CONSULTORIOS ODONTOLOGICOS Y LABORATORIO GLODENTS

INFORME SITUACION FINANCIERA

Villavicencio Julio 01 de 2019

Señores
Consultorio Odontológico y Laboratorio Glodents
Ciudad

Informe Situación Financiera

Enero 1 a Junio 30 de 2019

Glodents, empresa familiar dedicada a la prestación de servicios de salud odontológica y

rehabilitación oral, con domicilio principal en la ciudad de Villavicencio, constituida con
matricula mercantil del 31 de Julio de 2009 con un capital social de Un millón de pesos
colombianos (1.000.000 ), en cabeza de la señora Gloria Tabares Cañón, identificada con
C.C. 38.143.797 , como Gerente General, constituida como régimen simplificado e
identificada con Nit 38.143.797-3, y de su esposo el Sr Yosi Romero quien lidera el área
técnica y mecánica dental, y que desde el mes de febrero cuenta además con los
servicios de tiempo completo de un odontólogo y de medio tiempo de un auxiliar de
odontología, además desde hace varios años, con especialistas contratados para realizar
un trabajo puntual de acuerdo a su especialidad ya sea de endodoncias, ortodoncia,
cirugías e implantología, todos y cada uno de ellos son pilar importante para poder realizar
trabajos de rehabilitación y culminar con éxito el desarrollo total del tratamiento ofrecido
a cada uno de los pacientes.

Una vez realizado el levantamiento, ordenamiento, digitación y archivo de cada uno de los
soportes contables encontrados y analizados, estos son el punto de partida y soporte para
el siguiente informe a cierre de 30 de Junio del presente año fiscal.

Ventas Totales: Las ventas totales son de $ 123.397.000 millones de pesos, a diferencia
de los meses anteriores, el mes de junio, continuó con su comportamiento, y es hasta el
momento el de mayor ventas, el valor neto ingresado es de $ 106.122.000, lo que nos
arroja una cartera de $ 17.275.000, que representa casi un 90% del total, lo cual es un
muy buen nivel de recaudo, ya que el crédito otorgado es solo durante el tiempo que dura
el tratamiento o rehabilitación oral, el cual es de 1 día hasta máximo 3 semanas en
promedio La siguiente tabla resume el Total de ventas mes a mes, el valor ingresado y las
cuentas por cobrar. El promedio de ventas mes es de $ 20.579.500
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Costos Variables: Esta representado por el valor cancelado a los especialistas los cuales
cobran un porcentaje por su labor, que del valor mostrado en la tabla representa el 68,
56,50, 68 y 77% correspondiente a los meses de enero a junio, el costo de las materias
primas e insumos, corresponde a la diferencia del valor que se encuentra en el renglón
Especialistas, materias primas e insumos que representan un rubro importante
dentro de la actividad económica del mismo, ya que oscila entre y por los servicios de
agua y luz y telefonía, este ultimo herramienta importante dentro del proceso de
consecución y agendamiento de clientes. En la siguiente tabla se observa los costos
variables y fijos durante los seis meses evaluados.

Cosos Fijos: Arrendamiento. Ubicado en un muy buen sector, acreditado por el tiempo
que llevan allí realizando y desempeñando su actividad ya desde hace 14 años, GodWill, lo
que les ha permitido crecer, estar en 2 locales, tener 4 unidades odontológicas y brindar
servicio y ser competitivos frente al entorno que les rodea, a nivel de precios.

Gastos Administrativos: Este es el rubro mas grande debido a que la Dra. Gloria ni el
Sr. Yosi, cuentan con un salario, sino que por el contrario comenten un error que es muy
común en las empresas de familia, y es el de no asignarse sueldo, y gastar más de lo que
puede soportar Glodents, generando de esta forma perdida en su capital de trabajo ya
que a veces no se cuenta con la liquidez inmediata y oportuna para compra de insumos y
materias primas, y pago a especialistas.
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Los demás gastos son apenas un porcentaje no muy relevante dentro de todo el contexto,
como se puede observar en la tabla siguiente.

Conclusiones

La base de datos de enero a junio, está representada por 224 clientes, en promedio
mensualmente se están realizando un numero promedio de 40 trabajos de odontología.
Hay un nivel de repetición por cliente, no hay una constante que se pueda tomar como
base, por ejemplo, dos de los pacientes que vinieron en el mes de enero volvieron a
realizarse un trabajo de odontología, mientras que en el mes de febrero 13 clientes de los
43 que se atendieron, regresaron, y así sucesivamente como se ve reflejado en el
siguiente cuadro. Esto se debe aprovechar al máximo y solicitarle a cada uno de ellos,
referidos y generar más ventas mes a mes. Esta labor la pueden realizar directamente el
odontólogo que atendió al paciente, ya que una vez terminado el tratamiento se ha
generado una relación de amistad y gratitud de tal forma que es más fácil obtener los
referidos de alguien al que se le ha brindado una rehabilitación oral oportuna.

Como sugerencia, es imperioso que se tanto el sr Yosi como la Dra. Gloria designen un
sueldo fijo que pueda ser por debajo de los niveles a los que están acostumbrados para
poder empezar a dejar un rubro de provisión mes a mes importante que les permita a final
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de año contar con un monto considerable para algún tipo de pago o simplemente empezar
a generar capital.

Planeación, orden y cumplimiento con cada uno de los trabajos odontológicos que realizan
a cada uno de los pacientes que ingresan ya que todos deben ser tratados con
responsabilidad, compromiso y puntualidad. Como sugerencia, usar el tablero que se
encuentra en el área de mecánica dental, para escribir allí, el paso a seguir en el
tratamiento, rotular, demarcar y usar las herramientas necesarias para brindar siempre un
servicio óptimo.
No dejar esperando un paciente, citarlo a una hora y cumplir con el itinerario establecido,
son algunos de los puntos que deben ser prioridad, y de ser posible, que ustedes, quienes
representan la dirección general, empezaran a trabajar más temprano, se podrían citar
más pacientes, y por supuesto, atender al que llega por cualquier inquietud, de forma
oportuna, ya que al ver que no hay quien los atienda rápidamente, y solo hay un
odontólogo quien esta ocupado con paciente, resuelven irse a buscar solución en otro
establecimiento.

Realizar las compras de insumos y materias primas 1 vez a la semana, verificando que
hace falta, y mantener un stock mínimo considerable para no generar estar llamando
todos los días a los proveedores buscando cuál de ellos les ofrece el menor valor para
poder realizar la compra.
No retirar todo el dinero de la caja menor, ya que a veces se presentan imprevistos y se
necesita realizar la compra de algún insumo de forma inmediata para atender un paciente
y ser más eficientes.

Realizar la consignación cada tarde a la cuenta del Banco, no solo para que refleje
movimientos financieros, sino que se utilice de tal forma donde que no se retire de allí,
sino para las compras de insumos 1 vez a la semana, pagos a proveedores 1 o 2 veces a
la semana, pagos a especialistas una vez realizado el procedimiento por parte de este, y
pago de prestación de servicios a los colaboradores y por supuesto pago de sueldos a la
Dra. Gloria y al sr Yosi. Realizando este último cambio, la persona encargada de la
contabilidad no tendrá que recibir ni archivar soportes que no tengan que ver con otro
pago diferente a lo que requiere Glodents y el desarrollo de la actividad económica del
mismo establecimiento.

Como sugerencia, es importante contratar el servicio de aseo a una persona externa, que
pueda venir 1 hora antes de empezar a laborar y una hora antes de cerrar, de tal forma
que esta labor no lo realicen ni el auxiliar de odontología ni la persona de contabilidad, ya
que se dedica tiempo a otras actividades reduciendo el tiempo a las verdaderas funciones
y tareas asignadas dentro de su labor dentro del consultorio.
Paralelo a esta sugerencia, también está la de abrir más temprano ya que hay personas
que por su trabajo no pueden venir en el horario de 8 a 6:30 pm, y de cerrar más tarde,
excepto los días viernes, sugiero el horario de 6:30 am a 7 pm. De esta forma, la persona
que vendría a realizar el aseo puede entrar a las 6 am, para que el primer paciente
encuentre todo ya listo para ser atendido. Esto implica tener una persona que colabore en
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el área de mecánica dental, de esta forma, los trabajos odontológicos pueden demorar
menos tiempo, se brinda un servicio más eficiente y dura menos tiempo el ciclo operativo.

Nuevamente, aprovecho la oportunidad para solicitar los extractos para poder terminar
con todo el levantamiento y archivo de la información para dar cierre al tema por el que
fui contratada y es el de dar un informe lo más real posible basado en soportes físicos
encontrados de la situación financiera del consultorio odontológico.

Finalizo este informe, no sin antes, darle las gracias por la oportunidad de realizar este
trabajo y poder entregar el estado o situación financiera de Glodents.

Atentamente,

Kol Tov

Miryam Ferreira Thomas

Tecnóloga en Gestión Financiera y de Tesorería