RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Código : PRT.

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Versión : 11
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO
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Revisó: Jefe División de Mantenimiento Tecnológico Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007
Profesional División de Mantenimiento Tecnológico Resolución Nº 1860

OBJETIVO ALCANCE

Establecer las actividades necesarias para realizar el mantenimiento Aplica desde la elaboración de la solicitud del servicio por parte de las
correctivo de equipos y máquinas de acuerdo a las solicitudes realizadas UAA, hasta el cumplimiento dado por los técnicos a la solicitud una vez
por las Unidades Académico y/o Administrativas de la Universidad realizado el trabajo.
Industrial de Santander.

NORMATIVIDAD

Acuerdo N° 034 de 2015 (Estatuto de Contratación)

Acuerdo N° 050 de 2015 (Reglamentación del Estatuto de Contratación)
Manual Normativo y Procedimental para la administración y control de los Bienes muebles de la UIS

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Mantenimiento: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas empleadas con el fin de asegurar la disponibilidad y funcionalidad de los equipos y
máquinas en servicio durante el mayor tiempo posible, dentro del mayor grado de confiabilidad y el máximo nivel de productividad.
 Mantenimiento correctivo: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas orientadas hacia la restitución de las características de funcionamiento
y operación de un equipo o máquina después de ocurrida la falla.
 SIMAT: Sistema de Información de Mantenimiento Tecnológico desarrollado para optimizar el servicio de mantenimiento correctivo, a través del
manejo ágil, oportuno y veraz de la información.
 Reasignación: Acciones realizadas en el SIMAT para volver a asignar una tarea a un técnico, basados en la modalidad en la cual este se desempeñe
y el servicio que se requiera.
 UAA: Unidad Académico Administrativa.
 DMT: División de Mantenimiento Tecnológico.
 DPF: División de Planta Física.
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CONSIDERACIONES

 Para la compra de repuestos que se deban comprar por medio del fondo especial, las Unidades trasladan el dinero correspondiente al valor de repuesto a la
DMT o realizan la compra directamente.
 La contratación externa de un servicio de mantenimiento es realizada por la División de Mantenimiento Tecnológico a través de una orden de prestación de
servicios.
 Para el adecuado manejo del SIMAT por parte de los usuarios de los procesos, se debe consultar la Guía Para Uso del SIMAT (GRT.01) publicada en la
intranet.
 Las reasignaciones en el SIMAT se efectúan cuando el técnico recibe una solicitud que no es de su especialidad o de su propia área de trabajo.
 Las actividades de mantenimiento correctivo de equipos de las sedes regionales se harán a través del SIMAT, se debe realizar comunicación con el
profesional encargado para verificar la capacidad de la DMT para atender el servicio solicitado, el envío del equipo a las instalaciones de la DMT es
responsabilidad del personal de cada sede regional.
 Las solicitudes de mantenimiento correctivo pueden ser realizadas por el coordinador de la sede, el coordinador de planta física o de servicios informáticos
de la sede.
 Los equipos que requieren mantenimiento correctivo en los talleres de la DMT deben ser enviados por la sede correspondiente a la sede central. La División
de Mantenimiento Tecnológico realizará las actividades necesarias para corregir las fallas del equipo , el embalaje y envío de equipos a su sitio de origen, se
realiza previa verificación de funcionamiento por parte de un representante del instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia IPR ED, quien
conserva una copia del documento y la otra reposa en las instalaciones de la DMT.
 La División de Mantenimiento Tecnológico realizará el servicio de mantenimiento a través de personal técnico idóneo para la actividad, Los cuales pueden ser
con personal propio o a través de proveedores de servicio.
 La supervisión de las actividades de mantenimiento en las sedes regionales estará a cargo del coordinador respectivo y podrá solicitar asesoría de la División
de Mantenimiento Tecnológico cuando él lo estime conveniente.
 La División de Mantenimiento Tecnológico presta el servicio de mantenimiento correctivo con personal propio o a través de proveedores externos de
servicio, en cuyo caso el costo del servicio externo es asumido por la UAA. Las actividades de mantenimiento correctivo que se realizan sobre los equipos se
registran en el formato FRT.22 (Informe Técnico de Servicio) que es diligenciado en el momento de ejecutar la actividad por el personal encargado. Dado el
caso las actividades de mantenimiento preventivo relacionadas con los aires acondicionados, se registran en el formato FRT.21 (Control de mantenimiento de
aires acondicionados).

 CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 El proveedor puede ser una persona natural o jurídica que este facultada por la DIAN para expedir una factura de venta .
 Los criterios de selección de proveedores de servicios y/o repuestos se basan en el precio, calidad, servicio post venta entre otros.
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Inicio/Fin Actividad Dec isión
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
1. Elabora solicitud de
Mantenimiento Correctivo
2. Recibe, estudia la
solicitud del servicio y
asigna la orden de trabajo
3. Realiza un diagnóstico de
falla del equipo
¿Es necesario llevar
el equipo a la bodega
DMT?
Si
No
4. Solicita al usuario la
necesidad de trasladar el
equipo a la bodega DMT
A traslado .
5. Recibe el equipo en la
Pág. 4 bodega y se diligencia
FRT.01
1 de la Unidad
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Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet
TIEMPO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE
DESCRIPCIÓN REFERENCIA
ESTIMADO
Manual Normativo y
1. Elabora la solicitud de Mantenimiento Correctivo a Sujeto al tiempo Procedimental para la
de la Unidad Unidad Académico
través del SIMAT. administración y control
Académico Administrativa
de los Bienes muebles
Administrativa de la UIS MFI.02 Art. 27
2.Recibe la solicitud de servicio por medio del SIMAT, se
estudia la solicitud teniendo en cuenta la especialidad
requerida, así mismo se asigna la orden de trabajo a los Jefe DMT
4 Jornadas
técnicos de la División de Mantenimiento Tecnológico. Profesional DMT
Guía uso del SIMAT
La asignación de orden del trabajo se realiza por medio
GRT.01
del SIMAT.
3. Realiza diagnóstico de la falla que presenta el equipo
para determinar la posibilidad de corregirla en el sitio
de ubicación del mismo. Este diagnostico se realiza
según la descripción del problema descrita por el 4 Jornadas
Técnico DMT
usuario, sin embargo si no esta muy clara la
información, el técnico se contacta directamente con el
beneficiario.
4. Comunica al usuario la necesidad de trasladar el
equipo a la bodega de la División de Mantenimiento
Tecnológico.
Nota: Para algunos equipos (computador, impresoras,
2 Jornadas Técnico DMT Procedimiento de servicio
video beam) no es necesario que el usuario espere la
de transporte PRF 05
llamada del técnico para que los acerquen a la bodega
de la DMT para su revisión, si estos son muy pesados,
pueden apoyarse en la División de Planta Física para el
5. Recibe el equipo en la Bodega de la División de
Mantenimiento Tecnológico, como evidencia se
Unidad Académico
diligencia el formato FRT.01 Control de equipos y se Sujeto al tiempo Control de Equipos
Administrativa
realiza posterior entrega al técnico correspondiente. FRT.01
Académico Auxiliar Bodega
Nota: Esta actividad esta sujeta al tiempo de las Administrativa
DMT
unidades Académico Administrativas ya que son las
encargadas de llevar el equipo a la bodega.
1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

¿Requiere traslado del

personal a alguna sede
UIS?
Si No

7. Solicita transporte a la 6.Revisa el equipo en el

DPF de personal técnico al campus principal en donde 6. Revisa el equipo en el campus principal en donde se Técnico DMT
4 jornadas
sitio se encuentre ubicado. encuentre ubicado.

7. Realiza la solicitud de servicio de transporte en el Procedimiento de

PRF.05 módulo de planta física, según el procedimiento
1 Jornadas Profesional DMT servicio de transporte
PRF.05 en caso de considerar que se necesita la PRF 05
intervención del personal técnico al sitio.

¿Existen tareas B Nota: Esta actividad esta sujeta al tiempo de respuesta

A correctivas que No de solicitud de servicio de la División de Planta Física.
solucionen la falla? Pág.6

Si

¿La reparación se
puede realizar por el
personal de la DMT?
Si No

8. Informa al usuario la necesidad de realizar

¿El equipo requiere 8. Informa al usuario la
contratación externa para la reparación del equipo. 2 Jornadas Técnico DMT
repuestos? necesidad de realizar la
contratación externa
No
Si

C D
2
Pág.6 Pág.5

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

2 Acuerdo N° 034 de
D 2015 (Estatuto de
Profesional DMT Contratación)
5 jornadas Auxiliar
Acuerdo N° 050 de
Administrativo
9. Realiza solicitud de cotizaciones de proveedores 2015 (Reglamentación
Si ¿Existen repuestos en 9. Solicita cotizaciones Secretaria
la DMT? No
para reparación del equipo externos requeridos para la prestación de servicio o de del Estatuto de
repuestos necesarios para la reparación del equipo de Contratación)
acuerdo a lo establecido en los procedimientos del
proceso de contratación.
Procedimiento para
10. Informa al usuario el costo de los repuestos o del 2 Jornadas Técnico DMT emisión de conceptos
servicio y se solicita autorización del mismo para Profesional DMT técnicos de baja de
continuar con la reparación del equipo. equipos. PRT. 04
10.Informa al usuario el
costo del servicio /repuesto Nota: Esta información se puede dar de manera
y solicita su autorización telefónica o por correo electrónico. Si el costo de la
reparación excede el 50% del valor del equipo, la DMT
recomienda dar de baja el equipo. 2 Jornadas Auxiliar de bodega Programa de Gestión
DMT integral de Residuos –
PGIR.
¿El usuario está de B
acuerdo con el valor No
Pág.6 11. Caso 1 : Realiza la respectiva entrega de los
de la reparación/
repuesto? repuestos que se encuentran en la Bodega de la DMT a
los técnicos.
Si Nota: El repuesto sustraído y que no sirve se entrega al
11. Entrega repuestos y/o momento de la recepción del nuevo repuesto para su
Profesional DMT Acuerdo N° 034 de
realiza proceso contractual respectiva clasificación y disposición final, según
para reparación equipo, 4 Jornadas Auxiliar 2015 (Estatuto de
lineamientos establecidos por el Programa de Gestión
según sea el caso Administrativo Contratación)
integral de Residuos – PGIR
Secretaria
¿Es necesario C Caso 2: Realiza el proceso contractual para la orden de Acuerdo N° 050 de
trasladar el equipo por No Pág.6 compra de repuestos o la orden de prestación de 2015 (Reglamentación
fuera del campus? del Estatuto de
servicio para la reparación de los equipos.
Contratación)
Si

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil


DIAGRAMA DE FLUJO
13. Solicita transporte a la
DPF
PRF.05
14. Entrega equipo al
proveedor externo
C 15.Repara el equipo
16. Verifica el
funcionamiento del equipo
B 17. Cierra la orden
18. Entrega el equipo al
usuario
FIN
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DESCRIPCIÓN TIEMPO DOCUMENTOS DE
RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
13. Realiza solicitud de servicio de transporte a la Profesional DMT
Auxiliar Procedimiento de
División de Planta Física, según el procedimiento servicio de transporte
1 Jornadas Administrativo
PRF.05. PRF 05
Nota: Esta actividad esta sujeta al tiempo de respuesta Secretaria
de solicitud de servicio de la División de Planta Física.
14. Entrega el equipo al proveedor externo. Sujeto al tiempo
División de
Nota: Esta actividad esta sujeta al tiempo de respuesta de la División de
Planta Física
de solicitud de la División de Planta Física. Planta Física
*Personal
15. Repara el equipo teniendo en cuenta las fallas
externo: 10-15 Técnico DMT
presentadas. Jornadas
Nota: Esta función puede ser realizada por personal *Personal
interno o externo de la DMT. interno: 5-10
El tiempo estimado depende de varios factores, tales Jornadas
como disponibilidad de presupuesto, de repuestos, entre
otros.
16. Realiza las pruebas de funcionamiento del equipo 2 Jornadas
Técnico DMT
para verificar la operación del mismo. En caso de haber
sido atendido por un proveedor externo, las pruebas de
funcionamiento la realiza un funcionario de la DMT.
17. Cierra la solicitud del servicio, a través del SIMAT.
Si no existen tareas que solucionen la falla, informa a la ½ Jornada Técnico DMT
Unidad que el daño es irreparable o que no es posible
conseguir los repuestos, y se sugiere la baja del equipo.
18. Entrega el equipo reparado a los usuarios.
Nota: Los usuarios deberán recoger los equipos en la Sujeto al tiempo
Unidad Académico y/oProcedimiento de servicio
bodega de la DMT, para esto, es necesario que el de la Unidad
usuario entregue al auxiliar de bodega el formato de Académico Administrativa de transporte PRF 05
ingreso de equipos FRT.01. Si los equipos son de Administrativa Auxiliar de Bodega
alguna Sede, los usuarios son los responsables de
solicitar el traslado del equipo con la División de Planta
Física.
1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

01 Diciembre 4 de 2007 Creación del Documento.

02 Abril 02 de 2008 Modificación de todo el documento.

Para las actividades de compra y transporte se remitió a los procedimiento de los procesos
03 Noviembre 12 de 2008 que las contempla, se incluyeron actividades de verificación de entrega de equipos y
seguimiento del funcionamiento y satisfacción del cliente con sus respectivos formatos.

04 Eliminación de actividades relacionadas con la entrega y reporte del servicio del SIMAT
Abril 17 de 2009
cuando la solicitud se realiza por un medio diferente al SIMAT.

Inclusión en las consideraciones, los aspectos relacionados con la prestación del servicio en las
05 Octubre 05 de 2009 sedes regionales UIS.

Modificación del procedimiento, teniendo en cuenta la optimización de las actividades para

06 Mayo 15 de 2012 desarrollar la prestación de los servicios.

07 Septiembre 13 de 2012 Inclusión de nota aclaratoria en el numeral 16 del diagrama de flujo.

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN
En los criterios de selección a proveedores se especifico que se deben realizar según los
lineamientos establecidos por la universidad, contenidos en el instructivo para la selección,
evaluación y reevaluación de proveedores código ICO.01 versión 06.

En la actividad 1 se elimino una de las opciones «memorando interno».

08 Mayo 02 2014
En la actividad 13, se incluyo nota aclaratoria relacionada con el adecuado manejo de los
repuestos en desuso y su disposición acorde con los lineamientos establecidos por el
programa de gestión integral de residuos- PGIR.

Unión de actividades 2 y 3.
Inclusión de tiempos estimados para cada actividad.
09 Octubre 5 2015 Inclusión de nota aclaratoria en las actividades 5,6,14 y 15.
Inclusión de unidades de tiempos aclaratorias.

Actualización del espacio normatividad . Se incluyen las normativas correspondientes al

procedimiento de Mantenimiento Correctivo.
10 Mayo 12 de 2017 Actualización de las consideraciones del procedimiento.
Modificación del diagrama de flujo.

Inclusión del considerando: La División de Mantenimiento Tecnológico presta el servicio de

mantenimiento correctivo con personal propio o a través de proveedores externos de servicio, en cuyo
11 caso el costo del servicio externo es asumido por la UAA. Las actividades de mantenimiento correctivo
Diciembre 13 de 2017 que se realizan sobre los equipos se registran en el formato FRT.22 (Informe Técnico de Servicio) que es
diligenciado en el momento de ejecutar la actividad por el personal encargado . Dado el caso las
actividades de mantenimiento preventivo relacionadas con los aires acondicionados, se registran en el
formato FRT.21 (Control de mantenimiento de aires acondicionados).