Formato Modelo informe de Oficial de Cumplimiento

Ciudad y fecha Comentario [U1]: Incluir la fecha y la

ciudad

Señores
JUNTA DIRECTIVA
Nombre del Fondo de Empleados
Ciudad

Asunto: Informe de Oficial de Cumplimiento

Trimestre xxxxxxx de xxxxxxxx Comentario [U2]: Incluir el trimestre
que comprende y abarca el informe
Comentario [U3]: Incluir el año al cual
pertenece el trimestre evaluado
Respetados señores miembros de Junta Directiva:

De conformidad con las obligaciones establecidas para el Oficial de Cumplimiento en el

subnumeral 3.1.1 ordinal 3 y subnumeral 3.3.1 de la Circular Externa 006 de 2014 la cual pierde
vigencia con la entrada de la Circular Externa 04 de 2017, me permito presentarles el informe
correspondiente al XXXXXXX Trimestre del año XXXX, en relación al funcionamiento del Sistema de Comentario [U4]: Definir el trimestre
Prevención y Control del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo SIPLAFT, Comentario [U5]: Definir el año al que
pertenece el trimestre.
adoptado en XXXXXXX.
Comentario [U6]: Asignar el Nombre
del Fondo de Empleados
En este informe se describe y comentan diferentes asuntos de interés sobre el funcionamiento y
ejecución del SIPLAFT, tales como:

1. Resultados de la gestión desarrollada;

2. Cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a la UIAF y otras
autoridades;

3. Indicador sobre la eficiencia y eficacia de los procedimientos establecidos en el SIPLAFT;

4. Los resultados de los correctivos ordenados por la Junta Directiva;

5. Los documentos y pronunciamientos emitidos por la Superintendencia y la UIAF.

Desarrollo

1. Resultados de la gestión desarrollada

En el trimestre, en mi rol de oficial de cumplimiento se desarrollaron las siguientes actividades con

el propósito de verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos aprobados en el SIPLAFT
del Fondo de Empleados:

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a) Vinculación de Nuevos Asociados

Durante el periodo se afiliaron un total de xx nuevos asociados, sobre los cuales se verificó y Comentario [U7]: Relacionar el
constato el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Manual SIPLAFT para conocimiento e número de asociados vinculados en el
trimestre.
identificación de los asociados.

Se verificó que todos los asociados diligenciaron el formulario de vinculación y, de igual forma, se
constató que estos, fueron verificados en las listas restrictivas utilizadas por el Fondo de
Empleados, sin que se determinaran coincidencias generadoras de riesgo para la Entidad.

b) Actualización de datos e información del asociado

En cumplimiento de lo establecido en el SIPLAFT del fondo de empleados, durante el trimestre se

logró la actualización de datos e información de xyz asociados, lo cual es un porcentaje importante Comentario [U8]: Relacionar el
teniendo en cuenta la metodología utilizada para este propósito. número de asociados que actualizaron los
datos e información del formulario de
afiliación
c) Análisis de transacciones de mayor cuantía y casos especiales Comentario [U9]: Este comentario es
solo un título de guía.
Teniendo en cuenta que el SIPLAFT establece la obligación de prestar mayor atención a aquellas
transacciones sobre las cuales se determinen señales de alerta o aquellas en las cuales el valor del
movimiento realizado por el asociado sea superior o no proporcional a sus ingresos, en el XXXXX Comentario [U10]: Incluir el trimestre
trimestre se solicitó a un total de XX asociados los soportes de origen y procedencia de fondos por Comentario [U11]: Relacionar el
depósitos y transferencias de mayor cuantía realizados en las cuentas del Fondo de Empleados. número de asociados a los cuales se les
solicito documentación para soportar la
procedencia de sus recursos en los
d) Detección y Análisis de operaciones Inusuales y Sospechosas movimientos efectuados en el fondo de
empleados.

Como parte del análisis y verificación de los movimientos correspondientes a los servicios de
ahorro y crédito ofrecidos por XXXXXXX, se determinaron xxx transacciones u operaciones Comentario [U12]: Incluir el Nombre
inusuales, de las cuales XXX fueron sometidas a un escrutinio mayor en el cual se determino que del Fondo de Empleados

se trata de movimientos normales. Comentario [U13]: Incluir el número

de operaciones inusuales que fueron
justificadas o calificadas finalmente como
En este mismo trimestre se recibieron un total de xx reportes internos de operaciones inusuales “Movimientos normales”.
por parte de los trabajadores del Fondo de Empleados. Comentario [U14]: Relacionar el
número de reportes internos recibidos o
realizados por parte de los empleados o
Por último, en el trimestre objeto de análisis, no se determinaron operaciones sospechosas para
funcionarios del Fondo.
ser reportadas a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF.
Comentario [U15]: Escribir este
párrafo solo si el Reporte ROS fue
e) Actividades de formación y capacitación NEGATIVO.

También en el periodo fueron capacitados un total de x trabajadores del Fondo de Empleados, con Comentario [U16]: Relacionar el
el propósito de culturizarlos en el entendimiento y apropiamiento de las políticas y número de personas que fueron
capacitadas
procedimientos contenidos en el SIPLAFT de la Entidad.

Este proceso de formación fue evaluado mediante un examen escrito, en el cual se observó que
los funcionarios conocen los procedimientos establecidos.

f) Otros análisis y verificaciones realizados en el periodo

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Igualmente, en el periodo de realizaron actividades para validar la veracidad de la información y

datos de los proveedores del Fondo de empleados, así como de las personas (terceros) a los cuales
el fondo de empleados les giro recursos derivado de la compra de vivienda o automóvil.

En la actualidad el Fondo de empleados mantiene relaciones con un total de xx proveedores de

bienes y servicios los cuales han aportado la documentación exigida para su identificación; entre
tanto, durante el mismo trimestre, el Fondo de Empleados realizó transferencias de recursos a xx
terceros o personas a las cuales los asociados del Fondo realizaron contratos de compraventa de
vivienda y vehículos.

2. Cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes
autoridades

Considerando las exigencias señaladas en el numeral 4.2 de la Circular Externa 006 de 2014, me
permito informar que los reportes externos a la UIAF, tanto los objetivos como subjetivos para el
XXXXXX trimestre de XXXX, se enviaron en las fechas que se muestran a continuación: Comentario [U17]: Definir el Trimestre
Comentario [U18]: Definir el año
Reporte
Reportes Objetivos
subjetivo
Periodo
Transacciones en
ROS
efectivo
Trimestre Fecha fecha Comentario [U20]: Incluir la fecha del
XXXXX XXXXXX XXXXXX
reporte
Comentario [U19]: Incluir el trimestre
objeto de reporte
En el periodo no se presentaron requerimientos por parte de otras autoridades competentes
Comentario [U21]: Relacionar si el
como la fiscalía, policía, interpol, entre otras. reporte es positivo o negativo por la
ausencia de operaciones para reportar

3. Indicador sobre la eficiencia y eficacia de los procedimientos establecidos en el SIPLAFT

En el trimestre los controles que hacen parte de los mecanismos e instrumentos para desarrollar
en el Fondo de Empleados los procesos de prevención y control del LA/FT, fueron efectivos,
puesto que permitieron cumplir con los objetivos propios de su función, así: Comentario [U22]: Estos indicadores
son el resultado de una metodología que
previamente debe tener establecida y
Grado Nivel de formalizada la entidad, y sus resultados son
Mecanismos
Efectividad Aplicación producto de las verificaciones propias de la
labor del Oficial de cumplimiento.
Conocimiento del asociado 100% OPTIMO
Conocimiento del mercado 100% OPTIMO
Identificación y análisis de
100% OPTIMO
operaciones inusuales
Determinación y reporte de
100% OPTIMO
operaciones sospechosas

Instrumentos Grado Nivel de

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Efectividad Aplicación
Señales de alerta o alertas
100% OPTIMO
tempranas
Seguimiento de operaciones 100% OPTIMO
Consolidación electrónica de
100% OPTIMO
operaciones

4. Los resultados de los correctivos ordenados por la Junta Directiva

Durante el trimestre, la Junta directiva no ordeno la aplicación de correctivos y ajustes al Sistema

de Prevención y Control del Riesgo de LAFT (SIPLAFT) de la Entidad. Comentario [U23]: Escribir este
párrafo si en el trimestre NO se solicitaron
o realizaron ajustes y modificaciones en el
5. Los documentos y pronunciamientos emitidos por la Superintendencia y la UIAF SIPLAFT.

A la fecha de preparación del presente informe no se han presentado o recibido pronunciamientos

de la Superintendencia o la UIAF en lo que respecta a los mecanismos para la prevención y control
del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo. Comentario [U24]: Escribir este
párrafo si en el trimestre NO se
presentaron o recibieron
Quedo atento a sus comentarios, pronunciamientos por parte de los
organismos de control.

Cordialmente,

Oficial de Cumplimiento

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