100 Etapa3 Analisis Información

ETAPA 3 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
INTEGRANTES.
GISELL TORRES CASTAÑEDA. CÓDIGO 1.129.570.811
KAREN LORENA VERGARA. CÓDIGO 22.738.741
TUTOR.
LEIDY MILENA BELTRÁN
GRUPO.
102030_100
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE

NEGOCIOS
MAYO 2018
OBJETIVO GENERAL
Aplicar técnicas para estructurar el diagrama de distribución de trabajo situación actual y

propuesta determinado las tareas que originan reproceso analizadas a través de la Matriz
resumen de causas el diagrama de causa efecto y la matriz de evaluación mediante puntos.
Objetivos específicos
 Conocer los fundamentos teóricos de Métodos de trabajo y mejoramiento.

 Proponer acciones de mejora a las tareas seleccionadas en el DDT
 Desarrollar las técnicas de 5Ws+H propuesta por la guía de actividades
TÉCNICA 5WS+H
Estudiante. Gisell Torres

Cuadro Técnica 5 Ws+H para analizar la causa critica seleccionada # 1
1. Tarea Relacionada El Preventista #1, al inicio de cada día, de

acuerdo con la programación de la
recolección (Cuadro 1), se presenta a primera
hora en la Distribuidora XYZ, para asistir a
la reunión de ventas que dirige el gerente de
la distribuidora (durante 1 hora).
Causa critica relacionada El hecho que el preventista asista a la
reunión, una hora diaria todos los días
ocasiona en la distribuidora retrasos en los
procedimientos de recolección de pedidos y
entregas luego no hay eficiencia en el
funcionamiento de la empresa.
What Why Where Who When How

¿Qué sucede? ¿Por qué ¿Dónde ¿Quién ¿Cuándo ¿Como
sucede? ocurre? participa? ocurre? sucede?
El preventista Las reuniones En la Preventista y Los días de Se llevan a
y el gerente se se extienden distribuidora gerente recolección de cabo cada vez
reúnen 1 hora por una hora. pedidos, lunes, que cumpla
cada tres veces miércoles y con su labor
por semana viernes. de recolección
perdiendo de pedidos, el
tiempo preventista se
productivo presenta en la
reunión de
ventas.
2. Tarea Relacionada El Auxiliar de Almacén #2, espera a que el

Almacenista se desocupe (43 minutos),
entrega la remisión, junto con las facturas al
Almacenista. (30 segundos).
2. Causa critica relacionada En la tarea 8 el auxiliar del almacén # 2 está

perdiendo Mucho tiempo para entregar
remisión y facturas, esto puede ser porque no
se aplica la medición del trabajo y aplicación
de mejoras del método.
What Why Where Who When How

¿Qué sucede? ¿Por qué sucede? ¿Dónde ¿Quién ¿Cuándo ¿Como
ocurre? participa ocurre? sucede?
?
Mucho tiempo en espe Esto puede ser porque no En la Auxiliar El auxiliar El
ra de autorización y se aplica la medición del distribuid de de Auxiliar
validación. trabajo. ora en el almacén almacén de
área de n°2. Y Cuando va Almacén
aplicación de mejoras del
almacene almaceni a entrega #2, espera
método.
n sta la a que el
Por la falta de simplificac remisión, Almaceni
ión de métodos junto con sta se
las desocupe
Porque falta capacitación facturas al (43
al personal y dinamismo Almacenis minutos)
en los procesos. ta, para el para
proceso de entrega de
recolecció document
n de os.
pedidos.
Estudiante. Karen Lorena Vergara González
En la tarea de entrega de pedidos realizada por el preventista 1 y el

preventista 2 están desperdiciando tiempo en un día, teniendo en
cuenta que deben ejercer sus demás funciones, esta causa genera
Causa critica seleccionada #1 una carga laboral en los empleados
Se debe contratar otro preventista.
Se realiza el recorrido y la entrega de los pedidos de la ruta,

Tarea relacionada con la causa critica entrega a cada cliente la factura y espera la cancelación de la
seleccionada #1 misma.
What Why Where Who When? How

¿Qué sucede? ¿Por qué ocurre? ¿Dónde ¿Quién ¿Cuándo ¿Cómo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
Los preventistas Estos hechos
Demasiado carga Porque no se Área de Al momento ocurren cuando se
laboral para solo encuentra bien entrega de entregar los libera la causa es
2 preventistas. estructurado un de pedidos. demasiada carga
plan de trabajo pedidos. laboral
donde estipule las minimizando el
tareas que debe tiempo que se
realizar cada podría usar para
preventista realizar otras
generando funciones. Otra
sobrecarga a cada manera.
trabajador.
El auxiliar de almacén debería de agilizarse o distribuir mejor sus

funciones para que a la hora de que el preventista #1 entregue la
Causa critica seleccionada #2 remisión no le toque esperar a que este se desocupe.
El Auxiliar de Almacén #2, espera a que el Almacenista se

Tarea relacionada con la causa critica desocupe (43 minutos), entrega la remisión, junto con las facturas
seleccionada #2 al Almacenista. (30 segundos).
What Why Where Who When? How
¿Qué sucede? ¿Por qué ocurre? ¿Dónde ¿Quién ¿Cuándo ¿Cómo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
Porque no hay Almacen
Hay una pérdida distribución de amiento. Auxiliar de Cuando se Los hechos
de tiempo para el funciones ya que Almacén y el entregan la ocurren cuando se
auxiliar de no se encuentran almacenista. remisión y las libera la causa de
almacén 1, lo organizadas por lo facturas pérdida de tiempo
cual lo afectando que no se ha innecesario y falta
su trabajo como a concordado cuando de logística en el
la empresa. el Auxiliar de en la empresa
Almacén #2 porque se debe
entrega la remisión esperar
y las facturas al demasiado tiempo
almacenista sin para hacerle el
perder tiempo. entrega el auxiliar
de almacén 1 al
almacenista.
Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora
Tarea Causa Critica Propuesta de acción de

mejora.
El Preventista #1, al inicio de El hecho que el preventista Se recomienda integrar esta
cada día, de acuerdo con la asista a la reunión, una hora tarea con la tarea 14, de modo
programación de la diaria todos los días ocasiona que pueda reducir el tiempo
recolección (Cuadro 1), se en la distribuidora retrasos en de reuniones y de entregas y
presenta a primera hora en la los procedimientos de reducir el tiempo de reunión a
Distribuidora XYZ, para recolección de pedidos y 60 minutos no 120 minutos
asistir a la reunión de ventas entregas luego no hay totales del día.
que dirige el gerente de la eficiencia en el
distribuidora (durante 1 hora). funcionamiento de la
empresa.
El Auxiliar de Almacén #2, En la tarea 8 el auxiliar del Se recomienda aplicar

espera a que el Almacenista almacén # 2 está perdiendo métodos de medición de
se desocupe (43 minutos), Mucho tiempo para entregar trabajo y de igual forma se
entrega la remisión, junto con remisión y facturas, esto recomienda implementar un
las facturas al Almacenista. puede ser porque no se aplica Sistema o bien llamado un
(30 segundos). la medición del trabajo y aplicativo que permita
aplicación de mejoras del transferir o entregar y de igual
método. forma recibir dichas facturas
y remisiones de manera
sistemática, sin tener esperas
físicamente largas y poder
implementar ese tiempo en
otras tareas.
Cuadro Selección de Acciones de Mejora
Tarea Selección acción mejora Argumenta porque selecciona

propuesta la acción de mejora
El Preventista #1, al inicio de Se recomienda integrar esta Cuando se integran dos tareas
cada día, de acuerdo con la tarea con la tarea 14, de modo se puede reducir el tiempo en
programación de la que pueda reducir el tiempo el desarrollo de las mismas,
recolección (Cuadro 1), se de reuniones y de entregas y aparte las reuniones podrían
presenta a primera hora en la reducir el tiempo de reunión a ser una sola vez en el día
Distribuidora XYZ, para 60 minutos no 120 minutos reduciendo de igual forma el
asistir a la reunión de ventas totales del día. tiempo pudiéndolo invertir en
que dirige el gerente de la otra tarea.
distribuidora (durante 1 hora).
El Auxiliar de Almacén #2, Se recomienda aplicar Hoy en día las empresas

espera a que el Almacenista métodos de medición de tienen que estar a la
se desocupe (43 minutos), trabajo y de igual forma se vanguardia y lo mejor es
entrega la remisión, junto con recomienda implementar un sistematizar e integrar las
las facturas al Almacenista. Sistema o bien llamado un tareas lo que permite la
(30 segundos). aplicativo que permita eficiencia y la calidad de los
transferir o entregar y de igual procesos.
forma recibir dichas facturas
y remisiones de manera
sistemática, sin tener esperas
físicamente largas y poder
implementar ese tiempo en
otras tareas
Estudiante. Karen Vergara González
Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora
Tarea Causa Critica Propuesta de Acción de mejora para
cada “causa critica seleccionada”
Los dos empleados que ejercen esta

Tarea número 1 En la tarea de entrega de pedidos función en la empresa tienen sobrecarga
realizada por el preventista 1 y el laboral porque además de las ventas
Se realiza el preventista 2 están relacionadas a sus funciones, tienen que
recorrido y la entrega desperdiciando tiempo en un día, realizar el recorrido entregando los
de los pedidos de la teniendo en cuenta que deben pedidos con su respectiva factura, y
ruta, entrega a cada ejercer sus demás funciones, esta esperar que cancelen cada uno de estos,
cliente la factura y causa genera una carga laboral en este hecho genera atraso en el trabajo.
espera la cancelación los empleados. Como propuesta de mejora para esta
de la misma. causa para rendir en todas las tareas y
optimizar tiempo seria contratar una
tercera persona para reforzar las
funciones a desempeñar como
preventista.
El auxiliar de almacén 2 espera un
Tarea número 2 El auxiliar de almacén debería de tiempo que retrasa los procesos
agilizarse o distribuir mejor sus productivos esperando que el
El Auxiliar de funciones para que a la hora de almacenista se desocupe para entregarle
Almacén #2, espera a que el preventista #1 entregue la la remisión y las facturas, lo que no
que el Almacenista se remisión no le toque esperar a sería rentable para la empresa pudiendo
desocupe (43 que este se desocupe. tomar este tiempo para realizar otras
minutos), entrega la labores, además el almacenista lo
remisión, junto con primero que hace es recibir al auxiliar
las facturas al de almacen#1 demorando 0.5 minutos,
Almacenista. este hecho quiere decir que gastan muy
poco realizando esa acción comparado
con el tiempo que se espera, como un
plan de mejoramiento sencillo podemos
estipular que el almacenista llegara al
menos 1 hora más temprano para que
organice todo lo que tenga en su día, no
perderían esos 43 minutos del día
laboral, y así mismo sus labores diarias
podrían incluso terminar su labor antes
de lo estipulado. Otro plan de mejora
para esta causa seria implementar y
aplicar indicadores de productividad
laboral y costos laborales, se detectan,
se presentan ponderaciones de baja
eficiencia y se realiza su evaluación.
Estudiante. Karen Vergara González
Cuadro Selección de Acciones de Mejora
Causa critica Selección de las acciones Argumenta porque
de mejora propuestas selecciona la acción de
mejora
En la tarea de entrega de Los dos empleados que Porque las personas que
pedidos realizada por el ejercen esta función en la trabajan en una empresa,
preventista 1 y el empresa tienen sobrecarga dedicándole un gran
preventista 2 están laboral porque además de número de horas y esfuerzo,
desperdiciando tiempo en las ventas relacionadas a son las piezas más
un día, teniendo en cuenta sus funciones, tienen que importantes, para lograr el
que deben ejercer sus realizar el recorrido máximo rendimiento laboral
y un mejor desempeño en el
demás funciones, esta causa entregando los pedidos con
puesto de trabajo, por tal
genera una carga laboral en su respectiva factura, y
razón no se puede
los empleados. esperar que cancelen cada sobrecargar de trabajo
uno de estos, este hecho causando agotamiento físico
genera atraso en el trabajo. y mental por este hecho se
Como propuesta de mejora considera oportuno
para esta causa para rendir contratar una tercera
en todas las tareas y persona que refuerce las
optimizar tiempo seria funciones de preventista, de
contratar una tercera esta manera se obtendrían
persona para reforzar las cumplimiento eficaz en la
funciones a desempeñar realización de las labores y
como preventista. satisfacción de los
empleados.
El auxiliar de almacén El auxiliar de almacén 2 Esta acción de mejora se

debería de agilizarse o espera un tiempo que toma porque hay una mala
distribuir mejor sus retrasa los procesos organización y distribución
funciones para que a la hora productivos esperando que de las funciones asignadas
de que el preventista #1 el almacenista se desocupe de los empleados, se
entregue la remisión no le para entregarle la remisión ejecutan tareas con un
toque esperar a que este se y las facturas, lo que no tiempo que no brinda
desocupe. rendimiento productivo a la
sería rentable para la
empresa.
empresa pudiendo tomar
También podemos obtener
este tiempo para realizar con los análisis resultantes
otras labores, además el de la aplicación de la
almacenista lo primero que medición, mediante el uso
hace es recibir al auxiliar de los indicadores y la
de almacen#1 demorando posterior evaluación se
0.5 minutos, este hecho determina posibles
quiere decir que gastan soluciones a esta causa.
muy poco realizando esa Realizando la planificación
acción comparado con el del plan de acción con
tiempo que se espera, como actividades, responsables y
un plan de mejoramiento tiempo.
sencillo podemos estipular
que el almacenista llegara
al menos 1 hora más
temprano para que organice
todo lo que tenga en su día,
no perderían esos 43
minutos del día laboral, y
así mismo sus labores
diarias podrían incluso
terminar su labor antes de
lo estipulado.
Otro plan de mejora para
esta causa seria
implementar y aplicar
indicadores de
productividad laboral y
costos laborales, se
detectan, se presentan
ponderaciones de baja
eficiencia y se realiza su
evaluación correspondiente.
Selección del DDT Situación propuesta acorde a lo solicitado (se anuncia que se incluye el
archivo Excel)
DIAGRAMA DE DISTRIBUCION DE TRABAJO
DISTRIBUIDORA XYZ
Departamento Analizado: Proceso de Comercialización
Fecha 20/9/2017
Preparado por: Docente Luz Stella Garnica Sandoval Realizado por Karen Lorena Vergara Gonzalez
ACTIVIDADES minutos CARGO 1 Minutos CARGO 2 Minutos CARGO 3 Minutos CARGO 4 Minutos CARGO 5 Minutos CARGO 6 Minutos CARGO 7 Minutos CARGO 8 Minutos CARGO 9 Minutos
Auxiliar de Auxilir de Auxiliar de Auxiliar de
Gerente Preventista 1 Preventista 2 Almacenista Auxiliar de Entregas
Almacen 1 Contabilidad 1 Almacen 2 Contabilidad 2
recorre su ruta
recorre su ruta visitando visitando a los
a los clientes y clientes y
registrando manualmente registrando
420 420
los pedidos en el manualmente los
talonario de orden de pedidos en el
pedidos talonario de orden
de pedidos
Recibe el dictado
Recibe el dictado
procede a dictar de los pedidos
de los pedidos del
procede a dictar cada cada uno de los del preventista
preventista
uno de los pedidos al 60 60 pedidos al 60 2,para proceder 60
1,para proceder a
Auxiliar de Almacén#1 Auxiliar de a realizar la
realizar la orden
Almacén#2 orden de
de despacho
despacho
lleva al Auxiliar
lleva al Auxiliar de de Contabilidad
Contabilidad # 1 # 2 las órdenes
las órdenes de de despacho,
despacho, para 0,5 para que 0,5
que proceda a la proceda a la
elaboración de elaboración de
las f acturas de las f acturas de
cobro cobro
Procede a la Procede a la
elaboración de las 20 elaboración de las 20
f acturas de cobro f acturas de cobro
Recibe las Entrega las Recibe las

Entrega las f acturas
f acturas f acturas f acturas
debidamente
debidamente debidamente debidamente
1 1 1 verif cadas al 1
verif cadas del verif cadas al verif cadas del
auxiliar de
auxiliar de auxiliar de auxiliar de
Almacen#2
contabilidad#1 Almacen#1 contabilidad#2
Revisa las Revisa las

f acturas, y en lleva a cabo la f acturas, y en
lleva a cabo la
caso que se anulación y caso que se
anulación y
tenga que corrección tenga que
5 5 5 corrección 5
cambiar alguna respectiva en cambiar alguna
respectiva en caso
f actura solicita al caso de ser f actura solicita al
de ser necesario
Auxiliar necesario Auxiliar
Contabilidad #1 Contabilidad #22
una vez tiene en una vez tiene en
Actividad A.
su poder las su poder las

f acturas, procede 20 f acturas, 20
1369 a realizar la procede a
remisión en realizar la
Entrega la
remicion, junto Recibe del
Entrega la
con las f acturas auxiliar de
remisión, junto
0,5 al almacenista 10 almacen#1 la 0,5
con las f acturas
por medio del remision,junto
al Almacenista
aplicativo con las f acturas
sistematico
verif ica las
existencias y
procede a 40
despachar los
pedidos
verif ica los productos Entrega los pedidos

cargados en la son cargados en una
20 20
camioneta, para evitar camioneta para que
que f alte alguno cubra la ruta
solicita al
Preventista #1
Firma al almacenista la f irme de la
remision de los remisión de los
productos entregados y 3 productos 3
recibe de las f acturas entregados y le
respectivas hace entrega de
las f acturas
respectivas
Recibe del
Entrega la
auxiliar de
remisión, junto
0,5 almacen#1 la 0,5
con las f acturas
remision,junto
al Almacenista
con las f acturas
verif ica las

existencias y
procede a 40
despachar los
pedidos
verif ica los
Entrega los pedidos
productos
son cargados en una
cargados en la 20 20
camioneta para que
camioneta, para
cubra la ruta
evitar que f alte
Firma al solicita al
almacenista la Preventista #2
remision de los f irme la remisión
productos de los productos
3 3
entregados y entregados y le
recibe de las hace entrega de
f acturas las f acturas
respectivas respectivas
autoriza al Conductor de autoriza al
la camioneta que puede Conductor de la
dar inicio al recorrido de camioneta que
1 1
la ruta, para llevar a puede dar inicio al
cabo la entrega de recorrido de la
pedidos ruta, para llevar a
Se realiza el recorrido y Se realiza el
la entrega de los pedidos recorrido y la
de la ruta,entrega a cada entrega de los
255 197
cliente la f actura y pedidos de la
espera la cancelación de ruta,entrega a
Actividad B.
la misma. cada cliente la

Al f inalizar el Espera que el
dia se Recibe Gerente se
709 entra en renion de
del desocupe.
ventas y entrega al
preventista#1
60 gerente las copia de las 60 15
las copia de
f acturas, dineros
las f acturas,
cobrados
dineros
cobrados y el
Al f inal del dia entra a reunion
Recibe del de ventas y
preventista#2 entrega al
las copia de gerente las copia
60 60
las f acturas, de las f acturas,
dineros dineros cobrados
cobrados y el
archivo de las
TOTAL MINUTOS 2078,0 120,0 819,0 87,0 26,00 776,0 97,0 26 87 40
Horas del proceso 34,63

Días del proceso 4,33
CONCLUSIONES
Karen Vergara González
En las empresas de hoy en día es indispensable aplicar técnicas y métodos que son
indispensables facilitando obtener los objetivos planteados en la organización tratando de
maximizar la producción y controlar los tiempos de trabajo para su efectividad.
En este trabajo se realiza un análisis de las tareas oportunidad realizando un análisis de

aquellas tareas que minimizan el tiempo de trabajo de la empresa y se planteó posibles
acciones de mejora para poder mitigar la problemática planteada.
Gisell Torres Castañeda.
Toda empresa debe de estar lista y disponible para realizar mejoras en sus procesos, con el
fin de ser mas eficientes, efectivas y capaces de cumplir sus objetivos, de esta manera se
optimizar la calidad y el precio de los servicios o productos que brinda a sus clientes para
ser competitivas y así mantener o aumentar su llegada al mercado. Una forma de mejorar
estos parámetros es mediante la aplicación de la mejora en sus procesos.
Este trabajo desarrolla una metodología que logra la comprensión y las bondades de la regla
5W+H a la hora de implementar mejoras en un proceso. Esta técnica es una herramienta
importante dentro de la organización y métodos de trabajo.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Velasco, S. J. (2014). Organización de la producción: distribuciones en planta y mejora de

los métodos y los tiempos, teoría y práctica (3a. ed.). Madrid, ES: Larousse - Ediciones
Pirámide. Retrieved from http://www.ebrary.com Objetivos y Etapas para la mejora de los
métodos pp. 95 - 109 Recuperado de:
7&tm=1512062372544

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Aplicar técnicas para estructurar el diagrama de distribución de trabajo situación actual y

 Conocer los fundamentos teóricos de Métodos de trabajo y mejoramiento.

Estudiante. Gisell Torres

1. Tarea Relacionada El Preventista #1, al inicio de cada día, de

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2. Tarea Relacionada El Auxiliar de Almacén #2, espera a que el

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What Why Where Who When How

En la tarea de entrega de pedidos realizada por el preventista 1 y el

Se realiza el recorrido y la entrega de los pedidos de la ruta,

What Why Where Who When? How

El auxiliar de almacén debería de agilizarse o distribuir mejor sus

El Auxiliar de Almacén #2, espera a que el Almacenista se

Tarea Causa Critica Propuesta de acción de

El Auxiliar de Almacén #2, En la tarea 8 el auxiliar del Se recomienda aplicar

Tarea Selección acción mejora Argumenta porque selecciona

El Auxiliar de Almacén #2, Se recomienda aplicar Hoy en día las empresas

Los dos empleados que ejercen esta

El auxiliar de almacén El auxiliar de almacén 2 Esta acción de mejora se

Recibe las Entrega las Recibe las

Revisa las Revisa las

su poder las su poder las

verif ica los productos Entrega los pedidos

verif ica las

la misma. cada cliente la

TOTAL MINUTOS 2078,0 120,0 819,0 87,0 26,00 776,0 97,0 26 87 40

Horas del proceso 34,63

Karen Vergara González

En este trabajo se realiza un análisis de las tareas oportunidad realizando un análisis de

Gisell Torres Castañeda.

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Garnica Sandoval, L. (19,12,2016). OVI Unidad 2 Métodos de trabajo y

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