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Bogotá D.C., agosto 01 DE 2019

ACTA DE REUNIÓN

En la presente acta se deja constancia de los temas tratados en la reunión de 1

de agosto 2019, y los compromisos adquiridos durante la misma.

Desarrollo de la reunión:
- Introducción y presentación de la feria, se relaciona el principal objetivo de la
participación que tiene Locatel dentro de Silverexpo, se aborda los tips
importantes para realizar montaje y desarrollo de la actividad.

- Ubicación de Stand Locatel.

- Layout y planeación de ubicación de producto.
- Fechas de montaje, desarrollo del evento y desmontaje.
- Listado de productos.
- Credenciales y boletería.
- Documentación.
- Coordinación de personal y uniformes.
- Montaje de descuentos.
- Coordinación de obsequios y merchandising y POP.
- Participación de proveedores.
- Coordinación de base y datafonos
- Cronograma Feria.

Logística de evento:

- Montaje
Satnd feria: On2 design realizará el montaje, se encontrará ubicado en
pabellón 3.
Pantallas: DS realizara instalación de dos pantallas.
Tótem: Operaciones realizara la entrada e instalación de dos totems.
Mobiliario: Operaciones realizara la entrada y ubicación de tarimas y vitrinas
de cristal para la exhibición de producto.
Mercancía: Operaciones realizara el traslado directamente de bodega a
Feria la relación de productos para el evento la envía GLX.
Observación: todo el material seleccionado para el ingreso debe ser
registrado en la oficina de comercio exterior de Corferias. (solicitar Link y
usuario para su registro)
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- Coordinación de personal y uniformes:

Se contarán en permanecía con 9 personas y 4 personas de apoyo. El personal
relacionado contara con camiseta de Locatel.

Área Permanente Apoyo Actividad

CNP 1 2 Realizar registro de pedidos por fenix
Tótem 2 1 Realizar asesoría y proceso de compra
GLX 4 Realizar asesoría e invitación a stand
Locatel 1 Realizar registro de pedidos en efectivo y datafono.
GLX 1 Realzar afiliación Soy Locatel.
Sistemas 1 Revisión de puntos de red y soporte durante la feria

- Credenciales y boletería: se contarán con 4 credenciales las cuales se

entregarán a el personal que se encontrara en permanecía durante la feria.
- 20 boletas de invitación que se rotaran con el personal de apoyo.
- Se Deberá solicitar credenciales de montaje las cuales no tiene costo, estas
se estas son entregadas por Corferias para el personal que realizara
montaje.

- Listado de productos: Glx enviara listado e inventario de productos que se

exhibirán durante el evento.

- Documentación. Todo el personal que participara en las diferentes

actividades de montaje del evento debe relacionar y enviar los siguientes
documentos.

Personal Documentos Relación

Externo (Proveedor) ARL Y ESP Nombre, Apellidos, cedula,
Interno (Locatel) ARL Y ESP Nombre, Apellidos, cedula,

- Montaje de descuentos: Compras realizara el montaje de 30% descuento del

portafolio de GLX y se buscara descuentos adicionales con proveedores, todos
los eventos deben ser montados solo CNP ( Tótem- e commerce- telefónico)
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- Obsequios y Merchandising y POP: se realizará el ingreso de material para

entrega de los asistentes a la feria:
Obsequios:
De proveedor (pendietne Glx)
Merchandising:
Esferos.
Agua Locatel.
Agenda Locatel

POP:
Folletos 1 Q agosto.
Temático agosto.
Globos aniversario Locatel.
Formato de afiliación.
Volantes
Folletos de equipos médicos.

- Participación de proveedores:
Se contará con la asistencia de proveedores que apoyaran durante evento, para
los integrantes de estos deberán asumir el costo de sus credenciales para su
ingreso.

Proveedor Apoyo
Laboratorios Roche demostración de producto de Glucometría, entrega obsequios
Mecanelectro Demostración de productos masajeadores, enterga obsequios
Ipef Demostración de Ktape y vitamias , entrega de obsequios.

- Coordinación de base y datafonos:

Se solicitará con Finanzas base de $1.000.000 en efectivo y datafono para
registro de productos.
Los clientes que quieran cancelar en efectivo se realizara la transacción por
medio del pago en dinero y se facilitara la entrega de tarjeta corporativa Locatel
para que se complete el proceso de pago a través del tótem.

- Cronograma Feria.
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6-ago 7-ago 8-ago 9-ago 10-ago 11-ago 12-ago

MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO LUNES
Responsable Montaje 7 a 6 pm NA 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm 6 a 1 pm
JG Stand ( On2 design ) 8:00 am a 5 :00 pm 6 a 1 pm
JC Pantallas (DS) 7 a 6 pm 7 a 1 pm
JC Tótem (DS) 7 a 6 pm 8 a 1 pm
JC Tarimas ( Bodega ) 7 a 6 pm 9 a 1 pm
JC Muebles vidrio (Bodega) 7 a 6 pm 10 a 1 pm
DD Mercancía ( Bodega) 7 a 6 pm 11 a 1 pm
Feria
AR Impulso GLX (4) 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 12 m
XD CNP (1) 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm
MV Tótem (2) 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm
AR Afiliaciones (1) 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm
TB Coordinador (1) 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm 7 a 6 pm

COMPROMISOS

Tema Compromiso Responsable

Descuentos Realizar montaje en Anny Sánchez
proveedor Descuento por CNP (Compras)

Registro de Productos Realizar el registro de Luis Bustos

todo material (GLX)
relacionado en
formulario
entregado por
Corferias
Solicitud de Link Solicitar Corferias Link y Liliana Vanegas
usuario para realizar registro (Mercadeo)
de material a ingresar
Listado productos Relación de productos para Alejandro Rico
exhibición en stand (GLX)

Soporte Sistemas Realizar revisión de puntos Jairo Melo

de red y soporte dúrate la (sistemas)
feria
Base de efectivo Solicitar con finanzas efectivo Tatiana Bohorquez
para manejo durante la feria (Locatel tiendas)

Obsequios Confirmación de entregas de Alejandro Rico

obsequios para la feria de (GLX)
GLX y Proveedores, enviar Anny Sánchez
confirmación. (Compras)
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La reunión se realiza y finaliza con los siguientes asistentes:

o Jeanette Garcia – Director mercadeo.

o Liliana Vanegas-Jefe Trade Marketing
o Jose Calvachi-Director Operaciones.
o Jairo Melo-Director de Informática y Tecnología
o Anny Sanchez-Gerente de Compras
o Xiomara Delgado-Coordinadora de Operaciones CNP .
o Hector Tinjaca-Coordinador TI CNP .
o Alejandro Rico- GLX.
o Luis Bustos -Ejecutivo Comercial
o Leonardo Cardenas -Coordinador de Mercadeo.
o David Duarte-Jefe Centro de Distribución.
o Mary Villamizar -Analista de Procesos .
o Tatiana Bohorquez -Sub Director Tienda Plaza de las Americas.