ACTUACIONES DE POLICÍA Código: PJIC-EDP-IN-01

JUDICIAL EN LA INDAGACIÓN E
INVESTIGACIÓN Versión: 02

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LOS PROCEDIMIENTOS
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos generales de la elaboración de los documentos para

los procedimientos estandarizados de policía judicial.

2. ALCANCE

Aplica a los servidores de Policía Judicial que elaboren documentos de

procedimientos estandarizados en la investigación criminal o quien por vía de
excepción haga sus veces.

3. FUNDAMENTO TEÓRICO

Los documentos estandarizados son una herramienta importante ya que:

 Proporcionan un conjunto de requisitos claros y concisos sobre las actividades

al personal que las ejecuta.

 Permiten la comunicación del propósito de las actividades y la coherencia en el

desarrollo de las mismas.

 Aseguran una continuidad de permanencia de la información en caso de

cambios en el personal.

 Garantiza la protección de la información suministrada y recolectada durante el

desarrollo de las actividades.

 Permite evaluar la eficacia y la adecuación continua de sistema.

Los documentos se deben ajustar a la cultura y a la organización que los aplica, su

elaboración parte del estudio de los procesos o actividades y la identificación de la
necesidad investigativa, criminalística o normativa del documento. Prosigue una
identificación de los puntos claves que deben cubrirse, la elaboración de un
borrador del documento y la presentación a los usuarios del mismo, para que

Elaboración Revisión Aprobación

Delegados Interinstitucionales Comité Operativo Consejo Seccional de Policía Judicial

Firma Firma Firma

Fecha: Fecha: 2004-11-29 Fecha

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estos analicen su aplicabilidad a la situación real, se continúa con una etapa de

ajustes y preparación del documento, una verificación de su forma y contenido, la
realización de una prueba piloto para su posterior aprobación.

4. DEFINICIONES CONCEPTUALES

Para efectos de este instructivos se entiende por:

 Procedimiento: Manera especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso. 1

 Puntos de control: Es el desarrollo de mecanismos o acciones que permitan

conocer el avance o estado de un proceso o procedimiento, con el fin lograr
mantenerlo bajo control. Estas acciones pueden incorporar insumos como
documentos, personas, registros, firmas, formatos, entre otros. 2

 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de las actividades desempeñadas.3

 Alcance: Limite de aplicabilidad del documento. Indica la extensión, las áreas,

servicios y/o procesos a los cuales aplica el documento.

 Anexos: información adicional adjunta al final del documento que sirve de

apoyo para la comprensión y aplicación de las actividades descritas. Incluye
los formatos, diagramas, guías u otros documentos relacionados.

 Condiciones: Requisitos cuyo cumplimiento hacen posible la aplicación del

procedimiento.

 Definiciones conceptuales: Incluye el significado de términos que se

consideren necesarios para una mejor comprensión del documento. Deben
estar debidamente referenciadas.

 Desarrollo: Describe el proceso o actividad y da respuesta a preguntas: qué,

quien, cómo, dónde, con qué y por qué.

1
NTC- ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Numeral 3.4.5.
2
Guía para la racionalización de trámites, procesos y procedimientos. Departamento Administrativo de la Función Pública.
República de Colombia.2002.Pág. 51.
3
NTC- ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Numeral 3.7.6.
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 Descripción: Explicación detallada, lógica y secuencial de la forma como se

desarrollan las actividades que hacen parte del documento, los recursos que
se deben considerar y los controles que se deben seguir para realizar dichas
actividades.

 Diagrama de flujo: Representación gráfica de las actividades que hacen parte

del procedimiento. Debe incluir el responsable de la ejecución de las
actividades.

 Documentos externos: Documentos de origen externo, tales como decretos,

leyes, resoluciones, manuales de operación de equipos, normas, catálogos y
demás reglamentos que afecten los requisitos o características del servicio.

 Fundamento teórico: Resumen de la base científica de la técnica y/o método

a realizar.

 Instructivo: Descripción detallada de cómo se desarrolla y registra una

actividad.

 Materiales y equipos: Elementos que se requieren para realizar la actividad.

Debe incluir los aspectos relacionados con la técnica y/o el método utilizado,
equipo, manejo y mantenimiento, calibración, reactivos y materiales
empleados.

 Manual de procedimientos: Recopilación sistemática de procedimientos.

 Normatividad: Señala el marco legal que origina el proceso o procedimiento.

Documentos de origen interno ó externo, tales como decretos, leyes,
resoluciones, directivas, normas, reglamentos técnicos y demás
documentación reglamentaria que afecte los requisitos o características del
producto y/o servicio.

 Objetivo: Descripción del propósito para el cual se adelanta el documento.

 Procedimiento estandarizado de policía judicial: Documento que describe

de manera unificada y secuencial el conjunto de acciones e interacciones a
efectuar para el desarrollo de las labores investigativas, técnicas y científicas
inherentes a la función de Policía Judicial.

 Responsables: Indica el servidor de Policía Judicial responsable o quien por

vía de excepción haga sus veces, de la aplicación del proceso o actividad
fundamentada en el perfil requerido para realizarla.
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NOTA: El parágrafo del artículo 201 del C.P.P., señala que en los lugares donde no
hubiere miembros de Policía Judicial de la Policía Nacional, esta función la
realizara la Policía Nacional; por lo anterior cuando en los manuales de Policía
Judicial y Cadena de Custodia, se hace referencia “Al servidor de Policía Judicial
o quien por vía de excepción haga sus veces” se entiende que se trata de la
Policía Nacional. 4

5. CONDICIONES

 El personal responsable de la elaboración, revisión y aprobación de los

documentos estandarizados de Policía Judicial debe tener conocimiento
específico de las actividades que describen los documentos.

 La elaboración de los documentos para los procedimientos estandarizados

debe realizarse en forma sistemática y consistente.

 Los documentos para los procedimientos estandarizados deben ser

informativos, completos, concisos, claros y consistentes.

6. DESARROLLO

6.1 Descripción

6.1.1 Estructura de la documentación

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Procedimientos investigativos y Registros

Criminalísticos

Instructivos

4
Manual de Policía Judicial, página 9
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6.1.2 Estructura de los documentos

PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE
CAPITULO / DOCUMENTO OPERATIVOS Y INSTRUCTIVOS
PROCEDIMIENTOS
TÉCNICOS

Contenido X
Introducción X
Aprobación de la
X
documentación
Mapa de procesos X
Objetivo X X
Alcance X X
Fundamento Teórico X* X*
Definiciones X X*
Normatividad X
Condiciones X X*
Desarrollo X X X
Materiales y Equipo X X*
Diagrama de Flujo X
Descripción X X
Puntos de Control X* X*
Responsables X X
Registros X X
Anexos X* X* X*

*Opcionales

6.1.3 Directrices para la elaboración de documentos

Los documentos se elaboran en letra tipo Arial, a un tamaño de texto de 12 puntos

para el cuerpo del documento. En el encabezado se emplea un tamaño de texto
de 12 puntos para el nombre del proceso o procedimiento del cual se deriva el
documento y de 10 puntos para los otros campos. En el pie de página se emplea
letra tipo Arial, negrilla, minúscula a un tamaño de 8 puntos, en la primera página.

Todos los títulos, subtítulos y numerales de las secciones del documento se

alinean al lado izquierdo y se escriben en negrilla. Los títulos se escriben en
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mayúscula, mientras los subtítulos y numerales en minúscula. Antes de escribir un

título se deben dejar dos espacios, mientras que para los subtítulos, numerales o
después de un título se deja un espacio.

Todas las páginas del documento deben ser numeradas incluyendo la portada y
anexos.

En la fecha se emplea el siguiente formato DD-MM- AAAA

Se emplean márgenes de 4 cm a la izquierda y de 2 cm a derecha, en las partes

inferior y superior.

Para las citas bibliográficas se emplean números consecutivos en formato de

superíndice al final del texto y el documento que se referencia se coloca en el pie
de página con letra arial, en un tamaño de texto de 8 puntos.

La redacción del texto debe ser clara, simple, completa y precisa, adicionalmente
debe redactarse en infinitivo ó en tiempo presente y en forma impersonal, evitando
el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje
común de uso técnico.

6.1.4 Numeración

Para el esquema de numeración se utilizan números ordinales seguidos de punto.

No se coloca punto al final de los subtítulos y numerales.

6.1.5 Formato

6.1.5.1 Encabezado

Incluye el logotipo y nombre de la organización, nombre del proceso ó

procedimiento del cual se deriva el documento, nombre del documento, código,
versión, fecha de vigencia y paginación.

La versión corresponde al último documento aprobado y divulgado a las áreas

correspondientes y su numeración se inicia con 01.

La fecha de vigencia es la fecha a partir de la cual el documento se hace de

obligatorio cumplimiento mediante acto administrativo y se diligencia en el campo
de “Vigente desde: “.
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La paginación se realiza de forma consecutiva empleando el formato Pág. X de Y,

en donde X es el número de la página iniciando desde 1 y Y el número total de
páginas del documento.

1 Logotipo 5 Código
2 Nombre de la organización 6 Versión
3 Nombre del proceso o procedimiento 7 Fecha de vigencia
4 Nombre del documento 8 Paginación

5
3
1 6
7
2 4
8

6.1.5.2 Pie de Página

El pie de página se ubica en la parte inferior de la primera página de los

documentos e incluye la fecha, el cargo y la firma de los responsables de las
etapas de elaboración, revisión y aprobación de los documentos.

Elaboración Revisión Aprobación

Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma

Fecha Fecha Fecha

La elaboración de los documentos es responsabilidad de los grupos de delegados

de las instituciones con funciones de Policía Judicial, de delegados de Secretaria
de Salud y del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses según
corresponda.

La revisión de documentos es responsabilidad del Comité Operativo conformado

por los representantes de las instituciones con funciones de Policía Judicial,
representantes Secretaria de Salud y del Instituto de Medicina Legal y Ciencias
Forenses.

La aprobación de los documentos es responsabilidad del Consejo Seccional de

Policía Judicial y Consejo Nacional de Policía Judicial.

6.1.6 Codificación
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Los códigos a utilizar en los procedimientos e instructivos son diez campos

alfanuméricos con la siguiente estructura:

- - -
Aplicabilidad Sigla del documento Tipo de documento Consecutivo

Para cada uno de los campos anteriores se define la siguiente identificación:

Aplicabilidad

PJIC: Policía Judicial Investigación Criminal.

PJT : Policía Judicial en antiterrorismo
CAH: Centro de Atención Hospitalaria

Sigla del documento

Se toman siglas de tres letras relacionadas al nombre del documento. Ejemplo:

Elaboración de Documentos para los Procedimientos de Policía Judicial EDP.

Este campo se utiliza en los documentos de aplicabilidad PJ. Para los documentos
con aplicabilidad IML o SDS el campo de área responsable se sustituye.

Tipo de Documento

PT: Procedimiento Técnico

PI: Procedimiento Investigativo
PO: Procedimiento Operativo
IN: Instructivo

Los últimos dos dígitos correspondientes al consecutivo empiezan para un mismo

tipo de documento de la misma área con 01.

6.1.7 Elaboración de diagramas de flujo

Para elaborar los diagramas de flujo se utiliza la simbología descrita a

continuación:
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SÍMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES

Indica las actividad de inicio o fin del

INICIO / FIN
proceso o procedimiento.

Describe brevemente la actividad que

PROCESO / ACTIVIDAD
debe desarrollarse.

Define la secuencia y orden en que

SENTIDO DEL FLUJO deben ejecutarse los procesos o
actividades.
Indica un punto en donde son
posibles caminos alternativos,
DECISION dependiendo de una condición dada.
Se escribe en su interior la pregunta
sobre la cual se tomara la decisión.
Representa un documento relativo al
proceso o actividad. El nombre del
DOCUMENTO
documento debe escribirse al interior
del símbolo.

Se emplea cuando el documento tiene

COPIAS
copias.

Indica la conexión o enlace de un

paso del proceso o procedimiento con
CONECTOR DE RUTINA otro dentro de la misma página. El
símbolo lleva en su interior un
número.
Indica la conexión o enlace de un
paso del proceso o procedimiento con
CONECTOR DE PÁGINA otro dentro de página diferente. El
símbolo lleva en su interior una letra
mayúscula.

Representa una base de datos

BASE DE DATOS
asociada al proceso o actividad.

PROCEDIMIENTO Enuncia los procedimientos

RELACIONADO relacionados.

Representa la actividad de archivo de

ARCHIVO los documentos o registros
relacionados.
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SÍMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES

El símbolo () en el extremo superior

derecho de los cuadros de proceso o
actividad representa un punto de
1 control. Se acompaña de un número
PUNTO DE CONTROL consecutivo de tamaño de texto de 8
puntos que permite su identificación y
lo relaciona con su descripción en el
numeral de Puntos de Control en el
desarrollo del documento.

Los diagramas de flujo son de tipo funcional en los cuales se especifica en

columnas los responsables de la ejecución de las actividades.

7. RESPONSABLES

Aplica a los servidores de Policía Judicial responsables de la elaboración, revisión

y aprobación de los documentos.

8. REGISTROS

N. A.

9. ANEXOS

N. A.