“E-PROCUREMENT Y LAS EMPRESAS DE SERVICIOS DE LA ERA DIGITAL”

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTIN

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

“E-PROCUREMENT Y LAS EMPRESAS DE SERVICIOS

DE LA ERA DIGITAL”

SISTEMAS DE PRODUCCION 2

INTEGRANTE:

TUNI HUANCA, DERLIG PAUL

DOCENTE: ING

CIRO VILLEGAS CHAMORRO

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DEDICATORIA

A aquellas personas que nos acompañan y

apoyan siempre, nuestros esfuerzos valen la
pena por ellos.

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PRESENTACIÓN

En el trabajo se describirá uno de los aspectos externos del e-business: el e-

procurement. Tras el reconocimiento inicial de la importancia de la utilización de la
red, tanto interna como externamente en las empresas, se define la función de
compras como parte de la logística. Desde la esquematización de las actividades
tradicionales de compra, se explicitan las ventajas que supone el e-procurement y, por
consiguiente, la importancia estratégica de su aplicación. Posteriormente se
profundiza en el concepto y en su arquitectura como aportes para una posible
implantación empresarial

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Tabla de contenido
DEDICATORIA ................................................................................................................................ 1
PRESENTACIÓN.............................................................................................................................. 2
RESUMEN ...................................................................................................................................... 4
ABSTRACT ...................................................................................................................................... 4
PALABRAS CLAVE/ KEY WORDS ..................................................................................................... 4
1. E-PROCUREMENT .................................................................................................................. 5
2. Características ....................................................................................................................... 6
3. MODELOS DE E-PROCUREMENT ........................................................................................... 6
3.1. Modelo Centralizado ..................................................................................................... 6
3.2. Modelo Centralizado ..................................................................................................... 7
4. Ventajas que aporta el e-Procurement ................................................................................. 8
4.1. Otras funcionalidades ................................................................................................... 8
5. Infraestructura tecnológica necesaria................................................................................. 10
¿Por qué se está convirtiendo en una necesidad para las empresas?.................................... 10
¿Qué debe mostrar el cliente al proveedor? .......................................................................... 10
¿Qué debe mostrar el proveedor al cliente? .......................................................................... 11
6. Beneficios para los compradores ........................................................................................ 11
7. Beneficios para los proveedores: ........................................................................................ 11
8. ETAPAS DE UN PROCESO DE COMPRAS Y E-PROCUREMENT.............................................. 12
9. PLATAFORMAS E-PROCUREMENT ....................................................................................... 14
CONCLUSIÓN ............................................................................................................................... 16

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RESUMEN

En el trabajo se aborda uno de los aspectos externos del e-business: el e-procurement. Se

valora la importancia de la utilización de la red en general y en la función logística y
de compras, en particular. Partiendo de las actividades tradicionales de compras, se explicitan
las ventajas que supone respecto a ellas el e-procurement y la importancia estratégica de su
aplicación. Asimismo, se profundiza en el propio concepto de e-procurement y en su
arquitectura desde el punto de vista de su implantación empresarial

ABSTRACT

One of the e-business external aspects, the e-procurement, is analised in this paper. The
importance of the web utilization is first approached in general terms and later, the logistic
and purchasing function in a more particular way. Rooting from traditional purchasing
activities, the advantages derived from e-procurement are explicitely commented along with
the strategic importance of its application. Furthermore, this paper goes deep in the concept
and architecture, from the entreprenerial implementation perspective, of the e-procurement.

PALABRAS CLAVE/ KEY WORDS

 E-procurement, e-logistics, e-business, comercio electrónico

 E-procurement, e-logistics, e-business, e-commerce

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1. E-PROCUREMENT

Es la compra y venta de suministros, trabajo y servicios negocio-a-negocio (business-to-

business B2B), negocio-a-consumidor (business-to-consumer B2C) o negocio-a-gobierno
(Business-to-government B2G), a través de Internet, también como otros sistemas de
información y conexiones de redes, tales como el Intercambio Electrónico de Datos (EDI por
sus siglas en inglés, Electronic Data Interchange) la Planificación de Recursos Empresariales (En
inglés, Enterprise Resource Planning ó ERP),subastas electrónicas inversas,solicitudes de
ofertas, inventarios compartidos, gestiones de envíos de mercancía, etc.

Los sitios Web de e-procurement permiten que usuarios calificados y registrados busquen
compradores o vendedores de bienes y servicios. Dependiendo del enfoque, los compradores
o vendedores pueden especificar o invitar a subastas. Las transacciones pueden ser iniciadas y
completadas; Las operaciones continuadas pueden calificar a los clientes para descuentos por
volumen u ofertas especiales. Los programas de e-procurement pueden hacer posible que se
automaticen algunas actividades de compra y venta. Las compañías participantes esperan ser
capaces de controlar inventarios pasados más eficazmente, reducir el exceso de
intermediarios, y mejorar los ciclos de manufacturación. Se espera que el e-procurement sea
integrado a la cadena de valor Compra-a-pago (Purchase-to-pay o P2P) que es más amplia, con
la tendencia al manejo de cadena de suministros computarizado.

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2. Características

 El flujo de información se realiza en tiempo real

 Permite conocer los datos en el instante mismo de producirse algún cambio en las
variables: Integración con el ERP.

 Acceso desde cualquier punto donde exista una salida a Internet, sin importarlas
distancias geográficas.

 Acceso restringido al personal previamente autorizado, tanto del cliente como del
proveedor.

3. MODELOS DE E-PROCUREMENT
3.1. Modelo Centralizado

Consiste en que una empresa especializada en contenidos es la que pone en contacto a los
suministradores o proveedores con las empresas compradoras o usuarios, administrando los
flujos de información tanto de los productos en catálogo de los proveedores así como sus
ofertas, como de los requerimientos, necesidades y especificaciones de los compradores,
siendo el gestor de contenidos, responsable de desarrollar y mantener los flujos de
información necesarios para que el proceso de compra se genere, permanentemente
actualizados y automatizados.

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3.2. Modelo Centralizado

Dicho modelo presenta las siguientes características:

 Acceso a los flujos de información sobre los catálogos y ofertas de todos y aquellos
proveedores específicos de la empresa compradora.

 Requerimientos, necesidades y especificaciones de la empresa compradora hacia los

proveedores de dicho sector.

 Los inconvenientes que presenta dicho modelo es que se basa en la selección de

proveedores que realiza la empresa compradora y que quedan reducidos a las propias
especificidades del sector; además de otros problemas derivados de la complejidad de
la integración de los sistemas informáticos.

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4. Ventajas que aporta el e-Procurement

Con independencia del importante ahorro en los precios de adquisición, otras ventajas que
aporta el sistema son:

 Reducción de costes administrativos hasta un 70% en los gastos administrativos del

proceso de solicitud de compra. Así como una reducción de los costes del
departamento de contabilidad (Pagos a proveedores).

 Reducción del tiempo requerido para llevar a cabo el ciclo de compra (FTEs = full time
equivalents), como consecuencia de la automatización de dicho ciclo ( entre un 50-
70% menos de tiempo para completar el proceso de compra).

 Incremento de las ordenes de pedido por empleado, con un ahorro en costes de

capital humano.

 Integración con los ERPs: Las empresas fabricantes de soluciones ERPs están
ampliando constantemente sus aplicaciones para dar soluciones entre otras cosas a la
estrategia B2B E-procurement. Así es el caso de la empresa SAP con la aplicación B2B
Procurement 2.0, orientada a la solicitud de pedidos y la adquisición de bienes y
servicios.

4.1. Otras funcionalidades

 Solicitud de ofertas: Es una forma de negociar precios menos agresivos que las
subastas inversas.

 Gestión de subcontratistas: Gestión online de la situación de los trabajos enviados al

exterior.

 Planificación colaborativa: Proceso interactivo donde clientes y proveedores cooperan

continuamente en la cadena de valor y comparten información sobre la planificación
de la demanda y las previsiones.

 Inventarios compartidos: El inventario gestionado por el vendedor es propiedad y

responsabilidad del proveedor.

 Gestión de envíos: El proveedor informa al cliente la situación de los envíos de

mercancía.

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Ejemplo: Gestión de subcontratistas

 El envío de producto a mecanizar en el exterior está disponible para el proveedor

desde el momento de la salida.

 Este deberá informar de que la recepción se ha producido.

 Informará de cada nueva entrega de material hasta completar el trabajo.

 El objetivo es comprar algún producto o servicio al mejor precio posible.

 El precio se reduce cada vez que un posible proveedor mejora su precio (a la baja). Se
mejoran los precios debido a una mayor competencia entre los proveedores.

 Hay una relación directa entre el volumen de la compra y el ahorro en precio: A mayor
volumen, más atractivo para el proveedor es hacerse con la compra y mayor la
competencia desencadenada.

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5. Infraestructura tecnológica necesaria

¿Por qué se está convirtiendo en una necesidad para las

empresas?

 Facilita la puesta en contacto de compradores y proveedores de todo el mundo.

 Mayor conocimiento de los productos en catálogo de los proveedores.
 Mejor conocimiento por parte de los proveedores de las necesidades, requerimientos
y especificaciones del comprador.
 Las transacciones quedan personalizadas al máximo.
 Da acceso a unos niveles de competitividad y exigencia cada vez mayores-
 Posibilita un importante ahorro en costes en cuanto a adquisición del producto o
servicio.

¿Qué debe mostrar el cliente al proveedor?

 Proyección de requerimientos futuros.

 Inventarios reales y actualizados de cada uno de los productos.
 Cantidad de material recibido para facilitar procesos de facturación.
 Establecimiento de cantidad mínima y máxima de materia prima en planta.
 Procesamiento automático de información en el momento de utilizar el material en
producción.

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¿Qué debe mostrar el proveedor al cliente?

 Cantidad de material embarcado

 Fecha de embarque del material
 Medio de transporte seleccionado para el transporte
 Guías para rastrear el material con el departamento de logística.
 Promesa en cantidad y fecha de próximos embarques.
 Problemas de capacidad en el suministro con el suficiente tiempo de antelación.
 Alertas de material defectuoso.

6. Beneficios para los compradores

 Se aceleran los procesos de compra.

 Se reducen los costes de transacción y operación.
 Aumenta el control de los procesos y el flujo definido para los mismos.
 Aumenta la visibilidad de la información relacionada con compras.
 Facilita la labor de control de gastos al aprovechar las economías de escala.
 Evita que se hagan transacciones fuera de los acuerdos comerciales de la compañía
(Centralización).

7. Beneficios para los proveedores:

 Disminuyen los costos de transacción.

 Disminuyen los tiempos de procesamiento de pedidos.
 Se facilita el manejo de catálogos personalizados de clientes y la actuación sobre
dichos catálogos.
 Disminuyen los costes relacionados con fallos humanos en el ingreso de pedidos.

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8. ETAPAS DE UN PROCESO DE COMPRAS Y E-

PROCUREMENT

Una forma de reducir los costes de compras es actuando sobre las diferentes actividades que
se pueden identificar en un proceso de compras.

El esquema tradicional de actividades que se identifica en un proceso estándar de compras es

el siguiente:

1. El usuario genera una solicitud de compra para cubrir una necesidad.

2. La solicitud de compra es aprobada por el responsable respectivo

3. La solicitud de compra es enviada al departamento de compras.

4. El comprador recibe la solicitud de compra.

5. El comprador elige proveedores posibles de la lista de proveedores.

6. El comprador genera la solicitud de ofertas (petición de cotizaciones).

7. El comprador envía la solicitud de oferta a los proveedores elegidos.

8. Los proveedores reciben la solicitud de oferta y responden

a la misma.

9. El comprador evalúa las ofertas recibidas y selecciona el proveedor idóneo.

10. El comprador genera la orden de compra (pedido de compra)

y solicita la aprobación del responsable de compras.

11. El responsable de compras aprueba la orden de compra y esta es enviada al proveedor

seleccionado.

12. El proveedor seleccionado recibe la orden y fábrica o prepara las posiciones contenidas en
la orden de compra.

13. El transportista lleva el producto y lo entrega al cliente, identificando el mismo con el

albarán.

14. El almacén recepciona los productos y emite hoja o vale de recepción.

15. El proveedor remite la factura.

16. El departamento económico-financiero verifica los documentos cruzando orden de

compra, hoja de recepción y factura.

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17. Se realiza el pago. Examinado este esquema, se puede comprobar que las actividades
involucradas en la realización de las compras en una empresa son demasiadas, la
comunicación entre ellas utiliza modelos que tienen el papel como soporte y el tiempo
consumido en todo el proceso es elevado, por lo que la aplicación de compras on-line o e-
procurement daría lugar, entre otras, a las siguiente ventajas:

a) La ejecución del proceso de forma mucho más rápida, utilizando el soporte electrónico.

b) La consecución de un proceso mucho más eficaz (ahorros de tiempo) y más eficiente

(ahorros de coste).

c) La empresa no requiere grandes estructuras en su departamento de compras ni destinar

grandes recursos en trámites y papeleo.

d) El tiempo de búsqueda de proveedores se reduce ostensiblemente y con un click del ratón

se autoriza la compra.

e) No se requieren documentos en papel para la comunicación interna o externa, todo se envía

y se genera en pocos segundos.

f) La información llega a los participantes del proceso en tiempo real y de forma simultánea.

g) El pago se efectúa electrónicamente en la cuenta del proveedor.

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9. PLATAFORMAS E-PROCUREMENT

Cabe destacar, entre las plataformas disponibles actualmente en el mercado: Commerce One y
Ariba.

• COMMERCE ONE

Fundada en 1994 como Distri-Vision, cambia de nombre por el actual en 1997, dentro de sus
soluciones B2B. Commerce One dispone de un servicio completo de e-procurement
denominado BuySite, junto a otro llamado MarketSite, el primero automatiza el proceso de
compras, desde la petición de los productos hasta su pago. El segundo consigue una conexión
completa con la Global Trading Web, donde se ponen en contacto todos los usuarios,
constituyendo una comunidad de negocio a nivel mundial.

Ofrecen también la posibilidad de integrar sus productos con los sistemas back office de los
usuarios, así la información fluye directamente desde el comprador al vendedor utilizando
tecnología XML a través de internet.

Esta empresa tiene grandes clientes como General Motors, Endesa etc., y buenos socios como
SAP, Compaq, etcétera.

• ARIBA

Fundada en 1996, tiene un producto llamado Ariba B2B Comerce Platform Esta plataforma
incluye diversos servicios entre los que cabe destacar:

• Ariba Buyer, que satisface las necesidades de compra online de las empresas.

• Ariba MarketPlace, que está dirigido a mercados verticales y horizontales que permite a los
generadores de mercado crear comunidades comerciales on-line.

• Ariba Dynamics Trade, que proporciona servicios de subastas directas o inversas con mucha
configurabilidad.

• Ariba Commerce Service Network, que ofrece transaciones seguras, servicios de pago, y
contenidos para vendedores. Esta empresa tiene como clientes a Telefónica, Cisco Systems
etc., y como socios a Hewlett-Packard, PeopleSoft etcétera. Los técnicos de Telefónica
reconocen que se tarda dos meses en implantar este producto.

Otras plataformas que también tienen capacidad de e-procurement y que compiten con las
anteriores son las siguientes:

• ASPECT: realiza una buena gestión de suministros, catálogos y contenidos de catálogos. Es

una buena aplicación para gestión estratégica de recursos, aunque no esta integrado en
muchos sistemas ERP.

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• OPEN MARKET: el producto e-procurement que tienen todavía se está desarrollando, ya que
son especialistas en Web selling y solo tienen conectividad con el ERP de Oracle.

• SAP: es el proveedor líder en sistemas ERP con un producto llamado R/3. Ha iniciado
actualmente la ampliación de este producto con aplicaciones e-business y e-procurement B2B.

• TRADEX: está en un proceso de desarrollo de su producto e-procurement.

• ACTRA: tiene tecnología internet proveniente de Netscape Application Server, lo que le

permite disponer de un sistema de workflow con reglas flexibles de administración y
mantenimiento; pero al ser un gran competidor de Microsoft, existen en algunos casos
problemas de integración.

• EXTRICITY: tiene un producto llamado Alliance 2.0 que dispone de categorías de integración
y desarrollo.

• ORACLE: es uno de los mayores proveedores mundiales de sistemas ERP, y tienen un

producto llamado Oracle Strategic Procurement que automatiza la compra de bienes
indirectos

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CONCLUSIÓN

El avance de las compras electrónicas es un hecho. Los mercados cada vez se globalizan más,
se compra y se vende en la mayoría de países del mundo y la forma más económica de dar a
conocer necesidades e intereses y establecer relaciones comerciales, es utilizando los canales
electrónicos de internet, por lo que se ha considerado de interés abordar el concepto de e-
procurement, como instrumento, cuya aplicación, puede contribuir a la mejora de los
resultados estratégicos de la empresa.

BIBLIOGRAFÍA

 http://e-procurement-tgs.blogspot.pe/2010/10/introduccion-la-globalizacion-un.html
 E-PROCUREMENT: IMPORTANCIA Y APLICACIÓN, Nazario García Fernández, Doctor en
Ciencias Económicas y Empresariales, Universidad de Oviedo, España
 Alberto Gómez Gómez, Doctor Ingeniero Industrial, Universidad de Oviedo, España

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