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TARJETAS PROPALCOTE Y CREDENCIAL

REGALO FRISBY
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1. OBJETIVO:
Reglamentar las ventas, descuentos y obsequios que hacen uso de medios impresos de pago
(tarjetas propalcote), así como las condiciones que deben seguirse en su elaboración y redención
para asegurar su buen uso.

2. ALCANCE:
El alcance de este instructivo va desde la venta y definición del tipo de tarjeta a utilizar (Convenio,
descuento, regalo, cupón, bono) hasta que se completa la redención de la misma y se hace efectivo
su cobro.

Este instructivo no aplica a:

- Los cupones de descuento que se utilizan para activaciones comerciales.
- Las tarjetas tipo credencial que se activan y venden en los restaurantes.
- Las ventas regulares a crédito que hacen los restaurantes a clientes empresariales haciendo uso
de tarjetas.

3. DEFINICIONES:
3.1 Descuento: Valor o porcentaje que se disminuye el valor del producto sobre el precio de lista.
Este descuento se liquida sobre el total de la factura y para su registro se programa previamente.

3.2 Regalo: Producto que se obsequia por parte de la empresa, redención válida para canje por un
producto, cantidad y precio específico. El regalo generalmente es un obsequio que hace Frisby (no
hay ingreso de dinero) autorizado por la Gerencia General para hacer una atención o por la Gerencia
de Mercadeo para participar en una actividad comercial.

3.3 Cupón: Elementos comerciales que permiten a un cliente obtener un producto específico a un
valor normalmente menor a la lista de precios del restaurante.

3.4 Bono: Redención que funciona como un medio de pago similar a tener el efectivo para cualquier
producto que desee comprar de la carta. Se usa para las ventas remotas y para las alianzas con
clientes que desean obsequiar a sus aliados o afiliados un bono para comprar el producto que ellos
deseen y así no limitarlos a uno solo como sucede con los convenios.

3.5 Convenio: Alianzas con clientes donde paga a Frisby por un producto específico, el cliente final
normalmente no tiene que pagar nada y Frisby elabora una cuenta de cobro al cliente con el que se
tiene la alianza.

3.6 Credencial Regalo: Tarjeta por un valor especifico ($20.000, $35.000 y $50.000) para realizar
compras en los restaurantes Frisby a nivel nacional.
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4. CONDICIONES GENERALES:
4.1 Todos los medios de pago referidos en esta norma, deben llevar impresos los siguientes 8 puntos
según corresponda:
- Identificación, nombre de la redención (Regalo, descuento, bono, convenio).
- Registro del valor ($) o producto, para su canje en el restaurante.
- Nombre, Nit, arte y eslogan del cliente (empresa o institución), cuando este lo exige.
- Códigos de seguridad
- Vigencia
- Restricciones
- Ilustración gráfica definida por Mercadeo Frisby

4.2 Estos medios de pago no son negociables total ni parcialmente por efectivo. Deben ser redimidos
en su totalidad en una sola compra.

4.3 Una vez redimido cualquiera de estos medios de pago, debe ser inhabilitado, retenido y anexo al
informe de ventas del día, por el cajero. En el caso de bonos virtuales el sistema hace el bloqueo
después de la redención.

4.4 Los códigos de seguridad garantizan la identificación única de cada tarjeta y su inhabilitación
inmediata en el Pos una vez se redimen.

5. CONDICIONES ESPECIFICAS
• El director de cada área debe hacer la solicitud por correo electrónico al Director de control
interno informando:
- Tipo de negociación.
- Nombre y código de producto.
- Fecha de vigencia.
- Restaurante que entrega el producto.
- Precio.
- Cantidad de producto.
- Centro de costos.
- Restricciones en caso de existir.
- Nombre cliente y Nit, si el cliente es nuevo enviar los documentos de vinculación como cliente,
formulario de SARLAFT, después de hacer la consulta en bases de datos se procederá a la creación
del cliente y 3 (tres) días hábiles después se entregarán los bonos o códigos virtuales.

• Se deben elaborar en la presentación estándar ilustrada en este instructivo.

• Tiempo de entrega, 3 días hábiles después de presentar los documentos de vinculación como
cliente.
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• Para los casos en que se requiera un diseño especial el tiempo de entrega son 8 días hábiles.

• El sobrecosto por la impresión de la tarjeta con un diseño especial debe ser trasladado al
cliente y debe quedar protocolizado en el convenio.

• Para ventas en cantidades significativas que implican un descuento y un pago posterior a la

redención, deben ser aprobadas por la Gerencia Financiera tanto el descuento otorgado como
el plazo de pago. Se debe tramitar la solicitud de crédito.

• Para ventas en cantidades significativas (>= a $ 10.000.000) y que se constituyen como crédito
se debe suscribir convenio previo a la entrega de las tarjetas.

• Las cuantías obsequiadas por actividades comerciales y de mercadeo deben estar dentro del
presupuesto de gastos de estas 2 actividades.

• No se emitirán bonos para entregar a proveedores en agradecimiento por el acompañamiento

sin visto bueno de la Gerencia.

6. INSTRUCCIÓN:

Para los distintos medios de pago referidos en esta norma:

6.1 Solicitud:
La solicitud debe ser hecha a Control Interno, incluyendo los datos del numeral 5.
Las credenciales regalos deben ser solicitadas por correo a control interno informando la negociación
realizada.

6.2. Elaboración:
Debe ser coordinada por Control Interno asegurando:
- La solicitud llena los requisitos de información, autorizaciones y convenio con la aprobación del
área Financiera.
- Se cumplan oportunamente las tareas de diseño, aprobaciones de bocetos, autorizaciones de
descuentos y créditos, impresión y entrega al cliente.
- La oportunidad de las solicitudes, especialmente de paquetes con descuento o regalos
institucionales, a fin de evitar el movimiento físico en el restaurante sin el trámite administrativo (que
requiere tiempo en costos para efectos tributarios y en Sistemas para la creación de la opción de
registro en el pos).
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6.3 Tiempos: Una vez hecha la solicitud de elaboración, el tiempo de entrega es de 3 días
hábiles, salvo los casos en que la cantidad de tarjetas sea grande (> a 500 uds) o lleve un
diseño especial que implique la aprobación de boceto por el cliente y la impresión tipográfica en un
tercero.
- Los descuentos, no requieren impresión de tarjeta, una vez recibida la solicitud en Control Interno,
se crea la opción y se informa al restaurante que da el servicio los códigos de registro. Este proceso
puede tomar unos 3 días hábiles.

6.4 La entrega: Control Interno hace la entrega así:

- Se hace el envío de tarjetas al Directivo que los solicitó o al cliente si así lo requiere el Directivo.
- Para las tarjetas que representen un crédito, informa a Contabilidad y Tesorería de la entrega
realizada, para el registro contable y control de la cuenta por cobrar.

6.5 El Control de cartera: Lo hace Tesorería, responsable de canalizar la gestión de cobro con el
Directivo que hizo la negociación. Para los casos en que el cobro se hace conforme a la redención
de las tarjetas, Tesorería genera los soportes de la redención con el apoyo de Sistemas.

6.7 Registro: La Tarjeta tiene impreso si es Regalo, Descuento, Bono, Convenio, Cupón, opciones
que se encuentran ingresando por Redenciones en el POS, posteriormente se ingresan los códigos
suministrados o impresos en las tarjetas, se factura y se hace la entrega del producto que haya sido
informado.

6. ILUSTRACION DE LOS DIVERSOS TIPOS DE TARJETAS:

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7. FORMATO DE SOLICITUD DE BONOS

Las solicitudes de bonos se hacen por correo electrónico dirigido al Director de Control Interno, y
usando únicamente el formato definido para este fin, que encontraran a continuación y se enviara
como anexo, el cual debe estar firmado.

MODELO PARA SOLICITUD DE BONOS

FECHA EMPRESA/MARCA Frisby

Wingz
Franquicia
TIPO DE BONO

Papel Impreso Digital

Credencial 20,000 35,000 50,000

Fecha de vigencia Desde Hasta

MOTIVO

Venta Canje Vinculacion Apertura

Obsequio Donacion

Razon Social Nit

CANTIDAD

Cantidad UN SOLO CODIGO CODIGOS INDEPENDIENTES

Valor Unitario Producto

Codigo Producto
DESCRIPCION
Leyenda que debe tener el bono y o explicacion del porque se requiere

IMPUTACION

Area Centro de costos

Cuenta Contable

DATOS DEL SOLICITANTE APROBACION

Nombre

Firma