PARTES INTERESADAS NECESIDADES

Conocimientos e información
Instituciones del SINA cientifico-tecnica

Conocimientos e información
Instituciones Universitarias cientifico-tecnica

Ofertar el conocimiento e
Subdirecciones del IDEAM información contenda

Usuarios Consultas de información

ORFEO Trasabilidad del documento

 EXPECTATIVAS FACTORES PARA CADA CATEGORÍA

Consulta de la información

Consulta de la información

CONTEXTO EXTERNO

Producción de publicaciones

Busqueda de información

CONTEXTO INTERNO

Conformación de expdientes virtuales CONTEXTO DEL PROCESO

según TRD
CONTEXTO DEL PROCESO
 FACTORES PARA CADA CATEGORÍA DEL CONTEXTO

Económicos: Disponibilidad de capital, liquidez, mercados financieros, desempleo, competencia.

Políticos: Cambios de gobierno, legislación, políticas públicas, regulación.

Sociales y culturales: Demografía, responsabilidad social, orden público.

Tecnológicos: Avances en tecnología, acceso a sistemas de información externos, gobierno en línea.

Medioambientales: Emisiones y residuos, energía, catástrofes naturales, desarrollo sostenible.

Comunicación Externa: Mecanismos utilizados para entrar en contacto con los usuarios o ciudadanos,
canales establecidos para que el mismo se comunique con la entidad.

Medioambientales: emisiones y residuos, energía, catástrofes naturales, desarrollo sostenible.

Comunicación Externa: Mecanismos utilizados para entrar en contacto con los usuarios o ciudadanos,
canales establecidos para que el mismo se comunique con la entidad.

Financieros: Presupuesto de funcionamiento, recursos de inversión, infraestructura, capacidad instalada.

Personal: Competencia del personal, disponibilidad del personal, seguridad y salud ocupacional.

Procesos: capacidad, diseño, ejecución, proveedores, entradas, salidas, gestión del conocimiento.

Tecnología: Integridad de datos, disponibilidad de datos y sistemas, desarrollo, producción,

mantenimiento de sistemas de información.

Estratégicos: Direccionamiento estratégico, Planeación institucional, liderazgo, trabajo en equipo.

Comunicación Interna: Canales utilizados y su efectividad, flujo de la información necesaria para el

desarrollo de las operaciones.

Estratégicos: Direccionamiento estratégico, Planeación institucional, liderazgo, trabajo en equipo.

Comunicación Interna: Canales utilizados y su efectividad, flujo de la información necesaria para el

desarrollo de las operaciones.
Diseño del proceso: Claridad en la descripción del alcance y objetivo del proceso.
Interacciones con otros procesos: Relación precisa con otros procesos en cuanto a insumos, proveedores,
productos, usuarios o clientes.
Transversalidad: Procesos que determinan lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los
procesos de la entidad.

Procedimientos asociados: Pertinencia en los procedimientos que desarrollan los procesos.

 Responsables del proceso: Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso.

Comunicación entre los procesos: Efectividad en los flujos de información determinados en la interacción
de los procesos.
APLICA RIESGO/OPORTUNIDAD DESCRIPCIÓN

X OPORTUNIDAD Dar a conocer el producto final expresado en sus comun

No brindar el conocimiento ambiental claro y oportuno / No contar con l

X RIESGO para la custodia de los documentos Institucio

X RIESGO Inadecuado uso y manejo de los documentos p

X RIESGO Fallo de conexión con el Sistema de Gestión Documental O

X RIESGO Inadecuada manipulacion y administración de la documentacion Institucio

 DESCRIPCIÓN

o final expresado en sus comunicaciones oficiales

o y oportuno / No contar con las condiciones fisicas de seguridad

ia de los documentos Institucionales.

y manejo de los documentos públicos.

tema de Gestión Documental Orfeo y el Orfeoscan.

de la documentacion Institucional por parte de las dependencias.

 CONTEXTO EXTERNO

CONTEXTO INTERNO

CONTEXTO DEL PROCESO

Ejemplo tomado de la Guía para la administración

Establecimiento del Contexto Proceso Gestió

CONTEXTO EXTERNO

CONTEXTO INTERNO

CONTEXTO DEL PROCESO

 FACTORES PARA CADA CATEGORÍA DEL CONTEXTO

Económicos: Disponibilidad de capital, liquidez, mercados financieros, desempleo, competencia.

Políticos: Cambios de gobierno, legislación, políticas públicas, regulación.
Sociales y culturales: Demografía, responsabilidad social, orden público.
Tecnológicos: Avances en tecnología, acceso a sistemas de información externos, gobierno en línea.
Medioambientales: Emisiones y residuos, energía, catástrofes naturales, desarrollo sostenible.

Comunicación Externa: Mecanismos utilizados para entrar en contacto con los usuarios o ciudadanos, canales establecidos p
Financieros: Presupuesto de funcionamiento, recursos de inversión, infraestructura, capacidad instalada.
Personal: Competencia del personal, disponibilidad del personal, seguridad y salud ocupacional.
Tecnología: Integridad de datos, disponibilidad de datos y sistemas, desarrollo, producción, mantenimiento de sistemas de inf
Estratégicos: Direccionamiento estratégico, Planeación institucional, liderazgo, trabajo en equipo.
Comunicación Interna: Canales utilizados y su efectividad, flujo de la información necesaria para el desarrollo de las operacio
Diseño del proceso: Claridad en la descripción del alcance y objetivo del proceso.
Interacciones con otros procesos: Relación precisa con otros procesos en cuanto a insumos, proveedores, productos, usuario
Transversalidad: Procesos que determinan lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad.
Procedimientos asociados: Pertinencia en los procedimientos que desarrollan los procesos.
Responsables del proceso: Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso.
Comunicación entre los procesos: Efectividad en los flujos de información determinados en la interacción de los procesos.

Ejemplo tomado de la Guía para la administración del riesgo V3 del 2014.

Establecimiento del Contexto Proceso Gestión Administrativa
Cambios normativos frecuentes en los temas relacionados con el proceso

Relación con otras entidades, proveedores o contratistas, que afectan el tiempo de respuesta o de gestión de las solicitudes d
Desconocimiento por parte de los funcionarios de la normatividad aplicada al proceso.
Demoras en la entrega de los estudios previos por parte de los procesos.
Estudios previos con deficiencias en su contenido.
Los funcionarios no siguen de forma estricta los procedimientos asociados al proceso.
Interacción con los procesos misionales de la entidad, que pueden afectar el tiempo para la planeación de la vigencia.
Interacción con los procesos de apoyo que pueden generar retrasos en los reembolsos de caja de menor.
Deficiente identificación y descripción de las necesidades de bienes y servicios por parte de los procesos tanto misionales co
APLICA DESCRIPCIÓN

X No contar con las condiciones fisicas de seguridad para la custodia de los documentos Institucionales.
X Inadecuado uso y manejo de los documentos públicos.

X Fallo de conexión con el Sistema de Gestión Documental Orfeo y el Orfeoscan.

X Inadecuada manipulacion y administración de la documentacion Institucional por parte de las dependencias.

 documentos Institucionales.

oscan.

nal por parte de las dependencias.

 IDENTIFICACIÓN DEL RIE

PROCESO/PROYECTO: Gestión Documental

Administrar la producción, trámite, almacenamiento digital, recuperación, consulta y cus

OBJETIVO:
para consulta la información ambiental y administrativa del Instituto y del Sistema de In

CAUSAS RIESGO

* No contar con condiciones ténicas, y administrativas

idoneas.
* Desconocimiento de la normatividad vigente interna y
Inadecuada manipulacion y administración de la
externa.
documentacion Institucional por parte de las
* La no radicacion de documentos en los canales habilitados
dependencias.
para radicacion de comunicaciones.
*Desconocimiento y/o renuencia del uso del Sistema de
Gestión Documental por parte de los usuarios.

* Falta de energia.
* Fallo en la conexión de Red interna.
No poder utilizar los aplicativos para realiazar
* Que el servidor no tenga la capacidad para el
actividades de digitalización y radicación de
almacenamiento de las imágenes.
correspondencia institucional.
*Fallo de conexión con el Sistema de Gestión Documental
Orfeo y el Orfeoscan.

*Factores fisico ambientales

*No digitalizar documentos, libros o colecciones que se
encuentren en soporte fisico. Extravío de los documentos del archivo de
*No contar con condiciones ténicas, y administrativas gestión centralizado y del centro de
idoneas. documentación.
*No contar con las condiciones fisicas de seguridad para la
custodia de los documentos Institucionales.

*No contar con condiciones ténicas, y administrativas

No prestar un adecuado servicio de consulta de
idoneas.
la información que reposa y produce el Instituto a
*Información desactualizada por parte de las áreas
los usuarios en general y al Sistema de
encargadas.
Información Nacional Ambiental – SINA.
Desconocimiento o mala aplicación de la normatividad
vigente.
Inadecuado uso y manejo de los documentos
públicos.
Desconocimiento de los procesos, procedimientos y otros
documentos del Sistema de Gestión Integrado.
 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

lmacenamiento digital, recuperación, consulta y custodia de la correspondencia Institucional. Difundir y disponer

ntal y administrativa del Instituto y del Sistema de Información Nacional Ambiental – SINA-.

CONSECUENCIAS/IMPACTOS
DESCRIPCIÓN
POTENCIALES

*Perdida de la documentación.
Administrar de manera inadecuada la producción,
* Sobrecostos de insumos.
trámite, almacenamiento digítal, recuperación,
* Reprocesos en las actividades.
consulta y custodia de la documentacion
* Procesos disciplinarios por perdida de
Institucional.
documentos institucionales.

* No poder dar respuesta a las solicitudes de los

No poder radicar ni digitalizar los documentos
instititucionales
usuarios interno y externos del Instituto.
* Represeamiento de documentos para radicar y
digitalizar.
* Represamiento de los documentos para
archivar y organizar en físico.

*Perdida de documentación y memoria

institucional.
Uso inadecuado de los usuarios y perdida de los *Insatisfacción del usuario interno y/o externo.
documentos del archivo de gestión centralizado y * Procesos disciplinarios por perdida de
del centro de documentación. documentos institucionales.
*Detrimiento patrimonial.

*Insatisfacción del usuario interno y/o externo.

*Perdida de confianza y crebilidad en la
No disponer de forma adecuada, la información
documentación institucional.
ambiental y administrativa del Instituto y del
*Perdida de documentación y memoria
Sistema de Información Nacional Ambiental –
institucional.
SINA, con el fin de que sea consultada por los
*Generación de información erronea y
usuario externos y/o internos.
desactualizada.
 Sanciones disciplinarias.

Reprocesos y perdida de tiempo.

Inadecuado uso y manejo de los documentos
públicos con beneficio personal o de terceros.
Mala imagen del Instituto.

Pérdida de la memoria Institucional.

 MATRIZ DEFINICIÓN DEL RIESGO DE CORR

Con el fin de facilitar la identificación de riesgos de corrupción, se deben contestar cada uno de los c
Si en la descripción del riesgo, las casillas son contestadas todas afirmativamente, se trata de un
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO ACCIÓN Y OMISIÓN USO DE PODER

Administrar de manera
inadecuada la producción,
trámite, almacenamiento digítal,
recuperación, consulta y
custodia de la documentacion
Institucional.

No poder radicar ni digitalizar

los documentos instititucionales

Uso inadecuado de los usuarios

y perdida de los documentos del
archivo de gestión centralizado
y del centro de documentación.
 No disponer de forma
adecuada, la información
ambiental y administrativa del
Instituto y del Sistema de
Información Nacional Ambiental
– SINA, con el fin de que sea
consultada por los usuario
externos y/o internos.

Inadecuado uso y manejo de los

documentos públicos con
X X
beneficio personal o de
terceros.
 MATRIZ DEFINICIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN

n de riesgos de corrupción, se deben contestar cada uno de los compornentes de definición.

as casillas son contestadas todas afirmativamente, se trata de un riesgo de corrupción.
DESVIAR LA GESTIÓN DE LO PÚBLICO BENEFICIO PARTICULAR TIPO DE RIESGO

RIESGO DE GESTIÓN

RIESGO DE GESTIÓN

RIESGO DE GESTIÓN
 RIESGO DE GESTIÓN

X X RIESGO DE CORRUPCIÓN

#NAME?
El impacto se mide según el efecto que puede causar el hecho de corrupción al cumplimiento de los fines de la entidad. Para facilitar la asignación del pun

N°

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

CALIFICACIÓN RESPUESTAS AFIRMATIVAS DE RIESGO DE CORRUPCIÓN IM

RESPUESTA
1-5
6-11
12-18
 MECANISMO PARA DETERMINAR LA ASIGNACIÓ

efecto que puede causar el hecho de corrupción al cumplimiento de los fines de la entidad. Para facilitar la asignación del puntaje se debe diligenciar las siguientes preg

PREGUNTA
Si el riesgo de corrupción se materializa podría…

¿Afectar al grupo de funcionarios del proceso?

¿Afectar el cumplimiento de metas y objetivos de la dependencia?
¿Afectar el cumplimiento de misión de la Entidad?
¿Afectar el cumplimiento de la misión del sector al que pertenece la Entidad?
¿Generar pérdida de confianza de la Entidad, afectando su reputación?
¿Generar pérdida de recursos económicos?
¿Afectar la generación de los productos o la prestación de servicios?
¿Dar lugar al detrimento de calidad de vida de la comunidad por la pérdida del bien o servicios o los recursos públicos?
¿Generar pérdida de información de la Entidad?
¿Generar intervención de los órganos de control, de la Fiscalía, u otro ente?
¿Dar lugar a procesos sancionatorios?
¿Dar lugar a procesos disciplinarios?
¿Dar lugar a procesos fiscales?
¿Dar lugar a procesos penales?
¿Generar pérdida de credibilidad del sector?
¿Ocasionar lesiones físicas o pérdida de vidas humanas?
¿Afectar la imagen regional?
¿Afectar la imagen nacional?

Total preguntas afirm

Clasificación del R

CALIFICACIÓN RESPUESTAS AFIRMATIVAS DE RIESGO DE CORRUPCIÓN IMPACTO

DESCRIPCIÓN
Moderado
Mayor
Catastrófico
NACIÓN DEL PUNTAJE EN EL IMPACTO

es preguntas.
Inadecuado uso y
manejo de los
#NAME?
documentos
públicos.
RESPUESTA RESPUESTA RESPUESTA RESPUESTA RESPUESTA RESPUESTA
X
X

X
X
X

X
X
X
X
X
X

0 0 0 0 11 0
Mayor

NIVEL
5
10
20
 El siguiente cuadro le permitirá calificar el impacto y la probabilidad de cada uno de los riesgos identificados p

PROBABILIDA

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

A (Casi Seguro) 5 B (Probable) 4

Inadecuada manipulacion y
administración de la documentacion
Institucional por parte de las
dependencias.

No poder utilizar los aplicativos para

realiazar actividades de digitalización y
radicación de correspondencia
institucional.

Extravío de los documentos del archivo

de gestión centralizado y del centro de X
documentación.

No prestar un adecuado servicio de

consulta de la información que reposa y
produce el Instituto a los usuarios en
general y al Sistema de Información
Nacional Ambiental – SINA.

Inadecuado uso y manejo de los

documentos públicos.
0

TABLA DE PROBABILIDAD RIESGO DE GESTIÓN / RIESG

DESCRIPTOR DESCRIPCIÓN
 Excepcional
Rara vez
Ocurre en excepciones

Improbable
Improbable
Puede Ocurrir

Posible
Posible
Es posible que suceda

Probable
Probable Ocurre en la mayoria de
los casos

Es muy seguro
El evento ocurre en la
Casi seguro mayoría de las
circunstancias. Es muy
seguro que se presente.
 CUESTIONARIO PARA CALIFICAR CUALITATIVAMENTE EL IMPACTO Y LA PROBABI

los riesgos identificados para el proceso. Tenga en cuenta al momento de calificar el impacto y la probabilidad de cada ries
riesgo definidos. (Señale con una X Impacto y probabilidad por cada Riesgo) .

PROBABILIDAD IMP

C (Posible) 3 D (Improbable) 2 E (Rara vez) 1 (Catastrófico) 5

SGO DE GESTIÓN / RIESGO DE CORRUPCIÓN TABLA DE IMPACTO RIESGO

FRECUENCIA NIVEL NIVEL
No se ha presentado
1 1
enlos últimos 5 años.

Se presentó una vez

2 2
en los últimos 5 años.

Se presentó unavez
3 3
en los últimos 2 años.

Se presentó una vez

4 4
en el último año.

Se ha presentado más
5 5
de una vez al año.
 IMPACTO Y LA PROBABILIDAD DE LOS RIESGOS IDENTIFICADOS

la probabilidad de cada riesgo, las consecuencias en su identificación, así como la experiencia y el conocimiento que pose
idad por cada Riesgo) .

IMPACTO RIESGO DE GESTIÓN IMPACTO RIESGO D

(Mayor) 4 (Moderado) 3 (Menor) 2 (Insignificante) 1 (Catastrófico) 20

BLA DE IMPACTO RIESGO DE GESTIÓN TABLA DE IMPACTO RI

DESCRIPTOR DESCRIPCIÓN DESCRIPTOR
 Si el hecho llegara
a presentarse,
tendría
Insignificante Moderado
consecuencias o
efectos mínimos
sobre la entidad.

Si el hecho llegara
a presentarse,
Menor tendría bajjo Mayor
impacto o efecto
sobre la entidad.

Si el hecho llegara
a presentarse,
tendría medianas
Moderado Catastrófico
consecuencias o
efectos sobre la
entidad.

Si el hecho llegara
a presentarse,
tendría altas
Mayor
consecuencias o
efecos sobre la
entidad.

Si el hecho llegara
a presetarse,
tendría desastrosas
Catastrófico
consecuencias o
efectos sobre la
entidad.
onocimiento que posee sobre los escenarios de

IMPACTO RIESGO DE CORRUPCIÓN

(Mayor) 10 (Moderado) 5

BLA DE IMPACTO RIESGO CORRUPCIÓN

DESCRIPCIÓN NIVEL
 Afectación
parcial al
proceso y a la
dependencia. 5
Genera medianas
consecuencias
para la entidad

Impacto negativo
de la Entidad.
Genera altas 10
consecuencias
para la entidad.

Consecuencias
desastrosas sobre
el sector
Genera 20
consecuencias
desastrosas para
la entidad.
 NATURALEZA DEL CONTROL

PREVENTIVO DETECTIVO CORRECTIVO

RANGOS DE CALIFICACIÓN DE LOS CONTROLES

Entre 0-50
Entre 51-75
Entre 76-100
 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN

CRITERIO DE MEDICIÓN

¿Existen manuales, instructivos o procedimientos para el manejo del control?

¿Está(n) definido(s) el(los) responsable(s) de la ejecución del control y del seguimiento?

¿El control es automático? (Utilizan herramientas tecnológicas como sistemas de información o software, diseñados
para prevenir, detectar o corregir errores o deficiencias, sin que tenga que intervenir una persona en el proceso).

¿El control es manual? (Políticas de operación aplicables, autorizaciones a través de firmas o confirmaciones vía correo
electrónico, archivos físicos, consecutivos, listas de chequeos, controles de seguridad con personal especializado entre
otros)
¿La frecuencia de ejecución del control y seguimiento es adecuada?
¿Se cuenta con evidencias de la ejecución y seguimiento del control?
¿En el tiempo que lleva la herramienta ha demostrado ser efectiva?
TOTAL

RANGOS DE CALIFICACIÓN DE LOS CONTROLES

Entre 0-50
Entre 51-75
Entre 76-100
 EVALUACIÓN RIES

Inadecuada manipulacion y administración de la documentacion

Institucional por parte de las dependencias.

Administrar de manera inadecuada la producción, trámite,

almacenamiento digítal, recuperación, consulta y custodia de la
documentacion Institucional.

15
5

10

15
10
30
85

DEPENDIENDO SI EL CONTROL AFECTA PROBABILIDAD O IMPAC

Sí el control afecta la probabilidad se avanza hacia
 EVALUACIÓN DE

EVALUACIÓN RIESGOS DE GESTIÓN

No poder utilizar los aplicativos para realiazar

actividades de digitalización y radicación de
correspondencia institucional.

No poder radicar ni digitalizar los documentos

instititucionales

15
5

10

15
10
30
85

DIENDO SI EL CONTROL AFECTA PROBABILIDAD O IMPACTO DESPLAZA EN LA MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL RIESGO AS
Sí el control afecta la probabilidad se avanza hacia arriba. Si afecta el impacto se avanza a la izquierda.

0
1
2
 EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES DE RIESGO DE CORRUPCIÓN

CIÓN RIESGOS DE GESTIÓN

Extravío de los documentos del archivo de gestión

centralizado y del centro de documentación.

Uso inadecuado de los usuarios y perdida de los

documentos del archivo de gestión centralizado y del
centro de documentación.

15
5

15

10

15
10
30
100

D O IMPACTO DESPLAZA EN LA MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL RIESGO ASÍ:

nza hacia arriba. Si afecta el impacto se avanza a la izquierda.

0
1
2
EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES DE RIESGO DE CORRUPCIÓN

No prestar un adecuado servicio de consulta de la

información que reposa y produce el Instituto a los
###
usuarios en general y al Sistema de Información
Nacional Ambiental – SINA.

No disponer de forma adecuada, la información

ambiental y administrativa del Instituto y del Sistema
de Información Nacional Ambiental – SINA, con el ###
fin de que sea consultada por los usuario externos
y/o internos.

15
5

10

10

40 0 0 0

N DEL RIESGO ASÍ:

rda.
 EVALUACIÓN RIESGOS DE CORR

0 0
EVALUACIÓN RIESGOS DE CORRUPCIÓN

0
RUPCIÓN

Inadecuado uso y manejo de los documentos públicos.

Inadecuado uso y manejo de los documentos públicos con beneficio

personal o de terceros.

15
5

10

15
10
30
85
#NAME?

#NAME?

0
 PROCESO/PROYECTO:

OBJETIVO

RESPONSABLE

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

CAUSA RIESGO DESCRIPCIÓN CONSECUENCIA

* No contar con condiciones ténicas, y

administrativas idoneas.
* Desconocimiento de la normatividad
*Perdida de la documentación.
vigente interna y externa. Administrar de manera inadecuada la
Inadecuada manipulacion y administración * Sobrecostos de insumos.
* La no radicacion de documentos en los producción, trámite, almacenamiento
de la documentacion Institucional por parte * Reprocesos en las actividades.
canales habilitados para radicacion de digítal, recuperación, consulta y custodia
de las dependencias. * Procesos disciplinarios por perdida de
comunicaciones. de la documentacion Institucional.
documentos institucionales.
*Desconocimiento y/o renuencia del uso
del Sistema de Gestión Documental por
parte de los usuarios.

* Falta de energia.
* Fallo en la conexión de Red interna.
* Que el servidor no tenga la capacidad
para el almacenamiento de las imágenes.
*Fallo de conexión con el Sistema de
Gestión Documental Orfeo y el Orfeoscan.
*Factores fisico ambientales
*No digitalizar documentos, libros o
colecciones que se encuentren en soporte
fisico.
*No contar con condiciones ténicas, y
administrativas idoneas.
*No contar con las condiciones fisicas de
seguridad para la custodia de los
documentos Institucionales.
*No contar con condiciones ténicas, y
administrativas idoneas.
*Información desactualizada por parte de produce el Instituto a los usuarios en
las áreas encargadas.
No poder utilizar los aplicativos para
realiazar actividades de digitalización y
radicación de correspondencia
institucional.
Extravío de los documentos del archivo de
gestión centralizado y del centro de
documentación.
No prestar un adecuado servicio de
consulta de la información que reposa y
general y al Sistema de Información
Nacional Ambiental – SINA.
* No poder dar respuesta a las solicitudes
de los usuarios interno y externos del
Instituto.
No poder radicar ni digitalizar los
* Represeamiento de documentos para
documentos instititucionales
radicar y digitalizar.
* Represamiento de los documentos para
archivar y organizar en físico.
*Perdida de documentación y memoria
institucional.
Uso inadecuado de los usuarios y perdida *Insatisfacción del usuario interno y/o
de los documentos del archivo de gestión externo.
centralizado y del centro de * Procesos disciplinarios por perdida de
documentación. documentos institucionales.
*Detrimiento patrimonial.
*Insatisfacción del usuario interno y/o
externo.
No disponer de forma adecuada, la
*Perdida de confianza y crebilidad en la
información ambiental y administrativa del
documentación institucional.
Instituto y del Sistema de Información
*Perdida de documentación y memoria
Nacional Ambiental – SINA, con el fin de
institucional.
que sea consultada por los usuario
*Generación de información erronea y
externos y/o internos.
desactualizada.
 Sanciones disciplinarias.
Desconocimiento o mala aplicación de la
normatividad vigente.
Inadecuado uso y manejo de los Reprocesos y perdida de tiempo.
Inadecuado uso y manejo de los
documentos públicos con beneficio
Desconocimiento de los procesos, documentos públicos.
personal o de terceros. Mala imagen del Instituto.
procedimientos y otros documentos del
Sistema de Gestión Integrado.
Pérdida de la memoria Institucional.

* FUENTE: GUIA DE PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO DEL DAFP 4 EDICION SEPT
* FUENTE GUÍA PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN 2015 Secretaría de Transparencia de
 RIESGOS DE CORRUPCIÓN
IMPACTO
PROBABILIDAD
MODERADO (5) MAYOR (10) CATASTRÓFICO (20)
RARA VEZ (1) B B M
IMPROBABLE (2) B M A
POSIBLE (3) M A E
PROBABLE (4) M A E
CASI SEGURO (5) M A E

B: Zona de riesgo baja: Asumir el riesgo

M: Zona de riesgo moderada: Asumir el riesgo, reducir el riesgo
A: Zona de riesgo Alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir
E: Zona de riesgo extrema: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir

EVALUACIÓN RIESGOS DE CORRUPCIÓN

EVALUACIÓN RIESGOS DE CORRUPCIÓN

 Gestión Documental

Administrar la producción, trámite, almacenamiento digital, recuperación, consulta y custodia de la correspondencia Institucional. Difu

Coordinador Grupo Documentación, Archivo y Correspondencia

Tuesday, February 18, 2020

ANÁLISIS DEL RIESGO

RIESGO INHERENTE
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD DESCRIPCIÓN IMPACTO DESCRIPCIÓN

RIESGO DE GESTIÓN 3 Posible 3 Moderado

RIESGO DE GESTIÓN 3 Posible 4 Mayor

RIESGO DE GESTIÓN 4 Probable 4 Mayor

RIESGO DE GESTIÓN 2 Improbable 3 Moderado

 RIESGO DE CORRUPCIÓN 1 Rara Vez 10 Mayor

Rara Vez Catastrófico

ESGO DEL DAFP 4 EDICION SEPTIEMBRE DE 2011

015 Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República
 RIESGOS DE GESTIÓN
IMPACTO
PROBABILIDAD
INSIGNIFICANTE (1) MENOR (2)
RARA VEZ (1) B B
IMPROBABLE (2) B B
POSIBLE (3) B M
PROBABLE (4) M A
CASI SEGURO (5) A A

B: Zona de riesgo baja: Asumir el riesgo

M: Zona de riesgo moderada: Asumir el riesgo, reducir el riesgo
A: Zona de riesgo Alta: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir
E: Zona de riesgo extrema: Reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir

MATRIZ CÁLCULO RIESGO INHERENTE

EVALUACIÓN RIESGOS DE
Inadecuado uso y manejo de los documentos
Inadecuada
públicos.
#NAME? manipulacion
No poder utilizar
y administración
los aplicativos
de lapara
documentacion
realiazar actividades
Institucional
de por
digitalización
parte de las
y radicación
dependencias.
de corresponden
B #NAME? A E
1 #NAME? FILA 3 3
2 #NAME? COLUMNA 3 4

MATRIZ CÁLCULO RIESGO RESIDUAL

EVALUACIÓN RIESGOS DE
Inadecuado uso y manejo de los documentos
Inadecuada
públicos.
#NAME? manipulacion
No poder utilizar
y administración
los aplicativos
de lapara
documentacion
realiazar actividades
Institucional
de por
digitalización
parte de las
y radicación
dependencias.
de corresponden
2 #NAME? "MUEVE" 2 2
1 #NAME? NUEVA 1 1
B #NAME? RIESGO M A
 MAPA DE RIESGOS

y custodia de la correspondencia Institucional. Difundir y disponer para consulta la información ambiental y administrativa del Instituto y del Sistema de Información Nacional Ambienta

VALORACIÓN DEL RIESGO

RIESGO RESIDUAL
CONTROLES
TIPO DE CONTROL
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
PROBABILIDAD O IMPACTO

*Aplicar el procedimiento de Gestión

Documental.
*Circulares.
A PROBABILIDAD M
*Seguimiento a través del aplicativo ORFEO.
*Viista a las oficinas
*Informe de visitas a las oficinas
 *Informar a la Oficina de Informática sobre
las fallas.
E IMPACTO A
*Soporte brindado por la Oficina de
Informática.

*Sistema KOHA modulo circulación y

prestamo.
*Ficha generada por el sistema firmada por el
E PROBABILIDAD A
ususario.
*Alertas del sistema.
*Correos electrínicos.

*Seguimiento a PQR del Centro de

Documentación.
*Correos electrónicos. solicitando la
M IMPACTO M
información.
*Instructivo Distribución de publicaciones
institucionales.
 A-GD-I001 INSTRUCTIVO CREACION DE
USUARIOS Y TERCEROS
A-GD-I002 INSTRUCTIVO ELABORACION Y
MODIFICACION TRD
A-GD-M001 PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
A-GD-P001 PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACION ARCHIVO CENTRAL
A-GD-P002 PROCEDIMIENTO
B DIGITALIZACION DOCUMENTOS. IMPACTO B
A-GD-P004 PROCEDIMIENTO
ORGANIZACION FISICA DOCUMENTOS
RADICADOS.
A-GD-P005 PROCEDIMIENTO PRESTAMO
DE DOCUMENTOS
A-GD-P006 PROCEDIMIENTO
RECEPCION, RADICACION Y ENVIO
CORRESPONDENCIA INTERNA Y
EXTERNA
 RIESGOS DE GESTIÓN
IMPACTO
MODERADO (3) MAYOR (4) CATASTRÓFICO (5)
M A A
M A E
A E E
A E E
E E E

r el riesgo
artir o transferir
ompartir o transferir

EVALUACIÓN RIESGOS DE GESTIÓN

umentos
rvicio de del
consulta
archivo
dede
la gestión
información
centralizado
que reposa
y dely centro
producedeeldocumentación.
Instituto a los usuarios en general y al
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Sistema de Información Nacional Ambiental – SINA.
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EVALUACIÓN RIESGOS DE GESTIÓN

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Sistema de Información Nacional Ambiental – SINA.
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to y del Sistema de Información Nacional Ambiental – SINA-.

TRATAMIENTO
ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROL
OPCIONES DE MANEJO
FECHA
PERIODO DE EJECUCIÓN ACCIONES REGISTRO

1-Se realizaron capacitaciones a los funcionarios y

contratistas sobre el manejo basico de Orfeo. Intranet / ORFEO
Especialmente a los funcionarios de las Areas Operativas Planillas de asistencia
Reducir Durante la vigencia IV Trimestre
2-Se hizo la supervisión de un contrato para organizar la Correo masivo
serie HISTORIAS LABORALES Contrato, expedientes
 1-Se alerto oportunamente las fallas a la Oficina de
Alertas a la Oficina de
Informatica.
Reducir Durante la vigencia Informática. IV Trimestre
2-Se realizó back up de imagines digitalizadas del
Back up de imagines
aplicativo ORFEO.

Reducir Durante la vigencia 1-Se enviaron correos con anticipación recordando la fecha Correos funcionarios IV Trimestre
de devolución oportuna de los documentos.

1-Se conto con la cooperación de la Oficina de Informática

Material de sensibilización
y de Comunicaciones para la difusión de la información y
Asumir Durante la vigencia Correos funcionarios IV Trimestre
demás servicios del Centro de Documentación.
Página Wed institucional
2-Socialización de publicaciones institucionales
 1-Se actualizaron las TRD de Subdirección de Hidrología
Grupo de Modelación y Pronósticos Hidrológicos
Grupo de Laboratorio de Calidad Ambiental
Grupo de Monitoreo Hidrológico
Grupo de Evaluación Hidrológica
Grupo de Instrumentos y Metalmecánica
Grupo de Automatización
Grupo de Planeación Operativa
Modelo para las 11 Áreas Operativas
Oficina Asesora de Planeación
Grupo de Administración y Desarrollo de Talento Humano
Secretaría General
Grupo de Comunicaciones
Subdirección de Estudios Ambientales
2. Elaboración de los siguientes documentos:
Asumir trimestral A-GD-G001 GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE SGI IV Trimestre
ARCHIVOS EN EL IDEAM
A-GD-I006 INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS EN EL IDEAM
A-GD-P006 PROCEDIMIENTO PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES
OFICIALES EN EL IDEAM
M-GDI-H-P-01 PROTOCOLO PARA LA ORGANIZACIÓN
DE DOCUMENTOS HIDROMETEOROLÓGICOS Y
AMBIENTAL
• Resolución 3104 de diciembre de 2017, Reglamento de
Correspondencia y Archivo del IDEAM.
.
 VERSIÓN
01
02
03
04
05

ELABORÓ:
Carlos Roa
Subdirección de Meteorología
Codigo: E-SGI-F006
Version:05
Fecha: 02/05/2017
Pagina: 1 de 1

MONITOREO Y REVISIÓN

ACCIONES RESPONSABLE

1-Se realizaron capacitaciones a los nuevos funcionarios y en especial a los funcionarios de las Areas Operativas los meses
de septiembre y octubre. CAPACITACIÓN Sistema de Gestión Documental en Areas Operativas: Memorando No.
20182080001223 en el aplicativo ORFEO

2-Se hizo la supervisión de un contrato para organizar la serie HISTORIAS LABORALES el cual finalizo en el mes de
Coordinador Grupo de Gestión Documental y
noviembre.
Centr de Documentación
3-Actualización de TRD Publicadas en el link: http://www.ideam.gov.co/web/atencion-y-participacion-
ciudadana/transparencia-y-acceso-a-informacion-publica/tablas-de-retencion-documental
1-TRD Subdirección de Estudios Ambientales (publicada en la página el 10/10/2018)
2-TRD Grupo de Acreditación (publicada en la página el 10/10/2018)
3-TRD Grupo de Cambio Global (publicada en la página el 10/10/2018)
4-TRD Grupo de Ordenamiento Ambiental del Territorio (publicada en la página el 101/10/2018)
 Coordinador Grupo de Gestión Documental y
Centr de Documentación
Se realiza back-up mensualmente de las imágenes digitalizadas

Coordinador Grupo de Gestión Documental y

1-Se aprobó y solializó el nuevo reglamento del Centro de Documentación. Resolución No.1912 Centr de Documentación
cuya evidencia se encuentra:( http://documentacion.ideam.gov.co/cgi-bin/koha/opac-main.pl )

Se socializaron a través de la Página Web / publicaciones IDEAM, las nuevas publicaciones institucionales para ser
Coordinador Grupo de Gestión Documental y
consultadas por todos los usuarios en linea: RESULTADOS MONITOREO DE LA DEFORESTACIÓN 2017,
Centr de Documentación
INFORME DEL ESTADO DEL AMBIENTE Y DE LOS RECURSOS NATURALES RENOVABLES 2016,
INFORME DEL ESTADO DE LA CALIDAD DEL AIRE EN COLOMBIA 2017,
AVANCE ESTUDIO NACIONAL DEL AGUA 2018
Se actualizo el procedimiento A-GD-P003 Versión4 (Gestión Bibliográfica), Coordinador Grupo de Gestión Documental y
Actualización del Procedimiento A-GD-P008 Versión2 (Solicitud y Asignación de ISBN/ISSN). Centro de Documentación
Se creo el Procedimiento A-GD-P010 Versión01 ( Consulta y prestamo de unidades bibliográficas). Se actualizó el formato
A-GD-F12 Versión 02 (Ingreso de documentos Bibliograficos nuevos)
HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA
3/15/2012
12/15/2014
9/22/2015
11/1/2016
5/2/2017

REVISÓ:
Juan Carlos A. Lobo Torres
Jefe Oficina Asesora de Planeación.
INDICADOR
DES
CRIP
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CIÓN
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