RESTRINGIDO

CARTILLA ATENCIÓN
INSPECCIONES JUDICIALES A LOS
ARCHIVOS DE INTELIGENCIA Y
CONTRAINTELIGENCIA DEL
EJÉRCITO

JEMPP - CEDE2
ENERO-2018
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Mayor General
Ricardo Gomez Nieto
Comandante del Ejército Nacional

El Ejército Nacional de Colombia en su proceso de trasformación pretende

fortalecer las relaciones con las autoridades del Gobierno, autoridades
públicas, y de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial que garantice el
acompañamiento en las inspecciones judiciales de forma adecuada,
oportuna y eficiente en aras de generar lineamientos que propendan a la
transparencia institucional.

Esta cartilla es un documento de consulta, de uso interno y exclusivo del

Ejército Nacional y está dirigido a los servidores públicos de la Institución
que llevan a cabo actividades de inteligencia y contrainteligencia. En el
presente documento se emiten recomendaciones e instrucciones referentes
al acompañamiento en las Inspecciones judiciales en el marco legal que
servirán como referencia para la asistencia a las visitas de las autoridades
competentes.

Por esta razón debo enfatizar la necesidad de dar lineamientos para la

atención de las autoridades en la realización de las inspecciones judiciales
que se presenten en las guarniciones militares, en especial a los archivos de
inteligencia y contrainteligencia, con el propósito de garantizar los
documentos que gozan de reserva legal conforme a la Ley Estatutaria 1621
de 2013.

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LEY 1621 DE 2013 “INTELIGENCIA Y

CONTRAINTELIGENCIA”

“ARTICULO 33. RESERVA. Por la naturaleza de las funciones

que cumplen los organismos de inteligencia y contrainteligencia sus
documentos, información y elementos técnicos estarán amparados
por la reserva legal por un término máximo de treinta (30) años
contados a partir de la recolección de la información y tendrán
carácter de información reservada”.

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CONTENIDO
1 Marco Jurídico

Finalidad
2

3 Introducción

Objetivo General
4

5 Objetivos Específicos

Situación Actual
6

7
Riesgos

8 Generalidades

9 Intención del Comandante

10 Inspección Judicial (Antes, durante y después)

11 Recomendaciones

12 Instructivo
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1.
MARCO
JURÍDICO.
 Constitución Política de Colombia de 1991.
 Ley 594 de 2000 “Por la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones” y sus acuerdos
reglamentarios relacionados.
 Ley 734 de 2002 “Código Único Disciplinario de los servidores
públicos
 Ley 906 de 2004 “Código de Procedimiento Penal”.
 Sentencia 1154 del 15 de noviembre de 2005.
 Sentencia C-540 de 2012 “Proyecto de ley estatutaria de
fortalecimiento del marco jurídico para el desarrollo de las
actividades de inteligencia y contrainteligencia-objeto y
alcance”.
 Ley Estatutaria 1621 de 2013 “Inteligencia y
Contrainteligencia”.
 Ley 1712 de 2014. “por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional y se dictan otras disposiciones.
 Decreto 1070 de 2015 “Por el cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Administrativo de Defensa,
compilación (Decreto 0857 del 02 de mayo de 2014 por el cual
se reglamenta la Ley Estatutaria 1621 del 17 de abril de 2013”.
 Ley 1862 de 2017 “Por la cual se establecen las normas de
conducta del Militar Colombiano y se expide el Código
Disciplinario Militar”.

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2.
FINALIDAD.
Lineamientos a los servidores públicos del subsistema de
inteligencia y contrainteligencia del Ejército Nacional, para
asistir la autoridad competente que requiera realizar
inspecciones judiciales a los archivos de inteligencia y
contrainteligencia.

3.
INTRODUCCIÓN.
Teniendo en cuenta la situación actual del país, y en pro de
garantizar la legitimidad de los archivos de inteligencia y
contrainteligencia, se emiten los lineamientos protocolarios
para la atención de inspecciones judiciales, requerimientos y
visitas especiales garantizando la consulta, conservación y
custodia de los activos de información institucionales.

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4.
OBJETIVO
GENERAL.
Generar cultura en el Ejército Nacional, con el fin de
implementar las buenas practicas para las inspecciones
judiciales, alineados a las políticas y directrices de los tiempos
de transformación; velando por la estandarización y
protocolos en ambiente de armonía interinstitucional.

5.
Objetivos específicos.

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6.
SITUACIÓN
ACTUAL.
Los archivos de inteligencia y contrainteligencia militar, se
constituye en la memoria histórica del actuar de los hombres
de inteligencia, salvaguardando los sucesos de las victorias
militares mas significativas que conllevaron a la conservación
y consolidación de la paz.

IMPORTANCIA

Los archivos de inteligencia y

contrainteligencia son responsabilidad de todos
los servidores públicos, debido a que estos
contienen información de primera mano que
sirven para determinar precedentes, verificar
proyectos anteriores, cumplidos o pendientes,
tomar decisiones, responder a trámites y
demandas administrativas que pueden ser
solicitados por receptores autorizados el cual se
deben garantizar los controles de seguridad
para su protección, administración,
organización y custodia, en cumplimiento de la
Ley Estatutaria 1621 de 2013, Ley 594 de 2000
y demás normas acorde a los archivos.

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7.
RIESGOS.

a) Suplantaciones miembros con funciones judiciales.

b) Entrega copia de documentación sin previa autorización.
c) Desconocimiento normativo de los funcionarios.
d) Fuga de información clasificada.
e) Accesos no autorizados a los archivos documentales.
f) Perdida de la integridad de los documentos.
g) Divulgación de información sobre medios, métodos, fuentes,
agentes y organismos.
h) Compartimentación y confidencialidad de la información.
i) Falta de idoneidad del personal.
j) Abuso de autoridad.

RECEPTORES
AUTORIZADOS

ARTICULO 36. RECEPTORES DE PRODUCTOS DE

INTELIGENCIA Y CONTRAINTELIGENCIA. Podrán
recibir productos de inteligencia y contrainteligencia, de
conformidad con las reglas de reserva establecidas en los
artículos 33 y 38 de la presente Ley.
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8.
GENERALIDADES.
El debido ejercicio de las funciones de las autoridades judiciales,
disciplinarias y entidades de investigación criminal que soliciten
documentos de carácter reservado no tendrán valor probatorio y su
contenido soplo podrá constituir criterio orientador.

El Artículo 215 del Código de Procedimiento Penal Ley 906 de 2004,

cita: “Inspecciones en lugares distintos al del hecho. La inspección de
cualquier otro lugar, diferente al del hecho, para descubrir elementos
materiales probatorios y evidencia física útiles para la investigación,
se realizará conforme con las reglas señaladas en este capítulo”.

De igual forma se resalta en la Ley 1621 de 2013 indica Artículo 35.

Valor Probatorio de los Informes de Inteligencia. En ningún caso los
informes de inteligencia y contrainteligencia tendrán valor probatorio
dentro de procesos judiciales y disciplinarios, pero su contenido podrá
constituir criterio orientador durante la indagación. En todo caso se
garantizará la reserva de la información, medios, métodos y fuentes,
así como la protección de la identidad de los funcionarios de
inteligencia y contrainteligencia.

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9.
INTENCIÓN DEL
COMANDANTE.

La importancia de esta cartilla responde a facilitar al subsistema de

inteligencia y contrainteligencia una guía sobre las reglas,
observaciones y recomendaciones para que las labores de las
diligencia judiciales realizadas en los archivos de inteligencia y
contrainteligencia sean acordes a los a los fines, principios y límites
establecidos en la Ley Estatutaria 1621 de 2013. Con ellos se
contribuyen a garantizar un ejercicio efectivo de la labor entre el
Ejército Nacional y las instituciones que requieran realizar
inspecciones judiciales por orden legal.

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10.
INSPECCIÓN JUDICIAL
Procedimiento preliminar de la
inspección judicial.

2. Al presentarse la
1. La inspección debe autoridad judicial el
estar ordenada y/o Cdte de Guardia debe
programa por el juez o informar
fiscal. inmediatamente al Cdte
de la unidad.

4. El personal de 3. Presentar un trato

Seguridad Militar
deberá verificar los
documentos del
personal para evitar
casos de suplantación
de entes judiciales.
cortes y disposición de
colaboración para que
haya armonía entre las
partes.

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INSPECCIÓN JUDICIAL
Procedimiento preliminar de la
inspección judicial.

5. La solicitud realizada por el

juez o fiscal debe estar por
escrito, ser clara y precisa.

6. El responsable de
Seguridad Militar debe
entregar el instructivo a la
comisión delegada.

7. Requerimiento firmado
directamente por la
autoridad competente.

8. El CPD, UPD o SPD con el

asesor jurídico de la unidad
identificaran la solicitud de
la consulta específica.
9. verificar el requerimiento escrito
donde autoricen al personal que van
realizar sus funciones con número
de identificación.

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INSPECCIÓN JUDICIAL
Procedimiento preliminar de la
inspección judicial.

10 El Servidor público que atienda la diligencia

deberá verificar que los asistentes sean los
idóneos y responsables de estar presentes
durante la diligencia.

11 Las llaves del archivo deben estar guardadas

en un bóveda de seguridad, solamente el
custodio de los archivos de la unidad tendrá
acceso a la manipulación de las llaves.

12 No se deben suministrar documentos

originales, salvo en los casos especiales,
con autorización del Comandante de la
unidad.

13
En ninguno caso, se podrá revelar
fuentes, métodos, procedimientos e
identidades de agentes y/o agencias.

14 No se entregarán productos de
inteligencia y contrainteligencia a
receptores no autorizados.

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INSPECCIÓN JUDICIAL
Procedimiento preliminar de la
inspección judicial.

Registro corporal con equipos electrónicos

a cada una de las personas ingresan al 15
deposito.

Prohibido el ingreso de dispositivos

de almacenamiento masivo,
grabación o reproducción a los 16
archivos.

Los elementos electrónicos de la

comisión inspectora deberán ser 17
alojados en los casilleros asignados.

Si los documentos requeridos no son

de competencia del organismo se
debe remitir a la autoridad
18
competente.

La inspección deberán firmar acta de

confidencialidad o acta de compromiso 19
de la reserva.

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INSPECCIÓN JUDICIAL
Procedimiento preliminar de la
inspección judicial.

20. Presentación de la 21. Deberá dejar

comisión inspectora claridad a la inspección
ante el camarógrafo que en ningún caso los
relación elementos que informes de inteligencia
ingresan a la sala de y contrainteligencia
consultas. tendrán valor
probatorio.

23. No será oponible el

22. En algunos casos
procedimiento a las
puede solicitarse la
autoridades judiciales,
intervención del
disciplinarias y fiscales,
Ministerio Público
siempre que su difusión
(artículos 109, 110 y 111
no ponga en riesgo la
de la ley 906 de 2004).
seguridad o la defensa
nacional.

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INSPECCIÓN JUDICIAL
Procedimientodurante
Procedimiento antes del inicio de la
la inspección
inspección judicial.
judicial.

1. Deberán estar presentes en la inspección el siguiente

personal en lo posible.

2. Competencia
de la
información.
2.1

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INSPECCIÓN JUDICIAL
Procedimientodurante
Procedimiento antes del inicio de la
la inspección
inspección judicial.
judicial.

3 4

Protocolos en la sala de
Step 06

Información

consultas son de
otros sitios

Protocolos
Prohibido

Seguridad
ingreso a

6.1 obligatorio
cumplimiento sin
5
excepción

6 5.1

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INSPECCIÓN JUDICIAL
Procedimientodurante
Procedimiento antes del inicio de la
la inspección
inspección judicial.
judicial.

7 8
Entrega Copias CPD, UPD o SPD
Verificar la correcta Entregar los elementos
transcripción y prevenir que requiera los
que en la redacción se integrantes de la
cambie el sentido del inspección judicial
12 mismo
9
13
Intervención en el
INGRESO Y SALIDA
procedimiento Custodio de los archivos
Todo el personal debe
Todo el personal que diligenciar los datos Es quien realizara la
participe en la cada vez que se retire o búsqueda de la
inspección debe ingrese a la sala de
documentación que
registrarse ene el acta consulta.
requiere la inspección

Entrega y conteo
Ingreso al Archivo
de las carpetas
El responsable del Será verificado por el
11 archivo realiza la custodio y el encargado 10
entrega a la comisión de la filmación tomara
para el inicio del evidencia del ingreso
procedimiento

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INSPECCIÓN JUDICIAL
Procedimientodespués
Procedimiento antes del inicio de la
la inspección
inspección judicial.
judicial.

Terminada la consulta se sella y se

1 entrega al custodio de la información.

Cierre
2 procedimiento
Firma acta de
3 reserva legal

4 Elaboración acta
de consulta

Salida comisión
inspectora
5

6
Cierre y guarde
de llaves.

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11.
RECOMENDACIONES

 La información que reposa en los archivos de inteligencia y

contrainteligencia que goza de reserva legal que conociera la inspección
judicial, requerimientos y visitas especiales en ejercicio de sus funciones
no podrá ser pública.

 En caso de no entregar la información se deberá informar al receptor

autorizado o solicitante los recursos administrativos y judiciales que
podrá interponer.

 Cuando se suministren copias, estas deben ser “controladas” (papel

microtexto, impresión, marca de agua, etc.). Deben quedar registradas en
un acta individual debidamente firmada por los que intervienen en ella y
donde se describa el documento a entregar. De igual manera, se debe
registrar en la planilla de consulta o acceso de la sección de archivo, con
autorización del Comandante de la Unidad.

 El documento con el cual se traslade la reserva legal de la información a

las autoridades competentes o receptores autorizados, deberá especificar
la prohibición de emitir copias o duplicados de la misma, alertando sobre
las acciones penales y disciplinarias que acarrea la no observancia de lo
consagrado en la ley.

 Estos procedimientos aplican también para las visitas especiales que

adelanten los funcionarios de cualquier organismo de control.

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12.
INSTRUCTIVO
ANEXO A

Instructivo
1. Al ingresar a la Sala de Consulta o Bóveda será monitoreado por Circuito Cerrado
de Televisión.
2. Las salas de Consulta están acondicionadas máximo para cinco (5) visitantes
(excepcionalmente se adaptara a una necesidad mayor).
3. Los dispositivos electrónicos y de almacenamiento (celulares, cámaras
fotográficas o video grabadora, grabadoras de voz, reloj, correas, bolígrafo o
lápices, USB, computadores, etc.) serán entregados al ingreso a la sala de
consulta o Bóveda, salvo autorización judicial.
4. Sera grabado y diligenciara formato a la entrega de los dispositivos anteriormente
mencionados como medida de control (formato B).
5. Los integrantes de la inspección judicial se identificaran ante camarógrafo
(Nombre, cargo, misión) en cumplimiento de los requerimientos de seguridad de
subsistemas de Inteligencia y Contrainteligencia.
6. Entrega de elementos de Bioseguridad (Tapabocas, guantes y bata).
7. Entrega de elementos (Computador sin red, impresora, lapiceros etc.)
8. Entrega del Acta de Reserva Legal.
9. Podrá ser objeto de Requisa Corporal a través de detector de metales incluso en
la Sala de Consulta o Bóveda, al término de la inspección o ausencia.
10. Tendrá acompañamiento permanente por el delegado del Comandante
designado (Sala de consulta o Bóveda).
11. No se puede ingresar alimentos o bebidas con la finalidad de asegurar la
conservación de los archivos.
12. Cualquier integrante de la Inspección Judicial que se ausente de la sala de
consulta o bóveda, nuevamente será objeto de todas las medidas de seguridad
que se requieren en el subsistema de Inteligencia y Contrainteligencia.

Recibí: _____________________________________________________________________________

Cargo: _____________________________________________________________________________

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Mayor General JORGE ENRIQUE NAVARRETE JADETH

Jefe de Estado Mayor de Planeación y Políticas del Ejercito Nacional

Autentica,

Brigadier General JOSE ARMANDO SERPA HERNANDEZ

Jefe Departamento de Inteligencia y Contrainteligencia Militar

Elaboro: Cp. Camilo Garcia

Suboficial Planeación y Proyectos

Reviso: Te. Ariel Moreno

Asesor Jurídico CEDE2

Reviso: Ct. Harbey Parra

Asesor Jurídico JEMPP

VoBo: Cr. Gabriel Espinosa

Director DIPDA

Diseño y Diagramación
Camilo Andres Garcia Rojas

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PRIMERA EDICIÓN

DEPARTAMENTO DE INTELIGENCIA Y CONTRAINTELIGENCIA

CEDE 2
Carrera 54 # 26-25 Comando del Ejercito Nacional

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