Elaborar Propuestas Con MSP

Elaborar Propuestas con
MSP
© 2018 Instituto Europeo de Posgrado
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Elaborar Propuestas con MSP
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Índice
1 ¿Qué es una Propuesta de Proyecto? ..................................................................................................... 3

2 Metodología para Elaborar Propuestas con Microsoft Project ................................................. 5
3 Presentando el Cronograma de Alto Nivel .......................................................................................... 5
4 Presentando el Cronograma Detallado ................................................................................................. 6
5 Presentando el Alcance de Alto Nivel ................................................................................................... 8
6 Presentando el Alcance detallado ........................................................................................................... 9
7 Justificando el Esfuerzo Requerido ....................................................................................................... 10
8 Conclusiones ........................................................................................................................................................ 11
9 Referencias Bibliográficas ............................................................................................................................ 12
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INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
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Objetivos
 Evitar usar herramientas como PowerPoint o Excel para preparar Gantts o mantener
actualizada la planificación de costes, dado el impacto negativo en la productividad.
 Conocer cómo es posible sistematizar el uso de Project para entregar propuestas en

el menor tiempo posible.
1 ¿Qué es una Propuesta de Proyecto?
El mecanismo por el que se materializa una venta de proyecto es una “propuesta”, o

una “oferta”. Mediante la oferta se demuestra el enfoque del trabajo a realizar, y se
exponen las habilidades y capacidades para realizarlo.
Una propuesta es un discurso de venta, que busca definir un problema y/o una
Una propuesta de proyecto (u oferta)
es el documento que sirve para oportunidad de un cliente, y convencerle de las habilidades de nuestra compañía en
vender un proyecto proporcionar soluciones y estrategias.
Las principales características de una propuesta son las siguientes:
 Es un documento hacia el cliente, confidencial en muchos casos.
 Es la base contractual de nuestro proyecto posterior, y por lo tanto una

referencia esencial para la firma del contrato.
 Es un instrumento de la venta, tanto su realización como su presentación.
 Establece un marco de relación con el cliente.
El contenido de una oferta debe atender estas preguntas clave:
 ¿Cuál es el proyecto (producto o servicio) a desarrollar/implantar?
 ¿Por qué el proyecto es necesario?
 ¿Cómo se va a desarrollar?
 ¿Quién lo va a desarrollar?
 ¿Cuándo será desarrollado y entregado?
 ¿Dónde tendrá lugar?
 ¿Cuánto costará?
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En muchos casos, una propuesta se parece mucho a una versión cero de un plan de
Microsoft Project puede ahorrar tiempo y
proyecto . Es decir, en la propuesta hay que defender las tres líneas base: el alcance, los
hacer más efectivo el proceso de elaborar
propuestas tiempos y los costes.
En el anexo puedes ver un ejemplo real de propuesta de proyecto preparada para un

cliente, cuyo índice se muestra a continuación:
La parte central de la propuesta, relativa al alcance, el esfuerzo y los tiempos, supone

generalmente mucho esfuerzo de personas de alto perfil. Utilizar una herramienta como
Microsoft Project puede optimizar esta fase si se sigue la metodología que se describe
a continuación.
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2 Metodología para Elaborar Propuestas con Microsoft

Project
Un posible “método Lean” para elaborar propuestas con ayuda de Microsoft Project
consta de 6 pasos:
Secuencia de 6 pasos para generar
1. Cronograma inicial: A partir de los requisitos del cliente, producir un Gantt con las
propuestas evitando que los expertos
pierdan tiempo en tareas de poco valor
actividades y las duraciones que permitan estructurar el proyecto para llegar al
resultado final. Aprovechar el campo “notas de la tarea” para describir la
información de detalle de las actividades, sobre la marcha.
2. Validar el enfoque: Utilizar el fichero Project para comunicar, debatir y solicitar el

juicio de expertos sobre las actividades planteadas.
3. Validar el presupuesto: Iniciar los cálculos de costes con un fichero Excel con las
principales partidas de coste: honorarios, materiales, gastos, reservas, etc.
Trasladar los costes a Microsoft Project asignando recursos a las actividades y
editando el uso de los recursos a lo largo del tiempo para distribuir horas y
costes. Utilizar las vistas y tablas preconfiguradas de Project para visualizar la
información de costes hasta obtener la aprobación de la dirección.
4. Generar la EDT a partir del Gantt, a partir de herramientas que permitan importar
Project, como Visio o MindManager.
5. Preparar un “esqueleto” en PowerPoint, dejando huecos para describir las partes

del alcance, del calendario, los hitos, las actividades, etc.
6. Hacer que los expertos entren directamente la información de valor rellenando

los huecos, sin perder tiempo con la ofimática.
3 Presentando el Cronograma de Alto Nivel
Filtrando en la vista Gantt, usando el comando “Copy Picture” se pueden seleccionar las
Si la información está en Project, pintar el
actividades más relevantes del proyecto. Esta imagen se puede complementar con una
cronograma de alto nivel es eficaz
explicación de alto nivel explicando las principales fases del proyecto.
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Otra forma rápida de complementar esta explicación es imprimiendo la vista “Timeline”,

Waste = Pintar cronogramas con
PowerPoint o Excel
que contiene las actividades principales.
Utilizando Microsoft Project se ahorra tiempo y es efectivo, sobre todo si lo

comparamos con otras alternativas como son el pintar cronogramas en PowerPoint o
Excel.
4 Presentando el Cronograma Detallado
Filtrando en la vista Gantt, usando el comando “Copy Picture” se pueden seleccionar las
actividades detalladas del proyecto.
Si la información está en Project, pintar el
cronograma detallado es eficaz
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También se puede generar la imagen con los hitos. En una propuesta es importante
complementar la imagen con una explicación de los hitos en texto:
Si la información está en Project, pintar los

hitos es eficaz
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5 Presentando el Alcance de Alto Nivel
Como se vio en la Clase 2 (Planificar el Alcance y el Cronograma con Microsoft Project), a

Si la información está en Project, pintar la
EDT es eficaz
partir de un fichero de Project se puede generar automáticamente el diagrama EDT con
herramientas como Visio o MindManager.
En una propuesta, esta imagen puede encabezar la sección para describir el alcance
del proyecto:
A continuación, en la siguiente página de la propuesta, se puede complementar la

imagen anterior con la explicación de alto nivel:
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6 Presentando el Alcance detallado
La imagen de la EDT se puede ir presentando por partes, dejando huecos en el fichero

Los expertos pueden completar la
información de detalle sin perder tiempo
PowerPoint para que los expertos completen la explicación de detalle so bre los
en tareas de poco valor entregables y la descripción de los trabajos:
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Ejemplo con la explicación de detalle introducida por los expertos:
7 Justificando el Esfuerzo Requerido
El esfuerzo requerido suele ser objeto de debate con el cliente. La mejor forma de
Si la información está en Project, pintar la
defender el coste del proyecto es a partir de una estimación ascendente ( bottom-up)
distribución de recursos por tarea es eficaz
de las horas de los recursos y el resto de costes requeridos. Si generamos una tabla
parecida a esta, en la que aparecen las horas por recurso y actividad, entonces
podremos defender con mayor solvencia los costes propuestos:
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8 Conclusiones
 Microsoft Project permite sistematizar la elaboración propuestas profesionales al

soportar eficazmente la planificación de tiempos y costes.
 La mejor propuesta es la que mejor se defiende. En el transcurso de la negociación

con un cliente, podrá requerir informes sobre recursos por actividad, por mes, por
semana, etc. Todo esto se puede generar a partir de vistas de Microsoft Project. De
otra forma tendríamos que preparar cada vez nueva información con herramientas
ofimáticas, lo que no aporta valor.
 Quizá sea rápido generar un cronograma en PowerPoint, o en Excel, pero debemos

evitar estas prácticas por el alto coste del retrabajo de mantener la información
actualizada.
 Lo que resulta eficaz es preparar propuestas con herramientas de planificación.
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9 Referencias Bibliográficas
 HAMPER, Robert J., BAUGH, L. Handbook for Writing Proposals. Ed. McGraw-Hill,
2010.
 HOWARD, Ben. Microsoft Project 2013 Plain & Simple. Ed. Microsoft Press, 2013.
 BIAFORE, Bonnie. Microsoft Project 2013: The Missing Manual. Ed. O'Reilly Media,
2013.
 CHATFIELD, Carl, Johnson, TIMOTHY. Microsoft Project 2013 Step by Step. Ed.
Microsoft Press, 2013.
 A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK ® Guide) - Fifth

Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
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1 ¿Qué es una Propuesta de Proyecto? ..................................................................................................... 3

 Conocer cómo es posible sistematizar el uso de Project para entregar propuestas en

1 ¿Qué es una Propuesta de Proyecto?

El mecanismo por el que se materializa una venta de proyecto es una “propuesta”, o

Las principales características de una propuesta son las siguientes:

 Es un documento hacia el cliente, confidencial en muchos casos.

 Es la base contractual de nuestro proyecto posterior, y por lo tanto una

 Es un instrumento de la venta, tanto su realización como su presentación.

 Establece un marco de relación con el cliente.

El contenido de una oferta debe atender estas preguntas clave:

 ¿Cuál es el proyecto (producto o servicio) a desarrollar/implantar?

 ¿Por qué el proyecto es necesario?

 ¿Cuándo será desarrollado y entregado?

 ¿Dónde tendrá lugar?

En el anexo puedes ver un ejemplo real de propuesta de proyecto preparada para un

La parte central de la propuesta, relativa al alcance, el esfuerzo y los tiempos, supone

2 Metodología para Elaborar Propuestas con Microsoft

2. Validar el enfoque: Utilizar el fichero Project para comunicar, debatir y solicitar el

5. Preparar un “esqueleto” en PowerPoint, dejando huecos para describir las partes

6. Hacer que los expertos entren directamente la información de valor rellenando

3 Presentando el Cronograma de Alto Nivel

Otra forma rápida de complementar esta explicación es imprimiendo la vista “Timeline”,

Utilizando Microsoft Project se ahorra tiempo y es efectivo, sobre todo si lo

4 Presentando el Cronograma Detallado

Si la información está en Project, pintar los

5 Presentando el Alcance de Alto Nivel

Como se vio en la Clase 2 (Planificar el Alcance y el Cronograma con Microsoft Project), a

A continuación, en la siguiente página de la propuesta, se puede complementar la

6 Presentando el Alcance detallado

La imagen de la EDT se puede ir presentando por partes, dejando huecos en el fichero

Ejemplo con la explicación de detalle introducida por los expertos:

7 Justificando el Esfuerzo Requerido

 Microsoft Project permite sistematizar la elaboración propuestas profesionales al

 La mejor propuesta es la que mejor se defiende. En el transcurso de la negociación

 Quizá sea rápido generar un cronograma en PowerPoint, o en Excel, pero debemos

 Lo que resulta eficaz es preparar propuestas con herramientas de planificación.

 A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK ® Guide) - Fifth

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