04 - Tecnologia Aplicada A La Administracion PDF

TECNOLOGÍA APLICADA A LA ADMINISTRACIÓN
SEMANA 4
Gráficos en Excel
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ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
ÍNDICE
GRÁFICOS EN EXCEL ............................................................................................................................ 4

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................................................... 4
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 4
1. CREACIÓN DE GRÁFICOS ............................................................................................................. 5
1.1. TIPOS DE GRÁFICOS............................................................................................................. 6
1.2. PARTES DE UN GRÁFICO...................................................................................................... 7
1.3. CREACIÓN DE GRÁFICOS ..................................................................................................... 9
2. EDICIÓN Y FORMATO DE UN GRÁFICO.............................................................................................. 14
2.1. CARACTERÍSTICAS Y FORMATO DEL GRÁFICO .................................................................. 15
2.2. ESTILOS DE DISEÑO ........................................................................................................... 18
2.3. TAMAÑO Y DISTRIBUCIÓN DE UN GRÁFICO...................................................................... 21
2.4. MINIGRÁFICOS .................................................................................................................. 23
2.5. PICTOGRAMAS .................................................................................................................. 25
3. IMPRESIÓN DE UN GRÁFICO............................................................................................................ 27
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 28
REFERENCIAS........................................................................................................................................ 29
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GRÁFICOS EN EXCEL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Comprender la terminología asociada a la creación de gráficos de Excel, así como las
opciones existentes.
 Construir gráficos a partir de diferentes tipos de datos almacenados en el área de trabajo

de Excel.
 Imprimir gráficos en Excel para su posterior uso.
INTRODUCCIÓN
En esta semana, se presentará el manejo, edición e impresión de gráficos al interior del programa
Microsoft Excel 2010. De esta forma, usted podrá crear y personalizar un gráfico según los
requerimientos del caso, aplicando soluciones eficientes y optimizando su tiempo. De esta forma,
será necesario que comprenda en qué consiste un gráfico y los elementos que los componen, para
así ser capaz de crear gráficos e intervenir en cada uno de los elementos que lo componen.
A lo largo de este documento, se presentarán situaciones ficticias, para comprender un poco más
la dinámica del programa y sus respectivas funciones en el ámbito laboral de la administración.
Dichas situaciones ficticias podrán ser reconocibles por estar enmarcadas en un cuadro, cuyo texto
no es parte de los contenidos, pero le permitirán un mejor entendimiento de las potencialidades
de cada herramienta de Excel 2010.
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1. CREACIÓN DE GRÁFICOS
Conectando
Se acerca la época de balances y cierre del año en la empresa donde usted trabaja,
por lo que su jefatura le pide que haga algunas proyecciones de los avances de los
proyectos a su cargo. En el transcurso de dicha respuesta a los requerimientos, se
da cuenta de que la cantidad de datos en las tablas Excel que ha desarrollado es
bastante extensa, por lo que llega a la conclusión de que necesita una forma más
eficaz de explicar los datos, para que se entiendan de una manera más sencilla y
directa, en lugar de estar revisando celdas de una hoja de cálculo.
En ese momento, recuerda sus

clases de tecnología aplicada a la
administración y encuentra la
solución: hacer un gráfico. Pero
antes de construir uno, necesita
recordar algunos conceptos.
básicos”.
Un gráfico es una representación de datos, por lo general de carácter numérico, presentes en una
hoja de cálculo y que se pueden expresar mediante columnas, líneas, círculos, barras, áreas,
dispersión, etc., a fin de mostrar las relaciones que surgen entre ellos y facilitar su interpretación.
En este documento, se revisará cómo crear gráficos a partir de los datos introducidos en una hoja
de cálculo.
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1.1. TIPOS DE GRÁFICOS
Gráficos de columna
Por lo general, muestran las modificaciones de datos ocurridas en un

periodo determinado, o bien para ilustrar comparaciones entre elementos.
Se pueden utilizar con casi cualquier tipo de datos y las opciones del
programa permiten una gran variedad de presentaciones, tales como 3D,
cilindros, pirámide, cónico, etc.
Gráficos de línea
Permiten observar tendencias en los datos a intervalos idénticos. Los puntos

del gráfico se muestran conectados por líneas, las que muestran claramente
que los números están aumentando o disminuyendo.
Gráficos circulares
Este tipo de gráficos permite revisar proporciones de tamaños de los

elementos de una serie de datos, en función de la suma de elementos.
Resulta de mucha utilidad para destacar un elemento significativo. También
son conocidos como gráficos de torta.
Gráficos de barras
Permiten mostrar comparaciones entre elementos individuales, donde su

funcionamiento es similar al de los gráficos de columnas; pero en lugar de
columnas verticales, utilizan barras horizontales.
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Gráficos de áreas
Destaca la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Estos

gráficos son similares a los de línea, con la salvedad de que el área bajo la
respectiva línea tiene relleno, lo cual puede facilitar la lectura, aunque en
algunos casos se pueda tapar información.
Gráficos de dispersión
En este tipo de gráfico se muestran los datos en un tipo de paisaje 3D,

donde en ellos es posible identificar la relación entre los valores numéricos
de varias series de datos. Por lo general, se utilizan este tipo de gráficos
para datos científicos. También conocidos como gráficos de superficie.
Al momento de crear un gráfico en Excel, se puede optar entre dos alternativas:
1) Crear un gráfico incrustado: En que se inserta el gráfico en una hoja de cálculo normal,
como cualquier otro objeto.
2) Crear una hoja de gráfico: En la que se crea una hoja exclusiva para el gráfico. En esta no
se admite ningún otro tipo de objeto, ni siquiera posee celdas.
1.2. PARTES DE UN GRÁFICO
Conectando
Usted recuerda bien los tipos de gráfico, y ya tiene algunas ideas

sobre cuál podría utilizar para el informe que le pidió su jefatura.
Pero, antes de poner manos a la obra, es necesario tener claridad
de las partes que componen un gráfico.
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Título
El título debe contener una descripción clara de lo que muestra el gráfico.
Serie de datos
Se refiere a los datos propiamente tal, relacionados al interior del gráfico,
en que por lo general se diferencian por colores los tipos de datos, con
excepción de los gráficos circulares que solo pueden tener una serie de
datos.
Eje vertical
Este eje, también conocido como eje Y, es la sección vertical al interior del
gráfico. En el ejemplo de la ilustración, se puede apreciar que es un
gráfico de columnas, en que el eje vertical indica la altura o valor de las
columnas, razón por la que también se le denomina en este caso “eje de
valores”.
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Eje horizontal
Este eje, también conocido como eje X, es la sección horizontal al interior
del gráfico. Para el caso de la ilustración, el eje horizontal indica las
categorías de la tabla, razón por la que también se le denomina “eje de
categorías”.
Leyenda
Es un indicador visual para comprender a qué color corresponde cada
serie de datos. Dependiendo de la complejidad y variedad de datos
presentados, puede ser un elemento de gran relevancia, pero en casos de
gráficos más sencillos se puede incluso omitir.
Es fundamental comprender cuáles son las partes componentes de un gráfico, para

posteriormente crear un gráfico propio.
1.3. CREACIÓN DE GRÁFICOS
Conectando
Ahora que ya tiene claridad de los tipos de gráficos que puede

usar y las partes que lo componen, podrá centrarse en la tarea
de crear uno según sus requerimientos; pero antes de empezar
el desarrollo del gráfico con una tabla muy compleja, parte con
unos pocos datos, en que quizás una tabla de 9 datos sería
bueno practicar.
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A continuación, para comprender mejor el proceso de creación de gráficos, se trabajará sobre la
base de una pequeña tabla que inicialmente le servirá para entender mejor el proceso y ejercitar.
Por esto, si lo desea, puede hacer una tabla similar en Excel y realizar los pasos que a se
mencionan.
Informe de ventas
Enero Febrero Marzo
Gálvez 240 160 500
Vicuña 175 420 290
Romo 150 180 195
Se recomienda tener seleccionado el rango de celdas a partir del cual se construirá el

gráfico, así Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, se creará un
gráfico en blanco, o simplemente no se creará, debido a la falta de datos.
Para insertar un gráfico, existen varias alternativas disponibles en la ficha “Insertar”, dentro de la
que se ubicará al grupo gráficos. La primera alternativa por revisar consiste en hacer clic
directamente en el comando del tipo de gráfico que se desee insertar.
Otra opción es haciendo clic en el triángulo de más

opciones junto a cada comando. Esto le permitirá ver más
opciones de tipos de gráficos en un menú desplegable. Es
posible observar al final de este menú desplegable un
botón para revisar todos los tipos de gráfico.
Dentro del grupo gráficos, en la esquina inferior derecha, se podrá acceder a

un botón de opciones de dicho grupo, el que desplegará un cuadro de
diálogo con todos los tipos de gráficos, que mostrará los diversos tipos de
gráficos que existen organizados por categorías. Bastará con seleccionar la
opción deseada y luego hacer clic en aceptar.
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Una vez creado el gráfico, los cambios que se realicen a los datos de la hoja de cálculo se
actualizan inmediatamente en el gráfico.
Al momento de realizar la selección, aparecerá en la hoja de cálculo un cuadro con el gráfico ya

creado, y por otro lado, en la barra de menú, una nueva sección denominada "Herramientas de
gráficos", la que contendrá tres fichas adicionales: Diseño, Presentación y Formato.
Estas respectivas fichas contienen comandos que se necesitarán para trabajar con gráficos. Una
vez finalizado el desarrollo del gráfico, cuando ya no sean necesarias estas tres fichas, bastará con
hacer clic fuera del gráfico y las fichas desaparecerán. Por el contrario, si necesita volver a ocupar
estas fichas, solo deberá hacer clic nuevamente sobre el gráfico.
Si una vez definido el gráfico deseara cambiar su tipología de este, o

bien si no se muestran los datos de la forma deseada, podrá
seleccionar el gráfico haciendo clic en él y, acto seguido, en la ficha
“Diseño”, grupo “Tipo de gráfico”, seleccionar el comando “Cambiar
tipo de gráfico”.
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Con esto se abrirá un cuadro de diálogo en el que podrá cambiar el tipo de gráfico,
seleccionándolo y haciendo clic en aceptar.
Cambiar vista de gráfico
Si consideramos un gráfico construido con los datos

del ejemplo planteado, se observa que este gráfico
no es la única vista que se puede configurar de los
datos. En el ejemplo se comparan los vendedores
entre sí, mes a mes, donde en el eje X de la parte
inferior del gráfico están los datos, que se
distribuyen en columnas: Enero, Febrero y Marzo.
La leyenda del gráfico está compuesta por filas, que

corresponden a los nombres de los vendedores,
pero es posible cambiar los datos de los ejes, de
modo que los vendedores se comparen a sí mismos
en lugar de entre ellos.
Para crear esta nueva vista del gráfico, será necesario dirigirse a la ficha diseño>
grupo datos > hacer clic en el comando “Cambiar fila/columna”.
Si observa detenidamente la tabla, cuando se haga clic sobre el comando, podrá apreciar cómo
cambia.
Observará que el gráfico refleja algo diferente. El eje X de la parte inferior del gráfico muestra los
nombres de las filas: Gálvez, Vicuña, Romo. La leyenda del gráfico ahora muestra los nombres de
las columnas Enero, Febrero y Marzo.
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El gráfico muestran los resultados mensuales de cada vendedor comparados con sí mismo.
Para volver al gráfico como estaba planteado originalmente, solo tendrá que hacer clic en cambiar
fila/columna nuevamente y volverá a la vista original.
Añadir una serie de datos
Al interior de la ficha diseño, es posible encontrar dos opciones que

serán de mucha utilidad para el manejo de datos.
En primera instancia, se revisará el cuadro de diálogo que aparece

cuando se hace clic sobre el comando “seleccionar datos”.
Es este cuadro, en la parte superior, es posible observar el campo “Rango de datos del gráfico”, en
el que se deberá ingresar el rango de celdas, de donde se obtendrán los datos para la creación del
gráfico. Para el caso de la imagen, y a modo de ejemplo, se ha determinado que este rango se
extienda desde la celda A2 hasta la celda D5 (en total, 16 celdas). Existen dos formas de ingresar
información a este campo. La primera, ya descrita, sería ingresando el rango directamente en el
campo, mientras que la segunda es utilizando el botón que se encuentra a la derecha del campo.
Este permitirá seleccionar directamente las celdas en la hoja de cálculo.
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Luego de que se hayan definido las celdas contenidas en el rango, el programa inmediatamente
definirá algunos datos para el eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).
Es necesario considerar que, dependiendo del tipo de gráfico, es posible que sea necesario
emplear más de dos ejes (por ejemplo, los gráficos de superficie).
Mediante el botón “Editar”, será posible modificar el texto que se visualizará en la leyenda de
series del gráfico. En el caso de la imagen, se refiere a series (Enero, Febrero, Marzo, a la
izquierda), la que se modificará por categorías.
En el centro, es posible observar el botón “Cambiar fila/columna”, el que permite intercambiar los
datos de las series, trasladándolos a categoría y viceversa. Este botón es el equivalente al
comando “Cambiar entre filas y columnas” del grupo de datos en la ficha diseño.
Por último, el botón “celdas ocultas y vacías”, ubicado en la parte inferior del cuadro de diálogo,
permite abrir un pequeño cuadro de diálogo, en el que es posible determinar lo que se hará con
aquellas celdas que no posean datos o que estén ocultas.
2. EDICIÓN Y FORMATO DE UN GRÁFICO
Conectando
De momento, ha logrado crear un gráfico,

comprendiendo bien las partes que lo
componen y cómo organizar los datos en su
interior. Aún necesita dominar mejor la
herramienta de gráficos, especialmente
pensando en la forma de hacer más atractivo
el mismo, quizás modificando el título o las
etiquetas, o bien cambiando el aspecto de
algunos componentes.
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2.1. CARACTERÍSTICAS Y FORMATO DEL GRÁFICO
En lo referente al aspecto del gráfico, en la ficha presentación encontrará las opciones que le
permitirán hacer los ajustes que requiera.
En el grupo denominado "Ejes", podrá elegir exactamente qué ejes incluir y

mostrar; o por otro lado, mediante la opción "Líneas de cuadrículas", podrá
incluir o no líneas de cuadrícula que permitirán leer mejor los datos.
Para las dos opciones mencionadas, si hace clic en el triángulo contiguo al comando para más
opciones, encontrará que dispone de dos opciones de las cuales, dependiendo de la orientación,
serán líneas o ejes "verticales" u "horizontales", y al interior de cada una de estas encontrará sub-
opciones que le permitirán definir, por ejemplo, las líneas por mostrar, "Etiquetas" descriptivas de
los ejes, la "Escala de valores" que se manejará, etc.
Es recomendable que pueda explorar las distintas opciones, con el fin de buscar la que
más se ajuste a sus requerimientos.
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Agregar títulos al gráfico
Los títulos de gráficos ofrecen información descriptiva sobre los mismos, con el fin que los lectores
no tengan que adivinar sobre qué trata dicho gráfico. Es posible asignar un título al propio gráfico,
como así también a los ejes del gráfico que miden y describen el gráfico. Una manera rápida de
agregar títulos de gráfico es a través de la ficha “Diseño”, grupo “Diseño de gráfico”.
En este grupo se debe hacer clic en el botón de más opciones,

lo que abrirá un menú contextual que mostrará imágenes
pequeñas de los distintos diseños de gráfico.
En este caso, se seleccionará el “Diseño 9”, porque ofrece

marcadores de posición para el título del gráfico y los títulos de
eje.
Haciendo clic sobre cada marcador de posición, es posible

editar su texto, añadiendo así información descriptiva en el
mismo.
Grupo etiquetas
En el grupo "etiquetas", dispondrá de alternativas para definir los textos de un gráfico o su

leyenda. Mediante el comando leyenda, es posible seleccionar desde la opción de no mostrarla
(“Ninguno”) o bien cualquiera de las alternativas de posicionamiento (hacia la derecha, en la parte
superior, hacia la izquierda, etc.). Además, en caso de
requerirlo, cuenta con la posibilidad de seleccionar "Más
alternativas de leyenda", opción que desplegará un
menú contextual que permitirá editar características
tales como: posición, relleno, color, estilo de borde,
sombreado e iluminación del gráfico.
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En caso que la modificación requerida en el gráfico se trate de desplazar un elemento, es
posible seleccionarlo en el mismo gráfico y situarlo en el lugar deseado.
También se dispone, mediante el grupo

"Fondo", de comandos que le permitirán
realizar modificaciones orientadas al modo en
que se integra el gráfico en la hoja de cálculo.
Estas herramientas (cuadro gráfico, plano
inferior del gráfico, giro 3D) sólo están
disponibles para gráficos 3D.
El "área de trazado" está relacionada solo para

gráficos bidimensionales. Por lo cual, con las
demás opciones podrá modificar el aspecto de
los gráficos tridimensionales disponibles.
Se anima al lector a probar con cada una de las opciones para comprender de mejor
forma los resultados que puede obtener con cada comando.
Cambiar la apariencia del gráfico
Mediante la pestaña “Diseño” es posible aplicar estilos de manera muy sencilla y rápida.
Dependiendo del tipo de gráfico insertado (líneas, barras, columnas, etc.), se dispondrá de
diversas alternativas de opciones. Los estilos rápidos ofrecen opciones como la de incluir título al
gráfico, situar leyenda al interior del gráfico, opción de incluir o no etiquetas descriptivas, etc.
En la pestaña formato, encontrará el

grupo estilos de forma y estilos de
WordArt, las cuales le serán de mucha
ayuda para aplicar diversos estilos al
gráfico.
Para realizar la aplicación de un estilo, bastará con seleccionar el gráfico de manera íntegra o bien
seleccionando solo algunos de sus componentes (área, barra, leyenda, etc.), y posteriormente
hacer clic en el estilo de su preferencia.
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Si no se desea utilizar un estilo preestablecido, existe la alternativa de utilizar las listas de relleno
de forma/texto, contorno de forma y efectos de forma/texto, a fin de personalizar el estilo del
gráfico.
Al aplicar algún estilo, es habitual referirse a un estilo que abarque todo el gráfico, pero también
es posible personalizar cada uno de sus componentes: el área de trazado, la leyenda, las líneas de
divisiones principales, etc.
Para efectuar este cambio, resulta sencillo seleccionar en

el mismo gráfico el elemento por modificar, o bien
realizar dicha selección mediante el menú desplegable
de la ficha de presentación o en la de formato.
Es posible apreciar el área de trazado en la imagen de referencia que se encuentra seleccionada.
A continuación, al hacer clic sobre el comando “aplicar formato a la selección”, podrá abrir un
cuadro de diálogo con opciones de edición.
En función del objeto seleccionado, es posible realizar la edición de determinados aspectos,

mientras que otros elementos no se podrán editar. Por ejemplo, esto pasa con las líneas de
división principales, pues carecen de opción de modificar el relleno, porque obviamente no es
posible rellenar una línea recta. Además, la serie de datos sí permite asignar color al relleno,
incluso establecer el grado de transparencia.
En caso de no estar satisfecho con las modificaciones de estilo realizadas, le recuerdo que
cuenta con el comando “Restablecer para hacer coincidir con el estilo”. Haciendo clic en
él, será posible recuperar el aspecto del estilo original.
Es necesario recordar que los objetos de texto al interior del gráfico no pierden su condición como
tal, por lo que es posible emplear las herramientas de la ficha inicio, como por ejemplo: negrita,
cursiva, tipo de letra, tamaño, relleno, etc. En algunas oportunidades, estas herramientas
considerarán el contexto de manera inteligente. Por ejemplo, si intentase cambiar el color del
relleno de un elemento de la leyenda con la herramienta , el programa asignará el color

de relleno seleccionado al cuadro de muestra del color en la leyenda, y al mismo tiempo para las
barras, sectores o líneas; esto es, a la serie que identifique en el gráfico, ocurriendo exactamente
lo mismo en sentido inverso. En otras palabras, si se modifica el color de relleno en una serie, el
cambio se reflejará también en la leyenda.
2.2. ESTILOS DE DISEÑO
18
Conectando
Recuerde que existe una manera de hacer más atractivo el gráfico

mediante unos pocos clics, con la que puede cambiar
completamente la apariencia de un gráfico, y lo mejor de todo, es
que esta función se puede ocupar en varios gráficos
simultáneamente. Esta opción es la de estilos de diseño, así que
decide hacer la prueba con el gráfico de ensayo que está
trabajando.
Cuando se crea un gráfico, tiene un color y estilo estándar, pero es posible cambiar su color o
estilo en unos simples pasos. En el grupo estilos de gráfico de la ficha “Diseño”, deberá hacer clic
en el botón de “Más opciones” del grupo “Estilos de diseño”.
Se mostrará un menú desplegable con todas las opciones de apariencia disponibles para el gráfico.
Por ejemplo, dentro del mismo color es posible seleccionar el tipo de apariencia biselada para el
gráfico.
Bastará con hacer clic en la opción y se reflejará automáticamente en el gráfico seleccionado.
19
Para modificar el texto del título de
manera que se destaque más, solo tendrá
que hacer clic en la ficha formato y,
posteriormente, seleccionar todo el texto
del título. En el grupo estilos de WordArt
encontrará interesantes opciones de
estilos rápidos, fondos, líneas de contorno
opciones especiales, etc.
Es posible hacer más cambios en los formatos de cada columna. Por ejemplo, agregando una
sombra a cada columna, donde si hace clic sobre una de las columnas azules (Gálvez) notará que
aparecen unos puntos en las esquinas de la columna en todo el gráfico (controladores). Luego, en
la ficha formato > grupo estilos de forma, deberá hacer clic en efectos de forma, lo que mostrará
un menú contextual con opciones de efecto. Seleccione a continuación “Sombra”, el que también
mostrará más opciones. Elija finalmente “Desplazamiento diagonal arriba derecha” y podrá
observar cómo se aplica en todas las columnas de “Gálvez” una sombra con las características
seleccionadas. Puede hacer el mismo procedimiento para el resto de las columnas.
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2.3. TAMAÑO Y DISTRIBUCIÓN DE UN GRÁFICO
Conectando
Para que un gráfico comunique eficientemente lo que se necesita,

debe ser visible; y usted desea que su jefatura, con un primer
vistazo, tenga claridad de la información que desea comunicar.
Por tanto, el tamaño y su distribución son temas importantes.
Es posible cambiar el tamaño de un gráfico, o bien solo un elemento en específico,

seleccionándolo y editándolo directamente.
Al momento de realizar la selección, será posible observar que aparecen distintos tipos de
controladores, dependiendo del objeto que se encuentre seleccionado.
21
 Controladores Cuadrados definen las dimensiones del objeto (ancho y alto), donde
mediante la acción de clic y arrastrar será posible modificar un objeto en estas
dimensiones.
 Controladores Circulares sirven para escalar un objeto, es decir, si realiza la acción de

clic y arrastrar se modificará el tamaño, pero de manera proporcional, pudiendo
agrandarse o achicarse manteniendo la proporción de ancho y alto establecida.
Otra opción de edición de un gráfico es la de mover los elementos del gráfico,

para lo que solo bastará con seleccionar un elemento. Cuando este indique que
se encuentra seleccionado, mediante la visualización de los controladores, podrá
hacer clic y arrastrarlo hasta la posición deseada.
Modificar la posición de un gráfico
Excel dispone de una opción que facilita establecer la posición de un gráfico al interior de un
documento, para lo que se deberán seguir los siguientes pasos:
 Ubicarse en la ficha diseño, de las herramientas de gráfico.

 Hacer clic sobre el comando “Mover gráfico”, ubicado al interior del grupo ubicación.
 Esto abrirá un cuadro de diálogo, como el que se muestra a continuación.
El primer campo permite considerar al gráfico como una hoja nueva, donde bastará con ingresar
en este campo el nombre que tendrá la nueva hoja. De este modo, quedará aislado en una hoja
aparte donde no interferirá con la hoja de cálculo, pero no se podrá contrastar los datos
numéricos.
El segundo campo, “Objeto en”, permite mover el gráfico a una hoja de cálculo ya existente. Si
utiliza esta opción, el gráfico quedará flotando en la hoja de cálculo, de manera que pueda
ubicarlo en la posición y tamaño que mejor le acomode.
22
2.4. MINIGRÁFICOS
Conectando
Al momento de presentar tablas con muchos datos, puede

ayudar tener unas pequeñas vistas previas sobre las tendencias
en los datos, como complemento a los datos presentados a su
jefatura. Por esta razón, usted decide investigar respecto de los
minigráficos.
Los minigráficos son un elemento nuevo en Excel 2010. Estos permiten la inserción de un pequeño
gráfico representativo en una única celda, y que representará a una serie de datos única, de tal
manera que se pueda tener una aproximación de la tendencia que representan determinados
valores.
Al interior de la ficha “Insertar”, se encuentra el grupo minigráficos.
El grupo presenta tres opciones de gráfico: línea, columna y ganancia o pérdida.
Al insertar algunos de ellos, se agregará a la cinta de opciones una nueva barra de herramientas
denominada “Herramientas para minigráfico”. Dentro de esta se encuentra la ficha “Diseño”, la
que permitirá acceder a opciones básicas de edición tales como: cambiar la celda fuente de los
datos, tipo de gráfico (de entre los tres disponibles), estilos o marcar determinados puntos del
minigráfico.
23
Contrariamente a lo que se pueda imaginar, el minigráfico, al estar contenido en una celda, no es
posible borrarlo mediante la tecla supr, como se hace habitualmente con cualquier tipo de celda.
La única forma de eliminarlo es -una vez seleccionado- mediante el comando “Borrar”, ubicado
en la ficha diseño de las herramientas para minigráfico.
Los minigráficos se ajustan automáticamente al tamaño de la celda, por lo que, para

visualizarlo mejor, solo será necesario aumentar el ancho de la columna o el alto de la fila
que contiene al minigráfico.
Crear tipos personalizados de gráfico
Excel trae por defecto algunas propiedades predefinidas, las que permiten el trabajo con gráficos
de manera rápida. En estas, únicamente bastará con seleccionar los datos, el tipo de gráfico y así
será posible visualizar inmediatamente el resultado. Estas propiedades de gráfico, por defecto, se
pueden modificar de manera que se utilicen en la creación de nuevos gráficos con las mismas
características mediante una plantilla.
Para el desarrollo de esta, solo tendrá que crear un gráfico con las características deseadas, o bien
tomar alguno ya desarrollado y posteriormente seguir los siguientes pasos:
 Seleccionar la ficha diseño.

 Hacer clic en la opción guardar como plantilla.
 Esto abrirá un cuadro de diálogo, desde el que será posible ingresar un nombre para el
tipo de gráfico.
 Finalmente, pulse el botón “Guardar”.
Posteriormente, cuando se desee desarrollar un gráfico con las características ya definidas, sólo
será necesario buscar, al momento de insertar un gráfico, la plantilla definida en la categoría
respectiva.
24
2.5. PICTOGRAMAS
Conectando
Usted está consciente de que los
informes para su jefatura son instancias
serias, con información precisa y objetiva.
Sin embargo, decide probar cómo
quedaría su gráfico con algún elemento
visual que convierta su gráfico en algo
más original.
Los pictogramas son gráficos de columnas, a los que se les reemplaza la columna por una imagen
relacionada con el tema del gráfico. Por ejemplo, si el gráfico se refiere a la producción de
bananas, cada barra puede reemplazase por la imagen de una banana.
25
Para aplicar pictogramas a un gráfico, será necesario seguir los siguientes pasos:
 En primer lugar, tener seleccionados los datos desde donde se construirá el

gráfico.
 En segundo lugar, contar con alguna imagen en el disco duro, la que

eventualmente sustituirá cada columna. En este caso, se utilizará la
siguiente la figura de una persona.
Una vez seleccionados los datos, se deberá hacer clic con el botón secundario del mouse (o doble
clic en la misma columna) para acceder a la opción “Dar formato a la serie de datos”, donde
posteriormente, en el cuadro de “Diálogo”, será necesario buscar la opción de relleno y luego
marcar “relleno con imagen o textura”. Una vez ahí, será necesario hacer clic en el botón de
archivo, el que permitirá buscar la imagen seleccionada en el disco duro del computador y,
finalmente, apretar “Aceptar” para que se apliquen los cambios.
Opcionalmente, es posible seleccionar, si se desea, el ajuste de la imagen a la columna, o

bien apilarla hasta completar la altura de la columna.
26
3. IMPRESIÓN DE UN GRÁFICO
Conectando
En esta etapa, usted se da cuenta de que los pictogramas

quitan cierta seriedad a su informe, por lo que decide
retirarlos. De este modo, su gráfico está terminado y en
condiciones de ser impreso para ser entregado junto con el
informe que le fue solicitado. Ahora es momento de revisar
las opciones de impresión que se disponen.
La impresión de gráficos en Excel es un proceso bastante sencillo. De todas formas, el método que
se seleccione deberá ir en función de sus necesidades, pues es posible imprimir un gráfico junto
con los datos de la hoja de cálculo, o sin ellos.
¿Cómo imprimir un gráfico en Excel 2010?
Para la impresión de gráficos de manera conjunta con los datos de la hoja de cálculo, no es
necesario seguir ningún procedimiento especial, bastará con imprimir la hoja, es decir, seleccionar
la ficha archivo > imprimir y enviar a imprimir el documento.
27
No obstante, para la impresión del gráfico en solitario, es decir, sin los datos de la hoja de cálculo,
será necesario añadir un paso adicional. Una vez seleccionado el gráfico deseado, tendrá que
seguir el mismo procedimiento descrito: ficha archivo > imprimir.
La diferencia radica que en esta oportunidad, la opción de configuración muestra la alternativa

“Imprimir el gráfico seleccionado”, donde si se acepta la impresión, podrá observar que en esta
aparecerá únicamente el gráfico.
COMENTARIO FINAL
Microsoft Excel es el programa estándar en la industria de la ofimática en cuanto al manejo de
información y datos.. No obstante, en más de alguna oportunidad, será necesario hacer que estos
datos sean fácilmente comprensibles, razón por la que existen los gráficos. Estos buscan resumir y
proveer de una interpretación la información apoyada por elementos gráficos. Por lo anterior, es
necesario poseer un conocimiento respecto de su estructura, construcción, edición y,
eventualmente, su impresión
28
REFERENCIAS
Microsoft Excel (s/f). Soporte técnico de Office. Recuperado de: http://office.microsoft.com/es-
mx/excel-help
PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:
IACC (2014). Gráficos en Excel. Tecnología Aplicada a la Administración. Semana 4.
29
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TECNOLOGÍA APLICADA A LA ADMINISTRACIÓN

GRÁFICOS EN EXCEL ............................................................................................................................ 4

 Construir gráficos a partir de diferentes tipos de datos almacenados en el área de trabajo

 Imprimir gráficos en Excel para su posterior uso.

En ese momento, recuerda sus

Por lo general, muestran las modificaciones de datos ocurridas en un

Permiten observar tendencias en los datos a intervalos idénticos. Los puntos

Este tipo de gráficos permite revisar proporciones de tamaños de los

Permiten mostrar comparaciones entre elementos individuales, donde su

Destaca la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Estos

En este tipo de gráfico se muestran los datos en un tipo de paisaje 3D,

Al momento de crear un gráfico en Excel, se puede optar entre dos alternativas:

1.2. PARTES DE UN GRÁFICO

Usted recuerda bien los tipos de gráfico, y ya tiene algunas ideas

Es fundamental comprender cuáles son las partes componentes de un gráfico, para

1.3. CREACIÓN DE GRÁFICOS

Ahora que ya tiene claridad de los tipos de gráficos que puede

Se recomienda tener seleccionado el rango de celdas a partir del cual se construirá el

Otra opción es haciendo clic en el triángulo de más

Dentro del grupo gráficos, en la esquina inferior derecha, se podrá acceder a

Al momento de realizar la selección, aparecerá en la hoja de cálculo un cuadro con el gráfico ya

Si una vez definido el gráfico deseara cambiar su tipología de este, o

Cambiar vista de gráfico

Si consideramos un gráfico construido con los datos

La leyenda del gráfico está compuesta por filas, que

Añadir una serie de datos

Al interior de la ficha diseño, es posible encontrar dos opciones que

En primera instancia, se revisará el cuadro de diálogo que aparece

2. EDICIÓN Y FORMATO DE UN GRÁFICO

De momento, ha logrado crear un gráfico,

En el grupo denominado "Ejes", podrá elegir exactamente qué ejes incluir y

En este grupo se debe hacer clic en el botón de más opciones,

En este caso, se seleccionará el “Diseño 9”, porque ofrece

Haciendo clic sobre cada marcador de posición, es posible

En el grupo "etiquetas", dispondrá de alternativas para definir los textos de un gráfico o su

También se dispone, mediante el grupo

El "área de trazado" está relacionada solo para

Cambiar la apariencia del gráfico

En la pestaña formato, encontrará el

Para efectuar este cambio, resulta sencillo seleccionar en

Es posible apreciar el área de trazado en la imagen de referencia que se encuentra seleccionada.

En función del objeto seleccionado, es posible realizar la edición de determinados aspectos,

relleno de un elemento de la leyenda con la herramienta , el programa asignará el color

2.2. ESTILOS DE DISEÑO

Recuerde que existe una manera de hacer más atractivo el gráfico

Bastará con hacer clic en la opción y se reflejará automáticamente en el gráfico seleccionado.

Para que un gráfico comunique eficientemente lo que se necesita,

Es posible cambiar el tamaño de un gráfico, o bien solo un elemento en específico,

 Controladores Circulares sirven para escalar un objeto, es decir, si realiza la acción de

Otra opción de edición de un gráfico es la de mover los elementos del gráfico,

Modificar la posición de un gráfico

 Ubicarse en la ficha diseño, de las herramientas de gráfico.

Al momento de presentar tablas con muchos datos, puede

Al interior de la ficha “Insertar”, se encuentra el grupo minigráficos.

El grupo presenta tres opciones de gráfico: línea, columna y ganancia o pérdida.

Los minigráficos se ajustan automáticamente al tamaño de la celda, por lo que, para

Crear tipos personalizados de gráfico

 Seleccionar la ficha diseño.

 En primer lugar, tener seleccionados los datos desde donde se construirá el

 En segundo lugar, contar con alguna imagen en el disco duro, la que

Opcionalmente, es posible seleccionar, si se desea, el ajuste de la imagen a la columna, o

En esta etapa, usted se da cuenta de que los pictogramas