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Navarro Pineda
Contenido
Introducción ........................................................................................................................................ 1
Organigrama ..................................................................................................................................... 2
Matriz de responsabilidades............................................................................................................. 3
Anexo I............................................................................................................................................... 16
Introducción
La norma ISO 9000 es una referencia de índole internacional usada para certificar el sistema de
gestión de calidad de una empresa. Sin embargo, se debe tener en cuenta que el mejor evaluador
para determinar si una empresa provee o no un servicio o producto de calidad es el cliente y no las
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entidades certificadoras de la norma ISO 9000. De hecho, un certificado ISO 9000 sólo indica que la
empresa mantiene una serie de procedimientos documentados: aquellos que sometió a la
certificación. Así, puede darse el caso en que empresas famosas en el mercado por su mala calidad
obtengan la certificación por compromiso por sus clientes, mientras que empresas conocidas por su
buena calidad no se certifiquen puesto que no se los exige el mercado.
En el presente documento se muestran una serie de recomendaciones para la redacción del manual
de calidad, un documento clave para la certificación de la norma ISO 9000.
Organigrama
La empresa debe tener una organización estructurada que se vea reflejada en un organigrama. Para
la redacción del manual de calidad, se recomienda que el organigrama sea simple y de nivel 2, es
decir, incluya la gerencia general y los departamentos que dirige (otras gerencias), tal como se
muestra en la Figura 1. La empresa puede tener varios comités conformados por dos o varios de sus
departamentos, estos deben ser detallados junto con el organigrama.
Gerencia general
Departamento
Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento
de recursos
de producción de calidad de compras de ventas de contabilidad
humanos
No necesariamente se requiere de una persona para cada departamento, ya que una persona puede
encargarse de varías áreas a la vez. Así, los departamentos incluidos en el organigrama reflejan las
actividades que realiza la empresa más que el número de empleados que trabajan en ella. Asimismo,
el organigrama es un indicio de los procedimientos que no aplican para la empresa. Por ejemplo, el
organigrama de la Figura 1 no muestra un departamento de diseño de productos, por lo que se
deduciría que los procedimientos relacionados a diseño no aplicarían para este caso.
Los métodos de producción deben ser documentados en detalle a tal punto que puedan ser
reproducidos con tan solo leer el documento correspondiente. Esto puede realizarse mediante un
diagrama Proveedor – Insumo – Proceso – Salidas – Cliente (SIPOC, por sus siglas en inglés). Los
elementos de dicho diagrama se muestran en la Tabla 1. El diagrama tortuga o de flujo de
operaciones son otras opciones al diagrama SIPOC.
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Proveedores (S) Insumos (I) Proceso (P) Salidas (O) Cliente (C)
Organizaciones que
Incluya productos
Materia prima u Procedo de adquieren los
Empresa que finales, productos
equipo utilizado transformación que productos
produce el insumo intermedios y/o
resaltando la marca sufren las materias generados o que se
utilizado desperdicios de cada
y modelo primas hacen cargo de los
paso
desperdicios
Matriz de responsabilidades
Una lista de los archivos por defecto requeridos para la redacción del manual de calidad se muestra
en la Tabla 5 del Anexo I. En vista de la gran extensión que implicaría completar el manual de calidad
si se consideraran dichos archivos, la empresa puede optar por prescindir de ellos. De hecho, es muy
importante que la empresa identifique aquellos procedimientos en los que sí desee certificarse y
descartar los demás. Los procedimientos que sí apliquen deben ser detallados en la matriz de
responsabilidades.
• Se debe generar un sistema de códigos para hacer referencia a cada uno de los
procedimientos, registros, documentos, etc.
• Se recomienda que los códigos resalten el tipo de archivo (véase la Tabla 5 del Anexo I) y el
departamento al que pertenece.
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Comité de planeación
Comité de calidad de
recursos humanos
Comité de calidad
Departamento de
Departamento de
Departamento de
Departamento de
materia prima
producción
compras
interna
calidad
Parámetro Código Tipo de documento
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El mapa de procesos es un esquema que clasifica los departamentos de la empresa según el tipo de
proceso que realizan, los cuales pueden ser: estratégicos, operativos o de soporte. Los procesos
estratégicos de muestran en la parte superior del diagrama, los operativos se muestran en medio y
los de soporte en la parte inferior (Figura 2). Dependiendo de la actividad económica de la empresa,
los departamentos se clasifican en uno u otro proceso.
Procesos estratégicos
Gerencia Departamento
general de ventas
Procesos operativos
Necesidades del cliente
Procesos de soporte
Departamento de Departamento de
contabilidad recursos humanos
El ejemplo de la Figura 2 solo muestra una parte del mapa de procesos, la ruta de estos, así como la
interacción entre ellos se detallan en el siguiente capítulo del presente documento. Sin embargo, es
recomendable establecer los procesos estratégicos, operativos y de soporte, así como redactar
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todos los procedimientos que se desean certificar, antes de realizar la segunda parte del mapa de
procesos.
Ciclo de Deming
Inicio
Inicio
Diseño de
procedimiento
Diseño de
procedimiento
Someter a ciclo
PHVA
Procedimiento con
Documentar
inconvenientes
Preparar cambios
Dictamen para auditoria
Certificar
Documentar
Dictamen
Procedimiento con
inconvenientes
Procedimiento sin
Certificar inconvenientes
Fin
Fin
(a) (b)
Figura 3. Esquema de los pasos que (a) deberían seguirse para la certificación y (b) que a veces se siguen.
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La Figura 3 muestra el esquema con los pasos que se deberían seguir y los que en ocasiones se sigue.
Al someter cada procedimiento a un ciclo PHVA antes de la certificación (Figura 3a), se eliminan los
inconvenientes no previstos durante su conceptualización y se documenta los pasos resultantes. De
esta manera, se evita tener que hacer cambios en los procedimientos durante las auditorías de las
entidades certificadoras de la norma ISO 9000. De lo contario, cuando se certifican procedimientos
que no son evaluados previamente mediante un ciclo PHVA (Figura 3b), deben tomarse medidas
extra para contener los inconvenientes no previstos puesto que, una vez certificado, el
procedimiento no se puede cambiar son hasta la auditoria. Además, todos los cambios deben ser
registrados y documentados.
El manual de calidad consta de una introducción y de 10 capítulos de los cuales los primeros 3 no se
tienen en cuenta debido a que engloba una lista de conceptos generales. Por su parte, los capítulos
restantes son los más importantes y están basados en el ciclo Deming, tal como se muestra en la
Figura 4. La Tabla 5 del Anexo I enlista los procedimientos por defecto requeridos en el manual de
calidad.
Redacción de un procedimiento
Todos los procedimientos deben tener el mismo formato (encabezado, fuente, párrafo, márgenes,
etc.), así como las mismas secciones. La empresa es libre de elegir tanto el formato como las
secciones para la redacción de procedimientos. Las secciones recomendadas incluyen:
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Figura 4. Capítulos importantes para la redacción del manual de calidad bajo las métricas de la norma ISO 9000.
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7. Indicadores: Se detallan los indicadores para llevar a cabo el control del procedimiento. Los
indicadores deben resaltar el procedimiento y ser, en lo posible, cuantitativos. Los
indicadores se muestran con sus respectivas fórmulas para calcularlos o la rúbrica o escala
de medición correspondiente.
8. Frecuencia: Se detalla la frecuencia con que se pretende realizar el procedimiento.
9. Documentos de referencia: Se muestran los archivos asociados al procedimiento como
registros, bases de datos, documentos, etc. Cada procedimiento debe tener como mínimo
un registro.
10. Glosario: Lista con las definiciones de los conceptos importantes que aparecen a lo largo
del procedimiento.
11. Cambios a esta versión: Se muestran los cambios realizados al procedimiento, junto con
su fecha. Se pueden hacer cambios durante auditorías o cuando se actualice las métricas
de la norma ISO 9000.
En el capítulo 4 la empresa debe detallar los procedimientos para comprender su contexto. La Figura
5 muestra las diferentes herramientas para cumplir ducho requerimiento. Se recomienda optar por
norma ISO 31000 (procedimiento de gestión de riesgos) ya que ésta también puede ser usada para
cubrir los requerimientos de otros capítulos del manual de calidad (véase la sección Gestión de
riesgos).
Matriz de
Análisis
5 fuerzas de evaluación de
PEST/PEST/PEST Benchmarking.
Porter factores
EL
externos
Figura 5. Herramientas disponibles para cubrir el requerimiento de comprender la organización y su contexto establecido
por la norma ISO 9000.
Algunos de los procedimientos requeridos por defecto para la redacción del manual de calidad
(Tabla 5, Anexo I) pueden ser omitidos dependiendo del tipo de empresa. Los procedimientos que
no apliquen deben ser enlistados en la sección de determinación del alcance del sistema de gestión
de la calidad del manual de calidad (sección 4.3).
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Gestión de riesgos
El riesgo se define como la posibilidad que suceda un contratiempo que pueda conllevar a una
pérdida. La Figura 6 muestra los riesgos que, en general, deben afrontar las empresas y su
clasificación. En el capítulo 6 del manual de calidad se debe mencionar el procedimiento que la
empresa lleva acabo para abordar los riesgos. Dentro de las herramientas disponibles para cubrir
este requerimiento se encuentran:
• Análisis COSO.
• Análisis Modal de Fallos y Efectos (AMFE).
• Métricas de gestión de riesgos bajo la norma ISO 31000.
De las herramientas citadas, se recomienda optar por las métricas de gestión de riesgos bajo la
norma ISO 31000 ya que permite cubrir los requerimientos de otros capítulos del manual de calidad
(véase la sección Comprendiendo la organización y su contexto).
Funcionamiento en la
planta de producción
Funcionamiento de la
estructura organizacional
Controlables
Asociados con el área de
marketing
Negocios
No controlables Estratégicos
Financieros
La interacción entre los procedimientos se debe detallar en la segunda parte del mapa de procesos
en un esquema similar al que se muestra en la Figura 7. Esta interacción muestra el flujo de
información entre los procedimientos y debe estar ligada con la información de entrada y salida
establecidos en los mismos. Asimismo, se debe resumir la interacción de los procesos que realiza
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cada departamento con los demás en una matriz de interacción de procesos, como la que se
muestra en la Tabla 3.
Procedimientos estratégicos
Gestión de
riesgos
(PRO-GG-01)
Acciones
correctivas
Necesidades del (PRO-GG-02)
cliente
Procedimientos operativos
Planeación de la
Almacenamiento
producción
(PRO-DP-02)
(PRO-DP-01)
Selección de Evaluación de
proveedor proveedor
(PRO-DC-01) (PRO-CCE-03)
Procedimientos de soporte
Selección de
Procedimiento Inspección de personal
de compras materia prima (PRO-RH-01)
(PRO-DC-02) (PRO-DCA-01)
Facturación y
cobranza
(PRO-GG-05)
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A
Gerencia general Calidad Producción Compras Ventas Recursos humanos
De
• Medición y análisis
• Inspección de materia prima • Inspección de materia prima
de procesos • Seguimiento de quejas • Requerimiento de
Calidad • Inspección de producto Estadísticas de desempeño de
• Percepción de y reclamos personal
intermedio y terminado proveedores
calidad del mercado
• Selección de proveedores
• Riesgo de provisión • Selección de • Requerimiento de
Compras competentes • Proyección de ventas
de materia prima proveedores personal
• Provisión de materia prima
• Riesgo de ventas
• Informe de quejas y • Requerimiento de
Ventas • Informe de quejas y • Proyección de ventas • Proyección de ventas
reclamos personal
reclamos
• Búsqueda y
• Búsqueda y selección • Búsqueda y selección
selección de • Búsqueda y selección de • Búsqueda y selección de
Recursos humanos de personal de personal
personal personal competente personal competente
competente competente
competente
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Objetivos de calidad
En el capítulo 6 se enlistan los objetivos de calidad los cuales están compuestos por: un objetivo
general y varios objetivos estratégicos. Debe haber mínimo un objetivo estratégico por cada proceso
estratégico establecido en el mapa de procesos (véase las secciones Mapa de procesos – Parte 1 y
Mapa de procesos – Parte 2).
Jerarquía de documentos
En la sección 7.5 del manual de calidad se debe hacer énfasis en que la empresa tiene control de
información documentada (la cual esta resumida en la matriz de responsabilidades) y que hay un
orden de prioridad en dicha información. Esto se realiza mediante una pirámide de documentos la
cual resalta el tipo de archivos que maneja la empresa y su jerarquía, tal como se muestra en la
Figura 8.
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Sistema de gestión de
calidad
Plan de calidad
Procedimientos
Registros
Plan de calidad
El plan de calidad resume los puntos de control de calidad en el proceso de producción o provisión
y servicio resaltando aspectos como: límites de tolerancia, técnicas de medición, tamaño de muestra
por muestreo, frecuencia de muestreo y las acciones a tomar. Asimismo, se pueden resaltar los
procedimientos asociados a cada punto de control. La Tabla 4 muestra un esquema de ejemplo para
un plan de calidad.
En el plan de calidad también se puede enlistar todos los procedimientos que la empresa desea
certificar. Es recomendable que se destaque a que parte del ciclo Deming (o capítulos del manual
de calidad) hace parte cada procedimiento.
• Todos los procedimientos enlistados en el plan de calidad deben coincidir con los de la
matriz de responsabilidades y viceversa (véase la sección Matriz de responsabilidades).
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Etapa del Producto que Equipo de Características de Tamaño de Método de Plan de acción
Especificación Frecuencia
proceso inspeccionar inspección inspección muestra inspección
Recepción de Palo de escoba Flexómetro Medida estándar 100 cm ± 1 mm 2 por lote Semanal (recepción Plan de muestreo Rechazar lote
materia prima Inspección visual Apariencia Lisa de material) (PRO-CP-01)
Uniforme
Corte de palo Cilindro de Calibrador Medida estándar 10 cm ± 1 mm 3 por muestreo Por hora Gráfica de control Parar producción
de escoba madera X (PRO-CP-02)
Secado Cilindro de Visual Apariencia Lisa Inspección 100% Continua Gráfica de control Parar producción
madera pintado Sin astillas Z (PRO-CP-03)
Uniforme
Bordes rectos
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Anexo I
La Tabla 5 muestra la lista de archivos requeridos por defecto para la redacción del manual de
calidad.
Tabla 5. Lista de archivos requeridos por defecto para la redacción del manual de calidad.
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