Registro de Activos de Informacion 2018 PQR

REPUBLICA DE COLOMBIA GESTION DOCUMENTAL
DEPARTAMENTO DE BOYACA F-GD- 12 VERSION: 2

MUNICIPIO DE VIRACACHA
Fecha de Arpobacion: 01/11/2018
NIT: 891801347-0
REGISTROS DE ACTIVOS DE INFORMACION SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
codigos: 110
LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA - LEY 1712 DEL 2014
Información Publica
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SERIE
)
Documento en el cual se registra
la información correspondiente al
desarrollo del Comité interno de Información
Español
Actas de Comité Secretaria
Físico
Papel
Archivo, las intervenciones de disponible Archivo de
Actas Interno de Acta de Comité General y de x
los participantes, y las para ser Gestión
Archivo Gobierno
decisiones tomadas por dicho solicitada
comité frente a la convalidación
de TRD y las TVD.

Actas de comité desarrollo del Comité de Orden Información
Español
Físico
Papel
técnico de publico , las intervenciones de disponible Archivo de Secretaria de
Actas Actas de comité x
saneamiento los participantes, y las para ser Gestión Hacienda
contable decisiones tomadas por dicho solicitada
comité frente al Saneamiento
contable.
”CON PASO FIRME HACIA EL PROGRESO DE NUESTRO PUEBLO””

Carrera 6 N° 4-37 Parque Principal-Teléfonos celular 3134921754
www.viracacha-boyaca.gov.co
e-mail: contactenos@viracacha-boyaca.gov.co - alcaldia@viracacha-boyaca.gov.coc
Código postal 153450
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Idioma
SERIE
)
Despacho
Documento en el cual se registra Alcalde
la información correspondiente al Información
Español
Oficio - Secretaria
Físico
Papel
Actas de Comité desarrollo del Comité de disponible Archivo de
Actas Documentos General y de x
de Empalme empalme , los informes, las para ser Gestión
anexos Gobierno
actas de entrega de la oficinas, solicitada
las comunicaciones entre otros. Inspección de
policía
Documento en el cual se registra Información Secretaria de
Español
Oficio - la información correspondiente al
Físico
Papel
Actas de Comité disponible Archivo de Planeación e
Actas Documentos desarrollo del Comité de OCAD x
OCAD para ser Gestión Infraestructur
anexos , los informes, las
solicitada a
comunicaciones.
Secretaria
Documento en el cual se registra General y de
Actas de Información
Español
Consejo Acta - Gobierno
Físico
Papel
desarrollo del Consejo Municipal disponible Archivo de
Actas Municipal de Documentos Secretaria de x
de Gestión del Riesgo, los para ser Gestión
Gestión de anexos Planeación e
informes, las comunicaciones y solicitada
Riesgo. Infraestructur
decisiones tomadas al respecto.
a

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SERIE
)
la información correspondiente al Información
Español
Actas de Secretaria
Físico
Papel
desarrollo del Consejo Municipal disponible Archivo de
Actas Consejo de Acta General y de x
de Gobierno los informes, las para ser Gestión
Gobierno . Gobierno
comunicaciones y decisiones solicitada
tomadas al respecto.
Documento en el cual se registra Información
Español
Secretaria
Físico
Papel
Actas de la información correspondiente disponible Archivo de
Actas Acta General y de x
préstamo al Préstamo de un bien mueble para ser Gestión
Gobierno
del Municipio. solicitada
Secretaria
Información
Español
Oficio - Documento en el cual se registra General y de
Físico
Papel
disponible Archivo de
Actas Actas de Visita Documentos las visitas a los diferentes Gobierno x
para ser Gestión
anexos hogares y veredas del municipio Inspeccion de
solicitada
Policia

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Formato
Idioma
SERIE
)
Acto administrativo mediante el
cual se registra y consigna las Información
Español
decisiones tomadas por los
Físico
Papel
Actos disponible Archivo de Despacho del
Acuerdos Acuerdo Concejales del Municipio y este x
Administrativos para ser Gestión Alcalde
documento reposa en dos
solicitada
originales así: Concejo y
Despacho del Alcalde -
Word -Papel
Electrónico
Acto administrativo mediante el Información
Español
Físico -
Actos cual se consignan las decisiones disponible Archivo de Despacho
Decretos Decretos x
Administrativos tomadas por los funcionarios de para ser Gestión Alcalde
la Alcaldía. solicitada
Secretaria
General y de
Papel-Word
Acto administrativo mediante el Información
Español
Gobierno
Físico
Actos Resoluciones cual se consignan las decisiones disponible Archivo de
Resolución Secretaria de x
Administrativos Administrativas tomadas por los funcionarios de para ser Gestión
Hacienda
la Alcaldía. solicitada
Inspección de
policía

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Idioma
SERIE
)
Acto Administrativo presentado
por los concejales, los alcaldes y
en materias relacionadas con Información
Español
sus atribuciones por los
Físico
Papel
Actos Proyectos de Anexos - disponible Archivo de Despacho
personeros, las juntas x
Administrativos Acuerdo Proposiciones para ser Gestión Alcalde
administradoras locales.
solicitada
También podrán ser de iniciativa
popular de acuerdo con la ley
estatutaria correspondiente.
Documento que se utiliza para Información
Español
Oficio -
Físico
Word
Actos Circulares comunicar información de interés disponible Archivo de Despacho
Documentos x
Administrativos Internas para las áreas de la para ser Gestión Alcalde
anexos
Administración Municipal solicitada
Información Secretaria de
Electrónic
Español
Documento que se expide para
Papel
Certificaciones disponible Archivo de Planeación e
Certificaciones Oficio certificar el estrato en que se x
o
de Estratificación para ser Gestión Infraestructur
encuentra el ciudadano
solicitada a

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Formato
Idioma
SERIE
)
Certificado de Nomenclatura
consiste en ratificar la existencia
Electrónico
de un predio asignando una Información Secretaria de
Español
Papel
Certificaciones relación alfanumérica que disponible Archivo de Planeación e
Certificaciones Oficio x
de Nomenclatura permite identificar las vías y para ser Gestión Infraestructur
edificaciones siguiendo un solicitada a
sentido de orientación
predeterminado.
Electrónico
Documento que se expide para Información
Español
Word
Certificaciones confirma que los ciudadanos se disponible Archivo de Secretaria de
Certificaciones Oficio x
de Paz y Salvo encuentran a paz y salvo con el para ser Gestión Hacienda
Municipio solicitada

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Idioma
SERIE
)
Información
Español
Documento que especifica Secretaria
Físico
Papel
Constancias Oficio actuaciones de la entidad General y de x
para ser Gestión
especificas. Gobierno
solicitada
Electrónico
Documento en el que registra el Información
Español
Físico y
Datos
Comprobantes Recibos del valor de los pagos efectuados disponible Archivo de Secretaria de
Formato x
de ingreso Impuesto Predial pro los contribuyentes del para ser Gestión Hacienda
Impuesto predial solicitada
Electrónico
Documento en el que registra el Información
Español
Físico y
Datos
Comprobantes Recibos de valor de los pagos efectuados disponible Archivo de Secretaria de
Formato x
de ingreso Caja por os contribuyentes por otros para ser Gestión Hacienda
ingresos. solicitada

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Formato
Idioma
SERIE
)
Bases de Datos
Información
Electrónico
Documento en el que registra el
Español
disponible
Físico y
Comprobantes Recibos de paz valor de los pagos efectuados Archivo de Secretaria de
Formato para ser x
de ingreso y salvo por os contribuyentes por otros Gestión Hacienda
solicitada
ingresos.
parcialmente
Despacho
Físico y Electrónico
Alcalde
Papel-Word
Documento a través del cual se Información Secretaria de
Español
Comunicaciones Oficio -
comunica las decisiones disponible Archivo de Gobierno
Comunicaciones Entidades Documentos x
tomadas por los entes de control para ser Gestión Secretaria de
Oficiales anexos
en base algún asunto o tramite solicitada Hacienda
Secretaria de
Planeación

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Formato
Idioma
SERIE
)
Despacho
Alcalde
Secretaria de
Documento a través del cual se Gobierno
Papel-Word
comunica las decisiones Información Secretaria de
Español
Oficio -
Comunicaciones tomadas por las diferentes disponible Archivo de Hacienda
Comunicaciones Documentos x
Internas dependencias de la para ser Gestión Secretaria de
anexos
administración de los trámites solicitada Planeación
que se llevan en las mismas Comisaria de
Familia
Inspección de
policía
Electrónico
Información
Plataforma
Español
Físico y
Tipologías Es la forma en que la entidad
Papel -
Secop
Concurso de disponible Archivo de
Contratación especificas de satisface las necesidades del Secretaria de x
Méritos para ser Gestión
la TRD. Municipio y la comunidad Planeación
solicitada

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Formato
Idioma
SERIE
)
Electrónico
Plataforma
Español
Físico y
Papel -
Secop
Contratación disponible Archivo de Gobierno
Contratación especificas de satisface las necesidades del x
Directa para ser Gestión Secretaria de
la TRD. Municipio y la comunidad
solicitada Planeación
Electrónico
Información
Plataforma
Español
Físico y
Selección Tipologías Es la forma en que la entidad
Papel -
Secop
Contratación Abreviada de especificas de satisface las necesidades del Secretaria de x
para ser Gestión
Menor Cuantía la TRD. Municipio y la comunidad Planeación
solicitada
Electrónico
Información
Plataforma
Español
Secretaria de
Físico y
Selección Tipologías Es la forma en que la entidad
Papel -
Secop
Contratación Abreviada de especificas de satisface las necesidades del Planeación e x
para ser Gestión
Mínima Cuantía la TRD. Municipio y la comunidad Infraestructur
solicitada
a
Electrónico
Plataforma
Español
Físico y
Papel -
Secop
Licitación disponible Archivo de Planeación e
Contratación especificas de satisface las necesidades del x
Publica para ser Gestión Infraestructur
solicitada a

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Formato
Idioma
SERIE
)
Electrónico
Plataforma
Español
Físico y
Papel -
Secop
disponible Archivo de Planeación e
Contratación Subasta Inversa especificas de satisface las necesidades del x
para ser Gestión Infraestructur
solicitada a
Declaraciones Información
Español
Físico
Papel
Declaraciones de Impuesto Documento que especifica disponible Archivo de Secretaria de
Formato x
Impuestos sobretasa ala actuaciones de la entidad para ser Gestión Hacienda
gasolina solicitada
Información
Español
Físico
Papel
Declaraciones Declaraciones Documento que especifica disponible Archivo de Secretaria de
Formato x
Impuestos de Impuesto ica actuaciones de la entidad para ser Gestión Hacienda
solicitada
Información
Español
Declaraciones
Físico
Papel
Declaraciones Documento que especifica disponible Archivo de Secretaria de
de Impuesto Formato x
Impuestos actuaciones de la entidad para ser Gestión Hacienda
Reteica
solicitada

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Formato
Idioma
SERIE
)
Declaraciones Información
Español
Físico
Papel
Declaraciones de Impuesto Documento que especifica disponible Archivo de Secretaria de
Formato x
Impuestos tranferencias actuaciones de la entidad para ser Gestión Hacienda
corpochivor solicitada
Estos documentos incorporan

las políticas nacionales,
departamentales y los Información
Español
Esquema de compromisos adquiridos por los
Físico
Papel
disponible Archivo de Secretaria de
ordenamiento Documento mandatarios locales en su x
para ser Gestión Planeación
territorial programa de gobierno. Estos
solicitada
planes y programas a su vez
reflejan los intereses y
expectativas de la comunidad

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Idioma
SERIE
)
Este documento dota al
municipio de un instrumento
eficaz donde se compila toda la Información
Español
Físico
Papel
Estatuto de normatividad jurídica en disponible Archivo de Secretaria de
Documento x
Rentas tributación, aplicable a los fines para ser Gestión Hacienda
propuestos en materia de solicitada
ingresos acordes al Plan de
Desarrollo Municipal
Es una serie documental de

manejo y acceso reservado por
parte de los funcionarios de la Información
Tipologías unidad de talento humano en
Español
disponible Secretaria
Papel
Historias documentales - donde se conservan cronológica Archivo de
para ser General y de
Laborales especificas de mente todos los documentos de Gestión
solicitada Gobierno
las TRD. carácter administrativo
relacionado con el vínculo parcialmente
laboral que se establece entre el
funcionario y la entidad

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Idioma
SERIE
)
Los informes de Gestión es una Secretaria
parte de las cuentas
Papel- Word
Información General y de
Español
Comunicación anuales donde se incluye una de
Informes de disponible Archivo de Gobierno
Informes de Solicitud - las operaciones de la entidad y x
Gestión para ser Gestión Inspección de
Informe sus perspectivas de futuro que
solicitada policía
realizan cada una de las
dependencias de entidad Comisaria de
Familia
Los informes a los entes de Secretaria
control es una parte de Información General y de
las cuentas anuales y
Español
Comunicación disponible Gobierno
Papel
Informes a Entes mensuales donde se incluye las Archivo de
Informes de Solicitud - para ser Secretaria de
de Control operaciones de la entidad y sus Gestión-
Informe solicitada Planeación e
perspectivas de futuro que
realizan cada una de las parcialmente Infraestructur
dependencias de entidad a
Secretaria de

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Idioma
SERIE
)
Los informes de empalme
Logran una transición
armoniosa entre la Secretaria
administración que termina su Información
Español
Comunicación General y de
Papel
Informes de periodo y el nuevo gobernante y disponible Archivo de
Informes de Solicitud - Gobierno x
Empalme su equipo de trabajo, con el fin para ser Gestión-
Informe Secretaria de
de evitar traumatismos en los solicitada
procesos de gestión que Hacienda
repercutan en el desarrollo de la
entidad

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Formato
Idioma
SERIE
)
Este documento proporciona una
herramienta que permite unificar
los criterios para administrar los
Papel - XLS
bienes muebles e inmuebles del Información
Español
Inventarios
Municipio para su normal disponible Archivo de Secretaria
Inventarios Bienes Muebles Formato x
funcionamiento Y garantizar la para ser Gestión- General y de
en General
correcta recepción, registro, solicitada Gobierno
ingreso, almacenamiento ,
suministro, bajo, inventarios
físicos de los mismos

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Formato
Idioma
SERIE
)
Es la autorización previa para
adelantar obras de urbanización
y parcelación de predios, de
Papel- Word
Español
Tipologías construcción y demolición de
Licencias de disponible Archivo de Planeación e
Licencias especificas de edificaciones, de intervención y x
Construcción para ser Gestión- Infraestructur
la TRD. ocupación del espacio público, y
solicitada a
para realizar el loteo o
subdivisión de predios, expedida
por el Municipio
Es la autorización previa para
dividir uno o varios predios,
ubicados en suelo rural, urbano
Papel- Word
Español
Licencias de Tipologías o de expansión urbana, de
disponible Archivo de Planeación e
Licencias Subdivisión y/o especificas de conformidad con lo dispuesto en x
para ser Gestión- Infraestructur
Segregación la TRD. el Plan de Ordenamiento
solicitada a
Territorial, los instrumentos que
lo desarrollen y complementen y
demás normatividad

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Formato
Idioma
SERIE
)
El manual de contratación es un
instrumento práctico que facilita
la gestión contractual al interior Información Secretaria de
Español
Físico
Papel
Manual de de la Entidad y sirve de guía disponible Archivo de Planeación e
Manuales Manual x
Contratación para el conocimiento, para ser Gestión- Infraestructur
información y consulta de todos solicitada a
los partícipes de la gestión
contractual

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Formato
Idioma
SERIE
)
Este documento es un
componente del sistema
de control interno, el cual se crea
para obtener una información Información
Español
Manual de detallada, ordenada, sistemática Secretaria
Físico
Papel
Manuales Control Interno Manual e integral que contiene todas las General y de x
para ser Gestión-
(MECI) instrucciones, responsabilidades Gobierno
solicitada
e información sobre políticas,
funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas
operaciones de la entidad .

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SUBSERIE
Formato
Idioma
SERIE
)
El manual especifico de funciones y
de competencias laborales es una
herramienta de gestión de talento
humano que permite establecer las
funciones y competencias laborales
Manual de de los empleos que conforman la Información
Español
planta de personal de las entidad Secretaria
Papel
Funciones y Acto disponible Archivo de
Manuales así como los requerimientos de General y de x
Competencias administrativo conocimiento experiencia y de más para ser Gestión-
Gobierno
Laborales competencias exigidas para el solicitada
desempeño de estos , igual mente
es importante para la ejecución de
los procesos de planeación , ingreso,
permanencia y desarrollo del talento
humano al servicio de la entidad

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información
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Formato
Idioma
SERIE
)
El plan de capacitación es una
necesidad de formación y
capacitación a los funcionarios a
Plan de través de los Proyectos de Información
Español
Secretaria
Físico
Papel
Capacitación y aprendizaje para el fortalecimiento disponible Archivo de
Planes Plan General y de x
Bienestar Social - de sus competencias laborales, para ser Gestión-
reafirmando a la vez conductas Gobierno
PIC solicitada
éticas que nos permitan generar la
cultura del servicio y la confianza
ciudadana.
Secretaria
Papel- Pagina Web

El plan de desarrollo es una
herramienta de gestión que General y de
promueve el desarrollo social en el Información
Español
Gobierno
Plan de Municipio. de esta manera, sienta las disponible Archivo de
Planes Plan Secretaria de x
Desarrollo bases para atender las necesidades para ser Gestión-
insatisfechas de la población y Planeación e
solicitada
mejorar la calidad de vida de todos Infraestructur
los ciudadanos a

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Formato
Idioma
SERIE
)
El programa Colombia Mayor
generan beneficios que te permiten
seguir siendo una persona
autónoma y responsable de tu auto
cuidado físico, emocional, mental,
espiritual y recreativo, manteniendo
Información
Español
una estabilidad que te permitirá Secretaria
Físico
Papel
Programa disponible Archivo de
Programa Programas mantenerte saludable y vital entro General y de x
Colombia Mayor para ser Gestión-
de tu entorno social, ya que Gobierno
solicitada
siempre contarás con el apoyo de
las terapeutas y fisioterapeutas que
dirigen las actividades que se
realizan permanentemente en el
Municipio para mejorar tu calidad
de vida

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Formato
Idioma
SERIE
)
El PGD hace parte del Plan
Estratégico Institucional y del Plan
de Acción Anual, es aprobado por el
Comité interno de archivo y está
Papel -PDF
Información
Español
Programa de armonizado con los otros sistemas
gestión de Programa administrativos y de gestión, x
establecidos por el gobierno para ser Gestión- Planeacion
Documentos
nacional, dando alcance al solicitada
cumplimiento a la aplicación de la
normatividad vigente en la materia
archivística.
Es el primer proceso que se realiza
para la organización del sistema
Papel -PDF
Información
Español
Programa de Diagnostico integral de archivo , se presenta el
gestión de Documental - Diagnostico análisis del estado de los archivos x
en cada una de sus etapas del ciclo para ser Gestión- Planeacion
Documentos DIA
vital de los documentos físicos y solicitada
electrónicos.

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Idioma
SERIE
)
Papel -XLS- PDF

Es documento es un instrumento
para la planeación de la función Información
Español
Programa de
Plan Instucional archivística, el cual se articula disponible Archivo de Secretaria de
gestión de Matriz x
de Archivo- Pinar con los demás planes y para ser Gestión- Planeacion
Documentos
proyectos estratégicos previstos solicitada
por la entidad
Es el conjunto de planes,
programas, estrategias,
Papel -XLS- PDF

Programa procesos y procedimientos de Información
Español
Programa de Sistema conservación documental y Secretaria
gestión de Integrado de Matriz preservación digital bajo el General y de x
para ser Gestión-
Documentos Conservación - concepto de archivo total, acorde Gobierno
solicitada
SIC con la política de gestión
documental y demás sistemas
organizacionales.

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SERIE
)
Despacho
Alcalde
Secretaria
El Cuadro de Clasificación General y de
Papel -XLS- PDF

Documental es un listado de Gobierno
todas las series y Subseries Información
Español
Programa de Cuadros de Secretaria de
documentales de la entidad con disponible Archivo de
gestión de Clasificación Cuadro Planeación x
su correspondiente codificación para ser Gestión-
Documentos Documental Secretaria de
que nos permite la clasificación solicitada
,descripción y agrupación Hacienda
documental. Inspección de
policía
Comisaria de
Familia

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Formato
Idioma
SERIE
)
Despacho
Alcalde
Secretaria
General y de
Gobierno
Secretaria de
Papel -XLS- PDF

Es un listado de series, con sus Planeación e
Tablas de correspondientes tipos Información Infraestructur
Español
Programa de
Retención documentales, a las cuales se disponible Archivo de a
gestión de Cuadro x
Documental- asigna el tiempo de permanencia para ser Gestión- Secretaria de
Documentos
TRD en cada etapa del ciclo vital de solicitada Desarrollo
los documentos, Social y TICS
Secretaria de
Hacienda
Inspección de
policía
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Familia

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La transferencia documental es General y de
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preparación del conjunto de Secretaria de
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expedientes y Planeación e
series documentales, para su Información Infraestructur
Español
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Transferencias traslado del archivo de gestión al disponible Archivo de a
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permanencia fijado por las Social y TICS
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cada una de las etapas del ciclo Hacienda
vital de los documentos Inspección de
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REPUBLICA DE COLOMBIA GESTION DOCUMENTAL

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LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA - LEY 1712 DEL 2014

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