Dirección de Infraestructura y Normatividad

Gerencia Corporativa de Infraestructura

Manual de uso de bitácora de obra

AEROPUERTOS DEL SURESTE

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Uso de Bitácora.
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ÍNDICE

PRESENTACIÓN ………………………………………………………………………………………………………… 3

INTRODUCCIÓN ……………………………………………………………………………………………………….. 4

1.- GENERALIDADES …………………………………………………………………………………………………. 5

2.- ESTABLECIMIENTO DE LA BITÁCORA……………………………………………………………………. 5

3.- ATRIBUCIONES DE LAS PARTES…………………………………………………………………………….. 6

4.- CONDICIONANTES ………………………………………………………………………………………………. 7

5.- PRIMERA NOTA ................………………………………………………………………………………….. 9

6.- TIPO DE NOTAS……………………………………………………………………………………………………. 12

7.- ALGUNAS NOTAS OBLIGATORIAS………………………………………………………………………… 13

8.- TERMINOS RELACIONADOS CON ESTA GUIA ………………………………………………………. 14

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PRESENTACION

Aeropuertos del Sureste, otorga a la Bitácora de Obra el carácter de documento integrante del Contrato. El
presente documento tiene como objetivo incentivar la utilización de la Bitácora de Obra, que auxilie a los
Supervisores Externos, Coordinadores de proyecto, Contratistas, Proyectistas y en general a todos los involucrados
en los procesos de construcción, supervisión y control de los proyectos a fin de utilizar en forma correcta y ordenada
este instrumento, que es un elemento de suma importancia para el correcto desarrollo de los trabajos y que
contribuye a:

1. Disminuir las inconformidades.

2. Identificar posibles desviaciones de los programas.
3. Respaldar la no conformidad en la calidad de los trabajos.
4. Modificaciones a los proyectos y cantidades de trabajo a ejecutar ordenados por ASUR o los
Coordinadores de Proyecto.
5. Legitimar la procedencia de pago de los conceptos adicionales no considerados en el catálogo
original.
6. Aclarar los posibles problemas legales inherentes a una mala o nula utilización de la Bitácora de
Obra.
7. Contribuir a una buena relación contractual y evitar en lo posible los enfrentamientos de tipo legal
entre ASUR y contratistas.

La Bitácora de obra por tanto, regirá la relación entre ASUR y el Contratista así como la actuación de sus
representantes; será un medio de comunicación adecuado entre los representantes a quienes se les ha otorgado la
responsabilidad de intervenir en la ejecución de una obra y dará fe de la relatoría histórica de la misma, consignando
aquellos sucesos sobresalientes en el cumplimiento del Contrato.

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INTRODUCCIÓN

La Bitácora registra el cumplimiento de los derechos y obligaciones concertados por las partes en el contrato,
constituye el instrumento que permite a los órganos de control verificar los avances y modificaciones en la ejecución
de las obras, motivo por el cual se considera que la Bitácora de Obra forma parte del contrato.

Para poder utilizar este instrumento correctamente, se debe establecer el protocolo adecuado de los participantes
en la ejecución de la obra, contemplando los fines legales establecidos y mediante un lenguaje homogéneo entre
sus representantes en obra: Contratista, junto con la supervisión externa (en su caso) únicos responsables de la
ejecución de los trabajos; Los Coordinadores de Proyecto en su carácter de representantes de ASUR, vigilarán el
debido cumplimiento de las condiciones contratadas. Dará fe de la reseña histórica de la obra anotando, única y
exclusivamente aquellos sucesos sobresalientes en el desarrollo del Contrato de Obra, como puede ser: fechas
relevantes de cumplimiento e incumplimiento de tareas, tales como recepción de inmuebles; recepción de origen
de trazo y banco de nivel; inicio de obra, entre otras, consignando desviaciones en los programas y recomendar
recuperaciones en su caso.

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1.- GENERALIDADES

1.1 CONFLICTO DE AUTORIDAD.- Para evitar conflicto de autoridad solo firmaran la bitácora las personas asignadas

de cada una de las partes, (Coordinadores de proyecto, supervisión y contratista).

Durante la construcción de la obra la Bitácora debe permanecer en ella, la Supervisión externa (en su caso) será la
responsable de su custodia, estableciendo una sola Bitácora, evitando con ello duplicidad de Libros así como la
consecuente dispersión de instrucciones y órdenes.
Lo anterior fundamenta que el uso de la Bitácora quede restringido a los Coordinadores de proyecto, a la Supervisión
externa (en su caso) y al contratista de obra, en sus ámbitos de competencia, previamente autorizados.

1.2 EXCLUSIÓN.- En caso de que los Coordinadores de Proyecto, solicitaren por Bitácora el cambio del

Superintendente de obra, dicha solicitud deberá fundar y motivar la supuesta incompetencia del representante del
contratista en la obra. Por ejemplo: no acatar instrucciones, desviaciones no justificadas del o los programas de
obra, m ala calidad de lo s trabaj o s, entre otras.

2.- ESTABLECIMIENTO DE LA BITÁCORA

La Bitácora de Obra como instrumento de control constatará cómo se cumple lo establecido en el contrato de obra
y dará fe de las desviaciones o modificaciones que sufra el Proyecto Ejecutivo.
A) Deberá utilizarse una bitácora por cada contrato
B) Las hojas, en original y dos copias, deberán estar foliadas
C) Su contenido debe precisar: número de nota, fecha, clasificación, descripción del problema o evento, ubicación,

causa; y, en su caso: solución, consecuencias económicas, responsabilidad de las partes y fecha de atención
D) Se abrirán tantos volúmenes seriados como requiera el proceso de construcción.

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3.- ATRIBUCIONES
3.1 COORDINADOR(ES) DE PROYECTO Persona(s) en quien ASUR delega la autoridad necesaria para la debida

coordinación de la obra, que se hace responsable de la observancia de la normatividad interna; quien utilizará los
términos orden, notificación, indicación y autorización.

3.2 SUPERVISION EXTERNA: Persona física o moral, representante de ASUR quien tiene como responsabilidad vigilar

la buena ejecución de la obra, bajo condiciones de calidad, tiempo, costo y seguridad, de acuerdo a su contrato
establecido con ASUR.

3.3 SUPERINTENDENTE O RESPONSABLE DE OBRA. Persona física y representante permanente del contratista,

encargado de la debida ejecución de la obra, el cual deberá tener poder amplio y suficiente para tomar decisiones
en todo lo relativo al cumplimiento del contrato.
La Bitácora será el instrumento en el que los Coordinadores de Proyecto y la supervisión externa (en su caso)
deberán registrar los datos particulares de cada obra así como la información generada a partir de sus obligaciones
que son:
1. Representar a ASUR ante el o los Constructores y terceros, en asuntos relacionados con la ejecución
de la obra.
2. Manejar el Contrato del contratista observando la aplicación de todas y cada una de sus cláusulas y
anexos.
3. Controlar la Bitácora de Obra así como su protección, conservación, custodia, vigilancia y disponibilidad
de acceso a ella.
4. Vigilar que se cumplan las órdenes de ASUR, así como las condiciones de seguridad, higiene, orden y
limpieza de los trabajos.
5. Vigilar y coordinar la actualización del Proyecto Ejecutivo de la obra.
6. Mantener los planos debidamente actualizados, a través de los proyectistas especializados.
7. Analizar junto con el constructor los problemas técnicos que se susciten, y presentar alternativas de
solución.
8. Verificar Que los trabajos se realicen conforme a los documentos ejecutivos, técnicos y condiciones
pactadas en el Contrato, vigilando que los materiales, la mano de obra, la maquinaria y equipos sean
de la calidad y características pactadas en el contrato.
9. Interactuar, aclarar, vigilar, controlar, revisar y liberar parcial o totalmente los trabajos.
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10. Controlar la calidad en los componentes de la Obra.

11. Tramitar las estimaciones del constructor.
12. Solucionar problemas técnicos, evaluando sus repercusiones en calidad, tiempo y costo.
13. Proporcionar la información y asistencia técnica a Constructores y Subcontratistas en forma adecuada
y correcta para que la supervisión sea preventiva y no correctiva.
14. Constatar la ejecución y terminación de los trabajos, señalando las fechas y datos pertinentes en la
Bitácora.
15. Efectuar el proceso de finiquito con el constructor.
16. Atender a cualquier solicitud de información por parte de cualquier autoridad de ASUR, hasta por un
año después de la recepción de los trabajos de supervisión.
17. Atender las demás funciones que señale ASUR, que sean inherentes a los Coordinadores de proyecto.

4.- CONDICIONANTES

4.0 CUSTODIA, Será responsabilidad de la supervisión externa la custodia y permanencia de este instrumento
de control en un lugar accesible en el lugar de la obra.

4.1 SERIADO Y FECHADO DE NOTAS. Todas las notas deberán seriarse y fecharse consecutivamente respetando
sin excepción el orden establecido. Toda nota asentada en Bitácora deberá de cumplir con los requerimientos
mínimos siguientes:
1. Número progresivo.
2. Fecha consecutiva (del día de la nota).
3. Firma de la persona autorizada que la origina.
4. Firma de la persona autorizada a quien se le dirija.

Toda anotación que carezca de número progresivo, firma de quien la origina o fecha, se dará por no puesta
transcurridos tres días hábiles a partir de la fecha de la nota anterior. Todas las notas deberán tener la firma de la
persona a quien se le dirige, en caso contrario transcurridos tres días hábiles a partir de la fecha de la nota, esta se
dará por "afirmativa ficta".
A toda nota puesta por la supervisión externa corresponderá la leyenda de “enterado” y la firma de la Contratista.
La omisión de ello se tomará como "afirmativa ficta".
A toda nota puesta por la Contratista corresponderá la leyenda de “enterado” y la firma de la supervisión externa.
La omisión de ello se tomará como "afirmativa ficta".

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A toda nota puesta por los Coordinadores de Proyectos corresponderá la leyenda de “enterado” y la firma de la
supervisión externa y contratista. La omisión de ello se tomará como "afirmativa ficta".
4.2 REDACCIÓN Y ESCRITURA. Los asientos deberán efectuarse claramente, con tinta negra indeleble, letra de
molde legible y sin abreviaturas.
4.3 ERRORES. Cuando se cometa algún error en escritura o redacción la nota deberá anularse abriendo de
inmediato otra nota con la descripción correcta.
4.4 TACHADURA Y/O ENMENDADURAS. Una nota cuyo original aparezca con tachaduras y enmendaduras,
legalmente será nula.
4.5 SOBREPOSICIONES. No se permite añadir texto alguno entre renglones ni en ningún otro sitio; de
requerirse, se deberá abrir otra nota, haciendo referencia a la de origen.
4.6 INUTILIZACIÓN DE ESPACIOS. Se deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el
llenado de la misma.
4.7 RETIRO DE COPIAS. Una vez firmadas las notas de bitácora de una hoja, los interesados deberán retirar sus
respectivas copias. Se deberá colocar una nota indicando fecha, números de notas y persona que retiro las copias
4.8 VALIDACIONES. Cuando se requiera se podrán validar oficios, minutas, memorandums y circulares, en una
nota de bitácora, refiriéndose al contenido de los mismos y engrapando las copias respectivas.
4.9 FRECUENCIA Y CANTIDAD DE NOTAS. Ésta se define para cada caso en particular, por las situaciones que
durante el desarrollo de la obra resulten distintas a las previstas originalmente en contrato.
4.10 OBLIGACIÓN DE USO. El compromiso será para ambas partes y no podrá evadirse esta responsabilidad.
4.11 CROQUIS.- Cada nota de Bitácora que lo requiera, deberá llevar de preferencia, un croquis detallado,
indicando ejes y entre ejes, niveles, dimensiones y demás elementos necesarios para la debida identificación del
sitio y del trabajo a desarrollar.
4.12 CIERRE DE BITÁCORA. En la última nota se dará por terminada la relación técnica de campo, procediendo
a firmar y anular las hojas sobrantes.
Al término de los trabajos, el original de la bitácora deberá quedar integrado al expediente de la obra
correspondiente.
4.13 EXTRAVIO DE BITÁCORA. Las copias de la bitácora de obra deberán ser retiradas semanalmente. En caso de
pérdida se abrirá un nuevo libro indicando el número folios de notas extraviadas, haciendo la indicación mediante
nota que la copia adquiere valor de original, firmándose nuevamente estas. El número de folio consecutivo de
notas en el nuevo libro deberá iniciar en el número de la última nota registrada en el libro de bitácora extraviado.

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5.- PRIMERA NOTA

A continuación se presenta el formato con la información mínima que deberá llevar las siguientes notas:

Notas de bitácora cuando exista una Gerencia de proyecto contratada por ASUR.

Nota Número 1

En __________ Mpio. _________ Estado __________.

Siendo las __________ horas del día __________ del mes de __________ de __________. Con esta fecha y nota se abre la
presente bitácora de obra relativa a los trabajos de “______________________”. A cargo de la empresa __________ al
amparo del contrato __________ con un plazo de ejecución de __________ días naturales. Con fecha de inicio __________
al __________. Por un importe contratado de ________ (número y letra) más el impuesto al valor agregado.

Las personas que fungirán como representantes de las diferentes partes que intervendrán durante el presente contrato.

Contratante ___________ en su carácter de __________. (En lo sucesivo se denominara ASUR)

Contratista ___________ en su carácter de ___________. (En lo sucesivo se denominara “nombre de la contratista”)

Nota Número 2

Con esta nota se asienta que ASUR como parte de las acciones necesarias para llevar a buen término el proyecto de
construcción de __________ contrató a la empresa ___________ (En lo sucesivo será “Gerencia de proyecto”). Para realizar
la dirección de proyecto__________ al amparo del contrato __________ y a la empresa __________ (En lo sucesivo será
“nombre de la supervisora”) para realizar la supervisión técnica, administrativa, control de calidad y laboratorio para la obra
denominada __________ al amparo del contrato __________.

A partir de este momento se designa a __________ “nombre de la Gerencia de proyecto” como medio de comunicación
directa con la supervisión técnica administrativa, control de calidad y laboratorio. Conforme a lo previamente expuesto, se
autoriza el uso de la presente bitácora al __________ con cargo de _________ como representantes de “gerencia de
proyectos” y al _________ con cargo de _________ como representante de __________ “nombre de la supervisión”, cuyas
firmas se valida y registran a continuación.

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Nota Número 3

Con forme a las designaciones descritas en las Nota 1 y 2, asienta que el canal de comunicación entre __________ y ASUR,
seguirá la siguiente ruta: __________ “contratista”, __________ “supervisora”, _________ “Gerencia de proyecto” y ASUR;
en ambos sentidos de comunicación. De igual forma se asienta que la presente bitácora es el medio de comunicación
exclusivo entre _________ “Gerencia de proyecto” y ___________“contratista”, firmado de conformidad.

(Firma de cada uno de los representantes mencionados en la Nota 3)

Notas de bitácora cuando solamente exista Supervisión contratada por ASUR.

Nota Número 1

En __________ Mpio. _________ Estado __________.

Siendo las __________ horas del día __________ del mes de __________ de __________. Con esta fecha y nota se abre
la presente bitácora de obra relativa a los trabajos de “______________________” obra ubicada en __________

A cargo de la empresa __________ al amparo del contrato __________ con un plazo de ejecución de __________ días
naturales. Con fecha de inicio __________ al __________. Por un importe contratado de ________ (número y letra) más
el importe al valor agregado (no incluye IVA).

Asignado por cada una de las partes que a continuación se mencionan, quienes fungirán como representantes de las
diferentes partes que intervendrán durante el proceso de ejecución del contrato.

Contratante ___________ en su carácter de __________. (En lo sucesivo se denominara ASUR)

Contratista ___________ en su carácter de ___________. (En lo sucesivo se denominara “nombre de la supervisora”)

Nota Número 2

Con esta nota se asienta que ASUR como parte de las acciones necesarias para llevar a buen término el proyecto de
construcción de __________ contrató a la empresa ___________ (En lo sucesivo será “Supervisora”). Para realizar la
supervisión técnica, administrativa, control de calidad y laboratorio para la obra denominada __________ al amparo del
contrato __________.

A partir de este momento se designa a __________ “nombre de la supervisora” como medio de comunicación. Conforme a
lo previamente expuesto, se autoriza el uso de la presente bitácora al __________ con cargo de _________ como
representante de __________ “nombre de la supervisión”, cuyas firmas se valida y registran a continuación.

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Nota Número 3

Con forme a las designaciones descritas en las Nota 1 y 2, asienta que el canal de comunicación entre __________ y ASUR,
seguirá la siguiente ruta: __________ “Contratista”, __________ “Supervisora” y ASUR; en ambos sentidos de
comunicación. De igual forma se asienta que la presente bitácora es el medio de comunicación exclusivo entre _________
“supervisora” y ___________“contratista”, firmado de conformidad.

(Firma de cada uno de los representantes mencionados en la Nota 3)

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6.- TIPO DE NOTAS.

6.1 INDICACIÓN.-Es la nota que da a entender las acciones preventivas para evitar cometer
errores en la interpretación o en la ejecución de obra y en su caso la reparación oportuna de los
mismos.
6.2 NOTIFICACIÓN.- Es la nota que hace saber de una noticia oficial, con objeto de que se
prevean las acciones correspondientes al caso.
6.3 ORDEN.- Es la nota destinada a exigir cierta acción al constructor, emanada de
modificaciones al proyecto ejecutivo autorizado y/o al Programa de Ejecución de obra, con base a
los procedimientos constructivos y administrativos, previa aprobación de los Coordinadores de
Proyecto.
6.4 RECTIFICACIÓN.-Es la nota que reconoce la existencia de un error, omisión o cambio que se
haya dado por bueno sin serlo, y que requiere de invalidación parcial o total.
6.5 SOLICITUD.-Es la nota de la cual se requieren datos, especificaciones y, en general,
elementos de atención diligente para resolver algún problema específico de obra.
6.6 ACLARACIÓN.- Es la nota que tiene como fin abundar y esclarecer algún dato técnico o
administrativo que no haya quedado claro y completamente entendible.
6.7 CONTESTACIÓN.- Es la respuesta, debidamente firmada, a cualquier nota.
6.8 AFIRMATIVA FICTA.- Es la aceptación tácita, implícita o sobrentendida, con todo el
significado legal que ello implique, de la persona a la que va dirigida una nota, si pasados tres días
hábiles no ha dado respuesta alguna.
6.9 ENTERADO.- Es la manifestación firmada como constancia, única y exclusivamente, de
haber leído la nota en comento y de ninguna manera podrá tomarse como "autorización".

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7.- ALGUNAS NOTAS OBLIGATORIAS.

De manera enunciativa más no limitativa y únicamente como referencia, se enumeran a

continuación algunos casos o eventos que deberán aparecer siempre en la Bitácora por ser
importantes en el desarrollo de la obra:

1. Deficiencia de materiales empleados y que afecten la seguridad o las condiciones de calidad

2. Procedimientos generales de construcción y de control de calidad
3. Descripción de los detalles definidos durante la ejecución de la obra
4. Fecha de iniciación de cada etapa de la obra
5. Incidentes y accidentes
6. Observaciones e instrucciones especiales, de los Coordinadores de Proyecto, de los
representantes técnicos, especialistas y de diseño.
7. Los Coordinadores de Proyecto deberán REPORTAR cualquier irregularidad durante el
proceso de la obra, asentándose en el libro de Bitácora.
8. En caso de que alguno de los firmantes de la bitácora renunciara a sus funciones
inherentes al contrato al que haga referencia la misma, se dará aviso ASUR, se levantara
un acta y una copia de esa acta se anexará a la Bitácora de la Obra y/o se dará mención
por escrito de la presente acta en la bitácora.
9. Aprobación de las estimaciones presentadas por los contratistas, fecha en que se
hubieren aceptado los trabajos y firmado las estimaciones por las partes.
10. Aceptación y en su caso cambio o rechazo por parte de ASUR de los representantes de

“El contratista” la que indicará si estos reúnen los requisitos técnicos y de dirección de
obra en cualquier momento.

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8.- TERMINOS RELACIONADOS CON ESTA GUIA

BITÁCORA DE OBRA: Instrumento legal, parte integrante del contrato de obra, en el que se deben
plasmar cronológicamente los sucesos de la obra, utilizándola para solicitar (el Constructor) y
otorgar (ASUR) autorizaciones diversas a aspectos generalmente no contenidos en el contrato.
CASO FORTUITO O DE FUERZA MAYOR.- Sucesos de la naturaleza o de hechos del hombre que,
siendo extraños al obligado, lo afectan en su esfera jurídica, impidiéndole temporal o
definitivamente el cumplimiento parcial o total de una obligación, sin que tales hechos le sean
imputables directa o indirectamente por culpa, y cuya afectación no puede evitar con los
instrumentos de que normalmente se disponga en el medio social en el que se desenvuelve, ya para
prevenir el acontecimiento o para oponerse a él y resistirlo.
CONTRATISTA O CONSTRUCTOR. Persona moral encargada de llevar a cabo la obra
FINIQUITO.- Procedimiento jurídico administrativo consistente en integrar el expediente de la obra
terminada, referente a un contrato, incluyendo los documentos que se incorporaron durante la
operación del mismo.
MODIFICACIONES AUTORIZADAS Y DOCUMENTALMENTE RESPALDADAS.- Trabajos que los
Coordinadores de Proyecto, la Supervisión externa, Diseñadores o el Superintendente de Obra
identifican que son necesarios para el adecuado funcionamiento de la obra, mismas que se solicitan
por lo general por medio de la Bitácora y que el responsable solicitado contesta por escrito también,
ya sea en la misma Bitácora si el problema es simple o a través de memorias técnicas escritas y
planos o croquis explicativos, en la medida en que estos sean necesarios o indispensables.
OBRA EXTRAORDINARIA.- Trabajos ejecutados de conceptos no contenidos en el Catálogo Original,
realizada por orden expresa mediante oficio o nota de Bitácora, de ASUR o de los Coordinadores de
Proyecto, también conocido como “obra no contenida en catálogo original de contrato”
VICIOS OCULTOS.- No conformidad resultante después del finiquito y dentro del plazo que se
establece en la fianza correspondiente.

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