Francisco Toro López

Tercera edición
Gestión de Proyectos Francisco Toro López

con Enfoque PMI

Otros títulos de interés
Administración de proyectos
Ingeniero químico de la Universidad
Nacional de Colombia y participante del
programa de Maestría en Ingeniería de
Sistemas de la Universidad Nacional de
Colombia. Obtuvo el título de Máster en
El libro describe los procesos y pasos de integración y planeación de Business Administration de North Dakota

Gestión de Proyectos
en informática proyectos, desde su concepción preliminar hasta el establecimiento State University, con el respaldo de una
Francisco Toro López de los mecanismos de control y cierre, haciendo énfasis en la beca de la Organización de Estados
Americanos en 1983 y la certificación PMP
importancia de cumplir con los objetivos pactados, el balance entre (Project Management Professional) del PMI

con Enfoque PMI

los presupuestos disponibles y necesarios, el cumplimiento de los (Project Management Institute) en el 2009.
Gerencia de proyectos requisitos de calidad del producto o servicio a ser entregado, el tiempo Es miembro activo de la Asociación
aplicaciones en salud

Gestión de Proyectos con Enfoque PMI

y el seguimiento de las expectativas propias de los interesados en Colombiana de Ingenieros de Sistemas
Francisco Toro López diversos tipos de proyectos. desde 1992.

En forma metódica se explican los principios, valores y métodos Uso de Project y Excel 2013 Desarrolla su experiencia profesional actual
como consultor de la Cámara de Comercio
Evaluación financiera recomendados por el Project Management Institute (PMI) para la gestión de Bogotá y director de programación de la
de proyectos de proyectos, acudiendo a ejemplos que reúnen características muy Constructora Esmeralda. Fue consultor e
Jhonny de Jesús Meza semejantes a las reales, y que sirve para explicar el rol y las instructor en asocio con Unisys de
Colombia y High Computer en diversas
responsabilidades del equipo a quien se le encarga el desarrollo de este empresas multinacionales y nacionales
proyecto ejemplo. radicadas en Colombia, Puerto Rico y
Proyectos: enfoque gerencial República Dominicana. También trabajó
Jorge Eliécer Prieto A lo largo del libro se refuerza el uso de principios prácticos y como consultor en documentos
multimedia de educación bilingüe para los
recomendaciones para guiar al interesado en cómo desarrollar este
estudiantes de origen latino para el HISD,
trabajo en forma profesional, con el objetivo de que las utilicen en su uno de los distritos escolares más grandes
Gerencia de proyectos futuro desempeño laboral. Es claro en el libro el cómo se debe trabajar de Houston, Texas. Fue fundador de Mesys
con proyect metódicamente para lograr el éxito en un proyecto. Ltda., empresa dedicada a la consultoría y
José Miguel Hernández capacitación en sistemas de computación.
Colección: Ciencias administrativas
Actualmente es profesor de las
Área: Administración universidades EAN, Autónoma de
Proyectos de inversión
Colombia, Piloto y Universidad Virtual de
para las PyME ISBN 978-958-771-047-2
Colombia en programas de posgrado. Ha
Juan Antonio Flórez sido conferencista, asesor y catedrático de
las universidades Interamericana de Puerto
Rico, del Rosario, Católica y del Instituto
Tecnológico de Santo Domingo.
9 789587 710472 Francisco Toro López
e-ISBN 978-958-771-048-9
Francisco Toro López

Ingeniero químico de la Universidad

Nacional de Colombia y participante del
programa de Maestría en Ingeniería de
Sistemas de la Universidad Nacional de
Colombia. Obtuvo el título de Máster en
Business Administration de North Dakota
State University, con el respaldo de una
beca de la Organización de Estados
Americanos en 1983 y la certificación PMP
(Project Management Professional) del PMI
(Project Management Institute) en el 2009.
Es miembro activo de la Asociación
Colombiana de Ingenieros de Sistemas
desde 1992.

Desarrolla su experiencia profesional actual

como consultor de la Cámara de Comercio
de Bogotá y director de programación de la
Constructora Esmeralda. Fue consultor e
instructor en asocio con Unisys de
Colombia y High Computer en diversas
empresas multinacionales y nacionales
radicadas en Colombia, Puerto Rico y
República Dominicana. También trabajó
como consultor en documentos
multimedia de educación bilingüe para los
estudiantes de origen latino para el HISD,
uno de los distritos escolares más grandes
de Houston, Texas. Fue fundador de Mesys
Ltda., empresa dedicada a la consultoría y
capacitación en sistemas de computación.

Actualmente es profesor de las

universidades EAN, Autónoma de
Colombia, Piloto y Universidad Virtual de
Colombia en programas de posgrado. Ha
sido conferencista, asesor y catedrático de
las universidades Interamericana de Puerto
Rico, del Rosario, Católica y del Instituto
Tecnológico de Santo Domingo.
Gestión de proyectos con
enfoque PMI
Uso de Project y Excel 2013

Tercera edición

Francisco J. Toro López

 Tabla de contenido
Observaciones generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XVII
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XIX
Capítulo 1. Consideraciones generales sobre proyectos ........................... 1
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Fundamentos de la administración de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Fases de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Definición y creación del plan básico del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Desarrollo y supervisión del proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Cierre y evaluación del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Metodologías empleadas para administrar proyectos . . . . . . . . . . . . . . . 13
La asignación de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Los costos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Herramientas de Microsoft empleadas en proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Elementos característicos de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Hoja de cálculo Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Elementos fundamentales de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Introducción a Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Descripción de los principales elementos de Project . . . . . . . . . . . . . 32
La barra de herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
La edición de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Capítulo 2. Planeación de proyectos ...................................................... 51
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Registro de un proyecto y de sus tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Vistas de información de un
proyecto con MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
La ventana Diagrama de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Formularios individuales de tareas y de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Consideraciones generales y supuestos de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Definición de indicadores de meta parcial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Los enlaces entre tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Los diferentes vínculos entre tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Asignación de relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Holguras y tiempos de antelación y retardo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Creación y asignación de calendarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
© ECOE EDICIONES

La asignación de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Visualizar información de tareas y recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Cambios en las escalas de tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

VII
 GESTIÓN DE PROYECTOS CON ENFOQUE PMI Y USO DE PROJECT Y EXCEL 2013 FRANCISCO J. TORO LÓPEZ

Vista Uso de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Vista Uso de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Cambios de columnas y renglones de las
diferentes vistas y presentaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Programación flexible o paulatina (Rolling wave) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Tiempo versus costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
La optimización del tiempo versus costo
usando métodos de optimización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Cálculo de probabilidades de terminar un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . 105
Escenarios de duraciones de las tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Capítulo 3. Evaluación y control de proyectos ..................................... 111
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Hitos ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Acceso a los recursos disponibles para una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Agrupando las tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Formatos de diagramas de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Duraciones y costos de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Costos provenientes de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Incrementos o decrementos en las tasas de un recurso . . . . . . . . . . 127
Cambiar el perfil de trabajo de un recurso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Costo fijo de tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Problemas en el cronograma y en costos de tareas . . . . . . . . . . . . . 131
Recursos insuficientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Problemas en la asignación de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Uso de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Más sobre resolución de sobreasignaciones de recursos . . . . . . . . . 141
Fondo de recursos disponibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
El plan base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
¿Qué es un plan base? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Aprobación del plan base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
¿Cómo se presenta y posteriormente se utiliza un plan base? . . . . . 154
Reportes de avance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Actualizar todo el proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Reporte de avance en una tarea según el
trabajo real de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
El seguimiento y el control del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Revisión del estado general del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Revisión del progreso en el tiempo de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . 163
Análisis de rendimientos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

VIII
 Contenido

Capítulo 4. Técnicas para intercambiar y

compartir información ...................................................... 233
Intercomunicar información de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Requisitos para el administrador del grupo de trabajo . . . . . . . . . . . . . 237
Cambiar el sistema de mensajería del grupo
de trabajo de uno de sus integrantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Personalizar los mensajes que van a ser
publicados por parte del grupo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Integración de información a través de redes internet/intranet . . . . . . . 249
Trabajar con hipervínculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Ir a un archivo con hipervínculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Copiar, pegar y mover un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Cambiar el destino de un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Compartir datos de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Guardar un proyecto en formato de base de datos . . . . . . . . . . . . . 257
Información de recursos disponibles para varios proyectos. . . . . . . . . . 260
Compartir información con otros integrantes del equipo . . . . . . . . . . . 261
Manejo de “objetos” entre diferentes aplicaciones de Windows . . . . . . 261
Los asistentes de intercambio de datos entre Project y Office . . . . . . . . 263
Reporte de avance en tareas a través de reportes desde Excel . . . . . . . . 270
Uso de plantillas de proyectos en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Analizar datos a escala temporal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
El soporte de internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Características internet/intranet de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Exportar datos de un proyecto a páginas de la web . . . . . . . . . . . . . 282
Visualizar un proyecto como un documento XML . . . . . . . . . . . . . . 283
Cambios y mejoras a un documento XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Trabajar con hipervínculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Crear un hipervínculo a un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Crear un hipervínculo a una tarea, a un recurso
o a una asignación de recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Ir a un archivo que tiene hipervínculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Crear, copiar, pegar o mover un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Uso de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
Glosario ............................................................................................... 294
Capítulo 5. Microsoft Project en ambientes corporativos .................... 297
La integración de proyectos corporativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Microsoft Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Creación de proyectos a partir de plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
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Plantillas de proyectos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

Guardar un proyecto como plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Recursos empresariales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

IX
 GESTIÓN DE PROYECTOS CON ENFOQUE PMI Y USO DE PROJECT Y EXCEL 2013 FRANCISCO J. TORO LÓPEZ

Publicar un proyecto en Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Seguimiento de proyectos con Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Reporte del trabajo real a través de Project Web Access . . . . . . . . . . . . 316
Creación de informes y vistas para estandarizar . . . . . . . . . . . . . . . 317
Conclusiones del ejercicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
La administración de proyectos corporativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
La integración y colaboración de recursos corporativos . . . . . . . . . . . . 354
Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358
Apéndices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
A. Acerca de la configuración de las
herramientas MS-Project/Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
B. Archivos de recursos compartidos entre proyectos . . . . . . . . . . . 359
C. Optimización de los proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Índice temático. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Bibliografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

X
 Contenido

Listado de Figuras
Figura 1.1 Las dimensiones básicas de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Figura 1.2 Procesos administrativos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Figura 1.3 Fases de planeación, ejecución y control de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Figura 1.4 Desglose de un proyecto de construcción de un edificio . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Figura 1.5 Diagrama de Gantt aplicado a la construcción de un edificio . . . . . . . . . . . . . 14
Figura 1.6 La ruta crítica en la construcción de un edificio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Figura 1.7 Cantidad de recursos vs. duración de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Figura 1.8 Tipos de costos dependiendo de su comportamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Figura 1.9 Tablas de información de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Figura 1.10 Ventana del menú principal de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Figura 1.11 Guía de procedimientos generales de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Figura 1.12 Ventana principal de MS-Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Figura 1.13 Cargando el complemento Solver de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Figura 1.14 Ícono de Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Figura 1.15 Empleo del valor presente neto con Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Figura 1.16 Ventana principal de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Figura 1.17 Personalizando la barra de herramientas de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Figura 1.18 Carga de complementos de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Figura 1.19 La barra de herramientas de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Figura 1.20 Íconos de la barra de herramientas de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Figura 1.21 Los botones de esquema de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Figura 1.22 Ventana de estilos de barra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Figura 1.23 Vista general del diagrama de red (PERT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Figura 1.24 Vista general de MS-Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Figura 1.25 Duración vs. recursos asignados a una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Figura 2.1 Información general de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Figura 2.2 Opciones para personalizar el manejo de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Figura 2.3 Vista del diagrama de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Figura 2.4 Dividiendo la ventana en dos: diagrama de Gantt e información de recursos . . 58
Figura 2.5 La ventana de información de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Figura 2.6 El formulario de información de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Figura 2.7 Ventana de opciones generales de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Figura 2.8 Información de tarea repetitiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Figura 2.9 Propiedades generales de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Figura 2.10 Información general de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Figura 2.11 Especificando mostrar el número de esquema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Figura 2.12 Las dependencias entre tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Figura 2.13 La ventana de creación de calendarios laborales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Figura 2.14 La ventana de cambios a la semana laboral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Figura 2.15 La asignación de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Figura 2.16 Diagrama de Gantt después de asignar recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
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Figura 2.17 Diseño de las barras de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Figura 2.18 Las escalas de tiempo o temporales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Figura 2.19 Seleccionando diferentes tipos de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

XI
 GESTIÓN DE PROYECTOS CON ENFOQUE PMI Y USO DE PROJECT Y EXCEL 2013 FRANCISCO J. TORO LÓPEZ

Figura 2.20 Uso de dos ventanas con diferentes tipos de información . . . . . . . . . . . . . . . 88

Figura 2.21 La programación de recursos por cada tarea empleando dos ventanas. . . . . . 89
Figura 2.22 Cambiando el contenido de una vista mediante la inserción de columnas . . . 91
Figura 2.23 Cambiando campos de una columna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Figura 2.24 Costo vs. tiempo de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Figura 2.25 Costos de una tarea en función del tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Figura 2.26 Seleccionando las tareas críticas de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Figura 2.27 Pegando funciones en Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Figura 2.28 Los parámetros del Solver de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Figura 2.29 El cálculo del valor de la función objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Figura 2.30 Cambiando el criterio de tareas críticas en función de la demora entre ellas . 108
Figura 2.31 Opciones del análisis PERT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Figura 2.32 Tres duraciones factibles del análisis PERT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Figura 3.1 Información general de una tarea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Figura 3.2 Prioridad de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Figura 3.3 Cambiando el formato de los diagramas de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Figura 3.4 Acceso a diferentes vistas y formularios de recursos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Figura 3.5 Formulario de información del recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Figura 3.6 Información de costos de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Figura 3.7 Información de la asignación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Figura 3.8 Personalizando el perfil de trabajo de un recurso asignado a una tarea . . . . . 130
Figura 3.9 Prioridad de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Figura 3.10 Filtrando información de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Figura 3.11 Vista Uso de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Figura 3.12 La asignación de un recurso a una tarea en particular . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Figura 3.13 Uso de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Figura 3.14 Información de tarifas de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Figura 3.15 La nivelación de los recursos del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Figura 3.16 La nivelación de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Figura 3.17 Redistribuir un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Figura 3.18 Opciones de redistribución de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Figura 3.19 Pantalla mostrando información de un recurso sobreasignado en tareas . . . 147
Figura 3.20 Resultados de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Figura 3.21 Guardando la línea base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Figura 3.22 La presentación del Gantt de seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Figura 3.23 Tipos de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Figura 3.24 Actualizar un proyecto a partir de cierta fecha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Figura 3.25 Información de la asignación de un recurso a una tarea. . . . . . . . . . . . . . . . 160
Figura 3.26 La planeación vs. la ejecución de un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Figura 3.27 Las líneas de progreso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Figura 3.28 Líneas de progreso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Figura 3.29 Formato de la fecha de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Figura 3.30 Expresión gráfica de algunos indicadores de seguimiento y control . . . . . . . 169
Figura 3.31 Tabla de valores acumulados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Figura 3.32 Formateando las barras del diagrama de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Figura 3.33 El organizador de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Figura 3.34 Filtro de tareas que usen un determinado recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

XII
 Contenido

Figura 3.35 Definición de un filtro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

Figura 3.36 Configurando un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Figura 3.37 Personalizando un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Figura 3.38 Informes visuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Figura 3.39 Informe del trabajo presupuestado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Figura 3.40 Nueva plantilla de informes visuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Figura 3.41 Seleccionando campos para un informe visual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Figura 3.42 Creando un campo de variación presupuestal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Figura 3.43 Cambiando el nombre de un nuevo campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Figura 3.44 Creando la fórmula de un campo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Figura 3.45 Asignando una fórmula para las tareas de resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Figura 3.46 Seleccionando indicadores gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Figura 3.47 Mostrando indicadores gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Figura 3.48 Gráfica del CPI y SPI vs. fechas de corte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Figura 3.49 Cambiando el nombre al campo Fecha de corte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Figura 3.50 Establece la fecha de corte como valor del nuevo campo . . . . . . . . . . . . . . 201
Figura 3.51 Establece un filtro por el nivel de esquema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Figura 3.52 Creación de una tabla de seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Figura 3.53 Asignando variables y filtro a la tabla de indicadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Figura 3.54 Variables de seguimiento claves en la curva S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Figura 3.55 Copiando una imagen en formato pantalla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
Figura 3.56 El organizador de filtros, informes, tablas, etcétera. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Figura 3.57 Cambiando el diseño de las cajas del diagrama PERT . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Figura 3.58 Las dependencias entre tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Figura 3.59 Relaciones entre tareas y el diagrama PERT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Figura 3.60 Opción Inspeccionar tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Figura 3.61 Analizando casos que afectan un cronograma de tareas . . . . . . . . . . . . . . . 215
Figura 3.62 Dar el nombre al archivo de un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
Figura 3.63 El contenido general visualizado de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
Figura 3.64 Insertando un proyecto en otro proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
Figura 3.65 Resultado de insertar un proyecto en otro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Figura 3.66 Proyectos vinculados entre sí . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Figura 3.67 Ventana de tareas predecesoras y sucesoras externas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Figura 3.68 El fondo común de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Figura 3.69 Usando recursos de otro proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Figura 3.70 Seleccionando campos de una vista. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Figura 4.1 Información de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Figura 4.2 El grupo de trabajo de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Figura 4.3 Obteniendo acceso a direcciones Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Figura 4.4 Personalizando los campos de mensajes del grupo de trabajo . . . . . . . . . . . . 244
Figura 4.5 Personalizando parámetros y reportes de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Figura 4.6 Habilitando archivos en Microsoft Office Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Figura 4.7 Seleccionando destinatarios de listas de correo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
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Figura 4.8 Especificando un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

Figura 4.9 Ver un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Figura 4.10 Copiando un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Figura 4.11 Niveles de seguridad al pasar de versiones anteriores . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

XIII
 GESTIÓN DE PROYECTOS CON ENFOQUE PMI Y USO DE PROJECT Y EXCEL 2013 FRANCISCO J. TORO LÓPEZ

Figura 4.12 Guardando un archivo de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

Figura 4.13 Definiendo tipos de datos y encabezados del formato de exportación . . . . . 259
Figura 4.14 Seleccionando los campos del nuevo archivo en formato CSV . . . . . . . . . . 259
Figura 4.15 Compartiendo recursos de varios proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Figura 4.16 Notas de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Figura 4.17 Formulario información del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Figura 4.18 El asistente de importación de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Figura 4.19 Tareas como tipo de datos con inclusión de encabezados . . . . . . . . . . . . . . 266
Figura 4.20 La equivalencia de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Figura 4.21 Guardando nueva equivalencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Figura 4.22 Nuevo proyecto creado con datos en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Figura 4.23 Datos asumidos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Figura 4.24 Combinando datos de recursos creados desde Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Figura 4.25 Reportando el avance en porcentaje en tareas mediante Excel. . . . . . . . . . . 270
Figura 4.26 Archivo Excel para el reporte del trabajo realmente hecho por un recurso . . 271
Figura 4.27 La plantilla preformateada PROJPLAN de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Figura 4.28 Plantilla PROJPLAN de Excel para reportar tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Figura 4.29 Plantilla PROJPLAN de Excel para reportar recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Figura 4.30 Plantilla PROJPLAN de Excel para reportar asignaciones de recursos a tareas . . 274
Figura 4.31 Más plantillas de MS Office para proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Figura 4.32 Especificar plantilla de Excel del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Figura 4.33 Tipos de proyectos que pueden ser creados mediante plantillas. . . . . . . . . . 276
Figura 4.34 Seleccione la opción de PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Figura 4.35 La barra Análisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Figura 4.36 El primer paso en el análisis de Office de imágenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Figura 4.37 Seleccionando opciones de la imagen que se va a exportar . . . . . . . . . . . . . 278
Figura 4.38 Especificando el manejador gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Figura 4.39 Campos que se van a incluir o excluir de la imagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Figura 4.40 Fin del análisis de datos en forma gráfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Figura 4.41 Vista en PowerPoint de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Figura 4.42 Guardando información de un proyecto en formato XML . . . . . . . . . . . . . . 283
Figura 4.43 Mostrando un proyecto como un documento web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Figura 4.44 Guardando un archivo XML de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Figura 4.45 Navegando un archivo XML de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Figura 4.46 Insertando hipervínculos a datos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Figura 4.47 Pegando hipervínculos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
Figura 4.48 Grabar macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
Figura 5.1 La comunicación e integración con Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Figura 5.2 La publicación de proyectos en Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Figura 5.3 Los reportes de cambios y actualizaciones con Project Server . . . . . . . . . . . . 304
Figura 5.4 La revisión y aprobación de cambios con Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Figura 5.5 Los ejecutivos vigilan el portafolio de proyectos con Project Server . . . . . . . . 305
Figura 5.6 Las entidades y su integración con Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Figura 5.7 Plantillas de proyecto disponibles en Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Figura 5.8 Guía de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Figura 5.9 Plantilla de nuevos productos comerciales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Figura 5.10 Plantillas varias y utilizables desde Microsoft Office Online . . . . . . . . . . . . 310

XIV
 Contenido

Figura 5.11 Especificar un recurso como genérico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Figura 5.12 Observando recursos genéricos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
Figura 5.13 Vista principal de Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
Figura 5.14 Vista seleccionada de un proyecto desde Project Web Access . . . . . . . . . . . 319
Figura 5.15 Vista ampliada de un proyecto desde Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . 320
Figura 5.16 Filtro de información para mostrar proyectos activos,
publicados y con un propietario definido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Figura 5.17 Seleccionando tipos de proyectos por ciertas propiedades . . . . . . . . . . . . . . 322
Figura 5.18 Impresión de un informe personalizado de varios proyectos . . . . . . . . . . . . 323
Figura 5.19 Exportando una cuadrícula desde Project Web Access a Excel . . . . . . . . . . 324
Figura 5.20 Ventana de Excel abierta mediante Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . . 324
Figura 5.21 Abriendo archivos de Project desde Microsoft Project Server . . . . . . . . . . . . 326
Figura 5.22 Agregar la barra de herramientas Análisis desde la ventana principal. . . . . . 326
Figura 5.23 Seleccionar la ventana del proyecto completo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
Figura 5.24 Copiando la imagen con el asistente de imagen en Office . . . . . . . . . . . . . . 328
Figura 5.25 Determinando la sección de la escala temporal y el tamaño de la imagen . . 329
Figura 5.26 Acabar copiando la imagen con el asistente de Office . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Figura 5.27 Muestra de un proyecto con PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
Figura 5.28 Asistente de Visio para crear diagramas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Figura 5.29 Las ayudas de Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Figura 5.30 Verificando períodos laborables a partir de plantillas de proyectos . . . . . . . 334
Figura 5.31 Paso final para verificar períodos laborables guardados en plantillas . . . . . . 335
Figura 5.32 Seleccionando una plantilla de proyectos de una empresa . . . . . . . . . . . . . 336
Figura 5.33 La guía de proyectos usada para generar un nuevo proyecto . . . . . . . . . . . . 336
Figura 5.34 Asignando fecha de inicio y cantidad de usuarios de un nuevo proyecto . . . 338
Figura 5.35 Confirmando la duración y fecha de terminación de un proyecto . . . . . . . . 339
Figura 5.36 Asignando un jefe de proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Figura 5.37 Asignar un jefe de proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Figura 5.38 Designar un jefe de proyecto insustituible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
Figura 5.39 Guardando un proyecto en una localización específica . . . . . . . . . . . . . . . . 343
Figura 5.40 El asistente de sustitución de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
Figura 5.41 Asignando recursos a un proyecto de una localidad específica . . . . . . . . . . 345
Figura 5.42 Paso final del asistente de sustitución de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Figura 5.43 Resultados de un proceso de sustitución de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Figura 5.44 Vista general del estado de varios proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Figura 5.45 Vista de resúmenes ejecutivos de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349
Figura 5.46 Vista detallada de tareas de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
Figura 5.47 Analizando las razones de atraso en una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
Figura 5.48 Vista tridimensional de los recursos asignados a una tarea . . . . . . . . . . . . . . 352
Figura 5.49 Analizando la cantidad de trabajo de un recurso en varios proyectos . . . . . 353
Figura 5.50 Diagrama de la carga de trabajo de un recurso en varios proyectos . . . . . . . 353
Figura 5.51 Seleccionando un proyecto y una vista de análisis de un proyecto . . . . . . . 355
Figura 5.52 Investigando y reportando problemas en un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
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Figura 5.53 Reportar un nuevo problema de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

XV
 GESTIÓN DE PROYECTOS CON ENFOQUE PMI Y USO DE PROJECT Y EXCEL 2013 FRANCISCO J. TORO LÓPEZ

Listado de tablas
Tabla 1.1 Proyecto de siete tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Tabla 1.2 Ejemplo de funciones financieras de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Tabla 1.3 Información parcial de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Tabla 1.4 Datos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Tabla 1.5 Calculando eficiencias de recursos en tres escenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Tabla 2.1 Tipos de relaciones entre tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Tabla 2.2 Tipos de tarea en función de la cantidad de recursos o de trabajo . . . . . . . . . . 81
Tabla 2.3 Los recursos que serán asignados a tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Tabla 2.4 Costos de tareas críticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Tabla 2.5 Duraciones y costos normal y extremo de tareas críticas. . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Tabla 2.6 Costos extremos e incrementales de las tareas críticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Tabla 2.7 El cálculo de la probabilidad de cumplir con un valor de la función objetivo 106
Tabla 3.1 Indicadores usados en la fase de seguimiento y ajuste de un proyecto . . . . . . 168
Tabla 3.2 Indicadores, fórmulas y procesos de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Tabla 3.3 Fórmulas con base en una tarifa de la tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Tabla 4.1 Construyendo tablas en Excel para enviar datos a Project . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Tabla 4.2 Datos de Excel para crear un archivo en Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Tabla 4.3 Datos básicos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

XVI
 Introducción
Este libro está dirigido principalmente a administradores, coordinadores o
asistentes de proyectos que requieren planear, programar y manejar variada
información de una manera funcional y eficiente. A su vez, el texto tiene como
objetivo principal y general desarrollar en el responsable de un proyecto las
habilidades necesarias para aplicar las herramientas de Microsoft™, Project
y Office en su versión 2013, a la administración de proyectos de una manera
general.

De lo anterior se deduce que el responsable de un proyecto está familiarizado

con los conceptos generales del sistema operativo Microsoft Windows. Al
finalizar la lectura del presente libro, el responsable de un proyecto será
capaz de:

• Diseñar un proyecto usando herramientas computarizadas.

• Programar las tareas y los recursos asociados a ellas.

• Realizar un esquema de la organización de un proyecto.

• Utilizar toda la información asociada al proyecto de diversas maneras.

• Usar y ajustar los calendarios de trabajo.

• Analizar y ajustar asignaciones de recursos y costos, de acuerdo con

el avance del proyecto.

• Producir e imprimir reportes con información resumida o detallada

del proyecto.
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• Manejar y analizar varios proyectos que, por compartir recursos o

actividades, ameritan ser manejados como un proyecto global.

XIX
 GESTIÓN DE PROYECTOS CON ENFOQUE PMI Y USO DE PROJECT Y EXCEL 2013 FRANCISCO J. TORO LÓPEZ

• Reconocer y emplear de modo eficiente herramientas computarizadas

de proyectos para administrar la información de uno o varios proyectos,
de acuerdo con las necesidades que se presenten.

La explicación de estos temas supone un conocimiento básico, por parte

del lector, de los conceptos de planeación y control de proyectos que se
administran mediante una segmentación y secuencia lógica de sus tareas;
también supone un conocimiento general y funcional de las herramientas de
Microsoft™, específicamente las de Office™ en su versión 2013, y un claro
interés en armonizar la responsabilidad en la administración de proyectos
con el uso de herramientas computarizadas orientadas al usuario final.

El capítulo 5 está dirigido a personas interesadas en planear y controlar los

tiempos, costos y cantidad de trabajo de una empresa corporativa que desarrolla
proyectos combinando recursos y actividades de diferentes departamentos y
complementando variadas funciones de la empresa. El propósito es desarrollar
en los responsables de un sistema integrado de proyectos las habilidades
necesarias para aplicar mecanismos de planeación y control de proyectos
corporativos y los beneficios derivados de la administración de esta clase de
proyectos. Este ejercicio se hace de una manera práctica y enfocada hacia
los diferentes objetivos que se deseen alcanzar, contando también con el
soporte de herramientas computarizadas. Se hace una breve introducción a
la herramienta Project Server porque aparece en los catálogos de Microsoft™
como la apropiada para el manejo de proyectos corporativos, pero no es la
intención de este autor profundizar en su estudio.

Para los interesados en el manejo de herramientas distintas a las de Microsoft™

existe software libre muy bueno como el GanttProject y Planner, pero se
recomienda especialmente OpenWorkbench y OpenProj. Estas herramientas
pueden ser descargadas de http://openproj.org/. Son muy similares al MS-
Project y pueden importar y exportar archivos con formato de este aplicativo.
Por el momento, y tal como se ha comprobado, no funciona muy bien bajo
el sistema Windows Vista™.

También puede ensayar con este sitio: http://www.openworkbench.org/, que

está muy orientado a la planificación por recursos. Es un producto derivado
de NikuWorkBench de Computer Associates™, el cual lo integra en Clarity.

XX
 Capítulo 1

Consideraciones
generales
sobre proyectos
 1. Consideraciones generales sobre proyectos

Introducción
En este capítulo se revisan, de manera práctica, los principios de la teoría de
la administración de proyectos. Se hace una descripción de las metodologías
más comunes y de las características generales de dos herramientas de
Microsoft™: Project y Excel, con énfasis en la manera como se debe preparar
y presentar la información mediante la referencia permanente al empleo
de diversas alternativas, menús y vistas más importantes de este par de
herramientas.

Este capítulo consta de las siguientes secciones:

• Fundamentos de la administración de proyectos.

• Metodologías empleadas para administrar proyectos.

• Herramientas de Microsoft para administrar proyectos.

• Elementos característicos de MS-Project.

• Hoja de cálculo de Excel.

• Elementos fundamentales de Excel.

• Introducción a Project.

• Más sobre el empleo de Excel.

La primera parte, que se refiere a la administración de proyectos, cubre los

aspectos de creación de las fases en la administración de un proyecto, la
definición y creación del plan de un proyecto, los mecanismos de seguimiento
y el cierre de un proyecto, las metodologías e instrumentos empleados en
la identificación de las tareas y la conversión en módulos del proyecto.
Igualmente, se verán, en la segunda parte, los diferentes métodos gráficos
para el manejo de proyectos, tales como las gráficas de Gantt, el llamado CPM
(Critical Path Method) y el PERT (Program Evaluation Review Technique), y
finalmente se analizarán las formas de afrontar los problemas de limitaciones
en la asignación de recursos.

Se recomienda empezar planes de capacitación a las personas que

administran proyectos, de manera que vean que el plan del proyecto se vive
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de principio a fin y no es simplemente una foto. Los siguientes numerales

tratan específicamente sobre el uso de estas herramientas de computación
para manejo de proyectos.

3
 Otros títulos de interés

Administración de proyectos
en informática
Francisco Toro López

Gerencia de proyectos
aplicaciones en salud
Francisco Toro López

Evaluación financiera
de proyectos
Jhonny de Jesús Meza

Proyectos: enfoque gerencial

Jorge Eliécer Prieto

Gerencia de proyectos
con proyect
José Miguel Hernández

Proyectos de inversión
para las PyME
Juan Antonio Flórez
Gestión de Proyectos
con Enfoque PMI
El libro describe los procesos y pasos de integración y planeación de
proyectos, desde su concepción preliminar hasta el establecimiento
de los mecanismos de control y cierre, haciendo énfasis en la
importancia de cumplir con los objetivos pactados, el balance entre
los presupuestos disponibles y necesarios, el cumplimiento de los
requisitos de calidad del producto o servicio a ser entregado, el tiempo
y el seguimiento de las expectativas propias de los interesados en
diversos tipos de proyectos.

En forma metódica se explican los principios, valores y métodos

recomendados por el Project Management Institute (PMI) para la gestión
de proyectos, acudiendo a ejemplos que reúnen características muy
semejantes a las reales, y que sirve para explicar el rol y las
responsabilidades del equipo a quien se le encarga el desarrollo de este
proyecto ejemplo.

A lo largo del libro se refuerza el uso de principios prácticos y

recomendaciones para guiar al interesado en cómo desarrollar este
trabajo en forma profesional, con el objetivo de que las utilicen en su
futuro desempeño laboral. Es claro en el libro el cómo se debe trabajar
metódicamente para lograr el éxito en un proyecto.

Colección: Ciencias administrativas

Área: Administración
ISBN 978-958-771-047-2

9 789587 710472
e-ISBN 978-958-771-048-9