfonso A. Sotomayor (2008) el informe de auditoría constituye el medio a través del
cual el auditor comunica de manera formal y directa el reporte final de la auditoría, junto
con las recomendaciones correspondientes, a la empresa que solicitó los servicios. En la
elaboración de este documento existen aspectos a observar, como son la indicación del
tema general, redacción, señalamiento de los puntos significativos, forma de indicar los
hechos y la presentación de las recomendaciones. Basándose, éstas, en criterio de
selectividad, considerando los aspectos de obstáculos, deficiencias o desviaciones
captadas durante el periodo de aplicación de instrumentos en la organización auditada.

El informe deberá contener la calidad suficiente en su elaboración, así mismo para

responder a las exigencias de la alta dirección o gerencia, cumpliendo con sus estándares
de calidad, de los cuales Sotomayor (2008:149) se refiere a dos aspectos: la
comunicación escrita (texto directo, persuasivo, contundente y preciso, atractivo) y la
finalidad (oportuno, constructivo y de apoyo, orientado a resultados y con
recomendaciones e identificado con la evaluación solicitada).

De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) las características inherentes al
informe para su elaboración son:
1. Objetividad
2. Oportunidad
3. Claridad
4. Señalamiento de hechos relevantes
5. Informar con veracidad los hechos evaluados
6. Convencer al auditado del contenido que se presenta
7. Realizar recomendaciones apropiadas
8. Presentar alternativas de solución

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Para profundizar en el tema revisa los siguientes documentos:

 Lee el Capítulo10: Informe de auditoría del libro Auditoría

administrativa de Alfonso Amador Sotomayor y revisar los argumentos del
autor respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que
hace sobre el informe de aspectos relevantes de auditoría.

 Lee un fragmento del Capítulo 3. Metodología de la auditoría

administrativa de libro Auditoría administrativa: Gestión estratégica
del cambio de Benjamín Franklin, de la página118 a la 121, para revisar
los argumentos del autor respecto al informe, tipos de informes, propuesto
de implementación y presentación del informe.

En lo comentado por los autores, el cuerpo del informe contendrá elementos que
estandaricen su presentación en cuanto a su forma y diseño, estableciendo
consideraciones generales, observaciones relevantes y detalladas, así como también las
recomendaciones, comentarios y anexos necesarios en la presentación del informe final.

De acuerdo con Alfonso A. Sotomayor (2008) la redacción del informe debe de tomar en
cuenta los siguientes aspectos:

1. A quién va dirigido (al consejo de administración o directivo, a la dirección general

o específicamente a un área determinada de la empresa).

2. Contenido estructural (señalamiento de una guía general de puntos a desarrollar)

que contenga :
a) Introducción
b) Antecedentes
c) Finalidad
d) Metodología
e) Alcance
f) Apreciación de hechos relevantes
g) Observaciones
h) Salvedades
i) Limitaciones
j) Recomendaciones
k) Anexos

3. Amplitud (hacer referencia a la extensión del documento).

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Por lo que la estructura del informe de auditoría administrativa, en términos generales,

señala la naturaleza y objetivo de la actividad de la auditoría que representa la parte inicial
del informe, así como su periodo de ejecución y alcance; en lo que corresponde a la parte
del contenido de su documentación, en sus puntos centrales de evaluación, sus
recomendaciones, opinión general y anexos que serán colocados bajo el criterio y
validación del auditor responsable de la aplicación de la auditoría en la PyME.

Al ser validada la información que será generada en la redacción del informe se deberá
evitar, según Sotomayor (2008:149), lo siguiente;

Ahondar en los procedimientos utilizados

Utilizar expresiones ambiguas
Emplear palabras rebuscadas
Citar reiteradamente un punto
Personalizar errores
Utilizar lenguaje destructivo o agresivo
Usar términos de manera vaga
Enfatizar la exposición negativa
Redundar en ideas
Utilizar palabras poco significativas y complicadas
Emplear palabras en un sentido erróneo
Repetición de conceptos de manera innecesaria

Por lo que el informe de auditoría representa un documento formal que contiene ciertos
rasgos que le dan formalidad a la papelería que integra el documento. Como la forma y
la madurez profesional con la que se redacta el contenido en fondo. Por lo que la
conclusión es emitida por el auditor, basado en los resultados de sus apreciaciones
personales y de la observación relevante y detallada que realizó en la aplicación de la
auditoría administrativa.

Revisa el Capítulo16: El informe de Auditoría, del libro Manual Práctico de

Auditoría de Juan Ma. Madariaga.

De tal manera que el informe rendido por el auditor debe realizarse por escrito, para que
quede constancia de su labor en la aplicación de la auditoría administrativa, por lo que es
prácticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados al finalizar la auditoría y
resultado del trabajo realizado en todo el proceso de la aplicación de la auditoría
administrativa en una PyME.

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3.3. Seguimiento de las recomendaciones

Al finalizar con el informe de la auditoría administrativa se procede a establecer el

seguimiento de la implementación de mejoras, conocidas como recomendaciones, que
están basadas en la corrección de las debilidades encontradas en la auditoría, así como
evitar que se incurra en ellas o exista incumplimiento. Normalmente en el informe de
auditoría se debe presentar al término de la revisión; sin embargo, cuando se determinan
hechos importantes que requieren de corrección inmediata, estos deben ser dados a
conocer al personal responsable de la alta dirección con el objeto de que se tomen las
acciones correctivas que procedan.

Y con el objeto de que las recomendaciones del auditor tengan el efecto deseado, es
necesario que una vez que se realizó la recomendación y esté aceptada por el director
responsable del área en que se aplicó la auditoría administrativa, el auditor realiza el
seguimiento, con el objeto de vigilar que se lleven a cabo las recomendaciones en el
tiempo y estas a su vez empaten con los resultados arrojados en la auditoría.

De acuerdo con Sotomayor (2008), el seguimiento es una etapa del proceso de auditoría
en donde se verifica que se hayan aplicado las recomendaciones derivadas de la
evaluación a la empresa. Esta actividad es realizada indistintamente por el personal que
participó en la auditoría o por otro ajeno a ella; este último caso constituye una práctica
positiva de rotación de personal. Es pertinente que, después de efectuar actividades de
seguimiento, el auditor prepare un reporte o informe para comunicar los resultados
obtenidos o alguna aclaración al respecto a los directivos.

Las actividades de seguimiento requieren ser programadas por parte del auditor por lo
que no existe tiempo establecido para su aplicación, ni tampoco es obligatorio. El que se
lleven a cabo en corto o mediano plazo, o que se decida omitirlas, dependerá de la
naturaleza de la actividad evaluada y la relevancia o gravedad de las recomendaciones
señaladas y emitidas en el informe, pero es conveniente que no se deje de hacer, ya que
representa una retroalimentación de la auditoría administrativa practicada en una
organización PyME.

De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) las modalidades que se
representan al instrumentar el seguimiento se encuentran las siguientes:

1. La actuación de la empresa, constituye la actividad normal donde la organización

emprende la acción convencida de la misma.
2. Seguimiento específico, representa una acción específica para corroborar el
avance de la aplicación.
3. Nueva auditoría, implica efectuar nuevamente el examen por no haber sido
atendidas las recomendaciones o haberse implementado en forma parcial.
.

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Por lo que la etapa de seguimiento de la auditoría administrativa generará resultados

sobre qué es lo que funciona de acuerdo a lo señalado en las recomendaciones. El
auditor debe de tener una actitud constructiva y propositiva para proponer soluciones que
ataquen el problema encontrado de fondo en la organización PyME auditada.

Para la comprensión y análisis lee el Capítulo11.Seguimiento de las

recomendaciones, del libro Auditoría administrativa de Alfonso Amador
Sotomayor, para revisar los argumentos del autor respecto a los puntos vistos
anteriormente y las consideraciones que hace sobre seguimiento de la
auditoría administrativa.

De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) establece que las medidas correctivas
implicadas en las recomendaciones deben de ser siempre claras, es decir, el auditor
siempre debe buscar comunicar en forma efectiva su mensaje y explicarlo las veces que
sea necesario para evitar cualquier ambigüedad en él, ya que esto suele propiciar que el
auditado no las aplique, aunque las haya aceptado con anterioridad, representando esto
la culminación de una actividad.

Finalmente, en el seguimiento se integran las observaciones y recomendaciones, para lo

cual se precisa un objetivo, lineamientos generales y acciones específicas para examinar
el grado de avance de la implementación de los cambios sugeridos y sentar las bases
para realizar una auditoría de seguimiento.

Para la mejor comprensión de este tema lee un fragmento del Capítulo 3.

Metodología de la auditoría administrativa de libro Auditoría
administrativa: Gestión estratégica del cambio, de Enrique Benjamín
Franklin, de la página 121 a la 136, para revisar los argumentos del autor
respecto al seguimiento de la auditoría administrativa y la implementación final
de las recomendaciones.

La implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para

afectar en forma efectiva a la organización, ya que representa el momento de transformar
las propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoría, por
lo que es necesario un estricto seguimiento de las observaciones que se producen como
resultado de la auditoría administrativa.

Es importante verificar que las acciones realizadas en el trabajo de auditoría como

resultado de las observaciones presentadas en la aplicación de los instrumentos se lleven
a la práctica en los términos y fechas establecidos para su ejecución, de manera conjunta
con el responsable del área o director, a fin de alcanzar los objetivos y resultados fijados.

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También es importante mencionar que si las recomendaciones se han implantado

conforme al programa establecido en la auditoría administrativa, es necesario como
práctica final del trabajo de auditoría informar periódicamente a la directiva de la PyME,
sobre los avances de la auditoría administrativa, beneficiando el proceso total de la
aplicación de la misma y la mejora continua de la organización en el futuro.

Para concluir este tema realizarás la siguiente Actividad 2. Implementación

y seguimiento. Para ello, entra al aula y da clic en Actividades.

Recuerda:
 Antes de elaborar tu evidencia de aprendizaje, realiza la
autoevaluación que te permitirá medir el avance de los
conocimientos adquiridos de esta unidad. Esta actividad no
pondera.

 Una vez finalizada tu evidencia de aprendizaje, debes elaborar tu

reflexión a partir de los cuestionamientos presentados por tu
docente. Esta actividad es considerada en el esquema de
evaluación.

Para aplicar todos los conocimientos adquiridos de esta unidad será

necesario que realices tu evidencia de aprendizaje.

Entra al aula y da clic en Actividades.

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Para saber más

Para complementar tu aprendizaje revisa la siguiente información:

Auditoría administrativa en blockbuster, esta lectura sirve de ejemplo para entender el

informe y seguimiento de la auditoría administrativa, para ello, ingresa a la siguiente
dirección electrónica:
http://www.pearsoneducacion.net/franklin/SitioAudAdmin/archivos/AuditoriaAdministrativa
BLOCKBUSTER.pdf

Así mismo, puedes revisar el documento El informe final del trabajo de auditoría
operacional administrativa y su seguimiento en el siguiente enlace:
http://itzamna.bnct.ipn.mx:8080/dspace/bitstream/123456789/4765/1/131_4_EL%20INFO
RME%20FINAL%20DEL%20TRABAJO%20DE%20AUDITORIA%20OPERACIONAL%20
ADMINISTRATIVA%20Y%20SU%20SEGUIMIENTO.pdf y también puedes revisar el
informe final de la defensa nacional:
http://transparenciaactiva.presidencia.cl/Informes/Informe_Final_N_10013.pdf

Además, se presentan dos ejemplos que te serán de ayuda para tu aprendizaje de esta
unidad, uno es el formato de evaluación de área y condiciones de trabajo para el
seguimiento y el formato de reporte final de auditoría.

Fuentes de consulta

 Franklin B. (2007). Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio.

Editorial Pearson.

 Madariaga J. (2004). Manual práctico de auditoría. España: Ediciones Deusto.

 Rodríguez, V. (2005). Sinopsis de Auditoría Administrativa. México: Editorial

Trillas.

 Sotomayor, A. (2008). Auditoría administrativa, proceso y aplicación. México: Mc

Graw Hill.

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