Conjunto Multifamiliar Quintas del Palmar P.H.

INFORME DE GESTIÓN

CONSEJO DE ADMINISTRACION Y ADMINISTRADOR

AÑO 2016.

Respetados Copropietarios y Residentes:

Reciban un cordial saludo y nuestro especial agradecimiento a la comunidad del CM. Quintas del
Palmar, por la comprensión, paciencia y apoyo durante el año 2016 de gestión que hemos venido
adelantando en el Conjunto Residencial con acompañamiento del Consejo de Administración.

Dando cumplimiento a las normas contempladas en el Reglamento de Propiedad Horizontal y de

conformidad con la Ley 675 de 2001 – Régimen de Propiedad Horizontal, El Consejo de
Administración y el Administrador presentan el informe resumen de los aspectos más relevantes de la
función administrativa encomendada durante el año 2016, desarrollando una amplia gestión teniendo
en cuenta de manera integral la necesidad de mantenimientos, reparaciones, imprevistos y control
administrativo al igual que los planes y proyectos aprobados por ustedes en la asamblea de marzo
2016. El informe de Gestión se enmarca en tres aspectos, en las cuales se describen las actividades
más relevantes ejecutadas en el año 2016.
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Actividades generales de administración

Se han realizado actividades relativas al el servicio de administración, como atención a

Copropietarios y usuarios en la oficina de la Administración de forma permanente, para solucionar
situaciones generales de convivencia, quejas, reclamos, sugerencias y aclaraciones a las cuotas de
administración, facturación, llamados de atención y solicitudes particulares a residentes por el mal
uso de parqueaderos, parqueo en vías y tenencia irresponsable de mascotas, revisión de trabajos
realizados por los empleados, reuniones con proveedores y prestadores de servicios de contabilidad,
facturación, vigilancia, asesores de seguros, jardinería y mantenimientos varios, en general se han
realizado todas las funciones administrativas inherentes al cargo y todas aquellas responsabilidades
inmersas en el reglamento de propiedad horizontal y manual de convivencia.

El Consejo de Administración en apoyo a la Administración, se ha reunido constantemente a fin de

adelantar los proyectos y buscar soluciones a las múltiples necesidades de la Copropiedad, dejando
como evidencia la realización de las actas de consejo mes tras mes, en las cuales se pueden
verificar las decisiones tomadas por el consejo de Administración en direccionamiento a la ejecución
por parte del Administrador y alojadas como evidencia y herramienta de comunicación con la
comunidad en nuestra página web: www.quintasdelpalmar.com

La Administración se ha caracterizado por ser un equipo de trabajo unido y comprometido con la

gestión que le fue encomendada por la Asamblea General.

Durante el Año 2016 el plan de trabajo se desarrolló bajo tres aspectos así:
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 1. Gestión Administrativa

Es conjunto de acciones mediante las cuales el Consejo de Administración y la Administración

desarrollaron sus actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso Administrativo:
Planear, Organizar, Dirigir, Coordinar, Controlar.

1.1. ASPECTO LEGAL

1.1.1- Organos de Administración.

NOMBRE APELLIDO CARGO

Consejo de Administración. Rodríguez
Galofre
Garcés
Gómezle corresponderá tomar las determinaciones necesarias en
Funciones. Al consejo de administración
Pérez sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de
orden a que la persona jurídica cumpla
propiedad horizontal. Artículo 55. Bolívar
Betancur

APELLIDO
Jorge Henao Principal
Alexandra Vega Principal
Héctor González Principal
Amparo Gómez Principal
Fernando Arango Principal
Adriana
NOMBRE APELLIDO García Suplente
CARGO
William Rodríguez Hernández Suplente
Galofre
Garcés
1.1.2- Comité de convivencia.

Cuando se presente una controversia que pueda surgir con ocasión de la vida en edificios de uso
residencial, su solución se podrá intentar mediante la intervención de un comité de convivencia
elegido de conformidad con lo indicado en la ley 675 de 2001, el cual intentará presentar fórmulas de
arreglo, orientadas a dirimir las controversias y a fortalecer las relaciones de vecindad.

Durante el año 2016, las funciones del comité de convivencia fueron delegadas al consejo de
Administración por la asamblea, frente a la ausencia de copropietarios colaboradores.
 APELLIDO
Jorge Henao Principal
Alexandra Vega Principal
Héctor González Principal
Amparo Gómez Gómez Principal
Fernando Pérez Arango Principal
Adriana Bolívar García Suplente
William Betancur Hernández Suplente

Con el acompañamiento de dicho Comité se atendieron situaciones de propietarios para la

convivencia.

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1.1.3- Contratos Proveedores.

Vigencia Inicio Hasta No. Hombres

Contrato El Arca Seguridad.

30/08-2014 30 -08-2017 1-24-/1-/12/1-relevante

Valor Mensual 2016 $ 8.999.082

Seguros Copropiedad.

Protección Pérez E hijos Consultores (Aseguradora Mafre)

Vigencia Hasta Renovación
Inicio
Se renovó póliza con la Aseguradora Mafre y como resultado se obtuvo buena cobertura, buen
precio e inclusión de la póliza de Manejo de Administradores dentro de la cobertura general
obteniendo así un ahorro significativo.

14-01-2017 14-01-2018 14-01-2017

Valor An ual $ 14. 951. 80 0

Cobertura:

1.2- ASPECTO LABORAL.

Planta de Personal.

Sirley Miranda Asistente Encargada de lo relacionado con los procesos

Administrativos y atenciòn a los propietarios
Quintero Administración Realiza los mantenimientos generales de la
Nicolas Rodas Mantenimiento
Copropiedad para su normal funcionamiento.
Acevedo General certificado con curso en trabajo en altura
6 Belarmina
Servicios Encargado del aseo en el sector de los bloques de
Panesso apartamentos.
Generales
Durango Encargado del mantenimiento y aseo de la piscina,
Juber Dario
gimnasio, entrega de correspondencia interna y
Piscinero limpieza de Town House y zonas comunes.
Garcia
Sigifredo Rstrepo Servicios Aseo en town House,Zonas
Morales Generales comunes,mantenimientos
Encargados locativos ygeneral
del mantenimiento otros. de los
Juan Camilo jardines de la Unidad y de los antejardines de las
Jardinero Casas.
Garcia
certificado con curso en trabajo en altura

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Se han realizado reuniones con el personal de atención al CM. Quintas del Palmar, en las cuales se
les da a conocer las directrices de trabajo concertadas con el Consejo de Administración, un trabajo
enmarcado en el buen entendimiento y el cumplimiento de las tareas asignadas para el logro de las
metas propuestas; Trabajo realizado bajo las diferentes normas de seguridad y compañerismo, tales
como: trabajo en altura y como un equipo de trabajo, con buenas relaciones laborales e
interpersonales.

1.2.1- Obligaciones Laborales.

Se cumplio con el pago de correspondiente a todas las Nominas quincenales de salarios, pago de
primas, prestaciones sociales, subsidio de transporte, dotación y otros.

El CM. Quintas del Palmar se encuentra a paz y salvo por todo concepto con su personal de trabajo.
Ver ejecución presupuestal.

1.3. Aspecto tributario.

Retención en La Se presentó durante los periodos correspondientes al año

2016: quedando a paz y salvo por este concepto.
Fuente.
Seguridad Social
El CM. Quintas del Palmar ha cumplido su obligación y se
con vinculación encuentra a paz y salvo por este concepto.
Medios
laboral. Magnéticos Se proyecta su presentación para el mes de abril 2017.

ICA Se presentó durante los periodos correspondientes al año

2016 quedando a paz y salvo por este concepto.

1.4. Logros Administrativos.

Página web-

Tener un sitio web es de gran importancia y ayuda a mantener un buen canal de comunicación con
los copropietarios, no solamente crear una página web, sino saberla manejar y sacarle el máximo
provecho a esta herramienta tan poderosa, el facilitarle a los copropietarios un sitio en Internet que
los acerque a la administración, para que puedan estar al tanto de los procesos e información de una
forma sencilla y atractiva que los mantenga interesados en su copropiedad: publicación del
Reglamento de la Copropiedad, Manual de Convivencia, Circulares, Actas de Asamblea, Actas de
Consejo, entre otros.

Habilitación del botón PSE en la página web de la Copropiedad.

A través del PSE; los copropietarios han podido realizar el pago de su cuota de administración, desde
su terminal virtual o computador, herramienta que igual contribuye a la identificación de los bienes,
permitiendo la actualización y certeza en los saldos de cuotas de administración a cargo de los
copropietarios.