Fundamentos de la Cadena de Suministros

Prof.: Marín - González

Clase 16
Proceso de administración
del Suministro
Fundamentos de la Cadena de Suministros

PROFESORES
H. MARIN – D. GONZALEZ

Fundamentos de la Cadena de Suministros ::: febrero de 2020

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

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1. Implementar un sistema de adquisiciones electrónicas para mejorar la
eficiencia del proceso de suministro
2. Usar las subastas inversas online para comprar bienes y servicios no
estratégicos
3. Considerar el establecimiento de un programa de inventarios administrado
por el proveedor para las necesidades MRO
4. Manejar de manera más eficiente las compras de pequeño valor
5. Simplificar el proceso de modo que los administradores del suministro
tengan una mayor participación en las primeras etapas
6. Comunicarnos de manera más efectiva con nuestros socios internos del
negocio
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL SUMINISTRO

• El proceso de administración del suministro empieza con el reconocimiento y

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termina con la supervisión de los proveedores y de las relaciones.
• Los pasos que lo conforman incluyen: reconocer y describir la necesidad,
identificar las fuentes potenciales, seleccionar la fuente o las fuentes, determinar
el precio y los términos, dar seguimiento y facilitar, recibir, pagar la factura y
supervisar.
• Una persona orientada hacia el proceso considera el flujo de información, los
materiales, los servicios y el capital a través de todo el proceso
independientemente de cuántas funciones o departamentos afecte.
• Si los miembros del área de suministro no se involucran hasta que se
identifiquen las fuentes potenciales, ellos y el socio interno pueden perder la
oportunidad para que el área y los proveedores agregar valor en términos de
reconocer la necesidad y las etapas de la descripción.
• El desperdicio se infiltra en el proceso bajo la forma de costos innecesarios,
ciclos extensos y pérdida de oportunidades porque la organización que compra,
que opera al margen de los silos funcionales, administra el proceso de forma
secuencial en lugar de simultánea.
RAZONES FUNDAMENTALES PARA DESARROLLAR UN PROCESO
DE ADMINISTRACION DEL SUMINISTRO

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1. Alto número de artículos.
2. Grandes cantidades de dinero.
3. Necesidad de un seguimiento de auditoría.
4. Consecuencias severas debido a un desempeño deficiente.
5. Contribución potencial a operaciones organizacionales efectivas inherentes a la
función.
OPTIMIZACION DEL PROCESO DE SUMINISTRO

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1. Alineación de estrategias y metas
2. Aseguramiento del cumplimiento del proceso
3. Flujos de información
• Flujos hacia el interior 1) la información que proviene del interior de la
organización, incluye declaraciones sobre las necesidades de materiales y servicio, y
se envía al área de suministro; 2) la información que proviene de fuentes externas
puede proceder de los proveedores (por ejemplo, precios y entregas) o de otras
fuentes (condiciones generales del mercado y derechos de importación, etc.), y se
envía al área de suministro.
• Flujos hacia el exterior 1) la información que surge del área de suministro, por
ejemplo, fijación de precios de los proveedores, condiciones de mercado y
pronósticos de suministro para los presupuestos del flujo de efectivo, se envía a otras
unidades de la organización; 2) cierta información, como las solicitudes de
cotizaciones o de propuestas, se envía desde el área de suministro hacia las fuentes
externas (proveedores).
PASOS DEL PROCESO DEL SUMINISTRO

1. Reconocimiento de la necesidad

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2. Descripción de la necesidad (Propósitos y flujo de una requisición, Tipos de
requisiciones, Suministro anticipado y participación anticipada del proveedor)
3. Identificación y análisis de las posibles fuentes de suministro (Emisión de un RFx –
RFI, RFQ, RFP, RFB o IFB-)
4. Selección del proveedor y determinación de los términos
5. Preparación y colocación de la orden de compra (Formato, Asignación del recorrido,
Órdenes de compra globales y abiertas, Contrato maestro de servicios)
6. Seguimiento y/o despacho rápido de la orden (Evaluación de costos y beneficios)
7. Recepción e inspección
8. Autorización y pago de la factura
9. Mantenimiento de registros y de relaciones
RECEPCIÓN E INSPECCIÓN

Los principales propósitos del área de recepción son:

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• Confirmar que la orden colocada llegó.
• Comprobar que el embarque se entregó en buenas condiciones.
• Asegurar la recepción de la cantidad solicitada.
• Remitir el embarque a su destino adecuado (almacenes, inspección o
uso).
• Verificar el registro de la documentación adecuada de la recepción y que
esté accesible para las partes apropiadas.
AUTORIZACIÓN Y PAGO DE LA FACTURA

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Cuando el área de contabilidad maneja la factura en un proceso basado en papel, el
procedimiento típico es el siguiente:

1. Se envían duplicados de las facturas al departamento de cuentas por pagar

(accounts payable, AP). Esta división pone sellos de tiempo y fecha, verifica la
exactitud y certifica el pago excepto cuando la orden de compra y la factura
difieren; luego, archiva una copia y regresa otra con el pago.
2. Aquellas facturas que muestran variaciones de precio con respecto a la
orden de compra, de los términos u otras características se envían al área de
suministro para su aprobación.
MANTENIMIENTO DE REGISTROS Y DE RELACIONES

Los registros básicos que se deben mantener, ya sea en forma manual o electrónica,

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son los siguientes:

1. Diario de órdenes de compra, el cual identifica a todas por número e indica

el estatus abierto o cerrado de cada una de ellas.
2. Archivo de órdenes de compra, que contiene una copia de todas ellas,
archivadas de manera numérica.
3. Archivo de mercancías, que muestra todas las compras de cada producto o
artículo mayor (fecha, proveedor, cantidad, precio, número de órdenes de
compra).
4. Archivo de historia de los proveedores, en el cual se conserva
documentación de todas las compras hechas a los proveedores
fundamentales mayores, así como el valor total de cada una.
5. Contratos en vigor contra los cuales se colocan las órdenes a medida que
sea necesario.
6. Clasificación de mercancías de los artículos comprados.
7. Base de datos de proveedores.
MANTENIMIENTO DE REGISTROS Y DE RELACIONES

Los archivos adicionales de registro pueden incluir:

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1. Contratos laborales, que proporcionan el estatus de contratos sindicales
(fecha de expiración) de todos los proveedores mayores.
2. Registro de herramientas y de datos, el cual muestra las herramientas
compradas, su vida útil (o cantidad de producción), historia de uso, precio,
propietario y ubicación. Este registro puede evitar que se pague más de una
vez por una misma herramienta.
3. Compras menores y de negocios pequeños, donde se asienta el dinero que
se pagó por cada uno de estos conceptos.
4. Historia de concesión de licitaciones, donde se registra qué proveedores
fueron invitados a presentar una oferta, las ofertas que presentaron, el
número de quienes no las hicieron y los oferentes exitosos, clasificados por
artículos mayores. Esto puede poner de relieve los patrones de las ofertas
de los proveedores y las posibles colusiones entre ellos.
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE SUMINISTRO

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y PROCESO DE SUMINISTRO

1. Los sistemas de información incluyen componentes interconectados que

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recopilan, procesan y almacenan datos primarios y distribuyen información para
apoyar la toma de decisiones, el control y la coordinación organizacional.
2. Aunque los sistemas de información pueden ser manuales (en papel), la mayoría
de ellos se basan en una infraestructura de tecnología de la información, la cual
consiste en equipos y programas de cómputo que sirven para operarlos.
3. La tecnología de los sistemas de información permite a las organizaciones
conectarse con socios importantes dentro de sus redes de la cadena de
suministro.
4. La capacidad para intercambiar con rapidez información confiable con estos
socios y de una manera efectiva en cuanto a costos es esencial para mejorar el
desempeño de la cadena.
5. Para determinar qué sistemas de información pueden usarse para apoyar o
dirigir la organización hacia procesos eficientes y efectivos, es importante
entender:
1) los beneficios de la tecnología, 2) las opciones tecnológicas que proporcionan estos
beneficios y 3) las concesiones que se deben efectuar entre los costos y los beneficios
cuando se escoge una tecnología.
BENEFICIOS DE LA TECNOLOGÍA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1. Reducciones de costos e incremento en eficiencia (se pueden lograr mediante la

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simplificación de los procesos de suministro y la liberación de personal del área para que
lleve a cabo trabajos con mayor valor añadido)
2. Accesibilidad de los datos (acceso rápido y sencillo en tiempo real ayuda a tomar decisiones
sólidas, facilita la identificación temprana de los problemas de suministro y proporciona
información útil para las negociaciones)
3. Comunicación rápida (mejora la efectividad y la eficiencia de la cadena de suministro,
especialmente en el caso de los proveedores globales; reducir el tiempo de entrega puede
aumentar la participación de mercado y reducir los inventarios)
4. Dedicación de recursos a aspectos estratégicos (con el objeto de dedicar menos tiempo a las
actividades administrativas y tácticas del suministro)
5. Exactitud de los datos (la automatización reduce los errores, los beneficios incluyen menores
inventarios (inventarios de seguridad) y menos faltantes de inventarios, costos más bajos por
despachos urgentes y aumento de la satisfacción del cliente)
6. Integración de sistemas (la integración a través de departamentos, proveedores y clientes
puede proporcionar información exacta con una base oportuna para ayudar en la planeación
de la producción/materiales y en la toma de decisiones)
7. Control monetario (los sistemas empresariales proporcionan control en relación con la
manera en la que se gasta el dinero y en dónde)
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Bibliografía
Obligatoria
• P. FRASER JOHNSON, MICHIEL R. LEENDERS, ANNA E. FLYNN
Administración de compras y abastecimientos, 14° edición
McGRAW-HILL, 2012
• SUNIL CHOPRA, PETER MEINDL
Administración de la cadena de suministro. Estrategia, planeación y operación. Tercera edición.
PEARSON EDUCACIÓN, México, 2008
• RICHARD B. CHASE, F. ROBERT JACOBS, NICHOLAS J . AQUILANO
Administración de Operaciones. Producción y cadena de suministros. Duodécima edición.
McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V, México, 2009

Complementaria
• RONALD H. BALLOU
Logística: Administración de la cadena de suministro. Quinta edición.
PEARSON EDUCACIÓN, México, 2004
• JAY HEIZER y BARRY RENDER
Dirección de la producción y de operaciones, Decisiones tácticas. Octava edición
PEARSON EDUCACIÓN, S.A., Madrid, 2008
• DONALD J. BOWERSOX, DAVID J. CLOSS, M. BIXBY COOPER
Administración y Logística en la Cadena de Suministros. Segunda edición
McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V., México, 2007

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