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1. MACROPROCESO:
GESTIÓN ADMINSTRATIVA Y FINANCIERA
1.1. OBJETIVO DEL MACROPROCESO:
Proveer los recursos físicos administrativos, financieros, logísticos y humanos, necesarios y suficientes para desarrollar las actividades, alcanzar los
objetivos y ejecutar metas en la prestación del servicio, contribuyendo a una adecuada prestación de servicios de salud
2. NOMBRE DEL PROCESO:
Liquidación, verificación y recaudo de recursos por venta de servicios de salud
2.1. OBJETIVO DEL PROCESO:
Garantizar la adecuada liquidación, revisión y recaudo de las facturas generadas por venta de servicios de salud.
3. ALCANCE:
Inicia: Prestación del servicio
Termina: Recaudo total de las facturas generadas por venta de servicio.
4. RESPONSABLES: Coordinador de facturación, técnico de cartera y auditor de Cuentas
5. CICLO DEL PROCESO
5.1 PLANEAR
No. Proveedor (es) Entrada o insumos Actividades Productos Clientes o Usuarios
Clientes internos: Áreas de
Equipos e insumos de
facturación, cartera y auditoria
Coordinador de oficina.
Elaborar plan de acción anual Clientes externos: Entes de
1 facturación, técnico de Plan operativo Anual, Plan Plan de acción
control, planeación, control
cartera y auditor de de acción vigencia anterior.
interno de gestión y demás
Cuentas
procesos que lo requieran.
Clientes internos: Áreas de
Equipos e insumos de
Coordinador de Establecer estrategias que facturación, cartera y auditoria
oficina Programa de Estrategias
2 facturación, técnico de permitan el aumento de la Clientes externos: Entidades
saneamiento fiscal y implementadas
cartera y auditor de facturación y el recaudo Administradoras de Planes de
financiero.
Cuentas Beneficios.
Seguimiento de indicadores Clientes internos: Áreas de
Coordinador de Establecer falencias en los
de los procesos, equipo de Capacitación, facturación, cartera y auditoria
facturación, técnico de procedimientos y generar
3 cómputo, software, insumos planes de Clientes externos: Entidades
cartera y auditor de acciones que promuevan el
de oficina, impresora, mejoramiento Administradoras de Planes de
Cuentas mejoramiento continuo.
internet. Beneficios.
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Procesos,
procedimientos,
Coordinador de Equipos e insumos de Elaborar y/ o actualizar
manuales y demás Clientes internos:
facturación, técnico de oficina, internet. procesos, procedimientos,
4 documentos que Funcionarios Áreas de
cartera y auditor de Documentos y registros del manuales y demás documentos
requiera el proceso facturación, cartera y auditoria
Cuentas proceso. que requiera el proceso.
elaborados y/ o
actualizados.
5.2 HACER
No. Proveedor (es) Entrada o insumos Actividades Productos Clientes o Usuarios
Coordinador de Equipos e insumos de
facturación, técnico de oficina. Plan de acción Clientes internos: Áreas de
1 Ejecutar plan de acción
cartera y auditor de Plan de acción vigente. ejecutado facturación, cartera y auditoria
Cuentas
Clientes internos:
Coordinador de Programa de saneamiento Funcionarios Áreas de
Ejecutar las estrategias que
facturación, técnico fiscal y financiero, plan de Estrategias facturación, cartera y auditoria
2 permitan el aumento de la
de cartera y auditor acción, equipos e insumos ejecutadas Clientes externos: Usuarios y
facturación y el recaudo.
de Cuentas de oficina. Entidades Administradoras de
Planes de Beneficios
Equipo de cómputo,
software, insumos de oficina, Programación de Clientes internos: Gerencia,
Técnico Administrativo Programar el flujo de recursos
3 impresora, internet. ingreso de Subgerencia Administrativa y
de cartera de manera mensual
Informe de recaudo, recursos) financiera y tesorería
radicación y cartera.
Clientes internos:
Equipo de cómputo,
Garantizar el cumplimiento de Factura de venta Funcionarios Áreas de
Técnico Administrativo software, insumos de oficina,
los términos de radicación y su con cumplimiento facturación, cartera y auditoria
4 de cartera, auxiliar de impresora, internet.
disposición para el cobro de requisitos Clientes externos: Usuarios
Cartera Informe de radicación, base
jurídico. jurídicos y Entidades Administradoras
de trazabilidad de la factura.
de Planes de Beneficios
Técnico Administrativo Equipo de cómputo, Garantizar la identificación y el Estados de cartera Clientes internos:
5
de cartera software, insumos de oficina, descargue de los dineros actualizados Funcionarios Áreas de

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Liquidación, verificación y recaudo de recursos por
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impresora, internet.
Informe de recaudo,
Seguimiento de Notas
crédito.
Equipo de cómputo,
software, insumos de oficina,
Técnico Administrativo
impresora, internet.
6 de cartera, auxiliar de
Estado de Cartera por
Cartera
edades, base de trazabilidad
de la factura.
Equipos e insumos de
Auxiliar administrativo oficina, internet.
7 de facturación, Soportes de prestación de
auditoria y cartera servicios
Software
Auxiliar administrativo
de facturación
Auditor de cuentas Equipos e insumos de
médicas oficina, internet.
8 Coordinador (a) de Factura de venta con
facturación soportes y nota crédito
Técnico cuando aplica.
administrativo de
Cartera
Coordinador de Equipos e insumos de
facturación, técnico oficina, internet.
9 administrativo de Reportes generados por el
cartera y auditor de software, requerimiento
Cuentas interno y/ o externo.
recaudados por prestación de
servicios de salud
Garantizar la recuperación
dentro de los términos de ley de
las valores facturados por
prestación de servicios de salud
Liquidar ,elaborar y soportar la
factura de acuerdo a los
requisitos de ley
Realizar revisión técnica
Facturas corregidas
administrativa y médica de la
factura y sus soportes.
Elaborar informes y hacer
seguimiento a los indicadores
con el fin de detectar fallos
realizar su retroalimentación y
toma de decisiones.
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facturación, cartera y auditoria
Clientes externos: Usuarios y
Entidades Administradoras de
Planes de Beneficios
Clientes internos: Gerencia,
Flujo de recursos Subgerencia Administrativa y
financiera y tesorería
Clientes internos: Cartera
Estadística
Auditoría,
Factura de venta
Clientes externos: Entidades
Administradoras de Planes de
Beneficios.
Clientes internos:
Cartera
Estadística
Auditoría,
para radicación Clientes externos: Entidades
Administradoras de Planes de
Beneficios.
Entes de control Gerencia
Subgerencia administrativa y
Informes
financiera
consolidados e
Subgerencia de Servicios de
indicadores
salud y demás procesos que lo
analizados
requieran.
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Realizar acompañamiento a la Clientes internos: Áreas de

Coordinador de
Equipos e insumos de elaboración de los contratos de facturación, cartera y auditoria
facturación, técnico de Contratos de venta
10 oficina, internet. prestación de servicios, realizar Clientes externos: Entidades
cartera y auditor de de servicios
Documentos y su difusión y hacer seguimiento Administradoras de Planes de
Cuentas
a su ejecución. Beneficios.

Auditor de Cuentas
Glosas, devoluciones base Recepcionar, verificar, contestar Clientes internos: Áreas de
médicas, Técnico de
de trazabilidad del título y conciliar glosas y/o Respuesta a la facturación, cartera y auditoria
Cartera y funcionarios
11 valor. Equipo de cómputo, devoluciones. Registrar glosa, conciliación Clientes externos: Entidades
de auditoría,
software, insumos de oficina, respuestas en software. Radicar de glosas Administradoras de Planes de
Coordinador de
impresora, internet. Scanner. glosas. Beneficios.
facturación
.
Coordinador de Equipos e insumos de Socializar procesos,
Clientes internos: Áreas de
facturación, técnico de oficina, internet. procedimientos, manuales y Listados y/ o actas
12 facturación, cartera y auditoria
cartera y auditor de Documentos y registros del demás documentos que de socialización
Cuentas proceso vigentes. requiera el proceso.
5.3 VERIFICAR
No. Proveedor (es) Entrada o insumos Actividades Productos Clientes o Usuarios
Reporte de Clientes internos: Áreas de
Equipos e insumos de
Realizar seguimiento a los ingresos con facturación, cartera y auditoria
Coordinador (a) de oficina, software.
1 ingresos abiertos y/o a las responsables Clientes externos: Entidades
Facturación y grupo de Reportes generados por el
facturas sin radicar. involucrados Administradoras de Planes de
apoyo sistema.
Beneficios
Coordinador de Planes de
Equipos e insumos de Clientes internos: Gerencia,
facturación, técnico mejoramiento,
oficina, software. Realizar seguimiento a los Subgerencia Administrativa y
2 Administrativo modificaciones y/o
Reportes generados por el motivos de glosa financiera Áreas de
coordinador de cartera actualización de
sistema. facturación, cartera y auditoria
y auditor de Cuentas los procesos.
3 Técnico administrativo Equipos e insumos de Realizar seguimiento al Cartera por edades, Clientes internos: Gerencia,
 Código:

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Coordinador de cartera oficina, software, informe de vencimiento de las facturas y a programación de Subgerencia Administrativa y
recaudo, seguimiento de los tiempos de rotación en pagos financiera Áreas de
notas crédito y. cartera. facturación, cartera y auditoria
Reportes generados por el
sistema.
Equipos e insumos de
Clientes internos: Áreas de
oficina, software, informe de
Realizar seguimiento a los Informe de facturación, cartera y auditoria
Técnico administrativo facturación, Base de
4 tiempos, términos y legalidad radicación, factura Clientes externos: Entidades
de cartera trazabilidad, radicados y.
en la radicación de facturas cobrable Administradoras de Planes de
Reportes generados por el
Beneficios
sistema.
Coordinador de
facturación, técnico Equipos e insumos de
Conciliar la información con las Informe de Clientes internos: Cartera,
Administrativo oficina.
3 áreas de Contabilidad, Cartera y diferencias y Contabilidad, presupuesto,
coordinador de Detalle informe generado
Presupuesto. conciliación Facturación
cartera y auditor de por el software
Cuentas
Coordinador de
Equipos e insumos de Evaluar adherencia a procesos, Evaluación de
facturación, técnico Clientes internos: Áreas de
oficina, internet. procedimientos, manuales y adherencia a
4 administrativo facturación, cartera y auditoria
Formato de evaluación de demás documentos que documentos del
coordinador cartera y .
adherencia a documentos. requiera el proceso. proceso.
auditor de Cuentas
5.4 ACTUAR
Proveedor (es) Entrada o insumos Actividades Productos Clientes o Usuarios
No.
Generar reportes de ingresos
abiertos y facturas sin radicar e
Coordinador (a) de Ingresos abiertos, Facturas
1 informar a los responsables Informes con firmas Clientes internos:
Facturación y grupo de sin radicar, Informes con
sobre los hallazgos encontrados de responsables Facturación
apoyo inconsistencias.
para la corrección de los
mismos.

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Liquidación, verificación y recaudo de recursos por
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Ingresos abiertos, Facturas
Coordinador (a) de
2 sin radicar, Informes con
Facturación
inconsistencias.
Coordinador de
Seguimiento de indicadores
facturación, técnico
de los procesos, equipo de
administrativo
3 cómputo, software, insumos
Coordinador Cartera
de oficina, impresora,
de cartera y auditor de
internet.
Cuentas
Coordinador de Informes de auditoría,
facturación, técnico cartera y facturación. Planes
4 administrativo de mejora Equipo de
Coordinador cartera y cómputo, internet.
auditor de Cuentas Impresora. Video beam.
Estado de cartera, informe
de radicación y recaudo,
base de trazabilidad del
Técnico administrativo
5 título valor, equipo de
Coordinador cartera
cómputo, software, insumos
de oficina, impresora,
internet.
Estado de cartera, informe
de radicación y recaudo,
base de trazabilidad del
Técnico administrativo
6 título valor, equipo de
Coordinador de cartera
cómputo, software, insumos
de oficina, impresora,
internet.
Código:
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Clientes internos: Gerencia,
Notificar a los a jefes Notificación de los Subgerencia Administrativa y
inmediatos para ejecutar las hallazgos no financiera y subgerencia
acciones correctivas. subsanados. científico
técnica
Realizar capacitación, re
inducción y planes de Capacitación,
Clientes internos: Áreas de
mejoramiento al personal con planes de
facturación, cartera y auditoria
respecto a las inconsistencias mejoramiento en
.
encontradas en los procesos y ejecución
los motivos de glosa
recurrentes.
Clientes internos: Auditoria.
Socializar los informes. Plan de
Cartera. Facturación.
mejora. Seguimiento de plan de Proceso mejorado y
Subgerencia administrativa y
mejora. Seguimiento al estandarizado.
financiera, subgerencia de
aprendizaje organizacional
servicios de salud, gerencia.
Acceder a los mecanismos de
conciliación que ofrece el estado
Actas de Clientes externos: Entidades
(SUPERSALUD Y
conciliación y Administradoras de Planes de
PROCURADURIA) con el fin de
acuerdos de pago Beneficios
garantizar la recuperación de la
cartera.
Ejecutar la acción jurídica de las Actas de Clientes externos: Entidades
cuentas que evidencien un alto conciliación y Administradoras de Planes de
grado de irrecuperabilidad acuerdos de pago Beneficios
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Subgerencia
Administrativa y Equipos e insumos de
Plan de Clientes internos: Áreas de
Financiera, Control oficina. Establecer acciones preventivas
5 mejoramiento y facturación, cartera y auditoria
Internos de Gestión, Formato Plan de y correctivas del proceso.
seguimiento. .
Calidad, Coordinador mejoramiento y seguimiento.
(a) de Facturación

6. INDICADOR (ES)
Meta de Frecuencia de
Nombre del indicador Numerador Denominador Responsable Fuente de
N° cumplimiento medición y
Verificación
reporte

Total de
No facturas Técnico Software
Índice de eficacia en facturas
Revisadas y enviadas a Administrativo 95% Facturación,
1 facturación Mensual
Glosadas cobro de Cartera radicación y
cartera

Número de Total facturas

Porcentaje de ingresos Coordinador (a) Software
2 Ingresos Abiertos mensuales por 95% Mensual
abiertos de Facturación Facturación
en el mes 100
Coordinador (a)
Número de Total facturas
de Facturación,
Porcentaje de Facturas sin Facturas sin generadas Software
3 Técnico 95% Mensual
radicar radicadas en el mensualmente Facturación
Administrativo
mes por 100
de Cartera
Valor total
Auditor médico,
Valor glosado del Facturado en
Técnico Software módulo
4 Porcentaje de glosa inicial mes o vigencia mes o vigencia 10% Mensual
Administrativo de auditoria
estudio de estudio por
de cartera
100
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Valor total
Auditor médico,
Valor Glosado Facturado en
Técnico Software módulo
5 Porcentaje de Glosas Final aceptada del mes mes o vigencia 5% Mensual
Administrativo de auditoria
o vigencia de estudio por
de cartera
100
Software de
Valor Técnico
Cartera e
7 Efectividad del Recaudo Valor Cancelado Reclamado por Administrativo 85% Mensual
informes de
100 Cartera
recaudo
Software de
Valor total del Técnico
Porcentaje de depuración de Cartera e
8 Valor depurado estado de Administrativo 100% Mensual
Cartera informes de
cartera por 100 Cartera
recaudo
7. RIESGO (S)
7.1 Generación de datos erróneos del usuario, prestación de Punto de control: Adecuado proceso de admisión, auditoría de cuentas
servicios sin verificación o comprobación de derechos en bases médicas.
de datos, o con datos equivocados, prestación de servicios sin
reporte o sin autorización.
7.2. Subfacturación y sobrefacturación. Punto de control: Capacitación personal asistencial y administrativo, auditoria
concurrente.
7.3 Deficiencia en el flujo de recursos Punto de Control: Fortalecimiento de los procesos, verificación continua de los
informe e indicadores
7.4 Detrimento patrimonial por pérdidas generadas por glosas no Punto de Control: Fortalecimiento de los procesos, verificación continua de los
contestadas, cartera no reclamada. informes e indicadores, Capacitación personal asistencial y administrativo.
7.5 Perdidas de los títulos valores y sus soportes en el transporte Punto de Control: Fortalecimiento de los procesos, verificación continua de los
entre procesos y su radicación a las entidades. informes e indicadores, Capacitación personal asistencial y administrativo
8. REQUISITOS DEL PROCESO Y BASE LEGAL
Constitución Política 1991 Defensa de derechos de acceso a la seguridad social como servicio de carácter obligatorio
Crea el sistema de seguridad social bajo el principio de universalidad y sin discriminación, y de solidaridad
Ley 100 de 1993
hacia los grupos vulnerables.
Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan
Ley 1122 de 2007
otras disposiciones.
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Por la cual se unifica la factura como título valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y
Ley 1231 de 2008
mediano empresario, y se dictan otras disposiciones.
Ley 1438 de 2011 Por medio del cual se reforma el sistema general de seguridad social en salud y se dictan otras disposiciones.
Por medio de la cual se adoptan medidas para mejorar la liquidez y el uso de algunos recursos del Sector
Ley 1608 de 2013
Salud.
Decreto 2357 DE 1995 Por medio del cual se reglamentan algunos aspectos del régimen subsidiado del Sistema de Seguridad Social
en Salud. Cuotas de recuperación.
Por el cual se determina la nomenclatura y clasificación de los procedimientos médicos, quirúrgicos y
Decreto 2423 de 1996
hospitalarios del Manual Tarifario y se dictan otras disposiciones.
Por el cual se dictan disposiciones que regulan algunos aspectos de las relaciones entre las entidades
Decreto 723 de 1997
territoriales, las entidades promotoras de salud y los prestadores de servicios de salud.
Medidas para optimizar el flujo financiero de los recursos del régimen subsidiado del Sistema General de
Decreto 50 de 2003
Seguridad Social en Salud
Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y
Decreto 4747 de 2007 las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se dictan otras
disposiciones
Por medio del que se define el instrumento a través del cual el ministerio de protección social girara los
Decreto 971 de 2011 recursos del régimen subsidiado a las entidades promotoras de salud, se establecen medidas para agilizar el
flujo de recursos entre EPSS e IPS.
Por el cual se define la cobertura por gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y hospitalarios por lesiones
Decreto 967/2012
con cargo al seguro obligatorio de daños corporales causados a las personas en accidentes de tránsito –SOAT
Por el cual se fija el procedimiento y los criterios de distribución y asignación de los recursos del Sistema
Decreto 196 de 2013 General de Participaciones para Salud en el componente de prestación de servicios a la población pobre en lo
no cubierto con subsidios a la demanda y se dictan otras disposiciones
Resolución 3374 de 2000 Por la cual se reglamentan los datos básicos que deben reportar los prestadores de servicios de salud y las
entidades administradoras de planes de beneficios sobre los servicios de salud prestados
Por la cual se fijan algunos lineamientos en relación con el Registro Individual de Prestación de Servicios de
Resolución 951 de 2002
Salud, RIPS.
Por medio de la cual se definen los formatos, mecanismos de envío, procedimientos y términos a ser
Resolución 3047 de 2008 implementados en las relaciones entre prestadores de servicios de salud del pago de servicios de salud,
definidos en el Decreto 4747 de 2007.
Resolución 3099 de 2008 Por la cual se reglamentan los Comités Técnico - Científicos y se establece el procedimiento de recobro ante el

Liquidación, verificación y recaudo de recursos por
Resolución 416 de 2009
Resolución 0084 de 2012
Resolución 2978/2011
Resolución 216 de 2011
Resolución 2320 de 2011
Resolución 0034 de 2012
Resolución 1344 de 2012
Resolución 4331de 2012
Resolución 0671 de 2012
Resolución 0841 de 2012
Resolución 470 de 2012
Resolución 023 de 2012
Resolución 154 de 2013
Resolución 292 de 2013
Acuerdo 260/2004
Código:
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Fecha de aprobación:
Versión: 2.0
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Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, por concepto de suministro de medicamentos, servicios médicos y
prestaciones de salud no incluidos en el Plan Obligatorio de Salud, POS, autorizados por Comité Técnico-
Científico y por fallos de tutela.
Por medio de la cual se le hace modificaciones a la resolución 3047 y se dictan otras disposiciones
Por medio de la cual se actualizan las tarifas de transporte terrestre de pacientes establecidas en las
resoluciones 1766/2009, 005 y 0676 de 2010 de la ESE Hospital San José del Guaviare.
Por el cual se adopta el certificado de agotamiento de cobertura en accidentes de transito
Por medio de la cual se fijan mecanismos de condiciones para consolidar la universalización en el sistema de
seguridad social en salud.
Por medio de la cual se establece el mecanismo de reporte de la información por parte de las entidades
promotoras de salud relacionada con los montos a girar a las instituciones prestadoras de servicios de salud
Por medio de la cual se establece el cobro del servicio de vacunación en la ESE Hospital San José del
Guaviare.
Por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de afiliación al Sistema General de Seguridad y se efectúan
modificación a la Base de Datos Única de Afiliación – BDUA.
Por medio de la cual se adiciona y modifica parcialmente la resolución 3047 de 2008, modificada por la
resolución 0419 de 2009.
Por medio de la cual se crean las tarifas para la inseccion y extracción anticonceptivos subdermicos en la ESE
Hospital San José del Guaviare.
Por medio de cual se ajustan las tarifas al mercado para la atención ambulatoria y se mantienen las actuales
tarifas del área de rehabilitación y terapias de la ESE Hospital San José del Guaviare.
Por medio de la cual se adiciona las tarifas de transporte terrestre medicalizada un 20% para pacientes
neonatales y se modifica las tarifas para el transporte urbano establecido en la resolución 0084 de 2012 de
ambulancia de la ESE Hospital San José del Guaviare.
Por medio de la cual se actualiza el cobro del servicio ración alimentaria para la población indígena en la ESE
Hospital San José del Guaviare.
Por el cual se determina el procedimiento para realizar el saneamiento de aportes patronales y se dictan otras
disposiciones
Por el cual se definen los términos y condiciones de reporte del plan de aplicación y ejecución de los recursos
de que trata la ley 1608 de 2013
Por el cual se define el régimen de pagos compartidos y cuotas moderadoras dentro del Sistema General de
Seguridad Social en Salud.
 Código:

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9. PROCEDIMIENTOS/ LINEAMIENTOS/GUÍAS/ INSTRUCTIVOS/ REGISTROS/ ETC.

Código Nombre
Procedimiento admisión y facturación en consulta externa y apoyo
diagnóstico
Procedimiento admisión y facturación en el servicio de unidad materno
infantil
Procedimiento admisión y facturación en el servicio de hospitalización
Procedimiento admisión y facturación en el servicio de urgencias
Procedimiento admisión y facturación de SOAT en el servicio de
urgencias
Procedimiento respuestas de glosas
Procedimiento conciliación de glosas
Procedimiento radicación de facturas
Procedimiento depuración y gestión de cobro Entidades Administradoras
de Planes de Beneficio (EAPB)
Procedimiento elaboración de notas crédito –pagos
Procedimiento elaboración de notas crédito –glosas aceptadas
Procedimiento castigo de cartera
Formato bitácora
Formato de creación de contratos
Lista de Chequeo
Formato constancia de servicios recibidos
Manual de inducción del proceso de facturación
Guía de radicación de Facturas
Bitácora de seguimiento del deudor
Manual de inducción del proceso de Cartera
Formato de Circularización de Cartera
Formato de Notificación del Paciente
Formato de pagare y carta de instrucciones
Formato de llamadas deudor
Manual de inducción Auditoria
 Código:

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10. CONTROL DE CAMBIOS DEL PROCESO

Fecha Cambio

ELABORO: REVISO: APROBO:

ALEXANDRA GUAITERO SERENO

Coordinador de Facturación
ERIKA JANETH AHUMANA RODRIGUEZ
DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Agente Interventor - Supersalud
OSCAR JAVIER RODRIGUEZ R Asesora de Calidad
Técnico Admin - Coordinador de Cartera

DUVER DICSON VARGAS ROJAS

RUBEN DARIO GRASS PATERNINA Subgerente Administrativo y Financiero
Auditor Médico