MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICÍA NACIONAL
DEPARTAMENTO DE POLICÍA VALLE
GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL

Los Libros Para el Servicio de Policía

REGLAMENTO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL DE SERVICIOS PARA LA POLICÍA
NACIONAL

 En este caso se debe informar por escrito al superior inmediato el motivo por el cual fue anulado dicho folio.
 Queda prohibido el uso de resaltadores, correctores o cualquier otro medio que pueda alterar la originalidad de los registros. En todos
los libros institucionales la tinta a utilizar será negra e insoluble.
 Tenga en cuenta que deben diligenciarse con claridad, en orden cronológico, sin dejar espacios en blanco entre renglones, en lo posible
sin enmendaduras.
 Está absolutamente prohibido arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliatura de los libros. Para lo cual y en caso de correcciones
en un folio, se escribe la palabra “ANULADO” trazando una línea con tinta negra de un extremo al otro.
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Los Libros Para el Servicio de Policía

 En caso de omitir la apertura del libro, se dejará el registro de la novedad en el Formato único de Inventario Documental.
 En caso de omitir el cierre de un libro al finalizar la vigencia, se deberá dejar constancia mediante anotación, donde se aclare que se
realizará el cierre del libro en el folio siguiente.
 Cuando se trate de errores ortográficos o de contexto en una anotación, se escribirá entre paréntesis la palabra (corrección) y seguido
de ella se escribirá nuevamente la palabra debidamente corregida.
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GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL

Apertura y cierre de libros

De conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 05454 del 29 de
Noviembre de 2019 “por la cual se actualiza el Programa de Gestión
Documental para la Policía Nacional”, la apertura y cierre de libros en la
Institución se realizará de la siguiente manera:

a) Modelo de Apertura:
Ciudad y fecha: Palmira – Valle del cauca, 01 de Enero de 2020.
UNIDAD: Departamento de Policía Valle
DEPENDENCIA: Estación de Policía Palmira

APERTURA: En la fecha y de conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 05454 del 29 de

Noviembre de 2019 “Por la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía
Nacional”, se apertura el presente libro que consta de (200) folios útiles, el cual será utilizado
como (Nombre del Libro Ejemplo: LIBRO DE POBLACIÓN).
_________________________________________________________________
Firma y Post firma Jefe o Comandante de unidad y/o dependencia
b) Modelo de Cierre:

Ciudad y fecha: Palmira – Valle del cauca, 31 de Diciembre de 2019

UNIDAD: Departamento de Policía Valle
DEPENDENCIA: Estación de Policía Palmira
CIERRE: En la fecha y de conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 05454 del 29 de
Noviembre de 2019 “Por la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía
Nacional”, se cierra el presente libro que consta de (200) folios útiles, el cual será utilizado
como (Nombre del Libro Ejemplo: LIBRO DE POBLACIÓN).
__________________________________________________________________
Firma y Post firma Jefe o Comandante de unidad y/o dependencia

Nota: La anotación de apertura y cierre debe ir centrado en la pagina.

Nota: el procedimiento de cierre para el día 31/12/2019 a las 00:00 horas, se
dejara una página en blanco para realizar el cierre y la pagina siguiente para la
apertura. Evitar realizar demasiados rayados para no afectar el cierre ese día.