Cómo Escribir Informes Eficaces

CÓMO ESCRIBIR INFORMES
EFICACES
Alejandro Covacevich
Septiembre de 2000
TABLA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................3
¿Qué es un reporte? - Los reportes como oportunidades- - Método de este Taller.
I DEFINICIÓN DEL OBJETIVO...................................................................................................6

Ventajas de definir un objetivo - Consideraciones acerca del objetivo - Determinando
objetivos – Actividades de Taller
II BUSQUEDA Y ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN..................................................12

Qué información vamos a incluír - Fuentes de Información - Organización de la
Información - Actividades de Taller
III ESTRUCTURAR EL REPORTE...........................................................................................16

En qué consiste Sintetizar – Titulación de los Capítulos – La Introducción o Capítulo 0 –
Estructura interna de los Capítulos – Reportes de Investigación – Propósito –Método –
Resultado – Conclusión – Recomendación - Otras estructuras convencionales -
Actividades de Taller
IV ESCRITURA Y REDACCIÓN DEL REPORTE...................................................................26

Evitando las frases cliché – Busque las palabras adecuadas- Definición de términos- -
Necesidad de un Glosario – Clasificaciones – Elimine lo que está de más - Demasiadas
ideas en un párrafo - Conectores - No pretenda regirse por la RAE- - Bajo un título debe
aparecer lo que éste sugiere - Acortando las frases - Asesoría de un tercero - Los
Derechos de Autor - Actividades de Taller
V ELEMENTOS ANEXOS Y TOQUES FINALES....................................................................34

Segmentación - Carátula - Abstracto o Resumen Ejecutivo – Tabla de Contenidos –
Agradecimientos y Reconocimientos – Prólogo – Cuerpo Principal – Apéndices –
Bibliografía – Indice alfabético – Elementos complementarios - Legibilidad –
Compaginación - Elementos visuales – Imágenes ambientales – Imágenes informativas
– Croquis – Fotos – Mapas – Gráficos – Esquemas técnicos – Diagramas - Llamados al
Margen – Llamados a otros puntos del texto – Llamados a Apéndices - Actividades de
Taller
BIBLIOGRAFIA..........................................................................................................................45
3
INTRODUCCION
Gracias a los modernos procesadores de texto podemos confeccionar reportes muy atractivos
a la vista, lo cual produce expectativas respecto a su contenido y –desde luego- predispone al
lector a pasar por alto algunas fallas. Sin embargo, ahora que la técnica está al alcance de
todos, han vuelto a ser las ideas y su tratamiento, los factores que definen la calidad de
cualquier presentación escrita. Este taller está enfocado a potenciarlas para que el informe
sea convincente. Si el participante tiene experiencia en reportes, tal vez le ayude a optimizar
su eficacia. Si no la tiene, le puede obviar una larga serie de intentos fallidos.
¿QUÉ ES UN REPORTE?
Un reporte1 es - para nuestros efectos- cualquier comunicación escrita, estructurada y con

cierto grado de elaboración. Dejamos afuera, pues, la mayoría de las cartas personales y los
mensajes breves que no la requieren. Por otra parte, los reportes se suponen objetivos y
veraces de modo que también se excluyen folletos y afiches de propaganda comercial,
política o de cualquier otra índole. Son reportes, entre otros, el informe de una investigación, un
estado de avance, un diseño, una proposición de convenio, un pronóstico del tiempo, un
manual de instrucciones, o un artículo periodístico.
Sería extenso - e inútil- intentar una clasificación de los reportes según su tipo. Diremos sólo
que algunos los encarga un mandante a objeto de resolver - o acercarse a la solución- de una
disyuntiva propia o de un tercero. Otros son iniciativa del propio ejecutor, esto es, la persona
que lo hace.
Algunos son puntuales, es decir, tienen validez para un instante o en un lapso breve. Por
ejemplo, un estudio de mercado. Otros, como un manual de procedimiento, se consultan en
forma recurrente y se actualizan o mejoran cada cierto tiempo. Hay, desde luego, reportes que
se repiten en forma periódica, presentando cada vez el valor de los mismos atributos, por
ejemplo, los estados de avance de una construcción o la variación de los precios de las
acciones.
Dependiendo del ámbito y del tipo de trabajo que reseñen, algunos reportes deben
estructurarse acorde a ciertas convenciones más o menos estrictas, en tanto que otros
imponen escasas limitaciones a la creatividad del autor. Un informe legal o el correspondiente
a una investigación científica, por ejemplo, tienen formatos definidos de antemano. No así un
artículo periodístico o una asesoría industrial.
Frente a una disyuntiva, un reporte es exhaustivo o parcial. Un reporte exhaustivo contiene

todos los antecedentes necesarios para decidir y redunda –consecuentemente- en una
recomendación. En el caso del estudio de mercado, la recomendación puede ser –entre
otras- lanzar el producto, hacerlo tomando ciertas providencias, no lanzarlo, o bien, efectuar
otro estudio para precisar valores. Un reporte parcial, en cambio, allega nuevos antecedentes
a la decisión pero no puede recomendar puesto que el mandante tiene conocimientos o
1
En el lenguaje corriente, la palabra "reporte" es menos usual que su sinónimo "informe". Sin
embargo, hemos preferido utilizar la primera por el efecto cacofónico entre "informe", "información" e
"informar", a los que suele ir adosado.
4
antecedentes que le son propios. En las empresas, los reportes exhaustivos se suelen
encargar a consultores2 externos, por la visión global que éstos poseen.
LOS REPORTES COMO OPORTUNIDADES
Ejecutivos, consultores y toda clase de profesionales, deben escribir muchos reportes, tarea
para la que rara vez poseen entrenamiento formal. Algunos lo intentan repetidamente hasta
adquirir un estilo y un método aceptables. Otros jamás lo consiguen y frente a la eventual
obligación de hacerlos experimentan una molesta ansiedad. Para los más, es usual que el
problema "POR-DÓNDE-COMENZAR", les tome mucho tiempo. Ante el vacío de método
algunos tratan de terminarlo rápido (y mal, por supuesto), o se sumergen en un cúmulo de
información que los abruma. A la hora de escribir, usan términos rimbombantes. presentan
ideas desordenadas o distorsionan involuntariamente el sentido de las frases.
Los reportes, no obstante, representan para el ejecutor una oportunidad de demostrar su

capacidad de:
- Destruir mitos.
- Poner cada cosa en su lugar.
- Plantear alternativas no visualizadas anteriormente
- Instruir, o simplemente
- Exponer ideas con claridad
Así, un reporte exitoso predispone al mandante a entregar mayor responsabilidad al autor, o lo

prestigia y asienta su liderazgo entre sus pares, en tanto que uno deficiente le cierra
insidiosamente las puertas. Para quien confecciona un reporte, pasar desapercibido debería
considerarse, pues, un fracaso, máxime que generalmente
Nadie le dice al autor que su reporte es deficiente.

Simplemente, no se lo vuelven a pedir.
En efecto, cuando Ud. siente que está haciendo un reporte sólo por cumplir, no olvide que está
desechando una oportunidad que tal vez no vuelva a presentarse. Parece, pues, lógico
concluir que si hay que hacer reportes –y es probable que así sea- es mejor hacerlos bien.
METODO DEL TALLER
Este curso está dirigido a quienes sienten la necesidad de una guía en la selección de la
información, la redacción y la estructuración del contenido de los reportes. Por supuesto,
cada cual la puede aplicar y enriquecer con sus propias experiencias. Sus capítulos son los
siguientes:
I DEFINICIÓN DEL OBJETIVO

II BUSQUEDA Y CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
III ESTRUCTURACIÓN
IV REDACCION
2
En desmedro de su acepción más corriente un consultor no es un profesional u oficina a la que “se
le hacen consultas”, como podría serlo –por ejemplo- una oficina de estadísticas, sino uno al que “se
le piden recomendaciones”.
5
V ELEMENTOS DE REFUERZO Y SEGMENTOS ACCESORIOS
La siguiente es una breve reseña sobre lo esencial de cada capítulo:
El objetivo delimita - tanto para el ejecutor como para el eventual mandante- el alcance y las
características esenciales del reporte a construir. Ya veremos que en él se basa todo cuanto
vendrá después.
Buscar y clasificar la información es el medio por el cual el ejecutor obtiene, consolida e

internaliza la información de base. En el caso general, ésta puede ser bibliográfica o bien,
extraída del entorno mediante entrevistas, experimentos o encuestas, entre otros métodos.
La estructuración consiste en disponer la información de modo que sea digerible por el lector.
La estructura más general combina una división jerárquica y funcional, en que cada sección o
capítulo parte de conceptos globales y va aumentando el grado de detalle. Otras obedecen a
convenciones propias de cada rubro o profesión.
Redactar es construir físicamente el cuerpo principal del reporte. Como se verá, dependiendo
de su estilo y características, la redacción es la cualidad que mejor determina el grado de
asimilación del reporte por parte del lector.
Por último, los elementos de refuerzo y segmentos accesorios, como figuras, llamados
bibliográficos o tablas anexas, facilitan la comprensión o refuerzan y convalidan las ideas
planteadas. En un sentido metafórico “dan peso” y respetabilidad al informe.
Las tareas anteriores, sin embargo, no son etapas que formen una secuencia fija, sino
actividades acopladas. Si bien con toda seguridad existen ejecutores que - gracias a años de
práctica- las pueden desarrollar mecánica y serialmente, para nosotros cada reporte es un
producto distinto sobre el cual aplicaremos las tareas en forma iterativa hasta llegar al
resultado que nos satisface. La única actividad sobre la cual una vez terminada no
deberíamos volver, es la definición del objetivo. Respecto al resto, el informe se moldea 3
como una escultura, repasando varias veces cada contorno para facilitar su asimilación,
agregando nuevos conceptos - siempre que aporten al objetivo- y, sobre todo, eliminando lo
que para éste está de más.
3
Moldear un reporte puede entenderse como:
- Leer repetidas veces el texto
- Eliminar lo que está de más
- Agregar ideas que faltan buscando más información si es necesario
- Reacomodar los párrafos los apartados y los capítulos
- Reemplazar vocablos inadecuados, repetidos o cacofónicos
6
I DEFINICIÓN DEL OBJETIVO
El objetivo4 es una descripción explícita del efecto que se desea obtener del reporte. Esto
incluye caracterizar un escenario, los probables lectores y -eventualmente- la disyuntiva que
les ayudará a resolver. Aunque su misión principal es ayudar al ejecutor, también orienta al
lector, por tanto
Lo primero que debe hacer si es requerido para elaborar

un informe o si éste nace de su propia iniciativa, es
establecer con claridad su objetivo.
Los siguientes son algunos objetivos plausibles:
- Proporcionar al operador del equipo de soldadura las directrices para operarlo y las
acciones a seguir ante eventuales emergencias.
- Explicar a los usuarios las ventajas operativas de la nueva red computacional.
- Dar a conocer a los inversionistas interesados, las características del negocio de la madera
a fin de que puedan evaluar su incorporación a dicho mercado.
Un reporte es exitoso si satisface el objetivo que ha propuesto su ejecutor. Obviamente, si el

que lo escribe no tiene claro para qué lo quiere, el reporte no puede alcanzar el efecto
deseado.
VENTAJAS DE DEFINIR UN OBJETIVO:
Las siguientes son algunas de las razones por las cuales debe redactar un objetivo:
1.- Permite al ejecutor y al mandante aclarar su meta y mentalizarse en su consecución.
Es frecuente que un reporte carente de objetivo explícito y consensuado sea muy diferente de
lo que el mandante esperaba de él, y haya que rehacerlo varias veces. Cuando ello implica un
costo muy alto, el mandante lo acepta resignadamente, pero el reporte termina al fondo de un
cajón o llenándose de polvo en un estante. Si antes de hacerlo, se esboza y discute un
objetivo de tres o cuatro líneas, se pueden efectuar muchas iteraciones hasta llegar a una
definición precisa y prácticamente inequívoca disminuyendo a casi cero el riesgo de ulteriores
sorpresas.
Para asegurar la validez y exactitud del objetivo es

indispensable que lo redacte el ejecutor sin darse por
satisfecho cuando lo aprueba el mandante sino una vez
eliminada toda ambigüedad.
Hay que decirlo: a veces el propio mandante no tiene claro para qué quiere el informe y en ese
caso hacerlo tal vez sea una pérdida de tiempo. Puede estar seguro de que si tras varios
4
No debe confundirse el objetivo con el título del reporte. Mientras este sintetiza en una frase los temas que
trata, el primero declara lo que se pretende lograr.
7
intentos de definirlo se llega a la conclusión de que el informe es innecesario la organización
habrá ahorrado mucho tiempo suyo y de otras personas.
2.- Ayuda a decidir qué información debe incluirse y cuál no.
Pensemos en un reporte acerca de los productos que la Compañía está por lanzar al mercado.
Si está dirigido a los miembros del directorio (y suponiendo que la misión de éstos es evaluar
la gestión de la empresa en términos globales), habrá que referirse, entre otros temas, a la
inversión y a la rentabilidad esperada de los productos. Si está dirigido a los vendedores, en
cambio, los tópicos de interés serán las ventajas de los nuevos productos frente a los antiguos,
las condiciones de comercialización o las fechas de lanzamiento, es decir todos aquéllos que
les aporten ideas para optimizar su función de vender.
Al carecer de objetivo, la tendencia del ejecutor es incluir

en un mismo reporte aspectos orientados a ambos tipos
de receptor, con lo que - además de incrementar
notablemente el trabajo de recopilación y clasificación de
la información de base- torna al reporte aburrido para
ambos y le resta eficacia.
3.- Permite adecuar el tono del reporte al lector.
Además de la labor o tarea que les compete en la organización, los lectores se caracterizan
según factores como profesión, nacionalidad, nivel cultural, etc. Desde luego las
combinaciones son muchas, pero en cada caso es posible identificar su perfil y hacer un
reporte adecuado a éste.
Así, por ejemplo, al elaborar un reporte relativo a los cambios que traerá aparejada la
instalación de la nueva red computacional, dirigido ya sea a los miembros de un bufete de
abogados o de un centro médico, mejoraremos la eficacia si nos referimos a los aspectos de
operación que les son propios. Si además sabemos que nuestros lectores carecen de
nociones de informática, mejoraremos la comprensión de los conceptos técnicos mediante
analogías sencillas o ilustraciones esquemáticas. Pero si nuestros lectores son técnicos en la
materia, y les entregamos analogías innecesarias o les hablamos en un tono de principiantes
se sentirán - con justa razón- ofendidos.
Un reporte cuyo tono sobrepase o subestime la

capacidad de comprensión del lector será dejado
indefectiblemente de lado.
4.- Hace más fácil, por último, escribir el reporte.
Al mentalizarnos en un objetivo se hace automática la elección de los aspectos a enfatizar. Por

ejemplo, si nuestro objetivo es advertir al lector acerca de un riesgo, no querremos que éste
pase desapercibido entre un cúmulo de otros temas. Lo mismo, si lo que pretendemos es dar a
conocer las ventajas de una determinada actitud financiera o de cierta política global. En todos
esos casos.
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Al internalizar un objetivo la mayor parte de los aspectos
formales, como la estructura, la redacción y los propios
temas que componen el trabajo se subordinan a una
actitud inconsciente del ejecutor en pro de la meta
En efecto, mentalizar significa poner en actividad un conjunto de mecanismos inconscientes

que hacen automáticas decisiones que –en otro caso- nos quitarían tiempo y nos llenarían de
dudas.
CONSIDERACIONES ACERCA DEL OBJETIVO
Si el objetivo de un reporte se refiere al efecto que éste pretende ejercer en la organización o

en la comunidad, no caben en él las motivaciones personales. Por tal razón aunque en las
universidades suele admitirse objetivos tales como "Adquirir experiencia profesional" o
"Alcanzar el Título de Ingeniero", a nadie –en una empresa- se le ocurriría plantear como
objetivo "Convencer a los directores de que merezco un ascenso". Y no es que las
motivaciones personales no sean importantes, sino que se dan por descontadas.
Por otra parte, en el caso de un reporte exhaustivo, utilizar el objetivo para entregar una
recomendación incluyéndolo explícitamente en el reporte, es una estrategia delicada 5. Un
vendedor puede empezar su exposición diciendo que va a "demostrar las decisivas ventajas"
del producto que ofrece y en la televisión suelen aparecer abogados que comienzan su
perorata ante el jurado diciendo que "demostrarán fehacientemente la inocencia (o
culpabilidad) del acusado". Pero convengamos en que en ninguno de esos ejemplos se
espera del ejecutor un discurso imparcial. Del consultor sí, de modo que
En la mayoría de los casos, si hay recomendación, esta

debe darse cuando hayan sido expuestos los
argumentos que la respalden.
Con todo, declarar el propósito de inducir un comportamiento o una decisión puede ser
adecuado si la idea del reporte nace del propio ejecutor. Así por ejemplo si Ud. quiere dar a
conocer una idea nueva que rompe lo establecido, no debe disimular su inclinación hacia ella.
Por ejemplo, llama mucho más la atención leer en la primera página de un reporte, una
sentencia comprometida como:
“El objetivo de este informe es dar a conocer al directorio las ventajas y proyecciones de
aplicar una política de descuento selectivo en lugar de la actual política de descuentos
homogéneos”
que una neutra como:
5
Los calificativos a priori sólo podrían ser inapropiados ‘per se’ cuando -tratándose de un
informe exhaustivo- inciden en la decisión. Si se trata, por ejemplo, de un informe dirigido a los
vendedores, un objetivo como "Dar a conocer las ventajas comparativas de los nuevos productos"
no es contraindicado ya que aquéllos no están decidiendo vender o no vender dichos productos.
Deben hacerlo. Simplemente desean recabar argumentos para optimizar su gestión.
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“El objetivo de este informe es dar a conocer al directorio los efectos de las diversas políticas
de descuentos”
Lo anterior también puede ser eficaz, si se trata de inducir cierto comportamiento en los
subordinados sin recurrir a una orden tajante, por ejemplo:
“Dar a conocer las ventajas de dejar los utensilios ordenados al levantar el turno.
DETERMINANDO EL OBJETIVO
Para determinar y redactar un objetivo es necesario responderse las siguientes preguntas:
1.- ¿A quién(es) está dirigido el informe?
2.- ¿Para qué necesitan el informe?
3.- ¿Qué aspectos les interesa conocer?
4.- ¿Qué aspectos conocen de antemano?
Supongamos que el escenario es el siguiente:
La Compañía de repuestos automotrices donde trabajamos ha adquirido la representación de

una nueva línea de rodamientos, y el Gerente de Ventas nos encarga un reporte acerca de
ellos, para los vendedores. Demos respuesta, pues, a las preguntas básicas:
A los vendedores. Pero más precisamente a los vendedores especialistas en la línea de

productos referida.
Para decidir el grado de compromiso frente a los clientes potenciales respecto a los beneficios
que otorgan los nuevos productos y para informarlos acerca de todos los aspectos que
normalmente son de su interés.
Todos aquéllos que puedan ser de interés para los clientes, a saber:
- Características distintivas del producto
- Beneficios clave para los clientes
- Política de apoyo pos venta
- Precios y garantías
Conocen muy bien los principios relativos al uso del producto.
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Podemos, pues, definir el objetivo como sigue:
“Actualizar a los vendedores en los aspectos que pueden ser de interés para los clientes,
relativos a los nuevos rodamientos que la Compañía está por lanzar al mercado.”
Por otra parte, estamos en condiciones de acotar algunas características de nuestro informe, lo
que nos servirá al momento de decidir qué información rescatar, como estructurarla e incluso
cómo redactarla. Se trata, en primer lugar, de un informe casi PERMANENTE puesto que
tendrá validez para muchas decisiones y no perderá actualidad mientras los productos sigan
vigentes. No es exhaustivo, ya que los vendedores poseen mucha información que no estará
en el reporte ni es de dominio del ejecutor, por ejemplo, las características de los clientes y la
técnica de persuasión más aconsejable. El hecho nos induce a descartar la idea de incluir una
recomendación, aun cuando conozcamos la disyuntiva. Por último, el lector es obviamente
distinto que el mandante de manera que es conveniente que obtengamos de aquél una buena
parte de nuestra información base.
ACTIVIDADES DE TALLER
Actividad 1
Para -a lo menos- tres de los siguientes temas:
a) Materiales para tapaduras

b) Transporte ciudadano
c) Mercado de las nueces
d) Control higiénico en las peluquerías
e) Incidencia de la Marea Roja
f) Adquisición de equipos de aire acondicionado
g) Contratación de un Jefe de Personal
h) Drogadicción en los colegios
i) Efectos de la sequía
j) Hábitos alimenticios
Defina un escenario, y un objetivo de reporte lo más realistas posible, siguiendo la metodología

de preguntas vista en el Capítulo I. En caso de tratarse de un curso con varios participantes,
los trabajos son bi-personales y se dará 20 minutos para cada tema. Al finalizar, cada uno
leerá su trabajo y éste será criticado los restantes, y por el profesor.
Ejemplo:
En el caso del tema "Materiales para tapaduras”, el escenario podría ser el siguiente:
Una Universidad ha adquirido una serie de materiales nuevos para tapaduras. A Ud. se le ha
encargado confeccionar un Manual de uso.
Veamos:

A los alumnos en práctica profesional de la carrera de Odontología de cierta universidad.
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Para obtener el mejor provecho de los materiales y no cometer errores en su aplicación ni en
las recomendaciones a los pacientes durante la práctica.

(a) Características físicas y químicas relevantes de cada material.
(b) En qué casos se recomienda aplicar qué materiales.
(c) Los precios de cada uno.
(d) Las ventajas y desventajas para el paciente (colores, durabilidad, mantención).
(e) Qué cuidados especiales debe tener el dentista en cada caso.
(f) Qué cuidados posteriores debe tener el paciente.

Saben cómo aplicar otros materiales más tradicionales y conocen los cuidados que se deben
tener tanto por parte del dentista como del paciente.
El objetivo es, en consecuencia:
“Actualizar a los alumnos que van a realizar su práctica profesional, respecto al manejo de los
nuevos materiales para tapaduras adquiridos por la Universidad, a objeto de que los apliquen
correctamente en sus pacientes.”
Actividad 2.-
Ud. ha desarrollado una idea que –de aplicarse- permitirá reducir los costos de producción y/o
atraer nuevos clientes y decide proponerla a su jefe. Diseñe el objetivo de su informe
considerando que el rubro de la empresa es :
a) Manufactura de ropa de trabajo

b) Corretaje de propiedades en un balneario de moda
c) Venta y reparación de vehículos
d) Fabricación de sillas de ruedas
e) Elaboración de brócolis en conserva
f) Limpieza de edificios
g) Enseñanza de canto
Al finalizar, cada uno leerá su trabajo y éste será criticado por los restantes, y por el profesor.
Actividad 3.-
Cada participante debe definir un tema de reporte (perteneciente o no a las listas anteriores) a
desarrollar durante el taller, y establecer su escenario y objetivo siguiendo la técnica antes
indicada.
Los objetivos son intercambiados al azar entre los participantes y cada receptor debe calificar
el que recibe con nota de 1 a 7, justificando la nota que puso. Posteriormente los objetivos y
sus calificaciones y comentarios son leídos y comentados por el curso.
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II BUSQUEDA DE LAL INFORMACIÓN
En éste Capítulo veremos:
- Qué información vamos a incluir en el reporte

- De dónde se obtiene, y
- Una vez obtenida, cómo agruparla en forma adecuada
QUÉ INFORMACIÓN VAMOS A INCLUIR EN EL REPORTE
Anteriormente hemos confeccionado una lista tentativa de temas a incluir en el informe a los
vendedores. Esta contiene:
- Descripción del Producto

- Beneficios clave para los usuarios
- Política de apoyo posventa
- Precios y garantías
Ahora debemos refinarla a fin de evitar que se nos quede afuera algún tópico importante o que
incluya alguno que no lo es. Mientras lo hacemos se recomienda categorizar los temas según
su relevancia para el lector. Veremos que -si el objetivo es suficientemente preciso- el análisis
resulta sencillo.
Para empezar, respecto al tema “Descripción del Producto”, los vendedores –dado que están
familiarizados con productos similares- no requieren una descripción exhaustiva, sino sólo un
detalle de aquellas características que lo distinguen de los tradicionales, sean propios o de la
competencia. Por otra parte tratándose de un informe técnico no es pertinente que
exageremos las ventajas (los vendedores saben muy bien hacerlo ante sus clientes si ello es
necesario). En cuanto a los beneficios claves para el ususrio, conviene enfatizar los aspectos
que nuestros lectores desconocen, si es que existe alguno. Por ejemplo, si se tata de un nuevo
tipo de rodamientos cuya característica distintiva es un índice de roce de partida inusualmente
bajo, es posible que los vendedores desconozcan la incidencia de esa cualidad en la vida útil
del producto o de la propia máquina de la que forma parte. Habrá, pues, que destacar el hecho
e incluso reforzarlo con cifras obtenidas en laboratorio.
Por otra parte un aspecto que siempre es de interés para los agentes de venta, es el grado de
receptividad que encontrarán en sus clientes potenciales, variable que depende esencialmente
del soporte de ventas, esto es, el tipo y la cantidad de publicidad a aplicar. Al referirnos a ese
aspecto, debemos pues detallar en forma objetiva, los medios de difusión –como folletos,
avisos publicitarios, etc. – que se utilizarán. La idea no es transmitirles un optimismo infundado
sino informarlos sobre cuán sensibilizado está el mercado respecto al nuevo producto.
Una primera revisión nos conduce a la siguiente lista:

- Beneficios clave para los clientes
- Soporte de Ventas
- Folletos y literatura
- Información suplementaria
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Naturalmente, la lista sigue siendo tentativa. De hecho, es posible que encontremos ciertos
ítems que hasta ahora hemos pasado por alto, o bien, que alguno de los casilleros quede casi
vacío. Esta primera aproximación, no obstante, nos permitirá discernir si un artículo o un
capítulo completo merece o no nuestra atención.
Con todo, es conveniente desagregar el ítem "Información suplementaria", ya que es evidente

que su título no especifica nada. A modo de ejemplo una desagregación puede ser:
- Fechas de lanzamiento
- Precios
- Garantías
- Servicio Técnico
Finalmente, un tópico que los vendedores buscarán con comprensible interés, es la política de
comisiones, metas y premios, asociados al producto, y –si corresponde- cualquier medida de
tipo organizacional, como distribución de territorios, jefaturas, u otro elemento afín. Es cierto
que tal información no es parte del objetivo inicial (ya que a los clientes las comisiones de los
vendedores los tienen sin cuidado), pero recordemos que nuestra principal regla es no caer en
el dogmatismo estéril.
FUENTES DE INFORMACIÓN
¿Dónde podemos encontrar información para ir incorporándola a los respectivos casilleros?

Algunas fuentes posibles, son, desde luego, la Internet, las bibliotecas públicas y privadas, las
circulares internas de nuestra empresa, etc.
De hecho, ellas bastarán si nuestro informe refleja una investigación bibliográfica como es el
caso del informe a los vendedores. Si corresponde a un experimento científico o social, una
parte importante de los datos se extrae directamente de la realidad mediante estímulos y
observaciones. Si en cambio, es un curriculum vitae, la mayor parte se rescata de la memoria
mediante un esfuerzo de introspección, tal vez con algunas consultas documentales para
precisar fechas de contratación o nombres de los jefes directos. Por último, en el caso de un
diseño arquitectónico -o de cualquier otro tipo- el grueso de la información proviene de la
creatividad personal.
Dada pues, la amplia gama de tipos de reportes, el caso más general es aquél en que la
información proviene de diversas fuentes, como:
- Otros informes escritos

- Información hablada
- Encuestas
- Mediciones de un experimento
- Simple observación
- Memoria Personal, y
- Creación Personal
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El método usado para adquirir la información en que se basa el reporte se suele establecer en
una sección de éste llamada comúnmente Metodología 6. Para hacerlo no existe –desde luego-
una regla general. Lo que veremos es un método para agrupar información pre-elaborada,
válido tanto si se trata de información bibliográfica o de una consolidación de datos
provenientes de experimentos, encuestas, o simples observaciones .
ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
En primer lugar debemos leer cada texto e internalizar cada tabla que consideremos adecuado
a nuestra temática, y referirlo en una o dos líneas indicando su ubicación en la Bibliografía.
Cada referencia debe escribirse en una hoja de papel separada.
Así, suponiendo que estamos preparando el informe sobre los materiales odontológicos
referido en las actividades de taller del Capítulo I, y encontramos un artículo en la revista
"Ciencia Bucal", es posible que el propio titulo nos sirva como resumen, por ejemplo:
-------
Análisis comparativo de la Resistencia de la Melamina hidratada"
Dr. Charles Lightop, Universidad de Yale
Revista Ciencia Bucal, Febrero de 2000.
3 páginas
-------
Si no es así, y lo que nos interesa es sólo una parte del artículo, debemos referir la idea en
cuestión en un par de líneas. Por ejemplo:
--------
Idea: Incompatibilidades en la aplicación de materiales hidratados para tapaduras.
Artículo: "Avances en la detección de contraindicaciones en los tratamientos dentales"
Dr. Guido Malatesta
Revista "Ciencia y Técnica Médica", Agosto de 1999
Página 37
--------
Y si en un mismo artículo o texto encontramos información para más de un tema de nuestra

lista, anotaremos cada referencia en una hoja distinta. Por ejemplo, si en el artículo anterior,
además de las ya referidas incompatibilidades encontramos una descripción de cuidados
posteriores, haremos una segunda referencia:
--------
Idea: Cuidados posteriores a la aplicación del material.
Artículo: "Avances en la detección de contraindicaciones en los tratamientos dentales"
Dr. Guido Malatesta
Revista "Ciencia y Técnica Médica", Agosto de 1999
Páginas 38 y 39
--------
6
El término Metodología está mal aplicado, pues significa el "conjunto de métodos", o bien el "estudio
de los diversos métodos". El nombre correcto de la sección debería ser simplemente Método.
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Cada referencia ocupará el casillero temático que le corresponde. Si encontramos -no
obstante- un tema importante que no calza con ningún casillero tal vez sea necesario abrir uno
nuevo.
Desde luego, si Ud. tiene un computador y lo puede llevar a la biblioteca, todo el manejo es
más sencillo pues no necesita asignar una hoja a cada resumen. El método -con mayor razón-
se aplica al rescatar información de Internet.
Al finalizar la agrupación, tendremos un conjunto de legajos que más o menos corresponde a

cada uno de los temas que visualizamos a priori. Debemos ahora evaluar si éstos han sido
suficientemente cubiertos y si la cantidad individual y la importancia de la información son
relativamente homogéneas. De no ser así haremos una redistribución de nuestros grupos
hasta lograr cierta homogeneidad.
Actividad 4
Complemente la lista de temas que ha definido originalmente para su reporte. La nueva lista es
discutida con los demás participantes y con el profesor. Confeccione una lista de eventuales
fuentes de información para cada uno de los temas. Las listas de temas y las eventuales
fuentes de información se discuten en el curso.
Actividad 5 (Tarea)
Los participantes extraen de las fuentes que definan, los artículos que corresponden a sus
listas. Cada tema de la lista debe ser cubierto con al menos una referencia.
Actividad 6
Cada grupo o participante individual presenta sus temas y sus referencias mediante
diapositivas. Es posible que todas las referencias correspondan a encuestas o trabajos
previos -como suele ocurrir en los manuales- o que sea necesario un experimento. El criterio
de agrupación de conceptos es discutido y comentado por los otros participantes (designados
por el profesor) y por el profesor.
16
III ESTRUCTURACION DEL INFORME
La esencia de un reporte es su cuerpo o segmento principal. Este puede dividirse en una serie de
sub-segmentos que aquí llamaremos genéricamente Capítulos y Apartados, aunque el autor puede
darles los nombres que mejor le parezcan. Con el cuerpo principal puede coexistir un conjunto de
segmentos accesorios, tales como la Portada, el Resumen Ejecutivo o Abstracto, la Tabla de Indices,
los Anexos o Apéndices y la Bibliografía, entre otros (en el Capítulo V nos referiremos a ellos
conjuntamente con los toques finales de presentación).
Es común denominar "estructura del reporte" a los nombres y secuencia de los segmentos que lo
conforman, sin embargo, los accesorios no son parte de la estructura sino agregados que
facilitan la asimilación del cuerpo principal. El hecho de que se presenten en un orden
preestablecido, no obedece -con excepción de la portada- a una causal lógica sino a una muy
respetable convención.
Lo que sí debe responder a una estructura es el orden,

los temas y el grado de síntesis al interior de los
capítulos y apartados
Al respecto Katharine Heritage (Successful Report Writing) distingue 2 tipos de reportes que
responden a sendos modelos de estructura.
a) Los que informan o pronostican hechos, dejando al lector la tarea de obtener conclusiones,
como nuestro informe para los vendedores. Se incluye también en esta categoría, los
informes de avance, los currícula vitae, y los que instruyen un procedimiento, como los
diseños y los manuales de uso o de construcción.
b) Los trabajos de investigación. La categoría comprende desde reportes de un experimento

científico hasta estudios de factibilidad y de mercado.
Como ocurre en todo orden de cosas, la mayor parte de los reportes no está en una u otra
categoría sino en algún punto intermedio por lo que –en definitiva- la estructura que se le dé es
una prerrogativa de su autor. Hecha esta salvedad, para presentar algunas recomendaciones y
ejemplos nos guiaremos por los modelos antes referidos.
EN QUE CONSISTE SINTETIZAR
El contenido de los capítulos en el cuerpo principal del informe –si no hemos efectuado un
reordenamiento de la información de base- debe coincidir con la lista de temas de la que
vimos un ejemplo en el apartado anterior. Un estilo –que llamaremos clásico- consiste en
empezar cada capítulo con descripciones globales que van aumentado el grado de
especificidad a medida que avanza el texto. Esta forma no es –sin embargo- la única posible.
De hecho, ciertos artículos periodísticos, previo a cualquier explicación presentan ejemplos
concretos que operan como precursores de la posterior generalización (más adelante veremos
una muestra de dicha técnica).
En cualquier caso, el informe contendrá párrafos con diversos grados de síntesis, además de
detalles o ejemplos específicos. Si sólo poseemos información desagregada, nuestra labor
inicial será sintetizarla y es útil tener una idea clara de lo que ello significa: sintetizar no
17
consiste en reemplazar una descripción por un adjetivo ni en incluir el máximo de ideas en el
menor espacio posible, sino en
Presentar la o las ideas más relevantes para dar al lector

una visión de contorno.
El ejemplo que sigue ayuda a clarificar lo anterior:
TEXTO:
“Toda decisión que implique entrar en un nuevo negocio o desechar uno anterior, abandonar un
producto o introducir uno nuevo, es una decisión de alta gerencia. También lo es determinar
cuáles son las actividades clave en la empresa, así como decidir sobre la clase de organización
que se desprende de las actividades clave. Y en lo que yo llamo áreas de conciencia, la alta
gerencia tiene que adelantarse y asumir la jefatura. El espíritu, el estado de ánimo, el clima
humano de la organización, el compromiso y el rumbo básicos, todo ello incumbe a la alta
gerencia.”
Peter Druker, “El empresario de la nueva era”.
SINTESIS:
“En una institución la alta gerencia se asienta en la cúspide de la estructura, y sus decisiones
inciden en todos los aspectos estratégicos”
En este ejemplo, el lector podrá apreciar que si coloca la síntesis antes del texto, ésta
desempeña un rol de párrafo introductorio y si la pone al final, tiene un sentido de conclusión7.
TITULACION DE LOS CAPITULOS
Volvamos por un momento a nuestro reporte para los vendedores de rodamientos, cuya lista de
temas es hasta el momento:

- Comparación con los productos similares de la competencia
- Beneficios para los clientes
- Soporte de Ventas
- Folletos y literatura
- Fechas de lanzamiento
- Precios
- Garantías
- Servicio Técnico
Supondremos que en este caso los capítulos coinciden con los temas de la lista y se
dispondrán a continuación de una Introducción General. En su interior las ideas irán de lo más
genérico a lo más específico. Cada capítulo puede ser titulado, para dar una idea de su
contenido. En ese caso, no es una mala estrategia sugerir en el encabezado los aspectos que
7
En este caso, se sugiere anteponer ‘Por lo tanto’ para dejar explícito que el párrafo se desprende
del detalle anterior.
18
vamos a enfatizar. Por ejemplo, si hemos identificado a la durabilidad del motor como el
beneficio clave para el usuario, el título respectivo puede ser directamente “AUMENTO DE LA
VIDA UTIL DEL MOTOR”. Del mismo modo, un título tan genérico como “INFORMACION
SUPLEMENTARIA” puede sustituirse por uno como “PLAN DE LANZAMIENTO Y
COMISIONES DE VENTA”. Ud., por supuesto puede sugerir otros.
LA INTRODUCCION O CAPÍTULO CERO
Como su nombre lo indica la introducción acerca al lector al tema central del informe. Hay
varias formas de lograr ese objetivo. Si vamos a hacer -por ejemplo- un curso para usuarios de
Internet dirigido a adultos legos en la materia, es plausible presentarles un cuadro general de
la célebre red. Para ello puede resultar apropiado entregar una síntesis muy básica acerca de
transmisión de datos digitales vía telefónica, y una reseña de los principales hitos históricos
mencionando el problema que fue resuelto en cada uno. Si se trata de personas que saben de
informática, todo aquello posiblemente esté de más, y habrá que empezar con una síntesis de
las grandes funciones que ofrece, como el correo electrónico y las páginas interactivas. Por
último, si son niños, la introducción conceptual sobra y lo que se necesita es mostrar la
relación causa-efecto de hacer click en cada icono.
En el caso de los vendedores, lo que tenemos hasta ahora es una cantidad de información
clasificada en los casilleros de nuestra lista de temas. Si nuestros productos son rodamientos
de una cierta aleación metálica, supondremos en el casillero Comparación con los productos
similares de la competencia hay una serie de tablas que muestran detalladamente factores
como dureza, período de lubricación, resistencia, coeficiente de roce, etc., para rodamientos
de diversas marcas y tipos. En algunas hay ventajas para los nuestros. Observamos, que la
mayoría de las ventajas derivan de una sola propiedad: el bajo coeficiente de roce. Al escribir
la introducción escogeremos -pues- esa idea como el aspecto central.
La introducción puede ser la siguiente:
“Nuestra empresa acaba de suscribir un convenio exclusivo de distribución con la firma ACME
S.A. fabricante de rodamientos de biela en acero-tungsteno para vehículos pesados. La
característica esencial de la aleación es su bajo coeficiente de roce de partida (0,12%), lo que
se traduce en una disminución del desgaste - equivalente al 62% en comparación con líneas
similares del mercado- y un menor recambio de lubricación de hasta 45%. Los beneficios
básicos para el usuario residen en una durabilidad promedio de 20.000 horas y mayores
períodos entre mantenciones programadas, que van desde 600 horas para mini-buses de
pasajeros hasta 1600 horas para camiones de 20 toneladas. La recuperación total de la mayor
inversión se alcanza en un lapso de 8 meses a 3 años.
El producto está siendo instalado desde Agosto de 1998 en maquinaria de construcción y

transporte en 16 países europeos y americanos y se liberará para nuestro país en Agosto de
2000.
El mercado chileno se estima en un millón y medio de dólares al año. La estrategia de

penetración diseñada por la Empresa considera venta directa, respaldada con impresos de
folletería, catálogos, comercio electrónico y charlas instructivas. Los servicios de pos-venta y
garantías serán absorbidos mediante subcontratación con la firma Holt y asociados, licenciada
por ACME S.A. en nuestro país.
19
En el presente informe se entrega a los vendedores las características del producto que son
de interés para su cartera de clientes.”
Se observa que la introducción comienza situando al lector en la contingencia de la empresa.

En este caso la primera línea es la oficialización de algo que probablemente ya era vox pópuli,
circunstancia que garantiza un respetable grado de sensibilización previa por parte de nuestros
lectores. Apreciamos que el texto está dirigido a personas que saben de rodamientos, por lo
que basta con dar algunos valores sin hacer mayor hincapié en comparaciones. Respecto a
los productos no lo dice todo, ni lo pretende. Aunque un vendedor necesita saber mucho más
que lo que aparece en esas pocas líneas, éstas insinúan los aspectos básicos a ser tratados
Por último, en lo tocante al producto y a las empresas que lo respaldan, no emplea ningún
calificativo como de calidad superior, prestigiosas, afamadas u otra frase cliché.
Desde luego tampoco dice en forma explícita que el producto es más caro que los rodamientos
tradicionales, pero ello se infiere fácilmente de la frase que habla de "la recuperación total de la
mayor inversión".
Pues bien, ya tenemos una mínima estructura para nuestro informe. Supondremos, en primera
instancia que los capítulos que siguen tendrán también una estructura que va de lo general a
lo particular.
Dejaremos hasta aquí, sin embargo, nuestro informe acerca de los rodamientos, ya que sus
capítulos refieren aspectos técnicos que no son de dominio universal.
ESTRUCTURA INTERNA DE LOS CAPÍTULOS

.
En el siguiente texto –referido a las reacciones en contra de la ciencia y la tecnología a través
de la historia- se puede encontrar hasta cuatro niveles de síntesis.
“Las reacciones contra la tecnología no son privativas de la era actual.
A través de la historia, se han levantado voces y movimientos que advierten al hombre de

estar creando fuerzas que le será imposible controlar. Sus máquinas podrían eventualmente
dominar el planeta y exigir completa obediencia por parte de la raza humana (si es que se le
permite seguir existiendo). Así, confiar en la ciencia y la tecnología es equivalente a hacer un
pacto, como Fausto, con el diablo.
La oposición a la razón y a la racionalidad, incluyendo ataques a la ciencia y la tecnología, ha

sido experimentada en particular por sociedades que sufren un trastorno mayor o una gran
catástrofe:
- A la derrota de Francia en las Guerras Napoleónicas siguió un período de misticismo

rampante con un amplio resurgimiento del interés por la astrología.
- Oswald Spengler capturó la imaginación de la Alemania derrotada en 1920 con su libro “La
Declinación de Occidente” y su predicción de que el hombre faustiano sería arrastrado a la
muerte por su propia máquina.
20
- En su libro “1984”, escrito inmediatamente después de la Segunda Guerra Mundial,
George Orwell condena las posibilidades que la tecnología avanzada ofrece al
totalitarismo.”
En el texto anterior se observa que los tres primeros párrafos son generalizaciones que
allanan el camino a los ejemplos del final del apartado.
Pero como se dijo al comienzo, algunos periodistas suelen romper la degradación clásica de lo
general a lo particular para captar la curiosidad de sus lectores. Si así fuese el texto pudiese
quedar como sigue:
- “A la derrota de Francia en las Guerras Napoleónicas siguió un período de misticismo

rampante con un amplio resurgimiento del interés por la astrología.
- Oswald Spengler capturó la imaginación de la Alemania derrotada en 1920 con su libro “La
Declinación de Occidente” y su predicción de que el hombre faustiano sería arrastrado a la
muerte por su propia máquina.
- En su libro “1984”, escrito inmediatamente después de la Segunda Guerra Mundial,

George Orwell condena las posibilidades que la tecnología avanzada ofrece al
totalitarismo.
La oposición a la razón y a la racionalidad, incluyendo ataques a la ciencia y la tecnología, ha

sido experimentada por sociedades que sufren un trastorno mayor o una gran catástrofe. De
hecho, a través de la historia, se han levantado voces y movimientos que advierten al hombre
de estar creando fuerzas que le será imposible controlar. Sus máquinas podrían
eventualmente dominar el planeta y exigir completa obediencia por parte de la raza humana (si
es que se le permite seguir existiendo). Así, confiar en la ciencia y la tecnología es equivalente
a hacer un pacto, como Fausto, con el diablo.”
Como se aprecia, la secuencia de ejemplos sin preámbulo induce al lector a preguntarse hacia
dónde se encamina el relato, “enigma” que es resuelto en el párrafo siguiente. La técnica
puede considerarse no apropiada para informes empresariales, pero el ejemplo demuestra
que hay cierta libertad para jugar con los niveles de síntesis.
REPORTES DE INVESTIGACION
Existen convenciones que de algún modo determinan la estructura de ciertos informes. El más
general se refiere a aquéllos que son el reflejo de un experimento o un trabajo previo, cuya
esencia consiste básicamente en:
- Recopilar datos
- Elaborar y consolidar los datos para obtener resultados
- Inferir conclusiones de los resultados
Todo ello se puede, desde luego, efectuar sin escribir aun una sola línea del reporte
propiamente tal. Éste es - en esencia- el relato de lo realizado y para ellos se acepta
convencionalmente, una estructura básica compuesta - según el caso- de 4 o 5 elementos:
1.- Propósito del Experimento
21
2.- Método para obtener los datos
3.- Resultado de la elaboración
4.- Conclusiones inferidas de los resultados, y eventualmente
5.- Recomendaciones para resolver la disyuntiva.
Por si lo ha olvidado, dicha estructura es la que nos enseñaron en el colegio para describir
ciertos experimentos con ranas -a las cuales aplicábamos -gozosamente- electricidad en una
de sus patas- o con porotos y lentejas que plantábamos en un vaso lleno de algodón
empapado en agua. Como veremos, se puede aplicar también a informes gerenciales que
involucran la elaboración de un diagnóstico.
El propósito es en esencia lo que se pretende averiguar o demostrar con el experimento, por

ejemplo cuál es la concentración óptima de nutrientes para la germinación de las lentejas. No
debe confundirse el propósito del experimento con el objetivo del informe. De hecho, los
científicos suelen efectuar experimentos que carecen de un propósito definido (trasplantan -
por ejemplo- a la región alpina especies que solo se dan en el trópico, por mera curiosidad) y
de ellos a veces obtienen resultados más que sorprendentes. En el caso de los informes
empresariales podemos asumir que se ha reemplazado el experimento, por ejemplo, por una
encuesta de opinión. Así, en un estudio de mercado, el "experimento" puede consistir en
aplicar a un conjunto de personas de determinados grupos socioeconómicos una serie de
preguntas, y su propósito, averiguar el grado de aceptación del producto.
El método es - en los reportes científicos- la descripción del experimento y de las mediciones

efectuadas. En el de las lentejas podría resumirse en:
“Se plantaron 10 semillas de lenteja utilizando -a su vez- 10 diferentes concentraciones de

nutriente que iban de 0% a 36% con variaciones de 4 puntos, y se midió el grado de
germinación de cada uno de ellos en intervalos de 4 horas.”
En el caso de la encuesta de mercado, el método debería describir exhaustivamente las

preguntas que se hicieron y cualquier otra circunstancia que el diseñador del "experimento"
haya considerado importantes. Tal vez como parte de éste se contempló hacer la misma serie
de preguntas a una gran masa de personas variando -por ejemplo- la hora o la estación del
año.
El resultado es la transcripción - con algún grado de consolidación- de las mediciones

obtenidas. En el caso más simple - el de las lentejas- éste podría ser, por ejemplo, una tabla
que muestre el avance de la germinación versus la concentración de nutrientes en cada
intervalo.
CONCENTRACION
0% 4% 8% 12% 16% 20% 24% 28% 32% 36%

4h 0 0 1 2 1 1 0 0 0 0
8h 0 1 3 5 2 2 1 1 0 0
12h 1 3 5 8 4 3 2 1 0 0
16h 2 5 9 9 4 3 2 0 0 0
20h 3 7 12 10 3 2 1 0 0 0
22
24h 5 9 15 11 3 1 0 0 0 0
30h 7 12 21 12 3 0 0 0 0 0
En general, en experimentos más complejos o con una mayor cantidad de datos, los
resultados se presentan más consolidados y suelen acompañarse con diversos tipos de
gráficos que apoyen la ulterior recomendación o permitan al lector formarse su propio
diagnóstico. Ello ocurrirá también en la encuesta, cuyos resultados agruparán las mediciones
según diversos criterios, sin incluir comparaciones explícitas ni menos, juicios de valor. Un
resultado muy simple, que damos a modo de ejemplo, podría ser el siguiente:
Grupo socio-económico Aceptación del Producto
A,B 35%
C1 56%
C2 67%
C3 54%
D 22%
La conclusión es una ordenación del resultado, eventualmente acorde a un modelo

convencional. En el experimento de las lentejas:
“El mayor grado de germinación (21) se obtiene - al cabo de 30 horas- con una solución de
nutriente al 8%. Sin embargo, para períodos de tiempo menores - hasta 8 horas- el mayor
grado de germinación (8) se logra con una solución al 12%. Para concentraciones mayores, la
germinación se reduce hasta quedar completamente inhibida.”
En la encuesta de mercado:
“El producto presenta un alto grado de aceptación (67%) para el grupo socioeconómico C2. Es
aceptado - en grado medio- por los grupos C1 y C3 (56 y 54%, respectivamente). No es
mayoritariamente aceptado en los grupos extremos (A, B y D). En el grupo A, B hay aceptación
débil (35%), mientras que en el D, el producto es rechazado (24%).”
Si bien en nuestros ejemplos las conclusiones son casi obvias, muchas veces
El paso de resultado a conclusión requiere una

observación acuciosa y -probablemente- cotejar el
resultado versus algún modelo convencional.
Algo de eso hay en los calificativos alto, medio, débil y rechazado que supondremos propios
de una jerga profesional.
Por último, como hemos dicho, algunos informes exhaustivos se suelen acompañar con una
recomendación al lector. En el caso de que no exista una correspondencia clara, como ocurre
en el caso de las lentejas, la recomendación podría reemplazarse por la sugerencia de:
“Realizar un segundo experimento aplicando una concentración al 12% durante las primeras
12 horas y luego disminuyéndola al 8% “
23
Para la encuesta de mercado, la recomendación es:
“Lanzar el producto dirigiendo la promoción al grupo socioeconómico C.”
OTRAS ESTRUCTURAS CONVENCIONALES
Tal como la estructura de un trabajo de investigación, los informes de diseño siguen también
una secuencia temporal:
El cuerpo de un Manual de Diseño de un Sistema Computacional -por ejemplo- está ordenado

convencionalmente de acuerdo a los siguientes títulos:
- Definición del Problema

- Reglas del Negocio
- Requerimientos
- Modelo de Datos
- Diccionario de Datos
- Diagrama de Contexto
- Diagramas de Flujo de Datos
- Mini-Especificaciones
En algunos casos existen "formas aceptadas", que varían de un ambiente a otro y pretenden
facilitar la tarea de los lectores imponiendo una estructura consuetudinaria. Por ejemplo, para
el caso de un currículum:
- Identificación y datos personales

- Incluye:
- Nombre completo
- RUT
- Fecha de Nacimiento
- Profesión
- Estado Civil
- Otros Estudios
-
- Trabajos desempeñados en los últimos diez años
Por cada trabajo se indica:
- Fechas de inicio y término

- Empresa
- Breve descripción
En el caso de un manual de usuario, una estructura bastante corriente es:
- Objetivos del Sistema

- Normas generales de operación
- Normas específicas de operación
- Glosario de errores y opciones de corrección
24
Bajo el penúltimo título (Normas específicas de operación) se incluye el procedimiento en cada
una de las opciones del menú.
Acorde a lo visto, la estructura de un reporte, ofrece diversos matices que exceden las
clasificaciones sugeridas en este texto. Se aconseja, pues, revisar informes similares en el
ámbito de la empresa o institución que lo ha de usar, y no pasar por alto las manifestaciones
de su cultura.
Para terminar, una reflexión: La forma de estructurar un informe no tiene normas inviolables.
El ejecutor es realmente quien las define y aplica.
Actividad 6
Redacte una introducción de una página para alguno de los siguientes temas, considerando
los objetivos que se señalan en cada caso:
a) La evolución del ser humano. Objetivo: Conferencia a escolares de enseñanza básica.

b) La evolución del ser humano. Objetivo: Conferencia distractiva a estudiantes universitarios.
c) El sistema solar. Objetivo: Conferencia a un conjunto de dueñas de casa.
d) El sistema solar. Objetivo: Conferencia a estudiantes de Ingeniería.
e) El sistema solar. Objetivo: Conferencia a alumnos de 1er año de la carrera de Astronomía.
f) Cualquier tema de su especialidad dirigido a estudiantes de enseñanza media que buscan
orientación para elegir una carrera universitaria.
Actividad 7
Se entregan –a continuación- algunos párrafos relativos a un tema. El alumno debe
disponerlos de modo que presenten una estructura creciente en grado de concreción.
(1) Las instituciones abiertas no imponen condiciones a priori a sus miembros. Las cerradas
exigen una característica, como haber estado en algún evento o haber sufrido una cierta
enfermedad. Ambas, no obstante, exigen un comportamiento futuro.
(2) Las instituciones son agrupaciones humanas que pretenden alcanzar un objetivo que las
trasciende.
(3) Un partido político es una institución abierta. Una empresa es una institución cerrada. La
familia es una institución abierta y cerrada al mismo tiempo.
(4) El campo laboral de los consultores está formado por instituciones
(5) .Cuando un miembro de una institución deja de cumplir la condición o el comportamiento
exigido, es castigado con la expulsión.
(6) Todas las personas pertenecen a una o varias instituciones.
Actividad 8
Cada alumno recibe un tema sobre el cual debe explayarse en una o dos páginas siguiendo
una estructura que va lo general a lo específico. Los temas son:
a) La Educación Universitaria Privada. Objetivo: Informar a un gobierno extranjero las

características y los resultados de la aplicación del sistema en Chile.
25
b) La Contaminación Atmosférica. Objetivo: Recomendar al alcalde de una ciudad que
empieza a tener contaminación, las medidas a tomar a la luz de los resultados obtenidos
por las autoridades en Santiago.
c) La operación del mouse. Objetivo: Servir de guía de aprendizaje para un curso de

informática básica.
d) El libro “Don Quijote de La Mancha”. Objetivo: Dar a conocer la obra a un Director de Cine
noruego, interesado en rodar una película que refleje la cultura y la idiosincrasia hispanas.
e) El living de su casa. Objetivo: Instruir a los escenógrafos acerca del escenario donde
ocurre el 2do acto de una obra teatral escrita por Ud.
Actividad 9
Se le ha encargado escribir un artículo que demuestre el aumento de la incidencia de los
asaltos a bancos, a fin de que las instituciones afectadas incrementen las medidas de
seguridad. En su primer capítulo Ud. ha decidido emplear un estilo que parte exponiendo
ejemplos concretos de los cuales se extrae como conclusión que existe una escalada de dicha
forma delictual. Escriba el capítulo.
Actividad 10
Ud. ha desarrollado un experimento que demuestra que las cargas eléctricas de igual nombre
se repelen. Escriba un informe del experimento dirigido a la comunidad científica.
Actividad 11
Estructure el cuerpo principal de su reporte indicando el contenido de cada uno de los
capítulos.
Se discuten los esquemas presentados y se ofrecen sugerencias que podrán ser tomadas en
cuenta por los ejecutores.
26
V ESCRITURA Y REDACCION DEL INFORME
Los libros de texto –en especial los que se refieren a relaciones humanas- llevan implícita la
recomendación: NO DGOMATICE LO QUE AQUÍ SE EXPONE. Esto quiere decir que cada
situación tiene su propia estrategia y las sugerencias no deben aplicarse a ciegas. El aserto
también es válido cuando se trata de confeccionar informes. Por otra parte, existen infinitas
maneras de escribir mal, y unas cuantas, de hacerlo bien de modo que aquí no podemos decir
todo lo que no debe hacerse, ni imponer al ejecutor un determinado estilo. Nos limitaremos a
dar recomendaciones sobre usanzas en las que se debe ser cuidadoso.
EVITE LAS FRASES CLICHÉ
Todos los vendedores dicen que sus productos son de "alta calidad", con lo cual la frase - en
el uso corriente- carece de todo sentido. Del mismo modo, los informáticos implementan
sistemas que entregan "información fidedigna y oportuna", y los gerentes implantan
políticas "eficientes y eficaces". Debe tener cuidado con esos lugares comunes pues por lo
general, quien los emplea cree sinceramente en el impacto que causan. Para protegerse de
las frases cliché una receta práctica es evitar - en lo posible- los adjetivos valóricos. Decir
que los productos "satisfacen las normas actuales de calidad" o que el sistema "satisfará los
requerimientos de los usuarios" resulta más directo. Y logrará aun más fuerza si en el caso del
producto cita la norma, o entrega una reseña de las ventajas comparativas que se obtienen
con el sistema. En el caso de una política gerencial, puede ser más impactante especificar con
claridad los efectos esperados sin reducirlos a un par de calificativos.
BUSQUE LAS PALABRAS ADECUADAS
Para evitar las repeticiones de palabras en una misma frase, a veces es necesario usar
sinónimos. Si bien entre aquéllos existen diferencias más o menos sutiles, es lícito decir
“período” en lugar de “lapso” o “lista” en lugar de “archivo”. Sin embargo, usar
gratuitamente términos erróneos –aparte de aberrante- puede deteriorar la imagen del ejecutor
ante quien conozca su significado. Por ejemplo, hay personas que escriben “ubicuidad” por
“ubicación” (la primera significa “facultad de estar en todas partes”, en tanto la ubicación es el
“lugar donde está un objeto”). Otros emplean “facción” –cuyo significado es “grupo de gente
amotinada” para referirse a una “parte” o “sección” de algo.
Todos nos sentimos impulsados a usar términos que nos suenan cultos. Pero debemos tener
cuidado. Si es necesario apóyese en un Diccionario de Sinónimos
.
DEFINICIONES DE TÉRMINOS
Quien escribe debe tener en cuenta que sus lectores no siempre entienden el significado de
las palabras o siglas especializadas, por lo que debe proveérselo de precisiones o
definiciones. Ello es especialmente necesario cuando el vocablo es una sigla que aparece por
primera vez o cuando se trata de un vocablo de uso más o menos corriente que –en el reporte-
tiene una acepción muy precisa. Los ejemplos siguientes - extraídos de Hamp-Lyons y
Heasley, “Study Writing”- se refieren respectivamente a esos casos:
27
“El ruido de los aviones se mide en DRP (Decibeles de Ruido Percibidos) – unidad que mide
todos los diferentes sonidos que contiene el ruido, asignando mayor importancia a aquellos
que la gente considera más molestos”
“Es conveniente terminar esta introducción precisando ciertos términos ya empleados, y que
serán requeridos más adelante. Para los efectos de este reporte, interacción se entenderá
como la influencia recíproca entre individuos físicamente cercanos”
Necesidad de un Glosario
Sin embargo, no siempre basta con la definición en el propio texto. Un glosario es un anexo
que contiene la definición de palabras técnicas y de jerga, y siglas especializadas que se
emplean en el texto con relativa frecuencia. El siguiente párrafo se extrajo de un libro bastante
vendido pero que lamentablemente no tiene glosario:
“El método DARTS comienza con la derivación de los niveles 0 y 1 de los DFD. Además el
analista debe usar el correspondiente DFC y la especificación de control (CSPEC), el
diagrama de transición de estado para representar el comportamiento del sistema y la
especificación PSPEC. Estos DFDs no hacen referencia explícita a la naturaleza del tiempo
real del SCTA o a las diferentes tareas que se requieren para implementar SCTA”
Sin duda el texto no está hecho para principiantes, pero incluso un experto puede confundirse
entre tantas siglas. Si no hay glosario tiene que empezar a revisar hacia atrás hasta dar con la
primera ocasión en que se usó, suponiendo que allí fue definida.
LAS CLASIFICACIONES
Una forma de situar al lector en un tema es echar sobre éste una mirada a vuelo de pájaro,
conceptualizando las características de los objetos del estudio. Así, si nuestro trabajo versa
sobre los restoranes de Santiago, es plausible una introducción como:
“Desde el punto de vista del ambiente y la calidad de la atención, podemos clasificar a los
restoranes en:
a) De mantel largo
b) Snacks
c) Fuentes de Soda
d) Restoranes de Comida Rápida
e) Casinos
f) Parrilladas
La característica principal de los restoranes de “De mantel largo” es considerar a la hora de

comer más que una instancia para alimentarse, como una ocasión de encuentro entre
personas y de solaz refinado . Algunos ofrecen comida, decoración y música típicos de un país
determinado. Otros, en cambio ofrecen todo tipo de comidas, autocalificándose como
internacionales. En todos ellos la hora peak es la cena.
Los snaks, presentan una ambientación funcional con un servicio rápido, y su hora peak es la
del almuerzo. Sus clientes son personas que trabajan de preferencia en las oficinas del sector.
En cuanto a comidas, generalmente ofrecen un menú y diversas alternativas de la casa.
28
Las Fuentes de Soda ofrecen principalmente sandwiches para servirse rápido. Aunque su flujo
de clientes aumenta considerablemente a la hora de almuerzo, suelen tener movimiento
durante todo el día.
Etc.”
Las clasificaciones que se utilizan al principio de los capítulos o de los apartados suelen ser
menos descriptivas. Por lo general, más que introducir al lector en una temática, tienen por
objeto precisar términos que serán usados en el texto que viene a continuación. En cualquier
caso, los ítems pueden agruparse según diversos criterios. Por ejemplo:
“Los jugadores de fútbol –acorde a la posición que ocupan en la cancha- pueden ser:
a) arqueros
b) defensas
c) mediocampistas
d) delanteros
Según su edad, pueden jugar en las categorías:
- infantil
- juvenil,
- adulto.
Acorde, por último, a su calidad contractual, pueden ser:
- profesionales o
- amateurs.”
ELIMINE LO QUE ESTÁ DE MÁS
Cuando algo que hemos escrito nos parece demasiado simple sentimos el impulso de
agregarle palabras o frases a fin de realzarlo. Con ello se llega a párrafos que abundan en
palabras pero escasean en ideas, o –lo que es peor- distorsionan lo que se quería decir.
Lamentablemente muchos informes incurren en aberraciones literarias. Por ejemplo, un
memorista, escribió:
“PROCESO DE CONSULTA A CLIENTES
Este proceso según los antecedentes y opiniones obtenidas, tendrá como finalidad dar origen
a una metodología de consultas que puedan abarcar antecedentes generales y puntuales de
un cliente.
Lo que quiso decir es que el proceso permite hacer consultas acerca de los clientes, idea que
–por lo demás- ya está expresada en el título del apartado. Pero lo que se entiende es que
“ciertas personas opinan que se hará un proceso para generar una metodología”.
29
A veces se intercalan clichés que en lugar de precisar las sentencias les introducen
ambigüedades. Para decir, por ejemplo, que “habrá un intendente en cada región” se escribe:
“Se designará a una persona para que desempeñe el cargo de Intendente en cada una de las
diferentes regiones “.
El lenguaje afectado –sin distorsionar necesariamente las ideas- amplía las frases
introduciendo términos no usuales. Por ejemplo, para expresar que “el exceso de grasa
produce colesterol”, se suele decir:
“Las personas que se exceden en el nivel máximo aconsejable de lípidos en su dieta

alimenticia corren el riesgo de ver incrementado el índice de colesterol en su sangre”.
O bien, para expresar que “la velocidad de transmisión se mide en bits por segundo”:
“La velocidad de transmisión se basa en el nivel de bits que se desea enviar por cada período
de tiempo”
Leamos cuidadosamente el siguiente párrafo:
“En el evento que dos o más miembros del Departamento se encontraren simultáneamente
ausentes, se hará necesario que uno o más de los miembros restantes del staff cubran sus
labores a fin de asegurar que las funciones esenciales se desarrollen normalmente hasta el
momento que los miembros ausentes hayan retornado a sus cargos.”
Se aprecia que todo lo que dice realmente es:
“Si dos o más personas se ausentan, sus labores serán cubiertas por los restantes.”
Naturalmente, si nuestra intención es atemorizar a los lectores, la primera frase es adecuada

pues parece provenir de algún comité omnipotente y ciertamente inaccesible. Es probable,
pues, que resulte eficaz en la pared de una maestranza o en un taller mecánico.
DEMASIADAS IDEAS EN UN MISMO PARRAFO
En contrapartida a los ejemplos del apartado anterior (muchas palabras y pocas ideas), el caso
opuesto se da en personas que piensan más rápido que lo que escriben por lo cual intercalan
conceptos sin aplicar ningún criterio de prioridad.
Por ejemplo:
“Él área de Logística tiene como objetivo entregar el servicio gastronómico que se otorga a los
pasajeros de las diferentes clases (Primera, Ejecutiva, Económica), subcontratando a varias
empresas de cocina como Marriott, La marmite (Member of the Gate Gourmet Group la
Marmite), que es administrada por personal especializado en control de calidad (Departamento
de Control de Calidad) y el cual contabiliza además el material en el que va montado dicho
servicio (bandejas, cubierto, servilletas, vasos, etc.), éste último entregado por LAN Chile bajo
marca registrada.”
Del párrafo anterior, lo esencial es:
30
“El área de Logística se encarga de coordinar el servicio gastronómico a los pasajeros
subcontratando y controlando a varias empresas externas.”
Todo lo demás debe distribuirse –si tiene realmente relevancia- en otros párrafos o secciones.
CONECTORES
Los conectores son frases como "Por otra parte", "sin embargo", "Del mismo modo",
"Asimismo", "Ahora bien", "Pues bien", “En realidad”, etc. Su empleo indiscriminado sólo
recarga el texto sin aportar nada. Pero hay ocasiones -particularmente cuando estamos
confeccionando un texto continuo a partir de retazos pre-elaborados- en que los párrafos -aun
cuando se refieren a los mismos tópicos, dan la falsa sensación de no tener nada en común.
En tales casos se deben usar conectores al comienzo de los párrafos.
NO INTENTE REGIRSE POR LA REAL ACADEMIA ESPAÑOLA DE LA LENGUA (RAE)
Esta recomendación tal vez le resulte extraña. Sucede que la RAE está continuamente
observando el lenguaje real, esto es, el que usa la gente al hablar o al escribir, y cuando
encuentra que un vocablo se ha asentado suficientemente, entonces lo incorpora a su
catálogo. Lo anterior significa que la propia academia - lejos de imponer una manera de
escribir o de hablar- se declara un ente receptivo. Si Ud. es más papista que el Papa y utiliza
sólo los vocablos que aparecen en su diccionario, en lugar de "haga click en el icono...",
tendría que decir "ubique el cursor sobre el icono y oprima el botón izquierdo del ratón
mecánico". ¿Se imagina un manual con esa fraseología?
BAJO UN TÍTULO DEBE APARECER LO QUE ÉSTE SUGIERE
Si un apartado tiene como título –por ejemplo- DEFINICIÓN DEL PROBLEMA A RESOLVER,
lo que el lector espera encontrar es una descripción escueta y –si es necesario- punteada de lo
que debe corregirse, y no una larga perorata introductoria. El siguiente ejemplo - extraído de
un informe que intenta justificar ciertas instancias de control carretero- ilustra lo que no debe
hacerse.
“DEFINICIÓN DEL PROBLEMA A RESOLVER
El hombre siempre ha considerado al frío como uno de los medios más eficaces para evitar la
descomposición de sus alimentos. De hecho, ya los incas, por referirnos a un caso
geográficamente cercano, cavaban grandes silos en la tierra en donde iban depositando el
maíz de sus cosechas, apartándolo de ese modo de la luz y el calor solar. Los romanos, por su
parte...
-etc.”
Se preguntará Ud. , que tienen que ver los incas con el control carretero. La misma pregunta
se formulará seguramente quien se dirija a este apartado para evaluar si le conviene o no leer
el resto del reporte. La respuesta es: NADA. Aun tratándose de un informe dirigido a personas
no expertas en el tema, al llegar a un punto crucial como el que sugiere el subtítulo, todo lo
introductorio ya debería haberse dicho. Es mejor, pues, ir directo al grano:
31
“DEFINICIÓN DEL PROBLEMA A RESOLVER
Aunque la norma indica que la carne debe transportarse a –18ª C los camiones frigoríficos
provenientes de Brasil, Uruguay y Argentina - con el fin de ahorrar energía- hacen la mayor
parte del trayecto a sólo –10ª. Esto se debe a que los controles se encuentran en puntos fijos
y muy distantes unos de otros.
El párrafo posee además la virtud de circunscribirse exactamente a lo que expresa el

encabezado. Aunque Ud. sienta la tentación de continuar escribiendo - por ejemplo, que la
solución es implantar controles itinerantes- deje aquello para otro apartado.
ACORTANDO LAS FRASES
Una recomendación de una escritora es: Lea muchas veces lo que escribe a fin de eliminar
todo lo innecesario. La premisa es que una frase corta –en general- tiene más fuerza que una
larga.
ASESORIA DE UN TERCERO
Durante la etapa de moldeo usted debe leer repetidas veces lo que ha escrito, básicamente
para eliminar lo que sobra o está repetido. Si embargo, la lectura por parte de un tercero es
una prueba imprescindible ya que pone por primera nuestro trabajo frente a un lector "no
involucrado", esto es, distinto de quien lo escribió. Por lo mismo, nos puede hacer sugerencias
valiosas en cuanto a contenido y estructuración, e incluso advertir sobre un concepto erróneo o
confuso. Del mismo modo está en mejor pie que el propio autor para detectar errores
ortográficos o de tipeo, vocablos repetidos en un mismo párrafo, o simples cacofonías
(palabras parecidas o con la misma terminación).
Además nos puede advertir sobre la duplicación de ideas, fenómeno bastante insidioso, que
nuestro inconsciente, tal vez por simple vanidad, se niega a reconocer. Las ideas repetidas
suelen aparecer en distintos sectores de nuestro texto y sólo se detectan al leer
cuidadosamente todo lo escrito.
LOS DERECHOS DE AUTOR
El derecho de autor se aplica sobre cualquier transcripción textual de un documento o de parte

de él. Se puede -en consecuencia- redactar la idea con otras palabras o -alternativamente-
solicitar un permiso escrito al creador del párrafo en cuestión 8. En caso de una transcripción
textual es costumbre que el texto vaya entre comillas citando claramente la fuente.
Agregaremos que es bueno citar la fuente cualquiera sea el caso, no solo por respeto al autor
sino porque las citas potencian la idea que se está trasmitiendo y de alguna forma revelan el
trabajo bibliográfico previo.
8
Podemos sentirnos eximidos de la obligación de solicitar permiso si estamos impugnando la idea que
sustenta el párrafo o lo estamos dando a conocer en conjunto con otras ideas alternativas.
32
Actividad 12
Los participantes, en forma individual mejoran textos proporcionados por el profesor. Por
ejemplo:
“En el sistema SAP como trabaja en forma modular permite trabajar cada área de la empresa
en forma independiente y desarrolla el sistema de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Además ofrece una amplia gama de funciones flexibles y modulares que se adaptan al
negocio. Uno de estos son los componentes de multiaplicación, los cuales se componen por la
transferencia de datos, gestión de documentos, sistema de clasificación, etc.
En la actualidad los materiales en el módulo de Gestión de materiales (MM), tienen asignado

un número de material por lo cual toda búsqueda, modificación y visualización de cualquier
material debe hacerse de acuerdo a este número de material por lo tanto el tiempo de
respuesta en muchos casos es muy grande. Por ejemplo en muchos casos un usuario
necesita todos los materiales que sean de un tipo en particular, para cada búsqueda se
necesita que vaya recorriendo el listado de aproximadamente 3000 tipos de material esto
refleja un problema de tiempo por lo que se necesita encontrar una solución para lograr que el
usuario obtenga la información a tiempo.”
Actividad 13
Defina los siguientes términos, en el contexto que se indica en cada caso:
- En un estudio sociológico: “Idiosincrasia”, “clase media”, “cultura, extrema pobreza”,

“familia”
- En un ensayo acerca del cristianismo: “Santidad”, “revelación”, “paganismo”, “religión”
- En un estudio de factibilidad: “Retorno de la inversión”, “Capital de Trabajo, “Interés”, “Valor
actual neto”, “reservas por depreciación”, “vida útil”
- En un informe de avance de un proyecto civil: “Actividad”, “Ruta crítica”, “maquinaria”,
“insumos”, “Hora/Hombre”
Actividad 14
En algunos países (en Estados Unidos, por ejemplo) las teteras eléctricas son prácticamente
desconocidas. Imagine que tiene que explicar a un conjunto de lectores como funciona una.
Actividad 15
Ud. es un dramaturgo y en su obra debe describir en palabras un escenario: una esquina de
su barrio.
Actividad 16
Idee un objeto que pueda ser clasificado acorde a 3 o más criterios y redáctela en cada caso.
Actividad 17
Las personas tratan siempre de clasificar lo que está a su alrededor. Por ejemplo, la presencia
o ausencia de huesos ha servido para clasificar a los animales en dos grandes grupos:
vertebrados e invertebrados. El criterio pudo haber sido, sin embargo, la presencia o ausencia
de ojos y en ese caso, la distribución de las especies en uno y otro grupo habría sido
33
completamente distinta. Las siguientes palabras están dispuestas al azar. Clasifíquelas según
diversos criterios (involucrando, por ejemplo, el concepto, la calidad gramatical, la letra con que
empiezan u otro):
Lector Dormitar gerente

Hijo inteligente Feliz
Sueño científico viejo
Enfermo Impresor convalecer
Actividad 18
Lea el siguiente pasaje, tomado de un artículo cuyo título es “Cómo aprenden los animales,
psicología versus etiología”. Luego:
a) usando información del texto, escriba una definición formal de ‘reflejo condicionado’;
b) usando información del texto, escriba una definición de ‘aprendizaje’;
c) compare sus definiciones con las de sus compañeros.
“Hasta hace poco, el aprendizaje solo se estudiaba experimentalmente, siguiendo la tradición

de I.P. Pavlov y sus célebres perros. Pavlov descubrió que los perros salivaban al oir una
campana anunciando la llegada de la comida. Este tipo de respuesta se llamó reflejo
condicionado, y supuestamente demostró que de algún modo habían asociado el sonido de la
campana con la comida. Durante décadas las investigaciones se basaron en el principio de
que todo aprendizaje consistía en formar asociaciones entre un estímulo y otro, o entre un
estímulo y una respuesta, bajo la influencia de un agente ‘reforzador’ - premio o castigo. Los
animales objeto de estudio eran invariablemente los disponibles en los laboratorios, como
ratas y palomas.”
34
V SEGMENTOS Y ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS
En este capítulo nos referiremos a los segmentos del informe y a los elementos
complementarios que pueden hacerlo atractivo y enriquecer su contenido. No siempre esas
virtudes concurren en un mismo objeto por lo que los aportes meramente visuales, como letras
de colores o dibujos que no vienen estrictamente al caso, no son recomendables. Los
elementos complementarios que aquí se mencionan pertenecen o están ligados de alguna
forma al cuerpo principal, pero en un informe de mediana extensión (30 a 60 páginas) la
convención impone ciertos segmentos accesorios. El autor puede incluir los que considere
adecuados, teniendo en cuenta que un exceso de ellos podría quitarle relevancia al propio
Cuerpo Principal.
SEGMENTACIÓN
Para un informe de tamaño mediano una segmentación típica es la siguiente:
Carátula
Abstracto o Resumen Ejecutivo
Tabla de Contenidos
Cuerpo Principal
Introducción
Apartados
Párrafos
Capítulos
Apartados
Párrafos
Conclusiones
Apartados
Párrafos
Apéndices
Bibliografía
Desde luego, éste es uno entre muchos modelos plausibles. De hecho, ciertos reportes
carecen de elementos accesorios y están constituidos sólo por un Cuerpo Principal, como es
el caso de un currículum vitae. Un libro técnico, en cambio, suele poseer otros segmentos,
como:
- Agradecimientos
- Indice Alfabético
- Indice de Figuras
- Glosario
A continuación presentaremos una reseña de los segmentos referidos:
35
CARÁTULA
Es la tapa o portada del informe. La carátula es, desde luego, lo primero que se ve de aquél
cuando está cerrado, por lo que de ella depende - en alguna medida- que el informe
permanezca en ese estado o sea abierto por alguien. Algunas carátulas sugieren contenidos
densos y –por ende- difíciles de asimilar en tanto que otras anticipan una lectura amena e
interesante. En realidad desde que se establece el objetivo se puede ir pensando en el título y
en la carátula que lo cobijará, tal como un maestro repostero, a quien le encargan una torta, se
imagina su presentación ante los comensales.
El Título sintetiza la temática esencial que ya hemos sugerido al establecer el objetivo. Sin
duda que para dicha síntesis existe más de un criterio. Así, en el caso del reporte para los
vendedores de rodamientos, un título podría ser:
“INDICES TÉCNICOS, PROPIEDADES, Y CONDICIONES DE COMERCIALIZA-CIÓN DE

LOS PRODUCTOS ACME”,
y otro:
“VENTAJAS DE LOS RODAMIENTOS ACME DE ACERO-TUNGSTENO”
o simplemente:
“LOS RODAMIENTOS ACME DE ACERO-TUNGSTENO”
La elección es libre, pero dado que los lectores son vendedores del producto, pensamos que
el segundo expresa mejor lo que se les quiere entregar.
Dos posibles formatos de carátula son, pues:
Gamma S.A. Gamma S.A.

Departamento de Ventas Depto. de Ventas
INDICES TÉCNICOS,
PROPIEDADES Y CONDICIONES
DE COMERCIALIZACIÓN DE LOS LOS RODAMIENTOS ACME
PRODUCTOS ACME DE ACERO-TUNGSTENO
Santiago de Chile
Marzo de 2000
Santiago de Chile
Marzo de 2000
36
Desde luego, el ejecutor puede ensayar diversos títulos y formatos y pedir opiniones –es
aconsejable que lo haga- hasta dar con el que más le satisface. A nuestro entender el formato
de la izquierda, aun cuando su título se refiere explícitamente a la comercialización- da la
impresión de estar orientado a personal de servicio técnico más que a negociadores. El de la
derecha, con el título en cursiva sugiere un informe más sintético, en el que tal vez el lector no
necesite sumergirse en un sinnúmero de cifras y cuadros comparativos. Por otra parte- el
hecho de que esté cargado hacia el lugar donde se abre, opera como una invitación a hacerlo.
Algunos consejos generales respecto a la carátula son los siguientes:
- Procure que el título destaque absolutamente sobre el resto de la información.

- Si es un informe departamental o empresarial, no coloque su nombre.
- No subraye.
- No aplique excesivos elementos ornamentales.
- Si utiliza colores, que no sean más de tres.
ABSTRACTO O RESUMEN EJECUTIVO
Relata en pocas líneas (generalmente no más de una página) el contenido del Cuerpo
Principal. Suele confundirse con la Introducción o "Capítulo 0". Como se ha visto al principio de
este texto, el Resumen Ejecutivo está dirigido a quien está buscando información y/o no tiene
tiempo de leer todo el informe. La introducción, en cambio, está dirigida a quien ya está
decidido a leerlo. El resumen ejecutivo debe - en consecuencia- reseñar el informe incluyendo
su objetivo, sus temas y sus conclusiones y recomendaciones, si es que existen. Un ejemplo
es el siguiente:
“Este reporte comunica al Gerente General de Cremas, Adhesivos y Betunes S.A., el grado de
aceptación de la crema antiarrugas "Caralissa". Para determinarlo se confeccionó un
formulario de encuesta de 52 preguntas que se aplicó a una muestra de 8.721 dueñas de
casa de los estratos socioeconómicos A, B, C1, C2 y C3. Los datos de base se procesaron
mediante el Sistema SGSS (Ver Capítulo 1: Método). Se obtuvo las frecuencias de calificación
por edades, sexo, grupo socioeconómico y otras variables (Ver Capítulo 2: Resultados). Ellas
indican que hay un alto grado de aceptación del producto en el estrato A, concentrado en
mujeres de 40 a 45 años de edad. La aceptación disminuye en forma constante al ir bajando
de estrato o al variar la edad del sujeto encuestado (Ver Capítulo 3: Conclusiones).”
TABLA DE CONTENIDOS
Proporciona en secuencia de aparición los nombres de los segmentos y sub-segmentos

(generalmente hasta el nivel de apartados) y los números de página en que se encuentran.
Una forma aceptable de dar una idea acerca del contenido de cada cápitulo, es disponer los
encabezamientos de los apartados que lo conforman, separados por guiones, como se
muestra en la Tabla de Contenidos de este documento. La tabla de contenidos –además- de
hacer las veces de índice, desempeña un rol semejante al del resumen ejecutivo al indicar
cada uno de los temas que se tratan.
37
AGRADECIMIENTOS O RECONOCIMIENTOS:
Es una reseña de las personas o instituciones que colaboraron con el autor o lo respaldaron
moral o financieramente en la realización del trabajo. Suele emplearse de preferencia en libros
de texto, investigaciones científicas de cierta envergadura y Memorias de Titulo, es decir, en
documentos que constituyen un hito profesional o una realización del autor. Si bien en las
Memorias de Título se reduce a un breve epígrafe, en los libros el segmento de
Agradecimientos puede alcanzar una extensión de dos o tres páginas y resulta de interés para
el lector en cuanto da a conocer el ambiente y eventualmente algunas anécdotas relativas al
trabajo. Salvo casos especiales –en que por ejemplo una institución haya accedido a la
reproducción de su información propia o haya colaborado directamente en el trabajo- en
informes empresariales su aparición es poco frecuente. El ejecutor, no obstante, no debe
olvidar que las personas aprecian que se las nombre, sobre todo si han colaborado directa o
indirectamente.
PRÓLOGO
Es un discurso que precede al cuerpo principal y da noticia acerca de la propia obra. Puede
ser escrito por el autor o por otra persona. Generalmente es un texto breve y - en caso de
haber sido escrito por un tercero- laudatorio. También se le llama “Prefacio”, o se le da el
nombre que el autor considere apropiado, como “Advertencia”, “Palabras previas” o
“Antecedentes”. Si bien no es muy usual prologar los informes técnicos o empresariales, el
autor puede usarlos para describir los aspectos que hubo de superar durante su desarrollo,
con lo cual induce al lector a valorizar el resultado. Una forma actual de iniciar un prólogo es la
siguiente:
“El trabajo que aquí se expone es el resultado una larga investigación cuyo origen se remonta
a 1996. En esa época Sebastián Martínez y yo éramos profesores e investigadores adjuntos
de la Universidad de Tarapacá...”
Naturalmente, si se utiliza un prólogo en el que se menciona a las personas e instituciones que

participaron, colaboraron o apoyaron la obra, no se requiere incluir un segmento de
Agradecimientos.
CUERPO PRINCIPAL
Es el texto y elementos visuales que contienen la información esencial del reporte. Está
compuesto por:
Introducción
Es un segmento del cuerpo principal cuya misión es aproximar al lector al escenario del
reporte. Para ello existen diversas técnicas, como la descripción del entorno, la narración
histórica y/o la síntesis de las ideas principales. La introducción –si bien suele tener una
extensión algo menor que el resto de los capítulos- es equivalente al Capítulo 0.
Capítulo
Segmento principal que trata un tema específico. Cada capítulo expone una idea o un
conjunto de ideas afines avanzando desde un nivel de síntesis relativamente alto hasta
cierto grado de detalle (que depende, por cierto, del objetivo del reporte). Es importante
38
que los niveles extremos de generalización y detalle sean homogéneos o -dicho de otro
modo-, que los temas esenciales sean tratados con el mismo nivel de profundidad.
Conclusiones
Segmento principal -equivalente a un capítulo- que contiene lo que el ejecutor infiere de
los capítulos anteriores. Las conclusiones, aún admitiendo su carácter esencialmente
subjetivo, deben basarse en lo que ya ha sido expuesto y no ser consecuencia de
consideraciones nuevas o de experiencias que el lector desconoce. El capítulo de
conclusiones es imprescindible cuando se trata de un informe de investigación, no así en
el caso de un proyecto en el cual no exista una averiguación o una tesis en juego.
Apartado
Conjunto de párrafos referidos a un mismo tema o aspecto y agrupados bajo un subtítulo.
Generalmente hay apartados en cada uno de los segmentos que integran el Cuerpo
Principal.
Párrafo
Trozo de texto comprendido entre dos puntos aparte y que muestra -de preferencia- una o
un conjunto de ideas muy afines.
APÉNDICES
Segmentos accesorios que contienen información empleada como base para conclusiones o
comentarios presentes en el cuerpo principal. Puede incluir cuadros, gráficos, texto de otros
autores, etc. Si en el texto, la tabla es objeto de análisis y a ella se hacen referencias
frecuentes, es mejor insertarla en el cuerpo principal. Sí sólo se menciona una o dos veces, se
debe incluir como documento anexo.
GLOSARIO
Diccionario alfabético de siglas, abreviaciones o términos técnicos o propios de la jerga

profesional usada.
BIBLIOGRAFÍA
Lista de libros, artículos e informes de circulación abierta o restringida que fueron leídos o
consultados por el autor del reporte y que incidieron en éste.
INDICE ALFABÉTICO
Lista alfabética de palabras claves usadas en el informe, indicando la o las páginas en las que
aparecen.
39
ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS
En este apartado incluiremos tanto elementos físicos como algunas características

aconsejables.
LEGIBILIDAD
Escriba con letra de un tamaño adecuado. Un texto escrito con letra chica y sin separación de
párrafos que permita descansar la vista llega sólo a la mitad de los lectores. Tampoco es
aconsejable -salvo que sea una condición impuesta- usar separaciones de línea más anchas
que las normales. Muchos lectores consideran que los textos a doble espacio son fáciles de
leer pero no resultan atractivos a la vista.
COMPAGINACIÓN
La disposición del texto debe mostrar que el ejecutor se ha dado el trabajo de organizar las
ideas. Para ello existen variados recursos. Por ejemplo:
- Utilizar márgenes anchos.

- Tal como una acuarela se realza más mientras más ancho sea el paspartú (es decir el
espacio que hay entre la obra y el marco), mientras más separado esté el texto del borde
de la hoja, más se destaca. Todo ello -por supuesto- dentro de los límites que exige la
norma.
- Ajuste de los bordes

- El texto se debe ajustar siempre a la izquierda, salvo que se quiera obtener un toque
original que generalmente no cabe en un informe serio. En Chile se usa ajustarlo ambos
lados, pero no es una condición imprescindible. Según dicen los autores de habla inglesa,
si un texto se ajusta sólo a la izquierda, produce el efecto de informalidad y ello es bueno
si se quiere causar la impresión de que lo que está escrito es fácil de entender, por
ejemplo, cuando se están explicando conceptos técnicos a lectores no técnicos.
- Uso de encabezados o subtítulos.

- Los subtítulos rompen la monotonía y pueden además ser utilizados como referencia a las
ideas que contienen. Debemos tener en cuenta que la concentración del lector va
inevitablemente disminuyendo a medida que avanza la lectura. En ese sentido, los
subtítulos la renuevan.
- Numeración de los encabezdos

- Numerar los encabezados produce un efecto muy formal pero es contraproducente en lo
que se refiere a atraer la atención del lector. Consideramos recomendable numerar (o
anteponer letras) sólo en las listas continuas de ítem. Por ejemplo
“Existen tres causas fundamentales de accidentes de tránsito:
a) El exceso de velocidad.
b) Conducir bajo los efectos del alcohol, y
c) No respetar la señalización.”
40
- Indentación
- Indentar un texto consiste en iniciar cada concepto subordinado a un concepto principal,
con una sangría. Por ejemplo
“Los vertebrados se clasifican en:

a.- Peces
b.- Reptiles
c.- Aves, y
d.- Mamíferos”
Consideramos adecuado no utilizar más de un nivel de indentación. Los ejecutores que

exageran esa técnica, terminan a veces escribiendo demasiado cerca del margen derecho.
ELEMENTOS VISUALES
Los elementos visuales provocan en mayor o menor grado, los siguientes efectos:
a) Aligeran el texto
b) Complementan el texto
c) Entregan información que no se puede dar en palabras.
Básicamente los podemos clasificar en imágenes ambientales e imágenes informativas.
La función esencial de las imágenes ambientales es crear un entorno que facilite y refuerce
la concentración del lector en lo que está leyendo. Éstos, cuando se cansan de ver sólo letras,
dirigen su atención a cualquier estímulo externo, que –desde luego- los desconcentra o los
desvincula de lo que están leyendo. Las imágenes ambientales proporcionan un distractor no
desvinculante. No entregan información relevante al objetivo del informe (en caso que lo
hicieran las clasificaríamos como informativas). Pueden ser caricaturas, fotos o simples figuras
ornamentales, siempre que evoquen el contenido del informe. No tienen una referencia directa
en el texto, pero pueden ser contextuales, esto es, aludir a lo que el lector está leyendo en ese
instante. Si es así, el informe debe compaginarse de modo que la figura y el texto coincidan en
la misma página.
Las imágenes ambientales se suelen aplicar en informes permanentes dirigidos a instruir a un

grupo de lectores, pero se emplean por excelencia en las publicaciones masivas como libros y
artículos periodísticos. Por ahora no tienen cabida en informes puntuales.
Las imágenes informativas, en cambio, sí entregan información esencial o complementaria

que apunta al objetivo del informe. Pueden rotularse en su parte superior o inferior, si bien ello
no es estrictamente necesario. Cada vez que se inserte una debe existir –eso sí- una
referencia a ella en el texto y si la imagen no está rotulada o numerada, hacer coincidir la
referencia con la figura puede significar un problema a la hora de la compaginación.
En general, pueden ser:
- Croquis
- Fotografías
- Mapas
41
- Gráficos
- Esquemas técnicos, y
- Diagramas
Los croquis representan objetos concretos o imaginarios, no abstracciones, que demuestran

un concepto cualquiera mejor que las palabras, sin requerir mucha precisión. Un ejemplo
adecuado se encuentra en el libro “Historia del Tiempo” de S. Haukings, cuando el autor
explica la imposibilidad de que un supuesto ser de sólo dos dimensiones tuviera aparato
digestivo (puesto que quedaría seccionado en dos).
Las fotografías, se emplean en informes muy específicos como reportes astronómicos o

forenses -en los cuales resultan irremplazables. En un informe relativo a un proyecto de
ingeniería civil pueden constituirse en testimonios que otorgan verosimilitud a lo que se está
diciendo en palabras.
Los mapas y planos geográficos complementan o precisan el texto. En artículos

periodísticos definen la ubicación de los hechos y a veces ahorran párrafos completos. Los
planos que señalan deslindes de una propiedad se clasifican mejor como esquemas.
Los gráficos permiten prescindir de una gran cantidad de texto (que sería, por lo demás.
bastante aburrido) y llegan directamente al lector invitándolo a sacar sus propias conclusiones.
Podemos clasificarlos en:
Dinámicos, aquéllas cartas ortogonales en que el eje de las abscisas es el tiempo, y

muestran el comportamiento de una variable o de varias variables competitivas, como
por ejemplo, la distribución porcentual de los afiliados a las distintas AFP, y
Estáticos, aquellos en que no está involucrado el factor tiempo. Uno de los tipos más
usados es el gráfico de torta, que muestra la distribución porcentual a un instante dado
de variables competitivas. Los gráficos de torta son esencialmente estáticos y no da
buen resultado disponer contiguos dos de ellos para mostrar el cambio experimentado
por las variables en determinado lapso.
Los esquemas técnicos son generalmente imprescindibles para la comprensión de

mecanismos o para entregar instrucciones de uso. En los esquemas el texto es el
elemento complementario, es decir, es el texto el que está referido al esquema técnico y
no al revés como ocurre con las fotografías.
Finalmente, por su cualidad auto-explicativa, los diagramas y modelos son elementos

irremplazables. La información complementaria asociada a un diagrama como -por
ejemplo- especificaciones de proceso o diccionario de abreviaciones, está claramente
subordinada a aquél. El texto propiamente tal asociado a un diagrama, expresa
conclusiones extraídas de éste.
Suele mencionarse también entre los elementos visuales a los cuadros y tablas comparativas,
pero en realidad son más bien apéndices trasplantados al texto principal.
LLAMADOS
42
Los llamados son marcas que se intercalan en un texto para indicar al lector que puede
encontrar información adicional, en el mismo reporte o en otro documento. La idea es que el
lector lea hasta el final del párrafo sin contratiempos y luego dirija su atención a la información
adicional. Son básicamente de cuatro tipos:
- Llamados al margen
- Llamados a otros puntos del reporte
- Llamados a Apéndices o Anexos
- Llamados bibliográficos
LLAMADOS AL MARGEN
Los llamados al margen permiten agregar información u opiniones, o aclarar conceptos

empleados en un párrafo. Se rotulan mediante un número o con un asterisco a continuación
del concepto o de la frase referida. La información al margen es generalmente sólo
complementaria y aparece al pie de la página en letra más pequeña.
Por ejemplo:
“Eils y John (1980), expertos en trabajos con grupos han puesto a prueba una serie de
sencillas recomendaciones para incrementar la eficacia de los procesos:
- Evitar los enfrentamientos.
- Evitar las expresiones de ganar/perder.
- Evitar los cambios de opinión sólo por evitar el conflicto.
- Evitar las votaciones2 sólo para acabar con los conflictos.
- Considerar las diferencias de opinión como algo natural y útil.
- Sospechar de los acuerdos al inicio.
Recuerde que a estas recomendaciones, deberíamos agregar las propuestas para evitar el
pensamiento/grupo.
_______
2
La recomendación de Eils y John debe entenderse sólo a la tentación de zanjar un conflicto sin
discusión, pidiendo que se vote, no a la votación en general.”
LLAMADOS A OTROS PUNTOS DEL TEXTO
Indican al lector que el tema o concepto ha sido o será tratado con mayor detención en otro
punto del informe que puede ser una figura, un subtítulo o un capítulo. Por ejemplo:
“La hembra y el macho de los pinzones hawaianos presentan morfologías completamente

disímiles (Ver fig. 4) “
En el caso de llamados a capítulos, éstos pueden hacerse en forma explícita en el mismo

texto:
“La hembra y el macho de los pinzones hawaianos presentan comportamientos

completamente disímiles. Pero el tema de las conductas propias del sexo será tratado en el
siguiente capítulo.”
43
LLAMADOS A APÉNDICES
Los apéndices (o anexos) contienen generalmente información fundamental, esto es, que ha
servido de base para emitir algún aserto o una conclusión del texto. El llamado se hace de
preferencia antes de un punto seguido. Por ejemplo:
“El precio de los productos lácteos ha experimentado fluctuaciones que hacen impredecible su
comportamiento en el futuro inmediato (Ver Anexo 1). Sin embargo - asumiendo que la
regulación de los mercados internacionales erradicará el efecto dumping- se puede augurar
una estabilización a mediano plazo.”
Actividad 19
Escriba un texto susceptible de ser complementado con algún elemento visual como:
- Esquema
- Gráfico de torta
- Diagrama
Actividad 20
Escriba un texto de una página complementado con dos llamados al margen.
Actividad 21
Escriba una tabla de contenidos para un informe que explique la incidencia de la bronquitis
obstructiva en los niños en diversos tramos de edad y en tres grupos socioeconómicos.
Actividad 22
Escriba un texto acompañado con una caricatura contextual.
Actividad 23
Los alumnos exponen una parte de sus informes (no más de una página) proyectando un
mínimo de tres versiones, desde el texto original hasta la versión definitiva. El trabajo se
discute por los alumnos y por el profesor.
Un ejecutivo hospitalario, por ejemplo, para presentar un proyecto de su departamento había

escrito:
“El objetivo principal del proyecto es construir una nueva forma de administrar las bases de
datos de una empresa, para ello se obtuvieron, en este caso, solo una parte de la gran base
de datos que posee el Hospital, que es la administración de la bodega de Fármacos, que
está asociada al resto del sistema general del Hospital. La solución que se plantea es el
fácil ingreso de proveedores y de nuevos productos, considerando todos los campos que
constituyen las tablas asociadas a la base de datos, además de tener muy claro la relación
Proveedores-Fármacos-Servicio, que es lo que fundamenta la base de datos presentada a
continuación.”
Después de conversar con un asesor, llegaron a este otro texto:
44
“El objetivo principal del proyecto es sistematizar los procesos del Hospital a fin de disminuir
los costos operacionales y mejorar la calidad de la atención a los pacientes. Para ello se
centralizará la información operativa de las diversas secciones en una única base de datos y
en torno a ella se construirán los procedimientos de cada ciclo. La primera etapa del proyecto
comprende el diseño global de la base de datos y la definición e implementación del Ciclo de
Fármacos, desde la adquisición hasta la distribución y suministro a los pacientes.
Posteriormente se irán incorporando los restantes procedimientos de acuerdo las prioridades
que se definan”
¿Qué cambios morfológicos observa entre una y otra redacción?
Sugerencias:
- Modificación de las idea

- Reordenación de las ideas
- Largo de las frases
- Puntuación
45
BIBLIOGRAFÍA
Heritage, Katharine. Successful Report Writing. Institute Management Foundation, 1998
Trzeciak, John & Mackay S.E. Study Skills for Academic Writing. Prentice Hall International
(U.K.), 1994
Hamp-Lyons, Liz & Heasley, Ben. Study Writing, Cambridge University Press 9th Ed., 1995.
46

Cómo Escribir Informes Eficaces

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Cómo Escribir Informes Eficaces

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CÓMO ESCRIBIR INFORMES

I DEFINICIÓN DEL OBJETIVO...................................................................................................6

II BUSQUEDA Y ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN..................................................12

III ESTRUCTURAR EL REPORTE...........................................................................................16

IV ESCRITURA Y REDACCIÓN DEL REPORTE...................................................................26

V ELEMENTOS ANEXOS Y TOQUES FINALES....................................................................34

Un reporte1 es - para nuestros efectos- cualquier comunicación escrita, estructurada y con

Frente a una disyuntiva, un reporte es exhaustivo o parcial. Un reporte exhaustivo contiene

LOS REPORTES COMO OPORTUNIDADES

Los reportes, no obstante, representan para el ejecutor una oportunidad de demostrar su

Así, un reporte exitoso predispone al mandante a entregar mayor responsabilidad al autor, o lo

Nadie le dice al autor que su reporte es deficiente.

METODO DEL TALLER

I DEFINICIÓN DEL OBJETIVO

La siguiente es una breve reseña sobre lo esencial de cada capítulo:

Buscar y clasificar la información es el medio por el cual el ejecutor obtiene, consolida e

Lo primero que debe hacer si es requerido para elaborar

Los siguientes son algunos objetivos plausibles:

- Explicar a los usuarios las ventajas operativas de la nueva red computacional.

Un reporte es exitoso si satisface el objetivo que ha propuesto su ejecutor. Obviamente, si el

VENTAJAS DE DEFINIR UN OBJETIVO:

1.- Permite al ejecutor y al mandante aclarar su meta y mentalizarse en su consecución.

Para asegurar la validez y exactitud del objetivo es

2.- Ayuda a decidir qué información debe incluirse y cuál no.

Al carecer de objetivo, la tendencia del ejecutor es incluir

3.- Permite adecuar el tono del reporte al lector.

Un reporte cuyo tono sobrepase o subestime la

4.- Hace más fácil, por último, escribir el reporte.

Al mentalizarnos en un objetivo se hace automática la elección de los aspectos a enfatizar. Por

En efecto, mentalizar significa poner en actividad un conjunto de mecanismos inconscientes

CONSIDERACIONES ACERCA DEL OBJETIVO

Si el objetivo de un reporte se refiere al efecto que éste pretende ejercer en la organización o

En la mayoría de los casos, si hay recomendación, esta

que una neutra como:

Para determinar y redactar un objetivo es necesario responderse las siguientes preguntas:

1.- ¿A quién(es) está dirigido el informe?

2.- ¿Para qué necesitan el informe?

3.- ¿Qué aspectos les interesa conocer?

4.- ¿Qué aspectos conocen de antemano?

Supongamos que el escenario es el siguiente:

La Compañía de repuestos automotrices donde trabajamos ha adquirido la representación de

1.- ¿A quién(es) está dirigido el informe?

A los vendedores. Pero más precisamente a los vendedores especialistas en la línea de

2.- ¿Para qué necesitan el informe?

3.- ¿Qué aspectos les interesa conocer?

4.- ¿Qué aspectos conocen de antemano?

Conocen muy bien los principios relativos al uso del producto.

a) Materiales para tapaduras

Defina un escenario, y un objetivo de reporte lo más realistas posible, siguiendo la metodología

1.- ¿A quién(es) está dirigido el informe?

3.- ¿Qué aspectos les interesa conocer?

4.- ¿Qué aspectos conocen de antemano?

El objetivo es, en consecuencia:

a) Manufactura de ropa de trabajo

En éste Capítulo veremos:

- Qué información vamos a incluir en el reporte

QUÉ INFORMACIÓN VAMOS A INCLUIR EN EL REPORTE

- Descripción del Producto

Una primera revisión nos conduce a la siguiente lista:

- Características distintivas del producto

Con todo, es conveniente desagregar el ítem "Información suplementaria", ya que es evidente

¿Dónde podemos encontrar información para ir incorporándola a los respectivos casilleros?

- Otros informes escritos