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Proyectos
Por Dale Phillips, MBA, PMP
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principios (Figura 1), que si se siguen proyecto pueden desarrollar un enfoque coherente
consistentemente, pueden mejorar mucho la toma y disciplinado para evaluar mejor la complejidad y
de decisiones en el contexto de la dirección de la magnitud de las decisiones.
proyectos. Muy a menudo hay decisiones que
parecen bien insignificantes en la superficie, pero
en última instancia tienen efectos negativos en los
entregables porque no se pensó realmente en su
impacto. Documentar el impacto sirve como un
punto crucial de control y equilibrio en el proceso,
para contrarrestar los engaños intuitivos. Si los
resultados escritos revelan que la decisión tiene
una consecuencia menor, entonces tal vez no se
necesite un análisis mayor. Al mantener un
enfoque consistente donde se escriben los
impactos de las decisiones evaluadas, los directores
de proyecto pueden establecer un ambiente que
sea más propicio para tomar decisiones.
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que le permiten a las personas integrar mejor la interpretar, y aplicar la información. Los directores
información relacionada a los intangibles en un de proyecto se deberían enfocar en el proceso
proceso general de toma de decisiones. colectivo y no en el hecho, o en el resultado, de
Considere el proceso de análisis cualitativo tomar una decisión (Zeleny, 1982). La
de riesgos donde una herramienta común que se cuantificación y el modelado es solo una faceta en
usa para analizar los riesgos es la matriz de el proceso general.
probabilidad y impacto, como se indica en La En el ejemplo anterior que usa la matriz
Guía de los Fundamentos de la Dirección de de probabilidad e impacto, un director de
Proyectos (Guía PMBOK®) (Project Management proyecto con experiencia, entiende las influencias
Institute, 2008). Los intangibles se refieren a los potenciales de la parcialidad subjetiva cuando se
riesgos que se deberían priorizar para un análisis evalúan los riesgos con los interesados antes de
mayor. La base para desarrollar esta matriz es desarrollar la matriz.
cuantificar la probabilidad y el impacto de los Al tener en cuenta y corregir estos sesgos,
riesgos. Al cuantificar y modelar los datos, los aumenta mucho más el uso exitoso de la matriz de
directores de proyecto pueden crear una estructura probabilidad e impacto. Los intangibles (riesgo,
para continuar evaluando la probabilidad de probabilidad e impacto) ahora están estructurados
ocurrencia y el impacto asociado. (priorizados) y se mitiga la incertidumbre (el sesgo
Independientemente de la objetividad (calidad) de subjetivo). Si no se piensa de un modo holístico (o
los datos, los directores de proyecto interpretan integral) sobre la calidad de los datos, su fuente, su
estos datos basados en sus propias perspectivas que interpretación subjetiva antes de desarrollar la
son subjetivas (Saaty, 2008). Por lo tanto, el uso matriz, llevará a un modelo con imperfecciones
de la matriz para evaluar la importancia de un que puede malinterpretar los intangibles.
riesgo y su prioridad de atención de última Pensar holísticamente tiene una aplicación
depende de una interpretación subjetiva de un más amplia que solo la estructuración de
director de proyecto, de si él lo califica como un intangibles. Es una mentalidad que se debe aplicar
riesgo bajo, medio o alto. La realidad es que nunca continuamente al proceso general de toma de
se elimina completamente la incertidumbre. decisiones. La aplicación coherente, y elemental
exige un esfuerzo disciplinado y proactivo.
3. Pensar holísticamente
Otra suposición errónea es pensar que se logra la 4. Valorar el expertise
transparencia objetiva simplemente al asignarle Como dije antes, la experiencia y el expertise son
valores matemáticos a atributos intangibles. actores importantes para tomar decisiones
Superficialmente, un individuo podría concluir exitosamente. Si bien la cuantificación y el
que usar la matriz de probabilidad e impacto para modelado pueden ayudar a los directores de
priorizar los riesgos es muy elemental—es decir, la proyectos a arreglar los datos de forma óptima
probabilidad de ‘X’ produce un impacto ‘Y’. Esto para que apoyen el análisis, no hay nada que
es la mentalidad formalizada de “enchufar y sustituya al expertise humano.
ejecutar” donde muy a menudo se tuerce la Solo los seres humanos pueden brindar el
decisión final. conocimiento y la experiencia de qué se debe
Ciertamente dichas herramientas pueden buscar para tomar una decisión (Dawes, 1979).
ayudar al director del proyecto a medir y a evaluar Considere la complejidad que está involucrada en
sus opciones así como a obtener una estructura decidir el próximo movimiento en un partido de
que le permita entender los atributos intangibles ajedrez. Cada jugador tiene el mismo número de
de una decisión. Sin embargo, la salida final es el movimientos posibles. La habilidad del jugador de
resultado de un proceso más exhaustivo que visualizar el tablero de modo que permita los
consiste en recopilar, analizar, medir, aprender, movimientos más apropiados, distingue al gran
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maestro del experto, y al experto del principiante decisiones. Sin embargo, use la debida cautela y
(deGroot, 1965; Simon y Chase, 1973). circunspección. Ciertamente se aplica el dicho “si
entra basura, sale basura”.
5. Aplicar iterativamente Piense de un modo integral sobre la
Del mismo modo que es fundamental la fuente, la calidad, y la interpretación de los datos.
elaboración progresiva en la dirección de Este enfoque puede ayudarles a los directores de
proyectos, también es progresiva la toma de proyecto a generar un modelo más eficaz. Cuanto
decisiones. No hay un orden prescrito para usar más exacto sea el modelo, mayor será su
los conceptos vistos en este artículo. La toma de efectividad para ayudar a los directores de proyecto
decisiones es un proceso iterativo que un a tomar las decisiones sobre el tema en cuestión.
individuo debe personalizar a su contexto. Este Busque expertise. El expertise es
contexto se va a formar según el grado de impacto, invalorable para ayudarles a los directores de
la disponibilidad de los recursos (expertos), y las proyecto a definir los parámetros correctos para
restricciones de tiempo para resolver. tomar la decisión. A menudo, el expertise es el
componente ilusorio que se necesita para
Conclusión desarrollar y mantener un enfoque priorizado.
Dependiendo del proyecto, alguno de los pasos Para facilitar realmente la toma de decisiones
antes descritos podría no ser necesario. Sin efectivas, se requiere aplicar apropiadamente los
embargo, siempre es preciso documentar el principios discutidos, los cuáles de última sólo se
impacto. Recuerde que documentar el impacto es pueden lograr tomando un enfoque proactivo y
un punto de control y balance en el proceso de la disciplinado. Al pensar integralmente y al ejecutar
toma de decisiones. Si Ud. no escribe un impacto iterativamente, los directores de proyecto pueden
potencial de una decisión, entonces está tomar decisiones consistentes y efectivas que es lo
ponderando su propia intuición y memoria de que hoy esperan los clientes.
modo inapropiado como la clave determina si se
hace un análisis mayor. Escribir el impacto lo Bibliografía
fuerza a pensar críticamente e iterativamente. A Dawes, R. (1979). The robust beauty of improper
medida que el análisis avanza, se vuelven a revisar linear models in decision making. American
los impactos documentados, y se pueden descubrir Psychologist, 34(7), 571 – 582.
nuevos impactos que no habían surgido en la deGroot, A. D. (1965). Het denken van den
evaluación inicial. schaker [Thought and choice in chess]. The Hague,
Países Bajos: Mouton.
Figurera, J., Greco, S., y Ehrgott, M. (Eds.).
“
Documentar los impactos que se (2005). Multiple criteria decision analysis, state of
identificaron en las primeras etapas the art surveys. Nueva York: Springer.
de la evaluación, reduce mucho las Project Management Institute [PMI]. (2008). A
chances de que se olviden los guide to the project management body of knowledge
impactos iniciales al avanzar en el [PMBOK© Guide] (4th ed.). Newtown Square, PA:
proceso de evaluación.
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Sobre el autor University (High Point, North Carolina, USA).
Dale Phillips is a senior project manager for He is a certified Project Management Professional
Hanesbrands Inc. (Winston-Salem, North (PMP) and also maintains a general contractor’s
Carolina, USA), a global provider of apparel license in the state of North Carolina.
essentials. He is assigned to a project management
Artículo traducido del original en inglés titulado “Improving
office (PMO) dedicated to the implementation of Decision Making as a Project Manager” en la Biblioteca Virtual del
organizational strategy. Mr. Phillips holds a PMI (PMI Virtual Library) de www.PMI.org
Bachelor of Science degree in computer
Si tiene alguna sugerencia de mejora de esta traducción al español
information systems and a Master of Business
puede enviarla a LASpanishNews@pmi.org
Administration degree, both from High Point
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