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UNL. FCE. Cátedra Auditoría. Unidad VIII. Tema B .

Auditando el Ciclo Compras, Cuentas por

Pagar, Existencias y Costos.

Temas a desarrollar

1. Compras y cuentas por pagar

2. Bienes de cambio y costos.
3. Otras cuestiones de interés.
4. Requerimiento de información típico.
5. Programa de trabajo.

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Compras y Cuentas a Pagar

1.- Comprensión del negocio

 Gestión de compras: el objetivo es la adquisición de materiales, suministros y

servicios para el funcionamiento del ente => contablemente:
- Registro de un activo (bs o servicios productivos) o gasto.
- Contabilización de la deuda con el proveedor.

 Auditor debe conocer (y entender) cómo están organizadas las funciones de compras
y quienes son los responsables de:
- Establecer cantidades de los pedidos.
- Aprobar solicitudes de compras.
- Seleccionar proveedores y obtener sus presupuestos.
- Negociar y aprobar precios y plazos con proveedores.
- Obligar legalmente al ente al contratar los pedidos.
- La incidencia de las compras sobre el total de las ventas.
- El poder de los proveedores, sus precios y confiabilidad de cumplimiento.
- La estacionalidad que puede tener el negocio.
- La posible relación entre proveedores y miembros de la empresa..
- La relación entre compras y el resto de los sectores involucrados (ej. Calidad)

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2.- Transacción típica

 Solicitud de compra (SC)

Del sector interesado.
Emisión de SC.

 Orden de compra (OC)

Maestro de artículos y proveedores.
Emisión de OC.

 Recepción de bienes (IR)

Recontar y examinar bienes recibidos.
Emitir el informe de recepción (IR)

 Cuentas por Cobrar.

Controlar en forma independiente: SC + OC + IR + Factura (FC).
Hacer el registro contable.
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3.- Factores de riesgo.

• 3.1.- Factores de riesgo Inherente:

– Deuda significativa con un proveedor importante.

– Transacciones significativas entre empresas vinculadas.

– Concentración de proveedores

– Compromisos de compras con precios y cantidades fijas con

volumenes de ventas y precios de ventas inestables.

“La clave es encontrar para cada riesgo un procedimiento de auditoría

que lo mitigue.”

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3.- Factores de riesgo.

• 3.2.- Factores de riesgo de control:

– Existen montos de compras superiores a los presupuestados.

– Hay pagos duplicados a proveedores.

– Compras a proveedores inexistentes.

– Compras omitidas de registrar.

– No se realizan conciliaciones periódicas de saldos con proveedores.

– El control del corte de documentación no es adecuado.

“La clave es encontrar para cada riesgo un procedimiento de auditoría

que lo mitigue.”

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4.- Procedimientos de auditoría.

• 4.1.- Pruebas de controles

– Observar el proceso de aprobación de SC y OC.

– Observar controles de correlación entre SC, OC e IR.

– Observar actuación del empleado de recepción.

– Partir del subdiario de compras y verificar la FC con IR, OC, SC en cuento a

autorizaciones, precios y fechas de registro.

– Partir del SC y cotejarlas con OC, IR y FC y sus respectivos registros

contables.

– Observar el proceso de reconciliaciones de saldos de proveedores y sus

acciones posteriores.

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4.- Procedimientos de auditoría.

• 4.2.- Pruebas sustantivas

– Realizar todo el proceso (selección, cantidad, preparación para la firma, envío,

segundo despacho, recepción, entre otros) de confirmaciones de cuentas a
pagar (preferentemente con la modalidad “a ciego”).

– Examinar pagos posteriores y su documentación seleccionados de registros

contables y de fuentes independientes.

– Examinar legajos de compras abiertos (en proceso) con IR y FC (pendietes de

recepción).

– Examen de la exposición de los saldos a pagar, su clasificación en corriente y

no corriente y las revelaciones relacionadas.

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Bienes de Cambio y Costos

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1.- Comprensión del negocio

 Los bienes si cumplen su objetivo se venden y se transforman en costo de ventas =>

se comparan con los ingresos por ventas para determinar el resultado operativo del
ente.

 Auditor debe entender:

- Las características de los productos (costos, tecnologías, estacionalidad, riesgos).

- Los detalles del proceso productivo (subcontratación, control de calidad).

- Formas de almacenamiento y distribución (tiempos, exposición).

- Entorno económico, tendencia sector, niveles de competencia.

- Existencias de contratos de provisión de plazos o niveles importantes.

- Sistemas de costeo y mecanismos de registración contable.

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2.- Transacción típica

 Ingreso a depósito de: materias primas (MP) / materiales por compras

Importancia del control de calidad => vinculación con la aprobación factura.
Almacenes cerrados y con accesos restringidos.

 Transferencias de MP a centros productivos.

Vales de entrada y de salida => responden a Ordenes de producción.
Atención inventarios en líneas de producción.

 Proceso de producción y empaque

Formulas de producción con % merma normal y análisis desvíos.

 Transferencia de productos elaborados al depósito de Productos Terminados (PT)

Condiciones de almacenamiento.
Productos disponibles para integrarse al circuito ventas.

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3.- Factores de riesgo.

• 3.1.- Factores de riesgo Inherente:

– Variación significativa en los márgenes brutos.

– Cambios bruscos en los niveles de demanda o de producción.

– Introducción de productos con mejores prestaciones.

– Proceso productivo complejo con varias etapas de costeos.

“La clave es encontrar para cada riesgo un procedimiento de auditoría

que lo mitigue.”

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3.- Factores de riesgo.

• 3.2.- Factores de riesgo de control:

– La seguridad física de las existencias no es correcta.

– Los inventarios no son confiables.

– Hay un nuevo sistema de costeo.

– No se realizan conciliaciones entre recuentos físicos y mayor general.

“La clave es encontrar para cada riesgo un procedimiento de auditoría

que lo mitigue.”

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4.- Procedimientos de auditoría.

• 4.1.- Pruebas de controles

– Observación de las condiciones ambientales y de seguridad.

– Indagación sobre métodos y frecuencia de los recuentos (rotativos) de

existencias.

– Examen de seguimiento de diferencias halladas en los recuentos (y

autorización de las resoluciones).

– Exámen de la secuencia numérica de la documentáción del ciclo.

– Pruebas de determinación de los costos unitarios y de las respectivas

transferecias a PT y depósito.

– Examen selectivo de autorizaciones y registro apropiado de bienes obsoletos,

deteriorados, devueltos por clientes y, en su caso, reprocesados.
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5.- Inventarios como actividad Control Interno

ANTES DEL INVENTARIO.

Existencia de instrucciones escritas al menos sobre:

- Objetivos
- Fecha, hora y lugar de realización
- Tipo de bienes a recontar
- Personas intervinientes y sus responsabilidades
- Medicas preparatorias y encargados de ejecutarlas.
- Método de recuento (manual, lectoras, pesaje, otros)
- Equipos de apoyo necesarios (balanzas, elevadores, otros)
- Formularios a completar durante el recuento, como hacerlo y destino final.
- Cantidad de recuentos, medidas en caso de discrepancias
- Arreglos para minimizar y controlar el movimiento de existencias.
- Control de las planillas de inventarios que se generen, se utilicen y se anulen
- Coordinación con auditores que participen del recuento
- Controles finales antes de dar por concluido el recuento.

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5.- Inventarios como actividad de Control Interno.

DURANTE EL INVENTARIO.

- Ni la direccion ni la realización deberían estar a cargo de los responsables de

depósito o de registros.
- No debería haber movimientos de bienes ni actividades productivas.
- Deberian recontarse dos veces cada bien incluyendo los que están en propiedad
de terceros.
- La mercadería debe estar bien estibada e identificada, marcandose la que es
propiedad de terceros.
- Asegurarse que ningún bien no haya sido inventariado (tarjetas de recuento,
etc)
- Generar una planilla con los códigos de los productos inventariados y revisar si
quedan al final del recuento codigos sin recontar.
- Identificar claramente los datos de corte de documentación (Recepción, control
de calidad, Vale de consumo, orden de trabajo, remito a expedición, remito de
ventas)
- Cuidar que no se adulteren a posteriori la documentación del recuento.
- Supervisar el cumplimiento de las pautas convenidas.

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5.- Inventarios como actividad Control Interno.

DESPUES DEL INVENTARIO

- Compilación de los datos de la toma de inventario con revisión por un tercero.
- Verificar que los registros contables incluyen los movimientos considerando los
mismos comprobantes que fueron tenidos en cuenta para el corte.
- Comparar los registros contables con las existencias.
- Investigar las diferencias, proponer los ajustes contables que correspondan.
- Aprobación de los ajustes por la gerencia administrativa o superior.
- No debería haber movimientos de bienes ni actividades productivas.
- Deberian recontarse dos veces cada bien incluyendo los que están en propiedad
de terceros.
- La mercadería debe estar bien estibada e identificada, marcandose la que es
propiedad de terceros.
- Asegurarse que ningún bien no haya sido inventariado
- Generar una planilla con los codigos de los productos inventariados y revisar si
quedan al final del recuento codigos sin recontar.
- Identificar claramente los datos de corte de documentación
- Cuidar que no se adulteren a posteriori la documentación del recuento.
- Supervisar el cumplimiento de las pautas convenidas.
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6.- Inventario como procedimiento de auditoría.

Con anterioridad a la fecha de recuento:

- Leer las instrucciones emitidas por la empresa y, en su caso, hacer
observaciones.
- Determinar el tamaño de la muestra y método de selección.
- Preparar, en su caso, solicitudes de confirmación para BC en poder de terceros.

En la fecha de recuento:
- Practicar el corte de documentación
- Presenciar el recuento y observar el estado de los bienes
- Realizar pruebas selectivas de recuento físico

Con posterioridad a la fecha de recuento:

- Controlar la adecuada compilación
- Controlar recuentos propios con planilla compilada.
- Cotejar el corte de documentación

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Cuestiones de interés

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Otras cuestiones de interés.

 Complejidad de la valuación en contextos de producción industrial y con componentes

de moneda extranjera.

 Posibilidades de manipulación de resultados vía criterios de valuación o producción en

proceso con impacto sobre el trabajo del auditor.

 Ciclo debe estar articulado con Ventas-Producción-Compras para sostener niveles de

stocks deseables.

 Importancia de conocer a nuestros proveedores por impacto Ley de lavado.

 ¿ Quién toma la decisión de comprar ? Ventajas y desventajas.

 Buenas prácticas de tomas de inventarios como actividad de control interno.

 Habilitaciones. Es clave entender las implicancias y los riesgos para la empresa y para
el auditor.

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Requerimiento de información

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7.- Requerimiento de información típico del

rubro (auditoría recurrente)

 Informe de venta por producto y precio de venta / Costos al 31.12.14.

 Listado de las órdenes de pago emitidas durante desde el 01.10.2014 hasta el 31.12.2014 (en
formato electrónico).

 Les solicitaremos el listado de órdenes de pagos desde el 01.01.2015 a la fecha de la solicitud.

 Subdiarios de IVA Compras y Ventas de los meses de Octubre a Diciembre 2014 (en formato
electrónico).
Bienes de cambio
 Auxiliar de bienes de cambio indicando las cantidades y el costo unitario de materia prima e
insumos, mercadería en tránsito, productos terminados y productos en proceso ( formato
electrónico).
 Listas de precios de venta vigentes al 31.12.2014
 Detalle de la mercadería en tránsito.
 Detalle/auxiliar de la cuenta de Remitos pendientes de facturar, luego se seleccionara una
muestra.
 Se solicitara documentación respaldatoria en base a una muestra de bienes de cambio
seleccionada al 30.09.2014 para verificar el VNR y valuación al 31.12.2014.
Cuentas por pagar
 Composición de la cuenta corriente de los proveedores locales y del exterior al 31.12.14,
conciliado con el mayor y/o composición (formato electrónico).
 Listado de Proveedores Productivos.
 Listado de la cuenta corriente de los proveedores intercompany al 31.12.14, conciliado con el
mayor y/o composición (Impreso y en formato electrónico).
 Maestro de proveedores (en formato electrónico).
 Auxiliar contable de las Provisiones constituidas por la compañía (en formato electrónico) al cierre
del período.
Resultados
 Detalle de las cantidades e importes vendidos por línea de producto durante el periodo bajo
análisis.
 Posteriormente, seleccionaremos determinadas cuentas y efectuaremos un voucheo de gastos
sobre las mismas. Para dicho procedimiento solicitaremos los mayores de las cuentas, y luego de
seleccionar una muestra, la documentación correspondiente.
 Listado con las compras producidas efectuadas en el período bajo análisis.

Programa de trabajo

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8.- Programas de trabajo. Ejemplo

PROGRAMA DE TRABAJO
Empresa: SABALERO SA
Rubro: COMPRAS E INVENTARIOS
Trabajo realizado por Tiempos (horas)
PROCEDIMIENTOS PT Referencia
Previsto Previsto

IMPORTANTE !!! : VINCULAR CON RDEM VALORADOS

1 Sobre la base del listado de insumos y productos terminados al cierre del ejercicio:
a) Compare el monto total con el saldo de insumos y PT del mayor general de bienes de cambio J1 0.5
b) Verifique composición de artículos en nombres y cantidades con el mayor auxiliar J1 2
c) Identifique productos registrados como en mal estado o con vencimiento J1 2
d) Consulte al personal que mantiene registro inventarios sobre situaciones inusuales J1 1.0
e) Compare la evolución mensual de saldos a nivel de productos J1 2

2 Obtener evidencia del cumplimiento de los controles de:

a) Sistema inventario permanente de PRISM IT/J2 4
b) Prueba global de administración: SI+Prod-V=SF J2 8
c) Reportes de PRISM sobre producción a standard y real J2 4
d) Planificación de compras en base a planificación producción J2 4
e) PRISM no permite generar factura si no se dá de baja inventario IT/J2 4
Tests: seis cierre mensuales

3 Participación en el recuento físico de insumos y productos terminados

a) Definir la muestra a recontar. Incluya los que Castagno tiene como desfasados J2/J1 4
b) Resuma los resultados e investigue diferencias mediante indagaciones J2 16
c) Identifique físicamente los productos no disponibles reales con soporte personal cia J2 4
d) Identifique los PT con destino exportación y consulte si existen problemas J2 1
e) Asegure el recuento de todos los depósitos y asegure corte por disponible en planta J2 1
f) Compare con la info del sistema y consulte diferencias, luego proponga ajustes J2 4
Tests:

4 Cierre. Releve y documentos datos del corte J1 1

5 Provisiones
a) Analizar provisión por productos e insumos no disponibles J2 3
b) Identificar tratamiento de productos de corto vencimiento o con destino específico con problemas S 2
c) Evalúe impacto de la categorización de los preparadores de pedidos J2 4
d) Confirmar si dueños de Todo Express fueron empleados anteriores + contingencia laboral J2 4
e) Evaluar impacto de concentración de clientes y traslado de responsabilidad empresaria S 2

6 Validación de la variación activada

a) Rediscusión con Castagno sobre razonabilidad del método S 3
b) Identificación de conceptos (variación precio, rendimientos, etc) J2 2
c) Precisar el nivel de rotación del inventario y cruzar contra los seis meses de amortización J2 2
d) Identificar posibles ajustes a la activación (rotación y/o variación rendimiento, etc) S 2
e) Realice pruebas de razonabilidad de los costos de reposición S 2

7 Factibilidad producir ventas 2009

a) Correr plan de producción con ventas previstas para 2009 J2 4
b) Detectar cuellos de botella y necesidades de inversión J2 2
c) Concluir sobre indicios de manipulación de info por financiamiento S 2

8 Validación de la imputación de salarios de producción al costo de productos

a) Indagar con Medero el listado de personal por centro de producción directo o indirecto J2 2
b) Linkear con listado de nómina que RRHH pasa a la empresa que liquida J1 2
Tests: sobre 12 meses para el caso que se encuentren diferencias

11 Diagnósito e impactos posibles de problemas de habilitación del depósito

a) Discusión de nuestro experto con el encargado de depósito y de habilitaciones Cia EX 3
b) Consulta externa para análsisi de escenarios posibles EX 4
c) Plan de contingencia para peor escenario. Discutir con la gerencia como crítico EX/S 4
d) Analizar impacto por parada de planta y de entregas EX/S 2

12 Análisis del impacto de la cobertura de seguros

a) Identificar riesgos que afecten la operatividad del negocio J2 6
b) Probabilidad de ocurrencia + análisis de montos cubiertos J2 3
c) Plan de contingencia para peor escenario. Discutir con gerencia S 2

Totales 100
25

9.- Otros procedimientos sustantivos (finales).

- Con el inventario detallado y valorizado cotejar selectivamente las mediciones de

las partidas conforme sistema de costeo.

- Para las muestras seleccionadas examinar que no superen el valor recuperable.

- Examinar las previsiones por obsolescencia, deterioro, desvalorización, etc.

- Revisar la razonabilidad de las aplicaciones de gastos indirectos al costo de

bienes.

- Examinar el registro de ajuste de inventario.

- Examinar la exposición del rubro, las notas y anexos.

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Discusiones - Preguntas

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Julio 11, 2005

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