CASO PRACTICO UND 2

ERIKA ANDREA OVIEDO SOSA

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA ASTURIAS

GESTION DE LA TECNOLOGIA

BOGOTÁ DC.

OCTUBRE DEL 2019

ENUNCIADO

La empresa WeMusic se encarga de organizar eventos musicales, y para ello

subcontrata diferentes empresas que trabajan conjuntamente para montar todos los
elementos necesarios con vistas a que los eventos salgan bien.

El responsable de WeMusic utiliza el correo electrónico para coordinar cada uno

de los proyectos. ¿Crees que está empleando la mejor herramienta para esta labor
de coordinación? Si fueras tú el responsable de organizar todo, ¿qué herramienta
o herramientas emplearías? ¿Por qué?

EMPRESA DE ESCENARIOS

La empresa de escenarios tiene que coordinarse con WeMusic para establecer el

tipo de escenario más adecuado por dimensiones, temática, etc. Dependiendo del
tipo de escenario, su orientación, ubicación, etc. se contratarán unas luminarias
determinadas y unos equipos de sonido. Utilizan fundamentalmente el email para
intercambiarse especificaciones, planos, etc.

EMPRESA DE LUMINARIAS

Debe coordinarse con WeMusic para saber si el evento es de mañana, tarde o

noche. Y tiene que coordinarse con la empresa de escenarios para saber la
disposición de este, sus dimensiones, etc. Estas comunicaciones se hacen a través
del responsable de WeMusic vía correo electrónico.

EMPRESA DE SONIDO

La empresa de sonido también debe conocer todas las características del proyecto
para saber qué tipo de amplificadores, altavoces y bafles tiene que instalar. Al igual
que las anteriores se comunica con WeMusic a través del email.

WEMUSIC:

El responsable de WeMusic, intercambia correos electrónicos diarios con las tres

empresas para coordinar el proyecto. En algunas ocasiones los emails no han sido
leídos a tiempo y por ejemplo se han instalado más luminarias de las necesarias o
los equipos de sonido no han sido suficientes para el recinto donde se ha celebrado
el evento.
SOLUCION

Pienso que el correo electrónico no es el mas adecuado ya que es una herramienta

que no se puede usar en grupo si no individualmente, también se pueden filtrar
información a personas indebidas, al comunicarse por este medio pueda ser que
algunos de los empresarios no lean el correo a tiempo y tengan fallas en el evento.

Herramientas que emplearía:

Aplicación Zimbra: es una herramienta de comunicación asíncrona e incorpora

herramientas para trabajo colaborativo en la nube entre distintos miembros del
mismo equipo, que en este caso sería la comunicación entre Wemusic y las
empresas de escenario, luminarias y sonido.

Skype: esta aplicación es muy funcional ya que por medio de ella se pueden hacer
video llamadas o conferencias, enviar archivos ya que aquí pueden crear un grupo
y todos ver lo que se esta trabajando para el evento.

WhatsApp: esta aplicación muy primordial para la organización del evento debido
a su fácil acceso, poder enviar videos y audios de manera instantánea.

La aplicación mikogo: Este programa es una herramienta para compartir el

escritorio, el cual posee muchas características para ayudarle a crear la reunión en
línea o conferencia web perfecta.

Las herramientas To do List: están orientadas a proyectos sencillos en los que un

equipo de trabajo va siguiendo el estado de una tarea. Estas herramientas permiten
crear diferentes tareas y jerarquizarlas y la mayoría nos permite definir atributos
para estas actividades como pueden ser:

*La prioridad que queramos establecer en la tarea.

*Porcentaje de tarea completado.

* Tiempo empleado hasta el momento sobre la tarea asignada.

*Fecha de inicio, fecha de vencimiento, fecha de finalización esperada para la tarea.

*A quién se asigna y quién la asignada, Incluir enlaces a archivos externos.

https://www.mikogo.es/product/what-is-mikogo/

http://masteringmagazineempresarial.com/2019/02/18/la-importancia-de-tener-to-do-list-o-lista-
de-tareas-en-el-negocio/

https://www.centro-virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/gestion_tecnologia/unidad2_pdf1.pdf