Gestión de Cobranzas Con Excel - Johnny Pacheco PDF

INGENI
NGENIERÍA
Y GESTIÓN
EST
Gestión de
Cobranzas
con
Excel
Gesón de Cobranzas con Excel
Autor: Ing. Johnny Pacheco Contreras
© Derecho de autor reservado

Empresa Editora Macro E.I.R.L.
© Derecho de edición, arte gráfico y diagramación reservados

Edición a cargo de:

Av. Paseo de la República 5613 – Miraflores
Lima - Perú
(511) 719-9700
ventas@editorialmacro.com
hp://www.editorialmacro.com
Primera edición: Marzo 2011 - 1000 ejemplares
Impreso en los Talleres Gráficos de

Lima - Perú
ISBN Nº 978-612-304-054-3
Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú Nº 2012-03572
Prohibida la reproducción parcial o total, por cualquier medio o método de este libro sin
previa autorización de la Empresa Editora Macro E.I.R.L.
ING. JOHNNY PACHECO CONTRERAS
Ingeniero Industrial egresado de la Universidad Nacional de Ingeniería. Cuenta con la cerficación

Microso MCAS: Microso CerfiedApplicaonSpecialisor Excel® 2007.
Ha desempeñado funciones en empresas transnacionales como analista en el área Comercial, Post-

Venta, Cobranzas y Riesgos.
Posee una experiencia de 13 años como docente en cursos de Microso Office, diseño de páginas web,
cómputo general y sistemas operavos.
De manera independiente ha desarrollado aplicaciones “VBA for Excel” para las empresas Arte Texl
Lano S.A., Servicios Legales Vidal & Vidal y Productos Tissue del Perú S.A.
Actualmente se desempeña como docente en el Instuto Sistemas UNI de la Universidad Nacional de

Ingeniería e Instuto Cibertec – Grupo Educavo UPC.
Agradecimiento
Quiero darle gracias a un amigo que conocí trabajando
en el área de cobranza, Luis Narváez Contreras que
actualmente es jefe de cobranza de una empresa
transnacional.
Y también a mi amigo Víctor Lavado Flores, Jefe de

cobranza de la empresa Servicios Legales Vidal & Vidal.
Y a los trabajadores de la empresa Vidal & Vidal que

fueron capacitados en el uso de la herramientas de
Excel para mejorar la gesón de cobranza.
Felicitar a los ingresantes a la facultad de ingeniería

industrial y de sistemas de la Universidad Nacional de
Ingeniería periodo 2012-1, que fueron capacitados en
Microso office 2010.
Sobre todo al estudiante Depaz Alegre, Emor y Damian

por obtener la mayor nota en la capacitación, además
a los que culminaron todo el curso aprobándolo con
altas calificaciones, Roberto Dávila, Brenda Fajardo,
Erick García, Luis Lino, Hernán Mamani, Silvana Soto,
Jean Rafael y Carlos Vicente.
Quiero agradecer a los docentes por su aporte y apoyo

Humberto Coveñas, José Villanueva, Edison Reátegui y
en especial al Gerente General de la empresa JH&CE
Ingenieros SAC Cesar Echevarria por su gran apoyo
desinteresado.
Dedicatoria
A mis padres Don Marcelino y Doña Ana, con todo
mi amor y cariño,por ser mi modelo a seguir, por
ser bondadosos, llenos de paz y sabiduría y a mis
hermanos J.
Introducción
Excel es un programa de hojas de cálculo de Microso Office que se puede usar para hacer un seguimiento
de las cuentas por cobrar, crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con
dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de gráficos con
aspecto profesional.
Vea lo que ha cambiado en Excel 2010 y por qué los cambios ayudan a crear mejores hojas de cálculo
en menos empo. Cuando pruebe el nuevo diseño, descubrirá que ene sendo la forma en que se han
agrupado los comandos que ya sabe ulizar.
O quizás ha trabajado en Excel 2010 un par de veces, pero sigue preguntándose cómo se llevan a cabo
algunas de las tareas básicas, por ejemplo, desplazarse por las celdas de una hoja de cálculo, seleccionar
una celda o rango connuos o disconnuos, cómo se escriben diferentes pos de datos, cómo se
modifican o cómo se agregan y eliminan columnas y filas que sobran.
Conocerá los diferentes pos de referencias de celdas y cuándo usarlas al copiar fórmulas: relavas,
absolutas y mixtas.
Los reportes son necesarios para que los gestores de cobranza trabajen eficientemente, además de
brindarle información para tomar una estrategia. Esto permite generar la información necesaria para
diseñar y administrar el flujo de trabajo de su estrategia de cobranzas usando las funciones lógicas,
búsqueda y las herramientas ordenar, subtotales, informes de tabla dinámica y segmentación de datos.
La rotación de cartera establece el número de veces que las cuentas por cobrar giran, en promedio de
un período determinado de empo generalmente un año. El indicador de rotación de cartera permite
conocer la rapidez de la cobranza, se puede preparar usando funciones lógicas, gráficos y minigráficos.
El Análisis de Cartera consiste en estudiar el comportamiento de las cuentas por cobrar al cierre del mes
y/o los históricos de cierre de la cartera deudora.
Para ello, se realiza primero un enriquecimiento de información para luego segmentar la cartera según
las reglas de ordenamiento que surjan de dicho análisis. Con el resultado obtenido, se categorizarán las
deudas con la finalidad de establecer una estrategia de gesón diferenciada según sea el caso.
¿Le ocurre que repite las mismas acciones una y otra vez en las hojas de cálculo? ¿Sabía que puede
crear macros de modo que Excel haga las tareas repevas? Las macros son conjuntos de instrucciones
basadas en acciones que graba cuando trabaja en una hoja de cálculo. Al grabar una macro, puede volver
a usarla cuando sea necesario.
En el úlmo capítulo conocerá la herramienta PowerPivot para Excel es un complemento que puede usar
para realizar eficaces análisis de datos en Excel 2010, al empo que lleva la inteligencia empresarial de
autoservicio a su escritorio. PowerPivot para Excel incluye una ventana para agregar y preparar datos, y
una pestaña de PowerPivot en la cinta de opciones de Excel que puede usar para tratar los datos de una
hoja de cálculo de Excel.
ÍNDICE
CAPÍTULO 1
INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010 ............................................................................... 13
Novedades Excel 2010 ....................................................................................................................... 15
Cinta de opciones mejorada ....................................................................................................... 15
Minigráficos ................................................................................................................................ 15
Segmentación de datos............................................................................................................... 16
Nuevas funciones estadíscas .................................................................................................... 16
Herramienta de modo de compabilidad ................................................................................... 16
Formato condicional ................................................................................................................... 16
Capacidades de filtro mejoradas ................................................................................................ 17
Pegar con vista previa dinámica .................................................................................................. 18
Nuevos límites de gráficos .......................................................................................................... 18
Grabación de macros para elementos de gráficos ...................................................................... 18
Mejoras en la interfaz de usuario del gráfico .............................................................................. 18
Complemento de Microso SQL Server PowerPivot para Excel ................................................. 19
Nueva versión de Solver ............................................................................................................. 19
¿Qué ha pasado con el menú Archivo?.............................................................................................. 19
Barra de herramientas de acceso rápido ........................................................................................... 20
Agregar un comando o grupo a la barra de herramientas de acceso rápido .............................. 21
Cinta de opciones............................................................................................................................... 22
Usar la cinta de opciones ............................................................................................................ 23
¿Que hay en la cinta de opciones? ............................................................................................. 24
Más comandos pero sólo cuando se necesitan .......................................................................... 24
Más opciones si las necesita ....................................................................................................... 25
Agregar una ficha personalizada ................................................................................................. 25
Quitar una ficha personalizada ................................................................................................... 26
¿Dónde están los métodos abreviados de teclado? ................................................................... 27
Vista Diseño de página de Excel ......................................................................................................... 27
Elementos de Excel ............................................................................................................................ 28
Libro de Excel .............................................................................................................................. 28
Hoja de cálculo............................................................................................................................ 28
Celda ........................................................................................................................................... 29
Rango .......................................................................................................................................... 29
La barra de tulo......................................................................................................................... 30
La barra de fórmulas ................................................................................................................... 30
Cuadro de Nombre ..................................................................................................................... 30
Movimiento rápido en el libro .................................................................................................... 30
CAPÍTULO 2
CONCEPTOS BÁSICOS ..................................................................................................................... 33
Desplazarse ........................................................................................................................................ 35
Seleccionar rangos ............................................................................................................................. 36
Una única celda........................................................................................................................... 36
Un rango de celdas ..................................................................................................................... 36
Celdas no adyacentes o rangos de celdas ................................................................................... 37
Todas las celdas de una hoja de cálculo ...................................................................................... 37
Una fila o una columna ............................................................................................................... 38
Filas o columnas adyacentes....................................................................................................... 38
Filas o columnas no adyacentes.................................................................................................. 38
Selección especial ....................................................................................................................... 38
Edición de Formato ............................................................................................................................ 40
Fórmulas ............................................................................................................................................ 52
Ulizar operadores de cálculo en fórmulas ................................................................................ 52
Tipos de operadores ................................................................................................................... 52
Celdas Relavas, Absoluta y Mixta..................................................................................................... 55
CAPÍTULO 3
REPORTES DE COBRANZA .............................................................................................................. 59
Reporte por días de demora por documento legal ............................................................................ 61
Función Si.................................................................................................................................... 61
Reporte por cliente deudor y línea de negocio .................................................................................. 68
Ordenar datos en un rango ......................................................................................................... 68
Insertar subtotales en una lista de datos de una hoja de cálculo ............................................... 69
Resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen ................................................................ 73
Qué es un informe de tabla dinámica ......................................................................................... 73
Usar la segmentación de datos para filtrar datos de tablas dinámicas ....................................... 111
CAPÍTULO 4
INDICADORES DE COBRANZA ........................................................................................................ 117
Raos de Cobranza ............................................................................................................................ 119
Indicadores de Cobranza.................................................................................................................... 121
Gráficos de Cobranza ......................................................................................................................... 129
Tipos de gráficos disponibles ...................................................................................................... 130
Elementos de un Gráfico ............................................................................................................. 131
Modificar la posición de un gráfico ............................................................................................. 132
Cambiar la vista del gráfico entre filas y columnas ..................................................................... 135
Girar un Gráfico 3D ..................................................................................................................... 136
Dar Formato a Planos de un Gráfico 3D ...................................................................................... 138
Formato a Planos Posteriores y Lateral ....................................................................................... 140
Dar Formato a los EJES ................................................................................................................ 141
Líneas de Cuadrículas.................................................................................................................. 145
Agregar un tulo al gráfico ......................................................................................................... 147
Agregar tulos de eje .................................................................................................................. 148
Mostrar u ocultar la Leyenda ...................................................................................................... 149
Mostrar u ocultar equetas de datos de un gráfico.................................................................... 150
Mostrar u ocultar Tabla de Datos................................................................................................ 151
Cambiar Formato del gráfico ...................................................................................................... 152
Crear dos conjuntos de porciones comparando deuda por mes ...................................................... 154
Crear un gráfico que muestre la tendencia de la cuenta por Cobrar ................................................. 158
Crear gráficos de barra de medio de cobro y gráfico de línea de objevo......................................... 161
Crear gráfico de tendencia cuando no se ene información en algunos meses ................................ 169
Gráfico de columnas con banda de indicador .................................................................................... 170
Crear gráficos que se actualizan al ingresar más datos ...................................................................... 179
Función DESREF .......................................................................................................................... 179
Crear gráficos usando controles de formularios o validación de datos ............................................. 185
Cómo ulizar los controles de formulario en una hoja de cálculo para modificar los datos del gráfico.... 187
Crear grafico que muestre deuda por negocio en porcentaje vs deuda total.................................... 192
Minigráficos ....................................................................................................................................... 197
¿Qué son los minigráficos? ......................................................................................................... 197
Ventajas del uso de minigráficos................................................................................................. 197
Crear un minigráfico ................................................................................................................... 198
Crear un minigráfico con los valores de los gestores Jenny, Jacky y Jefrey. ................................ 201
CAPÍTULO 5
ANÁLISIS DE COBRANZA ................................................................................................................ 205

Análisis de facturas canceladas .......................................................................................................... 207
Concatenar.................................................................................................................................. 207
Derecha....................................................................................................................................... 207
Izquierda ..................................................................................................................................... 208
Analizar la variación de la línea de negocio ....................................................................................... 213
Análisis de Total cartera ..................................................................................................................... 216
CAPÍTULO 6
AUTOMATIZACIÓN CON MACROS ................................................................................................. 229
Introducción a la Macros ................................................................................................................... 231
Herramienta de Seguridad ................................................................................................................. 232
Grabadora de Macros ........................................................................................................................ 233
Grabar una macro ....................................................................................................................... 234
Ejecutar la macro ........................................................................................................................ 236
Ejecutar una macro ..................................................................................................................... 236
Ejecutar una macro presionando una combinación de teclas de método abreviado con CTRL . 236
Ejecutar una macro haciendo clic en un botón de la barra de herramientas de acceso rápido . 237
Ejecutar una macro mediante un botón de un grupo personalizado de la cinta de opciones ... 238
Ejecutar una macro haciendo clic en un área de un objeto gráfico ............................................ 240
Editor de Visual Basic ......................................................................................................................... 243
Partes de la ventana de Microso Visual para Aplicaciones ....................................................... 244
Propiedades ................................................................................................................................ 245
Código ......................................................................................................................................... 246
Editar Macro ...................................................................................................................................... 247
Descripción de un procedimiento o macro ................................................................................. 248
Guardar libro que conene macro.............................................................................................. 249
Lenguaje de programación de Visual Basic ........................................................................................ 250
Objetos ....................................................................................................................................... 250
Propiedades y métodos .............................................................................................................. 250
Colecciones ................................................................................................................................. 250
Declaraciones de variables ......................................................................................................... 251
Tipos de variables ....................................................................................................................... 251
El Núcleo de VBA ........................................................................................................................ 253
Añadir un nuevo módulo de VBA................................................................................................ 254
Quitar un módulo VBA ................................................................................................................ 255
Ejecutar Código VBA ................................................................................................................... 255
MsgBox ....................................................................................................................................... 255
Estructuras .................................................................................................................................. 262
Select Case .................................................................................................................................. 263
For … Next ................................................................................................................................... 264
For Each...Next ............................................................................................................................ 266
Do...Loop..................................................................................................................................... 268
Eventos del objeto Worksheet .................................................................................................... 270
Eventos del objeto Workbook ..................................................................................................... 271
Automazar procesos con cartera deudor al cierre del mes ...................................................... 274
Guardar la macro el archivo Personal.xlsb .................................................................................. 286
Idenficar depósitos de los clientes............................................................................................ 287
Aplicavo Gesón de Cobranza Telefónica ........................................................................................ 344
CAPÍTULO 7
POWERPIVOT PARA EXCEL ............................................................................................................. 375
Introducción a PowerPivot para Excel................................................................................................ 377
Disfrute de cálculos rápidos y análisis de grandes volúmenes de datos ..................................... 377
Tome ventaja de las expresiones de análisis de datos ................................................................ 377
Sacar provecho de las habilidades existentes y caracteríscas familiares de Excel .................... 377
Integrar los datos de casi todas las fuentes ................................................................................ 377
Acceder a los datos relevantes tecla rápidamente ..................................................................... 377
Trabajar de forma integrada a través de un navegador Web ...................................................... 377
Comparr y colaborar en el análisis con los demás .................................................................... 378
Actualizar automácamente las aplicaciones compardas ........................................................ 378
Descubrir y aprovechar las soluciones existentes ....................................................................... 378
Rastrear y monitorear las aplicaciones de análisis en un panel de control central .................... 378
Instalar PowerPivot para Excel ........................................................................................................... 378
Requisitos de hardware y soware............................................................................................. 378
Requisitos de hardware .............................................................................................................. 378
Requisitos de soware................................................................................................................ 379
Ficha PowerPivot ............................................................................................................................... 382
Ventana de PowerPivot ...................................................................................................................... 384
Portapapeles ............................................................................................................................... 384
Obtener datos externos .............................................................................................................. 384
Informes...................................................................................................................................... 385
Formato ...................................................................................................................................... 385
Ordenar y filtrar .......................................................................................................................... 385
Ver............................................................................................................................................... 386
Agregar datos al libro PowerPivot ...................................................................................................... 386
Agregar datos ulizando una tabla vinculada de Excel ............................................................... 386
Agregar datos ulizando el Asistente para la importación de tablas .......................................... 389
Crear una conexión a una base de datos de Access.................................................................... 389
Crear relaciones entre tablas ............................................................................................................. 392
¿Qué es una relación? ................................................................................................................ 392
Requisitos para las relaciones ..................................................................................................... 394
Crear una columna calculada ............................................................................................................. 397
Cambiar el nombre de una columna calculada........................................................................... 397
Para cambiar el nombre de una columna calculada existente o editarla ................................... 397
Descripción del rendimiento de las columnas calculadas ........................................................... 397
Crear una columna calculada para el análisis de la deuda en el rango de 10 a 90 días .............. 398
Crear una tabla dinámica a parr de los datos PowerPivot ............................................................... 400
Agregar una tabla dinámica al análisis ........................................................................................ 400
Crear un gráfico dinámico a parr de los datos PowerPivot .............................................................. 404
CAPÍTULO
1
INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010
OBJETIVO:
Descubra cómo hacer lo que hacía antes a medida que se familiariza con el diseño y
entender el nuevo aspecto de Excel 2010 y buscar comandos habituales en la cinta de
opciones.
Se presenta una nueva versión de Excel 2010. También notará que hay nuevos elementos
en la parte superior de la ventana.
Los menús y los botones anteriores de Excel 2003 han sido reemplazados por esta nueva
cinta de opciones, con fichas en las que puede hacer clic para llegar a los comandos,
además el botón office de Excel 2007 ha sido reemplazado por la ficha Archivo de color
verde. La cinta de opciones se pensó para facilitar el uso de Excel y la búsqueda de los
comandos que más se utilizan.
Vea lo que ha cambiado y por qué los cambios ayudan a crear mejores hojas de cálculo en
menos tiempo.
Cuando pruebe el nuevo diseño, descubrirá que tiene sentido la forma en que se han
agrupado los comandos que ya sabe utilizar.
Conozca más detalles sobre el nuevo diseño y prepárese para trabajar con la nueva versión
de Excel 2010.
TEMA:
Novedades Excel 2010.

¿Qué ha pasado con el menú Archivo?
Barra de herramientas de acceso rápido.
Cinta de opciones.
Vista Diseño de página de Excel.
Elementos de Excel.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 15
• NOVEDADES EXCEL 2010

La nueva versión de Excel 2010 incorpora nuevas herramientas y características.
• CINTA DE OPCIONES MEJORADA

Introducida en Excel 2007 por primera vez, la cinta de opciones permite al usuario encontrar fácilmente
los comandos y las características que antes se incluían en complejos menús y barras de herramientas.
Aunque en Excel 2007 era posible personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, no era
posible agregar fichas y grupos personalizados a la cinta de opciones. En Excel 2010, en cambio, se
pueden crear fichas y grupos personalizados y cambiar el nombre o el orden de las fichas y grupos
integrados.
Figura 1.0 Cinta de opciones mejorada.
• MINIGRÁFICOS
Los minigráficos son un nuevo tipo de visualización en Excel 2010. Son gráficos de tamaño de celda
pequeño utilizados para mostrar tendencias en series de valores mediante el uso de gráficos de líneas,
columnas o ganancias y pérdidas. Los minigráficos permiten que el visor vea en una sola celda gráficos
densos de información que aumentan en gran medida la comprensión de datos del lector. Muestran
el “qué” y no el “porqué” de los datos.
Figura 1.1. Se pueden usar minigráficos para resumir

visualmente las tendencias junto a los datos.
16 CAP. 1 INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010
• SEGMENTACIÓN DE DATOS
La segmentación de datos facilita el filtrado y la interpretación de los datos. Mejoran las tablas
dinámicas y funciones de cubos en un libro. Los sectores filtran datos de forma interactiva. Están por
encima de la cuadrícula y se comportan como filtros de informe, por lo que se pueden enlazar a las
funciones de cubos, gráficos dinámicos y tablas dinámicas para crear paneles o informes interactivos.
Figura 1.2. La segmentación de datos ofrece una forma muy visual para
filtrar los datos de las tablas dinámicas.
• NUEVAS FUNCIONES ESTADÍSTICAS

La biblioteca de funciones de Excel mejoró en Excel 2010. Mejoró la precisión de las funciones, mejoró
la coherencia con los nombres de función de Excel y las definiciones con 50 nuevas funciones, y se
agregó una nueva interfaz de usuario de funciones. Se implementaron nuevos algoritmos para mejorar
la precisión de nuestras funciones matemáticas, financieras y estadísticas.
• HERRAMIENTA DE MODO DE COMPATIBILIDAD

Las nuevas características de Excel 2010 se deshabilitan cuando se abren versiones anteriores de Excel.
Por ejemplo, las nuevas características de segmentación de datos y minigráficos de la versión 2010 se
deshabilitan cuando se abre una versión anterior de Excel. Los libros creados en el formato de archivo
de Excel 97-2003 (.xls) se abren automáticamente en modo de compatibilidad. Los libros creados
en Excel 2010, pero que se destinan a otros usuarios que usan versiones anteriores de Excel, deben
activar el modo de compatibilidad para evitar el uso accidental de funciones y características que son
incompatibles con las versiones anteriores de Excel. Esto es muy importante para los usuarios que
planean compartir libros con otros usuarios que aún no han migrado a Office Excel 2007 o una versión
posterior.
• FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite que se hagan referencias a distintas hojas del libro (formato condicional
entre hojas). Use el formato condicional para detectar y mostrar tendencias importantes, así como
para resaltar excepciones de datos. Ahora están disponibles más estilos, opciones de barra de datos
y nuevos conjuntos de iconos. Las referencias a otras hojas de cálculo permiten reglas de formato
condicional. El formato condicional almacena dependencias de las fórmulas usadas, por lo que ya no
es necesario volver a evaluar todo el formato condicional con tanta frecuencia. Las tablas dinámicas
o desplazamiento se actualizan con mayor rapidez, por lo que se pueden mostrar más rápidamente.
Figura 1.3. En Excel 2010 se ene acceso a más conjuntos de iconos,

incluidos triángulos, estrellas y cuadros.
• CAPACIDADES DE FILTRO MEJORADAS

Nuevo filtro de búsqueda. Cuando filtra datos en tablas, tablas dinámicas y gráficos dinámicos de
Excel, puede aprovechar un nuevo cuadro de búsqueda que le permite encontrar rápidamente lo que
necesita en las hojas de cálculo grandes. Por ejemplo, para encontrar un producto específico en un
catálogo que almacena más de 50.000 elementos, empiece a escribir el término de búsqueda y los
productos correspondientes aparecerán instantáneamente en la lista. Puede restringir aún más los
resultados si no selecciona el contenido que no desea ver.
Figura 1.4. Buscar lo que necesita de manera rápida y eficaz

es una necesidad básica.
• PEGAR CON VISTA PREVIA DINÁMICA

La característica de pegado con vista previa dinámica permite ahorrar tiempo cuando se reutiliza
contenido en Excel 2010 o en otros programas. Permite obtener una vista previa de las distintas
opciones de pegado, como Pega y conserva los anchos de columna de origen, Sin bordes o Mantener
formato de origen. La vista previa dinámica permite decidir de manera visual el aspecto que tendrá
el contenido pegado antes de pegarlo en la hoja de cálculo. Cuando se mueve el puntero sobre las
opciones de pegado para obtener una vista previa de los resultados, se muestra un menú con los
elementos que cambian en contexto para ajustar lo mejor posible el contenido que va a reutilizar. La
información en pantalla ofrece información adicional que le ayudará a tomar la decisión adecuada.
Figura 1.5. Puede copiar y pegar el contenido o los atributos de celda

específicos desde el Portapapeles en una hoja de cálculo.
• NUEVOS LÍMITES DE GRÁFICOS

Es más fácil trabajar con gráficos en Microsoft Office Excel 2007. Las mejoras específicas incluyen
nuevos límites de gráficos. En Microsoft Office Excel 2007 puede tener hasta 32.000 puntos de datos
en una serie de datos para gráficos 2-D. En Excel 2010, el número de puntos de datos en una serie de
datos está limitado solamente por la memoria disponible. Esto permite a los usuarios, sobre todo a
aquellos de la comunidad científica, visualizar y analizar de forma eficaz grandes conjuntos de datos.
Se podrían producir errores de memoria si se calculan hojas de cálculo de 64 bits en un equipo de 32
bits.
• GRABACIÓN DE MACROS PARA ELEMENTOS DE GRÁFICOS

En Office Excel 2007, la grabación de una macro mientras se aplica formato en un gráfico u otro objeto
no produce ningún código de macro. Sin embargo, en Excel 2010, se puede usar la grabadora de
macros para grabar cambios de formato en gráficos y otros objetos.
• MEJORAS EN LA INTERFAZ DE USUARIO DEL GRÁFICO

Las mejoras incluyen interactividad de gráficos dinámicos, mejoras de formato, mejoras de paridad y
aumentos de límites. Haga doble clic en cualquier elemento de gráfico y aparecerá el cuadro de diálogo
del formato. El selector de elementos de gráfico está disponible en la minibarra de clic secundario. Los
rellenos de trama volverán a estar disponibles al aplicar formato en los gráficos. Ahora puede grabar
una macro para usar cambios de diseño y formato otra vez. Las mejoras de paridad se realizaron en
las áreas de escala de los ejes, diseño, paridad visual y paridad de modelo de objetos. Los límites
de tamaño de datos en los gráficos se quitan o se incrementan. Se quita el límite anterior de 32.000
puntos por serie de datos en 2D. La memoria del equipo es el límite actual. El máximo de 256.000
puntos de datos se ha quitado. El único límite es la memoria disponible y capacidad del equipo. Para
obtener más información, vea el blog sobre mejoras adicionales en los gráficos en Excel 2010.
• COMPLEMENTO DE MICROSOFT SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL

Si desea modelar y analizar grandes cantidades de datos, puede descargar el complemento de
PowerPivot para Excel y trabajar con esos datos dentro de los libros de Excel. Al usar este complemento,
puede combinar rápidamente datos de varios orígenes, incluidas bases de datos corporativas, hojas de
cálculo, informes y fuentes. A continuación, puede explorar, calcular y resumir de forma interactiva los
datos mediante el uso de tablas dinámicas, segmentaciones de datos y otras características de Excel.
Cuando interactúe con los datos, observará que el tiempo de respuesta es rápido, independientemente
de si trabaja con cientos de filas o cientos de millones de estas. Si tiene acceso a Servicios de Excel en
Microsoft SharePoint Server 2010, puede poner sus informes y análisis en un sitio de SharePoint para
que otros usuarios de la organización puedan sacar provecho de su trabajo.
• NUEVA VERSIÓN DE SOLVER

Excel 2010 incluye una nueva versión del complemento Solver, que se puede usar para buscar
soluciones óptimas en los análisis de hipótesis. Solver tiene una interfaz de usuario mejorada, un nuevo
Evolutionary Solver basado en algoritmos genéticos que controla modelos con cualquier función
de Excel, nuevas opciones de optimización global, mejores métodos de optimización no lineal y de
programación lineal, así como nuevos informes de viabilidad y linealidad. Además, el complemento
Solver está disponible ahora en una versión de 64 bits.
• ¿QUÉ HA PASADO CON EL MENÚ ARCHIVO?

El nuevo diseño de Microsoft Excel 2010 incluye la ficha Archivo que reemplaza al Botón de Microsoft
Office incluido en la versión de Microsoft Excel 2007. El botón y la ficha reemplazan al menú Archivo
incluido en algunos programas de 2007 Microsoft Office System y en Microsoft Office 2003 y versiones
anteriores.
Después de hacer clic en la ficha Archivo, podrá ver la Vista Backstage de Microsoft Excel. La Vista
Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando
metadatos o información personal ocultos y configurando opciones. En síntesis, se trata de todo lo que
se hace a un archivo que no se hace en él.
Figura 1.6. La ficha Archivo es la ficha de color verde en Microso Excel 2010, ubicada
en la esquina superior izquierda del programa de Microso Excel 2010.
Figura 1.7 La Vista Backstage se puede abrir, guardar, imprimir, comparr y administrar
los archivos, así como configurar las opciones del programa.
• BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO

La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas que se puede personalizar y que
contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha en la cinta de opciones que se muestra.
Esta barra se puede mover desde una de las dos ubicaciones posibles y se le pueden agregar botones
que representan comandos (haga clic en la barra de herramientas de acceso rápido y selecciona un
comando que se desea agregar).
Figura 1.8. La barra de herramientas de acceso rápido, que se encuentra sobre la cinta de
opciones cuando se inicia Excel 2010 (también se puede mostrar debajo de la cinta de opciones).
En la barra de herramientas de acceso rápido se pueden agregar los botones de comando.
• AGREGAR UN COMANDO O GRUPO A LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO

Agregar Comando
1 En la cinta de opciones, haga clic en la ficha Insertar.
2 En el grupo Tablas haga clic en el botón Tabla Dinámica.
3 Señale el botón de comando Tabla dinámica y haga clic en el botón secundario del mouse.
4 Excel muestra un menú contextual, haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso
rápido.
Figura 1.9. Agregar botón de comando a barra de herramientas de acceso rápido.
Agregar grupo
1 En la cinta de opciones, haga clic en la ficha Datos.
2 En el grupo Herramientas de datos señale una sección libre y haga clic en el botón secundario del
mouse.
3 Excel muestra un menú contextual, haga clic en Agregar grupo a barra de herramientas de acceso
rápido.
Figura 1.10. Seleccionar Agregar grupo a barra de herramientas de acceso rápido.

Agregar más comandos

En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic y seleccione Más comandos, Excel muestra
el cuadro de diálogo Opciones de Excel y automáticamente selecciona la Barra de herramientas de
acceso rápido; en la sección Personalice la barra de herramientas de acceso rápido realice lo siguiente:
1 En comandos disponibles seleccione una ficha, para este ejemplo haga clic en la ficha Insertar.
2 Se muestran los botones de comandos de la ficha Insertar, seleccione el botón de comando Tabla
dinámicas.
3 Haga clic en el botón Agregar.
4 Finalmente, clic en el botón Aceptar.
Figura 1.11. Cuadro de diálogo Opciones de Excel.
• CINTA DE OPCIONES
La cinta de opciones se introdujo en Office 2007 como parte de la interfaz de usuario de Office. Se incluye
en aplicaciones de Office 2007 exclusivas (Access, Excel, PowerPoint y Word), y está incluida en todas las
aplicaciones de escritorio de Office 2010.
La cinta de opciones se diseñó para facilitar el trabajo con las aplicaciones de Office y para ayudar a
los usuarios a descubrir las eficaces características y capacidades de Office. Los menús y las barras de
herramientas se han ampliado con el tiempo, haciendo que fuera más difícil para los usuarios encontrar
los comandos necesarios rápida y fácilmente.
La cinta de opciones a primera vista:
CARACTERÍSTICA DESCRIPCIÓN
Botón Office (Office 2007) y ficha Archivo Proporciona una ubicación centralizada de todas las cosas que
(Office 2010) puede hacer con un archivo: comparr, imprimir o enviar.
Una barra de herramientas personalizable que muestra los

Barra de herramientas de acceso rápido
comandos que más usa.
Estas fichas se muestran en la cinta de opciones sólo cuando son

Fichas contextuales relevantes a la tarea que está realizando, como aplicar formato
a una tabla o a una imagen.
Seleccione entre una variedad de temas, eslos, efectos, formas

Galerías
y planllas con formato previo.
Vista previa dinámica Vea los cambios de formato antes de aplicarlos al documento.
• USAR LA CINTA DE OPCIONES

Office 2010 aplica Interfaz de usuario de Fluent, o la cinta de opciones, a todas las aplicaciones de
Office, lo que proporciona un aspecto homogéneo a todas las aplicaciones. Además, para ayudar a los
usuarios que se desplazan por la cinta mediante el teclado, ahora es posible saltar de grupo en grupo
pulsando Ctrl+flecha derecha/izquierda en una ficha de la cinta y pasar al grupo siguiente o anterior.
Y ahora también puede personalizar la cinta, de modo que le resultará aún más fácil encontrar las
funciones que más utilice.
La primera vez que inicie Microsoft Excel de 2010, quizá le sorprenda lo que vea. Los menús y las barras
de herramientas de algunos programas se han sustituido por la cinta de opciones.
Figura 1.12. La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar

fácilmente los comandos necesarios para completar una tarea.
• ¿QUE HAY EN LA CINTA DE OPCIONES?

Son tres los componentes básicos de la cinta de opciones:
Figura 1.13. La cinta de opciones se exende a lo largo de la parte superior de Excel y los
comandos relacionados de la cinta de opciones están organizados en grupos.
1 Fichas: Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas básicas que
se hacen en Excel.
2 Grupos: Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí.
3 Comandos: Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú.
Los comandos más importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la ficha Inicio. Estos
comandos son los que se han identificado en Microsoft como los más empleados para llevar a cabo
tareas básicas en hojas de cálculo.
Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y se
mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de permanecer
escondidos en los menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de
trabajo.
• MÁS COMANDOS PERO SÓLO CUANDO SE NECESITAN

Los comandos de la cinta de opciones son los que más se utilizan. En lugar de mostrar todos los comandos
todo el tiempo, Excel 2010 muestra algunos comandos en respuesta a las acciones que se realizan.
Figura 1.14. Cree un gráfico y, a connuación, aparecerán las fichas de las Herramientas
de gráficos: Diseño, Presentación y Formato.
Por ejemplo, si no hay un gráfico en una hoja de cálculo, los comandos que se usan para trabajar con
gráficos no son necesarios.
Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de gráficos con tres fichas: Diseño, Presentación y
Formato. En dichas fichas están los comandos que se precisan para trabajar con un gráfico. La cinta de
opciones responde a la acción del usuario.
Use la ficha Diseño para cambiar el tipo de gráfico o moverlo a otra ubicación.
• MÁS OPCIONES SI LAS NECESITA

Cuando vea esta flecha (denominada inicializador de cuadros de diálogo) en la esquina inferior
derecha de un grupo, significa que hay más opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha y se
mostrará un cuadro de diálogo o panel de tareas.
Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, se encuentran todos los comandos que más se
utilizan para efectuar cambios en las fuentes: cambio de fuente, cambio del tamaño de fuente y
formato de negrita, cursiva o subrayado.
Figura 1.15. Si desea más opciones, haga clic en el inicializador de cuadros de diálogo.
• AGREGAR UNA FICHA PERSONALIZADA

Puede cambiar el nombre y cambiar el orden de las fichas y grupos predeterminados que vienen
integrados en Microsoft Excel 2010. Sin embargo, no puede cambiar el nombre de los comandos
predeterminados, cambiar los iconos asociados a los comandos ni cambiar el orden de esos comandos.
1 Haga clic en la ficha Archivo.

2 Luego clic en Opciones. Excel muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
3 Haga clic en Personalizar la cinta de opciones.
4 En la sección Personalizar la cinta de opciones seleccione la ficha Vista.

5 Haga clic en Nueva Ficha.
6 Seleccione nueva ficha (personalizada) y haga clic en Cambiar nombre.
7 Excel muestra la ventana Cambiar nombre, escriba Gestión Cobranza.
8 Seleccione nuevo grupo (personalizada) y haga clic en Cambiar nombre.
9 Excel muestra la ventana Cambiar nombre, escriba Indicadores.
10 En la sección Comandos disponibles seleccione fichas personalizadas y haga clic en una ficha y
seleccione el botón de comando que se agregar{a a la nueva ficha.
11 Haga clic en el botón Agregar.
12 Repita los pasos 10 y 11 para agregar más botones de comando.
13 Para finalizar haga clic en Aceptar.
Figura 1.16. También puede cambiar el nombre de un comando y agregar un icono que represente
al comando haciendo clic en el comando y luego en Cambiar nombre.
• QUITAR UNA FICHA PERSONALIZADA

Es posible ocultar fichas personalizadas y predeterminadas, pero sólo se pueden quitar fichas
personalizadas.

2 Luego haga clic en Opciones.
3 Haga clic en Personalizar la cinta de opciones.
4 Seleccione Ficha y haga clic en Quitar.
5 Para ver y guardar sus personalizaciones, haga clic en Aceptar.
• ¿DÓNDE ESTÁN LOS MÉTODOS ABREVIADOS DE TECLADO?

Si trabaja con el teclado más que con el mouse, le gustará conocer los métodos abreviados de Excel
2010.
Los nuevos métodos abreviados también tienen nombre: Sugerencias de teclas, que aparecen al
presionar ALT.
Todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de las fichas, la barra de herramientas de acceso
rápido tienen sugerencias de teclas.
Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecerán todos los identificadores de sugerencias de
teclas para los botones de la ficha. Utilice la tecla correspondiente al botón que desea.
1. [ALT] 2. [O] 3. [1]
Figura 1.17. Puede usar las sugerencias de teclas, por ejemplo, para aplicar
negrita al texto en la celda.
1 Presione la tecla [ALT] para que aparezcan las sugerencias de teclas de método abreviado.
2 Después presione la tecla [O] para seleccionar la ficha Inicio.
3 Presione la tecla [1] para aplicar negrita el texto seleccionado.
• VISTA DISEÑO DE PÁGINA DE EXCEL

La cinta de opciones no es la única novedad de Excel 2007. La vista Diseño de página también es nueva.
Si ha trabajado en la vista Diseño de página de Microsoft Office Word, se alegrará de disfrutar de las
mismas ventajas en Excel.
Para llegar a la vista, haga clic en Vista Diseño de página, en la barra de herramientas Ver / en la parte
inferior derecha de la pantalla.
O haga clic en la ficha Vista de la cinta de opciones y después en vista Diseño de página, en el grupo
Vistas de libro.
La vista Diseño de página de Excel.
1 Encabezados de columna.
2 Encabezados de fila.
3 Reglas de margen.
Figura 1.18. Con esta nueva vista, no hace falta la vista preliminar para hacer ajustes en
la hoja de cálculo antes de imprimirla.
En la vista Diseño de página hay márgenes de página en la parte superior, lateral e inferior de la hoja
de cálculo, además de un espacio azul entre las hojas. La regla lateral y superior ayuda a ajustar los
márgenes.
• ELEMENTOS DE EXCEL
• LIBRO DE EXCEL
Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de cálculo que se
pueden utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada. Para crear un libro nuevo, se
puede abrir un libro en blanco. Asimismo, el nuevo libro se puede basar en otro existente, en la plantilla
de libro predeterminada o en cualquier otra plantilla.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que la computadora los reconozca como
tal. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el
nombre provisional de Libro1.
• HOJA DE CÁLCULO
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo.
Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabaja con gran cantidad de números y
necesitan realizar cálculos u operaciones con ellos. Las hojas de cálculo están formadas por columnas
y filas.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16,384 columnas y 1’ 048,576 filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por
letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........AAA, AAB……XFD.
Una fila se numera desde 1 hasta 1’ 048,576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de
una hoja de cálculo.
Figura 1.19. Hoja de cálculo está formada por 16,384 columnas y 1’048,576 filas.
• CELDA
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna
a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo:
La primera celda pertenece a la columna A y la fila 1, por lo tanto la celda se llama A1.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se
denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.
• RANGO
Un rango es un conjunto de celdas. La fórmula normal para el rango de referencia determina primero
la celda de arriba a la izquierda (Inicio), después la de abajo a la derecha (Final), como en B3:E11 (las
letras de las columnas no necesitan ser mayúsculas).
Figura 1.20. Rango B3:E11 formado por 36 celdas.

• LA BARRA DE TÍTULO
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos
un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre
que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
Figura 1.21. En la barra de tulo el libro se guardó con el nombre Novedades 2010.
• LA BARRA DE FÓRMULAS
La barra Fórmula nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados,
cuando vayamos a modificar el contenido de la celda.
Figura 1.22. La barra Fórmula muestra el contenido de la celda A1.
• CUADRO DE NOMBRE
El Cuadro de Nombres muestra la celda de referencia o el nombre de la celda activa. Para un rango,
solo se muestra la celda activa del Rango.
Figura 1.23. Cuadro de nombres muestra la celda A1 acva.
• MOVIMIENTO RÁPIDO EN EL LIBRO

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de
cálculo aunque el número podría cambiarse.
Para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo, utilizar la barra de etiquetas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.
Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.
Figura 1.24. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones
no tendrán ningún efecto.
También puede hacer clic derecho en la barra de etiquetas y le muestra solo 15 Hojas, si tienen más
hojas y desea seleccionar la Hoja 19 haga clic en Más hojas … y Excel muestra el cuadro de diálogo
Activar y seleccione la Hoja 19 y luego clic en Aceptar.
Figura 1.25. Hacer clic derecho en la barra de equetas y seleccionar la Hoja 7.

CAPÍTULO
2
CONCEPTOS BÁSICOS
OBJETIVO:
Ha dedicado algún tiempo a orientarse con el nuevo aspecto de Excel 2010. Ahora ha
llegado el momento de ponerse a trabajar. Supongamos que le han pedido que escriba
unos datos en Excel 2010, pero no ha trabajado nunca con Excel. ¿Por dónde debe empezar?
O quizás ha trabajado en Excel 2010 un par de veces, pero sigue preguntándose cómo se
llevan a cabo algunas de las tareas básicas, por ejemplo, desplazarse por las celdas de una
hoja de cálculo, seleccionar una celda o rango continuos o discontinuos, cómo se escriben
diferentes tipos de datos, cómo se modifican o cómo se agregan y eliminan columnas y
filas que sobran.
Usar Excel para sumar, dividir, multiplicar o restar. Aprender cómo escribir fórmulas y usar
operadores matemáticos para que Excel haga cálculos correctos.
Escribir fórmulas que puedan actualizar automáticamente los resultados cuando se cambian
los valores o cuando se copia una fórmula en otra ubicación.
Conocer los diferentes tipos de referencias de celdas y cuándo usarlas al copiar fórmulas:
relativas, absolutas y mixtas.
TEMA:
Desplazarse.
Seleccionar rangos continuos o discontinuos.
Edición de Formato.
Fórmulas
Celdas Relativas, Absoluta y Mixta.
• DESPLAZARSE
En la figura 2.0 se tiene información de cobranza que cuenta 24,301 filas y 19 columnas.
Para desplazarse desde la celda A1 hasta la celda A24301 (última fila que contiene datos) realice lo
siguiente:
1 Seleccione celda A1.

2 Pulse las teclas [ Ctrl ] + [ ↓ ] (Tecla direccional hacia abajo).
Figura 2.0. Una vez realizado los pasos 1 y 2 la nueva celda acva es A24301
De igual forma, si quiere desplazarse desde la celda A1 hasta la celda S1 (última columna que contiene
datos) realice lo siguiente:
1 Seleccione celda A1.

2 Pulse las teclas [ Ctrl ] + [ → ] (Tecla direccional hacia la derecha).
Figura 2.1. una vez realizado los pasos 1 y 2, la nueva celda acva es S1 .
36 CAP. 2 CONCEPTOS BÁSICOS
Las siguientes combinaciones de teclas también nos permiten desplazarnos:
[ Ctrl ] + [ Inicio ] Va al inicio de una hoja de cálculo, selecciona la celda A1.

[ Ctrl ] + [ Fin ] Selecciona la celda que representa la última columna que contiene datos y la
última fila que contiene datos de una hoja de cálculo.
[ Av Pág ] Baja una pantalla en una hoja de cálculo.
[ Re Pág Sube una pantalla en una hoja de cálculo.
[ Alt ] + [Av Pág ] Desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de cálculo.
[ Alt ] + [Re Pág ] Desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo.
[TECLAS DE DIRECCIÓN] Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda
o hacia la derecha.
• SELECCIONAR RANGOS
En una hoja de cálculo puede seleccionar celdas, rangos, filas y columnas. También puede seleccionar
todo o parte del contenido de una celda y activar el modo de edición para modificar esos datos.
• UNA ÚNICA CELDA

Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.
• UN RANGO DE CELDAS
Existen varias formas de seleccionar el rango B5:L11, realice lo siguiente:
Haga clic en la primera celda (B5) del rango y, a continuación, arrastre el cursor del mouse hasta la
última celda (L11).
Haga clic en la primera celda del rango (B5) y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS
[SHIFT] mientras presiona las teclas direccionales para extender la selección.
Haga clic en la primera celda del rango (B5) y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS
(SHIFT) + [CTRL] mientras presiona las teclas direccionales para extender la selección.
Haga clic en la primera celda del rango (B5) y presionar después [F8] para extender la selección
utilizando las teclas direccionales. Vuelva a presionar [F8] para detener la extensión de la selección.
Haga clic en una celda que pertenezca al rango (B5:L11) y pulse las teclas [Ctrl] + [E] ó [Ctrl] + [*]
Figura 2.2. Existen varias formas de seleccionar un rango.

• CELDAS NO ADYACENTES O RANGOS DE CELDAS

Existen varias formas de seleccionar los rangos no adyacente B5:L11 y B15:L21, realice lo siguiente:
Seleccione la primera celda o rango (B5:L11) y, a continuación, mantenga presionada la tecla [CTRL]
mientras selecciona otras celdas o rangos no adyacentes con el mouse.
También puede seleccionar la primera celda o rango (B5:L11), y presionar a continuación MAYÚS
[SHIFT] + [F8], luego seleccionar otras celdas o rangos de celdas no adyacentes con el mouse. Para
dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione MAYÚS [SHIFT] + [F8] otra vez.
Figura 2.3. Existen varias formas de seleccionar rangos no adyacentes.
No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección no

adyacente sin cancelar toda la selección.
• TODAS LAS CELDAS DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Haga clic en el botón Seleccionar todo.
También puede presionar [CTRL] + [E] para seleccionar toda la hoja de cálculo.
Si la hoja conene datos, al presionar [CTRL] + [E] se selecciona el área actual. Si

presiona [CTRL] + [E] una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo.
• UNA FILA O UNA COLUMNA

Haga clic en el encabezado de fila o de columna.
1 Encabezado de fila.
2 Encabezado de columna.
• FILAS O COLUMNAS ADYACENTES

Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuación,
mantenga presionada la tecla MAYÚS [SHIF] mientras selecciona la última fila o columna.
• FILAS O COLUMNAS NO ADYACENTES

Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Después,
mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de
las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.
• SELECCIÓN ESPECIAL
Para seleccionar rápidamente todas las celdas que contienen tipos específicos de datos (como fórmulas)
o solo celdas que cumplen con criterios específicos (como celdas en blanco, visibles únicamente o
la última celda de la hoja de cálculo que contiene datos o formato) lo puede realizar mediante el
comando Ir a.
Seleccionar celdas en blanco

Muchas veces cuando se baja información de un sistema ERP, la información que se exporta a Excel
muestra una fila vacía y de esta forma no se puede realizar herramientas como subtotales, tabla
dinámica, filtros, etc. Se tiene que seleccionar las celdas vacías para eliminar las filas vacías.
1 Seleccione la columna A.
2 Haga clic en la ficha Inicio, en el grupo Modificar haga clic en el botón Buscar y seleccionar.
3 Y luego clic en Ir a Especial.
4 Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial y, a continuación haga clic en la opción Celdas
en blanco.
5 Y para finalizar clic en Aceptar.
Figura 2.4. En pocos segundos puede seleccionar muchas celdas en blanco.

Seleccionar celdas con fórmulas

Cuando tenga la necesidad de seleccionar solo celdas que contienen fórmulas en una hoja de cálculo
realice lo siguiente:
1 Seleccione toda la hoja.

4 Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial y, a continuación haga clic en la opción Celdas
con fórmulas.
Figura 2.5. En pocos segundos puede seleccionar muchas celdas

que conenen fórmulas.
Seleccionar celdas con constantes

Cuando tenga la necesidad de seleccionar solo celdas que contienen constantes en una hoja de
cálculo realice lo siguiente:

4 Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial y, a continuación haga clic en la opción
Constantes.
• EDICIÓN DE FORMATO
El área de crédito y cobranza de una empresa es muy importante dentro de una organización. Antes de
una venta el área de crédito debe decidir a quién, hasta qué monto y a qué plazo venderle, y después
de la venta el área de cobranza ve que los plazos de pago se cumplan. Esto viene a estar directamente
relacionado con los ingresos de la compañía y con su capital de trabajo, y se refleja en su estado financiero.
El objetivo principal de Cobranzas es sintéticamente: “Cobrar todo en el menor tiempo posible”, sin
perder la visión de la importancia de conservar la relación comercial con los clientes.
Las grandes empresas cuentan con un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que son sistemas de
información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones
de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.
El área de cobranza usa la transacción FBL5N del sistema ERP – SAP que le permite visualizar los
documentos legales pendientes de pago (partidas abiertas) y cancelados (partidas compensadas).
Figura 2.6 Información de la transacción FBL5N

La información de la transacción FBL5N se exporta a Excel y se muestra como en la figura 2.7.
Figura 2.7. Archivo Cierre CIC-2011 que muestra la cartera deudor de todos los clientes.
Abrir el archivo CIERRE CIC-201101 exportado del sistema SAP muestra muchas filas y columnas vacías,
los datos mostrados son como la figura 2.7.
La columna G muestra el código del cliente para cada documento legal (factura, Boleta, Nota de crédito,
Nota de Débito, etc.), pero no muestra el nombre del cliente para cada documento legal sino una sola
vez.
Figura 2.8. El nombre del cliente se debe reper para cada documento legal.
Pasos para eliminar filas y columnas vacías y repetir el nombre.
1 Insertar una hoja de cálculo, para lo cual debemos hacer clic en el botón insertar hoja de cálculo
2 Seleccione las columnas H e I y haga clic derecho en

el encabezado Columna, luego seleccione Copiar.
Figura 2.9. También puede copiar con la

combinación de teclas [Ctrl] + [C]
3 Haga clic en la hoja 1, señale la celda A1 y

haga clic derecho, luego seleccione Pegar.
Figura 2.10. También puede pegar con la

combinación de teclas [Ctrl] + [V].
Los códigos del cliente tienen que estar en la misma fila con el nombre.
4 Seleccione la celda B4:B6.

5 Presione la combinación de teclas [Ctrl] + [-].
6 Excel muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas, haga clic en el botón opción Desplazar las
celdas arriba.
7 Haga clic en el botón Aceptar.
Figura 2.11. El contenido de la celda B7 se desplazará a la celda B4.
Figura 2.12. Los códigos están alineados con los nombres.

Ahora eliminar las celdas vacías de la columna A para tener una lista de datos.
8 Seleccione la columna A.
9 Pulse la tecla [F5], Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a,
10 Haga clic en el botón Especial, Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial.
11 Haga clic en el botón de opción Celdas en Blanco.
13 Pulse la combinación de teclas [Ctrl] + [-].
14 Excel muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas, haga clic en el botón de opción Toda la fila.
Figura 2.13 Las filas vacías se eliminaron, la lista de datos la usaremos más adelante.
En la hoja Cierre CIC, elimine filas y columnas vacías.
La fila 11 muestra el primer título cabecera, nos interesa los datos de cada título cabecera y en las vacías
eliminaremos las columnas.
16 Seleccione la hoja Cierre CIC.

17 Seleccione la fila 11.
22 Pulse al combinación de teclas la combinación de teclas [Ctrl] + [-].
23 Excel muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas, haga clic en el botón de opción Toda la
Columna.

Figura 2.14. Se puede observar en la fila 11, rango A11:O11 no hay celdas vacías.
Ahora eliminar las filas vacías, debemos estar seguros qué columna se va a seleccionar para no eliminar
datos importantes.
25 Seleccione la Columna B.
30 Pulse al combinación de teclas la combinación de teclas [Ctrl] + [-].
Figura 2.15. Se eliminaron las filas y columnas vacías.

En la figura 2.15 se observa como los títulos cabeceras se repiten; se eliminarán los títulos cabeceras
excepto el de la fila 1.
33 Seleccione la celda L1, escriba un valor numérico (para este ejemplo escriba 7).
34 Seleccione la columna L, (para seleccionar las celdas que contienen valores constantes de tipo
texto).
37 Haga clic en el botón de opción Constantes y solo active la casilla de verificación Texto.
39 Pulse la combinación de teclas [Ctrl] + [-].
42 Seleccione la celda L1 y escriba Demora.
43 Elimine la columna A.
Figura 2.16. Luego de realizar los 43 pasos tenemos una lista de datos.
Aplicar formato a la lista de datos obtenida, en la columna I y J los valores son fechas pero están como
tipo texto, se convertirá los textos en fechas.
Seleccionar el rango I2:I17892 (la celda I17892 es la última celda que contiene datos de la columna I).
44 Seleccione la celda I2.
45 Presione las teclas [Ctrl] + [Shift] + [↓] (Tecla direccional).
46 En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Texto en columnas.
47 En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en Delimitados y luego en
Siguiente.
48 En el paso 2, haga clic en Siguiente.

49 En el paso 3, en la sección Formato de los datos en columnas active el botón de opción Fecha y en
el botón despliegue seleccione DMA (Día, Mes, Año).
50 Por último haga clic en el botón Finalizar.
Figura 2.17. Se convierte los valores de texto a valores de fechas.
51 Seleccione la celda J2.

54 En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en Delimitados y luego en
Siguiente.

56 En el paso 3, en la sección Formato de los datos en columnas active el botón de opción Fecha y en
el botón despliegue seleccionar DMA (Día, Mes, Año).
57 Por último haga clic en el botón Finalizar.
Figura 2.18. El valor que muestran las fechas es ##########, esto es porque
la columna no es lo suficientemente ancha para mostrar los valores.

59 En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en el botón de comando Formato y luego seleccione
Autojustar ancho de columna.
Figura 2.19. Opciones para modificar el Figura 2.20. Los valores de la columna I y J se
ancho de una columna. muestran como valor po fecha.
Los valores de la columna M también se muestran con texto, y se debe convertir a número para realizar
cálculos.
60 Seleccione la celda M2.

63 En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en Siguiente.
65 En el paso 3, haga clic en el botón Avanzadas.
66 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración avanzada de importación de textos.
67 Para reconocer los datos numéricos, en Separador decimal seleccione coma y en separador de
miles seleccione punto.
Figura 2.21. Los valores de la columna M se muestran como valor

po texto y se convierten a valor numérico.
69 En el paso 3, haga clic en el botón Finalizar.
Figura 2.22. Los valores de la columna M se muestran como valor po número.
Una vez obtenido la lista de datos del deudor, se aplicará formato para mejorar su presentación.
70 Seleccione la celda A1 (puede seleccionar una celda de la lista de datos).
71 Pulse las teclas [Ctrl] + [E] (para seleccionar la lista de datos).
72 En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic el inicializador de cuadro de diálogo.
Figura 2.23. Inicializador de cuadro de diálogo también se encuentra en el

grupo Alineación y Número.
73 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ficha Bordes (para aplicar
bordes externos e internos de la lista de datos).
74 Para bordes externos en la sección Estilo haga clic en estilo línea continua grueso.
75 En el cuadro despliegue seleccione el color rojo.
76 En la sección preestablecidos haga clic en Contorno.
77 Para bordes internos en la sección Estilo haga clic en estilo línea continua delgada.
78 En el cuadro despliegue seleccione el color celeste.
79 En la sección preestablecidos haga clic en Interior.
80 Para finalizar haga clic en el botón Aceptar.
Figura 2.24.
Formato de bordes.
Aplicar formato de Relleno

81 Seleccione el rango A1:N1.
82 En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic el inicializador de cuadro de diálogo .
83 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ficha Relleno.
84 Haga clic en un color.
85 Luego haga clic en el botón Aceptar.
Figura 2.25 Formato de Relleno,

también puede seleccionar efectos
de relleno como tramas y sus
diferentes eslos de tramas.
Aplicar formato de Fuente

86 Seleccione el rango A1:N1.
87 En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic el inicializador de cuadro de diálogo .
88 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ficha Fuente.
89 En la sección Estilo, haga clic en Negrita.
90 En la sección Tamaño, haga clic en 12.
91 En el cuadro despliegue seleccione el color Azul.
Figura 2.26.
Formato de Fuente.
93 En el grupo Mostrar de la ficha Vista, haga clic para desactivar la casilla de verificación Líneas de
cuadrícula.
Figura 2.27. En el grupo Mostrar también puede ocultar

la barra fórmula, tulo cabeceras de fila y columnas.
Después de aplicar formato el resultado es como se muestra en la figura 2.28:
Figura 2.28. Lista de datos con formato.

Para guardar el archivo con un nuevo nombre realizar los siguientes pasos:
1 Haga clic en la Ficha Archivo,
2 Luego haga clic en Guardar como.
3 Excel muestra el cuadro de diálogo Guardar como.
4 Escriba el nombre de archivo Cierre mayo 2011.
5 Elija unidad de disco o carpeta donde se guardará el archivo.
6 Para finalizar haga clic en el botón Guardar.
Figura 2.29. Guardar como, permite guardar con un nuevo nombre, ubicación y po de archivo.
• FÓRMULAS
Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular el contenido
de otras celdas, comprobar condiciones, etc. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=).
• UTILIZAR OPERADORES DE CÁLCULO EN FÓRMULAS

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una fórmula.
Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos (que sigue las reglas matemáticas
generales), pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis.
• TIPOS DE OPERADORES
Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y
referencia.
Operadores aritméticos
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación o división, potencia
o radicación.
Figura 2.30. Los operadores aritmécos son los enlaces entre varios argumentos.
Operadores de comparación
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores
usando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.
Figura 2.31. Cuando se usa operadores de comparación solo se enen

como resultado valores lógicos.
Operador de concatenación de texto

Utilice la y comercial (&) para concatenar (unir) una o varias cadenas de texto con el fin de generar un
solo elemento de texto.
Figura 2.32. La celda C2 muestra el valor de la celda E1 y F1 separado por un espacio.

Operadores de referencia
Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores:
Figura 2.33. Para combinar varias referencias se usa la coma o punto y coma, usar uno
dependerá de la configuración regional del sistema operavo.
Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula.
Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden
para obtener los resultados deseados.
Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por
un signo igual (=). Excel interpreta los caracteres detrás del signo igual como una fórmula. Tras el signo
igual están los elementos que se van a calcular; por ejemplo, constantes o referencias a celdas. Éstos
se encuentran separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha,
según el orden específico de cada operador de la fórmula.
Prioridad de operadores
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden
que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por
ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los
operadores de izquierda a derecha.
Operador Operación Tipo
: Rango Referencia
[Espacio] Intersección Referencia
; Unión Referencia
– Negación Aritméco
% Porcentaje Aritméco
^ Exponenciación Aritméco
*y/ Mulplicación y división Aritméco

+y- Suma y resta Aritméco
& Conecta dos cadenas de texto Texto
= Igual a Comparación
<> Disnto de Comparación
<= Menor o igual que Comparación
>= Mayor o igual que Comparación
< Menor que Comparación
> Mayor que Comparación
Podemos cambiar el orden de operación utilizando paréntesis, sabiendo que las operaciones incluidas
en ellos son las primeras en realizarse. Así, si en el ejemplo de la figura 2.34 ponemos unos paréntesis
englobando la suma =( B2 + B3 ) * B4, la suma será lo primero en realizarse y, por último, la multiplicación.
Los paréntesis pueden anidarse, evaluándose en primer lugar los paréntesis más internos.
Ejemplo: = B2 *( B3 + 2 * ( 1 + B4 )) se convierte en = B2 *( B3 + 2 * 9) que será = B2 *( B3 + 18),

=B2*22= 44.
Figura 2.34. Los paréntesis en una fórmula pueden cambiar el resultado. Observe el resultado
de la celda D2 y D3, son diferentes, pero enen los mismos operadores aritmécos.
• CELDAS RELATIVAS, ABSOLUTA Y MIXTA.

Abra el archivo FORMULAS.XLSX, haga clic en la hoja1 y observe el cuadro REPORTE. El rango B9:J9 de la
hoja de cálculo está vacía; el total de la deuda del mes de Enero no se ha incluido todavía.
En esta sección, va a aprender a utilizar Excel para realizar operaciones matemáticas básicas, escribiendo
fórmulas sencillas en las celdas. Va a aprender también a sumar todos los valores en una fila con una
fórmula que actualiza su resultado si los valores cambian más adelante.
Figura 2.35. Reporte de cobranza por tramos en días de demora.

La deuda corriente (CTE) en el mes de enero de los DISTRIBUIDORES, VENTA DIRECTA y MAYORISTAS
es de 4’005,038.97 + 15’116,700.45 + 18’051,175.26, respectivamente. La suma de estos tres valores es
la deuda corriente del mes.
Para agregar estos valores en Excel, se escribe una sencilla fórmula en la celda B9.
Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Ésta es la fórmula escrita (=B6+B7+B8)
en la celda B9 para sumar 4’005,038.97 + 15’116,700.45 + 18’051,175.26
El signo más (+) es un operador matemático que indica a Excel que debe sumar los valores.
Si más tarde desea saber cómo obtuvo este resultado, la fórmula estará visible en la barra de fórmulas
cerca de la parte superior de la hoja de cálculo cada vez que haga clic en la celda B9.
Figura 2.36. Reporte de cobranza por tramos en días de demora.
1 Escriba la fórmula en la celda B9.

2 Presione [Enter] para mostrar el resultado de la fórmula.
3 Siempre que haga clic en la celda B9, la fórmula aparecerá en la barra de fórmulas.
A veces es más fácil copiar fórmulas que crearlas.
En primer lugar, seleccione la celda B9, que contiene la fórmula de Total CTE. A continuación, sitúe el
puntero en la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz negra (+). Después, arrastre
el mouse hasta rellenar la formula en la celda J9. Cuando se suelta el Mouse, aparece el total de D. Venc
0 - 10 d (18,612,012) en la celda C9. La fórmula =C6+C7+C8 está visible en la barra de fórmulas cerca
de la parte superior de la hoja de cálculo cada vez que se hace clic en la celda C9 y así se puede verificar
para todos los tramos de la deuda.
Figura 2.37. Arrastre la cruz de color negro desde la celda que

conene la fórmula hasta la celda donde desea copiarla.
Debe conocer los diferentes tipos de referencias:
Relativas
Las referencias de celdas relativas de una fórmula cambian automáticamente cuando la fórmula se
copia en toda una columna o en toda una fila. En el ejemplo de la figura 2.38, cuando la fórmula
=J6/$J$9 se copia de una fila en otra, las referencias relativas cambian de J6 a J7 a J8 y a J9.
Absolutas
Una referencia de celdas absoluta es fija. Las referencias absolutas no cambian al copiar una fórmula
de una celda en otra. Las referencias absolutas tienen signos de dólar ($) como esta: $J$9. Como se
muestra en la figura 2.38, cuando la fórmula =J6/$J$9 se copia de una fila en otra, la referencia de
celdas absoluta permanece como $J$9.
Utilice referencias de celdas absolutas para hacer referencia a celdas que no desea que cambien al
copiar la fórmula. Las referencias son relativas de forma predeterminada, de modo que tendrá que
escribir signos de dólar, como se muestra en el punto 2 de la figura 2.38 para cambiar el tipo de
referencia a absoluta.
Ahora desea saber cuál es el porcentaje de deuda que representan los Distribuidores, Venta Directa y
Mayoristas con respecto a la Deuda total.
Escriba una fórmula en la celda K6, empezando por =J6/. Después especifique un signo de dólar ($) y
J para realizar una referencia absoluta a la columna J, y $9 para realizar una referencia absoluta a la fila
9. Esta fórmula divide el valor de la celda J6 por el valor de la celda J9.
A continuación, copie la fórmula de la celda K6 hasta K9. Cuando la fórmula se copia, la referencia
de celdas relativa cambia de J6 a J7 a J8 y a J9, mientras que la referencia absoluta de J9 no cambia;
permanece como $J$9 en todas las filas donde se copia.
Figura 2.38. Para calcular el porcentaje de un rango, haga clic en la

celda D7 y, a connuación:
1 Las referencias de celdas relativas cambian de una fila a otra.

2 La referencia absoluta siempre hace referencia a la celda J9.
Mixtas
Una referencia de celdas mixta tiene bien una columna absoluta y una fila relativa, o bien una fila
absoluta y una columna relativa. Por ejemplo, J$3 es una referencia absoluta a la fila 3 y una referencia
relativa a la columna J. Cuando una referencia mixta se copia de una fila en otra, la referencia absoluta
permanece igual pero la referencia relativa cambia.
Figura 2.39. Cuadro recupero de cartera en Dólares Americanos.
En la lista de datos Recupero de Cartera 2011 – Moneda Nacional, se tiene información de los meses
de enero a mayo de las seis zonas de cobranza.
Tiene que presentar un cuadro con lista de datos en dólares americanos, considerando que el tipo de
cambio para cada mes es diferente.
Escribir una sola fórmula que realice el cálculo de la conversión de moneda nacional a dólar americano.
Escriba una fórmula en la celda J5 (=C5/J$3), empezando por =C5/J para realizar una referencia relativa
a la columna J, y $3 para realizar una referencia absoluta a la fila 3. Esta fórmula divide el valor de la
celda C5 por el valor de la celda J3.
A continuación, copie la fórmula de la celda J5 hasta N5 y luego copie hacia la celda N10.
En la figura 2.40 se observa como la celda J$3 cuando se copia arrastrando hacia la fila cambia a K$3,
a L$3, a M$3, y a N$3. Cuando el rango J5:N5 se copia arrastrando hacia abajo observen celdas a K$3,
L$3, M$3, y N$3 en su respectiva columna no cambian la fila 3.
Figura 2.40. Con una sola fórmula se calcula el cambio a moneda dólar americano.
CAPÍTULO
3
REPORTES DE COBRANZA
OBJETIVO:
Los reportes son necesarios para que los gestores de cobranza trabajen eficientemente,
además de brindarle información para tomar una estrategia. Esto permite generar la
información necesaria para diseñar y administrar el flujo de trabajo de su estrategia de
cobranzas.
TEMA:
Reporte por días de demora por documento legal.

Reporte por cliente deudor y línea de negocio.
Resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen.
• REPORTE POR DÍAS DE DEMORA POR DOCUMENTO LEGAL

Para realizar el reporte por tramos de demora de los documentos legales, se va a conocer las funciones
lógicas y de busqueda.
• FUNCIÓN SI
La función SI devuelve un valor si una condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor
si se evalúa como FALSO. Por ejemplo, la fórmula =SI(K2<=0,M2,0) devuelve el valor de la celda M2 si
K2 es menor o igual que 0 y cero si K2 es mayor que 0.
Verdadero K2<=0 Falso
M2 0
Sintaxis:
=SI(prueba_lógica; [valor_si_verdadero]; [valor_si_falso])
La sintaxis de la función SI tiene los siguientes argumentos:
Prueba_lógica Obligatorio. Cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o
FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.
Valor_si_verdadero Opcional. El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se

evalúa como VERDADERO.
Valor_si_falso Opcional. El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se evalúa
como FALSO.
Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y

valor_si_falso
62 CAP. 3 REPORTES DE COBRANZA
Función Y
La función Y devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalúan como VERDADERO; devuelve
FALSO si uno o más argumentos se evalúan como FALSO.
Sintaxis:
= Y(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)
Funcion O
Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los
argumentos son FALSO.
Sintaxis:
= O(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)
La sintaxis de la función Y tiene los siguientes argumentos:
valor_lógico1 Obligatorio. La primera condición que desea probar se puede evaluar como
VERDADERO o FALSO.
valor_lógico2; ... Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar se pueden evaluar como
VERDADERO o FALSO, hasta un máximo de 255 condiciones.
Un uso común de la función Y u O es expandir la utilidad de otras funciones que realizan pruebas
lógicas como la función Si.
Función ConsultaV
Puede usar la función CONSULTAV para buscar la primera columna de un rango de celdas y, a
continuación, devolver un valor de cualquier celda de la misma fila del rango.
Sintaxis
=CONSULTAV(valor_buscado; lookup_value, matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado])
La sintaxis de la función CONSULTAV tiene los siguientes argumentos:
valor_buscado Obligatorio. Valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla o rango

(matriz_buscra_en).
matriz_buscar_en Obligatorio. El rango de celdas que contiene los datos.
indicador_columnas Obligatorio. Un número de columna de la matriz_buscar_en desde la cual debe
devolverse el valor coincidente.
ordenado Opcional. Un valor lógico que especifica si la CONSULTAV va a buscar una coincidencia
exacta o aproximada:
Si ordenado se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia aproximada.
Si ordenado es FALSO, se devolverá una coincidencia exacta.
Función ConsultaH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un
valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz.
Sintaxis
=CONSULTAH(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado])
La sintaxis de la función CONSULTAH tiene los siguientes argumentos:
valor_buscado Obligatorio. Valor que se va a buscar en la primera fila de la tabla o rango (matriz_
buscra_en).
matriz_buscar_en Obligatorio. El rango de celdas que contiene los datos.
indicador_filas Obligatorio. Un número de fila en la matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse
el valor coincidente.
ordenado Opcional. Un valor lógico que especifica si la CONSULTAH va a buscar una coincidencia
exacta o aproximada:
Si ordenado se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia aproximada.

Si ordenado es FALSO, se devolverá una coincidencia exacta.
En el capítulo 2 se exportó información del sistema SAP y se obtuvo una lista de datos que se guardó con
el nombre Cierre Mayo 2011.
1 Abra el archivo Cierre Mayo 2011.xlsx
2 Señale el título cabecera de la columna D y haga clic derecho.
3 Excel muestra un menú contextual, haga clic en Insertar.
Figura 3.0. Insertar una columna a la izquierda del campo Cla.
4 En la celda D1 escribir “Nombre Cliente”
Tiene que mostrar el nombre del cliente en el reporte (Hoja Cierre CIC), en la Hoja1 se encuentra una lista
de datos con los códigos y sus respectivos nombres del cliente.
En la lista de datos de las hojas Cierre CIC y la Hoja1 tienen el dato en común, en la columna D y A,
respectivamente.
Para extraer los nombres de la Hoja1 a la hoja Cierre CIC en la columna D debe usar la función ConsultaV.
5 Seleccione la celda D2, inserte la función ConsultaV con el asistente.
6 En el grupo Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas, haga clic el botón de comando Búsqueda
y referencia y seleccione ConsultaV.
7 Excel muestra la ventana Argumento de Función.
Valor_buscado: Seleccione la celda C2.

Matriz_buscar_en: Haga clic en la Hoja1 y seleccione las columnas A:B.
Indicador_columnas: Escribe 2.
Ordenado: Falso (la búsqueda es exacta).
Figura 3.1. Al buscar valores de texto en la columna A de la Hoja1, asegúrese de que los datos de la columna
A de la Hoja1 no enen espacios al principio ni al final, de que no hay un uso incoherente de las comillas
rectas ( ‘ o “ ) ni pográficas ( ‘ o “) y de que no hay caracteres no imprimibles. En estos casos, CONSULTAV
puede devolver un valor inesperado o incorrecto.

9 Seleccione la celda D2 y sitúe el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la celda
hasta que aparezca la cruz negra (+) (Modo copiar). Después, haga doble clic en el botón principal
del mouse, la fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna C.
Figura 3.2. En el reporte se visualiza los nombres del cliente.

10 Inserte tres hojas

j nuevas a la derecha de la Hoja1, haga clic tres veces en el botón Insertar hoja de
cálculo
Figura 3.3. Insertar 3 hojas nuevas.
11 Seleccione el rango A:O de la hoja Cierre CIC (seleccione datos de la columna A hasta la
columna O).
12 En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic el botón de comando Copiar.
13 Haga clic en la Hoja2 y mantenga presionado la tecla [ Shift ]; luego clic en la Hoja4 para seleccionar
las tres hojas (Hoja2, Hoja3 y Hoja4, en la barra de título se muestra la palabra [GRUPO].
Figura 3.4. Para desagrupar haga clic en una hoja no seleccionada.
14 En la Hoja2 seleccione la celda A1.

15 En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic el botón de comando Pegar y seleccione
Pegar.
Figura 3.5. Cuando se hace clic en el botón Pegar, aparece una lista que
permite determinar cómo pegar la información en la hoja de cálculo.
16 De esta forma los datos se pegaron en las tres hojas, haga clic en la Hoja1 para desagrupar las
hojas Hoja2, Hoja3 y Hoja4.
17 Para poder visualizar las tres hojas, haga clic dos veces en el botón Nueva Ventana del grupo
Ventana de la ficha Vista.
18 Haga clic en el botón Organizar todo del grupo Ventana de la ficha Vista.
19 Excel muestra el cuadro de diálogo Organizar ventanas.
20 Haga clic en el botón de opción Vertical.
Figura 3.6. Para organizar ventanas

ene varias opciones.
Como puede apreciar en la figura 3.6 se observa los mismos datos en las tres hojas (Hoja2, Hoja3 y
Hoja4).
Figura 3.7. Un mismo libro puede mostrar varias ventanas, mostrando datos de diferentes hojas.
22 Cierre dos ventanas, haga clic en el botón Cerrar de la parte superior derecha de la ventana .
23 Haga clic en el botón Maximizar .
24 Haga clic en la hoja Cierre CIC, agregue título cabecera a la lista de datos con los tramos de la
siguiente manera:
En la celda P1 escriba: Deuda Corriente

En la celda Q1 escriba: Deuda Vencida
En la celda R1 escriba: 1 – 10 Días
En la celda S1 escriba: 11 – 30 Días
En la celda T1 escriba: 31 – 60 Días
En la celda U1 escriba: 61 – 90 Días
En la celda V1 escriba: 91 – 180 Días

En la celda W1 escriba: > 180 Días
25 Seleccione el rango P1:W1

26 En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en el Inicializador de cuadro de diálogo.
27 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ficha Fuente.
28 En la sección Estilo, haga clic en Negrita.
29 En la sección Tamaño, haga clic en 12.
30 En el cuadro despliegue seleccione el color Azul.
32 En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en el Inicializador de cuadro de diálogo.
33 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ficha Relleno.
34 Seleccione el color de fondo anaranjado, énfasis 6, claro 60%.
36 Escriba la fórmula en la celda P2 =SI(L2<=0,N2,0).
37 Seleccione la celda P2 y sitúe el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la celda hasta
que aparezca la cruz negra (+) (Modo copiar). Después, haga doble clic en el botón principal del
mouse, la fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna O.
38 Escriba la fórmula en la celda Q2 =SUMA(R2:W2).
39 Seleccione la celda Q2 y en modo copiar, haga doble clic en el botón principal del mouse, la
fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna P.
40 Escriba la fórmula en la celda R2 =SI(Y(L2>0,L2<=10),N2,0).
41 Seleccione la celda R2 y en modo copiar, haga doble clic en el botón principal del mouse, la
fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna Q.
42 Escriba la fórmula en la celda S2 =SI(Y(L2>10,L2<=30),N2,0).
43 Seleccione la celda S2 y en modo copiar, haga doble clic en el botón principal del mouse, la
fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna R
44 Escriba la fórmula en la celda T2 =SI(Y(L2>30,L2<=60),N2,0).
45 Seleccione la celda T2 y en modo copiar, haga doble clic en el botón principal del mouse, la
fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna S.
46 Escriba la fórmula en la celda U2 =SI(Y(L2>60,L2<=90),N2,0).
47 Seleccione la celda U2 y en modo copiar, haga doble clic en el botón principal del mouse, la
fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna T.
48 Escriba la fórmula en la celda V2 =SI(Y(L2>90,L2<=180),N2,0).
49 Seleccione la celda V2 y en modo copiar, haga doble clic en el botón principal del mouse, la
fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna U.
50 Escriba la fórmula en la celda W2 =SI(L2>=180,N2,0).
51 Seleccione la celda W2 y en modo copiar, haga doble clic en el botón principal del mouse, la
fórmula se copiará hasta la última celda que contiene datos en la columna V.
52 Guarde el reporte con el nombre de “Reporte por días de demora por documento legal”.
Figura 3.8. Reporte por días de demora por documento legal.
• REPORTE POR CLIENTE DEUDOR Y LÍNEA DE NEGOCIO

Para realizar el reporte por cliente deudor y por línea de negocio, se va a conocer la herramienta ordenar
y subtotales.
• ORDENAR DATOS EN UN RANGO

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de
nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a
menor u ordenar filas por colores. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como
a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y
fechas y horas (de más antiguos, más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias
columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por
formato.
Figura 3.9. Para obtener resultados ópmos, el rango de celdas que se ordene debe
tener encabezados de columna.
• INSERTAR SUBTOTALES EN UNA LISTA DE DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Puede calcular subtotales y totales generales en una lista de una columna de forma automática
mediante el comando Subtotal, que se encuentra en el grupo Esquema de la ficha Datos.
Figura 3.10. El comando Subtotal también esquemaza la lista de modo que pueda
mostrar u ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
En la hoja2 se prepara el reporte ordenado por clientes, que muestre la deuda total por cliente.
1 Abra el archivo Reporte por días de demora por documento legal.xlsx

2 Haga clic en la Hoja2 y seleccione la celda D2.
3 En el grupo Ordenar y Filtrar de la ficha Datos, haga clic el botón ordenar A-Z .
4 En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic el botón Subtotal.
5 Excel muestra el cuadro de diálogo Subtotales. Seleccione lo siguiente:
Para cada cambio en: Nombre Cliente

Usar función: Suma
Agregar subtotales a: Activar casilla Importe en ML.
Figura 3.11. Antes de aplicar Subtotales, el

campo donde se selecciona Para cambio en
debe estar ordenada.
Excel muestra el esquema de subtotales como en la figura 3.12:
Figura 3.12. Los símbolos esquemas aparecen a la izquierda junto a los

números del tulo cabecera fila.
7 Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los
símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Haga clic en el Número .
Figura 3.13. El subtotal muestra el total general, sumando los valores

del campo Importe en ML.
8 Haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Haga clic
en el Número .
Figura 3.14. El subtotal muestra el total por cliente, sumando los

valores del campo Importe en ML.
9 Haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Haga clic
en el Número . Se mostrará como en la figura 3.12
10 Haga clic en los símbolos y para mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales
individuales.
Figura 3.15. Muestra detalles del cliente Grupo CIC5 y Cliente Grupo CIC6.
11 Haga clic derecho en la Hoja2 y luego clic en Cambiar Nombre.

12 Escriba el nombre Reporte x Cliente.
En la hoja3 preparar el reporte ordenado por Línea y luego por cliente; y que sume los valores del campo
Importe en ML.
1 Haga clic en la Hoja3 y seleccione una la celda que contenga datos.

2 Ordene por Línea y Cliente, en el grupo Ordenar y Filtrar de la ficha Datos, haga clic el
botón ordenar.
3 Excel muestra el cuadro de diálogo Ordenar, realice lo siguiente:
Ordenado por: Seleccionar Línea ordenación: De menor a mayor

Haga clic en el botón Agregar nivel.
Ordenado por: Seleccionar Nombre Cliente ordenación: A a Z.
Haga clic en el botón Aceptar.
Figura 3.16. Puede ordenar por más de una columna cuando ene datos que desea
agrupar por el mismo valor en una columna y ordenar a connuación otra columna
dentro de ese grupo de valores iguales. Puede ordenar hasta 64 columnas.
4 Luego de ordenar, en el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic el botón Subtotal.
Para cada cambio en: Línea

Usar función: Suma
Figura 3.17. La función Suma calcula el

importe por cada cambio de la línea.
6 Para agregar subtotales por cliente, haga clic el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic el botón
Subtotal.
Para cada cambio en: Nombre Cliente

Usar función: Suma
Desactivar la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
Figura 3.18. Para agregar subtotales anidados,

desacvar la casilla Reemplazar subtotales actuales.
8 El esquema lista de datos presenta cuatro niveles, haga clic en / para ver los subtotales anidados
por línea y clientes.
Figura 3.19. Los subtotales por línea y luego por cliente.

11 Escriba el nombre Reporte x Linea-Cliente.
• RESUMIR, ANALIZAR, EXPLORAR Y PRESENTAR DATOS DE RESUMEN

Los informes de tabla dinámica se usan para resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen.
• QUÉ ES UN INFORME DE TABLA DINÁMICA

Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de
datos. Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para:
Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas para el usuario.
Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías, y
crear cálculos y fórmulas personalizados.
Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de los
datos de resumen de las áreas de interés.
Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen.
Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e
interesantes para poder centrarse en la información que le interesa.
Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

Cómo funciona la lista de campos de tabla dinámica

Es importante comprender el modo en que funciona la lista de campos de tabla dinámica y el modo en
que puede organizar diferentes tipos de campos para obtener los resultados deseados al diseñar un
informe de tabla dinámica o gráfico dinámico.
Figura 3.20
1 Un origen de datos externo contiene datos estructurados organizados como uno o varios campos
(denominados también columnas) que se muestran en la lista de campos.
2 Mueva un campo al área de filtro de informe en la lista de campos, lo que a su vez moverá el
campo al área de filtro de informe en el informe de tabla dinámica.
3 Mueva un campo al área de etiqueta de columna en la lista de campos, lo que a su vez moverá
el campo al área de etiqueta de columna en el informe de tabla dinámica.
4 Mueva un campo al área de etiqueta de fila en la lista de campos, lo que a su vez moverá el
campo al área de fila de columna en el informe de tabla dinámica.
5 Mueva un campo al área de valores en la lista de campos, lo que a su vez moverá el campo al área
de valores en el informe de tabla dinámica.
Usando la herramienta de tabla dinámica se creara varios reportes para analizar y presentar datos
numéricos.
1 Abra el archivo Reporte por días de demora por documento legal.xlsx

2 Haga clic en la hoja Cierre CIC.
3 Seleccione la celda A1 y pulse las teclas [ Ctrl ] + [ E ] para seleccionar el rango A1:W6502.
4 Asigne nombre al rango, haga clic en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos y seleccione
Definir nombre. Escribir en Nombre DATA y clic en el botón Aceptar.
5 Inserte una hoja nueva a la derecha de la Hoja4, haga clic en el botón Insertar hoja de cálculo.
6 Haga clic derecho en la Hoja y luego clic en Cambiar Nombre.
7 Escriba el nombre de TD División.

8 Seleccione la celda A1 de la hoja TD Divisón.
9 En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica, o bien haga clic en la flecha
que se encuentra debajo de Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.
Figura 3.21. En un informe de tabla dinámica, cada

columna o campo de los datos de origen se convierte en
un campo de tabla dinámica que resume varias filas de
información.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.
10 En Seleccione los datos que desea analizar, asegúrese de activar la opción Seleccione una tabla o
un rango y,
11 Haga clic en el cuadro Tabla o rango, y pulse la tecla [F3]. Excel mostrará el cuadro de diálogo
Pegar nombre.
12 Seleccione el nombre Data.

14 En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, active el botón de opción hoja de
cálculo existente.
15 En el cuadro Ubicación por defecto se lee ‘TD División’!$A$1 para colocar el informe de tabla
dinámica en la hoja de cálculo existente.
Figura 3.22. Crear informe de tabla dinámica de Excel con datos de la hoja
Cierre CIC con nombre Data.
Excel agrega un informe vacío de tabla dinámica a partir de la celda A1 y muestra la Lista de campos de
tabla dinámica.
Figura 3.23. Informe listo para que pueda agregar campos, crear un
diseño o personalizar el informe de tabla dinámica.
Para agregar campos al informe, siga estos procedimientos:
17 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Div.
Figura 3.24. De forma predeterminada, los campos no numéricos se agregan al

área de equetas de fila, los campos numéricos se agregan al área de ∑valores.
18 Haga clic con el botón secundario en el campo línea en la sección de campos y, a continuación,
seleccione Agregar a etiquetas de columna.
Figura 3.25. Para colocar un campo en un área específica de la sección de diseño, haga clic con el botón
secundario en el nombre de campo en la sección de campos y, a connuación, seleccione Agregar a
filtro de informe, Agregar a equetas de columna, Agregar a equetas de fila o Agregar a valores.
19 Haga clic y mantenga presionado el campo Deuda Vencida en la sección campos y arrastre hasta
la sección ∑valores.
Figura 3.26. Para arrastrar un campo al área que desee, haga clic y mantenga presionado el nombre del
campo en la sección de campos y, a connuación, arrástrelo hasta un área de la sección de diseño.
El resultado de agregar los campos Línea, Div. Y Deuda Vencida el informe de tabla dinámica es como
la figura 3.27.
Figura 3.27. El informe de tabla dinámica muestra la deuda vencida por Div. Y línea.
No hay una regla que indique que campos deben ir en la secciones de filtro de informe, etiquetas de
columna, etiquetas de fila o ∑valores. Para crear el informe de tabla dinámica se eligió la distribución
como se ve en la figura 3.27
En la lista de campos de tabla dinámica puede reorganizar los campos en cualquier momento, para
obtener el mejor informe de tabla dinámica y le permita analizar y resumir los datos.
20 En la sección Etiqueta de fila haga clic con el botón principal en el campo Div. y seleccione Mover
a rótulos de columna.
Figura 3.28. Para organizar los campos, haga clic con el botón secundario en los
campos de la sección de diseño y, a connuación, seleccione el área que desee, o
bien, arrastre los campos entre las áreas de la sección de diseño.
21 En la sección Etiqueta de columna señale el campo Línea y arrastre hacia la sección Etiqueta de fila.
El nuevo informe de tabla dinámica organizado es como se observa en la figura 3.29.
Figura 3.29. Nuevo informe de tabla dinámica.
Después de crear el informe de tabla dinámica formato y elegir un diseño diferente.

Aplicar formato numérico al importe total.
22 Haga clic en la celda B3 del informe de tabla dinámica, de esta forma, se muestran la Herramientas
de tabla dinámica, agregando las fichas Opciones y Diseño.
23 En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo.
Figura 3.30. Herramienta de tabla dinámica estarán disponibles si

hace clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica.,
24 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado

escriba Vencido.
25 Haga clic en el botón Formato de número.
26 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Celda.
27 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escriba
cero y active la casilla de verificación Usar separador de miles (,).

Figura 3.31. En el cuadro de diálogo Configuración de campo nos permite dar formato, que
po de cálculo se desea usar y como mostrar los valores en el informe de tabla dinámica.
El informe de tabla dinámica se mostrará como la figura 3.32.
Figura 3.32. En el campo ∑ Valores el campo Importe Total se mostraba como “Suma de Importe
Deuda Vencida” y se cambió por Vencido y se aplicó formato de número del campo Deuda corriente.
Agregar más campos a la sección ∑ valores

Ahora se desea saber la cantidad de documentos legales pendiente de pago.
30 Coloque el cursor en cualquier lugar del informe de tabla dinámica figura 3.32.
31 En el campo ∑ Valores vamos agregar el campo “Deuda vencida”.
32 Seleccione la celda C4.
34 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En la sección Resumir campo
de valor por seleccione la función Cuenta.
35 En Nombre personalizado escriba Cuenta V.

En la figura 3.33 se observa que automáticamente el campo ∑Valores se insertó en la sección Etiqueta
de columnas.
Figura 3.33. En el informe de tabla dinámica en la sección columna se

muestra los campos Vencida y Cuenta V para cada división de negocio.
Modificar la presentación del informe de tabla dinámica.
37 Arrastre el campo “∑ Valores” hacia la sección etiquetas de fila.
El informe de tabla dinámica final es como la figura 3.34.
Figura 3.34. En el informe de tabla dinámica en la sección Fila se muestra los

campos Vencida y Cuenta, para cada línea de negocio.
Aplicar diseño al informe de tabla dinámica
Figura 3.35. Opciones de Diseño de tabla dinámica.
38 Seleccione una celda del informe de tabla dinámica figura 3.34.

39 En la cinta de opciones se muestran las fichas Opciones y Diseño.
40 En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de tabla dinámica, haga clic en el botón más y mostrará
diferentes estilos de tabla dinámica.
41 Seleccione el estilo de tabla dinámica oscuro 9.
Figura 3.36. Eslo de tabla dinámica está dividido en tres secciones: Claro, Medio y Oscuro.
Figura 3.37. El informe de tabla

dinámico aplicado el eslo de
tabla dinámica oscuro9.
También se puede mostrar las columnas y filas con bandas.
42 En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de estilo de tabla dinámica, haga clic en las casillas de
verificación Filas con bandas y columnas con bandas.
Figura 3.38. En el informe de

tabla dinámica muestra líneas
vercales y horizontales.
Pueden cambiar el diseño del formato del informe de tabla dinámica por forma compacta, forma
esquema o formato tabular.
43 En la ficha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic Diseño de informe, o bien haga clic en la flecha
que se encuentra debajo de Diseño de informe y, a continuación, en Mostrar en formato tabular.
Figura 3.39. Los campos que se agregaron en Equeta de Fila se muestra en diferentes
columnas en el diseño formato tabular. Y los nombres equetas filas y equetas de
columnas toman el nombre del campo Línea y Div, respecvamente.
Modificar la presentación del informe de tabla dinámica.
44 Arrastre el campo Div. hacia la sección etiquetas de fila, debajo del campo Línea.
45 En la ficha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic Filas en Blanco, o bien haga clic en la flecha que
se encuentra debajo de Filas en blanco y, a continuación, en Insertar filas en blanco después de
cada elemento.
Figura 3.40. Después de cambio de Línea se agrega una fila en blanco.
En el informe de tabla dinámica que muestra en la figura 3.40 muestra las línea de negocio y sus respetivas
divisiones de negocio, donde se observa que la deuda vencida para la línea 1 es de 3’247,005 y está
formado por 1207 documentos legales, además en la línea 1 la mayor deuda es en la división CIC00 por
una deuda de 1’756,651 con 1172 documentos legales.
Crear un informe de tabla dinámica por división y que muestre el anticuamiento de la deuda.
1 Inserte una hoja de cálculo, haga clic en el botón insertar hoja de cálculo
2 Haga clic derecho en la Hoja insertada y luego clic en Cambiar Nombre.
3 Escribe el nombre TD-Anticuamiento.
4 Seleccione la celda A1.
un rango.
7 Haga clic en el cuadro Tabla o rango, y pulse la tecla [ F3 ]. Excel mostrará el cuadro de diálogo
Pegar nombre.

cálculo existente.
11 En el cuadro Ubicación por defecto se lee ‘TD-Anticuamiento’!$A$1 para colocar el informe de

tabla dinámica en la hoja de cálculo existente.
13 Haga clic y mantenga presionado el campo Div. en la sección campos y arrastre hasta la sección
Etiqueta de columna.
14 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Importe en ML.

15 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Deuda Corriente.
16 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Deuda Vencida.
17 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 1 – 10 Días.
22 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo > 180 Días.
Figura 3.41. Informe de tabla dinámica por ancuamiento de la deuda.
23 Seleccione la celda B3.

escriba Saldo.
28 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escribe

escriba Deuda Corriente (Borrar el texto “Suma de“).
36 En la columna categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales escribe

39 Excel muestra el mensaje “El nombre de tabla dinámica ya existe”.
Figura 3.42. Como existe un campo con el nombre Deuda Corriente, en

nombre personalizado no puede exisr el nombre Deuda corriente.

41 En el cuadro Nombre personalizado al final del texto Deuda corriente haga clic y pule la barra
espaciadora; ahora el nombre es “Deuda corriente ”.
Figura 3.43 Deuda corriente es diferente a

Deuda Corriente(espacio), visualmente son
iguales.

44 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado borre
el texto “Suma de“ y pulse la barra espaciadora al final del texto.




Borrar el texto “Suma de“ y pulse la barra espaciadora al final del texto.
cero y activar la casilla de verificación Usar separador de miles (,).

74 Seleccionar la celda B9.



que se encuentra debajo de Diseño de informe y, a continuación, Mostrar en formato tabular.
99 En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de tabla dinámica, haga clic en el botón Más y mostrará
Figura 3.44. Informe de tabla dinámica por días de atraso y por división del negocio.
Crear un informe de tabla dinámica por división y línea de negocio que muestre la deuda y porcentaje
de la deuda.
1 Inserte una hoja de cálculo, haga clic en el botón Insertar hoja de calculo
3 Escriba el nombre TD-Porcentaje.
un rango.
Pegar nombre.

cálculo existente.
11 En el cuadro Ubicación por defecto se lee ‘TD-porcentaje’!$A$1 para colocar el informe de tabla
Etiqueta de línea.
14 Haga clic y mantenga presionado el campo Linea en la sección campos y arrastre hasta la sección
Etiqueta de columna.

escriba el nombre Deuda.
25 En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de tabla dinámica, haga clic en el botón más y mostrara
26 Seleccione el estilo de tabla dinámica claro 7.
Figura 3.45. Informe de tabla dinámica.
27 Haga clic y mantenga presionado el campo Importe en ML en la sección campos y arrastre hasta
la sección ∑Valores.
28 En sección Etiquetas de columna aparece automáticamente el campo ∑Valores, señale el campo

∑Valores y arrastre hasta la sección Etiquetas de fila debajo del campo Div.
Figura 3.46. El campo Importe en ML se muestra dos veces.
En la sección ∑Valores de la lista de campos agrego dos veces el campo Importe en ML, uno se mostrara
como valor numérico y el otro como valor numérico representado en porcentaje con respecto del total
filas.

escriba el nombre %.
32 Haga clic en la ficha Mostrar valores como.
33 Haga clic en el botón despliegue Mostrar valores como y seleccione % del total de filas.
36 En la columna categoría seleccione Porcentaje, luego a lado derecho en posición de decimales
escriba 0 (cero).
Se va aplicar formato condicional al informe de tabla dinámica, y se resaltará el máximo valor en una fila.
39 Seleccione la celda C3 (celda que contiene el valor del campo Deuda).

40 En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Formato
condicional y, a continuación, Administrar regla…
41 Excel muestra la ventana Administrador de reglas de formato condicionales.

42 Haga clic en el botón Nueva regla.
43 Excel muestra la ventana Nueva regla de formato.
44 En la sección Aplicar regla active el botón de opción Todas las celdas que muestran valores “Deuda”
para “Div.” Y “Línea”.
45 En la sección Seleccione un tipo de regla, haga clic en Utilice una fórmula que determine las celdas
para aplicar formato.
46 En la sección Editar un descripción de regla, escriba la fórmula: =C3=MAX($C3:$Q3).

47 Haga clic en el botón Formato.
Figura 3.47. Venta Nueva regla de

formato, solo para los valores de los
campos “Deuda”, “Div.” y “Linea”.

49 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ficha Bordes.
50 En la sección estilo, haga clic en línea continua.
51 En el cuadro combinado color seleccione el color azul.
52 En la sección Preestablecidos haga clic en contorno.
53 Haga clic en la ficha Relleno y luego clic en el color amarillo.
Figura 3.48. Formato de celdas

Figura 3.49. La fórmula =C3=MAX($C3:$Q3) solo se aplica a valores

de los campos “Deuda”, “Div.” Y “Linea”

58 En el cuadro Aplicar regla a, seleccione la celda C4.
59 Active la casilla de verificación Todas las celdas que muestran valores “%” para “Div.” Y “Línea”.
60 En la sección Seleccione un tipo de regla, haga clic en Utilice una fórmula que determine las celdas
para aplicar formato.
61 En la sección Editar un descripción de regla, escriba la fórmula: =C3=MAX($C3:$Q3).

63 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ficha Bordes.
64 En la sección estilo, haga clic en línea continua.
65 En el cuadro combinado color seleccione el color rojo.
66 En la sección Preestablecidos haga clic en contorno.
67 Haga clic en la ficha Relleno y luego clic en el color verde.
68 Haga clic en el botón Aceptar de la venta Formato de celdas.
69 Haga clic en el botón Aceptar de la ventana Nueva regla de formato.
70 Haga clic en el botón Aceptar de la ventana Administrador de reglas de formato condicional.
Figura 3.50. Con el informe de tabla dinámica y aplicado formato condicional, podemos
resaltar que línea de negocio ene mayor deuda en cada división del negocio.
En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Formato condicional
y, a continuación, Administrar regla…
Excel muestra la ventana Administrador de reglas de formato condicional con las dos reglas que se
aplicaron a la tabla dinámica, además que se puede editar las reglas o eliminarlas.
Figura 3.51. Ventana Administrador de reglas de formato condicional.
Crear un informe de tabla dinámica por división y muestre la deuda y proyección del recupero de la
deuda. Para los siguientes meses se proyecta tener una deuda de:
Junio 98% de la deuda de mayo.

Julio 97% de la deuda de mayo.
Agosto 97.5% de la deuda de mayo.
Setiembre 95% de la deuda de mayo.
1 Inserte una hoja de cálculo, haga clic en el botón Insertar hoja de cálculo
3 Escribe el nombre TD-Proyección.
un rango.
Pegar nombre.

cálculo existente.
11 En el cuadro Ubicación por defecto se lee ‘TD-Proyección’$A$1 para colocar el informe de tabla

Etiqueta de línea.


Figura 3.52. Informe de tabla dinámica mostrando la deuda por división.
Se calculará la deuda proyectada para los meses de Junio a Setiembre creando una fórmula mediante un
campo calculado. Las fórmulas creadas utilizando un campo calculado se pueden basar en cualquiera de
los campos a partir de los que se crea el informe. Cuando se utiliza un campo calculado, se agrega un
nuevo campo al informe de tabla dinámica.

27 En la ficha Opciones, en el grupo Cálculos, haga clic en la flecha que se encuentra debajo de
Campos, elementos y conjuntos y, a continuación, Campo calculado.
28 Excel muestra el cuadro de diálogo Insertar campo calculado.

29 En el cuadro Nombre escriba Junio.
30 En el cuadro fórmula borre el texto.
31 Luego seleccione el campo Importe en ML y haga clic en el botón Insertar campos.
32 Luego digite *98%, para obtener la fórmula =’ Importe en ML’*98%. (se observa que el campo
Importe en ML tiene espacios al inicio).
Figura 3.53. Recomendable insertar el campo y no escriba el nombre

del campo en el recuadro fórmula, porque puede tener espacio.


37 En el cuadro Nombre escriba Julio.
40 Luego digite *98%, para obtener la fórmula =’ Importe en ML’*97%.


45 En el cuadro Nombre escriba Agosto.

48 Luego digite *98%, para obtener la fórmula =’ Importe en ML’*97.5%.


53 En el cuadro Nombre escriba Setiembre.
56 Luego digite *98%, para obtener la fórmula =’ Importe en ML’*95%.
Figura 3.54. Informe de tabla dinámica con proyecciones de recupero

de deuda para los meses Junio a Seembre.

escriba el nombre borre el texto Suma de y agregue un espacio al final del texto Junio.
62 Seleccione la celda D2.
escriba el nombre borre el texto Suma de y agregue un espacio al final del texto Julio.
66 Seleccione la celda E2.

escriba el nombre borre el texto Suma de y agregue un espacio al final del texto Agosto.
70 Seleccione la celda F2.
escriba el nombre borre el texto Suma de y agregue un espacio al final del texto Setiembre.
Figura 3.55. Informe de tabla dinámica con proyecciones de recupero

del mes de junio a seembre.
Crear un informe de tabla dinámica por división y muestre la deuda y proyección del recupero de la
deuda. Para el mes de junio con porcentajes diferentes para cada división del negocio:
CIC00 95% de la deuda de mayo.

JPC00 93% de la deuda de mayo.
MP00 90% de la deuda de mayo.
PC00 igual a la deuda de mayo.
Como ya existe un informe de tabla dinámica con fórmulas realizadas con campo calculado, se asignará
otro nombre al rango que tienen como nombre DATA.
1 Haga clic en la hoja Cierre CIC.

2 Seleccione la celda A1 y pulse las teclas [ Ctrl ] + [ E ] para seleccionar el rango A1:W6502.
Definir nombre.
4 En el cuadro nombre escriba Lista.

5 Inserte una hoja nueva, haga clic en el botón Insertar hoja de cálculo .
6 Haga clic derecho en la Hoja y luego clic en Cambiar Nombre.
7 Escriba el nombre de TDProyeccion Elemento.
8 Seleccione la celda A1 de la hoja TDProyeccion Elemento.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.
un rango y,
Pegar nombre.
12 Seleccione el nombre Lista.

cálculo existente.
15 En el cuadro Ubicación por defecto se lee ‘TDProyeccion Elemento’!$A$1 para colocar el informe
de tabla dinámica en la hoja de cálculo existente.
Etiquetas de columna.

19 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Deuda corriente.
20 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Deuda vencida.
21 Arrastre el campo “∑ Valores” de la sección Etiquetas de columna a la hacia la sección etiquetas
de fila.

24 Excel muestra el cuadro de dialogo Configuración de campo valor. En Nombre personalizado

escriba el nombre Corriente.

escriba el nombre Vencida.

Figura 3.56. Informe de tabla dinámica con los valores de la deuda,

corriente y vencida por división de negocio.
46 Seleccione la celda B2 (seleccione una celda que contenga un elemento como CIC00, JPC00, MP00
y PC00.
Campos, elementos y conjuntos y seleccione Elemento calculado.
Figura 3.57. Cálculos con

elemento calculados.
48 Excel muestra el cuadro de diálogo Insertar elemento calculado Div. En Nombre personalizado
escriba el nombre CIC00-Jun.
49 En el cuadro Fórmula borre el texto
50 y en la sección campos haga clic en el campo Div.
51 En la sección Elementos se muestra los elementos CIC00, JPC00, MP00 y PC00, seleccione CIC00.
52 Luego haga clic en el botón Insertar elemento.
53 En el cuadro fórmula se muestra=CIC00, escriba *95%
Figura 3.58. Insertar elemento calculado del campo división de negocio (Div.)

escriba el nombre JPC00-Jun.
59 Y en la sección Campos haga clic en el campo Div.
60 En la sección Elementos se muestra los elementos CIC00, JPC00, MP00 y PC00, seleccione JPC00.
62 En el cuadro fórmula se muestra =JPC00, escriba *93%
escriba el nombre MP00-Jun.

68 Y en la sección Campos haga clic en el campo Div.
69 En la sección Elementos se muestra los elementos CIC00, JPC00, MP00 y PC00, seleccione MP00.
71 En el cuadro fórmula se mostrará =MP00, escriba *90%
escriba el nombre PC00-Jun.
77 y en la sección Campos haga clic en el campo Div.
78 En la sección Elementos se muestra los elementos CIC00, JPC00, MP00 y PC00, seleccione JPC00.
80 En el cuadro fórmula se muestra =PC00
Figura 3.59. Informe de tabla dinámica con proyecciones según división de negocio.
Se moverá cada elemento proyectado del mes de junio.
82 Seleccione la celda F2 y en modo mover (el cursor toma la forma de una cruz con flechas), arrastre
el mouse hasta ubicarse entre la columna B y C para colocarlo al costado derecho de la celda B2.
Figura 3.60. Al mover la celda F2 se mueve juntos con los valores del rango F3:F5.
83 Seleccione la celda G2 y en modo mover (el cursor toma la forma de una cruz con flechas), arrastre
el mouse hasta ubicarse entre la columna D y E para colocarlo al costado derecho de la celda D2.
84 Seleccione la celda H2 y en modo mover (el cursor toma la forma de una cruz con flechas), arrastre
el mouse hasta ubicarse entre la columna F y G para colocarlo al costado derecho de la celda F2.
Figura 3.61. Informe de tabla dinámica que muestre la proyección por elementos del campo Div.
Crear un reporte similar a la hoja Reporte x Cliente, pero en este caso los rangos de anticuamiento no se
tendrá como título cabecera de la lista de datos sino como elemento del campo estado.
1 Haga clic en la Hoja 4.

3 Escriba el nombre de Reporte x Cliente1.
4 Seleccione la celda A1 de la hoja Reporte x Cliente1.
5 En la celda U1 escriba -1000.
6 En la celda U2 escriba 1.
12 En la celda V1 escriba Deuda Corriente.
13 En la celda V2 escriba 1 – 10 Días.
18 En la celda V7 escriba > 180 Días.
19 En la celda W1 escriba 1.
26 En la celda P1 escriba Estado.
27 En la celda Q1 escriba Orden.
28 En la celda P2 escriba la fórmula =CONSULTAV(L2,$U$1:$W$7,2,VERDADERO).
29 Seleccione la celda P2 y en modo copiar (señalar en la parte inferior derecha de la celda P2, el
cursor toma la forma de una cruz).
30 haga doble clic, la fórmula se copiará hasta la último valor de la columna O.
31 En la celda Q2 escriba la fórmula =CONSULTAV(L2,$U$1:$W$7,3,VERDADERO).
32 Seleccione la celda Q2.
33 En modo copiar haga doble clic, la fórmula se copiara hasta la ultimo valor de la columna O.
34 Seleccione la celda A1 y pulse las teclas [ Ctrl ] + [ E ] para seleccionar el rango A1:Q6502.
Definir nombre.
36 En el cuadro nombre escriba Data1.

37 Inserte una hoja nueva, haga clic en el botón Insertar hoja de cálculo.
39 Escribir el nombre de TD División1.
40 Seleccione la celda A1 de la hoja TD División1.
42 Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.
un rango y,
Pegar nombre.
45 Seleccione el nombre Data1.

cálculo existente.
48 En el cuadro Ubicación por defecto se lee ‘TD División1’!$A$1 para colocar el informe de tabla
Etiquetas de columna.

52 Señale el campo Orden y arrastre a la hacia la sección etiquetas de columna.
53 Señale el campo Estado y arrastre a la hacia la sección etiquetas de columna debajo del campo
Orden.
54 Señale el campo Div. y arrastre a la hacia la sección etiquetas de fila.

escriba el nombre Importe.
El informe de tabla dinámica es como se muestra en la figura 3.62:
Figura 3.62. Informe de tabla dinámica que muestra subtotales.
63 En la ficha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Subtotales
y seleccione No mostrar subtotales.
Figura 3.63. Opciones para mostrar u ocultara Subtotales.
64 En la ficha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Diseño de
informe y seleccione Mostrar en formato tabular.
65 En la ficha Diseño, en el grupo Estilo de tabla dinámica, haga clic en el botón más y seleccione Estilo
de tabla dinámica claro 16.
Figura 3.64. Otra forma de realizar un informe de tabla dinámica.
Todos los reportes o lista de datos realizados se usaron información que son extraídos de un sistema
SAP de la transacción FBL5N. Pero una empresa puede crear nuevas transacciones para satisfacer sus
necesidades y para este caso trabajaremos con información extraído de otro sistema.
1 Abrir el archivo CARTERA CIC 31.12.2011.xlsx.

4 Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, en Seleccione los datos que desea
analizar, asegúrese de activar la opción Seleccione una tabla o un rango.
5 En cuadro Tabla o rango, automáticamente Excel ingresó el rango ‘CARTERA AL

31.12.2011’!$A$1:$P$28825.

7 En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, active el botón de opción Nueva hoja
de cálculo.

9 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Deuda.
10 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Corriente.
11 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 0001 - 0009 días.
16 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 0181 o más días.
17 Haga clic con el botón secundario en el campo Zona en la sección de campos y, a continuación,
seleccione Agregar a etiquetas de fila.
18 Haga clic con el botón secundario en el campo Gestor en la sección de campos y, a continuación,
seleccione Agregar a Filtro de informe.

borrar el texto “suma de “ y al final del texto Deuda pulse la barra espaciadora.
24 En la columna Categoría seleccione Número, luego a lado derecho en posición de decimales
escriba cero y active la casilla de verificación Usar separador de miles (,).
27 Haga clic en la celda C4.
borrar el texto “suma de “ y al final del texto Corriente pulse la barra espaciadora.
35 Haga clic en la celda D4.
borrar el texto “suma de “ y al final del texto Vencido pulse la barra espaciadora.
43 Haga clic en la celda E4.
borrar el texto “suma de “ y al final del texto 0001 - 0009 días pulse la barra espaciadora.

51 Haga clic en la celda F4.
59 Haga clic en la celda G4.
67 Haga clic en la celda H4.
75 Haga clic en la celda I4.

83 Haga clic en la celda J4.
borrar el texto “suma de “ y al final del texto 0181 o más días pulse la barra espaciadora.
Figura 3.65 Informe de tabla dinamia que muestra la deuda por regiones.

92 Mueva la tabla dinámica a la celda A10, En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en
Mover tabla dinámica.
Figura 3.66. En el grupo Acciones se encuentran los

botones Borrar, Seleccionar y Mover tabla dinámica.
93 Excel muestra el cuadro de diálogo Mover tabla dinámica. Active el botón de opción Hoja de
cálculo existente.
94 Y en el cuadro Ubicación seleccione la celda A10 y se mostrará el texto Hoja1!A10

Figura 3.67. Informe de tabla dinámica se desplazó 7 filas
• USAR LA SEGMENTACIÓN DE DATOS PARA FILTRAR DATOS DE TABLAS DINÁMICAS

En versiones anteriores de Microsoft Excel, se pueden usar filtros de informes para filtrar los datos de
un informe de tabla dinámica aunque no es fácil ver el estado actual de filtrado cuando se filtran varios
elementos. Para filtrar los datos en Microsoft Excel 2010, se puede usar la segmentación de datos. La
segmentación de datos proporciona botones en los que se puede hacer clic para filtrar los datos de
las tablas dinámicas. Además del filtrado rápido, la segmentación de datos también indica el estado
actual de filtrado, lo cual facilita el entendimiento de lo que se muestra exactamente en un informe de
tabla dinámica filtrado.
¿Qué es la segmentación de datos?

Las segmentaciones de datos son componentes de filtrado fáciles de usar que contienen un conjunto
de botones que le permiten filtrar los datos de un informe de tabla dinámica rápidamente sin la
necesidad de abrir listas desplegables para buscar los elementos que se desean filtrar.
Cuando se usa un filtro común de informe de tabla dinámica para filtrar varios elementos, el filtro
solamente indica que se filtran varios elementos y es necesario abrir una lista desplegable para ver
los detalles de filtrado. Sin embargo, las segmentaciones de datos etiquetan claramente el filtro que
se aplica y proporcionan detalles para que los datos que se muestran en el informe de tabla dinámica
filtrado puedan entenderse fácilmente.
Las segmentaciones de datos generalmente se asocian a la tabla dinámica en la cual se crean.
Usar la segmentación de datos

Crear una segmentación de datos asociada a la tabla dinámica creada en el archivo CARTERA CIC
31.12.2011.xlsx .
Crear una segmentación de datos en una tabla dinámica existente

1 Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica para el cual desea crear una segmentación
de datos.
De esta forma, se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas
Opciones y Diseño.
2 En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Opciones, haga clic en Insertar Segmentación de datos.
Figura 3.68. Crear una segmentación de datos en

una tabla dinámica existente.
3 En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active la casilla de verificación de los

campos Zona y gestor que desea crear una segmentación de datos.
4 Haga clic en Aceptar.
Figura 3.69. Acve la casilla de verificación de

los campos de la tabla dinámica para los cuales
desea crear una segmentación de datos.
Se mostrará una segmentación de datos para cada campo que haya seleccionado.
Figura 3.70. Los segmentos se ubican por defecto

delante de la tabla dinámica.
5 Mueva la segmentación Zona y gestor como en la figura 3.71.
Figura 3.71. Señalar el tulo de la segmentación y presionar el botón

principal del mouse y arrastre hasta la ubicación deseada.
6 Haga clic en la segmentación Zona y grupo Botones de la ficha Opciones, haga clic en el cuadro
Columnas y escriba 4.
Figura 3.72. Puede configurar la candad de columnas que mostrara la segmentación de datos.
7 Haga clic en la segmentación Gestor y grupo Botones de la ficha Opciones, haga clic en el cuadro
Columnas y escriba 2.
8 Modifique el tamaño de la segmentación de datos, señale los bordes de una de las esquinas y
el cursor toma la forma de una flecha en doble sentido, presione el botón principal y arrastre el
mouse hasta obtener el tamaño deseado como el de la figura 3.73.
Figura 3.73. Tamaño de la segmentación de datos personalizado
Aplicar formato a una segmentación de datos
9 Haga clic en la segmentación de datos Zona.

10 Se mostrarán las Herramientas de segmentación de datos y se agregará la ficha Opciones.
11 En la ficha Opciones, en el grupo Estilos de segmentación de datos, haga clic en el estilo de
segmentación de datos oscuro 6.
12 Haga clic en la segmentación de datos Gestor.

13 Se mostrarán las Herramientas de segmentación de datos y se agregará la ficha Opciones.
14 En la ficha Opciones, en el grupo Estilos de segmentación de datos, haga clic en el estilo de
Figura 3.74. Para ver todos los eslos disponibles, haga clic en el botón Más .
Figura 3.75. Formato a una segmentación de datos.
15 En la segmentación Gestor haga clic en Luis Contreras mantenga presionado la tecla [ Ctrl ], clic en
Luz Cruces, clic en Martin pacheco y clic en Víctor Flores.
16 Mantenga presionado la tecla [ Ctrl ] y haga clic en Región 2 y Región 4 para no mostrar en el
informe de tabla dinámica.
Figura 3.76. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos en los cuales
desea aplicar el filtro. Para seleccionar más de un elemento, mantenga presionada la
tecla CTRL y luego haga clic en los elementos en los que desea aplicar el filtro.
1- Un encabezado de segmentación de datos indica la

categoría de los elementos que contiene.
2- Un botón de filtrado que no está activado indica que el
elemento no está incluido en el filtro.
3- Un botón de filtrado que está activado indica que el
elemento está incluido en el filtro.
4- Un botón Borrar filtro quita el filtro mediante la selección
de todos los elementos de la segmentación de datos.
Figura 3.77. Elementos de segmentación de datos.

CAPÍTULO
4
INDICADORES DE COBRANZA
OBJETIVO:
La rotación de cartera establece el número de veces que las cuentas por cobrar giran, en
promedio de un período determinado de tiempo, generalmente un año. El indicador de
rotación de cartera permite conocer la rapidez de la cobranza, pero no es útil para evaluar
si dicha rotación está de acuerdo con las políticas de crédito fijadas por la empresa.
TEMA:
Ratios de Cobranza.
Indicadores de Cobranza.
Gráficos de Cobranza.
Indicadores dinámicos.
• RATIOS DE COBRANZA
Hay muchas formas de crear un indicador. Dependiendo qué se requiere y qué datos estamos analizando
se puede ver la rotación de cuentas por cobrar, qué es el cálculo del período medio de cobro, a través de
las siguientes fórmulas que nos da el número de veces que rotan las cuentas por cobrar.
Nombre del índice Fórmula Unidad de medida
Período de Recaudo (Deudores Clientes x 360)/ Ventas

días
deudores Clientes Intersección
También podemos crear indicadores tomando comparación del cierre anterior, así como que tanto por
ciento representa una tramo (días de demora, por ejemplo de 10 – 30 días) de la deuda total.
Si el negocio tiene divisiones o líneas de negocio, comparará en qué división o línea de negocio hay más
deuda, etc.
1 Abra el archivo Comparativo medio de cobro.xlsx.

2 Haga clic en la hoja Deuda.
3 Seleccione la celda B10 y escriba Vencido.
4 Seleccione la celda B11 y escriba Deuda.
5 Seleccione la celda B5. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar
formato.
6 El cursor toma la forma de una brocha, seleccione la celda B10:B11 para copiar el formato de la
celda B5.
7 En la celda C10 escriba la fórmula =SUMA(C6:C9).
8 Seleccione la celda C10 y en modo copiar arrastre el cursor hasta la celda N10.
9 En la celda C11 escriba la fórmula =C5+C10.
10 Seleccione la celda C11 y en modo copiar arrastre el cursor hasta la celda N11.
11 Seleccione la celda C5. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar
formato.
12 El cursor toma la forma de una brocha, seleccione la celda C10:N11 para copiar el formato de la
celda C5.
13 Seleccione la celda B13 y escriba Días Vencidos.
14 Seleccione la celda B14 y escriba Días a Vencer.
15 Seleccione la celda B15 y escriba Total Días de Venta a Cobrar.
16 Seleccione la celda B16 y escriba Vencido / Deuda.
17 Seleccione la celda B18 y escriba Ventas.
18 Seleccione la celda B19 y escriba Mes.
19 Seleccione la celda C18 escriba =Suma(
20 Haga clic en la hoja Ventas y seleccione el rango C5:C8 y presione la tecla [ Enter ].
21 En la celda C18 se muestra la fórmula =SUMA(Ventas!C5:C8).
120 CAP. 4 INDICADORES DE COBRANZA
22 Seleccione la celda C18 y en modo copiar arrastre hasta la celda N18.

23 Seleccione la celda C19 y escriba 30.
24 Seleccione la celda D19 y escriba 60.
25 Seleccione el rango C19:D19 y en modo copiar arrastre hasta la celda N19.
26 Seleccione la celda C13 y escriba =SI(SUMA(C18)=0,””,ENTERO(C10/SUMA($C$18:C18)*C19)).
28 Seleccione la celda C14 y escriba =SI(SUMA(C18)=0,””,ENTERO(C5/SUMA($C$18:C18)*C19)).
30 Seleccione la celda C15 y escriba =SI(C13=””,””,C13+C14).
32 Seleccione la celda C16 y escriba =SI(C11=0,””,C10/C11).
34 Seleccione el rango B13:N16.
35 En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Formato y
luego clic en Formato de celdas.
36 Haga clic en la ficha Bordes y seleccione en estilo, Línea continua.
37 En el cuadro despliegue seleccione el color verde.
38 Y en la sección preestablecidos clic en Contorno e Interior.
40 Seleccione el rango B18:N18.
41 En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Formato y
luego clic en Formato de celdas.
42 Haga clic en la ficha Bordes y seleccione en estilo, Línea continua.
43 En el cuadro despliegue seleccione el color marrón.
44 Y en la sección preestablecidos clic en Contorno e Interior.
45 Haga clic en la ficha Relleno y seleccione color Anaranjado claro.
Figura 4.0. Pueden usar el rao de cobranza como planlla para todos los años.
• INDICADORES DE COBRANZA
En el archivo Indicadores de Cobranza.xlsx se tiene información de la cantidad de clientes que tienen
deuda, cantidad de documentos legales y el importe deudor por cada división del negocio. Se va a
preparar un cuadro que permita visualizar la variación porcentual tomando como referencia el mes
anterior.
1 Abra el archivo Comparativo medio de Indicadores de Cobranza.xlsx.

2 Haga clic en la hoja Datos.
Figura 4.1. Reporte por Clientes, Documentos e Importe.
4 Haga clic derecho en la hoja insertada y luego clic en Cambiar Nombre.
5 Escriba el nombre Ratio1.
7 Haga clic derecho en la hoja insertada y luego clic en Cambiar Nombre.
8 Escriba el nombre Ratio2.
9 Seleccione toda la hoja Datos.
10 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar.
11 Seleccione toda la hoja Ratio1.
13 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Pegar.
14 Seleccione toda la hoja Ratio2.
16 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Pegar.
17 En la hoja Ratio1 seleccione el rango D2:L15.
18 Pulse la tecla [ Supr ] o [ Delete ].
19 En la hoja Ratio2 seleccione el rango D2:L15.
20 Pulse la tecla [ Supr ] o [ Delete ].
Figura 4.2. Formato idénco a la hoja datos.
En el archivo Indicadores de Cobranza.xlsx se tiene información de la cantidad de clientes que tienen

deuda, cantidad de documentos legales y el importe deudor por cada división del negocio. Se va a
preparar un cuadro que permita visualizar la variación porcentual con respecto al mes de enero.
21 Seleccione la celda E2 de la hoja Ratio1 y escribir =SI(Datos!E2=0,””,(Datos!E2-Datos!D2)/ Datos!D2).

22 Seleccione la celda E2 y en modo copiar arrastre el cursor hasta la celda O2.
23 Una vez seleccionado el rango E2:O2 en modo copiar arrastre el cursor hasta la celda O5, y la
fórmula se copiará en el rango E2:O5.
24 Con el rango E2:O5 seleccionado, haga clic en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic
en el botón Copiar.
26 Haga clic en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Pegar.
28 Pulse la tecla [ Enter ].
Figura 4.3. Variación porcentual de la deuda por división con respecto al mes anterior.
29 Seleccione la celda D2 de la hoja Ratio2 y escriba =SI(Datos!D2=0,””,(Datos!D2-Datos!$D2)/

Datos!$D2).
30 Seleccione la celda D2 y en modo copiar arrastre el cursor hasta la celda O2.

31 Una vez seleccionado el rango D2:Ol2 en modo copiar arrastre el cursor hasta la celda O5, y la
fórmula se copiará en el rango D2:O5.
32 Con el rango D2:O5 seleccionado, haga clic en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic
en el botón Copiar.
34 Haga clic en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Pegar.
Figura 4.4. Variación porcentual de la deuda por división con respecto al mes de enero.
Elaborar plantilla para el cálculo del indicador para cada división de negocio con respecto a los días de
atraso y resaltar en qué tramo tiene mayor deuda.
1 Abra un libro nuevo.

2 En la Hoja1 seleccione la celda B1 y escriba CORPORACION IMAGEN Y COLOR SAC – 2011.
4 En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Negrita.
5 En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en la flecha que se encuentra a la derecha de
Tamaño de fuente y seleccione 16.
6 En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha que se encuentra a la derecha de Color
de fuente y seleccione Azul.
7 En la celda B3 escriba AÑO 2011.
8 En la celda C3 escriba DIVISIÓN.
9 En la celda D3 escriba Corriente.
10 En la celda E3 escriba 0 - 9 Días.
11 En la celda F3 escriba 10 - 60 Días.
12 En la celda G3 escriba 61- 180 Días.
13 En la celda H3 escriba > a 180 Días.
14 En la celda I3 escriba Deuda.

15 En la celda C4 escriba JPCOO.
16 En la celda C6 escriba CICOO.
17 En la celda C8 escriba MPOO.
18 En la celda C10 escriba TOTAL DIVISIÓN.
19 Seleccione el rango B4:B11.
20 En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Combinar y centrar.
21 En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Alineación en el medio.
22 En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Centrar.
23 En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en la flecha que se encuentra debajo de
Orientación y seleccione Girar texto hacia arriba.
24 Seleccione la celda B4 y escriba Enero.

25 Seleccione la celda B4 y se seleccionará el rango B4:B11, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga
clic en Negrita.
27 En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en la flecha que se encuentra a la derecha de
Tamaño de fuente y seleccione 18.
28 Seleccione el rango B3:I3.

de relleno y seleccione Azul oscuro, texto 2, Claro 40%.
de fuente y seleccione Blanco, Fondo 1.

32 Seleccione el rango C5:I5, C7:I7 y C9:I9.
de relleno y seleccione Aguamarina, Énfasis 5, Claro 80%.
34 En la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en el botón Inicializador de cuadro de diálogo.
35 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas, en la sección Categoría haga clic en
Porcentaje.
36 En la sección Muestra escriba cero.
38 Seleccione el rango C10:I11.
de relleno y seleccione Aguamarina, Énfasis 5, Claro 40%.

41 En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha que se encuentra a la derecha de Borde
y seleccione Borde de cuadro grueso.
42 Seleccione la celda B3:I11.

44 Seleccione la celda B3:I3.
46 Seleccione el rango E5:H5.
condicional y, a continuación, en Nueva regla.

49 En la sección Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilice una fórmula que determine las
celdas para aplicar formato.
50 En la sección Editar un descripción de regla, escriba la fórmula: =E5=MAX($E5:$H5).







78 Seleccione el rango B1:I1
79 En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en el botón inicializador de cuadro de diálogo.
81 En la ficha Alineación, en la sección Alineación de texto seleccionar:
Horizontal: Centrar en la selección
Vertical: Centrar
83 En la ficha Vista, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla de verificación Líneas de cuadrícula
para desactivar y no ver las líneas de división en la hoja activa.
En la figura 4.5 se observa que los rangos (D5:I5, D7:I7 y D9:I9) donde se aplicaron formato condicional
y se sombrearon de color amarillo al máximo valor, como no hay valores todo el rango se sombrea de
amarillo.
Figura 4.5. Planlla para el mes de enero.
Ingresar las fórmulas que realicen la división del importe de cada tramo (0-9 días, 10-60 días, 61-180
días y mayor a 180 días) entre el importe de la deuda total por división para ver que tanto por ciento
representa cada tramo de la deuda total para cada división de negocio.
84 Seleccione la celda D5 y escriba la fórmula =SI(ESBLANCO(D4),””,SIERROR(D4/$I4,””)).

85 Seleccione la celda D5 y señale la parte inferior derecha de la celda y el cursor tomará la forma de
una cruz negra; presione el botón principal y arrastre hasta la celda I5.
86 Excel muestra el botón Opciones de autorrelleno, haga clic en el

botón de opción Rellenar sin formato.
Figura 4.6. Al rellenar celdas en Excel aparece

el botón Opciones de autorrelleno.
87 Seleccione la celda D7 y escriba la fórmula =SI(ESBLANCO(D6),””, SIERROR(D6/$I6,””)).

89 Excel muestra el botón Opciones de autorrelleno, haga clic en el botón de opción Rellenar sin
formato.
90 Seleccione la celda D9 y escriba la fórmula =SI(ESBLANCO(D8),””, SIERROR(D8/$I8,””)).

formato.
93 Seleccione la celda D10 y escriba la fórmula =SI(ESBLANCO(D4),””,D4+D6+D8).

95 Seleccione la celda D11 y escriba la fórmula =SI(D10=””,””,D10/$I10).
formato.
98 Seleccione la celda I4 y escriba la fórmula =SI(SUMA(D4:H4)=0,””,SUMA(D4:H4)).
Figura 4.7. El formato del rango donde se aplicó formato condicional ya no se sombrea de amarillo.
101 Seleccione el rango B4:I11.

102 Señale la parte inferior derecha del rango seleccionado y en modo copiar arrastre el mouse hasta
la celda I99.
Figura 4.8. El formato del rango B3:I11 se copia hasta obtener el mes de diciembre.
Excel copia el formato del mes de enero hasta el mes de diciembre como se visualiza en la figura 4.8.
Ahora puede ingresar los valores y observe como se va comportando el recupero de la deuda mes a mes,
como se muestra en la figura 4.9.
Figura 4.9. El formato del rango B3:I11 se copia hasta obtener el mes de diciembre.
• GRÁFICOS DE COBRANZA
Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de comparaciones,
tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la
hoja de cálculo, puede ver en seguida si las cuentas por cobrar están disminuyendo o aumentando en
meses sucesivos, o cómo se está comportando el recupero por línea de negocio.
Abra el archivo Gráfico - Deuda x Mes.xlsx, en la Hoja1 se indica la deuda por división del negocio para
cada uno de los tres meses. Se necesita un gráfico donde se comparen las cuatro tiendas en cada mes.
1 Seleccione los datos que desea representar incluidos los títulos de las columnas (Junio, Julio,
Agosto) y las etiquetas de las filas (los nombres de la división de negocios). Rango A8:D12.
2 Haga clic en la ficha Insertar de la cinta de opciones y, en el grupo Gráficos, se mostrarán siete
menús desplegables, cada menú lleva a una variedad de tipos de gráfico.
3 Haga clic en la flecha abajo del botón de comando Columna, aparecerán varios tipos de gráficos
de columnas donde elegir. Haga clic en Columna agrupada, el primer gráfico de columnas de la
lista Columna en 2-D.
Figura 4.10. Converr el texto y los números de una hoja de cálculo en el contenido de un gráfico.
De forma predeterminada, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado (gráfico
incrustado: gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico separada. Son
muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un informe de gráfico dinámico con su origen de
datos u otra información en una hoja de cálculo).
El gráfico mostrado es como la figura 4.11, cada columna de datos de los meses tiene un color diferente.
La leyenda del gráfico, creada a partir de los títulos de las columnas de la hoja de cálculo (los nombres
de los meses), indica con qué color se representan los datos de cada mes. Por ejemplo, los datos de
Junio son los de color azul más oscuro y ocupan la primera columna de la izquierda para cada unidad
de negocio.
Ahora, los títulos de las filas de la hoja de cálculo

(CIC00, JPC00, MP00 y PC00) se encuentran en la parte
inferior del gráfico. A la izquierda, Excel ha creado una
escala de números que permite interpretar el alto de
las columnas más fácilmente.
Figura 4.11. Los datos de cada celda de la hoja de cálculo

son una columna. Los tulos de las columnas (meses del
año) son el texto de la leyenda del gráfico que aparece a la
derecha y los tulos de las filas (división) se encuentran en la
parte inferior del gráfico.
Otra forma de seleccionar un tipo de gráfico es hacer clic en el icono inicializador de cuadro de diálogo .
La Cinta de opciones consta de fichas organizadas de acuerdo con escenarios u objetos específicos.
Además, los controles de cada ficha se organizan en varios grupos.
En la esquina inferior derecha de algunos grupos se muestra el icono de expansión como muestra la
figura 4.12.
Figura 4.12. Para ver todos los pos de gráficos disponibles, haga clic en el icono inicializador del cuadro de
diálogo para mostrar el cuadro de diálogo Insertar gráfico y elegir el po de gráfico que desee insertar.
• TIPOS DE GRÁFICOS DISPONIBLES

Microsoft Excel admite muchos tipos de gráfico para ayudarle a mostrar datos de forma comprensible
para su audiencia. Cuando crea un gráfico o cambia el tipo de uno existente, ya sea en Excel o en otros
programas de Microsoft Office como Word, PowerPoint o Outlook, puede seleccionar uno de los tipos
de gráficos siguientes:
Figura 4.13. El Cuadro de diálogo Insertar gráfico muestra el listado de todos los
gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Tipos de gráficos Contenido
Gráficos de columnas 19 pos de gráficos de columnas, cilindros,

cónicos y de pirámide.
Gráficos de líneas 7 pos de gráficos de líneas.
Gráficos circulares 6 pos de gráficos circulares.
Gráficos de barras 15 pos de gráficos de barra.
Gráficos de área 6 pos de gráficos de área.
Gráficos de po XY (Dispersión) 5 pos de gráficos de dispersión.
Gráficos de cozaciones 4 pos de gráficos de cozaciones.
Gráficos de superficie 4 pos de gráficos de superficie.
Gráficos de anillos 2 pos de gráficos de anillo.
Gráficos de burbujas 2 pos de gráficos de burbuja.
Gráficos radiales 3 pos de gráficos de radial.
• ELEMENTOS DE UN GRÁFICO
Un gráfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada
y otros se pueden agregar según las necesidades. Para cambiar la presentación de los elementos del
gráfico puede moverlos a otras ubicaciones dentro del gráfico o cambiar su tamaño o su formato.
También puede eliminar los elementos del gráfico que no desee mostrar.
1 El área del gráfico: Todo el gráfico junto con todos sus elementos.
2 El área de trazado del gráfico: En un gráfico 2D, área delimitada por los ejes, incluidas todas las
series de datos. En un gráfico 3D, área delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los
nombres de categoría, las etiquetas de marcas de graduación y los títulos de eje del gráfico.
3 Los puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el gráfico: Valores individuales trazados
en un gráfico y representados con barras, columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas
denominadas marcadores de datos. Los marcadores de datos del mismo color constituyen una
serie de datos de la serie de datos.
4 Los ejes en los que se trazan los datos del gráfico: Línea que rodea el área de trazado de un gráfico
utilizada como marco de referencia de medida. El eje Y suele ser el eje vertical y contener datos. El
eje X suele ser el eje horizontal y contener categorías horizontal y vertical (valores) en los que se
trazan los datos del gráfico.
5 La leyenda del gráfico: Cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos
o categorías de un gráfico.
6 Un título del eje del gráfico:
Texto descriptivo que se alinea
automáticamente con un eje.
7 Título del Gráfico: Texto descriptivo
que se centra en la parte superior de
un gráfico.
Figura 4.14. Un gráfico consta de

numerosos elementos.
Una vez que se inserta el gráfico en la hoja de cálculo, aparecen las Herramientas de gráficos con tres
fichas: Diseño, Presentación y Formato, donde encontrará los comandos necesarios para trabajar con los
gráficos.
Figura 4.15. Haga clic dentro del gráfico para ver las Herramientas de gráficos, haga
clic fuera del mismo y las Herramientas de gráficos desaparecerán.
Las Herramientas de gráficos nos permite personalizar el diseño y dar formato al gráfico. Puede ver la
apariencia que tendrán las diferentes opciones si las señala en el cuadro de diálogo, no es necesario que
pierda tiempo aplicando selecciones diferentes hasta encontrar lo que busca.
• MODIFICAR LA POSICIÓN DE UN GRÁFICO

Si desea colocar el gráfico en una hoja de gráfico.
4 Haga clic en cualquier parte del gráfico figura 4.11 incrustado para activarlo.
5 Haga clic en la ficha Diseño de la Cinta de Opciones, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover
gráfico.
Figura 4.16. Puede mover el gráfico a

una hoja nueva o como objeto en una
hoja de cálculo existente.
6 Excel muestra el cuadro de diálogo Mover gráfico; para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico,
haga clic en el botón de opción Hoja nueva y en el cuadro escribir DeudaxNegocio.
Figura 4.17. Si desea reemplazar el nombre sugerido para el gráfico,

puede escribir un nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva.
La nueva ubicación del gráfico

será en la hoja DeudaxNegocio
y se muestra como en la figura
4.18.
Figura 4.18. Hoja de gráfico:

hoja de un libro que conene
sólo un gráfico.
8 Haga clic en el área del gráfico, de este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se
agregan las fichas Diseño, Presentación y Formato.
9 En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el botón Más.
Figura 4.19. Para ver todos los eslos y diseños de gráficos disponibles, haga clic en Más.
10 Haga clic en el Estilo 34.
Figura 4.20. Existen 48 eslos de gráficos disponibles.

Figura 4.21. Gráfico con eslo 34.
11 En la ficha Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el botón Más.

12 Haga clic en el diseño 7.
Figura 4.22. Para ver todos los diseños de gráficos disponibles, haga
clic en Más. Existen 11 Diseños de gráficos predeterminados.
Figura 4.23. Gráfico con Diseño 7.

• CAMBIAR LA VISTA DEL GRÁFICO ENTRE FILAS Y COLUMNAS

El gráfico que ha creado figura 4.23 compara las ventas. Excel agrupó los datos según las columnas
de la hoja de cálculo y comparó las filas de la hoja de cálculo para mostrar las diferencias entre los
distintos negocios. Esto se observa en la figura 4.24 situado a la izquierda del gráfico.
13 En la ficha Diseño, en el grupo

Datos, haga clic en el botón
Cambiar entre filas y columnas.
Figura 4.24. El Gráfico muestra a la

los meses en el eje X y en la leyenda
la unidad del negocio.
14 Haga clic en el área del gráfico,

de este modo se muestran las
Herramientas de gráficos y se
agregan las pestañas Diseño,
Presentación y Formato.
15 En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico.
Figura 4.25. Muestra todo los pos de gráfico.
16 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico.

17 Seleccionar un tipo de gráfico Columna 3D y luego hacer clic en Aceptar.
Figura 4.26. Muestra todo los pos de gráfico.

El tipo de gráfico seleccionado se

mostrará como en la figura 4.27.
Figura 4.27. Tipo de Gráfico

Columna 3D.
Cambiar la Presentación del gráfico, con las Herramientas de gráficos en la ficha Presentación se
personaliza la presentación del gráfico.
Figura 4.28. Opciones que muestra la ficha Presentación.
• GIRAR UN GRÁFICO 3D
Modificaremos el aspecto tridimensional del gráfico, se puede cambiar la profundidad del gráfico en
los gráficos 3D que tengan ejes, la separación de los ejes gráficos de perspectiva 3D y el ancho del
rango en los gráficos 3D de barras o columnas.
18 En la ficha Presentación, en el grupo Fondo, haga clic

en Giro 3D.
Figura 4.29. Cambia el punto

de vista 3D del gráfico.
19 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato del área del gráfico, en la sección escala del gráfico,
activar la casilla Ejes en Angulo recto, en la sección Giro en el cuadro X escribir 45 y en el cuadro
Y escribir 20.
Giro X Escriba un valor entre 0º y 359,9º para girar el plano inferior.
Escriba un valor entre -90º y 90º para cambiar la altura del lector con
Giro Y
respecto al gráfico.
Nos permite recrear la posición relava del gráfico, simula la profundidad,

La Perspecva la ilusión visual que, percibida por el observador, ayuda a determinar la
profundidad y situación de objetos a disntas distancias.
Escriba un valor entre 0 y 2000 para modificar el área del plano inferior y
Profundidad
causar que las columnas de un gráfico se modifiquen los rectángulos.
Para poder modificar los valores del Alto se ene que desacvar la casilla
Alto Autoescala y escriba un valor entre 0 y 500 para modificar la escala del eje
vercal.
Figura 4.30. Para modificar los valores de

la perspecva se ene que desacvar la
casilla Ejes en Angulo recto.
20 Haga clic en el botón Cerrar.
Figura 4.31. Valor modificado del Giro 3D.
Figura 4.32. El gráfico

ene mejor presentación
tridimensional.
• DAR FORMATO A PLANOS DE UN GRÁFICO 3D

Se puede dar formato al plano inferior, plano lateral y plano posterior, se les puede mostrar con un
relleno de un color estándar, degradado, tramas, textura o imagen y también aplicar formato a los
bordes.
21 En la ficha Presentación, en el grupo Fondo, haga clic en la flecha de la derecha de Plano inferior
del gráfico y luego clic en Más opciones de planos inferiores...
22 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato del plano inferior. Por defecto está seleccionada la
opción Relleno, y se puede seleccionar los diferentes tipos de rellenos como las figuras 4.34, 4.35,
4.36, 4.37 y 4.38. Activar la casilla de verificación Relleno sólido.
23 En el botón Color seleccionar el color verde claro.
Figura 4.33. Modificar el formato

de los planos inferiores.
Figura 4.34. Formato de relleno sólido.
Figura 4.35. Formato de relleno degradado.

Figura 4.36. Formato de relleno con textura.
Figura 4.37. Formato de relleno con imagen.
Figura 4.38. Formato de relleno con imagen.

24 Después de aplicar un relleno, haga clic en Color del Borde.

25 En la sección Color de Borde active el botón de opción Línea sólida y en el botón de color
seleccionar el color rojo.
26 Luego haga clic en Estilos de Borde, en la sección Estilos de borde en el cuadro Ancho escribir 3.
Figura 4.39. Formato de color y eslo del borde del plano inferior del gráfico.
Figura 3.40. Gráfico con

formato en el plano inferior.
• FORMATO A PLANOS POSTERIORES Y LATERAL

agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.
29 En la ficha Presentación, en el grupo Fondo, haga clic en Cuadro de Gráfico y luego clic en Más
opciones de planos posteriores...
Figura 3.41. Modificar el formato

de los planos posteriores.
30 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de Planos Laterales, haga clic en Relleno y activamos
la opción Relleno sólido y seleccione el color Anaranjado.
Por defecto está seleccionada la opción Relleno, y se puede seleccionar los diferentes
pos de relleno como en las figuras figura 4.34, 4.35, 4.36, 4.37 y 4.38.
Figura 3.42. El color

seleccionado se aplica al plano
posterior y al plano lateral.
• DAR FORMATO A LOS EJES

Eje, línea que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia de medida. El
eje Y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje X suele ser el eje horizontal y contener categorías.
En la mayoría de los tipos de gráfico, es posible mostrar u ocultar los ejes para que los datos del gráfico
sean más fáciles de interpretar, también puede modificar la apariencia.
Ejes de Grafico:
Eje Horizontal Primario

Eje Vertical Primario
Eje de Profundidad
Eje Horizontal Primario

32 Haga clic en el área del gráfico, de este modo
se muestran las Herramientas de gráficos y
se agregan las pestañas Diseño, Presentación
y Formato.
33 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes,
haga clic en Ejes y luego clic en Eje horizontal
primario y seleccionar Más Opciones del
eje Horizontal primario…
Figura 4.43. Más opciones del eje horizontal.

34 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar Formato a Eje, en la sección Opciones del eje seleccionar
lo siguiente:
Marca de graduación principal Cruz.
Marca de graduación secundaria Interior.
35 Haga clic en Color de Línea y activar el botón de opción Línea sólida, seleccionar el color azul.
36 Haga clic en Estilo de Línea, en el cuadro Ancho escribir 3.0 pto.
37 Haga clic en Alineación en la sección Diseño de Texto, en el cuadro despliegue Dirección del Texto
girar todo el Texto 270º y en el cuadro despliegue Alineación Horizontal seleccionar izquierda.
Figura 4.44. Las marcas de graduación son

líneas pequeñas de medida, similares a las
divisiones de una regla, que intersecan un
eje. Las equetas de marcas de graduación
idenfican las categorías, los valores o las
series del gráfico.
Figura 4.45. Gráfico con eje horizontal personalizado.

Eje Vertical Primario

39 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic
en la flecha debajo de Ejes y luego clic en Eje vertical
primario y seleccionar Más Opciones del eje Vertical
primario…
Figura 4.46. Más opciones del eje Vercal.
40 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar Formato a

Eje, elegir las siguientes:
Haga clic en Fijo para cambiar el número en el que comienza el eje vercal,
Mínima
escribir 4000000.
Haga clic en Fijo para cambiar el número en el que termina el eje vercal,
Máximo
escribir 16000000.
Haga clic en Fijo para cambiar el intervalo de las marcas de graduación
Unidad Mayor
principal y de las líneas de división del eje vercal, escribir 2000000.
Haga clic en Fijo para cambiar el intervalo de las marcas de graduación
Unidad Menor
secundaria y de las líneas de división del eje vercal, escribir 1000000.
Unidades de visualización Seleccionar Millones
Marca de graduación principal Exterior
Marca de graduación secundaria Interior
41 Haga clic en Color de Línea y

activar el botón de opción Línea
sólida, seleccionar el color azul.
42 Haga clic en Estilo de Línea, en
el cuadro Ancho escribir 3.0 pto.
Figura 4.47. Opciones del eje

Vercal para la escala.
Figura 4.48. Gráfico con eje

vercal personalizado.
Eje de Profundidad
43 Haga clic en el área del gráfico, de este modo se
muestran las Herramientas de gráficos y se agregan
las pestañas Diseño, Presentación y Formato.
44 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga
clic en Ejes y luego clic en Eje de profundidad y
seleccionar Más Opciones del eje profundidad…
Figura 4.49. Más opciones del eje de profundidad.
45 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar Formato

a Eje, elegir las siguientes:
Series en orden inverso: Cambiará el orden de la series (si mostraba CIC00, JPC00, MP00 y PC00,
luego de activar el botón de opción mostrará en el orden PC00, MP00, JPC00 y CIC00.
Marca de graduación principal: Exterior
Marca de graduación secundaria: Exterior
46 Haga clic en Color de Línea y activar el botón de opción Línea sólida, seleccionar el color azul.
47 Haga clic en Estilo de Línea,
en el cuadro Ancho escribir
3.0 pto.
Figura 4.50. Acvar y

seleccionar diferentes opciones
del eje de profundidad.
Figura 4.51. Gráfico con los tres

ejes personalizados.
• LÍNEAS DE CUADRÍCULAS
Las Líneas de cuadrícula de gráficos son aquellas que se pueden agregar a un gráfico para facilitar la
visualización y evaluación de datos. Se extienden desde las marcas de graduación de un eje a través
del área de trazado.
50 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Líneas de la cuadrícula, luego clic en
Líneas horizontales de la cuadrícula primarias y seleccionar Líneas de división principales y
secundarias.
Figura 4.52. Para agregar líneas de

cuadrícula horizontales al gráfico, elija
Líneas horizontales de la cuadrícula
primarias y, a connuación, haga clic en la
opción que desee. Si el gráfico conene un
eje horizontal secundario, también puede
hacer clic en Líneas horizontales de la
cuadrícula secundaria.
Líneas verticales de la cuadrícula primarias y seleccionar Ninguno.

cuadrícula vercales al gráfico, elija Líneas
vercales de la cuadrícula primarias y,
a connuación, haga clic en la opción
que desee. Si el gráfico conene un eje
vercal secundario, también puede hacer
clic en Líneas vercales de la cuadrícula
secundaria.
Líneas de cuadrícula de profundidad y seleccionar Ninguno.

cuadrícula de profundidad a un gráfico 3D,
elija Líneas de cuadrícula de profundidad
y, a connuación, haga clic en la opción
que desee. Esta opción sólo está disponible
cuando el gráfico seleccionado es un
gráfico 3D real, como un gráfico de
columnas 3D.
Para ocultar las líneas de cuadrícula de un gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula primarias,
Líneas verticales de la cuadrícula primarias o Líneas de cuadrícula de profundidad (en un gráfico 3D) y,
a continuación, haga clic en Ninguna. Si el gráfico tiene ejes secundarios, también puede hacer clic en
Líneas horizontales de la cuadrícula secundaria o Líneas verticales de la cuadrícula secundaria y luego
en Ninguna.
53 Para quitar rápidamente las líneas de cuadrícula de un gráfico, selecciónelas y presione la tecla
[Supr].
54 Repita varias veces el paso 53 hasta eliminar todas las líneas de división.
Figura 4.55. Haga clic en las líneas de

división para seleccionarlo.
Figura 4.56. Gráfico con las líneas de cuadrícula ocultas.

• AGREGAR UN TÍTULO AL GRÁFICO

55 Haga clic en cualquier parte del gráfico para que se muestren las Herramientas de gráficos y se
agreguen las pestañas Diseño, Presentación y Formato.
56 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Título del gráfico.
57 Haga clic en Encima del gráfico.
Figura 4.57. Mostrar u ocultar

Título del gráfico.
Figura 4.58. En el cuadro de texto

Título del gráfico que aparece en el
gráfico, escriba el texto que desee.
58 Escribir el texto DEUDA POR DIVISIÓN DE NEGOCIO.

59 Para aplicar formato al título, seleccionar el título y hacer clic en Color y seleccionar rojo, clic en el
cuadro Tamaño de fuente y seleccionar 20 de la minibarra de herramientas.
Figura 4.59. Modificar el color de

fuente y tamaño del texto.
Figura 4.60. Gráfico con Título.

• AGREGAR TÍTULOS DE EJE

Como al inicio se eligió el diseño 7, este diseño ya inserta los ejes de títulos de eje, pero sin embargo
vamos a ver como insertar ejes.
60 Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desea agregar títulos de eje, de este modo se
muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.
61 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Rótulos del eje haga clic en Título
de eje horizontal primario y, a continuación, haga clic en Titulo bajo el eje.
62 Escribir el nombre de Mes.
63 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Rótulos del eje, luego en Título de
eje vertical primario y, a continuación, haga clic en Título girado.
64 Escribir el nombre de Duda.
65 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Rótulos del eje, luego en Título de
eje de profundidad y, a continuación, haga clic en Titulo horizontal.
66 Escribir el nombre de División.
Eje de profundidad sólo

está disponible cuando
el gráfico seleccionado
es un gráfico 3D real,
por ejemplo un gráfico
de columnas 3D.
Figura 4.61. Mostrar u ocultar Titulo

de los ejes del gráfico.
67 Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la minibarra
de herramientas que desee usar.
Los ejes tienen las opciones de Relleno, Color de Borde, Estilos de Borde, Sombra, Iluminado y bordes
suaves, Formato 3D y Alineación. Seleccionar las opciones deseadas.
Si cambia a otro po de gráfico que no admite tulos de eje (como un gráfico circular), los tulos de eje no
se mostrarán, pero se volverán a mostrar si cambia de nuevo a un po de gráfico que admita tulos de eje.
Los tulos de eje que se muestran para los ejes secundarios se perderán cuando cambie a un po de gráfico
que no admita ejes secundarios.
Figura 4.62. El grafico muestra Título

de los tres ejes del gráfico.
• MOSTRAR U OCULTAR LA LEYENDA

Leyenda: cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de
un gráfico.
Cuando se crea un gráfico, éste muestra una leyenda, sin embargo puede ocultarla o cambiar su
ubicación después de crear el gráfico.
68 Haga clic en el gráfico en el que desea

mostrar u ocultar una leyenda.
69 De este modo se muestran las
Herramientas de gráficos y se agregan
las pestañas Diseño, Presentación y
Formato.
70 En la pestaña Presentación, en el
grupo Etiquetas haga clic en la flecha
debajo de Leyenda y seleccione
Mostrar leyenda en la parte superior.
Figura 4.63. Elegir diferentes

posiciones de la Leyenda, para
ocultarla haga clic en Ninguno.
Para ver opciones adicionales, haga clic

en Más opciones de leyenda… y luego
seleccione la opción de presentación que
desee.
Figura 4.64. La posición de la

Leyenda es en la parte superior.
• MOSTRAR U OCULTAR ETIQUETAS DE DATOS DE UN GRÁFICO

La Etiqueta de datos proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa
un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de datos.
71 Haga clic en el gráfico, de

este modo se muestran las
Herramientas de gráficos y se
agregan las pestañas Diseño,
Presentación y Formato.
72 En la ficha Presentación, en
el grupo Etiquetas, seleccione
Etiquetas de datos.
73 Seleccione Mostrar.
Figura 4.65. Los valores se muestran en

la parte superior de las barras.
También puede mostrar el cuadro de diálogo Formato de etiquetas de datos; haciendo clic en Más
opciones de la etiqueta de datos puede activar o desactivar las casillas Serie, Categoría o Valores.
Figura 4.66. Cuadro de diálogo

Formato de equetas de datos.
La equeta de datos
muestra diferentes
opciones según el po
de gráfico seleccionado.
• MOSTRAR U OCULTAR TABLA DE DATOS

En un gráfico se puede mostrar u ocultar los datos que generan la tabla dinámica, además de elegir un
borde para la tabla de datos.
74 Haga clic en el gráfico, de este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las
pestañas Diseño, Presentación y Formato.
75 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, seleccione Tabla de datos.
76 Seleccionar Más opciones de la tabla de datos...
77 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de tabla de datos, active las casillas de verificación
Horizontal y Mostrar claves de leyenda, las otras tienen que estar desactivadas.
Figura 4.67. Opciones de la tabla

de datos.
Figura 4.68. La tabla de datos

se muestra en la parte inferior
del eje horizontal.
Para aplicar formato al texto de la tabla de datos, haga clic en la tabla de datos y en la cinta de opciones
Inicio, use los diferentes formatos del grupo Fuente.
• CAMBIAR FORMATO DEL GRÁFICO

También podemos dar formato a un gráfico utilizando la ficha Formato de las Herramientas de gráficos.
78 Haga clic en el gráfico, de este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las
pestañas Diseño, Presentación y Formato.
79 En la ficha Formato, en el grupo Selección Actual, seleccione Área de trazado.
Figura 4.69. Seleccionar elementos del gráfico para darle formato.
Figura 4.70. Los elementos del

gráfico creado.
80 En la ficha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en el botón Más y seleccione Efecto
sutil – Aguamarina, énfasis 5.
Figura 4.71. Eslo de

formato de relleno.
81 En la ficha Formato, en el grupo Selección

Actual, seleccione Área del gráfico.
82 En la ficha Formato, en el grupo Estilo de
forma, haga clic en la flecha a la derecha
de Relleno de forma y seleccione el
color Azul, enfasis1, Claro 80%.
Figura 4.72. Relleno de

forma.

forma, haga clic en la flecha a la derecha de
Contorno de forma y seleccione el color Azul
oscuro.
forma, haga clic en la flecha a la derecha de
Contorno de forma y seleccione Grosor 3 pto.
Figura 4.73. Contorno de forma,

puede seleccionar un color, grosor y
guiones de la línea de forma.
85 En la ficha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en la flecha a la derecha de Contorno
de forma y seleccione Grosor 3 pto.
Figura 4.74. Después

de aplicar los diferentes
diseños, eslos y formatos
tenemos el gráfico final.
• CREAR DOS CONJUNTOS DE PORCIONES COMPARANDO DEUDA POR MES
1 Abra el archivo Comparando Mes.xlsx.

2 Seleccione el rango A1:B5.
3 En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos,
haga clic en la flecha debajo de Circular y en
la sección Gráfico 2D seleccione Circular.
Figura 4.75. Gráfico circular 2D.
4 Haga clic en una sección del gráfico circular (se seleccionan todas las secciones).
de forma y seleccione el color Amarillo.
de forma y seleccione Grosor 2 1/4 pto.
7 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha a la derecha de Etiquetas de
datos y seleccione Más opciones de la etiqueta de datos.
8 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de etiquetas de datos, activas las casillas de
verificación Nombre de la serie, Nombre de categoría, Porcentaje y Mostrar líneas de guía. Y
seleccionas como separador Nueva Línea.
9 Señale una etiqueta y arrastre hacia fuera de las secciones del gráfico circular; repetir la operación
hasta retirar las etiquetas fueras de las secciones circular.
10 Seleccione las etiquetas.
11 En la ficha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en la flecha a la derecha de Relleno de
forma y seleccione el color Anaranjado.
14 Haga clic en la línea guía.
Figura 4.76. Gráfico con

contorno en las secciones y
equetas personalizadas.
17 Haga clic en el gráfico.

18 En la ficha Diseño, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar datos.
19 Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Haga clic en Agregar de la
sección Entrada de leyendas.
20 Excel muestra el cuadro de diálogo Modificar Series. En el cuadro de nombre de la serie seleccione
C1, y en el cuadro valores de la serie seleccione C2:C5.
Figura 4.77. Agregar nueva serie al gráfico circular.

22 Seleccione Agosto en entrada de leyendas.

23 Haga clic en el botón Editar (Etiqueta de eje Horizontal).
24 Excel muestra el cuadro de diálogo Rotulo de ejes, en el campo Rango de rotulo de ejes
seleccione el rango A2:A5.
Figura 4.78. Editar el rótulo para que

no muestre 1, 2, 3 y 4, sino CIC00,
JPC00, MP00 y PC00.
No se visualizaría ningún
cambio (el otro gráfico
circular está debajo, por eso
no se visualiza).
27 Señale una sección del gráfico circular

y haga clic en el botón derecho del
mouse y seleccione la opción Dar
formato a serie de datos…
Figura 4.79. Hacer clic con el

botón secundario para que
muestre el menú contextual.
28 Excel muestra el cuadro de

diálogo Formato de serie
de datos, active el botón de
opción Eje secundario.
30 Señale una sección circular,
presione el botón principal del
mouse y arrastre hacia fuera
como en la figura 3.5.
Figura 4.80. Señalar una sección,

presionar el botón principal y arrastrar
hacia fuera del círculo para separar las
secciones circular del mes de Julio.
Figura 4.81. Se puede visualizar las

secciones del mes de agosto que se
encuentran debajo de las secciones
del mes de julio.
31 Haga clic en una sección del gráfico circular del mes de agosto (se seleccionan todas las secciones).
32 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha a la derecha de Etiquetas de
datos y seleccione Más opciones de la etiqueta de datos.
33 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de etiquetas de datos, activas las casillas de
verificación Nombre de la serie, Nombre de categoría, Porcentaje y Mostrar líneas de guía. Y
seleccionas como separador Nueva Línea.
35 Haga clic en la etiqueta del mes
de agosto para seleccionarlo.
36 En la ficha Inicio, en el grupo
Fuentes, haga clic en el botón
Negrita.
37 En la ficha Inicio, en el grupo
Fuentes, haga clic en la flecha a
la derecha del botón Color de
fuente y seleccione color Blanco.
Figura 4.82. Dos conjuntos de

porciones en un único gráfico circular.
Figura 4.83. Otra forma de

presentar dos secciones en único
gráfico circular.
• CREAR UN GRÁFICO QUE MUESTRE LA TENDENCIA DE LA CUENTA POR COBRAR
1 Abra el archivo Grafico Anual.xlsx.

2 Seleccione el Rango A2:M7.
3 En la Cinta de opciones Insertar, en el grupo Gráfico, haga clic en la flecha abajo de Columna y
en la sección Columna en 2 seleccionar Columna agrupada.
Figura 4.84. El gráfico no ene

una buena presentación.
4 Modifique el tamaño del gráfico, haga clic en el gráfico y señale en el centro del borde derecho, el
cursor toma la forma de una flecha en doble sentido, arrastre hasta obtener un tamaño deseado.
Figura 4.85. Para modificar el tamaño de un gráfico señalar la parte central de los bordes y arrastrar el mouse.
La deuda de PC00 es muy pequeña con relación a los otros dos.
Para ver la línea de tendencia del gráfico debemos

insertar un eje secundario.
5 Señale la columna del gráfico Total deuda y haga

clic derecho en el mouse, mostrará un menú
contextual y seleccione Dar formato a serie de
datos…
Figura 4.86. Hacer clic derecho del

mouse, mostrará un menú contextual.
6 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos, en la sección opciones de serie
active el botón de opción Eje Secundario.
Figura 4.87. El gráfico muestra un nuevo eje vercal en la parte derecha del gráfico.
8 Señale la columna de Total deuda y haga clic

derecho en el mouse, mostrará un menú contextual y
seleccione Cambiar Tipo de gráfico de series…
Figura 4.88. Cambiar el po de gráfico.
9 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar tipo de

gráfico, seleccione tipo de gráfico Línea y luego clic
en Línea con marcadores.
Figura 4.89. Cambiar el po de gráfico Columna por gráfico de línea con marcadores.
Figura 4.90. Dos subpos de gráficos en un mismo gráfico.

12 En la ficha Presentación, en el grupo ejes, haga clic en la flecha abajo de Ejes y en Eje vertical
secundario y seleccione Ninguno.
13 En la ficha Presentación, en el grupo Selección actual, seleccione Serie “Total Deuda”.
14 En la ficha Presentación, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección.
15 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos y haga clic en Opciones de marcador.
16 En la sección tipo de marcador active el botón de opción Integrado, en tipo seleccionar un círculo
y tamaño 4.
17 Haga clic en Relleno de marcador y en la sección Relleno de marcadores haga clic en el botón de
opción Relleno sólido y seleccione el color rojo.
18 Haga clic en Estilo de línea y en la sección Estilo de línea haga clic en la casilla de verificación Línea
suavizado.
19 Haga clic en Cerrar.
20 En la ficha Presentación, en el grupo Selección actual, seleccionar Serie “Total Deuda”.
21 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha abajo de Etiquetas de datos
y seleccione Encima.
22 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Eje vertical primario y seleccione Mostrar
eje en millones.
23 Seleccione el rango B3:M7.
24 En la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en número y escriba cero en posición de decimales
y active la casilla de verificación Usar separador de miles.
25 En la ficha presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha debajo del Título del
gráfico y seleccione Encima del gráfico.
26 Seleccione el título del gráfico.
27 Haga clic en la barra fórmula y escriba el símbolo igual (“=”) y seleccione la celda A1.
28 Pulse la tecla [Enter].
Figura 4.91. Gráfico con diseño y eslo personalizado.
• CREAR GRÁFICOS DE BARRA DE MEDIO DE COBRO Y GRÁFICO DE LÍNEA DE

OBJETIVO
1 Abra el archivo Gráfico días medio de cobro.xlsx.

2 Seleccione el Rango B4:K6.
3 En la Cinta de opciones Insertar, en el grupo gráfico, haga clic en la flecha abajo de Columna y
en la sección columna en 2 seleccione Columna agrupada.
Figura 4.92. Gráfico de columna agrupada.

6 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar.

8 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en
la flecha debajo del botón Pegar y seleccione Pegado
especial.
9 Excel mostrará el cuadro de diálogo Pegado especial,
en la sección Agregar celdas como active el botón de
opción Nueva serie y en la sección Valores Y active el
botón Columnas.
Figura 4.93. Se agrega el valor de la

celda C9 como nueva serie al gráfico.
10 Haga clic en el botón Aceptar y en el gráfico se agregará una nueva columna.
Figura 4.94. Se agregó una nueva serie (Serie3) como gráfico de columna.
11 Cambie el tipo de gráfico de columna a tipo de gráfico a XY. Haga clic derecho en la columna del
mes de enero de la serie3 y seleccione Cambiar tipo de gráfico de series.
12 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, haga clic en el tipo XY dispersión y
seleccione Dispersión solo con marcadores.
Figura 4.95. Cambiar po de gráfico a gráfico de dispercion.

Figura 4.96. La columna cambió a ser un marcador. Excel automácamente

agregó el eje horizontal y vercal secundario.
14 Haga clic en el marcador de la serie3.

15 En la ficha Presentación, en el grupo Análisis, haga clic en la flecha abajo de Barras de error y
seleccione Más opciones de la barra de error.
16 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de barras de error, mantenga las opciones de por
defecto como se muestra en la figura 4.107, solo active el botón de opción Desviación estándar y
escriba 1.
Figura 4.97. Opciones de la Barras de error vercal.


18 En la ficha Presentación, en el grupo ejes, haga clic en la flecha abajo de Ejes y seleccione Más
opciones de la barra de error.
Figura 4.98. En las opciones de eje horizontal secundario, defina la escala con un mínimo de 0
y un máximo de 1. Y seleccione ninguno para las marcas de graduación y equetas (con esta
opción no se visualiza el eje secundario).

20 Haga clic en la línea de la serie3.
21 En la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en la flecha abajo de Ejes y haga clic
en el botón Más y seleccione Línea intensiva – Énfasis 3.
Figura 4.99. Eslo de forma Línea intensiva – Énfasis aplicado a la línea de series3.

23 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la flecha abajo de Ejes y luego en Eje
vertical primario y seleccione Mas opciones del eje vertical secundario.
24 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar formato a eje, en las sección Opciones de Excel active el
botón de opción fija y en el cuadro de texto escribir:
Mínima 0
Máxima 21
Unidad mayor 3
Unidad menor 1
Marca de graduación secundaria Ninguno
Etiqueta del eje Junto al eje
Figura 4.110. Opciones de eje vercal primario.
25 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la flecha abajo de Ejes y luego en Eje
vertical secundario y seleccione Más opciones del eje vertical secundario.
26 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar formato a eje, en las sección opciones de Excel active el
Mínima 0
Máxima 21
Unidad mayor 3
Unidad menor 1
Marca de graduación principal Ninguno

Etiqueta del eje Ninguno
Figura 4.101. En las opciones de eje vercal secundario, acve los botones de
opción Fija. Y seleccione Ninguno para las marca de graduación y equetas (con
esta opción no se visualiza el eje secundario).
Figura 4.102. Gráfico con línea Horizontal.

28 En la ficha Presentación, en el grupo Selección Actual, seleccione el elemento Serie3.
Figura 4.103. Elementos del gráfico.
29 En la ficha Presentación, en el grupo Selección Actual, haga clic en Aplicar formato a la selección.
30 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos, haga clic en Opción Opciones de
Marcador y active el botón de opción Ninguno.
31 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha debajo de Etiquetas de
datos y seleccione A la derecha.
Figura 4.104. El gráfico muestra la equeta de datos a la derecha de la series3.
32 Haga clic en la leyenda.

33 Haga clic en la Series3 y solo seleccionará una Series3.
34 Pulse la tecla [Supr]
35 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha debajo de Leyenda y
seleccione Mostrar leyenda en la parte inferior.
36 Haga clic en el área de trazado y mostrará círculo en las esquinas y cuadrados en el centro de los
lados del área de trazado, señale el cuadrado del lado derecho y presione el botón principal y
arrastre hasta poder visualizar el valor de la etiqueta de datos de la Series3.
Figura 4.105. Modificar el tamaño del área de trazado para

visualizar el valor de la equeta de la serie3.
37 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha debajo de Título del gráfico
y seleccione Titulo superpuesto centrado.
38 Seleccione el cuadro del título mostrado.
39 Haga clic en la barra fórmula y escriba el símbolo igual (“=”).
40 Seleccione la celda B2 (nunca escribir, solo seleccionar).
41 Pulse la tecla [Enter].
Figura 4.106. Gráfico en columnas con una línea horizontal

que determina el objevo de días vencidos.
• CREAR GRÁFICO DE TENDENCIA CUANDO NO SE TIENE INFORMACIÓN EN

ALGUNOS MESES
1 Abra el archivo Gráfico Datos Vacios.xlsx.

2 Seleccione el Rango A1:I5.
3 En la Cinta de opciones Insertar, en el grupo Gráfico, haga clic en la flecha abajo de Líneas y en
la sección Líneas 2D seleccione Líneas.
Figura 4.107. Gráfico de Línea 2D no muestra los datos que

no enen valor y genera una línea disconnua.
5 Se graficará líneas continuas, haga clic en el gráfico.

6 En ficha Diseño, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar Datos.
7 Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y haga clic en el botón Celdas
ocultas y vacías.
8 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de celdas ocultas y vacías y active el botón de
opción Conectar puntos de datos con línea.
Figura 4.108. Configuración de

celdas ocultas y vacías.
11 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha debajo de Leyenda y

seleccione Mostrar leyenda en la parte inferior.
12 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha debajo de Título del gráfico
y seleccione Título superpuesto centrado.
13 Seleccione el cuadro del título mostrado.
14 Escriba Cuentas por Cobrar 2011.
Figura 4.109. Gráfico de líneas simulando datos en los meses de mayo y junio.
• GRÁFICO DE COLUMNAS CON BANDA DE INDICADOR
1 Abra el archivo Gráficos con bandas.xlsx.

2 Seleccione el Rango B4:G9.
3 En la ficha Insertar, en el
grupo Gráfico, haga clic en
la flecha abajo de Columna
y en la sección columna
en 2 seleccione Columna
agrupada.
Figura 4.110. Gráfico de

columna agrupada.
Con los datos en el rango B4:G9, obtenemos el gráfico como se muestra en la figura 4.120.
¿Cómo graficar con bandas? Para agregar las bandas horizontales al gráfico, se tiene que agregar valores
como se describe en los siguientes pasos:
4 Seleccione el grafico.
5 Haga clic en la tecla [ Supr ].
6 Seleccione la fila 5.
7 Pulse las teclas [ Ctrl ] + [ + ], se insertará una nueva fila en la parte superior de los valores.
8 Seleccione la celda H4 y escriba Malo.
9 Seleccione la celda I4 y escriba Medio.
10 Seleccione la celda J4 y escriba Bueno.
11 Seleccione el rango H5:H11, escriba 20 y presione las teclas [ Ctrl ] + [ Enter ].
12 Seleccione el rango I5:I11, escriba 13 y presione las teclas [ Ctrl ] + [ Enter ].
13 Seleccione el rango J5:11, escriba 9 y presione las teclas [ Ctrl ] + [ Enter ].
Figura 4.111. Los datos para las bandas se encuentran en el Rango L5:N8.
14 Seleccione el rango B4:G11.

15 En la ficha Insertar, en el grupo Gráfico haga clic en la flecha abajo de Columna y en la sección
Columna en 2 seleccione Columna agrupada.
16 Modifique el
tamaño del gráfico,
haga clic en el
gráfico y señale en
el centro del borde
derecho, el cursor
toma la forma de
una flecha en doble
sentido, arrastre
hasta obtener un
tamaño deseado.

columna agrupada en
2D, considerando como
categoría números y en
leyenda el texto Gestor.
Corregir en el gráfico que solo muestre los nombres de los gestores en el eje horizontal y en la leyenda
solo los meses.
18 En la ficha Diseños, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar Datos.
19 Excel muestra el cuadro diálogo Seleccionar origen de datos, en la sección etiquetas de eje
horizontal (categoría) haga clic en Editar.
20 Excel muestra el cuadro de diálogo Rótulos de eje y en el cuadro Rango de rótulos del eje
seleccione el rango B5:B11.
Figura 4.113. Modificando

el rango de rótulos del eje
Categorías.
22 Haga clic en la serie Gestor y luego en el botón Quitar.

Figura 4.114. Los valores de las series y categoría del eje horizontal corregido.
24 Seleccione el rango H5:H11.

25 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
27 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga
clic en la flecha debajo de Pegar y seleccione
Pegado especial.
28 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegado
especial. Active los botones de opción Nueva
serie y columnas. Y active la casilla de verificación
Nombres de la serie en la primera fila.
29 Haga clic en Aceptar. Figura 4.115. Opciones de
pegado especial.
Figura 4.116. El gráfico muestra una nueva serie6.
30 Señale la columna de la serie6 y haga clic derecho del mouse y seleccione Dar formato a serie
de datos…
Figura 4.117. Opción para mostrar el cuadro de diálogo Dar formato a serie de datos.
31 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos. En la sección Opciones de serie
haga clic en el botón de opción Eje secundario.
32 Señale la serie6 y haga clic derecho del mouse y haga clic en Cambiar tipo de gráfico de series…
Figura 4.118. Hacer clic derecho del

mouse, muestra un menú contextual.
33 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, haga clic en tipo de gráfico Área y
seleccione el subtipo Área.
Figura 4.119. Cuadro de

diálogo Cambiar po de
gráfico para elegir el po de
gráfico que desea insertar.
Figura 4.120. La serie6 se muestra como área con datos en el

eje vercal secundario.
35 Seleccione el rango I5:I11.

38 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha debajo de Pegar y seleccione
Pegado especial.
39 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegado especial. Active los botones de opción Nueva serie y
columnas. Y active la casilla de verificación Nombres de la serie en la primera fila.
41 Señale la columna de la serie7 y haga clic derecho del mouse y seleccione la Dar formato a serie
de datos…
42 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos. En la sección opciones de serie
44 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, haga clic en tipo de grafico Área y
46 Seleccione el rango J5:J11.
49 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha debajo de Pegar y seleccione
Pegado especial.
50 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegado especial. Active los botones de opción Nueva serie y
columnas. Y active la casilla de verificación Nombres de la serie en la primera fila.
52 Señale la columna de la serie8 y haga clic derecho del mouse y seleccione Dar formato a serie
de datos…
53 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos. En la sección opciones de serie
55 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, haga clic en tipo de grafico Área y
56 Haga clic en el
botón Aceptar.
Figura 4.121. La serie6,

serie7 y serie8 se muestra
como gráfico po área
con datos en el eje vercal
secundario.

58 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la flecha debajo de Ejes y en eje vertical
primario seleccione Más opciones del eje vertical primario.
Mínima 0
Máxima 21
Unidad mayor 3
Unidad menor 1
60 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la flecha debajo de Ejes y en eje vertical
secundario seleccione Más opciones del eje vertical secundario.
61 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar formato a eje, en las sección opciones de Excel active el
Mínima 0
Máxima 21
Unidad mayor 3
Unidad menor 1
62 Haga clic en la serie 6, se selecciona la leyenda.

63 Haga una vez más clic en la serie6 para seleccionarlo únicamente como muestra la figura 4.132.
Figura 4.122. Haga clic dos veces en la serie6 para seleccionarlo.

64 Pulse la tecla [ Supr ].

65 Haga clic en la serie7, se selecciona la leyenda.
66 Haga una vez más clic en la serie7 para seleccionarlo únicamente.
68 Haga clic en la serie8, se selecciona la leyenda.
69 Haga una vez más clic en la serie8 para seleccionarlo únicamente.
Figura 4.123. La leyenda solo muestra los meses.
71 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la flecha debajo de Ejes y en eje horizontal
primario seleccione Más opciones del eje horizontal primario.
72 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar formato a eje, en la sección posición del eje haga clic en el
botón de opción En marcas de graduación.
74 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la flecha debajo de Ejes y en eje horizontal
secundarios seleccione Más opciones del eje Horizontal secundario.
75 Excel muestra el cuadro de diálogo Dar formato a eje, en el cuadro Etiquetas de eje seleccione
Ninguno y en las sección Posición del eje haga clic en el botón de opción En marcas de graduación.
77 Haga clic en la barra de la serie Enero.
78 En la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Más y seleccione Contorno
claro 1, relleno coloreado – Rojo, énfasis 2.
79 Haga clic en la barra de la serie Febrero.
claro 1, relleno coloreado – verde oliva, énfasis 3.
81 Haga clic en la barra de la serie Marzo.
claro 1, relleno coloreado – Purpura, énfasis 4.
83 Haga clic en la barra de la serie Abril.

claro 1, relleno coloreado – Aguamarina, énfasis 5.
85 Haga clic en la barra de la serie Mayo.
claro 1, relleno coloreado – Anaranjado, énfasis 6.
87 Haga clic en el gráfico de área de la serie6.
88 En la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Relleno de forma y
seleccione color Rojo.
seleccione color Amarrillo.
seleccione color Verde.
Figura 4.124. Las bandas horizontales son indicadores, si los valores están en la
banda color rojo es malo, debe mejorar la gesón; si está en la banda verde es
mejor, pero puede mejorar; pero si están en la banda verde es el ideal.
• CREAR GRÁFICOS QUE SE ACTUALIZAN AL INGRESAR MÁS DATOS

Para que el gráfico se actualice según se ingresen los datos en las columnas A, B, C y D, utilizaremos la
función DESREF.
• FUNCIÓN DESREF
Devuelve una referencia a un rango que es un número de filas y de columnas de una celda o rango de
celdas. La referencia devuelta puede ser una celda o un rango de celdas. Puede especificar el número
de filas y el número de columnas a devolver.
Sintaxis:
=DESREF ( Ref , Filas , Columnas , [Alto] , [Ancho] )
Ref.- Es la referencia en la que se desea basar la desviación. Ref debe referirse a una celda o rango
de celdas adyacentes; en caso contrario, DESREF devuelve el valor de error #¡VALOR!
Filas.- Es el número de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que se desea que haga referencia la celda
superior izquierda. Si el argumento filas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a
estar cinco filas más abajo que la referencia. Filas puede ser positivo (lo que significa que está por
debajo de la referencia de inicio) o negativo (por encima).
Columnas.- Es el número de columnas, hacia la derecha o izquierda, al que se desea que haga
referencia la celda superior izquierda del resultado. Si el argumento columnas es 5, la celda
superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco columnas hacia la derecha de la referencia.
Columnas puede ser positivo (lo que significa a la derecha de la referencia de inicio) o negativo (a
la izquierda).
Alto.- Es el alto, en número de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta. El alto debe ser
un número positivo.
Ancho.- Es el ancho, en número de columnas, que se desea que tenga la referencia devuelta. El
argumento ancho debe ser un número positivo.
1 Abra el archivo Deuda mensual.xlsx.

Cree un Rango Dinámico con el Nombre: Fecha.
2 En la ficha Fórmulas en el grupo Nombres definidos, haga clic en Asignar nombre y seleccione
Definir nombre.
3 Excel muestra el cuadro de diálogo
Nombre nuevo, en el cuadro Nombre
escriba Mes y el cuadro hará referencia
a escribir la fórmula: =DESREF(Hoja1!$
A$1;1;0;CONTARA(Hoja1!$A:$A)-1;1).
Figura 4.125. Nombre de la fórmula: =DESREF(Hoja1!

$A$1;1;0;CONTARA(Hoja1!$A:$A)-1;1) es Mes.
Definir nombre.
escriba Corriente y el cuadro hará
referencia a escribir la fórmula.
=DESREF(Hoja1!$B$1,1,0,CONTAR(
Hoja1!$B:$B),1).
Figura 4.126. Nombre de la fórmula:

=DESREF(Hoja1!$B$1,1,0,CONTAR(Hoja
1!$B:$B),1) es Corriente.
Definir nombre.
escriba Vencido y el cuadro hará
referencia a escribir la fórmula =DE
SREF(Hoja1!$C$1,1,0,CONTAR(Hoja1!
$C:$C),1).
Figura 4.127. Nombre de la fórmula:

=DESREF(Hoja1!$C$1,1,0,CONTAR(Hoja
1!$C:$C),1) es Vencido.
Definir nombre.
escriba Deuda y el cuadro hará
referencia a escribir la fórmula =DESR
EF(Hoja1!$D$1,1,0,CONTAR(Hoja1!$D:
$D),1).
Figura 4.128. Nombre de la fórmula
=DESREF(Hoja1!$D$1,1,0,CONTAR(Hoja
1!$D:$D),1) es deuda.
14 En la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombre.
Figura 4.129. Administrador de nombres, se puede modificar, eliminar o

crear un nuevo nombre a un rango o referencia.
15 Seleccione el Rango A1:D9.

16 En la ficha Insertar, en el grupo Gráfico, haga clic en la flecha abajo de Línea y en la sección Línea
en 2D seleccione Línea.
Figura 4.130. Administrador de nombres, se puede modificar, eliminar o

crear un nuevo nombre a un rango o referencia.

19 En la ficha Diseño, en el grupo Datos, haga clic Seleccionar datos.
20 Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, en la sección Etiquetas del eje
horizontal haga clic en Editar.
21 Excel muestra el cuadro de diálogo Rótulos de eje, y en el cuadro Rango de rótulos del eje borre
el rango y solo deje Hoja1!.
22 Pulse la tecla [F3].
23 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre, seleccione Mes.
Figura 4.131. Modificar el

rango de la equeta del eje
horizontal por mes.
25 En la sección Entrada de leyenda seleccione Corriente.

26 Haga clic en Editar.
27 Excel muestra el cuadro de diálogo Modificar serie, y en el cuadro Valores de la serie borre el
rango y solo deje Hoja1!.
29 Excel muestra el cuadro
de diálogo Pegar nombre
y seleccione Corriente.

rango de la serie corriente por
Corriente.
31 En la sección Entrada de leyenda seleccione Vencido.

y seleccione Vencido.

rango de la serie vencido por
Vencido.
37 En la sección Entrada de leyenda seleccione Deuda.

y seleccione Deuda.

rango de la serie deuda por
Deuda.

44 Ingrese los valores:
Celda A10 Setiembre
Celda B10 25000000
Celda C10 10000000
Celda D10 35000000
El gráfico se comenzará a actualizar automáticamente.
Figura 4.135. Al ingresar los datos en el rango A10:D10 el gráfico

también se actualiza automácamente.
Otra forma de crear gráficos que se actualizan al ingresar más datos
1 Haga clic en la Hoja2 del archivo Deuda mensual.xlsx.

2 Seleccione el rango A1:D9.
3 En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
4 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear tabla en el campo ¿Dónde están los datos de la tabla?
Automáticamente el rango seleccionado es =$A$1:$D$9, active la casilla de verificación La tabla
tiene encabezados.
Figura 4.136. Converr lista de datos en una tabla.
El rango de datos ahora es una tabla.
Figura 4.137. El rango A1:D9 es una tabla.
6 Seleccione la tabla.
7 Seleccione el Rango A1:D9.
10 Ingrese los valores:
Celda A10 Setiembre
Celda B10 25000000
Celda C10 10000000
• CREAR GRÁFICOS USANDO CONTROLES DE FORMULARIOS O VALIDACIÓN DE

DATOS
1 Abra el archivo Gráfico comparativo.

2 Seleccione la Hoja1.
4 En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en la flecha abajo de Validación
de datos y seleccione Validación de datos.
5 Excel muestra el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la ficha Configuración.
6 En el campo Permitir seleccione Lista.
7 En el campo Origen escriba 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12 (los valores se mostrarán en la celda C4 en
forma vertical, sino se muestra así cambiar coma por punto y coma).
Usar coma o punto y coma en el campo Lista depende de la configuración regional.
Figura 4.138. Cuadro de diálogo validación de datos.
La celda puede ingresar o seleccionar valores enteros entre 1 y 12.

La celda D2 se usará como referencia para hacer dinámico el rango del gráfico.
Figura 4.139. Lista desplegable en

la celda D2.
8 Seleccione o digite el valor de 4 en la celda D2.

Definir nombre.
10 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Mes y el cuadro
hará referencia a escribir la fórmula =DESREF(Hoja1!$A$1,1,0,Hoja1!$D$2,1).
12 En la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Asignar nombre y seleccione
Definir nombre.
13 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Deuda y el
cuadro hará referencia a escribir la fórmula =DESREF(Hoja1!$B$1,1,0,Hoja1!$D$2,1).
15 Seleccione el Rango A1:B13.
Figura 4.140 Gráfico de línea 2d..
18 En la ficha Diseño, en el grupo Datos, haga clic Seleccionar datos.

20 Excel muestra el cuadro de diálogo Rótulos de eje, y en el cuadro Rango de rótulos del eje borre
el rango y solo deje Hoja1!.
22 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre y seleccione Mes.
24 En la sección Entrada de leyenda seleccione Deuda.
28 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre y seleccione Deuda.
30 Haga clic en Aceptar del cuadro de diálogo Seleccionar datos.
Figura 4.141. El Gráfico varía según el valor que se selecciona o ingresa en la celda D2.
• CÓMO UTILIZAR LOS CONTROLES DE FORMULARIO EN UNA HOJA DE

CÁLCULO PARA MODIFICAR LOS DATOS DEL GRÁFICO.
Microsoft Excel proporciona varios controles para las hojas de diálogo. Puede utilizar estos controles en
hojas de cálculo para ayudar a seleccionar los datos. Por ejemplo, los cuadros desplegables, cuadros de
lista, controles de número y barras de desplazamiento son útiles para seleccionar los elementos de una
lista.
Para utilizar los controles de formularios en Microsoft Office Excel 2010, debe habilitar la ficha
Programador. Para ello, siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.

2 Excel muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Personalizar cinta de
opciones.
3 En la sección de la derecha active la casilla de verificación Programador.
Figura 4.142. Personalizar la

cinta de opciones nos permite
elegir que ficha deseamos
visualizar en la cinta de
opciones.
4 Haga clic en la Hoja2.

5 Seleccione la celda H1 y escriba Referencia.
6 Seleccione la celda H2 y escriba 2.
Definir nombre.
8 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Gestor y el
cuadro hará referencia a escribir la fórmula=DESREF(Hoja2!$A$1,Hoja2!$H$2,0,1,1).
Definir nombre.
11 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Gestor y el
cuadro hará referencia a escribir la fórmula =DESREF(Hoja2!$A$1,Hoja2!$H$2,1,1,4).
13 Seleccione el rango A7:E8.
14 En la ficha Insertar, en el grupo Gráfico, haga clic en la flecha abajo de Columna y en la sección
Columna en 2 seleccione Columna agrupada.

columna 2D.
16 En la ficha Diseño, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar datos.

18 Excel muestra el cuadro de diálogo Rótulos de eje, y en el cuadro Rango de rótulos del eje
seleccione el rango =Hoja2!$B$1:$E$1.
20 En la sección Entradas de leyenda (series) seleccione Jefrey y haga clic en el botón Editar.
21 Excel muestra el cuadro de diálogo Modificar serie, y en el cuadro Nombre de la serie borre el
23 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre y seleccionar Deuda.
24 En el cuadro valores de la serie borre el rango y solo deje Hoja2!.
26 Excel muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre, seleccione Promedio.

diálogo Modificar Serie.
28 Haga clic en Aceptar del cuadro de diálogo Seleccionar datos.

29 Haga clic en el área de trazado.
30 Modifique el tamaño señalando en cuadro del centro del borde del área de trazado y luego arrastre
el mouse.
Figura 4.145. Modificar el área de trazado.

31 Inserte el control de formulario Cuadro Combinado en

la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic
en la flecha debajo del botón Insertar y clic en Cuadro
combinado.
Figura 4.146. Insertar cuadro

combinado.
32 Inserte el control de formulario Cuadro Combinado en la ficha Programador, en el grupo

Controles, haga clic en la flecha debajo del botón Insertar y clic en Cuadro combinado.
33 El cursor toma la forma de una cruz, dibuje un rectángulo encima del área de trazado como se
muestra en la figura 4.157.
Figura 4.147. Cuadro combinado insertado en un gráfico.
34 Haga clic derecho en el control formulario (cuadro combinado), se muestra el menú contextual y
seleccione Formato de control.
Excel muestra el cuadro de diálogo Formato del objeto, ahora necesitamos decirle al control
dónde están los valores que queremos que despliegue. Estos se encuentran en las celdas A2 a A7.
35 Haga clic en la pestaña Control, encontraremos tres campos que deben configurar:
Rango de entrada, indica dónde se encuentran los valores que se muestran en el control formulario.
En la hoja2, son los Gestores que se encuentran en las celdas A2:A7.
36 En el cuadro Rango de entrada seleccione la celda A2:A7.

Vincular con la celda, realmente Excel no distingue cuál es el contenido seleccionado (es decir, si
el Gestor es Jacky o Joel). Solo sabe la ubicación del elemento seleccionado.
Es decir, si seleccionamos Jacky, Excel sabe que elegimos el elemento número 3. Si seleccionamos
Joel, para Excel es un 4.
37 En el cuadro Vincular con la celda seleccione la celda H2.

38 Líneas de unión vertical, se digita un número que indica la cantidad de datos que se muestra en
el control formulario al hacer clic en el mismo.
39 En el cuadro Líneas de unión vertical escriba 4.

Figura 4.148. Cuadro de diálogo Formato de objeto.
Figura 4.149. Cuadro combinado insertado en un gráfico.

41 Haga clic en una celda de la Hoja2.

42 Seleccione el nombre de Jacky en el cuadro combinado.
Figura 4.150. Seleccionar el nombre de un Gestor y el gráfico

mostrado cambiará los valores.
• CREAR GRAFICO QUE MUESTRE DEUDA POR NEGOCIO EN

PORCENTAJE VS DEUDA TOTAL.
1 En el libro Gráfico comparativo.xlsx, haga clic en la Hoja3.

2 Seleccione el rango C3:I3.
3 Mantenga presionado la teclas [ Ctrl ].
4 Seleccione la celda C5:I5, C7:I7 y C9:I10.
Figura 4.151. El gráfico no muestra las líneas para los valores en porcentaje por ser
muy pequeños a comparación con el importe de la deuda.
7 Señale la línea de la serie Deuda y haga clic derecho, Excel muestra un menú contextual, seleccione
Dar formato a serie de datos.
8 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de serie de datos, haga clic en el botón de opción Eje
secundario.
Figura 4.152. Agregado en eje vercal ahora si se muestra las líneas para las series
de negocio.
10 Señale la línea de la serie Deuda y haga clic derecho, Excel muestra un menú contextual, seleccione
Cambiar tipo de gráfico de series.
11 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico, seleccione tipo de gráfico Columnas y
luego clic en el subtipo Columna agrupada.
Figura 4.153. El gráfico de líneas cruza el gráfico de columnas.
13 Haga clic en el gráfico para modificar los valores del eje vertical primario y secundario.
14 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la flecha debajo de Ejes para seleccionar Eje
vertical primario y luego clic en Más opciones del eje vertical primario.
botón de Opción fija y en el cuadro de texto escriba:
Mínima -1.5
Máxima 1.2
Unidad mayor 0.2
Unidad menor 0.1
En la sección El Eje horizontal cruza, haga clic en el botón de opción Valor del eje y escriba -1.5.
16 Haga clic en Cerrar.

17 En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en la flecha debajo de Ejes para seleccionar Eje
vertical secundario y luego clic en Más opciones del eje vertical secundario.
botón de Opción fija y en el cuadro de texto escribir:
Mínima -0
Máxima 80 000000
Unidad mayor Automático
Unidad menor Automático
Figura 4.154. El gráfico de líneas cruza el grafico de columnas.
19 Haga clic en la columna de la serie Deuda.

datos y seleccione Centro.
21 Haga clic en el valor de una etiqueta y se seleccionarán todas las etiquetas.
22 En la ficha Presentación, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección.
23 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de etiqueta de datos y haga clic en Alineación.
24 En el cuadro de despliegue Dirección del texto seleccione Girar todo el texto 207º.
25 Haga clic en cerrar.
26 En la ficha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en Negrita.
27 Haga clic en la serie MP00.
datos y seleccione Debajo.
31 Haga clic en la serie CIC00.
datos y seleccione Encima.

35 Haga clic en la serie CIC00.
datos y seleccione Encima.
39 En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en la flecha debajo de Titulo del gráfico
y seleccione Encima del gráfico.
40 En la barra fórmula escriba igual “=”
41 Seleccione la celda B1 y presione [ Enter ].
Figura 4.155. Dos subpos de gráfico en un mismo gráfico.

• MINIGRÁFICOS
Un minigráfico, novedad en Microsoft Excel 2010, es un pequeño gráfico en una celda de una hoja de
cálculo que ofrece una representación visual de los datos. Use minigráficos para mostrar tendencias en
una serie de valores, como aumentos o reducciones periódicas, ciclos económicos o para resaltar valores
mínimos y máximos. Coloque un minigráfico cerca de sus datos para lograr un mayor impacto.
• ¿QUÉ SON LOS MINIGRÁFICOS?

A diferencia de los gráficos en una hoja de cálculo de Excel, los minigráficos no son objetos, un minigráfico
en realidad es un pequeño gráfico en el fondo de una celda.
• VENTAJAS DEL USO DE MINIGRÁFICOS

Los datos que se presentan en una fila o columna son útiles, pero los patrones pueden resultar difíciles
de reconocer a simple vista. El contexto de estos números se puede proporcionar insertando minigráficos
junto a los datos. Al ocupar una pequeña cantidad de espacio, un minigráfico puede mostrar una
tendencia basándose en datos adyacentes en una representación gráfica clara y compacta. Aunque no
es obligatorio que una celda de minigráfico esté directamente junto a los datos subyacentes, es muy
recomendable.
Puede ver rápidamente la relación entre un minigráfico y los datos subyacentes y, cuando los datos
cambian, puede ver el cambio en el minigráfico de inmediato. Además de crear un minigráfico único
para una fila o columna de datos, puede crear varios minigráficos al mismo tiempo seleccionando varias
celdas correspondientes a los datos subyacentes, como se muestra en la figura 4.166.
Una ventaja de usar minigráficos es que, a diferencia de los gráficos, los minigráficos se imprimen cuando
se imprime una hoja de cálculo que los contiene.
Rango de datos usados por un grupo de minigráficos.

Un grupo de minigráficos.
Figura 4.156. Minigráfico.

• CREAR UN MINIGRÁFICO
1 Abra el archivo Minigraficos.xlsx.
2 Seleccione la celda F2 o un grupo de celdas vacías F2:F7 en las que desee insertar uno o más
minigráficos (seleccione la celda F2).
3 En la ficha Insertar, en el grupo Minigráficos, haga clic en Línea (inserte un minigráfico de línea).
Figura 4.157. Insertar un minigráfico de línea.
4 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear grupo Minigráfico, y en el cuadro Rango de datos
seleccione B2:E2 (Rango de celdas que contienen los datos en los cuales desea basar los minigráficos).
Figura 4.158. Datos para crear el minigráfico.
Figura 4.159. Minigráfico con los datos del rango B2:F2.

6 La celda F2 está seleccionada, en modo copiar arrastre hasta la celda F7 y se copiarán los
minigráficos.
Figura 4.160. Minigráfico con los datos del rango B2:F7.
7 Señale el título cabecera de la columna F y haga clic derecho.

8 Excel muestra un menú contextual y seleccione Ancho de columna.
9 Excel muestra un cuadro de diálogo Ancho de columna y escriba en el cuadro 30.
11 Seleccione desde la fila 2 hasta la fila 7.
12 Señale el título cabecera de una de las filas seleccionadas y haga clic derecho.
13 Excel muestra un menú contextual y seleccione Alto de fila.
14 Excel muestra un cuadro de diálogo Alto de fila y escriba en el cuadro 30.
Figura 4.161. En el Rango B2:F7 se modificó el alto y ancho del rango.
Cuando se seleccionan uno o más minigráficos en la hoja de cálculo, aparecen las Herramientas de
minigráficos, que muestran la pestaña Diseño. En la pestaña Diseño puede elegir uno o más comandos
entre los siguientes grupos: Minigráfico, Tipo, Mostrar, Estilo y Grupo. Use estos comandos para crear
un minigráfico nuevo, cambiar el tipo, darle formato, mostrar u ocultar puntos de datos en un minigráfico
de línea o dar formato al eje vertical en un grupo de minigráficos.

17 En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar, haga clic en las casillas de verificación Punto alto y Punto
bajo.
18 En la ficha Diseño, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha a la derecha de Color de marcador,
haga clic en Punto alto y seleccione color Azul.
19 En la ficha Diseño, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha a la derecha de Color de marcador,
haga clic en Punto bajo y seleccione color Rojo.
Figura 4.162. Minigráfico muestra marcador para los valores máximos y mínimos.

21 En la ficha Diseño, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha a la derecha de Color de minigráfico,
haga clic en color verde.
haga clic en color en Grosor y seleccione 2 ¼ pto.
Figura 4.163. Minigráfico con líneas de color verde.
En la figura 4.173 se observa que el minigráfico para el gestor Joel en el mes de marzo tiene el mejor
cierre de la cartera deudor y en el mes de abril aumentó la deuda que puede darse por una mala gestión
de cobranza o aumento de las ventas en el mes.
• CREAR UN MINIGRÁFICO CON LOS VALORES DE LOS GESTORES JENNY, JACKY Y JEFREY.
1 Haga clic en la Hoja2 del archivo Minigráficos.
2 Seleccione las celdas F2, F4 y F7.
3 En la ficha Insertar, en el grupo Minigráficos, haga clic en Columna.
4 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear grupo Minigráfico, y en el cuadro Rango de datos
seleccione B2:E2, B4:E4 y B7:E7.
Figura 4.164. Para seleccionar rango no connuos mantener presionada la tecla [ Ctrl].
Figura 4.165. Minigráfico para los gestores Jenny, Jacky y Jefrey.
6 Señale el título cabecera de la columna F y haga clic derecho.

7 Excel muestra un menú contextual y seleccione Ancho de columna.
8 Excel muestra un cuadro de diálogo Ancho de columna y escriba en el cuadro 30.
10 Seleccione desde la fila 2 hasta la fila 7.
11 Señale el título cabecera de una de las filas seleccionadas y haga clic derecho.
12 Excel muestra un menú contextual y seleccione Alto de fila.
13 Excel muestra un cuadro de diálogo Alto de fila y escriba en el cuadro 40.
Figura 4.166. Se modificó el ancho de la columna F y filas 2:9.

16 En la ficha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en la flecha a la derecha de Color de Relleno y
seleccione el color Azul, Enfasis1, Claro 80%.
seleccione el color Púrpura, Enfasis4, Claro 80%.
seleccione el color Canela, Fondo2, Oscuro 10%.
21 Seleccione la celda F2 y escriba JENNY.
22 Seleccione la celda F2, en la ficha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en la flecha a la derecha de
Color de Fuente y seleccione el color Rojo.
23 En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en alineación horizontal Alinear texto a la
derecha y en la alineación vertical Alinear en la parte superior.
24 Seleccione la celda F4 y escriba JACKY.
25 Seleccione la celda F4, en la ficha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en la flecha a la derecha
de Color de Fuente y seleccione el color Rojo.
26 En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en alineación horizontal Alinear Centrar y en
la alineación vertical Alinear en la parte superior.
27 Seleccione la celda F7 y escribir JEFREY.
28 Seleccione la celda F7, en la ficha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en la flecha a la derecha de
Color de Fuente y seleccione el color Rojo.
29 En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en alineación horizontal Alinear texto a la
izquierda y en la alineación vertical Alinear en la parte superior.
Figura 4.167. En la celda que conene el minigráfico se puede ingresar valor y aplicar formato.
30 Algunas columnas de los minigráficos no

son visibles, solo se observa como una
línea como muestra la figura 4.177, haga
clic en la celda F2.
31 En la ficha Diseño, en el grupo Agrupar,
haga clic en la flecha debajo de Eje,
seleccione Valor personalizado de
Opciones de valor mínimo del eje vertical.
Figura 4.168. En la celda que conene el minigráfico

se puede ingresar valor y aplicar formato.
32 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración del eje vertical del minigráfico y en cuadro
escriba Valor mínimo, para el eje vertical digite 43 000000.
Figura 4.169. Ingresar un valor próximo al mínimo valor de los datos.

Figura 4.170. Las columnas que se mostraban como línea como se muestra en
la figura 4.177, ahora sí son notorias.
Los minigráficos están agrupados si se selecciona la celda F2 y cambiamos el color de la columna,

el color se aplica a todas las columnas. En los siguientes pasos desagruparemos los minigráficos y
cambiaremos un color de columna para cada minigráfico de los gestores Jenny, Jacky y Jefrey.
34 Seleccione las celdas F2, F4 y F7.

35 En la ficha Diseño, en el grupo Agrupar, haga clic en Desagrupar.
36 Haga clic en F2.
haga clic en color verde.
38 Haga clic en F4.
haga clic en color Rojo.
40 Haga clic en F7.
haga clic en color Amarillo.
Figura 4.171. El gestor Jenny y

Jefrey en el mes de marzo cerró
las cuentas por cobrar alto con
respecto a los otros meses y Jenny
tuvo el mejor cierre de la cuenta por
cobrar en el mes de abril.
CAPÍTULO
5
ANÁLISIS DE COBRANZA
OBJETIVO:
El Análisis de Cartera consiste en estudiar el comportamiento de las cuentas por cobrar al

cierre del mes y los históricos de cierre de la cartera deudora.
Para ello, se realiza primero un enriquecimiento de información para luego segmentar la

cartera según las reglas de ordenamiento que surjan de dicho análisis. Con el resultado
obtenido, se categorizarán las deudas con la finalidad de establecer una estrategia de
gestión diferenciada según sea el caso.
Teniendo la información, se podrán categorizar las deudas en grupos según la probabilidad

de cobro de las mismas y permitirá definir las acciones a seguir en cada caso y enfocar la
gestión de cobranzas más acertadamente en los casos con mayor probabilidad de cobro.
Definitivamente, esto redundará en un aumento de recupero de esas deudas, en menos
tiempo, disminuyendo, en consecuencia, los costos de gestión y optimizando los recursos
asignados para su realización.
TEMA:
Análisis de facturas canceladas.

Analizar la variación de la línea de negocio.
Análisis de Total cartera.
• ANÁLISIS DE FACTURAS CANCELADAS

Cuando se realiza la gestión de cobranza muchas veces el cliente envía el detalle de pago de las facturas.
Para verificar el pago de las facturas que está cancelando, se baja información del Sistema ERP y se cruza
la información.
El cliente no siempre paga las facturas más antiguas, puede haber la posibilidad que exista facturas en
reclamo, o la documentación es incompleta por lo cual el cliente no lo registra en su sistema.
Conoceremos las funciones de texto Concatenar, Izquierda y Derecha.
• CONCATENAR
La función CONCATENAR une hasta 255 cadenas de texto en una sola. Los elementos que se unirán
pueden ser texto, números, referencias de celda o una combinación de estos elementos. Por ejemplo,
si la hoja de cálculo contiene el nombre de una persona en la celda A1 y el apellido en la celda B1,
ambos valores se pueden combinar en otra celda mediante la fórmula siguiente:
Sintaxis:
=CONCATENAR(Texto1; [Texto2];[Texto3] …)
La sintaxis de la función CONCATENAR tiene los siguientes argumentos:
Texto1 Obligatorio. El primer elemento de texto que se concatenará.

Texto2; ... Opcional. Elementos de texto adicionales, hasta un máximo de 255 elementos. Deben
estar separados con punto y coma.
También puede ulizar el operador de cálculo símbolo de “y” comercial (&) en lugar
de la función CONCATENAR para unir elementos de texto.
• DERECHA
DERECHA Devuelve el último carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de
caracteres que el usuario especifica.
Sintaxis:
=DERECHA(texto;[núm_de_caracteres])
La función DERECHA tienen los siguientes argumentos:
Texto Obligatorio. Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.
Núm_de_caracteres Opcional. Especifica el número de caracteres que desea extraer con DERECHA.
208 CAP. 5 ANÁLISIS DE COBRANZA
• IZQUIERDA
IZQUIERDA devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de
caracteres que especifique el usuario.
Sintaxis:
= IZQUIERDA(texto; [núm_de_caracteres])
La sintaxis de la función IZQUIERDA tiene los siguientes argumentos:
Texto Obligatorio. La cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.
Núm_de_caracteres Opcional. Especifica el número de caracteres que se desea extraer con la función
IZQUIERDA.
1 Abra el archivo Análisis de factura.xlsx.

En la Hoja 1 se tiene información que se exportó del sistema ERP de la cuenta deudor del cliente.
En la Hoja2 se tiene información de las facturas canceladas enviadas por el cliente.
Las dos hojas tienen información de las facturas, pero con diferentes estructuras, mientras en la
Hoja1 el número de factura se da en 11 dígitos (01-1631-0000710), en la Hoja2 el número de
factura tiene 8 dígitos ().
2 Seleccione la Hoja2.
3 Señale el título cabecera de columnas y haga clic derecho, Excel muestra el menú contextual
Insertar.
4 En la celda B6 escriba FacturaCompleta.

6 En la ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en la flecha debajo de Texto y
seleccione Concatenar.
Figura 5.0. Funciones de texto.
7 Excel muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función, en los recuadros escriba:

Texto1: “01-”
Texto2: IZQUIERDA(A7,4)
Texto3: “-000”&DERECHA(A7,4)
Se quiere tener el número de la factura que cumpla con la siguiente estructura:
01-1621-0008586
2 4 7
Se escribe “01-” para completar el número de la factura al inicio ya que no tiene.

Se escribe IZQUIERDA(A7,4) para extraer solo los cuatro caracteres comenzando a contar desde la
izquierda.
Se escribe “-000” para completar el número de la factura que tiene 7 dígitos y unido con DERECHA(A7,4)
que extrae los 4 primeros caracteres contando desde la derecha.
Figura 5.1. Asistente para funciones.

f
9 Señale la parte inferior derecha de la celda B7 y en modo copiar arrastre la fórmula.
Figura 5.2. La columna B conene ahora el número de factura con 13 dígitos.

10 Ya se tienen el número de la factura con los 13 dígitos, seleccione la hoja1 y la celda G9.
11 Escriba el texto Cruce.
12 Seleccione la celda 10.
13 En la ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en la flecha debajo de Búsqueda
y referencia y seleccione ConsultaV.
14 Excel muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función, en los recuadros escriba:

Valor_buscado :Escriba B10.
Matriz_buscar_en : Haga clic en la Hoja2 y seleccione el rango B6:D63 y pulse la tecla [F4] y el
rango se convertirá en un rango en absoluto $B$6:$D$6.
Indicador de Columna : Escriba el número 3, se desea el valor de la tercera columna.
Ordenado : Escriba FALSO porque la búsqueda es exacta.
Figura 5.3. Asistente para función, se ingresa los valores para los
campos de la función ConsultaV.
Para las facturas que no pago muestra error #N/A, vamos a mejorar la función agregando la
función Sierror.
15 Seleccione la celda G10 y haga clic en la barra fórmula después del símbolo igual “=” escriba
SIERROR (y después de CONSULTAV(B10,Hoja2!$B$6:$D$63,3,FALSO) y escriba “Pendiente”). Al
final la fórmula es =SIERROR(CONSULTAV(B10,Hoja2!$B$6:$D$63,3,FALSO),”Pendiente”).
17 Seleccione la celda G10 y en modo copiar arrastre la fórmula hasta la celda G219.
18 Seleccione el rango B9:G219.
condicional y, a continuación, Administrar regla…
20 Excel muestra la ventana Administrador de reglas de formato condicionales.

22 Excel muestra la ventana Nueva regla de formato. En la sección Seleccionar un tipo de regla, haga
clic en Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
23 En la sección Editar un descripción de regla, escriba la fórmula: =$G10<>”Pendiente”.
25 En la ficha Bordes seleccione Línea continua y clic en Contorno.
26 En la ficha Relleno seleccione el color Celeste claro.
Figura 5.4. Formato condicional aplicado a las facturas canceladas.
29 Seleccione el Rango B9:G9, en la ficha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en la flecha a la
derecha de Color de Fuente y seleccione el color Blanco.
30 En la ficha Inicio, en el grupo Fuentes, haga clic en flecha a la derecha de Color de Relleno y
seleccione el color Azul.
31 En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro.
Figura 5.5. Formato

condicional aplicado a las
facturas canceladas.
32 Haga clic en la flecha de encabezado Cruce y clic en Filtro de texto y luego seleccione No es igual
a…
Figura 5.6. Opciones para filtrar.
33 Excel muestra el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro escriba Pendiente

Figura 5.7. Cuadro de diálogo Autofiltro personalizado.
Figura 5.8. Lista de datos con facturas canceladas.

• ANALIZAR LA VARIACIÓN DE LA LÍNEA DE NEGOCIO

2 Asignarle el nombre de Línea a la Hoja1, elimine las otras Hojas.
3 En la celda B2 escribra Variación por Línea de Negocio (Miles de Dólares).
4 Seleccione el rango B2:R2.
5 En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, clic en el cuadro de iniciliación del cuadro de diálogo.
6 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas, en la ficha Alineación, en cuadro despliegue
Horizontal, seleccione Centrar en la selección.
7 Seleccione el rango C5:J5.
8 En la ficha Inicio, en el grupo Número, en el cuadro despliegue seleccionar Texto.
9 Para ingresar los títulos cabecera en la primera fila de la lista de datos en las siguientes celdas
escriba:
En C5=Saldo, en D5=Cte, en E5=0-9, en F5=10-90, en G5=91-180, en H5=Mas 180 y J5=Vcdo.
10 Para ingresar los títulos cabecera de la columna izquierda de la lista de datos en las siguientes
celdas escriba:
En B6=Línea 1, en B7=Línea 2, en B8=Línea 3, en B9=Línea 4, en B10=Línea 5, en B11=Línea 6, en
B12=Línea 7, en B13 =Línea 8 y en B14=Línea 9.
11 Seleccione el rango B5:H15 y rango J5:J15 y aplique formato de relleno, bordes y número similar
a la figura 5.9.
Figura 5.9. Formato del rango B5:J15.
12 Seleccione el rango B5:J15.

15 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.
16 Seleccione la celda L5 y pulse la tecla [Enter].
Figura 5.10. Tres rangos con formatos.
17 Seleccione la celda B17, escriba la fórmula =FECHA.MES(B5,-1).

18 En la celda C17 escriba =C5.
19 Seleccione la celda C5 y en modo copiar arrastre hasta la celda H17 para copiar la fórmula.
20 En la celda J17 escriba = J5.
21 En la celda M5 escriba =C5.
22 Seleccione la celda M5 y en modo copiar arrastre hasta la celda H17 para copiar la fórmula.
23 En la celda T5 escriba = J5.
24 En la celda B5 escriba 31/12/2011.
25 En la celda C15 escriba la fórmula =SUMA(C6:C14).
26 Seleccione la celda C15 y en modo copiar arrastre hasta la celda H15.
27 En la celda J15 escriba la fórmula =SUMA(J6:J14).
28 En la celda C27 escriba la fórmula =SUMA(J18:J26).
29 Seleccione la celda C27 y en modo copiar arrastre hasta la celda H27.
30 En la celda J27 escriba la fórmula =SUMA(J18:J26).
31 En la celda M6 ecriba las fórmulas =SI(ESBLANCO(C6),””,C6-C18).
32 Seleccione la celda M6 y en modo copiar arrastre hasta la celda R14.
33 En la celda T6 ecriba las fórmulas = SI(ESBLANCO(J6),””,J6-J18).
34 Seleccione la celda T6 y en modo copiar arrastre hasta la celda T14.
35 En la celda M15 escriba la fórmula =SUMA(M6:M14).
36 Seleccione la celda M15 y en modo copiar arrastre hasta la celda R15.
37 En la celda T15 escriba la fórmula =SUMA(T6:T14).
Figura 5.11. Planlla lista para el análisis entre dos meses.
Ingresar datos de los meses de noviembre y diciembre 2011.
El resultado se muestra como en la figura 5.11.
Figura 5.12. Lista con valores para sus análisis.

• ANÁLISIS DE TOTAL CARTERA
1 Abra el libro AnalisisCompleto.xlsx.
Figura 5.13. Información de la cartera deudor por cliente al cierre de un mes.
2 La información que se muestra en la figura 5.13 es por documento, aplicando informe de tabla
dinámica agruparemos la deuda por cliente. Seleccione una celda que contiene datos.
4 Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.
Figura 5.14. Crear tabla dinamica.
un rango. Para el ejemplo, Excel automáticamente seleccionó el rango A1:O27019.
cálculo existente.
7 Active el botón de opción Nueva hoja de cálculo.

9 Haga clic y mantenga presionado el campo Cliente. en la sección campos y arrastre hasta la sección
Etiquetas de filas.
10 Haga clic y mantenga presionado el campo Nit. en la sección campos y arrastre hasta la sección
Etiquetas de filas.
11 Haga clic y mantenga presionado el campo Denominación. en la sección campos y arrastre hasta
la sección Etiquetas de filas.
12 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Saldo.
13 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Cte.
14 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Vencido.
15 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo 1-9 Días.
20 En la sección campos, active la casilla de verificación del campo Más de 180 Días.
21 En la ficha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic en Mostrar en formato tabular.
22 En la ficha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic en No mostrar Subtotales.
borre el texto Suma de y al final del nombre digite un espacio.
27 Así repetir los pasos 23 a 25, seleccionando la celda E3 hasta la celda L3.
Figura 5.15. Informe de tabla dinamica.

28 Seleccione toda la tabla dinámica. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en
Seleccionar toda la tabla dinámica.

30 Seleccione la hoja2.
31 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en pegado especial y seleccione Solo Valores.
La información tienen que separarlo por Saldo mayor que cero, Saldo menor que cero y Saldo
igual a cero.
Para separar use la herramienta de filtro avanzado.
32 Cree los siguientes criterios en la Hoja2, como se muestra en la tabla en el rango Q2:S2.
VENCIDO VENCIDO VENCIDO

>0 <0 0
33 Seleccione el rango Q1:Q2, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la

derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.
34 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Mayor.
35 Seleccione el rango R1:R2, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
36 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Menor.
37 Seleccione el rango S1:S2, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
38 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Cero.
39 Seleccione el rango A1:6806, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
40 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Deuda.
41 Asigne el nombre de Tabla a la Hoja2.
42 Asigne el nombre de Mayor a la Hoja3.
43 Inserte una nueva hoja y asigne el nombre de Menor.
44 Inserte una nueva hoja y asigne el nombre de Cero.
45 Inserte una nueva hoja y asigne el nombre de Criterio.
46 Seleccione la hoja Criterio e ingrese los siguientes datos:
Figura 5.16. Rangos criterios.

47 Seleccione el rango A1:A2, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la

48 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CRIT1.
49 Seleccione el rango C1:D2, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
51 Seleccione el rango F1:G2, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
53 Seleccione el rango I1:J2, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
55 Seleccione el rango C5:D6, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
57 Seleccione el rango F6:G6, en la ficha Fórmulas, en el grupo nombres definidos, en la flecha a la
59 Seleccione el rango I6:J6, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
61 Seleccione el rango A5:A6, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
63 Seleccione la hoja Menor.
65 En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtra, haga clic en Avanzadas…
66 Excel muestra el cuadro de diálogo Filtro Avanzado en ingresar los datos:
Acción: activar el botón de opción Copiar a otro lugar.
Rango de la lista: Escriba DEUDA
Rango de criterio: Escriba MENOR
Copiar: Seleccione =Menor!A1
Figura 5.17. Seleccionar datos para

el filtro avanzado.
67 Seleccione las columnas A:L, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
68 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba DMENOR.
69 Seleccione la columna D, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
70 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MENORSALDO.
71 Seleccione la columna E, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
72 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MENORCTE.
73 Seleccione la columna F, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
74 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MENORVENCIDO.
75 Seleccione la columna G, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
76 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MENOR1_9.
77 Seleccione la columna H, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
79 Seleccione la columna I, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
81 Seleccione la columna J, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
83 Seleccione la columna K, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
85 Seleccione la columna L, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
86 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MENOR180.
87 Seleccione la columna A, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
88 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CMENOR.
89 Seleccione la hoja Mayor.
91 En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtra, haga clic en Avanzadas…
Acción: Active el botón de opción Copiar a otro lugar.

Rango de criterio: Escriba MAYOR
Copiar: Seleccione =Mayor!A1
94 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba DMAYOR.
96 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MAYORSALDO.
98 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escribe MAYORCTE.
100 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MAYORVENCIDO.
102 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MAYOR1_9.
112 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba MAYOR180.
113 Seleccione la hoja Cero.
115 En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas…
Acción: Active el botón de opción Copiar a otro lugar.

Rango de criterio: Escriba CERO
Copiar: Seleccione =Cero!A1
118 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba DCERO.
120 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CEROSALDO.
122 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CEROCTE.
124 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CEROVENCIDO.
126 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CERO1_9.
136 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CEROR180.
137 Seleccione la columna A, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
138 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba CCERO.
139 Inserte una nueva hoja y asigne el nombre de Análisis.
En la hoja Análisis ingrese los siguientes valores y aplique formato según como se muestra en la
figura 5.18, figura 5.19 y figura 5.20.
Figura 5.18. Formato de análisis para un mes (ejemplo diciembre).
Figura 5.19. Formato de análisis para el mes anterior (ejemplo noviembre).
Figura 5.20. Formato de análisis de la variación entre dos meses.

140 Ahora si a escribir las fórmulas en la hoja Análisis, en la celda B4 =BDCONTARA(DMAYOR,1,CRIT1).

141 En la celda B6 =BDCONTARA(DMAYOR,1,CRIT2)
144 En la celd B12 =BDCONTARA(DMAYOR,1,CRIT5)
148 En la celda B20 =B4+B6+B8+B10+B12+B14+B16+B18
149 En la celda B22 =CONTARA(CMENOR)-1
150 En la celda B24 =CONTARA(CCERO)-1
151 En la celda B26 =B22+B24+B20
152 En la celda E4 =F4+G4
160 En la celda F4 =BDSUMA(DMAYOR,5,CRIT1)
168 En la celda G4 =H4+I4+M4+N4
171 En la celda G10 =H10+I10+M10+N10
172 En la celda G12 =H12+I12+M12+N12
173 En la celda G14 =H14+I14+M14+N14
174 En la celda G16 =H16+I16+M16+N16

175 En la celda G18 =H18+I18+M18+N18
176 En la celda H4 =BDSUMA(DMAYOR,7,CRIT1)
184 En la celda I4 =BDSUMA(DMAYOR,9,CRIT1)K6
185 En la celda I6 =BDSUMA(DMAYOR,9,CRIT2)K8
186 En la celda I8 =BDSUMA(DMAYOR,9,CRIT3)
192 En la celda K4 =BDSUMA(DMAYOR,10,CRIT1)
200 En la celda L4 =BDSUMA(DMAYOR,11,CRIT1)
208 En la celda M4 =J4+K4+L4

216 En la celda N4 =BDSUMA(DMAYOR,12,CRIT1)
224 En la celda E20 =E4+E6+E8+E10+E12+E14+E16+E18 y copiar al rango E20:N20
226 En la celda F22 =SUMA(MENORCTE)
227 En la celda G22 =H22+I22+M22+N22
228 En la celdaH22 =SUMA(MENOR1_9)
229 En la celda I22 =SUMA(MENOR10_30)
230 En la celda J22 =SUMA(MENOR31_60)
231 En la celda K22 =SUMA(MENOR61_90)
232 En la celda L22 =SUMA(MENOR91_180)
234 En la celda N22 =SUMA(MENOR180)
236 En la celda F24 =SUMA(CEROCTE)
237 En la celda G24 =H24+I24+M24+N24
238 En la celda H24 =SUMA(CERO1_9)
239 En la celda I24 =SUMA(CERO10_30)
240 En la celda J24 =SUMA(CERO31_60)
241 En la celda K24 =SUMA(CERO61_90)
242 En la celda L24 =SUMA(CERO91_180)

244 En la celda N24 =SUMA(CERO180)
245 En la celda e26 =E20+E22+E24 y copiar al rango E26:N26
246 En la celda E27 =CONTAR.SI(MAYORSALDO,”>0”)+CONTAR.SI(MAYORSALDO,”<0”)+CONTAR.SI(
MENORSALDO,”>0”)+CONTAR.SI(MENORSALDO,”<0”)+CONTAR.SI(CEROSALDO,”>0”)+CONTAR.
SI(CEROSALDO,”<0”)
247 En la celda F27 =CONTAR.SI(MAYORCTE,”>0”)+CONTAR.SI(MAYORCTE,”<0”)+CONTAR.
SI(MENORCTE,”>0”)+CONTAR.SI(MENORCTE,”<0”)+CONTAR.SI(CEROCTE,”>0”)+CONTAR.
SI(CEROCTE,”<0”)
248 En la celda G27 =CONTAR.SI(MAYORVENCIDO,”>0”)+CONTAR.SI(MAYORVENCIDO,”<0”)+
CONTAR.SI(MENORVENCIDO,”>0”)+CONTAR.SI(MENORVENCIDO,”<0”)+CONTAR.
SI(CEROVENCIDO,”>0”)+CONTAR.SI(CEROVENCIDO,”<0”)
249 En la celda H27 =CONTAR.SI(MAYOR1_9,”>0”)+CONTAR.SI(MAYOR1_9,”<0”)+CONTAR.
SI(MENOR1_9,”>0”)+CONTAR.SI(MENOR1_9,”<0”)+CONTAR.SI(CERO1_9,”>0”)+CONTAR.
SI(CERO1_9,”<0”)
250 En la celda I27 =CONTAR.SI(MAYOR10_30,”>0”)+CONTAR.SI(MAYOR10_30,”<0”)+CONTAR.SI(
MENOR10_30,”>0”)+CONTAR.SI(MENOR10_30,”<0”)+CONTAR.SI(CERO10_30,”>0”)+CONTAR.
SI(CERO10_30,”<0”)
251 En la celda J27 =CONTAR.SI(MAYOR31_60,”>0”)+CONTAR.SI(MAYOR31_60,”<0”)+CONTAR.SI(
SI(CERO31_60,”<0”)
252 En la celda K27 =CONTAR.SI(MAYOR61_90,”>0”)+CONTAR.SI(MAYOR61_90,”<0”)+CONTAR.SI(
SI(CERO61_90,”<0”)
253 En la celda L27 =CONTAR.SI(MAYOR91_180,”>0”)+CONTAR.SI(MAYOR91_180,”<0”)+
CONTAR.SI(MENOR91_180,”>0”)+CONTAR.SI(MENOR91_180,”<0”)+CONTAR.
SI(CERO91_180,”>0”)+CONTAR.SI(CERO91_180,”<0”)
255 En la celda N27 =CONTAR.SI(MAYOR180,”>0”)+CONTAR.SI(MAYOR180,”<0”)+CONTAR.
SI(MENOR180,”>0”)+CONTAR.SI(MENOR180,”<0”)+CONTAR.SI(CERO180,”>0”)+CONTAR.
SI(CERO180,”<0”)
256 En la celda E29 =E20/$E$26 y copiar al rango E29:N29.
Figura 5.21. Planlla para el análisis de deuda vencida.
Para usar la plantilla solo borrar los valores de la hoja Mayor, Menor, Cero, Hoja1 y Tabla.
Ingrese la información en la Hoja1, en la Hoja4 actualice los datos de la tabla dinámica y copie los
valores actualizados a la hoja Tabla. Y aplique filtro avanzado en la hoja Mayor, Menor y Cero con
sus respectivos criterios y, listo, tienen información del nuevo mes.
Un reto para ustedes todo este procedimiento, usando la grabadora de macros y los códigos de VBA
automatizar el proceso. ¡Mucha Suerte!
CAPÍTULO
6
AUTOMATIZACIÓN CON MACROS
OBJETIVO:
Si hay tareas de Microsoft Excel que realiza reiteradamente, puede grabar una macro para
automatizarlas. Una macro es una acción o un conjunto de acciones que se puede ejecutar
todas las veces que desee. Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y las
pulsaciones de las teclas. Después de crear una macro, puede modificarla para realizar
cambios menores en su funcionamiento.
Imagine que todos los meses crea un informe para el gerente del departamento de
cobranza. Desea que los nombres de los clientes con cuentas vencidas aparezcan en rojo y
en negrita. Puede crear y luego ejecutar una macro que aplique rápidamente estos cambios
de formato en las celdas seleccionadas.
En este capítulo estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y cómo crear
macros automáticamente y conocer el lenguaje de programación utilizado por MS Excel, el
Visual Basic Application (VBA).
TEMA:
Introducción a la Macros.
Herramienta de Seguridad.
Grabadora de Macros.
Editor de Visual Basic.
• INTRODUCCIÓN A LA MACROS
¿Le ocurre que repite las mismas acciones una y otra vez en las hojas de cálculo? ¿Sabía que puede
crear macros de modo que Excel haga las tareas repetitivas? Las macros son conjuntos de instrucciones
basadas en acciones que graba cuando trabaja en una hoja de cálculo. Al grabar una macro, puede volver
a usarla cuando sea necesario.
Muchas de las tareas que realiza en Excel, como introducir los datos de ventas de un día determinado
o agregar una fórmula a una hoja de cálculo, sólo se realizan una vez. Otras tareas, como cambiar el
formato de un rango de celdas, se repiten a menudo pero se pueden realizar de manera rápida gracias
a las herramientas de Excel. Sin embargo, siempre hay una o dos tareas que se realizan con frecuencia y
que son de lenta ejecución.
Por ejemplo, puede que desee resaltar las celdas más importantes de una hoja de cálculo cada vez que
presente un informe a sus compañeros. En vez de tener que ejecutar una larga serie de pasos manualmente,
puede crear una macro, o serie de acciones grabadas, que realice estos pasos automáticamente. O, si
conoce el lenguaje de programación Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA), puede escribir una
macro personalizada nueva. En cualquier caso, una vez creada la macro podrá ejecutarla, editarla o
eliminarla según le convenga.
Este capítulo es una introducción a la programación orientada a objetos y al Editor de Visual Basic,
entorno en el que puede escribir sus propias macros de Excel.
Antes de comenzar quiero asegurarme que la ficha Programador esté disponible en la cinta de opciones,
de forma predeterminada Excel no la muestra.
Para mostrar la ficha Programador en la cinta de opciones realice los siguientes pasos:

2 Haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en Personalizar cinta de opciones.
3 En la sección Personalice esta cinta de opciones, haga clic en el cuadro de lista despegable de
Personalizar la cinta de opciones y seleccionar Fichas principales, y luego haga clic en la casiila
Programador y, a continuación.
Figura 6.0. Grupo Código, muestra el botón Grabar macro y otras herramientas.
232 CAP. 6 AUTOMATIZACIÓN CON MACROS
• HERRAMIENTA DE SEGURIDAD
Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros,
haga lo siguiente:
1 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga

clic en Seguridad de macros.
Figura 6.1. Personalizar la configuración de

la seguridad de la macro.
2 Excel muestra el cuadro de diálogo Centro de confianza, en Configuración de macros, haga clic
en el botón de opción Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código
posiblemente peligroso).
Figura 6.2. Centro de confianza.
Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, es recomendable que vuelva a cualquiera
de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros.
Configuración de seguridad de macros y sus efectos

En la figura 6.3 se resumen las distintas configuraciones de seguridad de las macros. En todas las
configuraciones, si hay instalado un software antivirus que funciona con Microsoft Office 2010 y si el
libro contiene macros, se examina el libro para detectar virus conocidos antes de abrirlo.
Deshabilitar todas las macros sin notificación

Haga clic en esta opción si no confía en las macros. Se deshabilitan todas las macros de los documentos
y todas las alertas de seguridad relacionadas con las macros. Si hay documentos que contienen macros
sin firmar que considera de confianza, puede colocar esos documentos en una ubicación de confianza.
Los documentos que se encuentran en ubicaciones de confianza pueden ejecutarse sin que los
compruebe el sistema de seguridad del Centro de confianza.
Deshabilitar todas las macros con notificación

Ésta es la configuración predeterminada. Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros,
pero desea recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De esta manera, puede elegir cuándo
habilitar las macros en cada caso.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente

Esta configuración es la misma que la de la opción Deshabilitar todas las macros con notificación, con
la excepción de que, si la macro está firmada digitalmente por un editor de confianza, podrá ejecutarse
si ya confía en el editor. Si el editor no es de confianza, se le notificará al respecto para que pueda elegir
si desea habilitar las macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente
se deshabilitan sin ninguna notificación.
Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código potencialmente peligroso)
Haga clic en esta opción para permitir la ejecución de todas las macros. No se recomienda usar esta
opción, ya que con esta configuración el equipo es vulnerable a código posiblemente malintencionado.
Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA

Esta configuración es para los programadores y se usa para bloquear o permitir de forma deliberada el
acceso mediante programación al modelo de objetos de VBA desde cualquier cliente de automatización.
Es decir, ofrece una opción de seguridad para el código escrito para automatizar un programa de Office
y manipular mediante programación el entorno y el modelo de objetos de Microsoft Visual Basic para
Aplicaciones (VBA). Se trata de una configuración por usuario y por aplicación que deniega el acceso de
forma predeterminada. Esta opción de seguridad dificulta que los programas sin autorización generen
código de “replicación automática” que pueda dañar los sistemas del usuario final. Para que cualquier
cliente de automatización pueda tener acceso al modelo de objetos de VBA mediante programación,
el usuario que ejecute el código debe conceder acceso explícitamente. Para habilitar el acceso, active
la casilla.
• GRABADORA DE MACROS
Una de las tareas que siempre se realiza es ingresar los meses (enero a diciembre).
Grabe una operación de autorrelleno donde va a crear una serie de nombres de meses.

3 Escriba Enero y haga clic en el botón derecho del mouse en la celda A1 y arrastre a la derecha,
cuando se va trasladando celda por celda muestra el mes e irá hasta llegar a Diciembre.
4 Cuando llegue a la celda L1 suelte el botón secundario del mouse.

5 Excel muestra un menú contextual y haga clic en Serie de relleno.
Figura 6.3. Rellenar serie de meses.
En el rango de A1:L1 se mostrarán los meses de Enero a Diciembre, deberá grabar esta operación
realizada. Repetirá los pasos pero esta vez usando la grabadora de macros.
• GRABAR UNA MACRO

La grabación de macros es la manera más común y sencilla de crear macros. También puede crear
manualmente sus propias macros sin grabarlas. Cuando hace clic en el botón Grabar macro las tareas
que ejecuta, las ventanas y las herramientas que utiliza, etcétera, se graban como código de macro.
1 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.
Figura 6.4. Los comandos que

realice se guardarán en la macro
para que se pueda volver a ejecutar.
2 Excel muestra el cuadro Nombre de la macro, realice lo siguiente:

Escriba en el cuadro Nombre de la macro RellenoSerie.
Escriba en el cuadro Método abreviado w.
Escriba en el cuadro descripción Usando la Grabadora de macros para realizar serie de meses.
3 Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.
Figura 6.5. Opciones para

Grabar Macro.
El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres posteriores pueden
ser letras, números o caracteres de subrayado. No se pueden usar espacios en un nombre de macro;
se puede utilizar un carácter de subrayado para separar palabras. Si utiliza un nombre de macro que
también es una referencia de celda, puede aparecer un mensaje de error indicando que el nombre de
la macro no es válido.
Para asignar una combinación de tecla de método abreviado con CTRL para ejecutar la macro, en
el cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra en mayúsculas o minúsculas que desee
usar. La tecla de método abreviado invalidará cualquier tecla de método abreviado predeterminada
equivalente en Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro.
En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro.
Sugerencia: Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros
personal. Cuando selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal
(Personal.xlsb) en caso de no existir uno previamente, y guarda la macro en este libro. En Windows
Vista, el libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\
XLStart. En Microsoft Windows XP, el libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre
de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros ubicados en la carpeta XLStart se
abren automáticamente siempre que se ejecuta Excel. Si desea que se ejecute automáticamente una
macro del libro de macros personal en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart,
de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.
4 Realice las acciones que desee grabar, seleccione la celda A1.

7 Excel muestra un menú contextual y haga clic en Serie de relleno.
8 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación.
¿Ha visto el modo en que el botón macro cambia para dejar grabar?
Figura 6.6. Detener grabación. También puede hacer clic en Detener

grabación en el lado izquierdo de la barra de estado.
Figura 6.7. Resultado de la grabación de macros.

• EJECUTAR LA MACRO
Existen varias maneras de ejecutar una macro en Microsoft Excel. Para ello, también se podrá usar un
método abreviado de combinación con la tecla CTRL, o se podrá hacer clic en la barra de herramientas
de acceso rápido o en un grupo personalizado de la cinta de opciones, o en una área de un objeto,
gráfico o control. Además, una macro se puede ejecutar automáticamente al abrirse un libro.
• EJECUTAR UNA MACRO

1 Haga clic en la Hoja2 y seleccione la celda A1.
2 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga
clic en Macros.
Figura 6.8. Botón de

comando Macros.
3 Excel muestra el cuadro de diálogo Macro.

4 En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en RellenoSerie.
5 Haga clic en Ejecutar.
La macro se ejecutó correctamente.

diálogo Macros.
• EJECUTAR UNA MACRO PRESIONANDO UNA COMBINACIÓN DE TECLAS DE MÉTODO ABREVIADO CON
CTRL
3 Pulse la teclas [ Ctrl ] + [ w ].
• EJECUTAR UNA MACRO HACIENDO CLIC EN UN BOTÓN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO

RÁPIDO
Para agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido para que ejecute una macro, haga
lo siguiente:
1 Clic en la ficha Archivo y en Opciones.

2 Excel muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Barra de herramientas de
acceso rápido.
3 En la lista Comandos disponibles en, seleccione Macros.
4 En la lista, haga clic en la macro que creó RellenoSerie y, a continuación, en Agregar.
Figura 6.10. Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.
5 Para cambiar la imagen del botón de la macro, seleccione la macro RellenoSerie en el cuadro al
que la agregó y haga clic en Modificar.
6 Excel muestra el cuadro de diálogo Símbolo,
haga clic en la imagen de botón Cara feliz.
7 Para cambiar el nombre de la macro que aparece
al posicionar el cursor sobre el botón, escriba el
nombre en el cuadro RellenoSerie.
8 Haga clic en Aceptar para agregar el botón de
la macro a la barra de herramientas de acceso
rápido.

diálogo Modificar botón.
1 Haga clic en el botón Insertar hoja de cálculo.

4 En la barra de herramienta de acceso rápido haga clic en el botón
• EJECUTAR UNA MACRO MEDIANTE UN BOTÓN DE UN GRUPO PERSONALIZADO DE LA CINTA DE OPCIONES

Si aprovecha la capacidad de personalización de la cinta de opciones en Excel 2010, puede crear un
grupo personalizado que aparezca en una ficha de la cinta de opciones y, a continuación, asignar una
macro a un botón de ese grupo. Por ejemplo, puede agregar una nueva ficha Cobranza, luego un
grupo personalizado denominado “Mis macros”, y agregar una macro (que aparece como un botón).
1 Haga clic en la ficha Archivo, y clic en Opciones.

2 Excel muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Personalizar cinta de opciones.
3 En la sección fichas principales haga clic en Nueva Ficha.
4 Seleccione Nueva ficha.
5 Haga clic en Cambiar nombre.
6 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar nombre, escriba en el cuadro Nombre para mostrar
Cobranza.
8
Figura 6.12. Crear nueva ficha en la cinta Programador.

9 Seleccione nuevo grupo.

10 Haga clic en Cambiar nombre.
11 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar nombre, escriba en el cuadro Nombre para mostrar
Mis Macros.
13 En la lista Comandos disponibles en, seleccione Macros.
14 En la lista, haga clic en la macro que creó SerieRelleno y, a continuación, en Agregar.
Figura 6.13. Agregar botón a la nueva ficha.
15 Para cambiar la imagen del botón de la macro, seleccione la macro RellenoSerie en el cuadro al
que la agregó y haga clic en Cambiar nombre.
16 Excel muestra el cuadro de diálogo Cambiar Nombre, haga clic en la imagen de botón Cara feliz
y escriba el nombre en el cuadro Serie meses.
17 Haga clic en Aceptar para agregar el botón de la macro a la barra de herramientas de acceso
rápido.
21 En la ficha Cobranza, en el grupo Mis macros, haga clic en Serie meses.
Figura 6.14. La macro se ejecutó correctamente.

• EJECUTAR UNA MACRO HACIENDO CLIC EN UN ÁREA DE UN OBJETO GRÁFICO

Puede crear una zona activa en un gráfico donde puede hacer clic para ejecutar una macro.
1 Haga clic en el botón Insertar hoja

de cálculo.
2 En la hoja6, inserte un objeto
gráfico, como una imagen, una
imagen prediseñada, una forma
o un gráfico SmartArt. En la ficha
Insertar, en el grupo Ilustraciones,
haga clic en Formas, seleccione la
forma Bisel.
Figura 6.15. Insertar formas.
3 El cursor toma la forma de una cruz, dibuje un rectángulo en cubra el rango D4:E5.
4 Haga clic con el botón secundario en la zona activa de la forma que ha creado y, a continuación,
elija Asignar Macro.
5 Excel muestra el cuadro de diálogo Asignar macro, seleccione la macro RellenoSerie.
Figura 6.16. Asignar una

macro a la forma.

9 Haga clic en la forma que dibujó (observe que el cursor toma la forma de una mano).
Figura 6.17. Macro ejecutada haciendo clic en el área de un objeto gráfico.
La macro RellenoSerie se ejecutó de varias formas correctamente, porque siempre se ejecutó cuando se
tenía seleccionado la celda A1.
¿Qué ocurre si selecciona otra celda diferente a A1?

2 Seleccione una fila o columna diferente B4 de la hoja7.
3 En la ficha Cobranza, en el grupo Mis macros, haga clic en Serie meses.
4 Excel muestra el cuadro de diálogo Microsoft Visual Basic y haga clic en el botón Finalizar.
Figura 6.18. Error en el método

AutoFill de la clase Range.
Simplemente para comprobar la macro un poco más, la macro introdujo Enero en B4, pero se bloqueó
en el seguimiento e incluso generó un error, es decir falló la macro. ¿Por qué sucedió esto?
Esto se debe a que, en forma determinada, la grabadora de macros está utilizando referencias absolutas.
Cuando se ejecutó la macro se ingresó Enero en la celda B4 correctamente en lugar de A1, pero intentó
crear una serie de autorrelleno basada en el primer valor de la celda A1 que no contiene nada.
Figura 6.19. Observe que conforme arrastre hacia la derecha, la

serie de relleno no está disponible.
Para comenzar a grabar la macro necesita activar en

primer lugar la opción Usar referencias relativas.
Figura 6.20. Con el uso de las referencias relavas, la

macro creará una serie seleccionando la celda acva y
once celdas a su derecha, en lugar de crear una serie
con el uso de A1 a L1.

2 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Usar referencias relativas.
3 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.
4 Excel muestra el cuadro Nombre de la macro, y realiza lo siguiente:
5 Escriba en el cuadro nombre de la macro SerieMesesMejorado.
6 Escriba en el cuadro Método abreviado Vacío.
7 Escriba en el cuadro descripción Usando referencias relativas.
8 Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.
9 Realice las acciones que desee grabar, seleccione la celda A1.
12 Excel muestra un menú contextual, haga clic en Serie de relleno.
13 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación .
14 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Usar referencias relativas.
16 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.
18 En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en SerieMesesMejorado.
Figura 6.21. Macro con referencia relava.

• EDITOR DE VISUAL BASIC

¿Por qué usar VBA en Excel 2010?
Microsoft Excel 2010 es una herramienta muy eficaz que se puede usar para manipular, analizar y presentar
datos. A veces, no obstante, a pesar del amplio conjunto de características que ofrece la interfaz de
usuario estándar de Excel, es posible que se desee encontrar una manera más fácil de realizar una tarea
repetitiva y común, o de realizar alguna tarea no incluida en la interfaz de usuario. Afortunadamente,
las aplicaciones de Office, como Excel, tienen Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de
programación que brinda la posibilidad de ampliar dichas aplicaciones.
VBA funciona mediante la ejecución de macros, procedimientos paso a paso escritos en Visual Basic.
Aprender a programar podría parecer intimidante, pero con algo de paciencia y algunos ejemplos, como
los que se incluyen en este artículo, muchos usuarios encuentran que conocer aunque sea una pequeña
parte del código de VBA facilita su trabajo y les brinda la posibilidad de ejecutar tareas en Office que
antes creían imposibles de realizar. Si se adquieren algunos conocimientos sobre VBA resultará mucho
más sencillo seguir aprendiendo, por lo que aquí las posibilidades son ilimitadas.
Sin duda, la razón más frecuente por la cual se usa VBA en Excel es para automatizar tareas repetitivas.
Por ejemplo, suponga que tiene docenas de libros con docenas de hojas de cálculo y necesita realizar
cambios en cada uno de ellos. Los cambios podrían ser tan simples como aplicar formato nuevo a algún
rango fijo de celdas, o bien tan complejos como buscar algunas características estadísticas de los datos
en cada hoja, elegir el mejor tipo de gráfico para mostrar datos con esas características y, a continuación,
crear y dar formato al gráfico en consecuencia.
En ambos casos, es probable que prefiera no realizar estas tareas de forma manual, al menos no más de
unas pocas veces. En su lugar, las tareas pueden automatizarse usando VBA para escribir las instrucciones
explícitas que Excel debe seguir.
No obstante, VBA no es útil solo para tareas repetitivas. También puede usar VBA para crear nuevas
funcionalidades en Excel (por ejemplo, puede desarrollar nuevos algoritmos para analizar datos y, a
continuación, usar las funcionalidades de gráficos de Excel para mostrar los resultados) y realizar tareas
que integren Excel con otras aplicaciones de Office, como Microsoft Access 2010. De hecho, de todas las
aplicaciones de Office, Excel es la más usada como algo similar a una plataforma de desarrollo general.
Además de todas las tareas obvias que implican listas y contabilidad, los programadores usan Excel en
una amplia variedad de tareas, desde visualización de datos hasta prototipos de software.
A pesar de todas las buenas razones para usar VBA en Excel 2010, es importante recordar que la mejor
solución de un problema posiblemente no se relacione con VBA en absoluto. Excel tiene una gran
variedad de características sin VBA y es posible que hasta un usuario avanzado no esté familiarizado con
todas ellas. Antes de acudir a una solución de VBA, realice una búsqueda exhaustiva en Ayuda y recursos
en línea para asegurarse de que no existe una manera más simple.
En un libro nuevo, en el grupo Código de la ficha Programador, haga clic en Visual Basic, Excel mostrará
la ventana Microsoft Visual para Aplicaciones.
Una vez que haya accedido al Editor de Visual Basic verá algo similar a la figura 6.22 (no importa si no lo
ve estrictamente similar, eso dependerá de las ventanas que tenga visibles y ocultas). Puede mostrar u
ocultar estas ventanas desde el menú Ver.
Figura 6.22. Ventana Microso Visual para Aplicaciones (VBA).
• PARTES DE LA VENTANA DE MICROSOFT VISUAL PARA APLICACIONES

Explorador de proyectos
Figura 6.23. Muestra una lista jerárquica de

los proyectos y de todos los elementos que
conene y los referenciados por cada uno de
los proyectos.
Elementos de la ventana:
Ver código
Muestra la ventana Código para que pueda escribir y editar código asociado al elemento seleccionado.
Ver objeto
Muestra la ventana Objeto correspondiente al elemento seleccionado, un documento o un formulario
existente.
Alternar carpetas
Oculta y muestra las carpetas de objetos a la vez que muestra los elementos individuales contenidos
en dichas carpetas.
Ventana de lista
Presenta todos los proyectos cargados y los elementos incluidos en cada proyecto.
Proyecto
El proyecto y los elementos contenidos en él.
UserForms
Todos los archivos.frm asociados con el proyecto.
Documento
El documento asociado al proyecto. Por ejemplo, en Microsoft Word, es el documento de Word.
Módulos
Todos los módulos .bas para el proyecto.
Módulos de clase
Todos los archivos .cls del proyecto.
Diseñadores ActiveX
Error! Not a valid filename. Todos los diseñadores, archivos .dsr, del proyecto.
Referencias
Referencias a otro proyecto que ha establecido utilizando el comando Referencias del menú
Herramientas.
• PROPIEDADES
Figura 6.24. Enumera las propiedades de

empo de diseño correspondientes a los objetos
seleccionados y sus valores actuales. Puede
cambiar estas propiedades en empo de diseño.
Cuando selecciona múlples controles, la ventana
Propiedades conene una lista de las propiedades
comunes a todos los controles seleccionados.
Elementos de la ventana
Cuadro Objeto: Presenta el objeto seleccionado actualmente. Sólo están visibles los objetos del
formulario activo. Si selecciona múltiples objetos, las propiedades comunes a los objetos y su valor, en
función del primer objeto seleccionado, aparecen en las fichas de Lista de propiedades.
Fichas de Lista de Propiedades:
Ficha Alfabética: Relaciona alfabéticamente todas las propiedades del objeto seleccionado que se
pueden cambiar en tiempo de diseño, así como sus valores actuales. Puede cambiar el valor de la
propiedad seleccionando el nombre de la propiedad y escribiendo o seleccionando el nuevo valor.
Ficha Por categorías: Enumera todas las propiedades del objeto seleccionado por categoría. Por
ejemplo, Backcolor, Caption y Forecolor están en la categoría Apariencia. Puede contraer la lista para
que pueda ver las categorías o expandir una categoría para ver las propiedades. Cuando expande
o contrae la lista, verá un icono con el signo más (+) o menos (-) situado a la izquierda del nombre
de la categoría.
• CÓDIGO
Figura 6.25. Ulice la ventana Código para escribir, mostrar y editar código de Visual
Basic. Puede abrir tantas ventanas de Código como módulos tenga, por lo que puede ver
fácilmente el código en diferentes formularios o módulos y copiarlo y pegarlo entre ellos.
Puede abrir una ventana Código desde:
La ventana Proyecto, seleccionando un formulario o módulo y eligiendo el botón Ver código.

Una ventana UserForm, haciendo doble clic sobre un control o formulario, eligiendo Código desde
el menú Ver o presionando F7.
Elementos de la ventana
Cuadro Objeto
Muestra el nombre del objeto seleccionado. Haga clic en la flecha situada a la derecha del cuadro de
lista para mostrar una lista de todos los objetos asociados con el formulario.
Cuadro Procedimiento/Evento
Presenta una relación de todos los eventos reconocidos por Visual Basic para un formulario o control
mostrado en el cuadro Objeto. Cuando seleccione un evento, el procedimiento de evento asociado con
ese nombre de evento se muestra en la ventana Código.
Si aparece (General) en el cuadro Objeto, el cuadro Procedimiento presenta una relación de todas las
declaraciones y todos los procedimientos generales que se han creado para el formulario. Si está editando
código del módulo, el cuadro procedimiento enumera todos los procedimientos generales del módulo.
• EDITAR MACRO
El libro donde se grabó la macro SerieMesesMejorado se modificará en el editor de Visual Basic.
1 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Visual Basic.

2 Excel muestra la ventana Editor de Visual Basic para Aplicaciones.
Figura 6.26. También se pueden crear macros desde cero en el editor, que lleva acabo una
programación limpia y apropiada.
• DESCRIPCIÓN DE UN PROCEDIMIENTO O MACRO

Toda macro siempre comienza con la palabra Sub, luego un espacio, luego un nombre
SerieMesesMejorado va seguido de un par de paréntesis.
Seguidamente, se escriben los códigos de Visual Basic y una macro siempre termina con la instrucción
End Sub.
Luego de escribir esto y darle a [ Enter ], el Editor detectará que es el fin de la macro y lo pondrá en
color azul de forma automática.
Sub SerieMesesMejorado()
‘ SerieMesesMejorado Macro
‘ Usando referencias relativas
ActiveCell.FormulaR1C1 = “Enero”
Selection.AutoFill Destination:=ActiveCell.Range(“A1:L1”), Type:= _
xlFillSeries
ActiveCell.Range(“A1:L1”).Select
End Sub
La primera línea de una macro suele ser un comentario que hacemos sobre la misma, donde podemos
poner lo que queramos.
Los comentarios se pueden poner en cualquier línea y cantidad.
Los comentarios son muy útiles para comentar nuestras macros y siempre deben comenzar con el
signo ‘. Si ha puesto bien dicho signo al comienzo de la línea, el editor detecta automáticamente que
es un comentario y lo pinta de verde luego de darle a [ Enter ].
3 Seleccione la macro SerieMesesMejorado.

4 Pulse las teclas [ Ctrl ] + [ C ].
5 Haga clic al final de la macro, presione [ Enter ].
6 Pulse las teclas [ Ctrl ] + [ V ].
7 Cambie el nombre de la macro original por MesesColumna porque las macros no pueden tener
el mismo nombre.
8 Cambie las siguientes instrucciones :
ActiveCell.FormulaR1C1 = “Enero” por ActiveCell.FormulaR1C1 = 1
Destination:=ActiveCell.Range(“A1:L1”) por Destination:=ActiveCell.Range(“A1:A12”)
ActiveCell.Range(“A1:A12”).Select por ActiveCell.Range(“A1:A12”).Select
Estos cambios son menores, pero modificará el comportamiento de la macro.

9 Haga clic en el botón Cerrar del editor de Visual Basic.
Sub MesesColumna()
‘ SerieMesesMejorado Macro
‘ Usando referencias relativas
ActiveCell.FormulaR1C1 = 1
Selection.AutoFill Destination:=ActiveCell.Range(“A1:A12”), Type:= _
xlFillSeries
ActiveCell.Range(“A1:A12”).Select
End Sub

11 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.
13 En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en MesesColumna.
Figura 6.27. Introduce los valores de 1 a 12 desde la celda seleccionada

B6 hasta la celda B17.
• GUARDAR LIBRO QUE CONTIENE MACRO

Los libros
1 En la ficha Archivo, haga clic en Guardar como.
2 Para guardar el libro en otra ubicación, especifique la unidad y la ubicación en los cuadros de ruta
del archivo y carpeta.
3 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Mi Primera Macro.
4 En la lista Guardar como tipo, haga clic en Libro de Excel habilitado para macros.
5 Haga clic en el botón Guardar.
• LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN DE VISUAL BASIC

Quizá crea que escribir código es algo misterioso o complicado, pero sus principios básicos usan la lógica
diaria y son bastante accesibles. Las aplicaciones de Office 2010 están creadas de tal modo que exponen
lo que se denomina objetos. Estos objetos reciben instrucciones. Para interactuar con las aplicaciones, se
envían instrucciones a varios objetos de la aplicación. Los objetos, si bien son variados y flexibles, tienen
sus límites. Solo pueden hacer aquello para lo que fueron diseñados y solo harán lo que se les indique
que hagan.
• OBJETOS
Los objetos de programación se relacionan entre sí sistemáticamente en una jerarquía denominada
modelo de objetos de la aplicación. El modelo de objetos básicamente refleja lo que se ve en la interfaz
de usuario. Por ejemplo, el modelo de objetos de Excel contiene los objetos Application, Workbook,
Sheet y Chart, entre muchos otros. El modelo de objetos constituye el mapa conceptual de la aplicación
y sus funcionalidades.
• PROPIEDADES Y MÉTODOS
Es posible manipular objetos al establecer sus propiedades y llamar a sus métodos. Si se establece una
propiedad, se producen algunos cambios en la calidad del objeto. Si se llama a un método, se logra
que el objeto realice una determinada acción. Por ejemplo, el objeto Workbook tiene un método Close
que cierra el libro y una propiedad ActiveSheet que representa la hoja activa del libro.
• COLECCIONES
Varios objetos vienen en las versiones singular y plural; por ejemplo, libro y libros, hoja de cálculo y
hojas de cálculo. Las versiones en plural se denominan colecciones. Los objetos de una colección se
usan para realizar una acción en varios elementos de esa colección. Más adelante, en este artículo, se
explicará cómo usar la colección Worksheets para cambiar el nombre de cada hoja de cálculo de un
libro.
Ejemplos de Objetos VBA

Cell (celda)
Range (rango)
Worksheet (hoja)
Workbook (libro)
Ejemplos de Propiedades VBA

Value (valor)
Color (color)
Format (formato)
Interior ( Relleno de celda)
Ejemplos de Métodos VBA

Copy (copiar)
Protect (proteger)
Delete (borrar)
Close (Cerrar)
• DECLARACIONES DE VARIABLES
Figura 6.28. Declarar variable.
Dim es la abreviatura de Dimensión e Integer es el tipo de variable. Esta instrucción indica a VBA
qué tipo de entidad Cobranza (nombre de la variable) representa. Observe que después de escribir
As, el Editor de Visual Basic muestra una ventana emergente que incluye todos los tipos de variables
disponibles.
Aunque las declaraciones de variables no son necesarias en VBA, su uso es muy recomendable. Estas
declaraciones hacen que el seguimiento de variables y errores en el código sean más fáciles de realizar.
Asimismo, tenga en cuenta que si declara una variable con un tipo de objeto (como Worksheet),
IntelliSense mostrará una lista adecuada de propiedades y métodos asociados con ese objeto si usa
esa variable de objeto más adelante en la macro.
• TIPOS DE VARIABLES
Tipo de datos Tamaño Intervalo
Byte 1 byte 0 a 255.

Boolean 1 byte True o False.
Integer 2 bytes -32,768 a 32,767.
Long (entero largo) 4 bytes -2,147,483,648 a 2,147,483,647.

-3,402823E38 a -1,401298E-45 para valores
Single (coma flotante/
4 bytes negavos; 1,401298E-45 a 3,402823E38 para
precisión simple)
valores posivos.
-1.79769313486231E308 a -4,94065645841247E-
Double (coma
324 para valores negavos; 4,94065645841247E-
flotante/ precisión 8 bytes
324 a 1,79769313486232E308 para valores
doble)
posivos.
Currency (entero a -922.337.203.685.477,5808 a
8 bytes
escala) 922.337.203.685.477,5807.
+/-79.228.162.514.264.337.593.543.950.335
sin punto decimal; +/-
7,9228162514264337593543950335 con 28
Decimal bytes
posiciones a la derecha del signo decimal; el
número más pequeño disnto de cero es +/-
0,0000000000000000000000000001.
Date 8 bytes 1 de enero de 100 a 31 de diciembre de 9999.
Object 4 bytes Referencia a po Object.

String (longitud 10 bytes + longitud de la
0 a 2.000 millones.
variable) cadena
String (longitud fija) 4 longitud de la cadena 1 a 65.400 aproximadamente.
Variant (con números) 16 bytes Valor numérico hasta el intervalo de un po Double.
Variant (con bytes + longitud de la Mismo intervalo que para un po String de longitud
caracteres) cadena variable.
Definido por el
número requerido por los Intervalo de cada elemento es el mismo que el
usuario (ulizando
elementos intervalo de su po de datos.
Type)
La declaración Option Explicit se utiliza para evitar escribir incorrectamente el nombre de una variable.
Figura 6.29. Opcion Explicit se usa en el nivel de módulo para forzar declaraciones explícitas de todas las
variables en dicho módulo, debe aparecer en un módulo antes de cualquier procedimiento.
Lógicamente si sabemos que una variable va a utilizar valores numéricos sin decimales como la edad
de una persona, conviene que lo declaremos como Byte, como se ve en este ejemplo:
Option Explicit
Sub Macro()
Dim Edad As Byte
Edad = Int(Rnd() * 100 + 1)
MsgBox Edad
End Sub
La macro anterior utiliza bastantes menos recursos que esta próxima que no fuerza la declaración de
la variable Edad (y por lo tanto es considerada como Variant):
Sub Macro()
Edad = Int(Rnd() * 100 + 1)

MsgBox Edad
End Sub
Por lo tanto, la declaración Option Explicit no implica que vayamos a hacer un buen uso de las
variables pues en el siguiente ejemplo, hemos considerado que Valor es Long, cuando podría utilizar
menos recursos siendo Byte:
Option Explicit
Sub Macro()
Dim Edad As Long ‘ Aunque sería recomendable Dim Edad As Byte
Edad = Int(Rnd() * 100 + 1)

MsgBox Edad
End Sub
• EL NÚCLEO DE VBA
Las acciones de VBA se realizan mediante la ejecución del código VBA. El código VBA se escribe (o se
graba) y se guarda en un módulo VBA.
Los módulos se guardan en un libro de trabajo de Excel, pero se editan o visualizan en el editor de
Visual Basic.
Un módulo VBA se compone de procedimientos. Un procedimiento es básicamente un código de

ordenador que realiza alguna acción sobre los objetos o con ellos.
Nos podemos referir a la Hoja1 del Libro1 como:
Application.WorkBooks(“Libro1.xls”).WorkSheets(“Hoja1”)
Si se quiere omitir una referencia específica a un objeto, Excel usa los objetos activos. Si el libro1 es el
libro de trabajo activo, la referencia anterior se puede simplificar a:
WorkSheets(“Hoja1”).Range(“A1”)
Si se sabe que la Hoja1 es la hoja activa, se puede incluso simplificar más:
Range(“A1”)
Los objetos tienen propiedades. Se puede pensar en una propiedad como en una configuración para
un objeto.
Por ejemplo, un objeto Range tiene propiedades como Value y Name. Un objeto Chart tiene
propiedades como HasTitle y Type.
Se puede usar VBA para determinar las propiedades del objeto y también para cambiarlas.
Nos podemos referir a propiedades para combinar el objeto con su propiedad, separados por punto.
Por ejemplo, nos podemos referir al valor de la celda A1 de la Hoja1 como:
WorkSheets(“Hoja1”).Range(“A1”).Value
Se pueden asignar valores a variables de VBA. Para asignar un valor en la celda A1 de la Hoja1 a una
variable llamada Interes, use la siguiente instrucción VBA:
Interes = WorkSheets(“Hoja1”).Range(“A1”).Value
Método es toda acción que puede realizar un objeto. Por ejemplo, ClearContents es un método del
Objeto range ya que sirve para borrar el contenido en Range.
Se pueden especificar métodos mediante la combinación del objeto con el método, separados por
punto.
Range (“A1”).ClearContents
VBA también incluye todas las estructuras de lenguajes de programación modernos, como matrices,
bucles y otros más.
Para activar el editor de Visual Basic también puede usar la combinación de teclas [ ALT ] +[ F11 ].
• AÑADIR UN NUEVO MÓDULO DE VBA

Para añadir un nuevo módulo de VBA a un proyecto, seleccione el nombre del proyecto en la ventana
Explorador de proyectos y haga clic derecho, en el menú contextual seleccione Insertar y haga clic en
Módulo o en el menú Insertar y seleccione Módulo.
Cuando se graba una macro, Excel inserta automáticamente un módulo VBA para contener el código
grabado.
Figura 6.30. Insertar módulo.

• QUITAR UN MÓDULO VBA

Hay que seleccionar el nombre del módulo en la ventana del
Explorador de proyectos y hacer clic derecho, en el menú
contextual seleccionar Quitar Módulo.
Figura 6.31. Quitar módulo.
• EJECUTAR CÓDIGO VBA

Para ejecutar el procedimiento Hola es necesario asegurarse que el cursor está situado en cualquier
parte del texto introducido. Después se puede optar por uno de los siguientes métodos:
Presionar [ F5 ].
Seleccionar el menú Ejecutar y hacer clic en Ejecutar Sub/UserForm.
Hacer clic sobre el botón Ejecutar , ejecutar Sub/UserForm.
• MSGBOX
Muestra un mensaje en un cuadro de diálogo, espera a que el usuario haga clic en un botón y devuelve
un tipo Integer correspondiente al botón elegido por el usuario.
Sintaxis
MsgBox(prompt[, buttons][, title][, helpfile, context])
Sub Ejemplo_01()
MsgBox “Hola: “ & Date
End Sub
Sub Ejemplo_02()
MsgBox “Hola son las: “ & Time
End Sub
La macro Ejemplo_03 en el libro activo y en la primera hoja en la celda A5 ingresa el valor de C, y C es

el resultado de a*b, además no están declaradas las variables a, b y c.
Sub Ejemplo_03()
a=7
b = 10
c=a*b
Workbooks(1).Worksheets(1).Range(“a5”).Value = c
End Sub
La macro Ejemplo_04, las variables capturan los datos de las celdas B1 y B2 de la hoja Fundamento del
primer libro, y el resultado se muestra en la celda B4.
Sub Ejemplo_04()
a = Workbooks(1).Worksheets(“Fundamento”).Range(“B1”).Value
b = Workbooks(1).Worksheets(“Fundamento”).Range(“B2”).Value
c=a*b
Workbooks(1).Worksheets(“Fundamento”).Range(“B4”).Value = c
End Sub
La macro Ejemplo_05 modifica el nombre de la hoja, use la propiedad Name y para ocultar una hoja
use la propiedad Visible = False.
Sub Ejemplo_05()
Worksheets(3).Name = “UNI”
Worksheets(“UNI”).Visible = False
End Sub
La macro Ejemplo_06 muestra la hoja UNI, use la propiedad Visible = True.
Sub Ejemplo_06()
Worksheets(“UNI”).Visible = True
End Sub
La macro cierra el libro activo, use el método Close.
Sub Ejemplo_07()
ActiveWorkbook.Close
End Sub
La macro Ejemplo_08 modifica el alto de las filas y ancho de la columna A, use la propiedad RowHeight
(alto de la fila) y ColumnWidth (ancho de la columna).
Sub Ejemplo_08()
Worksheets(5).Range(“A:A”).Value = 25
Worksheets(5).Range(“A:A”).RowHeight = 50
Worksheets(5).Range(“A:A”).ColumnWidth = 50
End Sub
La macro Ejemplo_09 declara las variables a, b y C.
Sub Ejemplo_09()
Dim a As Integer
Dim b As Integer
Dim C As Integer
a=2
b=5
C=a+b
MsgBox C
End Sub
La macro Ejemplo_10 declara las variables a, b y C de otra forma, las dos son válidas.
Sub Ejemplo_10()
Dim a, b y C As Integer
a=2
b=5
C=a+b
MsgBox C
End Sub
La macro Ejemplo_11 ingresa el valor de 5 en el rango A1:A10.
Sub Ejemplo_11()
Dim Numero As Integer

Numero = 5
Worksheets(5).Range(“A1:A10”).Value = Numero
End Sub
La macro Ejemplo_12 que realiza el cálculo del tiempo que demora en ejecutarse la macro ejemplo_12.
Sub Ejemplo_12()
Dim Range1, Range2 As Range ‘Variable del tipo objeto Range.
Dim TiempoInicio As Variant
Dim x As Integer
‘Para asignar un valor a una variable objeto se inicia con Set

Set Range1 = Worksheets(5).Range(“A1”)
Set Range2 = Worksheets(5).Range(“A2”)
‘Captura la hora que se inicia la macro

TiempoInicio = Timer
‘Repetir cuando x=1 hasta 2000, bucle repetitivo que realiza algo 2000 veces
For x = 1 To 2000
Range1.Value = 5
Range2.Value = Range1.Value
Next
‘Muestra la diferencia del tiempo en el momento que termina el bucle menos el tiempo donde se inicia la macro.
MsgBox (Timer - TiempoInicio) & “ Segundos”
End Sub
La macro Ejemplo_13 muestra una estructura diferente para asignar un valor a una celda o rango.
Puede usar Range o Cells.
Sub Ejemplo_13()
ActiveSheet.Cells(2, 3) = “Hola”
Range(Cells(1, 1), Cells(8, 2)).Value = “Hola”
End Sub
La macro Ejemplo_14 aplica diferentes tipos de fuente a la celda A1.
Font.Bold :Formato negrita.

Font.Italic :Formato cursiva.
Font.Size :Formato tamaño de fuente.
Font.Name :Formato tipo de fuente del texto.
Font.ColorIndex :Formato color de fuente.
Sub Ejemplo_14()
ActiveWorkbook.Worksheets(6).Range(“A1”).Font.Bold = True
ActiveWorkbook.Worksheets(6).Range(“A1”).Font.Italic = True
ActiveWorkbook.Worksheets(6).Range(“A1”).Font.Size = 22
ActiveWorkbook.Worksheets(6).Range(“A1”).Font.Name = “Times New Roman”
ActiveWorkbook.Worksheets(6).Range(“A1”).Font.ColorIndex = 3
Worksheets(6).Select
End Sub
La macro Ejemplo_15 muestra el mismo procedimiento que la macro Ejemplo_14 pero con diferente
estructura usando With.
Sub Ejemplo_15()
With ActiveWorkbook.Worksheets(6).Range(“D1”).Font
.Bold = True
.Italic = True
.Size = 22
.Name = “Arial Black”
.ColorIndex = 3
End With
End Sub
La macro Ejemplo_16 oculta la columna A. Use la propiedad EntireColumn.Hidden=True.
Sub Ejemplo_16()
Range(“A1”).Value = “Trimestre1”
Range(“A1”).AutoFill Range(“A1:A30”)
MsgBox “Se han ingresado datos en las 30 primeras celdas de la columna A.”
Range(“A1”).EntireColumn.Hidden = True
MsgBox “La columna A esta oculta.”
End Sub
La macro Ejemplo_17 se desplaza a través de las opciones de alineación horizontal.
Sub Ejemplo_17()
With Range(“A1”)
.UseStandardWidth = True
.Value = “Editorial Macro a su servicio siempre.”
.HorizontalAlignment = xlGeneral
MsgBox “HorizontalAlignment = xlGeneral”
.ColumnWidth = 50
.HorizontalAlignment = xlCenter
MsgBox “HorizontalAlignment = xlCenter”
.HorizontalAlignment = xlRight
MsgBox “HorizontalAlignment = xlRight”

.HorizontalAlignment = xlLeft
MsgBox “HorizontalAlignment = xlLeft”
.HorizontalAlignment = xlJustify
MsgBox “HorizontalAlignment = xlJustify”
Range(“A1:H1”).HorizontalAlignment = xlCenterAcrossSelection
MsgBox “HorizontalAlignment =” & “xlCenterAcrossSelection: A1 a H1”
.Value = “Computadora”
.ColumnWidth = 50
.HorizontalAlignment = xlFill
MsgBox “HorizontalAlignment = xlFill”
.ClearContents
Range(“A1:H1”).HorizontalAlignment = xlGeneral
End With
End Sub
La macro Ejemplo_18 aplica varios formatos numéricos.
Sub Ejemplo_18()
Dim VarRango As Variant

Range(“A1:F1”).ColumnWidth = 15
For Each VarRango In Range(“A1:F20”)
VarRango.Value = (1000 * Rnd) - 500
Next
With Range(“A1:F20”)
.NumberFormat = “#.##0,00_);[Red](#.##0,00)”
MsgBox “Formato Numérico Estándar”
.NumberFormat = “$#.##0,00_);[Red]($#.,##0,00)”
MsgBox “Formato Moneda”
.NumberFormat = _
“_($* #.##0_);_($* (#.##0);_($* “” - “”_);_(@_)”
MsgBox “Formato Contabilidad”
.NumberFormat = “@”
MsgBox “Números como texto”
.NumberFormat = “0,00E+00”
MsgBox “Notación Científica”
.NumberFormat = “0,00%”
MsgBox “Formato Porcentaje”
.NumberFormat = “# ??/??”
MsgBox “Fracciones”
.Clear
End With
End Sub
La macro Ejemplo_19 manipula la orientación del texto de una celda.
Sub Ejemplo_19()
.Value = “El mundo es un gran teatro.”
.Orientation = xlHorizontal
MsgBox “Orientation = xlHorizontal”
.Orientation = xlVertical
MsgBox “Orientation = xlVertical”
.Orientation = xlUpward
MsgBox “Orientation = xlUpward”
.Orientation = xlDownward
MsgBox “Orientation = xlDownward”
.Orientation = 30
MsgBox “Orientation = 30 grados”
.Orientation = -78
MsgBox “Orientation = -78 grados”
.Clear
End With
End Sub
Esta rutina se desplaza a través de los formatos de alineación vertical.
Sub Ejemplo_20()
.RowHeight = 50
.ColumnWidth = 20
.Value = “Una aplicación no es mejor que su modelo de objetos.”
.VerticalAlignment = xlCenter
MsgBox “VerticalAlignment = xlCenter”
.VerticalAlignment = xlBottom
MsgBox “VerticalAlignment = xlBottom”
.VerticalAlignment = xlTop
MsgBox “VerticalAlignment = xlTop”
.VerticalAlignment = xlJustify
MsgBox “VerticalAlignment = xlJustify”
.Clear
.UseStandardHeight = True
End With
End Sub
• ESTRUCTURAS
La instrucción If Then permite escoger entre 2 o más posibilidades, para decidir lo que queremos entre
una serie de alternativas.
La instrucción ejecuta condicionalmente un grupo de instrucciones, dependiendo del valor de una

expresión.
Su sintaxis es:
If condición Then [instrucciones]-[Else instrucciones_else]
Puede utilizar la siguiente sintaxis en formato de bloque:
If condición Then
[instrucciones]
[ElseIf condición-n Then
[instrucciones_elseif] ...
[Else
[instrucciones_else]]
End If
Este ejemplo muestra los dos posibles usos de If...Then...Else como bloque y en una única línea.
Sub EjemploIF_01()
Dim Número, Dígitos, MiCadena

Número = 53 ‘ Inicializa variable.
If Número < 10 Then
Dígitos = 1
ElseIf Número < 100 Then
‘La condición es True, por lo que se ejecuta la siguiente instrucción.
Dígitos = 2
Else
Dígitos = 3
End If
End Sub
La macro EjemploIF_01 asigna un valor con la sintaxis de una línea.
Sub EjemploIF_02()
If Dígitos = 1 Then MiCadena = “Una” Else MiCadena = “Más de una”
End Sub
Sub Ejemplo_03()
Dim a As String
a = InputBox(“Ingrese Numero”)
If a > 0 Then
MsgBox “Numero Positivo”
End If
End Sub
Sub EjemploIF_04()
Dim Edad As Byte

Edad = 1
If Edad >= 6 Then
If Edad >= 18 Then
MsgBox “Adulto”
Else
MsgBox “Adolescente”
End If
Else
MsgBox “Bebe”
End If
End Sub
• SELECT CASE
Select Case permite ejecutar uno de varios grupos de instrucciones, dependiendo del valor de una
expresión.
Sintaxis
Select Case expresión_prueba

[Case lista_expresion-n
[instrucciones-n]] ...
[Case Else
[instrucciones_else]]
End Select
En la macro EjemploCase_01 se utiliza la instrucción Select Case para evaluar el valor de una variable.
La segunda cláusula Case contiene el valor de la variable que se evalúa y, por tanto, sólo se ejecuta
MsgBox mostrando un mensaje si cumple con la condición.
Sub EjemploCase_01
Dim Número
Número = 8 ‘ Inicializa variable.
Select Case Número ‘ Evalúa Número.
Case 1 To 5 ‘ Número entre 1 y 5, inclusive.

MsgBox “Entre 1 y 5”
‘Es la única cláusula Case cuyo valor es True.
Case 6, 7, 8 ‘ Número entre 6 y 8.
MsgBox “Entre 6 y 8”
Case 9 To 10 ‘ Número es 9 ó 10.
MsgBox “Mayor que 8”
Case Else ‘ Otros valores.
MsgBox “No está entre 1 y 10”
End Select
End Sub
Sub EjemploCase_02()
Dim Edad As Byte

Dim Range1, Range2 As Range
Set Range1 = Worksheets(“Edad”).Range(“B1”)
Set Range2 = Worksheets(“Edad”).Range(“B2”)
Edad = Range1.Value
Select Case Edad
Case 0 To 5
Range2.Value = “Bebe”
Case 6 To 17
Range2.Value = “Adolescente”
Case Is >= 18
Range2.Value = “Adulto”
End Select
End Sub
• FOR … NEXT
Repite un grupo de instrucciones un número especificado de veces.
Sintaxis
For contador = principio To fin [Step incremento]

[instrucciones]
[Exit For]
[instrucciones]
Next [contador]
Una vez que se inicia el bucle y se han ejecutado todas las instrucciones, incremento se suma a
contador. En este punto, las instrucciones del bucle se pueden ejecutar de nuevo (si se cumple la
misma prueba que causó que el bucle se ejecutara inicialmente) o bien se sale del bucle y la ejecución
continúa con la instrucción que sigue a la instrucción Next.
Sugerencia: Cambiar el valor de contador mientras está dentro de un bucle hace difícil su lectura y
depuración.
Se pueden colocar en el bucle cualquier número de instrucciones Exit For como una manera alternativa
de salir del mismo. La instrucción Exit For, que se utiliza a menudo en la evaluación de alguna condición
(por ejemplo, If...Then), transfiere el control a la instrucción que sigue inmediatamente a la instrucción
Next.
Se pueden anidar bucles For...Next, colocando un bucle For...Next dentro de otro. Para ello, proporcione
a cada bucle un nombre de variable único como su contador. La siguiente construcción es correcta:
For I = 1 To 10
For J = 1 To 10
For K = 1 To 10
...
Next K
Next J
Next I
Si omite un contador en una instrucción Next, la ejecución connúa como si se

hubiera incluido. Se produce un error si se encuentra una instrucción Next antes de
su instrucción For correspondiente.
La macro EjemploFor_01 suma los 5 primeros números pares.
Sub EjemploFor_01()
Dim Sum As Integer

Dim Count As Integer
Sum = 0
For Count = 0 To 10 Step 2
Sum = Sum + Count
Next Count
MsgBox Sum
End Sub
La macro Ejemplo_02 se utiliza la instrucción For...Next para crear una cadena que contiene 10 instancias
de números del 0 al 9, donde cada cadena está separada de la otra por un espacio en blanco. El bucle
externo utiliza una variable de contador de bucle cuyo valor disminuye en uno cada vez que se ejecuta
el bucle.
Sub EjemploFor_02()
Dim Palabras, Caracteres, MiCadena As Variant

For Palabras = 10 To 1 Step -1 ‘ Establece 10 repeticiones.
For Caracteres = 0 To 9 ‘ Establece 10 repeticiones.
MiCadena = MiCadena & Caracteres ‘ Agrega un número a la cadena.
Next Caracteres ‘ Incrementa el contador

MiCadena = MiCadena & “ “ ‘ Agrega un espacio.
Next Palabras
End Sub
Sub EjemploFor_03()
Dim X As Integer
For X = 1 To 20
‘Worksheets(1).Cells(X, 1).Value = “Hola”
Next
End Sub
• FOR EACH...NEXT
Repite un grupo de instrucciones para cada elemento de una matriz o colección.
Sintaxis
For Each elemento In grupo

[instrucciones]
[Exit For]
[instrucciones]
Next [elemento]
La entrada al bloque For Each se produce si hay al menos un elemento en grupo. Una vez que se ha
entrado en el bucle, todas las instrucciones en el bucle se ejecutan para el primer elemento en grupo.
Después, mientras haya más elementos en grupo, las instrucciones en el bucle continúan ejecutándose
para cada elemento. Cuando no hay más elementos en el grupo, se sale del bucle y la ejecución
continúa con la instrucción que sigue a la instrucción Next.
Se pueden colocar en el bucle cualquier número de instrucciones Exit For. La instrucción Exit For se
utiliza a menudo en la evaluación de alguna condición (por ejemplo, If...Then) y transfiere el control a
la instrucción que sigue inmediatamente a la instrucción Next.
Puede anidar bucles For Each...Next, colocando un bucle For Each...Next dentro de otro. Sin embargo,
cada elemento del bucle debe ser único.
Si omite elemento en una instrucción Next, la ejecución connúa como si se

hubiera incluido. Si se encuentra una instrucción Next antes de su instrucción For
correspondiente, se producirá un error.
La macro EjemploFor_04 recorre por todas las hojas del libro activo y muestra el nombre.
Sub EjemploFor_04()
Dim libro As Workbook

Dim Item As Worksheet
For Each Item In ActiveWorkbook.Sheets
MsgBox Item.Name
Next Item
End Sub
La macro EjemploFor_05 cambia el nombre de las hojas del libro activo agregando la palabra “ de
trabajo”.
Sub EjemploFor_05()
Dim VariableHoja As Worksheet

For Each VariableHoja In ActiveWorkbook.Worksheets
VariableHoja.Name = VariableHoja.Name & “ de Trabajo”
MsgBox VariableHoja.Name
Next
End Sub
La macro EjemploFor_06 cambia el nombre de las hojas por Hoja1, Hoja2…, así sucesivamente hasta
la última hoja.
Sub EjemploFor_06()
Dim VariableHoja As Worksheet

Dim x As Integer
x=1
For Each VariableHoja In ActiveWorkbook.Worksheets
VariableHoja.Name = “Hoja” & x
x=x+1
MsgBox VariableHoja.Name
Next
End Sub
La macro EjemploFor_08 abre 10 libros mediante For … Next, luego organiza los libros en forma
horizontal. Y con For Each cierra los 10 libros que fueron abiertos.
Sub EjemploFor_07()
Dim MiLibro As Workbook

Dim x As Integer
For x = 1 To 10
Workbooks.Add
Next
Windows.Arrange xlArrangeStyleHorizontal
MsgBox “Los Libros se han reorganizado”
For Each MiLibro In Application.Workbooks
If MiLibro.Name <> ThisWorkbook.Name Then

MiLibro.Close
End If
Next
ActiveWindow.WindowState = xlMaximized
End Sub
• DO...LOOP
Repite un bloque de instrucciones cuando una condición es True o hasta que una condición se
convierta en True.
Sintaxis
Do [{While | Until} condición]

[instrucciones]
[Exit Do]
[instrucciones]
Loop
O bien, puede utilizar esta sintaxis:
Do
[instrucciones]
[Exit Do]
[instrucciones]
Loop [{While | Until} condición]
Se puede utilizar cualquier número de instrucciones Exit Do ubicadas en cualquier lugar dentro de
una estructura de control Do…Loop, para proporcionar una salida alternativa de un Do…Loop. La
instrucción Exit Do se utiliza frecuentemente en la evaluación de alguna condición, por ejemplo, If…
Then; en este caso, la instrucción Exit Do transfiere el control a la instrucción que sigue inmediatamente
a la instrucción Loop.
Cuando se utiliza con instrucciones anidadas Do…Loop, la instrucción Exit Do transfiere control al
bucle que está anidado un nivel por encima del bucle donde ocurre.
Las cuatro rutinas siguientes proporcionan ejemplos de bucles Do-Loop pero de forma diferente.
Hacer mientras la expresión se haga True, ejecutando el bucle al menos una vez.
Sub EjemploDO_01()
Dim x As Integer
Dim NumeroBingo As Integer
NumeroBingo = 0
x=1
Do While NumeroBingo <> 7
NumeroBingo = Int(10 * Rnd() + 1)
ActiveSheet.Cells(x, 1) = NumeroBingo
x=x+1
Loop
MsgBox “Su número es el “ & NumeroBingo & “. Acertó! los datos se borraran”
ActiveSheet.Range(“a1”).CurrentRegion.ClearContents
End Sub
Sub EjemploDo_02()

Do
NumeroBingo = Int(10 * Rnd())
Beep
Loop While NumeroBingo <> 7
MsgBox “Su número es el “ & NumeroBingo & “. ¡Acertó!”
End Sub
Hacer hasta que la expresión sea True, ejecutando el bucle al menos una vez.
Sub EjemploDo_03()

NumeroBingo = 0
Do Until NumeroBingo = 7
NumeroBingo = Int(10 * Rnd() + 1)
MsgBox NumeroBingo
Loop
MsgBox “Su número es el “ & NumeroBingo & “. Acertó!”
End Sub
Sub EjemploDo_04()

Do
NumeroBingo = Int(10 * Rnd())
MsgBox NumeroBingo
Loop Until NumeroBingo = 7
MsgBox “Su número es el “ & NumeroBingo & “. ¡Acertó!”
End Sub
• EVENTOS DEL OBJETO WORKSHEET

De manera predeterminada, los eventos en hojas están habilitados.
Puede escribir procedimientos de eventos en Microsoft Excel para hojas de cálculo, gráficos, tablas de
consulta, libros o aplicaciones. Por ejemplo, el evento Activate tiene lugar en las hojas, y el evento
SheetActivate está disponible para libros y aplicaciones. El evento SheetActivate para un libro se
produce cuando se activa cualquier hoja del libro. En una aplicación, el evento SheetActivate se
produce cuando se activa cualquier hoja de cualquier libro abierto.
Los procedimientos de evento de hoja de cálculo, hoja de gráfico y libro están disponibles para
cualquier hoja o libro abiertos. Para escribir procedimientos de evento para un gráfico incrustado, para
el objeto QueryTable o para el objeto Application, debe crear un nuevo objeto utilizando la palabra
clave WithEvents en un módulo de clase.
Utilice la propiedad EnableEvents para habilitar o inhabilitar eventos. Por ejemplo, al utilizar el método
Save para guardar un libro se produce el evento BeforeSave. Es posible evitarlo estableciendo la
propiedad EnableEvents en False antes de llamar al método Save.
Activate Deactivate
BeforeDoubleClick FollowHyperlink
BeforeRightClick PivotTableUpdate
Calculate SelectionChange
Change
Figura 6.32. Eventos de Worksheet.
Ocurre cuando se activa una hoja de cálculo.
Private Sub Worksheet_Activate()
MsgBox “Hoja 1 Activada”
End Sub
El evento se realiza al hacer clic en el botón DERECHO del mouse, al igual que otros eventos de hoja
de cálculo. Este evento no ocurre si, al hacer clic, el puntero del mouse se encuentra sobre una forma
o una barra de comandos.
Private Sub Worksheet_BeforeRightClick(ByVal Target As Range, Cancel As Boolean)
If MsgBox(“Ha pulsado con el boton Derech sobre “ & Target.Address & _

“. Desea cambiar el comportamiento del boton derecho?”, vbYesNo) = vbYes Then
Cancel = True
End If
End Sub
Ocurre después de que se actualice la hoja de cálculo, para el objeto Worksheet.
Private Sub Worksheet_Calculate()
MsgBox “Calculando Hoja1”
End Sub
Ocurre cuando alguna celda de la hoja de cálculo es modificada por el usuario o por un vínculo externo.
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
MsgBox “Han cambiado los datos de “ & Target.Address
End Sub
Ocurre cuando se desactiva la hoja de cálculo o el libro.
Private Sub Worksheet_Deactivate()
‘MsgBox “No estoy en la Hoja1”
End Sub
• EVENTOS DEL OBJETO WORKBOOK

El objeto Workbook es un miembro de la colección Workbooks que contiene todos los objetos
Workbook abiertos actualmente en Microsoft Excel.
La propiedad ThisWorkbook devuelve el libro donde se ejecuta el código de Visual Basic. En la

mayoría de los casos, coincide con el libro activo. No obstante, si este código forma parte de un
complemento, dicha propiedad no devolverá el libro activo. En este caso, el libro activo es aquel que
llama al complemento, mientras la propiedad ThisWorkbook devuelve el libro del complemento.
Si desea crear un complemento a partir del código de Visual Basic, debe usar la propiedad ThisWorkbook
para calificar cualquier instrucción que deba ejecutarse en el libro que se compile como complemento.
Figura 6.33. Eventos de WorkBook.
Se activa la ventana donde se encuentra.
Private Sub Workbook_Activate()
MsgBox “Libro se encuentra Activo”
End Sub
El evento se ejecuta cuando se cierra el libro.
Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
MsgBox “Adios”
End Sub
Los eventos de libros se producen cuando cambia el libro, sus hojas, los complementos o las tablas
dinámicas. De forma predeterminada, los eventos en libros están habilitados. Se produce antes de que
se imprima el libro o cualquiera de sus partes.
Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
If MsgBox(“El LIbro se va IMprimir. Desea Cancelar?”, vbYesNo) = vbYes Then

Cancel = True
End If
End Sub
Se produce antes de que el libro se guarde.
Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)
If MsgBox(“El LIbro se va A GUARDAR. Desea Cancelar?”, vbYesNo) = vbYes Then

Cancel = True
End If
End Sub
Ocurre cuando se desactiva el gráfico, la hoja de cálculo o el libro.
Private Sub Workbook_Deactivate()
MsgBox “Estoy en Otra Ventana!”
End Sub
Ocurre al crear una hoja nueva en el libro.
Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object)

MsgBox “Hoja nueva insertada - “ & Sh.Name
End Sub
Muestra el mensaje al abrir el libro “Hola Johnny”. Se produce al abrir el libro.
Private Sub Workbook_Open()
Application.WindowState = xlMaximized
MsgBox “Hola JohnnY”
End Sub
Ocurre cuando se activa una hoja.
Private Sub Workbook_SheetActivate(ByVal Sh As Object)
MsgBox Sh.Name & “ Activandose (Del Libro - Controlador de evento a nivel de hoja)”
End Sub
• AUTOMATIZAR PROCESOS CON CARTERA DEUDOR AL CIERRE DEL MES

En el capítulo 2 se trabajó con el archivo CIERRE CIC-2011.xlsx que fue extraído de la transacción FBL5N
del sistema SAP. El tipo de información va a depender del tipo de variante que se use en el sistema SAP.
Todos los pasos que realizamos en el capítulo 2 y 3 para obtener reportes o indicadores lo realizaremos
con una macro.
Figura 6.34. Información de la cuenta deudora al cierre del mes de mayo.
Nuestro objetivo es obtener nuestra lista de datos y reporte.
Figura 6.35. Lista de datos.
1 Abra el archivo CIERRE CIC-2011.xlsx que se trabajó en el capítulo 2.

2 Comience usando la Grabadora de macro, en la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic
en Grabar macro.
3 Excel muestra el cuadro de diálogo e ingrese los siguientes datos:
Escriba en el cuadro nombre de la macro CierreMensual.

Escriba en el cuadro Método abreviado Vacío.
Guarde la macro en Libro de macros personal.

Escriba en el cuadro Descripción Macro cierre
del mes. Cartera deudora.
Figura 6.36. Cuadro de diálogo

Grabar macro.

5 Seleccione las columnas H:I y en la cabecera de columnas señale y haga clic derecho.
6 Excel muestra un menú contextual y seleccione Copiar.
8 En la Hoja1 (Nueva hoja) seleccione la celda A1.
9 Pulse la combinación de teclas [ Ctrl ] + [ V ], para pegar la información de la columna H:I.
10 Seleccione la celda B4:B6.
11 Pulse la combinación de teclas [ Ctrl ] + [ - ].
12 Excel muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas y active el botón de opción Desplazar las
celdas hacia arriba.
15 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación.
Figura 6.37. Editor de Visual

Basic.
17 En la ventana de Proyecto haga clic en de VBAProject

(Personal.XLSB) para expandir y ver las carpetas y módulos.
18 Haga clic en de la carpeta Módulos y podrá ver el Módulo1.
Figura 6.38. Ventana de

Proyecto.
19 Haga doble clic en el Módulo1 de la ventana de Proyecto.
Figura 6.39. Ventana de códigos, con los códigos generados con la macro grabada.
20 Edite las macros para mejorar el procedimiento, luego de modificar la macro tenemos:
Columns(“H:I”).Copy: Copia los valores de la columna H:I.

Sheets.Add After:=Sheets(Sheets.Count): Se inserta una nueva hoja después de la Hoja Cierre CIC.
ActiveSheet.Paste: Pegar lo copiado en la hoja nueva (activa y celda A1 seleccionado por defecto).
Delete Shift:=xlUp: Eliminar las celdas seleccionadas (B4:B6) desplazándose hacia arriba.
SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select: Seleccionar las celdas en blanco de la columna A.
EntireRow.Delete: Elimina las filas de las celdas seleccionadas (celdas vacías).
Sub CierreMensual()
‘ CierreMensual Macro
‘ Macro cierre del mes. Cartera deudora.
Columns(“H:I”).Copy
Sheets.Add After:=Sheets(Sheets.Count)
ActiveSheet.Paste
Range(“B4:B6”).Select
Application.CutCopyMode = False
Selection.Delete Shift:=xlUp
Columns(“A:A”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select
Selection.EntireRow.Delete
Range(“A1”).Select
End Sub
Continuaremos realizando macros usando el editor de Visual Basic.
21 En la ventana código ubicar el punto de inserción al final del texto End Sub y pulsar la tecla y
escribir los códigos líneas debajo de la macro EliminarFilasColumnasVacias.
La macro EliminarFilasColumnasVacias selecciona filas y columnas que no tienen valores (o valores que
no necesitan).
El código Columns(“J:J”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select elimina las celdas vacías de la columna J,

¿Por qué la columna J? Para este ejemplo se eligió la columna J, pero puede seleccionar otra columna,
lo que sí tiene que estar seguro es que en la columna que seleccione existan celdas vacías que en
las otras columnas también estén vacías o tengan valores que no necesite porque al elegir mal una
columna puede eliminar datos muy importantes.
Range(“K1”).Value = 7 ¿Por qué escribir un valor numérico ? Como observa en la figura 6.40 los
títulos cabeceras se repiten y hay que eliminarlos, por eso se toma la columna K que contiene valores
numéricos y texto. El objetivo es eliminar los textos, si esto ocurre también se eliminará la primera fila,
por lo cual en la celda K1 debe ingresar un valor numérico (en el ejemplo se escribió 7).
Figura 6.40. Eliminar los tulos cabeceras, excepto la fila 1.

Sub EliminarFilasColumnasVacias()
Sheets(“Cierre CIC”).Select
‘Selecciona la Hoja Cierre CIC
Rows(“1:10”).Delete Shift:=xlUp
‘La 10 filas son eliminadas desplazandose hacia arriba.
Rows(“1:1”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select
‘Selecciona las celdas en blanco de la fila 1
Selection.EntireColumn.Delete
‘Elimina las columnas de las celdas vacias seleccionadas.
Columns(“J:J”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select
‘Selecciona las celdas en blanco de la columna J
‘Elimina las filas de las celdas vacias seleccionadas.
Columns(“A:A”).Delete Shift:=xlToLeft
Columns(“L:L”).Delete Shift:=xlToLeft
‘Elimina la Columna A y L
Range(“K1”).Value = 7
‘Ingresa el valor de 7 en la celda K1.
Columns(“K:K”).SpecialCells(xlCellTypeConstants, 2).Select
‘Selecciona los valores de la columna K que son textos.
‘Elimina las filas de las celdas vacias seleccionadas.
Range(“K1”).Value = “Demora”
‘Selecciona la celda A1.
End Sub
Figura 6.41. Lista de datos obtenido con las macros.
La lista de datos de la figura 6.41 no tiene el nombre del cliente, se va a crear una macro que realice
la función ConsultaV con la información de la Hoja1 y obtener la nueva lista de datos como muestra
la figura 6.42.
En la figura D2 se ingresa la función ConsultaV, primero se define la variable Fila que indica cuantas
filas con valores hay en la lista de datos con el código Fila = Application.WorksheetFunction.CountA
(Columns(“A:A”)), luego ingresar la función ConsultaV en la celda D2 con “=VLOOKUP(RC[-1],Hoja1!C[-
3]:C[-2],2,0)” y arrastrarlo usando la propiedad AutoFill Destination. Y por último, los datos de la
columna D convertirlo a valores con la propiedad PasteSpecial Paste:=xlPasteValues.
Figura 6.42. Lista de datos con los nombres del cliente.
Sub NombreCliente()
Dim Fila As Double
Sheets(“Cierre CIC”).Select
Fila = Application.WorksheetFunction.CountA(Columns(“A:A”))
‘Fila toma el valor de la cantidad de valores que hay en la columna A
Columns(“D:D”).Insert Shift:=xlToRight
‘Insertar una columna a la izquierda de la columna D.
Range(“D1”).Value = “Nombre”
Range(“D2”).Value = “=VLOOKUP(RC[-1],Hoja1!C[-3]:C[-2],2,0)”
‘Ingresar la función ConsultaV.
Range(“D2”).AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 4), Cells(Fila, 4))
‘Arrastrar la función hasta la ultima fila que contine valor en la columna A.
Range(Cells(2, 4), Cells(Fila, 4)).Select

Range(Cells(2, 4), Cells(Fila, 4)).Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
‘Seleccionar los valores con formula y convertirlo en valores.
Sheets(“Hoja1”).Visible = False
‘Oculta la Hoja1
End Sub
La macro ConvertirFecha selecciona los valores del campo Fecha doc. y Venc.neto y los convierte
en fecha, sin usar los códigos será en ficha Datos, en grupo Herramientas de datos, haga clic en Texto
en columnas.
Sub ConvertirFecha()
Dim Fila As Double

Range(Cells(2, 10), Cells(Fila, 10)).TextToColumns Destination:=Range(“J2”), _
DataType:=xlDelimited, TextQualifier:=xlDoubleQuote, FieldInfo:=Array(1, 4)

Range(Cells(2, 11), Cells(Fila, 11)).TextToColumns Destination:=Range(“K2”), _
DataType:=xlDelimited, TextQualifier:=xlDoubleQuote, FieldInfo:=Array(1, 4)
End Sub
Muchas veces cuando se exporta información en el título cabecera tienen espacios, la macro
BorrarEspaciosCabecera inserta una fila y aplica la función Recortar (Trim) a los datos de la primera fila
para eliminar los espacios.
Sub BorrarEspaciosCabecera()
Dim X As Byte
X=1
Rows(“2:2”).Insert
Do Until Cells(1, X).Value = “”
Cells(2, X).Value = “=TRIM(R[-1]C)”

X=X+1
Loop
Rows(“2:2”).Select
Rows(“2:2”).Copy
Rows(“2:2”).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone
Rows(“1:1”).Delete
End Sub
El siguiente procedimiento busca el título cabecera, con el nombre “Importe en ML” selecciona los
datos y los mueve a la última columna que tiene datos.
Sub MoverColuman()
Dim X, Y As Byte
Dim Fila As Double
X=1
Y=1
Do Until Cells(1, X).Value = “Importe en ML” ‘Se realiza hasta que sea verdadero
X=X+1
Loop
Range(Cells(1, X), Cells(Fila, X)).Cut
Do Until Cells(1, Y).Value = “” ‘Se realiza hasta que sea verdadero

Y=Y+1
Loop
Range(Cells(1, Y), Cells(Fila, Y)).Select
‘Selecciona la siguiente celda de la 1ra fila de la última columna que tiene datos.
ActiveSheet.Paste
Rows(“1:1”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select
Selection.EntireColumn.Delete
End Sub
La cartera deudora está clasificada por el campo E de la lista de datos, los registros que tienen en el
campo E los valores de “6”, “7”, “A”, “D”, “;” y “vacio” son VENTA DIRECTA y los que tienen valor “,”,
“]”, “}”, “¡”, “¿”, “V”, “¨” y “B” son POR TERCEROS. De esta forma están clasificados las ventas, la macro
ClasificarDeuda inserta una columna en A e ingresa los valores de “Venta directa” o “Por terceros”
según el valor que tengan en el campo título cabecera E.
Sub ClasificarDeuda()
Dim X As Double
X=2
Columns(“A:A”).Insert
Range(“A1”).Value = “Tipo Deuda”
Do Until Cells(X, 2).Value = “”
If Cells(X, 7).Value = 6 Or Cells(X, 7).Value = 7 Or Cells(X, 7).Value = “/” _

Or Cells(X, 7).Value = “;” Or Cells(X, 7).Value = “A” _
Or Cells(X, 7).Value = “D” Or Cells(X, 7).Value = “” Then
Cells(X, 1).Value = “Venta Directa”

End If
If Cells(X, 7).Value = “,” Or Cells(X, 7).Value = “]” Or Cells(X, 7).Value = “}” _

Or Cells(X, 7).Value = “¡” Or Cells(X, 7).Value = “¿” Or Cells(X, 7).Value = “V” _
Or Cells(X, 7).Value = “B” Or Cells(X, 7).Value = “¨” Then
Cells(X, 1).Value = “Por Terceros”
End If
X=X+1
Loop
End Sub
El siguiente procedimiento selecciona los valores de la columna O y los convierte en número, esto es
para el caso en que el sistema donde se exporta la información los símbolos decimales no coincidan
con los símbolos decimales del Excel (por ejemplo, para el sistema la coma es el símbolo decimal y para
Excel el símbolo es punto).
Además la deuda los clasifica según la demora de la siguiente manera:
“CTE” : Demora menor igual a cero.

“Vcdo” : Suma de la deuda vencida.
“0-15” : Demora mayor que cero y menor igual a 15.
“16-30” : Demora mayor que 15 y menor igual a 30.
“Más 211 Días” : Demora mayor 211
Para la clasificación usa la función anidada Si (IF).
Sub Anticuamiento()
Dim Fila As Double
Range(“O2”).Select
Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select
Selection.TextToColumns Destination:=Range(“O2”), DataType:=xlDelimited, _

FieldInfo:=Array(1, 1), DecimalSeparator:=”,”, ThousandsSeparator:=”.”, _
TrailingMinusNumbers:=True
Selection.NumberFormat = “#,##0_);[Red](#,##0)”
Range(“P1”).Select
Range(“P1”).Value = “CTE”
Range(“Q1”).Value = “Vcdo”
Range(“R1”).Value = “0-15”
Range(“S1”).Value = “16-30”
Range(“T1”).Value = “30-60”
Range(“U1”).Value = “60-90”
Range(“V1”).Value = “90-180”
Range(“W1”).Value = “180-211”
Range(“X1”).Value = “Más 211 Días”
Range(“P2”).Value = “=IF(RC[-3]<=0,RC[-1],0)”
Range(“Q2”).Value = “=SUM(RC[1]:RC[7])”
Range(“R2”).Value = “=IF(RC[-5]>0,IF(RC[-5]<=15,RC[-3],0),0)”
Range(“S2”).Value = “=IF(RC[-6]>15,IF(RC[-6]<=30,RC[-4],0),0)”
Range(“T2”).Value = “=IF(RC[-7]>30,IF(RC[-7]<=60,RC[-5],0),0)”
Range(“U2”).Value = “=IF(RC[-8]>60,IF(RC[-8]<=90,RC[-6],0),0)”
Range(“V2”).Value = “=IF(RC[-9]>90,IF(RC[-9]<=180,RC[-7],0),0)”
Range(“W2”).Value = “=IF(RC[-10]>180,IF(RC[-10]<=211,RC[-8],0),0)”
Range(“X2”).Value = “=IF(RC[-11]>211,RC[-9],0)”
Range(“P2:X2”).Select
Range(“P2:X2”).AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 16), Cells(Fila, 24)), _
Type:=xlFillDefault
End Sub
El siguiente procedimiento aplica formato al título cabecera y a los valores de Importe en ML, Corriente
y Vencido.
Sub FormatoLista()
Dim Fila As Double
Range(“A1:X1”).Interior.ColorIndex = 47
Range(“A1:X1”).Font.ColorIndex = 2
Range(“A1:X1”).Font.Bold = True
Range(“A1:X1”).HorizontalAlignment = xlCenter
Range(“A1:X1”).VerticalAlignment = xlCenter
Range(Cells(2, 15), Cells(Fila, 15)).Interior.ColorIndex = 37

End Sub
El siguiente procedimiento aplica formato a los bordes de la lista de datos.
Sub BordesLista()
Cells.Select
Cells.EntireColumn.AutoFit
Selection.CurrentRegion.Select
Selection.Borders(xlDiagonalDown).LineStyle = xlNone
Selection.Borders(xlDiagonalUp).LineStyle = xlNone
With Selection.Borders(xlEdgeLeft)
.LineStyle = xlContinuous
.Weight = xlThin
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
With Selection.Borders(xlEdgeTop)
.Weight = xlThin
End With
With Selection.Borders(xlEdgeBottom)
.Weight = xlThin
End With
With Selection.Borders(xlEdgeRight)
.Weight = xlThin
End With
With Selection.Borders(xlInsideVertical)
.Weight = xlHairline
End With
With Selection.Borders(xlInsideHorizontal)
.Weight = xlHairline
End With
End Sub
El siguiente procedimiento inserta dos hojas y en cada una de ellas con la herramienta Filtro avanzado
filtra los valores por tipo de deuda, en una estará las Ventas Directas y en la otra hoja Por Terceros.
Sub FiltrtoAvanzado()
Range(“AL1”).Value = “Tipo Deuda”

Range(“AL2”).Value = “Venta Directa”
Range(“AM1”).Value = “Tipo Deuda”
Range(“AM2”).Value = “Por Terceros”
ActiveWorkbook.Names.Add Name:=”VentaDirecta”, _
RefersToR1C1:=”=’Cierre CIC’!R1C38:R2C38”
ActiveWorkbook.Names.Add Name:=”PorTerceros”, _
RefersToR1C1:=”=’Cierre CIC’!R1C39:R2C39”
ActiveWorkbook.Names.Add Name:=”Data”, RefersToR1C1:=”=’Cierre CIC’!C1:C24”
Sheets.Add
Sheets(“Hoja2”).Select
Sheets(“Hoja2”).Name = “Por Terceros”
Range(“Data”).AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:=Range( _
“PorTerceros”), CopyToRange:=Range(“A1”), Unique:=False
Cells.Select
Sheets.Add
Sheets(“Hoja3”).Name = “Venta Directa”
Range(“Data”).AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:=Range( _
“VentaDirecta”), CopyToRange:=Range(“A1”), Unique:=False
Cells.Select
End Sub
Una vez elaborado las macros:
CierreMensual
EliminarFilasColumnasVacias
NombreCliente
ConvertirFecha
BorrarEspaciosCabecera
MoverColuman
ClasificarDeuda
Anticuamiento
FormatoLista
BordesLista
FiltrtoAvanzado
En la ventana del editor de Visual Basic haga clic en el menú Insertar y seleccione Módulo, en la
ventana de proyecto se inserta el Modulo2.
Cree una macro que ejecute en orden las macros creadas.
Figura 6.43. Macro ReporteLista que ejecuta las macros según orden.
• GUARDAR LA MACRO EL ARCHIVO PERSONAL.XLSB

1 Las macros son creadas
en el archivo Personal.
xlsb. Para guardarlas,
en la ficha Vista, en el
grupo Ventana, haga
clic en Mostrar.
Figura 6.44. Muestra las ventanas ocultas.

2 Excel muestra el cuadro de diálogo Mostrar, seleccione Personal.xlsb.

Figura 6.45. Cuadro de diálogo Mostrar.
4 Haga clic en la ficha Archivo, y luego clic en Guardar.

5 En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Ocultar.
6 Haga clic en la ficha Archivo, y luego clic en Salir.
7 Excel muestra el cuadro de diálogo.

Información.
8 Haga clic en Guardar.
Cuando se habra un libro de Excel las macros siempre estarán disponibles para ejecutarlos, porque se
encuentran grabadas en el archivo Personal.xslb.
• IDENTIFICAR DEPÓSITOS DE LOS CLIENTES

Para el siguiente ejemplo el banco Prestadito envía información de los pagos realizado por los clientes.
La información del depósito es la fecha, la ciudad, el número de identificación tributaria (para el
ejemplo es el RUC), número de operación (para el ejemplo es MOV), el importe y el nombre de la
oficina del banco Prestadito.
Todos los días tienen que realizar el proceso de identificación de los depósitos bancarios realizados por
los clientes. Para la identificación cuentan con el archivo “CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xslx”
que tiene la siguiente información: RUC, CODIGO CLIENTE, GESTOR, Impuesto y Región Cobranza.
El dato en común que tiene el archivo “CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xslx” y el archivo de los
depósitos de los clientes es la identificación tributaria que es el RUC. Como existe un dato en común,
usando la función ConsultaV se puede identificar a qué cliente pertenece el depósito bancario.
Uno de los problemas que presenta el archivo que envía el banco Prestadito, es que utiliza dos filas la
información del depósito, además que los datos de la ciudad, RUC y MOV están en una celda por lo
que primero se tendría que separar en tres columnas los datos que se muestra en una celda.
Realizar todo esto es muy laborioso y tomaría mucho tiempo.
Figura 6.47. Listado de Movimientos bancarios.
El archivo “CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xslx” muestra los datos de cliente en la hoja MAESTRO-
CLIENTE.
El RUC tiene 11 dígitos, para las personas jurídicas y personas naturales, con la diferencia de que para
las personas naturales los 3 primeros dígitos son “DNI”.
Pero el cliente (Persona natural), cuando realiza el depósito en lugar de ingresar en el campo RUC, los
dígitos DNI se ingresa tres ceros (“000”).
Para tener los mismos valores del RUC, en la hoja MAESTRO-CLIENTE en el campo CRUCE DE DATO, el
número de RUC solo para las persona naturales los dígitos DNI se reemplaza por ceros con la fórmula
=SI(IZQUIERDA(B2,3)=”dni”,”000”&DERECHA(B2,8),CONCATENAR(B2)).
Pasos para realizar la macro de identificación de depósitos bancarios.
1 A diferencia del caso anterior, la macro se guardará en un libro nuevo y no en el libro Personal.xlsb.
Abrir un libro nuevo.
2 Guarde el libro con el nombre MacroBancoPrestadito.xlsm.
4 Excel muestra el editor de Visual Basic, en el menú Insertar haga clic en Módulo.
5 Ahora comience a escribir las macros en el Módulo 1.
El siguiente procedimiento selecciona la celda C9 y los desplaza hacia arriba una fila, con la finalidad
de tener los datos del depósito en una sola fila (Range(“C9”).Delete Shift:=xlUp).
Luego a partir de la celda A9 hasta el último registro en la columna A selecciona las celdas en blanco
y elimina las filas.
Sub Banco01()
Dim Fila As Integer

Fila = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A:A”))
Range(“C9”).Delete Shift:=xlUp
Range(Cells(9, 1), Cells(2 * Fila + 8, 1)).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select
End Sub
Figura 6.49. Resultado después de ejecutar la macro Banco01.
Como se puede observar en la figura 6.49, a partir de la celda F9 los importes son negativos (no son
depósitos, son impuestos a la transacción bancaria). El siguiente procedimiento elimina los importes
negativos. Compara el valor de la celda F9, mientras sea menor que cero se ejecuta eliminar la fila 9
Range(“9:9”).Delete.
Sub Banco02()
Dim Celda As Single
Celda = Range(“F9”).Value
While Celda < 0
Range(“9:9”).Delete
Celda = Range(“F9”).Value
Wend
End Sub
Como los datos del RUC y DOC están en una celda se va insertar dos columnas a la derecha de la columna
D (Columns(“D:D”).Insert Shift:=xlToRight) y se ingresará la fórmula =SI(LARGO(C9)>40,MED (C9,HALLAR
(“RUC”,C9,1)+4,11),””) para extraer los valores del RUC y la fórmula =SI(LARGO(C9)>40, MED(C9,HALLAR(
“DOC”,C9,1)+4,11),””) para extraer los valores de DOC, para ambos casos el RUC y DOC tienen 11 dígitos.
La función Si es IF
La función Largo es Len
La función Extrae es Med
La función Hallar es Search
RC[-1] donde R es fila relativa y C[-1] es columna constante que hace referencia a la columna de la
izquierda de la celda donde se ingresa la fórmula.
Sub Banco03
Dim Fila As Integer
Range(“D8”).Value = “RUC”
Range(“E8”).Value = “DOCUMENTO”
Range(“D9”).Value = “=IF(LEN(RC[-1])>40,MID(RC[-1],SEARCH(“”RUC””,RC[-1],1)+4,11), “”””)”

Range(“D9”).Select
Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(9, 4), Cells(Fila + 8, 4)), Type:=xlFillDefault
Range(Cells(9, 4), Cells(Fila + 8, 9)).Select
Range(“E9”).Value = “=IF(LEN(RC[-2])>40,MID(RC[-2],SEARCH(“”DOC””,RC[-2],1)+4,11), “”””)”

Range(“E9”).Select
Columns(“D:E”).Copy
Columns(“D:E”).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
End Sub
Para que se ejecute la macro Banco04 el archivo “CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx” debe estar abierto.
La macro realiza el siguiente procedimiento:

Inserta 4 columnas a la derecha de la columna F.
En la celda F8 ingresa el valor de “CODIGO CLIENTE”
En la celda G8 ingresa el valor de “CLIENTE”
En la celda H8 ingresa el valor de “GESTOR”
En la celda I8 ingresa el valor de “ZONA”
En la celda J8 ingresa el valor de “IMPUESTO”
Luego inserta las siguientes fórmulas:
F9 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,2,0

)),””,CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,2,0))
G9 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,3,0
H9 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,3,0
I9 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,4,0
J9 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,6,0
Luego los valores con fórmulas los convierte solo a valores sin fórmula.
Sub Banco04()
Dim Fila As Integer

Columns(“F:F”).Insert Shift:=xlToRight
Range(“F8”).Value = “CODIGO CLIENTE”

Range(“G8”).Value = “CLIENTE”
Range(“H8”).Value = “GESTOR”
Range(“I8”).Value = “ZONA”
Range(“J8”).Value = “IMPUESTO”
Range(“F9”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-2],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]

MAESTRO-CLIENTE’!C4:C10,2,0)), “”””,VLOOKUP(RC[-2],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-
CLIENTE’!C4:C10,2,0))”
Range(“F9”).Select
Range(“G9”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-3],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]

MAESTRO-CLIENTE’!C4:C10,3,0)),””””,VLOOKUP(RC[-3],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-
Range(“G9”).Select
Range(“H9”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-4],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]

Range(“H9”).Select
Range(“I9”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-5],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]

Range(“I9”).Select
Range(“J9”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-6],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]

Range(“J9”).Select
Range(“J8”).Select
Columns(“F:J”).Copy
Columns(“F:J”).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
End Sub
Similar a la macro Banco04 use la fórmula =SI(ESERROR(CONSULTAV(N9,’[CLIENTES POR ZONA

DE COBRANZA.xlsx]OFICINA-BANCO’!$A:$B,2,0)),””,CONSULTAV(N9,’[CLIENTES POR ZONA DE
COBRANZA.xlsx]OFICINA-BANCO’!$A:$B,2,0)) para extraer el nombre de la oficina del banco.
Sub Banco05()
Dim Fila As Integer

Range(“O8”).Value = “oficina Banco”

Range(“O9”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-1],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA. xlsx]
OFICINA-BANCO’!C1:C2,2,0)),””””,VLOOKUP(RC[-1],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA .xlsx] OFICINA-
BANCO’!C1:C2,2,0))”
Columns(“O:O”).Copy
Columns(“O:O”).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
End Sub
El siguiente procedimiento inserta una columna en A y va ingresar el valor JPC y PCC según la zona de
cobranza. Para las regiones de Región 1 a la Región 9 ingresar en la columna A el valor de JPC, para las
regiones Región 10 y Región Oriente ingresar el valor de PCC y para los otros nada. Además de aplicar
formato a los registro de PPC y JPC.
Sub Banco06()
Dim Fila As Integer
Dim Celda As String
Columns(“A:A”).Insert Shift:=xlToRight
Range(“A8”).Value = “División”
For Fila = 1 To Fila
Celda = Cells(Fila + 8, 10).Value
Select Case Celda
Case “Región 1”
Cells(Fila + 8, 1).Value = “JPC”
Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Select
Range(Cells(Fila + 8, 2), Cells(Fila + 8, 16)).Interior.ColorIndex = 36

Cells(Fila + 8, 1).Value = “PCC”
Case “Región Oriente”
End Select
Next
End Sub

La siguiente macro aplica bordes a la lista de datos.
Sub Banco07()
Range(“A8”).CurrentRegion.Select
Selection.Font.Size = 8
Selection.Borders(xlDiagonalDown).LineStyle = xlNone
Selection.Borders(xlDiagonalUp).LineStyle = xlNone
With Selection.Borders(xlEdgeLeft)
End With
With Selection.Borders(xlEdgeTop)
End With
With Selection.Borders(xlEdgeBottom)
End With
With Selection.Borders(xlEdgeRight)
End With
With Selection.Borders(xlInsideVertical)
End With
With Selection.Borders(xlInsideHorizontal)
End With
Range(“a1”).Select
Columns(“E:P”).Select
Columns(“E:P”).EntireColumn.AutoFit
Columns(“A:A”).Select
Columns(“A:A”).ColumnWidth = 6
Columns(“A:A”).Font.Size = 5
Columns(“D:D”).EntireColumn.Hidden = True
End Sub
Y la última macro aplica Filtro y muestra los registros que no fueron identificados.
Sub Banco08()
Worksheets(“Hoja1”).Select
If ActiveSheet.AutoFilterMode = False Then

Range(“A8”).AutoFilter
End If
Range(“A8”).AutoFilter field:=7, Criteria1:=”=”

MsgBox “Se Proceso Correctamente” & Chr(13) & “Derechos Reservados Johnny Pacheco C.”, _
vbOKOnly, “Gestión Cobranza.”
End Sub

Ahora cree una macro que ejecute todas las macros creadas.
Sub BancoPrestadito()
Banco01
Banco02
Banco03
Banco04
Banco05
Banco06
Banco07
Banco08
End Sub
6 Cierre el Editor de Visual Basic.

7 En la ventana de Excel MacroBancoPrestadito.xlsm, en la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga
clic en Ocultar.
8 El libro MacroBancoPrestadito.xlsm se oculta y haga clic en la ficha Archivo, y luego clic en Salir.
9 Haga clic en la ficha Archivo, y luego clic en salir.
10 Excel muestra el cuadro de diálogo, haga clic
en Guardar.
Figura 6.57. Mensaje de información si guardamos

los cambios del libro MacroBancoPrestadito.
La empresa trabaja con dos bancos, Banco Prestadito y Banco Rapidito, que trabajan con diferente
formato en Excel de los depósitos de los clientes.
Ahora elaborar una macro para la identificación de los depósitos según el formato del Banco Rapidito,
También trabajaremos con la información del archivo “CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx” y el
dato en común también es el RUC.
Figura 6.58. Formato en Excel del Banco Rapidito.

1 Similar al caso anterior la macro se guardará en el libro Abrir un libro nuevo.

2 Guarde el libro con el nombre MacroBancoRapidito.xlsm.
4 Excel muestra el editor de Visual Basic, en el menú Insertar haga clic en Módulo.
5 Ahora comience a escribir las macros en el Módulo 1.
La macro elimina las columnas C, D, E y H:I, después inserta 6 columnas a la derecha de la columna D.
Y en la fila 7 ingresa en el rango de D7:I7 los valores de RUC, CODIGO CLIENTE, CLIENTE, GESTOR,
ZONA e IMPUESTO, respectivamente.
Sub Banco01()
Dim X As Byte
Columns(“C:C”).Delete
Columns(“D:D”).Delete
Columns(“E:E”).Delete
Columns(“H:I”).Delete
For X = 1 To 6
Next
Range(“D7”).Value = “RUC”
Range(“E7”).Value = “CODIGO CLIENTE”
Range(“F7”).Value = “CLIENTE”
Range(“G7”).Value = “GESTOR”
Range(“H7”).Value = “ZONA”
Range(“I7”).Value = “IMPUESTO”
End Sub

La siguiente macro usando derecha (RIGHT) extrae los 11 dígitos de los valores de la columna C.
Sub Banco02()
Dim Fila As Integer
Fila = Application.WorksheetFunction.CountA(Range(“B:B”)) - 1
Range(“D8”).Value = “=RIGHT(RC[-1],11)”
End Sub
Para que se ejecute la macro Banco03, el archivo “CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx” debe estar
abierto:
La macro ingresa las siguientes fórmulas:
E8 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D8,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J

,2,0)),””,CONSULTAV(D8,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,2,0))
F8 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D8,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J
G8 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D9,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J
H8 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D8,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J
I8 =SI(ESERROR(CONSULTAV(D8,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,5
,0)),””,CONSULTAV(D8,’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]MAESTRO-CLIENTE’!$D:$J,5,0))7
Sub Banco03()
Dim Fila As Integer

Range(“E8”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-1],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]

MAESTRO-CLIENTE’!C4:C10,2,0)),””””,VLOOKUP(RC[-1],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTRO-
Range(“F8”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-2],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]

Range(“G8”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-3],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]

Range(“H8”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-4],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx]

Range(“I8”).Value = “=IF(ISERROR(VLOOKUP(RC[-5],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTRO-

CLIENTE’!C4:C10,5,0)),””””,VLOOKUP(RC[-5],’[CLIENTES POR ZONA DE COBRANZA.xlsx] MAESTRO-
Columns(“D:I”).Copy
Columns(“D:I”).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
End Sub
El siguiente procedimiento reemplaza los valores de la columna en A e ingresa el valor JPC y PCC según
la zona de cobranza. Para las regiones de Región 1 a la Región 9 ingresar en la columna A el valor
de JPC, para las regiones Región 10 y Región Oriente ingresar el valor de PCC y para los otros nada.
Además de aplicar formato a los registro de PPC y JPC.
Sub Banco04()
Dim Fila As Integer

Dim Celda As String
Range(“A7”).Value = “División”
Range(Cells(8, 1), Cells(Fila + 8, 1)).Value = “”
Range(Cells(8, 1), Cells(Fila + 8, 1)).Font.Size = 5
For Fila = 1 To Fila

Celda = Cells(Fila + 8, 8).Value
Select Case Celda

Case “Región Oriente”
End Select
Next
Range(“A7”).CurrentRegion.Select
Selection.Font.Size = 8
Columns(“A:A”).ColumnWidth = 6
Columns(“E:E”).ColumnWidth = 100
Columns(“D:M”).EntireColumn.AutoFit
End Sub
Y la última macro aplica Filtro y muestra los registros que no fueron identificados.
Sub Banco05()
If ActiveSheet.AutoFilterMode = False Then

Range(“A7”).AutoFilter
End If
Range(“A7”).AutoFilter field:=5, Criteria1:=”=”

MsgBox “Se Proceso Correctamente”, vbOKOnly, “Gestión Cobranza”
End Sub

Ahora cree una macro que ejecute todas las macros creadas.
Sub BancoRapidito()
Banco01
Banco02
Banco03
Banco04
Banco05
End Sub
6 Cierre el Editor de Visual Basic.

7 En la ventana de Excel MacroBancoPrestadito.xlsm, en la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga
clic en Ocultar.
8 El libro MacroBancoRapidito.xlsm se oculta y haga clic en la ficha Archivo, y luego clic en Salir.
9 Haga clic en la ficha Archivo, y luego clic en Salir.
10 Excel muestra el cuadro de diálogo, haga clic en Guardar.
La señorita Paola Castro, Analista de Cobranza de la empresa Corporación Imagen y Color S.A.C.,
todos los meses al cierre de cada mes tiene que realizar el antiguamiento de la cartera deudora por la
zona centro, norte y sur. Además de cruzar la información con la cartas fianza y depósitos bancarios.
La información con la que cuenta la Srta. Paola Castro es la siguiente:
Archivo Provision.XLSX que muestra la cartera deudora al cierre de mes.
Figura 6.64. Información del Archivo Provision.XLSX.

El área de sistema todos los primeros días de cada mes envía el cierre de la cartera al analista de
cobranza.
Archivo RelacionCartasfianzas.xlsx, muestra la relación de carta fianza que es presentado por los
clientes y en qué estado se encuentra la carta fianza (vigente o vencida), el importe y banco, como
puede observar en la figura 6.64.
Figura 6.65. Información del Archivo RelacionCartasfianzas.xlsx, donde se observa a

los clientes que enen carta fianza y a que Mall pertenecen: Centro, Norte o Sur.
Archivo CuadroGarantiasEfectivo.xls muestra a los clientes que realizaron un depósito en efectivo

como garantía.
Figura 6.66. Información del Archivo CuadroGaranasEfecvo.xls.

Pasos para elaborar la macro

1 Deben estar seguros que los tres archivos Archivo Provision.xlsx, RelacionCartasfianzas.xlsx y
CuadroGarantiasEfectivo.xls deben estar en una misma carpeta. Para nuestro ejemplo siempre
debe estar ubicado en la ruta C:\PROVISION.
Figura 6.67. Los tres

archivos deben estar en la
misma carpeta.
2 Abra un archivo nuevo de Excel y guárdelo con el nombre de EjecutarProvision.xlsm.

3 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en el botón de comando Visual Basic.
4 Excel mostrará la ventana de aplicación de Microsoft Visual Basic. Para comenzar a escribir los
códigos debemos insertar un Módulo. Haga clic en el menú Insertar y seleccione la opción Módulo.
5 En la ventana de proyecto aparece la carpeta Módulo y dentro el Módulo 1. Una vez insertado el
módulo en la parte derecha se activa la ventana para comenzar a escribir los códigos.
En la subrutina Primero nos pide ingresar la

fecha de cierre, para este ejemplo es 31/10/2010.
Mediante el comando InputBox nos va a mostrar
la siguiente ventana, como en la figura 6.67:
Figura 6.68. Ventana que solicita que se ingrese la

fecha de cierre, según formato DD/MM/AAAA.
Se inserta los campos Fecha, Anticuamiento, Orden, Mall y Documento.
Antiguamiento:
AnƟcuamiento Valor
Corriente Menor igual a 90 días
91 - 120 Mayor a 90 y menor igual a 120 días
Más 180 Mayor a 180 días

Mall puede ser Norte, Sur o Centro, esto depende de la serie de las facturas.
Documento mostrará Documentado si es factura y No Documentado si es una Letra.
31/10/2010 (cambiará según sea el mes), en este campo se muestra los días de atraso con respecto al
día de cierre.
Sub Primero()
Dim FILA As Double
FILA = Application.WorksheetFunction.CountA(Range(“a1:a65000”).Value)
Range(“L1”).Value = InputBox(“Ingresar Fecha” & Chr(13) & “Ej. 31/08/2010”, “Fecha Cierre”)
Range(“L2”).Value = “=R1C12-RC[-6]”
Range(“L2”).NumberFormat = “General”
Range(“L2”).Select
Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 12), Cells(FILA, 12))
Range(“M1”).Value = “Anticuamiento”
Range(“M2”).Value = “=IF(RC[-1]<=90,””Corriente””,IF(RC[-1]<=120,””91 120””,IF(RC[-1]<=150,”” 121
150””,IF(RC[-1]<=180,””151 - 180””,””Más 180””))))”
Range(“M2”).Select
Range(“N1”).Value = “Orden”
Range(“N2”).Value = _
“=IF(RC[-2]<=90,1,IF(RC[-2]<=120,2,IF(RC[-2]<=150,3,IF(RC[-2]<=180,4,5))))”
Range(“N2”).Select
Range(“O1”).Value = “Mall”
Range(“O2”).Value =”=IF(OR(MID(RC[-11],6,1)=””1””,MID(RC[-11],5,1)=””1””),””Norte””,IF (OR (MID (RC[-
11],6,1)=””7””,MID(RC[-11],5,1)=””7””),””Sur””,IF(OR(MID(RC[-11],6,1)=””6”” ,MID( RC[-11],5,1)=””6””),””Centro””,
””Error””)))”
Range(“P1”).Value = “Documento”
Range(“P2”).Value = “=IF(MID(RC[-11],1,1)=””l””,””No Documentado””,””Documentado””)”
Range(“P2”).Select
Columns(“A:A”).Insert Shift:=xlToRight
Range(“A1”).Value = “NIF”
Range(“A2”).Value = “=RIGHT(RC[1],11)”
Columns(“A:A”).EntireColumn.AutoFit
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone
End Sub
Figura 6.69. Resultado de ejecutar la macro Primero.
Ahora crearemos una tabla dinámica y lo agruparemos por Mall y tipo de moneda.
Sub Tabla()
Dim SURS, CENTROS, NORTES, SURD, CENTROD, NORTED As Double
Worksheets(“PROVISION”).Range(“A1”).Select
Columns(“A:Q”).Select
ActiveWorkbook.Names.Add Name:=”DATA”, RefersToR1C1:=”=PROVISION!C1:C17”
ActiveWorkbook.Names(“DATA”).Comment = “”
Sheets.Add
ActiveWorkbook.PivotCaches.Create(SourceType:=xlDatabase, SourceData:= _
“DATA”, Version:=xlPivotTableVersion12).CreatePivotTable TableDestination:= _
“Hoja1!R3C1”, TableName:=”Tabla dinámica1”, DefaultVersion:=xlPivotTableVersion12
Sheets(“Hoja1”).Name = “TD”
Cells(3, 1).Select
With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“NIF”)

.Orientation = xlRowField
.Position = 1
End With
ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“NIF”).Subtotals = Array _

(False, False, False, False, False, False, False, False, False, False, False, False)
With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Documento”)
.Orientation = xlRowField
.Position = 2
End With
ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).RowAxisLayout xlTabularRow

With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Orden”)
.Orientation = xlColumnField
.Position = 1
End With
ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Orden”).Subtotals = _
Array(False, False, False, False, False, False, False, False, False, False, False, False)
With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Anticuamiento”)
.Orientation = xlColumnField
.Position = 2
End With
ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).AddDataField ActiveSheet.PivotTables _

(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Importe”), “Suma de Importe”, xlSum
With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Suma de Importe”)
.Caption = “Suma de Importe”
.Function = xlSum
.NumberFormat = “#,##0.00”
End With
With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Mall”)

.Orientation = xlPageField
.Position = 1
End With
With ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Importe (moneda)”)

.Orientation = xlPageField
.Position = 1
End With
ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Importe (moneda)”). ClearAllFilters

ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Importe(moneda)”).CurrentPage= “Mlocal”
ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Mall”).ClearAllFilters
ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Mall”).CurrentPage = “SUR”
Termino de crear la Tabla Dinámica con los valores de la hoja Provisión.
Figura 6.70. Tabla Dinámica
Los siguientes códigos van a filtrar la tabla dinámica por Mall y tipo de moneda, copiarán la información
en una nueva hoja y la hoja tendrá como nombre Zona – Moneda, ejemplo (SUR – MLocal), además
agregarán el campo Clave, Cliente, Vencido.
ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotSelect “”, xlDataAndLabel, True

Selection.Copy
Sheets(“Hoja2”).Name = “SUR - MLocal”
Range(“A1”).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
Columns(“B:B”).Copy
Selection.Insert Shift:=xlToRight
Selection.FormulaR1C1 = “1”
SURS = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1
Range(“A1”).Value = “Clave”
Range(“A2”).Value = “=””SUR””&RC[1]”
Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 1), Cells(SURS, 1))
Columns(“B:B”).Select
Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Value = “=R[-1]C”
Selection.Copy
Columns(“C:C”).Insert Shift:=xlToRight
Range(“C1”).Value = “Cliente”
Range(“C2”).Value = “=VLOOKUP(RC[-1],PROVISION!C[-2]:C,3,0)”
Range(“C2”).Select
Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 3), Cells(SURS, 3))
Columns(“C:C”).Select
Selection.Copy
Range(“A1”).End(xlToRight).Select
ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “TOTAL”
ActiveCell.Offset(0, 2).Value = “VENCIDO”
If Range(“E1”).Value = “Corriente” Then

ActiveCell.Offset(1, 2).Value = “=RC[-1]-RC5”
Else
ActiveCell.Offset(1, 2).Value = “=RC[-1]”
End If
ActiveCell.Offset(1, 2).Select
Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(SURS - 2, 0)).Select
Selection.Value = “=RC[-1]-RC5”
Columns(“C:C”).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select
Figura 6.71. La primera parte de la macro Tabla, filtra la tabla dinámica por
Mall y moneda, luego inserta una hoja y copia los valores a la hoja.
Sheets(“TD”).Select
ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Mall”).CurrentPage = “CENTRO”

Selection.Copy
Sheets(“Hoja3”).Name = “CENTRO - MLocal”
Range(“A1”).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
CENTROS = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1
Range(“A1”).Value = “CLAVE”
Range(“A2”).Value = “=””CENTRO””&RC[1]”
Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 1), Cells(CENTROS, 1))
Selection.Copy
Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 3), Cells(CENTROS, 3))
Selection.Copy
Else
End If
Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(CENTROS - 2, 0)).Select
Figura 6.72. Como se puede observar, ahora hay dos hojas y así,
sucesivamente, comenzará a insertar más hojas.
ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Mall”).CurrentPage = “NORTE”

Selection.Copy
Sheets(“Hoja4”).Name = “NORTE - MLocal”
NORTES = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1
Range(“A2”).Value = “=””NORTE””&RC[1]”
Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 1), Cells(NORTES, 1))
Selection.Copy
Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 3), Cells(NORTES, 3))
Selection.Copy
Else
End If
Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(NORTES - 2, 0)).Select
Figura 6.73. Como puede observar hasta ahora, va creando tres

hojas y todos con moneda Mlocal.
ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Mall”).CurrentPage = “SUR”
ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Importe (moneda)”). ClearAllFilters
ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Importe (moneda)”).CurrentPage = “USD”
Selection.Copy
Sheets(“Hoja5”).Name = “SUR - DOLAR”
SURD = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1
Range(“A2”).Value = “=””SUR””&RC[1]”
Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 1), Cells(SURD, 1))
Selection.Copy
Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 3), Cells(SURD, 3))
Selection.Copy
Else
End If
Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(SURD - 2, 0)).Select
Figura 6.74. Ahora comienza a crear hoja con po de moneda en dólares.
ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Mall”).CurrentPage = “CENTRO”

Selection.Copy
Sheets(“Hoja6”).Name = “CENTRO - DOLAR”
CENTROD = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1
Range(“A2”).Value = “=””CENTRO””&RC[1]”
Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 1), Cells(CENTROD, 1))
Selection.Copy
Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 3), Cells(CENTROD, 3))
Selection.Copy
Else
End If
Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(CENTROD - 2, 0)).Select
Figura 6.75. Connúa insertando hojas con moneda dólar.

ActiveSheet.PivotTables(“Tabla dinámica1”).PivotFields(“Mall”).CurrentPage = “NORTE”

Selection.Copy
Sheets(“Hoja7”).Name = “NORTE - DOLAR”
NORTED = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1
Range(“A2”).Value = “=””NORTE””&RC[1]”
Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 1), Cells(NORTED, 1))
Selection.Copy
Range(Cells(NORTED + 2, 2), Cells(NORTED + 10, 2)).Clear
Selection.AutoFill Destination:=Range(Cells(2, 3), Cells(NORTED, 3))
Selection.Copy
X6 = Application.WorksheetFunction.CountA(Range(“a1:a65000”).Value) - 2
Else
End If
Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X6, 0)).Select
End Sub
Figura 6.76. Se inserta la úlma Hoja Norte-dólar.

Una vez ejecutada la macro Tabla, tenemos la información lista por cada Mall y moneda, esta
información la vamos a cruzar con la información que tienen los archivos RelacionCartasfianzas.xlsx
y CuadroGarantiasEfectivo.xls.
Del archivo RelacionCartasfianzas.xlsx extraerá los valores de los campos: MONEDA, IMPORTE,
FECHAVEN. y ESTADO.
Del archivo CuadroGarantiasEfectivo.xls extraerá los valores de los campos.
Figura 6.77. La macro tabla ha creado 6 hojas y ene los nombres

Mall – Moneda (3 en moneda local y 3 en dólares).
Escriba los códigos para la macro GarantiaFianza.
Sub GarantiaFianza()
Dim FILA, FILA1, X1, X2, X3, X4, X5, X6 As Double
Workbooks.Open Filename:=”C:\PROVISION\RelacionCartasfianzas.xlsx”
FILA = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 7
Columns(“B:B”).Insert Shift:=xlToRight
Range(“B8”).Value = “Clave”
Range(“B9”).Value = “=RC[10]&RIGHT(RC[1],11)”
Range(“B9”).Select
Windows(“provision.xlsx”).Activate
Sheets(“SUR - MLocal”).Select
X1 = Application.WorksheetFunction.Count(Range(“A1:A50000”).Value) + 1
Columns(“A:A”).Delete
ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “MONEDA”
ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9:

$M$30000,6,0)”
Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios! $B$9:$M$30000,6,0)”
ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE”

$M$30000,7,0)”
ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “FECHA VEN.”

$M$30000,8,0)”
Selection.NumberFormat = “MM/DD/YYYY”
ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “ESTADO”

$M$30000,9,0)”

Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(0, -3)).Select
Selection.Interior.Color = RGB(255, 255, 0)
Selection.Font.Bold = True
Columns(“A:Z”).Select
Selection.Copy
Columns(“E:Q”).Replace What:=”#N/A”, Replacement:=””
Figura 6.78. Como puede observar en el campo Moneda, Importe, Fecha Ven. y Estado, no
muestra nada porque seguro los clientes del Mall SUR no enen carta fianzas.
Sheets(“CENTRO - MLocal”).Select

$M$30000,6,0)”

$M$30000,7,0)”
Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9:$M$30000,7,0)”
ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios

!$B$9:$M$30000,8,0)”
Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9:$M$ 30000,8,0)”

$M$30000,9,0)”
Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X2,0)).Select
Selection.Copy
Figura 6.79. En este caso los clientes del Mall Centro con moneda local sí enen carta fianza.
Y se puede observar el importe, fecha y si están vigentes.
Sheets(“NORTE - MLocal”).Select

$M$30000,6,0)”
Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$30000,6,0)”
ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!

$B$9:$M$30000,7,0)”
ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(RC1,[RelacionCartasfianzas.xlsx] CartasFianzasLocatarios!$B$9:

$M$30000,8,0)”

$M$30000,9,0)”

Selection.Copy
Figura 6.80. Se observan los datos de la carta fianza de

los clientes del Mall Norte.
Sheets(“SUR - DOLAR”).Select

$B$9:$M$30000,6,0)”

$M$30000,7,0)”

$M$30000,8,0)”

$M$30000,9,0)”
Selection.Copy
Figura 6.81. Para los clientes del Mall SUR moneda Dólar
no hay información de carta fianza.
Sheets(“CENTRO - DOLAR”).Select

$M$30000,6,0)”
Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9: $M$ 30000,6,0)”

$M$30000,7,0)”

$M$30000,8,0)”

$M$30000,9,0)”
Selection.Copy
Figura 6.82. Se observan los datos de la carta fianza

de los clientes del Mall Centro.
Sheets(“NORTE - DOLAR”).Select

$B$9:$M$30000,6,0)”

$B$9:$M$30000,7,0)”

$M$30000,8,0)”
Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios! $B$9:$M$ 30000,8,0)”

$B$9:$M$30000,9,0)”
Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[RelacionCartasfianzas.xlsx]CartasFianzasLocatarios!$B$9:$M$ 30000,10,0)”
Selection.Copy
End Sub
Figure 6.83. Se observan los datos de la carta fianza de

los clientes del Mall Norte.
Ahora abriremos el archivo CuadroGarantiasEfectivo.xls para crear el dato en común para extraer
información usando ConsultaV (VLOOKUP).
Sub DepositoFianza()
Dim FILA, FILA1, X1, X2, X3, X4, X5, X6 As Double
Workbooks.Open Filename:=”C:\PROVISION\CuadroGarantiasEfectivo.xls”
Sheets(“DEPOSITOSGARANTIA”).Select
FILA = Application.WorksheetFunction.CountA(Range(“B1:B50000”).Value) + 9
Range(“A11”).Value = “=RC[4]&RIGHT(RC[2],11)”
Figure 6.84. Se observan las garanas de los clientes.
Windows(“provision.xlsx”).Activate
Sheets(“SUR - MLocal”).Select
ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA!

$A$9:$M$30000,7,0)”
Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(X1 - 2, 0)).Select
Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA!$A$9:$M$ 30000,7,0)”
ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “MONEDA ORIGEN”

$A$9:$M$30000,8,0)”
ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE US$”

$A$9:$M$30000,9,0)”
ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE Mlocal.”

$A$9:$M$30000,10,0)”
ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “OBSERVACIONES”

$A$9:$M$30000,12,0)”
Selection.Copy
Columns(“E:Z”).Replace What:=”#N/A”, Replacement:=””
Figura 6.85. Para los clientes del Mall Sur no enen Información de depósitos en efecvo.
Sheets(“CENTRO - MLocal”).Select
ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA!

$A$9:$M$30000,7,0)”
Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA! $A$9:$M$ 30000,7,0)”

$A$9:$M$30000,8,0)”

$A$9:$M$30000,9,0)”
ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE Mlocal.”

$A$9:$M$30000,10,0)”


$A$9:$M$30000,12,0)”
Selection.Copy
Figura 6.86. Para los clientes del Mall Centro se muestra Información de depósitos en efecvo.
Sheets(“NORTE - MLocal”).Select

$A$9:$M$30000,7,0)”

$A$9:$M$30000,8,0)”

$A$9:$M$30000,9,0)”
ActiveCell.Offset(0, 1).Value = “IMPORTE MLocal”

$A$9:$M$30000,10,0)”
Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA!$A$9:$M$ 30000,10,0)”

$A$9:$M$30000,12,0)”
Selection.Copy
Figura 6.87. Para los clientes del Mall Norte se muestra Información de depósitos en efecvo.
Sheets(“SUR - DOLAR”).Select

$A$9:$M$30000,7,0)”


$A$9:$M$30000,8,0)”

$A$9:$M$30000,9,0)”

$A$9:$M$30000,10,0)”

$A$9:$M$30000,12,0)”
Selection.Copy

Figura 6.88. Para los clientes del Mall Sur Dólar no se muestra Información de depósitos en efecvo.
Sheets(“CENTRO - DOLAR”).Select

$A$9:$M$30000,7,0)”
Selection.Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls]DEPOSITOSGARANTIA!$ A$9:$M$ 30000,7,0)”

$A$9:$M$30000,8,0)”

$A$9:$M$30000,9,0)”

$A$9:$M$30000,10,0)”

$A$9:$M$30000,12,0)”
Selection.Copy
Figura 6.89. Para los clientes del Mall Centro se muestra Información de depósitos en efecvo.
Sheets(“NORTE - DOLAR”).Select

$A$9:$M$30000,7,0)”
ActiveCell.Offset(1, 1).Value = “=VLOOKUP(A2,[CuadroGarantiasEfectivo.xls] DEPOSITOSGARANTIA!$A$9:

$M$30000,8,0)”

$A$9:$M$30000,9,0)”

$A$9:$M$30000,10,0)”

$A$9:$M$30000,12,0)”
Selection.Copy

End Sub
Figura 6.90. Para los clientes del Mall Norte se muestra Información de depósitos en efecvo.
• APLICATIVO GESTIÓN DE COBRANZA TELEFÓNICA

En las empresas e instituciones en general existen diversas necesidades de interacción con los clientes,
tanto para la recepción como para la realización de llamadas telefónicas, faxes y correo electrónico.
Un Sistema de Gestión de Cobranza Telefónica es una solución que permite aumentar significativamente
el número de contactos efectivos con los clientes, tener el histórico de llamadas entrantes y salientes y
a la vez actualizar la Data de Cliente que asociado a una estrategia adecuada de cobranza se traduce en
un mayor número de promesas de pago y, por ello, en un mejor resultado en recuperación de cobranza.
Se va a desarrollar un sistema realizado en Microsoft Office y la Base de Datos en Microsoft office Access
2010, usando las herramientas de VBA que le permita registrar información y los comentarios por cada
llamada al cliente.
Pasos para la elaboración del diseño:

2 En la hoja1 realice el diseño según la figura 6.90.
Aplique formato de fuente y relleno, bordes, combinar celdas, modificar ancho y alto de columna.
Figura 6.91. Diseño para los datos del cliente.
3 En la hoja2 realice el diseño según la figura 6.91.
Figura 6.92. Diseño para la información brindada por el cliente.

4 En la hoja3 ingrese datos según la figura 6.91.
Figura 6.93. Datos del gestor de cobranza y bancos.
5 Seleccione la Hoja3, en la ficha Vista, en el grupo Mostrar desactive la casilla de verificación

Líneas de cuadrículas.
6 En la hoja3 seleccione el rango A2:A6, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la
flecha a la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.
7 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Banco.
8 Seleccione el rango B2:B16, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a
la derecha de Asignar Nombre haga clic en Definir nombre.
9 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Zona.
10 Seleccione el rango C2:C16, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a
11 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Correo.
12 Seleccione el rango D2:F17, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a
13 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Gestor.
14 Seleccione el rango G2:G7, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
15 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Motivo.
16 Seleccione el rango F2:F3, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a la
17 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba Compromiso.
18 Seleccione el rango B2:C16, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a
19 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba ZonaCorreo.
20 Seleccione el rango D2:E17, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, en la flecha a

21 Excel muestra el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre escriba GestorZona.
23 Seleccione la celda S32.
24 En la ficha Vista, en el grupo Ventana, en la flecha debajo de Inmovilizar seleccione Inmovilizar
paneles.
25 Seleccione la columna S, presione las teclas [ Shift ] + [ Ctrl ] + [ → ].
26 Haga clic derecho en título cabecera de la columna S y seleccione Ocultar.
27 Seleccione la Fila 32, presione las teclas [ Shift ] + [ Ctrl ] + [ ↓ ].
28 Haga clic derecho en título cabecera de la fila 32 y seleccione Ocultar.
29 Dibuje un cuadro de grupo que sea aproximadamente el borde del rango B5:Q18, en la ficha
Programador, en grupo Códigos, en el botón Insertar seleccione Cuadro de grupo con el nombre,
DATOS DEL CLIENTE, igual para el rango B20:Q25 con el nombre DATOS DE COBRANZA y para el
rango B27:Q29 con el nombre OTROS DATOS.
30 En la ficha Programador, en grupo Controles, en el botón Insertar seleccione Botón de comando
(Control ActiveX), y dibuje el control que cubra el rango I3:J3.
31 En la ficha Programador, en grupo Controles, clic en el botón Propiedades.
32 En la ventana de propiedades, en Name escriba CmdBuscar y en Caption escriba BUSCAR.
33 Dibuje 3 Botones de comandos más y asigne las propiedades, en Name escriba CmdGrabarNuevo,
CmdLimpiar y Cmdreporte; en la propiedad Caption escriba GRABAR NUEVO, LIMPIAR y REPORTE.
35 Seleccione la celda S34.
36 En la ficha Vista, en el grupo Ventana, en la flecha debajo de Inmovilizar seleccione Inmovilizar
paneles.
37 Seleccione la columna R, presione las teclas [ Shift ] + [ Ctrl ] + [ → ].
38 Haga clic derecho en título cabecera de la columna R y seleccione Ocultar.
39 Seleccione la Fila 34, presione las teclas [ Shift ] + [ Ctrl ] + [ ↓ ].
40 Haga clic derecho en título cabecera de la fila 34 y seleccione Ocultar.
41 Dibuje un cuadro de grupo que sea aproximadamente el borde del rango B4:P10, en la ficha
Programador, en grupo Códigos, en el botón Insertar seleccione cuadro de grupo con el nombre,
DATOS DEL CLIENTE, igual para el rango B12:P14 con el nombre LLAMADA y para el rango B16:P31
con el nombre BANCO.
42 Seleccione la celda D5 y escriba la fórmula =Hoja1!D6

46 Seleccione la celda H9 y escriba la fórmula =Hoja1!G23
47 Seleccione la celda K9 y escriba la fórmula = =SI(H9=””,””,CONSULTAV(H9,ZonaCorreo,2,0)).
48 En la ficha Programador, en grupo Controles, en el botón Insertar seleccione Botón de comando
(Control ActiveX), y dibuje dos controles Botón comando. En la ficha Programador, en grupo
Controles, haga clic en el botón Propiedades.
49 En la ventana de propiedades, asigne las propiedades, en Name escriba CmdEnviar y CmdGuardar
y en Caption escriba GUARDAR ENVIAR y GUARDAR.
50 Cambie de nombre a las hojas: Hojas1 por Cliente, Hoja2 por Llamada y Hoja3 por Tabla.
51 En la ficha Programador, en grupo Códigos, haga clic en Visual Basic.
52 En el editor de Visual Basic inserte un módulo.
53 En el módulo1 escriba la conexión a la base de datos en Access 2010.
Antes de realizar la conexión de la base de datos de Access a su proyecto de VBA debe añadir una
referencia a la biblioteca de objetos ADO.
Usted puede hacer esto desde dentro del VBA seleccionando en el menú Herramientas, Referencias
y luego Microsoft ActiveX Data Objects 6.0 Object Library. Para este ejemplo fue de 6.0, la referencia
ADO disponible dependerá de la versión del office que tiene instalado. Asegúrese que la casilla de
verificación está marcada y haga clic en Aceptar.
Figura 6.94. Referencias - VBAProject.
Public ConexionBaseAccess As New ADODB.Connection

Public RSCliente As New ADODB.Recordset
Public TotalReg As Double
Public Sub Conectar()
With ConexionBaseAccess
.Provider = “MicrosOft.ace.oledb.12.0”
‘Provider : Proveedor Base de datos
.ConnectionString = ThisWorkbook.Path & “\BASE_DE_DATOS.accdb”
.Open
End With
RSCliente.Open “SELECT * FROM [Cliente]”, ConexionBaseAccess, adOpenStatic, adLockOptimistic

RSCliente.MoveFirst
End Sub
54 En la ventana de proyecto haga doble clic en la Hoja1.
Figura 6.95. Ventana de proyecto.
Con los códigos anteriores ya nos conectamos a la base de datos de Access.
RsCliente es la variable objeto para asignar los valores de la tabla Cliente de la base de datos.
RSCliente.Fields(0), el cero indica que es la primera columna de la tabla Cliente, RSCliente.Fields(1)
es la segunda columna de la tabla Cliente y así sucesivamente.
55 Se muestra la ventana de códigos, y escriba las siguientes macros.
Ahora asignamos cada valor de un registro de la tabla Cliente a las celdas de la hoja Cliente del archivo
GestionLlamadas.xlsm.
Private Sub LlenarDatos()
Range(“D6”).Value = RSCliente.Fields(1)
Range(“G6”).Value = RSCliente.Fields(2)
Range(“G23”).Value = RSCliente.Fields(6)
Range(“K21”).Value = RSCliente.Fields(9)
Range(“N14”).Value = RSCliente.Fields(12)
Range(“J6”).Value = RSCliente.Fields(14)
Range(“J16”).Value = RSCliente.Fields(15)
End Sub
La macro Limpiar borra el contenido de las celdas de la hoja Cliente.
Sub Limpiar()
Range(“D6”).Value = Range(“F3”).Value
Range(“G6”).Value = “”
Range(“D8”).Value = “”
Range(“G23”).Value = “”
Range(“K21”).Value = “”
Range(“N14”).Value = “”
Range(“J6”).Value = “”
Range(“J16”).Value = “”
End Sub
56 En la hoja Cliente, en la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo diseño.
57 En el control Buscar haga doble clic.
58 Excel muestra el Editor de Visual Basic, escriba los códigos.
Figura 6.96. Por defecto elige el evento clic para el control Buscar.
La siguiente macro busca el valor de la celda F3 (RUC) y hace la siguiente comparación.
Con RSCliente.MoveFirst la búsqueda será desde el primer registro.
UCase(Range(“F3”).Value) = RSCliente.Fields(1) si encuentra el RUC se encuentra en la base de datos,

rellena los datos y finaliza la sentencia Do. Si no encuentra limpia las celdas para que se ingresen los
datos del nuevo cliente y se guardan los datos en la base de datos en la tabla cliente.
RSCliente.EOF
EOF (abreviatura de end-of-file, fin de fichero en inglés) es un indicador o marca de que no hay más
información que recuperar de una fuente de datos. Conceptualmente en caso de una tabla de datos
indica que se llegó al final del mismo.
RSCliente.MoveNext: Ir al siguiente registro de la tabla.

RSCliente.AddNew: Agrega un nuevo elemento a la tabla.
Private Sub CmdBuscar_Click()

Dim encontro As Boolean
Dim Cadena As String
encontro = False
RSCliente.MoveFirst
Do While Not RSCliente.EOF
If UCase(Range(“F3”).Value) = RSCliente.Fields(1) Then
MsgBox “Cliente Registrado!!!”
LlenarDatos
encontro = True
Exit Do
Else
RSCliente.MoveNext
End If
Loop
If encontro = False Then
MsgBox “No se encontró registro del Cliente” & Chr(13) & “Registrar al Cliente”
RSCliente.MoveFirst
RSCliente.AddNew
Limpiar
Cadena = Range(“F3”).Value
If Left(Cadena, 3) = “DNI” Then
Range(“G6”).Value = “16” & Mid(Cadena, 4, 8)
Else
Range(“G6”).Value = “90” & Mid(Cadena, 3, 8)
End If
CmdGrabarNuevo.Visible = True
CmdLimpiar.Visible = False
End If
End Sub
Si el RUC buscado se encuentra muestra el mensaje Cliente Registrado!!! Y se cargan los datos como en
la figura 6.96.
Figura 6.97. Buscando el RUC en la base de datos de Excel.
Si el RUC buscado no se encuentra muestra el mensaje No se encontró registro del Cliente Registrar
al Cliente. Y se ingresa el RUC y automáticamente genera el código del cliente, como en la figura 6.97.
Figura 6.98. RUC no existe, se limpian los datos de la celda para comenzar a registrar.
59 Complete los datos, similar a como se muestra en la figura 6.98.

Figura 6.99. Registro de datos de nuevo cliente.
Crear macro que guarde los datos del archivo de Excel a la tabla Cliente de la base de datos de Access.
61 En el control Grabar Nuevo haga doble clic.
Private Sub CmdGrabarNuevo_Click()
Dim TotalCliente As Double

Dim Cadena As String
TotalCliente = RSCliente.RecordCount + 1
RSCliente.Fields(0) = TotalCliente
RSCliente.Fields(1) = Range(“D6”).Value
RSCliente.Fields(2) = Range(“G6”).Value
If Left(Cadena, 3) = “DNI” Then

RSCliente.Fields(5) = “AFECTO”
Else
RSCliente.Fields(5) = “NO AFECTO”
End If
RSCliente.Fields(6) = Range(“G23”).Value
RSCliente.Fields(9) = Range(“K21”).Value
RSCliente.Fields(12) = Range(“N14”).Value
RSCliente.Fields(14) = Range(“J6”).Value
RSCliente.Fields(15) = Range(“J16”).Value
RSCliente.Update
End Sub
Una vez escrito los códigos, haga clic en la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en
Modo diseño para desactivarlo y clic en el botón Grabar Nuevo.
Figura 6.100. Los datos de Excel se grabaron en Access en la tabla Clientes.
63 Para limpiar los datos de la hoja Cliente, configure el botón Limpiar. En la ficha Programador, en el
grupo Controles, haga clic en Modo diseño para activarlo y clic en el botón Limpiar.
64 Excel muestra la ventana Editor de Visual Basic, escriba el nombre de la macro (Limpiar).
Private Sub CmdLimpiar_Click()
Limpiar
End Sub
65 Haga clic en la hoja Llamada.
Figura 6.101. Hoja Llamada con algunos datos de la hoja Cliente.

66 Ingrese los datos como en la figura 6.101 para probar.
Figura 6.102. Se ingresa datos del depósito bancario.
Ahora cree una macro que guarde la información de detalle del pago en un archivo nuevo llamado
HistoricoLlamadas.xlsx y a la vez active la ventana del Outlook y se carguen los datos para enviar a
confirmar los depósitos al correo confirmaciondeposito@cic.com.pe.
67 Cree archivo Histórico de llamadas, abra un libro nuevo y guárdelo con el nombre
HistoricoLlamadas.xlsx.
68 A la hoja 1 asígnele el nombre Data y a la Hoja2 Lista.
69 En la Hoja Data ingrese los valores para el título cabecera.
Figura 6.103. Título cabecera para los datos de la hoja Data y Lista.
70 En la Hoja Data seleccione el rango A1:O1, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en el
botón Tabla.
71 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear tabla, active la casilla y haga clic en Aceptar.
Figura 6.104. Converr el rango en tabla.
72 En la Hoja Lista seleccione el rango A1:O1, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en el
botón Tabla.
73 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear tabla, active la casilla y haga clic en Aceptar.
74 En la ficha Archivo, haga clic en Guardar como.
75 En la ventana Guardar como, en Tipo seleccione Libro de Excel y en nombre HistoricoLlamadas.
xlsx, el archivo se guardará en la carpeta SistemaCobranza que se encuentra en la unidad C.
76 Haga clic en Guardar.
77 En la ficha Archivo, clic en Cerrar.
78 En el libro GestionLlamada, en el editor de Visual Basic, en la ventana de proyecto haga doble clic
en la Hoja2 y escriba los siguientes códigos.
La siguiente macro envía un correo con los parámetros, define las variables copia (correo que va como
copia), asunto (asunto que se escribe en el correo), msg (mensaje que se escribe en el correo).
Sub Send_email(email As String, copia, asunto As String, msg As String)
Dim objOL, objMail As Object

Set objOL = CreateObject(“Outlook.Application”)
Set objMail = objOL.CreateItem(olMailItem)
With objMail
.To = email
.CC = copia
.Subject = asunto
.Body = msg
.Display
End With
Set objMail = Nothing

Set objOL = Nothing
End Sub
La siguiente macro abre el archivo HistoricoLlamadas.xlsx que se encuentra en la carpeta

SistemaCobranza en la unidad C.
La información de la hoja Llamada del archivo GestionLlamadas.xlsm se copia a la hoja Data y hoja
Lista del archivo HistoricoLlamadas.xlsx.
Luego guarda la información y cierra el libro HistoricoLlamadas.xlsx, activando la ventana del archivo
GestionLlamadas.xlsm.
Private Sub Guardar()
Dim Fila, Fila1 As Double

Dim Valor As Byte
Valor = Range(“E26”).Value
Workbooks.Open Filename:=”C:\SistemaCobranza\HistoricoLlamadas.xlsx”
Windows(“HistoricoLlamadas.xlsx”).Activate
Worksheets(“DATA”).Select
Worksheets(“DATA”).Range(“A100000”).Select
Selection.End(xlUp).Select
Fila = Application.WorksheetFunction.Count(Worksheets(“DATA”).Range(“A:A”)) + 1
Fila1 = Application.WorksheetFunction.Count(Worksheets(“Lista”).Range(“A:A”)) + 1
If Valor = 1 Or Valor = 0 Then
ActiveCell.Offset(1, 0).Value = Fila

ActiveCell.Offset(1, 1).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D5”).Value
ActiveCell.Offset(1, 2).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“G5”).Value
ActiveCell.Offset(1, 5).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H9”).Value
ActiveCell.Offset(1, 6).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Cliente”). Range(“N5”).Value
ActiveCell.Offset(1, 7).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“I17”).Value

ActiveCell.Offset(1, 8).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“N17”).
Value
ActiveCell.Offset(1, 9).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“H17”).
Value
ActiveCell.Offset(1, 10).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“K17”).
Value
ActiveCell.Offset(1, 11).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“C28”).

Value
ActiveCell.Offset(1, 12).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“E25”).

Value
Value
End If
If Valor = 2 Then

Value
Value
Value

Value
Value
Value


Value
Value
Value

Value
Value

Value
End If
If Valor = 3 Then

ActiveCell.Offset(1, 6).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Cliente”).Range(“N5”).Value

Value
Value
Value

Value
Value
Value


Value
Value
Value

Value
Value

Value


Value
Value
Value

Value
Value
Value
End If
If Valor = 4 Then

Value
Value
Value

Value
Value

Value


Value
Value
Value

Value
Value
Value


Value
Value
Value

Value
Value
Value


Value
Value
Value

Value
Value
Value
End If
Worksheets(“Lista”).Select
Worksheets(“Lista”).Range(“A100000”).Select
Selection.End(xlUp).Select
ActiveCell.Offset(1, 0).Value = Fila1

ActiveCell.Offset(1, 6).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“D21”).
Value
ActiveCell.Offset(1, 7).Value = Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Worksheets(“Llamada”). Range(“N5”).Value
Value
Value
Value
Windows(“HistoricoLlamadas.xlsx”).Activate
ActiveWorkbook.Save
ActiveWorkbook.Close
End Sub
La siguiente macro elimina los datos en las hojas Cliente y Llamada del archivo GestionLlamadas.xlsm.
Sub LimpiarHojas()
Workbooks(“GestionLlamadas.xlsm”).Activate
Worksheets(“Cliente”).Range(“F3”).Value = “”
Worksheets(“Cliente”).Range(“D6”).Value = “”
Worksheets(“Cliente”).Range(“G6”).Value = “”
Worksheets(“Cliente”).Range(“G23”).Value = “”
Worksheets(“Cliente”).Range(“K21”).Value = “”
Worksheets(“Cliente”).Range(“N14”).Value = “”
Worksheets(“Cliente”).Range(“J6”).Value = “”
Range(“H13”).Value = “”
Range(“E25”).Value = “”
Range(“C28”).Value = “”
End Sub
80 En el control Grabar Nuevo haga doble clic.
Private Sub CmdEnviar_Click()
Dim ms As String
If MsgBox(“Datos Correctos?”, 36, “Sistema”) = vbYes Then
ms = “Estimado agradeceré confirmar los depósitos:” & Chr(13) & “Banco: “ & Range(“D17”).Value & “
Importe: “ & Range(“N17”).Value & “ Fecha: “ & Range(“H17”).Value & “ Operación: “ & Range(“K17”).Value &
Chr(10) & “Banco: “ & Range(“D19”).Value & “ Importe: “ & Range (“N19”).Value & “ Fecha: “ & Range(“H19”).
Value & “ Operación: “ & Range(“K17”).Value & Chr(10) & “Banco: “ & Range(“D21”).Value & “ Importe: “ &
Range(“N21”).Value & “ Fecha: “ & Range(“H21”).Value & “ Operación: “ & Range(“K17”).Value & Chr(10) &
“Banco: “ & Range(“D23”).Value & “ Importe: “ & Range(“N23”).Value & “ Fecha: “ & Range(“H23”).Value & “
Operación: “ & Range(“K17”).Value & Chr(10) & “_________________________” & Chr(10) & “Persona Responsable de
la Gestion: “ & Range(“D13”).Value & Chr(10) & Range(“C28”).Value
Send_email “Confirmaciondeposito@cic.com.pe”, Range(“K9”).Value & “,jefatura@cic.com.pe”, “Depósito
del Cliente: “ & Range(“D7”).Value, ms ‘Envia el e-mail
End If
Guardar
LimpiarHojas
End Sub
82 Con los datos ingresados en la hoja Llamada según figura 6.101, haga clic en el botón Guardar
Enviar.
Figura 6.105. Cuadro de diálogo informavo.

Figura 6.106. Ventana de Microso Outlook con los datos de la hoja

Llamada del archivo GesonLlamadas.xlsm.
83 Similar forma para configurar el botón Guardar, a diferencia del anterior solo realiza el guardado
de información de la hoja Llamada al libro HistoricoLlamadas.xlsx, pero no envía los datos por
correo. Los códigos para el botón Guardar son:
Figura 6.107. El botón Guardar solo ejecuta la macro Guardar.
Cree archivo Reporte.xlsm donde se crearán dos tablas dinámicas y un gráfico dinámico, además
inserte segmentación de datos para obtener cuadros resumen. Los datos que se tomarán para crear
las tablas dinámicas y gráfico dinámico es del archivo HistoricoLlamadas.xlsx.
84 Abra un libro nuevo y guárdelo con el nombre Reporte.xlsx.

85 A la hoja 1 asígnele el nombre Compromiso y a la Hoja2 Llamadas.
86 Seleccione la hoja Compromiso.
87 En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en conexiones existentes.
88 Excel muestra el cuadro de diálogo Conexiones existentes, haga clic en Examinar en busca de
más.
Figura 6.108. Obtener datos externos.
89 Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen, seleccione la carpeta

SistemasCobranza que se encuentra en la unidad C.
90 Seleccione el archivo HistóricoLlamadas.xlsx y haga clic en el botón Abrir.
Figura 6.109. Cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos.

91 Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, clic en seleccionar Data, active la casilla; la
primera fila de datos contiene encabezado de columnas, haga clic en el botón Aceptar.

diálogo Seleccionar tabla.
92 Excel muestra el cuadro de diálogo Importar datos, haga

clic en el botón de opción Informe de tabla dinámica,
seleccione la celda B4 y clic en el botón Aceptar.

diálogo Importar datos.
93 Se inserta una tabla dinámica y muestra la lista de campos.

94 En la lista de campos, señale el campo Compromiso de pago y arrastre hacia la sección Filtro de
informe.
95 En la lista de campos, señale el campo Cliente y arrastre hacia la sección Etiqueta de fila.
96 En la lista de campos, señale el campo Fecha pagará y arrastre hacia la sección ∑ Valores.
98 En la ficha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic en Diseño de informe y seleccione Mostrar en
formato tabular.
103 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor y seleccione en tipo de cálculo
Max. Y en nombre personalizado Fecha Pagará(espacio).
105 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione fecha y tipo 14/03/2001.
106 Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Formato de celda.
107 Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Configuración de campo valor.
Figura 6.113. Configuración campo de valor.
108 Filtrar el campo Compromiso de pago por el elemento Sí.

109 Agrupe el campo fecha por años y meses.

110 En la ficha Opciones, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Insertar segmentación de datos
y en Insertar segmentación de datos.
111 Excel muestra el cuadro de diálogo Lista de campos de la tabla dinámica, haga clic en los campos
Años, Gestor y Meses.
Figura 6.115. Seleccione campos para

insertar segmentación de datos.
113 Modifique el tamaño de los segmentos insertados según la figura 6.114.

114 Haga clic en el segmento Años.
115 En la ficha Opciones, en el grupo Estilos de segmentación de datos, haga clic en el botón Más,
mostrará diferentes estilos de segmentación de datos y haga clic en el Estilo de segmentación
de datos claro 2.
116 Haga clic en el segmento Mes.
de datos claro 6.
118 Haga clic en el segmento Gestor.
de datos oscuro 2.
120 En la ficha Vista, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla de verificación líneas de cuadrícula
para desactivar la casilla.
121 En la ficha Vista, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla de verificación Títulos para desactivar
la casilla.
Figura 6.116. Reporte con Informe de tabla dinámica y

segmentación de datos.
122 Seleccione la hoja Llamadas.

123 En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en conexiones existentes.
124 Excel muestra el cuadro de diálogo Conexiones existentes, haga clic en Examinar en busca de más.
125 Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen, seleccione la carpeta
SistemasCobranza que se encuentra en la unidad C.
126 Seleccione el archivo HistóricoLlamadas.xlsx y haga clic en el botón Abrir.
127 Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, clic en seleccionar Data, active la casilla, la
primera fila de datos contiene encabezado de columnas y clic en el botón Aceptar.
128 Excel muestra el cuadro de diálogo Importar datos, haga clic en el botón de opción Informe de
gráfico y tabla dinámica, seleccione la celda B11 y clic en el botón Aceptar.
129 Se inserta una tabla dinámica y muestra la lista de campos.

130 En la lista de campos, señale el campo Gestor y arrastre hacia la sección Etiqueta de fila.
131 En la lista de campos, señale el campo Gestor y arrastre hacia la sección ∑ Valores.
132 Haga clic en la celda B11 del informe de tabla dinámica, de esta forma, se muestran la
Herramientas de tabla dinámica, agregando las fichas Opciones y Diseño.
133 En la ficha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic en Diseño de informe y seleccione Mostrar en
formato tabular.
135 Seleccione el Estilo de tabla dinámica oscuro 16.
138 Excel muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo valor y seleccione en tipo de cálculo
Cuenta. Y en nombre personalizado Cantidad.
139 Agrupe el campo fecha por años y meses.
140 En la ficha Opciones, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Insertar segmentación de datos
y clic en Insertar segmentación de datos.
141 Excel muestra el cuadro de diálogo Lista de campos de la tabla dinámica, haga clic en los campos
Años, Compromiso de pago, Distrito y Meses.
Figura 6.117. Seleccione campos para

insertar segmentación de datos.
143 Modifique el tamaño de los segmentos insertados según la figura 6.114.

144 Haga clic en el segmento Años.
de datos claro 2.
146 Haga clic en el segmento Mes.
de datos claro 3.
148 Haga clic en el segmento Distrito.
de datos claro 6.
150 Haga clic en el segmento Compromiso de pago.
de datos oscuro 6.
152 En la ficha Vista, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla de verificación líneas de cuadrícula
para desactivar la casilla.
153 En la ficha Vista, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla de verificación Títulos para desactivar
la casilla.
Figura 6.118. Reporte con Informe de tabla dinámica y

segmentación de datos.
154 En la hoja Compromiso inserte un Boton de comando (control activeX).

155 Asígnele las propiedades Name Cmdcerrar y Caption Regresar - Gestión Llamadas.
156 Haga clic en Modo diseño de la ficha Programador en el grupo Controles.
157 Haga doble clic en el botón y esriba los codigos según figura 6.118.
Figura 6.119. Ventana de códigos de la hoja Compromiso.
158 En la hoja Llamadas inserte un Botón de comando (control activeX).

159 Asígnele las propiedades Name Cmdcerrar y Caption Regresar - Gestión Llamadas.
160 Haga clic en Modo diseño de la ficha Programador en el grupo Controles.
161 Haga doble clic en el botón y esriba los códigos según figura 6.118.
Figura 6.120. Ventana de códigos de la hoja Llamadas.
Tener como base de datos a Access nos permite mejorar el acceso a multiusuarios de datos.
Como este pequeño sistema almacena información del cliente y a la vez agrega valores a la tabla
clientes, el sistema no va a tener problemas de usar varios usuarios a la vez y tampoco es necesario
que tenga instalado Acccess en su PC. Solo que la unidad compartida tiene que tener acceso a lectura
y escritura.
CAPÍTULO
7
POWERPIVOT PARA EXCEL
OBJETIVO:
Microsoft SQL Server PowerPivot para Microsoft Excel (PowerPivot para Excel) es una
herramienta de análisis de datos que ofrece una eficacia sin igual directamente dentro de
la aplicación que ya conoce: Microsoft Excel.
PowerPivot para Excel es un complemento que puede usar para realizar eficaces análisis
de datos en Excel 2010, al tiempo que lleva la inteligencia empresarial de autoservicio a
su escritorio. PowerPivot para Excel incluye una ventana para agregar y preparar datos, y
una pestaña de PowerPivot en la cinta de opciones de Excel que puede usar para tratar los
datos de una hoja de cálculo de Excel.
TEMA:
Introducción a PowerPivot para Excel.

Instalar PowerPivot para Excel.
Ficha PowerPivot.
Ventana de PowerPivot.
Agregar datos al libro PowerPivot.
Guardar un libro PowerPivot.
Crear relaciones entre tablas.
Crear una columna calculada.
Crear una tabla dinámica a partir de los datos PowerPivot.
Crear un gráfico dinámico a partir de los datos PowerPivot.
1
• INTRODUCCIÓN A POWERPIVOT PARA EXCEL

PowerPivot para Excel es una herramienta de análisis de datos que ofrece una potencia de cálculo para
los usuarios que conocen la aplicación de Microsoft Excel. Es la forma más fácil de usar para realizar
análisis de datos, utilizando las conocidas características de Excel que ya conocen, como la interfaz de
usuario de Office Fluent, vistas de tablas dinámicas y gráficos dinámicos, y segmentaciones de datos.
Es la forma más rápida de generar herramientas de análisis sofisticados e interactivos que parece que
hubiera tomado muchas de semanas en realizarlos.
• DISFRUTE DE CÁLCULOS RÁPIDOS Y ANÁLISIS DE GRANDES VOLÚMENES DE DATOS

Utilice el PowerPivot para Excel 2010 complemento para obtener un análisis más rápido de grandes
conjuntos de datos. PowerPivot, utilizando su motor en la memoria y los algoritmos de compresión
eficiente, es capaz de procesar incluso los datos de enormes conjuntos con un rendimiento
extremadamente rápido. Puede procesar millones de filas con aproximadamente el mismo rendimiento
que unos pocos cientos de filas.
• TOME VENTAJA DE LAS EXPRESIONES DE ANÁLISIS DE DATOS

Disfrutar de la familiaridad de Excel expresiones cuando se usan expresiones de Análisis de Datos
(DAX) para crear aplicaciones avanzadas de análisis. Trabajar más allá de las capacidades estándar de
Excel, siga las relaciones entre las tablas como en una base de datos, y definir sofisticados cálculos
usando expresiones familiares e intuitivas. Utilice las potentes capacidades relacionales para crear
aplicaciones analíticas avanzadas utilizando expresiones como SamePeriodLastYear(), ClosingBalances
(), PreviousDay(), etc
• SACAR PROVECHO DE LAS HABILIDADES EXISTENTES Y CARACTERÍSTICAS FAMILIARES DE EXCEL

Aproveche características familiares de Excel que ya conoce, como las tablas dinámicas, gráficos
dinámicos y segmentaciones. Incluso las nuevas funciones DAX siga la sintaxis de Excel familiarizado.
Si sabe como trabajar con Excel, ya sabe como trabajar con PowerPivot.
• INTEGRAR LOS DATOS DE CASI TODAS LAS FUENTES

Descubrir información compleja mediante la combinación de los datos de una multitud de fuentes,
incluyendo bases de datos relacionales, hojas de cálculo, informes, archivos de texto, y se alimenta de
datos de Internet. PowerPivot puede determinar las relaciones de datos de forma automática y crear un
modelo personalizable de las tablas de hechos y de dimensiones para un rápido análisis en memoria.
• ACCEDER A LOS DATOS RELEVANTES TECLA RÁPIDAMENTE

Tome ventaja de Excel intuitiva slice-and-dice funcionalidad para centrarse rápidamente en los datos
pertinentes. Use segmentación de datos para ver los datos desde diferentes perspectivas, filtrar los
datos para mostrar sólo lo que necesita, y disfrutar de nuevas capacidades de búsqueda para dedicar
menos tiempo en revisar cantidades masivas de datos y más tiempo en analizar.
• TRABAJAR DE FORMA INTEGRADA A TRAVÉS DE UN NAVEGADOR WEB

Publique su análisis en SharePoint y acceder a sus aplicaciones compartidas directamente en el
navegador sin tener que descargar los libros con todos sus datos a cada estación de trabajo. Disfrutar
de una atractiva interfaz de usuario de SharePoint, la navegación en su mejor momento, y el mismo
rendimiento y características, como en el cliente de Excel.
378 CAP. 7 POWERPIVOT PARA EXCEL
• COMPARTIR Y COLABORAR EN EL ANÁLISIS CON LOS DEMÁS

A su vez sus libros en aplicaciones compartidas accesibles prácticamente en cualquier momento y
desde casi cualquier lugar de aumentar la productividad de su equipo con PowerPivot para Excel 2010.
Beneficiarse de todas las características de SharePoint disponibles, tales como seguridad basada en
roles, flujos de trabajo.
• ACTUALIZAR AUTOMÁTICAMENTE LAS APLICACIONES COMPARTIDAS

Asegúrese de que su equipo tome decisiones basadas en los datos más recientes, por conveniente
configurar el ciclo de actualización para sus aplicaciones de libro en la interfaz de usuario de SharePoint.
SharePoint puede actualizar automáticamente los datos de cualquier fuente.
• DESCUBRIR Y APROVECHAR LAS SOLUCIONES EXISTENTES

Reutilización de las aplicaciones compartidas como fuentes de datos para un nuevo análisis, más
profundo, más rápido y reducir los ciclos de decisión. Confíe en SharePoint como plataforma de
colaboración segura para el acceso centralizado a las aplicaciones compartidas, navegar por los
sitios que tienen permisos para acceder e integrar cualquier aplicación compartida disponible en sus
investigaciones y análisis actuales.
• RASTREAR Y MONITOREAR LAS APLICACIONES DE ANÁLISIS EN UN PANEL DE CONTROL CENTRAL

Deje que sus administradores de TI monitoreen sus aplicaciones compartidas para asegurar que sus
soluciones están disponibles continuamente. En un entorno de SharePoint, los administradores de TI
pueden rastrear los patrones de uso en el tiempo, desplácese hacia abajo para obtener más detalles,
descubrir soluciones que se convierten en misión crítica a través de crecimiento orgánico, y asegúrese
de que los recursos apropiados del servidor están disponibles.
• INSTALAR POWERPIVOT PARA EXCEL
• REQUISITOS DE HARDWARE Y SOFTWARE

Los equipos utilizados para crear los libros PowerPivot deben cumplir los requisitos de hardware y
software mínimos para Office 2010.
• REQUISITOS DE HARDWARE
COMPONENTE REQUISITOS MÍNIMOS
Procesador Procesador de 32 o 64 bits a 500 MHz
2 a 4 GB de RAM. El complemento consume aproximadamente 25 MB de RAM. Se usan 33 MB adicionales
cuando la primera tabla dinámica se agrega a la hoja de cálculo. Se requiere RAM adicional para los
RAM libros PowerPivot. La cantidad de RAM requerida variará en función del libro que cree. PowerPivot admite
archivos de hasta 2 GB de tamaño. La versión de 64 bits de PowerPivotle permite trabajar con hasta 4
GB de datos en memoria y la versión de 32 bits le permite trabajar con hasta 2 GB de datos en memoria.
Se requiere un espacio en disco de 100 MB para los archivos de programa. Se requiere espacio en disco
adicional para almacenar los archivos de datos. Aunque los archivos contienen datos comprimidos, podría
Espacio en requerir espacio en disco significativo si crea numerosos libros que contienen una cantidad muy grande
disco de datos. No hay ninguna manera de conocer por anticipado cuáles serán las necesidades de espacio en
disco. Asegúrese de supervisar el consumo de espacio en disco cuando cree y guarde los archivos para
asegurarse de que dispone del espacio suficiente.
• REQUISITOS DE SOFTWARE
PowerPivot para Excel se puede instalar en un equipo que tenga Excel 2010 de 32 bits o de 64 bits.
Si ha instalado la versión de 32 bits de Excel, debe instalar la versión de 32 bits de PowerPivot para
Excel. De igual modo, si ha instalado la versión de 64 bits de Excel, debe instalar la versión de 64 bits
de PowerPivot para Excel.
COMPONENTE REQUISITOS MÍNIMOS

Sistema operativo Windows XP SP3 (de 32 bits solo), Windows Vista SP2, Windows 7, Windows Server 2003 R2
con MSXML 6.0 (de 32 bits solo), Windows Server 2008 SP2 o Windows Server 2008 R2 (de 64
bits solo).
Si está utilizando Windows Vista o Windows Server 2008, también debe instalar Platform
Update, que está disponible en http://support.microsoft.com/default.aspx/kb/971644.
Características de Windows Microsoft .NET Framework 3.5 SP1 (instalar antes de instalar Office)
Requisitos de versión de Se requiere Excel 2010 (de 32 bits o de 64 bits) para instalar PowerPivot para Excel.
Excel
Características de Office Características compartidas de Office debe instalarse con Excel 2010.
También se debe instalar la Compatibilidad con programación de .NET en Microsoft Excel.
Descargar e instalar PowerPivot para Excel

1 Visite el sitio web de Microsoft (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=155905).
Figura 7.0. Pantalla de la página web.

Descargue la versión x86 (de 32 bits) o x64 (de 64 bits) del programa de instalación de PowerPivot_
for_Excel.msi:
2 Para instalar la versión de 32 bits, haga clic en el botón Descargar. La versión de 32 bits es la opción
predeterminada. Al hacer clic en Descargar, se selecciona el valor predeterminado.
3 Para instalar la versión de 64 bits, desplácese hacia abajo en la página y seleccione el paquete de
instalación de 64 bits.
Para este caso se instalará la versión de 32 bits.
4 Haga doble clic en el archivo PowerPivot_for_Excel_x86.msi para iniciar el Asistente para la
instalación.
5 Haga clic en Siguiente para comenzar.
Figura 7.1. Asistente de instalación.
6 Acepte el contrato de licencia y haga clic en Siguiente.
Figura 7.2. Contrato de licencia.

7 Escriba su nombre y haga clic en Siguiente.
Figura 7.3. Información de registro.
8 Haga clic en Instalar.
Figura 7.4. Comenzando la instalación.

Figura 7.5. Instalando PowerPivot para Excel.
9 Haga clic en Finalizar.
• FICHA POWERPIVOT
Al abrir un libro nuevo después de la instalación del complemento PowerPivot, la cinta de opciones
muestra la ficha PowerPivot, como se observa en la figura 7.6.
Figura 7.6. Ficha PowerPivot en la cinta de opciones.

Las opciones de la ficha PowerPivot están organizadas en grupos.
Iniciar
Haga clic en el botón Ventana de PowerPivot para iniciarla.
Medidas
Los botones en el grupo Medidas le permiten crear, ver, modificar y eliminar medidas. Una
medida es una fórmula que define y guarda como parte de los datos de PowerPivot. Puede asociar
la medida con una tabla dinámica o gráfico dinámico para realizar cálculos dinámicos.
Informe
El botón Tabla dinámica le permite insertar en el libro de Excel una o varias tablas dinámicas
que están basadas en los datos de la ventana de PowerPivot.
Datos de Excel
Con este grupo puede crear y actualizar las tablas vinculadas.
La tabla vinculada usa los datos de la tabla de datos de Excel actual.
Actualizar todo. Actualiza todas las tablas de PowerPivot vinculadas a tablas de Excel.
Opciones Haga clic en Configuración para abrir el Cuadro de diálogo Opciones y diagnóstico de
PowerPivot. Este cuadro de diálogo proporciona opciones para crear un seguimiento que se
puede usar para soporte técnico; para cambiar el idioma que se usa en los menús, cuadros de
diálogo y mensajes en la ventana de PowerPivot; y para proporcionar comentarios que se pueden
emplear para mejorar el producto.
Mostrar u ocultar
Lista de campos de PowerPivot se vuelve visible cuando está trabajando con una tabla
dinámica o gráfico dinámico basados en datos de PowerPivot. Después de haber creado una tabla
dinámica o gráfico dinámico, puede alternar la visibilidad de la lista de campos si hace clic en el
botón Lista de campos.
Relación
Haga clic en el botón Detección para habilitar o deshabilitar la detección automática de
relaciones entre los campos en la Lista de campos de PowerPivot.
• VENTANA DE POWERPIVOT
Puede trabajar con datos en una hoja de cálculo de Excel y en la ventana de PowerPivot abierta. La
ventana de la hoja de cálculo incluye características de Excel conocidas, así como una ficha de PowerPivot
y una lista de campos de PowerPivot. La ventana de PowerPivot incluye muchas funciones específicas
para agregar tablas de datos y crear relaciones entre ellas. Solo hay una aplicación en ejecución y todos
los datos con los que trabaja están almacenados en el mismo archivo de libro. Sin embargo, las ventanas
de la aplicación son independientes; la de PowerPivot se abre sobre Excel y las ventanas se muestran
como elementos diferentes en la barra de tareas de Windows.
1 En la cinta de opciones de Excel, haga clic en la ficha PowerPivot.

2 En la ficha PowerPivot, haga clic en Ventana de PowerPivot.
Figura 7.7. Ventana PowerPivot.
Las opciones de la ficha Página principal se organizan en grupos.
• PORTAPAPELES
Este grupo permite copiar y pegar los datos en el libro de PowerPivot
actual.
Pegar. Pega datos desde el Portapapeles en una nueva tabla de la ventana de PowerPivot.
Pegar y anexar. Pega datos desde el Portapapeles al final de una tabla existente en la ventana de
PowerPivot.
Pegar y reemplazar. Usa los datos del Portapapeles para reemplazar datos de una tabla existente del
libro de PowerPivot.
Copiar. Copia datos seleccionados del libro en el Portapapeles.
• OBTENER DATOS EXTERNOS

Este grupo le permite conectarse a
orígenes de datos externos e importar
datos de esos orígenes.
Desde base de datos. Conéctese con SQL Server, Microsoft Access y cubos de SQL Server Analysis
Services, así como libros de PowerPivot publicados en SharePoint.
De informe. Conéctese a una fuente de distribución de datos que un informe de Reporting Services
ponga a su disposición. Para obtener más información, vea Importar datos desde un informe de
Reporting Services.
Desde Azure DataMarket. Importa datos gratuitos y comerciales desde varios proveedores de
contenido.
De fuentes de datos. Conéctese a fuentes de datos generadas desde orígenes de datos en línea.
De texto. Obtenga texto a partir de archivos de texto, por ejemplo desde archivos separados por
comas y archivos delimitados por tabuladores.
De otros orígenes. Obtenga datos de otros orígenes, como libros de Excel y las siguientes bases de
datos: SQL Azure, Almacenamiento de datos paralelo de SQL Server, DB2, Informix, Oracle, Sybase
y Teradata.
Actualizar. Actualice uno o varios orígenes de datos usados en el libro actual.
• INFORMES
El botón Tabla dinámica le permite insertar en el libro de Excel una o varias tablas
dinámicas que están basadas en los datos de la ventana de PowerPivot.
• FORMATO
Este grupo permite dar formato a datos de columnas y trabajar con tipos de
datos.
Tipo de datos. Muestra el tipo de datos actual de la columna seleccionada.

Haga clic en la flecha de lista desplegable para ver una lista de tipos de datos y cambiar el tipo de
datos. Si el tipo de datos que elige es incompatible con el contenido de la columna, se muestra un
error.
Formato. Muestra el tipo de datos de la columna actualmente seleccionada. Si hay disponibles otras
opciones de formato, haga clic en la flecha desplegable para seleccionar un nuevo formato.
Aplicar formato de moneda. Haga clic en el cuadro de diálogo Formato de moneda y especifique el
formato y el símbolo de moneda.
Aplicar formato de porcentaje. Haga clic para que todos los números de la columna actualmente
seleccionada se muestren como porcentajes.
Separador de miles. Haga clic para mostrar un separador de miles en todos los números de la
columna actualmente seleccionada. Para deshacer la acción, presione Ctrl-Z.
Aumentar decimales y Disminuir decimales. Haga clic para aumentar o disminuir el número de
posiciones decimales que se muestran para un número.
• ORDENAR Y FILTRAR
El grupo le permite elegir los valores que se muestran en una tabla
aplicando filtros y ordenando.
Si está ordenando números, se ordenarán de menor a mayor o
viceversa. Si está ordenando texto, se ordenará de la A a la Z o de Z a la A.
Borrar orden. Haga clic para cancelar el orden y mostrar la columna en su orden natural; es decir, el
orden en el que se importaron los datos.
Borrar todos los filtros. Haga clic para quitar los filtros y ver todas las filas de la tabla. Esta opción
solo está disponible cuando se han aplicado filtros a una columna como mínimo.
• VER
Este grupo le permite cambiar el modo en que las columnas se muestran en
una tabla.
Inmovilizar. Seleccione una o varias columnas y, a continuación, haga clic

en Inmovilizar para mover las columnas seleccionadas al lado izquierdo de la tabla y bloquearlas en
esa posición.
Ancho de columna. Haga clic para mostrar el cuadro de diálogo Ancho de columna y especificar el
ancho de las columnas seleccionadas.
• AGREGAR DATOS AL LIBRO POWERPIVOT

• AGREGAR DATOS UTILIZANDO UNA TABLA VINCULADA DE EXCEL
Una tabla vinculada es una tabla que se ha creado en una hoja de cálculo en la ventana de Excel, pero
que se ha vinculado a una tabla de la ventana de PowerPivot. La ventaja de crear y mantener los datos
en Excel, en lugar de importarlos o pegarlos, es que puede continuar modificando los valores en la hoja
de cálculo de Excel, mientras usa los datos para el análisis en PowerPivot.
1 Abra el archivo Cartera.xlsx que contiene dos hojas Data y Gestor.

2 Seleccione la hoja Data.
3 Seleccione cualquiera de las celdas que contiene valor.
4 En la ficha Insertar, en el grupo Tablas haga clic en tabla.
5 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear Tabla y automáticamente selecciona el rango
$A$1:$O$28825, asegúrese activar la casilla, la tabla tiene encabezados.
La nueva tabla que aparecerá en la ventana de PowerPivot siempre tiene el mismo nombre que
la tabla de Excel. De forma predeterminada, Excel genera automáticamente los nombres para las
tablas (Tabla1, Tabla2, etc.).
6 Haga clic en la ficha Diseño, en el grupo Propiedades, en Nombre de tabla, escriba Cartera.
7 En la ficha PowerPivot, en el grupo Datos de Excel, haga clic en Crear tabla vinculada.
Figura 7.8. Crear tabla vinculada.

De esta forma se abre la ventana de PowerPivot y puede ver que se ha creado una nueva tabla, como
se muestra en la figura 7.9.
Figura 7.9. Tabla vinculada, observe el icono del vínculo en la pestaña.
8 En la ficha Tabla vinculada, en el grupo Tablas vinculadas, haga clic en Ir a tabla de Excel.
Figura 7.10. Cambiar a la tabla de Excel que está vinculada a la tabla

de PowerPivot seleccionada.
9 Seleccione la hoja Gestor.

10 Seleccione cualquiera de las celdas que contiene valor.
11 En la ficha Insertar, en el grupo Tablas haga clic en tabla.
12 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear Tabla y automáticamente selecciona el rango =$A$1:$B$17,
asegúrese activar la casilla, la tabla tiene encabezados.
13 Haga clic en la ficha Diseño, en el grupo Propiedades, en Nombre de tabla, escriba Gestor.
14 En la ficha PowerPivot, en el grupo Datos de Excel, haga clic en Crear tabla vinculada.
De esta forma se abre la ventana de PowerPivot y puede ver que se ha creado una nueva tabla,
Figura 7.11. Las dos tablas están agregadas en la ventana PowerPivot.
15 En la ficha Tabla vinculada, en el grupo Tablas vinculadas, haga clic en Ir a tabla de Excel.
16 En la hoja Gestor modifique el valor de Johnny Pacheco en la celda B2, B3 y B9 por el valor de
Rogelio Gutiérrez.
17 Vuelva a la ventana de PowerPivot haciendo clic en el botón Ventana de PowerPivot y verá que los
valores de Johnny Pacheco son reemplazados.
Figura 7.12. Se actualizaron los datos

con el valor de Rogelio Guérrez.
18 Cierre la Venta de PowerPivot.

19 Guardar y Cerrar el archivo de Excel Cartera.xlsx.
• AGREGAR DATOS UTILIZANDO EL ASISTENTE PARA LA IMPORTACIÓN DE TABLAS

Utilizará el Asistente para la importación de tablas para conectarse a una base de datos, seleccione los
datos a cargar e impórtelos en el libro de PowerPivot.
PowerPivot puede importar los datos de diversos orígenes relacionales: Access, Oracle, Sybase,
Informix, DB2, Teradata y otros.
• CREAR UNA CONEXIÓN A UNA BASE DE DATOS DE ACCESS

1 Abra un libro nuevo y grábelo con el nombre de AnalisisCobranza.xlsx.
2 En la ventana de Excel, en la ficha PowerPivot, haga clic en Ventana de PowerPivot.
3 En la ventana de PowerPivot, en la ficha Página Principal, haga clic en Desde base de datos y
seleccione De Access.
Figura 7.13. Datos desde

base de datos de Access.
Excel muestra el cuadro de diálogo Asistente para la importación de tablas que le guía a través del
proceso para establecer una conexión a un origen de datos.
Figura 7.14. Datos desde base

de datos de Access.
4 En el campo Nombre descriptivo de la conexión, escriba Cobranza desde Access.

5 En el campo Base de datos, haga clic en Examinar. Navegue a la ubicación donde guardó los
archivos del CD, seleccione Cobranza.accdb y haga clic en Abrir.
6 Haga clic en Siguiente.
Figura 7.15. Datos desde base de

datos de Access.
7 Elija como importar los datos, haga clic en el botón de opción Seleccionar de una lista de tablas y
vistas para elegir los datos para importar.
8 Haga clic en Siguiente.
Figura 7.16. Elegir como importar los

datos.
9 Seleccione las tablas, active las casillas para las siguientes tablas: Deuda y Gestor.
Figura 7.17. Seleccionar tablas.
10 Informa si se importó las tablas correctamente, haga clic en Cerrar.
Figura 7.18. Se importó

correctamente los datos.
El asistente se cierra y la ventana de PowerPivot es visible. Cada tabla se ha agregado como una
nueva pestaña en la ventana de PowerPivot. Si los datos cambian en el origen, puede mantener
los datos importados en la ventana de PowerPivot actualizada si utiliza la actualización de datos.
Figura 7.19. Se importó correctamente los datos.
11 En la ventana de Excel, haga clic en la ficha Archivo.

12 Haga clic en Guardar como. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como.
13 Seleccione el tipo de archivo predeterminado de Libro de Excel (*.xlsx) para obtener una lista de
tipos de archivo compatibles.
14 En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba AnalisisCarteraCobranza y, a continuación, haga
clic en Guardar.
• CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS

Utilizará PowerPivot para ver y crear las relaciones entre datos de orígenes de datos diferentes. Una
relación es una conexión entre dos tablas de datos que establece cómo se deben poner en correlación
los datos de las dos tablas. Por ejemplo, la tabla Deuda y la tabla Gestor están relacionadas por la
columna Zona (Deuda) y por la columna Región (Gestor).
Las relaciones de PowerPivot se crean bien combinando manualmente las tablas de la ventana PowerPivot
o de forma automática si PowerPivot para Excel detecta las relaciones existentes al importar los datos
en un libro de PowerPivot. Se crea una relación entre dos tablas combinando columnas que contengan
datos similares o idénticos.
• ¿QUÉ ES UNA RELACIÓN?

Una relación es una conexión entre dos tablas de datos, basada en una o más columnas de cada tabla
(exactamente una columna de cada tabla para PowerPivot). Para ver por qué son útiles las relaciones,
imagine que realiza el seguimiento de los datos de la cobranza de los clientes de su negocio. Podría
realizar el seguimiento de todos los datos en una sola tabla que tiene una estructura como la siguiente:
IDGESTOR NOMBRE GESTOR EMAIL DEUDA IDZONA REGIÓN CIUDAD CANTIDAD

1 Luis Region1@ 2000 10 Region1 Lima 11
cic.com.pe
1 Luis Region1@ 1000 20 Region7 Ate 15
cic.com.pe
2 Víctor Region4@ 50000 40 Region4 Rímac 27
cic.com.pe
Este enfoque puede funcionar, pero implica almacenar muchos datos redundantes, como la dirección
de correo electrónico del gestor para cada Región. El almacenamiento es barato, pero tiene que
asegurarse de que actualiza cada fila para ese Gestor si la dirección de correo electrónico cambia. Una
solución a este problema es dividir los datos en varias tablas y definir relaciones entre esas tablas. Este
es el enfoque utilizado en las bases de datos relacionales como SQL Server. Por ejemplo, una base de
datos que importe en PowerPivot para Excel podría representar los datos de la cobranza utilizando
tres tablas relacionadas:
IDGESTOR NOMBRE DE EMAIL

GESTOR
1 Luis Region1@cic.
com.pe
Gestor
2 Víctor Region4@ cic.
com.pe
IDGESTOR DEUDA CANTIDAD

10 2000 11
Cobranza 20 1000 15
40 50000 27
IDGESTOR DEUDA RELIGION CIUDAD

1 10 Region1 Lima
Gestor 1 20 Region1 Ate
Zona
2 40 Region7 Rimac
Claves y columnas
Las relaciones se basan en las columnas de cada tabla que contienen los mismos datos. Por ejemplo, las
tablas Gestor y GestorZona pueden estar relacionadas entre sí porque ambas contienen una columna
que almacena un identificador del Gestor. En el ejemplo, los nombres de columna son los mismos,
pero no es obligatorio. Uno puede ser IdGestor y otro puede ser ClaveGestor, en tanto en cuanto todas
las filas de la tabla GestorZona contengan un identificador que también esté almacenado en la tabla
Gestor.
En una base de datos relacional, hay varios tipos de claves, que normalmente son solo columnas con
propiedades especiales. Los siguientes cuatro tipos de claves son los más interesantes para nuestros
propósitos:
Clave principal: Identifica en exclusividad una fila de una tabla, como [IdGestor] en la tabla Gestor.
Clave alternativa (o clave candidata): Una columna distinta de la clave principal que es única.
Clave externa: Una columna que hace referencia a una columna única de otra tabla, como IdGestor
de la tabla Gestor, que hace referencia a IdGestor en la tabla GestorZona.
Clave compuesta: Una clave compuesta de más de una columna. Las claves compuestas no se
admiten en PowerPivot para Excel .
En PowerPivot para Excel, la clave principal o la clave alternativa se conocen como la columna de
búsqueda relacionada, o simplemente columna de búsqueda. Si una tabla tiene una clave principal y
una clave alternativa, puede usar cualquiera de ellas como columna de búsqueda. La clave externa se
conoce como columna de origen o simplemente columna. En nuestro ejemplo, una relación se definiría
entre IdGestor de la tabla Gestor (la columna) y IdGestor (la columna de búsqueda) de GestorZona. Si
importa los datos de una base de datos relacional, de forma predeterminada PowerPivot para Excel
elige la clave externa de una tabla y la clave principal correspondiente de la otra. Sin embargo, puede
utilizar cualquier columna que tenga valores únicos para la columna de búsqueda.
Tipos de relaciones
La relación entre Gestor y GestorZona es una relación uno a varios. Cada Gestor puede tener varias
regiones, pero una región no puede tener varios gestores. Los otros tipos de relaciones son de uno a
uno y varios a varios. PowerPivot para Excel no admite las relaciones de varios a varios en la interfaz
de usuario.
Relaciones y rendimiento
Una vez creada una relación, la base de datos de PowerPivot para Excel normalmente debe recalcular
las fórmulas en que se usen columnas de las tablas de la relación recién creada. El proceso puede
tardar algún tiempo, en función de la cantidad de datos y la complejidad de las relaciones.
• REQUISITOS PARA LAS RELACIONES

PowerPivot para Excel tiene varios requisitos que se deben seguir al crear relaciones:
Relación única entre tablas

Varias relaciones podrían producir dependencias ambiguas entre las tablas. Para crear cálculos precisos,
se necesita una única ruta de una tabla a la tabla siguiente. Por lo tanto, puede haber solo una relación
entre cada par de tablas.
Si tiene dos tablas y varias relaciones entre ellas, entonces deberá importar varias copias de la tabla que
contenga la columna de búsqueda y crear una relación entre cada par de tablas.
Una relación para cada columna de origen

Una columna de origen no puede participar en varias relaciones. Si ya ha usado una columna como
columna de origen en una relación, pero desea usar esa columna para conectar con otra columna de
búsqueda relacionada en una tabla diferente, puede crear una copia de la columna y emplearla para
la nueva relación.
Identificador único para cada tabla

Cada tabla debe tener una única columna que identifique de forma única cada fila de esa tabla. A
menudo se hace referencia a esta columna como la clave principal.
Columnas de búsqueda única

Los valores de datos de la columna de búsqueda deben ser únicos. En otras palabras, la columna no
puede contener duplicados. En PowerPivot para Excel, las cadenas nulas y vacías equivalen a un valor
en blanco, que es un valor de datos distinto. Esto significa que no puede tener varios valores nulos en
la columna de búsqueda.
Tipos de datos compatibles

Los tipos de datos de la columna de origen y de la columna de búsqueda deben ser compatibles.
Claves compuestas y columnas de búsqueda

Las claves compuestas no se pueden utilizar en un libro de PowerPivot; siempre debe tener exactamente
una columna que identifique de forma única cada fila de la tabla. Si intenta importar tablas que tienen
una relación existente basada en una clave compuesta, el Asistente para la importación de tablas
omitirá esa relación porque no se puede crear en PowerPivot.
Si desea crear una relación entre dos tablas en PowerPivot, y hay varias columnas que definen las claves
principales y las claves externas, debe combinar los valores para crear una columna de clave única
antes de crear la relación. Puede hacerlo antes de importar los datos, o hacerlo en PowerPivot creando
una columna calculada.
Relaciones varios a varios

PowerPivot para Excel no admite relaciones de varios a varios y no puede agregar simplemente tablas
de unión en PowerPivot. Sin embargo, puede usar funciones de DAX para modelar las relaciones de
varios a varios.
Autocombinaciones y bucles
Las autocombinaciones no se permiten en las tablas de PowerPivot. Una autocombinación es una
relación recursiva entre una tabla y ella misma. Las autocombinaciones se utilizan a menudo para
definir las jerarquías de elementos primarios y secundarios.
PowerPivot para Excel no permite crear bucles entre relaciones en un libro. En otras palabras, se prohíbe
el conjunto siguiente de relaciones.
Detección automática e inferencia de las relaciones

Al importar los datos en la ventana de PowerPivot, el Asistente para la importación de tablas detecta
automáticamente las relaciones existentes entre las tablas. Además, al crear una tabla dinámica,
PowerPivot para Excel analiza los datos de las tablas.
Para que se detecte correctamente la relación, el número de claves únicas de la columna de búsqueda
debe ser mayor que los valores de la tabla en el lado de varios. Es decir, la columna de clave en el lado
de varios de la relación no debe contener ningún valor que no esté en la columna de clave de la tabla
de búsqueda.
Asegúrese de que el nombre de la columna de clave en el lado de varios sea similar al de la columna de
clave de la tabla de búsqueda. Los nombres no tienen que ser exactamente iguales. El algoritmo detecta
los nombres parecidos y asigna una probabilidad más alta a las columnas con nombres parecidos
o exactamente iguales. Por consiguiente, para incrementar la probabilidad de crear una relación, se
puede cambiar el nombre de las columnas de los datos que se importen por nombres parecidos a los
de las columnas de las tablas existentes. Si PowerPivot para Excel encuentra varias relaciones posibles,
no crea ninguna relación.
1 Abra el archivo AnalisisCarteraCobranza.xlsx.

2 En la ficha PowerPivot, haga clic en Ventana de PowerPivot.
3 En la ventana de PowerPivot, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Crear relación.
4 Excel muestra el cuadro Crear relación, y en el campo Tabla seleccione Deuda y en columna Zona
en Tabla de búsqueda relacionada Gestor y en columna de búsqueda relacionada Región.
5
Figura 7.20. Crear una relación de búsqueda entre tablas.
6 Haga clic en el botón Crear.
Figura 7.21. Cuando se crea la relación, se muestra un icono en la parte superior de la

columna. Señale con el puntero sobre el icono para mostrar los detalles de la relación.
• CREAR UNA COLUMNA CALCULADA

Una columna calculada es aquella que se agrega a una tabla de PowerPivot existente. En lugar de pegar
o importar los valores de la columna, se crea una fórmula de DAX que los define. La columna calculada
se puede utilizar en una tabla dinámica o un gráfico dinámico como cualquier otra columna de datos.
Las fórmulas de columnas calculadas son muy similares a las fórmulas creadas en Excel. A diferencia de
Excel, sin embargo, no se puede crear fórmulas diferentes para las diferentes filas de una tabla; la fórmula
de DAX se aplica automáticamente a toda la columna.
Cuando una columna contiene una fórmula, el valor se calcula para cada fila. Los resultados se calculan
para la columna en cuanto crea la fórmula. A continuación, los valores de columna se actualizan según
convenga, por ejemplo cuando los datos subyacentes se actualizan.
• CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA COLUMNA CALCULADA

De forma predeterminada, las nuevas columnas calculadas se agregan a la derecha de otras columnas
en una hoja de cálculo y automáticamente se asigna a la columna el nombre predeterminado
CalculatedColumn1, CalculatedColumn2, etc. Puede reorganizar y cambiar el nombre de las columnas
una vez creadas. Tenga en cuenta las siguientes restricciones respecto a los cambios en columnas
calculadas:
Cada nombre de columna debe ser único en una tabla.

Evite nombres ya utilizados para las medidas dentro del mismo libro. Aunque es posible que una
medida y una columna calculada tengan el mismo nombre, si los nombres no son únicos puede obtener
errores del cálculo con facilidad. Para no invocar una medida accidentalmente, al hacer referencia a una
columna use siempre una referencia de columna completa.
Al cambiar el nombre de una columna calculada, se deben actualizar las fórmulas que se basan en
dicha columna. A menos que esté en modo de actualización manual, la actualización de los resultados
de las fórmulas tiene lugar automáticamente. Sin embargo, esta operación podría tardar algún tiempo.
• PARA CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA COLUMNA CALCULADA EXISTENTE O EDITARLA
1 En la ventana de PowerPivot, haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna

calculada cuyo nombre desea cambiar y haga clic en Cambiar nombre de columna.
2 Escriba un nombre nuevo y, a continuación, presione ENTRAR para aceptarlo.
• DESCRIPCIÓN DEL RENDIMIENTO DE LAS COLUMNAS CALCULADAS

La fórmula para una columna calculada puede consumir más recursos que la fórmula para una medida.
Uno de los motivos para ello es que el resultado de una columna calculada siempre se calcula para
cada fila de una tabla, mientras que una medida solo se calcula para las celdas que se usan en la tabla
dinámica o el gráfico dinámico.
Por ejemplo, una tabla con un millón de filas siempre tendrá una columna calculada con un millón
de resultados y un efecto correspondiente en el rendimiento. Sin embargo, una tabla dinámica
generalmente filtra los datos aplicando encabezados de columnas y de filas; por consiguiente, la
medida solo se calcula para el subconjunto de datos en cada celda de la tabla dinámica.
Una fórmula depende de los objetos a los que se hacen referencia en la fórmula, como otras columnas o
expresiones que evalúan valores. Por ejemplo, una columna calculada que está basada en otra columna
o un cálculo que contiene una expresión con una referencia de columna no se puede evaluar hasta
que se evalúe la otra columna. De forma predeterminada, la actualización automática está habilitada
en los libros; por consiguiente, tales dependencias pueden afectar a rendimiento mientras los valores
y las fórmulas se actualizan.
• CREAR UNA COLUMNA CALCULADA PARA EL ANÁLISIS DE LA DEUDA EN EL RANGO DE 10 A 90 DÍAS
1 Abra el archivo AnalisisCarteraCobranza.xlsx.

2 En la ficha PowerPivot haga clic en Ventana de PowerPivot.
3 En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla Deuda.
4 En la ficha Diseño, en el grupo Columnas, haga clic en Agregar.
5 En la barra de fórmulas situada encima de la tabla, escriba la siguiente fórmula =Deuda[0010 -
0030 días]+Deuda[0031 - 0060 días]+Deuda[0061 - 0090 días].
Para escribir la fórmula en la barra Fórmula escriba = (igual) y seleccione una celda de la columna
0010 – 0030 Días y en la fórmula se escribirá Deuda[0010 - 0030 días], pulse la tecla + (suma) y así,
sucesivamente, agregue las demás columnas y quedará como se muestra en la figura 7.24.
Figura 7.22. Agregar una

nueva columna.
6 En la barra de Fórmulas situada encima de la tabla, escriba la siguiente fórmula, como se muestra
en la figura 7.23.
=Deuda[0010 - 0030 días]+Deuda[0031 - 0060 días]+Deuda[0061 - 0090 días]
Figura 7.23. Fórmula que sume los valores de tres columnas.

7 Cuando termine de generar la fórmula, presione ENTRAR para aceptarla.

8 Los valores se rellenan para todas las filas de la columna calculada. Si se desplaza hacia abajo por
la tabla, verá que las filas pueden tener valores diferentes para esta columna, basado en los datos
que hay en cada fila.
Figura 7.24. Al final de las columnas se agregó el campo calculado.
9 Cambie el nombre de la columna haciendo clic con el botón secundario en CalculatedColumn1 y

seleccionando Cambiar nombre de columna.
Figura 7.25. Escriba 10 – 90

Días y presione ENTRAR
• CREAR UNA TABLA DINÁMICA A PARTIR DE LOS DATOS POWERPIVOT

Cree siempre las tablas dinámicas desde la ventana de PowerPivot o desde la pestaña PowerPivot de la
ventana de Excel. También hay un botón Tabla dinámica en la pestaña Insertar de la ventana Excel, pero
las tablas dinámicas estándar de Excel no tienen acceso a sus datos de PowerPivot.
• AGREGAR UNA TABLA DINÁMICA AL ANÁLISIS

1 En la ventana de PowerPivot, en la ficha Página principal,
en el grupo Informes, haga clic en PivotTable y seleccione
Tabla dinámica plana.
Figura 7.26. Opciones de Insertar

informa de tabla dinamcia.
2 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica sin estructura jerárquica. Haga clic en Hoja
de cálculo existente y clic en .
Figura 7.27. Ubicación del informe

de tabla dinámica.
3 Excel muestra el cuadro de diálogo Selección de intervalo, haga clic en la celda C8.
Figura 7.28. Seleccionar celda donde se

insertará el informe de tabla dinámica.
Figura 7.29. En la ubicación se agregó Hoja1!C8.

6 Excel agrega una tabla dinámica vacía a la ubicación que especificó y muestra la lista de campos
de PowerPivot. La lista de campos muestra dos secciones: una de campos en la parte superior para
agregarlos y quitarlos, y otra en la parte inferior para reorganizarlos y cambiar su posición.
7 Seleccione la tabla dinámica vacía.

8 En la lista de campos de PowerPivot, recórrala y busque la tabla Gestor.
9 Seleccione el campo Gestor. Asegúrese de que este campo se muestra en la ventana Valores de la
lista de campos y arrástrelo a la sección Etiqueta fila.
10 Seleccione el campo Deuda. Asegúrese de que este campo se muestra en la ventana Valores de la
lista de campos y arrástrelo a la sección ∑ Valores.
11 Seleccione el campo Corriente. Asegúrese de que este campo se muestra en la ventana Valores de
la lista de campos y arrástrelo a la sección ∑ Valores.
12 Seleccione el campo 10 – 90 Dias. Asegúrese de que este campo se muestra en la ventana Valores
de la lista de campos y arrástrelo a la sección ∑ Valores.
Figura 7.31. Informe de

tabla dinámica con datos de
la ventana Powerpivot.
13 Seleccione el campo Gestor de la tabla Gestor de la lista de campos y arrástrelo a la sección

Segmentación de datos verticales.
14 Seleccione el campo Región de la tabla Gestor de la lista de campos y arrástrelo a la sección

Segmentación de datos horizontales.
Figura 7.32. Informe de tabla dinámica agregando segmentación

de datos horizontal y vercal.
15 En la ficha Diseño, en el grupo Estilo de tabla dinámica seleccione el estilo de tabla dinámica
oscuro 28.
16 En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de tabla dinámica, haga clic en Filas con bandas.
17 Haga clic en el segmento Región.
18 En la ficha Opciones, en el grupo Botones, en el campo columna escriba 4.
19 En la ficha Opciones, en el grupo Estilo de segmentación de datos, seleccione el Estilo de
20 Haga clic en el segmento Gestor.

21 En la ficha Opciones, en el grupo Botones, en el campo columna escriba 4.
22 En la ficha Opciones, en el grupo Estilo de segmentación de datos, seleccione el Estilo de
23 En la ficha Vista, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla líneas de cuadrícula para desactivarlo.
Figura 7.33. Informe de tabla dinámica con eslos

de tabla dinámica y eslos de segmentacion.
Listo. Se tiene un informe de tabla dinámica con datos en la ventana de PowerPivot.

• CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO A PARTIR DE LOS DATOS POWERPIVOT

Con el mismo archivo que se creó el informe de tabla dinámica en el archivo AnalisisCarteraCobranza.xlsx
1 En la ventana de Excel, en la ficha PowerPivot, en el grupo Informe, seleccione Gráfico y tabla

(Horizontal).
2 Excel muestra el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica sin estructura jerarquía. Haga clic en
Nueva Hoja de cálculo.
Figura 7.34. Diseño horizontal de la tabla dinámica y gráfico dinámico.
3 Seleccione el campo Región dela tabla Gestor y arrástrelo a la sección Etiqueta de fila.
4 Seleccione el campo Deuda y arrástrelo a la sección ∑ Valores.
5 Seleccione el campo Corriente y arrástrelo a la sección ∑ Valores.
6 Seleccione el campo Vencido y arrástrelo a la sección ∑ Valores.
7 Y en la sección Segmentación de datos vertical agregue el campo Gestor.
Figura 7.35. Se creó la tabla dinámica, pero no el gráfico.
El gráfico tiene en otra hoja sus datos que no están relacionados, pero son de la misma tabla
Deuda.
8 Haga clic en el gráfico y se muestra la lista de campos.

9 Seleccione el campo Región dela tabla Gestor y arrástrelo a la sección Etiqueta de fila.
10 Seleccione el campo Deuda y arrástrelo a la sección ∑ Valores.
11 Automáticamente ya tiene agregado el campo Gestor en la sección Segmentación de datos.
Figura 7.36. Informe con gráfico dinámico y tabla dinámica.
Los datos del gráfico se encuentran en la hoja Datos de Hoja8 1 Gráfico.
Figura 7.37. Datos del gráfico.
12 Ahora aplicaremos formato, haga clic en una celda de la tabla dinámica de la hoja8.
13 En la ficha Diseño, en el grupo Estilo de tabla dinámica seleccione el estilo de tabla dinámica
oscuro 19.
14 En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de tabla dinámica, haga clic en Filas con bandas.
15 En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de tabla dinámica, haga clic en Columnas con bandas.
16 Haga clic en el segmento Región.
17 En la ficha Diseño, en el grupo Estilo de diseño, seleccione el Estilo 37.
18 En la ficha Formato, en el grupo Estilo de forma, haga clic en Efecto sutil – aguamarina, Enfasis 5.
19 Modifique el tamaño del gráfico.
20 En la ficha Vista, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla Líneas de cuadrícula para desactivarla.
Figura 7.38. Gráfico dinámico y tabla dinámica con diseño y formatos.

Gestión de Cobranzas Con Excel - Johnny Pacheco PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Gestión de Cobranzas Con Excel - Johnny Pacheco PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

INGENI

© Derecho de autor reservado

© Derecho de edición, arte gráfico y diagramación reservados

Edición a cargo de:

Primera edición: Marzo 2011 - 1000 ejemplares

Impreso en los Talleres Gráficos de

Ingeniero Industrial egresado de la Universidad Nacional de Ingeniería. Cuenta con la cerficación

Ha desempeñado funciones en empresas transnacionales como analista en el área Comercial, Post-

Actualmente se desempeña como docente en el Instuto Sistemas UNI de la Universidad Nacional de

Y también a mi amigo Víctor Lavado Flores, Jefe de

Y a los trabajadores de la empresa Vidal & Vidal que

Felicitar a los ingresantes a la facultad de ingeniería

Sobre todo al estudiante Depaz Alegre, Emor y Damian

Quiero agradecer a los docentes por su aporte y apoyo

ANÁLISIS DE COBRANZA ................................................................................................................ 205

Novedades Excel 2010.

• NOVEDADES EXCEL 2010

• CINTA DE OPCIONES MEJORADA

Figura 1.0 Cinta de opciones mejorada.

Figura 1.1. Se pueden usar minigráﬁcos para resumir

• NUEVAS FUNCIONES ESTADÍSTICAS

• HERRAMIENTA DE MODO DE COMPATIBILIDAD

Figura 1.3. En Excel 2010 se ene acceso a más conjuntos de iconos,

• CAPACIDADES DE FILTRO MEJORADAS

Figura 1.4. Buscar lo que necesita de manera rápida y eﬁcaz

• PEGAR CON VISTA PREVIA DINÁMICA

Figura 1.5. Puede copiar y pegar el contenido o los atributos de celda

• NUEVOS LÍMITES DE GRÁFICOS

• GRABACIÓN DE MACROS PARA ELEMENTOS DE GRÁFICOS

• MEJORAS EN LA INTERFAZ DE USUARIO DEL GRÁFICO

• COMPLEMENTO DE MICROSOFT SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL

• NUEVA VERSIÓN DE SOLVER

• ¿QUÉ HA PASADO CON EL MENÚ ARCHIVO?

• BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO

En la barra de herramientas de acceso rápido se pueden agregar los botones de comando.

• AGREGAR UN COMANDO O GRUPO A LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO

Figura 1.9. Agregar botón de comando a barra de herramientas de acceso rápido.

Figura 1.10. Seleccionar Agregar grupo a barra de herramientas de acceso rápido.

Agregar más comandos

Figura 1.11. Cuadro de diálogo Opciones de Excel.

La cinta de opciones a primera vista:

Una barra de herramientas personalizable que muestra los

Estas ﬁchas se muestran en la cinta de opciones sólo cuando son

Seleccione entre una variedad de temas, eslos, efectos, formas

• USAR LA CINTA DE OPCIONES

Figura 1.12. La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar

• ¿QUE HAY EN LA CINTA DE OPCIONES?

• MÁS COMANDOS PERO SÓLO CUANDO SE NECESITAN

• MÁS OPCIONES SI LAS NECESITA

• AGREGAR UNA FICHA PERSONALIZADA

1 Haga clic en la ﬁcha Archivo.

4 En la sección Personalizar la cinta de opciones seleccione la ﬁcha Vista.

• QUITAR UNA FICHA PERSONALIZADA

1 Haga clic en la ﬁcha Archivo.

• ¿DÓNDE ESTÁN LOS MÉTODOS ABREVIADOS DE TECLADO?

1. [ALT] 2. [O] 3. [1]

• VISTA DISEÑO DE PÁGINA DE EXCEL

La vista Diseño de página de Excel.

Figura 1.20. Rango B3:E11 formado por 36 celdas.

Figura 1.22. La barra Fórmula muestra el contenido de la celda A1.

Figura 1.23. Cuadro de nombres muestra la celda A1 acva.

• MOVIMIENTO RÁPIDO EN EL LIBRO

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Ejemplo: = B2 ( B3 + 2 ( 1 + B4 )) se convierte en = B2 ( B3 + 2 9) que será = B2 *( B3 + 18),