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Gse 01 PDF
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01
Versión: 03
GUÍA PARA EL MANEJO DE
INDICADORES DE GESTIÓN Página 1 de 4
Revisó: Aprobó: Fecha de aprobación:
Director de Control Interno y Rector Julio 03 de 2008
Evaluación de Gestión Resolución No. 1149
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y pautas para la definición y seguimiento de los Indicadores del Sistema
de Gestión de la Calidad.
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
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4. METODOLOGÍA
Cada Líder con el personal que estime conveniente debe definir los Indicadores que permitan
evaluar los objetivos de su proceso, de acuerdo a las actividades que requieren seguimiento a través
de la medición de variables.
Adicionalmente, cada proceso debe definir y reportar en el Informe de Desempeño (FSE.10) los
resultados asociados a los indicadores de calidad, que se definen a continuación:
• Indicador de Oportunidad del servicio: Está asociado al tiempo de atención y/o prestación
del servicio ofrecido a un beneficiario. Se establece a través de la encuesta de satisfacción o los
registros propios del proceso.
• Indicador de Eficacia: Muestra el consolidado del cumplimiento de las metas de todos los
indicadores definidos por el proceso, incluidos los tres (3) indicadores de calidad anteriores
teniendo en cuenta la ponderación asignada.
• Nombre del Indicador: Establece la identidad del indicador, por lo tanto, debe hacerse en la
forma más sencilla posible y de acuerdo con la utilidad que le reporta al proceso, el nombre
debe permitir su fácil y rápida identificación.
• Meta: Criterio cuantitativo que permite establecer límites o niveles máximos de logro del
indicador. La meta expresa la concreción del objetivo.
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: GSE.01
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• Unidad: Hace referencia a la forma en la que se expresa el valor del indicador de acuerdo a las
variables que se relacionan.
• Sentido: Indica la tendencia que debe tomar el indicador con respecto a la meta definida,
puede ser maximizar, minimizar o mantener.
El Líder del proceso controla que se haga el registro de los indicadores en el formato FSE.10
Informe de Desempeño de los Procesos. El cálculo de dichos Indicadores se hace de acuerdo a la
frecuencia definida en la Hoja de Vida del Indicador (FSE.14) y el análisis se realiza comparando el
resultado con la meta fijada. Es necesario conservar registro de los datos de períodos evaluados
anteriormente en el Informe de Desempeño de los Procesos, con el fin de apreciar la tendencia del
indicador en el tiempo; sin embargo, las observaciones y acciones formuladas que se reportan en el
informe se hacen con respecto a los valores registrados en el período de seguimiento o la tendencia
evidenciada a la fecha de corte respectiva.
Las observaciones del informe hacen referencia al análisis hecho al resultado del indicador y para los
casos en los que no se alcanza a cumplir la meta establecida, en la casilla de acción formulada, se
señala la acción correctiva con la que se dará tratamiento al mismo. En todos los casos se dará
tratamiento de acción correctiva al indicador que no cumpla las metas, a menos que el resultado no
haya sido cumplido por causas externas no controladas por el proceso. Dentro de las
observaciones del informe se dejará consignado este análisis y se espera a una siguiente medición
para verificar si se incumple nuevamente la meta, se debe establecer la respectiva acción correctiva.
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: GSE.01
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El Líder del proceso reporta trimestralmente los indicadores de gestión a la Dirección de Control
Interno y Evaluación de Gestión en el formato FSE.10 Informe de Desempeño de los Procesos, en
donde se realiza la revisión del cumplimiento de metas y del análisis efectuado por el proceso, para
generar las observaciones a que haya lugar. Semestralmente, esta información se consolida para
presentarla en la Revisión por la Dirección.
En caso que la frecuencia definida en la Hoja de Vida del Indicador (FSE.14) sea mayor al periodo
de reporte del Informe de Desempeño, el proceso puede establecer metas parciales; sin embargo,
el incumplimiento de dichas metas no genera acción correctiva teniendo en cuenta que el valor que
se debe alcanzar es el fijado en la hoja de vida de acuerdo a la frecuencia.
El líder del Proceso Seguimiento Institucional solicitará trimestralmente la publicación del informe
de resultados de los indicadores de todos los procesos que conforman el Sistema de Gestión de la
Calidad de la Institución, a partir de los datos reportados en el Informe de Desempeño de los
Procesos FSE.10, en la Página Web de la Universidad en el Link del Sistema de Gestión de la
Calidad.
En la página Web se mantendrán actualizados los resultados de los dos últimos trimestres y su
publicación se efectuará a más tardar un mes después de la fecha de corte respectiva.
Los trimestres de referencia serán: Enero a Marzo, Abril a Junio, Julio a Septiembre, Octubre a
Diciembre.
5. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN
Julio 03 de
01 Creación del Documento
2008
Octubre 03 de Inclusión de las definiciones de Indicadores de Eficacia,
02
2008 Eficiencia y Efectividad, y Tipo de Indicador.
Marzo 11 de Actualización en la definición: Indicador de Eficacia
03
2009 Inclusión del Numeral 4.4 Publicación de resultados