Libros de Gerencia Resumidos
101 formas para que cada segundo cuente
Consejos y técnicas para tener más éxito con menos estrés
por Robert W. Bly
RESUMEN EJECUTIVO
En un mundo cada día más competitivo, el manejo del tiempo
se hace más importante que nunca. Usted debe convertir al
tiempo de un enemigo en un aliado, y el mejor momento para
comenzar a hacerlo es ahora.
A diferencia de otros libros del tema, Bly ofrece una amplia
gama de técnicas y estrategias para lograr más de su tiempo,
y con menos estrés.
Algunas de las técnicas que aprenderá, incluyen cómo:
- Mantener los tres tipos de listas de prioridades que todos
necesitamos.
- Eliminar malos hábitos y actividades innecesarias que le
hacen perder tiempo.
- Dominar el arte de decir no.
- Lidiar con la sobrecarga de información.
- Realizar lecturas rápidas para encontrar la información que
se busca.
- El ejercicio y la sana alimentación afectan nuestros niveles
de energía.
- El uso de la última tecnología permite el manejo de la
información y comunicación más eficiente y efectiva.
Al terminar este libro, podrá cumplir sus fechas topes y com-
promisos, incrementar la satisfacción al cliente, mejorar el
desempeño laboral, conseguir más tiempo para la familia,
reducir la presión y el estrés, sentirse satisfecho consigo mis-
mo y trabajar con mayor ánimo.
Consejos fáciles para ponerse a tono
La habilidad de trabajar más rápido y hacer más en menos tiem-
po es sinónimo de libertad.
Cada día, usted tiene que lidiar irremediablemente con determi-
nada cantidad de trabajo. Si logra ser más eficiente, podrá termi-
nar su trabajo, y todavía tener tiempo libre para leer un libro,
jugar con sus hijos, hacer ejercicios, tocar piano, etc.
En buena medida, la agitación que usted pueda sentir es debido
a la tecnología. Como dice escritor Gary Springer, “estamos vi-
viendo bajo la regla del 6. Lo que antes se hacía en 6 meses,
ahora nos toma 6 semanas; lo que nos tomaba 6 semanas, ahora
debe hacerse en 6 días; lo que normalmente se hacía en 6 días,
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ahora se debe hacer en 6 horas; lo que se hacía en 6 horas, ahora
se debe hacer en 6 minutos”.
¿Cómo hacer para mantener el paso? Debe aprender las destre-
zas de manejo de tiempo que le permitirán:
- Hacer más en menos tiempo.
- Cumplir con fechas tope y compromisos.
- Incrementar la satisfacción del cliente.
- Tener más tiempo para su familia.
- Sentirse mejor, tener más energía y reducir el estrés.
- Eliminar los “desperdiciadores” de tiempo.
- Encontrar la información que necesita en forma rápida y
eficiente.
- Terminar sus tareas interminables.
- Beneficiarse de la tecnología, en vez de sentirse presionado
por ésta.
Conviértase en el “amo de su tiempo”, en lugar de ser “esclavo”
del mismo, adoptando estos hábitos laborales:
- Haga listas de asuntos pendientes (to-do lists): tenga al me-
nos tres tipos: asuntos diarios, por proyecto y a largo plazo.
Asigne prioridades a cada asunto. Las personas productivas no
sólo tienen listas de asuntos pendientes, se apegan a ellas.
No es suficiente saber cuáles serán las actividades que usted
tendrá que hacer; es necesario dividir el día en segmentos y
asignar las actividades a cada uno.
- Maneje las reuniones: ponga orden en las reuniones de
negocios. Asigne y cumpla el horario de comienzo y fin.
- Supere la desidia: divida los proyectos en partes menores.
Prémiese cada vez que complete una tarea. Delegue aquellas
actividades o partes del proyecto que le parezcan aburridas.
- Elimine los malos hábitos: identifique aquellas actividades
que desperdician tiempo. Aprenda a evitar distracciones.
- Utilice la regla del 80/20: 80% de sus logros provienen de
apenas un 20% de sus esfuerzos. Encuentre cuál es ese 20%
productivo, y dedíquese a esas actividades.
- Diseñe y use estándares de procedimientos operativos.
- Diseñe un espacio de trabajo productivo.
- Ajuste su horario: en función a sus niveles de energía. Si es
de las personas que tienen más energía temprano en la maña-
na, por ejemplo, planifique sus actividades más importantes a

esa hora.
- Deshágase de cualquier pensamiento perfeccionista.
- Deje de realizar varias tareas diferentes a la vez.
- Deje de perder tiempo en proyectos que oficialmente aún no
tiene.
- Establezca fechas tope realistas: no se comprometa a cumplir
cuando sepa que tendrá dificultades para hacerlo.
- Proteja y valore su tiempo: manténgase concentrado, propón-
gase metas y sobre todas las cosas, trabaje en lo que le guste.
No olvide el viejo proverbio escocés: “sea feliz mientras esté
vivo, porque luego va a pasar mucho tiempo muerto”.
¿Realmente quiere ser productivo?
Isaac Asimov quería escribir muchos libros. Diseñó entonces su
estilo de vida para aumentar su producción: seleccionaba temas
sobre los cuales podía producir libros rápido, limitó sus viajes,
para pasar la mayor parte de su tiempo en casa, etc.
Si ser productivo es realmente importante para usted, plantéese
si está dispuesto a hacer lo necesario para lograrlo. Debe diseñar
entonces un estilo de trabajo placentero y productivo, y adoptar
un estilo de vida para acomodar sus opciones.
Algunas ideas:
- Evite los desgastes de energía: si usted trabaja duro por un
largo tiempo sin descansos, terminará cansado, sin energía,
sintiéndose aburrido, y hasta deprimido.
- Hágase su propio ritmo: varíe sus tareas y tome pequeños
descansos con frecuencia.
- Trabaje con todo su potencial: un posible desgaste de energía
puede surgir si tiene asignadas tareas tediosas o poco reta-
doras. Pida más trabajo, más retos; búsquese un trabajo com-
pletamente diferente o pida hacer actividades diferentes.
- Busque algo nuevo: puede energizarse mediante el apren-
dizaje de algo nuevo, haciendo algo nuevo, reestructurando su
trabajo, o convirtiéndose en una persona más activa en su área
profesional.
La solución del 10%
Si quiere mejorar su eficiencia, no trate de hacerlo en un 100%.
Estas mejoras dramáticas son poco realistas, y están reservadas
para los expertos.
Intente, por el contrario, mejorar en un 10% o 20%. No se
requiere de un esfuerzo súper natural para lograrlo. Las mejoras
incrementales requieren de poco esfuerzo, pero conducen a
grandes resultados.
- Mejore un 10% en todas las áreas de su vida: profesional y
personal.
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- Gane un 10% más de energía:
- Cuide su salud, haga ejercicio, estírese.
- Evite grandes comidas al mediodía.
- Tome mucha agua u otros líquidos todo el día.
- No beba mucho alcohol.
- Tome vitaminas.
- Tome siestas cortas y acuéstese temprano
- Piense un 10% más rápido, en 9 pasos:
- Identifique el problema.
- Reúna los datos y hechos pertinentes.
- Recolecte conocimiento general.
- Busque posibles combinaciones.
- “Pregúntele a la almohada”.
- Utilice listas de asuntos pendientes.
- Obtenga retroalimentación.
- Forme equipos con otras personas.
- Déle oportunidad a nuevas ideas.
Evite la pérdida de tiempo
Identificar y evitar aquellos “desperdiciadores” de tiempo es
fundamental para ser más productivo.
- Averigüe cómo desperdicia su tiempo: Es muy fácil: todo ese
tiempo que pasa buscando cosas perdidas, todas las cosas que
usted hace que debería o podría delegar, el tiempo que pasa
discutiendo con personas, etc.
- Nunca piense que el tiempo de descanso o esparcimiento es
un desperdicio. Recuerde que es saludable combinar el trabajo
con la relajación.
Comience a organizarse
Estudios demuestran que a una alta proporción de los adultos les
gustaría simplificar su vida. La mayoría de ellos, sin embargo,
ni siquiera intentan hacerlo - continúan desorganizados y se
rehusan al cambio.
Las personas desorganizadas son ineficientes porque pasan la
mayor parte de su tiempo en actividades que les hacen desper-
diciar su tiempo – buscando un documento, por ejemplo, o re-
haciendo una tarea que ya había hecho en el pasado.
Para organizar su vida y ahorrar tiempo:
- Lleve siempre consigo una pequeña lista de asuntos pen-
dientes: además de las tareas por hacer, escriba allí sus pensa-
mientos e ideas - así no perderá tiempo tratando de recordar
cosas cuando las necesite.
- Cree un sistema de archivo: que le permita conseguir en
segundos lo que necesita. Un buen sistema de archivo es el
aspecto más importante del manejo del tiempo y la organi-
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zación. Elimine las montañas de papel regados por doquier,
sobre su escritorio o suelo.
- No amontone basura: revise sus papeles periódicamente, ar-
chive lo que necesita y bote lo que ya no le sirva.
- Tenga un calendario a la mano: para anotar sus citas y fechas
importantes.
- Mantenga limpio su escritorio: un escritorio desordenado es
un gran impedimento para la productividad.
- Mantenga listas de prioridades: actualícelas en el tiempo.
- Aprenda a decir no: usted no puede hacerlo todo. No debe
sentirse culpable por decir no. Sea educado, pero sea claro con
las cosas que no está dispuesto a pasar tiempo haciendo.
- Sea realista: no caiga en la tentación de aceptar “una cosita
más”. Esta tarea adicional puede traer consecuencias imprede-
cibles.
Mantenga su energía personal
Aprenda a aumentar sus niveles de energía. Para ello:
- Mantenga una buena salud: comiendo de forma ligera y
correcta, reduciendo la cafeína y el azúcar (ambos aumentan la
energía temporalmente pero luego hacen que ésta baje de nuevo)
y durmiendo lo suficiente.
- Luche contra el estrés: con técnicas de relajación, disfrutando
de un hobby y tomando vacaciones. Un estudio de la Clínica
Mayo demostró que entre 80% y 85% de los pacientes estaban
enfermos directa o indirectamente debido al estrés.
- Descanse: investigaciones demuestran que la energía decrece
luego de 90 a 120 minutos de actividad centrada. El cuerpo
necesita un descanso para inducir los cambios biológicos que
reestablecen la energía.
- Canalice su energía: organice su tareas en ráfagas cortas e in-
tensas en las que realiza una sola tarea, seguidas de cortos
períodos de descanso.
- Evite las preocupaciones: debilitan su energía y rara vez ayu-
dan a resolver los problemas. Reflexione sobre la solución, pero
no se preocupe.
Estudios han demostrado que 40% de las preocupaciones se
relacionan con cosas que jamás llegan a suceder, 30% con cosas
que no se pueden cambiar, 12% con salud y 10% con preocupa-
ciones banales. Sólo un 8% de las preocupaciones son realmente
problemas serios.
Maneje la sobrecarga de información
Todos estamos ahogados en información. En los últimos 30
años se ha producido más información que en los 5.000 ante-
riores. Todo el mundo está procesando información – un
empleado común envía y recibe unos 178 mensajes cada día.
El exceso de información tiene efectos perversos:
En las empresas, la sobrecarga puede estrangular su funciona-
miento. Las decisiones importantes son demoradas y la habili-
dad de tomar decisiones es afectada. Se desperdician canti-
dades sustanciales de tiempo recolectando y buscando infor-
mación.
En las personas, la sobrecarga causa angustia y enfermedad
física. Adicionalmente, tiene un efecto negativo sobre sus
relaciones y su tiempo libre. La vida personal y laboral de las
personas sufre.
Buena parte de la sobrecarga es producto de la tecnología y
especialmente de la Internet.
Para reducir el efecto de la sobrecarga:
- Limite sus fuentes de información.
- No lea todo lo que encuentre. Trate de “pre-leer”·y sele-
ccionar antes de hacerlo.
- Elimine la información basura (chismes, etc.)
- Utilice servicios de noticias e información a la medida.
- Reduzca su volumen de correo electrónico.
- Limpie las fuentes de información a menudo, tales como ar-
chivos de papel, archivos electrónicos, manuales de referen-
cia, etc. Deshágase de lo que no necesite.
- Aprenda a reconocer cuando tiene suficiente información.

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Título original: 101 Ways to Make Every Second Count Resumido.com, respetando la propiedad intelectual y los respectivos derechos
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