Constitucin del fondo de caja menor

Al constituir el fondo de caja menor, traslada efectivo de caja general a la caja

o se retira dinero el banco y se constituye el fondo menor mediante un asiento
contable y su respectivo soporte y acta.
Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se
procede a rembolsar el dinero utilizado.
El fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo,
disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algn reembolso, de ah que se
considera como un fondo fijo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo
contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes
respecto a la fecha de causacin de las facturas, puesto que estas se
contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta
una gran falencia, puesto que segn los principios de causacin y realizacin,
los hechos econmicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en
la factura, lo cual no ser posible mediante el antiguo y arraigado
procedimiento de reembolso de caja menor.
Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes
de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se
realice el hecho econmico que soportan.
Contabilizacin del fondo de caja menor:
Teniendo en cuenta que la empresa Revisoras II S.A, entre sus polticas de
caja menor, considera, que el monto mximo del fondo de caja menor ser
hasta $500.000 pesos, entonces procedemos a crear el fondo de caja menor:

Asientos Contables.
Cdigo
Cuenta
Debito
110510
Caja Menor.
$500.000
110505
Caja General.
Sumas Iguales
$500.000

Crdito
$500.000
$500.000

Reembolso del fondo de caja menor:

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los
soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y as
recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

Supongamos que mediante un informe hecho por el responsable de la caja

menor, da a conocer una serie de gastos incurrido durante un mes, los cuales
estn respaldados con sus respectivos soportes, como: Taxis y Buses, Compra
de papelera, Gastos Varios, entre otros.
Todos estos gastos dieron un total de $480.000 Pesos. El asiento para registrar
esas salidas como gastos es el siguiente:
Cdigo
51xxxxx
110510

Asientos Contables.
Cuenta
Debito
Gastos
$480.000
Caja Menor.
Sumas Iguales
$500.000

Crdito
$480.000
$500.000

Luego, para que nos queden nuevamente en $500.000 pesos en caja menor
debemos hacer lo siguiente:
Cdigo
110510
110505

Asientos Contables.
Cuenta
Debito
Caja Menor.
$480.000
Caja General.
Sumas Iguales
$500.000

Crdito
$480.000
$500.000