PROGRAMA ADMINISTRACION Y DIRECCION DE EMPRESAS

ASIGNATURA GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA

CASO PRÁCTICO UNIDAD 2

GABRIEL JAIME CARETT VELASQUEZ

NOMBRE ESTUDIANTE

CRISTINA ÁLVAREZ MARTÍNEZ

DOCENTE

Fecha, 14/04/2020
ENUNCIADO
La empresa WeMusic se encarga de organizar eventos musicales, y para ello subcontrata
diferentes empresas que trabajan conjuntamente para montar todos los elementos
necesarios con vistas a que los eventos salgan bien.
El responsable de WeMusic, intercambia correos electrónicos diarios con las tres empresas
para coordinar el proyecto. En algunas ocasiones los emails no han sido leídos a tiempo y
por ejemplo se han instalado más luminarias de las necesarias o los equipos de sonido no
han sido suficientes para el recinto donde se ha celebrado el evento.

EMPRESA DE ESCENARIOS:
La empresa de escenarios tiene que coordinarse con WeMusic para establecer el tipo de
escenario más adecuado por dimensiones, temática, etc. Dependiendo del tipo de escenario,
su orientación, ubicación, etc. se contratarán unas luminarias determinadas y unos equipos
de sonido. Utilizan fundamentalmente el email para intercambiarse especificaciones,
planos, etc.

EMPRESA DE LUMINARIAS:
Debe coordinarse con WeMusic para saber si el evento es de mañana, tarde o noche. Y
tiene que coordinarse con la empresa de escenarios para saber la disposición de este, sus
dimensiones, etc. Estas comunicaciones se hacen a través del responsable de WeMusic vía
correo electrónico.

EMPRESA DE SONIDO:
La empresa de sonido también debe conocer todas las características del proyecto para
saber qué tipo de amplificadores, altavoces y bafles tiene que instalar. Al igual que las
anteriores se comunica con WeMusic a través del email.
Cuestionario:
El responsable de WeMusic utiliza el correo electrónico para coordinar cada uno de los
proyectos.
¿Crees que está empleando la mejor herramienta para esta labor de coordinación? .Si
fueras tú el responsable de organizar todo, ¿qué herramienta o herramientas
emplearías? ¿Por qué?

SOLUCION DEL CASO

Observando el caso, se diagnostica que ante la realización de un evento el encargado
subcontrata varias empresas, en la que cada una de estos cumple una labor específica y se
pueden presentar problemas para el cumplimiento de cada una.
De las tareas teniendo en cuenta que las falencias pueden ser:

1.- Fallas en la comunicación utilizada por Wemusic.

Para darle solución a este inconveniente se puede implementar el uso de una herramienta
asíncrona o síncrona, que puede ser entre otros la aplicación Zimbra ya que incorpora
herramientas para trabajo colaborativo en la nube entre distintos miembros del mismo
equipo, que en este caso sería la comunicación entre Wemusic y las empresas de escenario
luminarias y sonido.

2.- Fallas en el intercambio de archivos importantes, como planos, fotografías.

Para darle solución a este inconveniente toda vez que se trata de documentos importantes
como fotografías del lugar donde se llevara a cabo el evento, planos de este lugar donde
veremos la ubicación de sillas en las zonas VIP, platea, platino y general, lugar de
ubicación de la tarima principal que puede ser en el frente de la locación o en el centro, etc.
Distribución de las luces o del sonido para cada uno de las empresas contratadas como
escenario, luminarias y sonido. Tendría en cuenta una herramienta muy importante que nos
permite enviar esta clase de archivos sería un aplicativo de comunicación síncrona como
Gotomeeting, Mikogo, Skype Whastapp.

3.- No se calendarizan los eventos.

Calendarizar las tareas es muy importante ya que una tarea debe tener una fecha de inicio y
una fecha de terminación, incluido un seguimiento de inconvenientes, alertas, para lo cual
se necesitaría una herramienta de gestión de proyectos como el Todolist, que se encargan
de calendarizar las tareas la asignación de recursos, trabajo en grupo, gestión de la calidad,
control de costes y administración del presupuesto, etc.

4.- No se tiene una herramienta de gestión de tareas y proyectos.

Las herramientas TodoList, están orientadas a proyectos sencillos en los que un equipo de
trabajo va siguiendo el estado de una tarea. Estas herramientas permiten crear diferentes
tareas y jerarquizarlas y la mayoría nos permite definir atributos para estas actividades
como pueden ser:

 La prioridad que queramos establecer en la tarea.

  El nivel de riesgo de que no se cumpla la tarea.
 Porcentaje de tarea completado.
 Tiempo estimado para completar las tareas.
 Tiempo empleado hasta el momento sobre la tarea asignada.
 Fecha de inicio, fecha de vencimiento, fecha de finalización esperada para la tarea.
 A quién se asigna y quién la asigna.
 Incluir enlaces a archivos externos, etc.

BIBLIOGRAFIA
https://cronicasfreelancer.com/2019/06/15/todoist-caracteristicas-gestor-tareas/