ANALISIS DE LAS VARIACIONES DE UN PRESUPUESTO MAESTRO

PRESUPUESTO MAESTRO

Así como el presupuesto de ventas marca el comienzo del proceso de formulación

presupuestario, el presupuesto maestro marca el final de este proceso, representando el
último presupuesto que se prepara, incluyendo la confección del balance y de la cuenta de
resultados proyectados, los cuales no constituyen un presupuesto en sí, sino que representan
estados financieros presupuestarios, que surgen como consecuencia de los presupuestos. El
presupuesto maestro, como se ha indicado anteriormente, no es más que la resultante de la
aplicación de las políticas de administración financiera de corto plazo al presupuesto de caja y
a los presupuestos de operaciones.

Charles T. Horngren, George Datar y Srikant M. Foster (2007, p. 182) sostienen que el
“Presupuesto maestro expresa los planes operativos y financieros para un periodo específico
(por lo general un ejercicio fiscal) e incluye un conjunto de estados financieros
presupuestados”. En este sentido, el presupuesto maestro es el plan inicial (anticipado) de lo
que la compañía pretende lograr en el periodo presupuestario y se desarrolla a partir de las
decisiones operativas y financieras que toma la administración, esto es:

• Las decisiones operativas giran en torno a cómo hacer el mejor uso de los limitados recursos
de una organización.

• Las decisiones financieras giran en torno a cómo obtener los fondos para adquirir esos
recursos.

En consecuencia, el presupuesto maestro no es un formato o cédula presupuestaria, sino el

conjunto de presupuestos operacionales, de financiamiento y los estados financieros
proyectados.

El presupuesto maestro consiste en la agrupación de todas aquellas líneas de actuación que

han sido previamente presupuestadas, en las distintas actividades de la empresa. El
presupuesto maestro termina con la presentación de los estados previsionales, que van a
recoger de manera global las estimaciones previamente realizadas. La mayoría de las empresas
basan su sistema presupuestario en la previsión de la cifra de ventas; sin embargo, en
situaciones especiales los factores condicionales del sistema empresarial pueden ser otros,
tales como: capacidad de producción, materias primas, especialización del personal, etc. Por
ejemplo, cuando se prevé que el mercado puede absorber toda la producción el factor que
determina el nivel de producción es la capacidad máxima de producción de las instalaciones.
Otro ejemplo, si la producción depende del aprovechamiento de determinados recursos
naturales o de la utilización de materiales, que pueden utilizarse de manera limitada en ciertas
cantidades, los factores limitativos serán lacantidady la composición de las materias primas
suministrares. La especialización del personal podrá representar, en situaciones especiales,
otro factor condicionante. En todos estos casos, en lugar de comenzar el proceso de
presupuestación con el volumen previsto de ventas, deberá comenzar con la estimación del
factor que se ha tomado como base. En la estimación inicial de las ventas, la gerencia debe
tener en cuenta muchas decisiones claves tales como: la fijación precios, líneas de producto,
programación de la producción, gastos de capital, investigación y desarrollo, etc. Para poder
llegar a los estados financieros previsibles, deberá desarrollarse previamente un conjunto de lo
que se podría denominar "presupuesto intermedio", que en el caso de ser la cifra de ventas, la
variable condicionante pueda agruparse en dos grandes áreas:
Los elementos que integran estos presupuestos operativos son:

* Presupuesto de ventas

* Presupuesto de producción

* Presupuesto de compras

* Presupuesto de gastos de ventas

* Presupuesto de publicidad

* Presupuesto de I + D

* Presupuesto de administración

ANÁLISISDE VARIACIONES

Efectuar análisis de las variaciones presupuestarias para mejoras en la gestión financiera

implica considerar a lo menos (Welsch, Hilton, Gordon y Rivera, 2005):

1. Objetivos del análisis.

2. Procedimientos del análisis.

3. Análisis propiamente.

4. Informe de desempeño.

1.1. OBJETIVOSDELANÁLISISDEVARIACIONES

Las variaciones resultan de diferencias entre lo realmente ocurrido y lo establecido en el

presupuesto, estas pueden ser positivas o negativas, es decir, pueden estar por sobre la cifra
presupuestada o por debajo de lo allí estimado. Si bien los montos son importantes, más lo
suelen ser las causas que han generado ciertas variaciones, por consiguiente, los objetivos del
análisis de las variaciones se orientan más a las causas que a los efectos que generan. De esta
forma, es posible efectuar acciones correctivas, durante la ejecución del presupuesto y no
necesariamente al final de este, cuando ya no es posible rectificar rumbos. Suele ponerse
énfasis en que la comparación de los resultados reales con las metas planificadas o del
presupuesto, es una parte importante del control durante la ejecución, también de la
evaluación al final del ciclo presupuestario. Por lo general, las variaciones son parte de los
informes de desempeño intermedios y finales. La gerencia debe hacer un estudio cuidadoso de
las variaciones, particularmente de las causas que la motivaron, las cuales, y no los resultados
reales, deben conducir a los remedios correspondientes a través de la acción correctiva por
parte de la administración.

1.2. PROCEDIMIENTODEANÁLISIS

Al estudiar y evaluar una variación para determinar las causas que la originaron, deben
considerarse una serie de posibilidades, entre ellas:

• La variación no es importante.

• La variación se originó por error en el proceso de elaboración del informe.

• La variación se debió a una decisión específica de la administración.

• La variable se explica por causas exógenas no controlables (por ejemplo, un terremoto).

• Variaciones que no tienen causa conocida y son más bien de tipo inexplicable a primera vista.

De las variaciones enumeradas, las del último tipo son las que deben estudiarse con detalle,
pues allí es donde deben encontrarse las causas no conocidas a una primera vista. El análisis de
las variaciones es, entonces, selectivo y por excepción. No se trata de emplear tiempo en todas
las variaciones, sino en aquellas estimadas como significativas de esclarecer.

Existen numerosas formas de estudiar o investigar las variaciones para determinar las causas
que las originaron. Algunos de los principales métodos enunciados por Welsch y otros (2005, p.
420), son:

• Reuniones y conversaciones con los gerentes y supervisores de área o centros de gestión, así
como con empleados del centro de gestión específico de que se trate.

• Análisis de las condiciones de trabajo, incluyendo el flujo del mismo, la coordinación de las
actividades, la efectividad de la supervisión y otras circunstancias prevalecientes.

• La observación directa.

• Investigación de los sitios mismos realizadas por los gerentes de línea.

• Investigaciones efectuadas por grupos de asesores.

• Auditorías internas.

• Estudios especiales.

El análisis de las variaciones supone un análisis matemático de dos grupos de datos, con el fin
de lograr una idea de las causas que la motivaron, los datos presupuestados y los datos reales
o los datos reales con los datos del ejercicio anterior o los datos reales con los datos
promedios de la industria. Esto significa que siempre debe haber un dato base para la
comparación y determinar la variación.
1.3. ANÁLISISDEVARIACIONES ENVENTAS

Las tecnologías de la información ofrecen en estos tiempos variadas soluciones para proceder
con los análisis de variaciones presupuestarias, en tal sentido, no existe un formato único,
pero, en general, debe mostrarse el o los ítems analizados, el monto presupuestado, el monto
ejecutado y la variación. A partir de la variación, buscar las causas que la originan e identificar
las responsabilidades en que ello ocurra.

1.4. INFORMESDEDESEMPEÑO

Para el análisis de las variaciones en ventas, producción costos, inventarios, compras es

preciso disponer de los informes de desempeño que contienen los detalles de las variaciones
de cada uno de los ítems presupuestados (Welsch y otros, 2005). Estos informes de
desempeño son preparados por las unidades a cargo de los procesos contables y de
presupuestos y, luego, enviados a las jefaturas de cada centro de gestión, quienes deben
efectuar los análisis de las variaciones y responder ante la gerencia por los resultados
obtenidos. Como el presupuesto está muy estrechamente ligado a los costos y a la
contabilidad, las técnicas de revisión y análisis de variaciones en ellas estudiadas son aplicables
también a las situaciones de variaciones de presupuestos. Por ejemplo, los estudios de
variaciones de costos en materias primas, mano de obra y carga fabril son de utilidad en el
estudio de desviaciones presupuestarias, la comparación de estados financieros también los
es, así como el análisis comparado de ratios u otros análisis financieros y de mercados.

CONCLUSIONES

En esta unidad se han tratado temas de gran importancia en materias de presupuestos, a

saber: el presupuesto maestro y el análisis de variaciones. Sobre el presupuesto maestro se
conceptualiza acerca de la síntesis presupuestaria que implica este presupuesto, considerando
los presupuestos de operaciones y los financieros, principalmente el presupuesto de caja unido
a las políticas financieras de corto plazo, anticipando que también incluye la proyección de los
estados financieros, materia de la siguiente unidad. En cuanto al análisis de variaciones se
enfatizó en que importa establecer las desviaciones entre lo presupuestado y ejecutado en
términos numéricos, lo que debe ir acompañado de las causas que originan esas desviaciones
con el fin de reorientar el rumbo y proveer de información oportuna a la administración para
adoptar las decisiones que en cada caso correspondan, incluida la asignación de
responsabilidad, de acuerdo con los informes de desempeño gerencial.

REFERENCIAS

Horngren, Ch.; Datar, S. y Foster, G. (2007). Contabilidad de costos. 12ª edición. México:
Prentice‐ Hall.

Torres, G. (2011). Contabilidad, costos y presupuestos. 3ª edición. Santiago: Editorial Legal

Publishing.

Welsch, G.; Hilton, R., Gordon, P. y Rivera, C. (2005). Presupuestos: planificación y control. 6ª
edición. México: Prentice‐Hall.