REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGIA
UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL DE LA GRAN CARACAS (UNEXCA)
PNF-ADMINISTRACION
PRACTICAS PROFESIONALES
PROPUESTA DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA EL
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DEL HOSPITAL DR. “ANGEL
VICENTE OCHOA” (IVSS)
Autor:
Tutor Académico:
Hernández, Genelis
Docente Martínez, Dolores
C.I: 26.152.446
Caracas, Noviembre de 2019
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGIA
UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL DE LA GRAN CARACAS (UNEXCA)
PNF-ADMINISTRACION
PRACTICAS PROFESIONALES
PROPUESTA DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA EL
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DEL HOSPITAL DR. “ANGEL
VICENTE OCHOA” (IVSS)
Tutor Empresarial: Autor:
Lic. Omaira Velasquez Hernández, Genelis
C.I: 26.152.446
Caracas, Noviembre de 2019
CARTA DE ACEPTACION DEL TUTOR ACADEMICO
CERTIFICACION DEL INFORME FINAL
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGIA
UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL DE LA GRAN CARACAS (UNEXCA)
PNF-ADMINISTRACION
PRACTICAS PROFESIONALES
PROPUESTA DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA EL
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DEL HOSPITAL DR. “ANGEL
VICENTE OCHOA” (IVSS)
Autor:
Tutor Académico:
Hernández, Genelis
Docente Martínez Dolores
C.I: 26.152.446
RESUMEN: Las prácticas profesionales llevadas a cabo, se realizaron en el
Departamento de Administración del Hospital Dr. “Ángel Vicente Ochoa” donde se
obtuvieron conocimientos y desarrollaron actividades que fueron asignadas por la
tutora empresarial, la Lic. Omaira Velásquez, quien superviso y dio por aprobadas
satisfactoriamente cada una de ellas cumpliendo los objetivos propuestos al inicio de
las mismas; se observó y desarrolló durante la práctica los procedimientos
administrativos que se ejecutan en dicha área y algunos que no se llevan en la
actualidad pero que de igual manera son importante. Así como también se pudo
visualizar algunas debilidades que son de suma importancia para una organización,
siendo una de ellas la falta de una estructura organizativa dentro de la unidad, el bajo
control y evaluación de las asignaciones entregadas a los analistas del área y la poca
comunicación interna. En virtud por la atención, paciencia y entrega de
conocimientos, se realiza una propuesta grafica de un organigrama que se puede
utilizar en el área para ser expuesto a los subordinados y personas externas que
ingresen en la misma.
Caracas, Noviembre de 2019
AGRADECIMIENTOS
Primeramente le doy gracias a Dios por darme la dicha de poder vivir esta linda
experiencia, de permitirme avanzar hasta acá. No ha sido un camino fácil, pero sin el
nada es imposible.
También a mi familia, en especial a mi madre Aida Flores, quien a sido mi apoyo
desde un inicio, darme siempre palabras de aliento para no decaer.
A mis compañeros y amigos de clase, porque aunque es un trabajo individual, igual
siempre nos apoyamos mutuamente.
Y a todas esas personas que han sido de guía y apoyo para realizar este trabajo,
incluyendo a la profesora tutora Dolores Martinez quien a pesar de su labor
administrativa en la Universidad, estuvo muy pendiente, atenta, paciente y siempre
con la mejor disposición para ayudar. A las analistas del Hospital “Dr. Angel Vicente
Ochoa” por su colaboración activa con mi persona para entregar la informacion
requerida. Tambien la Lic. Omaira Velasquez por su apoyo como tutora empresarial
en calidad profesional y personal.
INTRODUCCION
Las prácticas profesionales en el Programa Nacional de Formacion en Administracion
es un requisito indispensable para poder obtener el titulo como Tecnico Superior
Universitario en la carrera, pero mas alla de eso su finalidad es poder aplicar los
conocimientos que se han obtenido a través de toda la trayectoria de la misma y
obtener algunos nuevos que sirvan para formar al estudiante en un buen profesional.
Según Pérez Porto y Gardey (2013) definen práctica profesional “como un
entrenamiento o un ejercicio que se lleva a cabo para mejorar ciertas habilidades. Una
práctica profesional, por lo tanto, consiste en el ejercicio temporal de una profesión
bajo la tutela de algún tipo de entrenador o maestro.”
De acuerdo a lo antes expuesto, el presente informe se estructura en cuatro (4) partes,
las cuales contienen: Capitulo I, información general de la empresa y un análisis las
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas encontradas. Capitulo II: El
planteamiento de una problemática identificada, el objetivo central y específicos para
abordar una posible solución a dicho problema. Seguidamente se encuentra el
Capítulo III el cual se describen las actividades realizadas y el tiempo donde se
ejecutaron. Y por último el Capítulo IV dando una propuesta y recomendaciones para
la unidad donde se efectuaron dichas prácticas, así como también las conclusiones
que se determinaron.
INDICE
CAPITULO I. LA EMPRESA
1.1 Aspectos Generales
1.1.1 Historia del IVSS
El 9 de octubre de 1944, se iniciaron las labores del Seguro Social, con la puesta en
funcionamiento de los servicios para la cobertura de riesgos de enfermedades,
maternidad, accidentes y patologías por accidentes, según lo establecido en el
Reglamento General de la ley del Seguro Social Obligatorio, del 19 de febrero de
1944. En 1946 se reformula esta Ley, dando origen a la creación del Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales, organismo con responsabilidad jurídica y
patrimonio propio. Con la intención de adaptar el Instituto a los cambios que se
verificaban en esa época, el 5 de octubre de 1951 se deroga la Ley que creaba el
Instituto Central de los Seguros Sociales y se sustituye por el estatuto Orgánico del
Seguro Social Obligatorio. Posteriormente, en 1966 se promulga la nueva Ley del
Seguro Social totalmente reformada el año siguiente es cuando comienza a ser
aplicada efectivamente esta Ley, que fundan los seguros de Enfermedades,
Maternidad, Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales en el seguro de
asistencia médica; se amplían los beneficios además de asistencia médica integral, se
establece las prestaciones a largo plazo (pensiones) por conceptos de invalidez,
incapacidad parcial, vejez y sobrevivientes, asignaciones por nupcias y funerarias.
Se establece dos regímenes, el parcial que se refiere solo a prestaciones a largo plazo
y el general que además de prestaciones a largo plazo, incluye asistencia médica y
crea el Fondo de Pensiones y el Seguro Facultativo.
En 1989 se pone en funcionamiento el Seguro de Paro Forzoso, mediante el cual se
amplía la cobertura, en lo que respecta a Prestaciones en Dinero, a los trabajadores y
familiares; modificándose posteriormente para ampliar la cobertura e incrementar el
porcentaje del beneficio y la cotización.
En la actualidad el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.), se
encuentra en un proceso de adecuación de su estructura y sistemas a fines de atender
las necesidades por la población trabajadora.
1.1.2 Misión y Visión:
Misión
El Instituto Venezolano de los Seguros Sociales es una institución pública,
cuya razón de ser es brindar protección de la seguridad social a todos los
beneficiarios en las contingencias de maternidad, vejez, sobrevivencia, enfermedad,
accidentes, incapacidad, invalidez, nupcias, muerte, retiro y cesantía o paro forzoso,
de manera oportuna y con calidad de excelencia en el servicio prestado, dentro del
marco legal que lo regula.
Visión
El Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, bajo la inspiración de la
justicia social y de la equidad para toda la población, avanza hacia la conformación
de la nueva estructura de la sociedad, garantizando el cumplimiento de los principios
y normas de la seguridad social a todos los habitantes del país.
El compromiso social y el sentido de identificación con la labor que se realiza,
debe ser la premisa fundamental en todos los servicios prestados.
Mantener un ambiente de armonía, colaboración y de gran calidad humana,
incrementando así el espíritu de servicio, lealtad y solidaridad en el Instituto,
impulsando los siguientes valores:
RESPONSABILIDAD en nuestras acciones y trabajos encomendados para
alcanzar los objetivos propuestos. Reflexionar y valorar las consecuencias de
los actos.
RESPETO a nuestros compañeros de trabajo. Consideración y tolerancia a las
diferencias entre los actores internos y externos de la organización.
EXCELENCIA para ser los mejores en todos los aspectos, con una
disposición permanente hacia la mejora.
LEALTAD con la Institución.
DISCIPLINA para ser más eficientes en las actividades asignadas.
ÉTICA profesional en el servicio prestado a nuestra Institución.
INTEGRIDAD en nuestro trabajo. Actuar con rectitud, honestidad, honradez
y transparencia.
1.1.3 Ubicación Geográfica:
Av. Principal del Cementerio. Calle Los Jabillos. Parroquia Santa Rosalia,
Municipio Libertador. Caracas-Venezuela.
1.1.4 Objetivo General
• Proteger a los beneficiarios del seguro social contra las contingencias
de maternidad, vejez, sobrevivencia, enfermedad, accidentes, incapacidad, invalidez,
nupcias, muerte, retiro y cesantía o paro forzoso, otorgando oportunamente las
prestaciones dinerarias, así como garantizar la obligación que tienen los patronos de
afiliar a todos sus trabajadores y del derecho a la cotización.
• Garantizar el derecho a la salud a toda la población, a través de la
atención médica integral oportuna y de calidad, desarrollando mecanismos
que aseguren la prestación de los servicios médicos, con infraestructuras
óptimas y la adecuada dotación de recursos.
• Aplicar el régimen de los seguros sociales en el ámbito nacional.
• Sustituir progresivamente la nueva Institucionalidad del Sistema de
Seguridad Social.
• Participar en el fortalecimiento de políticas sanitarias, en conjunto con
otras instituciones nacionales e internacionales.
1.1.5 Objetivos Específicos
• Prestar asistencia médica integral a toda la población a través de la red
de hospitales y ambulatorios pertenecientes al IVSS.
• Garantizar el suministro de medicinas de alto costo a los pacientes con
enfermedades de alto riesgo.
• Afiliar a patronos, trabajadores y familiares calificados al régimen del
seguro social.
• Establecer las gestiones de cobranzas por concepto de cotizaciones de
las empresas y sus trabajadores.
• Garantizar la cancelación de prestaciones en dinero a largo y corto
plazo.
• Establecer las oficinas administrativas necesarias de acuerdo a la zona
donde aplique el seguro social obligatorio.
• Garantizar el pago de las prestaciones dinerarias por concepto de la
pérdida involuntaria del empleo a los trabajadores que hayan quedado cesante.
1.1.6 Estructura Organizacional
1.1.7 Unidad u Departamento en que realiza las prácticas profesionales
Departamento de Administración del Hospital Dr. “Angel Vicente Ochoa”.
1.1.8 Misión, Visión
El departamento no cuenta con la misma.
1.1.9 Análisis FODA
[Link] Fortalezas
El personal que labora dentro del área se encuentra altamente capacitado para
las actividades que se le soliciten.
Cuentan con diversos manuales de procedimientos, acordes a las funciones
que realice cada analista.
Las herramientas y equipos se encuentran en buen estado y óptimas
condiciones para su uso, lo que les facilita un trabajo rápido y eficiente. A su
vez poseen un sistema de redes interno, que ayuda a obtener información que
se requiera de manera rápida y sin necesidad de tener que trasladarse a otras
áreas.
[Link] Oportunidades
El crecimiento laboral de un empleado en una compañía es muy importante,
es por ello que en el Departamento existen las vacantes necesarias para que
sus mismos empleados puedan ocupar, como también a profesionales externos
que deseen ingresar en la plantilla del IVSS.
[Link] Debilidades
Existe muy poco personal en área, lo que trae como consecuencia que se
acumulen algunas tareas o actividades que se asignen.
El área no cuenta con una estructura organizativa, por lo cual no existe la
representación gráfica de las líneas de mando y las diferentes unidades que se
encuentran en el departamento. Igualmente no posee visión y misión, por lo
tanto sus trabajadores no tienen una guía del objetivo que se desea alcanzar y
obtener como equipo.
No cuentan con suficiente equipos tecnológicos como (impresoras,
fotocopiadoras, escáner) por lo que se dificulta algunas actividades y se debe
requerir apoyo de otros departamentos.
[Link] Amenazas
Migración del personal por falta de motivación y bajo salario ya que debido a
la situación del país su salario ha sido devaluado.
No poseen una base de datos estable, por lo que en dado caso de un accidente
o daño de los equipos la información se perdería.
Sistema de Red Internet es muy fallido, por lo que las comunicaciones con la
Sede principal son muy lentas.
(Ver anexo)
CAPITULO II
DEPARTAMENTO, UNIDAD O ÁREA DE DESARROLLO DE LA
PRÁCTICAS PROFESIONALES.
2.1 Planteamiento central del informe de prácticas profesionales.
. Las organizaciones deben contar con una estructura organizacional de
acuerdo a todas las actividades o tareas que pretenden realizar, mediante una correcta
estructura que le permita establecer sus funciones y departamentos, con la finalidad
de producir sus servicios o productos mediante un orden y un adecuado control para
alcanzar sus metas y objetivos.
Una estructura organizativa es necesaria porque les brinda a los subordinados
directrices claras sobre cómo proceder.
Administración es uno de los departamentos más significativos de una
compañía, por lo tanto su estructura interna es bastante importante, porque esta
comprende diferentes áreas que a su vez se desglosan distintas funciones. Es por ello
que se debe definir su distribución, para que se conozcan las diferentes líneas de
mando, los cargos que requiere la unidad, entre otros.
El autor del presente informe de prácticas profesiones, pudo observar que en
el Departamento de Administración del Hospital “Dr. Ángel Vicente Ochoa”
actualmente no posee un organigrama. La información por parte de los analistas que
tienen antigüedad si es conocida, pero no está plasmado gráficamente, por lo tanto es
una información desconocida para un profesional nuevo que ingrese en el área o
funcionarios externos que visiten el centro hospitalario.
2.2 IMPORTANCIA, LIMITACIONES Y ALCANCE DE SU TRABAJO DE
PRÁCTICAS PROFESIONALES.
El organigrama tiene como finalidad presentar, de forma clara, objetiva y
directa, la estructura jerárquica de la empresa. Desde el presidente, pasando por los
directores, gerentes y empleados, todos los cargos y funciones están ahí. Ayuda a la
división interna, pero también contribuye a agilizar procesos y reducir barreras entre
la empresa y agentes externos.
Limitaciones:
Falta de personal
Poca comunicación interna
Alcance:
Personal con bastante tiempo en el departamento que pueda facilitar la
información
2.3 OBJETIVOS DEL INFORME DE PRÁCTICAS PROFESIONALES QUE
LE PERMITIRAN DAR RESPUESTA OPORTUNA Y/O
RECOMENDACIONES A LA PROBLEMÁTICA IDENTIFICADA
2.3.1 Objetivo General
Proponer una estructura organizativa para el Departamento de Administración del
Hospital Dr. “Ángel Vicente Ochoa”
2.3.2 Objetivos Específicos
Identificar los cargos del Departamento de Administración
Definir las líneas de mando del departamento.
CAPITULO III. CONTENIDO
3.1 Programación de actividades organizacionales.
(Ver anexo)
3.1.1 CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS TRAZADOS POR SEMANA.
[Link] Semana 1
19/08/2019 al 23/08/2019
Se ingresó formalmente a las instalaciones del Hospital “Dr. Ángel Vicente Ochoa”
donde se recibió la inducción y presentación con la Lic. Omaira Velázquez, como
tutora empresarial, la cual explico las normativas de la institución, los horarios,
vestimentas, etc. Se realizó un recorrido por el Departamento de Administración,
donde se presentó los analistas y las áreas que se trabajan en dicho lugar. La
asignación del puesto de trabajo y presentación con la Directora del centro
ambulatorio.
Las actividades asignadas fueron realizar una base de datos de los Inventarios de
Bienes Muebles de cada departamento en el Hospital. Una vez terminado se realizó
una relación de los departamentos a los cuales ya se le había realizado el inventario y
cuales faltaban. Seguidamente realizar una data de los Inventarios de Instrumentos
Odontológicos.
[Link] Semana 2
26/08/2019 al 30/08/2019
Se dio a conocer detalladamente los procedimientos para las requisiones internas,
órdenes de compra, partidas presupuestarias, retención y enteramiento del impuesto al
valor agregado (IVA) por las unidades desconcentradas del IVSS, todo con su
respectivo manual de procedimiento.
Se archivaron y organizaron algunas requisiones internas que habían ingresado al
departamento.
Conocimiento de los manuales de procedimientos de las funciones a realizar en el
Departamento en formato PDF.
[Link] Semana 3
02/09/2019 al 06/09/2019
Redacción del informe de prácticas profesionales, acompañamiento en actividades en
el almacén, como conteo de medicamentos, instrumentos odontológicos, entre otros.
Apoyo en realización de una data de las carpetas de horas de entrada y salida del
personal del centro, en la Coordinación de Recursos Humanos. Visita de la tutora
académica, la Dra. Dolores Martínez.
[Link] Semana 4
09/09/2019 al 13/09/2019
Rotación a la Coordinación de Recursos Humanos, para que el autor del presente
informe de prácticas profesionales, pudiese conocer algunos procedimientos que se
llevan a cabo, como el conocimiento de manuales de cargo, cálculo de nómina, los
días de faltas injustificadas, el control de asistencias, cálculo de cesta tickets,
vacaciones y bonos nocturnos.
CAPITULO IV. ELEMENTOS FINALES
4.1 PROPUESTA DE MEJORA/ RECOMENDACIONES
PROPUESTA DE MEJORA
Se propone diseñar un organigrama donde se encuentren definidos de los cargos y
líneas de mando que existen dentro del departamento ya que eso mejoraría la
comunicación, control y evaluación de los procesos y actividades que se llevan a
cabo. Asimismo sea colocado en una cartelera o parte de mayor visualización y
captación del personal que labora en el área y personas externas que ingresen en ella.
(Ver Anexo)
RECOMENDACIONES
En vista de lo observado durante el tiempo ejercido en el departamento, se
recomienda:
Obtener un programa administrativo, como Profit Plus, Galac Software o
algún otro, para poder almacenar la información de datas y archivos
importantes. Para que al momento de una catástrofe o daño de los equipos
puedan tener esa información resguardada.
Llevar un mejor control y evaluación constante de las actividades que se
solicitan para que al momento de requerirlas estén acordes a como fueron
planificadas y el resultado sea el esperado.
4.2 CONCLUSIONES
En vista de la experiencia obtenida, se puede concluir que las prácticas profesiones
realizadas por el autor del presente informe fueron llevadas exitosamente.
Es importante resaltar que en todo momento las actividades asignadas fueron
supervisadas por la tutoría empresarial, la Lic. Omaira Velásquez, de quien se recibió
el apoyo, la paciencia y el tiempo necesario, como también de parte de las analistas
del área quienes aportaron muchísima información para así no obtener conocimientos
básicos, sino un buen aprendizaje de cada procedimiento llevado en el departamento.
No obstante también se obtuvo mucho apoyo por parte de la Coordinadora de
Recursos Humanos, la Dra. Tiodora Colmenares, quien fue muy abierta para dar
alguna información solicitada.
Por otro lado de manera satisfactoria fueron puestos en práctica los conocimientos
adquiridos por las unidades curriculares vistas en la Universidad Nacional
Experimental de la Gran Caracas (UNEXCA), lo que le permitió a la estudiante llevar
a cabo sus asignaciones de manera correcta, siendo eficiente y eficaz con los recursos
entregados.
Las prácticas profesionales realizadas no solo fueron llevadas a cabo para cumplir un
requisito para poder obtener el título de TSU en ADMINISTRACION, han permitido
a la estudiante poder adquirir nuevos conocimientos, colocar en práctica el
aprendizaje que se ha obtenido y conocer las habilidades que se pudieran desarrollar
durante la misma.
4.3 BIBLIOGRAFIA
[Link]
[Link]
[Link]
[Link]
ta=!4m6!4m5!1m1!4e2!1m2!1m1!1s0x8c2a5f30bb78c7ff:0x5a658cf99c0990
80?sa=X&ved=2ahUKEwi58-
6Y89jlAhUu1VkKHf9iAkIQ9RcwC3oECA4QCw
Julián Pérez Porto y Ana Gardey. Publicado: 2013. Actualizado: 2015.
[Link]: Definición de práctica profesional
([Link]
Montoro Maciel Lizeth. (2015, noviembre 24). Estructura organizacional
como base para alcanzar los objetivos de la empresa. Recuperado de
[Link]
objetivos-la-empresa/
Sanabria M, Viviana. (2018, Enero 25). Importancia del diseño de la
estructura organizacional. Recuperado de
[Link]
organizacional
4.4 ANEXOS
