Caso práctico Unidad 2

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 Caso práctico Unidad 2

ENUNCIADO CASO PRÁCTICO:

La empresa WeMusic, se encarga de organizar eventos musicales y para ello

subcontrata diferentes empresas que trabajan conjuntamente para montar todos los
elementos necesarios para que los eventos salgan bien:
- Suele trabajar con una empresa que alquila y monta los escenarios
- Otra empresa está encargada de la iluminación de los escenarios y las salas
donde se celebran los eventos
- Y otra empresa lleva todo lo relacionado con el sonido (altavoces, bafles, etc.)
Estas tres empresas deben trabajar de manera conjunta puesto que aunque son
empresas diferentes, tienen que coordinarse para que todo el montaje quede acorde
con las especificaciones de cada espectáculo, las dimensiones requeridas en cada
evento, la iluminación y el sonido necesario, etc. El responsable de WeMusic,
intercambia correos electrónicos diarios con las tres empresas pero en muchas
ocasiones tiene que pedirles que se desplacen a las oficinas centrales de WeMusic
para reunirse y hablar de los puntos clave de los proyectos.
¿Crees que el responsable de WeMusic está empleando la mejor herramienta para esta
labor de coordinación? ¿Si fueras tú el responsable de organizar todo qué herramienta o
herramientas emplearías y por qué?

SOLUCIÓN:
Como hemos visto a lo largo de la unidad, el correo electrónico es una herramienta
muy interesante y apreciada por las empresas para el desarrollo de todo tipo de
comunicación. No obstante para el seguimiento de proyectos en los que se requiere un
alto grado de coordinación, como es el caso de la empresa WeMusic, existen otro tipo
de herramientas que pueden ayudarnos de manera mucho más efectiva a desarrollar
proyectos.

Entre las herramientas que hemos visto, la que más interesa para el caso WeMusic es
una herramienta de gestión de proyectos, que permita entre otras:

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Est e cont enido es propiedad de Ast urias. Su difusión, reproducción o uso t ot al
o parcial para cual quier ot ro propósit o queda pr ohibida. Todos l os derechos reservados.
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- Intercambio de ficheros entre las tres empresas para que puedan intercambiar
los planos del sitio donde se va a ubicar el evento, las dimensiones, características, etc.
Y puedan tomar una decisión sobre los elementos que tienen que instalar.
- Control de las tareas y asignación a los miembros del equipo de trabajo para
que cada miembro tenga claro cuáles son sus funciones.
- Control de tiempos: permitiendo establecer un cronograma para cada una de
las tareas que se tienen que desarrollar y así coordinar cuándo entra cada equipo a
instalar sus componentes.
- Comunicación en tiempo real (chat, videoconferencia, etc) para resolver
cuestiones que puedan surgir en tiempo real como si se tratara de reuniones
presenciales, evitando que los equipos pierdan tiempo en desplazamientos.
- Analizar el progreso de las tareas: con esta funcionalidad estaremos informados
de estado del proyecto viendo las tareas realizadas y las que aún quedan por realizar,
permitiéndonos anticipar cuál es el estado del proyecto y rectificando y cambiando la
estrategia en caso de que fuera necesario.

Teniendo en cuenta estas funcionalidades, una de las herramientas que tenemos en la

actualidad para la gestión de proyectos y que nos puede ser muy útil para el trabajo
con WeMusic puede ser la app Asana, disponible a través de https://app.asana.com.

Otras herramientas interesantes también para esta labor son Wrike, Basecamp, entre
otras.

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