Access 2007 Manual de Referencia PDF

®
B
Access™ 2007
Manual de referencia
Acerca de la autora
Virgina Andersen se volvió autora y asesora después
de retirarse como contratista del Departamento de
Defensa de Estados Unidos. Desde entonces, ha
escrito casi 40 libros acerca de aplicaciones basadas en
computadoras personales, incluida la administración
de bases de datos, el procesamiento de palabras, el
análisis de hojas de cálculo y la programación en VBA.
Virginia dedicó casi 15 años a enseñar ciencias de
la computación, matemáticas y análisis de sistemas
en los niveles de licenciatura y posgrado en varias
universidades del Sur de California. Durante sus años
como programadora y analista de sistemas, Virginia
usó las computadoras para diversos proyectos,
incluido la creación de mapas de la Luna para el
aterrizaje de los astronautas del Apolo, ingeniería de
la confiabilidad, vigilancia internacional, simulación
de sistemas de armas y comunicaciones navales.
También ha publicado recientemente sus memorias,
Digital Recall: Computers Aren’t the Only Ones with
Memory, que describe muchas de estas experiencias
prácticas.
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Access™ 2007
Manual de referencia
Virginia Andersen
Traducción
Eloy Pineda Rojas
Traductor profesional
MÉXICO • BOGOTÁ • BUENOS AIRES • CARACAS • GUATEMALA • LISBOA

MADRID • NUEVA YORK • SAN JUAN • SANTIAGO • AUCKLAND
LONDRES • MILÁN • MONTREAL • NUEVA DELHI • SAN FRANCISCO
SINGAPUR • ST LOUIS • SIDNEY • TORONTO
Director Editorial: Fernando Castellanos Rodríguez
Editor de desarrollo: Miguel Ángel Luna Ponce
Supervisor de producción: Jacqueline Brieño Álvarez
Diagramación: Rogelio Raymundo Reyna Reynoso
Access 2007 Manual de referencia
Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra,

por cualquier medio, sin la autorización escrita del editor.
DERECHOS RESERVADOS © 2008 respecto a la primera edición en español por

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C.P. 01376, México, D. F.
Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana, Reg. Núm. 736
ISBN 13: 978-970-10-6289-0

ISBN 10: 970-10-6289-2
Translated from the 1st English edition of

Microsoft Office Access 2007 The complete reference
By: Virginia Andersen
Copyright © 2007 by The McGraw-Hill Companies. All rights reserved.
ISBN-10 de la edición en inglés: 0-07-226350-4

ISBN-13 de la edición en inglés: 978-0-07-226350-3
1234567890 0976543218
Impreso en México Printed in Mexico

Contenido breve
Parte 1 Para empezar

1 Recorrido rápido por Microsoft Office Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2 El mundo de las bases de datos relacionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3 Creación de una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
4 Creación y modificación de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
5 Relación entre tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
6 Ingreso y edición de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Parte II Recuperación y presentación de la información

7 Ordenación, filtrado e impresión de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
8 Extracción de información con consultas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
9 Creación de consultas avanzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
10 Creación de diseños de formulario e informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
11 Uso de las herramientas de formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
12 Personalización de formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
13 Uso del Asistente para informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
14 Personalización de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423
15 Creación de diagramas y gráficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465
Parte III Mejoramiento del lugar de trabajo

16 Personalización del lugar de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
17 Mejore el rendimiento de su base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531
18 Comprensión de los eventos y el modelo de evento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 553
19 Automatización con macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569
20 Personalización de la interfaz de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599
21 Personalización del Panel de exploración y creación
de paneles de control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623
Parte IV Intercambio de datos con otros

22 Intercambio de objetos de base de datos y texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683
23 Intercambio de datos con orígenes externos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683
24 Intercambio con varios usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707
v
vi Access 2007 Manual de referencia
25 Asegure una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 719

A Conversión a Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 733
B ¿Qué hay en el CD? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 739
Índice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 743
Contenido
Agradecimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxi
Parte I Para empezar

1 Recorrido rápido por Microsoft Office Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Inicio de Access y apertura de una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Recorrido por la ventana de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Apertura de una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Recorrido del panel de exploración y la ventana de objetos . . . . . 11
Revisión de la cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Revisión de las galerías y las minibarras de herramientas . . . . . . . 14
Uso de menús de acceso directo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Revisión de una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Recorrido por la vista Hoja de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Revisión de una hoja secundaria de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Revisión de los datos en un formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Revisión de los asistentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Obtención de ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Uso de la ventana de ayuda de Microsoft Access. . . . . . . . . . . . . . . 23
Pregunta sobre ¿Qué es esto? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Obtención de ayuda con lo que está haciendo . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2 El mundo de las bases de datos relacionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

¿Qué es una base de datos relacional? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Objetivo de las relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Tipos de relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Integridad referencial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Definición de los objetos de una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Inspección de la base de datos de ejemplo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Revisión de la distribución de los datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Vista de las relaciones de una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Los beneficios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Un formulario personalizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Un informe personalizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
vii
viii Access 2007 Manual de referencia
3 Creación de una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Diseño de la base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Presentación de Reparaciones Caseras Técnicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Determinación de los objetivos de la base de datos . . . . . . . . . . . . . 42
Distribución de los datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Especificación de campos clave y de relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Terminación de la base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Creación de una base de datos a partir de una plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Ejecute la nueva aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Inicio con una base de datos en blanco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
4 Creación y modificación de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Creación de una nueva tabla a partir de una plantilla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Creación de una nueva tabla en la vista Hoja de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Adición de campos a la nueva tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Uso de una plantilla de campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Adición de campos de una tabla existente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Guardado de la nueva tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Creación de una nueva tabla en la vista Diseño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Recorrido por la vista Diseño de tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Adición de campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Elección de una clave principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Creación de otros índices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Guardado del diseño de la tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Modificación del diseño de la tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Adición o eliminación de campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Cambio del orden de un campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Cambio de un nombre o tipo de campo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Cambio de un tamaño de campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Modificación o eliminación de la clave principal . . . . . . . . . . . . . . . 82
Aseguramiento de la validez de los datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Definición de reglas de validación de campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Definición de una regla de validación de registro . . . . . . . . . . . . . . 88
Imposición de una entrada y prevención de duplicados . . . . . . . . 89
Manejo de campos en blanco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Asignación de un valor predeterminado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Copia de la estructura de una tabla existente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Establecimiento de las propiedades de la tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Cómo cambiar las propiedades predeterminadas
del diseño de tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
5 Relación entre tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Definición de una relación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Uso de la ventana Relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Uso de el panel Lista de campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Contenido ix
Visualización y edición de relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Visualización de relaciones existentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Modificación o eliminación de una relación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Cambio del diseño de una tabla en la ventana Relaciones . . . . . . . 109
Impresión de las relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
6 Ingreso y edición de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Ingreso de nuevos datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Copia y desplazamiento de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Inserción de imágenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Inserción de hipervínculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Anexión de archivos a una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Personalización de la entrada de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Adición de máscaras de entrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Creación de campos de búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Cambio del aspecto de la hoja de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Despliegue de hojas secundarias de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Desplazamiento y cambio del tamaño de columnas y filas . . . . . . 142
Inmovilización y ocultamiento de columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Cambio de la fuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Cambio de las líneas de división y las celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Establecimiento de las opciones predeterminadas de la hoja
de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Cambio de la definición de una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Inserción de una hoja secundaria de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Inserción o eliminación de una columna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Cambio de los nombres de campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Edición de datos de registro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Selección de registros y campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Localización de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Búsqueda y reemplazo de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Eliminación de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Uso del corrector de ortografía y de Autocorrección . . . . . . . . . . . . 158
Impresión de datos de una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Parte II Recuperación y presentación de la información

7 Ordenación, filtrado e impresión de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Orden de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Orden a partir de un solo campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Ordenación a partir de dos o más campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Guardado del criterio de orden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Filtrado de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Filtrado por contexto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Uso del comando Filtro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
x Access 2007 Manual de referencia
Filtrado por selección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Filtrado por formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Optimización de Filtro por formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Filtrado con Filtro avanzado/Ordenar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Modificación de un filtro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Guardado de un filtro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Eliminación y borrado de filtros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Impresión de datos de una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
8 Extracción de información con consultas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
¿Cómo funcionan las consultas? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Categorías de las consultas de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Cuándo usar un filtro o una consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Creación de consultas de selección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Uso del Asistente para consultas sencillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Recorrido de la ventana de diseño de consultas. . . . . . . . . . . . . . . . 197
Creación de una consulta sin el asistente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
Relación entre varias tablas de una consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
Adición o eliminación de campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Ejecución y guardado de la consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
Ocultamiento y despliegue de campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Especificación del orden de los registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Despliegue de los valores más elevados o inferiores . . . . . . . . . . . . 209
Adición de criterios de selección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Uso de comodines y operadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
Uso de un solo criterio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Uso de varios criterios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Obtención de ayuda del Generador de expresiones . . . . . . . . . . . . 218
Manejo de campos vacíos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
Establecimiento de propiedades de consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Modificación de una consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Inserción de un campo y cambio del orden de los campos . . . . . . 222
Cambio de las propiedades de un campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Realización de cálculos en una consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Adición de un campo calculado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Elaboración de resúmenes con el asistente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Creación de resúmenes con funciones agregadas . . . . . . . . . . . . . . 228
Creación de resúmenes en la vista Hoja de datos . . . . . . . . . . . . . . 233
Creación de consultas especiales con el Asistente para consultas . . . . . . . . . 234
Creación de una consulta de búsqueda de duplicados . . . . . . . . . . 234
Creación de una consulta de búsqueda de elementos
no coincidentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Creación de una consulta de tabla de referencia cruzada . . . . . . . . 236
Impresión de los resultados de consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Eliminación de una consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Contenido xi
9 Creación de consultas avanzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Creación de consultas con propósitos especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Consultas de parámetro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Consultas de búsqueda automática . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Diseño de consultas de acción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Consulta de actualización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Consulta de creación de tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Consulta de anexión de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Consulta de eliminación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Sobre el lenguaje estructurado de consulta (Structure Query Languajes) . . 260
Revisión de las instrucciones SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Convención y sintaxis SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Creación de una consulta secundaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Definición de un criterio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Definición de un nuevo campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
10 Creación de diseños de formularios e informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Elección del tipo de objeto de base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Elementos comunes del diseño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Elección del origen del registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Comprensión de los controles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Propiedades del diseño de formularios e informes . . . . . . . . . . . . . 273
Trabaje en la ventana de diseño. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Recorrido de la ventana Diseño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Inicio de un nuevo diseño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Adición de controles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Inicie un nuevo formulario en la vista Presentación . . . . . . . . . . . . 287
Modificación de secciones y controles del formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Selección de controles y otros objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Controladores para mover y de cambio de tamaño . . . . . . . . . . . . . 292
Controles de alineación y espacio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Uso de las hojas de propiedades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Uso del grupo Fuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Aplicación de Formato condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Cambio de un tipo de control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Eliminación de controles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Adición de otros objetos y efectos especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Comparación entre vinculación e inserción de objetos . . . . . . . . . . 305
Adición de objetos dependientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Adición de un objeto independiente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Adición de una imagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Modificación de las propiedades de formularios
e informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Cambio del origen del registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Aplicación de filtros y orden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
xii Access 2007 Manual de referencia
Cambio del tamaño de un formulario o informe . . . . . . . . . . . . . . . 312

Uso de Autoformato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
11 Uso de las herramientas de formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Creación de un nuevo diseño de formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Diseño del formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Inicio de un nuevo formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Elección de una estructura de diseño de formulario . . . . . . . . . . . . 316
Uso del Asistente para formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Selección de los datos del formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Elección del diseño y el estilo del formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Modificación del diseño del formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Examen de las propiedades del formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Cambio de las secciones del formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
Desplazamiento y adición de controles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Orden y filtrado de datos en un formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Uso del formulario para entrada de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
Recorrido del formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
Cambio del orden de tabulación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Búsqueda de registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338
Visualización de varios registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
Impresión del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
Revisión de los otros asistentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Creación de un formulario jerárquico a partir de tablas relacionadas . . . . . 341
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
12 Personalización de formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Inicio de un nuevo formulario personalizado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
Colocación y personalización de controles relacionados
con datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
Adición de controles Sí/No . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354
Adición de controles interactivos del usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . 357
Creación de un formulario de varias páginas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Uso del control de salto de página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Adición de un control de ficha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Adición de controles especiales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368
Adición de controles calculados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368
Controles ActiveX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
Introducción de la base de datos Policía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375
Adición de un subformulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378
Con el Asistente para subformularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378
Sin el asistente para subformulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Uso del formulario jerárquico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381
Modificación de un subformulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382
Vinculación y sincronización de formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383
Contenido xiii
Adición de ayuda personalizada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386
Información de control personalizada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
Mensajes de barra de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
Agregue validación de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Validación con propiedades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Validación con eventos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
13 Uso del Asistente para informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Creación de un nuevo diseño de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
¿Cuál es el propósito de un informe? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
Selección, ordenamiento y agrupamiento de los datos . . . . . . . . . . 392
Inicio de un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Uso de la herramienta Informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Uso del Asistente para informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Vista preliminar del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
Trabajo en la ventana vista preliminar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
Impresión del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408
Cambio de la configuración de la página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
Modificación del diseño del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410
Recorrido por la ventana de diseño del informe . . . . . . . . . . . . . . . 411
Examen de las secciones del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411
Establecimiento de las propiedades del informe y la sección. . . . . 412
Colocación y ajuste los controles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Cambio del estilo del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Adición de números de página y fecha/hora . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
Adición de saltos de página. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Guardado del diseño del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Uso de instantáneas del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
Creación de una instantánea de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
Visualización de la instantánea del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
Envío de la instantánea de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422
14 Personalización de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Creación de un nuevo diseño de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423
Adición de encabezados y pies de página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
Personalización con controles especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
Toma de una consulta de parámetro como base de un informe. . . 433
Filtro, orden y agrupamiento de registros en la vista Presentación . . . . . . . . 437
Filtro de registros en la vista Presentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438
Cambio del criterio de ordenación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439
Adición de secciones de grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
Modificación y adición de grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447
Adición de un subinforme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450
Creación de un control de subinforme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452
xiv Access 2007 Manual de referencia
Inserción de un subinforme existente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454

Vinculación del informe y el subinforme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454
Modificación del control de un subinforme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
Diseño de un informe de varias columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457
Agrupamiento de registros en un informe de varias columnas . . . 459
Impresión de etiquetas de correspondencia y sobres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460
Uso del asistente para etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460
Manipulación de datos de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462
Uso del asistente para etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464
15 Creación de diagramas y gráficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465

Creación de una nueva gráfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465
La anatomía de una gráfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466
Selección de los datos para la gráfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
Uso del Asistente para gráficos de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
Impresión y guardado de la gráfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Vinculación de los datos de registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Adición de una gráfica existente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476
Modificación de la gráfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
Modificación con Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
Edición con Microsoft Graph. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495
Parte III Mejoramiento del lugar de trabajo

16 Personalización del lugar de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Personalización del lugar de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Trabajo con los objetos del Panel de exploración . . . . . . . . . . . . . . . 499
Uso de la cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503
Creación de un acceso directo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503
Establecimiento de las opciones de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504
Establecimiento de las opciones más frecuentes . . . . . . . . . . . . . . . 505
Establecimiento de las opciones de base de datos actual . . . . . . . . 506
Establecimiento de las opciones de Hoja de datos . . . . . . . . . . . . . . 511
Establecimiento de las opciones de Diseñadores de objetos. . . . . . 513
Establecimiento de las opciones de Revisión . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Establecimiento de opciones avanzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518
Personalización de la barra de herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525
Visualización y administración de complementos . . . . . . . . . . . . . . 525
Elección de las opciones del Centro de confianza . . . . . . . . . . . . . . 527
Búsqueda de recursos adicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529
Personalización de la barra de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530
17 Mejore el rendimiento de su base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531

Optimización de una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531
Uso de los asistentes para analizadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531
Contenido xv
Optimización de tablas y consultas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537
Trabajo con tablas vinculadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539
Optimización de Filtrar por formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539
Optimización de formularios e informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540
Optimización de controles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 541
Eliminación de errores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542
Creación de copias de seguridad y restauración de una base de datos . . . . 544
Compactación y reparación de una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546
Documentación de una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 548
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550
18 Comprensión de los eventos y el modelo de evento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 553

¿Qué son los eventos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 553
Tipos de eventos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554
Comprensión de la secuencia de eventos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
Eventos de control de formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
Eventos de registro de formularios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560
Eventos de formulario y subformulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 561
Eventos del teclado y mause . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563
Eventos de informe y sección de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564
Establecimiento de propiedades de evento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
19 Automatización con macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569

Cómo funcionan las macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569
Comparación entre macros independientes e insertadas . . . . . . . . 570
Creación de una macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 570
Recorrido por la ventana de diseño de la macro . . . . . . . . . . . . . . . 571
Creación de una macro simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573
Elección de acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575
Establecimiento de argumentos de acción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576
Prueba y depuración de una macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576
Inicio de la macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577
Recorrido de una macro por pasos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577
Modificación de una macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 578
Adición de condiciones a una macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 579
Ejecución de una macro con una condición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 580
Elección entre dos acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 580
Asignación de una macro a una propiedad de evento . . . . . . . . . . . . . . . . . . 581
Decisión de cuál evento usar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 582
Algunos usos comunes para macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 583
Despliegue de un cuadro de mensaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 583
Validación de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 584
Filtrado de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 586
Establecimiento de valores y propiedades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 586
Cambio del flujo de las operaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 589
Anidamiento de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592
xvi Access 2007 Manual de referencia
Creación de un grupo de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593

Asignación de teclas automáticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594
Documentación de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 596
Creación de una macro de autoejecución . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 596
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597
20 Personalización de la interfaz de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599

Trabajo con la cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599
Cambio del tamaño de la cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599
Ocultamiento y restauración de la cinta de opciones . . . . . . . . . . . 600
Uso de métodos abreviados de teclado con los comandos
de la cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601
Personalización de la barra de herramientas de acceso rápido . . . . . . . . . . . 601
Desplazamiento de la barra de herramientas
de acceso rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601
Adición de comandos a la barra de herramientas . . . . . . . . . . . . . . 602
Eliminación de comandos de la barra de herramientas . . . . . . . . . 606
Uso de la personalización existente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607
Despliegue de un panel de control personalizado . . . . . . . . . . . . . . 607
Uso de menús y barras de herramientas personalizados . . . . . . . . 608
Creación de un cuadro de diálogo personalizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610
Diseño del formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610
Creación y anexión de las macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613
Creación de un cuadro de diálogo para entrada del usuario . . . . . . . . . . . . . 619
Establecimiento de las propiedades del formulario
de entrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Creación de las macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Modificación de la consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 621
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 621
21 Personalización del Panel de exploración y creación de paneles

de control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623
Visualización de objetos en el Panel de exploración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623
Cambio de categorías y grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623
Ocultamiento y restauración de grupos y objetos . . . . . . . . . . . . . . 629
Búsqueda de un objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 631
Personalización del panel de exploración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633
Planeación de los grupos personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633
Creación de paneles de control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 639
Uso del Administrador del panel de control para crear
paneles de control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
Modificación del panel de control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 647
Creación de un panel de control sin el Administrador
del panel de control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 650
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 651
Contenido xvii
Parte IV Intercambio de datos con otros
22 Intercambio de objetos de base de datos y texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
Copia de objetos entre bases de datos de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 656
Copiar y pegar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 656
Arrastrar y colocar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 657
Importación o vinculación de datos de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 657
Importación de objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 658
Establecimiento de opciones de importación . . . . . . . . . . . . . . . . . . 661
Vinculación de tablas de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 662
Importación de otros orígenes de datos o vinculación con ellos . . . . . . . . . . 664
Uso de datos de dBASE o Paradox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 665
Uso de tablas vinculadas o importadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667
Cambio del nombre de una tabla vinculada en Access . . . . . . . . . . 667
Cambio de las propiedades de una tabla vinculada . . . . . . . . . . . . 667
Actualización de vínculos con el Administrador
de tablas vinculadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667
Desvinculación de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 669
Importación y vinculación de archivos de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 669
Uso de archivos de texto delimitados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 669
Uso de archivo de texto de ancho fijo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 672
Cambio de las especificaciones de importación . . . . . . . . . . . . . . . . 673
Exportación a una base de datos de Access existente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 675
Exportación a otro formato de base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 677
Exportación a archivos de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 678
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 681
23 Intercambio de datos con orígenes externos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683
Copia o movimiento de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683
Copia o movimiento de datos desde un procesador de palabras . 684
Copia o movimiento de datos desde una hoja de cálculo . . . . . . . . 686
Copia o movimiento de registros desde Access hasta
otra aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 686
Guardado de la salida de Access como un archivo externo . . . . . . . . . . . . . . 687
Trabajo con Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 689
Guardado en Formato de texto enriquecido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 689
Uso de combinación con Microsoft Office Word . . . . . . . . . . . . . . . 689
Trabajo con Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 693
Importación o vinculación desde hojas de cálculo de Excel . . . . . . 693
Exportación de una tabla o consulta a Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697
Trabajo con documentos HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 698
Importación de datos desde documentos HTML . . . . . . . . . . . . . . . 699
Exportación de datos a documentos HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 699
Uso de Outlook para obtener datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 700
Obtención de contactos de Outlook en Access . . . . . . . . . . . . . . . . . 700
Uso de correo electrónico para recolectar datos . . . . . . . . . . . . . . . . 700
Administración de vínculos y definiciones de guardado
de importación y exportación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 703
xviii Access 2007 Manual de referencia
Uso de definiciones guardadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 704

Administración de vínculos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 704
Envío de objetos Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 704
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 705
24 Intercambio con varios usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707

Intercambio de una base de datos en una red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707
Intercambio de una base de datos completa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707
División de la base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 708
Cómo evitar el modo exclusivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 712
Administración de la base de datos en un entorno de varios usuarios. . . . . 713
Control de la edición de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713
Minimización de conflictos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716
Actualización de registros con Actualizar y Volver a consultar . . . 716
Edición de objetos compartidos de base de datos . . . . . . . . . . . . . . 718
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718
25 Asegure una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 719

Nuevas medidas de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 719
Habilitación o deshabilitación del contenido de la base de datos . . . . . . . . . 720
Cifrado de la base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 720
Cifrado con contraseña . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 721
Uso del Centro de confianza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 722
Creación de un entorno de confianza. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 722
Macros de confianza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 725
Complementos de confianza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 727
Seguridad con base de datos de versiones anteriores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 728
Creación de un certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 729
Firma con código de la base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 730
Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 731
A Conversión a Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 733

Decisión sobre la estrategia de conversión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 733
Conversión de una base de datos a Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 734
Conversión de un archivo de información de grupo
de trabajo (.mdw) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 736
Conversión de una base de datos asegurada . . . . . . . . . . . . . . . . . . 736
Conversión de una base de datos replicada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 736
Conversión a una versión anterior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 737
Apertura de una base de datos anterior. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 737
Intercambio de una base de datos entre varias versiones de Access . . . . . . . 737
B ¿Qué hay en el CD? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 739

Uso de la Referencia rápida de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 739
Uso de los archivos de base de datos de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 741
Índice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 743
Agradecimientos
R
evisar este libro para la cuarta edición fue una vez más un placer, debido especialmente al
trabajo con el talentoso y muy profesional personal editorial y de producción de McGraw-Hill.
Megg Morin, mi editora, no sólo es un miembro eficiente y profesional del personal; también
la considero una buena amiga. Carly Stapleton, mi coordinadora de compras, fue una vez más activa
y útil en este esfuerzo. También le debo agradecimientos a Jody McKenzie, supervisora editorial, por
mantener sobre ruedas la producción de este libro, y a Rasika Mathur, gerente de proyecto, por toda
su ayuda para llevar todos estos capítulos por el complejo laberinto de la producción.
El resto del personal editorial, incluida la editora técnica, Jocelyn Fiorello, y la editora de
textos, Lisa Theobald, fueron muy útiles al señalar nuestros errores de lógica y estilo. Mi sincero
agradecimiento también a Linda Leggio por la revisión de pruebas, a Kevin Broccoli por la
indexación y a International Typesetting and Composition por una estupenda labor de ilustración y
diagramación del libro.
También agradezco a mis amigos y vecinos que posaron de buen grado para las fotografías de
gafete que puede ver en una de las bases de datos. Me comentaron que es bueno que sea escritora,
no fotógrafa.
También estoy en deuda de gratitud con mis agentes literarios, Waterside Productions, por su
continuo apoyo y estímulo.
Por último, mi esposo, Jack, y todos los gatos deben obtener mucho crédito por ser tan pacientes
conmigo a través de este proceso largo y absorbente. A los gatos en realidad no les importó, porque
cuando estoy escribiendo, pueden usar mi regazo.
xix
Introducción
U
na base de datos exitosa es eficiente, rápida, exacta y fácil de usar. Este libro le muestra
cómo crear ese tipo de base de datos en Microsoft Office Access 2007. Las explicaciones
claramente escritas de los procesos de la base de datos presentan exactamente lo que usted
necesita para crear un objeto de Access o presentar información. Los ejercicios paso a paso que
siguen las explicaciones mejoran aún más su comprensión al ilustrar exactamente cómo completar el
proceso con éxito. Las muchas sugerencias, notas y precauciones le guían más rápido y mejor por la
administración de una base de datos.
¿Quién debe leer este libro?

Este libro es el recurso ideal para cualquier persona que esté usando Microsoft Office Access 2007
o que quiera aprender a usarlo. Al planear este libro, lo imaginé en la forma de un gran triángulo;
en su base, a la izquierda, se encuentra el usuario principiante, y a la derecha el usuario avanzado.
Este libro tiene material suficiente para lograr que el usuario más novato de Access empiece con
la administración de una base de datos relacional y tiene suficiente en el otro extremo como para
ayudar a los usuarios avanzados a ahondar en las profundidades de personalizar el lugar de trabajo
de Access y diseñar herramientas especiales para interactividad con el usuario.
El grueso del material recae entre los dos extremos bajo la punta del triángulo, y es del mayor
interés para los lectores que se encuentran en medio. Este libro es muy rico en el arte de diseñar y
crear bases de datos relacionales eficientes con todas las consultas, los formularios y los informes
apropiados. Se han tomado muchos métodos en relación con la extracción y el resumen de
información en organizaciones útiles, incluidas gráficas y diagramas. Después de todo, ¿de qué sirve
almacenar datos en una base de datos si no puede extraerlos y convertirlos en información útil y fácil
de interpretar?
El libro también está dirigido a usuarios de las demás aplicaciones de Office, como Word y Excel,
que necesitan saber cómo interactúan esos programas con Access. Al desvanecerse rápidamente
los límites entre los programas, el uso de Access no está limitado a los administradores de bases de
datos. Ahora todos los miembros de Office pueden interactuar entre sí de manera fácil y con poca
transferencia.
¿Qué hay en este libro?

Este libro está organizado para que pueda avanzar a su propio paso, empezando con los principios
básicos de las bases de datos y de Access y siguiendo con temas cada vez más avanzados. El libro
está dividido en cuatro partes, cada una de las cuales se concentra en un aspecto específico de la
administración de bases de datos de Access.
xxi
xxii Access 2007 Manual de referencia
Parte I: Para empezar

La parte I le lleva a un rápido paseo por Microsoft Office Access 2007 y examina el concepto de
bases de datos relacionales. Se incluyen muchas sugerencias para ayudarle a diseñar una base de
datos eficiente, fácil de mantener y que puede asegurar la integridad de los datos. En la parte I, el
lector crea y relaciona tablas, y luego ingresa datos en ellas. Se investigan varios métodos de vali-
dación de nuevos datos y también se atienden medios de presentación de los datos para edición.
Parte II: Recuperación y presentación de la información

En la parte II se atiende la recuperación de la información con filtros y consultas, además de
presentar esa información en formularios e informes. Este conjunto importante de capítulos
incluye la manera de crear expresiones para extraer exactamente la información que desea
(incluidos formularios de entrada de datos sincronizados), la creación de informes que resumen
información agrupada, e incluso la impresión de etiquetas de correo junto con Word 2007. El
capítulo final de esta parte describe la manera de crear gráficas y diagramas para incluirlos en
formularios e informes.
Parte III: Mejoramiento del lugar de trabajo

La parte III es un poco más avanzada y analiza el trabajo y la personalización del nuevo espacio
de trabajo interactivo con el usuario, que usa un Panel de exploración, cintas de opciones y
documentos con fichas. También se muestra cómo crear cuadros de diálogo para aplicaciones más
interactivas. En esta parte se incluyen varios medios importantes de optimizar el rendimiento de
Office. En la parte III también se introducen las técnicas de programación con capítulos acerca del
uso de macros, además de la comprensión de eventos y cuándo ocurren éstos.
Parte IV: Intercambio de datos con otros

En la parte IV se analiza el intercambio de información con otros usuarios de Access y con otras
aplicaciones. La importación y exportación de información en muchas formas, incluidos texto,
es una parte integral del desarrollo de una aplicación de usuario completa. Esta parte también
cubre el uso de Access en un entorno de varios usuarios e investiga las medidas para garantizar
la seguridad de la información.
En cada capítulo
Cada capítulo está construido para incluir herramientas básicas de aprendizaje, como las
siguientes:
• Explicaciones completas de todos los procesos incluidos en la creación y la administración
de bases de datos relacionales efectivas.
• Ejercicios numerados, paso a paso, con ilustraciones y explicaciones de cada paso.
• Muchas sugerencias, notas y precauciones que agregan métodos abreviados para muchas
de las actividades y definen posibles peligros.
• Un resumen al final de cada capítulo que revisa el material cubierto y destaca los temas
más importantes analizados en el capítulo.
Referencia rápida
Además del material del capítulo, este libro incluye una sección de Referencia rápida en el CD
que lo acompaña. La Referencia rápida contiene listas completas y descripciones de elementos
del diseño y el mantenimiento de bases de datos de Microsoft Office Access 2007. La referencia
Introducción xxiii
sirve como un recurso inmediato para cualquier detalle en cuestionamiento. Está acompañada
por un índice que puede ahorrarle tiempo cuando necesita una pieza específica de información
al presentar listas concisas y tablas que pueden llevarle directamente sin tener que explorar el
material más descriptivo del capítulo en el propio libro.
¿Qué hay en el CD que acompaña al libro?

En el apéndice B se presenta una explicación muy completa del contenido del CD que acompaña
a este libro. En este apéndice se explica cómo instalar las bases de datos de Access en su equipo
y cómo buscar información específica en la Referencia rápida.
El CD incluye lo siguiente:
• El recurso de búsqueda Referencia rápida.
• La base de datos Reparaciones Caseras Técnicas completa.
• Un conjunto de tablas que contiene los datos para usar como base para la creación de la
base de datos Reparaciones Caseras Técnicas.
• La base de datos Policía completa.
• Un conjunto de tablas que contiene los datos para usar como base para la creación de la
base de datos Policía.
• Archivos de imágenes escaneadas para las dos bases de datos.
Convenciones usadas en este libro

Como ayuda para que este libro sea más útil e interesante, incluimos unas cuantas convenciones
que atraerán su atención a piezas importantes de información. A continuación se presentan
descripciones de esas convenciones:
NOTA Las notas pueden definir términos usados en el texto o señalarle en dirección de más
información acerca del tema bajo análisis.
SUGERENCIA Las sugerencias suelen proporcionar métodos abreviados para el proceso que se
analiza y ofrece consejos acerca de la manera de hacer un mejor uso de Access 2007.
PRECAUCIÓN Las precauciones le avisan que sea cuidadoso cuando está por tomar decisiones
cruciales o por tomar pasos riesgosos. Access se esfuerza mucho por no crearle dificultades, pero
de vez en cuando ocurren errores.
Recuadros
Los recuadros se ponen aparte del texto normal. Incluyen información relacionada con el tema
actual y no necesariamente siguen el flujo de la información. En lugar de interrumpir éste, los
recuadros ofrecen información tangencial, puesta a un lado del texto regular que puede visitar
más adelante.
xxiv Access 2007 Manual de referencia
¿Qué hay de nuevo en Microsoft Office Access 2007?

Este libro trata de mostrarle el nuevo aspecto de Microsoft Office Access 2007. Muchas
características que ahorran tiempo y son amigables con el usuario hacen de Microsoft Office
Access 2007 una herramienta completa y manejable para dar seguimiento, informar y compartir
información.
Algunas de las nuevas características de Microsoft Office Access 2007 se aplican a la
nueva interfaz de usuario; otras se aplican a la creación de objetos de base de datos o
a la personalización del propio lugar de trabajo. He aquí algunas de las mejoras más importantes
cubiertas en este libro:
• La nueva interfaz de usuario es una cinta de opciones que toma el lugar de los menús
y las barras de herramientas usadas en versiones anteriores. La cinta de opciones
proporciona todas las acciones y tareas que se relacionan con la actividad actual.
• El nuevo Panel de exploración reemplaza a la ventana de base de datos y despliega listas
de todos los objetos en la base de datos actual. Las listas del Panel de exploración pueden
personalizarse para adecuarse a su aplicación.
• Los objetos de base de datos abiertos se despliegan ahora como documentos con fichas
en lugar de ventanas superpuestas. Puede ir de una a otra al hacer clic en la ficha del
objeto.
• Nuevas características de seguridad facilitan aún más la protección de su base de datos,
mejorando características de versiones anteriores. Como opción predeterminada,
todos los componentes posiblemente inseguros están deshabilitados. Entonces tiene la
opción de confiar en la base de datos durante la sesión actual o permanentemente. El
nuevo Centro de confianza le permite establecer y cambiar la configuración de seguridad
en un solo lugar.
• La nueva vista Presentación para formularios e informes le permite hacer cambios de
diseño en el lugar para que pueda ver los efectos en el producto terminado de inmediato.
• Ahora puede almacenar más de un valor en un solo campo. Los campos con
varios valores en realidad proporcionan el mismo modelo que la relación varios a varios.
Éstas son sólo algunas de las nuevas características que verá cuando empiece a trabajar en
su base de datos de Microsoft Office Access 2007.
¿Tiene comentarios?
Durante mis años dedicados a la enseñanza en la Universidad del Sur de California, descubrí,
que a menudo aprendía tanto de mis alumnos como yo esperaba que ellos aprendieran
de mí. Con esta filosofía en mente, lo invito a compartir conmigo cualquier nuevo truco o
método abreviado inteligente que haya descubierto. Por favor, envíelos por correo electrónico
a vandersenz@aol.com. En realidad, disfrutaría oír cualquier comentario, bueno y malo, que
tenga sobre el libro o las bases de datos que he desarrollado como ejemplos. Sólo al atrapar
mentes frescas puedo esperar que estos libros sean cada vez mejores.
He disfrutado escuchar a los lectores de todo el mundo en las últimas tres ediciones de esta
Guía completa. Algunos lectores son de lugares tan variados como Sudáfrica, Escocia y Japón.
He recibido beneficios de su correspondencia, y espero haber resuelto también algunos de los
problemas de los lectores.
PARTE
I
Para empezar CAPÍTULO 1
Recorrido rápido por Microsoft
Office Access 2007
CAPÍTULO 2
El mundo de las bases de datos
relacionales
CAPÍTULO 3
Creación de una base de datos
CAPÍTULO 4
Creación y modificación de
tablas
CAPÍTULO 5
Relación entre tablas
CAPÍTULO 6
Ingreso y edición de datos
CAPÍTULO
1
Recorrido rápido por Microsoft
Office Access 2007
E
n ésta, la Era de la Información, estamos rodeados por montañas de datos. Para usar estos
datos de manera efectiva, la información debe almacenarse de manera tal que pueda
recuperarse e interpretarse con flexibilidad y eficiencia. Microsoft Office Access 2007
es un avanzado sistema de administración de bases de datos que se puede utilizar para todas
las necesidades de administración de información, desde una simple lista de direcciones hasta
un complejo sistema de administración de inventarios. Proporciona herramientas no sólo para
almacenar y recuperar datos, sino también para crear formularios e informes útiles y compartir su
base de datos con otros. Todo lo que necesita es un conocimiento básico de Microsoft Windows y un
sentido de exploración para construir la base de datos que requiere.
En este capítulo se le muestra cómo iniciar Microsoft Office Access 2007 y se le proporciona un
recorrido por el lugar de trabajo de Access. Si usted es un usuario experimentado, se sorprenderá con
la nueva interfaz de usuario, actualizada visualmente.
Inicio de Access y apertura de una base de datos

Casi todo el software construido para el entorno de Windows se inicia de la misma manera: al hacer
clic en el botón Iniciar y señalar Programas del menú Inicio. Dependiendo de la manera en que
haya instalado Access 2007, el nombre del programa puede aparecer como un elemento separado
en la lista Todos los programas o como uno de los programas en el menú Microsoft Office. Si no ve
Microsoft Access en la lista Programas, elija Microsoft Office y luego haga clic en Microsoft Access
2007.
La ventana Introducción a Microsoft Office Access, donde empieza su sesión, aparecerá con
cuatro opciones (véase la figura 1-1):
• Iniciar una nueva base de datos con una de las plantillas de Access. En el panel de la
izquierda se despliegan plantillas y ejemplos disponibles.
• Empezar con una nueva base de datos en blanco.
• Conectarse a Microsoft Office Online. Tal vez las plantillas de base de datos que se ofrecen
en línea difieran cada vez que inicia Access 2007.
• Seleccionar una base de datos usada recientemente de la lista del panel de la derecha (no
hay duda de que su lista será diferente).
3
4 Parte I: Para empezar
Botón Barra de
de Microsoft herramientas
Office de acceso rápido
FIGURA 1-1 La ventana Introducción a Microsoft Office Access
Recorrido por la ventana de Access

La ventana de Access muestra una barra de título y una barra de estado. Además de desplegar
el nombre del programa, la barra de título contiene el botón de Microsoft Office, una barra de
herramientas de acceso rápido y botones que puede utilizar para manipular la ventana.
El botón de Microsoft Office ofrece una opción de nueve elementos de menú que puede
usar para trabajar con una base de datos, como Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como y Cerrar.
Los otros cuatro elementos de menú se relacionan con la administración de la base de datos, la
impresión de documentos, el envío de correos electrónicos y la publicación de su base de datos.
Este botón también despliega una lista de documentos de uso reciente. Dos botones en la parte
inferior del despliegue le permiten especificar opciones de Access y salir de éste.
Capítulo 1: Recorrido rápido por Microsoft Office Access 2007 5
PARTE I
Los botones de la barra de herramientas de acceso rápido ofrecen accesos directos a tres
de los comandos de menú de uso más común: Guardar, Deshacer y Rehacer. Puede colocar
el puntero sobre el botón y ver su nombre desplegado debajo del botón en un recuadro de
información de herramientas. Puede utilizar el botón Personalizar que se encuentra a la
derecha de la barra de herramientas de acceso rápido para agregar más comandos a la barra de
herramientas, con el fin de que todas las acciones que necesite estén al alcance de la mano. En el
capítulo 20 encontrará más información sobre la manera de personalizar la barra de herramientas.
Guardar Deshacer Rehacer Personalizar barra de herramientas

de acceso rápido
Tres botones más aparecen en el extremo derecho de la barra de título. Estos tres botones
son comunes para todas las aplicaciones de Windows.
• El botón Maximizar sólo aparece cuando la ventana es más pequeña que el tamaño
máximo y agranda la ventana para rellenar la pantalla.
• El botón Restaurar reemplaza al botón Maximizar cuando la ventana está maximizada y
la regresa al tamaño anterior.
• El botón Minimizar reduce la ventana a su icono en la barra de tareas de Windows.
Cuando la ventana es menor del tamaño máximo, puede moverla a una nueva posición en el
escritorio al arrastrar su barra de título. También puede cambiar su altura y su ancho al arrastrar
sus bordes o el controlador de cambio de tamaño que se encuentra en la esquina inferior
derecha, donde puede ver un triángulo.
La barra de estado, localizada en la parte inferior de la ventana de Access, proporciona un
comentario actualizado acerca de la tarea en ejecución y el entorno de trabajo de Access. El
centro de la barra de estado también muestra recuadros que indican la presencia de un filtro
que limita los registros desplegados y el estado de varias teclas de control como INSERTAR, BLOQ.
MAYÚS, BLOQ. DESPL. y BLOQ. NÚM. El extremo derecho de la barra de estado contiene botones que
pueden cambiar la vista del objeto actual. Por ejemplo, puede hacer que un formulario abierto
pase de la vista Formulario a la vista Diseño. Verá parte de esto cuando esté trabajando con una
base de datos.
Apertura de una base de datos

Si la base de datos que quiere abrir aparece en el panel Abrir base de datos reciente, que se
muestra en la ventana Introducción a Microsoft Office Access, puede abrirla al hacer clic en el
nombre de archivo. Si no se encuentra en la lista, haga clic en Más. Aparece el cuadro de diálogo
Abrir, como se muestra en la figura 1-2. (Su lista de carpetas y archivos será diferente.) El mismo
cuadro de diálogo aparece cuando hace clic en el botón de Microsoft Office y hace clic en Abrir.
SUGERENCIA Si Access ya se está ejecutando, puede seleccionr un archivo recién abierto al hacer
clic en el botón de Microsoft Office y seleccionar el nombre de archivo de la lista.
El panel Vínculos favoritos, que se encuentra a la izquierda, contiene una lista de lugares
en que habrá de buscarse una base de datos. Seleccione Documentos para ver una lista de
documentos disponibles en la carpeta actual.
El truco está en saber dónde almacenó su base de datos. Haga clic en la flecha que se
encuentra a la derecha de Carpetas y seleccione la carpeta que contiene la base de datos. Luego
haga doble clic en el nombre de la carpeta o en el icono para abrirlo, y seleccione el que desee
de la lista que aparece en el cuadro de diálogo. También puede escribir el nombre de la base de
datos en el cuadro “de búsqueda” y oprimir ENTER.
El cuadro de diálogo Abrir contiene varios botones que le ayudan a encontrar el archivo
que desea abrir. Verá el nombre de cada botón si coloca el puntero sobre el botón en la barra de
comandos.
• Atrás y Adelante le lleva a recorrer carpetas a las que ha tenido acceso anteriormente.
• Páginas recientes muestra una lista desplegable de carpetas que ha abierto antes.
• Carpetas abre el panel Carpetas con la lista actual.
PARTE I
FIGURA 1-2 Elección de una base de datos desde el cuadro de diálogo Abrir
La lista desplegable Vistas ofrece diferentes maneras de mostrar la lista de documentos. A

medida que arrastra el botón para desplazar, que se encuentra en el margen de la izquierda, el
despliegue cambia gradualmente de manera concordante.
Si desea abrir un tipo de archivo diferente, haga clic en la flecha hacia abajo que se
encuentra junto al texto del botón Microsoft Office Access y elija de la lista de 24 tipos, o escoja
Todos los archivos. El tipo de archivo predeterminado para Access 2007 es Microsoft Office
Access, que incluye todas las bases de datos de Access y cualquier otro documento de Office
que se haya vinculado con una base de datos de Access, como una hoja de cálculo de Excel o un
documento de Word. En la lista también están disponibles otros tipos de archivo de Access.
Una vez que localice la base de datos que quiera abrir, haga doble clic en el nombre, o
selecciónela y haga clic en Abrir.
NOTA El botón Abrir ofrece otras maneras de abrir la base de datos, como sólo lectura, modo
exclusivo o ambos. Otra opción de Abrir es Mostrar versiones anteriores que ofrece versiones
anteriores de la base de datos seleccionada. Aprenderá más acerca de estas opciones en capítulos
posteriores.
Si está usando Windows XP

Cuando hace clic en Más en la ventana Introducción y está usando Windows XP, verá un
cuadro de diálogo Abrir único con otras opciones para encontrar la base de datos que
desea.
El panel Grupos, que se encuentra a la izquierda, contiene cinco botones en que puede
hacer clic para abrir otras carpetas o regresar al escritorio de Windows.
• El botón superior, Mis documentos recientes, abre la carpeta Reciente que contiene
nombre, tamaño, tipo y fecha de la última modificación de cada base de datos
ingresada recientemente. Cuando hace clic en el botón Mis documentos recientes,
el nombre de la carpeta Reciente aparece en el cuadro Buscar en.
• El botón Escritorio despliega la lista de los componentes del escritorio en su equipo

a los que puede moverse, incluidos elementos como Mi PC, Mis documentos y Mis
PARTE I
sitios de red.
• El botón Mis documentos (o el nombre de su carpeta predeterminada personal)
muestra el contenido de la carpeta. Así es el despliegue predeterminado en el
cuadro de diálogo Abrir.
• El botón Mi PC despliega la lista de discos duros, unidades de disco flexible,
unidades de CD y otros sistemas de almacenamiento disponibles.
• El botón Mis sitios de red despliega las unidades de su red, además de los nombres
de cualquier carpeta Web que haya configurado.
El cuadro Buscar en muestra el nombre de la carpeta actualmente abierta y la ventana
de abajo despliega una lista de todas las carpetas y los archivos en esa carpeta.
El cuadro de diálogo Abrir también contiene varios botones que le ayudan a encontrar
el archivo que desea abrir. Puede ver el nombre de cada botón al colocar el puntero en el
botón de la barra de herramientas.
La lista desplegable Vistas incluye varias maneras de desplegar los nombres de los
archivos en la carpeta seleccionada, además de imágenes con tipo de archivo y tamaño.
La lista desplegable Herramientas incluye opciones como Eliminar, Cambiar nombre,
Conectar a unidad de red y Propiedades. Para elegir un tipo diferente de archivo para abrir,
haga clic en la flecha hacia abajo junto al cuadro Tipo de archivo y elija de la lista de 24
tipos o seleccione Todos los archivos.
Cuando encuentre la base de datos que desee, seleccione el nombre y haga clic en
Abrir.
Para empezar a trabajar con una base de datos de Access 2007, abra la base de datos de
ejemplo Northwind que se incluye con Microsoft Office Access 2007. Esta base de datos es una
aplicación de procesamiento de pedidos que demuestra la capacidad y utilidad de una base de
datos relacional. Aunque el objetivo parece muy simple (tomar y llenar pedidos de los productos
de la empresa hechos por los clientes), aún debe manipularse una gran cantidad de datos. La
base de datos se presenta en este capítulo y se analiza más ampliamente en el capítulo 2.
La manera más fácil de instalar y abrir la base de datos Northwind es mediante la ventana
Introducción a Microsoft Office Access.
1. En la sección Desde Microsoft Office Online, en el panel de la izquierda, haga doble clic
en Ejemplo. En la ventana Ejemplo se despliega una miniatura para accesar la base de
datos Northwind (véase la figura 1-3).
NOTA Si ya descargó la base de datos Northwind, verá dos miniaturas: una para crear una nueva copia
de la base de datos y otra para descargarla por primera vez, como se muestra en la figura 1-3.
2. Haga clic en la miniatura para ver la opción. En el panel de la derecha se ofrece la opción
de descargar el archivo de la base de datos en su carpeta predeterminada (por ejemplo,
C:\\Documents and Settings\Virginia Andersen\Mis Documentos\.
3. Haga clic en el icono de carpeta que se encuentra en al panel de la derecha para ir a un
destino diferente, si es necesario.
Descargar
FIGURA 1-3 Elección del ejemplo Northwind del panel Ejemplo
4. Ingrese un nombre de base de datos diferente, si lo desea.

5. Haga clic en Descargar (o en Crear).
En la figura 1-4 se muestra la base de datos Northwind Traders en la ventana de apertura.
En Access 2007 se han agregado nuevas características de seguridad. En versiones anteriores,
cuando abría una base de datos que contenía macros o código de Visual Basic para Aplicaciones
(VBA), se le preguntaba si quería habilitarlos. En Access 2007 verá un mensaje Advertencia de
seguridad en la parte superior de la ventana, entre la cinta de opciones de apertura y la propia
base de datos. Para habilitar el contenido, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botón Opciones.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office (véase la figura 1-5),
marque Habilitar este contenido.
3. Haga clic en Aceptar.
NOTA Conocerá más acerca de la seguridad y de la manera en que puede mantener segura su base
de datos en el capítulo 25.
Ahora está listo para iniciar sesión en la base de datos Northwind Traders. Haga clic en
Iniciar sesión como empleado, en el cuadro Inicio de sesión en Northwind, para empezar.
PARTE I
FIGURA 1-4 La base de datos Northwind Traders en la ventana de inicio
Recorrido del panel de exploración y la ventana de objetos

El panel de la izquierda de la aplicación, rotulado Todos los objetos de Access, es el nuevo
Panel de exploración, que reemplaza a la ventana de la base de datos usada en versiones
anteriores de Office Access. Los nombres de todos los objetos de la base de datos aparecen en el
Panel de exploración, donde también puede ver la lista completa de objetos sin tener que usar
las fichas de otras ventanas, como se necesitaba en la ventana Base de datos. También puede
abrir cualquier objeto de una base de datos desde el Panel de exploración.
NOTA Cuando cambia la organización de los objetos en el Panel de exploración, el encabezado

cambia a Desplazarse a la categoría.
Puede cambiar el tamaño del Panel de exploración al arrastrar el borde derecho. También
puede ocultarlo, si necesita más espacio en la pantalla, al hacer clic en el Botón para abrir o
cerrar la barra Ancho del panel, el botón << o >> que se encuentra en la esquina superior
derecha. O sólo oprima F11. Para volver a abrir el panel, haga clic en el botón Abrir u oprima
nuevamente F11.
Para cambiar el despliegue de los elementos en el Panel de exploración, haga clic con el
botón derecho en la parte superior del panel y señale a Vista por. Las opciones incluyen Detalles,
Icono y Lista. Si elige Detalles, puede ver la fecha en que se creó el objeto y cuándo se modificó
por última vez. También puede usar el menú para ordenar objetos por nombre, tipo, fecha de
creación o de modificación.
FIGURA 1-5 El cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office le da la oportunidad de

habilitar el contenido de la base de datos.
Puede ver detalles del objeto como la fecha de creación y cuándo fue modificado por última
vez. También puede usar el menú para acomodar los objetos por nombre, tipo, fecha de creación
o fecha de modificación.
Para ver todas las maneras en que puede organizar y ver los objetos de su base de datos
en el Panel de exploración, haga clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto a Todos los
objetos de Access, en la parte superior del panel.
PARTE I
La sección superior del panel le da cinco opciones para accesar objetos. La sección inferior
le ofrece la opción de filtrar los objetos por un tipo específico o incluir todos los objetos en el
despliegue. Por ahora, dejemos el Panel de exploración para mostrar todos los objetos por tipo.
El Panel de exploración también reemplaza a la interfaz común de usuario de panel de
control, al permitirle colocar acciones específicas en un grupo personalizado del panel (conocerá
más acerca de éste en el capítulo 21).
NOTA Si tiene un panel de control establecido que quiere conservar, puede desactivar el Panel de
exploración y usar el panel de control, como antes.
La ventana Objeto en la que se observan los objetos de la base de datos representa lo que
Microsoft llama el“modelo de interfaz de documento simple”. Todos los objetos abiertos se colocan
en la ventana, marcados con una ficha. En la figura 1-4, el único objeto abierto es la base de datos
Northwind Traders. Con más de un objeto abierto, puede usar las fichas para cambiar entre objetos.
Revisión de la cinta de opciones

Mientras está explorando la ventana, podría echar también un vistazo a la nueva cinta de
opciones de Access. Esta cinta reemplaza a las pilas de menús y barras de herramientas que se
encontraban en versiones anteriores.
La principal ventaja de esta nueva interfaz de usuario es que la cinta de opciones pone a
su disposición todas las tareas relacionadas con la actividad actual. Así que en lugar de buscar
en una serie de menús la acción que desea, todos los comandos apropiados están frente a
sus ojos. Por ejemplo, si está construyendo un informe, la cinta de opciones incluye un grupo
de comandos “contextuales” relacionados con los informes, como Asistente para informes,
Etiquetas, Diseño de informe, etcétera.
La cinta de opciones estándar Inicio aparece en la ventana de Access cuando abre una base
de datos. No todas las opciones están disponibles para todos los objetos de base de datos, y
algunas, como el comando Guardar, no están disponibles hasta que se abre una tabla u otro
objeto. También tiene sentido que el comando Pegar esté atenuado hasta que haya copiado algo
al Portapapeles.
Los comandos de cada ficha contextual están organizados en grupo de acuerdo con la
designación en la parte inferior de cada grupo. Por ejemplo, el grupo Portapapeles incluye los
comandos Cortar, Copiar, Pegar y Autoformato. El grupo Fuente incluye toda la configuración de
estilo, alineación, color de frente y fondo y líneas de cuadrícula.
Las fichas que aparecen en la cinta de opciones dependen del objeto activo. Por ejemplo, si
abre una tabla también verá una ficha de comando contextual Hoja de datos en la cinta
de opciones. Si cambia a la vista Diseño de tablas, Access cambia automáticamente la cinta de
opciones de la ficha Inicio por la de la ficha Diseño.
Para ver lo que hará un comando de la cinta de opciones, coloque el puntero sobre el
comando y observe el recuadro con información sobre herramientas que aparece por un
momento. Una buena cantidad de comandos de la cinta de opciones también incluye teclas de
acceso directo que podrían mostrarse en el recuadro o con el nombre del comando. (Consulte el
capítulo 16 para conocer más información acerca del despliegue de teclas de método abreviado.)
También puede usar métodos abreviados de teclado de versiones anteriores para ejecutar
un comando. Para ver cuáles métodos abreviados de teclado funcionan con un comando en una
ficha, oprima y suelte ALT. La información de teclas aparece sobre cada característica que esté
disponible. Si necesita más espacio, puede ocultar la cinta de opciones y dejar sólo las fichas de
los comandos a la vista. Para ocultarla, haga doble clic en la ficha del comando activo u oprima
CTRL+F1. Repita este procedimiento para restaurar la cinta de opciones.
En la tabla 1-1 se presenta una lista de las teclas de comandos que puede utilizar para
moverse entre los comandos y otros elementos de la cinta de opciones. Oprima ALT o F10 primero
para seleccionar la cinta de opciones, y luego oprima las teclas de comandos.
Revisión de las galerías y las minibarras de herramientas

La cinta de opciones contiene un nuevo tipo de control, llamado galería. Una galería presenta los
resultados opcionales de un comando específico. Por ejemplo, con una tabla abierta, si hace clic
en la flecha hacia abajo que se encuentra junto al comando Líneas de división, puede seleccionar
entre las organizaciones desplegadas (horizontal, vertical, ambas o ninguna).
Una minibarra de herramientas es un despliegue temporal de opciones de formato de
texto. Después de seleccionar el texto que quiera formar, aparece la minibarra de herramientas
automática arriba del texto. Acerque el puntero a la barra de herramientas y podrá usarlo
para aplicar cursivas, negritas, tamaño de fuente, color y otras opciones de formato. Cuando
seleccione una opción de formato, el texto seleccionado lo adoptará y podrá ver el aspecto que
tendrá, sin cambiarlo. Si aleja el puntero de la minibarra de herramientas, ésta desparecerá.
Tecla Acción
FLECHA A LA IZQUIERDA o LA DERECHA Mueve a otra ficha en la cinta de opciones seleccionada
PARTE I
CTRL+F1 Oculta o muestra la cinta de opciones
MAYÚS+F10 Despliega el menú de acceso directo para el comando seleccionado
F6 Mueve el enfoque entre la ficha activa de la cinta de opciones, el Panel de
exploración, el documento actual y la barra de herramientas de la barra de estado
TAB o MAYÚS+TAB Mueve el enfoque hacia atrás o hacia delante para cada comando de la cinta de
opciones
FLECHA HACIA ARRIBA, ABAJO, A LA Mueve entre elementos de la cinta de opciones
IZQUIERDA o LA DERECHA
BARRA DE ESPACIO O ENTER Activa el comando o control seleccionado en la cinta de opciones; abre el menú o
galería seleccionada en la cinta de opciones
ENTER Activa el comando o el control seleccionado en la cinta de opciones o termina una
acción y regresa al documento
F1 Despliega ayuda para el comando o el control seleccionado, o abre la ventana de
ayuda general
TABLA 1-1 Teclas de comandos de la cinta de opciones
Uso de menús de acceso directo

Los menús de acceso directo son menús sensibles al contexto que aparecen cuando hace clic con
el botón derecho del ratón. Los comandos del menú dependen del lugar donde se encuentre el
puntero y lo que está sucediendo cuando hace clic. Haga clic en cualquier lugar lejos del menú
para cerrarlo. Al oprimir ENTER ESC o ALT también cierra el menú de acceso directo. Sólo los
comandos de uso más común se incluyen en el menú de acceso directo, pero también pueden
incluirse comandos de varias fichas diferentes de la cinta de opciones. En la figura 1-6 se muestra
el menú de acceso directo que aparece cuando hace clic con el botón derecho en un nombre de
tabla en el Panel de exploración.
Para elegir un comando de un menú de acceso directo, haga clic en el comando o escriba
la letra subrayada en el nombre del comando. Una flecha hacia la derecha junto a un comando,
como Importar en la figura 1-6, significa que está disponible un submenú. Coloque el puntero
sobre el elemento para abrir la lista de subcomandos y luego haga clic para elegir alguno de la
lista. Si el comando muestra puntos suspensivos (…), se abrirá un cuadro de diálogo cuando
haga clic en él.
NOTA Consulte el capítulo 20 para conocer más información acerca de la manera de personalizar el
Panel de exploración, las cintas de opciones y la barra de herramientas de acceso rápido.
Revisión de una tabla

Para abrir una de las tablas de la base de datos actual, primero expanda la lista de tablas en el
Panel de exploración, al hacer clic en la flecha de expansión que se encuentra junto a Tablas. Luego
haga doble clic en el nombre de la tabla o haga clic con el botón derecho en el nombre y elija
FIGURA 1-6 Los menús contextuales ayudan a agilizar el trabajo con las bases de datos
Abrir del menú contextual. La tabla aparece con los datos en filas y columnas, de manera muy
parecida a una hoja de cálculo. A esta vista de datos de tabla se le denomina vista Hoja de datos.
En la figura 1-7 se muestra la tabla Pedidos de Northwind abierta en la vista Hoja de datos.
Cada fila contiene un solo registro con la información de un pedido. Cada columna contiene
valores para un campo. Cada campo contiene un nombre único y un elemento específico de
datos, como el nombre del cliente o el empleado. Los encabezados de columna muestran los
nombres de campo. Cuando ingresa datos en la tabla, está poniendo valores reales en las celdas
en la intersección de filas con columnas.
Recorrido por la vista Hoja de datos

Tal vez haya notado que ocurren algunos cambios en la ventana cuando abre una tabla. Por
ejemplo, ahora la ventana muestra el nombre de la tabla abierta en la ficha que se encuentra
arriba del documento de la tabla. La ficha Inicio de la cinta de opciones ahora muestra más
comandos disponibles en los grupos de comandos contextuales (es decir, ya no aparecen
atenuados y están disponibles para activarse).
PARTE I
FIGURA 1-7 La tabla Pedidos de Northwind en la vista Hoja de datos
La ventana de la hoja de datos muestra barras de desplazamiento en el lado derecho y

a lo largo de la parte inferior. A la izquierda de la barra de desplazamiento (horizontal) de la
parte inferior se encuentra un conjunto de herramientas de navegación que puede usar para
desplazarse por los registros de la tabla.
Navegación entre registros y campos

Es necesario que pueda accesar sus datos si quiere ingresar nueva información o editar registros
existentes. Como siempre, puede mover el cursor por los registros y campos de su tabla de varias
maneras, incluido hacer un solo clic en el lugar deseado, si está visible. Debe probarlos y utilizar
uno que funcione mejor para usted. Los métodos son los siguientes:
• Uso de combinaciones de teclas como TAB y las teclas de flecha.
• Clic en los botones de exploración de registros que se encuentran en la parte inferior de
la hoja de datos.
• Arrastre de los cuadros de desplazamiento horizontal y vertical.
• Clic en Ir a (la flecha azul) en el grupo de comandos Buscar, que se encuentra en el
extremo derecho de la cinta de opciones Inicio.
NOTA Al hacer clic en Ir a, en el grupo de comandos Buscar, también le permite moverse al primer
registro, último, siguiente, anterior o a uno vacío, de manera parecida a los botones de la barra de
exploración.
Los botones de navegación del registro que se encuentran en la parte inferior de la ventana
de la hoja de datos le dan las mismas opciones que el comando de la cinta de opciones Ir a.
También puede ingresar un número de registro específico (si lo conoce) en el cuadro de texto que
se encuentra entre los botones de navegación y luego oprimir ENTER. Esta área también le indica
en cuál registro se encuentra el cursor y el número total de registros que hay en la tabla.
Primer Número Último
registro de registro registro
Registro Registro Nuevo

anterior siguiente registro
También puede encontrar un registro específico al colocar el cursor en la columna en que
quiera buscar y luego ingresar el valor deseado en el cuadro Buscar, de la barra de navegación. El
cursor se mueve de inmediato al registro que contiene ese valor.
Para desplazarse a un registro determinado de la tabla, arrastre el cuadro de desplazamiento
a ese registro. Mientras lo arrastra, aparece un útil recuadro con información sobre herramientas
junto al puntero. Le indica el número del registro actual y el número total de registros en la tabla.
También puede usar el cuadro de desplazamiento horizontal de la parte inferior de la ventana
para arrastrar a otras columnas de la hoja de datos.
Oprimir una tecla o una combinación de teclas puede ser una manera más fácil de recorrer
la hoja de datos, una vez que se haya acostumbrado a la relación entre las teclas y el movimiento
resultante del cursor. He aquí algunos ejemplos de lo que sucede cuando oprime varias
combinaciones de teclas:
• La FLECHA HACIA ARRIBA o HACIA ABAJO mueve al mismo campo en el registro anterior o
siguiente.
• La FLECHA HACIA LA DERECHA o TAB desplaza el cursor un campo a la derecha en el mismo
registro. Si se encuentra en el último campo del registro, el cursor se mueve al primer
campo del siguiente registro.
• La FLECHA HACIA LA IZQUIERDA o MAYÚS+TAB desplaza el cursor un campo a la izquierda en

el mismo registro. Si se encuentra en el primer campo del registro, el cursor se mueve al
último campo del registro anterior.
PARTE I
• RE. PÁG. o AV. PÁG. desplaza el cursor una pantalla de registros hacia arriba o abajo.
• INICIOo FIN desplazan el cursor al primero o al último campo en el mismo registro,
respectivamente.
• CTRL+INICIO o CTRL+FIN desplazan el cursor al primer campo del primer registro o al
último campo del último registro, respectivamente.
SUGERENCIA Puede cambiar el comportamiento de las teclas ENTER o de flecha. Por ejemplo, puede
evitar que el cursor pase a otro registro después de que rellene el último campo en un registro.
Consulte el capítulo 16 para conocer información acerca de la personalización de su lugar de
trabajo mediante el establecimiento de opciones.
Cambio de la vista actual

Con una tabla abierta, la barra de estado de la vista Hoja de datos muestra cuatro botones en el
extremo derecho, que pueden cambiar la vista actual de los datos de la tabla: vista Hoja de datos,
vista Tabla dinámica, vista Gráfico dinámico y vista Diseño (Consulte el capítulo 3 para conocer
más información acerca de la vista de los datos y el diseño de tablas.)
Vista Hoja Vista Tabla
de datos dinámica
Vista Gráfico
dinámico
Revisión de una hoja secundaria de datos
En una base de datos relacional, es importante que pueda ver en pantalla información relacionada
con los datos actuales. Esto siempre ha sido posible con formularios y subformularios en que el
formulario principal contiene datos de un registro en una tabla, mientras que el subformulario
contiene datos de uno o más registros en una tabla relacionada.
Cuando revisa los datos en una vista Hoja de datos, los datos relacionados están contenidos
en una hoja secundaria de datos, que puede desplegarse fácilmente. Si los registros mostrados en la
vista Hoja de datos despliegan un signo de "más" (+) en el extremo izquierdo de la fila, información
adicional en otra tabla de la base de datos está relacionada con ese registro. Para ver estos datos,
expanda la hoja secundaria de datos al hacer clic en el signo de "más". Éste cambia por un signo de
"menos" (–) cuando la hoja secundaria de datos se expande. Para contraerla, haga clic en el signo
de "menos".
Puede tener expandidas cuantas hojas secundarias de datos quiera en una sola vista Hoja
de datos. Cada hoja secundaria corresponde a un registro de la hoja de datos. Puede expandirlos
individualmente o establecer una propiedad de tabla que expanda automáticamente todas las hojas
secundarias cuando se abra la tabla en la vista Hoja de datos. (Consulte el capítulo 4 para conocer
más información acerca del establecimiento de tablas y otras propiedades.)
FIGURA 1-8 Vista de una hoja secundaria de datos en la tabla Pedidos de la vista Hoja de datos
En la figura 1-8 se muestra la tabla Pedidos, de Northwind, con una hoja secundaria de
datos expandida para mostrar los productos de la tabla Detalles de pedido, que se incluyeron en
uno de los pedidos de la tabla Pedidos. Observe el signo de "menos" que indica el estado actual
de la hoja secundaria de datos.
NOTA Si no se han especificado campos con los que se vinculen los registros de la hoja secundaria
de datos con registros de la hoja de datos, cuando expanda la hoja de datos secundaria verá todos
los registros de la tabla relacionada. Consulte el capítulo 3 para conocer más información acerca
de las tablas relacionadas y lo que pueden hacer.
Revisión de los datos en un formulario

Hasta ahora ha visto la tabla Pedidos, de Northwind, sólo en la vista Hoja de datos. La vista
es adecuada para revisar los datos en tablas pequeñas, pero la hoja de datos completa suele
ser muy ancha para que quepan todos los campos en una sola pantalla. Una manera mucho
más conveniente de ver los datos es en un formulario con un solo registro en la pantalla a la
vez. Cualquier dato relacionado aparece automáticamente en un subformulario. Luego, por
lo general puede ver todos los campos y moverse libremente entre ellos sin tener que usar
las barras de desplazamiento. Los formularios son objetos de propósito dual. Puede usar un
formulario para buscar datos o para ingresar y editar datos.
PARTE I
Creación del formulario
Para crear un formulario para una tabla no necesita abrir primero la tabla. Simplemente
seleccione el nombre de la tabla en el Panel de exploración y haga clic en la ficha Crear. Luego
haga clic en el comando Formulario en el grupo Formularios.
El comando Formulario inicia un asistente especial que no le pide ninguna entrada acerca
del aspecto que desea que tenga el formulario o los datos que desee mostrar: recurre a un diseño
y un estilo de formulario predeterminados. El formulario incluye todos los campos de la tabla,
organizada en una o más columnas con los nombres de campo a la izquierda, para que pueda
identificar los campos. El nombre de la tabla aparece en una barra de título del formulario y en la
ficha Objeto. En la figura 1-9 se muestra la tabla Pedidos, de Northwind, en la vista Presentación.
La tabla Pedidos tiene una tabla relacionada (Detalles de pedido) que estaba disponible
como una hoja secundaria de datos (tome como referencia la figura 1-8). Cuando Access crea un
formulario con esta herramienta, crea automáticamente un subformulario que contiene datos
de la tabla relacionada, que corresponde al registro actual en el formulario principal. Observe el
cambio automático en la ficha Formato en la cinta de opciones Herramientas de presentación de
formulario.
NOTA Si existen más campos de los que pueden caber en una sola pantalla, puede usar la barra de
desplazamiento vertical para ver el resto.
Para usar el formulario con el fin de agregar un nuevo registro a la tabla Pedidos, haga clic
en el botón Nuevo registro (vacío) en la barra de navegación, para desplegar un formulario vacío.
Use la tecla TAB para moverse de campo en campo a medida que ingresa datos. Para agregar un
nuevo registro en el subformulario, ingrese los datos en la fila en blanco en la parte inferior de la
hoja de datos del subformulario.
Cuando termine con el formulario, puede darle un nombre y guardarlo como un nuevo
objeto de base de datos, o puede cerrarlo sin guardarlo. También puede elegir el ingreso en
la ventana Diseño del formulario y hacer cambios, y luego guardarlo como un formulario
personalizado. (Aprenderá más acerca del diseño del formulario en el capítulo 10.)
Navegación por la vista Formulario

El recorrido por la tabla cuando se encuentra en la vista Formulario no es muy diferente del
desplazamiento por la vista Hoja de datos. Los botones de navegación se encuentran en la
parte inferior de la ventana, que puede usar para pasar a otros registros (y las opciones de Ir a
se encuentran en el grupo Buscar, en el extremo derecho de la ficha Inicio). El subformulario
también tiene una barra de navegación que hace referencia a los registros en el subformulario.
Sin embargo, el desplazamiento de un campo a otro es un poco diferente. Por supuesto,
simplemente puede hacer clic en el campo en que quiere trabajar, pero tal vez el uso de las teclas
le resulte más fácil. Experimente con las teclas para ver adónde lo llevan en el formulario.
Si el formulario contiene un subformulario, la presión de la tecla TAB desplaza de manera
cíclica el cursor por todos los campos del formulario principal, y luego por los campos y registros
del subformulario relacionado. Después de dejar el último campo del último registro en el
Formulario
principal Subformulario
FIGURA 1-9 Creación de un formulario para la tabla Pedidos
subformulario, cuando oprime TAB el cursor se mueve al primer campo en el siguiente registro
del formulario principal. La ruta se revierte cuando oprime CTRL+TAB.
Revisión de los asistentes

Si usó versiones anteriores de Access, ya encontró alguno de los asistentes, los expertos que
lo guían a través de procesos complicados en unos cuantos pasos. Los asistentes pueden
ayudarle a crear nuevas bases de datos, tablas y consultas, además de formularios e informes
personalizados con características especiales. Un asistente presenta cada paso como un cuadro
de diálogo en que elige lo que desea hacer y cómo quiere que se vean los resultados. A medida
que hace sus elecciones, el asistente trabaja en segundo plano para crear el código de Visual
Basic que puede realizar sus objetivos.
Access 2007 ha mejorado muchos de los antiguos asistentes y ha agregado nuevos, de modo
que puede obtener ayuda con casi cualquier cosa que desee creer. Puede usar los Asistentes para
controles, para agregar botones de comando, campos de búsqueda o agregar un subformulario
a su formulario existente. Consulte “Changing the Access Environment” en la referencia rápida
del CD para conocer una lista completa de los asistentes y constructores, además de la
manera de alcanzarlos.
PARTE I
Obtención de ayuda
No importa cuánto facilite Access la administración de bases de datos, tal vez no pueda recordar
cómo hacer cada tarea. Aquí es donde entra en juego la función de ayuda de Access. Hay dos
maneras de obtener ayuda con lo que está haciendo:
• Haga clic en el icono del signo de interrogación que se encuentra en la esquina superior
derecha, arriba de la cinta de opciones.
• Oprima F1.
Uso de la ventana de ayuda de Microsoft Access

Cuando oprime F1 o hace clic en el botón con el signo de interrogación, se abre la ventana de
ayuda de Access mostrando la lista de temas que puede accesar mediante la ventana Ayuda
y procedimientos de Access (véase la figura 1-10.) Puede hacer clic en un tema para ver la
información o puede escribir palabras específicas en el cuadro de búsqueda que se encuentra en
la parte superior de la pantalla y luego hacer clic en Buscar.
FIGURA 1-10 Explore la ventana de ayuda de Access para conocer más información
La ventana Ayuda de Access tiene su propia barra de herramientas con botones que puede
usar para explorar en busca de ayuda.
Cambiar
Actualizar tamaño de
Atrás Mantener
Inicio fuente
Adelante visible
Mostrar tabla
Detener Imprimir de contenido
Si quiere recorrer el contenido del archivo de Ayuda, haga clic en el botón Mostrar tabla de
contenido. El panel Tabla de contenido despliega una lista de temas marcados con el icono
de libro cerrado. Haga clic en éstos para expandir los temas en archivos individuales de Ayuda
(véase la figura 1-11).
Si está conectado a Internet, también puede tener acceso a todos los temas de ayuda
actualizados. La ayuda en línea adicional incluye ayuda, cursos de capacitación, las
últimas actualizaciones del producto, imágenes prediseñadas y multimedia, y una biblioteca
de búsqueda.
Pregunta sobre ¿Qué es esto?

Casi todos los cuadros de diálogo de Access incluyen la herramienta ¿Qué es esto?, que le
proporciona información rápida y corta acerca de un elemento o una opción específica en el
cuadro. La activación de la característica de ayuda ¿Qué es esto? Es un proceso de dos pasos. En
primer lugar, haga clic en el botón de signo de interrogación (?) de la barra de título del cuadro
de diálogo. El puntero toma la forma de una flecha acompañada de un signo de interrogación.
Luego haga clic en el elemento sobre el que quiera conocer más.
Para regresar el puntero a su estado normal sin abrir ¿Qué es esto?, oprima ESC.
Obtención de ayuda con lo que está haciendo

Sin abrir la ventana de ayuda, Access le da muchas pistas y sugerencias mientras está trabajando.
La barra de estado ofrece información acerca de la actividad o la posición actual del cursor.
Muchas ventanas de diseño incluyen cuadros de sugerencias que le indican algunos aspectos
del diseño. Otras ventanas y cuadros de diálogo incluyen muestras o vistas preliminares de las
selecciones hechas.
PARTE I
FIGURA 1-11 Abra el panel Tabla de contenido para encontrar más información
Por ejemplo, cuando está trabajando en la ventana Diseño de tabla, la información de la

barra de estado le indica cómo recorrer la vista Diseño y cómo obtener ayuda. El cuadro de
sugerencias de la derecha describe lo que debe aparecer en el cuadro de propiedad Tamaño del
campo.
Resumen
En este capítulo se le han mostrado maneras de iniciar Access y recorrer su ventana. Tuvo
oportunidad de probar las opciones de vistas, el Panel de exploración y la nueva cinta
de opciones de comandos. Con el empleo de la base de datos de ejemplo Northwind de Access
2007, se le dio un recorrido por la ventana de hoja de datos y se echó un vistazo al poder detrás
de las opciones de diseño de Access, incluidos los muchos asistentes disponibles.
En la sección final se cubrieron las maneras de obtener ayuda mientras está trabajando con
Access mediante el uso de la ventana de ayuda de Microsoft Access y el panel Tabla
de contenido.
Armado con esta familiaridad con el sistema de administración de base de datos de Access,
puede pasar al siguiente capítulo, que le introduce a los conceptos detrás del modelo de base de
datos relacional y examina los tipos de relaciones que puede definir entre tablas. En el capítulo 2
también se revisan la estructura y los componentes de una base de datos de ejemplo, y la manera
en que los datos se relacionan para una mayor eficiencia.
En capítulos posteriores se presentan detalles acerca del diseño y la creación de una base de
datos, además de poblarla con tablas y otros objetos de Access.
CAPÍTULO
2
El mundo de las bases
de datos relacionales
E
stamos rodeados por bases de datos, cuya complejidad va desde una lista de tareas de
jardinería de fin de semana hasta los datos que residen en los archivos del Servicio
de Ingresos Internos. Nuestra capacidad para tener éxito en esta Era de la Información está
relacionada directamente con nuestra capacidad para administrar y dar seguimiento a la información.
Administrar la información implica almacenarla de manera eficiente, y darle seguimiento significa
recuperarla rápidamente (en una forma que pueda ser instantáneamente útil). El modelo de base de
datos relacional se ha desarrollado para cumplir estos requisitos.
¿Qué es una base de datos relacional?

Una base de datos es una colección organizada de información relacionada que se usa para un
fin específico, como llevar registro de las órdenes de trabajo activas o dar mantenimiento a una
biblioteca. Una colección de datos de fabricantes de ropa en la ciudad de México y de producción
de carbón en Chihuahua probablemente no constituirá una base de datos, porque los datos
normalmente no se usarán juntos para un propósito específico. Sin embargo, si reúne información
acerca de las órdenes de trabajo de su empresa, los clientes que contratan un trabajo y sus empleados
que realizarán el trabajo, esto constituiría una base de datos.
NOTA Los términos datos e información no son intercambiables. Los bits de datos están combinados de
una manera lógica para impartir información específica. Por ejemplo, el número 999090009 constituye
un elemento de datos, pero no es información hasta que se modifica con caracteres especiales: 999-09-
0009. Entonces los números se vuelven información en la forma de un número de seguro social.
Cuando usa un sistema de administración de base de datos por computadora como Access, a
la base de datos se le denomina relacional. El principio detrás de una base de datos relacional es
éste: la información se divide en pilas separadas de datos lógicamente relacionados, cada una de los
cuales se almacena en una tabla separada del archivo. Las tablas son los objetos fundamentales en
el corazón de la base de datos relacional. Forman la base activa del sistema de almacenamiento y
recuperación de información.
Una vez que la información se organiza en tablas separadas, puede ver, editar, agregar y eliminar
información con formularios en línea; buscar y recuperar parte de la información, o toda ella, con
consultas; e imprimir información como informes personalizados.
En Access, el término base de datos se usa de manera más precisa para definir la colección de
objetos que almacena, da seguimiento, manipula y recupera datos. Estos componentes incluyen
tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.
27
NOTA Access 2007 ya no da soporte al objeto de página de acceso a datos. Usa los servicios de
SharePoint para enviar datos en Internet.
Objetivo de las relaciones
En lugar de almacenar datos en una tabla de dos dimensiones, llamada archivo plano, como los
que podría encontrar en un documento de Word o una hoja de cálculo Excel, Access le permite
distribuir datos entre tablas individuales. En la parte superior de la lista de las ventajas del uso de
una estructura de base de datos relacional se encuentra la reducción de la redundancia de datos,
que no sólo reduce el espacio de almacenamiento requerido en disco, sino que también acelera
el procesamiento. Otras ventajas importantes obtenidas al implementar una base de datos
relacional son las siguientes:
• Flexibilidad Si los datos cambian, puede actualizar el valor en un solo lugar. Todas las
consultas, los formularios y los informes buscan en ese lugar los valores actuales.
• Simplicidad El modelo de archivo plano usado como base para un sistema relacional
determina un método simple, no redundante de almacenamiento de datos. Cada tabla
en el diseño relacional es un solo objeto que contiene datos pertinentes para un aspecto
particular de la base de datos, como un empleado, un producto o un pedido.
• Poder El almacenamiento de los datos en tablas separadas y relacionadas permite el
agrupamiento, la búsqueda y la recuperación de información de maneras casi limitadas.
• Facilidad de manejo Con tablas más pequeñas, menos complicadas, es mucho más fácil
localizar y administrar la información.
Por ejemplo, si está rastreando las órdenes de trabajo de un cliente, podría poner todos
los datos en una sola tabla, creando una base de datos de archivo plana. Existiría un registro
separado para cada orden de trabajo bajo contrato. Almacenar todos los datos del cliente con
la información de las órdenes de trabajo, significaría repetir la misma información del cliente.
Además, si el número de teléfono de un cliente cambia, todos los registros que contienen la
información de ese cliente tendrían que actualizarse. La información del empleado en una tabla
de orden de trabajo también estaría repetida.
Es mucho más eficiente tener una tabla para la información de las órdenes de trabajo y tablas
separadas para la información de clientes y empleados. Podría agregarse un campo corto, que
contenga un identificador de cliente, a las tablas de clientes y órdenes de trabajo para formar una
colección entre las tablas, llamada relación. De manera similar, un identificador de empleado podría
vincular las órdenes de trabajo con el empleado que está actuando como supervisor del trabajo.
En la figura 2-1 se muestra cómo implementar la base de datos de órdenes de trabajo como
una base de datos relacional. La información está dividida en una base de datos relacional eficiente
que contiene tres tablas, con campos especiales agregados para proporcionar las relaciones.
En la figura 2-1, la línea de relación dibujada entre el campo Id de cliente y la tabla Clientes
y el campo Id de cliente en la tabla Órdenes de trabajo vincula a las dos tablas. La relación le
permite buscar toda la información de órdenes de trabajo para un cliente, además del nombre y
el número de teléfono del cliente para una orden de trabajo específica.
De manera similar, las tres líneas de relación que van de los campos Supervisor, Trabajador
principal y Asistente en la tabla Órdenes de trabajo a la tabla Empleados, vinculan las dos tablas
de tres maneras. Por ejemplo, puede preguntar a Access el nombre y el número de localizador del
supervisor de un trabajo específico. Cuando Access crea una segunda relación con una tabla,
en realidad agrega otra instancia de la tabla al diseño Relaciones. Verá tres instancias de la
tabla Empleados para acomodar los tres vínculos con diferentes campos en la tabla Órdenes de
trabajo.
Capítulo 2: El mundo de las bases de datos relacionales 29
PARTE I
FIGURA 2-1 Ejemplo de una base de datos relacional
Cuando está construyendo una base de datos, una de sus principales tareas consiste
en decidir cómo distribuir los datos. Cuatro pistas le guían mientras diseña la base de datos
relacional:
• Los datos que pueden dividirse por usuario, como sería por la oficina de personal o el
gerente de producción.
• La redundancia de datos. Por ejemplo, en una compañía de servicio relacionado con
clientes, un cliente podría contratar varios servicios. El almacenamiento de todos los datos
del cliente con la información de la orden de trabajo significaría repetir la información del
cliente en todos los registros de la orden de trabajo. Esto daría como resultado muchas
copias de la misma información (como si no tuviera el éxito suficiente como para
estimular trabajo repetido).
• Cuántos registros tendrá en cada categoría. Por ejemplo, si tiene 500 empleados y 1 500
órdenes de trabajo. Puede ver que los empleados y las órdenes de trabajo pertenecen a
tablas separadas.
• La dimensión temporal. Si tiene información que apenas usa, como un archivo de

órdenes de trabajo completadas, es más eficiente almacenarlas por separado (y en otro
lugar), y traerlas al frente sólo cuando sea necesario.
Tipos de relaciones
Las tablas pueden relacionarse de tres maneras diferentes: una a muchas, una a una y varias a
varias. El tipo que defina dependerá de cuántos registros de cada tabla es posible que tengan el
mismo valor.
Para relacionar tablas, una de ellas debe incluir un campo que contenga un valor único en
todos los registros. Eso puede ser el campo de la clave principal o un campo con un índice único
que le permita evitar la duplicación de valores. Una clave principal o un índice único también
puede ser una combinación de dos o más campos cuyo valor combinado es único para todos
los registros. Por ejemplo, el Id de empleado puede ser un número único que identifica a un
empleado. Si quiere usar nombres en una clave o un índice, probablemente necesitará incluir el
nombre y los apellidos para asegurar valores únicos.
El tipo de relación más común es la relación una a varias, en que un registro de una tabla
puede tener muchos registros coincidentes en otra, o tal vez ninguno. A la tabla en el lado “una”
suele denominársele tabla principal; a la otra, tabla secundaria. Por ejemplo, la tabla Clientes
tendría un registro por cada cliente, mientras que la tabla Órdenes de trabajo podría tener más
de una orden de trabajo para el mismo cliente. Ambas tablas incluirían un campo con un valor
que representa a ese cliente específico. En la tabla principal (Clientes) el campo debe ser la clave
principal o un campo con un índice que contiene un valor único. En la tabla secundaria, al campo
se le denomina clave externa y no es necesario que sea único.
SUGERENCIA Puede agilizar el procesamiento si la tabla secundaria está indizada por la clave
externa. Consulte el capítulo 4 para conocer más información sobre la definición de estructuras y
también incluida la especificación de índices.
En la figura 2-1, todas las relaciones son una a varias, como lo denotan los símbolos en los
extremos de las líneas de relación. El uno aparece al final de la línea adjunta a la tabla del lado
una y el símbolo de infinito aparece en la tabla del lado varias de la relación. Los campos de
clave principal están indicados por el nombre del campo que aparece en negritas en las listas de
campos. Como puede ver en la figura, las tres tablas de la base de datos tienen claves principales.
Las clases externas son identificadas por la línea de relación que señala al nombre de campo en
la lista de campos de la tabla secundaria.
La relación una a una se usa a veces como un formulario de búsqueda, en que cada registro
en una de las tablas tiene un registro coincidente en la otra tabla. Ninguna tabla está diseñada
como principal. Los campos de clave en ambas tablas son las claves principales. Un uso para
este tipo de relación es almacenar información adicional, que apenas se ingresa, acerca de un
elemento en la primera tabla, como un resumen de un libro o detalles de una orden de trabajo.
La relación varias a varias no está permitida como tal en una base de datos relacional.
Muchos registros de una tabla tienen los mismos valores en el campo clave que varios registros
de la segunda tabla. Para implementar esto en Access, debe crear una tercera tabla, llamada tabla
de unión, para colocarla entre las primeras dos, convirtiendo la relación varias a varias en dos
relaciones una a varias. Office Access 2007 introduce un nuevo tipo de campo, llamado el campo
de valores múltiples, que puede reemplazar la necesidad de la tabla de unión cuando crea una
relación varias a varias. (Consulte el capítulo 4 para conocer información acerca de los diferentes
tipos de datos que puede usar en una tabla.)
En la figura 2-2 se muestra la manera en que difieren tres tipos de relaciones. En el capítulo
5 se incluye más información acerca de la definición y modificación de relaciones.
Una relación una a una vincula la tabla Datos de cotización con la tabla Órdenes de trabajo.
TABLA DATOS DE COTIZACIÓN
PARTE I
Número Fecha Fecha Número
de cotización de cotización de otorgamiento de orden
105 03/03/07 04/01/07 003
106 03/15/07
107 03/20/07 04/10/07 004
TABLA ÓRDENES DE TRABAJO

Número Fecha de inicio Fecha
de orden de terminación
003 20/04/07 25/04/07
004 15/04/07 20/04/07
005 10/05/07 15/05/07
Una relación una a varias vincula la tabla Empleados con la tabla Órdenes de trabajo.
TABLA EMPLEADOS
Id de Apellido Especialidad
empleado
16 Salas Yeso
17 Huesca Mano de obra
18 García Mano de obra

Número de orden Id de empleado
de trabajo
001 17
002 18
003 19
004 17
Una relación varias a varias vincula la tabla Órdenes de trabajo con la tabla Proveedores.
Número Código
de orden de materiales
004 L
005 E
006 E
007 E
TABLA PROVEEDORES
Materiales Proveedor Dirección
E Eléctricos Sánchez
E Artículos Juárez
E Almacén Casero
FIGURA 2-2 Tres tipos de relaciones entre bases de datos

Integridad referencial
Integridad referencial es un sistema opcional de reglas que garantiza que las relaciones son
válidas y que la base de datos permanecerá exacta y completa a medida que se ingresan, editan o
eliminan datos.
La regla básica de la integridad referencia es ésta. Para cada registro de una tabla secundaria
(el lado “varias”), debe haber uno y sólo un registro coincidente en la tabla principal (el lado
“una”). Por ejemplo, en la relación entre la tabla Clientes (principal) y Órdenes de trabajo
(secundaria), cada orden de trabajo actual debe tener una referencia a un cliente. No puede tener
una orden de trabajo sin un cliente. Las reglas de la integridad referencial también evitan que
elimine un registro de cliente si aún están activas las órdenes de trabajo.
He aquí un resumen de las reglas básicas de integridad que Access puede imponer:
• No puede ingresar un registro secundario para el que no exista un registro principal
(iniciar una orden de trabajo sin un cliente).
• No puede eliminar un registro principal si aún existen registros secundarios relacionados
(eliminar un cliente antes de que el trabajo se complete).
• No puede cambiar un registro secundario, de modo que su clave externa no tenga una
coincidencia en su tabla principal (cambiar el campo de cliente en un registro de orden de
trabajo con un cliente no existente).
• No puede cambiar el valor de la clave principal en una tabla principal, siempre y cuando
registros relacionados estén en la tabla secundaria (cambiar un vínculo de cliente antes de
que se termine la orden de trabajo).
Estas reglas le ayudan a mantener una base de datos exacta y completa sin cabos sueltos.
Antes de que pueda establecer integridad referencial, debe asegurarse de que cumple las
siguientes condiciones:
• El campo coincidente en la tabla principal es la clave principal, o por lo menos tiene un
valor único, como un campo Autonumérico.
• Los campos relacionados son del mismo tipo de datos.
• Ambas tablas están en la misma base de datos de Access. Puede establecer integridad
referencial entre las tablas vinculadas, siempre y cuando ambas estén en formato de
Access y pueda abrir la base de datos que contiene las tablas vinculadas.
Las mismas reglas pueden aplicar a una relación una a una. La imposición de las reglas de
integridad referencial en este tipo de relación garantiza que cada registro de una tabla tiene uno
y sólo un registro coincidente en la otra tabla.
Definición de los objetos de una base de datos

Antes de seguir adelante, echemos un vistazo de cerca a los objetos que integran una base de
datos. Access es un sistema de administración de base de datos (DBMS, DataBase Management
System) orientado a objetos, lo que significa que toda la base de datos está integrada por objetos
con ciertas características o atributos llamados propiedades que determinan su estructura, aspecto
y comportamiento. Por ejemplo, las propiedades de la tabla incluyen una descripción de ésta, su
tema y la disposición de los registros en la tabla, como en orden alfabético o cronológico, basado
en uno más campos.
A su vez, cada uno de los principales objetos de Access es un contenedor para esos objetos,
que también tiene propiedades. Por ejemplo, las tablas están integradas por campos que se
consideran objetos con propiedades propias, como nombre, tamaño, formato y tipo de datos.
Los informes y los formularios contienen objetos de diseño, como campos de datos, títulos y
etiquetas, botones de comandos, números de página e imágenes. Cada uno de éstos tiene una
PARTE I
lista de propiedades que puede establecer para lograr el efecto que quiera.
Como verá en el Panel de exploración, los principales objetos de bases de datos son las
tablas, las consultas, los formularios, los informes, las macros y los módulos. Las tablas son los
contenedores de todos los datos de su base de datos. Como ya se mencionó, en un sistema de
bases de datos relacional, los datos están distribuidos entre varias tablas relacionadas en lugar de
estar colocadas en una sola tabla grande.
Una consulta es una pregunta que usted hace a su base de datos. Por lo general usa una
consulta para extraer un conjunto específico de registros de una o más tablas. Por ejemplo,
tal vez le pida a la base de datos que le muestre una lista de clientes de gourmet que son
vegetarianos o que tienen preferencia por productos vegetarianos exóticos. Access responde
su pregunta al desplegar los datos solicitados. Debido a que la consulta es una pregunta
almacenada en lugar de una respuesta almacenada, cuando hace la pregunta de nuevo, el
resultado puede incluir la información más reciente. No sólo puede ver los resultados, también
puede usarlos en informes y formularios.
Los formularios suelen ser más convenientes que una hoja de datos tabular para el ingreso y la
edición de los datos de una tabla, sobre todo si ésta incluye más datos de los que pueden caber en
la pantalla y tiene que desplazarse para ver el resto. Un formulario puede desplegar un solo registro
a la vez, para que todos los datos sean visibles al mismo tiempo, y puede organizar los campos de
la manera que quiera en un diseño de formulario. También puede incluir datos de más de una tabla
o consulta como base para un solo formulario. Los formularios son especialmente útiles para crear
un entorno visual cómodo para la administración de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario
que parezca el formulario de papel usado para reunir datos en el lugar de trabajo.
Cuando quiere imprimir los datos, por lo general crea un informe. El informe puede ser
un contenedor rápido y fácil de los datos de la tabla (útil para revisar elementos de datos
específicos) o una presentación tosca de los datos en un formato personalizado adecuado
para los accionistas o un gerente de negocio. El informe también puede incluir totales y otros
resúmenes de valores en un campo particular, como ventas netas y ganancias mensuales. La
adición de gráficas e imágenes a un informe lo hace aún más informativo visualmente.
Access proporciona un tipo especial de informe mediante el Asistente para etiquetas, que
puede usar para imprimir etiquetas de correo o sobres. Si mantiene una lista de correo en
una tabla de bases de datos, este tipo de informe especial resultará práctico. También puede
crear cartas de formulario y combinarlas con las lista de direcciones para imprimir una copia
personalizada para cada destinatario.
Los dos tipos finales de objeto son macros y módulos. Las macros contienen una secuencia
de comandos que realizan una cierta tarea y son útiles para definir las acciones automáticas que
responden a clics de botón u otros eventos. Se han agregado varias características nuevas a las
macros en Office 2007 que las hacen más útiles y seguras. (Consulte el capítulo 19 para conocer
más detalles.) Los módulos son programas escritos en Visual Basic para Aplicaciones (VBA), el
lenguaje de programación utilizado por Office Access 2007. Los procedimientos contenidos en
los módulos son la piedra de toque de las aplicaciones avanzadas de Access.
Inspección de la base de datos de ejemplo

La base de datos de ejemplo Northwind Traders presentada en el capítulo 1 es una aplicación de
procesamiento de órdenes. Si no fuera por el uso de las características de administración de base
de datos relacionales de Access, el proceso sería tortuoso y consumiría tiempo. En las siguientes
secciones se examina la base de datos de ejemplo con más detalle.
Revisión de la distribución de los datos

Como ya se mencionó, una base de datos relacional incluye varias tablas, cada una de las
cuales contiene datos concentrados en un aspecto de la base de datos. Después de distribuir los
datos entre las tablas, éstas se relacionan entre sí por medio de la identificación de los campos
coincidentes.
Los datos de Northwind están distribuidos entre 20 tablas, como se muestra en el Panel de
exploración de la figura 2-3. Las tablas principales son Productos, Pedidos y Clientes. Las otras
tablas soportan el procesamiento de pedidos al proporcionar datos adicionales, como el nombre
del empleado que tomó la orden, la categoría del producto, los proveedores de productos, el
estatus del pedido y los métodos de envío. Cada una de estas tablas es un buen ejemplo de
agrupamiento de elementos de datos empleados para el mismo propósito.
La tabla Pedidos contiene toda la información de pedidos, como el número de pedido, el
identificador del cliente, el identificador del empleado, la fecha de pedido y la fecha de envío;
método de envío y el nombre completo y la dirección de destino. Los campos adicionales dan
seguimiento de la información del pago y los impuestos. Otras tres tablas están relacionadas con
la tabla Pedidos: Detalles de pedido, Estado de pedidos y Estado de detalles de pedidos.
FIGURA 2-3 Datos de Northwind Traders distribuidos entre muchas tablas

La tabla Clientes contiene el identificador del cliente, además de la dirección completa del
cliente, y los números de teléfono. También incluye un nuevo tipo de campo de datos adjuntos
PARTE I
y un vínculo con una página Web. Si esa información no se incluyera en una tabla separada, se
repetiría en todas los pedidos colocados por el cliente.
La tabla Productos contiene el estado actual del inventario de cada producto. Los campos
incluyen el identificador del producto, el nombre, el identificador del proveedor, la categoría, la
cantidad por unidad, el precio unitario, las unidades en almacén y pedidos, el nivel de reposición
y un campo que indica si el producto se ha descontinuado no. La tabla también incluye un
nuevo campo de datos adjuntos.
El seguimiento del inventario se realiza con dos tablas: Transacciones de inventario y
Detalles de transacciones de inventario. También se da seguimiento a los pedidos de compra en
la base de datos Northwind con tres tablas: Pedidos de compra, Detalles de pedidos de compra y
Estado de pedidos de compra.
Otras tablas contienen información periférica con el fin de reducir la redundancia de
datos. La tabla Empleados contiene el identificador de empleado, las fechas de nacimiento y
de contratación, el nombre y la dirección, los números telefónicos, el nombre del supervisor del
empleado y un campo de memo para notas. La tabla Proveedores incluye los identificadores de
proveedor y la dirección y un punto de contacto. La tabla Transportistas contiene el nombre y
los números telefónicos de la compañía, además del identificador del envío. La tabla Facturas
presenta una lista de las fechas de pedido y de envío además de los costos facturados al cliente.
Vista de las relaciones de una tabla

Casi todas las tablas de la base de datos Northwind están relacionadas de alguna manera. Para
ver el esquema de relación, elija la ficha Herramientas de base de datos, en la cinta de opciones,
y haga clic en el comando Relaciones del grupo de comandos Mostrar u ocultar. La ventana
Relaciones de la figura 2-4 muestra ocho tablas con sus líneas de relación.
NOTA Para simplificar la vista, muchas de las tablas periféricas se ocultaron en esta vista de la
ventana Relaciones. Cuando elija Relaciones, verá todas las tablas en una disposición intricada.
Cada una de estas ocho tablas está relacionada por lo menos con otra tabla, creando por
lo tanto una base de datos relacional. Eche un vistazo a unas cuantas de las relaciones más
importantes:
• La tabla Pedidos es la pieza central de este despliegue y está relacionada con varias tablas:
Clientes, Transportistas, Detalles de pedido, Facturas y Empleados. Las tablas Pedidos
y Facturas están vinculadas por el campo Id de pedido. Clientes y Transportistas están
vinculadas con la tabla Pedidos por sus campos de Id. La tabla Empleados está vinculada
con la tabla Pedidos por el campo Id de empleado.
• La tabla Productos está relacionada con dos tablas: Detalles de pedido y Proveedores, que
usan el campo Id de producto.
Identificación de las claves principales y los campos vinculados

Cómo puede saberlo a partir de los símbolos en el extremo de las líneas de relación, todas estas
relaciones son una a varias, el tipo más común. La tabla principal debe estar vinculada con la
tabla secundaria por su clave principal. El campo de clave principal aparece con un icono de
clave en la lista de campos de la tabla. Observe que todas las claves principales usan el Id solo
FIGURA 2-4 Algunas relaciones importantes entre las tablas de la base de datos Northwind
o con un nombre de tabla. Esta práctica le ayuda a identificar cuál campo contiene la clave
principal.
Revisión las propiedades de la relación

Además del tipo de relación, puede encontrar más detalles acerca de una relación, como si está
impuesta la integridad referencial, los nombres específicos de los campos vinculados y el tipo
de unión implementada. El cuadro de diálogo Modificar relaciones se abre cuando se hace clic
con el botón derecho en medio de una línea de relación y elige Modificar relación del menú de
acceso directo, o cuando elige Modificar relaciones en el grupo de comandos Herramientas, de la
ficha Diseño. Este cuadro de diálogo especifica cuáles son los campos vinculados en cada tabla,
la imposición de integridad referencial y el tipo de relación. Otras dos propiedades, Actualizar
en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados, cuando se
seleccionan automáticamente hacen cambios en tablas relacionadas cuando se cambian datos en
los campo relacionados o se elimina un registro de la tabla en el lado uno de la relación.
PARTE I
NOTA Si hace clic en el botón Tipo, se abre un segundo cuadro de diálogo en que puede elegir la
propiedad de unión que quiere usar para la relación. Consulte el capítulo 5 para conocer más
información acerca de los tipos de unión y la manera en que afectan a los datos desplegados.
Los beneficios
Además de la eficiencia del almacenamiento de datos, un sistema de bases de datos relacional
ofrece grandes beneficios cuando se trata de la recuperación de datos. Pueden diseñarse
formularios para la entrada o el despliegue de datos de tablas relacionadas. Mientras usted
ingresa datos en el formulario, se dispersan a la tabla apropiada y la actualizan. A medida
que ingresa datos en un formulario de varias tablas, los datos se sincronizan automáticamente.
Un formulario personalizado
La base de datos de ejemplo Northwind incluye varios formularios personalizados. Para ver el
formulario Detalles de pedidos de compra (que se muestra en la figura 2-5), haga lo siguiente:
1. Abra la base de datos Northwind Traders como antes e inicie sesión como empleado.
2. En el Panel de exploración, haga clic en la flecha hacia abajo en el encabezado y elija
Tipo de objeto, en la categoría superior, Desplazarse a la categoría y Todos los objetos de
Access en el panel inferior Filtro por grupo.
3. Haga clic de nuevo en la flecha del encabezado para ver la lista de objetos.
4. Haga clic en la flecha de expansión de Formularios, en el Panel de exploración, para
mostrar la lista de formularios en la base de datos.
5. Haga doble clic en el nombre del formulario Detalles de pedidos de compra o haga clic
con el botón derecho y elija Abrir, del menú contextual.
El formulario se usa para ingresar nuevos pedidos de compra por proveedor o para
ver pedidos existentes. Cada pedido de compra incluye los datos de las tablas relacionadas
que contienen los detalles del pedido de compra, los datos de recepción del inventario y la
información de pago. Aunque ese formulario tiene un aspecto complicado, verá en el capítulo 12
que este tipo de formularios es fácil de construir con Access 2007.
El campo Proveedor tiene un botón de flecha hacia abajo que controla el despliegue de una
lista de proveedores de Id de proveedores derivados de la tabla Proveedores. Cuando el nombre de
un proveedor se selecciona de la lista, se despliega información relacionada en el subformulario. El
formulario tiene tres páginas que muestran detalles de compra, inventario e información de pago.
FIGURA 2-5 El formulario Detalles de pedidos de compra de Northwind Traders
Un informe personalizado
Para revisar una vista previa del informe Cantidad de ventas de productos por empleado,
en la base de datos Northwind, expanda la lista Informes en el Panel de exploración. Luego
haga doble clic en el nombre del informe, o haga clic con el botón derecho en el nombre
del informe y elija Abrir del menú de acceso directo. Este es un ejemplo de un informe que
contiene información de más de una tabla. Está basado en una consulta de selección que
reúne información de las tablas Empleados, Productos e Informes de ventas. Las ventas están
agrupadas por empleado, con una gráfica que muestra el volumen de ventas en cada categoría
para cada empleado. En la figura 2-6 se muestra una vista previa de este informe.
Resumen
Este capítulo contiene información sobre la teoría de los sistemas de bases de datos relacionales,
y la manera en que pueden usarse para almacenamiento y recuperación eficiente de información.
Se analizaron brevemente los principales bloques de construcción de una base de datos de
Access (tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos) y se mostraron ejemplos
PARTE I
FIGURA 2-6 Un informe de ventas que muestra ventas por cantidad y empleado
de ellos. También se examinaron las relaciones entre las tablas en la base de datos de ejemplo
Northwind.
En el siguiente capítulo se analiza a profundidad el proceso de diseño de una base de datos
relacional y la manera de distribuir datos entre tablas. Verá cómo crear una nueva base de
datos a partir de una plantilla que puede descargar y cómo crear una base de datos en blanco sin
un diseño predeterminado.
CAPÍTULO
3
Creación de una base de datos
L
a información de un sistema de base de datos relacional está distribuida entre tablas de bases de
datos relacionadas para optimizar el almacenamiento y la recuperación de la información. Los
campos comunes relacionan las tablas para que la información pueda extraerse y presentarse de
maneras útiles. Una base de datos puede ser una herramienta esencial en el rastreo y la administración
de información personal y de negocios, si está diseñada y construida de manera apropiada. Una
base de datos mal diseñada tiene poco o nulo valor. Cuanto más tiempo dedique a la tarea y al análisis
de datos, mejores serán los resultados. Una vez que se haya completado y revisado el diseño, es fácil
construir la base de datos con Access, con o sin una plantilla de base de datos predefinida.
Diseño de la base de datos

El proceso de diseño empieza con un análisis de las tareas que se requerirá que realice la base de
datos. En primer lugar, debe determinar lo que se pretende que haga el sistema para los posibles
usuarios. Entreviste a todos los usuarios y obtenga descripciones completas de sus expectativas.
Es esencial recordar que el proceso de diseño también es iterativo: a medida que los usuarios se
acostumbran a un nuevo sistema, pensarán en más características que puedan usar, como un
formulario adicional de entrada de datos, una consulta especial o un campo calculado.
Por otra parte, es fundamental inmovilizar el diseño en algún punto, para que pueda seguir
adelante con el desarrollo. Puede acumular los requisitos y deseos finales de los usuarios para la
versión actualizada.
También es importante familiarizar a los usuarios con las extensas capacidades de formularios e
informes de Access 2007 al demostrar algunos formularios de entrada de datos y mostrar ejemplos
de informes impresos.
El proceso de diseño de la base de datos se divide en siete pasos, cada uno con objetivos y
productos específicos:
1. Determine lo que los usuarios quieren de la base de datos y los datos que se necesitan para
proporcionar los fundamentos de esos resultados.
2. Decida cuáles tablas incluir en la base de datos.
3. Identifique los campos de cada tabla.
4. Asigne un campo único o una combinación de campos para cada tabla que asegure que no
habrá dos registros al mismo tiempo.
41
5. Determine la manera en que se relacionan las tablas entre sí.

6. Revise el diseño y recorra por pasos los procedimientos con los usuarios.
7. Cree tablas e ingrese datos.
Aunque numerar los pasos de un proceso implica que un paso se completa antes de que
empiece el siguiente, en realidad el proceso de diseño es más fluido, y cada paso se superpone al
otro. Puede regresar a un paso anterior en cualquier momento.
En este capítulo sólo se cubre el diseño y la creación de la propia base de datos. En el
capítulo 4 se analiza la creación de tablas con y sin una plantilla. En el capítulo 5 se describe
la manera de relacionar las tablas y en el capítulo 6 se incluye más información sobre la
introducción y edición de datos en la base de datos.
Presentación de Reparaciones Caseras Técnicas

El ejemplo que usaremos es la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas. Reparaciones
Caseras Técnicas es una pequeña empresa que se especializa en el mantenimiento y la mejora
de estructuras caseras. Sus especialidades son sistemas eléctricos, de plomería, estructurales, de
pintura, calefacción y aire acondicionado en el hogar.
El principal objetivo de la base de datos es llevar registro de las órdenes de trabajo y la
impresión de facturas. En la figura 3-1 se muestra un ejemplo del sistema de mantenimiento
manual de registros que se usaba antes del desarrollo de la base de datos de Access.
Determinación de los objetivos de la base de datos

Paso 1. Determine el objetivo de la base de datos ¿Qué necesitan los usuarios de la base de datos?
¿Qué tipos de informes necesitan y cómo quieren los usuarios que esté organizada y resumida la
información?
Si ya existen los formularios adecuados de recolección de datos, úselos como patrones para
los formularios de Access. Revise otras bases de datos que atiendan situaciones similares de
administración de información. Después de que se hayan definido las tareas, puede desarrollar
una lista de los elementos de datos requeridos.
El propósito principal de la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas es mantener
información actualizada acerca de las órdenes de trabajo actuales. La información debe incluir
formularios para ingreso de datos y ver todos los datos de la tabla, y debe relacionarse con las
órdenes de trabajo individuales para clientes o empleados específicos.
Además de llevar registro de las órdenes de trabajo, el propietario desea realizar análisis
financieros, por ejemplo, para determinar cuántos ingresos ha generado cada empleado o revisar
las ventas totales mensuales. Estos análisis pueden incluir informes de resumen con gráficas y
cuadros que describen tendencias, además de distribuciones proporcionales de tipos de trabajos
en un periodo. Estos estudios son útiles cuando planea trabajos futuros.
Distribución de los datos

Paso 2. Determine la manera en que debe dividirse la información entre las tablas No es tan fácil
como suena, pero puede seguir estas directrices:
• Una tabla no debe contener información duplicada entre sus registros. Con una sola
copia de cada elemento de datos, necesita actualizar la información en un solo lugar.
• La información de una tabla debe limitarse a un solo tema. Esto le permite mantener
datos relacionados con cada tema, independientemente de los demás.
Capítulo 3: Creación de una base de datos 43
Reparaciones Caseras Técnicas
PARTE I
Núm. de pedido Fecha/hora
Cliente
Dirección
Teléfono Tomado por
Descripción
Número de presupuesto Presupuesto total Fecha

Supervisor
Trabajo en progreso Fecha de inicio
Fecha de terminación Supervisor
Mano de obra Fecha de cotización

Horas Precio Costo Partes
⫻ ⫽ Impuestos sobre ventas
⫻ ⫽
⫻ ⫽ Subtotal
⫻ ⫽ Mano de obra
⫻ ⫽
Total mano de obra Total
Costo estimado Fecha Cantidad pagada
FIGURA 3-1 Registro de una orden de trabajo manual de Reparaciones Caseras Técnicas
En el caso de Reparaciones Caseras Técnicas, la información del empleado y el cliente

se repite en varias hojas de órdenes de trabajo preparadas manualmente. Para reducir la
redundancia, se extraen ambos conjuntos de información y se colocan en tablas separadas. Al
mantener los pagos en una tabla separada, se agregará flexibilidad, sobre todo si el trabajo se
paga en parcialidades (como un depósito al principio del contrato y el resto mientras el trabajo
se completa).
Si se usan partes específicas de manera rutinaria, como reparaciones de plomería o dispositivos

eléctricos, la lista de partes debe mantenerse en una tabla separada. Los datos en la tabla de partes
pueden ingresarse mediante el formulario o el informe que una los gastos de la orden de trabajo.
Es posible incluir otros datos periféricos en pequeñas tablas separadas, como métodos de envío
o pago. La información de la compañía Reparaciones Caseras Técnicas también puede mantenerse
separada en un lugar, accesible para el informe que imprime la factura. Esta tabla puede incluir la
dirección, los números de teléfono y fax, las direcciones Web y de correo electrónico de la empresa,
junto con cualquier mensaje corto estándar que deba incluirse en la correspondencia.
Paso 3. Determine los campos que contienen los hechos individuales acerca de cada tema Todos los
campos deben relacionarse directamente con el tema y no incluir cualquier información que
pueda derivarse de otros campos. Incluya toda la información que necesite, pero nada adicional.
Divida la información en partes pequeñas lógicas, como los campos Nombre y Apellido, en
lugar de un solo campo Nombre completo. Asigne nombres a los campos de modo que pueda
localizar registros específicos y ordenar por valores de campo individuales. Siempre puede
combinar los campos más adelante, para encontrar y buscar, si es necesario.
PRECAUCIÓN La palabra Nombre está reservada en Access. Nombre es una de las propiedades de
objetos y controles de Access, como se analizará en capítulos posteriores. El uso de una palabra
que tiene un significado especial en Access como nombre de campo no suele ser una buena idea
porque puede causar problemas impredecibles.
Access ofrece nueve tipos de datos que cubren todos los tipos de datos que va a incluir en su
base de datos. Por ejemplo, texto, memo, fecha/hora, moneda, Sí/No, Objeto OLE, Hipervínculo
y Datos adjuntos son algunos de los tipos de datos ofrecidos. Encontrará estos tipos de datos en
campos posteriores. Mientras tanto, trate de organizar los datos en tipos de datos específicos.
En la tabla 3-1 se presenta una lista de cada una de las tablas de Reparaciones Caseras
Técnicas y se muestra el tipo y el tamaño de los datos, además de una breve descripción de los
datos que se almacenarán en el campo.
Campo Tipo de datos Tamaño de campo Descripción

Tabla Órdenes de trabajo
Número de orden Número Entero Identifica de manera única la orden de trabajo
Id de cliente Número Entero Id de cliente
Número de cotización Texto 5 Número de cotización original
Fecha de inicio Fecha N/A Fecha de inicio programado
Fecha de terminación Fecha N/A Fecha de terminación esperada
Supervisor Número Entero Id del empleado a cargo
Trabajador principal Número Entero Id del empleado que es el segundo a cargo
Asistente Número Entero Id del asistente
Costo de materiales Moneda 2 decimales Costo de los materiales
Costo de mano de obra Moneda 2 decimales Costo de la mano de obra
Descripción Memo N/A Descripción de la orden de trabajo
Dibujo Hipervínculo N/A Archivo de dibujo, según sea necesario
Campo Tipo de datos Tamaño de campo Descripción

Tabla Empleados
PARTE I
Id de empleado Número Entero Identifica de manera única al empleado
Nombre Texto 20 Nombre del empleado
Apellido Texto 25 Apellido del empleado
NSS Número 10 Número de seguro social
Especialidad Texto 25 Habilidades especiales del trabajador
Dirección Número/texto 50 Dirección de la casa del empleado
Ciudad Texto 50 Ciudad
Estado Texto 3 Estado
CP Número 5 Código postal
Número telefónico Número 12 Teléfono de la oficina o localizador
Precio por hora Moneda 2 decimales Salario por hora
Precio facturado Moneda 2 decimales Precio facturado al cliente
Comentarios Memo N/A Información adicional
Foto de gafete Objeto OLE N/A Foto del empleado
Tabla Clientes
Id de cliente Número Entero Identifica de manera única al empleado
Nombre Texto 20 Nombre del empleado
Apellido Texto 25 Apellido del empleado
Dirección de facturación Número/texto 50 Dirección para enviar la cuenta
Ciudad Texto 50 Ciudad
Estado Texto 3 Estado
CP Número 5 Código postal
Número telefónico Número 12 Teléfono del cliente
Número de fax Número 12 Número de fax del cliente
Notas Memo N/A Información adicional del cliente
TABLA 3-1 Campos y tipos de datos en las tablas de Reparaciones Caseras Técnicas
NOTA El tipo de datos Autonumérico sería mejor para los campos que pretende usar como campos
de clave principal, como Id de empleado, Id de cliente, Número de cotización, etc. Access crea
los valores autonuméricos para asegurarse de que sean únicos dentro de la tabla. Sin embargo,
si Reparaciones Caseras Técnicas ya tiene un sistema de identificación de empleados, órdenes
de trabajo, etc., y le gustaría mantenerlo, es fácil acomodar los usuarios con códigos con los que
están familiarizados. Puede establecer estas propiedades de campo para que el valor sea siempre
único.
Después de organizar los datos de las tablas, revise cuidadosamente la distribución para
lograr una mayor normalización. Elimine cualquier redundancia y asegúrese de que todos los
campos en cada tabla se aplican directamente a ese tema. No incluya ningún campo que se derive
de datos de otros campos de tabla. Por ejemplo, el excedente y los costos totales de la orden de
trabajo son campos calculados y, por tanto, no se incluyen en la tabla Órdenes de trabajo.
Especificación de campos clave y de relaciones

Paso 4. Asegúrese de que cada tabla tiene un campo clave que contiene un valor único Si no existe
ese campo, permita que Access asigne un campo especial para que actúe como clave principal,
de modo que puede asegurarse de que cada registro de la tabla es único.
Cada una de las tres tablas principales de la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas
tiene un campo que identifica a un registro de manera única: Número de orden, Id de empleado
e Id de cliente. El usuario puede ingresar los valores de esos campos o Access los puede asignar
en la forma de un autonúmero incremental. Si el número no tiene otro significado, como
identificar la ubicación general del trabajo, Access puede proporcionar un autonúmero y así
usted puede asegurarse de que no se presenten duplicados.
Paso 5. Determine la manera en que las tablas se relacionarán entre sí Identifique los campos
comunes y los tipos de relaciones entre ellos.
La tabla Órdenes de trabajo tiene un campo llamado Id de cliente. En lugar de usar el
nombre del cliente para vincularlo con otra tabla, use el Id de cliente, que es la clave principal en
la tabla Clientes y puede usarse como el campo de vinculación entre las dos tablas. De manera
similar, use el Id de empleado en lugar de los nombres de empleado en los campos Supervisor,
Trabajador principal y Asistente en la tabla Órdenes de trabajo. El Id de empleado es el campo
de clave principal en la tabla Empleados, que vincula con las tres claves externas en la tabla
Órdenes de trabajo.
La relación entre las tablas Clientes y Órdenes de trabajo es de uno a varios porque un
cliente podría contratar más de un trabajo. La relación entre la tabla Empleados y Órdenes de
trabajo también es de uno a varios porque un empleado puede trabajar en más de un trabajo a la
vez y participar en uno de tres papeles en un solo trabajo.
En la figura 3-2 se muestran las tablas de Reparaciones Caseras Técnicas en la ventana
Relaciones de Access. Las listas de campos se han alargado para desplegar todos los campos. En
la figura también se muestra una cuarta tabla, Datos de cotización, que agregará después en el
capítulo.
Aparecen tres instancias de la tabla Empleados en la ventana Relaciones, porque está
vinculada a tres campos separados de la tabla Órdenes de trabajo. La tabla no está realmente
replicada, simplemente se despliega tres veces en la ventana Relaciones, para ilustrar las tres
relaciones separadas. (En el capítulo 5 se incluye información relacionada con el trabajo en la
ventana Relaciones y la definición o edición de relaciones.)
Terminación de la base de datos

Paso 6. Revise completamente el diseño, junto con bosquejos de los informes planeados y el
prototipo de interfases de usuario Ahora es momento de consultar a los usuarios para conocer
comentarios y sugerencias adicionales. Recorra paso por paso las operaciones que planea realizar
con la información.
Paso 7. Cree la estructura de la tabla de acuerdo con el diseño e ingrese los datos Tal vez quiera
limitar los datos para sólo probar la aplicación y luego completar las tablas. Cree los formularios,
PARTE I
FIGURA 3-2 Las tablas de Reparaciones Caseras Técnicas mostrando sus relaciones
informes y consultas con estos datos limitados. Si se pretende que la base de datos sea
para usuarios sin experiencia, puede agregar categorías y grupos personalizados en el Panel
de exploración y otras herramientas personalizadas para facilitar sus trabajos. Un grupo
personalizado de objetos de base de datos en el Panel de exploración puede ser la interfaz de
usuario con la base de datos. Un grupo personalizado reemplaza los paneles de control usados
en versiones anteriores de Access. Sin embargo, aún puede utilizar sus paneles de control en
Access 2007 si sus usuarios están acostumbrados a ellos. El único problema que podría encontrar
es si el código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) detrás del panel de control incluye un
comando para abrir una ventana de base de datos, que ya no existe en Access 2007.
Un grupo personalizado en el nuevo Panel de exploración despliega una lista de acciones
que el usuario puede emprender. Al hacer clic en un elemento de la lista se abre un formulario
de entrada de datos o un cuadro de diálogo, se despliegan vistas previas de un informe o se
proporciona acceso a una macro o un módulo de VBA. Pruebe cuidadosamente todo el sistema.
El tiempo dedicado a refinar y verificar el diseño en esta etapa puede ahorrarle tiempo en la
revisión posterior de la base de datos, después de que se ha llenado con datos.
Después de que se ha establecido el diseño, Access le ofrece dos maneras de crear una
nueva base de datos:
1. Descargar una plantilla de base de datos prediseñada.
2. Empezar desde cero con una base de datos en blanco.
Si decide iniciar una nueva base de datos empleando una plantilla, puede elegir entre
diferentes tipos de plantillas de base de datos de uso común relacionados con las categorías
Trabajo, Educación y Personal.
Cuando elige una categoría (por ejemplo, Trabajo) se muestran varias plantillas de base de
datos en el panel Trabajo. Las plantillas proporcionan una versión completa de la base de datos,
con todas las tablas, los formularios, los informes y las consultas relevantes. También pueden
incluir datos, pero muchas no los incluyen.
Cuando construye una nueva base de datos desde cero, el Panel de exploración y el panel de
objetos se abren con una nueva tabla en el panel, y al principio de la primera tabla nueva en la
ventana de documentos con fichas.
Creación de una base de datos a partir de una plantilla

Si necesita una base de datos para un fin personal o de negocios común, puede empezar por el
empleo de una plantilla proporcionada por Microsoft Office Access. Después de que construya la
base de datos a partir de una plantilla, puede agregar sus propios datos y hacer modificaciones a
los formularios e informes que se incluyen con la aplicación inicial.
PARTE I
FIGURA 3-3 Plantillas de base de datos en la categoría Trabajo
La ventana Introducción a Microsoft Office Access le muestra un par de plantillas en el

panel central. Si hace doble clic en una de las miniaturas, verá un formulario de muestra en
el panel de la derecha, junto con las instrucciones para descargar la plantilla. Por ejemplo,
ingrese un nombre para la base de datos y haga clic en el icono de la carpeta para cambiar a un
directorio de destino diferente.
Para ver más plantillas, haga doble clic en uno de los temas en el grupo Categorías de
plantillas, del panel de la izquierda. En la figura 3-3 se muestran ocho plantillas diferentes
disponibles en la categoría Trabajo. Haga doble clic en una miniatura de plantilla una vez más
para obtener más información.
Si ninguna de las plantillas satisface sus necesidades, puede explorar en línea en busca de
más plantillas, algunas de versiones anteriores de Access.
1. Haga clic en el botón Atrás, que se encuentra en la esquina izquierda para regresar a
la ventana Introducción a Microsoft Office Access y desplácese hacia abajo, a la parte
inferior del panel central.
2. Haga clic en Plantillas, bajo Más en Office Online.
3. Desplácese a la parte inferior de la ventana e ingrese Bases de datos en el cuadro de

texto de búsqueda y seleccione Access de la lista de programas.
4. Haga clic en Ir (figura 3-4.)
Para crear una base de datos para nuestra empresa, una plantilla adecuada parece Canal
de ventas. Para descargar la plantilla, selecciónela en la lista de búsqueda (véase la figura 3-
5) y haga clic en Descargar ahora. Microsoft Office descarga el archivo automáticamente a su
directorio predeterminado y abre la base de datos. (Si es necesario, recorra antes el proceso de
autenticación de su producto de Microsoft Office.)
Cuando se abre la base de datos, aparece el mensaje Advertencia de seguridad. Haga clic en
el botón Opciones y, en el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office, marque
Habilitar este contenido. Luego haga clic en Aceptar para seguir adelante. Una vez que se haya
abierto la base de datos, puede convertirla a Access 2007. Luego puede darle un nuevo nombre
y guardarla en la carpeta de su empresa. (Para conocer más información acerca de la conversión
a otras versiones de Access, consulte el apéndice A.) Veamos la base de datos en Access 2007
(figura 3-6) con el formulario principal abierto en el panel de documentos y los objetos en el
Panel de exploración.
NOTA Si no ve fichas en el panel de documentos después de convertir la base de datos a Access

2007, puede restaurar la opción Documentos con fichas. Haga clic en el botón de Microsoft Office
y luego en Opciones de Access. En el panel de la izquierda, elija Base de datos actual. En el grupo
Opciones de aplicación, marque la casilla Documentos con fichas, y luego haga clic en el botón
Aceptar. Cierre y reinicie la base de datos para que el cambio se aplique. Conocerá más acerca del
establecimiento de las opciones del lugar de trabajo en el capítulo 16.
Ahora puede agregar más objetos y eliminar los que no necesita o cambiar los nombres para
que se adecuen a su trabajo. También puede agregar y eliminar campos de las tablas y cambiar
los estilos y el contenido de informes y formularios. Tal vez necesite cambiar las relaciones si
elimina una tabla o un campo relacionado que se usa como vínculo.
Una vez que haya adecuado la base de datos para que se amolde a sus necesidades, puede
crear categorías de grupos personalizadas en el Panel de exploración que incluyan actividades
relacionadas. Por ejemplo, coloque todos los formularios e informes relacionados con clientes en
un grupo llamado Clientes. El grupo incluiría:
• Formulario Detalles de los clientes
• Formulario Lista de clientes
PARTE I
FIGURA 3-4 Búsqueda de plantillas de base de datos en línea
• Reporte factura
• Informe Lista de teléfonos de clientes
• Informe Todas las oportunidades abiertas
Un segundo grupo personalizado, llamado empleados, incluiría los siguientes formularios e
informes:
• Formulario Detalles de empleado
• Formulario Gráfico de oportunidades abiertas por empleado
• Formulario Lista de empleados
• Informe Lista de teléfonos de empleados
• Informe Previsión por empleado
FIGURA 3-5 Descarga de la plantilla de base de datos Canalización de ventas
Un tercer grupo personalizado, llamado Información adicional, incluiría los siguientes

formularios para visualización e ingreso de datos:
• Detalles de oportunidades
• Lista de oportunidades abiertas
• Subformulario oportunidades abiertas
Cada uno de estos grupos reemplaza una opción del panel de control principal que se abría
al iniciar Access 2003.
PARTE I
FIGURA 3-6 La nueva base de datos Canalización de ventas en Access 2007
Ejecute la nueva aplicación

Cuando se abre, la aplicación Canalización de ventas abre automáticamente el formulario
principal, Lista de oportunidades abiertas (como se muestra en la figura 3-6), donde puede
ingresar información sobre oportunidades, editar registros existentes, o ver detalles de
oportunidades específicas.
El formulario Detalles de oportunidades abiertas (véase la figura 3-7) contiene detalles
específicos acerca de posibles oportunidades. Aquí podrá ingresar toda la información
relacionada con las oportunidades de venta para la empresa, incluidos Cliente, Empleado,
Categoría, etc. Para regresar al formulario anterior, cierre este formulario al hacer clic con el
botón derecho en la ficha del documento y elija Cerrar, en el menú de acceso directo.
Para que esta base de datos de plantilla se adecue a las necesidades de la empresa
Reparaciones Caseras Técnicas, es necesario que haga algunos cambios. Algunos campos no
son necesarios y deben eliminarse; a otros debe cambiárseles el nombre. Tal vez se necesiten
formularios e informes adicionales que dependen de diferentes consultas, filtros u órdenes.
Todos estos cambios pueden hacerse a la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas, si se
construyera a partir de la plantilla Canalización de ventas. (Los cambios al diseño de una tabla
se analizarán en el siguiente capítulo. Las consultas se cubren en el capítulo 8 y los diseños de
formulario e informe se analizan en el capítulo 10 y posteriores.)
FIGURA 3-7 Formulario para ingreso de opciones de oportunidades abiertas
Inicio con una base de datos en blanco

Para crear una nueva base de datos en blanco, haga lo siguiente:
1. Si la ventana de inicio aún no está abierta, haga clic en el botón de Microsoft Office y elija
Nuevo. Luego seleccione Base de datos en blanco en el panel central.
2. Se abre el panel Base de datos en blanco, donde puede ingresar un nombre para la nueva
base de datos y hacer clic en el icono de la carpeta para buscar la carpeta en que desea
almacenarlo.
3. Después de ingresar un nombre personalizado para la nueva base de datos y abrir la
carpeta donde quiera almacenarla, haga clic en Crear.
Una nueva tabla vacía se inicia en la ventana de documento con fichas y el nuevo nombre
de tabla, Tabla1, aparece en el Panel de exploración (figura 3-8). La ficha Hoja de datos se activa y
contiene todas las herramientas que necesita para construir la nueva tabla en la vista Hoja de datos.
Observe que el primer campo en la nueva tabla, Id, es el campo de clave principal, que es
un tipo de datos Autonumérico. Haga clic en el campo Id y verá el tipo de datos en el cuadro
de texto Tipo de datos del grupo Formato y tipo de datos de la cinta de opciones. También está
marcada la propiedad Campo único, para evitar valores duplicados.
PARTE I
FIGURA 3-8 Inicio con una nueva base de datos en blanco
Todo lo que necesita hacer ahora es:

• Ingresar datos en la nueva tabla y guardarla con un nombre.
• Cambiar a la vista Diseño y construir la estructura de la tabla.
Más información sobre la creación y modificación de tablas se encuentra disponible en el
capítulo 4.
Resumen
En este capítulo se describió el proceso de diseño de una base de datos de siete pasos, y se puso
en práctica en el diseño de la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas. Vio cómo distribuir
los datos entre las tablas y luego cómo determinar los campos clave y especificar las relaciones
entre las tablas. Después de completar el diseño, se invocó una plantilla para crear una base de
datos adecuada para las necesidades de Reparaciones Caseras Técnicas.
En este capítulo también se atendió el inicio de una nueva aplicación a partir de una base
de datos en blanco, en lugar de una plantilla prefabricada. En el siguiente capítulo aprenderá a
crear nuevas estructuras de tabla y a modificar existentes. También se analizarán las numerosas
propiedades de campo que determinan el aspecto y el comportamiento de los datos. Además,
aprenderá a mejorar el valor de la información en una base de datos al agregar reglas de
validación, valores de campo predeterminado y otras características.
CAPÍTULO
4
Creación y modificación de tablas
L
as tablas forman los cimientos esenciales de una base de datos relacional, y una de las
primeras tareas en el desarrollo de una base de datos es la construcción de tablas para
almacenar los datos distribuidos. Las estructuras de tablas cuidadosamente diseñadas pueden
marcar la diferencia entre un sistema de información de ejecución adecuada, libre de errores, y un
desastre total.
Access 2007 proporciona muchas herramientas útiles para la creación y personalización de tablas
que ayudan a asegurar una adecuada entrada de datos y a facilitar la selección y recuperación de la
información. En este capítulo no sólo se cubre la manera de crear una nueva estructura de tabla, sino
también la manera de personalizar el diseño para sus necesidades específicas. Aprenderá a crear
una tabla a partir de una plantilla con el Asistente para tablas, y también a crearla en la vista Hoja de
datos y la vista Diseño.
Creación de una nueva tabla a partir de una plantilla

Access 2007 proporciona varias plantillas integradas que puede usar para empezar una nueva
estructura de tabla. Las plantillas de tabla no sólo son apropiadas para el uso común en la oficina,
también son compatibles con las listas de Microsoft SharePoint Services del mismo nombre.
Para iniciar una nueva tabla a partir de una plantilla, abra la base de datos y, en el grupo de
comandos Tablas, de la ficha Crear, de la cinta de opciones, haga clic en el comando Plantillas de
tabla.
Revise la lista de plantillas y elija una que se amolde mejor a sus necesidades. La nueva tabla
se agrega a su base de datos. En la figura 4-1 se muestra una nueva tabla construida a partir de la
57
FIGURA 4-1 Creación de una nueva tabla a partir de una plantilla
plantilla Contactos. Puede hacer cambios en los campos y sus propiedades, como se describirá
más adelante en este capítulo.
Creación de una nueva tabla en la vista Hoja de datos

Cuando inicia una nueva base de datos, Access crea automáticamente una nueva tabla y la
muestra en la vista Hoja de datos. Si ya ha iniciado la base de datos y quiere agregar una nueva
tabla, puede ir a la ficha Crear, y hacer clic en Tabla, en el grupo de comandos Tablas. Se abre una
nueva tabla en la vista Hoja de datos, en el panel de objetos, con dos campos que muestran:
• Id El campo de clave principal automático.
• Agregar nuevo campo Donde empieza a ingresar datos.
Capítulo 4: Creación y modificación de tablas 59
PARTE I
Adición de campos a la nueva tabla
Una nueva tabla se construye en la vista Hoja de datos al ingresar los datos en la celda que se
encuentra justo debajo del encabezado de columna Agregar nuevo campo. A medida que ingresa
datos en cada nuevo campo, Access elige el tipo de datos apropiado para el campo, como Texto,
Número o Fecha/hora. Por ejemplo:
• Juan López se vuelve un tipo de datos Texto.
• 15/1/07 da como resultado un tipo de datos Fecha/Hora.
• 12.99 se vuelve un tipo de datos Número general, con la propiedad de tamaño de campo
Doble, debido a los dígitos a la derecha del punto decimal.
• $15,000.00 da como resultado un tipo de datos Moneda.
NOTA Consulte la sección “Creación de una nueva tabla en la vista Diseño”, en páginas
posteriores de este capítulo, para conocer una lista y descripción de todos los tipos de datos de
Access.
Cambio de tipos de datos y formatos

Para revisar qué tipo de datos ha asignado Access a un campo, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la ficha Hoja de datos y seleccione el campo que desee cambiar.
2. En el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo de Tipo de datos.
3. Si quiere que el campo use un tipo de datos diferente, elija el tipo de la lista. El tipo de
datos seleccionado debe ser compatible con los datos que ya ha ingresado en el campo.
También puede cambiar el formato de datos predeterminado al hacer clic en el comando

Formato, en el grupo Formato y tipo de datos. Luego elija de la lista de formatos que se aplican
al tipo de datos del campo seleccionado.
Cambio de los nombres de campo

A medida que ingresa nuevos campos, Access asigna automáticamente los nombres Campo1,
Campo2, etc. Para cambiar esto por un nombre más significativo, haga clic con el botón derecho
en el encabezado del campo y seleccione Cambiar nombre de columna, en el menú de acceso
directo. También puede usar el comando Cambiar nombre, en el grupo Campos y columnas, de
la ficha Hoja de datos. Luego ingrese el nuevo nombre en el encabezado de la columna.
Los nombres de campo pueden tener hasta 64 caracteres, incluidos letras, números y
espacios. El uso de una mezcla de mayúsculas y minúsculas ayuda a explicar el campo al usuario,
pero Access no diferencia entre mayúsculas y minúsculas en los nombres de campo.
NOTA No puede empezar un nombre de campo con un espacio. Tampoco puede usar cualquiera de
los caracteres a los que Access otorga significados especiales, como punto, signo de admiración
y corchetes. Consulte el tema de ayuda “Palabras reservadas y símbolos de Access 2007”, para
conocer una lista completa.
Uso de una plantilla de campo

Access 2007 ha incluido las plantillas de campo de versiones anteriores y las ha agrupado en las
plantillas de tablas. Puede ahorrar tiempo si coloca estas plantillas en su nueva tabla. Para ver la
lista de las plantillas que puede agregar a su tabla en la vista Hoja de datos, haga lo siguiente:
1. En el grupo Campos y columnas, de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.
2. En el panel Plantillas de campos, haga clic en el signo de más (+) que se encuentra junto
a uno de los nombres de plantilla de tabla para ver los campos en esa tabla.
PARTE I
3. Cuando encuentre el campo que quiera, haga clic y arrástrelo a una fila existente de la
tabla. Coloque el campo cuando aparezca la línea de inserción en el divisor de columna.
4. Cuando haya terminado, haga clic en el botón cerrar del panel Plantillas de campos, o
haga clic en el comando Nuevo campo una vez más, para agregar más campos.
NOTA Puede seleccionar más de un campo del panel Plantillas de campos y arrastrar el grupo a
la vista Hoja de datos. Para seleccionar campos contiguos, seleccione el primer campo de la lista
y mantenga oprimida la tecla mayús mientras selecciona el último campo. Si los campos no son
contiguos, mantenga oprimida la tecla ct r l mientras las selecciona individualmente. Aparecerán
en la tabla en columnas consecutivas.
Adición de campos de una tabla existente

Cuando construye una base de datos relacional, las tablas relacionadas tendrán campos con
tipos de datos coincidentes. Si ya construyó una de las tablas y está trabajando en una nueva que
esté o no relacionada, puede agregar campos de la tabla existente.
Para esto, necesita ver la lista de todos los campos existentes en todas las tablas de la base de
datos. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos
existentes. Se abre el panel Lista de campos (como se muestra en la figura 4-2), con los nombres de
todas las tablas que se encuentran en su base de datos. La lista contiene dos categorías de tablas:
• Campos disponibles en tablas relacionadas Presenta una lista de todas las tablas con
las que está relacionada la tabla actual.
• Campos disponibles en otras tablas Presenta una lista de tablas que aún no están
relacionadas con la tabla actual.
FIGURA 4-2 Selección de campos de tablas existentes
Para ver la lista de campos en una tabla, haga clic en el signo de más (+) junto al nombre
de la tabla. Si quiere agregar uno de los campos de la lista a su nueva tabla, arrastre el nombre
del campo a la vista Hoja de datos y colóquelo cuando vea la línea de inserción. Esto inicia
el Asistente para búsquedas, que le ayuda a agregar columnas de búsqueda a la tabla que
contengan los valores del campo que elija. (Aprenderá más acerca de los campos de búsqueda en
páginas posteriores de este capítulo; consulte el capítulo 6 para conocer detalles acerca del uso
del Asistente para búsquedas en la vista Diseño, con el fin de crear campos de búsqueda.)
Guardado de la nueva tabla

Cuando esté satisfecho con la estructura de la nueva tabla, puede darle un nombre y guardarla
PARTE I
en la base de datos. El nombre de la tabla puede contener hasta 64 caracteres, incluidos espacios.
Tiene tres maneras de guardar la tabla:
• Haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en Guardar.
• Haga clic con el botón derecho en la ficha del documento de tabla y luego haga clic en
Guardar, del menú de acceso directo.
• Haga clic en Guardar, en la barra de herramientas de acceso rápido.
Si aún no ha asignado un nombre a la tabla, ingrese el nombre en el cuadro de diálogo
Guardar como y haga clic en el botón Aceptar.
SUGERENCIA Es una buena idea guardar un nuevo objeto varias veces durante el desarrollo, sobre
todo si el proceso toma mucho tiempo, para que no pierda su trabajo en caso de que ocurra lo peor.
Creación de una nueva tabla en la vista Diseño

La manera más fácil de iniciar una nueva tabla consiste en hacer clic en el comando Diseño de
tabla, en el grupo Tablas, de la ficha Crear. Aparece una tabla vacía en la ventana Diseño de tabla,
lista para agregar campos, como se muestra en la figura 4-3. Aparece la ficha Diseño en la cinta
de opciones Herramientas de tabla.
Recorrido por la vista Diseño de tabla

La vista Diseño de la tabla está divida horizontalmente en dos páneles. El panel de la parte superior
es el área de entrada de campos donde usted ingresa el nombre del campo, el tipo de datos y una
descripción opcional. También puede especificar el campo que servirá como clave principal de la
tabla en el panel superior. El panel inferior está dedicado a especificar las propiedades individuales
que corresponden al campo seleccionado en el panel superior, como tamaño, aspecto de la pantalla,
reglas de validez, etc. La lista de propiedades dependerá del tipo de campo que esté ingresando.
A la derecha del panel Propiedades de campos se encuentra una descripción del área activa en
la pantalla. Una vez que empieza a agregar campos al diseño, puede saltar de un panel al otro
haciendo clic adonde quiera ir o al oprimir F6 con el cursor en la fila activa.
Algunos nuevos comandos en la ficha Diseño de la cinta de opciones Herramientas de tabla
se relacionan con la tarea de crear y modificar una definición de tabla:
FIGURA 4-3 Inicio de una nueva tabla en la vista Diseño
Adición de campos
Para empezar a agregar campos a su nueva tabla, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la primera fila del área de entrada de campos y escriba el nombre del primer
campo.
2. Debido a que el tipo de campo de uso más común es Texto, Access especifica
automáticamente un nuevo campo como tipo de datos Texto, de manera predeterminada.
Para cambiarlo a otro tipo, seleccione el tipo de la lista desplegable Tipo de datos.
PARTE I
3. Ingrese una descripción opcional que proporcione información adicional acerca del
campo. La descripción aparece en la barra de estado cuando el campo está seleccionado
en una hoja de datos o un formulario.
4. Desplácese al panel Propiedades del campo y establezca cualquier propiedad deseada
para el nuevo campo, como Valor predeterminado, un Formato personalizado o una Regla
de validación.
PRECAUCIÓN Aunque la inclusión de espacios en los nombres de campo facilita su lectura, si hay
una posibilidad de que quiera exportar la tabla o la base de datos completa a otro programa de
base de datos, use una mezcla de mayúsculas y minúsculas, en cambio. Access acepta espacios en
los nombres de campo, pero es posible que otras aplicaciones no los acepten.
SUGERENCIA Una vez que se acostumbre a los nombres de los tipos de datos disponibles, puede
simplemente escribir la primera letra del nombre del tipo de datos y Access lo completará.
Especificación de tipos de datos de campo

Varios factores entran en juego mientras decide el tipo de datos que desea usar:
• El tipo de valores que planea permitir en el campo y la manera en que planea usarlos.
• La disponibilidad del espacio de almacenamiento. Con algunos tipos de datos, el tamaño
de campo puede reducirse, para mayor eficiencia.
• Los tipos de operaciones que puede ejecutar con los datos. Puede contar el número de
registros que contiene un valor especifico de casi todos los tipos de datos en un campo, pero
sólo puede realizar operaciones matemáticas con valores en los campos Número y Moneda.
• La manera en que quiera ordenar o indizar los registros. Puede ordenar o indizar
cualquier tipo de campo, excepto los objetos de vinculación e incrustación de objetos
(OLE, Object Linking and Embedding) y los datos adjuntos.
• La manera en que quiera agrupar registros para un informe o una consulta. Puede
agrupar con base en cualquier tipo de campo, excepto Memo, Hipervínculo, Objeto OLE
y Datos adjuntos.
En los siguientes párrafos se describe brevemente cada uno de los 11 tipos de datos y la
manera en que se usan. Si está interesado en la cantidad de espacio en disco que requiere cada tipo,
consulte la sección“Campos de tabla", de la referencia rápida, en el CD que acompaña este libro:
Texto El tipo de datos Texto es el más común y puede contener cualquier combinación de
hasta 255 caracteres y números. Se usa el tipo Texto para almacenar valores que contienen
combinaciones de números y letras, como direcciones y descripciones de trabajo. Aunque
piense que el campo sólo contendrá números, pero no está esperando realizar cálculos con los
valores del campo, es mejor usar el tipo de datos Texto. Por ejemplo, los códigos postales parecen
números, pero a menudo contienen un guión, que no se considera un número, o un 0
al principio, que sería truncado. Además, no calculará la suma ni el promedio de todos los
códigos postales, de modo que es más eficiente usar el tipo Texto.
SUGERENCIA Si está planeando ordenar registros en un campo que sólo contendrá números,
aunque no esté usando los valores en cálculos, será mejor que use el tipo de datos Número en
lugar de Texto. Cuando Access ordena números en un campo texto, lee los números de izquierda a
derecha, en lugar de hacerlo de derecha a izquierda. Así, por ejemplo, los números 9, 46 y 175 en
un campo Texto se ordenarían (de manera ascendente) a la inversa de su orden numérico: 175, 46
y 9 porque Access lee los primeros dígitos y los ordena de acuerdo con ello. Si los primeros dígitos
son iguales, lee el segundo dígito, etcétera.
Access da a los campos Texto un tamaño predeterminado de 255 caracteres, pero puede
reducir el tamaño a 1. Si espera que el campo contenga más de 255 caracteres, considere el uso
del tipo de campo Memo, que puede contener una cantidad mayor de datos.
Memo Use el campo Memo para almacenar texto largo pero de longitud variable, posiblemente
relacionado con datos de otro campo. Por ejemplo, podría agregar comentarios a sus registros de
empleado relacionados con su eficiencia en el trabajo y sus habilidades cuando tratan con los
clientes. Usted no espera que todos los registros incluyan datos Memo, pero cuando lo hace, el
texto puede ir desde unas cuantas palabras hasta 65,535 caracteres. Los campos Memo también
soportan la edición en formato de texto enriquecido (rtf).
NOTA Puede usar el práctico revisor de ortografía para atrapar palabras mal escritas en campos
Texto y memo. Consulte el capítulo 6 para conocer más información acerca de esta útil
herramienta.
Número Seleccione el tipo de datos Número cuando planee ordenar con base en valores
numéricos o usarlos en cálculos, como la suma de horas de trabajo para un trabajo de plomería
o las horas que cierto empleado ha trabajado durante el otoño. Si está trabajando con cifras
de ventas en pesos, es mejor que use un tipo Moneda, porque puede elegir varios formatos de
despliegue monetario. Los valores monetarios también mantienen mayor precisión durante el
cálculo.
Fecha/Hora El tipo de datos Fecha/Hora es más útil cuando quiere ordenar registros de manera
cronológica a partir del valor en el campo. También puede usar el campo Fecha/Hora en sus
cálculos para determinar el tiempo transcurrido. Este tipo de datos también proporciona varias
maneras de desplegar los datos. La formación de fecha/hora y otros tipos de datos se analiza en
la sección “Campos Fecha/hora”, en páginas posteriores de esta sección.
Moneda Use el tipo de datos Moneda cuando quiera almacenar valores monetarios, como el
costo y el precio de cotización de trabajos contratados. Puede usar los campos Moneda en cálculos
PARTE I
numéricos, al igual que los campos Número. Tiene muchas maneras más de especificar el aspecto
del despliegue de los campos Moneda que de los campos Número, incluido el despliegue de
valores negativos. Los valores Moneda tienen una exactitud de hasta 15 dígitos a la izquierda del
punto decimal y 4 dígitos a la derecha. El uso del tipo de datos Moneda en lugar de Número evita
inexactitudes causadas por el redondeo de los resultados de cálculos a dos lugares decimales.
PRECAUCIÓN Los campos Número y Moneda tienen asignado automáticamente 0 como valor
predeterminado. Esto puede causar un problema si planea usar el campo para almacenar valores
de búsqueda. Esto también se vuelve un problema si quiere contar registros que contienen un
valor en el campo. Cero es considerado un valor y entonces el registro se incluye erróneamente en
la cuenta. Para evitar esta complicación, elimine el valor en la propiedad Valor predeterminado.
Consulte el capítulo 6 para conocer más información acerca de las listas de búsqueda.
Autonumérico Cuando especifica un campo Autonumérico, Access garantiza que cada registro
de la tabla tiene un valor único en el campo, creando, por tanto, un campo que puede usar como
clave principal. Access genera un valor único para el campo a medida que ingresa y guarda cada
nuevo registro. Puede elegir dos tipos de campo Autonumérico: Entero largo y números de Id
de réplica. Si elige Entero largo, puede decidir la manera en que Access genera nuevos valores:
Incrementalmente o Aleatoriamente. Los de uso más común son los números incrementales,
que inician en 1 y simplemente cuentan los registros a medida que los agrega.
Sí/No El campo Sí/No es útil cuando quiere el equivalente de una marca de verificación en
sus registros. Por ejemplo, suponga que quiere saber si una transacción se ha realizada o si se
ha completado un trabajo. Como opción predeterminada, un campo Sí/No aparece como una
casilla de verificación en una hoja de datos, y en formularios e informes. Puede elegir que
se despliegue Sí o No, Activado o Desactivado, o Verdadero o Falso. También puede crear su
propio despliegue personalizado para campos Sí/No.
NOTA Los tipos de datos Sí/No también se denominan “booleanos” debido a su lógica binaria.
Objeto OLE Cuando quiere incrustar o vincular un objeto de otra fuente en su tabla, use el
campo de tipo Objeto OLE. Con este tipo de campo, puede adquirir datos de objetos como una
hoja de cálculo de Excel, un documento de Word, imágenes, sonido u otros datos binarios.
Hipervínculo Cuando quiera que el campo lo lleve a otro lugar o que se conecte a Internet o
una intranet, almacene la dirección del hipervínculo en un campo Hipervínculo. Un campo
hipervínculo puede contener hasta cuatro partes, separadas por el signo de número (#):
• Texto de despliegue El texto opcional que se despliega en lugar de la dirección completa
de hipervínculo (por lo general, denominado vínculo “amigable”).
• Dirección Un localizador universal de recursos (URL, Universal Resource Locator) o una
ruta de convención universal de asignación de nombres (UNC,Universal Naming Convention).
• Subdirección Una página dentro de la dirección Web o una ubicación dentro de un archivo.
• Información en pantalla Texto que se despliega cuando el puntero descansa sobre el
hipervínculo. A menudo ve esto cuando coloca el puntero sobre un comando de la cinta
de opciones.
Sólo la dirección es obligatoria, a menos que la subdirección señale a un objeto en la base de

datos actual de Access. Las otras partes son opcionales.
Datos adjuntos Un campo Datos adjuntos se usa para almacenar imágenes, archivos de otros
programas de Office y archivos binarios. Este tipo de datos es similar a los archivos adjuntos de un
mensaje de correo electrónico. Un campo Datos adjuntos ofrece más flexibilidad que el tipo de
datos OLE. Un campo de datos adjuntos aparece en un formulario o un informe con un icono de clip.
Cuando adjunta un archivo a un campo, Access crea una tabla de sistema en segundo plano
y usted utiliza el cuadro de diálogo Datos adjuntos para trabajar con ellos. Puede abrir y editar
un archivo de datos adjuntos si el programa que lo creó está instalado en su equipo.
Asistente para búsquedas El Asistente para búsquedas crea un campo limitado a una lista de
valores válidos. Cuando selecciona este tipo de datos, un asistente le ayuda a crear la lista y
la adjunta a su tabla. Puede escribir los valores que desee usar o hacer que el Asistente para
búsquedas consulte otra tabla para el obtener conjunto de valores válidos. Luego, a medida que
ingresa datos en la tabla, puede elegir el valor que desee de una lista desplegable. El campo
hereda el mismo tipo de datos que el campo de clave principal en la lista de búsqueda, que es el
valor almacenado en el campo de búsqueda.
SUGERENCIA Las descripciones de campo son útiles. Por ejemplo, si su nombre de campo no es lo
suficientemente informativo o quiere recordar que el campo es un vínculo con otra tabla, agregue
una descripción. El texto que ingrese en la columna Descripción aparecerá a la izquierda de la
barra de estado cuando se resalte el campo en la vista Hoja de datos o en un formulario.
Establecimiento de propiedades de campo

Las propiedades de campo determinan la manera en que se almacenan y despliegan los valores
en el campo. Cada tipo de campo tiene un conjunto particular de propiedades. Por ejemplo, tal
vez quiera que se desplieguen ciertos valores de moneda con dos lugares decimales, un signo de
pesos y una coma como separador de miles. O podría especificar que los valores de moneda se
redondeen al peso más cercano. Aunque puede establecer muchas propiedades de campo en la
vista Hoja de datos, es más eficiente usar la vista Diseño.
Para especificar el valor de una propiedad, primero seleccione el campo en el panel de
entrada de campos (la parte superior de la ventana) en la vista Diseño, y luego haga clic en
la propiedad deseada en el panel Propiedades del campo (la parte inferior). Muchas de las
propiedades muestran una flecha hacia abajo cuando están seleccionadas. Al hacer clic en la
flecha se despliega una lista de opciones de propiedades a partir de las cuales puede elegir. En
casi todos los casos, también puede escribir el valor que desee. Si necesita más espacio para ver
el valor de la propiedad, oprima MAYÚS+F2 para abrir el cuadro Zoom.
Una propiedad de campo útil es Título, que es el texto que aparece en el encabezado de
columna en la vista Hoja de datos y como la etiqueta adjunta a un campo en un formulario o un
informe. La propiedad Título puede desplegar un nombre más descriptivo para los valores que el
propio nombre.
Access adjunta propiedades predeterminadas a cada campo. Puede aceptar o cambiar los
parámetros para personalizar sus campos. Debido a que los campos Texto son los más comunes
y casi todas las propiedades de campo se aplican al tipo de datos Texto, echemos un vistazo
primero a sus propiedades. En la tabla 4-1 se describen las propiedades de un campo Texto,
casi todas las cuales están también disponibles para los otros tipos de campos, aunque se usan
diferentes valores predeterminados para diferentes tipos de datos.
Los tipos de campo Número y Autonumérico son los únicos tipos para los que puede
especificar un tamaño de campo. Access establece automáticamente tamaños de campo fijos
Propiedad Efecto
Tamaño del campo Especifica el número de caracteres permitido en el campo. La opción predeterminada es 255
PARTE I
caracteres, que es el máximo.
Formato Determina el aspecto del despliegue, como forzar caracteres en mayúsculas o minúsculas. En un
campo Texto, no está especificado un formato predeterminado.
Máscara de entrada Proporciona una plantilla para datos que siguen un patrón, como números de teléfono o de
seguro social, y agrega caracteres literales al campo, si lo desea. Como opción predeterminada, no
aparece ningún valor.
Título Despliega un nombre diferente del nombre del campo en hojas de datos, formularios e informes.
Como opción predeterminada, no aparece ningún valor.
Valor predeterminado Ingresa automáticamente el valor especificado en el campo. Como opción predeterminada, no
aparece ningún valor.
Regla de validación Especifica una expresión que revisará los datos no válidos. Como opción predeterminada, no
aparece ninguna regla. (A menos que Regla de validación especifique que el campo puede dejarse
en blanco, también puede tener el mismo efecto que si se establece la propiedad Requerido en Sí.)
Texto de validación Despliega este mensaje si los datos ingresados no cumplen con la regla de validación. Como
opción predeterminada, no aparece ningún texto.
Requerido Indica que este campo no puede dejarse en blanco. La opción predeterminada es No.
Permitir longitud cero Diferencia entre un campo en blanco y uno que contiene una cadena vacía de texto (“”). Es útil
cuando se sabe que no existe un valor (como un número de fax). La opción predeterminada es Sí.
Indexado Indica que la tabla se indexa a partir de este campo. La opción predeterminada es No.
Compresión Unicode Permite que cadenas de texto que ahora están almacenadas en formato Unicode se compriman
para ahorrar espacio de almacenamiento. La opción predeterminada es Sí.
Modo IME Establece el modo IME (Input Method Editor, editor de método de entrada) para un campo cuando
se mueve el enfoque a él. IME es un programa que ingresa texto del Este de Asia en programas al
convertir tecleos en caracteres de esa región. La opción predeterminada es Sin controles.
Modo de oraciones IME Establece el tipo de oración IME. La opción predeterminada es Nada.
Etiquetas inteligentes Reconoce y etiqueta el campo como un tipo particular. Como opción predeterminada, no aparece
ninguna etiqueta.
Alineación del texto Especifica la alineación predeterminada del campo en un control. La opción predeterminada es
General.
TABLA 4-1 Propiedades del campo Texto
para los otros tipos. Los campos Número y Moneda tienen una propiedad que le permite
especificar el número de lugares decimales que se desplegará. El tipo de datos Autonumérico
también tiene la propiedad Nuevos valores, que determinan el método de asignación de un
número único al nuevo registro.
Otras propiedades, como Máscara de entrada y Regla de validación, incluyen un botón
Generador que aparece como un botón con puntos suspensivos (…) a la derecha del cuadro de
texto de la propiedad, en que puede hacer clic para obtener ayuda con la propiedad. Por ejemplo,
si hace clic en el botón generar que se encuentra junto a la propiedad Regla de validación, se
abre el cuadro de diálogo Generador de expresiones, donde puede obtener ayuda con la creación
de una expresión válida. Si no necesita ayudar para generar una expresión, basta con que la
escriba en el cuadro de propiedad. Si la expresión no es válida, Access se lo hará saber.
Aprenderá más acerca de las reglas de validación en la sección “Aseguramiento de la validez

de los datos”, en páginas posteriores de este capítulo.
Elección de un tamaño de campo

Un campo Texto, como código postal o número de trabajo, que contiene unos cuantos caracteres,
no necesita tomar los 255 caracteres predeterminados. Puede cambiar el tamaño del campo al
ingresar un número diferente. Otra razón para especificar el tamaño del campo es evitar los
errores en la entrada de datos, al limitar el número de caracteres que pueden ingresarse.
Los campos Número tienen asignado un tamaño de manera un poco diferente,
especificando el nombre del tipo numérico específico en lugar del número de caracteres. Las
opciones son las siguientes:
• Byte Almacena enteros positivos (números enteros) entre 1 y 255. Usa 1 byte de
almacenamiento.
SUGERENCIA Ahorre espacio con la asignación de tamaño de campo a Número. Si sabe que el
campo sólo contendrá enteros pequeños, elija la propiedad de tamaño de campo Byte para ahorrar
espacio en disco. Esto no podría sonar muy atractivo, pero en tablas extremadamente grandes, el
resultado es importante.
• Entero Almacena enteros positivos y negativos más largos, entre –32 768 y +32 768.
Usa 2 bytes de almacenamiento.
• Entero largo El tamaño predeterminado del campo Número, que almacena enteros
aún más grandes entre aproximadamente –2 mil millones y +2 mil millones. Usa 4 bytes
de almacenamiento.
• Simple Almacena números de punto flotante de precisión simple en formato IEEE. Los
números de punto flotante se expresan en términos exponenciales (por ejemplo, .35 ×
E05. Usa 4 bytes.
• Doble Almacena números de punto flotante de precisión doble en formato IEEE. Usa 8
bytes.
• Id de réplica Almacena un identificador global único (GUID, Global Unique Identifier).
La réplica no tiene soporte en el nuevo formato de archivo ACCDB de Access 2007.
• Decimal Pone a su disposición las propiedades Precisión y Escala para controlar las
entradas numéricas.
Los campos Autonuméricos están limitados a tamaños de campo Entero largo e Id de réplica.
Si cambia el tamaño de un campo Número, sólo cambia la manera en que se almacenan los
números, no el aspecto de éstos. Para cambiar su aspecto, necesita modificar la propiedad Formato.
Dé formato a datos de campo

La propiedad Formato se usa para especificar el aspecto del valor cuando se despliega. No
tiene efecto en la manera en que se almacena el valor ni revisa entradas no válidas. Un formato
asegura que todos los valores de campo tengan el mismo aspecto, sin importar cómo introdujo
los datos. Por ejemplo, puede imponer que todos los nombres se desplieguen en mayúsculas
o que todas las fechas incluyan valores de año de 4 dígitos mediante el uso de esta propiedad.
Access proporciona formatos predefinidos para casi todos los tipos de datos, pero también puede
crear formatos personalizados para todos los tipos de datos excepto Objeto OLE.
SUGERENCIA Puede ir al Panel de control de Windows para cambiar la configuración de país en

la ficha Formatos del cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma para aplicar moneda
PARTE I
extranjera y otros formatos a valores de campo. Por ejemplo, al cambiar Español (Latinoamérica)
por Español (España) cambia el símbolo de moneda de pesos ($) a euros (€).
Cuando establece una propiedad Formato de campo en la vista Diseño, Access aplica
ese formato a los valores en la vista Hoja de datos. Cualquier nuevo control en formularios e
informes también hereda el nuevo formato. Los controles agregados al diseño del formulario o el
informe antes de establecer los formatos personalizados no se verán afectados.
Puede usar los siguientes símbolos de formato personalizado con cualquier tipo de datos:
• ! Ingresa caracteres de izquierda a derecha, en lugar de hacerlo de derecha a izquierda,
imponiendo la alineación a la izquierda.
• (espacio) Ingresa un espacio como carácter literal cuando se oprime la BARRA
ESPACIADORA.
• “xyz” Despliega los caracteres o símbolos que se encuentran dentro de las comillas.
• * Rellena el espacio disponible con el carácter que sigue.
• \ Indica que el carácter siguiente debe tratarse como un carácter literal. La diagonal
invertida suele usarse con símbolos y caracteres reservados.
• [color] Despliega los datos del campo en el color contenido dentro de los corchetes.
Puede usar negro, azul, verde, cian, rojo, magenta, amarillo o blanco.
Campos Texto y Memo Los campos Texto y Memo utilizan los mismos símbolos de formato,
algunos de los cuales son marcadores de posición de carácter que se aplican a caracteres
individuales, mientras que otros afectan a toda la entrada. También puede usar los siguientes
símbolos con la configuración de formato del campo Texto y Memo:
• @ Indica que un carácter o un espacio es obligatorio.
• & Indica que un carácter o un espacio es opcional.
• < Convierte todos los caracteres en minúsculas.
• > Convierte todos los caracteres en mayúsculas.
Las configuraciones de formato de Texto y Memo pueden tener dos secciones, separadas
por un punto y coma. La primera sección se aplica al campo que contiene el texto y la segunda a
campos que contienen cadenas de longitud cero o valores nulos.
Los siguientes son algunos ejemplos del uso de los parámetros de formato de Texto y Memo:
Configuración de formato Ingresado como Despliega

@@@-@@-@@@@ 123456789 123-45-6789
> Juan JUAN
< JUAN Juan
@@\! Hola ¡Hola!
@@;”No hay datos” Caballo Caballo
@@;”No hay datos” (en blanco) No hay datos
Campos Número y Moneda Puede formar sus datos Número y Moneda con uno de los formatos
predefinidos de Access o crear los propios empleando los símbolos de formato. La propiedad
Parámetro Efecto
Número general Despliega el número como se introduce.
Moneda Despliega el número con un símbolo de moneda y un separador de miles. Los valores negativos
aparecen entre paréntesis. La opción predeterminada es dos lugares decimales. Este parámetro es la
opción predeterminada para los campos Moneda.
Euro Despliega el número con el símbolo de moneda del Euro y un separador de miles. Los valores
negativos aparecen entre paréntesis. La opción predeterminada es dos lugares decimales.
Fijo Despliega por lo menos un dígito. La opción predeterminada es dos lugares decimales.
Estándar Despliega el separador de miles. La opción predeterminada es dos lugares decimales.
Porcentaje Despliega el valor multiplicado por 100 con un signo de porcentaje agregado (%). La opción
predeterminada es dos lugares decimales.
Científico Usa notación científica estándar con exponentes. Por ejemplo, 243 se despliega como 2.43E+02.
TABLA 4-2 Valores de formatos predefinidos de Número, Autonumérico y Moneda
Formato del campo Moneda está automáticamente establecida como Moneda, pero puede
cambiarlo por cualquiera de las otras configuraciones. La propiedad Formato, de un campo
Número o Moneda, despliega una lista de formatos predefinidos, como se describe en la tabla 4-2.
SUGERENCIA Cuando especifica el formato Porcentaje para un campo de número, debe cambiar la
propiedad Tamaño del campo de la opción predeterminada Entero largo a Simple. De otra manera, el
campo sólo despliega la parte entera del número que ingresa y deja fuera la fracción. Por ejemplo, si
ingresa 1, el campo desplegará 100.00%, pero si ingresa 1.25, el campo aún desplegará 100.00%.
Campos Fecha/Hora Los campos Fecha/Hora incluyen siete parámetros de formato predefinidos,
además de algunos símbolos que puede usar para crear sus propios formatos personalizados. He
aquí los formatos que proporciona Access.
Parámetro Descripción
Fecha general (Opción predeterminada) Combinación de los valores Fecha corta y Hora larga. Si no se
especifica una hora, entonces sólo se muestra la fecha; si no se despliega una fecha, sólo
se muestra la hora. Ejemplos:
5/21/07 3:30:00 PM (US)
21/5/07 15:30:00 (Méx)
Fecha larga Usa los valores regionales de Fecha larga. Ejemplos:
Viernes, Mayo 25, 2007 (US)
Miércoles, 25 May 2007 (Méx
Fecha mediana Ejemplo: 25-May-07
Fecha corta Usa los valores regionales de Fecha corta. Ejemplos:
5/21/07 (US)
21/5/07 (Méx)
Hora larga Ejemplo: 3:30:00 PM
Hora mediana Ejemplo: 3:30 PM
Hora corta Ejemplo: 15:30
Los valores de formato de Fecha/Hora se especifican de acuerdo con la configuración del
cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma del Panel de control de Windows.
PARTE I
NOTA En Access, los datos del campo Fecha/hora siempre se almacenan con valores de año de cuatro
dígitos. Sin embargo, tal vez el usuario haya ingresado sólo dos dígitos para representar el año. El
valor Fecha corta supone que cualquier valor entre 1/1/00 y 31/12/29 está en el siglo xxi (es decir,
entre el 1 de enero de 2000 y el 31 de diciembre de 2029). Supone también que las fechas entre 1/1/30
y 31/12/99 se encuentra en el siglo xx, entre el 1 de enero de 1930 y el 31 de diciembre de 1999.
Con el uso de caracteres especiales para representar la hora, el minuto y el segundo en un

formato de hora, y el día, la semana, el mes y el año en un formato de fecha, puede crear casi
cualquier formato de despliegue que elija. Por ejemplo, la letra d despliega el día del mes como
uno o dos dígitos o como el nombre completo, dependiendo de cuántas d use en la cadena. La
letra m también puede usarse para representar el mes desde uno o dos dígitos hasta el nombre
completo. El carácter n se usa como el símbolo de formato de minuto para evitar la confusión
con el símbolo de mes, m.
Para incluir caracteres literales diferentes de los separadores de fecha y hora con los valores
Fecha/hora, enciérrelos entre comillas. Algunos ejemplos de estos símbolos de formato especial
son:
Parámetro Despliega
ddd,” “d mmm”, “aa lun, 15 ene, 07
dddd,” “d mmmm”, “aaaa lunes, 15 enero, 2007
h:n:s AM/PM 9:15:35 AM
Además, puede agregar otros caracteres al formato de despliegue al encerrarlos entre

comillas. Por ejemplo, al ingresar el valor 25/5/07 en un campo con la configuración de formato
“Hoy es “dddd” en la semana número “ss.
se despliega
Hoy es viernes en la semana número 21.
Observe la manera de insertar las comillas, la manera de ingresar los valores de la fecha y el
punto agregado al final de la expresión.
NOTA Si especifica un formato personalizado de Fecha/hora que es inconsistente con los valores del
cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma, se ignora el formato personalizado.
Campos Sí/No Access despliega automáticamente un control de casilla de verificación

predeterminado cuando especifica un tipo de datos Sí/No. Cualquier valor de formato que
establezca se ignora con esta opción. Para desplegar valores en cualquier otro formato, primero
cambie el valor Mostrar control en la ficha Búsqueda para un cuadro de texto o un campo
combinado, y luego puede divertirse un poco formando valores de campo Sí/No. Access
proporciona tres formatos predefinidos para desplegar Sí/No, Activado/Desactivado o Verdadero/
Falso, pero también puede crear un formato personalizado que despliegue otro texto para los dos
valores.
Para cambiar la propiedad Mostrar control del campo Sí/No, abra la tabla en la vista Diseño
y haga lo siguiente:
1. Seleccione el campo Sí/No.
2. Haga clic en la ficha Búsqueda, del panel Propiedades del campo.
3. Seleccione Cuadro de texto, de la lista Mostrar control.
4. Regrese a la ficha General para elegir el formato de despliegue deseado.
El formato personalizado Sí/No contiene hasta tres secciones separadas por puntos y coma.
La primera sección no se usa, pero aún necesita ingresar el punto y coma antes de ingresar la
segunda sección. La segunda y tercera secciones especifican lo que se muestra cuando el valor es
Sí y No, respectivamente. Por ejemplo, el formato
;”Sí, ¡por supuesto!”[Verde];”No, ¡nunca!”[Rojo]
despliega
Sí, ¡por supuesto!
en verde, cuando el valor es Sí, y
No, ¡nunca!
en rojo, si el valor es No.
Si elige Cuadro combinado como propiedad de Mostrar control, en lugar de Cuadro de texto,
aparecen más propiedades en la ficha Búsqueda, donde puede establecer el aspecto y los valores
de la lista que desplegará el cuadro combinado. (Para conocer más acerca del uso de cuadros
combinados y listas de búsqueda, consulte el capítulo 6.)
Establecimiento del número de lugares decimales

Las propiedades Tamaño del campo, Precisión, Escala, Formato y Lugares decimales de los
campos Número y Moneda están relacionados entre sí.
La propiedad Tamaño del campo determina si el número se almacena como entero o con
valores fraccionales, y también especifica el grado de precisión matemática.
La propiedad Precisión sólo se aplica a los campos Número con Tamaño de campo
establecido en Decimal. La propiedad se usa para limitar el número total de dígitos significativos
que pueden ingresarse a ambos lados del punto decimal en un campo Número. Los ceros
al principio y al final no cuentan, se truncan. Ingrese un entero positivo entre 0 y 28 en la
propiedad Precisión del campo Número. El valor predeterminado es 18.
La propiedad Escala también se aplica únicamente a los campos Número con Tamaño de
campo establecido en Decimal. Escala limita el número de dígitos significativos que pueden
ingresarse a la derecha del punto decimal, sin contar ningún cero al final. Ingrese un entero
positivo entre 0 y 28 en la propiedad Escala. El valor predeterminado es 0.
La propiedad Formato agrega características de despliegue, como signos de pesos y
porcentaje y comas como separadores de miles.
La propiedad Lugares decimales determina cuántos dígitos se despliegan a la derecha del
punto decimal en un campo Número o Moneda. La configuración de Lugares decimales no
tiene efecto en la precisión del número almacenado; eso se especifica en la propiedad Tamaño
de campo o Precisión. Si el valor se almacena como entero (tipo de datos Byte, Entero o Entero
largo), aparecerá un número de ceros a la derecha del punto decimal que es igual al establecido
en la propiedad Lugares decimales.
El valor predeterminado de Lugares decimales para campos Número y Moneda es Auto, que
despliega dos lugares decimales para campos con valores de propiedad Formato de Moneda,
PARTE I
Fijo, Estándar, Porcentaje y Científico. Puede elegir cualquier número de 0 a 15. Sin embargo,
la propiedad Lugares decimales no tiene efecto a menos que ya haya especificado la propiedad
Formato apropiada para el campo.
Para cambiar el número de lugares decimales en el despliegue, haga clic en la flecha del
cuadro de propiedades Lugares decimales y elija un número de la lista o ingrese el número
deseado. Si el campo retiene la propiedad Entero largo predeterminada, los valores se redondean
al entero más cercano, sin importar cuántos lugares decimales especifique para el despliegue.
SUGERENCIA También puede establecer la propiedad Lugares decimales en un diseño de consulta,

informe o formulario y sobreescribir el valor especificado en el diseño de la tabla.
Para cambiar el número de lugares decimales almacenados en el campo, cambie la

propiedad Tamaño del campo a uno de los parámetros de números reales, como Simple, Doble o
Decimal, que no están limitados a enteros.
Inclusión de un título
Si alguien más va a usar la base de datos y considera que los nombres de campo no son lo
suficientemente descriptivos, puede usar la propiedad Título para cambiar los encabezados de
columna en la vista Hoja de datos. Un título puede contener hasta 2 048 caracteres en cualquier
combinación de letras, números, caracteres especiales y espacios. Sin embargo, tenga en cuenta
que el espacio donde se desplegará el título podría estar limitado.
El nuevo título aparecerá también en consultas y reemplazará al texto en las etiquetas de
campo adjuntas a los controles en los diseños de informes y formularios. Los nombres de campo
siguen siendo los mismos; sólo las etiquetas muestran el texto del nuevo título.
PRECAUCIÓN Si más adelante cambia el nombre del campo en la vista Hoja de datos, se eliminará
la propiedad Título. Para evitar esto, cambie el nombre de los campos sólo en la vista Diseño.
Elección de una clave principal

En un sistema de base de datos relacional, debe tener la capacidad de reunir y recuperar
información relacionada a partir de tablas separadas, en la base de datos. Para ello, cada registro
de una tabla debe ser único, de alguna manera. Al campo o los campos que contienen el valor
único se le denomina clave principal. Access no permite valores duplicados en la clave principal;
tampoco permite valores nulos. Debe haber un valor único válido en el campo o la combinación
de campos de la clave principal en toda la tabla. En la vista Diseño, sabrá cuál campo contiene la
clave principal por el icono de llave en el margen izquierdo.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access agrega automáticamente el
primer campo y lo asigna como clave principal con el tipo de datos Autonumérico.
Permiso para que Access establezca la clave

El tipo de campo Autonumérico es una herramienta de Access que garantiza registros únicos
en una tabla. La designación de un campo Autonumérico como clave principal de una tabla
es probablemente la manera más simple de establecer la clave. No necesita preocuparse por
ingresar valores duplicados sin advertirlo, porque Access usa números únicos para identificar
cada registro.
Una vez que se ha generado el número, no podrá cambiarse ni eliminarse. Access asegurará
también que ningún otro registro contenga el mismo valor en ese campo.
Puede elegir que se usen números incrementales o aleatorios para los registros. Con los
valores incrementales, Access agrega 1 al valor de cada registro que usted agrega. Cuando
elige números aleatorios para el formato de campo Autonumérico, Access usa un generador
de números aleatorios para crear el valor. Los números Id de réplica, también denominados
identificadores globalmente únicos (GUID, Globally Unique IDentifiers), no tienen soporte en el
formato de archivo ACCBD de Access 2007.
Cuando termine de diseñar una tabla sin que haya designado una clave principal, Access
le preguntará si quiere que cree una por usted. Si su respuesta es Sí, Access aplicará la clave
principal a un campo Autonumérico (si existe) o creará uno, que luego se designa como
clave principal. También puede responder No y dejar la tabla sin una clave para el futuro.
Establecimiento de una clave principal de un solo campo

Si su tabla también contiene un campo que no tendrá ningún valor duplicado, puede usar ese
campo como clave principal.
• En la vista Diseño de la tabla, haga clic en la fila del campo que quiera usar como
clave principal, y luego en el grupo Herramientas, de la ficha Diseño, haga clic en Clave
principal.
• Para eliminar la designación de la clave principal, repita este paso. Tal vez se le prevenga
de que debe eliminar una relación empleando ese campo antes de eliminarlo. (Leerá más
acerca de la creación y eliminación de relaciones en el capítulo 5.)
NOTA Si elige el campo como clave principal después de que ingresó los datos y se presentan
valores duplicados o si uno de los registros tiene un valor en blanco en este campo, Access no
establecerá una clave. Sin embargo, puede ejecutar una consulta Buscar duplicados para localizar
y corregir cualquier entrada duplicada. Leerá más acerca de las consultas en los capítulos 8 y 9.
También puede resolver el problema al elegir un campo diferente como clave principal, agregar
otro campo a la clave, o agregar un campo Autonumérico para usarlo como clave.
Establecimiento de una clave principal de varios campos

Con la adición automática, en Access 2007, de una clave principal cuando se crea la tabla,
probablemente no necesitará crear una clave principal de varios campos por su cuenta. Pero sólo
en caso de que lo necesite, he aquí cómo puede hacerlo.
Si no puede garantizar que los valores en un solo campo serán únicos en toda la tabla,
puede combinar dos o más campos como clave principal. Por ejemplo, en una lista de nombres
de clientes, es probable que varios de ellos tengan el mismo apellido, de modo que el campo
no puede usarse como clave principal. Podría combinar el nombre y apellido para crear valores
únicos, o, si eso aún no funciona, podría combinar el nombre completo o el código postal. Pero,
mejor aún, podría usar en cambio un campo de identificación Autonumérico.
Para establecer una clave principal que combine dos o más campos, mantenga oprimida la
tecla CTRL mientras selecciona cada campo. Si los campos son contiguos en la lista, seleccione
la fila del campo superior y mantenga oprimida la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila
que quiera incluir. Después de que seleccione todos los campos que quiera en la clave, haga clic
en el comando Clave principal del grupo Herramientas, en la ficha Diseño. Los iconos de clave
aparecen en cada fila incluida en la clave principal de varios campos.
SUGERENCIA La clave principal de varios campos se construye en el mismo orden que los campos
en la estructura de la tabla. Si es importante que haya un orden de campo diferente, puede
PARTE I
reorganizar los campos en la ventana Índices. Conocerá más acerca de la ventana Índices en la
sección “Creación de un índice de varios campos”, más adelante.
Creación de otros índices

Los índices ayudan a Access a encontrar y ordenar registros más rápidamente, de la misma
manera en que un índice le ayuda a encontrar temas en un libro. Un índice contiene un puntero
a la ubicación de los datos en lugar de los propios datos. La clave principal de una tabla se
indexa automáticamente; pueden crearse índices secundarios para otros campos. Un índice
puede incluir uno solo o varios campos. Puede indexar cualquier campo, excepto Objeto OLE o
Datos adjuntos.
Cuando decida cuáles campos usará como índices, revise los campos en que espera buscar
con frecuencia valores particulares o busque los que querrá ordenar. Además, si espera usar un
campo para crear una relación con otra tabla, tal vez quiera crear un índice en el campo para
mejorar el rendimiento. Un campo que tiene muchos registros con el mismo valor no es un buen
candidato para un índice, porque el uso de este campo no agiliza mucho las cosas.
Adición de un índice de un solo campo

Para establecer un índice de un solo campo, simplemente cambie su propiedad Indexada, en el
panel Propiedades del campo, a Sí y decida si permite duplicar valores.
Para echar un vistazo a los índices que se han especificado para la tabla, en el grupo Mostrar
u ocultar, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Índices. La tabla Clientes incluye dos
índices actualmente definidos. La clave principal, Id de cliente, aparece en la lista con el icono
de llave como primer índice en la lista y un índice de un solo campo basado en el apellido del
cliente como el segundo índice. Haga clic en la primera fila del índice, que contiene el nombre
del índice, para desplegar el panel Propiedades del índice. Observe las propiedades de la clave
principal que se muestran aquí; especifique el índice como Principal, con valores Única, y
seleccione No para la propiedad Ignorar Nulos, para ignorar los valores nulos en el campo.
Creación de un índice de varios campos

En muchos casos, tal vez quiera buscar u ordenar registros basados en más de un campo a la
vez. La creación de un índice de varios campos le permite hacer eso. Cuando ordena registros
empleando un índice de varios campos, los registros se ordenan inicialmente por el primer
campo en el índice. Si Access encuentra valores duplicados en el primer campo, ordena por
el campo siguiente, etc. Por ejemplo, suponga que quiere ver registros de clientes en áreas
particulares de la ciudad. Para ello, puede crear un índice que emplea los campos Ciudad y CP.
Para crear un índice de varios campos, siga estos pasos:
1. Con la tabla Clientes abierta en la vista Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha
Diseño, haga clic en el comando Índices.
2. Haga clic en la primera fila vacía en la ventana Índices.
3. Ingrese un nombre para el nuevo índice, como Región de ciudad y luego oprima TAB
para pasar a la columna Nombre del campo.
4. Haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Ciudad de la lista de campos disponibles.
5. Acepte Ascendente como criterio de ordenación para el campo Ciudad y haga clic en
Nombre del campo, en la siguiente fila (dejando en blanco Nombre de índice, porque
ambos campos se usarán en el mismo índice).
6. Elija CP de la lista de campos y cambie el criterio de ordenación, si es necesario.
7. Si el índice está considerado como clave principal, establezca la propiedad Principal en
Sí. (Tendrá que hacer clic en la primera fila del índice que contiene el nombre del índice
para desplegar el panel Propiedades del índice.) Si quiere que el índice contenga valores
únicos para cada registro, cambie la propiedad Única a Sí. Deje la propiedad Ignorar
Nulos en No, porque una clave principal no permite valores nulos.
8. Cierre el cuadro de diálogo Índices y luego guarde los cambios hechos a la tabla.
Puede especificar hasta diez campos en un índice con una mezcla de órdenes ascendente y
descendente para los campos.
Guardado del diseño de la tabla

No es necesario que el diseño de la tabla esté completo antes de guardarlo. En realidad, es buena
idea guardar en ocasiones el diseño después de que haya realizado las tareas cubiertas hasta
el momento, y luego guardarlas durante el proceso de diseño para protegerse de una posible
pérdida. Access requiere que guarde el diseño antes de que puede pasar a la vista Hoja de datos
para ingresar datos. Para guardar el diseño de tabla, emprenda una de las siguientes acciones:
PARTE I
• Haga clic con el botón derecho en la ficha de la tabla y elija Guardar el menú de acceso directo.
• Haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido.
• Haga clic en el botón de Microsoft Office y elija Guardar.
La primera vez que guarda una nueva tabla, Access le pide un nombre. El nombre de la tabla
puede tener hasta 64 caracteres en cualquier combinación de letras, números y espacios, pero
no puede empezar con un espacio. También puede incluir caracteres especiales, excepto los que
tienen un significado especial para Access, como punto (.), signo de admiración (!), acento grave
(`) o corchetes ([ ]). No puede usar ningún carácter de control con un valor ASCII entre 0 y 31.
SUGERENCIA Si quiere deshacer los cambios que acaba de hacer al diseño de la tabla, cierre éste y
responda No cuando Access pregunte si quiere guardar los cambios.
Modificación del diseño de la tabla

Aunque haya tratado de incluir todas las características y propiedades necesarias en su
diseño de tabla, indudablemente encontrará cosas que necesitan cambios. Tal vez quiera
cambiar los campos Texto a memo para que pueda ingresar más información, agregar valores
predeterminados o incluir reglas de validación. O tal vez quiera agregar un nuevo campo o
eliminar uno que no es necesario. Quizás alguna de las propiedades de campo no es lo que se
esperaba o quiera cambiar el tamaño o el tipo del campo.
Puede hacer cualquiera de estos cambios a una tabla vacía sin problemas, pero después de
que haya ingresado datos, se arriesga a perder datos con algunos de los cambios. La adición
de campos, el incremento del tamaño de un campo y la reorganización del orden de los campos
no causarán ninguna pérdida de datos. Pero si decide eliminar un campo o reducir el tamaño de
un campo en una tabla que ya contiene datos, Access desplegará una advertencia de que podría
ocurrir una pérdida de datos. También pueden ocurrir problemas cuando se cambia un tipo de
campo o el nombre del campo. Siempre es una buena idea hacer una copia de seguridad de los
datos antes de hacer cualquier cambio al diseño de la tabla.
SUGERENCIA La manera más rápida de hacer una copia de seguridad de una tabla consiste
en hacer clic en el nombre de la tabla en el Panel de exploración y elegir Copiar, del menú de
acceso directo. Luego haga clic con el botón derecho en el encabezado del grupo Tablas, en el
Panel de exploración, y haga clic en Pegar. Asegúrese de que la opción Estructura y datos está
seleccionada. Acepte el nombre predeterminado, Copia de… y haga clic en Aceptar. Puede usar
este método para copiar también otros objetos de una base de datos.
Adición o eliminación de campos

Puede agregar un nuevo campo a la parte inferior de la lista de campo o insertar uno en
cualquier lugar de los campos existentes. Para agregar uno a la parte inferior, haga clic en el
primer campo en blanco e ingrese la definición del campo. Para insertar un campo entre campos
existentes, haga clic en la fila que se encuentra debajo de donde habrá de aparecer la nueva, y
luego haga algo de lo siguiente:
• En el grupo Herramientas, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Filas.
• Haga clic con el botón derecho en la fila y elija Insertar filas, del menú contextual.
Sin importar cuál método elija, la nueva fila del campo en blanco se inserta arriba de la fila
que contiene el cursor, y todos los campos de abajo se desplazan una fila hacia abajo. El punto
de inserción se encuentra en la nueva fila, listo para ingresar la definición del campo.
Por ejemplo, puede agregar un nuevo campo a la tabla Órdenes de trabajo que contendrá
un hipervínculo a un dibujo usado para ese trabajo, como un esquema para la instalación de una
ventana. Para agregar el nuevo campo, haga lo siguiente:
1. Haga clic con el botón derecho en la tabla Órdenes de trabajo, en el Panel de exploración,
y luego elija vista Diseño del menú de acceso directo.
2. Haga clic en la primera fila vacía en la columna Nombre del campo, e ingrese Dibujo.
3. Haga clic en la flecha Tipo de datos y elija Hipervínculo, de la lista.
4. Agregue una descripción, como Diseños del proyecto y luego haga clic en Guardar en la
barra de herramientas de acceso rápido.
SUGERENCIA Otra manera de agregar un nuevo campo que heredará las mismas propiedades que
uno que ya se encuentra en su tabla, es copiar el campo existente al Portapapeles y luego pegarlo
en una fila vacía. Por supuesto, debe cambiar el nombre del nuevo campo antes de que pueda
guardar la tabla, porque ninguno de los dos campos puede tener el mismo nombre. Sólo habrá de
copiarse la definición de campo: no los datos previamente ingresados. Al principio de este capítulo
vio cómo arrastrar un campo de otra tabla en la base de datos.
Si quiere agregar varias filas a la vez, seleccione en el diseño de la tabla un número de filas
contiguas que sea igual al número de nuevos campos que desee insertar, y luego use uno de los
métodos analizados anteriormente. El mismo número de nuevas filas en blanco aparece arriba
de la fila superior, en el grupo seleccionado. Luego haga clic en una de las nuevas filas y empiece
a ingresar las definiciones de campo.
Cuando elimina un campo del diseño de tabla, no está sólo eliminando el nombre sino
cualquier dato que se haya ingresado en el campo. Antes de eliminar un campo que contenga
datos, Access le avisa que perderá permanentemente los datos y le pregunta si realmente quiere
eliminar el campo.
Para eliminar un campo en la vista Diseño, haga clic en el selector de fila del campo (el
botón gris que se encuentra a la izquierda del nombre del campo) y haga algo de lo siguiente:
• Oprima la tecla SUPR.
• En la ficha Diseño, del grupo Herramientas, haga clic en Eliminar filas.
• Haga clic con el botón derecho en la fila y elija Eliminar filas del menú de acceso directo.
Para eliminar varias filas a la vez, selecciónelas todas y luego elimínelas como un grupo.
NOTA El uso de la tecla supr sólo funciona si la fila está seleccionada. Los otros dos métodos
eliminan la fila que contiene el punto de inserción, aunque no esté seleccionada.
PRECAUCIÓN Puede causar un problema si elimina un campo que ha usado en una consulta, un
formulario o un informe. Asegúrese de eliminar cualquier referencia en los otros objetos al campo
que está por eliminar, antes de tratar de eliminarlo. Access no le permitirá eliminar un campo que
sea un vínculo en una relación con otra tabla sin eliminar primero la relación.
Cambio del orden de un campo

Para cambiar el orden de los campos en la tabla almacenada y la vista Hoja de datos,
PARTE I
reorganícelos en la vista Diseño. Para mover un campo a una nueva posición en el diseño de
tabla, haga clic en el selector de fila para seleccionar la fila y luego arrastre el selector de fila para
mover el campo a su nueva posición.
Puede mover varios campos contiguos a la vez, al seleccionar todos y luego arrastrarlos
como grupo. Para seleccionar más de uno, use uno de los siguientes métodos:
• Haga clic en el selector de fila del campo superior y luego arrastre a través de los
selectores de fila hasta que todos queden seleccionados.
• Haga clic en el selector de fila del campo superior y mantenga oprimida la tecla MAYÚS
mientras hace clic en la fila de campo al final del grupo.
NOTA Aunque puede seleccionar filas de campos no contiguos al mantener oprimida la tecla ct r l
mientras selecciona las filas, no puede arrastrar el grupo a una nueva posición.
Si quiere mantener el orden de los campos en la tabla almacenada, pero le gustaría verlos
en un orden diferente en la hoja de datos, puede reorganizar las columnas de la hoja de datos.
Consulte el capítulo 6 para conocer más información acerca del cambio en el aspecto de una
hoja de datos.
Cambio de un nombre o tipo de campo

Ya vio antes cómo cambiar el nombre que aparece en el encabezado de columna en la vista
Hoja de datos al cambiar la propiedad de campo Título. También puede cambiar el nombre del
campo actual en el diseño. Este cambio no tiene efecto en los datos ya ingresados en el campo.
Sin embargo, también debe cambiarse cualquier referencia al campo en otros objetos, como
consultas, formularios e informes, o en una expresión, a menos que haya marcado la opción
Autocorrección de nombre, que se accesa al hacer clic en el botón de Microsoft Office y luego en
Opciones de Access.
Para cambiar el nombre de un campo en la vista Diseño, simplemente escriba el nuevo
nombre. Después de cambiar el nombre, debe guardar de nuevo la tabla.
NOTA La característica Autocorrección de nombres corrige automáticamente la mayor parte de los

efectos colaterales que ocurren cuando cambia el nombre de un campo, como el cambio del nombre
de un control de unión en un formulario o un informe. Es una de las opciones que puede habilitar o
deshabilitar al hacer clic en el botón de Microsoft Office y luego en Opciones de Access. Si tiene una
etiqueta no asociada, una referencia circular u opciones de ordenamiento u agrupamiento no válidas,
los errores se identifican automáticamente y se marcan en el diseño. Cuando hace clic en la marca,
se despliega una explicación del error y puede elegir entre una lista de opciones que lo corregirán.
Consulte el capítulo 10 para conocer más información acerca de la creación de diseños de formularios.
El cambio de un tipo de campo es un poco más complicado si la tabla ya contiene datos. Si no

hay datos en la tabla, puede cambiar con seguridad consulta tipo de datos de campo. Algunos tipos
se convierten fácilmente a otro, pero otras conversiones podrían llevar a una pérdida de datos. Si el
cambio habrá de causar pérdida de datos, Access despliega un mensaje que muestra el número de
valores que se verá afectado antes de hacer algún cambio. Si usó el campo en una expresión, tal vez
necesite cambiar también la expresión. No puede cambiar un tipo Datos adjuntos a algún otro.
Para cambiar un tipo de campo en la vista Diseño, haga lo siguiente:

1. Seleccione el campo.
2. En la ficha Hoja de datos, del grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha que se
encuentra junto a Tipo de datos y seleccione el nuevo tipo de datos.
3. Guarde la tabla. Si Access despliega un mensaje de advertencia, responda No para
cancelar los cambios o Sí para seguir adelante y hacer los cambios. Si no tiene datos en la
tabla, Access no despliega ninguna advertencia.
Para cambiar el tipo de datos en la vista Diseño, haga lo siguiente:
1. Seleccione el campo.
2. Seleccione el nuevo tipo de la lista desplegable Tipo de datos.
3. Guarde la tabla.
No encontrará dificultades para convertir otros tipos de datos en Texto. Los campos Número
se convierten a Texto con el formato Número general, mientras que los campos Fecha/Hora se
convierten a Texto con el formato Fecha general. Los campos Moneda se convierten de manera
exacta a Texto pero sin los símbolos de moneda. No puede cambiar un campo Datos adjuntos a
otro tipo.
En la tabla 4-3 se describen las consideraciones relevantes cuando se convierte entre tipos
de datos.
PRECAUCIÓN Si el campo que está convirtiendo es un campo de clave principal o un índice único
y la conversión dará como resultado valores duplicados, Access elimina todo el registro. Access le
advierte primero, de modo que puede evitar la eliminación, si es necesario.
SUGERENCIA Si una tabla contiene datos, no puede cambiar ningún tipo de datos a Autonumérico,
aunque sepa que el campo contiene valores únicos. Si necesita un campo Autonumérico, agregue
un nuevo campo y seleccione el tipo de datos Autonumérico. Access asigna a cada registro
existente un número secuencial o aleatorio.
Cambio de un tamaño de campo

El cambio de la propiedad Tamaño de campo no tiene efecto en los datos, si está aumentando el
tamaño. Obviamente, si quiere reducir el tamaño del campo, sobre todo en un campo Número,
debe asegurarse de que no hay valores más grandes de los permitidos por el nuevo tamaño
de campo. Si los valores son demasiado grandes para caber en el nuevo tamaño de campo, se
reemplazan con valores nulos. Si el nuevo tamaño de campo no permite el número de lugares
decimales especificado, los valores se redondean.
Modificación o eliminación de la clave principal

Tal vez encuentre que la clave principal no siempre tiene un valor único, después de todo, y
decida usar un campo diferente o crear una clave principal con dos o más campos.
Para cambiar la clave principal, seleccione la fila que desea que sea la clave principal y, en
el grupo Herramientas, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Clave principal. El icono de
llave se elimina del antiguo campo de clave y aparece en el nuevo.
De A Resultados Comentarios
Texto Número, Moneda, Fecha/ Se convierte en los valores Los valores deben adecuarse al
PARTE I
hora apropiados tipo de datos. Otros se eliminan.
Los formatos de Fecha/hora y
Moneda siguen la Configuración
regional.
Texto Sí/No Se convierte en los valores Sí, Verdadero y Activado (valor
apropiados –1) se convierten en Sí. No,
Falso y Desactivado (valor 0) se
convierten en No.
Número Sí/no Se convierte en los valores Cero o valores nulos se convierten
apropiados en No, y valores diferentes de
cero en Sí.
Memo Texto Conversión directa Los datos Memo que exceden el
tamaño de campo se truncan.
Número Texto Convierte los valores en texto. Los números aparecen en formato
Número general.
Moneda Texto Conversión directa No se incluyen símbolos de
moneda.
Fecha/hora Texto Conversión directa Los valores aparecen en el
formato Fecha general.
Sí/No Texto Conversión directa Ninguno.
Autonumérico Texto Conversión directa Los valores podrían truncarse,
dependiendo del tamaño del
campo.
Moneda Número Conversión directa Los valores podrían truncarse,
campo.
Autonumérico Número Conversión directa Los valores podrían truncarse,
campo.
TABLA 4-3 Conversión entre tipos de datos
Para agregar otro campo a la clave principal existente, seleccione los campos de clave
anterior y nuevo, y luego haga clic en el comando Clave principal. El icono de llave aparece en el
selector de fila de ambas.
En ocasiones, querrá deshabilitar temporalmente la clave principal (por ejemplo, si está
importando registros de otra tabla, algunos de los cuales podrían contener valores que duplican
su tabla original). Debe eliminar cualquier duplicado en los nuevos datos antes de restaurar la
clave principal. Esto no tiene efecto en los datos almacenados en el campo designado como
clave; sólo elimina temporalmente la característica de campo de clave.
Para eliminar la designación de clave principal, seleccione el campo de ésta y haga clic en el
comando Clave principal. Si la clave se usa en una relación, debe eliminarla antes que la clave.
Modificación o eliminación de un índice

Para eliminar un índice de un solo campo, cambie la propiedad Indexado del campo a No en el
panel Propiedades del campo. Esto elimina únicamente el índice; no tiene efecto en el propio
campo ni en los datos relacionados.
En el cuadro de diálogo Índices (en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga
clic en el comando Índices), puede agregar o eliminar campos de un índice de varios campos,
cambiar los criterios de ordenación de cualquier campo del índice o cambiar las propiedades del
índice. También puede cambiar el orden de los campos en el índice.
• Para eliminar un campo de un índice de varios campos, despliegue el cuadro de diálogo
Índices, seleccione la fila del campo y luego oprima la tecla SUPR.
• Para eliminar todo el índice, despliegue el cuadro de diálogo Índices, seleccione todas las
filas del índice y luego oprima la tecla SUPR.
• Para insertar un campo adicional en el índice, despliegue el cuadro de diálogo Índices
y seleccione el campo que se encuentra debajo de donde quiere que aparezca el nuevo
campo. Luego oprima INSERT e ingrese el nuevo nombre del campo.
• Para cambiar el orden de los campos en un índice de varios campos, seleccione y arrastre
el selector del campo a la posición deseada, en la definición del índice.
• Para cambiar los criterios de ordenación de cualquiera de los campos del índice, elija
Ascendente o Descendente de la lista Criterio de ordenación.
Después de hacer los cambios a los índices de la tabla, asegúrese de guardar ésta. Access le
recuerda que lo haga si trata de cerrar la tabla o si regresa a la vista Hoja de datos sin guardarla.
Aseguramiento de la validez de los datos

Ya ha visto algunas maneras en que Access le puede ayudar a asegurar que los valores ingresados
en su base de datos son válidos. El tipo de datos que elija para el campo puede limitar los
valores, por ejemplo, a fecha y hora. También puede limitar el número de caracteres en un campo
Texto y evitar valores duplicados. Una manera más directa de asegurar datos válidos es establecer
algunas reglas que los valores deben obedecer.
Puede especificar dos tipos de reglas de validación de datos: una regla de validación de
campo puede limitar el valor a unos cuantos valores específicos o a un rango de valores. La regla
se revisa cuando usted trata de pasar a otro campo en el mismo registro o en otro. Por ejemplo,
una regla puede limitar un valor numérico a un rango entre 1 y 100 o insistir en que un valor
de fecha caiga en 2007. Una regla de validación de registro es práctica para comparar los valores
en dos campos del mismo registro. La regla se verifica cuando sale del registro y Access trata de
guardarlo. Access no guardará un registro con un conflicto entre campos. Por ejemplo, una regla
de validación de registro evita que se guarde un registro en que el costo de un trabajo es mayor
que el precio de cotización. Otra regla de validación de datos podría asegurar que el tiempo
transcurrido entre las fechas de dos campos separados no exceda un valor específico.
NOTA También puede agregar reglas de validación a controles de un formulario. Para conocer más
información, consulte el capítulo 12.
Cuando se viola alguno de estos tipos de regla, Access despliega un mensaje en un cuadro
de advertencia, que explica la violación y no le permite dejar el campo o registro. El mensaje
que quiere desplegar es la propiedad Texto de validación, en la propiedad de la tabla o el
campo (consulte la siguiente sección). Si no ingresa un mensaje de texto aquí, Access crea uno
predeterminado estándar, como el que se muestra aquí:
PARTE I
Definición de reglas de validación de campo
Para definir una regla de validación de campo, siga estos pasos:
1. Seleccione el nombre del campo en el panel superior de la ventana Diseño, luego haga
clic en Regla de validación, en la ficha General, del panel Propiedades del campo.
2. Escriba la expresión que desee en la ventana de la propiedad Regla de validación. Por
ejemplo, si el valor no debe exceder 100, ingrese <=100 (menor o igual a 100).
3. Luego pase al cuadro de propiedad Texto de validación, e ingrese el mensaje que quiera
desplegar cuando se rompa la regla.
NOTA El cuadro de propiedad Regla de validación tiene un botón Generador en que puede hacer
clic para abrir el Generador de expresiones, si necesita ayuda con la expresión. Consulte el
capítulo 8 para conocer información acerca del uso del Generador de expresiones.
También puede incluir comodines en la expresión. Son los mismos marcadores de posición
que se usan en cadenas de búsqueda: ? representa un solo carácter y * representa cualquier
cantidad de caracteres. Cuando ingresa una expresión con un comodín, Access lo convierte en
una expresión que usa el operador Como y agrega comillas. Por ejemplo, si escribe C* en el
cuadro de texto de propiedad, se vuelve Como “C*” cuando sale del cuadro de propiedad. Esta
expresión significa que todos los valores ingresados en el campo deben empezar con la letra C o
c. La expresión no es sensible a mayúsculas y minúsculas.
Una regla de validación definida para el campo Fecha/Hora también incluye símbolos
especiales cuando los traduce Access. Para ingresar una regla que especifique que la fecha
ingresada debe ser anterior al 1 de enero de 2008, escriba <01/01/08; Access lo convierte en
<#01/01/08# para asegurarse de que no se confunda con un valor Número.
Las reglas de validación pueden incluir más de un criterio para el mismo campo al
combinarlos mediante el uso de operadores Y u O. En la tabla 4-4 se describen algunos ejemplos
de reglas de validación, la expresión correspondiente de Access y el mensaje apropiado de
Texto de validación
NOTA Verá mucho más acerca de la creación de expresión para consultas en el capítulo 8.
En la figura 4-4 se muestra la estructura de la tabla Fecha de cotización con una regla de
validación agregada al campo Estado. La regla especifica que el valor estado debe estar entre
Pue, Ver o Gro; si se viola la regla, se despliega el mensaje “La cotización sólo es válida en Puebla,
Veracruz y Guerrero” en un cuadro de información.
Regla Versión de Access Mensaje típico

< >0 < >0 El valor no debe ser 0, pero puede ser negativo.
100 o 200 100 o 200 El valor debe ser 100 o 200
C* Como “C*” El valor debe empezar con C o c.
C* o D* Como “C*” o Como “D*” El valor debe empezar con C, c, D o d.
C??t Como “C??t” El valor debe ser de cuatro caracteres de longitud,
comenzar con C o c t terminar con T o t.
>=01/01/07 y <01/01/08 >=#1/1/07# y <#1/1/08# El valor debe ubicarse en el año 2007.
No Pue No “Pue” El campo puede contener cualquier valor excepto Pue.
TABLA 4-4 Ejemplos de reglas y texto de validación
FIGURA 4-4 Las nuevas propiedades del campo Estado con una regla de validación
Si ingresa un valor de estado diferente del especificado, verá el mensaje de error cuando
trate de pasar al siguiente registro.
PARTE I
NOTA La regla de validación anterior para Estado también causaría una violación si el campo se
deja en blanco, porque insiste en uno de tres valores. Si quiere tener la opción de dejar el campo
en blanco, agregue Nulo a la lista de valores válidos. También puede crear una regla de validación
más completa que insista en un valor sólo si no hay un valor en el campo Ciudad correspondiente,
para permitir a los clientes que sólo usan Internet, en lugar de correo.
A medida que agrega reglas de validación a una tabla, puede probarlas contra datos
existentes para ver si cualquiera de los campos viola la nueva regla. Para ello, en el grupo
Herramientas, de la ficha Diseño, haga clic en Probar reglas de validación. Access le advierte
que el proceso también revisa las propiedades Requerido y Permitir longitud cero, y que podría
tomar mucho tiempo y le pregunta si quiere aplicarlo de todos modos. Si Access no encuentra
violaciones, despliega un mensaje que indica que todos los datos son válidos para las reglas
que definió. Si se encuentra una violación, Access detiene la revisión y despliega un mensaje
indicando cuál regla se violó y le pregunta si quiere continuar con la siguiente regla.
NOTA Tal vez se le pida que guarde la tabla antes de probar las reglas.
Las reglas de validación de campo se imponen cada vez que ingresa o edita texto, sin
importar si está en una hoja de datos, un formulario o mediante una consulta de anexión o
actualización. Estas reglas también se imponen en datos ingresados en código de Visual Basic
para Aplicaciones (VBA) o importados de otra tabla.
Definición de una regla de validación de registro

Una regla de validación de registro es una propiedad de tabla en lugar de una propiedad de
campo. Sólo puede definir una regla de validación de registro para una tabla, pero si quiere
aplicar más de un criterio, puede combinarlos en una expresión usando los operadores Y u O.
La regla de validación de registro se aplica cada vez que ingresa o edita datos en una tabla.
Cuando deja un registro, Access revisa el nuevo registro contra la regla que definió. Al igual que
con las reglas de validación de campo, si define una regla de validación de registro para una tabla
que contiene datos, Access le preguntará si quiere aplicarla a los datos existentes cuando guarde
la tabla.
Para agregar una regla de validación de datos a una tabla, abra ésta en la vista Diseño y
luego abra el panel Propiedades de tabla mediante uno de los siguientes métodos:
• En el grupo Mostrar u Ocultar, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Hoja de
propiedades
• Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la vista Diseño de la tabla y elija
Propiedades del menú de acceso directo.
• Oprima ALT+ENTER.
Ingrese una descripción de la tabla en la propiedad Descripción para referencia posterior,
la expresión de la regla de validación y el texto que se desplegará cuando se viole la regla. Por
ejemplo, la fecha de expiración de una cotización en la tabla Fecha de cotización, debe ser
posterior a la Fecha de cotización.
Imposición de una entrada y prevención de duplicados

Una de las propiedades de campo en el panel Propiedades del campo es Requerido, que se
PARTE I
establece en Sí o No. El valor predeterminado es No, pero puede cambiarlo a Sí en caso de
que el campo nunca deba dejarse en blanco. Por ejemplo, todos los registros de los empleados
deben tener un número de seguro social, de modo que debe cambiar la propiedad Requerido del
campo a Sí.
SUGERENCIA Todas las propiedades de campo e índice sólo tienen valores Sí o No que pueden
usarse como interruptores al hacer doble clic en el cuadro de propiedades.
La propiedad Indexado ayuda a evitar valores duplicados. Un campo de clave principal de

un solo campo requiere valores únicos, pero sólo puede tener uno de esos campos en una tabla.
Tal vez quiera evitar la duplicación en otros campos sin asignarlos como la clave principal. Para
agregar esta restricción, cambie la propiedad Indexado del campo a Sí (Sin duplicados). Si abre la
ventana Índices, verá el nuevo índice de un solo campo con su propiedad Única en Sí.
Puede evitar los valores duplicados en un grupo de campos al crear un índice de varios
campos en la combinación de campos. Una vez que se ha creado el índice, cambie la propiedad
Única en el panel inferior de la ventana Índices a Sí. Así, ninguna combinación de dos valores en
estos campos puede ser igual.
Manejo de campos en blanco

Tal vez quiera dejar un campo en blanco porque no conoce el valor o porque no existe un valor
para ese campo en el registro. Access distingue estos dos tipos de valores en valor con valores
nulos y cadenas de longitud cero.
Un valor nulo indica un valor faltante o desconocido para el campo. Dejaría un campo en
blanco si no conoce el valor o si es irrelevante para el registro actual. Access reconoce esto y
almacena el valor como nulo. Al oprimir ENTER sin ingresar nada se almacena un valor nulo.
Una cadena de longitud cero es una cadena que no contiene caracteres. Si sabe que no existe
un valor para este campo (no que simplemente no sepa cuál es el valor), ingresará una cadena
de longitud cero al oprimir la BARRA ESPACIADORA o al escribir un par de comillas dobles (“”)
sin espacios entre ellas. Las marcas desaparecen cuando pasa al campo siguiente, pero Access
almacena la cadena de longitud cero.
Una buena demostración de la diferencia entre los valores nulos y las cadenas de longitud
cero incluye el campo Localizador en la tabla Clientes. Si no sabe si el cliente tiene un localizador
o no o, si lo tiene pero no sabe el número, déjelo en blanco. Si sabe que el cliente no tiene un
localizador, ingrese una cadena de longitud cero.
Dos propiedades de campo especiales controlan la manera en que se manejan los campos
en blanco. La propiedad Requerido determina si es aceptable o no un campo en blanco. La
propiedad Permitir longitud cero, cuando es Sí, le permite cadenas de longitud cero.
Estas dos propiedades funcionan juntas de la manera siguiente:
• Si quiere dejar el campo en blanco y no preocuparse de la razón por la que está en
blanco, establezca ambas propiedades, Requerido y Permitir longitud cero, en No.
• Si nunca quiere dejar un campo en blanco, establezca Requerido en Sí y Permitir longitud
cero en No. No puede dejar el campo sin ingresar un valor, aunque sólo sea “No sé” o
“Ninguno”.
• Si quiere tener la capacidad de saber por qué el campo está en blanco, establezca
Requerido en No y Permitir longitud cero en Sí. Luego dejaría el campo en blanco si
la información no se conoce o ingresaría comillas (“”) para indicar que el campo no se
aplica al registro actual (no hay localizador).
• Si quiere dejar el campo en blanco sólo si sabe que no es relevante para un registro,
establezca ambas propiedades en Sí. En este caso, la única manera de dejar el campo
en blanco es ingresar una cadena de longitud cero al escribir “” u oprimir la BARRA
ESPACIADORA.
NOTA Cuando permite campos en blanco, aún puede usar las opciones de Buscar y reemplazar para
localizar campos con valores nulos o de longitud cero. Para encontrar registros con valores en
blanco, coloque el punto de inserción en el campo y elija el comando Buscar, en el grupo Buscar,
de la ficha Inicio. Escriba nulo en el cuadro Buscar para encontrar los valores nulos, o escriba
“” para encontrar los campos con cadenas de longitud cero. En el cuadro Coincidir, asegúrese de
pedir a Access que busque coincidencias en el campo completo o encontrará una gran cantidad
de campos con blancos entre palabras. Además, asegúrese de limpiar la casilla de verificación
Buscar los campos con formato, y luego haga clic en Buscar siguiente. Consulte el capítulo 6 para
conocer más información acerca de la localización de palabras específicas.
Asignación de un valor predeterminado

Si uno de sus campos suele tener el mismo valor (por ejemplo, el campo estado en una lista de
clientes locales) use la propiedad Valor predeterminado, para que se ingrese automáticamente
el valor cuando agrega un nuevo registro. Aún puede cambiarlo a uno diferente cuando ingrese
datos, pero con el uso de un valor predeterminado ahorrará tiempo durante el ingreso de datos,
sobre todo si es un valor largo como Guadalajara o Tuxtla Gutiérrez. Un valor predeterminado
recién asignado no afecta a los valores ya ingresados en la tabla; sólo a las nuevas entradas.
Tiene la opción de asignar un valor predeterminado a cualquier tipo de campo,
con excepción de Autonumérico, Objeto OLE o Datos adjuntos. Para asignar un valor
predeterminado, ingrese el valor en la propiedad Valor predeterminado del campo. El
tipo de valor que ingrese dependerá del tipo de datos. El valor debe adecuarse también a la
configuración de la propiedad y a los requisitos del tipo de datos. Aquí se muestran algunos
valores predeterminados.
Campo Tipo de datos Valor

Estado Texto Pue
Ciudad Texto Puebla (Si el valor contiene puntuación o espacios,
debe encerrarse entre comillas)
Horas Número 8
Depósito Moneda 500
Fecha de entrada Fecha/hora Fecha( ) (Ingresa automáticamente la fecha actual
del sistema)
SUGERENCIA Si asigna o cambia un valor de campo predeterminado después de ingresar datos de

registro, cambiará los valores existentes al nuevo valor si oprime ct r l +al t +bar r a espaciado r a
con el punto de inserción en el campo.
NOTA Si quiere asignar un valor predeterminado de campo Sí/No para usar en un país extranjero,
ingrese un signo de igual antes de la opción (=Sí) y la palabra equivalente del idioma local de la
PARTE I
computadora que lo desplegará. Por ejemplo, un valor Sí se desplegará como Oui en francés.
NOTA Para conocer más información acerca de la importación y vinculación a otras fuentes para
crear una nueva tabla, consulte el capítulo 22.
Copia de la estructura de una tabla existe

Si ya tiene una tabla con una estructura similar a la que necesita ahora, ahorrará tiempo al
copiar la estructura a una nueva tabla sin los datos. Luego cambie los nombres de campo y las
propiedades, según sea necesario. Para copiar la estructura sin abrir la tabla, siga estos pasos:
1. Haga clic con el botón derecho en el nombre de tabla existente, en el Panel de
exploración, y seleccione Copiar, del menú de acceso directo.
2. Haga clic con el botón derecho en la barra de título del grupo Tablas, en el Panel de
exploración, y seleccione Pegar del menú contextual. Se abre el cuadro de diálogo Pegar
tabla como.
3. Ingrese un nombre para la nueva tabla, elija Estructura solamente y luego haga clic en el
botón Aceptar.
La nueva tabla hereda las propiedades de campo de la tabla original.
Si la tabla está abierta en la vista Diseño, puede usar los comandos del grupo Portapapeles,
para copiar y pegar la estructura de la tabla. Se abre el cuadro de diálogo Pegar tabla como, igual
que antes.
Establecimiento de las propiedades de la tabla

Están disponibles dos tipos de propiedades de tabla en una base de datos de Access:
propiedades de objeto de tabla y de definición de tabla. Entre las propiedades de objeto de tabla se
incluyen nombre, propietario, fechas de creación y de última revisión y atributos como Oculto o
Replicable. Puede ver estas propiedades con uno de los siguientes métodos:
• Haga clic con el botón derecho en el nombre en el Panel de exploración, y elija
Propiedades de tabla, del menú de acceso directo.
• Seleccione el nombre de la tabla en el Panel de exploración y, en el grupo Mostrar
u ocultar, de la ficha Herramientas de base de datos, marque el comando Hoja de
propiedades.
Las propiedades de definición de tabla relacionadas con la propia estructura de la tabla están
disponibles cuando la tabla está abierta en la vista Diseño. Para abrir la Hoja de propiedades de
la tabla haga algo de lo siguiente:
• Marque el comando Hoja de propiedades, como antes.
• Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar del diseño de la tabla y elija
Propiedades del menú de acceso directo.
Cómo cambiar las propiedades predeterminadas del diseño de tabla

Aprendió antes que el tamaño de campo predeterminado para un campo Texto es de 50
caracteres. Ésta es una de las propiedades predeterminadas de diseño de tabla que puede
cambiar. Para modificar ésta y otras propiedades predeterminadas, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en el botón Opciones de Access.
2. Seleccione Diseñadores de objetos en el panel de la izquierda (véase la figura 4-5).
FIGURA 4-5 Establecimiento de las propiedades predeterminadas del diseño de tabla

A continuación se encuentran las opciones de Diseño de la tabla:
• Tipo predeterminado de campo (la opción predeterminada es Texto) Para cambiar
PARTE I
el tipo de campo predeterminado, elija de la lista desplegable de tipos de campo. Observe
que la lista no incluye al Asistente para búsquedas como un tipo de campo.
• Tamaño predeterminado de campos de texto (la opción predeterminada es
255) Para cambiar el tamaño predeterminado del campo Texto, ingrese el número
deseado.
• Tamaño predeterminado de campos de número (la opción predeterminada es
Entero largo) Para cambiar el campo Número, elija de la lista desplegable de tamaños
del campo Número.
• Automatizar al importar o crear Esta opción le da la oportunidad de especificar
texto que se usa con frecuencia al principio o al final de un nombre de campo como
base para los índices cuando se importan o crean tablas. Por ejemplo, al escribir
Id;clave;código;núm automáticamente se crean índices para todos los campos
que contienen esos caracteres al principio o al final del nombre de campo. Con esta
configuración, una tabla importada se indexaría en campos llamados Id de cliente,
NúmTrabajo y Código postal.
• Mostrar botones de opciones de actualización de propiedades Muestra u oculta
el botón Opciones de actualización de propiedades que puede usar para actualizar la
propiedad cambiada en cualquier control en formularios e informes que están unidos al
campo.
Resumen
Este capítulo contiene una gran cantidad de información acerca de la construcción y
modificación de nuevas tablas de Access, empezando con las plantillas integradas. Creó una
tabla al ingresar datos directamente en una tabla en blanco en la vista Hoja de datos y desde
cero en la vista Diseño. Incluyó la elección del mejor tipo de datos, dependiendo del valor que
pretenda almacenar en el campo y las operaciones con las que pretendió usarlo. Se analizaron
otras propiedades de campo, al igual que los campos de clave principal y la creación de índices
en uno o más campos.
La modificación de la estructura de una tabla puede ser problemática en algunos casos,
como al cambiar el tipo de datos o acortar el tamaño del campo. Asegurar la validez de los datos
es una de las características más importantes que ofrece Access. Se analizaron varias maneras
de hacerlo, incluida la solicitud de campos específicos, la adición de reglas de validación y la
asignación de valores predeterminados.
En el siguiente capítulo aprenderá cómo relacionar las tablas al vincular el campo común.
En el capítulo también se cubrirá la especificación del tipo de relación y la modificación de una
relación existente. Además, se analizarán los tipos de uniones que controlan la manera en que
los datos se recuperan mediante consultas.
CAPÍTULO
5
Relación entre tablas
S
on muchas las ventajas de relacionar tablas en una base de datos. Por ejemplo, las rutinas
de recuperación de la información operan mucho más rápido con campos coincidentes, y es
menos probable que se introduzcan errores en la base de datos durante el ingreso de datos.
Las tablas relacionadas a nivel de tabla en la ventana Relaciones están listas para su uso en consultas,
formularios, informes y páginas de acceso a datos. Cuando las tablas están relacionadas, puede
agregar un subformulario o un subinforme que incluya información correspondiente de la tabla
relacionada. La relación entre tablas también ayuda a mantener la integridad y la coherencia de los
datos.
Puede definir relaciones entre tablas en cualquier momento, pero el mejor momento es cuando
las tablas son nuevas y no contienen datos. Cuando diseña la base de datos, uno de los pasos
importantes es decidir sobre las relaciones entre las tablas y los campos que tienen en común.
Definición de una relación

Para definir una relación entre dos tablas, debe especificar qué campos tienen en común las tablas.
En una relación uno a varios, al campo en la tabla principal se le denomina tabla primaria y debe ser
la clave principal de la tabla o un índice único. Al campo de la tabla secundaria se le denomina clave
externa y no es necesario que tenga un valor único. Sin embargo, la recuperación de datos es más
rápida si la tabla secundaria está indexada por la clave principal.
En una relación uno a varios, ambos campos son claves principales o índices únicos en sus
tablas. Una relación varios a varios es en realidad dos relaciones uno a varios en que se crea una
tercera tabla. La clave principal de esta tercera tabla es una combinación de los campos comunes de
las otras dos tablas. Aún puede crear una tabla de combinación para unir las dos tablas, pero una
mejor solución consiste en usar un campo de varios valores, lo que es nuevo con Access 2007. Este
nuevo de tipo de campo modela la relación varios a varios y le permite almacenar más de un valor en
un solo campo. (Lea más acerca de los campos de valores múltiples en el capítulo 6.)
SUGERENCIA La definición de las relaciones entre las tablas en el nivel de la tabla mantiene activas las
relaciones y facilita el uso de la base de datos. Tiene la opción de vincular dos tablas temporalmente
en una consulta cuando quiere obtener información de más de una tabla, pero se prefiere la relación
permanente; más adelante puede romperla, si es necesario.
95
Uso de la ventana Relaciones

La ventana Relaciones proporciona todas las herramientas que necesita para definir y modificar
relaciones: agregar una tabla o consulta de la relación, relacionar las tablas y consultas,
especificar el tipo de relación, configurar las reglas de integridad referencias y elegir el tipo
de combinación. Para abrir la ventana Relaciones, en el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha
Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones. Si no hay relaciones definidas en la base
de datos actual, el cuadro de diálogo Mostrar tabla aparece en la ventana Relaciones en blanco.
El cuadro de diálogo despliega una lista de todas las tablas y consultas en la base de datos actual.
Las relaciones suelen ocurrir entre tablas, pero las consultas pueden estar relacionadas. Las
consultas pueden darle acceso a datos de varias tablas a la vez, sin tener que agregar todas las
tablas a las que hace referencia en la consulta.
NOTA Si ya existe una relación entre tablas en la base de datos, Access va directamente a la
ventana Relaciones sin desplegar el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Para agregar una tabla en
la ventana Relaciones, vaya al grupo Relaciones, de la ficha Diseño, y haga clic en el comando
Mostar tabla para abrir el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Para agregar las tablas que quiera relacionar a partir de la lista del cuadro de diálogo Mostrar
tabla, haga algo de lo siguiente:
• En la ficha Tablas, haga doble clic en el nombre de la tabla o seleccione la tabla y haga clic
en el botón Agregar.
• Para seleccionar varias tablas adyacentes, seleccione la primera tabla que habrá de
incluirse, luego mantenga oprimida la tecla MAYÚS mientras selecciona la última tabla de
la lista que habrá de incluirse, y luego haga clic en el botón Agregar. Si los nombres de
tabla no son adyacentes en la lista, mantenga oprimida la tecla CTRL, mientras selecciona
los nombres.
• Haga clic en la ficha Consultas para agregar una consulta a la ventana Relaciones.
• Haga clic en la ficha Ambas para tener acceso a una lista combinada de tablas y consultas.
Capítulo 5: Relación entre tablas 97
Una vez que haya agregado todas las tablas y consultas con las que quiera trabajar en la
ventana Relaciones, haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Mostrar tablas.
PARTE I
Recorrido por la ventana Relaciones
La ventana Relaciones muestra las listas de campos de las tablas que elija. Las listas despliegan
el campo de clave principal, si lo hay, con un icono de llave. Use las barras de desplazamiento
para ver todos los campos, o cambie el tamaño de un cuadro de lista de campos al arrastrar
el borde inferior para ver más nombres, o el borde derecho para ver completos los nombres
de los campos. También puede arrastrar los cuadros de lista de campos por la ventana para
tener una mejor visualización. En la siguiente ventana Relaciones se muestran cuatro tablas de
Reparaciones Caseras Técnicas. Sólo existen relaciones entre las primeras tres tablas.
Antes de unir las tablas, eche un vistazo a los comandos del grupo Relaciones, en la ficha
Diseño.
Comando Descripción
Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla, con listas de todas las tablas y consultas en la
base de datos actual.
Ocultar tabla Elimina la tabla seleccionada de la ventana Relaciones.
Mostrar relaciones directas Despliega las relaciones de la tabla seleccionada.
Todas las relaciones Despliega todas las relaciones de la base de datos actual.
Cerrar Cierra la ventana después de preguntar si quiere guardar los cambios hechos al diseño.
Están disponibles tres menús de acceso directos en la ventana Relaciones al hacer clic con el
botón derecho en un cuadro de lista de campos, un área vacía de la ventana o en la parte central
de la línea de relaciones:
• Menú de acceso directo de lista de campos Incluye, además de Mostrar directas, la
opción Diseño de tabla (o Diseño de consulta), que abre la Vista Diseño para la segunda
tabla o consulta, y la opción Ocultar tabla, que elimina temporalmente la tabla o consulta
del despliegue, no del diseño. Ocultar tabla también está disponible en el grupo relaciones.
• Menú de acceso directo de la ventana Relaciones Incluye, además de Mostrar tabla
y Mostrar todo, la opción Guardar diseño, que guarda la disposición actual de los cuadros
de lista de campos en la ventana Relaciones. También incluye Cerrar, que cierra la ventana
Relaciones.
• Menú de acceso directo de la línea de relaciones Incluye Modificar relación, que
abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones, y Eliminar, que elimina la relación en que
hizo clic con el botón derecho. Modificar relación también está disponible en el grupo
Herramientas de la ficha Diseño.
Dibujo de la línea de relación

No podría ser más fácil relacionar dos tablas. Simplemente se arrastra un campo (por lo general,
la clave principal) de una tabla y se coloca en el campo correspondiente (la clave externa) de la
otra tabla. No es necesario que los nombres de campo sean iguales pero por lo general deben ser
del mismo tipo de datos y contener el mismo tipo de información. Si trata de imponer integridad
referencial, los campos deben ser del mismo tipo de datos. Si los campos están en los campos
Número, también deben tener la misma propiedad Tamaño de campo.
Una excepción se aplica al requisito de hacer que coincidan los tipos de datos cuando relaciona
un campo Autonumérico con uno Número. Un campo Autonumérico con la propiedad Nuevos
valores establecida en Incrementos puede vincularse con un campo Número de entero largo.
Los valores Autonumérico se almacenan como números de 4 bytes. Para que la clave principal
tenga un valor coincidente, debe contener un número del mismo tamaño: un Entero largo.
SUGERENCIA Al arrastrar el campo de clave principal de la tabla relacionada al campo de clave

principal en la tabla principal se crea la misma relación.
Para relacionar la tabla Empleados con la tabla Órdenes de trabajo por Id de empleado, haga
lo siguiente:
1. Haga clic en el campo Id de empleado, en la lista de campos de Empleados, y arrástrelo al
campo Trabajador principal de la lista de campos de Órdenes de trabajo.
2. Coloque el campo vinculado en la tabla secundaria. Se abre el cuadro de diálogo
Modificar relaciones.
PARTE I
SUGERENCIA Tome en cuenta que Access reconoce esta relación como uno a varios, porque uno de
los campos es una clave principal y el otro no. Si ambos campos fueran claves principales, Access
reconocería la relación como uno a uno. Si ningún campo es una clave principal ni tiene un valor
único, Access llama a la relación Indeterminada.
3. Verifique los nombres de campo que relacionan las tablas y luego haga algo de lo
siguiente:
• Si quiere cambiar el campo en cualquier lado de la relación, seleccione un campo
diferente de la lista desplegable de campos bajo el nombre de la tabla.
• Si quiere agregar otra relación entre las mismas tablas que relacionen dos campos
diferentes, muévase a una fila vacía en la cuadrícula, haga clic en el botón hacia abajo
y elija de la lista de cada tabla.
• Si elige la clave principal equivocada, elija Cancelar, en el cuadro de diálogo
Modificar relaciones, e inicie de nuevo en la ventana Relaciones.
• Si escribe las primeras letras del nombre del campo en la cuadrícula del cuadro de
diálogo Modificar relaciones, Access rellenará el resto por usted.
4. Para completar esta relación, elija Crear, y regresará a la ventana Relaciones. En la figura
5-1 se muestra la ventana Relaciones con el nuevo vínculo dibujado entre las tablas
Órdenes de trabajo y Empleados.
5. Para completar las relaciones en la ventana, repita el procedimiento anterior para dibujar
la línea de relación del campo Id de empleado, en la lista de campos de Empleados, al
campo Supervisor, en la lista de campos de Órdenes de trabajo.
Relación entre dos o más claves externas

Si necesita crear relaciones de una tabla principal a dos o más claves externas en la misma tabla,
Access crea instancias adicionales de la tabla en la ventana Relaciones. No tiene dos copias de la
tabla en la base de datos, sólo el diseño de relaciones.
FIGURA 5-1 Se dibuja una nueva línea de relación entre las dos tablas
En la figura 5-2 se muestra una ventana Relaciones con tres copias de la tabla Empleados
con el campo de clave principal Id de empleado relacionando con las claves externas Supervisor,
Trabajador principal y Asistente en la tabla Órdenes de trabajo.
Observe que todas las relaciones tienen impuesta integridad referencial, como puede ver por
el símbolo de infinito al final de cada línea de relación. La integridad referencial se analizará en
la siguiente sección.
Imposición de integridad referencial

Como se analizó en el capítulo 2, la integridad referencial es un conjunto de reglas que trata de
mantener una base de datos completa, y sin extremos sueltos. Estas reglas dicen que no pueden
existir registros relacionados sin un registro principal. Cuando quiera que Access imponga la
integridad referencial en la relación que está definiendo, marque Exigir integridad referencial en
el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si, por alguna razón, las tablas ya violan una de las
reglas, como que los campos relacionados no sean del mismo tipo de datos, Access despliega un
mensaje que explica la violación y no aplica la imposición.
NOTA La integridad referencial no se impone en consultas incluidas en una relación.

Cuando marca la opción Exigir integridad referencial, se dispone de dos opciones
adicionales que le permiten sobreescribir algunas restricciones.
PARTE I
FIGURA 5-2 Relación entre una tabla y tres campos de otra tabla
Con estas opciones marcadas, si elimina un registro de la tabla principal o cambia uno de los
valores de la clave principal, Access hará cambios equivalentes a la tabla secundaria para preservar
la integridad referencial. Sin marcar una de estas opciones, Access despliega un mensaje de
advertencia, si usted trata de eliminar un registro principal que aún tiene registros secundarios.
La opción Actualizar en cascada los campos relacionados le permite cambiar el valor en el

campo de clave principal de la tabla principal, y Access cambia automáticamente el valor de la
clave principal en la tabla secundaria, para que coincida. Por ejemplo, si cambia el valor de Id
de cliente en la tabla Clientes, todos los registros de ese cliente en cualquier tabla relacionada
se actualizarán automáticamente al nuevo valor. Esta opción preserva la relación. Access no
despliega un mensaje de que se está realizando la actualización. Si la clave principal en una tabla
sirve como un vínculo a más de una tabla, debe establecer la propiedad Eliminar en cascada
los registros relacionados para cada una de las relaciones. De lo contrario, Access despliega un
mensaje de que las reglas de integridad referencial se violarán por la operación en cascada y se
niega a eliminar o actualizar el registro.
NOTA El establecimiento de la opción Actualizar en cascada los campos relacionados no tiene efecto
si la clave principal es un campo Autonumérico, porque no puede cambiar al valor de este tipo de
campo.
La opción Eliminar en cascada los registros relacionados le permite eliminar un registro
principal, y luego Access elimina automáticamente todos los registros secundarios relacionados.
Cuando trata de eliminar un registro desde la tabla principal de una relación con esta opción
seleccionada, Access le advierte que se eliminará este registro y los de las tablas relacionadas. Por
ejemplo, si elimina un registro de empleado, Access elimina automáticamente todos los registros
de empleado de las tablas relacionadas.
PRECAUCIÓN Puede ser peligroso establecer la propiedad Eliminar en cascada los registros
relacionados. Si elimina registros utilizando una consulta de eliminación, Access eliminará
automáticamente los registros relacionados sin desplegar la advertencia.
Creación de una relación uno a uno

En ocasiones, querrá almacenar información acerca de un tema determinado (como un artículo de
mercancía o un empleado) separada de las piezas principales de información. Por ejemplo, tal vez
tenga datos de un empleado como nombre, dirección y número de seguro social disponibles en
una tabla donde los datos están disponibles, pero mantiene otros datos, como el currículum y el
historial del empleado, en otra tabla. Estas dos tablas están relacionadas empleando una relación
uno a uno, porque sólo un registro de cada tabla coincide con un registro en la otra tabla. Ambas
tablas incluyen un campo de clave principal, como el número de identificación del empleado.
Para relacionar dos tablas con una relación uno a uno, haga lo siguiente:
1. En el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el
PARTE I
comando Relaciones.
2. Si las tablas que quiere relacionar no aparecen en la ventana Relaciones, haga clic en el
comando Mostrar tabla.
3. Seleccione las tablas en el cuadro de diálogo Mostrar tabla y haga clic en Agregar; luego
haga clic en Cerrar.
4. Arrastre el campo de clave principal de una tabla y colóquelo en el campo de clave de la
otra tabla. No importa en qué dirección vaya, se crea la misma relación uno a uno.
Especificación del tipo de combinación

Una de las herramientas más importantes de Access es la consulta que extrae y combina datos
de más de una fuente. Muchas consultas realizan una acción con los datos. Por ejemplo, tal vez
quiera ver cuánto tiempo dedica cada empleado a un trabajo para cada cliente actual. Para ello
necesita información de las tablas Órdenes de trabajo, Empleados y Clientes. Una vez que se hayan
extraído los datos, la consulta suma las horas para registros con empleados y clientes coincidentes.
(Consulte el capítulo 8 para conocer una descripción completa del poder de las consultas.)
Para que una consulta sepa cómo relacionar registros de las tres tablas, éstas deben estar
relacionadas. Cuando defina cada relación, también puede especificar el tipo de combinación que
quiera para las tablas. El tipo de combinación especifica cuáles registros desplegar en una consulta
basada en las tablas relacionadas, cuando no corresponden de manera exacta. Por ejemplo, ¿quiere
que el registro del cliente sólo aparezca si hay registros de orden de trabajo correspondientes o
quiere ver todos los registros principales aunque no haya registros secundarios?
NOTA El tipo de combinación no afecta la relación; simplemente le indica a Access cuáles registros
incluir en los resultados de la consulta.
Para modificar la relación entre las tablas Empleados y Órdenes de trabajo y establecer el
tipo de combinación, haga lo siguiente:
1. En la ventana Relaciones, haga clic con el botón derecho en la parte media de la línea de
relación que combina la tabla Empleados con la tabla Órdenes de trabajo y elija Modificar
relación del menú contextual. Se abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
2. Haga clic en el botón Tipo de combinación para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de
la combinación.
3. Seleccione la opción 2 como tipo de combinación para esta relación, porque quiere ver todos
los registros del empleado, aunque no tengan registros relacionados en la tabla Órdenes de
trabajo. Observe que el texto de explicación es específico de las tablas que relacionó.
4. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

5. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Comprensión de las combinaciones

Puede especificar tres tipos de combinaciones con el cuadro de diálogo Propiedades de la
combinación:
• La opción 1 sólo incluye registros para los cuales los primarios y secundarios tienen los
mismos valores en los campos de vinculación (sin registros huérfanos ni principales sin
secundarios). A esto se le llama combinación interna, y es el tipo de combinación predeterminado.
• La opción 2 incluye todos los registros de la tabla de la izquierda, aunque no haya valores
correspondientes en la otra, y sólo los registros coincidentes de la tabla de la derecha.
A esto se le denomina combinación externa izquierda (todos los registros principales,
incluidos los secundarios, pero sin huérfanos).
• La opción 3 es lo opuesto de la opción 2 e incluye todos los registros de la tabla de la
derecha y sólo los registros coincidentes de la tabla de la izquierda. A esto se le denomina
combinación externa derecha (todos los registros secundarios pero no principales sin
secundarios). Si se exige integridad referencial, no habrá secundarios sin principales.
NOTA Derecha e izquierda en esta descripción aluden a la posición de las tablas en el cuadro de
diálogo Modificar relaciones, no a su posición en el diseño.
Si selecciona una combinación externa, una flecha en un extremo de la línea de relación
apunta a la tabla cuyo valor debe coincidir para incluirse en los resultados de la consulta. En una
relación uno a varios, el lado uno se considera la tabla de la izquierda y el lado varios es la tabla
de la derecha.
NOTA También puede crear un cuarto tipo de combinación, una autocombinación, que incluye
registros de dos instancias de la misma tabla. Por ejemplo, puede agregar una autocombinación
a un diseño de consulta para desplegar el nombre del supervisor en lugar del Id del supervisor
cuando se extraen registros de la tabla Empleados. El nombre del supervisor es el campo Nombre
en el registro Empleado con el valor Id de supervisor en el campo Id de empleado.
En la figura 5-3 se muestra el diseño completado para tres tablas en una base de datos
que registra los datos de cotización, las órdenes de trabajo, los clientes y los empleados. Las
relaciones que incluyen integridad referencial muestran un 1 en el lado “uno” y un signo de
infinito en el lado “varios”. Las relaciones sin exigencia de integridad referencial aparecen como
líneas con pequeños puntos en los extremos. Las líneas de relación sin exigencia de integridad
referencial aparecen como líneas con pequeños puntos en cada extremo. Las líneas de relación
sin flechas representan combinaciones internas. Una flecha en una línea de relación significa
que la combinación es externa y la flecha apunta hacia la tabla cuyos valores deben coincidir
para incluirse en los resultados de consulta. La relación entre las tablas Empleados y Órdenes de
trabajo es una combinación externa izquierda con integridad referencial exigida.
Guardado del diseño de relaciones

Todas las relaciones se guardan cuando las crea. También puede guardar el diseño, la disposición
de las listas de campos en la ventana Relaciones. Guardar el diseño no tiene efecto en las
tablas de la base de datos.
No se exige Combinación externa izquierda Combinación interna con
integridad referencial con integridad referencial exigida integridad referencial exigida
PARTE I
FIGURA 5-3 Este diseño contiene cuatro tablas relacionadas
Para guardar el diseño, emprenda una de las siguientes opciones:

• Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la ventana Relaciones (excepto
en una lista de campos) y luego elija Guardar diseño, en el menú de acceso directo de
Relaciones.
• Haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido.
• Haga clic en el botón de Microsoft Office y elija Guardar.
• Oprima CTRL+G.
Si hizo cambios en el diseño y trata de cerrar la ventana Relaciones sin guardarlo, Access
le pide que guarde. Si quiere descartar los cambios, elija No. Cuando abra de nuevo la ventana
Relaciones, se desplegará el diseño previamente guardado.
Uso del panel Lista de campos

Después de que haya agregado tablas a su base de datos, es hora de construir su relación. O si
ya ha creado algunas relaciones pero necesita más, puede hacer esto usando el panel Lista de
campos. Por ejemplo, suponga que quiere agregar otro campo a la tabla Órdenes de trabajo que
pedirá asistentes adicionales para el trabajo. Para ello, abra la tabla Órdenes de trabajo en la Vista
Hoja de datos y abra la lista de campos de la manera siguiente:
1. Con la tabla abierta en la Vista Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, de la ficha
Hoja de datos, haga clic en el comando Agregar campos existentes.
2. Encuentre la tabla en el panel Lista de campos que contiene los datos que desee usar en la
relación (en este caso, Empleados). Las tablas aparecen en la lista como disponibles a partir
de tablas relacionadas o no relacionadas. Luego haga clic en el signo de "más" que se
encuentra a la izquierda del nombre de la tabla para ver la lista completa de campos en la
tabla.
3. Haga clic en el campo Id de empleado y arrástrelo a la hoja de datos. Coloque el campo
cuando aparezca la línea de inserción. Se abre el cuadro de diálogo Asistente para
búsquedas, mostrando el campo Id de empleado, en la lista Campo seleccionado.
4. Querrá ver el nombre del empleado en lugar del Id, de modo que seleccione Apellido y
haga clic en la flecha hacia la derecha y luego en Siguiente.
5. Omita las opciones de ordenación al hacer clic en Siguiente, acepte la opción Ocultar la
columna clave y haga clic en Siguiente.
6. Ingrese un nuevo nombre para el campo de búsqueda, como Personal, y haga clic en Finalizar.
7. Cierre el panel Lista de campos y, en el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Herramientas
de base de datos, haga clic en Relaciones. En la figura 5-4 se muestra la nueva relación
entre la tabla Empleados y la tabla Órdenes de trabajo, vinculando el campo Id de
empleado con el nuevo campo Personal.
SUGERENCIA También puede llamar más adelante el Asistente para búsquedas para cambiar
el campo Personal por un campo de varios valores, donde pueda almacenar más miembros de
personal. Consulte el capítulo 6 para conocer más información.
PARTE I
FIGURA 5-4 Una nueva relación construida empleando el panel Lista de campos
Visualización y edición de relaciones

Para revisar las relaciones que definió para una base de datos, abra la ventana Relaciones. Si planea
hacer cualquier cambio, asegúrese de cerrar primero todas las bases de datos abiertas.
Visualización de relaciones existentes

Tiene una opción de ver todas las relaciones que ha establecido en su base de datos o sólo las que se
relacionan con una tabla específica.
Abra la ventana Relaciones como antes y, en el grupo Relaciones, de la ficha Diseño, haga algo
de lo siguiente:
• Para ver todas las relaciones de la base de datos actual, haga clic en el comando Mostrar todas
las relaciones.
• Para ver sólo las relaciones de la tabla seleccionada en la ventana Relaciones, haga clic en
el comando Mostrar relaciones directas.
Si ya aparecen todas las relaciones en la ventana Relaciones y quiere ver sólo las relaciones
de una tabla, haga lo siguiente:
1. Limpie el diseño al hacer clic en el comando Borrar diseño, del grupo Herramientas.
Haga clic en Sí para confirmar la acción.
2. Haga clic en el comando Mostrar tabla, en el grupo Relaciones, haga doble clic en el
nombre de la tabla, en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, y luego haga clic en Cerrar.
Esto agrega otra vez la tabla a la ventana Relaciones.
3. En el grupo Relaciones, haga clic en el comando Mostrar relaciones directas. Todas las
tablas relacionadas con la primera se agregan al diseño y se dibujan las líneas de relación.
Ocultamiento o eliminación de una tabla

Si la ventana Relaciones se llena demasiado, puede ocultar temporalmente una tabla o
eliminarla por completo del diseño. Para ocultar la tabla, primero selecciónela y, en el grupo
Relaciones, de la ficha Diseño, haga clic en Ocultar tabla; o haga clic con el botón derecho en
la tabla y elija Ocultar tabla del menú de acceso directo. La próxima vez que abra la ventana
Relaciones, todas las tablas reaparecerán, aunque elija guardar el diseño.
Para eliminar la tabla del diseño, seleccione la tabla y oprima SUPR, o haga clic en el comando
Eliminar, del grupo Registros, de la ficha Inicio. Esto sólo afecta al despliegue del diseño y no
elimina la relación ni la tabla de la base de datos.
Restauración de todas las relaciones

Para restaurar el diseño de la ventana Relaciones a su organización anterior, cierre la ventana
sin guardar los cambios. Cuando vuelva a abrir la ventana, regresará el diseño anterior. Si quiere
mantener abierta la ventana, haga clic con el botón derecho en la ventana Relaciones y elija
Mostrar todo del menú de acceso directo, o haga clic en el comando Mostrar todas las relaciones.
Modificación o eliminación de una relación

Las relaciones no son inamovibles. Puede usar la misma ventana para editar una relación que
use para crear una.
SUGERENCIA Incluso puede cambiar a la Vista Diseño de la tabla, desde la ventana relaciones, y
modificar la estructura de la tabla. Como verá en la siguiente sección. Esto resulta práctico si
necesita asegurarse de que los campos relacionados son del mismo tipo de datos o si quiere crear
un índice para acelerar el procesamiento.
Edición de una relación

Para modificar una relación existente:
1. Abra la ventana Relaciones como antes.
2. Si no ve la relación que quiere cambiar, elija Mostrar tabla, del menú Relaciones, de la
ficha Diseño. Luego haga doble clic en la tabla faltante y elija Cerrar.
3. Cuando vea la línea de relación que representa la relación que desea cambiar, haga algo
de lo siguiente para abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones:
PARTE I
• Haga doble clic en la línea.
• Haga clic con el botón derecho en la línea y elija Modificar relación, del menú de
acceso directo.
• Seleccione la línea y haga clic en el comando Modificar relación en el grupo
Relaciones.
4. Haga los cambios que desee, y luego haga clic en Aceptar.
Eliminación de una relación

Para eliminar una relación, haga clic en la línea de relación, para seleccionarla, y haga algo de lo
siguiente:
• Oprima SUPR.
• Haga clic con el botón derecho en la línea y elija Eliminar, del menú de acceso directo.
Access le pide confirmación antes de eliminar de manera permanente la relación, sin
importar cuál método use.
NOTA Al oprimir SUPR con una tabla seleccionada, sólo se elimina la tabla del diseño; mientras que
si oprime SUPR con una línea de relación seleccionada, se elimina permanentemente la relación
entre las tablas.
Cambio del diseño de una tabla en la ventana Relaciones

Tal vez necesite hacer un cambio en el diseño de una tabla para crear la relación que quiere. Por
ejemplo, la clave principal podría ser un campo Texto y la clave externa uno Número. Esto es
correcto, a menos que quiera exigir integridad referencial, lo que requiere el mismo tipo de datos
en ambos lados. Puede abrir el diseño de la tabla secundaria y cambiar el tipo de datos a Texto.
Si ya ha establecido una relación entre las tablas, debe eliminarla antes de que pueda cambiar el
diseño de la tabla. Tal vez también quiera agregar un índice secundario en la clave externa de la
tabla secundaria, para agilizar el procesamiento.
Para cambiar a la vista Diseño de tabla desde la ventana Relaciones, haga clic con el botón
derecho en la barra de título del cuadro de lista de campos de la tabla y elija Diseño de tabla,
del menú de acceso directo. Cuando haya terminado de cambiar el diseño de tabla, guarde los
cambios y cierre la ventana. Luego se le regresará automáticamente a la ventana Relaciones.
Impresión de las relaciones

La documentación siempre es útil, sobre todo si trabaja con varias bases de datos o si desarrolla
aplicaciones para otros. Una vez que defina todas las relaciones para la base de datos, es fácil
documentar la estructura gráficamente, al imprimirla.
Para imprimir el diagrama de relaciones de la tabla, haga lo siguiente:
1. En la ventana Relaciones, haga clic con el botón derecho en un área vacía y elija Mostrar todo.
2. Cuando aparezcan todas las tablas del diseño, haga clic en el comando Informe de
relación, en el grupo Herramientas, de la ficha Diseño. En la figura 5-5 se muestra la vista
preliminar de las relaciones de la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas.
FIGURA 5-5 Vista preliminar del diagrama de relaciones de base de datos
Puede usar los símbolos de las líneas de relación como guía para vincular los campos.
SUGERENCIA Tal vez necesite ejecutar Configuración de página y reducir los márgenes de la
izquierda y la derecha o cambiar la orientación horizontal para poder imprimir todo el diagrama
en una página.
Si quiere información más precisa acerca de las relaciones que estableció en la base de
datos, incluidos atributos como integridad referencial y el tipo de relación, puede usar el
Documentador de base de datos, una de las herramientas analíticas de Access.
1. En el grupo Analizar, de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el
comando Documentador de base de datos (el icono superior). Se abre el cuadro de
diálogo Documentador, mostrando ocho fichas que se aplican a los objetos de base de
datos y a la propia base de datos. Si ve un mensaje que dice que el Documentador no está
instalado, tendrá que instalarlo ahora.
Relaciones
PARTE I
Órdenes de trabajo de empleados
Empleados Órdenes de trabajo

1 ∞
Id de empleado Supervisor
Atributos: Forzado
Tipo de relación: Uno a varios
Ficha cruzada de órdenes de trabajo de empleados
Empleados Ficha cruzada de órdenes de trabajo
Id de empleado Supervisor
Atributos: No forzado
Datos de cotización de órdenes de trabajo
Datos de cotización Órdenes de trabajo

1 ∞
Número de cotización Número de cotización
Atributos: Forzado; actualizaciones en cascada

Órdenes de trabajo de clientes
Clientes Órdenes de trabajo

1 ∞
Id de cliente Id de cliente
Atributos: Forzado; actualizaciones en cascada

Órdenes de trabajo de empleados
Empleados Órdenes de trabajo

1 ∞
Id de empleado Trabajador principal
Atributos: Forzado,
FIGURA 5-6 Impresión de las relaciones de la base de datos

2. Cuando se abra el cuadro de diálogo Documentador, haga clic en la ficha Base de datos
actual, y luego haga clic en la casilla de verificación Relaciones.
3. Haga clic en Aceptar para imprimir las relaciones en forma de tabla. Una vista previa del
documento Relaciones aparece después de unos momentos. En la figura 5-6 se muestra
la primera página impresa de las relaciones documentadas que existen en la base de
datos Reparaciones Caseras Técnicas que estamos construyendo.
Resumen
En estos primeros cinco capítulos aprendió la importancia de crear relaciones entre tablas de una
base de datos. Las tablas y sus relaciones forman la estructura en que se basan los otros objetos
de base de datos. Las consultas pueden extraer la información relacionada a partir de varias
fuentes. Los formularios e informes pueden incluir datos de muchas tablas.
Vio cómo crear y modificar tablas y, en este capítulo, aprendió a crear y modificar
relaciones entre las tablas y establecer otras propiedades, como integridad referencial y tipos
de combinación. La integridad referencial relaciona datos de diferentes tablas y ayuda a que se
asegure la validez de los datos. El tipo de combinación determina cuáles registros habrán de
extraerse mediante una consulta.
Ahora está listo para pasar al ingreso y la edición de los datos de tabla que usará en
capítulos posteriores. En el siguiente capítulo se le proporcionan detalles acerca del ingreso y
la edición de datos en tablas, incluida la creación de listas de búsqueda y la personalización
de entrada de datos. También verá cómo usar la versátil herramienta Revisión ortográfica y la
característica Autocorrección que corrige su ortografía mientras escribe.
Después de que se almacene la información en su base de datos, usted tiene la palabra.
Puede recuperar parte de la información, o toda ella, desplegarla en formularios e imprimirla en
informes. Incluso puede exportarla a otras aplicaciones o publicarla en Internet.
CAPÍTULO
6
Ingreso y edición de datos
L
os errores en los datos siempre tienen una manera de abrirse paso a lo más profundo de
la base de datos, donde es difícil detectarlos y eliminarlos. Tiene sentido, en primer lugar,
tratar de prevenir que los errores ingresen en la base de datos. Access proporciona muchas
herramientas útiles para asegurar la validez de los datos y especificar el tipo, formato, tamaño de
campo y reglas de validación de los datos analizados en el capítulo 4.
En este capítulo se analizan más herramientas que mejoran las posibilidades de lograr la
validez de los datos, además de acelerar el proceso de entrada de datos. Técnicas como la copia
de cantidades de datos de otras fuentes, la selección de valores de listas de búsqueda y el uso de
teclas de método abreviado ayudan a facilitar la tarea de la entrada de datos. Otras herramientas
de Microsoft Office, como el revisor ortográfico y las características de Autocorrección, también
ayudan a mantener exacta y completa la base de datos.
Ingreso de nuevos datos

Cuando abre una nueva tabla, aparece en la vista Hoja de datos, lista para el ingreso de datos. Para
agregar un nuevo registro, haga algo de lo siguiente:
• En el grupo Registros, de la ficha Inicio, haga clic en el comando Nuevo.
• Haga clic en el botón Nuevo registro (vacío) en la barra de navegación de registros.
• Haga clic con el botón derecho en un cuadro selector de registros en el extremo izquierdo de
la fila y elija Nueva registro, del menú de acceso directo.
• Haga clic con el botón derecho en el botón vista Hoja de datos, en la esquina superior
izquierda de la hoja de datos, y elija Nuevo registro, del menú de acceso directo.
• Desplácese hacia abajo, al registro en blanco, en el extremo de la tabla, y empiece a escribir.
Para navegar entre registros, use la barra de desplazamiento vertical, los botones de navegación
que se encuentran en la parte inferior del panel del documento, los métodos abreviados de teclado,
o el comando Ir a, en el grupo Buscar. Para moverse entre campos o columnas, use la barra de
desplazamiento horizontal, la tecla TAB o ENTER, o los métodos abreviados de teclado. (Consulte el
capítulo 1 para conocer más detalles acerca del desplazamiento por la vista Hoja de datos.)
Cuando el punto de inserción se mueva a un campo vacío, escriba los datos. Si ha especificado
un formato personalizado, el valor ingresado se adaptará al formato cuando se mueva a la siguiente
columna. Si creó una máscara de entrada para ese campo, la máscara aparecerá cuando ingrese al
campo y antes de que empiece a escribir los datos. (Consulte “Adición de máscaras de entrada” en
113
páginas posteriores de este capítulo, para conocer detalles acerca de las máscaras de entrada, y la
manera en que se comparan con los parámetros de formato de despliegue.)
Puede ingresar datos de fecha/hora en cualquier formato válido de fecha y hora, y Access
los convertirá al formato que haya especificado en la propiedad de campo. No trate de ingresar
fracciones decimales en campos Número que están definidos como enteros.
NOTA Puede ser difícil ingresar una cantidad grande texto en un campo Memo en la vista Hoja de
datos. Una manera de ver todo el texto del campo consiste en usar el cuadro Zoom mientras está
ingresando los datos. Oprima MAYÚS+F2 para abrir el cuadro Zoom y oprima ENTER o haga clic en
Aceptar para cerrarlo después de ingresar el texto. Si quiere iniciar un nuevo párrafo o ingresar
una línea en blanco de texto de memo en el cuadro Zoom, oprima CTRL+ENTER. El cuadro Zoom
no está limitado a los campos Memo; puede usarse en cualquier lugar en que se ingrese texto para
darle un área de entrada más grande.
Copia y desplazamiento de datos

Access proporciona algunos métodos abreviados para ingresar datos repetitivos al permitirle
copiar o mover datos existentes. Puede copiar o mover todos los datos o valores de campos
individuales de un registro a otro. La copia crea duplicados exactos de los datos en la nueva
ubicación. El desplazamiento corta los datos de un lugar y los coloca en otro, dejando sólo una
copia de los datos.
Cuando reúne elementos al copiarlos o cortarlos de su origen, se colocan en el Portapapeles
de Office, que es compartido por todos los programas de Office. Se trata de un panel de tareas
que puede contener hasta 24 elementos con vistas previas del texto o las imágenes que se han
copiado (véase la figura 6-1). Puede pegarlos en un nuevo lugar de manera individual o como
grupo. Cuando alcance el elemento número 25 en el Portapapeles, se elimina el primero.
Si no ve el panel Portapapeles, haga clic en el lanzador del panel de tareas Portapapeles, de
la ficha Inicio, que se encuentra junto al nombre del grupo.
Muestra el panel de tareas Portapapeles de Office
Si ha copiado cualquier elemento (desde Access u otro programa de Office) durante la

sesión actual, aparecerá en el panel Portapapeles (véase la figura 6-1).
Puede desplegar el panel Portapapeles y usarlo mientras copia y pega elementos.
• Haga clic en Copiar para agregar el elemento seleccionado al Portapapeles.
• Seleccione un elemento en el Portapapeles, muévalo al destino y haga clic en Pegar.
• Haga clic en Pegar todo para pegar todos los elementos en el Portapapeles al mismo
documento.
Para pegar un elemento del Portapapeles, coloque el punto de inserción en el lugar en
que quiera pegarlo, haga clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto al elemento
en el Portapapeles y elija Pegar, del menú de acceso directo. Para eliminar un elemento del
Portapapeles, haga clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto al elemento y elija
Eliminar, del menú. Para cerrar el panel Portapapeles, haga clic en el botón Cerrar, que se
Capítulo 6: Ingreso y edición de datos 115
PARTE I
FIGURA 6-1 Copia de elementos al Portapapeles
encuentra en la esquina superior derecha. Para desplegarlo más adelante, haga clic en el
lanzador del panel de tareas Portapapeles.
NOTA Puede modificar el comportamiento del Portapapeles al hacer clic en el botón Opciones que se
encuentra en la parte inferior del panel. Entre las opciones se incluyen Mostrar automáticamente
el Portapapeles de Office, Mostrar Portapapeles de Office al presionar CTRL+C dos veces,
Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office, Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la
barra de tareas y Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar. Sólo las dos opciones finales
suelen seleccionarse como opción predeterminada. También puede mover, cambiar el tamaño o
cerrar el panel al hacer clic en la flecha hacia abajo de la barra de título.
Los elementos que ha reunido en el Portapapeles permanecen allí hasta que cierra todos los
programas de Office que está ejecutando en su equipo. Si varios elementos aún se encuentran en
el Portapapeles cuando cierra Access, este programa le podría preguntar si quiere mantenerlos
allí para usarlos en otro programa de Office.
NOTA Los comandos Cortar, Copiar y Pegar también se encuentran en el menú de acceso directo
que se despliega al hacer clic en el botón vista Hoja de datos.
Copia y desplazamiento dentro de la misma tabla

Para copiar un registro dentro de la misma tabla, primero seleccione el registro que quiera copiar,
al hacer clic en el selector de registro (el pequeño cuadro gris que se encuentra a la izquierda
del registro). Luego, en el grupo Portapapeles, de la ficha Inicio, haga clic en el comando
Copiar. Esto copia los datos al Portapapeles. Haga clic en el selector de registros del registro que
desee reemplazar, y haga clic en Pegar. El nuevo registro contiene una copia exacta del registro
original. Si quiere agregar la copia como un nuevo registro en lugar de reemplazar uno existente,
seleccione el registro vacío en la parte inferior de la hoja de datos, luego haga clic en Pegar. Para
eliminar los datos, seleccione el registro y haga clic en el comando Cortar, en lugar de Copiar.
SUGERENCIA Algunos métodos abreviados de teclado son CTRL+C (copiar), CTRL+X (cortar) y
CTRL+V (pegar).
Access trata de guardar el registro copiado cuando sale de él. Si la tabla tiene una clave
principal o un índice único, Access no le permitirá dejar el nuevo registro hasta que haya
reemplazado el valor duplicado con uno único.
SUGERENCIA Si el campo de clave principal es un tipo de datos Autonumérico, Access aumenta

automáticamente el número en lugar de copiar el número original (otra buena razón para usar un
campo Autonumérico como clave principal).
Para copiar más de un registro, seleccione todos los registros afectados antes de elegir
Copiar o Cortar. Cuando se reemplacen registros, seleccione el mismo número de los registros
existentes que haya colocado en el Portapapeles, y luego haga clic en Pegar. Si quiere anexar los
nuevos registros a la tabla, en lugar de reemplazar los existentes, haga algo de lo siguiente:
• Seleccione la nueva fila vacía en la parte inferior de la hoja de datos y haga clic en Pegar.
• Haga clic en la flecha hacia abajo del comando Pegar y elija Pegar datos anexados.
En cualquier caso, Access le pide confirmación cuando trata de pegar varios registros.
Si la tabla tiene una clave principal o un índice único que no es Autonumérico, no podrá
pegar varios registros sin eliminar primero la clave o el índice. A diferencia de pegar un solo
registro, Access tendría que guardar todos, excepto uno de los registros y esto crearía registros
con valores duplicados en el campo. Si lo intenta, Access despliega un mensaje de información.
Si necesita pegar el valor de un solo campo en el siguiente registro, mientras está ingresando
datos, puede copiar rápidamente el valor del campo correspondiente en el registro anterior al
PARTE I
nuevo registro oprimiendo CTRL+’ (apóstrofo).
Copia y desplazamiento de otra tabla

Para copiar o mover registros de otra tabla, seleccione los registros en la tabla de origen y haga
clic en Copiar o Cortar. Si elige Cortar, se le pedirá que confirme que desea eliminar el registro o
los registros de la tabla de origen. Luego cambie a la hoja de datos de destino y seleccione la fila
en blanco que se encuentra en la parte inferior de la hoja de datos. Cuando haga clic en Pegar,
los nuevos registros se agregarán a la hoja de datos de destino.
PRECAUCIÓN Los campos en los registros copiados se pegan en el mismo orden en que aparecen
en la hoja de datos original, sin importar los nombres de campo. Tal vez necesite reorganizar las
columnas en la hoja de datos de destino antes de pegar, para que correspondan con los campos
entrantes. Los tipos de datos o los tamaños inconsistentes entre los datos entrantes y los registros
de destino pueden ocasionar problemas.
Si quiere reemplazar ciertos registros en la hoja de datos de destino con registros de otra
tabla, seleccione los registros que quiera reemplazar antes de hacer clic en Pegar.
Para anexar registros de una tabla en la hoja de datos existente, elija Pegar datos anexados,
como se describió antes. Si la tabla de origen tiene más campos que la de destino, no se pegarán
los campos excedentes.
SUGERENCIA Si está pegando registros de otra aplicación, asegúrese de revisar la organización

de los datos, antes de tratar de copiarlos o moverlos en una hoja de datos de Access. Debe
organizarse en una hoja de cálculo, una tabla de procesador de palabras, o un texto separado por
caracteres de tabulación antes de que lo seleccione. Consulte el capítulo 23 para conocer más
información acerca del intercambio de datos con otras aplicaciones.
Corrección de problemas de pegado

Ha escuchado esta advertencia antes, pero hela aquí de nuevo: guarde siempre una copia
de seguridad de sus datos antes de tratar de hacer algo nuevo. Esto aplica a muchas de las
operaciones de copiado y desplazamiento, que no son vulnerables al botón Deshacer de la barra
de herramientas de acceso rápido. Si Access le pide confirmación antes de ejecutar la operación,
lo más probable es que no se pueda deshacer una vez que haga clic.
Cuando ocurren errores durante una operación de pegado, Access despliega una etiqueta
inteligente junto al registro en que ocurrió el error. Al hacer clic en él, se despliega un menú en
que se indica la razón por la que ocurrió el error al pegar y se presentan varias opciones para que
decida la acción a realizar.
Entre los problemas que podría encontrar cuando trata de pegar datos en una hoja de datos
se incluyen los siguientes:
• Tal vez trate de pegar valores de tipos de datos incompatibles, como pegar un valor que
contiene letras y números en un campo Moneda.
• El valor que trata de pegar podría ser demasiado largo para el campo de destino.
Compare las propiedades de Tamaño de campo de ambos campos.
• Tal vez trate de pegar un valor en un campo oculto. Regrese a la hoja de datos, haga clic
con el botón derecho y elija Mostrar columnas en el menú de acceso directo para revelar
las columnas ocultas.
• Un valor que está tratando de pegar podría violar uno de los parámetros de propiedades,
como Máscara de entrada, Regla de validación, Requerido o Permitir longitud cero.
Cuando hace clic en la flecha para desplegar de la etiqueta inteligente, tiene la opción de
resolver estos problemas.
Inserción de imágenes
La tabla Empleados de la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas tiene un campo reservado
para las fotografías de gafete de los empleados. El campo Fotografía de gafete es un tipo de datos
de objeto OLE y almacena un archivo que contiene la fotografía digitalizada.
El objeto de vinculación e inserción de objetos (OLE, Object Linking and Embedding),
es creado por una aplicación fuera de Access y puede insertarse en una tabla de Access. Los
objetos pueden ser imágenes, sonidos, gráficas, clips de video o casi cualquier producto de otra
aplicación. Las aplicaciones de origen pueden incluir Word, Excel, registros de sonido o video o
un escáner.
El objeto puede vincularse a la tabla de Access o incrustarse en ella. Vinculación es el proceso
mediante el cual el objeto permanece en la aplicación de origen y Access la alcanza mediante
un vínculo o puntero a la ubicación del objeto. Si el objeto vinculado cambia en la aplicación
de origen, la versión de Access también cambia. La vinculación también ayuda a evitar que los
archivos de bases de datos se vuelvan muy grandes, porque los archivos de imagen pueden ser
muy grandes. La desventaja es que si mueve la base de datos, tiene que restaurar el vínculo.
La incrustación de un objeto almacena una copia estática del objeto en la tabla, el formulario
o el informe de Access. Los cambios en el original no alcanzan automáticamente a la copia de
Access.
Otras dos definiciones son pertinentes aquí: objetos dependientes e independientes. Un
objeto dependiente se almacena directamente en la tabla de Access como parte de los datos
almacenados. Un objeto independiente se agrega como un elemento a un diseño de formulario o
informe y no está relacionado directamente con los datos de la tabla.
Las fotos de gafete son Objetos OLE creados por un escáner y combinadas en archivos de
imagen como .tif, .gif o .pcx. Debido a que no se espera que las fotografías cambien, se insertan
en una tabla. Además, representan el valor almacenado en el campo Fotografía de gafete, que
significa que son objetos dependientes.
Para insertar una imagen en el campo Fotografía de gafete:
1. Coloque el punto de inserción en el campo Fotografía de gafete, haga clic con el botón
derecho en el campo y elija Insertar objeto, del menú de acceso directo.
2. En el cuadro de diálogo para inserción de objetos, elija Crear desde archivo.
PARTE I
3. Escriba la ruta y el nombre del archivo de imagen en el cuadro Archivo, o haga clic en
Examinar y busque el objeto.
4. Después de ingresar el nombre de archivo, haga clic en Aceptar para insertar la imagen
en el campo.
Cuando regrese a la vista Hoja de datos, el campo contendrá la palabra “Paquete”. Para ver
la imagen, en el grupo Formularios, de la ficha Crear, haga clic en el comando Formulario. En la
figura 6-2 se muestra uno de los registros de Empleado con la fotografía del gafete insertada.
NOTA El formulario de la figura 6-2 se ha reformado ligeramente para mostrar la fotografía

completa.
Las siguientes opciones adicionales también se encuentran en el cuadro de diálogo Insertar

objeto:
• Casilla de verificación Vincular, que crea un vínculo con el objeto, en lugar de incrustarlo.
• Casilla de verificación Mostrar como icono, que sólo despliega un icono que representa el
objeto de origen, en lugar del propio objeto.
NOTA El capítulo 10 contiene información acerca del uso de OLE y otros objetos cuando se crean
diseños de formulario e informe.
Inserción de hipervínculos
Un hipervínculo es una conexión a un objeto en la misma base de datos de Access, o en otra,
un documento creado en otro programa, o un documento de Internet o su intranet local. Puede
vincular con cualquier aplicación OLE o ActiveX en su equipo o su red de área local (LAN, Local
Area Network). El campo hipervínculo contiene la dirección del objeto de destino, y cuando
hace clic en él, salta al hipervínculo. Si el objeto es el producto de otra aplicación, ésta se inicia
automáticamente.
En la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas, la tabla Órdenes de trabajo contiene un
campo de hipervínculo que vincula con los dibujos de ingeniería para esa orden de trabajo. Los
dibujos escaneados se guardan como archivos .gif en la misma carpeta que la propia base de
datos.
FIGURA 6-2 Visualización de una fotografía insertada en un registro
Definición de la dirección del hipervínculo

La dirección de un hipervínculo puede contener hasta cuatro partes, separadas por un signo de
número (#):
desplegartexto#dirección#subdirección#informaciónpantalla
Sólo la dirección o, en algunos casos, la subdirección es necesaria:

• La parte desplegartexto es texto opcional que se habrá de desplegar en el campo, en lugar
de la dirección real. Si no incluye texto de despliegue, aparecerá en cambio la dirección o
la subdirección del hipervínculo.
• La dirección es un localizador de recursos uniformes (URL, Uniform Resource Locator), como
una dirección Web, o una ruta de convención de asignación universal de nombres (UNC,
Universal Naming Convention) al documento. Una ruta absoluta empieza con una doble
diagonal (//) y describe la ubicación exacta en el sistema o la LAN. Una ruta relativa está
relacionada con la ruta actual o la ruta base especificada en las propiedades de base de
datos. Es necesaria una dirección, a menos que agregue una subdirección que señale a un
PARTE I
objeto en la base de datos actual.
• La subdirección contiene una ubicación con nombre dentro del objeto de destino,
como un marcador en un documento de Word, una diapositiva determinada en una
presentación de PowerPoint, o un rango de celdas en una hoja de cálculo de Excel.
• La informaciónpantalla es el texto que aparece cuando coloca el puntero sobre el
hipervínculo. Si no especifica una información en pantalla, se despliega la dirección.
He aquí algunos ejemplos de hipervínculos y sus destinos:

• Presentación#c:\Demos\ReparacionesTécnicas.ppt#Haga clic para ir a la diapositiva
anterior le lleva a la primera diapositiva de la presentación en PowerPoint llamada
ReparacionesTécnicas. Despliega Presentación en lugar de la dirección y muestra
información en pantalla.
• Rhythm&Blues#c:\Favoritos\Antiguas.doc#RandB#Haga clic para ver una lista de canciones
antiguas le lleva al marcador Randa en el documento de Word llamado Antiguas.doc
en la carpeta Favoritos. Despliega Rhythm&Blues en lugar de la dirección y muestra
información en pantalla.
• Calendario de verano#http://www.va.com/verano/calendario.html#Ruta le lleva a la
ubicación llamada Ruta dentro del archivo HTML del sitio Web de VA llamado calendario.
html. Despliega Calendario de verano en lugar de la dirección y muestra información en
pantalla.
Ingreso de la dirección del hipervínculo

Puede usar varias maneras para ingresar una dirección de hipervínculo que sea única para cada
registro en un formulario o una hoja de datos, dependiendo del destino del hipervínculo:
• Escriba la dirección del hipervínculo directamente en el campo.
• Copie y pegue un hipervínculo o la dirección de un hipervínculo de otro origen.
• Copie y pegue texto de otro documento de Office.
• Arrastre y coloque un acceso directo de Internet.
• Use el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.
SUGERENCIA Si escribe la dirección, debe incluir los signos de número (#). Si usa la característica
Insertar hipervínculo, Access agrega el signo de número a la dirección por usted cuando ensambla
las partes de la dirección.
Los dibujos escaneados para el campo Dibujos de Órdenes de trabajo están almacenados en
la carpeta con la base de datos. Con el fin de usar Insertar hipervínculo para ingresar la dirección
de hipervínculo, haga lo siguiente:
1. Haga clic con el botón derecho en el campo Dibujo de la hoja de datos de Órdenes de
trabajo y luego señale Hipervínculo en el menú de acceso directo.
2. Elija Modificar hipervínculo. Esto abre el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.
Subir una Explorar Buscar

carpeta el Web archivos
3. Haga clic en el botón Archivo o página Web existente, bajo Vincular a, si aún no está
seleccionado. Luego haga algo de lo siguiente:
• Escriba la ruta al archivo de dibujo en el cuadro Dirección; por ejemplo c:\Mis
documentos\McGrawHill\chimenea.gif.
• Si ha ingresado antes el destino de este hipervínculo, puede seleccionarlo de la lista
de Archivos recientes o Páginas consultadas.
• Haga clic en el botón Buscar archivos (la carpeta abierta) y localice el archivo en el
cuadro de diálogo Vincular a archivo y haga clic en el botón Aceptar.
4. De regreso al cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, ingrese el texto que quiera que
se muestre en el campo en lugar de la dirección, en el cuadro Texto. Por ejemplo, podría
ingresar Chimenea.
5. Si quiere mostrar información de pantalla, haga clic en el botón Info en pantalla e ingrese
el texto en el cuadro de diálogo Establecer información en pantalla para hipervínculo, y
luego haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Aceptar para terminar de insertar el hipervínculo y regrese a la hoja de
datos Órdenes de trabajo, donde aparecerá el hipervínculo en el campo Dibujo. Cuando
PARTE I
coloque el puntero sobre el hipervínculo, verá la información en pantalla.
7. Haga clic en el hipervínculo para probarlo; se abre la Galería de imágenes de Microsoft (o

cualquier programa que maneje los archivos .gif), desplegando el dibujo de la chimenea
escaneado, como se muestra en la figura 6-3.
NOTA Si está usando Windows XP, es posible que se muestre el Visor de imágenes y fax de
Windows en lugar de la Galería de Microsoft.
Edición y eliminación de hipervínculos

La edición de una dirección de hipervínculo es un poco diferente de la edición del texto normal,
porque si hace clic en la dirección, salta al destino. Hay dos maneras de editar la dirección:
• Abra el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo y edite directamente la dirección.
• Vaya al campo y oprima F2 para cambiar al modo de edición. Para ver la dirección
completa, oprima MAYÚS+F2 para abrir el cuadro Zoom.
Para abrir el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo, haga clic con el botón derecho en el
hipervínculo, señale Hipervínculo en el menú de acceso directo y luego haga clic en Modificar
hipervínculo en el submenú.
Haga los cambios a la dirección en el cuadro Dirección. También puede editar el texto de
despliegue y la información en pantalla en el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo de la
misma manera en que los especificó.
Para editar la dirección completa en la hoja de datos, use el teclado para ir al campo. Luego
oprima F2 para ingresar en el modo de edición y haga los cambios a la dirección completa,
oprima MAYÚS+F2 para abrir la dirección en el cuadro Zoom.
FIGURA 6-3 Visualización del destino del hipervínculo Chimenea
También puede cambiar todas las partes de la dirección de esta manera. Los dos signos de
número consecutivos entre la dirección y la información en pantalla indican que no existe una
subdirección, pero que su posición relativa está preservada. Al pasar a otro campo se guardan los
cambios y se completa el proceso de edición.
PARTE I
Para eliminar una dirección de hipervínculo de un campo, haga clic con el botón derecho en
el hipervínculo y elija Cortar en el menú de acceso directo, o simplemente use la tecla TAB para
pasar al hipervínculo y oprima SUPR. También puede señalar Hipervínculo en el menú contextual
y luego hacer clic en Quitar hipervínculo.
SUGERENCIA Aunque Access elimina la dirección de hipervínculo sin pedirle confirmación, puede
restaurarla fácilmente al hacer clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso
rápido.
Si quiere eliminar todas las direcciones de hipervínculo que ha insertado en un campo,

elimine el campo del diseño de la tabla.
NOTA Puede cambiar los colores del hipervínculo que muestran si el vínculo se ingresó al hacer clic
en el botón de Microsoft Office y luego en Opciones de Access. Luego seleccione Avanzadas en
el panel de la izquierda y haga clic en el botón Opciones Web de la lista General. En el cuadro de
diálogo Opciones Web, seleccione los colores para Color de hipervínculo y Color de hipervínculo
visitado. Consulte el capítulo 16 para conocer más información acerca de la personalización del
lugar de trabajo de Access.
Anexión de archivos a una tabla

Suponga que quiere agregar algunos comentarios y dibujos al campo Datos adjuntos Notas, en
un registro de Órdenes de trabajo. Para agregar un archivo a un campo Datos adjuntos, abra la
tabla en la vista Hoja de datos y haga doble clic en el campo. Como opción, puede hacer clic con
el botón derecho en el campo y elegir Datos adjuntos en el menú de acceso directo. Aparece el
cuadro de diálogo Datos adjuntos, desplegando una lista de archivos que ya tienen nombre,
como datos adjuntos. Este cuadro de diálogo se usa para agregar o eliminar datos adjuntos, abrir
uno de los datos adjuntos en su programa original, o guardar cambios que les haya hecho.
NOTA Puede usar los mismos datos adjuntos en más de una tabla.
1. Haga clic en Agregar para abrir el cuadro de diálogo Elegir archivo.
2. Recorra las carpetas para encontrar uno o más archivos que quiera adjuntar al campo.
Si conoce el nombre del archivo, escríbalo en el campo Buscar que se encuentra en la
esquina superior derecha y oprima ENTER.
3. Seleccione el archivo o los archivos y haga clic en Abrir para regresar al cuadro de diálogo
Datos adjuntos.
4. Después de adjuntar todos los archivos que necesite, haga clic en Aceptar para regresar a
la hoja de datos.
De regreso a la vista Hoja de datos, verá el icono de clip seguido por el número de archivos
que se han adjuntado al campo.
PARTE I
NOTA Si quiere buscar los datos adjuntos directamente desde la tabla de Access, necesitará que el
programa que originó el archivo o que por lo menos lo soporta esté instalado en su sistema.
Personalización de la entrada de datos

La entrada de datos es, por naturaleza, una tarea que consume tiempo. Access ofrece muchas
herramientas que le ayudan a mejorar la eficiencia, algunas de las cuales minimizan el proceso de
entrada de datos, mientras que otras le ayudan en la navegación por una hoja de datos o le dan
acceso a símbolos especiales. La regla básica es “Cuanta más ayuda pueda proporcionar, mejor”.
Adición de máscaras de entrada

Una máscara de entrada es una propiedad de campo similar a la propiedad Formato, pero con
un objetivo diferente. Una máscara de entrada despliega un blanco para que se rellene al
insertar datos, mientras que un formato se usa para desplegar datos de campo con un aspecto
consistente. La configuración de la propiedad Formato afecta la manera en que se despliegan los
datos después de ingresarlos y no ofrece control ni guía para los datos que se están ingresando.
Las máscaras de entrada pueden usarse con campos Texto, Número, Fecha/Hora y Moneda.
Para decidir entre una propiedad Formato y una Máscara de entrada, use las siguientes
directrices:
• Si solamente quiere asegurarse de que los valores de campo tienen el mismo aspecto
cuando se despliegan, use la propiedad Formato, para especificar el aspecto deseado.
• Si quiere tener algún control sobre la entrada de datos, use una máscara de entrada que
le guíe en este proceso y asegúrese de que se utilice de manera apropiada.
Una máscara de entrada aparece cuando el punto de inserción alcanza el campo, antes
de que se ingrese cualquier dato. La máscara despliega espacios en blanco para relleno con
caracteres literales que los separan. Cuando usa una máscara de entrada, puede asegurarse de
que los datos cumplirán las especificaciones impuestas al limitar el número de espacios para
relleno. Dependiendo de los códigos que use en la máscara, puede dejar algunos espacios para
relleno en blanco, pero no puede agregar más caracteres que espacios.
Una máscara de entrada también puede especificar el tipo de valores que puede ingresar en
cada espacio. Los números telefónicos ofrecen un buen ejemplo para mostrar la diferencia entre
las propiedades Formato y Máscara de entrada.
• El formato (@@) @@@@-@@@@ no despliega nada en la pantalla antes de que se
ingresen los datos y despliega (55) 1234-5678 después de que ingrese ese número
telefónico.
• La máscara de entrada (00) 0000-0000 despliega (__) ____-____ antes de que los datos se
ingresen y despliega (55) 1234-5678 después de que ingrese ese número telefónico.
El formato anterior despliega los caracteres literales y los que ingrese, o deja los espacios
en blanco si no se ingresan caracteres, pero sólo después de que se ha guardado el registro. La
máscara de entrada contiene ceros, lo que requiere que todas las entradas contengan el número
correcto de dígitos (y sólo dígitos) para representar un número telefónico.
PRECAUCIÓN Si establece un formato de despliegue y una máscara de entrada, Access usa la

segunda para el ingreso y la edición de datos y la configuración del formato para desplegar los
datos ingresados. Si sus resultados no tienen un buen aspecto, tal vez las configuraciones que
haya especificado están en conflicto.
Puede crear una máscara de entrada para los campos Texto y Fecha/hora con el Asistente
para máscaras de entrada. Si quiere una máscara de entrada para un campo Número o Moneda,
debe crearla manualmente.
Para crear una máscara de entrada con el Asistente para máscara de entrada, mueva el punto
de inserción al campo en la vista Diseño y haga clic en la propiedad Máscara de entrada. Luego
haga lo siguiente:
1. Haga clic en la propiedad Máscara de entrada, y luego en el botón Generador (…) que
se encuentra a la derecha de la propiedad Máscara de entrada del campo. Se abre el
primer cuadro de diálogo del Asistente para máscaras de entrada (véase la figura 6-4),
donde puede seleccionar a partir de una lista de 10 máscaras de entrada prediseñadas
apropiadas para campos de uso común. El cuadro Probar muestra la manera en que
funciona la máscara cuando se despliega en la vista Hoja de datos o Formulario. Access
podría pedirle que guarde el diseño de tabla antes de abrir el primer cuadro de diálogo.
2. Después de seleccionar la máscara similar a la que necesita, haga clic en Siguiente para
pasar al segundo cuadro de diálogo. En éste puede hacer cualquier cambio necesario a
la máscara, como cambiar el marcador de posición que se despliega como espacios en
blanco para rellenar (la opción predeterminada es un carácter de línea de subrayado).
Luego haga clic en Siguiente.
3. Elija almacenar los caracteres literales con los datos, si lo desea. Esto usa más espacio en
disco, pero los símbolos ya están disponibles cuando quiera usar el valor en el formulario
o el informe, en lugar de tener que especificarlos en el formato de campo del diseño del
formulario o el informe.
FIGURA 6-4 Elección de máscaras de entrada prediseñadas

4. Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente.
PARTE I
Máscara de entrada para campo
de número telefónico.
Si tiene un campo personalizado cuya máscara de entrada no es parte del repertorio de la

Asistente para máscara de entrada, puede crear fácilmente su propia máscara de manera manual
empleando símbolos especiales. Éstos son marcadores de posición que especifican cuáles
entradas se necesitan y definen el tipo de caracteres que pueden ingresarse en cada posición de
la máscara. Incluso puede agregar una máscara personalizada a la lista del asistente de máscaras
de entrada predefinidas. No puede crear una máscara de entrada para los campos Memo,
Autonumérico, Sí/No, Objeto OLE, Datos Adjuntos ni Hipervínculo.
Para construir manualmente una máscara de entrada, ingrese los caracteres deseados
directamente en la propiedad Máscara de entrada del campo, en la vista Diseño. En la tabla 6-1
se describen los símbolos que puede usar en una máscara de entrada y se indica si requieren una
entrada en esa posición.
Además de los símbolos de la tabla 6-1, puede agregar cualquiera de los caracteres que
representan los separadores de fecha y hora, un punto decimal, o separadores de miles.
Símbolo Entrada ¿Entrada obligatoria?

0 Despliega un dígito (de 0 a 9) sin signo + o –. Los espacios en blanco se muestran Sí
como ceros.
9 Despliega un dígito sin signo + o –. Los espacios en blanco se muestran como ceros. No
# Despliega un dígito sin signo + o –. Los espacios en blanco se muestran como No
espacios.
L Despliega una letra (de la A a la Z). Sí
? Despliega una letra. No
A Despliega una letra o un dígito. Sí
a Despliega una letra o un dígito. No
& Despliega cualquier carácter o espacio. Sí
C Despliega cualquier carácter o espacio. No
< Convierte letras en minúsculas. N/A
> Convierte letras en mayúsculas. N/A
! Rellena la máscara con los caracteres que el usuario escribe en la máscara, de N/A
izquierda a derecha. Puede aparecer en cualquier lugar de la máscara.
\ Trata el siguiente carácter como una literal. N/A
Contraseña Crea un cuadro de entrada de contraseña. Cuando el usuario escribe la contraseña, N/A
los caracteres se almacenan, pero se despliegan como asteriscos (*).
TABLA 6-1 Elección de máscaras de entrada prediseñadas

Cuando agrega estos caracteres a la máscara de entrada, aparecen en el campo relleno donde
usted ingresa los datos. He aquí algunos ejemplos de los efectos del uso de las máscaras de
entrada.
Máscara de entrada Descripción Valor válido de ejemplo

00000-9999 Usa el cero para representar entradas obligatorias. Los 9 son 92118-2450 o 92118-
opcionales.
(999) AAA-AAAAAA Permite letras o dígitos. El código de área es opcional. (301) 555-LLAMAR
¡>L0L 0L0 Convierte todas las letras a mayúsculas y llena la máscara de NOC 1H0
izquierda a derecha.
>L<?????????? Convierte la letra inicial obligatoria en mayúsculas. Todos los demás Enriqueta
caracteres son opcionales y se convierten en minúsculas.
>LL0000-000 Convierte las dos letras obligatorias en mayúsculas, y es seguido por BT5430-115
los siete dígitos obligatorios.
Para hacer un cambio en una de las máscaras prediseñadas del asistente, seleccione primero
la máscara en el cuadro de diálogo Asistente para máscara de entrada, y luego haga clic en
Modificar y siga adelante, para realizar los cambios deseados.
Tres secciones separadas por puntos y comas están disponibles en una definición de máscara
de entrada, como vio en la máscara de entrada de número telefónico creada antes.
!\(99”) “0000\–0000;;_
• La primera sección incluye la propia máscara, que tiene algunas características
interesantes. El signo de admiración le indica a Access que ingrese los caracteres de
PARTE I
izquierda a derecha. El paréntesis de apertura es precedido por una diagonal invertida,
que le indica a Access que el carácter que sigue es un carácter literal. El paréntesis de
cierre y el espacio que sigue están encerrados entre comillas para indicar que también son
literales. El guión que separa las partes del número telefónico también está precedido por
una diagonal invertida que indica una literal.
• La segunda sección determina si se almacenan los caracteres literales con los datos.
Ingrese 0 en esta sección para almacenar los caracteres; ingrese 1 o déjelo en blanco para
almacenar sólo los caracteres ingresados en los espacios para relleno en las máscaras. En
este ejemplo, la segunda sección está en blanco.
• La tercera sección especifica el carácter que habrá de usarse como espacios en blanco
para relleno en la máscara desplegada. Por ejemplo, escribiría un signo de “más” para
usar + en lugar del carácter de subrayado predeterminado. Si quiere dejar en blanco los
espacios para rellenar, escriba “ “ (con un espacio entre las dos comillas).
NOTA Las máscaras de entrada definidas en la vista Diseño de la tabla se aplican automáticamente
a las consultas basadas en ella. También las heredan los controles dependientes en formularios
e informes basados en la tabla, si el informe o el formulario fue diseñado después de que se
definió la máscara. Las máscaras de entrada para los controles independientes deben establecerse
manualmente en la vista Diseño del formulario o el informe. Si quiere sobrescribir la máscara
definida de la tabla para un diseño de consulta o formulario (o informe), cambie la propiedad
Máscara de entrada del control en el diseño. Al hacer clic en el botón Generador en la hoja
de propiedades del control, se abre el cuadro de diálogo Asistente para máscaras de entrada,
donde puede hacer los cambios. Consulte el capítulo 10 para conocer más información sobre el
establecimiento de las propiedades de control en los diseños del formulario en informe.
Creación de una máscara de entrada personalizada

Si tiene un campo que suele aparecer en sus tablas o formularios, como el código postal
de Canadá, puede crear una nueva máscara de entrada y guardarla en la lista de máscaras
predefinidas del Asistente para máscara de entrada.
En la vista Diseño de la tabla, haga clic en la propiedad Máscara de entrada para el
campo, y luego haga clic en el botón Generador, para abrir el cuadro de diálogo Asistente
para máscaras de entrada.
1. Haga clic en Modificar. El cuadro de diálogo Asistente para personalizar máscaras
de entrada muestra la máscara de entrada de Número telefónico.
2. Haga clic en el botón de navegación Nuevo registro (vacío) en la parte inferior del
cuadro de diálogo para mostrar un formulario en blanco.
3. Ingrese una descripción de la nueva máscara, la propia máscara, el símbolo que
desea usar como marcador de posición, y un ejemplo del tipo de datos que trata de
ingresar en el campo.
4. Luego seleccione Texto/Independiente, como Tipo de máscara. Estará completa la
definición de la máscara de entrada del código postal canadiense.
5. Haga clic en Cerrar. Aparece la nueva definición en la lista de máscaras predefinidas.
Creación de campos de búsqueda

Un campo de búsqueda es una herramienta de Access que agiliza la inserción de datos y la hace más
exacta. Un campo de búsqueda despliega una lista de valores entre los cuales puede escoger. El tipo
más común de campo de búsqueda, llamado lista de búsqueda, obtiene sus valores de una tabla o
consulta existente. La ventaja de este tipo de campo de búsqueda es que las tablas en realidad están
relacionadas y, a medida que cambia la lista de origen, quedan disponibles los valores actuales en el
campo de búsqueda. La tabla de búsqueda se vuelve la tabla principal y su clave principal se vincula
con el campo de búsqueda, que es la clave externa en la tabla de datos principal.
El segundo tipo de campo de búsqueda obtiene sus valores de una lista que usted escribe
cuando crea el campo. Este tipo es conocido como lista de valores y se usa mejor cuando la lista
está limitada a unos cuantos valores que no cambian con frecuencia, como una lista corta de
categorías de productos o estatus de empleado. Una vez que agregue la lista a un campo, ésta
permanece con él cuando agrega el campo a un formulario de entrada de datos.
Puede agregar cualquier tipo de campo de búsqueda en las vistas Diseño y Hoja de datos.
Si ya existe el campo en el diseño de tabla y quiere cambiarlo por un campo de búsqueda, debe
cambiar el tipo de datos en la vista Diseño. Para agregar un nuevo campo de búsqueda a una
tabla, haga algo de lo siguiente:
• En la vista Diseño, agregue una nueva fila de campo y seleccione Asistente para
búsquedas, de la lista Tipo de datos.
• En la vista Hoja de datos, haga clic en la columna que se encuentra a la derecha del
lugar en que desee que entre el nuevo campo Búsqueda, y luego, en el grupo Campos y
columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en el comando Columna de búsqueda.
Ambos métodos inician el Asistente para búsquedas, que despliega una serie de cuadros
de diálogo en que se especifican los detalles del campo Búsqueda. En el primer cuadro de
diálogo (véase la figura 6-5), usted decide cuál tipo de campo de búsqueda se creará: una lista de
búsqueda que se relaciona con una tabla o consulta, o una lista de valores en que usted escribe.
PARTE I
FIGURA 6-5 Inicio del Asistente para búsquedas
Si decide escribir su lista de valores, el asistente despliega un cuadro de diálogo donde usted
especifica el número de columnas que quiera incluir en la lista e ingresar los valores. Si decide
obtener los valores de otra tabla, el asistente despliega varios cuadros de diálogo más en que
usted hará lo siguiente:
• Seleccionar la tabla o consulta de origen de la base de datos actual.
• Seleccionar los campos de la tabla que desee incluir.
• Especificar el aspecto que desea que tengan las columnas y si oculta la clave principal en
la tabla de búsqueda.
• Especificar cuál campo de la tabla es el campo de clave.
• Ingresar un nombre para el campo de búsqueda.
Especificación de una columna de búsqueda

Para ver cómo puede definir un campo de búsqueda que obtiene sus valores de otra tabla,
insertará un nuevo campo en la tabla Órdenes de trabajo de la base de datos Reparaciones
Caseras Técnicas. La información de Órdenes de trabajo será más fácil de ingresar y leer si se
usa un campo de búsqueda para los campos Supervisor, Trabajador principal y Asistente. La lista
puede desplegar los apellidos de todos los empleados de Reparaciones Caseras Técnicas. Luego,
en lugar de requerir que los usuarios recuerden el código de Id de cada empleado, pueden
seleccionar el apellido de una columna de búsqueda y hacer que Access almacene el valor del Id
de empleado correspondiente en el campo. Se despliega Apellido, pero se almacenará el Id de
empleado. Si dos empleados tienen el mismo apellido, puede incluir también el nombre.
Para agregar un campo de búsqueda a la tabla Órdenes de trabajo, siga estos pasos:
1. Abra la tabla Órdenes de trabajo en la vista Diseño e inserte un campo llamado
Supervisor entre Fecha de terminación y Trabajador principal, eligiendo el tipo de datos
Asistente para búsquedas.
FIGURA 6-6 Selección de los campos para la búsqueda
2. En el primer cuadro de diálogo del Asistente para búsquedas, elija la primera opción,
Deseo que la columna de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta. Luego
haga clic en Siguiente.
3. Seleccione Tabla: Empleados de la lista de tablas y haga clic en Siguiente. También podría
seleccionar una consulta como origen de los valores.
4. En el cuadro de diálogo siguiente, haga doble clic en los campos Id de empleado y
Apellido, en la lista de campos disponibles de la tabla Empleados (véase la figura 6-6).
Los nombres de campo se moverán a la lista Campos seleccionados. Luego haga clic en el
botón Siguiente.
5. En el siguiente cuadro de diálogo, puede especificar el orden de los campos en la lista de
búsqueda. En el caso de este ejemplo, ordene por Id de empleado y luego haga clic en
Siguiente.
6. En el siguiente cuadro de diálogo (véase la figura 6-7) se muestra el aspecto que
tendrán los valores de campo en la columna de búsqueda. Si el ancho de la columna
es insuficiente, o innecesariamente amplio, arrastre la orilla derecha del encabezado de
columna para ajustarlo. (Si no existen datos en la tabla de búsqueda, no verá ningún valor
aquí, pero aun así se creará la relación.) Además, marque la opción Ocultar la columna
clave (se recomienda), si aún no está marcada, para que no sea necesario ver el valor de
clave de Id de empleado, sino sólo el apellido. Haga clic en Siguiente.
7. Acepte el nombre Supervisor para la columna de búsqueda y haga clic en Finalizar. Access
le pide que guarde la tabla para que la relación se complete. Elija Sí, y se le regresará a la
vista Diseño de la tabla.
El Asistente para búsquedas ha establecido las propiedades para el nuevo campo con
base en sus selecciones en los cuadros de diálogo. Puede verlo en la ficha Búsqueda del panel
Propiedades de campo.
PARTE I
FIGURA 6-7 Cambio del aspecto de la columna de búsqueda
Las propiedades de Búsqueda especifican el aspecto y el comportamiento del campo de

búsqueda cuando aparece en una hoja de datos o un formulario:
• La propiedad Mostrar control determina el tipo de control implantado. El asistente elige
un Cuadro combinado. Otras opciones son Cuadro de texto y Cuadro de lista. (Consulte
el capítulo 10 para conocer más información acerca de los diferentes tipos de controles.)
• La propiedad Tipo de origen de la fila indica de dónde provienen los valores que están
desplegados en la columna de búsqueda. Aquí el origen es Tabla/Consulta. Otros tipos de
origen de la fila son Lista de valores y Lista de campos.
• La propiedad Origen de la fila especifica exactamente la tabla y los campos que integran la
lista. Para ver toda la entrada, haga clic con el botón derecho en el texto de la propiedad y
elija Zoom del menú de acceso directo. Puede editar la instrucciones en el cuadro Zoom,
si es necesario, o cambiar las propiedades de fuente. Haga clic en Aceptar para cerrar el
cuadro Zoom.
NOTA La instrucción SELECT en la propiedad Origen de la fila es una instrucción SQL creada por
el Asistente para búsquedas. Consulte el capítulo 9 para conocer más información acerca de la
creación y el uso de instrucciones SQL.
• La propiedad Columna dependiente indica cuál columna de la lista contiene el campo
vinculado. Las columnas están numeradas en el orden en que se seleccionaron en el
cuadro de diálogo del asistente. El campo Id de empleado (seleccionado primero) es
la clave principal de la tabla Empleados, de modo que está asignada como columna
dependiente para la columna de búsqueda.
• La propiedad Número de columnas especifica que intervienen dos columnas de la tabla
relacionada. Una, Id de empleado, está almacenada en la tabla Órdenes de trabajo y la
otra, Apellido, está desplegada en la columna de búsqueda.
• El valor No de la propiedad Encabezado de columna evita que los títulos de la tabla
Empleados se desplieguen en la lista de búsqueda.
• El primer valor de Ancho de columnas es 0 cm, que evita que se despliegue la primera
columna, el campo Id de empleado. Esta selección se hizo cuando marcó la opción
Ocultar columna clave. La columna Apellido está establecida al ancho ajustado en el
cuadro de diálogo Asistente para búsquedas.
• Filas en lista indica cuántas filas se desplegarán a la vez, lo que determina el alto de la lista
desplegable. Si hay más valores en la lista, ésta incluirá una barra desplegable vertical.
• Ancho de la lista especifica el ancho general de la lista desplegada. Si el texto que habrá de
desplegarse en la lista excede el ancho de la columna en la hoja de datos o el formulario,
PARTE I
puede aumentar este valor.
• La propiedad Limitar a la lista evita que el usuario ingrese un valor que no se encuentra
en la lista. Es requerido en este caso porque el valor desplegado debe estar en la tabla de
origen para que el valor de la clave principal (Id de empleado) se recupere y almacene en
el campo de clave externa en la tabla Órdenes de trabajo.
SUGERENCIA Si Limitar a la lista tiene un valor Sí, aún podría permitírsele dejar el campo en
blanco. El Cuadro combinado acepta valores nulos, a menos que la propiedad Requerido del
campo del Supervisor esté en Sí.
• Permitir varios valores permite más de una entrada en el campo.
• Permitir ediciones de lista permite que el usuario haga cambios en los valores de la lista.
• Formulario de edición de elementos de lista contiene el nombre del formulario de entrada
de datos que se usará para hacer cambios en los valores de la lista.
Cambie a la vista Hoja de datos y haga clic en la flecha hacia abajo del campo Supervisor
para ver el nuevo campo de búsqueda usado para localizar nombres de empleado en la tabla
Empleados. Se le pedirá que guarde primero la tabla. El campo de búsqueda vincula la
tabla Empleados con la tabla Órdenes de trabajo mediante el campo Id de empleado. Aunque
se despliega el apellido del empleado, la clave externa (Id de empleado) se almacena en el
campo, pero no se despliega.
NOTA Si ha especificado el campo como un campo de varios valores, puede seleccionar más de un
valor de la lista. Consulte la sección “Habilitación de varios valores”, más abajo, para conocer
más información.
Especificación de una lista de búsqueda

Una lista de valores estáticos puede ser útil cuando se ingresan datos en la tabla Empleados.
Debido a que sólo unos cuantos valores son válidos en el campo Tipo, es un buen candidato para
mejoramiento. En el primer cuadro de diálogo del Asistente para búsquedas, elija la segunda
opción, Escribiré los valores que desee, y haga clic en Siguiente para pasar al siguiente cuadro de
diálogo, donde ingresará los valores para la lista de la columna.
Las propiedades de campo se heredan de formulario e informes, incluidos los campos de

búsqueda creados en el diseño de la tabla. En la figura 6-8 se muestra la nueva lista de valores
Tipo en el formulario Empleados.
SUGERENCIA Cuando use la lista de valores en un formulario, puede establecer las propiedades
de control para permitir al usuario agregar valores a la lista durante la entrada de datos. Sin
embargo, esté consciente de que si cambia una definición de lista de valores después de agregarla
a un diseño de formulario, debe modificar la propiedad Origen de la fila del control en la vista
Diseño del formulario para incluir la lista correcta. Consulte el capítulo 12 para conocer más
información acerca de la personalización de controles del formulario.
Habilitación de varios valores

Cuando utiliza el Asistente para búsquedas para crear la lista de valores para el campo, tiene la
opción de permitir que aparezcan varios valores en el campo de búsqueda. La tabla Órdenes
de trabajo necesita un campo en que uno o más miembros adicionales del personal pueden
agregarse. Para ello, marque la casilla Permitir varios valores, y luego haga clic en Finalizar.
PARTE I
FIGURA 6-8 El formulario hereda la propiedad campo de búsqueda

Cuando abre la tabla en la vista Hoja de datos y pasa al nuevo campo con varios valores,
verá una flecha hacia abajo. Haga clic en la flecha y verá una lista de todos los valores que
ingresó en la lista de valores. Marque cada valor que quiera en el registro y haga clic en Aceptar.
Todos los valores que elija aparecerán en el campo, separados por comas.
Cambio del aspecto de la hoja de datos

Las propiedades de la hoja de datos incluyen el diseño de los campos y registros (el orden en
que aparecen los campos, la dimensión de las filas y columnas y los encabezados de columna).
Otras propiedades son el tamaño y el estilo de la fuente, los colores del texto, el fondo y los
efectos especiales de celda, como bordes con relieve o sin relieve.
También tiene la opción de ocultar de la vista algunos campos, si los datos no deben ser
visibles para todos los usuarios de la base de datos. Por último, si tiene demasiados campos para
ver a la vez en la pantalla, puede mantener uno o más campos clave a la izquierda de la pantalla
mientras se desplaza hacia la derecha, para que pueda identificar el registro actual.
Al guardar el aspecto de la hoja de datos modificada con la tabla se preserva el aspecto,
de modo que la siguiente ocasión que abra la tabla en la vista Hoja de datos, tendrá el mismo
aspecto.
Algunas propiedades de hoja de datos, como el ancho de la columna, pueden cambiarse
directamente en la vista Hoja de datos. Otras se realizan con los comandos de la cinta de
opciones o con opciones de cuadros de diálogo. Casi todo el formato puede hacerse fácilmente al
hacer clic en comandos del grupo Formato y tipo de datos de la Hoja de datos.
Otros parámetros de aspecto puede establecerse para el grupo Registros de la ficha Inicio,
con el comando Más.
PARTE I
Despliegue de hojas secundarias de datos
Después de que abre una tabla o consulta en la vista Hoja de datos, puede desplegar una hoja
secundaria de datos relacionada con una fila al hacer clic en el indicador de expansión (+) que
se encuentra a la izquierda de la fila. El indicador se convierte en un signo de menos (–) para
contraerlo después de que hace clic en él. Para ocultar la hoja secundaria de datos de la vista,
haga clic en el indicador para contraer.
Si una hoja secundaria tiene otra igual, puede expanderla y contraerla empleando el mismo
método. Puede anidar hasta ocho niveles de hojas secundarias de datos. Cada hoja principal o
secundaria puede tener sólo una hoja secundaria de datos anidada. En la figura 6-9 se muestra la
hoja de datos Empleados con tres hojas secundarias de datos expandidas, todas ellas vinculadas
por los números de Id de empleado.
FIGURA 6-9 Expansión de hojas secundarias de datos anidadas

NOTA Al ocultar y mostrar las columnas en una hoja primaria o secundaria de datos sólo cambia el
despliegue y no tiene efecto en el objeto de origen de la relación.
Puede expandir las hojas secundarias de datos todas las filas que desee. Para desplegar todas
las hojas secundarias de datos en la hoja, haga clic en la flecha para desplegar Más, del grupo
Registros de la ficha Inicio, y elija Expandir todo del menú de acceso directo. Para contraer las
hojas secundarias de datos, elija Contraer todo del mismo grupo de comandos.
Como opción predeterminada, Access no despliega la clave externa o el campo coincidente
en la hoja secundaria de datos. La columna está oculta de la vista. Si quiere desplegar el campo,
haga clic en el signo de más (+) para expander la hoja secundaria de datos y luego haga clic con
el botón derecho en el signo de menos (–) y elija Mostrar columnas, del menú de acceso directo.
Luego, en el cuadro de diálogo Mostrar columnas, marque la columna que quiera incluir y haga
clic en Cerrar. El despliegue de la columna sólo es temporal. La próxima vez que abra la hoja de
datos que contiene la hoja secundaria de datos, la columna seguirá oculta.
NOTA Observe que los botones de navegación del registro en la parte inferior de la ventana de la
hoja de datos alude a los registros en la hoja secundaria de datos activa.
Desplazamiento y cambio del tamaño de columnas y filas

Access despliega los campos de datos en columnas en el mismo orden en que aparecen los
campos en el diseño de la tabla, a menos que cambie el orden de las columnas. Como opción
predeterminada, todas las columnas son del mismo ancho, de modo que no podría ver el valor
completo del campo o todo el texto de algunos de los nombres de campo. Otras columnas tal
vez sean más anchas de lo necesario y desperdicien espacio de pantalla. Las filas también tienen
una altura estándar. Puede cambiar cualquiera de estas propiedades de hoja de datos:
Reorganización de las columnas
Tal vez quiera que algunos campos de su tabla siempre sean visibles en la vista Hoja de datos.
PARTE I
Si están muy abajo de la lista de campos del diseño de tabla, tal vez salgan de la pantalla por el
lado derecho. Una solución consiste en cambiar el orden de los campos en el diseño, pero es más
fácil cambiar el orden de las columnas en la pantalla. Puede mover las columnas a la izquierda,
para que no tenga que desplazarlas para verlas.
Para mover una columna, haga clic en el selector de campo y suelte el botón del mouse.
Haga clic de nuevo en él y, cuando el puntero tome la forma de una flecha con un pequeño
rectángulo, haga clic y arrastre la columna a la posición deseada. Cuando empiece a mover la
columna, una línea oscura vertical se mueve con ella, mostrándole donde está por el momento el
límite izquierdo de la columna que se mueve. La propia columna no se moverá hasta que suelte
el botón.
El cambio de la posición relativa de una columna en la hoja de datos no tiene efecto en el
aspecto del campo en el diseño de la tabla ni en la manera en que se almacenan en el disco.
Cambio del ancho de la columna

Obviamente, si todas las columnas son del mismo ancho, pero sus datos y nombres de campo
tienen anchos diferentes, algunos ajustes podrían mejorar el aspecto de la hoja de datos y hacer
un uso más eficiente del área de la pantalla.
Puede cambiar el ancho de la columna de tres maneras:
• Arrastrando la línea de cambio de tamaño que se encuentra en el borde derecho del
botón selector del campo.
• Haciendo doble clic en la línea de cambio de tamaño de columna, para que se amolde al
contenido.
• Estableciendo el ancho preciso en un cuadro de diálogo.
Arrastrar a un nuevo ancho con el mouse, es la manera más fácil de cambiar un ancho de
columna, pero no es preciso. Para cambiar el ancho con el mouse, mueva el puntero a la línea del
borde de la derecha de la columna en el selector de campo. Cuando el puntero toma la forma de
una signo de más (+) con la flechas que señalan a la izquierda y la derecha, haga clic y arrastre el
borde a la derecha para aumentar o la izquierda para reducir su ancho.
SUGERENCIA Si arrastra el borde derecho hasta el extremo izquierdo, la columna desparece. Ésta es
una manera de ocultar una columna. Aprenderá más acerca del ocultamiento de columnas en la
sección “Inmovilización y ocultamiento de columnas”, en páginas posteriores de este capítulo.
Si quiere que la columna tenga el ancho suficiente para que quepan en ella todos los
contenidos, haga doble clic en el borde derecho del encabezado de columna.
Si necesita ser más preciso acerca del ancho de una columna, puede establecer el ancho
exacto en un cuadro de diálogo. Puede abrir el cuadro de diálogo Ancho de columna de dos
maneras, después de seleccionar una o más columnas:
• En el grupo Registros, de la ficha Inicio, haga clic en Más y elija Ancho de columna, del
menú de acceso directo.
• Haga clic con el botón derecho en el selector de campo y elija Ancho de columna, del
El cuadro de diálogo Ancho de columna despliega el ancho de la columna actual, medido en

caracteres, en el cuadro de diálogo.
Para cambiar el ancho, escriba un nuevo valor en el cuadro de texto Ancho de columna, o
haga clic para colocar una marca de verificación en el cuadro Ancho estándar para regresar al
ancho de columna predeterminado, o haga clic en Ajuste perfecto. Esta opción cambia el tamaño
de la columna o las columnas seleccionadas para ajustarse a la cadena de datos más larga del
campo o el texto en el encabezado de columna, lo que sea más largo.
NOTA La única desventaja de establecer el ancho de columna en Ajuste perfecto es que más
adelante podría ingresar algunos datos que sean más largos que cualquier dato incluido antes y, a
menos que regrese al cuadro de diálogo Ancho de columna y vuelva a marcar Ajuste perfecto, no
se desplegarán completos con el nuevo ancho de columna.
Si quiere cambiar varios anchos de columna (o todos) a la vez, para que quepan los datos y
los títulos, puede seleccionar las columnas antes de elegir Ajuste perfecto en el cuadro de diálogo
Ancho de columna. La selección de Ajuste perfecto ajusta todas las columnas seleccionadas de
acuerdo con su contenido.
NOTA No puede deshacer los cambios que haga al ancho de la columna al hacer clic en el botón
Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido. Si quiere que las columnas se restauren a
su ancho original, cierre la hoja de datos sin guardar los cambios al diseño.
Cambio de la altura de una fila

Puede cambiar el ancho de una columna individualmente, pero las filas son diferentes; todas
tienen el mismo alto, y cuando cambia el alto de una, cambia el de todas. Por ejemplo, suponga
que tiene un campo Memo que suele contener dos o tres líneas de texto y quiere leerlas en la
vista Hoja de datos. Si aumenta el alto de la fila al doble o el triple, puede hacer que quepa el
texto en el espacio asignado. Tal vez podría combinar el ajuste del ancho de columna con el
aumento en la altura de la fila para lograr el equilibrio adecuado en las dimensiones.
El alto de la fila se modifica de la misma manera que el ancho de una columna: al arrastrar
la línea de cambio de tamaño con el mouse o al ingresar el nuevo alto en un cuadro de diálogo.
Para cambiar el alto de la fila con el mouse, mueva el puntero a cualquiera de las líneas de
cambio de tamaño de la fila, en el área del selector de registros. El puntero toma de nuevo la
forma de un signo de más (+), pero esta vez las flechas señalan hacia arriba y hacia abajo. Haga
clic y arrastre la línea hasta que las filas alcancen la altura deseada, y luego suelte el mouse.
Todas las filas tendrán la misma altura.
Para establecer una altura de fila más exacta, elija Alto de fila, del comando Más, en el grupo
Registros, para abrir el cuadro de diálogo Alto de las filas. El punto de inserción puede estar en
cualquier lugar de la hoja de datos cuando elija Alto de fila. Para usar el menú de acceso directo,
debe hacer clic con el botón derecho en una fila seleccionada o cualquier selector de filas y elegir
Alto de fila, del menú de acceso directo. El cuadro de diálogo Alto de las filas es similar al cuadro
de diálogo Ancho de columna, excepto que no hay una opción Ajuste perfecto. El alto se mide en
puntos y la opción Alto estándar depende del tamaño de fuente predeterminado.
Inmovilización y ocultamiento de columnas

Otras dos propiedades de una hoja de datos se relacionan con el despliegue de los datos. La
PARTE I
inmovilización de una columna hace que los datos permanezcan en la pantalla mientras se
desplaza a la derecha para ver otros campos en un registro largo. El ocultamiento de una columna
evita que los datos se desplieguen en la hoja de datos. Una vez más, ninguna de estas propiedades
cambia la manera en que se almacenan los datos, sólo la manera en que se despliegan.
Inmovilización y liberación de columnas

Si su hoja de datos contiene más columnas de las que caben en la pantalla, parte de la
información sale de ésta mientras se desplaza a la derecha para ver el resto de los datos uno o
dos de estos campos podrían contener información, como el número de producto o el nombre
de un cliente, que identifica el registro. Cuando está editando los datos de la tabla, resulta útil
mantener estos datos en la pantalla, de modo que puede asegurar que está editando los registros
correctos. Cuando inmoviliza una columna en la pantalla, la columna y su contenido se mueven
automáticamente a la izquierda de la hoja de datos y se mantienen en la pantalla mientras usted
se desplaza a la derecha.
Para inmovilizar una columna, haga clic con el botón derecho en el encabezado de columna
y elija Inmovilizar columnas, del menú de acceso directo. Para inmovilizar varias columnas
adyacentes, selecciónelas todas haciendo clic en los encabezados de columna antes de elegir
Inmovilizar columnas. Si quiere inmovilizar columnas no adyacentes, hágalo de una en una en el
orden que quiera que aparezcan a la izquierda de la pantalla. Access las moverá de una en una a
la izquierda de la hoja de datos. También puede usar el menú de acceso directo Más, en el grupo
Registros, de la ficha Inicio, para inmovilizar columnas.
Para liberar las columnas, haga clic en Más, en el grupo Registros de la ficha Inicio, y elija
Liberar, del menú de acceso directo. También puede hacer clic con el botón derecho en una de
las columnas inmovilizadas y elegir Liberar todas las columnas del menú de acceso directo.
SUGERENCIA Infortunadamente, Access no regresa la columna inmovilizada y liberada a

la posición en que estaba antes de que la inmovilizara y se pasara a la izquierda. Tiene que
regresarla usted mismo después de liberarla, o cerrar la tabla sin guardar los cambios en el diseño,
para restaurar el orden original.
Ocultamiento y despliegue de columnas

Si su tabla contiene información irrelevante para la actividad actual, tal vez no quiera que ocupe
espacio en la pantalla. En este caso, puede ocultar una o más columnas de la vista. Una vez más, esto
sólo cambia el aspecto de la hoja de datos, no los datos reales que están almacenados en la tabla.
Ya vio antes que puede ocultar una columna al reducir el ancho a nada. Otra manera de
ocultar una columna es hacer clic con el botón derecho en una columna seleccionada o en el
selector del campo y elija Ocultar columnas, del menú de acceso directo. La columna desaparece
de inmediato de la pantalla. Si quiere ocultar columnas adyacentes, selecciónelas todas primero,
y luego haga clic con el botón derecho y seleccione una opción. Si quiere ocultar columnas no
adyacentes, cámbielas de posición para que sean adyacentes, y luego ocúltelas como grupo, o de
una en una. El menú de acceso directo Más, del grupo Registros, también proporciona comandos
para ocultar y mostrar columnas.
NOTA Si trata de copiar o mover registros a una hoja de datos que tiene columnas ocultas, los datos
no se ingresarán y tendrá errores de pegado. Asegúrese de mostrar todas las columnas ocultas
antes de tratar de copiar o mover registros.
Para regresar las columnas ocultas al despliegue de la hoja de datos, haga clic con el botón
derecho en un encabezado de columna y elija Mostrar columnas, del menú de acceso directo.
El cuadro de diálogo Mostrar columnas aparece con una lista de todos los campos de la hoja de
datos. Las marcas de verificación junto a los nombres indican los campos que están actualmente
a la vista. Si un campo no muestra una marca de verificación, se encuentra oculto. Para regresar
un campo al despliegue de la hoja de datos, marque la casilla junto a su nombre. Puede ver que
los datos se restauran en la pantalla detrás del cuadro de diálogo cuando hace clic en las casillas
de verificación. Elija Cerrar cuando haya regresado al despliegue todos los campos que desee.
SUGERENCIA También puede usar el cuadro de diálogo Mostrar columnas para ocultar columnas
al quitar las marcas de verificación.
Cambio de la fuente
Access usa Calibri de 11 puntos como fuente predeterminada para sus bases de datos. Esta
configuración de fuente aplica a todos los caracteres de la hoja de datos (datos y leyendas por
igual). Tal vez quiera reducir el tamaño de la fuente para obtener más datos en la pantalla. O tal
vez quiera agrandarla para hacerla más visible, si un grupo estará viendo la pantalla desde la
distancia. También puede cambiar la fuente que soporta el sistema de su equipo. El alto de la fila
y los anchos de la columna se ajustan automáticamente para acomodar los cambios en la fuente.
Color de fuente Formato de hoja de datos

Color de Líneas de Color de fondo o de
relleno división relleno alternativo
Para cambiar la fuente de la hoja de datos, en el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en
la flecha hacia abajo de Fuente y elija una fuente de la lista desplegable. Para cambiar el tamaño
de la fuente, haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione un tamaño de la lista. El cambio del
estilo y el tamaño de la fuente afectan a los datos y los encabezados de columna en toda la hoja
de datos. Al hacer clic en Negrita, Cursiva y Subrayado también afecta a toda la base de datos,
incluidos los encabezados de columna.
Puede usar los otros comandos del grupo Fuente para seleccionar el tamaño, la alineación,
los efectos especiales y los colores de la fuente.
Los comandos restantes del grupo Fuente, que aluden a colores y líneas de división, sólo
se aplican a los datos de la tabla, no a los encabezados de columna. Cuando se seleccionan, los
parámetros afectan a todas las columnas y filas de la hoja de datos.
Cambio de las líneas de división y las celdas

Ahora viene la parte divertida: hacer algunos cambios impactantes al aspecto de la hoja de
datos con colores y efectos especiales. Las líneas de división (las líneas horizontales y verticales
que separan la hoja de datos en filas y columnas) se despliegan como opción predeterminada,
pero puede eliminar las líneas verticales, horizontales, o ambas. También puede aplicar efectos
especiales de coloración para filas alternas en la hoja de datos.
Puede usar dos comandos individuales en el grupo Fuente para hacer cambios rápidos
y fáciles al aspecto de la hoja de datos. En la ficha Inicio del grupo Fuente, use los siguientes
PARTE I
comandos para cambiar las propiedades:
• Haga clic en el comando Líneas de división y elija mostrar líneas de división horizontales,
verticales o ninguna.
• Haga clic en el comando Color de fondo o de relleno alternativo para seleccionar colores
de fila de la paleta. Cada fila alterna mostrará el color del fondo.
A medida que hace cambios en el grupo Fuente, los efectos combinados se muestran en la
propia hoja de datos. Si no le gustan los resultados, cierre la hoja de datos sin guardarlos.
Para hacer más cambios en el formato de hoja de datos, haga clic en el botón Formato de
hoja de datos, que se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo Fuente. Se abre el
cuadro de diálogo Formato de hoja de datos, donde puede elegir otros varios parámetros como
el efecto de celda y los estilos de línea.
A medida que hace cambios, se despliega una muestra de los resultados en el panel
Ejemplo. Cuando esté satisfecho con el aspecto, haga clic en Aceptar. Para guardar el nuevo
aspecto de la hoja de datos, guarde el diseño con la tabla.
Establecimiento de las opciones predeterminadas de la hoja de datos

Si quiere crear un diseño de hoja de datos personalizado para usarlo con todas las tablas de la
base de datos actual, necesita cambiar algunas de las opciones predeterminadas de la hoja de
datos. Haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en Opciones de Access para abrir el
cuadro de diálogo Opciones de Access. A continuación, haga clic en Hoja de datos, en el panel
de la izquierda, para ver las opciones de vista de hoja de datos, como se muestra en la figura
6-10.
FIGURA 6-10 Establecimiento de las opciones predeterminadas de la hoja de datos
Las opciones disponibles son:

• Colores predeterminados Despliega una paleta de colores que puede usar para fuente,
fondo, fondo alterno y líneas de división.
• Modo predeterminado de mostrar cuadrícula Despliega u oculta las líneas de
división horizontal y vertical. Las líneas de división aparecen desplegadas en el conjunto
de colores en el cuadro Colores predeterminados.
• Efecto de celda predeterminado Le permite elegir uno de los tres efectos de celda: Sin
relieve, con Relieve o Bajo relieve.
• Ancho de columna predeterminado Establece el ancho estándar para todas las
columnas en la hoja de datos.
• Fuente predeterminada Especifica la fuente, el grosor, el tamaño y el estilo. El texto
aparece en el conjunto de colores en el cuadro Color de fuente.
Cambio de la definición de una tabla

Aunque el mejor lugar para modificar la definición de tabla es la vista Diseño, puede hacer
PARTE I
algunos cambios limitados en la vista Hoja de datos, como eliminar campos o cambiar nombres
o tipos de campos.
Inserción de una hoja secundaria de datos
Si Hoja secundaria de datos, en la tabla del lado “uno” de una relación uno a varios, está
configurada en Automático, Access crea automáticamente una hoja secundaria de datos con
registros de la tabla del lado “varios”. Las hojas primaria y secundaria están relacionadas al
coincidir los campos de la clave principal y la clave externa. Para ver las propiedades de la tabla,
abra la tabla en la vista Diseño, haga clic con el botón derecho en cualquier lugar del diseño de la
tabla y elija Propiedades del menú de acceso directo. O en la ficha Diseño, del grupo Mostrar u
ocultar, haga clic en el comando Hoja de propiedades.
Puede agregar una hoja secundaria de datos a cualquier tabla o consulta al especificar
el nombre del origen en la propiedad Hoja secundaria de datos y establecer los campos
vinculados. Haga clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto a la propiedad Hoja
secundaria de datos en la Hoja de propiedades y elija el nombre de la tabla o consulta de la
lista. Las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales se establecen
automáticamente con base en las relaciones del objeto.
Para eliminar una hoja secundaria de datos de una tabla o consulta, abra la tabla o consulta
en la vista Diseño y abra de nuevo la Hoja de propiedades. Vaya a la propiedad Hoja secundaria
de datos y elimine el nombre. La hoja secundaria de datos sólo se elimina del despliegue. Los
datos no se ven afectados y la relación permanece intacta.
SUGERENCIA Si su hoja secundaria de datos muestra los mismos datos en todas las filas de la hoja
de datos, tal vez no haya especificado los campos de vinculación.
Inserción o eliminación de una columna
Como vio en el capítulo 4, puede crear una nueva tabla en la vista Hoja de datos al ingresar
datos directamente en la hoja de datos en blanco. Access define el tipo de datos acorde con los
valores que ingrese. El mismo principio se aplica a la adición de un nuevo campo en una tabla
en la vista Hoja de datos. Inserte una nueva columna, cambie el título al nombre que desee que
aparezca en el campo y luego escriba los datos.
Para insertar una columna, coloque el punto de inserción en la columna que se encuentra a
la derecha de donde quiera que aparezca la nueva y haga clic en Insertar, en el grupo Campos
y columnas, de la ficha Hoja de datos. Aparece una nueva columna en blanco, y se recorren las
columnas a la derecha. Haga doble clic en el selector de campo (rotulado generalmente Campo1)
y cambie el nombre de la columna a un nombre de campo apropiado.
NOTA Si quiere cambiar el tipo de datos que Access supone para el campo, definir una regla de
validación o cambiar otras propiedades, debe cambiar a la vista Diseño.
Como se analizó al principio de este capítulo, los comandos del grupo Campos y columnas
ofrecen tres comandos especiales: Nuevo campo, Agregar campos existentes y Columna de
búsqueda.
• Nuevo campo Abre el panel Plantillas de campos, a la derecha de la hoja de datos,
donde puede elegir la plantilla de campos que se acerque más a lo que necesita.
• Agregar campos existentes Abre el panel Lista de campos, donde puede elegir
campos de otras tablas de la base de datos actual.
• Columna de búsqueda Inicia el Asistente para búsquedas.
Para eliminar una columna en la vista Hoja de datos, haga clic en cualquier lugar del campo
y luego, en el grupo Campos y columnas, de la ficha Hoja de datos, haga clic en el comando
Eliminar. Access le advierte que la eliminación será permanente. Éste es uno de esos casos
donde el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido no funciona. Elija Sí para
seguir adelante con la eliminación o No para cancelar. Puede eliminar columnas contiguas al
seleccionarlas y luego hacer clic en el comando Eliminar.
NOTA No puede eliminar un campo que es parte de una relación sin eliminar primero la relación.
Abra la ventana Relaciones para eliminar la relación o acepte el ofrecimiento de Access de
eliminarla por usted.
Cambio de los nombres de campo

Ya aprendió a crear un nombre para un campo en la vista Diseño. También vio cómo darle un
nuevo nombre a un campo cuando creó una tabla a partir de una hoja de datos en blanco. En la
vista Hoja de datos, tiene tres maneras de cambiar el nombre de una columna existente:
• Haga doble clic en el texto en el selector de campo y escriba el nuevo nombre.
• Seleccione la columna y, en el grupo Campos y columnas, de la ficha Hoja de datos, haga
clic en el comando Cambiar nombre.
• Haga clic con el botón derecho en el selector de campo y elija Cambiar nombre de
columna.
Los tres métodos colocan el punto de inserción en el texto del nombre de campo, donde
puede reemplazarlo o editarlo. Además, se elimina cualquier propiedad de campo Título existente.
Edición de datos de registro

Los métodos estándar para recorrer una hoja de datos o un formulario con el fin de editar los
datos de registro no han cambiado mucho con Access 2007. Se usa el comando Ir a, en el grupo
Buscar, de la ficha Inicio, o los botones de navegación en la parte inferior de la hoja de datos:
Primero, Anterior, Siguiente, Último o Nuevo. Las teclas TAB y FLECHA A LA DERECHA y FLECHA A LA
IZQUIERDA también pueden llevarle a otro campo.
Para cambiar todo el valor de un campo, seleccione el campo e ingrese el nuevo valor. Para
editar sólo parte del valor, cambie al modo de edición, al hacer clic en el campo u oprimir F2.
Una vez que se encuentre en el modo de edición, las teclas FLECHA A LA DERECHA y FLECHA A LA
IZQUIERDA mueven el punto de inserción por los caracteres en lugar de hacerlo entre los campos.
Los iconos que aparecen en el selector de registros en el extremo izquierdo de la fila de la
hoja de datos son los indicadores que muestran el estatus del registro actual:
• Un selector de registros de color indica el registro actual, no en el proceso de edición.
• Un lápiz indica que se están realizando cambios en el registro actual. Access guarda los
cambios cuando pasa a otro registro.
• Un asterisco indica una fila en blanco lista para ingreso de un nuevo registro.
NOTA Un cuarto indicador de registro, un círculo con una línea diagonal que lo atraviesa (el
signo internacional que significa No), muestra que otro usuario está usando el registro y le está
haciendo cambios. Si aparece éste, debe esperar para cambiar el registro.
Para seleccionar Acción del mouse

Caracteres de un campo Clic al principio y arrastre a través de los datos.
PARTE I
Campo completo Clic en la orilla derecha del campo cuando el puntero del mouse cambia por un signo
de “más” vacío.
Campos adyacentes Clic en el borde derecho del primer campo y arrastre para extender la selección.
Columna Clic en el selector de campo.
Columnas adyacentes Selección de la primera columna y, sin soltar el botón del mouse, arrastre sobre las
columnas adyacentes.
Registro Clic en el selector de registro.
Registros adyacentes Selección del primer registro y arrastre sobre los registros adyacentes.
TABLA 6-2 Acciones del mouse y selecciones
Es posible personalizar el comportamiento de las teclas ENTER, TAB y flechas, como se

describe de manera completa en el capítulo 16. Por ejemplo, como opción predeterminada,
cuando oprime ENTER para pasar al campo siguiente, el campo se selecciona. También puede
cambiar esto de modo que el punto de inserción llegue al primero o al último carácter en el valor,
en lugar de seleccionar el campo.
Selección de registros y campos

El mouse es una herramienta conveniente para seleccionar caracteres, campos y registros en la
vista Hoja de datos. En la tabla 6-2 se describen las técnicas del mouse para seleccionar datos.
También puede usar muchos métodos abreviados de teclado para seleccionar datos. Los
resultados de oprimir ciertas teclas y combinaciones de teclas dependen del modo actual en la
vista Hoja de datos. Cuando ve una tabla en esta vista, puede elegir entre los modos de edición
y de navegación. En el modo de navegación, el punto de inserción no es visible y puede moverse
entre los campos y registros empleando las teclas de flecha. Si se encuentra en el modo de
edición, el punto de inserción aparece en un campo y las teclas de flecha lo desplazan entre los
caracteres del campo.
Para cambiar entre los modos de edición y navegación, oprima F2 o haga clic en el campo
actual. Mientras se encuentre en el modo de navegación, puede cambiar entre seleccionar el
primer campo del registro actual o todo el registro al oprimir MAYÚS+BARRA ESPACIADORA.
NOTA Consulte los temas de ayuda para conocer detalles de las muchas combinaciones de teclas
de método abreviado que puede usar para seleccionar datos de tabla. También puede ver las
combinaciones de teclas de método abreviado e información sobre herramientas, si estás opciones
están seleccionadas.
Si necesita extender a menudo una selección, puede cambiar al modo extendido al oprimir
F8 una o más veces. Cada vez que la oprime, la extensión se aplica progresivamente a la palabra,
el campo, todo el registro y, finalmente, a todos los registros. Mientras se encuentra en el modo
extendido, las teclas de flecha a la izquierda y la derecha extienden la selección a través de los
caracteres del campo actual. Si toda la columna está seleccionada, las teclas de flecha extienden
la selección a filas adyacentes. Si cambia de opinión, cancele la extensión al oprimir MAYÚS+F8.
Para cancelar el modo extendido, oprima ESC.
SUGERENCIA Sabrá que se encuentra en el modo extendido porque aparecen las palabras Selección
extendida en la barra de estado de la vista Hoja de datos.
Localización de registros
Si su tabla no contiene una gran cantidad de registros, es probable que encuentre el registro que
quiera al desplazarse hacia abajo por los registros de las hojas de datos o el formulario, sobre
todo si los registros están ordenados por el campo que está buscando. Sin embargo, si su tabla
contiene cientos de registros, ese método consume mucho tiempo. En el improbable caso de
que conozca el número del registro que quiere localizar, puede encontrarlo usando el cuadro de
búsqueda de la barra de navegación, en la parte inferior de la pantalla.
Otra manera de localizar un registro específico es mediante el valor de un campo
especificado. Access proporciona la característica Buscar para este propósito. Sólo dígale a Access
lo que quiere que encuentre, y dónde y cómo buscar el valor. La búsqueda puede aplicarse al
valor completo en el campo o sólo a ciertos caracteres dentro de éste.
NOTA Si está buscando valores en una hoja de datos que incluye una hoja secundaria de datos, o en
un formulario con un formulario secundario, Access sólo busca en el objeto que contiene el punto
de inserción.
Búsqueda de una coincidencia exacta

Para encontrar un registro con un valor específico en uno de los campos, coloque el punto de
inserción en cualquier lugar de la columna y, en el grupo Buscar, de la ficha Inicio, haga clic en
el comando Buscar, u oprima CTRL+F. Se abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, donde
puede especificar la búsqueda que quiere realizar.
Por ejemplo, coloque el punto de inserción en el campo Especialidad, de la tabla Empleados,
de la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas, y haga clic en el comando Buscar. En el
cuadro de diálogo Buscar y reemplazar (véase la figura 6-11), ingrese Plomería como valor de
búsqueda en el cuadro Buscar, y luego haga clic en Buscar siguiente. El punto de inserción pasa
al siguiente registro con ese valor.
Al hacer clic de nuevo en Buscar siguiente se encuentran registros posteriores con el mismo
valor en el campo. Después de que Access ha encontrado el último registro que coincide con
el valor, la elección de Buscar siguiente despliega un cuadro de diálogo de información que
indica que no hay más registros con ese valor. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje. El
cuadro de diálogo Buscar y reemplazar permanece en la pantalla hasta que haga clic en Cancelar.
SUGERENCIA Si colocó el punto de inserción en medio de la tabla, Access busca el último registro,
y luego empieza en el primero, hasta que se han examinado todos los registros.
Limitación o expansión de la búsqueda

Como opción predeterminada, Access sólo busca el campo especificado en todos los registros. En
el cuadro Buscar en, tiene la opción de elegir entre el campo que contiene el punto de inserción
o toda la tabla. Puede expandir la búsqueda al elegir toda la tabla (por ejemplo, Empleados), en
el cuadro Buscar en. Access busca el valor en todos los campos Texto y Memo de la tabla. Esto es
más lento que limitar la búsqueda a un solo campo, pero resulta práctico para encontrar valores
específicos en todos los campos, sobre todo cuando quiere reemplazar globalmente un valor con
otro.
PARTE I
FIGURA 6-11 Búsqueda de registros con un valor específico en un campo
SUGERENCIA Una manera de agilizar el proceso de búsqueda consiste en indexar un campo si

espera buscar en él a menudo con Buscar y reemplazar.
Dos de las opciones pueden usarse para limitar o expander la búsqueda. Si está interesado
en encontrar sólo una aparición del valor en lugar de todos ellos, puede limitar la búsqueda a un
subconjunto de registros. La lista desplegable de la opción Buscar incluye las siguientes opciones:
• Todo Esta opción predeterminada empieza en el registro actual, busca hasta el final de
la tabla y luego empieza de nuevo en el primer registro.
• Arriba Busca desde el registro actual hasta el primer registro.
• Abajo Busca todos los registros restantes a partir del registro actual.
SUGERENCIA Puede cerrar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar en cualquier momento (no es
necesario que encuentre todas las apariciones del valor antes de pasar a algo más).
La opción Coincidir mayúsculas y minúsculas, cuando está marcada, trata las mayúsculas
y minúsculas como caracteres diferentes. Por ejemplo, si ingresa el valor plomería en el cuadro
Buscar y marca Coincidir mayúsculas y minúsculas, Access no localizará Plomería. Si marca
Coincidir mayúsculas y minúsculas, la opción Buscar los campos con formato aparece atenuada.
La opción Buscar los campos con formato le permite buscar el campo con base en el formato
de despliegue, en lugar del valor almacenado. Por ejemplo, suponga que tiene un campo de
fecha desplegado en el formato 15-may-07, pero está almacenado como el valor 15/05/07. Si
quiere buscarlo como 15-may-07, marque la opción Buscar los campos con formato. Este tipo de
búsqueda es más lenta que la búsqueda por el valor almacenado.
Búsqueda de una coincidencia que no es exacta

Access ofrece dos maneras de encontrar una coincidencia inexacta en un campo Texto o Memo:
estableciendo la opción Coincidir, para limitar la búsqueda sólo a parte del campo, o usando
comodines en la cadena de búsqueda.
Las opciones de Coincidir especifican si requiere una coincidencia completa y exacta o si
acepta una coincidencia con sólo parte del campo. Entre las opciones de Coincidir se encuentran
las siguientes:
• Hacer coincidir todo el campo (La opción predeterminada) Sólo encuentra registros
que contienen valores que coinciden exactamente con la cadena de búsqueda.
• Cualquier parte del campo Encuentra registros cuyo campo contiene la cadena
de búsqueda en cualquier lugar del campo. Por ejemplo, si quiere encontrar todas las
órdenes de trabajo que tengan la palabra calentador en algún lugar de la descripción, le
pediría a Access que encuentre una coincidencia en cualquier lugar del campo.
• Comienzo del campo Especifica el primero o los primeros caracteres que coincidan
con los valores del campo. Por ejemplo, si quiere localizar registros para todos los clientes
cuyo apellido empieza con A, usaría la opción Comienzo del campo.
Es posible usar varios caracteres comodines en la cadena de búsqueda para representar uno
o más caracteres. Por ejemplo, si sólo conoce parte del valor que quiere encontrar o si quiere
encontrar registros que coincidan con un patrón específico, pueden usarse comodines en el
patrón de búsqueda.
Puede mezclar y hacer coincidir comodines para crear la combinación de búsqueda que
necesita. Casi todos ellos pueden usarse también en consultas y expresiones, como se verá en los
capítulos 8 y 9. En la tabla 6-3 se describen los caracteres comodines y se presentan ejemplos de
cómo puede usarse cada uno.
SUGERENCIA Aunque el uso de los comodines está orientado a las cadenas de búsqueda que
localizan valores en campos Texto y Memo, en ocasiones pueden usarse con fechas y otros tipos de
datos. Si cambió las propiedades de la Configuración regional y de idioma para los otros tipos de
datos, probablemente no funcionarán los comodines.
Los comodines pueden aparecer en cualquier lugar de la cadena de búsqueda en el cuadro

Buscar. Por ejemplo, puede ingresar la cadena 12##[BC]* para encontrar todos las direcciones de
la manzana 1200 de cualquier calle que empiece con B o C.
SUGERENCIA Si incluye una “A” dentro de corchetes, Access también encontrará direcciones en
calles con Avenida como parte de la calle.
Búsqueda de campos en blanco

Como se mencionó en el capítulo 4, en el análisis de las cadenas de longitud cero, puede usar
Buscar para localizar registros con campos en blanco. Esto es útil cuando ingresa datos de
registro completos porque aún no está disponible toda la información. Luego, cuando llegan más
datos, puede buscar rápidamente los registros que es necesario llenar.
Comodín Coincidencias Ejemplo

* Cualquier cantidad de caracteres. b* encuentra “base”, “bien” y “bienvenido”.
PARTE I
? Cualquier carácter individual. b??e encuentra “base”, “bebe”, “bate”, etc.
[] Cualquier carácter dentro de los corchetes. b[aeo]?o encuentra “bazo”, “beso”, “bozo”, pero
no “buzo” ni “búho”.
! Cualquier carácter que no se encuentra en los b[!ae]?o encuentra “beso”, “buzo” y “búho”, pero
corchetes. no “bazo” ni “beso”.
- (guión) Cualquier carácter en el rango especificado B[a-d]e encuentra “bae”, “bbe”, “bce” y “bde”.
de caracteres. El rango debe estar en orden
ascendente.
# Cualquier carácter individual numérico. 10# encuentra “100”, “101”, “102”, etc., pero no
“10A”.
TABLA 6-3 Caracteres comodín
Para encontrar campos en blanco, ingrese Nulo o Es nulo en el cuadro de texto Buscar.
Cuando Access encuentra un registro con un blanco en el campo, el selector de registros se
mueve al registro, pero el campo no se resalta. Cuando cierra el cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar, el punto de inserción aparece en el campo en blanco, listo para que ingrese datos.
Para encontrar una cadena de longitud cero, escriba un par de comillas: “”.
Si creó un formato personalizado para un campo Texto o Memo que especifica un cierto
despliegue si el campo contiene un valor Nulo y un despliegue diferente si contiene una
cadena de longitud cero, tenga cuidado con la manera en que aplica la opción Buscar los campos
con formato.
Búsqueda de caracteres comodines

El valor del campo que está buscando, tal vez incluya uno de los caracteres que Access
reconoce como comodines, como un asterisco (*), un signo de interrogación (?), un signo de
número (#), un corchete de apertura ([) o un guión (-). Si usa el carácter directamente en una
cadena de búsqueda, Access lo maneja como comodín.
Cuando usa los comodines en una cadena para buscar uno de esos caracteres, debe
encerrar el elemento que está buscando entre corchetes. Por ejemplo, para encontrar un valor
que empieza con ?B, debe usar la cadena [?]B*.
Pero si está buscando un guión junto con otro carácter comodín, debe tratarlo de manera
un poco diferente. Access interpreta un guión como indicación de una secuencia de caracteres
aceptables. Debe poner ese carácter antes o después de todos los demás dentro de los
corchetes, no entre ellos. Si ha colocado un signo de admiración (!) dentro de los corchetes
para indicar una coincidencia que excluya los caracteres dentro de los corchetes, colocaría el
guión después del signo de admiración dentro de los corchetes.
Si está buscando un signo de admiración o un corchete de cierre, no necesita usar los
corchetes. Sólo coloque el carácter en la cadena, junto con el resto.
Además, asegúrese de seleccionar Hacer coincidir todo el campo, en el cuadro Coincidir,

cuando está buscando un valor Nulo o una cadena de longitud cero.
Búsqueda y reemplazo de datos

Una variación de la característica Buscar es la herramienta Reemplazar, que le permite especificar
el valor que quiera en un campo, en lugar de uno que ya está allí. Las opciones de búsqueda son
las mismas. La única diferencia entre las fichas Buscar y Reemplazar es la adición del cuadro
Reemplazar por, donde escribe el valor de reemplazo.
Para reemplazar cierto valor de un campo con otro valor, haga clic en en el comando Buscar,
del grupo Buscar de la ficha Inicio, y abra la ficha Reemplazar.
Por ejemplo, suponga que quiere reemplazar todas las apariciones de la palabra Perdida en
el campo Fecha de otorgamiento, de Datos de cotización, con las palabras No otorgada.
1. Coloque el punto de inserción en la columna Fecha de otorgamiento.
2. Si ya tiene abierto el cuadro de diálogo Buscar, haga clic en la ficha Reemplazar.
3. Ingrese Perdida en el campo Buscar y No otorgada en el cuadro Reemplazar por.
Observe que tiene las mismas opciones que en la búsqueda de registros.
4. Haga clic en Buscar siguiente, y luego emprenda una de las acciones siguientes:
• Elija Reemplazar, para reemplazar esta instancia de Perdida. Access se mueve
automáticamente a la siguiente aparición.
• Elija Buscar siguiente, para omitir el reemplazo de esta instancia y pasar a la siguiente.
• Elija Reemplazar todo, para reemplazar todos los valores, sin revisarlos de manera
individual.
5. Access despliega un mensaje cuando termina de buscar los registros. Haga clic en
Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo.
Si tiene que reemplazar una gran cantidad de datos, puede hacerlo más rápido al usar una
consulta de actualización. La única desventaja es que la consulta de actualización reemplaza
todos los valores sin su confirmación de reemplazos individuales. Si quiere buscar y reemplazar
valores en más de un campo, la consulta de actualización no es tan conveniente como Buscar y
reemplazar.
NOTA Al igual que cuando se busca un valor, si la hoja de datos contiene una hoja secundaria de
datos o si el formulario contiene un formulario secundario, el reemplazo sólo ocurre en el objeto
PARTE I
que contiene el punto de inserción.
Establecimiento de las opciones de edición y búsqueda

Muchas de las opciones de edición y búsqueda que elige en el cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar tienen valores predeterminados que pueden cambiarse en la ventana Opciones de
Access. Haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en Opciones de Access. En el panel de
la izquierda, elija Avanzada para ver el grupo de parámetros Edición (véase la figura 6-12).
FIGURA 6-12 Establecimiento del comportamiento predeterminado de Buscar y reemplazar
Las opciones de Comportamiento predeterminado de Buscar y Reemplazar presentan

combinaciones de los parámetros Buscar y Coincidir, del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar,
como las siguientes:
• Búsqueda rápida Busca en el campo actual coincidencias en todo el campo.

• Búsqueda general Busca en todos los campos coincidencias en cualquier parte del campo.
• Búsqueda en inicio de campo Busca el campo actual y coincidencias en los caracteres
iniciales del campo.
PRECAUCIÓN Las opciones de Confirmar especifican cuándo Access habrá de desplegar un

mensaje de confirmación: antes de cambiar registros, eliminar un documento o ejecutar consultas
de acción. Una buena idea es dejar habilitadas todas estas acciones, porque no pueden revertirse
con el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido.
Eliminación de datos
Para eliminar caracteres individuales, coloque el punto de inserción en el campo y oprima
SUPR para eliminar el siguiente carácter, u oprima RETROCESO para eliminar el carácter anterior.
Para eliminar todos los datos del campo, seleccione el campo y oprima SUPR o RETROCESO.
Puede restaurar caracteres eliminados de un campo al hacer clic en Deshacer, de la barra de
herramientas de acceso rápido de Access.
Para eliminar un registro completo, seleccione el registro y oprima SUPR. O en el grupo
Registros, de la ficha Inicio, haga clic en la flecha hacia abajo de Eliminar y elija Eliminar registro.
La eliminación de un registro no puede revertirse, de modo que Access le previene antes de
eliminarlo. Para eliminar varios registros, selecciónelos todos, luego proceda como se describió
antes. Para eliminar un registro sin seleccionarlo, coloque el punto de inserción en cualquier
lugar del registro y haga clic en Eliminar registro.
SUGERENCIA Si necesita eliminar muchos registros, podría usar una consulta de eliminación.
Consulte el capítulo 9 para conocer más información.
Uso del corrector de ortografía y de Autocorrección

Entre las herramientas de edición más útiles se encuentra el corrector ortográfico, que puede
revisar la ortografía mientras escribe y que le ofrece sugerencias para reemplazar palabras mal
escritas. La característica de Autocorrección puede corregir automáticamente palabras que
comúnmente se escriben mal. Access hace uso completo de estas herramientas de gramática y
edición de Microsoft Office.
Después de que ingrese los datos en un campo Texto o Memo, seleccione los registros, las
columnas o los campos que quiera revisar, y luego, en el grupo Registros, de la ficha Inicio, haga
clic en el comando Revisión ortográfica, u oprima F7. Para revisar todo los campos Texto y Memo de
la tabla, seleccione el nombre de la tabla en el Panel de exploración e inicie el revisor de ortografía.
Si el revisor de ortografía encuentra una palabra que no está en el diccionario, que está mal
escrita o que simplemente no la reconoce, despliega el cuadro del diálogo Ortografía. Si
la palabra se parece a otra que se encuentra en el diccionario, se presenta una lista de
sugerencias para que elija. Puede aceptar una de las sugerencias, introducir una nueva palabra,
agregar la palabra en su diccionario o ignorarla del todo.
Puede especificar alguna de las opciones de ortografía, como qué sugerencias hacer, qué
tipos de errores ignorar y qué diccionario de idioma usar como referencia.
Si quiere que Access corrija las palabras mal escritas y todas las que usted escribe mal
de manera habitual mientras ingrese el texto, active la característica Autocorrección. Esta
característica también puede usarse para reemplazar abreviaturas con palabras más largas. Por
ejemplo, puede agilizar la entrada de datos al hacer que Access convierta dr en doctor.
Cuando escribe dr y oprime BARRA ESPACIADORA, TAB, ENTER o un signo de puntuación, Access
la reemplaza automáticamente con doctor.
PARTE I
Para empezar la corrección automática, haga clic en el botón de Microsoft Office y luego
en Opciones de Access. Seleccione Revisión en el panel de la izquierda y luego haga clic en
Opciones de autocorrección. El cuadro de diálogo (véase la figura 6-13) ofrece cinco opciones,
más una lista de correcciones y otros reemplazos que está preparado para hacer:
• Corregir DOs MAyúsculas SEguidas.
• Poner en mayúsculas la primera letra de una oración.
• Poner en mayúsculas los nombres de días.
• Corregir el uso accidental de bLOQ MAYÚS.
• Reemplazar texto mientras escribe.
La quinta opción contiene una lista de reemplazos para muchos errores ortográficos típicos.
Puede agregar más reemplazos a la lista. La característica de Autocorrección se usa en todos los
programas de Microsoft Office. Cualquier entrada creada en otros programas es aplicable para
las palabras mal escritas en Access.
También puede especificar excepciones a las reglas de Autocorrección al hacer clic en el
botón Excepciones, del cuadro de diálogo Autocorrección. La ficha Letra inicial contiene una
lista de abreviaturas comunes, todas terminadas con un punto. Por lo general, Access supone
que un punto señala el final de una frase y pone en mayúsculas la primera letra de la siguiente
palabra. Para agregar a la lista de excepciones, escribe la entrada (con el punto) en el cuadro No
poner mayúsculas después de, y haga clic en Agregar. Para eliminar una de la lista, seleccione la
entrada y haga clic en Eliminar. La ficha MAyúsculas INiciales no contiene una sola entrada. Para
agregar alguna, escribe el texto en el cuadro No corregir y haga clic en Agregar.
FIGURA 6-13 Establecimiento de las opciones de Autocorrección

PRECAUCIÓN Como estas herramientas son compartidas por todos los programas de Microsoft
Office, cualquier cambio que haga afectará a los usuarios de otros programas.
Impresión de datos de una tabla

La manera más rápida de imprimir los datos de una tabla es hacer clic en el botón de Microsoft
Office, señalar Imprimir y elegir Impresión rápida, en el menú contextual, con la tabla abierta
o con el nombre de la tabla seleccionado en el Panel de exploración. Esto envía los datos
directamente a la impresora predeterminada.
NOTA Si quiere imprimir datos de hojas secundarias de datos, expanda éstas antes de imprimir.
Si quiere elegir otras opciones de impresión, como impresión de varias copias o únicamente
de los registros seleccionados, necesita abrir el cuadro del diálogo Imprimir. Haga clic en el
botón de Microsoft Office y señale Imprimir, y luego haga clic en vista preliminar. Esto abre la
ventana vista preliminar para mostrar el aspecto de los datos impresos antes de que los imprima.
Es una manera útil de revisar si los datos caben en la página con el diseño de páginas actual.
Si quiere ajustar los márgenes de página, el tamaño del papel o el diseño de la página, use los
comandos del grupo Diseño de página, de la ficha vista preliminar.
Consulte el capítulo 14 para conocer información completa acerca de la revisión de una
vista preliminar y la impresión de informes, incluido el cambio de opciones de impresión y la
configuración de página.
Resumen
Access 2007 incluye muchas herramientas que facilitan y hacen más rápida la entrada y edición
de datos. Muchas de las propiedades de campo de la tabla pueden establecerse para asegurar
datos válidos y completos en todas las tablas de su base de datos.
Una de las herramientas de entrada de datos más versátiles de Access es el Asistente para
búsquedas, que le ayuda a crear una lista de la cual escoger el valor apropiado para un campo. La
lista puede recuperar valores de otra tabla o simplemente especificar un conjunto de valores fijos.
La especificación de un valor predeterminado para un campo que se presenta con frecuencia
puede ahorrar tiempo durante la entrada de datos, mientras que la adición de un campo o una
regla de validación de registros pueden protegerlo contra la entrada de datos incorrectos.
Access proporciona muchas maneras de personalizar el aspecto de su vista Hoja de datos,
incluido el cambio del ancho de la columna y el orden, el ocultamiento y la inmovilización de
columnas, el ajuste del alto de fila, el cambio de la fuente y el aspecto de la celda, además del
cambio de los nombres de campo.
En el siguiente capítulo se inicia el análisis de la manipulación de datos de una tabla al
ordenar y filtrar la información.
PARTE
II
CAPÍTULO 7
Recuperación Orden, filtrado e impresión de
registros
y presentación CAPÍTULO 8
Extracción de información con
consultas
de la información CAPÍTULO 9
Creación de consultas
avanzadas
CAPÍTULO 10
Creación de diseños de
formularios e informes
CAPÍTULO 11
Uso de las herramientas
de formularios
CAPÍTULO 12
Personalización de formularios
CAPÍTULO 13
Uso de Asistente para informes
CAPÍTULO 14
Personalización de informes
CAPÍTULO 15
Creación de gráficas
y diagramas
CAPÍTULO
7
Orden, filtrado e impresión
de registros
U
na vez que ha almacenado toda la información en las tablas relacionadas de su base de
datos, debe tener la capacidad de recuperar datos específicos y organizarlos de maneras
que tengan sentido. Las características Ordenar y filtrar de Access le ayudan a hacer esto.
Ordenar organiza los registros en un orden específico; filtrar oculta registros. La combinación de
estas dos características le da la capacidad de desplegar únicamente los registros que desee en el
orden en que lo desee.
Orden de registros
Access ordena automáticamente registros por el valor en el campo de clave principal. Durante la
recuperación y presentación de datos, habrá ocasiones en que querrá organizar los registros en
un orden diferente. Por ejemplo, tal vez quiera ver todas las órdenes de trabajo ordenadas por el
empleado que está actuando como supervisor, para controlar la carga de trabajo.
Para ver registros agrupados en la vista Hoja de datos o la vista Formulario, puede ordenar los
registros con base en el valor de un campo específico. En la vista Hoja de datos, puede ordenar hasta
255 caracteres en uno o más campos, para lograr un orden dentro de un orden. El orden ascendente
dispone los valores de texto en orden alfabético (de la A a la Z), los valores de Fecha/Hora van de
antes a después, y los valores de Número/Moneda van de menos a más. En orden ascendente, los
campos Sí/No ordenan los Sí primero y luego los No. Use el orden descendente para invertir este
orden. Puede ordenar los campos Memo empleando los primeros 255 caracteres. Access ordena los
campos Hipervínculo por Texto (si lo hay) o la dirección. No puede ordenar los campos Objeto OLE
ni Datos adjuntos.
163
164 Parte II: Recuperación y presentación de la información
Orden a partir de un solo campo

Para ordenar por un solo campo en una hoja de datos o un formulario, haga clic en el campo a
partir del cual desea ordenar, luego en el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio, haga algo de
lo siguiente:
Ascendente Filtro Selección
Descendente Borrar todos los Alternar Opciones de filtro

criterios de orden filtro avanzadas
• Haga clic en el comando Ascendente.

• Haga clic en el comando Descendente.
• Haga clic con el botón derecho en el campo y elija Ordenar de A a Z.
• Haga clic con el botón derecho en el campo y elija Ordenar de Z a A.
Para restaurar los registros a su orden original, en el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha
Inicio, haga clic en el comando Borrar todos los criterios de orden.
NOTA Si el campo es Número, verá en el menú de acceso directo Ordenar de menor a mayor y
Ordenar de mayor a menor. Si es un campo de fecha/hora, las opciones son Ordenar de más
antiguo a más reciente y Ordenar de más reciente a más antiguo. Con los campos Sí/No, puede
escoger Ordenar de activado a desactivado u Ordenar de desactivado a activado donde activado
significa “sí” y desactivado significa “no”.
Para ordenar los registros de una hoja secundaria de datos, despliegue ésta al hacer clic en
el indicador de expansión (el signo de “más” que se encuentra en el margen izquierdo), y luego
proceda como con una hoja de datos. Cuando especifique un orden para una hoja secundaria de
datos en la vista Hoja de datos, todas las hojas secundarias de ese nivel también se ordenarán
de la misma manera.
Cuando varios registros tienen el mismo valor en uno de los campos que quiere ordenar,
puede ordenar en dos o más campos al mismo tiempo en la vista Hoja de datos. En la vista
Formulario, los registros pueden ordenarse por un solo campo con la característica Ordenar.
Orden a partir de dos o más campos

Para ordenar a partir de más de un campo, éstos deben ser adyacentes en la hoja de datos.
Además, Access usa una precedencia de orden de izquierda a derecha, de modo que los registros
se ordenan primero por los valores que se encuentran en la columna de la izquierda. Si aparecen
valores duplicados en esa colección, se ordena una segunda vez en esos registros por los valores
de la columna siguiente.
Capítulo 7: Orden, filtrado e impresión de registros 165
Si las columnas que participan en el orden no son adyacentes o están en la posición relativa
incorrecta, en la hoja de datos o la hoja secundaria, mueva las columnas antes de ordenar los
registros. Una vez que todas estén en posición, seleccione las columnas a partir de las cuales
quiera ordenar y luego haga clic en uno de los comandos de orden, como se indicó antes, o elija
en el menú de acceso directo.
PARTE II
Guardado del criterio de orden
Si cierra la tabla después de ordenar los registros, Access le pregunta si quiere guardar los
cambios al diseño (lo que incluye el criterio de orden). Si responde No, se guarda la tabla en el
orden original, a partir de la clave principal. Si responde Sí, guardará el criterio con la tabla; la
siguiente ocasión en que abra la tabla, los registros aparecerán en ese orden. Además, cualquier
formulario o informe que cree basado en la tabla hereda el orden y la aplica al nuevo objeto.
Filtrado de registros
Cuando quiera ver sólo ciertos registros en su hoja de datos, hoja de datos secundaria o
formulario, puede dejar fuera los que no desee ver con el uso de un filtro. El proceso de filtrado
hace eso: revisa los registros y sólo deja que aparezcan los que cumplen con sus criterios. Los
criterios son un conjunto especificado de condiciones que limitan el despliegue a un cierto
subconjunto de registros.
El filtrado le puede ayudar a ahorrar tiempo al desplegar sólo los registros que son
importantes en el momento. Un filtro en realidad no elimina ningún registro, sólo lo oculta.
Un filtro consta de condiciones que usted especifica, que pueden ser tan simples como “todos
los registros de órdenes de trabajo en Octubre del 2007” o tan complejas como “todas las
cotizaciones presentadas durante junio o julio que excedan $750 y que fueron agregadas dentro
de 30 días de la cotización”.
La diferencia entre encontrar registros y filtrarlos es ésta: cuando Access encuentra un
registro, el cursor se desplaza al registro especificado, pero deja el resto en la pantalla. Con un
filtro, los registros que no cumplen con el criterio se eliminan de la pantalla, dejando sólo los que
desea ver. Sin embargo, todos se quedan en la tabla.
En Access, tiene cuatro maneras de filtrar registros, dependiendo de las condiciones que
desee establecer y si quiere que los registros se ordenen de una manera particular.
• Los filtros contextuales comunes están disponibles en los menús contextuales,
dependiendo del tipo de campo.
• Un filtro por selección deja sólo los registros con el mismo valor que el que seleccionó en
uno de los registros o los registros que no incluyen el mismo valor.
• Un filtro por formulario revisa los registros con los criterios que ingrese en el esqueleto de
una tabla.
• Un filtro Avanzado/Ordenar le da, además de filtrar, la capacidad de ordenar los registros
por dos o más campos, empleando órdenes diferentes, ascendente o descendente.
Cuando los registros que ve en la pantalla son resultado de un filtro, Access le recuerda de
cuatro formas que no está viendo toda la tabla:
• La barra de estado muestra Filtrado.
• La barra de navegación le da el número de registros calificados por la palabra (Filtrado).
• El comando Alternar filtro aparece oprimido y la información de herramienta para el
botón cambia por Eliminar filtro.
• Un icono de embudo en el encabezado de columna del campo filtrado despliega un
recuadro con información de herramientas con las condiciones del filtro.
Sugerencias para ordenar

Si almacenó números en un campo de Texto, se ordenan como una cadena de caracteres
en vez de valores numéricos. Sin embargo, puede eludir esto al llenar los valores con ceros
al principio, para que todas las series sean del mismo tamaño. Por ejemplo, el resultado
de ordenar los valores 5, 15, 33 y 242 en un campo de Texto sería 15, 242, 33 y 5. Pero si los
almacena como 015, 005, 033 y 242, se ordenan apropiadamente en orden numérico. Mejor
aún, convierta el campo en tipo de datos Número si está seguro que nunca contendrá
letras u otros caracteres.
Cuando ordene registros a partir de dos o más campos, Access realiza un orden
“simple”, en que todos los valores de los campos están ordenados de la misma manera, ya
sea ascendente o descendente. Para combinar criterios de orden, debe usar la operación
Filtro avanzado/Ordenar, que se describe en la sección Filtrado con Filtro avanzado/
Ordenar, en páginas posteriores de este capítulo. O use una consulta, como se describe
más adelante.
Un filtro permanece con la tabla hasta que lo quita o crea otro. En el grupo Ordenar y filtrar,
de la ficha Inicio, puede hacer clic en Quitar filtro, para ver todos los registros de nuevo. También
puede quitar el filtro al hacer clic en el botón Filtrado, en la barra de navegación de registros o
hacer clic en el icono Filtro, en el encabezado de la columna, y elegir Quitar filtro de nombre del
campo.
Eliminar
Icono de filtro filtro
PARTE II
Está aplicado Mostrar filtro
Cuando aplica un filtro a una hoja de datos, el mismo filtro se aplica a cualquier hoja
secundaria de datos dentro de ésta. Cuando crea un filtro en una hoja secundaria de datos, el
filtro también está disponible cuando abre la tabla en la vista Hoja de datos.
Si también quiere ordenar los registros como parte del proceso de filtrado, debe usar Filtro
avanzado/Ordenar. Sin embargo, puede ordenar los resultados de otros tipos de filtros después
de aplicar el filtro, al hacer clic en uno de los comandos de Ordenar, en el grupo Ordenar y filtrar.
Elección de un tipo de filtro

Para decidir el tipo de filtro que debe usar, piense en lo que desea hacer:
• Si quiere recuperar registros que cumplan más de un criterio a la vez (combinados
con Y), puede usar cualquiera de los cuatro tipos de filtro. Al usar Filtro por selección,
debe especificar y aplicar los criterios de uno en uno.
• Si quiere combinar ciertos criterios con el operador O, o ingresar expresiones como
criterios, debe usar Filtro por formulario o Filtro avanzado/Ordenar. Un filtro O
regresa registros que cumplen al menos con un criterio.
Filtrado por contexto

Access 2007 proporciona muchas opciones comunes de filtrado que son específicas del tipo.
Estos filtros comunes están disponibles en todas las vistas que despliegan datos. El conjunto de
filtros específicos que están disponibles depende del tipo de datos y los valores en la columna
seleccionada. Sólo tiene que hacer clic con el botón derecho en el campo y elegir del menú de
acceso directo. Puede filtrar por el valor desplegado o por un valor parcial seleccionado en el
campo.
No hay filtros contextuales disponibles para los campos Sí/No, Objeto OLE o Datos
adjuntos.
Filtrado por un valor completo

Como ejemplo de filtro por un valor completo, abra la tabla Órdenes de trabajo, en la base de
datos Reparaciones Caseras Técnicas, y coloque el punto de inserción en el campo Supervisor,
con el valor Fernández. Luego haga clic con el botón derecho en el campo y elija entre las cuatro
opciones:
• Igual a limita el despliegue a coincidencias exactas.
• No es igual a despliega todos los registros que no incluyen Fernández.
• Contiene despliega todos los registros en que se incluye Fernández en el campo.
• No contiene despliega todos los registros sin Fernández en el campo.
Si quiere ver opciones adicionales, señale Filtros de texto. Tiene varias opciones adicionales
en el menú de acceso directo para coincidir con el valor seleccionado.
PARTE II
Cuando elige una de las opciones de Filtro de texto, como Es igual a, se abre el cuadro de
diálogo Filtro personalizado, en que puede ingresar el valor que desea usar como filtro.
Cuando filtra un campo Fecha, los menús contextuales ofrecen opciones relevantes. Por
ejemplo, haga clic con el botón derecho en el campo Fecha de terminación y elija entre las
mismas cuatro opciones que se aplican al campo Texto. Si quiere más opciones, señale Filtros de
fecha, donde puede elegir entre los filtros específicos de tipo.
Filtrado a partir de un valor parcial

Si quiere filtrar a partir de una sola parte del valor del campo, seleccione los caracteres que
quiera usar y luego haga clic con el botón derecho en el campo. Puede elegir registros con los
códigos seleccionados en algún lugar del campo, o al principio o final de éste. Si selecciona
caracteres incrustados en el valor, sólo tiene la opción de desplegar registros que contienen o no
contienen el valor seleccionado.
PARTE II
Uso del comando Filtro
Con la barra de inserción en un campo de la base de datos, puede usar el comando Filtro para
limitar registros a valores individuales. En el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio, haga clic
en el comando Filtro. Todos los valores se marcan en la lista y se incluirán en el filtro, a menos
que los desmarque. Puede hacerlo de uno en uno o, si sólo quiere una lista corta de valores,
desmarque Seleccionar todos, y marque sólo los que quiera ver. Use la barra de desplazamiento
vertical, si es necesario, para ver todos los valores del campo.
NOTA También puede hacer clic en el icono Filtro del encabezado de columna para ver la lista de
valores y las demás opciones.
Si el campo es un tipo de datos Fecha/Hora, también tiene la opción de vigilar por criterios
de fecha. Coloque el puntero en Filtros de fechas para ver las opciones. Si es un tipo de datos
Texto, puede usar las opciones de Filtros de texto.
El comando Filtro también ofrece quitar cualquier filtro del campo seleccionado.
Filtrado por selección

Filtrar por selección proporciona otra manera rápida y fácil de limitar los registros a los que
se encuentran en el valor seleccionado. Si quiere filtrar las órdenes de trabajo de un cliente
determinado, haga clic en la fila que contiene el id del cliente y, en el grupo Ordenar y filtrar, de
la ficha Inicio, haga clic en el comando Selección. Verá las mismas opciones que aparecen cuando
hace clic con el botón derecho en el campo.
Los campos Fecha/Hora ofrecen más opciones. Si quiere ver cuáles órdenes de trabajo se
finalizarán durante el mes de julio de 2007, haga algo de lo siguiente:
1. Haga clic en el campo Fecha de terminación en cualquier fila.
2. En el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio, haga clic en Selección.
3. Elija Entre para abrir el cuadro de diálogo Entre fechas.
4. Ingrese fechas en Más antiguo y Más reciente, o use los botones Calendario para
PARTE II
seleccionar las fechas.
5. Haga clic en Aceptar para regresar a la tabla ahora filtrada para mostrar las órdenes de
trabajo que están programadas para terminarse en julio de 2007 (véase la figura 7-1).
También puede usar filtro por selección para filtrar a unos cuantos caracteres o números
seleccionados. Esto funciona igual que cuando usa los filtros contextuales. Las opciones de filtros
incluyen opciones especiales que dependen del lugar del valor en que aparecen los caracteres
seleccionados.
• Si los caracteres se encuentran al principio del valor, las opciones son Comienza por o No
comienza por, además de Contiene o No contiene.
• Si los caracteres se encuentran dentro del valor, las opciones son Contiene o No contiene.
• Si los caracteres se encuentran al final del valor, las opciones son Termina por o No
termina por, además de Contiene o No contiene.
FIGURA 7-1 Filtrado para mostrar las órdenes de trabajo que se terminarán en julio del 2007
Como ejemplo de filtro a un valor principal, filtre la tabla Datos de cotización para que sólo
vea registros que contienen la palabra calentador en el campo Descripción.
1. En la hoja de datos de Datos de cotización, seleccione la parte calentador de Reemplazar
calentador en el campo Descripción del registro 98-102 en Número de cotización.
2. En el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio, haga clic en el comando Selección y elija
Termina por “calentador” en el menú de acceso directo. Permanecen dos registros, ambos
con la palabra “calentador” al final del campo Descripción.
3. Para eliminar el filtro, haga clic en el botón Filtrado de la barra de navegación. Se eliminan
todos los filtros y todos los registros regresan a la hoja de datos. No se elimina el filtro
(sólo deja de estar activo). Puede volver a aplicar el filtro con el comando Aplicar filtro.
Si el campo es un tipo de datos Fecha/Hora, también tiene las opciones de especificar un
intervalo al ingresar fechas de comienzo y terminación, como antes.
NOTA No puede filtrar campos de varios valores empleando una selección parcial. El comando
Selección no está disponible para datos adjuntos.
El filtro por Selección sólo aplica una condición de filtro a la vez. Si necesita filtrar con
base en una combinación de dos o más valores, puede aplicar el segundo criterio de filtro
por Selección a los registros que permanecen después de aplicado el primer filtro. Esto es lo
equivalente a combinar los criterios de filtro con el operador Y. Por ejemplo, tal vez quiera ver
los registros de órdenes de trabajo de trabajos con calentadores supervisados por Fernández.
Aplique un filtro que limite los registros a trabajos con calentadores y después aplique un
segundo filtro a los resultados del primero. El segundo filtro, además, limita el resultado de
los registros con ambos valores. La orden de aplicar los filtros no hace ninguna diferencia; el
resultado es el mismo de cualquier forma. Cuando hace clic en el comando Quitar filtro, se quita
todo el filtro, no sólo el último que aplicó.
SUGERENCIA Si oprime TAB para llegar al campo Dibujo (no haga clic o será enviado al objetivo
del hipervínculo) y después hace clic en filtrar por Selección, verá todos los registros que hacen
referencia al mismo dibujo. Por ejemplo, el dibujo Ventana se usa para tres órdenes de trabajo.
Filtrado por formulario

Filtro por formulario es una de las opciones del menú de acceso directo de Opciones de filtro
avanzadas. Filtro por formulario no es muy diferente del filtro por Selección. En lugar de
seleccionar un valor de la hoja de datos o la hoja secundaria como criterio de filtro, usted ingresa
el valor en una cuadrícula de filtro. La cuadrícula es el esqueleto de una tabla que parece un
registro en blanco que muestra todos los campos filtrables en la tabla con espacio para ingresar
valores de filtro. Una ventaja del uso de Filtro por formulario es que puede combinar criterios de
filtro en una operación. Puede especificar dos o más condiciones, de modo que un registro debe
cumplir uno o todos para sobrevivir al filtro. Los múltiples criterios pueden aplicarse a un solo
PARTE II
campo o a más de uno.
Si quiere filtrar los registros en una hoja secundaria de datos, haga clic en el indicador de
expansión para desplegar los registros de la hoja de datos secundaria y después proceda como
con un filtro en una hoja de datos.
NOTA No puede usar Filtro por formulario para campos Memo, Hipervínculo, Sí/No u Objetos OLE.
Ingreso de criterios de filtro
Cuando hace clic en el comando Opciones de filtro avanzadas y elige Filtro por formulario del
menú de acceso directo, la cuadrícula de tabla aparece en la pantalla. En ésta se muestra el filtro
más reciente que se ha guardado con la tabla. Observe que Access ha creado una expresión para
su criterio de filtro por Selección. La expresión Como “*Calentador” significa que se mostrarán
todos los registros que tienen un valor en el campo Descripción que contengan calentador.
SUGERENCIA El asterisco antes de la palabra Calentador en el filtro indica que los caracteres que
seleccionó aparecen al final del valor. El filtro muestra todos los demás registros que terminan con
calentador. Si quiere los registros con el valor en cualquier parte del campo, añada otro asterisco,
con eso el filtro se vuelve Como “*Calentador*”.
Haga clic con el botón derecho en el documento con la ficha Filtro por formulario, para ver
tres comandos útiles:
• Aplicar filtro u ordenar Ejecuta el filtro.
• Eliminar ficha Elimina una de las fichas O.
• Borrar cuadricula Quita el filtro que aparece en el esqueleto, para que no necesite
borrar cada entrada individualmente.
• Cerrar Le permite regresar a la hoja de datos sin aplicar ningún filtro.
Para crear un nuevo filtro elija el comando Borrar cuadrícula, del menú de acceso directo,
para eliminar cualquier filtro existente; luego vaya al campo donde quiera especificar un
valor. Cuando mueva el punto de inserción al campo de la cuadrícula, aparecerá una flecha
en el campo. Al hacer clic en las flechas, se despliega una lista de valores únicos que están
actualmente en el campo, ordenadas de manera ascendente (por ejemplo, la lista de valores en el
campo Fecha de terminación, de la tabla Órdenes de trabajo, como se muestra a continuación).
Para filtrar uno de estos valores, seleccione el valor y después haga clic con el botón derecho y
seleccione Aplicar filtro u ordenar del menú de acceso directo. Esto es equivalente a usar filtro
por Selección.
NOTA Si la tabla tiene una lista larga de valores únicos en el campo, es probable que Access no
genere la lista. En cambio, podría ver sólo dos opciones. Es Nulo y No es Nulo. Consulte la
sección “Optimización de Filtro por formulario”, en páginas posteriores de este capítulo, para
conocer más información acerca de la configuración del número máximo que quiere que se
muestra en la lista. Consulte el capítulo 16 si quiere conocer más acerca de la personalización de
su lugar de trabajo.
NOTA Si despliega una lista de valores en uno de los campos relacionados con empleados
(Supervisor, Trabajador principal o Asistente), verá los valores en la tabla de consulta que creó
en el capítulo anterior. Los valores de la lista son sólo para desplegar. Access almacena el valor
del campo de la clave principal de la lista en la tabla Órdenes de trabajo. Esto crea un problema,
como verá en la sección “Filtrado con Filtro avanzado/Ordenar”, en páginas posteriores de este
capítulo.
Para filtrar los registros de Órdenes de trabajo empleando una expresión para mostrar sólo
aquellos cuya fecha de terminación está programada para antes del 1 de julio de 2007, siga estos
pasos:
1. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en el comando Opciones de filtro
avanzadas y elija Filtro por formulario en el menú de acceso directo. Aparece la cuadrícula
de filtro.
2. Si hay entradas en la cuadrícula de filtro, haga clic con el botón derecho debajo de la
cuadrícula y use el comando Borrar cuadrícula, del menú de acceso directo para eliminarlos.
PARTE II
3. Coloque el punto de inserción en el campo Fecha de terminación y seleccione 01/07/2007
de la lista de valores. Access agrega automáticamente los símbolos de delimitador de
fecha/hora (#) a la fecha que seleccione de la lista.
4. Coloque el punto de inserción al principio de la fecha e ingrese < (menor que). También
puede oprimir F2 para cambiar al modo de edición, oprimir INICIO, y luego insertar <.
5. Haga clic en el comando Aplicar filtro. Sólo permanecen en la pantalla los ocho registros
de Órdenes de trabajo programados para completarse antes del 1 de julio de 2007.
Filtrado de los campos Memo, Objeto OLE e Hipervínculo

Cuando aplica filtro por Selección a un campo Memo, Objeto OLE o Hipervínculo, puede
ver todos los registros con el mismo valor en el campo. Pero, con las otras tres operaciones
de filtro, sólo tiene la opción de filtrar si el campo tiene un valor o está vacío. Cuando hace
clic en la lista desplegable de uno de esos campos, las únicas opciones disponibles son
En blanco y No es igual a En blanco. Esta opción de filtro también está disponible para
campos calculados en consultas.
6. Para eliminar el filtro, haga clic con el botón derecho en la columna filtrada y elija Quitar
filtro, en el menú de acceso directo de Fecha de terminación.
Para quitar todos los filtros, en el grupo Ordenar y Filtrar, de la ficha Inicio, haga clic en el
comando Opciones de filtro avanzadas y elija Borrar todos los filtros, del menú de acceso directo.
NOTA El botón Aplicar filtro, del grupo Ordenar y Filtrar, se llama Alternar filtro hasta que crea
un filtro para este objeto. Después de que el primer filtro se define, el botón cambia a Aplicar filtro
o Quitar filtro, ya sea que el filtro esté o no activo.
Uso de comodines y expresiones en un filtro

Puede usar comodines en criterios de filtro para campos Texto y Memo de la misma manera
que en los criterios de Buscar. Sólo puede usar comodines en grupos de caracteres. (Consulte el
capítulo 6 para conocer más ejemplos del uso de comodines.)
También puede ingresar una expresión como criterio de filtro, como en el ejemplo anterior de
<01/07/2007 ingresado en el campo Fecha de terminación, en la cuadrícula Filtro por formulario.
Para usar una expresión como criterio, ingrésela directamente en la cuadrícula del filtro. En la
siguiente tabla se muestran ejemplos de expresiones que puede usar como criterio de filtro.
Dirección Como “*#3” Despliega los registros con direcciones con calle #3 o departamento #3.
Fecha de terminación Entre #1/5/2007 y #31/7/2007 Despliega registros de Órdenes de trabajo en todos los trabajos
programados para terminar durante mayo, junio y julio de 2007.
Apellido >=”P*” Despliega todos los registros de Clientes cuyo apellido empiece con las
letras de la P a la Z.
Fecha de cotización Año([Fecha de cotización])=2007 Usa la función Año( ) para desplegar registros de Datos de cotización
con Fechas de cotización en el 2007.
Número de orden Es nulo Despliega Datos de cotización con campos de Número de orden vacíos.
Hay unas cuantas reglas que debe obedecer cuando ingrese expresiones en una condición de
filtro, sin importar si está usando el método de Filtro por formulario o Filtro avanzado/Ordenar:
• Si un valor de campo de Texto contiene un espacio, cualquier puntuación o un carácter
de operador, el valor debe encerrarse entre comillas. Por ejemplo, insertar Jorge está
bien, pero si deben incluirse nombre y apellido, debe de insertarse con comillas (“Jorge
Barradas”). Si la entrada es uno de los valores de la lista, Access agrega las comillas
después de que deja la cuadrícula de criterios.
• Para filtrar un campo Memo, use comodines de asterisco (*) con el fin de filtrar a partir
del texto incrustado.
• En el caso de los campos Número, Moneda y Autonumérico, no incluya caracteres como
el símbolo de moneda o el separador de miles. Si lo hace, verá un mensaje de error de
texto mal escrito. Sí se aceptan puntos decimales y signos de “menos”.
• En el caso de valores de campo Fecha/Hora, restrínjase al conjunto de opciones de la ficha
Fecha, del cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma del Panel de control de
Windows. Estas opciones controlan la secuencia de los valores de mes, día y año dentro
del campo. Access encierra el valor de fecha u hora entre signos de número (#).
• En el caso de campos Sí/No, puede ingresar Sí, -1, Activada o Verdadera para filtrar a
partir de valores Sí, y No, 0, No está activada o Falsa para valores No.
PARTE II
Combinación de criterios de filtro con Y
Puede usar criterios complejos que combinen dos o más condiciones de filtro en la ventana Filtro
por formulario. Si combina dos condiciones con un operador Y, está limitando los registros a los
que cumplan ambas condiciones. Por ejemplo, puede pedirle a Access que limite los registros
de Órdenes de trabajo a los que tienen un Costo de materiales menor a $10,000 y un Costo de
mano de obra mayor a $5,000. Esto le dará una lista de contratos de mano de obra intensa.
Para combinar dos condiciones de filtro con Y:
1. En la hoja de datos Órdenes de trabajo, en el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio,
haga clic en el comando Opciones de filtro avanzadas y elija Filtro por formulario, del
2. Haga clic con el botón derecho y elija Borrar cuadrícula en el menú de acceso directo,
para eliminar las condiciones de filtro anteriores. Luego haga clic en el campo Costo de
materiales.
3. Haga clic en la flecha hacia abajo para desplegar los valores almacenados en el campo
Costo de materiales (los valores aparecen sin el signo de moneda, que es parte del
formato de despliegue y no está almacenado con los valores).
4. Escriba <=10000 y oprima TAB para pasar al campo Costo de mano de obra y escriba
>=5000 y luego oprima ENTER.
5. Haga clic en el comando Aplicar filtro. Cuatro registros cumplen las condiciones del filtro
combinado que muestran los contratos con gran cantidad de mano de obra.
6. Haga clic en comando Quitar filtro para restaurar todos los registros en la hoja de datos.
NOTA En el ejemplo anterior se combinan condiciones de filtro en diferentes campos con el

operador Y implícito. También puede combinar condiciones de filtro en el mismo campo con Y
al escribir Y entre las expresiones. Por ejemplo, si ingresa las condiciones de filtro >=5000 Y
<=10000 en el campo Costo de materiales, verá sólo los registros para órdenes de trabajo que
requieren entre $5000 y 10000 de materiales. Otra manera de expresar el mismo criterio es usar
el operador Entre…Y…: Entre 5000 Y 10000.
Combinación de condiciones de filtro con O

Al usar el operador Y para combinar condiciones de filtro, reduce el conjunto de registros
resultantes al demandar que los dos criterios cumplan en cada registro. El operador O expande
el conjunto de registros resultantes al incluir registros que cumplen una de las condiciones, pero
no necesariamente ambas.
Cuando usa filtro por Selección, puede combinar condiciones sólo con el operador Y
implícito al imponer un segundo filtro en el conjunto de registros que ya se filtraron por el
primer criterio. Con Filtro por formulario, puede aplicar la cantidad de filtros que quiera en una
sola operación, usando ambos operadores Y u O.
La ventana Filtro por formulario contiene dos fichas en la parte inferior de la ventana:
Buscar y O. Ingrese la primera condición de filtro y cualquier otra que quiera combinar
empleando Y en la página Buscar. Si quiere agregar una condición de filtro O, haga clic en la
ficha O e ingrese la condición en la segunda página. Si cambia de opinión y quiere eliminar
la ficha O, selecciónela y luego haga clic con el botón derecho en la cuadrícula y elija Eliminar
ficha, del menú de acceso directo.
NOTA Aparecerá otra ficha O cuando empiece a agregar un filtro a la primera página O.
La combinación O es muy útil cuando quiere encontrar registros con cualquiera de los
varios valores en un campo. Por ejemplo, suponga que quiere ver todos los registros de Datos
de cotización para trabajos en las calles B o H. Podría insertar * B* en el campo Dirección en
la cuadrícula del filtro en la página Buscar y después insertar * H* en el campo Dirección en la
página O.
SUGERENCIA Si no incluye un espacio antes de la H en el criterio de filtro, verá todos los registros
PARTE II
con la letra H en cualquier lugar del campo Dirección. Entre los ejemplos se incluye cualquier
calle con h como 5h y 6h. El espacio antes de la H exige que la letra H sea la primera letra de la
palabra.
Para combinar dos condiciones de filtro con O:

1. Con la hoja de datos de Datos de cotización abierta, en el grupo Ordenar y filtrar, de la
ficha Inicio, haga clic en Opciones de filtro avanzadas y elija Filtro por formulario en el
menú de acceso directo. Se abre la ventana Filtro mostrando la última condición de filtro
en la cuadrícula.
2. Borre la cuadrícula. Luego ingrese * B* (con un espacio antes de la B) en el campo
Dirección, en la página Buscar, y oprima ENTER. Access traduce la expresión a Como “* B*”.
3. Haga clic en la ficha O. La página O se abre con la misma cuadrícula vacía que en la
página Buscar. Observe que ahora aparece una tercera ficha O en la parte inferior de la
ventana.
4. Coloque el punto de inserción en el campo Dirección e ingrese * H* y oprima ENTER. La
expresión se cambia a Como “* H*”.
5. Haga clic en el comando Aplicar filtro. Ahora la hoja de datos muestra los cinco trabajos
con direcciones en las calles B y H.
6. Haga clic en el comando Quitar filtro para restaurar todos los registros.
Tanto Y como O pueden ser confusos

La lógica puede ser un poco confusa cuando comienza a combinar condiciones de filtro
tanto para Y como para O. Por ejemplo, tal vez quiera ver todos los registros para trabajos
en las calles B y H que se perdieron. Si el trabajo se perdió, aparece Perdida en el campo
Fecha de otorgamiento. Obviamente, las calles B y H se combinan con el operador O,
¿pero a dónde va la condición de la Fecha de otorgamiento (perdida)?
La respuesta está en combinar el filtro de Fecha de otorgamiento con los filtros de B y
H usando el operador Y en cada caso. En la pagina Buscar, inserte “Perdida” en el campo
Fecha de otorgamiento en la cuadrícula con * B* en el campo Dirección. En la página O,
vuelva a insertar “Perdida” en la Fecha de otorgamiento en la cuadrícula con * H* en
el campo Dirección. Si no repitió el valor Perdida en ambas condiciones, verá todas las
cotizaciones de los trabajos en la calle B que se perdieron, junto con todas las cotizaciones
de trabajos en la calle H, sin importar el resultado.
SUGERENCIA Si su filtro no regresa ningún resultado, tal vez haya configurado criterios en
conflicto que no fue posible cumplir. Por ejemplo, tal vez haya pedido cotizaciones hechas para las
calles B y H, cuando evidentemente un trabajo no pudo hacerse en dos lugares a la vez.
Optimización de Filtro por formulario

En la cuadrícula Filtro por formulario, cuando se mueve a un campo, puede desplegar la lista de
valores únicos almacenados en ese campo al hacer clic en la flecha hacia abajo. Para desplegar la
lista, Access lee todos los registros y recoge los valores únicos.
En una tabla demasiado larga, la lista de valores puede ser muy larga y tomar mucho
tiempo en desplegarse. Para mejorar el rendimiento, puede desplegar listas sólo para los
campos indexados en la tabla actual y dejar que el usuario inserte los valores para buscar
en los campos no indexados, en vez de escoger de una lista de valores. También puede
reducir el número de registros para desplegar en la lista a un valor menor que el de la opción
predeterminada, que es 1 000 registros
Para hacer cambios a las configuraciones predeterminadas de Filtro por formulario, haga clic
en el botón de Microsoft Office y seleccione Opciones de Access. Elija Base de datos actual, en
el panel de la izquierda, y recorra hacia abajo, a Opciones de búsqueda por filtro para la base de
datos actual (véase la figura 7-2). Las opciones del grupo Mostrar lista de valores en, son:
• Campos locales indizados Despliega listas de valores para todos los campos indizados
en la tabla actual.
• Campos locales no indizados Despliega listas de valores para otros campos en la tabla actual
• Campos ODBC Despliega listas de valores para tablas vinculadas en un archivo
externo.
Marque sólo la casilla de verificación Campos locales indizados para hacer más veloz el
despliegue de la lista de valores. Si todavía toma mucho tiempo, también quite esa opción.
La otra opción que afecta Filtro por Formulario es la configuración Registros máximos
predeterminados. Representa el número máximo de registros que Access tiene que leer
para desplegar la lista de valores únicos. Si el número de registros excede el número de este
cuadro, Accesos detiene la lectura de registros y no se despliega ninguna lista de valores. La
configuración predeterminada es de 1000.
PARTE II
FIGURA 7-2 Configuración de las opciones de Búsqueda por filtro en la base de datos actual
Si marca más de una casilla de las opciones Mostrar lista de valores en, y aún no ve una lista
de valores de uno o más campos en la cuadrícula de Filtro por formulario, deberá incrementar el
número en el campo Registros máximos predeterminados.
Si usa el mismo campo no indizado en varios filtros, puede ahorrar tiempo y mejorar el
rendimiento al indizarlo.
NOTA Esté consciente de que estas opciones se aplican a toda la base de datos, no sólo a la tabla
actual.
Filtrado con Filtro avanzado/Ordenar

La característica Filtro avanzado/Ordenar es la más flexible y completa de las herramientas de
filtrado de Access. No sólo incluye todas las características de Filtro por formulario, también
le permite especificar criterios de orden combinados para diferentes campos de la tabla. Se
ingresan todas las especificaciones de filtro y orden en una sola ventana.
La ventana Filtro avanzado/Ordenar está divida en dos. La parte superior contiene la lista
de campos. La parte inferior es la cuadrícula de diseño donde especifica los campos que quiere
filtrar, los valores que se usarán como filtros y la manera en que quiere ordenar los registros en el
conjunto de registros resultante. Si ha aplicado recientemente un filtro, los criterios aparecerán

en la fila Criterios de la cuadrícula. Haga clic con el botón derecho y elija Borrar cuadrícula en el
menú de acceso directo para eliminarlo.
El proceso de creación de un filtro con Filtro avanzado/Ordenar es casi idéntico al de

creación de una consulta. En el capítulo 7 se encuentran todos los detalles para la creación de
consultas, que puede usar para construir un filtro con Filtro avanzado/Ordenar y que pueda
lograr tareas como las siguientes:
• Seleccionar los campos para filtrar u ordenar
• Especificar los criterios de filtro
• Establecer los criterios de orden
Aplicación y eliminación de un filtro avanzado

En cualquier momento del diseño de un filtro avanzado, puede aplicarlo para ver si está
obteniendo los datos que desea. Access le ofrece dos maneras de aplicar el filtro:
• En el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio, haga clic en el comando Aplicar filtro.
• Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la sección superior de la ventana de
diseño y elija Aplicar filtro u ordenar del menú de acceso directo.
Para quitar el filtro, haga algo de lo siguiente:
• Haga clic en el comando Quitar filtro
• Haga clic en Filtrado en la barra de navegación de registros
• Con el punto de inserción en la columna filtro, haga clic en el icono de filtro en el
encabezado de la columna y seleccione Quitar filtro de nombre del campo.
• Haga clic con el botón derecho en el área en blanco en la tabla filtrada y seleccione Quitar
filtro de nombre del campo.
• Para quitar todos los filtros de la tabla, haga clic en el comando Opciones de filtro
PARTE II
avanzadas y seleccione Borrar todos los filtros del menú de acceso directo.
NOTA Puede basar un formulario o informe nuevo en un conjunto de registros filtrados, si quiere
crearlo mientras el conjunto de registros filtrado está desplegado en una vista Hoja de datos, o
si guardó el filtro con la tabla. Aunque el formulario o informe hereda las propiedades de filtrar
y ordenar, todavía puede sobrescribir las opciones en la Hoja de propiedades del formulario
o reporte. Consulte el capítulo 10 para conocer más información acerca de la creación de
formularios y reportes y el cambio de sus propiedades.
Filtrado por campos de búsqueda con Filtro avanzado/Ordenar

El filtrado con Filtro avanzado/Ordenar a partir de un campo que obtiene su valor de una lista de
búsqueda puede presentar un ligero problema. Cuando elige filtrar registros por valores en un
campo de búsqueda en Filtro por formulario, usted elige de la lista de valores que contiene todos
los valores en la lista de búsqueda creada por el Asistente para búsquedas. Lo que no ve en la
lista son los valores que están almacenados en el campo. El valor en el campo de clave principal
de la lista de búsqueda que está almacenado en lugar del valor desplegado más informativo.
Cuando usa Filtro avanzado/Ordenar, no elige de la lista de búsqueda porque sólo hay
una tabla en la ventana de filtro. Esto significa que debe ingresar el valor almacenado en la fila
Criterios para filtrar a partir del campo de búsqueda. Por ejemplo, al usar Filtro por formulario
para filtrar a partir de Fernández en el campo Supervisor de la tabla Órdenes de trabajo, puede
seleccionar Fernández de la lista o escribir Fernández en la cuadrícula. Para hacer lo mismo en
Filtro avanzado/Ordenar, debe ingresar 10, el Id de empleado de Fernández, en la fila Criterios.
Modificación de un filtro
Puede utilizar las mismas técnicas para modificar un filtro que las que usó para crearlo. Puede
agregar más criterios o cambiar los existentes en cualquier tipo de filtro. Hasta puede cambiar
entre ventanas de filtro para ver cómo está avanzando el filtro o aplicar el filtro durante el
proceso para ver cómo se seleccionan los registros.
NOTA Cuando filtra una tabla, los registros que ve están limitados a los que pasan el criterio que
configuró. Todavía verá todos los registros de cada registro. Para limitar los campos, además de
los registros en el conjunto resultante, necesita usar una consulta. En el capítulo 8 se analiza la
diferencia entre filtros y consultas y se le sugieren maneras de ayudarlo a decidir cuál usar.
Guardado de un filtro
El filtro más reciente se guarda junto con la tabla (no como un objeto separado) si responde Sí
al guardar los cambios a la tabla. Cuando vuelve a abrir ésta, el filtro ya no se aplica pero puede
volver a aplicarlo mediante cualquiera de los métodos analizados antes. Si crea un nuevo filtro
pero quiere que el anterior quede disponible con la tabla, responda No cuando se le pregunte si
quiere guardar los cambios. Por supuesto, si hace otros cambios que quiere almacenar, guardará
el filtro con ellos.
Si quiere tener más de un filtro disponible para una tabla o quiere guardar un filtro de
manera permanente, debe guardarlo como una consulta. Las consultas se almacenan como
un objeto separado de base de datos de Access. Cuando quiera usar de nuevo el filtro, puede
regresarlo de la consulta a la ventana de filtro o simplemente ejecutarlo como una consulta.
Para guardar un filtro avanzado como una consulta y cargarlo de nuevo en la ventana de
filtro:
1. Con el documento de filtro con fichas desplegado, haga clic con el botón derecho en
cualquier lugar de la cuadrícula de diseño y elija Guardar como consulta, en el menú de
acceso directo.
2. Asigne un nombre a la consulta y elija Aceptar.
3. Para restaurar las especificaciones a la ventana de filtro haga clic con el botón derecho en
una ventana abierta y en blanco de Filtro avanzado/Ordenar y seleccione Cargar desde la
consulta, en el menú de acceso directo. El cuadro de diálogo Filtro para aplicar muestra
una lista de consultas basadas en la tabla Datos de cotización.
PARTE II
4. Elija la consulta que quiera y haga clic en Aceptar. Todos los parámetros de filtro se
regresan a la cuadrícula, donde puede elegir que se aplique el filtro o que se le hagan
cambios.
NOTA Si sólo quiere filtrar los registros, puede ejecutar la consulta que guardó del filtro. Si quiere
usar la consulta como base para un nuevo filtro, cargue el filtro desde la consulta y haga los
cambios.
Eliminación y borrado de filtros

Hay una diferencia entre eliminar y borrar un filtro. Al eliminar un filtro, simplemente se
regresan todos los datos a la hoja de datos o el formulario. Puede aplicarlo nuevamente más
adelante. Al borrar el filtro, se deshace por completo de los criterios de filtro, y el filtro no puede
aplicarse otra vez, a menos que lo reconstruya.
Consulte la sección “Aplicación y eliminación de un filtro avanzado”, en páginas anteriores
de esta sección, para conocer más formas de quitar un filtro de una hoja de datos o un
formulario.
NOTA Cuando elimina un filtro de una hoja de datos, cualquier filtro que haya aplicado a una hoja
secundaria de datos también se elimina.
Para eliminar por completo un filtro, necesita borrar la cuadrícula del filtro y aplicar el filtro
vacío a la hoja de datos. En el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio, haga clic en el comando
Opciones de filtro avanzadas y elija Borrar todos los filtros del menú de acceso directo.
Impresión de datos de una tabla

No es necesario que cree un informe hermoso para imprimir los datos de su tabla. Puede
imprimir la hoja de datos como aparece en la vista Hoja de datos o imprimir el formato de
informe predeterminado. Para imprimir una sola copia de toda la hoja de datos, haga clic en el
botón de Microsoft Office, señale Imprimir y elija Impresión rápida del menú de acceso directo.
Si quiere ajustar las opciones de los márgenes, el tamaño o el diseño de la hoja, use el grupo
FIGURA 7-3 Vista preliminar de la impresión de la hoja de datos de la tabla Datos de cotización
Diseño de página, en la ficha vista preliminar. Si quiere elegir otras opciones de impresión (como
varias copias o páginas seleccionadas) necesita abrir el cuadro de diálogo Imprimir.
Si quiere ver el aspecto que tendrán los datos filtrados u ordenados de la tabla, haga clic
en el botón de Microsoft Office, señale Imprimir, y elija vista preliminar. Esto es útil cuando
piense que la hoja de datos tal vez no quepa en la página con el diseño de página actual, en ese
caso puede cambiar la configuración de la página antes de imprimir los datos. Por ejemplo, en
la figura 7-3 se muestra la hoja Datos de cotización desplegada en una vista preliminar de dos
páginas.
SUGERENCIA La hoja Datos de cotización requiere el ancho de tres páginas para imprimir todos los
campos. Si la orientación de la página se cambia a Horizontal en el cuadro de diálogo Configurar
página, los datos cabrían en dos páginas.
Consulte el capítulo 13 para conocer más información acerca de la impresión de datos y la

ejecución de las características Vista preliminar y Configurar página.
Resumen
Ahora ya ha visto cómo almacenar información en tablas de bases de datos relacionadas y cómo
recuperar la información utilizando diferentes tipos de filtro. El filtrado de registros tiene algunas
limitaciones:
• Sólo puede limitar los registros, no los campos. Puede ver todos los campos de los
conjuntos de registros resultantes.
• Puede guardar sólo un filtro u orden en una tabla.
• El filtrado está limitado a los registros en una sola tabla.
PARTE II
Las consultas representan una opción ante los filtros, con diferentes ventajas, como escoger
campos específicos de tablas relacionadas y almacenarse como objetos separados en la base de
datos. En el siguiente capítulo se le introduce al tema de las consultas y sus aplicaciones.
CAPÍTULO
8
Extracción de información
con consultas
C
uando trabaja con información en una hoja de datos de Access, puede filtrar y ordenar los
registros de muchas maneras, pero tiene aún más flexibilidad con las consultas. Puede limitar
los registros a un subconjunto específico y definir sólo los campos que quiera ver en el
resultado.
Consulta es un término general que es sinónimo de pregunta, búsqueda o cuestionario. En
Access, hacer una consulta es hacer una pregunta sobre la información en la base de datos. Una
consulta puede ser acerca de una sola tabla o de varias tablas relacionadas.
Access proporciona varios tipos de consultas, que van desde la popular consulta de selección, que
extrae datos específicos, hasta las más exóticas consultas de acción, que pueden insertar, actualizar y
eliminar registros. Más adelante verá cómo funcionan los diferentes tipos de consultas, tanto en este
capítulo como en el siguiente.
¿Cómo funcionan las consultas?

Varios tipos de consultas hacen cosas muy diferentes pero, en general, una consulta de Access es un
conjunto de especificaciones explícitas que le indican a Access la información que quiere ver y cómo
quiere organizarla o manipularla en los resultados. En una consulta se especifican los campos que
quiere incluir, se agregan criterios de selección que limitan los registros en el conjunto de registros
resultante, se selecciona el orden en que se desea que aparezcan y se define cualquier campo de
resumen.
Con las consultas de Access puede hacer lo siguiente:
• Ver datos de varias tablas con un orden específico.
• Realizar muchos tipos de cálculos en grupos de registros seleccionados.
• Encontrar y desplegar registros duplicados o no coincidentes.
• Actualizar datos, borrar registros o adjuntar nuevos registros a una tabla.
• Crear una nueva tabla con registros de una o más tablas.
NOTA Al resultado de ejecutar una consulta ordinaria se le denomina conjunto dinámico. Se le

denomina así porque si hace un cambio a un dato en el conjunto dinámico, Access hace el mismo cambio
en el dato de las tablas que proporcionan la información básica. Otros tipos de consultas dan como
resultado un conjunto de registros estáticos que no pueden editarse, y a este resultado se le denomina
instantánea. 191
Categorías de las consultas de Access

Las consultas de Access caen dentro de cuatro categorías generales: de selección, de propósito
especial, de acción y específicas de lenguaje de consulta estructurado (SQL, Structured Query
Language). Una consulta de selección es la categoría más común y se usa para extraer información
específica de una o más tablas en una base de datos. Los resultados de filtros y consultas pueden
usarse como fuente de datos para formularios e informes. Con una consulta de selección,
también puede agrupar recursos y realizar cálculos de valores de campos en los grupos, como
suma, conteo, promedio, mínimo y máximo. Otros tipos de consultas pueden detectar registros
duplicados en una tabla o registros no coincidentes en una relación, o pueden completar
automáticamente datos de campo o preguntar los criterios.
Un ejemplo de una consulta de propósito especial son las de consultas de referencia cruzada
que despliegan valores resumidos de un campo en la tabla, agrupados en dos formas. Otras
consultas especiales pueden completar automáticamente datos de campo o preguntar criterios.
Las consultas de acción se usan para realizar operaciones de administración de datos globales
en tablas, como actualizar o borrar grupos de registros, realizar una nueva tabla de otra existente
y adjuntar nuevos registros a una tabla existente.
Las consultas SQL específicas son accesibles sólo a través de lenguaje SQL. Todas las
consultas tienen lenguaje SQL en el fondo, pero las consultas SQL específicas se construyen con
el lenguaje de programación en lugar de una cuadrícula diseñada como las demás consultas.
Access tiene algunos asistentes para consultas que le ayudan a crear muchas de estas consultas.
Por ahora, aprenderá acerca de las consultas de selección y de propósito específico que puede crear
con un asistente, pero aprenderá acerca de las consultas más avanzadas en el capítulo 9.
Cuándo usar un filtro o una consulta

Puede parecer que los filtros y consultas hacen lo mismo, pero hay algunas diferencias en los
resultados. Los filtros y las consultas de selección recuperan un subconjunto de registros de una
tabla u otra consulta. Como regla general, se usa un filtro para ver o editar algunos registros
temporalmente en una hoja de datos o formulario. Si después quiere regresar al subconjunto de
registros, debe usar una consulta. Las consultas son objetos separados de la base de datos que
aparecen en el Panel de exploración, mientras que un solo filtro puede guardarse con una tabla.
Si usa una consulta, no necesita abrir primero la tabla porque una consulta es un objeto por
sí mismo. Con un filtro, necesita abrir la tabla antes de que pueda ver los resultados del filtro o
diseñar un nuevo filtro.
Utilice una consulta si quiere extraer datos de varias tablas, controlar los campos que se
despliegan o realizar cálculos en valores de campo. Ninguna de estas operaciones se permite con
filtros.
Los resultados de filtros y consultas pueden usarse como fuentes de datos para formularios e
informes. También puede ordenar los resultados de ambos y guardar los criterios de ordenación
para usarlos en una sesión de trabajo posterior. Ambos métodos le permiten editar los datos
desplegados en los resultados, si se permite la edición. Si necesita extraer datos de más de una
tabla, seleccionar sólo los campos específicos que se incluirán o almacenarlos como un objeto
separado en una base de datos, entonces necesita usar una consulta. Las consultas también se
requieren si quiere ver los resultados sin abrir la tabla, la consulta o el formulario, o si quiere
incluir valores calculados en el resultado.
Aunque decida que necesita tener una consulta, puede utilizar las herramientas sencillas de
filtro por formulario o filtro por selección para crear un filtro y luego guardarlo como consulta.
Access traduce el diseño de su filtro en una consulta apropiada.
Capítulo 8: Extracción de información con consultas 193
Tipos específicos de consultas de Access

Entre las consultas de selección de Access se incluyen las siguientes:
• Consultas de selección sencillas Despliegan datos de una o más tablas,
ordenados de una manera específica. También puede realizar muchos tipos de
cálculos predefinidos o personalizados a partir de valores de todos los registros o
dentro de grupos de registros.
• Consultas para búsqueda de duplicados Despliegan todos los registros con
valores duplicados en uno o más campos específicos. Por ejemplo, puede crear una
PARTE II
consulta para encontrar clientes que tengan más de una orden de trabajo. Puede
incluir cualquier otro campo que desee.
• Consultas de búsqueda de no coincidentes Despliegan registros en una tabla
que no tiene registros relacionados en otra tabla. Por ejemplo, puede crear una
consulta para encontrar clientes que no tengan órdenes de trabajo actuales.
Entre las consultas de propósito especial se incluyen las siguientes:
• Consultas de parámetro Despliegan un cuadro de diálogo donde puede ingresar
los criterios para recuperar los datos o un valor que se insertarán en un campo. Puede
aplicar parámetros a otros tipos de consultas, también.
• Consultas de búsqueda automática Son consultas de selección especial que
completan automáticamente ciertos valores de campo en un nuevo registro de una o
más tablas.
• Consultas de tabla de referencia cruzada Calculan una suma o cuenta y agrupan
los resultados en un formato de hoja de cálculo que correlaciona los datos con dos
tipos de información (por ejemplo, ventas totales por producto y trimestre o distrito).
Entre las consultas de acción se incluyen las siguientes:
• Consultas de actualización Hacen cambios globales a un grupo de resultados en
una o más tablas (por ejemplo, elevar todas los precios de mano de obra en 15%)
• Consultas para adjuntar datos Agregan un grupo de registros de una o más tablas
al final de una o más tablas.
• Consultas de eliminación Elimina un grupo específico de registros de una o más
tablas (por ejemplo, elimina todos los registros de la tabla Datos de cotización con
Perdida en el campo Fecha de otorgamiento).
• Consultas de creación de tablas Crean una nueva tabla a partir de los datos de
una o más tablas.
Entre las consultas específicas de SQL se incluyen las siguientes:
• Consultas de unión Combinan campos de una o más tablas en un campo resultante.
• Consultas de paso Envían instrucciones directamente a bases de datos de
Conectividad de Base de datos Abierta (ODBC, Open Database Connectivity) usando
comandos específicos al servidor.
• Consultas de definición de datos Crean o cambian objetos de bases de datos en
Access, SQL Server u otras bases de datos de servidor.
• Subconsultas SELECT de SQL u otras instrucciones de servidor que forman una
consulta SELECT dentro de otra consulta
Creación de consultas de selección

Si quiere crear una consulta de selección, puede iniciar desde cero en un diseño de consulta
vacío o llamar a uno de los asistentes para consultas en busca de ayuda. Seleccionar Diseño
de consulta lo lleva directamente a la ventana de diseño de consultas, que es muy similar a la
ventana Filtro avanzado/Ordenar. Cuando elije un asistente para consultas, éste le guiará a través
de opciones relacionadas con el diseño básico de la consulta de selección. Ahora puede ir a la
vista Diseño para personalizar el diseño de la consulta, si es necesario.
En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic en el comando Diseño de consulta o Asistente
para consultas.
Cuando hace clic en el comando Asistente para consultas, puede utilizar los asistentes como
ayuda para varios tipos de consultas. Por ahora, crearemos una nueva consulta con la ayuda del
Asistente para consultas sencillas.
Uso del Asistente para consultas sencillas

Para iniciar el asistente, seleccione Asistente para consultas sencillas y haga clic en Aceptar.
El Asistente para consultas sencillas despliega una serie de cuadros de diálogo en que se
especifican los campos y registros que desee incluir en la consulta e ingresa un nombre para la
misma consulta. Puede incluir campos de cualquiera de las tablas o de otras consultas de su base
de datos. En la figura 8-1 se muestra el cuadro de diálogo Asistente para consultas sencillas.
Primero, seleccione la tabla o consulta de la que quiere ver los datos, al hacer clic en la flecha
hacia abajo de Tablas/Consultas y elegir de la lista. Para agregar todos los campos de una tabla,
haga clic en la doble flecha que señala a la derecha (>>), que se encuentra a la derecha de la lista
Campos disponibles.
PARTE II
FIGURA 8-1 Elección de los campos que se incluirán en la consulta
Para agregar un campo de la lista Campos seleccionados, haga doble clic en el nombre del
campo o seleccione el campo en la lista Campos disponibles y haga clic en la flecha que señala
a la derecha (>). Si cambia de opinión acerca de incluir un campo, haga doble clic en él en la
lista Campos seleccionados o selecciónelo y haga clic en la flecha que señala a la izquierda (<).
Para agregar campos de otra tabla, seleccione la tabla (o consulta) de la lista del cuadro Tablas/
Consultas, y después seleccione los campos de la nueva lista.
SUGERENCIA Al hacer doble clic en el nombre del campo, se cambia de una lista a la otra. Los
campos aparecerán en el resultado de la consulta en el orden en que lo seleccionó en el primer
cuadro de diálogo. Más adelante puede cambiar el orden en la vista Diseño.
Después de que agregue todos los campos que quiera en la consulta, haga clic en el botón
Siguiente. El segundo cuadro de diálogo del Asistente para consultas sencillas le da dos opciones:
• Crear una consulta de detalle con todos los datos registrados.
• Crear una consulta de resumen que calcule los totales basada en los valores de campos.
Cuando selecciona que se resuman los valores de campos, necesita especificar las
opciones de resumen en otro cuadro de diálogo, que se analiza más adelante en la
sección “Elaboración de resúmenes con el asistente”.
SUGERENCIA Si no ha seleccionado los campos Número o Moneda, no aparecerá ningún campo

para resumir. Por tanto, el asistente omitirá el cuadro de diálogo y lo llevará directamente al
tercer y último cuadro de diálogo.
En el último cuadro de diálogo del asistente, se ingresa el nombre de la consulta. También se

elige si se ve de inmediato la información o si va a la ventana de diseño de la consulta para hacer
modificaciones a la consulta.
Usemos el Asistente para consultas sencillas para construir una lista de órdenes de trabajo
actuales e incluir información acerca de las tablas Órdenes de trabajo y Datos de cotización
Para crear una consulta de Órdenes de trabajo actuales:

1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en el comando Asistente para consultas.
2. Seleccione Asistente para consultas sencillas, del cuadro de diálogo Nueva consulta, y
haga clic en Aceptar.
3. Seleccione Tabla: Órdenes de trabajo, del cuadro de lista Tablas/Consultas y use uno de
los siguientes métodos para mover los campos Número de orden, Supervisor, Costo
de materiales, Costo de mano de obra y Descripción a la lista Campos seleccionados.
4. Seleccione Tabla: Datos de cotización del cuadro de lista Tablas/Consultas y agregue los
campos Dirección, Número de cotización y Principal a la lista Campos seleccionados.
5. Haga clic en Siguiente y acepte la opción Detalle, que mostrará cada campo de cada
registro, y luego haga clic en Siguiente.
6. Ingrese Órdenes de trabajo actuales como nombre para la nueva consulta y luego
acepte la opción predeterminada de abrir la consulta para ver la información.
7. Haga clic en Finalizar. Los resultados de la consulta aparecen en una hoja de datos que no
sólo muestra los ocho campos que seleccionó sino todos los registros (véase la figura 8-2).
Los anchos de columna se han ajustado en la figura para mostrar toda la información.
El asistente le ha ayudado con la definición de la consulta básica. Ahora depende de usted
dar los toques finales, como agregar criterios de selección para limitar los registros, cambiar
las propiedades de la consulta y los campos, añadir otra tabla, especificar un orden o agregar
campos calculados.
FIGURA 8-2 Observación de los resultados de la nueva consulta de selección

Recorrido de la ventana de diseño de consultas

Una consulta, al igual que casi todos los objetos de Access, puede desplegarse en más de una
vista. Las tablas, por ejemplo, pueden verse como una hoja de datos en que se observan los
datos de una tabla. También puede ver la tabla en la vista Diseño para ver la estructura de la
tabla y toda la información acerca de campos, índices, formatos, etcétera.
Una consulta, al igual que una tabla, puede verse como una hoja de datos o un diseño. La
vista Hoja de datos le muestra los datos que se obtienen cuando ejecuta la consulta (véase la
figura 8-2). La vista Diseño es donde puede observar la estructura de la consulta y hacer cambios
al diseño o incluso crear una nueva. La tercera vista de consulta, no disponible para tablas, es la
PARTE II
vista SQL, que muestra las instrucciones SQL que Access crea tras bambalinas para implementar
la consulta. La vista SQL no tiene contraparte con los objetos de la tabla.
Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón derecho en la ficha de documento de
la consulta y elija vista Diseño, del menú de acceso directo. O en la ficha Inicio, haga clic en el
comando Ver y elija vista Diseño, en el menú de acceso directo.
La ventana de diseño de la consulta tiene un aspecto muy similar a la ventana Filtro
avanzado/Ordenar con dos secciones:
Panel de tablas Cuadrícula de diseño
• El panel superior es el panel de la tabla, que despliega las listas de campos para todas las
tablas de la consulta.
• El panel inferior es la cuadrícula de diseño Consulta por ejemplo (QBE, Query By
Example), que muestra los elementos del diseño de la consulta.
El panel de tabla de la consulta Órdenes de trabajo actuales muestra las dos tablas de las
que seleccionó campos: Datos de cotización y Órdenes de trabajo. Access ha aceptado la relación
entre las tablas uniendo los Números de cotización.
La cuadrícula de diseño muestra los nombres de campo que seleccionó en el cuadro de
diálogo del asistente, incluye el nombre de la tabla (o consulta) de la que provienen. Las filas
Orden, Criterio y O son las mismas que en la cuadrícula de filtro. Las marcas de verificación
en la fila Mostrar indican los campos que habrán de aparecer en el resultado de la consulta.
Al quitar la marca, se oculta el campo en el resultado de la consulta. Esto resulta útil cuando
quiere filtrar u ordenar los resultados basados en un campo que no quiere que aparezca en los
resultados de la consulta.
NOTA Arrastre la línea de división entre los dos paneles hacia arriba o hacia abajo para cambiar sus
relaciones de tamaño. También puede arrastrar los bordes de los cuadros de listas de campos en
el panel de la tabla para agrandarlos y ver una parte mayor de los nombres de campo. De manera
similar, puede arrastrar los divisores de la columna de la cuadrícula para cambiar el ancho de la
columna.
La cinta de opciones Diseño de consultas tiene algunos grupos y comandos nuevos. El

grupo Resultados tiene comandos que cambian la vista de la consulta o ejecutan la consulta para
ver los resultados antes de guardar la consulta. El grupo Tipo de consulta ofrece comandos
para crear todo tipo de consultas. El grupo Configuración de consultas contiene herramientas
para modificar el diseño de la consulta y limitar los resultados de ésta, además de un
comando para iniciar el Generador de expresiones. El grupo Mostrar u ocultar incluye comandos
para resumir datos, ver y cambiar propiedades de consulta, tomar los nombres de tabla de la
cuadrícula de diseño y crear una consulta de parámetro.
El menú de acceso directo que aparece depende de donde haga clic con el botón derecho
para desplegarlo: en el panel de la tabla o en la cuadrícula de diseño. Cuando hace clic con el
botón derecho en el panel de la tabla, le ofrece estas opciones:
El comando parámetros abre el cuadro de diálogo Parámetros de consulta, donde define los
parámetros para pedir cuando se ejecuta una consulta de parámetro.
El menú de acceso directo de la cuadrícula de diseño también incluye la opción Parámetros.
(Consulte el capítulo 9 para conocer más detalles acerca de la creación de una consulta de
parámetro.) Cuando hace clic con el botón derecho en la cuadrícula de diseño, el menú
de acceso directo le ofrece las siguientes opciones:
PARTE II
Los comandos Generar y Zoom están disponibles cuando el punto de inserción se encuentra
en la fila Criterio u O que contiene la expresión.
Cuando la línea de relación está seleccionada en el panel de la tabla, haga clic con el
botón derecho en la línea de combinación para elegir Propiedades de la combinación, para
obtener diferentes resultados con la consulta. (Consulte el capítulo 5 para conocer más sobre la
descripción de los tipos de combinación.)
Creación de una consulta sin el asistente

Puede usar seis pasos básicos para crear una consulta sin la ayuda del asistente:
1. Seleccione una o más tablas y consultas que contengan la información que desee obtener
y después agréguelas al panel de la tabla del nuevo diseño de consulta.
2. Elija los campos de la lista de campos en el panel de la tabla y agréguelos a la cuadrícula
de la consulta.
3. Especifique el orden de los valores de campo, si existe alguno.
4. Agregue una selección de criterio que limite los registros en los resultados de la consulta.
5. Agregue campos calculados para desplegar los resultados de funciones o expresiones, si
existe alguno.
6. Agregue expresiones de resumen, si existe alguna.
Cuando termine con estos pasos, ejecute la consulta.
SUGERENCIA Puede ejecutar la consulta para probar los resultados mientras la crea al cambiar a la
vista Hoja de datos o al hacer clic en el comando Ejecutar, en el grupo Resultados. La consulta no
se guarda hasta que la cierre.
Cada uno de estos pasos tiene muchas características, como puede ver en esta sección y las
que siguen.
Para omitir el asistente y crear su consulta desde cero, en el grupo Otros, de la ficha Crear,
haga clic en el comando Diseño de consulta. Se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla, donde
seleccionará las tablas o consultas con las que quiera trabajar.
Como ejemplo para crear una nueva consulta sin el asistente, Reparaciones Caseras Técnicas
necesita una lista de órdenes de trabajo que muestren los siguientes campos de las tablas Datos
de cotización y Órdenes de trabajo organizadas de la siguiente manera:
• Número de cotización (Datos de cotización)
• Supervisor (Órdenes de trabajo)
• Dirección (Datos de cotización)
• Descripción (Órdenes de trabajo)
• Fecha de otorgamiento (Datos de cotización)
• Fecha de inicio (Órdenes de trabajo)
• Fecha de terminación (Órdenes de trabajo)
Después agregaremos el Apellido y el Número telefónico del cliente de la tabla Clientes.
También agregaremos los datos de costo; calcularemos el costo total y agregaremos criterios
basados en la fecha de inicio, el costo total y otros factores para limitar los registros en el resultado.
Ahora crearemos la nueva consulta:
1. En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic en el comando Diseño de consulta.
2. Se abre el nuevo documento de diseño Consulta con el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
El cuadro de diálogo contiene tres fichas que despliegan una lista de Tablas, Consultas y
Ambas en la base de datos actual.
3. Seleccione la tabla Datos de cotización (si aún no está seleccionada) y elija Agregar. Verá
la lista de campos agregada al panel de tablas de la consulta, detrás del cuadro de diálogo.
4. Haga doble clic en Órdenes de trabajo, de la lista Tablas, y elija Cerrar. En la figura 8-3 se
muestra el diseño de consulta con las dos tablas. (Se ha cambiado el tamaño de las listas
de campo en la figura, para que pueda ver los campos vinculados.)
5. Mantenga abierta la ventana Consulta para agregar campos a la cuadrícula de diseño.
La siguiente tarea consiste en elegir los campos que quiera que aparezcan en el resultado
de la consulta y organizarlos de la manera deseada; primero echemos un vistazo a las relaciones
PARTE II
que Access muestra para las dos tablas de Reparaciones Caseras Técnicas y agreguemos una
tercera tabla al diseño.
Relación entre varias tablas de una consulta

Se comienza a ver el poder de un sistema de base de datos relacional cuando genera una
consulta utilizando más de una tabla. A medida que agrega tablas, la consulta tiene acceso a más
información.
Para agregar una tabla a una consulta existente, haga clic en el comando Mostrar tabla o
haga clic con el botón derecho en el panel de la tabla y elija Mostrar tabla del menú de acceso
directo en el grupo Configuración de consultas. Si las tablas ya están relacionadas en el nivel
FIGURA 8-3 Adición de tablas al diseño de la consulta

de la tabla, Access despliega automáticamente las líneas de unión cuando agrega la tabla al
diseño de la consulta. Puede reconocer, por el aspecto de la línea, si está impuesta la integridad
referencial, y qué lado es el lado “uno” y cuál es el lado “varios”.
Si las tablas no están relacionadas antes de que las agregue a la consulta, Access suele
suponer que existe una relación entre ellas con base en los campos con el mismo nombre y tipo
de datos, sobre todo si una de ellas es una clave principal. Cuando Access une las tablas no se
impone integridad referencial.
PRECAUCIÓN Si las tablas no están relacionadas en el nivel de tabla y Access no puede

combinarlas, debe unirlas en una consulta u obtendrá lo que se denomina un producto
cartesiano: cada una de las filas n en una tabla está relacionada con cada fila m en la segunda
tabla, lo que da como resultado un conjunto con registros n × m.
En la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas, la relación entre las tablas Datos
de cotización y Órdenes de trabajo se definió como uno a varios, vinculadas por Número de
cotización, con integridad referencial impuesta. La tabla Órdenes de trabajo está relacionada con
la tabla Datos de cotización por el Id de cliente, pero no se exige integridad referencial. Puede
ver estas relaciones en el panel de tablas de la consulta.
Agreguemos la tabla Clientes a la nueva consulta e incluyamos Apellido y Número
telefónico a los resultados de modo que no tengamos que buscarlos para ponernos en contacto
con el cliente.
Para agregar la tabla Clientes:
1. Haga clic en el comando Mostrar tabla, para abrir el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
2. Haga doble clic en la tabla Clientes y haga clic en Cerrar. La tabla Clientes se agrega al
diseño de la consulta y las líneas de combinación muestran la relación con las tablas
Datos de cotización y Órdenes de trabajo (véase la figura 8-4). La integridad referencial se
impone en la relación con la tabla Órdenes de trabajo, pero no en la relación con la tabla
Datos de cotización. Las tablas se han reorganizado ligeramente en la figura para mostrar
las relaciones de manera más clara.
Si agregó una tabla y decide que ya no la necesita, haga clic en la lista de campos, en el
panel de tablas y oprima SUPR, o haga clic con el botón derecho en la lista de campo y elija Quitar
tabla del menú de acceso directo. La tabla se elimina del diseño de consulta, pero permanece
sin cambios en la base de datos. Cualquier campo de la tabla que haya colocado en la cuadrícula
de diseño también se elimina.
NOTA También puede agregar una segunda copia de la misma tabla y crear una combinación por sí sola.
Adición o eliminación de campos

Agregar campos a una cuadrícula de consulta es casi igual a agregarlos a una de Filtro avanzado/
ordenar. Puede agregar todos los campos a la vez, agregar un grupo seleccionado de campos o
agregar de campo en campo.
Para agregar todos los campos de una tabla a la cuadrícula, emprenda una de las siguientes
acciones:
• Haga doble clic en el asterisco (*) que se encuentra en la parte superior de la lista de
campos. Este método coloca el nombre de la tabla o la consulta en la fila Campo de la
columna, seguido por un punto y un asterisco (por ejemplo, Clientes.*).
PARTE II
FIGURA 8-4 Adición de una tercera tabla al diseño de la consulta
• Arrastre el asterisco de la lista de campos a una columna vacía de la cuadrícula. Este

método hace lo mismo que el anterior.
• Haga doble clic en la barra de título de la lista de campos, para seleccionar todos los
campos, y arrastre el grupo a la cuadrícula. Access coloca cada campo en una columna
separada a través de la cuadrícula en el orden en que aparecen en la lista de campos.
SUGERENCIA Hay una ventaja pero también existen desventajas en el uso del método del
asterisco para agregar todos los campos a una consulta. La ventaja es que si los campos se
agregan o eliminan de la tabla o la consulta, esta consulta hará automáticamente los cambios
correspondientes al diseño. La desventaja es que si quiere ordenar o filtrar usando uno de esos
campos, debe agregarlos por separado a la cuadrícula.
Para agregar un grupo de campos a la cuadrícula, selecciónelos y luego arrástrelos como

grupo. El uso estándar de MAYÚS y CTRL para seleccionar nombres de campos adyacentes y no
adyacentes funciona de la misma manera aquí que con los filtros. Cuando arrastra el bloque
de nombres de campo seleccionados a la cuadrícula, Access los dispersa a las columnas vacías,
empezando donde colocó el grupo. Si ya hay campos en la cuadrícula, los que se encuentran a la
derecha de donde colocó el grupo se mueven hacia arriba para hacer espacio.
Para agregar campos a la cuadrícula de uno en uno, dé uno de los pasos siguientes:
• Haga doble clic en el nombre de campo que se colocará en la primera columna vacía.
• Arrastre el campo a una columna vacía o insértelo entre columnas rellenas.
• Seleccione el nombre del campo en la lista desplegable de la fila Campo (véase la figura
8-5). La lista de la columna en blanco contiene todos los campos de todas las tablas del
panel de tablas, además de los nombres de tabla con un punto y un asterisco.
NOTA Los campos agregados a una consulta heredan las propiedades de la tabla o consulta
subyacente. Puede sobreescribir algunas de estas propiedades de campo en el nuevo diseño
de consulta. Puede consultar más sobre este tema más adelante en la sección “Cambio de las
propiedades de un campo”.
Para eliminar un campo de la cuadrícula, haga clic en el selector de columna y oprima SUPR,
o en el grupo Configuración de consultas, haga clic en el comando Eliminar columnas. Si quita
la marca de verificación de la celda Mostrar en una columna que no tiene entradas Orden o
Criterios, el campo se eliminará de la cuadrícula la próxima vez que abra la consulta.
FIGURA 8-5 Elección de campos de la lista

Puede ajustar los anchos de columna y arrastrar una columna a una nueva posición, como
en una hoja de datos. El cambio del ancho de la columna no tiene efecto en la hoja de datos de
resultados de la columna, a menos que reduzca el ancho de la columna a cero, y los ajustes no se
guarden en la consulta.
NOTA Puede pedir a Access que ajuste el ancho de una columna para que ocupe su entrada visible
más larga en la cuadrícula de diseño, que podría ser el nombre del campo o uno de los criterios
de selección. Mueva el puntero a la orilla derecha del selector de columnas y haga doble clic
cuando el puntero tome la forma de una flecha de dos puntas. Si ingresa un valor más largo en la
PARTE II
columna después de esto, será necesario que reajuste el ancho para verlo todo.
En la figura 8-6 se muestra la nueva consulta, aún sin nombre, con los campos requeridos en
el lugar. Se ha cambiado el tamaño de las columnas para acomodarse a sus contenidos y parte
está fuera de la vista.
Cuando quiera agregar un campo con varios valores a una consulta, tiene dos maneras de
desplegarla en el resultado de la consulta:
• Todos los valores ingresados en una celda en la fila de registros de la hoja de datos.
• Cada valor en una fila de registros separada en la hoja de datos.
FIGURA 8-6 Adición de campos al diseño de la consulta

Si quiere que todos los nombres del personal de una orden de trabajo aparezcan en una
celda separada por comas, coloque el nombre de campo Personal en la cuadrícula de diseño
(véase la figura 8-7).
Si quiere cada nombre del personal en una línea separada, elija, en cambio, Personal.Value,
de la lista de campos Órdenes de trabajo.
NOTA No puede ordenar un campo con varios valores cuando ha escogido la versión Value. Si lo
intenta, obtendrá un mensaje de error cuando trate de cambiar a una vista Hoja de datos.
Ejecución y guardado de la consulta

Mientras avanza en el diseño de la consulta, es una buena idea ejecutarla para ver si está
obteniendo la información de la manera en que lo desea. Tiene tres maneras de ejecutar la
consulta:
• En el grupo Resultados, haga clic en el comando Ver y elija vista Hoja de datos en el menú
de acceso directo.
• En el grupo Resultados, haga clic en el comando Ejecutar.
• Haga clic con el botón derecho en la ficha de documento de consulta y elija vista Hoja de
datos en el menú de acceso directo.
No es necesario que guarde el diseño de la consulta antes de ver los resultados. En la figura
8-8 se muestra la consulta sin terminar en la vista Hoja de datos. El ancho de las columnas y la
altura de las filas se han ajustado, para que todos los datos aparezcan en la pantalla.
PARTE II
FIGURA 8-7 Colocación de todos los valores múltiples en una sola celda
Puede consultar los resultados en otros dos arreglos: vista Tabla dinámica y vista Gráfica
dinámica. Éstas proporcionan un acceso directo para analizar los datos producidos por la
consulta. También puede usar los botones en el borde derecho de la barra de tareas para cambiar
de vista.
Cuando trate de cerrar la consulta desde la vista Diseño o una de las vistas de resultados de
la consulta, Access le pedirá que guarde el diseño.
Para guardar el nuevo diseño de consulta antes de agregar los criterios de ordenación y filtro:
1. Haga clic con el botón derecho en la ficha del documento de diseño de la consulta y elija
Guardar, en el menú de acceso directo.
2. Ingrese Hoja de costos de órdenes en el cuadro de diálogo Guardar como, luego elija
Aceptar.
FIGURA 8-8 Observación de los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos
SUGERENCIA Por lo general, puede cancelar una consulta mientras se está ejecutando si oprime
CTRL-ESC, pero es probable que no funcione con consultas muy largas.
Optimización del desempeño de las consultas

Si ha creado una consulta importante pero, al parecer, toma mucho tiempo en ejecutarse,
hay varias maneras de depurarla:
• Asegúrese de que todas las claves externas de las tablas relacionadas están indexadas.
Si un campo no puede indexarse, trate de no ordenarlas.
• Incluya en la cuadrícula de diseño sólo los campos que sean necesarios en los
resultados. Los campos adicionales toman más tiempo en desplegarse.
• Asegúrese de que no está usando tamaños de datos exorbitantemente grandes. Los
campos que son más grandes de lo necesario desperdician espacio en disco y hacen
más lento el proceso.
Ocultamiento y despliegue de campos

Tal vez quiera usar uno o más campos para filtrar y ordenar los resultados de la consulta, pero
no quiera que aparezcan en los resultados. La casilla de verificación de la celda Mostrar, de
la cuadrícula de diseño, determina si se desplegarán los valores de campo. Quite la marca de la
casilla de verificación para ocultar el campo; inclúyala para mostrarlo.
SUGERENCIA Cuando vuelva a abrir el diseño de una consulta en que tiene ocultos algunos de los
campos, podría pensar que se han eliminado. En realidad, Access mueve los campos ocultos a las
columnas del extremo derecho de la cuadrícula de diseño, cuando guarda la consulta, de modo que
PARTE II
podrían estar fuera de la pantalla. Sin embargo, si no hay entradas en Criterios o Mostrar, por
supuesto que el campo se ha eliminado del diseño.
Especificación del orden de los registros

Access le permite ordenar los resultados de una consulta en la vista Hoja de datos al hacer
clic en alguno de los comandos Ordenar sin tener que configurar el orden en el diseño. Esto
le da flexibilidad, pero si quiere especificar que un orden se guarde con la consulta, necesita
configurarlo en el diseño de consulta.
Establecer un criterio de ordenación en el diseño de la consulta es igual a configurarlo en un
filtro avanzado. Debe elegir Ascendente o Descendente del cuadro de lista de la celda Orden,
en la columna que contiene el campo por el que quiera ordenar. Si quiere ordenar a partir de
más de un campo, asegúrese de que tiene los campos organizados en el orden apropiado,
de izquierda a derecha. No es necesario que sean adyacentes.
Se guardará un orden con la consulta, si lo especifica en el diseño. Cualquier formulario o
informe nuevo basado en la consulta heredará el orden. No es necesario que el orden se aplique,
pero es una propiedad heredada del formulario o el informe.
Ordenar a partir de un campo de búsqueda puede arrojar resultados confusos. Por ejemplo,
en la figura 8-9 se muestran los resultados de ordenar los registros de Hoja de costos de órdenes
primero por Supervisor, luego por Fecha de terminación. En la ventana inferior se muestra la
cuadrícula de consulta con ambos campos en orden ascendente.
Las fechas de terminación están en el orden correcto dentro del conjunto de resultados
para un supervisor determinado. Sin embargo, los campos Supervisor no están alfabetizados, de
manera ascendente o descendente. Cuando especifica un orden en la cuadrícula de la consulta,
Access ordena sobre el valor almacenado, que en este caso es el número de Id de empleado, no
el nombre del empleado. Si quiere los registros ordenados por el valor desplegado, ordene en la
vista Hoja de datos, que tiene acceso a los valores de la lista de búsqueda relacionada.
NOTA Ocurre lo mismo cuando trata de filtrar registros basados en un valor de un campo de
búsqueda. Necesita insertar el valor almacenado en la celda Criterios, en la cuadrícula de la
consulta, sólo al filtrar en un campo de búsqueda con Filtro avanzado/Ordenar, como se discutió
en el capítulo anterior.
Al igual que al ordenar, puede aplicar un filtro a los resultados de la consulta, en lugar de
hacerlo parte del diseño de la consulta. Esto tendrá el mismo efecto que agregar el criterio al
diseño, pero el filtro no se guardará con la consulta.
Despliegue de los valores más elevados o inferiores

La limitación de los resultados a los mayores o menores en un campo puede ser práctica para
aislar los trabajos que requieren más mano de obra o para encontrar a los empleados que
FIGURA 8-9 Ordenación de registros en un campo de búsqueda
merecen un aumento. Por ejemplo, puede pedir a Access que sólo despliegue los registros
con los 15 valores mayores o inferiores, en un campo o los registros con el 15% de los valores
mayores o inferiores.
Necesita usar el comando Devuelve, en el grupo Configuración de consultas, para especificar
cuántos registros o qué porcentaje de ellos se incluirá en los resultados. La lista Devuelve incluye
5, 25 y 100 registros, y 5% y 25% de los valores para elegir, además de Todo. También puede
escribir cualquier porcentaje o número de valores que quiere directamente en el cuadro.
PARTE II
Access selecciona los registros a partir de la parte superior de la lista, de modo que antes de
que seleccione el valor Devuelve, debe ordenar (de manera descendente) a partir del campo que
quiera desplegar en los valores más elevados. Si quiere los valores inferiores, ordene de manera
ascendente. Si ha especificado un orden en cualquier otro campo de la consulta, asegúrese de
que el campo está a la derecha del campo de valores superiores para que esté subordinado a la
lista Devuelve.
SUGERENCIA Si especifica el número de valores superiores que quiere ver, también se incluyen
todos los valores que se relacionan con el último valor en la lista, así que puede ver más de lo
esperado. Si no quiere ver los registros duplicados, cambie la propiedad de la consulta Valores
únicos a Sí en la Hoja de Propiedades de la consulta. También puede usar la propiedad de la
consulta Valores superiores para limitar los registros más elevados o los inferiores. Conocerá
más información acerca de las propiedades de la consulta en la sección “Establecimiento de
propiedades de la consulta”, en páginas posteriores de este capítulo.
Adición de criterios de selección

En el capítulo anterior se presentó el concepto de adición de criterios de selección al filtrar
registros con Filtro avanzado/Ordenar. Los criterios de selección en las consultas son expresiones
que definen una condición que debe cumplirse para que el registro se incluya en el subconjunto.
Una expresión es una combinación de símbolos, valores, identificadores y operadores que se
usan para muchos propósitos, muchos de los cuales ya ha visto y otros se analizarán en capítulos
posteriores, incluidos los siguientes:
• Establecer reglas de validación de campos y registros.
• Configurar valores de campo predeterminados.
• Definir criterios de filtro

• Valores de campo calculados por computadora
• Especificar condiciones en los cuales se ejecuta una macro
Los símbolos que se usan en expresiones incluyen comillas, dos puntos, asteriscos y otros
caracteres especiales. Los valores pueden expresarse en valores literales, constantes, resultados de
una función o identificadores. Los identificadores hacen referencia a valor de un campo, controles
de un formulario o informe, o propiedades. Un operador es un símbolo o palabra que indica una
operación que habrá de realizarse en uno o más elementos de la expresión.
Uso de comodines y operadores

Si desea establecer un criterio para un campo de texto y quiere que sólo coincida con parte del
campo, puede usar los mismos comodines que usó en filtros: ? para representar un solo carácter
y * para representar cualquier número de caracteres. Por ejemplo, para encontrar todos los
registros de Datos de cotización para trabajos en la Calle J, ingrese la expresión
Calle J*
en la celda Criterios, de la columna Dirección, y oprima ENTER o TAB. Access examina la expresión
y completa la sintaxis al agregar caracteres especiales:
Como “Calle J*”
NOTA También puede encerrar los valores de texto en expresiones entre comillas con comodines.
Por ejemplo, No Como “AB*”.
Los operadores son la clave para expresiones más flexibles. Access tiene varias clases de
operadores: aritméticos, de comparación, de unión y lógicos. En la tabla 8-1 se muestra una lista
de operadores que puede usar en expresiones de criterio de consulta y se dan ejemplos de cada
uno.
Operador Descripción Ejemplo Limita los registros a

Operadores
aritméticos
+ Suma =Costo+50 Valores igual a más de 50 que el valor en el campo
Costo
– Resta =Costo–50 Valores igual a menos de 50 que el valor en el
campo Costo
* Multiplicación =Costo*2 Valores del doble de la cantidad en el campo
Costo
/ División =Costo/2 Valores de la mitad de la cantidad en el campo
Costo
\ División entera =Costo\2 La porción entera de los valores que resultan de
dividir el valor del campo Costo entre 2
TABLA 8-1 Operadores usados en expresiones

Operador Descripción Ejemplo Limita los registros a

Mod División modular =Costo Mod 2 Lo que sobre de dividir el valor de Costo
entre 2
Operadores de
comparación
= Igual =Libros o =”Libros” El valor de texto Libros
> Mayor que >15/7/2007 o Fechas después del 15 de julio de 2007
>#15/7/2007#
PARTE II
< Menor que <1500 Valores menores a 1500
>= Mayor que o igual a >=15 Valores mayores o iguales a 15
<= Menor que o igual a <=1/1/2008 o Fechas en o después del 1 de Enero del 2008
<=#1/1/2008#
<> No es igual a < >Pue Cualquier valor que no sea Pue
Entre…Y Entre dos valores, incluido Entre 100 Y 500 Números del 100 al 500, incluido éste
el último
Incluido Incluido en un conjunto Incluido(“Alemania”, Ya sea Alemania o Francia
de valores “Francia”)
Es Nulo El campo está vacío Es Nulo Registros sin valor en el campo
No es Nulo El campo no está vacío No es Nulo Registros con un valor en el campo
“” El campo contiene una =”” Registros con cadena de longitud cero en el
cadena de longitud cero campo
Como Con comodines, relaciona Como C* Cualquier valor de texto que empiece con C
un patrón
Operadores lógicos
Y Ambas condiciones son >=10 Y <=100 Valores entre 10 y 100, incluido éste último
verdaderas
O Cualquier condición es Libros o Videos Libros o Videos
verdadera
No No es verdadera No Como AB* Todos los valores con excepción de los que
empiezan con AB
TABLA 8-1 Operadores usados en expresiones (conclusión)
Cuando filtra un campo de fecha, puede usar una de las funciones de fecha en la expresión
del criterio. En la tabla 8-2 se muestran ejemplos de funciones con fechas incluidas en
expresiones usadas como criterio para limitar los registros en la tabla Órdenes de compra por
valores, en el campo Fecha de terminación.
Función Ejemplo Resultado

Fecha( ) <Fecha( )+45 Despliega las órdenes con Fecha de terminación
menor a 45 días a partir de hoy.
AgregFecha( ) >AgregFecha(“m”,6,Fecha( )) Despliega las órdenes de trabajo con Fecha de
terminación de más de seis meses a partir de hoy.
La m aísla el valor del mes.
Año( ) Año([Fecha de terminación])=2007 Despliega las órdenes de trabajo con fecha de
terminación en 2007.
ParcFecha( ) ParcFecha(“q”,[Fecha de terminación]=2 Despliega las órdenes de trabajo cuya fecha de
terminación sea en el segundo trimestre. La q aísla
el trimestre.
Mes( ) Año([Fecha de terminación])=Año(Ahora)Y Despliega las órdenes con Fechas de terminación
Mes([Fecha de terminación])=Mes(Ahora) en el mes y año actual.
TABLA 8-2 Uso de las funciones de fecha en expresiones
NOTA Si el nombre del campo contiene un espacio, dos puntos (:) o cualquier carácter especial de
Access, el nombre debe encerrarse entre corchetes ([]) cuando se usa en una expresión.
Uso de un solo criterio

Puede agregar un solo criterio de selección a la celda Criterios, en la cuadrícula de consulta,
exactamente igual que con el filtro avanzado. Por ejemplo, si quiere ver información de la Hoja
de costos de órdenes sólo para los trabajos supervisados por Gutiérrez.
1. Abra la consulta Hoja de costos de órdenes, en la vista Diseño e ingrese 12 (el número
de Id de empleado de Gutiérrez) en la celda Criterios, de la columna Supervisor. Luego,
oprima ENTER. Access agrega comillas alrededor del 12 porque el campo es un tipo de
datos de texto.
2. Cambie a la vista Hoja de datos para desplegar los cinco registros de los trabajos de
Gutiérrez.
3. Ahora querrá ver los registros de todos los trabajos que empezaron antes de 1 de julio
de 2007, sin importar el supervisor. Regrese a la vista Diseño y elimine el criterio de
Supervisor al seleccionar la expresión y oprimir SUPR.
4. Ingrese <1/7/2007 en la celda Criterios, de Fecha de inicio, y oprima ENTER. Access agrega
los delimitadores de fecha #.
PARTE II
5. Ejecute la consulta para ver los registros de trabajos iniciados antes de 1 de julio de 2007.
Cuando salga de la celda Criterios después de insertar la expresión, Access automáticamente
analizará la expresión e insertará caracteres para completar la sintaxis:
• Corchetes ([ ]) alrededor de los nombres de los campos.
• Signos de número (#) alrededor de las fechas.
• Comillas (“”) alrededor del texto.
• Signos de igual (=) antes de una expresión calculada de un campo.
Uso de varios criterios

Para aplicar más de un criterio de selección, combínelos con los operadores Y u O, empleando la
misma lógica que con los filtros:
• Use Y para exigir que ambos criterios se cumplan para incluir el registro en el resultado de
la consulta.
• Use O para extraer registros que satisfagan cualquier expresión.
NOTA Si quiere seleccionar registros con base en valores de campo, el campo debe estar en la
cuadrícula de diseño, aunque no lo muestre en los resultados.
El lugar en que ingresará las expresiones en la cuadrícula de diseño dependerá de la manera

en que quiere que se apliquen:
• En un solo campo que usa O, ingrese una expresión en la fila Criterios y la segunda
expresión en la fila O.
• En un campo que emplee Y, ingrese ambas expresiones en la fila Criterios, combinadas

con el operador Y. Esta combinación rara vez se usa, porque generalmente un campo
no puede tener dos valores diferentes a la vez, pero puede usarse para encontrar una
combinación de conjuntos de texto en un campo Memo.
SUGERENCIA Si la expresión es más ancha que el área de entrada, oprima MAYÚS+F2 con el punto
de inserción en la celda donde está ingresando la expresión. Esto abre el cuadro Zoom donde
puede ingresar y editar la expresión. Aunque el texto se divide en varias líneas en el cuadro
Zoom, la expresión tendrá una sola línea.
• En dos campos que usan O, ingrese una expresión en la fila Criterios de una columna y la
otra expresión en la fila O de la otra columna. No importa cuál sea.
PARTE II
• En dos campos que usan Y, ingrese ambas expresiones en la fila Criterios.
• En tres campos que usan Y u O, ingrese un par de expresiones Y en la fila Criterios y el

otro par en la fila O.
Los resultados de esta consulta se ordenan por Supervisor (en realidad por Id de empleado),
y muestran todas las órdenes de trabajo de Gutiérrez (12) que empezaron antes del 1 de julio de
2007, y otras órdenes de trabajo en la Calle J que empezaron antes del 1 de julio de 2007.
SUGERENCIA Cuando trabaje con expresiones, puede usar los botones Cortar, Copiar y Pegar como
método abreviado para insertar criterios.
Obtención de ayuda del Generador de expresiones

Cuando necesite ingresar una expresión complicada en un diseño de consulta como criterio de
selección para construir un campo calculado, puede llamar al Generador de expresiones en busca
de ayuda. Para abrir el Generador de expresiones, haga clic en la celda donde quiera ingresar
una expresión y luego, en el grupo Configuración de consultas, de la ficha Diseño, haga clic en el
comando Generador.
También puede hacer clic con el botón derecho en la celda donde irá la expresión y elegir
Generar, del menú de acceso directo. Si la celda ya contiene una expresión, se copia en el
Generador de expresiones. Por ejemplo, aquí el Generador de expresiones muestra la expresión
con un criterio de fecha dejado de una consulta anterior:
PARTE II
En el panel superior del Generador de expresiones es donde usted ingresa la expresión.
Observe que el documento Hoja de costos de órdenes está seleccionado en el panel izquierdo
en el panel inferior y que se despliega una lista de campos en el panel central. El panel inferior
consta de elementos de expresión divididos en tres niveles. El panel del extremo izquierdo
contiene todos los grupos de elementos que pueden incluirse en una expresión. Cuando
abre una carpeta de este panel, el contenido del elemento seleccionado aparece en la lista del
panel intermedio. La selección de un elemento en el panel central abre una lista de elementos
individuales en el panel de la derecha. Puede agregar una de esas expresiones al hacer doble clic
en el nombre o seleccionarlo y hacer clic en Pegar.
Por ejemplo, suponga que quiere usar la función Mes( ) para definir un criterio de selección
en el campo Fecha de inicio, en la consulta Hoja de costos de órdenes, para que sólo despliegue
los registros de los trabajos iniciados en junio. Para realizar esto, haga lo siguiente:
1. En la vista Diseño de la consulta, haga clic con el botón derecho en la celda Criterios de
la columna Fecha de inicio y elija Generar, del menú de acceso directo. Elimine cualquier
expresión que ya se encuentre en el panel superior.
2. Haga doble clic en la carpeta Funciones, para abrir las dos carpetas secundarias:
Funciones incorporadas y Reparaciones Caseras Técnicas, el nombre de la base de datos
actual.
3. Abra la carpeta Funciones incorporadas. Aparece una lista de categorías de función en el
panel central.
4. Elija Fecha/Hora. El panel de la derecha muestra una lista de todas las funciones
integradas relacionadas con la fecha y la hora.
5. Desplace la lista hacia abajo y seleccione Mes, luego elija Pegar, la función Mes( ) se copia
en el panel superior, con la sintaxis correcta.
6. La función Mes( ) requiere un argumento (un número) para indicar a Access qué
mes quiere especificar en la expresión. Haga clic en para resaltar <<número>> en los
paréntesis e ingrese 6 (de junio).
7. Haga clic en Aceptar. Ahora se muestra Mes(6) en la celda Criterios de la columna Fecha
de inicio
Manejo de campos vacíos

Los campos que contienen valores nulos y cadenas de longitud cero pueden afectar el resultado
de la consulta. Considere estos aspectos cuando trabaje con posibles campos vacíos:
• Si el campo se ha dejado vacío por datos incompletos, es fácil desplegar esos registros en
la hoja de datos donde puede añadir los datos faltantes. Use Es Nulo como el criterio para
encontrar valores nulos y “” para encontrar cadenas de longitud cero.
• Los resultados de la consulta que incluyen datos de tablas relacionadas sólo despliegan
los registros en que ninguno de los campos relacionados tienen valores nulos.
• Cuando usa un campo en un cálculo agregado, como suma o cuenta, Access no incluye
los registros con valores nulos en ese campo. Si quiere incluir registros con un valor nulo
cuando cuenta el número de registros, use Cuenta con el comodín asterisco (*).
• Si uno de los campos de una expresión que usa un operador aritmético (+, –, *, /, \, ^)
tiene un valor nulo, la expresión completa dará como resultado un valor nulo.
• Puede convertir los valores nulos en cadenas de longitud cero con la función Nz( ). Si
quiere desplegar registros con valores de cadena de longitud cero, pero no valores nulos,
use Como “*” como criterio de selección.
Establecimiento de propiedades de consulta

Como todos los demás objetos de base de datos, una consulta tiene un conjunto de propiedades
que controlan su aspecto y comportamiento. Para abrir la Hoja de propiedades de la consulta,
coloque el punto de inserción en el panel de tablas y emprenda una de las siguientes opciones:
• En el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Hoja de
propiedades.
• Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la ventana de diseño, fuera de la
lista de campos, y luego elija Propiedades del menú de acceso directo.
PARTE II
• Haga clic en el panel de la tabla y oprima ALT+ENTER.
Para ver una descripción de una propiedad, coloque el punto de inserción en el cuadro de la
propiedad y lea la descripción en la barra de estado. También puede oprimir F1 para abrir el tema de
ayuda correspondiente.
Modificación de una consulta

Para abrir una consulta con el fin de modificar el diseño, haga clic con el botón derecho en el nombre
de la consulta, en el Panel de exploración, y elija la vista Diseño del menú de acceso directo. Si quiere
ver primero los resultados de la consulta, elija vista Hoja de datos y luego vaya a la vista Diseño.
El documento Diseño de la consulta se usa para hacer cambios a la consulta, igual que si
fuera a crearla. Puede agregar o eliminar un campo, reorganizar las columnas, mostrar u ocultar
cualquiera de los campos, cambiar el orden de los registros resultantes y agregar uno o más
criterios de orden.
Inserción de un campo y cambio del orden de los campos

Si quiere agregar otro campo a la cuadrícula, arrastre el nombre del campo a la fila Campo, de la
columna donde quiera el campo. El campo se inserta y las otras columnas se mueven para hacer
espacio.
SUGERENCIA Si hace doble clic en el nombre del campo. Access lo coloca al final de la línea en la
primera columna vacía.
El desplazamiento de un campo en la cuadrícula de diseño funciona de la misma manera

que en una hoja de datos. Seleccione el campo al hacer clic en el selector de columnas (el
puntero toma la forma de una flecha hacia abajo). Suelte el botón del ratón y haga clic de nuevo
cuando tome la forma de una flecha hacia arriba y a la izquierda. Ahora arrastre la columna a
una nueva posición.
Cuando vea la línea vertical oscura donde quiere que aparezca el margen izquierdo de la
columna, suelte el botón del ratón. La columna se mueve y la otra columna se también lo hace
de manera concordante.
Cambio de las propiedades de un campo

Los campos que aparecen en los resultados de la consulta heredan las propiedades del diseño de
tabla. Sin embargo, tal vez quiera que el campo tenga un aspecto diferente, o mostrar un nombre
diferente en los resultados de la consulta, sobre todo si va a usar los resultados como base para
un formulario o informe personalizado. No puede cambiar todas las propiedades de un campo,
sólo las que aparecen en la hoja de propiedad del campo en la consulta.
SUGERENCIA Cuando hace cambios a las propiedades del campo en el diseño de la tabla, cualquier
consulta nueva o existente suele heredar esos cambios. La excepción a esta regla es que si ya ha
cambiado las propiedades del campo en el diseño de la consulta, cualquier cambio en el diseño de
la tabla no se toma para sobrescribir la personalización de la consulta.
Tal vez quiera que un campo muestre un nombre más descriptivo. Por ejemplo, Access
asigna nombres predeterminados a los campos calculados, como Expr1 o CuentaDeDirecciones,
que no son muy informativos. Cuando cambia el nombre en el diseño de la consulta, el nuevo
nombre aparece en la hoja de datos y en cualquier formulario o informe nuevo basados en la
consulta. El nuevo nombre no afecta la tabla ni cualquier formulario o informe existente.
Para cambiar el nombre de un campo en el diseño de la consulta:
1. Coloque el punto de inserción a la izquierda de la primera letra del nombre, en la cuadrícula.
2. Escriba el nuevo nombre seguido por dos puntos (:). Si está reemplazando Expr1 u otro
nombre asignado por Access, reemplace sólo el nombre, no la expresión que sigue a los
dos puntos.
3. Oprima ENTER.
SUGERENCIA Si quiere conservar el nombre en la cuadrícula pero mostrar un nombre diferente en

la hoja de datos, cambie la propiedad Título, del campo en la Hoja de propiedades.
Para cambiar otras propiedades de campo, haga clic en el campo en la cuadrícula y en el
grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el comando Hoja de propiedades, u oprima ALT+ENTER.
También puede hacer clic con el botón derecho en el nombre del campo y elegir Propiedades,
en el menú de acceso directo. Las entradas en las hojas de propiedades del campo están en
blanco; no contienen los parámetros definidos en el diseño de tabla. Cada entrada que haga en
la ventana Diseño de la consulta sobrescribirá las propiedades preestablecidas.
Cuando termine con la Hoja de propiedades, haga clic con el botón Cerrar. El cambio de las
propiedades de campo en un diseño de consulta no tiene efecto en el diseño de la tabla.
La Hoja de propiedades del campo tiene dos fichas: General y Búsqueda. La ficha General
PARTE II
muestra varias propiedades que puede cambiar en el diseño de la consulta, de la manera siguiente:
• La descripción es el texto que se despliega en la barra de estado, cuando hace clic en el
campo, en la vista Hoja de datos. Cualquier texto ingresado aquí reemplaza la descripción
ingresada en la definición de la tabla. Puede ingresar hasta 255 caracteres.
• El formato muestra una lista de todos los formatos disponibles para el campo. Un campo
Texto no tiene lista sino que puede ingresar un formato personalizado.
• La propiedad máscara de entrada crea un esqueleto de entrada de datos. Puede escribir la

máscara en el cuadro o hacer clic en Generar para iniciar el Asistente para máscaras de
entrada.
• La propiedad título especifica el encabezado de columna para una hoja de datos, un
formulario o un informe, en lugar del nombre del campo.
• La propiedad etiquetas inteligentes especifica cuáles etiquetas inteligentes se adjuntan al
campo.
• La propiedad formato de texto ofrece una opción entre Texto simple y Texto enriquecido.
• Si el campo es un tipo de campo Número, la propiedad lugares decimales aparece en la
hoja de propiedades y especifica el número de dígitos a la derecha del punto decimal.
SUGERENCIA Si quiere cambiar las propiedades de varios campos, o hasta una propiedad de
consulta, mantenga abierta la hoja de propiedades, y las opciones cambiarán cuando haga clic en
otro objeto en el diseño de la consulta.
Si el campo es de búsqueda, la ficha Búsqueda tiene una opción que puede cambiar el
control de despliegue por un cuadro de texto, de lista o combinado. Las otras propiedades de la
ficha Búsqueda son las mismas que las del diseño de tabla.
SUGERENCIA Los campos calculados no heredan ninguna propiedad de la tabla porque no existen
en la tabla. Las propiedades deben de configurarse en el diseño de consulta. Por ejemplo, si el
campo calculado contiene datos de moneda, cambie la propiedad Formato a Moneda.
Realización de cálculos en una consulta

Puede realizar muchos tipos de cálculos en una consulta, misma que se vuelve a calcular cada
vez que se ejecuta, para que los datos siempre estén actualizados. Los resultados de los cálculos
no están almacenados en la tabla. En una consulta, hay dos tipos de cálculos: cálculos agregados
y campos calculados.
Los cálculos agregados son operaciones predefinidas que están realizadas en grupos de
registros y proporcionan totales, conteos, promedios y otra información relacionada con los
valores de campo en todos los registros o en grupos de registros. Considere a estos cálculos
agregados como cálculos verticales. Por ejemplo, puede agregar todos los trabajos en la calle J o
calcular el costo de mano de obra promedio para todos los trabajos.
Los campos calculados crean realmente nuevos campos en un registro al combinar los valores
de otros campos del registro, produciendo un cálculo horizontal. Puede crear nuevos campos
numéricos, de fecha o texto para cada registro usando cálculos personalizados. Por ejemplo, use
la expresión:
[Fecha de terminación]-[Fecha de inicio]
para crear un nuevo campo llamado Tiempo de trabajo. Después de crear un campo calculado,
puede usar el cálculo agregado para analizar aún más los datos. Por ejemplo, después de
encontrar el Tiempo de trabajo para cada trabajo, puede calcular el tiempo promedio de todos
los trabajos, o aun agregar un criterio de selección para limitar los registros a trabajos en un área
específica o supervisada por un empleado específico.
Adición de un campo calculado

Para agregar un campo calculado que despliegue los resultados de un cálculo con base en
otros campos de la cuadrícula, haga clic en la fila Campo de una columna vacía e ingrese una
expresión. Los nombres de campo en la expresión deben incluirse entre corchetes, de modo que
Access los reconozca como campos.
Por ejemplo, agregue un campo calculado a una consulta de la tabla Órdenes de trabajo de
Reparaciones Caseras Técnicas que muestra el costo total de cada trabajo actual:
1. En la vista Diseño de la consulta, arrastre a la cuadrícula los campos que desee ver en el
resultado, incluidos Costo de materiales y Costo de mano de obra.
2. Haga clic en la celda Campo de la primera columna vacía e ingrese la expresión [Costo
de materiales]+[Costo de mano de obra]; luego oprima ENTER. Access agrega un
nombre de campo predeterminado al nuevo campo, llamado Expr1. Puede Cambiar
el nombre del campo predeterminado por uno más descriptivo.
3. Mueva el punto de inserción a la izquierda, en la celda Campo, y reemplace Expr1 con
Costo total, conservando los dos puntos.
4. Haga clic en vista Hoja de datos. En la figura 8-10 se muestran los resultados del nuevo
campo calculado.
Si quiere ver el costo total de cada trabajo, incluido 15% de gastos adicionales, agregue otro
campo calculado usando la expresión: [Costo total]*1.15.
SUGERENCIA Si escribe de manera incorrecta un nombre de campo en una expresión cuando se
PARTE II
ejecuta la consulta, Access supone que es un parámetro necesario para la consulta y le pide que
ingrese el valor. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo Introduzca el valor del
parámetro y regrese a la cuadrícula para corregir el nombre del campo. Consulte el capítulo 8
para conocer más información acerca de los parámetros de la consulta.
No está limitado a campos Número y Moneda en los campos calculados. Los campos de
Texto se combinan fácilmente con el operador de unión (&). Por ejemplo, para crear un nuevo
campo que muestre los nombres completos de los empleados en un campo, use la siguiente
expresión:
Nombre completo: [Nombre]&” “&[Apellido]
Las comillas entre los nombres de campo agregan un espacio entre el nombre y el apellido.
FIGURA 8-10 Despliegue del nuevo campo Costo total

Si quiere incluir los nombres completos de los empleados y agregar algún texto al
despliegue, puede usar una expresión como la siguiente:
El resultado de este campo calculado tiene este aspecto:

NOTA Si dos tablas en la consulta tuvieran un campo con el mismo nombre, debe usar el nombre de
la tabla, además del nombre del campo en la expresión, separados por un signo de exclamación (!)
(por ejemplo, [Cliente]![Apellido] o [Empleados]![Apellido].
Una vez que haya agregado el campo calculado a la cuadrícula del diseño, puede cambiar
sus propiedades como cualquier otro campo en la consulta. También puede resumir a partir de
un campo calculado, además de un campo de tabla básico, como se describe en la siguiente
sección. Al usar funciones más complejas en expresiones, puede crear una gran variedad de
campos calculados al usar muchos tipos de datos.
PARTE II
NOTA No puede editar un campo calculado en una vista Hoja de datos de una consulta. Si quiere
un valor diferente, cambie uno de los campos en la expresión.
Elaboración de resúmenes con el asistente

Como ya se mencionó en este capítulo, si la consulta que está creando con el Asistente para
consultas sencillas incluye cualquier campo de Número, Moneda o Fecha/Hora, tiene la
oportunidad de crear campos resumidos.
El segundo cuadro de diálogo del asistente ofrece dos opciones: Detalle, en que se muestran
todos los registros, y Resumen. Si elije Resumen y hace clic en el botón Opciones de resumen,
aparece el cuadro de diálogo Opciones de resumen, donde puede especificar los tipos de
resumen que quiera.
Los dos campos de moneda (Costo de materiales y Costo de mano de obra) se presentan
con casillas de verificación, donde puede elegir el tipo de resumen para cada campo. Además,
tiene la opción de contar el número de registros en cada grupo. Después de elegir sus opciones
en este cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar y regrese al asistente. Si existen campos Fecha/
Hora en la consulta, tiene la oportunidad de agrupar esos valores también, por mes, trimestre,
año, etcétera.
He aquí los resultados de elegir que se calcule el total y el porcentaje de ambos campos de
costos, además de contar el número de órdenes de trabajo por cada supervisor. Cuando agrega
resúmenes a un diseño de consulta, puede ser mucho más creativo
Creación de resúmenes con funciones agregadas

Si quiere saber el costo de los materiales de todos los trabajos actuales o el promedio de
facturación para todos los empleados, puede agregar un cálculo de resumen. Los resúmenes
funcionan con valores en un campo de varios registros Puede resumir todos los registros del
resultado o un grupo de registros con base en un valor de campo específico (como Supervisor) y
calcular el valor de resumen para cada grupo por separado.
Creación de un resumen de todos los registros

Para resumir valores de campo en una consulta, inicie con una consulta de selección, agregue
el campo que quiera resumir, luego especifique la manera en que quiera que se resuman los
campos. Por ejemplo, para encontrar el total y el promedio del costo de los materiales para las
órdenes de trabajo actuales, haga lo siguiente:
1. Inicie una nueva consulta de selección de la tabla Órdenes de trabajo y arrastre el campo
Costo de materiales a la cuadrícula.
2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en el comando Totales (el
símbolo de sigma) para agregar la fila Total a la cuadrícula. También puede hacer clic con
el botón derecho en la cuadrícula y elegir Totales, del menú de acceso directo. Aparece
una nueva fila Total en la cuadrícula de diseño.
3. Haga clic en la celda Total, en la columna Costo de materiales, y elija Suma de la lista
desplegable de opciones.
4. Para resumir en el mismo campo de dos maneras, arrastre otra copia del campo Costo de
materiales a la siguiente columna vacía y elija Promedio, de la lista desplegable Total.
PARTE II
5. Cambie a la vista Hoja de datos para ver los resultados.
En este ejemplo se resumen todos los registros de la tabla. También puede basar un
resumen en un subconjunto de registros usando la opción Agrupar por, en la celda Total, para los
campos que crean el grupo. Por ejemplo, puede contar el número de trabajos asignados a cada
supervisor.
Puede elegir entre 12 opciones de la lista desplegable Total, siete de los cuales realizan
cálculos matemáticos, dos regresan registros específicos y los otros tres indican otros usos para
los campos. Puede usar todas las opciones matemáticas y de selección con campos Número,
Fecha/Hora, Moneda y Autonumérico.
Si el campo es de tipo de datos Texto, puede usar sólo las opciones Mín, Máx, Cuenta,
Primero y Último.
NOTA Si hace una selección matemática para un campo de Texto, verá un mensaje de “No
coinciden los tipos de datos en la expresión de criterios” cuando trate de cambiar a la vista Hoja
de datos.
Las otras tres opciones son:

• Agrupar por Define los grupos a los que quiere que los cálculos apliquen (por ejemplo,
mostrar el promedio del costo de materiales para las órdenes de trabajo agrupadas por
supervisor).
• Expresión Crea un campo calculado con una función agregada en la expresión.
• Dónde Especifica la selección de criterio en un campo no utilizado en el grupo. Con
esta opción, la casilla de verificación Mostrar esta limpia, como opción predeterminada.
NOTA Por lo general, los resúmenes no incluyen espacios vacíos, excepto en el caso de Cuenta. Si
quiere incluir registros con valores nulos, use Cuenta con el comodín asterisco(*): Cuenta*.
Creación de un resumen por grupo
Cuando agrega campos a la cuadrícula con la fila Total visible, la entrada predeterminada es
Agrupar por. Para agrupar registros con el mismo valor en el campo, deje la opción Agrupar por,
en la celda Total. Por ejemplo, para contar el número de órdenes de trabajo y calcular los costos
promedio de Órdenes de trabajo bajo control de cada supervisor:
1. Inicie una nueva consulta de selección con la tabla Órdenes de trabajo y arrastre los
campos Supervisor, Número de orden y Costo de mano de obra a la cuadrícula. En el
grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Diseño, haga clic en Totales.
PARTE II
2. En el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Totales. Se
agrega la fila Total al diseño de la consulta.
3. Ingrese la expresión Promedio([Costo de mano de obra]+[Costo de materiales]) en el
siguiente campo vacío y oprima ENTER.
4. La celda Total aún contiene la opción Agrupar por. Cambie esto por Expresión y oprima
ENTER.
5. Cambie el nombre predeterminado Expr1 por Promedio total.

6. Elija Cuenta, en la fila Total, para Número de orden, y Promedio, para Costo de mano de
obra.
7. Haga clic en Ejecutar.

El resultado de la consulta muestra los nuevos valores calculados en la hoja de datos.
También puede ordenar los grupos por los valores calculados en los resúmenes. Por ejemplo,
podría reordenar los registros anteriores en orden descendente de costo total promedio de las
órdenes de trabajo asignadas a cada supervisor.
Adición de criterios
Tiene tres maneras distintas de agregar criterios de selección para resumir consultas y limitar el
resultado:
• Para limitar los registros antes de incluirlos en el grupo y antes de que se realicen los
cálculos del grupo, agregue el campo cuyos registros quiera limitar, y luego ingrese los
criterios. Por ejemplo, podría incluir en el grupo Supervisor sólo las órdenes de trabajo
cuyos costos de mano de obra exceden los $5 000. Si está calculando totales en la misma
consulta, cambie la celda Total en esa columna a Dónde.
• Para limitar el agrupamiento después de que los registros se incluyen en el grupo pero
antes de que se realicen los cálculos de grupo, ingrese el criterio en el campo Agrupar por.
Por ejemplo, podría incluir un resumen para supervisores específicos.
• Para limitar los resultados de los resúmenes de grupo, ingrese los criterios en el campo
que contiene el cálculo. Por ejemplo, podría desplegar resultados sólo para los grupos de
supervisores cuyo costo total promedio exceda $10 000.
Adición de expresiones personalizadas

Para crear sus propias expresiones personalizadas en una consulta de resumen, puede usar
cualquiera de las funciones integradas de Access en la cuadrícula de consulta. Las funciones más
útiles para resumir datos en una consulta vienen en tres grupos básicos:
• Funciones de agregado, que calculan, como ya vio, valores estadísticos de datos de campo
(por ejemplo, Promedio, Suma, Cuenta, etc.).
• Funciones de agregado de dominio, que calculan los mismos valores estadísticos, pero usan
todos los valores de la tabla o consulta. Las funciones agregadas de dominio sobrescriben
cualquier restricción de grupo. Por ejemplo, DProm, DSuma, DCont, etcétera.
• Funciones de formato, que extraen y despliegan partes de los datos y combinan o forman
los resultados de muchas maneras. Por ejemplo, Formato, Izq, Medio y Der.
SUGERENCIA Si usa una función agregada o agregada de dominio que calcula la desviación
estándar o la varianza con un grupo que contiene sólo dos registros, el resultado es un valor nulo.
PARTE II
Siempre puede obtener ayuda del Generador de expresiones para generar una expresión
personalizada.
Creación de resúmenes en la vista Hoja de datos

La capacidad de agregar, en la vista Hoja de datos, una fila Total a los resultados de la consulta,
que resuma los valores de una columna, es nueva en Access 2007. Por ejemplo, puede resumir
los datos en la consulta construida en la sección anterior:
1. Abra la consulta en la vista Hoja de datos.
2. En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en el comando Totales. Una fila Total se
agrega a la parte inferior de la hoja de datos.
3. Haga clic en la fila Total, debajo de CuentaDeNúmero de orden, y elija Cuenta, en la lista
desplegable.
4. Vaya a la fila Total, debajo de PromedioDeCosto de mano de obra, y elija Máximo, en la
lista desplegable.
5. Pase a la fila Total, debajo de Promedio total, y elija Mínimo, en la lista desplegable.
NOTA Tiene diferentes opciones dependiendo del tipo de datos de campo.

Para limpiar la fila Total, de una sola columna, haga clic en la flecha hacia abajo en su fila
Total y seleccione Ninguno de la lista desplegable. Para ocultar una fila completa, en el grupo
Registros, de la ficha Inicio, haga clic en Totales, en el menú de acceso directo.
Creación de consultas especiales con el Asistente para consultas

Como vio en el cuadro de diálogo Nueva consulta, hay más Asistentes para consultas que el
Asistente para consultas sencillas. La lista incluye asistentes que crean consultas de tabla de
referencia cruzada, consultas que encuentran registros duplicados y consultas que encuentran
registros no coincidentes en tablas relacionadas.
Creación de una consulta de búsqueda de duplicados

Una consulta de búsqueda de duplicados localiza y despliega registros en que el campo
especificado tiene los mismos valores. Para desplegar todas las cotizaciones que se hicieron para
trabajos en una dirección determinada:
1. En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic en el comando Asistente para consultas.
2. Seleccione Asistente para búsqueda de duplicados en el cuadro de diálogo Nueva
consulta y haga clic en Aceptar.
3. Elija Tabla: Datos de cotización y haga clic en Siguiente.
4. En el cuadro de diálogo siguiente (véase la figura 8-11), haga doble clic en Dirección,
en la lista Campos disponibles, para agregarla a la lista Campos con valores duplicados,
luego haga clic en Siguiente.
5. Seleccione todos los campos que quiera desplegar, además del campo en que podrían
ocurrir los duplicados (por ejemplo, Número de cotización, Fecha de cotización,
Descripción y Principal). Haga clic en Siguiente.
FIGURA 8-11 Adición de un valor a la lista Campos con valor duplicado

6. En el último cuadro de diálogo, ingrese Direcciones duplicadas como nombre de la
consulta y haga clic en Finalizar.
El resultado de la consulta muestra sólo los registros que tienen campos de dirección
duplicados. Por ejemplo, dos registros de Datos de cotización aplican a la calle H 1510 y tres
registros son para la calle J 2111.
Si quiere ordenar los resultados o modificar la consulta de alguna otra manera, elija que se
modifique el diseño en el último cuadro de diálogo del asistente en lugar de ver los resultados.
Creación de una consulta de búsqueda de elementos no coincidentes
PARTE II
Con el Asistente búsqueda de no coincidentes, puede localizar y desplegar los registros de
una tabla que no tiene coincidencia en una tabla relacionada. Por ejemplo, puede encontrar
clientes que no tienen órdenes de trabajo en el momento, para que pueda enviarles una carta
recordándoles el ofrecimiento de sus servicios.
Para crear una consulta de búsqueda de elementos no coincidentes:
1. Inicie una nueva consulta con el Asistente búsqueda de no coincidentes.
2. En el primer cuadro de diálogo, elija Clientes como tabla cuyos registros querrá desplegar,
y haga clic en Siguiente.
3. En el siguiente cuadro de diálogo, elija Órdenes de trabajo como el conjunto de registros
que quiera que coincidan con la tabla Clientes. Si hay clientes sin órdenes de trabajo
correspondientes, el registro del cliente se incluye en el resultado. Haga clic en Siguiente.
4. En el siguiente cuadro de diálogo, especifique el campo de unión al elegir el campo de
cada lista y haga clic en el botón <=>. Si los campos tienen el mismo nombre, Access
predetermina la relación (véase la figura 8-12). Haga clic en Siguiente.
5. Seleccione los campos que quiera ver en el resultado, como Nombre, Dirección y Número
telefónico.
6. Acepte el nombre de la consulta como Clientes no coincidente con Órdenes de trabajo
actuales y haga clic en Finalizar.
FIGURA 8-12 Elección de campos con valores no coincidentes

Si cambia al diseño de consulta, verá que el asistente ha creado una combinación interna
izquierda para las dos tablas, lo que devuelve los registros de la tabla primaria (el lado uno) sólo
si no se encuentran registros relacionados en la tabla secundaria (el lado varios).
Creación de una consulta de tabla de referencia cruzada

Una consulta de tabla de referencia cruzada es un tipo especial de consulta de resumen que
relaciona valores de resumen entre dos o más conjuntos de valores de campos, como ventas de
tipos de productos con ciertas regiones de ventas o categorías de costos de órdenes de trabajo
con el supervisor activo. Un conjunto de hechos aparece en una lista vertical como encabezado
de fila a la izquierda de la tabla de referencia cruzada; los otros aparecen en lista como
encabezados de columnas en la parte superior. Los valores de resumen (sean sumas, promedios
o cuentas) están contenidos en el cuerpo de la tabla de referencia cruzada.
Para crear una tabla de referencia cruzada, necesita por lo menos tres campos de salida:
encabezados de fila, encabezados de columna y valores. Puede crear una consulta de tabla de
referencia cruzada desde cero o con la ayuda del Asistente para consultas de referencia cruzada.
El resultado de ejecutar una consulta de tabla de referencia cruzada es una instantánea, y
ninguno de los datos en los resultados se puede editar.
Como ejemplo de la creación de una consulta de tabla de referencia cruzada, use la tabla
llamada Tabla de referencia cruzada de órdenes, que incluye todos los costos en un campo y un
campo que indica la categoría del costo: mano de obra o materiales. Para usar el Asistente para
consultas de referencia con el fin de crear una consulta de referencia cruzada para correlacionar
la categoría de costo con el supervisor del trabajo, siga estos pasos:
1. En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic en el comando Asistente para consultas y
elija Asistente para consultas de tabla Referencia cruzada del cuadro de diálogo Nueva
consulta. Luego haga clic en Aceptar.
2. En el primer cuadro de diálogo (véase la figura 8-13), elija Tabla de referencia cruzada
de órdenes como base para la consulta y haga clic en Siguiente. (La tabla usada para
referencia cruzada es una tabla normal y no resulta obligatorio que el nombre de la tabla
incluya las palabras “Referencia cruzada”.)
PARTE II
FIGURA 8-13 Trabajo en el primer cuadro de diálogo del Asistente para consultas de referencia cruzada
3. En el siguiente cuadro de diálogo (véase la figura 8-14), haga doble clic en Supervisor
como campo que se usará como encabezado de fila. Supervisor se moverá a la lista
Campos seleccionados. Haga clic en Siguiente.
4. En el siguiente cuadro de diálogo, elija Categoría de costos como encabezado de columna
FIGURA 8-14 Elección del encabezado de fila

FIGURA 8-15 Elección de los valores para la tabla de referencia cruzada
5. En el siguiente cuadro de diálogo, seleccione Costo, en la lista Campos, como campo

de valor, y Suma, en la lista Funciones. Quite la marca de la casilla de verificación Sí,
incluir sumas de filas, si no quiere ver una columna Total de costos (véase la figura 8-15).
El panel de ejemplo muestra cómo se organizarán los campos en la tabla de referencia
cruzada. Haga clic en Atrás, para regresar a un cuadro de diálogo anterior para hacer
cambios, o haga clic en Siguiente para terminar la consulta.
6. Ingrese el nombre de la consulta, Costos de orden por categoría y supervisor, en el
cuadro de diálogo final y haga clic en Finalizar.
Puede hacer cambios al diseño de la consulta después de que el asistente la termine. Por
ejemplo, pueden limitar los registros incluidos en la referencia cruzada al agregar el campo en
que quiere establecer el límite y configurar la celda Total, en Dónde.
Si quiere cambiar los encabezados de columna en una tabla de referencia cruzada, regrese
al diseño de consulta y abra la Hoja de propiedades. Ingrese los títulos que quiera asignar a las
columnas en la propiedad Encabezados de columnas, para que aparezcan en el resultado. Separe
los encabezados con punto y coma (;) o con nuevos saltos de líneas (CTRL + ENTER). También
puede escribir la lista de encabezados de columnas encerrados entre comillas y separados con
comas.
PARTE II
Puede tener hasta tres campos de encabezados de fila. Las filas adicionales de encabezados
se vuelven subgrupos de datos. Cada fila adicional de encabezados multiplica el número de
registros en el resultado: tres encabezados, el triple de resultados.
También puede crear una consulta de referencia cruzada desde la vista Diseño, al iniciar
una nueva consulta basada en la misma tabla. Después, en el grupo Tipo de consulta, en la
ficha Diseño, haga clic en el comando General. Se agrega la fila Tabla de referencia cruzada a la
cuadrícula del diseño. Aquí se muestra el diseño de la consulta creada por el Asistente consultas
de tablas de referencia cruzadas.
SUGERENCIA Si elije un campo Fecha/Hora para un encabezado de fila o columna, el asistente

le pregunta por el intervalo en que quiere agrupar la información de la columna Fecha/Hora,
puede elegir Año, Trimestre, Mes, Fecha o Fecha/Hora. Así puede crear una consulta de tabla de
referencia cruzada por mes o año, sin tener que crear un campo calculado para ello.
Impresión de los resultados de consulta

Después de que termine el diseño y ejecute la consulta, puede imprimir los resultados en la hoja
de datos de la misma forma en que imprime una hoja de datos de una tabla. Para enviar la
hoja de datos directamente a la impresora, haga clic en Imprimir. Si quiere seleccionar otras
opciones de impresión, como varias copias o páginas específicas, haga clic en el botón de
Microsoft Office, en Imprimir y después seleccione las opciones en el cuadro de diálogo
Imprimir.
Para revisar una vista preliminar de la hoja de datos antes de imprimir, haga clic en vista
preliminar. Puede usar todas las opciones de vistas y zoom que usa en las hojas de datos.
Eliminación de una consulta

Para eliminar una consulta, haga clic con el botón derecho en el nombre de la consulta, en el
Panel de exploración, y elija Eliminar, del menú de acceso directo. Access le pide confirmación
antes de eliminar la consulta. Recuerde que la consulta se eliminará de forma permanente y no
podrá recuperarla. Pero la eliminación de una consulta no elimina ningún dato de las tablas (sólo
elimina el diseño de la consulta).
Resumen
Tiene opciones casi ilimitadas para extraer y ordenar datos de una o más tablas. En este capítulo
se presentaron las bases del diseño y la construcción de consultas, con consultas de selección y
de propósito especial.
Los asistentes para consultas pueden crear consultas que le ayudan, por lo menos, a
empezar con el diseño que necesite. Después puede usar la vista Diseño de la consulta para
modificar la consulta e incluir características adicionales, como criterios de selección y campos
calculados.
En el siguiente capítulo se continúa con el desarrollo de consultas y se investigan a fondo
otras consultas más avanzadas, como las consultas de parámetro que pide criterios al usuario
y varios tipos de consultas de acción que actualizan, anexan o eliminan registros en una o más
tablas.
CAPÍTULO
9
Creación de consultas avanzadas
L
as consultas son los medios principales de recuperar información almacenada en la base
de datos de Access. Además de proporcionar la popular consulta de selección analizada en
el capítulo anterior, Access ofrece maneras más flexibles de recuperar datos. Las consultas
también pueden realizar operaciones de administración de datos, como agregar, actualizar o eliminar
datos. También puede usar las consultas de Access para ejecutar un procedimiento almacenado en
una base de datos externa.
En este capítulo verá cuán versátiles pueden ser las consultas de Access. Después de examinar
dos consultas con propósitos especiales, aquí se analizan las consultas de acción, incluidas
actualización, anexión de datos, creación de tablas y eliminación.
Creación de consultas con propósitos especiales

No es necesario que las consultas de recuperación de datos sean estáticas ni que estén extrayendo
siempre la misma información. El usuario puede ajustarlas bien al vuelo mediante la inserción del
criterio de búsqueda en un cuadro de diálogo especial. Cuando quiere especificar el grupo de datos
que quiere, se usa la consulta de parámetro. Esto es muy parecido a una consulta de selección común,
excepto que Access pregunta uno o más de los criterios de selección antes de ejecutar la consulta.
Puede usar un parámetro en cualquier campo en que pueda escribir texto en la fila Criterios.
Otra consulta especial es la de búsqueda automática, que ingresa automáticamente ciertos
valores de campos en tablas relacionadas. El campo Búsqueda automática puede ahorrar tiempo
en la inserción de datos al buscar el valor que ingrese en el campo coincidente y luego ingresar
automáticamente la información correspondiente en campos en las tablas relacionadas.
Consultas de parámetro
Las consultas de parámetro son muy útiles para buscar información como actividades durante un
periodo específico (por ejemplo, ventas durante la temporada de fiestas o las órdenes de trabajo
que iniciaron duramente el mes de junio). Cuando inserta las fechas de inicio y terminación, Access
recupera todos los registros cuyos valores en ese campo caigan dentro de esas dos fechas. Puede
tener los parámetros que quiera en la consulta. Access pide cada una por separado.
Los parámetros pueden ser configurados en casi todos los tipos de consultas, incluidas las de
selección y acción. Puede usar un parámetro de cualquier campo en el que puede escribir texto en la
fila Criterios.
241
NOTA Puede crear consultas de parámetros desde la cuadrícula de diseño, con instrucciones SQL o
en la propiedad Origen de registros de un formulario o informe.
Para crear una consulta de parámetro, empiece con una consulta de selección normal y, en
lugar de ingresar los criterios en la celda Criterios, ingrese el texto para el indicador encerrado
entre corchetes ([ ]). El texto que ingrese se vuelve el indicador en el cuadro de diálogo,
asegúrese de que sea lo suficientemente informativo como para que el usuario sepa cómo
responder. No puede usar el nombre de campo como indicador, pero puede incluirlo en el texto
del indicador.
Por ejemplo, Reparaciones Caseras Técnicas quisiera una lista específica de órdenes de
trabajo actuales de clientes. Para que permita al usuario especificar las órdenes de trabajo que
desea ver, complete los pasos siguientes:
1. En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic en el comando Diseño de consulta.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, mantenga oprimida la tecla CTRL y elija las tablas
Órdenes de trabajo, Datos de cotización y Clientes. Haga clic en Agregar y luego en
Cerrar.
3. Arrastre los siguientes campos a la cuadrícula de diseño: Descripción y Fecha de inicio de
la tabla Órdenes de trabajo, además del campo Dirección, de la tabla Datos de cotización
a la cuadrícula de diseño. Agregue el campo Apellido de la tabla Clientes, que es el
parámetro que el usuario ingresará.
4. Escriba [Ingrese el apellido del cliente] en la fila Criterios de la columna Apellido. Esto
se despliega como una alerta en el cuadro de diálogo Introduzca el valor del parámetro.
5. En el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Aparecerá el cuadro de diálogo Introduzca

el valor del parámetro.
6. Ingrese el Apellido deseado (Martínez, en este ejemplo) y haga clic en Aceptar. Cuando
se ejecute la consulta, los resultados muestran las cuatro órdenes de trabajo actuales para
el cliente Martínez.
Capítulo 9: Creación de consultas avanzadas 243
PARTE II
También puede usar una consulta de parámetro para encontrar registros que tienen un rango de
valores, como un periodo. Por ejemplo, puede mostrar todas las órdenes de trabajo que se iniciaron
en el mes de junio. Para ello, incluya los parámetros en una expresión Entre…Y en la fila Criterios.
Access le pedirá cada parámetro en un cuadro de diálogo separado.
Después de ingresar 1/6/07 en el primer cuadro indicador y 1/7/07 en el segundo, Access

ejecuta la consulta y despliega los registros de las cinco órdenes de trabajo que empezaron en
junio.
Como opción predeterminada, el tipo de datos de un parámetro es Texto. Sin embargo,

puede especificar un tipo de datos diferente al abrir el cuadro de diálogo Parámetros de la
consulta mientras se encuentra en la vista Diseño de la consulta.
• En el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Parámetros.
• Haga clic con el botón derecho en el panel de tablas y elija Parámetros, del menú de
acceso directo.
En el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta, ingrese el texto del parámetro
exactamente como aparece en la fila Criterios (sin los corchetes), y luego elija el tipo de datos
de la lista desplegable Tipo de datos. Repita los pasos para cada parámetro para el que quiera
especificar un tipo de datos y luego haga clic en Aceptar.
PARTE II
NOTA En muchos casos, Access puede saber el tipo de datos del parámetro, pero debe definir
específicamente el tipo de datos si el campo es un tipo de datos Sí/No o si se usa en una consulta
de tabla de referencia cruzada. También necesita configurar la propiedad Encabezados de
columnas para una consulta de referencia cruzada que pide un parámetro.
Si quiere desplegar el valor del propio parámetro insertado en el resultado de consulta,

agregue un campo calculado con el nombre del parámetro. Por ejemplo, si quiere ver la fecha de
comienzo en el resultado de la consulta anterior, ingrese la expresión siguiente en la fila Campo
de una columna vacía: Inicio de trabajo:[Ingrese la fecha de inicio]. El valor será el mismo en
todos los registros del resultado.
SUGERENCIA Puede usar la función Format para personalizar el despliegue del parámetro. Por
ejemplo, use la expresión Inicio de trabajo:Format([Ingrese la fecha de inicio],”d mmm aaaa”)
para desplegar la fecha como 1 jun 2007 en el resultado de la consulta, como una consulta,
formulario o informe.
Las consultas de parámetro son una excelente base para los informes. Por ejemplo, puede
imprimir informes mensuales al insertar simplemente el mes que interesa y dejar que Access
haga el resto.
SUGERENCIA En ocasiones, Access le pide un parámetro en un campo que no ha designado como

parámetro. Esto puede causarse al escribir incorrectamente el nombre de campo o al cambiar
el nombre en la tabla, sin hacerlo en otros objetos de la base de datos. También pasa si borra un
campo de una tabla pero olvida borrarlo de la consulta. Si ha marcado la opción Autocorrección
de nombre, en la página Base de datos actual, del cuadro de diálogo Opciones de Access, los
cambios del nombre de campo se proyectan a todos los objetos que incluyen ese campo.
En el capítulo 12, verá como crear cuadros de diálogo personalizados para pedir al usuario la
entrada usada en el formulario.
SUGERENCIA Si creó una consulta de parámetro que extrae campos de un conjunto de registros
específico, también puede usar el mismo diseño de consulta para regresar todos los
registros. Sólo agregue un criterio en la celda O para el campo usado como parámetro e
ingrese el mismo indicador de parámetro seguido por Es Nulo.
También puede usar una consulta de parámetro para relacionar cualquier parte de un campo
al usar la palabra clave Como con algunos caracteres de comodín. Por ejemplo, construya una
consulta de parámetro para encontrar todos los registros con la palabra klostix en algún lugar
del campo Descripción. El parámetro Como “*”&[Ingrese el tema del trabajo]&”*” requerirá que
inserte la palabra klostix en el cuadro Introduzca el valor del parámetro.
También puede usar el operador “menor” o “mayor” (< o >) para encontrar registros con
valores que no son iguales.
Consultas de búsqueda automática

La consulta de búsqueda automática se inventó para ahorrar tiempo durante el ingreso de datos.
Esta consulta no se encuentra en la lista del grupo Tipo de consulta en la ficha Diseño, pero es
muy útil. La consulta se usa como base para los formularios de la entrada de datos que contiene
datos de más de una tabla. Por ejemplo, cuando ingresa un Id de cliente válido, la consulta
llenará el resto de la información del cliente en la hoja de datos o el formulario. Una consulta de
búsqueda automática usa dos tablas con una relación uno a varios en que el campo relacionado
del lado “uno” es la clave primaria o un índice único. Necesita exigir integridad referencial.
NOTA Una consulta de búsqueda automática es diferente de un campo de búsqueda, porque la

primera rellena automáticamente los datos, mientras que el campo de búsqueda simplemente
despliega una lista de la que puede elegir.
Para crear una consulta de búsqueda automática, agregue las dos tablas relacionadas al diseño
de la consulta, y después arrastre el campo de unión de la tabla del lado “varios” de la cuadrícula.
Este tipo de consulta busca registros relacionados en la tabla principal (el lado “uno”) y recupera
valores de otros campos en los registros relacionados. El campo en el lado “uno” debe de ser la
clave principal o tener un índice único. Pero el campo del lado “varios” no puede ser ni la clave
principal ni tener un índice único.
Agregue cualquier otro campo de cualquier tabla que quiera en el formulario, pero no
incluya el campo de la clave principal de la tabla principal, en este caso, Id de cliente de la tabla
Clientes.
Observe que el campo Id de cliente en la cuadrícula de diseño es de la tabla Órdenes de
compra, el lado “varios” de la relación.
PARTE II
En la hoja de datos de resultados de la consulta, cuando agregue un nuevo registro o cambie
el valor del campo de unión del lado “varios”, Access busca automáticamente y despliega los
valores asociados de la tabla en el lado “uno”. Cuando ingresa un nuevo registro como el valor
de Id de cliente (1033) y oprime la tecla TAB, Access rellena los tres campos restantes.
PRECAUCIÓN Asegúrese de que el valor insertado en el campo de combinación en el lado “varios”

existe en la tabla en el lado “uno”. Si no, Access despliega un mensaje de error cuando trata
de dejar el registro. Además, asegúrese de incluir todos los ampos requeridos y los que tienen
reglas de validación en la cuadrícula del diseño de consulta y asegúrese de que sus casillas de
verificación Mostar estén activadas.
Siempre puede actualizar el valor del campo de unión del lado “varios”, y Access busca y
despliega los valores asociados del lado “uno”. Si desea actualizar el valor del campo de unión
del lado “uno”, necesita exigir integridad referencial con la opción actualizar en cascada los
campos relacionados activada en el cuadro de diálogo Modificar relación.
NOTA En cualquier momento que actualice los datos, Access vuelve a calcular cualquier total de
resumen y expresiones usadas en esos datos.
Una vez que diseñe y guarde una consulta de búsqueda automática, puede usarse como
base para una entrada de datos de formulario o informe.
Diseño de consultas de acción

Las consultas de acción se usan para realizar operaciones globales de administración de datos
en una o más tablas a la vez. Los cuatro tipos de consultas de Access reflejan las actividades
más comunes de base de datos: actualización de valores de campo, adición de nuevos registros,
eliminación de registros existentes y creación de nuevas tablas.
NOTA Los resultados de las consultas de acción no pueden usarse como un origen de registro para
formularios o informes. Sin embargo, si guarda primero el resultado como una tabla, puede usar
ésta como origen de registro.
Antes de emprender cualquier tipo de consulta de acción, haga una copia de seguridad de
las tablas que intervendrán. Si planea cambiar varias tablas, cree la copia de seguridad de toda
la base de datos. Para crear una copia de una tabla, haga clic con el botón derecho en el nombre
de la tabla, en el grupo Tablas, del Panel de exploración, y elija Copiar. Haga clic con el botón
derecho en el Panel de exploración y elija Pegar. Ingrese un nombre para la copia, en el cuadro
de diálogo Pegar tabla como, y haga clic en Aceptar. La aceptación del nombre predeterminado
Copia de nombre de la tabla ayuda a llevar control de las tablas a medida que vaya creciendo su
base de datos. Si planea crear varias copias del diseño de una tabla, puede agregar la fecha actual
al nombre de la tabla.
SUGERENCIA Una precaución de seguridad adicional cuando se diseña una consulta de acción
de Access consiste en cambiar a la vista Hoja de datos para revisar sus avances en lugar de
ejecutar la consulta. Al mostrar los resultados en una vista Hoja de datos, no ejecuta realmente la
consulta ni realiza la acción que se pretende, de modo que no se cambian los datos.
PRECAUCIÓN El grupo Edición, del conjunto de opciones Avanzada, de la lista Opciones de

Access, contiene tres opciones de Confirmar, una de las cuales es Consultas de acción. Como
opción predeterminada, esta opción está activada, de modo que Access siempre pide confirmación
antes de llevar a cabo una consulta de acción. Puede desactivar esta opción para evitar el
despliegue del cuadro de confirmación, pero hacerlo es muy riesgoso. Es muy sencillo ejecutar una
consulta desde el Panel de exploración, aunque sea una consulta de acción. Si desactiva la opción
de Confirmar, ni siquiera será advertido cuando se vaya a ejecutar una consulta de acción.
Consulta de actualización
Las consultas de actualización se utilizan para cambiar uno o más valores de campo en muchos
registros a la vez. Puede agregar criterios que revisen los registros que habrán de cambiarse o los
registros actualizados en más de una tabla. Las consultas de actualización pueden usar casi todos los
tipos de expresión para especificar la actualización. En la tabla 9-1 se muestran algunos ejemplos.
En la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas, varias cotizaciones han expirado pero
pueden renovarse. Para renovar las cotizaciones, la compañía debe aumentar ligeramente los
costos para reflejar la inflación y establecer una nueva fecha de vencimiento. Por ejemplo, la
renovación de las cotizaciones incluye la búsqueda de registros, en la tabla Datos de cotización,
cuya fecha de expiración es anterior al 15 de agosto de 2007, y hacer cambios a la tabla Órdenes
Tipos de consultas de acción

• Consulta de actualización Crea cambios globales a campos en un grupo de
registros. Por ejemplo, puede ejecutar una consulta de actualización para elevar todos
los costos para trabajos en cierta área.
• Consulta de anexión de datos Agrega un grupo de registros de una o más tablas
al final de otras tablas. Por ejemplo, si consolida el negocio de otro contratista con el
suyo, puede anexar su lista de clientes a la suya.
• Consulta de eliminación Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por
PARTE II
ejemplo, puede usar una consulta de eliminación para eliminar registros de órdenes
de trabajo completadas.
• Consulta de creación de tabla Crea una nueva tabla de datos existentes en una
o más tablas. Por ejemplo, puede archivar información fuera de fecha en una nueva
tabla o crear una copia de seguridad de una tabla importante.
de trabajo relacionada para aumentar los valores de Costo de materiales y Costo de mano de
obra. Si no hay un registro correspondiente en Orden de trabajo, la consulta de actualización no
cambia el valor Expira porque la relación está definida como una unión interna.
Asegúrese de incluir uno de los campos de identificación en la consulta, para que pueda
indicar qué registros se actualizarán.
Para crear esta consulta de actualización, inicie un nuevo diseño de consulta con las tablas
Datos de cotización y Órdenes de trabajo, y luego haga lo siguiente:
1. En el grupo Tipo de consulta, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Actualizar. Una
nueva fila, llamada Actualizar a, aparece en la cuadrícula.
2. Arrastre los campos Número de cotización y Expira, de la tabla Datos de cotización
y Costo de materiales y Costo de mano de obra, de la tabla Órdenes de trabajo a la
cuadrícula.
3. Ingrese la expresión <15/8/07 en la celda Criterios en la columna Expira para limitar los
registros. Access agrega los delimitadores de fecha (#).
4. Ingrese las siguientes expresiones de actualización en la fila Actualizar a:
• Número de cotización en la columna Número de cotización. Access agrega comillas.
• [Expira]+90 en la columna Expira.
Tipo de campo Expresión Resultado

Moneda [Costo de materiales]*1.05 Incrementa los costos de los materiales en 5%.
Moneda [Órdenes de trabajo]. [Costo de Actualiza el campo con la suma de los costos de la tabla
materiales]+[Órdenes de trabajo]. [Costo de Órdenes de trabajo.
mano de obra]
Fecha #25/8/2007# Cambia el valor a 25 de agosto, 2007.
Texto “Completado” Cambia el valor a Completado.
Texto ”OT”&[Diseño] Agrega los caracteres OT al principio del valor en el campo
Diseño.
Sí/No Sí Usado con criterios, cambia valores específicos a Sí.
TABLA 9-1 Ejemplos de Expresiones de actualización

• [Costo de materiales]*1.05 en la columna Costo de materiales.

• [Costo de mano de obra]*1.05 en la columna Costo de mano de obra.
5. Haga clic con el botón derecho en el panel de tabla y luego elija vista Hoja de datos, en
el menú de acceso directo, para ver los registros que se verán afectados por la consulta de
actualización. Si la selección no es correcta, regrese a la vista Diseño y haga los cambios.
PARTE II
6. Haga clic con el botón derecho en el panel de tabla y elija vista Diseño para regresar a la
ventana de diseño de la consulta y guardar la consulta como Actualizar costos, si no lo ha
hecho. Luego, en el grupo Resultados, haga clic en el comando Ejecutar. Access despliega
un mensaje que advierte que la actualización es irreversible.
7. Elija Sí para actualizar los registros o No para abandonar el proceso.

Para ver si los cambios se hicieron correctamente, abra la copia, la tabla original y la versión
actualizada, y compare los resultados. En la figura 9-1 se muestra una comparación de los
registros actualizados de Datos de cotización con la copia de seguridad. Los 12 registros que
aparecen en la hoja de datos de la consulta muestran la fecha Expira actualizada en la tabla de la
izquierda de la hoja de datos.
Como puede ver en la figura 9-1, varios registros en la tabla Datos de cotización (por
ejemplo, los números 98-102 y 98-104) todavía tienen una fecha Expira anterior al 15 de agosto
del 2007. Esto parecería confuso o un error, pero, como ya se mencionó, no hay actualización
porque no hay registros coincidentes en el registro Órdenes de trabajo. La unión es interna, lo
FIGURA 9-1 Comparación de las tablas actualizadas y de seguridad
que incluye en los resultados sólo los registros que tienen valores coincidentes en el campo de
unión.
NOTA Si ha impuesto integridad referencial entre tablas relacionadas en la base de datos y marcó
la opción Actualizar en cascada campos relacionados en el lado “uno”, Access aplicará las
actualizaciones a los campos coincidentes en el lado “varios”, aunque no se incluyan en la
consulta.
Cuando asigna un nombre y guarda una consulta, aparece en el grupo Consultas, en el Panel
de exploración, con un icono de advertencia. Todas las consultas de acción aparecen con un
signo de admiración adjunto al icono, que le advierte que al hacer doble clic en esta consulta
se ejecuta alguna acción. Sin embargo, Access despliega un mensaje de confirmación antes de
ejecutar la consulta, a menos que haya desactivado esa opción (como ya se mencionó).
PARTE II
SUGERENCIA Si inicia una nueva consulta y decide que quiere crear un tipo diferente, no tiene que
deshacerse del tipo con el que ha estado trabajando. Puede cambiar el tipo de consulta y continuar.
Para cambiar el tipo de consulta mientras está en la vista Diseño, elija el tipo que quiera del
grupo Tipo de consulta en la ficha Diseño, o haga clic con el botón derecho en el área de la tabla de
la ventana de consulta, apunte a Tipo de consulta y elija el tipo del menú de acceso directo.
Puede crear una consulta de actualización que elimine de manera efectiva uno o más
campos del lado “varios” en una relación uno a varios. Para hacer esto, inserte Nulo o “” en la fila
Actualizar a para cada campo que quiera eliminar.
Consulta de creación de tabla

La consulta de creación de tabla hace lo que indica: crea una nueva tabla a partir de los registros
de una o más tablas o consultas. Las consultas de creación de tabla son útiles en circunstancias
como éstas:
• Para exportar registros a otra base de datos (por ejemplo, para crear una tabla de órdenes
de trabajo completadas para enviar al departamento de facturación, que usa otro sistema).
• Para exportar información consolidada de tablas relacionadas con una aplicación no
relacional, como Excel o Word.
• Para controlar la información que se exporta, como eliminar datos confidenciales o

irrelevantes.
• Para usar como un origen de registro para un informe de eventos que ocurrieron durante
un periodo específico. Por ejemplo, un informe de cotizaciones ofrecidas durante junio y
julio, y los resultados, incluida la información de orden de trabajo.
• Para iniciar la tabla de archivo al agregar el primer conjunto de registros y después usar
una consulta de datos anexados para agregar más después.
• Para reemplazar registros en una tabla existente con un nuevo conjunto.
NOTA Las consultas de creación de tabla copian los datos a la tabla de destino. Las tablas de origen
y las consultas no se ven afectadas. Use una consulta de eliminación si quiere eliminar los
registros de la tabla original después de que las copie a la nueva tabla.
Para generar una consulta de creación de tabla, cree la nueva consulta de selección con las
tablas y consultas que tienen los registros que necesita y haga lo siguiente:
1. En el grupo Tipo de consulta, haga clic en el comando Crear tabla. Access despliega el
cuadro de diálogo Crear tabla, que le pide un nombre para la tabla (ya sea una tabla
nueva o una existente).
2. Haga algo de lo siguiente:

• Si la tabla de destino es en la misma base de datos, ingrese el nombre de la tabla y
asegúrese que la opción Base de datos activa, esté seleccionada; luego haga clic en
Aceptar.
• Si la tabla de destino ya existe, elija el nombre de la lista desplegable. Esté al pendiente
de que la consulta reemplazará los registros en la tabla existente.
• Si quiere que la nueva tabla se incluya en una base de datos diferente, seleccione Otra
base de datos. Después escriba la ruta completa y el nombre de archivo de la base de
datos, y luego ingrese el nombre de la tabla y haga clic en Aceptar. Si el destino no
es una base de datos de Access, incluya el nombre de la aplicación, como “Paradox”,
después del nombre de la base de datos. También puede hacer clic en Examinar para ir
a la otra base de datos.
3. Arrastre los campos de la Lista de campos a la cuadrícula de diseño, e incluya criterios de
PARTE II
selección de registros, como lo haría con una consulta de selección.
4. Haga clic con el botón derecho en el panel de la tabla y elija vista Hoja de datos para
tener una vista preliminar de los registros que se incluirán en la nueva tabla. Regrese a la
vista Diseño y, en el grupo Resultados, haga clic en el comando Ejecutar.
5. Si está reemplazando registros en una tabla existente, Access le pedirá permiso antes de
seguir adelante:
• Responda Sí para continuar.
• Responda No para abandonar la operación.
• Haga clic en No y cambie el nombre de la tabla de destino al hacer clic con el botón
derecho en el panel de la tabla y elegir Consulta de creación de tabla, del menú de
acceso directo. Luego elija otra tabla o ingrese un nuevo nombre para la tabla.
6. Responda Sí o No en el cuadro de confirmación final que completa la consulta de
creación de tabla.
Aunque no puede deshacer una consulta de acción (incluida la consulta de creación de
tabla), recuerde que si la nueva tabla no es lo que quiere, puede eliminarla y empezar de nuevo.
NOTA Las únicas propiedades de campo que hereda la tabla creada con la consulta de creación de
tabla son el tamaño de campo y el tipo de datos. Todas las demás propiedades (incluidas la clave
principal, el formato, los valores predeterminados y las máscaras de entrada) no se heredan y
deben restablecerse en la nueva tabla o en el formulario o informe que usa la nueva tabla como un
origen de registros.
Las consultas de creación de tabla crean instantáneas de los datos, tal como se encuentran
en el momento en que se ejecuta y, por tanto, no pueden actualizarse manualmente. Si cambian
los datos en las tablas de origen, debe ejecutar de nuevo la consulta para actualizar los valores.
SUGERENCIA Si no obtiene los resultados que desea con una consulta de acción, Access puede
sugerirle una solución. La ayuda de Microsoft Office Online contiene soluciones a muchos de
los problemas con los que podría encontrarse, como anexar los registros incorrectos o tratar con
violaciones de clave.
Consulta de anexión de datos

Cuando quiera agregar registros de una o más tablas de origen a otras tablas, primero debe
decidir los campos que quiera anexar, luego ubicar la tabla de destino y, por último, determinar
los campos en la tabla de destino que corresponden a los campos del origen. Los valores de
campo sólo se copian (no se mueven) a la tabla de destino.
NOTA Para que coincidan, no es necesario que los campos tengan el mismo nombre, pero sí es
necesario que se trate del mismo tipo de datos. Además, no es necesario que la tabla de destino
tenga exactamente la misma estructura que la de origen.
Puede anexar registros a una tabla en la base de datos actual u otra base de datos de Access;
establezca una ruta a una base de datos de FoxPro, Paradox o dBASE; o ingrese una conexión
con una base de datos de lenguaje estructurado de consulta (SQL, Structured Query Language).
Por ejemplo, la tabla Datos de cotización, de Reparaciones Caseras Técnicas, se hará más
grande y difícil de manejar si no se elimina ninguno de los registros obsoletos. Las cotizaciones
que se han perdido ya no son necesarias en la tabla actual, pero podrían ser útiles en un archivo
del historial de cotizaciones anteriores. Sin embargo, antes de que pueda archivar los registros,
debe crear una nueva tabla con el mismo diseño que la tabla Datos de cotización, para que
contenga los registros con los siguientes pasos:
1. Haga clic con el botón derecho en el nombre de la tabla Datos de cotización, en el Panel
de exploración, y elija Copiar.
2. Haga clic con el botón derecho en el grupo Tablas, del Panel de exploración, y elija Pegar.
3. En el cuadro de diálogo Pegar tabla como, asigne el nombre Archivo de cotizaciones
perdidas a la nueva tabla, elija Estructura solamente y luego haga clic en Aceptar.
La nueva tabla aparece en el grupo Tablas, del Panel de exploración. Ahora está listo para
crear una consulta de anexión de datos que copiará los registros con Perdida en el campo Fecha
de otorgamiento, a la tabla Archivo de cotizaciones perdidas. Si la tabla de destino tiene los
mismos nombres de campo, como en este caso, Access llena automáticamente los nombres de
los campos en la cuadrícula de la consulta. Si no son los mismos, necesita insertar los nombres
de campos de destino.
Para crear una consulta de anexión de datos, haga lo siguiente:
1. Inicie una nueva consulta, agregando sólo la tabla Datos de cotización del cuadro de
diálogo Mostrar tablas, y después en el grupo Tipo de consulta haga clic en el comando
Anexar. Aparece el cuadro de diálogo Anexar.
2. Ingrese el nombre de la tabla, Archivo de cotizaciones perdidas, en el cuadro Nombre
de la tabla, elija Base de datos activa y haga clic en Aceptar.
3. Debido a que quiere que se almacenen todos los datos de campos en los registros
seleccionados, arrastre el asterisco (*) de la lista de campos de Datos de cotización
a la cuadrícula. Si no quiere que se adjunten todos los campos, arrastre los campos
individualmente.
4. Para agregar el criterio Perdida, arrastre el campo Fecha de otorgamiento a la cuadrícula e
ingrese “Perdida” en la fila Criterios.
5. Elimine el nombre de campo de la celda Anexar a, para que no se anexen dos copias del
campo Fecha de otorgamiento.
PARTE II
6. Cambie a la vista Hoja de datos y luego revise Perdida en el campo Fecha de
otorgamiento, para asegurarse de que se anexarán los registros correctos, regrese a la
vista Diseño y luego guarde la consulta como Agregar a archivo.
7. Haga clic en el comando Ejecutar. Access despliega ahora un mensaje que le pide
confirmación para anexar seis registros.
8. Elija Sí para completar la adición o No para cancelar la operación.
Una vez que haya copiado los registros de datos de cotizaciones perdidas, el siguiente paso
consiste en eliminarlos de la tabla original.
Consulta de eliminación
La consulta de eliminación podría ser la consulta de acción más peligrosa de todas. No puede
revertirse ninguna consulta de acción, pero la eliminación parece ser la más drástica de ellas (una
razón importante para hacer una copia de seguridad de todas las tablas antes de empezar una
consulta de eliminación).
Una consulta de eliminación elimina todos los registros de una tabla, no sólo los campos
especificados. Puede eliminar registros de una sola tabla, varias tablas con una relación uno a
uno, o varias tablas con relación uno a varios.
Eliminación a partir de una sola tabla

Es simple eliminar registros de una sola tabla o de varias tablas con relación uno a uno. Agregue
las tablas al diseño de la consulta de eliminación y especifique los criterios para eliminación de
registros (por ejemplo, si la cuenta se paga por completo, la orden de trabajo se ha terminado o
se ha vendido la casa).
Para eliminar registros de una sola tabla:

1. Inicie una nueva consulta con la tabla de la que quiera eliminar registros, como una copia
de la tabla Datos de cotización.
2. En el grupo Tipo de consulta, haga clic en el comando Eliminar; o haga clic con el botón
derecho en el panel de tablas, señale Tipo de consulta y elija Consulta de eliminación, en
el menú de acceso directo. La fila Eliminar se agrega a la cuadrícula. Las únicas opciones
en la fila Eliminar son Dónde y Desde.
3. Arrastre el asterisco de la lista de campos a la cuadrícula. La fila Eliminar muestra Desde.
4. Arrastre el campo que contiene el valor que indica el registro que habrá de eliminarse
(por ejemplo, el valor Pérdida en el campo Fecha de otorgamiento) e ingrese la expresión
de criterio en la fila Criterios.
5. Cambie a la vista Hoja de datos para mostrar una vista preliminar de los registros que se
eliminarán y haga cualquier cambio necesario en el diseño de la consulta.
6. Regrese a la vista Diseño y ejecute la consulta. Se le advertirá que modificará los datos de
su tabla. Responda Sí para seguir adelante o No para cancelar la operación.
Si tiene habilitada la opción Actualizar en cascada campos relacionados para la relación,
todos los registros coincidentes en el lado “varios” se eliminan con los registros del lado “uno”.
Si esa opción no está seleccionada, debe ejecutar dos consultas de eliminación para realizar
el trabajo. Primero, elimine los registros de las tablas en el lado “varios” y luego vaya tras los
registros en el lado “uno”.
SUGERENCIA Si ejecuta una consulta de eliminación, tal vez aparezca el mensaje “No se puede
eliminar de la tabla especificada”. Para corregir esto, cambie la propiedad Registros únicos a Sí.
Precaución acerca de Eliminar en cascada

Marcar la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados cuando se
exige la integridad referencial puede ser más desastroso que activar la opción Actualizar en
cascada los campos relacionados. Con la activación de Eliminar en cascada, Access elimina
automáticamente todos los registros relacionados sin importar si se incluye o no la tabla
en la consulta. Por ejemplo, si elimina a un cliente, también se eliminarán los registros de
todas las cotizaciones y órdenes de trabajo de ese cliente.
Antes de usar la consulta de eliminación, examine las relaciones que estableció entre
la tabla y otras tablas en la base de datos. Por supuesto, si la integridad referencial está
PARTE II
exigida en una relación sin la opción cascada, tal vez no se le permita eliminar registros en
el lado “uno”, si deja huérfanos en el lado “varios”.
Eliminación a partir de tablas relacionadas

La eliminación de registros desde una tabla o varias tablas que están relacionadas con una
relación uno a varios puede ser complicada, especialmente si está exigiendo la integridad
referencial y tiene seleccionada Eliminar en cascada los registros relacionados, para la relación.
Si tiene habilitada la opción Actualizar en cascada campos relacionados para la relación,
todos los registros coincidentes en el lado “varios” se eliminan con los registros del lado “uno”.
Si esa opción no está seleccionada, debe ejecutar dos consultas de eliminación para realizar
el trabajo. Primero, elimine los registros de las tablas en el lado “varios” y luego vaya tras los
registros en el lado “uno”.
Para eliminar registros de varias tablas relacionadas, inicie una nueva consulta con todas las
tablas involucradas, y luego haga lo siguiente:
1. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en el comando Eliminar.
2. Arrastre el campo Id de cliente a la cuadrícula para usarlo como criterio.
3. Arrastre el asterisco (*) de la lista de campos de las tablas en el lado “varios” de la relación
a la cuadrícula. No arrastre aún la tabla “uno” a la cuadrícula.
4. Cambie a la vista Hoja de datos para revisar una vista preliminar de los registros que se
eliminarán.
5. Regrese a la vista Diseño y haga clic en el comando Ejecutar.
6. Elimine cualquier otra tabla del lado “varios” de la ventana de la consulta.
7. Arrastre el asterisco (*) de la tabla “uno” a la cuadrícula y ejecute la misma consulta de
nuevo para eliminar los registros de esa tabla.
SUGERENCIA Puede combinar una consulta de anexión de datos con una consulta de eliminación
usando el mismo diseño de consulta para crear la operación de archivado de dos pasos que anexe
los registros seleccionados a la tabla del historial y borrar los mismos registros de la tabla de
origen. Después de asegurarse de que ha seleccionado los registros correctos para el archivo,
ejecute la consulta de anexión de datos para agregar los registros a la tabla de destino. Después,
en la vista Diseño, haga clic con el botón derecho y apunte a Tipo de consulta, y cambie la
consulta por una de eliminación. Cuando ejecute la consulta de nuevo, ésta borrará los mismos
registros de la tabla de origen.
Sobre el lenguaje estructurado de consulta (Structured Query Language)

SQL es el lenguaje que Access usa tras bambalinas para programar operaciones de consulta. Está
compuesto por instrucciones, que deben cumplir con la sintaxis y las convenciones específicas
del lenguaje. Para ver o editar instrucciones SQL mientras trabaja en una consulta, cambie de la
vista Diseño a la vista SQL siguiendo uno de estos métodos:
• En el grupo Resultados, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Ver y elija vista SQL
del menú contextual.
• Haga clic con el botón derecho en el panel de tablas y elija vista SQL en el menú contextual.
Puede ingresar una instrucción SQL en casi todos los lugares donde ingresaría una tabla,
consulta o nombre de campo como origen de registros de un formulario o un informe. Si usa un
asistente para crear un formulario o informe, el origen del registro es una instrucción SQL creada
por Access.
SUGERENCIA El uso de instrucciones como origen de registros, en vez de consultas guardadas,

simplifica la base de datos al tener menos objetos para almacenar y mantener.
Revisión de las instrucciones SQL

Sin adentrarnos demasiado en los detalles del lenguaje, revise algunos ejemplos sencillos de
instrucciones SQL. La instrucción SELECT es la más común en SQL (y la más importante).
Todas las consultas de selección empiezan con la instrucción SELECT. Por ejemplo, si crea una
consulta que recupera todos los campos de registros de la tabla Datos de cotización con “Perdida”
en el campo Fecha de otorgamiento, la versión SQL tendría este aspecto:
SELECT *
FROM [Datos de cotización]
WHERE [Fecha de otorgamiento]=”Perdida”;
• El comando SELECT * indica que se incluyan todos los campos, al igual que SELECT ALL.
• La cláusula FROM da el nombre de la tabla que contiene los registros que se habrán de
recuperar.
• La cláusula WHERE especifica los criterios de selección. Es el mismo valor que introdujo
en la fila Criterios de la columna Fecha de otorgamiento. Incluya la cláusula WHERE sólo
si ha usado la cláusula FROM completa.
• Las instrucciones SQL siempre terminan con un punto y coma (;).
SUGERENCIA Si crea una consulta en la cuadrícula de diseño y luego cambia a la vista SQL, verá
muchos paréntesis adicionales que Access agrega para mantener las cosas en orden.
Si no quiere recuperar todos los campos, use el comando SELECT con una lista de nombres
de campo. La siguiente consulta despliega los campos Número de cotización y Expira, de los
registros de Datos de cotización, en que el campo Fecha de otorgamiento contiene “Perdida” o el
valor de Expira es previo al 1 de junio del 2007.
SELECT [Número de cotización], Expira
FROM [Datos de cotización]
WHERE [Fecha de otorgamiento]=”Perdida” O Expira<#1/6/2007#;
SUGERENCIA Un nombre de campo que contiene un espacio, como Número de cotización,
debe encerrarse entre corchetes. Si no hay espacio en el nombre de campo, no necesita agregar
corchetes, pero Access suele agregarlos de cualquier forma para estar seguro.
Todas las consultas dan como resultado instrucciones SQL que pueden verse al cambiar a
la vista SQL. Haga clic con el botón derecho en el panel de tabla y elija vista SQL del menú de
acceso directo; o en grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en el comando Ver y elija SQL
del menú contextual.
En la figura 9-2 se muestran las vistas SQL de algunas consultas, en la base de datos
PARTE II
Reparaciones Caseras Técnicas, incluidas las consultas de acción de la sección anterior.
Antes de adentrarse en las convenciones y la sintaxis de SQL, eche un vistazo a la consulta
Clientes no coincidente con Órdenes de trabajo (que se muestra en la esquina superior izquierda
de la figura 9-2). Esta consulta se creó para localizar registros en la tabla Clientes que no tuvieran
registros coincidentes en la tabla Órdenes de trabajo. Aquí se muestra la instrucción SQL completa:
SELECT Clientes.[Nombre], Clientes.[Apellido], Clientes.[Dirección de facturación],
Clientes.Ciudad, Clientes.Estado, Clientes.CP, Clientes.[Número telefónico]
FROM Clientes LEFT JOIN [Órdenes de trabajo actuales] ON Clientes.[Id de cliente] =
Órdenes de trabajo actuales.[Id de cliente]
WHERE (((Órdenes de trabajo actuales.[Id de cliente]) Is Null));
FIGURA 9-2 vistas SQL de consultas existentes

Esta instrucción tiene dos cláusulas, además del comando SELECT: FROM y WHERE.
• El comando SELECT Determina los campos que se incluirán en el resultado de la
consulta. Debido a que hay dos tablas en la consulta, los nombres de campo deben
calificarse con el nombre de la tabla, separada por un punto (.).
• La cláusula FROM muestra el nombre de la tabla y especifica el tipo de unión que
relaciona la tabla Clientes con la tabla Órdenes de trabajo, empleando Id de cliente como
campo coincidente.
• La cláusula WHERE establece los criterios que limitan el resultado a registros de Clientes
sin registros coincidentes en la tabla Órdenes de trabajo. Es decir, el campo Id de cliente
tiene un valor Is Null porque no hay un registro coincidente.
Cada cláusula empieza en una línea separada, para mayor legibilidad; Access trata toda la
instrucción como una sola línea.
Convención y sintaxis SQL

Como todos los lenguajes de programación, SQL tiene convenciones y sintaxis gramaticales
estrictas. Cuanto más complejo sea el lenguaje, más complejas se volverán las reglas y los
procedimientos. Para conocer los detalles completos del lenguaje SQL, consulte los muchos
temas de Ayuda que proporciona Access.
Los elementos más importantes en SQL son las instrucciones, cláusulas, predicados y
declaraciones. Cada instrucción tiene una sintaxis predeterminada que debe seguirse. La sintaxis
se expresa usando las convenciones típicas del lenguaje de programación.
Lectura de las convenciones SQL
Cuando busca un comando SQL u otro elemento en el archivo de ayuda, la sintaxis se expresa
usando ciertas convenciones:
• Todas las palabras clave SQL son escritas en mayúsculas (por ejemplo SELECT, WHERE y
FROM).
• Los artículos opcionales se escriben en cursivas y se encierran entre corchetes ([ ]), como
SELECT [predicado].
• Las opciones se encierran entre llaves ({}) y se separan con barras verticales (|) (por
ejemplo, {*| tabla.*] [tabla.]campo1[,[tabla.]campo2[,…]]}, que le da la opción de incluir
todos los registros en una sola consulta de tabla(*), incluidos todos los registros de una
tabla llamada (tabla.*), o especificar los campos uno por uno, separados por comas. Los
puntos suspensivos (…) indican una secuencia repetida.
Comprensión de la sintaxis SQL

Los principales elementos en SQL son las instrucciones y cláusulas que acompañan estas
instrucciones. Ya ha visto ejemplos de instrucciones SQL (véase la figura 9-2):
• SELECT recupera todos los registros específicos de una o más tablas o consultas.
• SELECT…INTO crea una nueva tabla de los campos de tablas existentes (la consulta de
creación de tabla).
• INSERT…INTO agrega uno o más registros a una tabla (la consulta de anexión de datos).
• UPDATE cambia valores específicos basados en un criterio especificado (la consulta de
actualización).
• DELETE elimina los registros de una o más tablas (la consulta de eliminación).
• TRANSFORM calcula valores de una consulta de referencia cruzada.
A continuación se muestra la sintaxis de la instrucción SELECT. Las otras instrucciones
tienen una estructura similar, al usar muchas de las mismas cláusulas y opciones.
SELECT [predicado] {*|[tabla.*|[tabla.]campo1[AS alias1][,tabla.]campo2[AS
alias2][,…]]}
FROM expresióndetabla [,…][IN basedatosexterna]
[WHERE…]
[GROUP BY…]
[HAVING…]
[ORDER BY…]
[WITH OWNERACCESS OPTION]
PARTE II
En la tabla 9-2 se explican las partes de la instrucción SELECT.
NOTA El uso del predicado DISTINCT o DISTINCTROW en una instrucción SELECT es

equivalente a configurar la propiedad Valores únicos o Registros únicos a Sí.
La instrucción SELECT tiene varias cláusulas, muchas de las cuales son opcionales. Sólo
es necesaria la cláusula FROM; ésta especifica una o más tablas o consultas que contienen los
campos en la lista de la instrucción SELECT. La cláusula FROM puede incluir la cláusula IN para
recuperar datos de una base de datos externa.
Las otras cláusulas de las instrucciones SELECT son las siguientes:
• WHERE contiene una expresión de criterio que especifica los registros a recuperar de las
tablas en la cláusula FROM.
• GROUP BY combina registros con valores idénticos en el campo especificado. Puede
especificar hasta 10 agrupaciones. El orden del nombre de los campos en la lista
determina los niveles de grupo del más alto al más bajo.
Parte Explicación
Predicado Uno de las cuatro predicados opcionales estándar: ALL para incluir todos los registros;
DISTINCT para omitir registros con datos duplicados en los campos seleccionados;
DISTINCTROW para omitir datos basados en registros enteros duplicados; o TOPn [PERCENT]
para limitar los registros a un cierto número o porcentaje de registros.
* Incluye todos los cambios de la tabla o las tablas especificadas.
Tabla Indica la tabla que contiene el campo que determina cuáles registros seleccionar.
campo1, campo2 Indica los campos que contienen los datos para recuperar.
alias1, alias2 Especifica el texto para usar como encabezados de columnas en vez de los nombres de campo.
expresióndetabla Indica la tabla o las tablas que contienen los datos para recuperar.
basedatosexterna Indica la base de datos que contiene las tablas, si no está en la base de datos actual.
TABLA 9-2 Las partes de la instrucción SELECT

• HAVING especifica los registros agrupados a mostrarse. Después de que los registros se
agrupan de acuerdo con la cláusula GROUP BY, HAVING aplica una expresión de criterio
al grupo.
• ORDER BY ordena los registros resultantes en orden ascendente o descendente, con base
en el valor de uno o más campos especificados. ORDER BY suele ser la última cláusula en
la instrucción SELECT.
• WITH OWNERACCESS OPTION le da al usuario que ejecuta la consulta los mismos
permisos que al dueño de la consulta en una declaración.
Puede usar cualquier expresión válida en una instrucción SELECT de SQL, o en las cláusulas
WHERE, ORDER BY, GROUP BY, o HAVING. La misma regla aplica a las expresiones que se
usan en instrucciones de consultas como en cualquier otro lugar.
Cuando se incluyen, los comandos INNER JOIN, LEFT JOIN y RIGHT JOIN siguen a la
cláusula FROM y especifican el tipo de unión que se usará en la consulta. La consulta de
actualización creada en este capítulo dio como resultado una instrucción SQL que se muestra en
la figura 9-2 (la segunda ventana del lado derecho). Esta consulta incluye este comando:
UPDATE [Datos de cotización] INNER JOIN [Órdenes de trabajo] ON [Datos de
cotización].[Número de cotización] = [Órdenes de trabajo].[Número de cotización]
SET [Datos de cotización].Expira = [Expira]+90, [Órdenes de trabajo].[Costo de
materiales] = [Costo de materiales]*1.05, [Órdenes de trabajo].[Costo de mano de
obra] = [Costo de mano de obra]*1.05
WHERE ((([Datos de cotización].Expira)<#8/15/2007#));
La operación INNER JOIN establece Número de cotización como los campos de

combinación en las dos tablas. La operación SET contiene el valor Número de cotización y las
expresiones insertadas en las filas Actualizar a, usadas para actualizar tres campos. La cláusula
WHERE contiene las expresiones de criterio que especifican cuáles registros actualizar.
Consulte el capítulo 5 para conocer un resumen de los tipos de unión y cómo pueden afectar
los resultados de la consulta.
PRECAUCIÓN Si consulta dos o más tablas, debe incluir una cláusula WHERE o JOIN u obtendrá
un producto cartesiano del número de registros en las tablas. Por ejemplo, si una tabla tiene 50
registros y otra 100, el resultado de la consulta contendrá 5 000 registros.
Creación de una consulta secundaria

Las consultas secundarias son consultas de selección dentro de otras consultas de selección o
acción. Puede usar una consulta secundaria para especificar un criterio que permita seleccionar
registros a partir de la consulta principal o para definir un nuevo campo que habrá de incluirse
en la consulta principal. El uso de consultas secundarias es como la disposición de filtros en
capas para acercarse a los datos que necesita, con la excepción de que la consulta secundaria se
ejecuta primero y da como resultado un solo valor de criterio que se usa en la consulta principal.
Definición de un criterio
Para definir un criterio, ingrese una instrucción SELECT directamente en la celda Criterios de la
cuadrícula de diseño de la consulta o en una instrucción SQL, en lugar de una expresión en una
cláusula WHERE o HAVING.
Por ejemplo, suponga que quiere ver campos de la tabla Órdenes de trabajo, para todos los
trabajos dirigidos por los supervisores que tienen por lo menos un trabajo en que se usó más de
$10 000 en costos de materiales. Empiece una consulta y agregue la tabla Órdenes de trabajo,
y luego coloque los campos Número de orden, Número de cotización, Supervisor y Costo de
materiales en la cuadrícula.
Para colocar la consulta secundaria en la cuadrícula, escriba IN (SELECT Supervisor
FROM [Órdenes de trabajo] WHERE [Costo de materiales]>10000) en la celda Criterios del
campo Supervisor. Asegúrese de encerrar la instrucción SQL entre paréntesis. Si desea cambiar a
la vista SQL, verá la consulta principal y la secundaria que se crearon a partir del criterio:
SELECT [Órdenes de trabajo].[Número de orden], [Órdenes de trabajo].[Número de
cotización], [Órdenes de trabajo].Supervisor, [Órdenes de trabajo].[Costo de materiales]
PARTE II
FROM [Órdenes de trabajo]
WHERE ((([Órdenes de trabajo].Supervisor) In (SELECT Supervisor FROM [Órdenes de
trabajo] WHERE [Costo de materiales]>10000)));
Cuando ejecuta la consulta, el supervisor Fernández cuenta con cuatro trabajos en la

lista, uno de los cuales tiene costo de materiales superior a $10 000; Gutiérrez cuenta con
cinco trabajos, sólo uno de los cuales tiene costo de materiales superior a $10 000; Bueno
tiene sólo un trabajo. Puede comparar los resultados de esta consulta/consulta secundaria
con la tabla Órdenes de trabajo completa para que vea cómo funciona.
Entre otros predicados que se pueden usar con consultas secundarias se incluyen las
siguientes:
• ANY o SOME, que son sinónimos y recuperan datos de la consulta principal que
satisfacen la comparación con cualquier registro recuperado en una consulta secundaria.
• ALL es más restrictivo y recupera únicamente los registros de la consulta principal
que satisfacen la comparación con todos los registros recuperados por una consulta
secundaria. Por ejemplo, todos los trabajos del supervisor necesitan tener más de $10 000
en costo de materiales para que la consulta principal recupere los registros.
• IN recupera registros en la consulta principal para los que algunos registros de la consulta
secundaria cumplan la comparación.
• NOT IN es lo contrario de IN y recupera registros de la consulta secundaria para los que
ningún registro de la consulta secundaria cumple la comparación.
• EXIST se usa en comparaciones verdadero/falso para determinar si la consulta secundaria
devuelve registros.
Definición de un nuevo campo

Para usar una consulta secundaria con el fin de definir un nuevo campo, escriba la instrucción en
la celda Campo, de una columna vacía. Por ejemplo, la siguiente consulta secundaria agrega a la
cuadrícula el campo Dirección, de la tabla Datos de cotización.
Puede regresar a la celda Campo y cambiar el nombre de campo predeterminado de Expr1:

por uno más informativo, como Ubicaciones de órdenes, pero asegúrese de conservar los dos
puntos (:) en el diseño de la consulta. También puede volver a nombrar el campo después en la
vista Hoja de datos.
PARTE II
Aunque se trata de un ejemplo simple, puede ver que el uso de consultas secundarias para
definir campos con base en los valores encontrados en otras tablas reduce el número de tablas
que necesita en una consulta. En este caso, no tenemos que agregar la tabla Datos de cotización
relacionada al diseño de la consulta para incluir la dirección del trabajo.
NOTA No puede calcular totales ni registros de grupo mediante campos definidos con consultas
secundarias.
Resumen
En los primeros capítulos de este libro aprendió a construir tablas y bases de datos, y a
almacenar información de manera eficiente. Ahora ha visto cómo crear gran variedad de
consultas que ayuden a recuperar información. Muchas consultas recuperan información de
manera selectiva con base en criterios especificados cuidadosamente, mientras que otras realizan
operaciones de administración de datos en registros en una o más tablas.
Las consultas han sido el soporte principal de la recuperación de datos en el pasado y sigue
proporcionando servicios valiosos. Uno de los principales usos de las consultas ha sido como
base para el diseño de formularios e informes. Con el desarrollo de las nuevas capacidades de
diseño de formularios e informes en Access 2007, podría encontrar que no necesita crear primero
una consulta, sino que puede hacerlo bien en el diseño de objeto. El Asistente para informes y el
Asistente para formularios también le ayudan a seleccionar datos apropiados al filtrar registros y
agregar controles calculados.
En los siguientes cinco capítulos se analiza el diseño de formularios e informes estándar y
personalizados, incluidos formularios interactivos de entrada de datos para el usuario, informes
especiales usados para imprimir sobres y etiquetas de correo y gráficas y diagramas que
representan tendencias y otros datos visualmente.
10
CAPÍTULO
Creación de diseños
de formularios e informes
A
hora que ha visto cómo puede almacenar datos de manera eficiente en una base de datos
relacional y recuperar la información en la organización que será más útil para usted, es
hora de que aprenda a presentar la información. Ésta puede desplegarse en la pantalla en
formularios adecuados para visualización o edición. Estos formularios pueden contener datos de una
o más tablas, e incluir un aspecto personalizado que mejora el entendimiento de la información e
incrementa las oportunidades para la entrada de datos acertada.
Si necesita imprimir la información, como en el caso de un informe anual o una carta de
formulario, o simplemente desea transportar la información al mundo exterior, Access ofrece diversas
características de creación de informes. También puede crear un informe que imprima en formularios
preimpresos, como los que se requieren en el sistema de recaudación de impuestos.
En este capítulo se comienza con la serie que cubre el desarrollo de los formularios e informes.
Con Access 2007, los diseños de los dos objetos contienen casi los mismos ingredientes, por lo
que estas características comunes se analizarán en este capítulo. En los capítulos subsecuentes se
exploran más a fondo estas características y capacidades que se limitan a un objeto u otro.
Elección del tipo de objeto de base de datos

Access 2007 ofrece tres maneras de ordenar información para despliegue o distribución. La opción
del tipo de objeto de base de datos depende del objetivo específico del objeto y la manera en que
planea distribuir la información.
• Los formularios suelen usarse para entrada y edición de datos, además de su visualización.
También puede imprimir datos de un formulario o guardar el formulario como un informe
para personalización e impresión adicional.
• Los informes se usan primordialmente para distribuir información impresa a destinatarios
dentro o fuera de la organización.
• Las instantáneas de informes son versiones muy fieles de un informe que preserva el diseño,
las imágenes y otros objetos bidimensionales incrustados en el informe. Una instantánea
se almacena en un archivo separado que puede distribuirse por correo electrónico a los
destinatarios que no tienen Access instalado en sus equipos.
Este capítulo se concentra en los elementos comunes del diseño de formularios e informes.
Consulte el capítulo 13 para conocer más acerca de las instantáneas de informes, incluidas su
distribución y visualización.
269
Elementos comunes del diseño

Los formularios suelen usarse para la entrada y visualización de datos. Pueden incluir elementos
interactivos para el usuario para adquirir información adicional y ejecutar opciones de usuario.
Los informes se usan principalmente para presentar información en un formato estático. Por lo
general, los informes se imprimen para la distribución a otros miembros de la organización.
Los elementos de diseño que son comunes a formularios e informes incluyen el origen de
los registros que contienen los datos y los objetos gráficos que se agregan al diseño. Muchas
de las propiedades establecidas para controlar el aspecto y el comportamiento del formulario o el
informe y sus componentes también son comunes a ambos.
Elección del origen del registro

El origen del registro que quiere incluir en el formulario o el informe puede ser una tabla,
una consulta o una instrucción SQL. Por ejemplo, si quiere desplegar una lista de clientes
de Reparaciones Caseras Técnicas, escogería la tabla Clientes como origen del registro para
el formulario. Si quiere imprimir la información de costos de las órdenes de trabajo actuales,
basaría el informe en una consulta Hoja de costos de órdenes de trabajo, que relaciona tres
tablas y recupera datos de las tres. También puede usarse una instrucción SQL para una consulta.
Cuando crea un nuevo formulario o informe con un asistente para formularios o informes,
la primera pregunta es cuál es el originen del registro. De manera similar, cuando crea un nuevo
objeto de la nada en la ventana Diseño, su primer trabajo es elegir el origen del registro desde las
tablas o consultas de la base de datos actual. Los campos individuales de las tablas y consultas se
vuelven elementos del diseño.
El formulario o informe hereda cualquier orden o filtro que haya guardado con la tabla o
consulta. No se aplican como opción predeterminada, pero se heredan, así que puede aplicarlos
de manera sencilla para ordenar o filtrar la información en el formulario o informe.
El origen del registro es una de las propiedades de todos los formularios e informes. La
única excepción son los formularios de propósito especial usados para la entrada de los usuarios,
como formularios de ventana emergente o de diálogo modal que presentan cursos alternos de
acción y no se relacionan con campos de datos. Los formularios e informes que no tienen un
origen del registro se denominan objetos independientes.
Comprensión de los controles

El diseño de los formularios o informes está integrado por elementos llamados controles. Toda la
información mostrada en un formulario o informe se representa con controles. Un control es un
objeto gráfico que coloca en el formulario o el informe para desplegar datos, realizar una acción
o mejorar el aspecto del formulario o informe. Ejemplos de control pueden ser cuadros que
muestren valores de campos, etiquetas de campo, líneas y rectángulos y botones de comando.
Los controles son de tres tipos, dependiendo de su relación con valores en las tablas:
• Control dependiente Obtiene su valor del campo de la tabla o consulta y a medida
que cambien los datos, el valor del control de unión cambia con ellos. Los campos de
datos que agrega a un diseño de formulario son ejemplos de controles de unión.
• Control independiente No está asociado a los datos de la tabla y retiene los valores que
insertó. Ejemplos de controles no asociados son líneas, rectángulos, etiquetas e imágenes.
• Control calculado Obtiene su valor de valores en la tabla y, en realidad, es una
expresión que produce un resultado. Las expresiones contienen funciones, operadores
Capítulo 10: Creación de diseños de formularios e informes 271
y campos. El valor mostrado en un control calculado cambia a medida que cambian los
valores en los campos originales, pero no puede editar directamente un control calculado.
En la tabla 10-1 se muestra una lista de los controles de uso más común en diseños de
formularios e informes. Casi todos ellos pueden usarse en ambos, pero unos cuantos son únicos
para un tipo u otro de diseño. Aunque los controles interactivos con el usuario, como los botones
de comando y los cuadros combinados, aparecen en el grupo Controles, no suelen usarse en
diseños de informe.
Abajo se muestra un formulario con muchos controles típicos que puede agregar a los
diseños de formularios e informes. El grupo de opciones contiene un conjunto de botones de
PARTE II
opción, pero en este caso también pueden ser casillas de verificación o interruptores. El cuadro
combinado se muestra expandido para desplegar la lista de valores. Todos los controles son
accesibles en el grupo Controles, de la ficha Diseño, que se despliegan durante el proceso de
diseño del formulario o informe.
NOTA En el capítulo 12 aprenderá acerca de controles especiales adicionales que puede agregar a
formularios, incluidos los hipervínculos.
Control Descripción
Marco de objeto dependiente Es un contenedor que despliega un objeto de vinculación e inserción de objetos
(OLE, Object Linking and Embedding) como una imagen almacenada en el origen
del registro.
Casilla de verificación Es un control que despliega valores Sí/No como origen del registro. Puede usarse
para representar una opción de un conjunto de opciones mutuamente excluyentes
en un control Grupo de opciones.
Cuadro combinado Es un control que combina una lista desplegable de valores con un cuadro de texto
para la inserción de datos.
Botón Es un control que inicia una acción, como abrir un formulario vinculado, ejecutar
una macro o llamar a un procedimiento VBA (Visual Basic para Aplicaciones). A
menudo se muestra con una imagen en vez de texto.
Imagen Es una imagen independiente, como el logotipo de la compañía.
Etiqueta Es un texto descriptivo, como títulos, subtítulos o instrucciones.
Línea Una línea recta utilizada para dividir el diseño.
Cuadro de lista Es un control que despliega una lista de opciones, como valores para un campo o
criterio de búsqueda.
Logotipo Es una imagen que se usa como logotipo en un formulario o informe. Suele
colocarse en la sección del encabezado del formulario o informe.
Botón de opción Es un control independiente que despliega un valor Sí/No. Puede usarse para
representar una opción de un conjunto de opciones mutuamente excluyentes en un
control Grupo de opciones.
Grupo de opciones Es un marco con un conjunto limitado de opciones de casillas de verificación,
botones de opción o botones de alternar en el formulario, que se relacionan con la
misma acción o tipo de valor de campo.
Insertar o quitar salto de línea Es un control que crea un formulario con más de una página o que causa que un
informe pase a la siguiente página impresa.
Rectángulo Es un cuadro que puede dibujarse para agrupar campos o texto visualmente.
Subformulario/Subinforme Es un formulario o informe contenido en otro formulario o informe que muestra
datos de tablas relacionadas.
Control ficha Es un control que muestra un formulario de varias páginas con fichas en la parte
superior de cada página.
Cuadro de texto Es un control que despliega datos de campo de tablas, consultas o campos
calculados.
Botón de alternar Es un botón que representa una opción Activado o Desactivado.
Marco de objeto independiente Es un contenedor que despliega un objeto que no está vinculado con la tabla.
TABLA 10-1 Controles de diseño de Access.

Propiedades del diseño de formularios e informes

Como vio en capítulos anteriores, las bases de datos, las tablas, las consultas y los campos tienen
propiedades que puede configurar para personalizar su aspecto y comportamiento. Los formularios
e informes, al igual que todos sus controles, también tienen propiedades. En este capítulo se
analizarán las propiedades que aplican principalmente a los formularios e informes, además de
los controles que contienen. Los formularios e informes tienen muchas propiedades similares,
como origen del recurso, títulos, ancho y filtro, pero cada uno tiene algunas propiedades de las
que aprenderá más adelante en este capítulo. Por ejemplo, los formularios tienen propiedades
que aplican a las interfaces de usuario y a los eventos que ocurren cuando un usuario edita datos,
PARTE II
hace clic en un botón u oprime la tecla TAB. Por otra parte, los informes tienen propiedades como
encabezado de página, pie de página y agrupación de registros para informes de resumen.
Cada tipo de control también tiene su conjunto apropiado de propiedades, como nombre,
título, origen, formato, lugares decimales, color, filtro, posición y tamaño. Todas las propiedades
relevantes para el control seleccionado se despliegan en un panel llamado Hoja de propiedades.
Verá cómo examinar estas propiedades en la sección “Uso de las hojas de propiedades” en
páginas posteriores de este capítulo.
Trabaje en la ventana de diseño

También existen similitudes entre las ventanas de diseño de formularios e informes. Las fichas
de la cinta de opciones son casi idénticas y la superficie de diseño parece igual. La única
diferencia entre ellas se muestra al principio de un nuevo diseño. La ventana de diseño del
informe muestra las secciones de encabezado y pie de página como opción predeterminada,
pero en la ventana de diseño del formulario, sólo se muestra la sección de detalles al principio.
Puede agregar los encabezados y pies de página al diseño del formulario, si es necesario.
Access proporciona tres fichas de cintas de opciones contextuales para construir formularios
e informes:
• La ficha Crear incluye cuatro grupos para iniciar nuevos diseños de objetos: Tablas,
Formularios, Informes y Otros. Entre los objetos de Otros se incluyen consultas, macros y
módulos de Visual Basic (VB).
• La ficha Diseño proporciona cinco grupos para agregar campos y controles, formar,
cambiar propiedades, cambiar la vista de los objetos y otras herramientas. La ficha Diseño
de un informe tiene otro grupo con comandos para agrupar y resumir datos.
• La ficha Organizar tiene seis grupos con comandos para alinear y agrupar controles y
mejorar la organización del diseño.
Verá cómo usar estas fichas en éste y los siguientes capítulos. Debido a que las dos ventanas
de diseño son muy similares, los siguientes párrafos se concentran en la ventana Diseño del
formulario, indicando las diferencias importantes en la ventana Diseño del informe.
Recorrido de la ventana Diseño

Para iniciar un nuevo formulario, haga clic en la ficha Crear y, en el grupo Formularios, haga algo
de lo siguiente:
Formulario en blanco Gráfica dinámica Más formularios
• Haga clic en el comando Formulario, esto crea un formulario simple en la vista

Presentación. Debe tener ya seleccionada una tabla o consulta como base del formulario.
• Haga clic en el comando Formulario dividido. Esto crea un formulario basado en la
tabla o consulta seleccionada, y lo despliega en la vista Presentación junto con una
vista de hoja de datos del origen de datos. Puede usar el formulario para ingresar datos
relacionados con el registro seleccionado en la hoja de datos.
• Haga clic en el comandoVarios elementos. El formulario parece una hoja de datos con los datos
organizados en filas y columnas. Debe haber seleccionado una tabla o consulta como base.
• Haga clic en el comando Gráfico dinámico. Esto empieza un formulario con una gráfica
en blanco para presentar datos en un formato de gráfica dinámica basada en datos de la
tabla o consulta seleccionada.
• Haga clic en el comando Formulario en blanco. Esto abre un formulario en blanco, en la
vista Presentación, que no está basado en una tabla o consulta existente.
• Haga clic en el comando Más formularios. Elija Asistente para formularios, en la galería,
para iniciarlo. Otras opciones son Hoja de datos, Cuadro de diálogo modal y Tabla
dinámica. Verá cómo crear cuadros de diálogo en el capítulo 17.
• Haga clic en el comando Diseño del formulario. Esto inicia un nuevo formulario en la
vista Diseño, que no está basada en una tabla o consulta.
Además de elegir el método para crear un nuevo formulario, tiene la opción de seleccionar
una tabla o consulta como base para su formulario. Esto no es necesario para el formulario ni el
informe, a menos que planee agregar campos al diseño. Un cuadro de diálogo modal de formulario
es un ejemplo de un formulario sin ningún dato y una hoja de portada para un informe que no
necesita contener ningún dato de campo.
Access le proporciona herramientas para ayudarle a crear el formulario, incluidos la nueva
cinta con una ficha Diseño, una lista de campos de la que puede elegir datos y un grupo de hojas
de propiedades. La superficie de diseño también tiene una cuadrícula y reglas que le ayudan a
PARTE II
FIGURA 10-1 La ventana Diseño del formulario con algunas de sus herramientas
alinear y espaciar los controles en el diseño. En la figura 10-1 se muestra la ventana de Diseño,
con la cinta de opciones de la ficha Diseño, y el panel Lista de campos de la tabla Órdenes de
trabajo. Otra herramienta es la Hoja de propiedades, donde puede cambiar las propiedades del
formulario, una selección del formulario o un control. En la siguiente sección se explica cómo se
usan estas herramientas y cómo encontrarlas.
Para mostrar u ocultar el panel Lista de campos o la Hoja de propiedades, haga clic en la
opción del comando nuevamente.
El grupo Controles
Después de que creó un nuevo formulario en blanco, el siguiente paso es agregar controles
al diseño. El grupo Controles, de la ficha Diseño, está divido en cuatro secciones, la más larga
de las cuales contiene comandos para agregar 21 tipos diferentes de controles al diseño del
formulario. Coloque el puntero sobre el icono para ver el nombre del control.
Insertar número Título Definir valores predeterminados Efectos Seleccionar

de página de los controles especiales
Título
Utilizar
Asistentes
para controles
Fecha y hora Seleccionar todo Insertar control

ActiveX
Para agregar un control, haga clic en el comando deseado y luego en el lugar en el diseño
donde quiera que vaya el control. En el caso de algunos controles, puede dibujar un contorno
para especificar el tamaño del control.
La primera sección del grupo Controles proporciona controles especiales para secciones de
encabezado de formulario e informe, como logotipo, título, números de página y la fecha y hora
actuales.
La tercera sección se usa para formar los controles con grosor de línea, tipo y color, además
de agregar efectos especiales como con relieve, sin relieve y bajo relieve. Un comando le permite
cambiar las propiedades predeterminadas de tipos de control específicos. Otro comando
selecciona todos los controles del formulario o el informe a la vez, para que pueda hacer todos
los cambios al mismo tiempo.
La cuarta sección contiene tres comandos especiales. Cuando está presionado el comando
Seleccionar, puede hacer clic en uno de los comandos de objeto de control para agregar el control
al diseño. El comando Uso de los Asistentes para Control, que invoca automáticamente uno de
los Asistentes para controles, cuando agrega su control al diseño. Los asistentes están disponibles
para agregar cuadros de lista, cuadros combinados, grupos de opción, botones de comando,
subformularios y subinformes. Si el botón está desactivado, no aparecerá un asistente cuando
agrega uno de esos controles.
NOTA Cuando quiere agregar varios controles del mismo tipo, puede bloquear el control
Seleccionar, al hacer doble clic en él. Esto deja activado el comando, hasta que haga clic en él de
nuevo u oprima ESC para desactivarlo.
El grupo Herramientas
Puede usar los comandos del grupo Herramientas para abrir el panel Lista de campos y la Hoja
de propiedades para controles o secciones seleccionadas. Otros tres comandos abren la ventana
de Visual Basic, que le permite ver cualquier código adjunto al formulario o informe; despliega
los primeros diez registros en una vista preliminar del informe, para que pueda revisar el diseño;
o abre al subformulario o subinforme en una ventana separada para que pueda hacer los
cambios al diseño.
Ver código
Vista previa de
los 10 primeros
registros
Subformulario en
nueva ventana
El grupo Fuente
El grupo Fuente tiene todos los comandos estándar de fuente para estilo, tamaño, color y
alineación, además de Copiar formato y opciones de formato condicionales.
Copiar formato
El grupo Líneas de división
Si sus controles se encuentran en un diseño apilado o tabular, puede agregar líneas de división
con comandos en el grupo Líneas de división para proporcionar más separación visual entre
los controles. En la galería Líneas de división puede elegir si usa líneas horizontales y verticales,
o sólo una u otra, en la cuadrícula, arriba, abajo, contorno o ninguna. Los otros tres comandos
establecen el grosor, el estilo y el color de la línea.
PARTE II
Las hojas de propiedades
Las hojas de propiedades presentan listas de todas las propiedades que pertenecen al formulario
o a la sección o control seleccionado del formulario. Las propiedades están agrupadas por
categoría en cuatro fichas, y hay una quinta ficha que muestra la lista completa. Las categorías
son Formato, Datos, Eventos y Otras. Como es usual, Access le da más de una manera de abrir la
Hoja de propiedades para el objeto seleccionado. En el grupo Herramientas, de la ficha Diseño,
haga clic en el comando Hoja de propiedades, haga doble clic en el objeto en el diseño o haga
clic con el botón derecho y elija Propiedades, del menú de acceso directo.
Las hojas de propiedades se usan para ver las propiedades que se establecen para
los controles y para hacer cualquier cambio necesario. Algunas propiedades tienen listas
desplegables de configuraciones válidas, mientras que otras incluyen la opción Generar.
Consulte “Uso de las hojas de propiedades”, en páginas posteriores de este capítulo, para
conocer un análisis completo.
NOTA Si ha seleccionado más de un control, la Hoja de propiedades muestra sólo las propiedades
que son comunes para el grupo con la barra de título, mostrando Tipo de selección: Selección
múltiple. Si los controles seleccionados no tienen propiedades en común, la hoja estará en blanco.
El panel Lista de campos

El panel Lista de campos se parece a la lista que puede ver en la ventana Relaciones y en un
diseño de consulta, pero sin el asterisco. Para desplegar el panel Lista de campos, en el grupo
Herramientas, haga clic en el comando Agregar campos existentes. Puede usar la lista de campos
para agregar campos a un diseño, al arrastrar el nombre a la cuadrícula de diseño. Un control
de cuadro de texto en el diseño despliega el valor del campo, y una etiqueta adjunta muestra la
leyenda del campo, que podría ser diferente del nombre del campo.
Las herramientas de alineación

Las reglas horizontal y vertical le ayudan a colocar controles con exactitud en el diseño. La
cuadrícula se muestra como puntos y líneas en el fondo del diseño. Ambas son opcionales, y
puede mostrarlas u ocultarlas al hacer clic con el botón derecho en cualquier lugar en el diseño
del formulario y luego elegir Regla, en el menú de acceso directo. El único comando, Regla, se
aplica a las reglas horizontales y verticales.
SUGERENCIA También puede usar reglas cuando quiera seleccionar más de un control en el diseño,
como se verá en páginas posteriores de este capítulo, en la sección “Selección de controles y otros
objetos”.
Uno de los parámetros que puede elegir del grupo Diseño de controles es Ajustar a la
cuadrícula. Con este parámetro seleccionado, Access alinea automáticamente los controles a la
marca de la cuadrícula más cercana. Conocerá más información sobre este comando de la ficha
Organizar, en la sección “Controles de alineación y espacio”, en páginas posteriores de este
capítulo.
También puede cambiar la finura de la cuadrícula para incrementar o disminuir la precisión
de la colocación de los controles. La precisión de la cuadrícula es una propiedad del diseño del
formulario o informe y se configura en la ficha Formato, de la Hoja de propiedades (véase “Uso
de las hojas de propiedades”, en páginas posteriores de este capítulo). La cuadrícula se presenta
en 24 incrementos por pulgada horizontal y verticalmente. Puede cambiar cualquiera de éstas
a cualquier valor entre 1 y 64 al insertar el valor en la propiedad Línea X (horizontal) o Línea Y
(vertical).
Inicio de un nuevo diseño

Iniciemos un nuevo formulario de entrada de datos para Reparaciones Caseras Técnicas, para
ingresar nuevos datos de órdenes de trabajo. Para iniciar el nuevo formulario, seleccione la tabla
Órdenes de trabajo, en el grupo Tablas, del Panel de exploración, y luego haga lo siguiente:
1. En el grupo Formularios, de la ficha Crear, haga clic en el comando Diseño del formulario.
2. Ahora el formulario en blanco aparece en la vista Diseño, y la cinta de opciones cambia
a la ficha Diseño. En el grupo Herramientas, haga clic en el comando Agregar campos
existentes, u oprima ALT+F8. El panel Lista de campos se abre en el lado derecho de la
PARTE II
pantalla.
3. Mantenga abierto el diseño del formulario (véase la figura 9-2) para agregar campos a
otros controles.
SUGERENCIA Si el panel Lista de campos no muestra tablas o consultas, haga clic en el mensaje en
el panel “Mostrar todas las tablas”.
Existen otros tipos de formularios, pero por ahora nos quedaremos con el formulario simple
que muestra un registro a la vez. (Consulte el capítulo 11 para conocer más información acerca
de los tipos de formularios y cómo crearlos.)
Un nuevo formulario consta sólo de la sección de detalles, donde se desplegará la mayor

parte de la información. Si quiere desplegar algún texto u otra información en un encabezado
o pie de página de formulario, agregue la sección al hacer clic con el botón derecho en el
formulario y elegir Encabezado o pie de formulario, del menú de acceso directo. Ambas
secciones se agregan al diseño en las partes superior e inferior, respectivamente. Si quiere un
encabezado o pie de página, puede reducir a nada la sección que no desee. La información
que se coloca en el encabezado o pie de página sólo aparece cuando el formulario se ve en
vista preliminar o cuando se imprime, no cuando abre la vista Formulario. Para eliminar las
secciones de encabezado o pie de página, haga clic con el botón derecho en el formulario y elija
el comando nuevamente.
Los diseños de informe incluyen automáticamente encabezados y pies de página, además de
la sección Detalle. Para agregar encabezados y pies de página al informe, haga clic con el botón
derecho en la vista Diseño del informe y elija Encabezado o pie de página del informe, del menú
de acceso directo.
Adición de controles
Puede agregar todos los tipos de controles al diseño con los comandos del grupo Controles,
pero es más fácil usar la Lista de campos para agregar controles de cuadro de texto a los campos
de las tablas. En los siguientes párrafos, aprenderá a agregar campos de la tabla Órdenes de
trabajo, agregar un título y subtítulo al formulario y también a incluir algunos campos calculados.
Cuando está agregando controles a un diseño de formulario, tiene la opción de dos argumentos
automáticos que puede usar en lugar de agregar manualmente cada control:
• El diseño tabular coloca controles en filas y columnas, como una hoja de datos con las
etiquetas en la parte superior.
• El diseño apilado organiza los controles en una lista vertical, con las etiquetas a la
izquierda.
Consulte el capítulo 11 para conocer más información acerca de la creación de un diseño de
formulario empleando una de las estructuras especiales de diseño de formulario.
Adición de controles desde la Lista de campos

La Lista de campos contiene los nombres de todos los campos incluidos en el origen del registro.
Haga clic en el botón de expansión (+) que está junto al nombre de la tabla que quiere usar
como base para el nuevo formulario. Esto mostrará todos los campos disponibles de la tabla.
Cuando arrastra un campo de la lista al diseño, Access crea un nuevo control de cuadro de texto
que muestra valores de campo en la vista Formulario. Puede agregar campos desde la lista al
diseño de tres maneras:
• Arrastre un nombre de campo de la lista al diseño. Esto es muy parecido al arrastre de
un nombre de campo a la cuadrícula de la consulta. Cuando coloca el botón, el control
aparece mostrando el nuevo control con su etiqueta adjunta.
• Haga doble clic en el nombre del campo.
• Oprima CTRL y seleccione los nombres de varios campos para agregarlos al diseño del
formulario. Este método sólo puede usarse en campos que aparecen en la Lista de
campos disponibles para este grupo (véase la figura 10-2).
PARTE II
FIGURA 10-2 Elección de campos del panel Lista de campos
La lista de campos permanece abierta hasta que hace clic en el botón Cerrar, o hasta que
hace clic de nuevo en el comando Agregar campos existentes.
Una vez que haya seleccionado un campo de una de las tablas, el panel Lista de campos
cambia al agrupar los nombres de campo (véase la figura 10-2) por disponibilidad:
• Campos disponibles para esta vista Incluye todos los campos de la misma tabla que
seleccionó.
• Campos disponibles en las tablas relacionadas Muestra una lista de otras tablas en
la base de datos.
• Campos disponibles en otras tablas Presenta una lista de otras tablas que no están
relacionas con la tabla con la que está trabajando.
Para regresar al formulario de entrada de datos de Reparaciones Caseras Técnicas y agregar

campos de la tabla Órdenes de trabajo, realice lo siguiente:
1. Haga clic en el campo Número de orden, en la lista, y luego arrastre el botón al diseño, a
la marca de 4 cm, en la regla horizontal.
2. Arrastre los otros campos desde la lista de campos a posiciones en el diseño que se
parezcan a la figura 10-3. Necesita expandir el diseño del formulario de forma horizontal
y vertical para colocar los campos como se muestra.
Una vez que tenga todos los campos que desee en el diseño, cierre la Lista de campos para
hacer más espacio en la pantalla. A continuación, agregue un encabezado de formulario y use el
comando del control Etiqueta, del grupo Controles, de la ficha Diseño, para agregar un título y
subtítulo al encabezado.
Adición de controles desde el grupo Controles

Para agregar un control, haga clic en el comando apropiado y luego arrastre el contorno del
control al diseño. Mueva el puntero del ratón sobre el icono de la herramienta para ver el
nombre del control. Lo que sucede a continuación dependerá del tipo de control que esté
agregando. Si es un control Etiqueta, el punto de inserción aparece dentro del contorno, listo
para insertar el texto de la etiqueta. Si quiere agregar varios controles del mismo tipo, puede
hacer doble clic en el botón de la herramienta para bloquearlo y que no tenga que hacer clic en
él cada que desee agregar un control.
PARTE II
FIGURA 10-3 Los campos de Órdenes de trabajo agregados al diseño del formulario
Para agregar un título al encabezado del formulario Órdenes de trabajo, haga lo siguiente:
1. Haga clic con el botón derecho en el diseño del formulario y elija Encabezado o pie de
formulario, del menú de acceso directo. Se agregan las secciones nuevas al formulario.
2. Mueva el puntero a la línea de división entre las secciones Encabezado del formulario y
Detalle y cuando tome la forma de una doble flecha vertical, haga clic y arrastre la línea a
la marca de 1.5 cm en la regla vertical.
3. En el grupo Controles, haga clic en el comando Etiqueta y luego arrastre un contorno en
el Encabezado del formulario. Ahora el contorno aparecerá con un punto de inserción a la
izquierda, listo para escribir.
4. Escriba Reparaciones Caseras Técnicas y oprima ENTER o haga clic fuera del cuadro de la
etiqueta. Si oprime ENTER, el control permanece seleccionado. De otra manera, seleccione
de nuevo el control de etiqueta.
5. Haga clic en el grupo Fuente y cambie el tamaño de fuente a 18 puntos, itálicas y
centrada. En la figura 10-4 se muestra el diseño del formulario con el nuevo encabezado.
FIGURA 10-4 Adición de un título en el encabezado del formulario
SUGERENCIA Si sólo ve el comando Fuente y no ve todos los estilos de fuente y otros comandos en
el grupo Fuente, haga más ancha la pantalla para expandir la cinta de opciones.
6. Arrastre hacia abajo la barra de la sección Detalle para hacer más espacio al Encabezado
de página del formulario y agregar un subtítulo.
7. Haga clic de nuevo en el comando Etiqueta, y arrastre un cuadro debajo del título.
Luego escriba Formulario de entrada de datos: Órdenes de trabajo en el control de la
etiqueta.
8. Use el grupo Fuente para cambiar este texto a negritas y que el tamaño de la fuente sea
10 puntos.
9. Haga clic con el botón derecho en la ficha del documento y luego cambie a la vista
Formulario para ver el nuevo aspecto del diseño.
PARTE II
Adición de un control calculado
Un control calculado contiene valores de varios campos de Texto, Número, Moneda o Fecha en
el origen del registro. Por ejemplo, en un capítulo anterior, vio cómo combinar valores de texto
de los campos nombre y apellido en un solo campo, de nombre completo. Otro ejemplo es crear
una sola dirección a partir de campos separados de dirección, ciudad, estado y código postal con
la expresión:
[Dirección]&”,”&[Ciudad]&”,”&[Estado]&””[CP]
Las comillas encierran los espacios incrustados y una coma que separa los valores. También
puede combinar campos de moneda o fecha; por ejemplo:
• [Cumpleaños]-Fecha() Despliega el número de días que tiene que esperar hasta el
siguiente cumpleaños.
• [Precio]*1.07+[Manejo-Envío] Calcula y despliega el precio de venta más un impuesto
del 7% y agrega los costos de manejo y envío.
SUGERENCIA Puede ahorrar tiempo de procesamiento al realizar los cálculos en el nivel de la

consulta, en vez de hacerlo en el diseño del formulario o informe. Después, use la consulta como
base para el formulario o informe.
Ahora agregue dos campos calculados al formulario de entrada de datos Órdenes de trabajo
que desplegará el costo total del trabajo y el número de días estimado para completar el
trabajo al hacer lo siguiente:
1. En el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Cuadro de texto, y
haga clic en el área que se encuentra a la derecha del campo Costo de materiales. Access
agrega un control de cuadro de texto independiente.
2. Haga doble clic en el nuevo control o haga clic en el comando Hoja de propiedades del
grupo herramientas para abrir la hoja de propiedades para el nuevo cuadro de texto
independiente. También puede hacer clic con el botón derecho en un control y luego
elegir Propiedades, del menú de acceso directo.
3. Haga clic en la ficha Datos y luego ingrese la siguiente expresión en el cuadro de la
propiedad Origen del control: =[Costo de materiales]+[Costo de mano de obra].
Observe que debe iniciar la expresión con un signo de igual (=) o Access supondrá que la
expresión es un nombre de campo.
4. Haga doble clic en la etiqueta adjunta que muestra Texton, y luego escriba Costo total.
5. Repita del paso 1 al 4 para agregar otro campo calculado para mostrar el tiempo de
trabajo estimado con la expresión =[Fecha de terminación]-[Fecha de inicio] y rotúlelo
Días de trabajo.
6. Cambie a la vista Formulario para ver el diseño con los nuevos campos calculados.
Puede ver que, a pesar de que los dos campos de costo retienen el formato de moneda
con el signo de peso y dos lugares decimales, el campo Costo total no lo retiene. Debe configurar
el formato y otras propiedades por separado de los campos calculados. Además, el control Días
de trabajo está alineado a la izquierda, aunque es un campo Número. En la sección “Selección de
controles y otros objetos”, en páginas posteriores de este capítulo, se analiza la selección
de controles y el cambio de sus propiedades.
Revestimiento con líneas y rectángulos

Aunque no son esenciales, las líneas pueden ser útiles en formularios e informes para crear
una separación visual entre partes del diseño. Una línea gruesa puede ayudar a centrar la
atención en un área específica. Puede dibujar una línea en cualquier lugar de una sección
de formulario o informe.
Para dibujar una línea, haga clic en el botón Línea y luego haga clic donde quiera que
aparezca la línea o arrastre el puntero para dibujar la línea. Si sólo hace clic dentro del
diseño, Access dibuja una línea sólida horizontal, de 2.5 cm de largo y grosor de un punto.
Cuando arrastra para dibujar la línea, puede arrastrarla en cualquier dirección y longitud.
PARTE II
Para asegurarse de que la línea es horizontal o vertical cuando la dibuja, mantenga
oprimida MAYÚS mientras arrastra.
Los rectángulos son prácticos como grupos que agrupan datos relacionados o como
un medio para dar énfasis a otro control. Por ejemplo, en un formulario, puede dibujar un
cuadro alrededor de un conjunto de botones de comando para destacarlos del resto del
diseño.
Para dibujar un rectángulo, haga clic en el comando Rectángulo, del grupo Controles,
y dibuje el cuadro en el diseño. Después de dibujar la línea o rectángulo, puede usar los
comandos Grosor de línea y Tipo de línea, de grupos Control para cambiar el grosor de la
línea o el borde, elegir colores y agregar un efecto especial. También, por ejemplo, puede
usar la Hoja de propiedades para cambiar el estilo de la línea o el borde del rectángulo a
una línea de guiones o puntos.
SUGERENCIA Un control calculado simple es la fecha actual. Para agregar este control, en la
propiedad Origen del control, ingrese la expresión =Fecha().
SUGERENCIA Si dibuja un rectángulo alrededor de otros controles y luego agrega un color de

fondo, podría ocultar los demás controles. Para evitar esto, haga clic con el botón derecho en el
rectángulo y elija Ubicación, del menú de acceso directo, y luego haga clic en Enviar al fondo,
para colocarlo detrás de los otros. También puede hacer clic en el comando Enviar al fondo, en el
grupo Ubicación, de la ficha Posición.
Inicie un nuevo formulario en la vista Presentación

No es necesario que inicie un nuevo formulario en la vista Diseño. También puede hacerlo en
la vista Presentación, que es una característica nueva de Access 2007. La vista Presentación es
muy parecida a la vista Formulario, pero puede hacer cambios al diseño del formulario en la vista
Presentación, y luego ver su aspecto en la vista Formulario, sin cambiar a ésta. En la figura 10-5
se muestra el principio de un nuevo formulario en la vista Presentación.
Además de agregar los campos que desee, puede agregar algunos otros controles. El grupo
Controles de la ficha Formato, incluye Logotipo, Título, Números de página, Fecha y hora y
opciones para el establecimiento del grosor, estilo y color de la línea. No es posible agregar otros
controles en la vista Presentación, pero aún puede hacer todas las modificaciones de fuente,
formato y líneas de división para cambiar el aspecto y la utilidad del formulario.
FIGURA 10-5 Inicio de un nuevo formulario en la vista Presentación
Modificación de secciones y controles del formulario

Puede personalizar los controles que agrega a un diseño de formulario o informe para que
presenten la información de la manera correcta. Los controles pueden moverse por el diseño
o cambiarse de tamaño, y es posible cambiar cualquiera de las propiedades para crear el efecto
apropiado. Para cambiar cualquier control, primero debe seleccionarlo, para que Access se
concentre en el objeto.
Selección de controles y otros objetos

Hay muchas maneras de seleccionar el diseño de un formulario o informe, una sección específica
del diseño o uno o más controles. El elemento con el que desea trabajar determina la manera en
que necesita seleccionarla.
Selección del formulario o una sección de éste

Puede seleccionar el formulario de las maneras siguientes:
• Si las reglas se encuentran desplegadas, haga clic en el selector del formulario, el pequeño
recuadro que se encuentra en la esquina superior izquierda donde se unen las reglas
horizontal y vertical.
Selector del formulario
PARTE II
• Haga clic en cualquier lugar del fondo plano fuera del diseño del formulario.
Cuando el formulario está seleccionado, el selector de formulario muestra un cuadro negro.
Después de seleccionar el formulario, puede ver y cambiar cualquiera de sus propiedades,
incluido el origen del registro, en la hoja de propiedades del formulario.
Para seleccionar una sección de un formulario o un informe, debe hacer algo de lo siguiente:
• Haga clic en el selector de la sección (el pequeño cuadro en la regla vertical, opuesto a la
barra de la sección).
Selector de sección Barra de sección
• Haga clic en la barra de la sección.

• Haga clic en cualquier lugar de la sección.
Cuando una sección está seleccionada, el divisor horizontal que contiene el título de la
sección aparece atenuado.
Selección de controles
Sólo queda por ver la selección de los propios controles. Para seleccionar un control, puede
simplemente hacer clic en el control. Cuando selecciona un control, un conjunto de pequeños
recuadros oscuros, llamados controladores, aparecen alrededor del control. Los cuadros más
grandes son los controladores para mover y los más pequeños son los controladores para cambio de
tamaño. (Lea más acerca de estos dos tipos de controladores para mover y de cambio de tamaño
“Controladores para mover y cambio de tamaño” en páginas posteriores de este capítulo.)
Controladores Controladores para
para mover cambio de tamaño
Si quiere hacer los mismos cambios a varios controles a la vez en el diseño del formulario,
puede seleccionar más de uno de ellos de una de las maneras siguientes:
• Mantenga oprimida MAYÚS mientras hace clic en cada control.
• Para seleccionar una columna de controles, haga clic en la flecha de selección en la regla
horizontal que se encuentra arriba de los controles.
• Para seleccionar una fila de controles, haga clic en la flecha de selección en la regla
vertical que se encuentra a la izquierda de los controles.
• Para seleccionar un bloque de controles, haga clic en la flecha de selección, en una de las
reglas, y arrastre para dibujar un rectángulo alrededor de los controles. Esto selecciona
todos los controles que se encuentran dentro del rectángulo, ya sea de manera total o
parcial.
• Para seleccionar un bloque de controles que se encuentran dentro del diseño, pero no
una columna o fila completa, haga clic en el diseño fuera de cualquier control y dibuje un
rectángulo alrededor de los controles. Si el control seleccionado es un cuadro de texto, la
etiqueta asociada también se selecciona.
• Para seleccionar todos los controles del diseño, oprima CTRL+A.
SUGERENCIA Cuando hace clic en una o más reglas y dibuja un rectángulo para seleccionar una
fila o columna de controles, puede elegir que se incluyan los controles encerrados en el rectángulo
de modo total o parcial. Esta es una de esas opciones que cambia en el cuadro de diálogo Opciones
de Access. Haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en el botón Opciones de Access.
Seleccione Diseñadores de objetos, en el panel de la izquierda, y recorra hacia abajo para mostrar
las opciones de Formularios e informes. Las opciones de Comportamiento de la selección incluyen
Parcialmente encuadrada (por opción predeterminada) y Totalmente encuadrada.
Para dejar de seleccionar, haga clic en cualquier lugar fuera de los objetos seleccionados.
PARTE II
Para dejar fuera sólo unos cuantos controles del grupo seleccionado, mantenga oprimida la tecla
MAYÚS y haga clic en cada uno de los controles que desee excluir.
Un control de cuadro de texto es un caso especial porque contiene dos partes que pueden
tratarse juntas o por separado: la etiqueta adjunta suele ser el nombre del campo, y la región
de edición despliega el valor del campo. Si hace clic en la región de edición para seleccionar un
control de cuadro de texto, puede cambiar las propiedades del cuadro de texto. Si hace clic en la
etiqueta adjunta, sólo se selecciona la etiqueta y puede cambiar sus propiedades. De cualquier
manera puede moverlos juntos o por separado.
Por el tamaño y número de controladores que aparecen alrededor del control, puede saber
si ha seleccionado ambos o sólo la etiqueta. Aquí se muestran dos controles de cuadro de texto
y, como puede ver, está seleccionada la región de edición del control Costo de mano de obra, al
tiempo que también lo está la etiqueta del control Costo de materiales.
Una vez que haya seleccionado los controles con los que quiere trabajar, puede moverlos,
cambiar su tamaño, alinearlos o espaciarlos equitativamente o cambiar cualquiera de sus
propiedades.
Agrupación de controles
Si tiene varios controles que quiere que tengan el mismo aspecto y se comporten igual, puede
definirlos como un solo grupo y formarlos todos al mismo tiempo. Para crear el grupo de
controles, seleccione todos los controles que quiera incluir, junto con las etiquetas para los
controles de cuadro de texto y, en el grupo Diseño de controles, de la ficha Organizar, haga

clic en el comando Agrupar. Aparece un marco alrededor del conjunto de controles, pero no se
muestra en la vista Formulario. El nuevo formulario, que se muestra a continuación, contiene los
campos de costo y fecha en un solo grupo. Cuando selecciona uno de los controles en el grupo,
todos se seleccionan, incluidas sus etiquetas.
Grupo
Para eliminar la designación del grupo, haga clic en el comando Desagrupar, del grupo
Diseño de controles.
Controladores para mover y de cambio de tamaño

Una razón para seleccionar un control es cambiar su tamaño o moverlo a una posición diferente
en el diseño. Como se mencionó antes, cuando selecciona un control, aparecen controladores
alrededor de él. Estos controladores se usan para mover y cambiar el tamaño de un control, o un
grupo de controles seleccionados.
Movimiento de los controles
Para mover un control en el diseño, coloque el puntero sobre el controlador para mover (el
cuadro más grande en la esquina superior izquierda de un control seleccionado). Cuando
el puntero tome la forma de una flecha de cuatro puntas con el puntero que señala arriba a
la izquierda, haga clic y arrastre el control a la posición deseada. Puede arrastrar sobre otros
controles para colocarlo donde desee.
El control de cuadro de texto es un caso especial porque tiene dos controladores para mover.
Si el puntero está directamente sobre el controlador para mover de la región de edición, puede
mover esta región sola. Si el puntero se encuentra en cualquier lugar de la región de edición, el
PARTE II
control y su etiqueta se mueven juntos. Cuando mueve el puntero al controlador para mover de
la etiqueta adjunta, puede mover la etiqueta por sí sola. No puede mover ambas partes con el
controlador para mover de la etiqueta, a menos que haya seleccionado ambas, la etiqueta y la
región de edición.
SUGERENCIA Si arrastra un control por su controlador para mover, obtendrá resultados inexactos,
de modo que si quiere mover un control a una distancia más pequeña o precisa, mantenga
oprimida ctrl y luego oprima la tecla de flecha apropiada. Cada opresión de la tecla mueve el
control una cuarta parte de una unidad de cuadrícula en la dirección de la flecha. Al mantener
oprimida la tecla ctrl mientras arrastra un control se deshabilita temporalmente la característica
Ajustar a la cuadrícula.
Si ha seleccionado más de un control, puede arrastrar cualquiera de ellos y todos se moverán

juntos.
Cambio del tamaño de los controles

Un control seleccionado tiene siete controladores para cambio de tamaño, uno a cada lado y uno
en cada esquina, con excepción de la esquina del controlador para mover. Al arrastrar uno de los
controladores de tamaño se cambia el ancho o el alto, mientras que al arrastrar un controlador
de esquina se cambian ambos a la vez.
Si ha seleccionado varios controles, todos cambiarán de tamaño de la misma manera cuando
arrastre el controlador para cambio de tamaño de uno de ellos.
SUGERENCIA Si necesita hacer ajustes más precisos en el tamaño del control seleccionado,
mantenga oprimida mayús mientras hace clic en la tecla de flecha apropiada. Cada opresión de la
tecla aumenta o disminuye el tamaño del control en una unidad de cuadrícula.
El grupo Tamaño, de la ficha Organizar, además de los menús acceso directo, tiene opciones
que le ayudan a cambiar el tamaño de un control o un grupo de éstos, para que coincidan en
su largo o su ancho. Seleccione los controles a los que desee cambiar de tamaño, y luego, en el
grupo Tamaño, de la ficha Organizar, haga clic en uno de los mismos seis comandos.
El primer comando, Ajustar, cambia el tamaño de un control para que se ajuste a su

contenido. Por ejemplo, si ha dibujado un control de etiqueta largo, pero ingresó un texto corto,
elija el comando Ajustar para reducir el tamaño del control para que se ajuste al texto ingresado.
El segundo comando, A la cuadrícula, ajusta automáticamente el tamaño del control para que
sus cuatro esquinas caigan en los puntos más cercanos de la cuadrícula.
SUGERENCIA Al hacer doble clic en uno de los controladores para cambio de tamaño, se cambia
automáticamente el tamaño de un control de etiqueta para que se ajuste al contenido.
Los cuatro comandos restantes ajustan el tamaño de cada control de un grupo de controles
relacionados con el más alto, el más corto, el más ancho y el más angosto del grupo.
SUGERENCIA El comando Ajustar a la cuadrícula, del grupo Diseño de controles, ajusta

automáticamente el tamaño del control cuando arrastra los controladores de tamaño, para que sus
límites estén en las líneas de la cuadrícula.
Controles de alineación y espacio

Tener los controles alineados en un formulario le da a éste o al informe un aspecto más
profesional. Para alinear un grupo de controles, selecciónelos primero, y luego, en el grupo
Diseño de controles, de la ficha Organizar, haga clic en el comando Tabular o Apilado. Tabular
organiza todos los controles como una hoja de datos mientras que Apilado los coloca en una
lista vertical. Para eliminar esta disposición, seleccione un miembro del grupo y haga clic en el
comando Quitar, del grupo Diseño de controles.
PARTE II
Si usa los comandos en el grupo Diseño de controles o hace clic con el botón derecho y
apunta a Alinear, en el menú de acceso directo, dispondrá de varias opciones para la alineación
relativa a los miembros del grupo. Todos los miembros del grupo se alinean con el que se
encuentra en el extremo derecho o izquierdo, o más cercano a las partes superior o inferior.
El comando A la cuadrícula coloca la esquina superior derecha de todos los controles

seleccionados en la línea de la cuadrícula. Si tiene activada la opción Ajustar a la cuadrícula, esto
se hace automáticamente.
SUGERENCIA Cuando alinea controles, asegúrese de seleccionar sólo los que se encuentran en la
misma fila o la misma columna. Si tiene controles en el grupo de un área diferente del formulario,
se alinearán con el resto, creando un aspecto confuso.
Cuando tenga una fila o columna de controles que quiera espaciar de manera uniforme a lo
largo o ancho del formulario o informe, puede usar los comandos Igualar espacio horizontal o
Igualar espacio vertical en el grupo Posición, de la ficha Organizar. Estos comandos también se
usan para aumentar o disminuir los espacios equitativamente entre los controles.
Igualar espacio Igualar espacio

horizontal vertical
Aumentar
espacio vertical
Disminuir
espacio vertical
Aumentar espacio Disminuir espacio

horizontal horizontal
Las opciones de espacio horizontal y vertical son las siguientes:

• Igualar Los controles que se encuentran a la izquierda o derecha, o en la parte superior
o inferior del grupo se mantienen fijos, mientras que los controles centrales se mueven
para igualar el espacio.
• Aumentar El control del extremo izquierdo o de la parte superior se mantiene fijo y
el espacio intermedio de los controles sobrantes se incrementa por un intervalo de la
cuadrícula.
• Disminuir De manera similar a Aumentar, excepto que el espacio intermedio de los
controles disminuye por un intervalo de cuadrícula.
Están disponibles dos opciones adicionales de posicionamiento de controles en el grupo
Diseño de controles: Márgenes de control y Relleno de control. Cuando hace clic en el comando
Márgenes de control, ve una galería de la que puede elegir: Ninguno, Estrecha, Medio y Ancha.
La opción Ninguno limita el tamaño vertical del control para que se ajuste al tamaño de fuente.
Las otras opciones aumentan el espacio vacío arriba del texto en el control.
La galería Relleno de control incluye opciones similares para especificar el espacio entre
columnas en un diseño tabular. Las opciones son Ninguno, Estrecha, Medio y Ancha.
Uso de las hojas de propiedades

Las propiedades establecen las características de los elementos de diseño de formulario e
informe. En un diseño de formulario o informe, todo tiene propiedades, incluidos los controles,
las secciones y aún el propio formulario o informe. Las propiedades del control establecen la
estructura, el aspecto y el comportamiento de los controles. Las propiedades también pueden
determinar las características del texto y los datos contenidos en un control.
Las hojas de propiedades contienen listas de todas las propiedades que pertenecen a un
control seleccionado o un grupo de éstos. Para abrir la Hoja de propiedades de un control, haga
algo de lo siguiente:
• Haga doble clic en el control.
• Seleccione el control y, en el grupo Herramientas, de la ficha Diseño, haga clic en el
comando Hoja de propiedades.
PARTE II
• Haga clic con el botón derecho en el control y elija Propiedades, del menú de acceso
directo.
• Seleccione el control y oprima ALT+ENTER.
La lista de propiedad dependerá de la selección actual. La ficha Todas, de la Hoja de
propiedades del control del cuadro de texto Número de orden presenta una lista de todas
las propiedades del control. Como puede saberlo por la barra de desplazamiento, hay más
propiedades en la lista.
Las propiedades están agrupadas en la hoja por tipo: Formato, Datos, Eventos, Otras y
Todas. Haga clic en la ficha que mostrará las propiedades que desee cambiar, o quédese en Todas
para ver toda la lista.
Para cambiar una propiedad, haga clic en ella en la lista, y luego haga algo de lo siguiente:
• Escriba la configuración deseada en el cuadro de propiedades (el campo a la derecha del
nombre de la propiedad).
• Si aparece una flecha en el cuadro de propiedades, seleccione la configuración deseada de
la lista.
• Si aparece un botón de Generador (…), haga clic en él para desplegar un generador o un
cuadro de diálogo con una opción de generadores, dependiendo del tipo de control.
SUGERENCIA Cuando hace clic en una propiedad, en la Hoja de propiedades, se despliega una
descripción de ésta en la barra de estado. Si necesita más información acerca de la propiedad o la
manera de usarla, oprima F1.
El campo calculado, Costo total, que agregó antes al formulario de entrada de datos de
Órdenes de trabajo, necesita mostrar los símbolos de moneda. Para establecer la propiedad del
formato, haga lo siguiente:
1. En la ventana de diseño del formulario, haga doble clic en la región de edición del control
de cuadro de texto Costo total. Se abre la Hoja de propiedades.
2. Haga clic en la flecha del cuadro de la propiedad Formato, y elija Moneda, de la lista.
Otros elementos de interés también aparecen en la Hoja de propiedades del cuadro de texto
Costo total. Por ejemplo:
• Busque en la barra de estado una descripción de la propiedad Formato.
• La propiedad Nombre, no es Costo total, sino Texto17. Recuerde que Costo total no
es un nombre de campo real, sólo es la etiqueta ligada al control de cuadro de texto
independiente. Access asigna un nombre automáticamente al nuevo control cuando
se agrega al diseño. Este nombre es un identificador que Access utiliza en expresiones,
macros y procedimientos.
• Puede ver la expresión que define el campo calculado. Si no es una expresión larga, haga
PARTE II
clic con el botón derecho en la línea de la propiedad Origen de control y elija Zoom,
del menú de acceso directo, para ver la expresión entera. También puede hacer clic en el
cuadro de la propiedad y oprimir MAYÚS-F12 para abrir el cuadro de diálogo Zoom.
Para aplicar el mismo valor de propiedad a un grupo de controles del mismo tipo, primero
selecciónelos todos y luego abra la hoja de propiedades. Sólo las propiedades comunes a todos
los miembros del grupo son visibles en la hoja.
Una vez que abra una Hoja de propiedades, ésta permanece en la pantalla hasta que la cierre.
Para establecer propiedades de un objeto diferente en el diseño, seleccione el objeto de la lista
desplegable, en la parte superior de la Hoja de propiedades, o seleccione el control en el diseño.
Asignación de un valor predeterminado

Cuando asigna un valor predeterminado a un control asociado en un diseño de formulario o
informe, el valor que ingresa sobrescribe al valor predeterminado establecido en el diseño de
tabla. A menos que ingrese uno diferente, el valor predeterminado que asigne se almacena en
el campo cuando se ingresa un nuevo registro en el formulario. Por ejemplo, si está ingresando
nuevos datos de cotización y uno de los campos en el formulario es la fecha, puede asignar la
fecha actual como valor predeterminado. Esto almacena automáticamente la fecha actual del
sistema en el nuevo registro.
Para asignar la fecha actual como valor predeterminado, escriba =Fecha() en el cuadro de
la propiedad del control Valor predeterminado.
NOTA Otra forma de incluir la fecha actual en un formulario o informe consiste en usar un
comando de la cinta de opciones. En el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el
comando Fecha y hora para abrir el cuadro de diálogo Fecha y hora. Después haga clic en Incluir
fecha y elija un formato de fecha. Para incluir la hora, marque la casilla de verificación Incluir
hora y elija el formato de la hora. Si se usa un encabezado en el formulario o informe, Access
coloca el cuadro de diálogo Fecha y hora ahí; de otra forma, va a la sección Detalle. Los valores de
Fecha y hora que se agregan de esta forma son parte del diseño y no se almacenan en la tabla.
Especificación de una regla de validación

Para aplicar una regla de validación a un control en el formulario o informe, ingrese la expresión
en el cuadro de propiedad Regla de validación. También puede hacer clic en el botón Generador
con el fin de usar el Generador de expresiones para construir la regla. Las reglas de validación
que se insertan como propiedades de control habrán de exigirse, además de cualquier regla que
se haya configurado en el diseño de la tabla.
Si su expresión es larga, puede oprimir MAYÚS-F12 para abrir el cuadro Zoom, donde verá
toda la expresión.
Escriba el mensaje que quiera desplegar cuando ocurra una violación en el cuadro de
propiedad Validación de texto.
Cambio de las propiedades predeterminadas del control

Access proporciona un conjunto predeterminado de propiedades para cada tipo de control. El
conjunto especifica el aspecto general y el comportamiento de ese tipo de control. Por ejemplo,
las propiedades predeterminadas de un control de cuadro de texto determinan el tamaño de la
fuente y la alineación del texto dentro de la etiqueta adjunta. Otra propiedad predeterminada
de cuadro de texto incluye automáticamente el nombre del campo como etiqueta adjunta.
Este conjunto de propiedades es denominado estilo predeterminado del control, para ese tipo de
control.
Si encuentra que está haciendo los mismos cambios a casi todos los controles de un cierto
tipo, puede cambiar la configuración predeterminada de propiedades. Por ejemplo, si por lo general
quiere un tamaño de fuente más grande en sus cuadros de texto, cambie Tamaño de la fuente del
tamaño predeterminado de 8 a uno más grande. O si no quiere las etiquetas adjuntas en todos los
cuadros de texto, cambie la propiedad Etiquetado automático, en la ficha Formato, a No.
SUGERENCIA Cuando cambia de un valor predeterminado al que usa con más frecuencia,
ahorra espacio. Access no necesita almacenar tanto la configuración predeterminada como la
personalizada.
Para cambiar la configuración predeterminada de una propiedad:

1. En el grupo Controles, haga clic en la herramienta del tipo de control deseado.
2. En el grupo Herramientas, haga clic en el comando Hoja de propiedades. Se abre la Hoja
de propiedades de ese tipo de control, pero la barra de título indica que se trata de la
configuración predeterminada, en lugar de la configuración de un control determinado
del diseño.
3. Cambie la configuración en la Hoja de propiedades predeterminada.
Los cambios que haga sólo afectan a los nuevos controles de ese tipo que agregue al diseño;
los controles existentes no cambian. Los cambios permanecen aplicados para el diseño actual,
hasta que los cambie de nuevo.
NOTA Algunas de las propiedades de un control de cuadro de texto sólo pueden configurarse en
la Hoja de propiedades Cuadro de texto predeterminado. Por ejemplo, las propiedades Etiqueta
automática y Dos puntos automáticos (en la ficha Formato) trabajan juntas. Cuando las dos
están en Sí, Access automáticamente agrega el nombre de campo como una etiqueta adjunta
PARTE II
seguida de dos puntos. Etiqueta X, Etiqueta Y y Alinear etiqueta, que ubican la etiqueta adjunta
con respecto al cuadro de texto, también aparecen sólo en Hoja de datos predeterminada. Consulte
la referencia rápida en el CD para conocer una descripción completa de los cuadros de texto y
otras propiedades predeterminadas de control.
Si ya ha hecho cambios a un control y le gusta lo que ve, hay una manera rápida de copiar
los cambios al estilo predeterminado del tipo de control. Ahora cualquier nuevo control usará
las propiedades del control existente como un estilo de control predeterminado. Seleccione
el control que tiene las características que desee como opciones predeterminadas para los
controles subsecuentes, y luego, en el grupo Controles, haga clic en el comando Definir valores
predeterminados de los controles.
Uso del grupo Fuente

El grupo de comandos Fuente proporciona una manera rápida de cambiar la apariencia del texto
en los controles seleccionados. El grupo contiene ocho comandos para formar texto en el diseño.
Estos comandos cambian el nombre, tamaño y estilo de fuente y alinean el texto dentro de los
límites de los controles. Otros controles le dan una manera rápida de cambiar el color y el estilo
de muchos elementos del diseño.
Cuando hace clic en un comando de color, se despliega una paleta de color que puede usar
para cambiar el color de la fuente, el color de fondo o de relleno y el Color de fondo o de relleno
alternativo descritos antes. El comando Copiar formato puede usarse para copiar los parámetros
de formato de un control seleccionado y aplicarlos a otros controles.
SUGERENCIA Si quiere aplicar a un grupo de controles similares los mismos cambios hechos a las
propiedades de formato, seleccione todos y luego cambie las propiedades comunes.
Aplicación de Formato condicional

Puede usar formato condicional con cuadros de texto y cuadros combinados. Con formato
condicional, puede especificar un formato predeterminado para el control y hasta tres formatos
adicionales que se aplicarán bajo condiciones especiales: el valor actual del campo, cuando el
campo tiene el enfoque, o cuando una expresión se evalúa como Verdadera. La expresión puede
hacer referencia a los valores en otros campos del mismo registro. Por ejemplo, si la fecha en un
campo es de más de 30 días de antigüedad, despliegue el valor en este campo subrayado o en
rojo, en un fondo verde claro para el departamento de contabilidad.
Para activar el formato condicional, seleccione el control al que desea aplicarlo y luego, en el
grupo Fuente, haga clic en el comando Condicional. El cuadro de diálogo Formato condicional
muestra dos áreas: una para establecer el formato predeterminado y otra para especificar un
formato condicional que se aplicará bajo ciertas condiciones.
Entre las opciones de formato se incluyen negritas, cursivas y subrayado, además de colores
de texto y de fondo. También puede elegir alternar colores en las filas de registros en la vista
Hoja de datos, al configurar Relleno alternativo. La ultima opción a la derecha de ambas
secciones del cuadro de diálogo le permite habilitar o deshabilitar el control si la condición se
cumple. Cuando un control está habilitado, puede alcanzarlo al oprimir TAB, si está deshabilitado,
se omite en el orden de tabulación. (Conocerá más información acerca del orden de tabulación
de controles en un formulario en el capítulo 11). El cuadro de la parte media despliega un
ejemplo del aspecto que tendrá el formato elegido.
Para establecer formato condicional, establezca el formato predeterminado, luego pase a
Condición 1. En el primer cuadro, tiene la opción de elegir entre varias condiciones:
• El valor del campo es Define el valor o rango de valores para el que se aplica la
configuración del formato.
• La expresión es Aplica el formato si la expresión que ingrese se evalúa como
Verdadero.
• El campo tiene foco Aplica el formato al campo en cuanto tiene el enfoque.
Dependiendo de la selección que haga en el primer cuadro de condición, pueden hacerse
otras especificaciones en los otros cuadros. Si elige El valor del campo es, en el primer cuadro,
tiene una opción de varios operadores de comparación:
Si elige La expresión es, sólo tiene un cuadro en el cual ingresar la expresión. El campo tiene
foco no requiere criterios adicionales.
Después de definir la condición, use los botones de formato para establecer el formato que
desee aplicar si se cumple la condición.
Elija Agregar, para agregar otra condición. Puede especificar hasta tres escenarios de
formato condicional para cada control de cuadro de texto o cuadro combinado. Las condiciones
se ordenan con precedencia de la primera. Si no se cumple la primera condición, se evalúa
la segunda, etc. En la figura 10-6 se muestra el cuadro de diálogo Formato condicional con
configuración para el control de cuadro de texto Costo total. Las tres condiciones se presentan a
PARTE II
continuación:
• Si el costo total excede $50000.
• Si el costo total es menor de $10000.
• Si el costo de mano de la obra es mayor que el costo de los materiales.
Si quiere eliminar una condición, haga clic de nuevo en Condicional. Se abre el cuadro de
diálogo Eliminar formato condicional. En este cuadro de diálogo, puede revisar la condición que
desea eliminar y luego haga clic en Aceptar.
FIGURA 10-6 Formato condicional de un control de cuadro de texto

Control original Conversiones permitidas

Etiqueta Cuadro de texto
Cuadro de texto Etiqueta, cuadro de lista, cuadro combinado
Cuadro de lista Cuadro de texto, cuadro combinado
Cuadro combinado Cuadro de texto, cuadro de lista
Casilla de verificación Botón de alternar, botón de opción
Botón de alternar Casilla de verificación, botón de opción
Botón de opción Casilla de verificación, botón de alternar
TABLA 10-2 Conversiones de controles permitidas
Cambio de un tipo de control

Cuando cambie de opinión acerca del tipo de control que desee en el formulario o informe,
Access le permite cambiar dinámicamente el tipo de control. No todos los tipos pueden
convertirse, y usted está limitado a los tipos a los que puede convertir, dependiendo del tipo de
control original.
Para cambiar un tipo de control, haga clic con el botón derecho en el control y luego señale
Cambiar a, en el menú de acceso directo. Aparece una lista desplegando la lista de controles a los
que puede cambiarse el control seleccionado. Haga clic en el nuevo tipo de control. Si un tipo de
control aparece atenuado en la lista, no puede cambiar el control seleccionado a ese tipo. En la
tabla 10-2 se describen los tipos de conversión permitidos por Access.
Cuando cambia a otro tipo de control, las propiedades aplicables se copian del control
original al nuevo control. Si el control original tiene configuraciones de propiedades que no
existen para el nuevo control, se ignoran. Si el nuevo control tiene propiedades que no se usaron
en el control original, Access asigna las configuraciones predeterminadas al nuevo control.
Eliminación de controles
Para eliminar un control, selecciónelo y luego oprima SUPR. También puede hacer clic con el
botón derecho en el control y elegir Eliminar del menú contextual. Si cambia de opinión, puede
restaurar el control al hacer clic en Deshacer, en la barra de herramientas de acceso rápido. Con
la opción Deshacer/Rehacer apilada, no tiene que actuar de inmediato para revertir una acción.
Puede seleccionar la acción a deshacer en la lista desplegable Deshacer que se encuentra junto al
botón Deshacer, en la barra de herramientas de acceso rápido. Puede eliminar más de un control
al seleccionar todos y luego oprimir SUPR.
Adición de otros objetos y efectos especiales

Uno de los aspectos más importantes de Access es que puede agregar objetos creados por otras
aplicaciones a un formulario o informe. Por ejemplo, puede agregar una gráfica hecha en Excel,
un dibujo de Paint, una imagen de Photo Editor o un documento de Word, por nombrar algunos.
Puede agregar una imagen, un sonido u otro objeto, dependiente o independiente, de
acuerdo con el propósito del objeto. Un objeto dependiente se almacena en el origen del registro
y cambia conforme pasa de un registro a otro. Por ejemplo, una imagen de un empleado se
almacena en cada registro de la tabla Empleados.
Un objeto independiente es parte del diseño, en vez del origen del registro, y se almacena con
el diseño. Se mantiene igual cuando se mueve a un nuevo registro en el formulario. La imagen
de un logotipo de la compañía en el encabezado de un formulario o un membrete son ejemplos
de objetos independientes.
Comparación entre vinculación e inserción de objetos

Tiene dos formas de agregar un objeto a su diseño: insertar o vincular. Cuando inserta una
imagen u otro objeto en el diseño de su formulario o informe, Access almacena una copia del
objeto en su base de datos donde siempre estará disponible. Puede hacer cambios al objeto
insertado desde Access.
Cuando vincula una imagen u otro objeto, se mantiene en su archivo y ubicación original
y no se almacena en su base de datos. Puede hacer cambios al archivo del objeto por separado y
PARTE II
los cambios se mostrarán en el formulario o informe.
SUGERENCIA Una ventaja de vincular sobre insertar es que no aumenta el tamaño de su base de
datos con archivos de imágenes grandes. Sin embargo, si el archivo del objeto vinculado se mueve
o se cambia de nombre, se pierde el vínculo y debe restaurarlo.
He aquí algunos ejemplos del uso de objetos e imágenes dependientes e independientes:

• Para una imagen que no necesita actualizarse, como el logotipo de la compañía, inserte
un control de imagen.
• Si necesita una gráfica de Excel o un documento de Word que cambiará a menudo, use un
marco de objeto independiente y vincúlelo al archivo externo.
• Si necesita ver una imagen diferente para cada registro, como la fotografía de un
empleado, inserte un marco de objeto dependiente.
La ventaja de vincular objetos es que se actualizan automáticamente. Los objetos vinculados
en informes se actualizan cuando el informe se ve en una vista preliminar o se imprime. Los
objetos dependientes vinculados en los formularios se actualizan cuando el objeto tiene el
enfoque en la vista Formulario. Los objetos independientes vinculados en los formularios se
actualizan cuando se abre el formulario.
NOTA Cuando vincula un objeto a un formulario o informe, Access crea un vínculo automático
como opción predeterminada. Recuerde que si el control es un objeto dependiente, debe cambiar
el vínculo para cada registro. Las imágenes de fondo y las imágenes en los controles de imagen
siempre se actualizan automáticamente.
Adición de objetos dependientes

Cuando tiene un campo Objeto OLE en su tabla, puede agregarlo como un objeto dependiente a
su formulario o informe. Para agregar el objeto al diseño, arrastre el nombre del campo del panel
Lista de campo al diseño. Access crea un marco de objeto dependiente para contener el campo.
El marco es parte del diseño, mientras que el objeto dependiente todavía es parte del origen del
registro.
NOTA Puede agregar primero un control de marco de objeto dependiente al diseño, usando el
comando del control, y después puede unirlo al campo al configurar la propiedad del campo
Origen del control con el nombre del campo Objeto OLE.
Para editar un objeto dependiente en un registro específico, abra el formulario en la vista

Formulario y localice el registro que quiere cambiar. Después, haga clic con el botón derecho en
el marco del objeto y elija el comando correspondiente (en este caso, Bitmap Image) y después
haga clic en Editar. La ventana de edición de imagen proporciona herramientas de dibujo y
paletas de color que puede usar en la imagen. En este caso, las fotografías de los empleados no
necesitan edición.
Adición de un objeto independiente

Puede agregar un objeto existente al diseño de un formulario o informe, o puede crear un nuevo
objeto usando el programa de origen dentro de la ventana Diseño de Access. Para agregar
un objeto independiente al diseño, empiece por hacer algo de lo siguiente:
1. En el grupo Controles, haga clic en el comando Marco de objeto independiente y dibuje
el contorno del objeto en el diseño. Se abre el cuadro de diálogo. (La lista de su tipo de
objeto puede ser diferente.)
PARTE II
2. Elija Crear nuevo, para construir un nuevo objeto, o elija Crear desde archivo, para elegir
un objeto existente.
3. Si elige crear un objeto nuevo, seleccione el tipo de objeto y haga clic en Aceptar. Se
ejecuta el programa de origen donde creó el objeto. Cuando termine de crear el nuevo
objeto, cierre el programa para regresar a Access.
4. Si elige tomar el objeto de un archivo, puede insertar el nombre del archivo, incluida
la ruta completa en el cuadro, o hacer clic en el botón Examinar para buscar el archivo.
Otras opciones en el cuadro incluyen Vincular, que puede marcar si quiere vincular el
archivo en vez de copiarlo a la base de datos. Después de insertar el nombre del archivo,
SUGERENCIA Otra opción disponible para objetos nuevos y existentes es Mostrar como icono,
que muestra el objeto como un icono en el formulario o informe, en vez de desplegar el objeto
completo. El usuario puede hacer doble clic en el icono o hacer clic con el botón derecho y elegir
Activar contenido, del menú de acceso directo, para ver el objeto.
Cuando termina con el cuadro de diálogo, el objeto aparece en el diseño del formulario o
informe. Si quiere modificar el objeto después, o reproducir el sonido en la vista Formulario, abra
la Hoja de propiedades del nuevo objeto y cambie la propiedad Activado a Sí.
Para editar un objeto en la vista Diseño, haga doble clic en el objeto, o clic con el botón
derecho y apunte a Objeto nombre del programa de origen y elija Modificar, del menú de acceso
directo. Esto ejecuta el programa de origen donde puede editar el objeto.
Si está trabajando con el programa de origen, puede usar el procedimiento estándar copiar
y pegar para insertar un objeto en el formulario o informe de Access. Seleccione el objeto que
quiere agregar y cópielo al portapapeles. Después cambie a Access, haga clic con el botón
derecho en el diseño donde quiere el objeto y elija Pegar del menú contextual.
Adición de una imagen

Los controles de imagen se usan para desplegar imágenes u otras imágenes. Para agregar
una imagen a un diseño de formulario o informe, en el grupo Controles, haga clic en el
comando Imagen y dibuje el contorno de la imagen en el diseño. Se abrirá el cuadro de diálogo
Insertar imagen, donde podrá localizar y seleccionar la imagen que desee. Si hace clic en la
FIGURA 10-7 El cuadro de diálogo Insertar imagen con vistas preliminares
flecha que se encuentra a un lado del botón vistas, en el cuadro de diálogo Insertar imagen,
y selecciona vista previa, verá un despliegue de la imagen (véase la figura 10-7). Una vez que
seleccione la imagen, haga clic en Abrir para insertarla en el diseño.
NOTA Si está utilizando Windows XP, el cuadro de diálogo Insertar imagen se verá un poco
diferente.
Si hizo clic en el diseño para agregar una imagen, el diseño del formulario o informe se
expande para abarcar la imagen. Si creó un control de imagen al dibujar el contorno, la imagen
se limita al contorno que dibujó, y probablemente necesite alargar el marco o cambiar el tamaño
del objeto en la propiedad Modo de cambiar el tamaño.
La propiedad Modo de cambiar el tamaño configura el tamaño de la imagen en relación con el
marco que la contiene. Las opciones son Recortar, Extender y Zoom. La opción Recortar recorta
la imagen para que abarque el campo, dejando la parte central de la imagen en el marco. La
configuración Extender cambia el tamaño de la imagen para que abarque las dos dimensiones
del marco. Si las proporciones de la imagen no son las mismas que las del marco, la imagen
puede aparecer distorsionada. La configuración Zoom cambia el tamaño de la imagen para que
abarque el ancho o el alto del marco, pero es el más restrictivo y mantiene el ancho y alto relativo
original. La configuración Zoom puede dejar espacios en cualquiera de los lados, o en las partes
superior o inferior del marco.
PARTE II
SUGERENCIA Los controles de imagen también pueden usarse para desplegar objetos
independientes. Los controles de imagen se cargan mucho más rápido que los marcos de
objeto independiente, de modo que, a menos que quiera actualizar el objeto, insértelo como un
control de imagen.
Cambio de las imágenes

Si cambia de parecer acerca de una imagen y quiere ver una diferente, puede eliminar el control
y agregar otro o simplemente cambiar la propiedad Imagen, en la ficha Formato, de la Hoja
de propiedades. La propiedad Imagen muestra la ruta completa y el nombre del archivo de la
imagen del control de imagen. Haga clic en el cuadro de la propiedad Imagen, y después en el
botón Generador para abrir el cuadro de diálogo Insertar imagen.
Modificación de las propiedades de formularios e informes

Los formularios e informes tienen muchas propiedades en común, como Origen de registro,
Filtro, Ordenar por, Ancho y varias propiedades de evento. Cada una de éstas puede cambiarse
en la hoja de propiedades del objeto y algunas pueden cambiarse en la vista Presentación.
Cambio del origen del registro

Para cambiar el origen de un formulario o informe, debe hacer lo siguiente:
1. En la vista Diseño del formulario o el informe, haga clic en el selector del formulario o el
informe. Luego haga clic en el comando Hoja de propiedades, del grupo Herramientas, o
haga clic con el botón derecho en el selector y elija Propiedades del menú contextual.
2. Abra la ficha Datos y haga clic en la flecha desplegable en la propiedad Origen del
registro.
3. Elija el nuevo origen del registro de la lista desplegable de todas las tablas y consultas de
la base de datos actual.
También puede hacer clic en el botón Generador, que se encuentra a la derecha del cuadro
de la propiedad Origen del control, para iniciar el Generador de consultas, donde puede crear
una nueva consulta para usar como origen del control.
Cuando cambie el origen del registro, algunos de los cuadros de texto asociados ya no
representan campos en el origen del registro. Inmediatamente verá un marcador en la esquina
superior izquierda de la región de edición del cuadro de texto.
Etiqueta de error
Cuando hace clic en el marcador y coloca el puntero sobre el signo de admiración en el
cuadro que aparece, verá un mensaje de que el control no tiene un origen de registro válido.
Para saber cómo corregirlo, haga clic en la etiqueta y elija de la lista desplegable. Se trata de
una mejora importante sobre las versiones anteriores de Access que simplemente despliegan
#¿Nombre? o #¿Error?, sin pistas de lo que está mal.
PARTE II
Aplicación de filtros y orden
Cuando crea un formulario o informe con base en una tabla o consulta con un filtro o un
orden especificado, ambos se incluyen en las propiedades del objeto. El orden se aplica
automáticamente, pero tal vez no pase esto con el filtro, dependiendo de la manera en que creó
el formulario o el informe:
• Si creó el formulario o el informe de una tabla que no está abierta en la vista Hoja de
datos, el filtro y el orden se heredan pero no se aplican. Debe aplicarlos cuando los
necesite.
• Si creó el formulario o el informe a partir de una tabla que está abierta en la vista Hoja de
datos y contiene datos filtrados, el filtro se aplica cada vez que abre el informe, pero sólo
la primera vez que ve el formulario en la vista Formulario. Después de que guarde y cierre
el formulario, la siguiente vez que abra el formulario tendrá que aplicar usted mismo el
filtro al hacer clic en Aplicar filtro.
NOTA Si cambia el filtro en la tabla o consulta de origen, después de que se creó el formulario o
informe, no se aplicará a los registros en el formulario o informe.
Cambio del tamaño de un formulario o informe

Puede cambiar el ancho del diseño de un formulario o informe de dos formas: arrastre el borde
derecho o, para más precisión, cambie la propiedad Ancho en la ficha Formato de la Hoja de
propiedades. La altura de un informe suele estar determinada por la configuración de página y la
altura del formulario suele estar limitada por la pantalla.
Para cambiar la altura de una sección en un formulario o informe, arrastre hacia arriba o
hacia abajo la barra de sección debajo de la sección que desea cambiar. También puede abrir la
Hoja de propiedades de la sección y configurar la propiedad Altura a una medida más precisa.
Uso de Autoformato
Access ha proporcionado varios formatos atractivos para formularios e informes que agregan
estilo al diseño. Para aplicar el estilo a un formulario o informe bajo construcción o ya
completado, haga lo siguiente:
1. Abra el objeto en la vista Diseño y haga clic en el selector del formulario o el informe.
2. En el grupo Autoformato, de la ficha Organizar, haga clic en el comando Autoformato y
elija Asistente de autoformato, en la parte inferior de la galería.
3. Si ninguno cumple sus necesidades, elija Usar estilo, al final de la galería.
4. En el cuadro de diálogo Autoformato, puede seleccionar entre una lista de formatos.
Haga clic en Opciones, para ver cómo puede aplicar los atributos de fuente, color y borde,
de manera selectiva. Cuando quede satisfecho con el formato, haga clic en Aceptar.
NOTA Si quiere aplicar Autoformato a una sola sección en el diseño de formulario o informe, haga
clic en el selector de sección antes de abrir el cuadro de diálogo Autoformato. También puede usar
Autoformato para un solo control.
Resumen
Con la información en este capítulo, usted está equipado con todos los bloques de construcción
que necesita para crear formularios e informes sustanciales. Este capítulo incluyó instrucciones
para aplicar las herramientas que Access proporciona para ayudar con los esfuerzos de creación
PARTE II
de estos elementos de Access.
En el siguiente capítulo se analiza el Asistente para formularios y la forma en que puede
usarlo para crear formularios impresionantes. Este asistente le permite elegir el diseño y el
estilo del formulario. Después de que se termina el asistente, puede hacer cambios en el diseño
para que obtenga exactamente el efecto que quiere. En el siguiente capítulo se continúa con la
personalización del formulario.
11
CAPÍTULO
Uso de las herramientas de formularios
A
rmado con información básica acerca de la creación de formularios e informes de Access, ya
está listo para poner a trabajar las otras herramientas de formularios, incluido el Asistente
para formularios. Con estas herramientas, puede crear muchos tipos de formularios para
entrada y visualización de datos. Puede construir formularios especiales, incluidos formularios
jerárquicos que muestran datos de dos o más tablas relacionadas, formularios que se despliegan con
una hoja de datos, tablas y gráficas dinámicas para resumir datos, y una amplia variedad de otras
gráficas que representan gráficamente datos de una tabla.
Creación de un nuevo diseño de formulario

Los formularios de Access suelen usarse para ver e ingresar datos. Es importante diseñar un
formulario que presente los datos de manera que la información sea fácil de entender y resulte
sencillo el ingreso y administración de datos. Aunque el Asistente para formularios de Access puede
hacer todo (o casi todo) el trabajo por usted, este asistente sólo hace lo que le pide. Vale la pena
planear y diseñar el formulario en papel antes de convocar al asistente.
SUGERENCIA Si ya se están usando formularios de recolección de datos, tal vez quiera crear una réplica
del formulario en la pantalla para que la entrada de datos en el equipo de cómputo parezca familiar a
los usuarios que ingresarán los datos.
Diseño del formulario

El gerente de producción de Reparaciones Caseras Técnicas quiere un formulario que muestre las
órdenes de trabajo actuales con la siguiente información: orden de trabajo y números de cotización,
dirección, nombre del cliente, nombre del supervisor, descripción del trabajo, además de toda la
información de costos, incluidos los costos extendidos que agregan los gastos de administración.
Aunque no ha especificado la organización de los datos en el formulario, necesita hacer un borrador
y mostrarlo para su aprobación antes de empezar a crear el formulario de Access. En la figura 11-1 se
muestra un bosquejo simple del nuevo formulario Órdenes de trabajo actuales.
Después de revisar e incorporar los comentarios regresados por los posibles usuarios del
formulario, debe decidir sobre la estructura del formulario y buscar los datos que necesita en el
diseño del formulario.
315
Carla: Por favor, revisa el diseño de formulario y agrega tus comentarios.
Órdenes de trabajo actuales

Fecha
Supervisor Número de cotización
Dirección Ciudad Estado
Fecha de cotización
Trabajador principal
Costo de materiales
Costo de mano de obra
Costo total
Costo + gastos de administración
Descripción
Gracias, G. Revuelta, ext 583
FIGURA 11-1 Planeación de un nuevo formulario para la recolección de datos
Inicio de un nuevo formulario

Como se analizó en el capítulo 10, puede iniciar un nuevo formulario en la ficha Crear, al
usar uno de los comandos del grupo Formularios. Casi todas las herramientas de formulario
requieren que la tabla o consulta que quiere usar como base se abra en la vista Hoja de datos o
se seleccione en el Panel de exploración. La excepción es el formulario en blanco, que abre un
formulario vacío en la vista Presentación.
Elección de una estructura de diseño de formulario

Ya vio cómo iniciar un nuevo formulario usando el comando Diseño de formulario, en el capítulo
10. Antes de que empecemos con el Asistente para formularios, echemos un rápido vistazo a
otros formularios prediseñados que están disponibles en el grupo de comandos Formularios, de
la ficha Crear. Cuando inicia un nuevo formulario, tiene varias opciones para la estructura del
formulario.
Para iniciar uno de los diseños de formulario automáticos, haga clic en uno de los comandos
del grupo Formularios, de la ficha Crear. Todas las herramientas de formulario automáticas
organizan los campos en el mismo orden en que aparecen en la estructura de la tabla o la
cuadrícula de diseño de la consulta. El nombre de la tabla o la consulta aparece en la ficha de
documento del formulario y el formulario adopta el estilo usado de manera más reciente.
Capítulo 11: Uso de las herramientas de formularios 317
La herramienta de formulario simple
Cuando hace clic en el comando Formulario, Access crea un formulario apilado con los datos
tomados de la tabla o la consulta seleccionada. Si una tabla tiene una relación con la tabla o
consulta que elige como base del formulario, un subformulario también se despliega como un
formulario continuo abajo. El formulario se despliega en la vista Presentación, donde puede
hacer los cambios al diseño del formulario, además de los cambios a los datos. En la figura 11-2
se muestra un formulario simple basado en la tabla Empleados, con un formulario basado en la
tabla Órdenes de trabajo. Como puede ver, son necesarias algunas correcciones de diseño.
Si más de una tabla o consulta está relacionada con la tabla o consulta que usó para iniciar
PARTE II
el formulario, no se agregará un subformulario. También puede eliminar el subformulario si no
quiere usarlo. Observe que el subformulario muestra los registros de Órdenes de trabajo que el
empleado actual tiene asignados como supervisor.
FIGURA 11-2 Un formulario y un subformulario simples

La herramienta para formularios divididos

El diseño de formulario dividido es nuevo en Access 2007. Ofrece los datos en dos vistas al
mismo tiempo. La vista Presentación y la vista Hoja de datos contienen los mismos datos y están
sincronizadas. Cuando selecciona un campo en una hoja de datos, el mismo campo aparece en
el formulario. Luego, puede hacer cambios de diseño al formulario, las secciones de éste y los
controles empleando los comandos de las fichas Formato y Diseño.
Puede agregar, eliminar o editar datos en cualquier parte del formulario. Para crear un
formulario dividido, seleccione o abra la tabla o consulta que quiera como base en el Panel de
exploración. Luego haga clic en el comando Formulario dividido. En la figura 11-3 se muestra la
tabla Empleados en un formulario dividido.
Si quiere ver un formulario como formulario dividido, haga lo siguiente:
1. Abra el formulario en la vista Diseño.
2. Haga clic en el selector del formulario u oprima F4 para abrir la hoja de datos.
FIGURA 11-3 Los datos de Empleados en un formulario dividido

3. En la ficha Formato, seleccione Formulario dividido, de la lista desplegable vista
predeterminada.
PARTE II
4. Cambie a la vista Formulario.
NOTA Puede arrastrar la barra divisora (el divisor) para hacer más espacio en el formulario o la
hoja de datos.
El formulario Varios elementos

El formulario Varios elementos despliega varios registros en la vista Presentación. Al igual que
con el formulario dividido, puede hacer algunos cambios al diseño del formulario. En la figura
11-4 se muestran los datos de empleado en un formulario de varios elementos.
La herramienta de formulario Gráfico dinámico

El comando Gráfico dinámico proporciona las herramientas que necesita para crear un análisis
gráfico de los datos en la tabla o consulta. Puede usarlo para agregar una gráfica a un formulario
existente.
La herramienta Formulario en blanco

El comando Formulario en blanco abre un formulario en blanco en la vista Presentación, con el
panel Lista de campos abierto a la derecha. Para agregar campos al formulario, expanda las listas
de campos para las tablas que quiera usar y arrastre los campos al diseño del formulario. Si no ve
ninguna lista de campos, haga clic en el mensaje Haga clic en para mostrar todas las tablas.
También puede usar las herramientas del grupo Controles para agregar elementos al
formulario, como un logotipo, un título, números de página y la fecha y hora actuales.
FIGURA 11-4 Los datos de Empleados en un formulario de varios elementos
La lista Más formularios

Cuando hace clic en el comando Más formularios, verá cuatro opciones más para diseño de
formularios:
• Asistente para formularios Le lleva a recorrer los pasos del proceso de diseño de
formularios.
• Hoja de datos Abre la tabla o consulta que es la base del formulario actualmente
seleccionado en el Panel de exploración, en la vista Hoja de datos.
• Cuadro de diálogo modal Le guía por la construcción de un cuadro de diálogo que
no está basado en datos, sino que incluye controles de interacción con el usuario, como
botones de comandos, grupos de opciones y listas desplegables.
• Tabla dinámica Resume y analiza datos de una tabla, consulta o formulario similar a
las gráficas dinámicas, pero construye una tabla en lugar de una gráfica.
Uso del Asistente para formularios

El Asistente para formularios le guía a través del proceso de diseño del formulario con una
serie de cuadros de diálogo. Puede elegir la tabla, la consulta, o ambas con los datos que quiera
mostrar, además de seleccionar campos específicos. Luego puede elegir entre una serie de
diseños y estilos.
Selección de los datos del formulario

En el capítulo 8 diseñó una consulta que vinculaba las tablas Datos de cotización y Órdenes de
trabajo. La consulta tiene casi todos los campos necesarios en el formulario Órdenes de trabajo
PARTE II
actuales y también tiene dos campos calculados: Costo total y una expresión adicional, y Costos
extendidos que agrega 15% de gastos al valor de Costo total. Esta consulta sería una buena
base para el nuevo formulario. Si necesita agregar más campos al formulario, puede agregarlos
a la consulta primero y agregarlos al diseño de formulario después de que se ha terminado el
asistente. Si la consulta se usa para otros propósitos, la modificación del formulario, en lugar de
cambiar el diseño de la consulta, es una mejor opción.
Cuando use el Asistente para formularios, puede elegir una o más tablas o consultas como
base, y luego seleccionar los campos en el orden en que habrán de aparecer en el formulario.
Para empezar un nuevo diseño de formulario basado en la consulta Órdenes de trabajo
actuales, haga lo siguiente:
1. Seleccione la consulta Órdenes de trabajo actuales, en el grupo Consultas, del Panel de
exploración.
2. En el grupo Formularios, de la ficha Crear, haga clic en el comando Más formularios
y elija Asistente para formularios en el menú contextual. Se abre el primer cuadro de
diálogo del asistente (véase la figura 11-5).
Agrega los campos seleccionados

Agrega todos los campos
Elimina los campos seleccionados

Elimina todos los campos
FIGURA 11-5 Elección de campos en el diseño del formulario
NOTA Si no ha seleccionado una tabla o consulta antes de empezar el Asistente para formularios,
se selecciona automáticamente la primera tabla en la lista alfabética de tablas y consultas. Puede
cambiar el origen del registro en el primer cuadro de diálogo, si es necesario.
El nombre de la consulta, Órdenes de trabajo actuales, se muestra en el cuadro Tablas/

Consultas, y la lista Campos disponibles muestra todos los campos de la consulta, incluidos los
campos calculados. Los campos aparecen en el mismo orden que en la cuadrícula de diseño
de consulta. Para colocar los campos deseados en la lista Campos seleccionados, emprenda
cualquiera de las siguientes acciones:
• Para agregar todos los campos de la lista Campos disponibles, haga clic en la flecha doble
que señala a la derecha.
• Para agregar un solo campo, haga doble clic en el nombre del campo en la lista Campos
disponibles o seleccione el nombre de campo y haga clic en la flecha sencilla que señala a
la derecha.
• Para eliminar un campo, haga doble clic en el campo, en la lista Campos seleccionados, o
seleccione el campo y haga clic en la flecha sencilla que señala a la izquierda.
• Para eliminar todos los campos de la lista Campos seleccionados, haga clic en la flecha
doble que señala a la izquierda.
Para seguir con el formulario Órdenes de trabajo actuales, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la flecha doble que señala a la derecha para agregar todos los campos de la
consulta Órdenes de trabajo actuales a la lista Campos seleccionados.
2. Haga clic en Siguiente. Se abre el segundo cuadro de diálogo del Asistente para
formularios.
SUGERENCIA Si los campos de la lista Campos disponibles no están en el orden que quiere, elija los
campos, de uno en uno, en el orden en que deben aparecer. También puede insertar un nombre de
campo en la lista Campos seleccionados al seleccionar el nombre de campo arriba de donde quiera
que aparezca el nuevo, y luego seleccionar el campo de la lista Campos disponibles y hacer clic
en la flecha que señala a la derecha. Al seleccionarlos en el orden correcto en el cuadro de diálogo
Asistente para formularios, se evita tener que mover los controles en el diseño del formulario.
Si selecciona campos de más de una tabla o consulta, el Asistente para formularios creará
un formulario principal con uno o más subformularios. La creación de formularios jerárquicos
PARTE II
se analiza en páginas posteriores de este capítulo, en la sección “Creación de un formulario
jerárquico a partir de tablas relacionadas”.
Elección del diseño y el estilo del formulario

El segundo cuadro de diálogo del Asistente para formularios ofrece una opción de cuatro diseños
de formulario: En columnas, Tabular, Hoja de datos y Justificado (véase la figura 11-6). Cuando
selecciona un diseño, aparece una muestra en el panel de la izquierda.
• El estilo En columnas organiza todos los campos en la pantalla en una o más columnas,
dependiendo del número y el tamaño de los campos.
• El estilo Tabular coloca todos los datos de un registro en una línea a través del formulario.
Si los registros tienen muchos campos, debe recorrer hacia la derecha para verlos todos.
FIGURA 11-6 Elección de un diseño de formulario

• El estilo Hoja de datos es similar a la vista Hoja de datos. Este estilo suele usarse para
subformularios que muestran datos de varios registros relacionados con el registro
desplegado en el formulario principal por ejemplo, detalles de las órdenes de trabajo
(subformulario) ejecutado por un supervisor específico (formulario principal).
• El estilo Justificado se parece al diseño En tabla, con la excepción de que todos los campos
aparecen en la pantalla sin tener que recorrerla. La fila de campos está dividida en varias
líneas, de acuerdo con lo necesario.
Seleccione cada opción y obsérvela en la vista preliminar.
En el caso del formulario Órdenes de trabajo actuales, seleccione el diseño En columnas y
NOTA Cuando trabaje con cualquiera de los asistentes de Access, siempre puede hacer clic en Atrás,
para regresar al cuadro de diálogo anterior para cambiar un valor. Después de que haga clic en
Finalizar, ya no puede regresar al asistente para cambiar el diseño; debe trabajar en la ventana
Diseño.
El siguiente cuadro de diálogo muestra una lista de 25 estilos entre los que puede elegir uno.
Se trata de los mismos estilos que ve cuando hace clic en el comando Autoformato, como se
muestra en el capítulo 10. Elija un estilo (nosotros usamos el estilo Oficina aquí) y haga clic en
Siguiente para llegar al último cuadro de diálogo del Asistente para formularios.
En este último cuadro de diálogo, usted asigna un nombre al formulario y decide si ve
los datos en el nuevo formulario o va directamente a la vista Diseño para modificar el diseño.
Después del nombre del formulario, haga clic en Finalizar para guardar y abrir el formulario. Una
vez que haya terminado con el asistente, puede seguir adelante y personalizar el formulario para
que se amolde a sus necesidades especiales.
Si el formulario está en blanco

Cuando termina con el Asistente para formularios, el formulario se abre en la vista
Formulario, a menos que haya marcado Modificar el diseño del formulario, en el cuadro
de diálogo final del asistente. Si sólo ve el fondo del estilo sin datos o nombres de campo,
puede deberse a uno de los siguientes elementos:
• Tal vez haya basado el formulario en una tabla que no contiene datos. Abra la tabla y
vea si tiene registros.
• Tal vez haya basado el formulario en una consulta que no devuelve datos. Por
PARTE II
ejemplo, es posible que los criterios sean tan estrictos que excluyan todos los
registros. Para ver si la consulta devuelve datos, haga lo siguiente:
1. Cambie a la vista Diseño y haga doble clic en el selector del formulario para abrir
la Hoja de propiedades.
2. Haga clic en el botón Generador que se encuentra a la derecha de la propiedad
Origen del registro y haga clic en Sí para abrir el Generador de consultas con el
diseño de la consulta desplegado.
3. Haga clic en Ver para ejecutar la consulta.
Modificación del diseño del formulario

Aunque el Asistente para formularios hace un buen trabajo para crear un formulario, usted
puede hacer mucho más para mejorar el resultado. Por ejemplo, puede hacer lo siguiente:
• Agregar un encabezado de formulario con un título.
• Cambiar el tamaño del formulario.
• Cambiar las propiedades del control.
• Agregar controles especiales, como la fecha actual.
• Mover, cambiar el tamaño o volver a formar los controles.
• Cambiar el texto de las etiquetas adjuntas.
• Agregar líneas y rectángulos para dar énfasis.
• Cambiar la progresión del cursor a través de los controles cuando la tecla TAB está
oprimida (el orden de tabulación).
Examen de las propiedades del formulario

Para examinar las propiedades del formulario, cambie a la vista Diseño y haga doble clic en el
selector del formulario u oprima F4 para abrir la Hoja de propiedades. Estas propiedades afectan
a todo el formulario.
Pueden establecerse otras propiedades para aplicar a las secciones y a controles individuales
del formulario. Las siguientes fichas aparecen en la Hoja de propiedades:
• Formato Controla el aspecto del aspecto del formulario desde el título en la barra de
título hasta el origen de la paleta que controla los colores. Recorra la lista hacia abajo para
ver el resto de las propiedades.
NOTA Un formulario dividido incluye propiedades adicionales relacionadas con la orientación del
formulario y la hoja de datos, la barra divisora, el tamaño y la impresión del formulario.
• Datos Determina cuáles datos se despliegan y afectan la manera en que el formulario

afecta los datos, incluida la orden Filtrar y ordenar, y si sólo se usa el formulario para entrada
de datos.
• Evento Especifica qué pasa cuando se abre o cierra el formulario, o cuando el usuario
hace algo como actualizar un registro, oprimir una tecla, o hacer clic en un botón de
comando. Los formularios tienen más de cincuenta propiedades de eventos a los que
puede adjuntar acciones cuando crea una aplicación. En el capítulo 18 se analizan los
eventos y los procedimientos de eventos.
• Otras Propiedades diversas como Emergente y Modal, que determinan el
comportamiento del formulario en relación con el resto del espacio del trabajo. Otras
propiedades también especifican cintas de opciones predeterminadas y menús de acceso
directo, y agrega vínculos a temas de ayuda personalizados.
• Todas La lista completa de las propiedades del formulario.
Para ver una descripción de una propiedad, haga clic en el cuadro de la propiedad y lea
el texto desplegado en la barra de estado. Puede ver la configuración predeterminada para la
propiedad cuando está empezando un nuevo formulario, antes de que empiece a hacer cambios
a las propiedades.
NOTA Para conocer un análisis completo de las propiedades de formularios y controles, consulte la
Referencia rápida en el CD que acompaña al libro.
Cambio de las secciones del formulario
PARTE II
Los formularios de Access pueden contener varias secciones:
• Detalle Contiene los datos del registro. Puede mostrar datos de un registro en la
sección Detalle o todos los registros que puedan caber en la pantalla.
• Encabezado del formulario Contiene información que se mostrará en la parte
superior de la pantalla para cada registro (por ejemplo, un título, instrucciones o botones
de comandos que abren otro formulario o imprimen el formulario actual). La información
se imprime en la parte superior de la primera página.
• Pie del formulario Contiene información que se muestra en la parte inferior de la
pantalla para cada registro y en la parte inferior de la última página del formulario impreso.
• Encabezado de página Contiene información como título, imágenes o encabezados de
columna que aparecen en la parte superior de cada página cuando se imprime o se revisa
una vista preliminar del formulario. Esta sección no es visible en la vista Formulario.
• Pie de página Contiene información que aparece en la parte inferior de cada página
cuando se imprime o se revisa una vista preliminar del formulario. Esta sección no es
visible en la vista Formulario.
Adición de secciones de encabezado y pie de página al formulario

Como opción predeterminada, un formulario creado por el asistente a partir de una sola tabla o
consulta tiene una sección Detalle, además de secciones de encabezado y pie de página. Estas
últimas contienen información que aparece en las partes superior e inferior del formulario. Esta
información permanece en la pantalla mientras usted recorre los registros en la sección Detalle.
En el formulario Órdenes de trabajo actuales, la barra de sección del Encabezado del
formulario aparece arriba de la sección Detalle sin espacio entre él y la sección Detalle. Si recorre
el diseño del formulario hacia abajo, también verá la sección de pie. Para aumentar el tamaño
de la sección Encabezado del formulario, mueva el puntero a la parte superior de la barra de
la sección Detalle. Cuando el puntero toma la forma de un signo de más (+) negro con flechas
hacia arriba y hacia abajo, haga clic y arrastre hacia abajo.
También puede agregar secciones de encabezado y pie de página para conservar información
como título, imágenes o encabezados de columna. Las secciones de página sólo aparecen cuando
usted observa una vista preliminar o imprime el formulario, no en la vista Formulario.
Para agregar un título al diseño del formulario, haga lo siguiente:
1. En el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Título. La sección
Encabezado del formulario se expande y se agrega el nombre del formulario.
2. Con el grupo de comandos Fuente, de la ficha Diseño, puede cambiar el aspecto del
título, si lo desea.
3. Puede arrastrar el cuadro Título al centro del encabezado, si es necesario, o cambiar el
texto del título.
En la figura 11-7 se muestra el diseño del formulario Órdenes de trabajo actuales con un
título en la nueva sección Encabezado del formulario.
FIGURA 11-7 Adición de un título a la sección Encabezado del formulario
SUGERENCIA Cuando elige Encabezado o pie de formulario en el menú contextual, ambas

secciones se agregan al diseño del formulario. Si no tiene información para incluir en el pie de
página y no quiere que la sección ocupe espacio en el formulario, arrastre el borde inferior del
formulario hacia arriba para reducir a cero el espacio de la sección del pie.
Cambio de las propiedades de sección
Todas las secciones de un formulario tienen las mismas propiedades. Haga doble clic en uno
de los selectores de sección para abrir la Hoja de propiedades de la sección. Las secciones del
formulario tienen menos propiedades que el propio formulario. Casi todas las propiedades de
sección se aplican al formato. No hay propiedades Datos y sólo tienen seis propiedades Evento
para las secciones del formulario.
Cuatro de las propiedades importantes de la sección son Visible, Autocomprimible,
Autoextensible y Forzar nueva página.
• Visible (la opción predeterminada es Sí) Muestra u oculta la sección del formulario. Es
PARTE II
útil cuando quiere conservar información confidencial.
• Autocomprimible y Autoextensible Permite que una sección se expanda
automáticamente o se reduzca verticalmente para acomodar todos los datos de la sección.
El valor predeterminado para ambos es No.
• Forzar nueva página Empieza la impresión de la sección del formulario en una nueva
página en lugar de la página actual, antes o después de imprimir la sección actual, o antes
y después.
Las secciones Encabezado de página y Pie de página tienen menos propiedades porque la
información que se incluye en ellas no aparece en la vista Formulario; sólo aparece cuando se
imprime el formulario. Puede establecer la altura, el color y cualquier efecto especial para las
secciones de la página.
NOTA No es necesario que las secciones encabezado y pie de página tengan las mismas propiedades.
Desplazamiento y adición de controles
El asistente coloca controles en el formulario de una manera simple, de acuerdo con el diseño
que elija en el cuadro de diálogo, no siempre en el orden más lógico. Cuando el asistente ha
terminado, casi siempre necesita mover algunos controles y cambiar el tamaño de otros que
despliegan valores cortos para reducir espacio vacío y agregar más controles. Si la consulta no
tiene todos los campos que desea en el formulario, es hora de agregarlos al origen de registros.
Cambie a la vista Diseño y seleccione uno de los controles. Verá un pequeño recuadro
anaranjado con un signo de “más” en la esquina superior izquierda de la columna de controles.
Esto indica que los controles están agrupados. Antes de que pueda hacer cambios a
controles individuales, debe eliminar el diseño apilado que ha impuesto el asistente en
los controles del formulario.
En primer lugar, use la regla vertical para seleccionar todos los controles en el diseño
del formulario. Luego, en el grupo Diseño de controles, de la ficha Organizar, haga clic en el
comando Quitar. Las columnas están ahora desagrupadas y listas para moverse por el diseño.
En los siguientes párrafos, verá cómo modificar el formulario al cambiar y agregar controles,
incluida la fecha actual. Consulte el capítulo 10 si necesita revisar cómo seleccionar controles y
cómo usar los controladores de movimiento y cambio de tamaño.
Desplazamiento y cambio de tamaño de controles
Puede mover y cambiar el tamaño de controles en el formulario para hacerlos más visibles.
1. Algunos de los nombres de campo están truncados en las tablas. Ensanche el formulario
para hacer espacio para las etiquetas más anchas al arrastrar el extremo derecho del
formulario a 18 cm en la regla horizontal.
2. Seleccione los controles Principal, Costo total y Costo extendido y arrástrelos como grupo
a la derecha.
3. Seleccione las tres etiquetas y ensánchelas al arrastrar uno de los controladores de

cambio de tamaño a la derecha.
4. Haga cambios similares a los controles en la pila de la izquierda para que las etiquetas
estén completas.
5. Reorganice los cuadros de texto para que los campos Dirección y Principal estén debajo
del campo Supervisor, dejando algún espacio debajo del cuadro de texto Principal.
6. Arrastre el cuadro de texto Descripción a la derecha del formulario, junto a Costo de
mano de obra. Cambie el tamaño del cuadro de texto Descripción para que sea más
cuadrado y quepa en el espacio.
NOTA Cuando mueva un control sobre otros controles, puede arrastrarlos sin que interfieran entre sí.
Modificación de una etiqueta
Cuando agregue un campo calculado a un diseño de consulta, el campo suele llamarse Expr1.
Esto es lo que se muestra como etiqueta si no cambia el nombre en la cuadrícula de diseño de
la consulta. Use uno de los siguientes métodos para cambiar la etiqueta Costo estimado por Con
gastos de administración:
• Haga doble clic en la etiqueta y edite el texto.
• Seleccione la etiqueta e ingrese el nuevo texto en la propiedad Título, en la ficha Formato.
Adición de nuevos controles

La consulta Órdenes de trabajo actuales no tiene todos los campos que quiere usar en el
formulario Órdenes de trabajo actuales. Para agregar más controles de cuadro de texto
dependientes, cambie la consulta que es la propiedad Origen del registro del formulario e
incluya los campos adicionales. Si está usando una tabla como origen del registro, tal vez
necesite crear una consulta que incluya los campos de la tabla original, además de los campos
adicionales de tablas relacionadas.
PRECAUCIÓN Si está planeando usar un formulario para la entrada de datos, asegúrese de que el
diseño incluye todos los campos requeridos y que usted establece las mismas reglas de validación
en el formulario que en las tablas. Consulte el capítulo 12 para conocer más información acerca de
la adición de reglas de validación a un formulario.
Para agregar más campos de las tablas relacionadas que se usan en la consulta, abra el
formulario en la vista Diseño y haga lo siguiente:
1. Si la Hoja de propiedades ya es visible, haga clic en el selector del formulario. Si no, haga
clic con el botón derecho en el formulario y elija Propiedades en el menú de acceso directo.
2. Haga clic en el cuadro de propiedades Origen del registro, en la ficha Datos, y luego haga
clic en el botón Generador. Esto inicia el Generador de consultas, que tiene un aspecto
muy parecido a la cuadrícula de diseño de consultas, excepto por las palabras Generador
de consultas en la barra de título.
3. Mantenga oprimida la tecla CTRL cuando seleccione los campos Ciudad y Estado en la
lista de campos de Datos de cotización, y arrastre el grupo a la cuadrícula. La posición en
la cuadrícula no tiene importancia, por ahora.
PARTE II
4. Haga clic en Guardar y luego en el botón Cerrar para regresar al diseño del formulario.
Los campos adicionales ahora están disponibles para el formulario y se despliega la lista de
campos. Puede agregar campos al formulario de dos maneras:
• La manera más rápida consiste en arrastrar los campos de la lista de campos al diseño del
formulario.
• También puede agregar un nuevo control de cuadro de texto dependiente para cada uno
de los campos y establecer el origen del control en el campo que desee agregar.
Siga estos pasos para completar la adición de los campos Ciudad y Estado:
1. Seleccione el campo Ciudad, en la Lista de campos, y arrástrelo a una posición en el
diseño debajo del campo Número de cotización y luego arrastre el campo Estado cerca
del campo Ciudad.
2. Cambie el tamaño de las etiquetas Ciudad y Estado para que ocupe el mismo espacio
que el texto, cambie su posición y luego cambie el tamaño del cuadro de texto Estado,
porque sólo contiene tres caracteres. Mueva el cuadro de texto Estado junto a la etiqueta
adjunta.
3. Para que los tres campos de dirección tengan la misma altura, haga clic en la regla
vertical, a la altura en que se encuentra la fila de cuadros de texto, para seleccionar los
tres, luego haga clic con el botón derecho en el grupo y señale Tamaño en el menú de
acceso directo. Elija Ajustar al más alto.
4. Ahora alinéelos al hacer clic con el botón derecho de nuevo en el grupo, señale Alinear y
elija Arriba.
También puede agregar una línea para separar los costos de materiales y de mano de obra
de los campos calculados que muestran los costos totales y extendidos. En primer lugar, mueva
los dos campos calculados hacia abajo un poco para hacer espacio para la línea. Luego, en el
grupo Controles, haga clic en el comando Línea y dibuje una línea abajo del cuadro de texto
Costo de mano de obra. Puede cambiar el grosor de la línea, el estilo y su color al seleccionar de
la lista de propiedades Línea, en el grupo Controles, de la ficha Diseño.
SUGERENCIA Mientras dibuja la línea, si está dibujándola a lo largo o hacia abajo del diseño del
formulario, no verá ésta. Sí la verá, en cambio, si la dibuja cruzada.
El último control que se agregará al formulario Órdenes de trabajo actuales es la fecha

actual, que aparecerá en la sección Encabezado del formulario. Para agregar la fecha, haga lo
siguiente:
1. En el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Fecha y hora. Aparece
el cuadro de diálogo Fecha y hora (véase la figura 11-8).
PARTE II
FIGURA 11-8 Establecimiento de las propiedades de fecha y hora
2. Marque Incluir fecha (si aún no está marcada) y seleccione el formato de fecha que se
encuentra en la parte media y que despliega la fecha como dd-mm-aa.
3. Quite la marca de la casilla de verificación Incluir hora, y haga clic en Aceptar. La
expresión =Fecha( )aparece en la esquina superior derecha de la sección encabezado del
formulario.
En la figura 11-9 se muestra el formulario Órdenes de trabajo actuales completado, en la
vista Formulario.
Orden y filtrado de datos en un formulario

Cuando esté viendo datos en el formulario, puede filtrar los registros como lo hace en una
hoja de datos: en el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio, use filtrar por Selección, Filtro
por formulario o Filtro avanzado/Ordenar para limitar los registros. Para ordenar registros en el
formulario, coloque el cursor en el campo a partir del cual quiera ordenar y luego haga clic en
uno de los comandos de orden. También puede ingresar expresiones de filtro y ordenación en la
Hoja de propiedades del formulario.
Si el formulario está basado en una tabla o consulta que ya tiene un orden o un filtro
guardado, el formulario hereda ambas propiedades. Un orden se aplica automáticamente a
los registros del formulario. El estado que guardaba la tabla o la consulta cuando se creó el
formulario determina si el filtro se aplica automáticamente a los registros del formulario.
• Si la tabla o consulta estaba abierta y el filtro estaba aplicado cuando creó el formulario,
el filtro se aplica automáticamente a los registros del formulario. La palabra (Filtrado)
aparecerá a la derecha de los botones de navegación, en la parte inferior del formulario, y
también aparecerá en la barra de estado, para recordarle que hay un filtro. Para eliminar el
filtro, haga clic en el comando Quitar filtro, en el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio,
que aparece oprimido cuando se aplica un filtro.
FIGURA 11-9 El formulario Órdenes de trabajo actuales completado, en la vista Formulario
NOTA El filtro no se guarda con el formulario. Por tanto, si cierra y vuelve a abrir formulario verá
todos los registros.
• Si la tabla o consulta se cerró y guardó con el filtro, el formulario lo hereda, pero no lo

aplica automáticamente. Haga clic en el comando Filtro, en el grupo Ordenar y filtrar.
NOTA Para deshabilitar el filtro de todos los registros del formulario, establezca la propiedad
Permitir filtros en No. Esto deshabilita filtro por Selección, Filtro por formulario y Filtro
avanzado/Ordenar.
Uso del formulario para entrada de datos

Los formularios son la principal interfaz de usuario para la información de base de datos. El
usuario puede ver todos los datos, buscar registros específicos, ingresar nuevos registros y editar
registros existentes. Para realizar estas tareas de manera eficiente, el usuario debe saber cómo
recorrer el formulario y cómo moverse entre los registros en la vista Formulario.
Para abrir un formulario en la vista Formulario, donde puede ver y editar datos, haga doble
clic en el nombre de formulario, en el grupo Formularios, del Panel de navegación, o haga clic
con el botón derecho en el nombre de formulario y elija Abrir, en el menú de acceso directo. En
la vista Formulario, puede agregar un nuevo registro al hacer clic en el botón Nuevo registro,
PARTE II
de la barra de navegación del registro, para mostrar un formulario blanco. También puede
editar registros existentes empleando las herramientas de navegación de registros o el grupo de
comandos Buscar.
Recorrido del formulario

Al igual que con las hojas de datos, puede operar en dos diferentes modos en un formulario:
navegación y edición. En el modo de navegación, el cursor se mueve a otros campos; en el modo
de edición, se mueve entre los caracteres del campo. Al oprimir una tecla se tienen diferentes
consecuencias, dependiendo del modo actual. Por ejemplo, en el modo de edición, al presionar la
tecla de FLECHA HACIA LA DERECHA se mueve el punto de inserción un carácter a la derecha. En el
modo de navegación, esto mueve el cursor al siguiente campo a la derecha y suele seleccionar
el valor.
Para cambiar los modos, haga lo siguiente:
• Para cambiar del modo de edición al de navegación, oprima F2 o haga clic en la etiqueta
de campo. También puede oprimir TAB o MAYÚS+TAB para dejar el modo de edición y pasar
a otro campo.
• Para cambiar de modo de navegación al de edición, oprima F2 o haga clic en el cuadro de texto.
Al hacer clic en los botones de navegación del registro, en la parte inferior del formulario, se
mueve el cursor al registro inicial, al anterior, al siguiente o al último. Puede ingresar un número
de registro específico en la barra de navegación de registros y oprimir ENTER para ir a ese registro.
En el grupo Buscar, de la ficha Inicio, al hacer clic en el comando Ir a, también mueve el cursor al
registro inicial, anterior, siguiente o último. Estos métodos mueven el cursor al mismo campo en
otro registro.
En la tabla 11-1 se describen las combinaciones de teclas que puede usar para recorrer los
registros y campos de un formulario.
NOTA Recuerde que el conjunto de opciones en el grupo Edición, en la sección Avanzadas, del
cuadro de diálogo Opciones de Access, afectan el comportamiento de las teclas tab, enter y de
flecha. Si cambia su configuración predeterminada, algunas de las combinaciones de teclas en
estas tablas podrían comportarse de manera diferente.
Las teclas de FLECHA A LA IZQUIERDA y FLECHA A LA DERECHA se comportan de manera un poco

diferente si se encuentran en el primero o el último campo de un registro.
• Si se encuentra en el primer campo de un registro y oprime la tecla FLECHA HACIA LA
IZQUIERDA, se moverá al último campo en el registro anterior.
• Si se encuentra en el último campo de un registro y oprime la tecla FLECHA HACIA LA
DERECHA, se moverá al primer campo del siguiente registro.
Destino Combinaciones de teclas

Primer campo del primer registro CTRL+INICIO
Primer campo del registro actual INICIO
Último campo del registro actual o el primer registro FIN

en el subformulario del registro actual
Último campo del último registro o primer registro CTRL+FIN
del subformulario del último registro
Campo actual en el siguiente registro CTRL+AV PÁG
Campo actual en el registro anterior CTRL+RE PÁG
Siguiente campo TAB o FLECHA HACIA LA DERECHA

Campo anterior MAYÚS+TAB o FLECHA HACIA LA IZQUIERDA
Registro específico Ingresar número de registro en la barra de navegación de
registros y oprimir ENTER
Registro o página anterior AV PÁG
Siguiente registro o página RE PÁG
TABLA 11-1 Navegación con combinaciones de teclas
Cuando se encuentra en el modo de edición, necesita recorrer los datos del campo e insertar
o eliminar caracteres. Se usan muchas de las mismas teclas, pero con diferentes resultados.
Cambio del orden de tabulación

Cada vez que oprime la tecla TAB en la vista Formulario, el cursor pasa a otro campo. Al avance
del cursor por los campos en el formulario se le denomina orden de tabulación. Cada control
de cuadro de texto está asignado a un número de índice de tabulación que indica su posición
en la secuencia. El primer control en el orden tiene un número de 0 como índice tabulación; el
segundo, 1; etc. Access establece el orden de tabulación para que coincida con el orden en que el
campo se agregó al diseño.
Si abre el formulario Órdenes de trabajo actuales en la vista Formulario y oprime TAB
varias veces, verá que ese orden no es lógico. El orden de tabulación refleja la manera en que
los campos se colocaron originalmente en la cuadrícula de la consulta y luego se colocaron
en el diseño del formulario. Algunos de los campos se han movido en el diseño y el orden de
tabulación no cambia automáticamente de manera correspondiente. Los tres campos agregados
más adelante se encuentran al final del orden de tabulación.
Para cambiar el orden de tabulación, de modo que el cursor se mueva de manera lógica por
los registros, haga lo siguiente:
1. Abra el formulario en la vista Diseño y luego haga clic en el selector de la sección Detalle.
2. En el grupo Diseño de controles, de la ficha Organizar, haga clic en el comando Orden
de tabulación. Se abre el cuadro de diálogo Orden de tabulación, mostrando una lista de
todos los controles de cuadro de texto de la sección Detalles.
PARTE II
3. Para volver a colocar un control, haga clic en el selector de fila para seleccionar el campo,
luego mueva el puntero al selector de fila y arrastre la fila a una nueva posición. También
puede seleccionar un grupo de filas y volver a posicionarlos como un grupo.
4. Repita el paso 3 hasta que tenga el orden de la manera en que lo quiere y luego haga clic
en Aceptar.
SUGERENCIA Al hacer clic en el botón Orden automático, en el cuadro de diálogo Orden de

tabulación, se reorganizan los controles en orden de izquierda a derecha y de arriba a abajo.
Si ésta es la manera en que quiere que el cursor se mueva por los campos, haga clic en Orden
automático, en lugar de mover los controles a mano.
Los controles de cuadro de texto tienen tres propiedades en la ficha de propiedades Otras,
que se relacionan con el orden de tabulación:
• Tabulación automática Cuando se establece en Sí, mueve automáticamente el cursor
al siguiente campo del orden de tabulación, cuando una máscara de entrada permite el
último carácter, o se ingresa el tamaño del campo.
• Punto de tabulación Establézcalo en No para evitar que el cursor llegue al campo al
oprimir TAB. Aún puede seleccionar el campo para edición: sólo que no es parte del orden
de tabulación.
• Índice de tabulación Indica la posición del control en el orden, empezando con 0.

Por ejemplo, si elige Orden automático en el cuadro de diálogo Orden de tabulación, el
cuarto control en el orden, Costo de materiales, tiene un índice de tabulación 3.
Búsqueda de registros
La búsqueda de registros específicos mediante el examen del valor en uno o más campos es
igual en un formulario que en una hoja de datos. Se usa el mismo cuadro de diálogo Buscar para
especificar la cadena de búsqueda y el alcance de la coincidencia (parte del campo, o todo éste).
Para desplegar un registro específico en el formulario, coloque el punto de inserción en el
campo que tiene el valor que está buscando y, en el grupo Buscar, de la ficha Inicio, haga clic
en el comando Buscar. Si quiere reemplazar el valor del campo actual con otro, haga clic en el
comando Reemplazar. Consulte el capítulo 6 para conocer más información acerca del uso de
Buscar y reemplazar.
Visualización de varios registros

Si quiere ver más de un registro en la pantalla, puede cambiar la propiedad vista predeterminada
de Un único formulario a Formularios continuos. Cuando cambia a la vista Formulario, el
formulario aparece con todos los registros que caben en la pantalla.
Reparaciones Caseras Técnicas usa un formulario llamado Personal como una manera rápida
de buscar empleados. Cuando el formulario Personal se encuentra establecido como Un único
formulario, sólo aparece un registro en la pantalla, como se muestra a continuación:
PARTE II
En la figura 11-10 se muestra el mismo formulario Personal con vista predeterminada
establecida en Formularios continuos. Tal vez tenga que arrastrar el borde inferior del formulario
para ver varios registros.
NOTA Cuando usa la barra de desplazamiento para recorrer registros en la vista Formularios
continuos, Access siempre se asegura de que aparezca un registro completo en la parte superior de
la pantalla, mientras que sólo podría aparecer un registro parcial en la parte inferior, dependiendo
del tamaño de un solo registro. El uso de re pág y av pág causa que el anterior o el siguiente
conjunto de registros completos aparezca en la pantalla. Por ejemplo, en el formulario Personal,
sólo tres registros completos son visibles a la vez con un registro parcial en la parte inferior de la
pantalla. Cuando oprime av pág, el registro parcial se mueve a la parte superior, donde aparece
completo con los dos registros más completos abajo y otro registro parcial en la parte inferior.
Impresión del informe

Aunque los formularios se usan principalmente para la visualización, el ingreso y la edición de
datos, también puede desplegar una vista preliminar del informe, además de imprimirlo. Haga
clic en el botón de Microsoft Office, señale Imprimir y elija vista preliminar, para ver el aspecto
que tendrá el informe al imprimirlo. Consulte el capítulo 13 para conocer más información
acerca de las opciones de configuración de impresión y la ejecución de la configuración de
página para trabajos especiales de impresión.
FIGURA 11-10 Despliegue del formulario Personal en un formulario continuo
Revisión de los otros asistentes

Están disponibles otros dos asistentes en el grupo Formularios: el Asistente para gráficos y el
Asistente para tabla dinámica. El primero convierte los datos de sus tablas en distintos tipos de
gráficas, incluidas gráficas de barras, circulares y de líneas. Si quiere ilustrar tendencias durante
un periodo, puede usar una gráfica de barras o de líneas. Si quiere mostrar frecuencias relativas u
otras proporciones, use una gráfica circular.
PARTE II
La gráfica circular está basada en la tabla Órdenes de trabajo, de Reparaciones Caseras
Técnicas, e ilustra el porcentaje de trabajos iniciados cada mes.
La gráfica se ha agregado a un formulario en blanco como un marco de Objeto OLE
independiente, mediante el Asistente para gráficos. Para hacer cambios a la gráfica, como agregar
leyendas a los sectores, cambie a la vista diseño y haga doble clic en la gráfica.
El Asistente para gráficos dinámicos toma grandes cantidades de datos de sus tablas y los
resume en filas y columnas de una manera similar, pero más flexible, a las consultas de tablas
cruzadas. Necesita tener instalado Excel para modificar las tablas dinámicas creadas por el
asistente.
El capítulo 15 contiene más información acerca de la creación de elementos visuales de
formularios e informes que contienen gráficas, diagramas, y tablas y gráficas dinámicas.
Creación de un formulario jerárquico a partir de tablas relacionadas

Un formulario jerárquico suele constar de un formulario principal y uno o más subformularios. El
formulario principal muestra datos de registros en el lado “uno” de una relación uno a varios y
los subformularios muestran datos de registros en el lado “varios”.
Si su formulario principal tiene muchos controles y no hay espacio para un subformulario,

puede vincular en cambio los formularios. Cuando hace clic en un botón de comando de un
formulario, abre el otro formulario mostrando datos que están sincronizados con el registro en
el primero, de manera muy parecida a cuando hace clic en el botón de expansión de una hoja
secundaria de datos en la vista Hoja de datos.
Puede crear un formulario y un subformulario al mismo tiempo utilizando el Asistente para
formularios, mediante la elección de campos de tablas relacionadas. Por ejemplo, para crear un
formulario jerárquico que muestre la lista de órdenes de trabajo activas para cada cliente, elija
campos de ambas tablas. El Asistente para formularios puede determinar la manera en que están
relacionadas las tablas y decidir cuáles datos van en el formulario principal y cuáles van en el
subformulario.
Para crear el formulario jerárquico Órdenes de trabajo por cliente, haga lo siguiente:
1. Inicie el Asistente para formularios con la tabla Clientes y, en el primer cuadro de diálogo,
elija los campos Id de cliente, Nombre, Apellido y Dirección de facturación, de la tabla
Clientes.
2. Elija la tabla Órdenes de trabajo en la lista Tablas/Consultas y luego agregue los campos
Número de orden, Número de cotización, Fecha de inicio, Fecha de terminación,
Supervisor, Costo de materiales y Costo de mano de obra. Haga clic en Siguiente.
3. En el segundo cuadro de diálogo (véase la figura 11-12) se le pregunta cómo quiere ver
los datos (en otras palabras, cuáles registros deben ir en el formulario principal y cuáles
en el subformulario). Access ha supuesto que los datos de Órdenes de trabajo (en el
lado “varios” de la relación) van en el subformulario. Las otras dos opciones del cuadro
de diálogo le permiten especificar si los datos habrán de organizarse como un único
formulario con un subformulario o como formularios separados, vinculados.
4. Acepte las opciones predeterminadas y luego haga clic en Siguiente. El siguiente cuadro
de diálogo le ofrece dos diseños para el subformulario: Tabular u Hoja de datos. Elija
Hoja de datos y haga clic en Siguiente.
FIGURA 11-11 Creación de un formulario con un subformulario

5. Elija el estilo para el formulario en el siguiente cuadro de diálogo y vaya al cuadro final,
en que asignará un nombre al formulario y el subformulario. Luego elija ver el formulario
o abrirlo en la vista Diseño.
6. Ingrese el nombre Órdenes de trabajo por cliente para el formulario principal y deje el
nombre predeterminado del subformulario. Luego haga clic en Finalizar.
En la figura 11-12 se muestra el formulario jerárquico completado con unas cuantas
modificaciones, como un título en el encabezado del formulario. También se ha cambiado el
tamaño de las columnas en el subformulario para que quepan en la pantalla.
PARTE II
Tiene la opción de modificar el subformulario en el lugar. Para modificar el diseño
del subformulario, abra el formulario principal en la vista Diseño y haga clic en el selector del
subformulario o en cualquiera de los controles de éste. Modifique el subformulario y sus controles
de la misma manera que lo hizo con el formulario principal. También puede seleccionar el control
del subformulario y, en el grupo Herramientas, de la ficha Diseño, haga clic en el comando
Subformulario en nueva ventana para trabajar con el subformulario en un entorno más grande.
Botones de navegación Botones de navegación

del formulario principal Formulario principal Subformulario del subformulario
Botones de navegación Botones de navegación

del formulario principal del subformulario
FIGURA 11-12 El formulario jerárquico completado

También puede agregar un formulario nuevo o existente como subformulario dentro de

otro formulario mediante el uso del asistente para controles Subformulario/Subinforme, o
simplemente arrastre el formulario que desea como subformulario en la ventana de la vista
Diseño del formulario principal. Si existe una relación entre los orígenes del registro y los dos
formularios, Access determina cuáles son los campos de vinculación.
NOTA Consulte el siguiente capítulo para conocer más información acerca de la creación de
subformularios y la vinculación de formularios para ver información relacionada.
Resumen
En este capítulo se ha mostrado lo útiles que pueden ser el Asistente para formularios y otras
herramientas de formulario cuando quiere crear un formulario. Más asistentes pueden ayudarle
a construir el formulario perfecto. Los asistentes para controles pueden ayudarle cuando quiera
agregar cuadros combinados, cuadros de lista, grupos de opción y botones de comando. En el
siguiente capítulo verá cómo usar estas herramientas en un nuevo formulario.
Cuando usa Access, verá formularios emergentes que piden una acción del usuario, como
cuadros de diálogo, donde toma decisiones acerca de lo que hará en seguida. En el siguiente
capítulo verá cómo crear sus propios cuadros de diálogo modales personalizados y otros tipos
especiales de formularios para interacción del usuario.
12
CAPÍTULO
Personalización de formularios
C
on todos los bloques de construcción a su disposición, incluida la ayuda del Asistente para
formularios, está listo para explorar algunas de las maneras en que puede hacer formularios
más flexibles y prácticos. En este capítulo se ofrecen ideas constructivas para la creación
de formularios personalizados. Puede agregar controles especiales a un formulario que ayuden
con el ingreso de datos, la impresión de registros o la apertura de otro formulario relacionado para
ver información adicional. Access proporciona herramientas que le ayudan a agregar botones de
comando para realizar acciones específicas, además de mejorar la exactitud y la validez de los datos
que se introduzcan.
En este capítulo se continúa con los ejemplos de la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas
y también se presenta un sistema de administración de base de datos real y operacional que se usa
para el personal policiaco. La base de datos Policía es principalmente interactiva y demuestra algunas
de las aplicaciones especiales de los formularios de Access.
Inicio de un nuevo formulario personalizado

Cuando inicia un nuevo formulario personalizado sin la ayuda del Asistente para formularios o una de
las herramientas de formulario, empieza con un diseño vacío. Si selecciona una tabla o consulta para
usarla como base para el formulario, puede desplegar el panel Lista de campos y arrastrar los campos
al diseño del formulario. Si aún no ha elegido la base del formulario, puede definirla en la vista
Diseño al seleccionar la tabla o consulta de la lista de propiedades Origen de registro, del formulario.
No hay una ley que diga que tiene que basar un formulario en datos. Puede crear uno que
despliegue cursos de acción para elegir uno, o un formulario que simplemente despliegue una
pantalla de bienvenida y que desaparezca después de unos segundos. En las primeras secciones de
este capítulo ahondaremos en los formularios que contienen datos, mientras que en
secciones posteriores analizaremos formularios con propósitos especiales.
Colocación y personalización de controles relacionados con datos

En el último capítulo vio cómo agregar controles de cuadros de texto unidos a un diseño de
formulario, al arrastrar nombres de campo del panel Lista de campos. Además de los controles de
cuadro de texto en que usted ingresa y edita los datos, los cuadros de lista y combinados le permiten
elegir entre una lista de valores.
345
Los cuadros de lista limitan sus opciones a valores en la lista, pero los cuadros combinados
suelen permitir que escriba entradas o elija de una lista. Cualquiera de ellos puede ser
dependiente o independiente. Si el control es dependiente, el valor seleccionado o ingresado se
almacena en el campo al que está unido. Si es independiente, el valor no se almacena en una
tabla, pero puede usarse por parte de cualquier otro control o como criterio de búsqueda.
Construcción de un diseño de control
Un diseño de control es una organización específica de controles que se extienden
horizontalmente o se apilan verticalmente. Estos diseños le ayudan a darle al formulario un
aspecto uniforme, sin tener que ajustar la ubicación de cada control de forma individual.
El diseño tabular coloca los controles en filas y columnas, como en una hoja de datos, donde
las etiquetas de control se encuentran en la parte superior. El diseño apilado organiza los controles
en una lista vertical con las etiquetas a la izquierda. Puede combinar diseños en un formulario.
Puede crear sus propios diseños al seleccionar todos los controles que quiera que aparezcan
en el mismo diseño y luego hacer algo de lo siguiente:
• En el grupo Diseño de controles, de la ficha Organizar, haga clic en el comando Tabular o
Apilado.
• Haga clic con el botón derecho en la selección, señale Diseño, en el menú de acceso
directo y elija Tabular o Apilado.
Puede ir de un diseño a otro al hacer clic en el selector de diseño, de color naranja, que se
encuentra en la esquina superior izquierda del grupo, y repetir uno de los pasos anteriores.
También puede mover los controles por el diseño, mover un control a otro diseño del mismo
tipo y eliminar controles. Para agregar un control al diseño, seleccione el control o el grupo de
controles, y haga algo de lo siguiente:
• Si el formulario se encuentra en la vista Diseño, arrastre el control al diseño.
• Si el formulario se encuentra en la vista Presentación, cree una nueva presentación con
los controles y luego agregue la nueva presentación a una existente.
Para eliminar uno o varios controles de la presentación, seleccione el o los controles, haga
clic con el botón derecho, señale Presentación en el menú de acceso directo y elija Eliminar. Si
el formulario se encuentra en la vista Presentación, en el grupo Diseño de controles, de la ficha
Organizar, haga clic en Quitar.
Al establecer las características Márgenes de control y Relleno de control, puede disponer los
controles de manera equitativa en el diseño, como se describió en el capítulo 11.
Creación de cuadros de lista y combinados
La selección de un valor de una lista suele ser más rápido y seguro que tratar de recordar el valor
correcto que debe escribir. Aunque los cuadros de lista y combinados son similares, debe decidir
qué tipo de control quiere usar en el formulario.
• Los valores en un cuadro de lista siempre están visibles, y usted está limitado a los valores
de la lista. Para elegir de la lista, haga clic en el valor y oprima ENTER o TAB. También puede
elegir uno de los valores al escribir la primera letra del valor y oprimir ENTER o TAB. (Si más
de un valor empieza con la misma letra, el primero aparece seleccionado como opción
predeterminada.) No puede ingresar un valor que no esté en la lista. Los cuadros de lista
son mejores cuando está limitado a unos cuantos valores, porque, de otra manera, el
cuadro de lista ocupa valioso espacio de despliegue.
• Los valores de un cuadro combinado no se despliegan hasta que hace clic en la flecha para
abrirlo, de modo que estos valores ocupan menos espacio en la pantalla que un cuadro
Capítulo 12: Personalización de formularios 347
de lista. Como en éste, puede seleccionar uno de los valores al hacer clic en él o al escribir
los primeros caracteres del valor en el área del cuadro de texto del cuadro combinado. Si
la propiedad Autoextensible está en Sí, que es la opción predeterminada, Access rellena
automáticamente el resto del valor. Además, puede escribir los valores que no están en la
lista, a menos que establezca la propiedad Limitar a la lista del cuadro combinado en Sí.
NOTA Cuando los caracteres que escribe coinciden con los primeros caracteres de uno de los valores,
la propiedad Autoextensible del cuadro combinado especifica si Access rellena automáticamente la
parte del cuadro de texto con un valor de la lista. A medida que escribe, Access despliega el primer
PARTE II
valor de la lista que coincide con los caracteres. Si establece la propiedad Limitar a la lista en Sí y
se despliega la lista del cuadro combinado, Access rellena automáticamente el valor coincidente
mientras escribe en el cuadro de texto, aunque la propiedad Autoextensible esté en No.
Los cuadros de lista y combinados constan de filas de datos con una o más columnas
que pueden aparecer con o sin encabezados. Una de las columnas contiene los valores que
quiere almacenar en el campo (el control dependiente) o usar para otros fines (el control
independiente); las otras columnas contienen información explicativa.
En la figura 12-1 se comparan ejemplos de cuadros de lista y combinados que contienen
listas de los apellidos de los empleados de la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas. La
figura también muestra un cuadro de texto para comparación. El cuadro de lista está siempre
abierto, pero se limita al tamaño que dibuje en el diseño del formulario. Si la lista es más ancha
o larga del espacio permitido, Access agrega barras de desplazamiento. La lista del cuadro
combinado es, como opción predeterminada, del mismo ancho que el control en el diseño, pero
puede cambiar el ancho para que se acomode a la lista. Las barras de desplazamiento también se
agregan a los cuadros combinados cuando es necesario.
Para agregar un cuadro de lista o combinado a un diseño de formulario basado en la tabla
Empleados, abra un formulario en blanco en la vista Diseño y haga lo siguiente:
1. Elija el comando Utilizar Asistentes para controles, en el grupo Controles, y luego haga
clic en el comando Cuadro de lista o Cuadro combinado.
2. Haga clic en el formulario o dibuje un contorno en el lugar donde quiera que aparezca
el control. Se abre el primer cuadro de diálogo del asistente (véase la figura 12-2). Los
primeros cuadros de diálogo para el Asistente para cuadros de lista y el Asistente para
cuadros combinados son casi idénticos.
3. Elija una de las opciones (ambos asistentes ofrecen las mismas opciones, excepto que en
lugar de usar cuadro combinado, el Asistente para cuadros de lista usa las palabras cuadros
de lista):
• Deseo que el cuadro combinado (o de lista) busque los valores en una tabla
o consulta. Elija esta opción y el cuadro despliega valores de campo de la tabla o
consulta que elija.
• Escribiré los valores que desee. Elija esta opción y la lista contiene valores que usted
escribe en el siguiente cuadro de diálogo.
• Buscar un registro en el formulario según el valor que he seleccionado en
el cuadro combinado. Esta opción está disponible si ya aparecen campos en el
formulario. Se usa para crear un cuadro combinado o de lista que actúe como cadena
de búsqueda para encontrar un registro específico con ese valor en el campo y
desplegarlo en el formulario. Esta opción crea un control independiente.
FIGURA 12-1 Comparación entre un cuadro de diálogo y uno combinado

PARTE II
FIGURA 12-2 Inicio de un nuevo cuadro combinado con el asistente
4. Después de aplicar una elección en el primer cuadro de diálogo, haga clic en Siguiente.
Dependiendo de su opción en el paso tres, haga algo de lo siguiente:
• Si eligió la primera opción, seleccione la tabla o consulta que contiene los valores que
desplegará el cuadro. Luego haga clic en Siguiente, seleccione los campos que quiere
ver en el cuadro y haga clic de nuevo en Siguiente.
• Si eligió escribir los valores, ingrese el número de columnas que quiera ver y los valores
que habrán de desplegarse. Al elegir esta opción se omite el siguiente cuadro de diálogo.
SUGERENCIA Oprima tab para moverse a la siguiente fila en la lista de valores. Si oprime enter,
avanzará al siguiente cuadro de diálogo del asistente. En ese caso haga clic en Atrás para regresar
al cuadro de diálogo con la lista de valores.
• Si eligió la tercera opción, elija el campo cuyos valores desee ver. El valor que elija en la
vista Formulario actúa como valor de búsqueda. Luego haga clic en Siguiente.
5. En el siguiente cuadro de diálogo (véase la figura 12-3), ajuste los anchos de las columnas
para que muestren los valores, y decida si quiere mostrar u ocultar la principal columna
clave. Luego haga clic en Siguiente.
6. El siguiente cuadro de diálogo le pregunta qué quiere que haga Access con el valor que
seleccionó en el cuadro de lista o combinado:
• Recordar el valor para usarlo más adelante Guarda el valor para que se use en
una macro o un procedimiento. Cuando cierra el formulario, el valor se borra.
• Almacenar el valor en el campo Con esta opción, usted selecciona el campo en que
quiere almacenar el valor seleccionado.
NOTA Si elige buscar un registro con base en el valor seleccionado en el cuadro combinado, se omite
este cuadro de diálogo.
7. Si quiere una etiqueta adjunta al cuadro, escríbala en el último cuadro de diálogo y haga
clic en Finalizar.
Cambio del tipo de control a cuadro combinado o cuadro de lista Si quiere agregar un cuadro de
lista o combinado en lugar de un cuadro de texto que ya está en el formulario, es fácil cambiar el
tipo de control. Para ello, haga lo siguiente:
1. Haga clic con el botón derecho en el control y luego señale a Cambiar a, en el menú de
acceso directo, y seleccione un tipo de control de la lista. La lista muestra todos los tipos
de control, pero sólo los tipos que puede usar aparecen en negritas. Por ejemplo, puede
cambiar el siguiente cuadro de texto seleccionado sólo a Etiqueta, Cuadro de lista o
Cuadro combinado:
PARTE II
FIGURA 12-3 Ajuste de las columnas en un cuadro combinado
2. Después de que elija el tipo de control que quiere, el control cambia en el diseño.
3. Abra la Hoja de propiedades del control del cuadro combinado o de lista y haga clic
en Origen de la fila, y luego en el botón Generador (…) para iniciar el Generador de
consultas.
4. Seleccione la tabla Empleados del cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y
luego en Cerrar.
5. Arrastre el campo Apellido a la cuadrícula de la consulta y cierre la ventana de Diseño de
la consulta.
6. Responda Sí al mensaje acerca de guardar los cambios. El Generador de consultas coloca
la siguiente instrucción de consulta SQL en el cuadro de propiedades Origen de la fila:
SELECT Empleados.[Id de empleado], Empleados.[Apellido] FROM Empleados;
7. Cambie otras propiedades, según sea necesario.
NOTA Vea en el capítulo 10 una lista sobre que controles se pueden cambiar y por cuales.
Creación de cuadros de lista y combinados independientes

Un cuadro de lista o combinado independiente pueden desplegar un conjunto de valores fijos que
se ingresa al crear el cuadro, o valores específicos tomados de una tabla o consulta. El valor
que elija de la lista de control no se almacena en un campo de la tabla. Puede usar el valor para
otros fines, como buscar un registro con el valor en un campo.
Para agregar un cuadro combinado a un formulario Empleados que despliegue el registro de
un empleado seleccionado, haga lo siguiente:
1. Inicie un nuevo formulario basado en la tabla Empleados y luego agregue los campos
deseados al formulario.
2. Inicie el Asistente para cuadros combinados y, en el primer cuadro de diálogo, elija la
tercera opción, Buscar un registro en el formulario según el valor que ha seleccionado en
el cuadro combinado. Luego haga clic en Siguiente.
3. Elija Apellido como valor de campo que se mostrará en la lista y haga clic en Siguiente.
4. Elija Ocultar la columna clave (se recomienda) y haga clic en Siguiente.
5. En el cuadro de diálogo final, ingrese Mostrar registro de: como etiqueta de control y
luego haga clic en Finalizar.
Cuando use el cuadro combinado en la vista Formulario, si selecciona un valor de la lista,
Access pasará al primer registro con ese valor en el campo correspondiente. Esta opción ofrece
una manera rápida de moverse a un registro específico en la vista Formulario.
PARTE II
SUGERENCIA Si hace clic en Atrás para regresar al cuadro de diálogo donde seleccionó Apellido,
verá que Access agregó el campo clave principal, Id de empleado, a la lista. Elija ocultarla en el
siguiente, de modo que no aparecerá en la lista.
Establecimiento de las propiedades de los cuadros de lista y combinados

Si su formulario contiene un cuadro de lista o combinado asociado, el control hereda la mayor
parte de sus propiedades de las propiedades de campo que estableció en el diseño de la tabla.
Cuando utiliza un asistente para crear un cuadro de lista o combinado, Access establece
ciertas propiedades adicionales por usted. Puede modificar estas propiedades al cambiar la
configuración en la Hoja de propiedades para que funcionen de la manera que lo desee. Para
ver una descripción de una propiedad, seleccione ésta y lea el texto en la barra de estado. Por
ejemplo, la propiedad Filas en lista establece el número máximo de elementos que se
desplegará en la lista. La configuración automática en la propiedad Filas en lista es el número de
registros en la tabla.
Esta propiedad está establecida en 8 en la siguiente ilustración, como puede ver, aunque 16
registros residen en la tabla. Se añadió una barra de desplazamiento en el cuadro combinado.
Adición de controles Sí/No

Es posible usar tres tipos diferentes de controles para ver o ingresar un valor Sí/No en una tabla
o consulta: casillas de verificación, botones de opción y botones de alternar. Cuando tiene un
número limitado de opciones alternas en un campo, también puede agrupar los controles en
un grupo de opciones. Las opciones agrupadas funcionan como un solo control; sólo uno puede
seleccionarse. El grupo de opciones puede desplegar la lista de opciones como cualquiera de los
tres tipos de controles Sí/No.
Cuando selecciona o quita la marca de una casilla de verificación, un botón de opción o un
botón de alternar, Access despliega el valor en la tabla o consulta de acuerdo con la propiedad de
formato establecida en el diseño de la tabla (Sí/No, Verdadero/Falso o Encendido/Apagado). En
la figura 12-4 se muestra la manera en que aparecen los diferentes controles Sí/No cuando los
valores son Sí y No.
Casillas de verificación y botones de opción

Una casilla de verificación despliega una marca de verificación en un pequeño recuadro si el valor
del campo es Sí. El cuadro está vacío si el valor es No. Un botón de opción despliega un punto
negro dentro de un círculo si el valor en el campo es Sí. El círculo está vacío si el valor es No.
Botones de alternar
Cuando un botón de alternar aparece oprimido (seleccionado), el valor en el campo es Sí. Si el
botón aparece elevado, el valor es No. Puede ingresar un título para el botón al ingresar texto en
el cuadro de propiedad Título.
PARTE II
FIGURA 12-4 Ejemplos de controles Sí/No
NOTA Puede usar una imagen en un botón de alternar en lugar de texto para crear un aspecto más
interesante.
Grupos de opciones
Un grupo de opciones ofrece un conjunto limitado de alternativas mutuamente excluyentes, por
lo general cuatro o menos. El control del grupo de opciones consta de un marco alrededor de un
conjunto de casillas de verificación, botones de opciones o botones de alternar. Si el grupo de
opciones está asociado a un campo, el objeto dependiente es el propio marco, no los controles
individuales del grupo. Los grupos de opciones se utilizan sólo con campos Número, pero puede
aplicarlos a campos Sí/No empleando valores numéricos para Sí (–1) y No (0).
Cuando crea un grupo de opciones, especificará los valores de las opciones en cuanto a los
números que son significativos para el campo. Cuando selecciona una opción en el grupo, ese
valor numérico se almacena en el campo.
Si el grupo no está asociado a un campo, Access usa el valor de la opción que elija para
realizar una acción de una lista, como imprimir el reporte que elija o abrir otro formulario.
Aunque puede crear un grupo de opciones sin la ayuda del asistente, el uso del Asistente
para grupo de opciones facilita mucho el trabajo. Para crear un grupo de opciones, primero elija
el comando Utilizar asistentes para controles, en el grupo Controles, y luego haga lo siguiente:
1. Haga clic en el comando Grupo de opciones y luego haga clic en el diseño de formulario,
donde quiera que aparezca la esquina superior izquierda del grupo. El asistente dibuja un
cuadro de 2.5 cm. Luego haga clic en Siguiente.
2. En el primer cuadro de diálogo, ingrese los textos que quiera ver cómo opciones en el
grupo. Oprima TAB para pasar a la siguiente fila. Después de ingresar todos los valores,
3. En el segundo cuadro de diálogo, establezca la opción predeterminada, si lo desea, y haga

clic en Siguiente.
4. Especifique la propiedad de valor de la opción para cada una de las opciones del grupo.
Esta propiedad siempre debe ser un número. Se trata del valor que se pasa al campo
cuando la opción está seleccionada. Como opción predeterminada, los valores son
enteros consecutivos: la primera opción tiene el valor 1, la segunda opción tiene el valor
2, etc. En el caso de un campo Sí/No, establezca la opción Sí en –1 y la opción No en 0.
Luego haga clic en Siguiente.
5. El siguiente cuadro de diálogo le pregunta en cuál campo quiere almacenar el valor
(dependiente), o si quiere que Access guarde el valor para después (independiente). Si el
formulario no tiene un origen de registro, el asistente omite este cuadro de diálogo.
6. A continuación, elija el tipo de control y el estilo que quiera ver en el grupo de opciones y
PARTE II
7. En el cuadro de diálogo final del asistente, ingrese el nombre que quiera que aparezca
como etiqueta para el grupo. Este texto aparecerá en el marco del grupo. Luego haga clic
en Finalizar.
NOTA Si cada opción de un grupo de opciones se relaciona con el mismo tipo de información pero se
aplica a campos diferentes, aún puede mantener juntas las opciones en el formulario. Organice las
opciones independientes en un grupo y dibuje un rectángulo alrededor de ellas para que parezca
un grupo de opciones. Las opciones no se establecerán automáticamente como mutuamente
excluyentes.
Adición de controles interactivos del usuario

Debido a que un formulario suele usarse para ingresar datos, el usuario está interactuando
constantemente con él y los controles que contiene. Algunos de estos controles están asociados
directamente con datos de tablas como cuadros de texto, de lista y combinados, y los tipos
de botón, como botones de alternar y de opción, y casillas de verificación, con los que puede
establecer un valor Sí/No. El control más común no relacionado con los datos es el botón de
comando, que se usa en la vista Formulario para realizar una acción. Cuando el usuario hace
clic en un botón de comando, Access reconoce este evento y realiza la respuesta que haya
especificado para el evento.
Introducción de eventos y propiedades de los eventos

Access es una aplicación orientada a objetos, controlada por eventos. Nada pasa hasta que el
usuario le indique qué hacer al oprimir una tecla o hacer clic. Un evento es una ocurrencia que
es reconocida por un objeto de Access. Puede definir una respuesta a los eventos al establecer la
propiedad de evento del objeto o el control.
A continuación hay algunos ejemplos de eventos:

• Oprimir o soltar una tecla.
• Abrir o cerrar un formulario.
• Mover el cursor hacia un control o alejarlo de él.
• Aplicar un filtro a registros de un formulario.
• Cambiar o eliminar el valor en un control.
Cada vez que oprime una tecla o hace clic en un botón, está iniciando un evento al que
Access responderá. La acción que Access toma depende de la propiedad de evento especificada.
Por ejemplo, al hacer clic con el botón derecho en un nombre de tabla en el Panel de exploración
y elegir Abrir (el evento), en el menú de acceso directo, se abre el objeto seleccionado (la
respuesta). Cuando se mueve a otro registro después de ingresar o editar datos, el evento causa
que Access revise cualquier regla de validación automáticamente y, si no existe violación, guarde
el registro. Estas acciones son desencadenadas por el sistema, con base en las propiedades de
evento integradas.
Puede establecer propiedades para cualquiera de los controles de su diseño de formulario
o informe para que realicen la acción apropiada. Cuando establece una propiedad de evento,
adjunta un conjunto de comandos al evento. Estos comandos pueden estar en la forma de una
macro o un procedimiento de evento que contiene instrucciones de Visual Basic. Luego, cuando
hace clic en el botón de comando u oprime esa tecla, Access sabe qué hacer.
El asistente de Access también proporciona varios procedimientos predefinidos que puede
adjuntar a eventos estándares, como hacer clic en un botón de comando. El evento Clic ocurre
cuando oprime rápidamente y suelta el botón izquierdo del ratón en un control. La propiedad de
evento Al hacer clic especifica lo que sucede cuando hace clic con el botón izquierdo en ese control.
Otro término importante cuando se analizan eventos es el enfoque; se dice que un evento
tiene el enfoque cuando está seleccionado o el cursor está descansando en él. Por ejemplo,
cuando oprime TAB para recorrer los controles de un formulario, el enfoque se desplaza de un
control a otro de acuerdo con el orden de tabulación. Consulte el capítulo 18 para conocer más
información acerca de los eventos y la manera de hacer que funcionen para usted.
Adición de botones de comando

El Asistente para botones de comando es práctico para ayudar a crear más de 30 diferentes tipos
de botones de comando que realizan tareas que van desde moverse al siguiente registro hasta
cerrar el formulario. El asistente le ayuda a seleccionar la categoría de acción que quiere y el
procedimiento específico que habrá de ejecutarse. También le permite identificar el botón con el
texto o una imagen.
Para agregar un botón de comando a un formulario, abra éste en la vista Diseño o
Presentación y haga lo siguiente:
1. Elija el comando Utilizar Asistentes para controles, en el grupo Controles, de la ficha
Diseño, haga clic en el comando Botón (Control de formulario) y luego en el diseño
de formulario. Aparece el primer cuadro de diálogo del Asistente para botones de
comandos (véase la figura 12-5). La lista de la izquierda muestra las categorías de acciones
disponibles. La lista de la derecha muestra acciones específicas que caen en la categoría
seleccionada. Cada categoría tiene un conjunto diferente de acciones. A medida que resalta
una acción en el panel de la derecha, aparece una muestra en el panel de la izquierda.
2. Seleccione la categoría que desee, y la acción específica, y luego haga clic en Siguiente.
Dependiendo de su elección, el asistente despliega cuadros de diálogo adicionales que le
solicitan información, como nombre del formulario que se abrirá o del informe del que se
desplegará una vista preliminar.
3. Después de elegir las opciones requeridas por la acción que seleccionó, el siguiente
cuadro de diálogo del asistente le permite elegir entre texto y una imagen para el botón.
Puede aceptar el texto predeterminado o ingresar uno propio. Si no le gusta la imagen
predeterminada, haga clic en Mostrar todas las imágenes y elija otra, o haga clic en
Examinar y busque otra carpeta. Cuando seleccione una imagen de la lista Mostrar todas
PARTE II
las imágenes, puede ver su aspecto en el panel Ejemplo. Después de hacer su elección,
4. Ingrese un nombre para el botón o acepte el nombre predeterminado. Luego haga clic en
Finalizar.
Puede modificar las propiedades del botón de comando más adelante para cambiar entre
una imagen y texto. Por supuesto, siempre puede mover y cambiar el tamaño de un botón de
comando, como lo haría con cualquier otro control en el diseño del formulario. Los botones
de comando se incluyen en el orden de tabulación del diseño del formulario. Es decir, a medida
que presiona TAB para recorrer la vista Formulario, un botón de comando obtiene el enfoque
cuando le llega su turno. Luego puede oprimir ENTER para seleccionar el botón (el equivalente
del teclado a hacer clic en el botón de comando).
SUGERENCIA Si usa alguna imagen en un botón en lugar de texto, es una buena idea crear un
recuadro con información de herramientas de control, que explica lo que sucede con el botón si
hace clic. Un recuadro con información se despliega automáticamente debajo del botón cuando
mueve el puntero sobre el botón de comando. Puede personalizar la información que el asistente
proporciona al ingresar el texto de información en la propiedad Texto de Ayuda del control. Si
creó un mensaje de barra de estado empleando la propiedad Texto de la barra de estado, aparece
en la barra estado cuando se seleccionó el control al que se aplica. También puede crear su propia
ayuda personalizada, como lo verá en la sección “Adición de ayuda personalizada”, en páginas
posteriores de este capítulo.
FIGURA 12-5 Elección del tipo de botón de comando

Cuando el Asistente para botones de comando construye el botón, también construye una
macro o un procedimiento de evento que contiene código de Visual Basic para almacenarlo con
el formulario. Por ejemplo, puede usar el asistente para agregar un botón de comandos que
imprima el registro actual en el formulario Órdenes de trabajo actuales. Para agregar ese botón,
inicie el asistente, elija la categoría Operaciones con registros, y la acción Imprimir registro del
primer cuadro de diálogo, y luego haga clic en Finalizar para aceptar las restantes opciones
predeterminadas.
El asistente crea una macro incrustada que realiza la acción que se seleccionó. Busque la
ficha Eventos del botón en la Hoja de propiedades y verá una macro incrustada en la propiedad
Al hacer clic. Esto indica que la acción tomará lugar cuando se hace clic en el control. Consulte el
capítulo 19 para conocer más información acerca de la creación y el uso de macros.
PRECAUCIÓN Si elige Operaciones con formularios e Imprimir formulario, como la acción que
se emprenderá, Access imprimirá todos los registros como un formulario continuo en varias
páginas. Si quiere imprimir sólo el registro actual, elija Operaciones con registro e Imprimir
registro, en el cuadro de diálogo del Asistente para botones de comando.
Adición de hipervínculos
En el capítulo 6 vio cómo agregar un campo de hipervínculo a una tabla y cómo insertar una
dirección de hipervínculo en el campo. Puede hacer clic en un hipervínculo en una tabla para ir a
una dirección diferente para cada registro.
Por ejemplo, el campo de hipervínculo Dibujo, en la tabla Órdenes de trabajo, de la base de
datos Reparaciones Caseras Técnicas, contiene direcciones de archivos que incluyen dibujos
de ingeniería escaneados.
La dirección del hipervínculo que ingrese en el campo de un registro aparece en la vista
Formulario, como otros campos. Para agregar el campo al diseño del formulario, arrastre el
nombre del campo del hipervínculo del panel Lista de campos al diseño del formulario.
Si no necesita unir una dirección de hipervínculo a un registro, puede agregarlo al
formulario en la vista Diseño como una etiqueta independiente o un control de imagen. Ambos
lo llevan a la dirección de destino cuando hace clic en el control en la vista Formulario.
PARTE II
Para agregar un hipervínculo como etiqueta al formulario Personal, de Reparaciones Caseras
Técnicas, que lo llevará a la tabla Empleados, haga lo siguiente:
1. Con el formulario abierto en la vista Diseño, en el grupo Controles, de la ficha Diseño,
haga clic en el comando Insertar hipervínculo. Se abre el cuadro de diálogo Insertar
hipervínculo (véase la figura 12-6).
2. Ingrese la ruta al archivo del hipervínculo en el cuadro de texto Dirección, empleando
uno de los siguientes métodos:
• Seleccione el nombre de archivo de la lista.
• Si el archivo al que quiere ir está en una carpeta, escriba el nombre de archivo
precedido por dos puntos y una diagonal invertida (por ejemplo, ..\Reparaciones
Caseras Técnicas.accdb.)
• Si el archivo no se encuentra en la ruta actual, escriba la ruta completa y el nombre del
archivo.
• Haga clic en el botón Buscar archivo (el icono con la carpeta abierta) y seleccione el
nombre de archivo.
3. A continuación, haga clic en el botón Marcador, para abrir el cuadro de diálogo
Seleccionar lugar del documento, donde puede especificar el objeto al que quiere saltar.
FIGURA 12-6 Trabajo con el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo

4. Haga clic en el signo más (+) junto a Tablas, y seleccione Empleados, de la lista de tablas
en la base de datos (véase la figura 12-7). Luego haga clic en Aceptar.
5. Ingrese Búsqueda de empleados, en el cuadro Texto, para que aparezca en el
hipervínculo, en lugar de la dirección.
6. Haga clic en Info. en pantalla e ingrese Desplegar tabla Empleados, en el cuadro de
diálogo Establecer información en pantalla para hipervínculo, y haga clic en Aceptar. La
opción predeterminada es la dirección completa del hipervínculo.
7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.

8. Arrastre el control de hipervínculo a la posición que quiera en el diseño del formulario.
Puede probar el nuevo hipervínculo en el diseño de formulario al hacer clic con el botón
derecho, señalar Hipervínculo y elegir Abrir hipervínculo del menú de acceso directo.
FIGURA 12-7 Selección del destino del hipervínculo

Cuando cambie a la vista Formulario, el hipervínculo aparece como una etiqueta subrayada.
Coloque el puntero en el hipervínculo para ver la información sobre herramientas. Haga clic en
él para abrir la tabla Empleados en la vista Hoja de datos.
PARTE II
NOTA Si selecciona un control en el formulario antes de insertar el hipervínculo, el nuevo
hipervínculo aparece justo debajo de la etiqueta del control seleccionado. Si no se selecciona
ningún control, el hipervínculo aparece en la esquina superior izquierda del formulario. A partir
de allí, puede arrastrar el hipervínculo a cualquier posición en el diseño del formulario.
Para agregar un hipervínculo que le lleve a una imagen, agregue un control de imagen al
diseño y cambie sus propiedades Dirección de hipervínculo y Subdirección de hipervínculo para
especificar el archivo de destino.
SUGERENCIA Para agregar un hipervínculo en el formulario de un botón de comando o una

imagen, quite la selección de Utilizar Asistente para controles antes de agregar el control de botón
o de imagen al diseño del formulario. Después de colocarlo en el diseño, seleccione el botón y
luego ingrese las propiedades Dirección de hipervínculo y Subdirección de hipervínculo. Además,
establezca la propiedad Título al texto que desee desplegar en el botón.
En el capítulo 11 vio cuáles condiciones podrían causar que se cree un formulario en blanco
con el Asistente para formularios. Si el formulario que cree está vacío, una de las siguientes
puede ser la causa:
• El formulario podría no estar unido a ningún origen de registros. Revise la propiedad
Origen del registro.
• El formulario podría estar en modo de entrada de datos, en cuyo caso se despliega un
registro en blanco cuando abre el formulario.
• Si agregó una sección de encabezado o pie de página de formulario, podría ser tan
grande que la sección de detalles no aparece en la pantalla cuando abre el formulario.
Creación de un formulario de varias páginas

Access le da dos maneras de crear un formulario de varias páginas: insertar un control de salto
de página o agregar un control de ficha. Los saltos de página se usan para separar el
formulario de manera horizontal en dos o más páginas, que son controles separados. Para
moverse de manera secuencial entre las páginas, debe oprimir RE PÁG o AV PÁG. Los controles de
ficha producen formularios de varias páginas que combinan todas las páginas en un solo control.
Para moverse entre las páginas en un control de ficha, haga clic en la ficha deseada.
Uso del control de salto de página

Para insertar un salto de página, haga clic en el comando Control de salto de página, en el grupo
Controles, de la ficha Diseño, y luego haga clic en el lugar del formulario en que quiera que
aparezca la división. Access muestra una línea de guiones cortos en el borde izquierdo donde
ocurre el salto.
PRECAUCIÓN Asegúrese de colocar el salto de página entre los controles. Si el salto de página se
alinea horizontalmente dentro de parte de un control, los datos del control se dividirán entre las
páginas.
No es necesario que las páginas tengan el alto de la pantalla. Si quiere que todas las páginas
tengan el mismo tamaño y muestren sólo una página a la vez, diseñe el formulario con saltos de
página espaciados de manera equitativa. Use la regla vertical como ayuda para colocar los saltos
de página.
Después de colocar un salto de página, cambie algunas de las propiedades del formulario de
la manera siguiente:
• Cambie la propiedad Ciclo, en la ficha Otros, de la opción predeterminada actual Todos
los registros, a Página activa, que evita que pase a la siguiente página cuando oprima TAB
en el control que se encuentra al final del orden de tabulador de una página.
• Cambie la propiedad Barras de desplazamiento, en la ficha Formato, de Ambas a Sólo
horizontal, para eliminar la barra de desplazamiento vertical. Esto evita que se desplace a
una página diferente. Si el formulario no es más ancho que la pantalla, puede establecer
la propiedad Ninguna y eliminar ambas barras de desplazamiento.
Cambie a la vista Formulario y luego oprima RE PÁG o AV PÁG para ver si los saltos de página
están colocados adecuadamente.
NOTA Cada página se trata como una sección separada. Si planea imprimir el formulario y quiere
que cada página del formulario se imprima en una página separada, cambie la propiedad Forzar
nueva página a Después de la sección.
Adición de un control de ficha

Los controles de ficha son más fáciles y eficientes que los saltos de página, porque todas las
páginas del formulario pertenecen a un solo control. Los controles de ficha son útiles para
presentar grupos de información que puede ensamblar por categoría. Un control de ficha tiene
páginas, y cada una cuenta con su propia ficha. Cada página de ficha contiene todos los tipos de
control, como cuadros de texto, cuadros combinados, imágenes y hasta botones de comando.
Los controles de ficha se usan ampliamente como cuadros de diálogo. Por ejemplo, la Hoja
de propiedades tiene varias páginas de ficha que contienen grupos de propiedades relacionadas.
Para crear un control de ficha, haga lo siguiente:
1. En la vista Diseño, haga clic en el comando Control ficha, del grupo Controles, de la ficha
Diseño, y luego haga clic en el diseño donde quiere que aparezca el control de ficha.
Como opción predeterminada, Access coloca un control de ficha con dos páginas (dos
fichas).
PARTE II
2. Puede agregar controles a cada página, como lo haría con un formulario de una sola
página, haciendo clic en la ficha para cambiar entre páginas. Sin embargo, cuando
agregue controles a una página de ficha, no puede arrastrar los controles a la página;
en cambio, necesita copiar y pegar controles de una página a otra o de otra parte del
formulario a la página de la ficha.
3. A continuación, haga algo de lo siguiente:
• Cambie el nombre de página de la ficha propiedades (Página1, Página2, etc.) al hacer
doble clic en la página e ingresar el nuevo nombre en la propiedad Título de la ficha
Formato.
• Agregue otra página o elimine una al hacer clic con el botón derecho en el borde del
control de la ficha y elegir Insertar página o Eliminar página, del menú de acceso directo.
Cuando lo haga, se eliminará la última página insertada. Si hace clic con el botón
derecho en una página en lugar del borde del control de la ficha, se elimina esa página.
• Cambie el orden de las páginas con fichas al hacer clic con el botón derecho en
el borde del control y elegir Orden de las páginas del menú de acceso directo. En el
cuadro de diálogo Orden de página, seleccione la página en la lista y haga clic en Subir
o Bajar para reordenar las páginas; o puede seleccionar y arrastrar los nombres de
página para cambiar el orden.
• Como ya se mencionó, puede usar la tecla TAB para recorrer los controles en
una página. Tiene la opción de cambiar el orden de tabulación de los controles en una
página al hacer clic con el botón derecho en la página y elegir Orden de tabulación.
Reorganice la lista de controles en el cuadro de diálogo Orden de tabulación para
indicar el nuevo orden. Para establecer el orden del control en relación con las
ubicaciones del control en el diseño, elija Orden automático.
4. Después de colocar los controles en las páginas de ficha, revise cada página para asegurarse
de que los controles caben en ella. Puede cambiar el tamaño del control de ficha al arrastrar
sus bordes. Todas las páginas del control de ficha se ajustarán al mismo tamaño.
5. Guarde el formulario con el nombre Personal con fichas y cambie a la vista Formulario
para probar el nuevo control de fichas en el formulario.
SUGERENCIA Si no tiene éxito al reducir el tamaño del control de ficha, es posible que los tamaños
de los controles en una de las páginas de fichas eviten la reducción. Access no recorta los controles
para que se ajusten a un control o una página de fichas. Tal vez necesite mover o reducir un objeto
de control en una de las páginas antes de que pueda reducir todo el control de fichas.
En la figura 12-8 se muestran dos copias del formulario Personal, mostrando ambas páginas
del control de ficha.
Para crear el control de ficha de dos páginas que se muestra en la figura 12-8, haga lo siguiente:
1. Abra el formulario Personal en la vista Diseño y arrastre hacia abajo el límite inferior de la
sección Detalles.
2. Haga clic en el comando Control ficha, del grupo Controles, de la ficha Diseño, y dibuje
un marco de control de ficha horizontalmente a través de la mitad inferior en el diseño
del formulario.
3. Use la regla vertical para seleccionar todos los controles de la mitad superior, haga clic
con el botón derecho en y elija Copiar del menú de acceso directo.
4. Haga clic con el botón derecho en el control de ficha y elija Pegar, del menú de acceso
directo. Los controles del formulario Personal aparecen en la primera página del control
de ficha.
5. Haga clic en la ficha de la segunda página y arrastre los otros campos del panel Lista de
campos.
6. Haga doble clic en una página para abrir la Hoja de propiedades y cambie la propiedad
Título a Info. del empleado. Luego haga clic en la otra página y también cambie su
propiedad Título para que diga Precios y comentarios.
PARTE II
FIGURA 12-8 Creación de un control de ficha de dos páginas
7. Elimine los controles de la mitad superior del formulario y reduzca la altura del
formulario para que muestre sólo el control de la ficha, y luego cambie a la vista
Formulario.
NOTA Tal vez tenga que cambiar algunas propiedades de control. Por ejemplo, cambie la propiedad
Modo de cambiar el tamaño, de Fotografía de gafete, a Zoom.
Personalización de un control de ficha

Dos hojas de propiedades se usan para personalizar un control de ficha: las hojas del control de
ficha y de la página. Para personalizar el control de ficha, haga doble clic en el borde del control,
fuera de la página, para que se abra la Hoja de propiedades. Por ejemplo, puede cambiar el estilo
para que muestren fichas o botones, especificar varias filas de fichas o establecer el ancho y el
alto de las fichas.
Para establecer propiedades de página individuales, haga doble clic en la ficha de la página.
Puede ingresar el texto que quiera para que se muestre en la ficha o incluso agregar una imagen
en ella.
Adición de controles especiales

Además de imágenes, grupos de opción independientes, líneas y rectángulos, puede agregar
otros controles especiales a un diseño de formulario para mejorar su aspecto o proporcionar
información adicional. Los controles calculados pueden combinar datos de más de un campo
en información procesada o de resumen. Recuerde que una de las reglas de las bases de datos
relacionales es que no debe incluir un campo en una tabla que podría derivarse de campos que
ya se encuentran en la tabla.
Otros controles especiales caen en la categoría de controles ActiveX, que se denominaban
Controles personalizados OLE en versiones anteriores de Access. El comando Insertar control ActiveX
mencionado en el capítulo 10 abre la lista de todos los controles ActiveX disponibles en su sistema.
Adición de controles calculados

La inclusión de un control calculado en un formulario o informe suele ser útil para los usuarios.
Por ejemplo, en el último capítulo se usó una consulta para agregar dos controles calculados
al formulario Órdenes de trabajo actuales. Un campo mostraba el total de los costos de mano
de obra y material, y la otra agregaba un 15% de costo excedente. También puede agregar un
control calculado a un formulario directamente sin usar una consulta. Un control de cuadro
de texto independiente suele usarse para un control calculado, pero puede usar cualquier
control que tenga una propiedad Origen del control, que le indica a Access dónde obtener la
información que se desplegará. Todos los cuadros combinados, cuadros de lista, marcos de objeto
dependientes e independientes, botones de alternar, botones de opción y casillas de verificación
tienen una propiedad Origen del control.
El cálculo en el control se basa en una expresión que usted ingresa en la propiedad Origen
del control de la Hoja de propiedades. Una expresión siempre empieza con un signo de igual
(=). La expresión contiene operadores y funciones, además de los nombres de los campos u
otros controles incluidos en el cálculo. Están disponibles tres tipos de operadores para usarse en
expresiones:
• Operadores aritméticos, como +, –, *, ^, /, \ y Mod, que se usan para calcular resultados.
• Operadores de comparación, como = <, >, >=, <> y Entre, que se usan para crear
expresiones de criterios.
• Operadores lógicos, como Y, Eqv, Imp, No y O, que producen un valor Sí o No.
NOTA Consulte la referencia rápida del CD que acompaña este libro para conocer una lista completa
de operadores usados en las expresiones de Access y muchos ejemplos de expresiones útiles.
Access también proporciona más de 150 funciones integradas para ayudarle a crear las
expresiones que quiera para el control calculado. Cada función es seguida por un paréntesis, que
encierra los argumentos de la función. Los argumentos identifican los valores que las funciones
usan para obtener un valor.
Los corchetes alrededor de una identificador en una expresión indican el nombre del objeto
de Access, como tabla, consulta, campo, formulario, informe o control. Si escribe la expresión,
debe incluir los corchetes, en caso de que el nombre incluya un espacio o un carácter especial,
como una línea de subrayado. De otra manera, Access añade automáticamente los corchetes.
NOTA Cuando crea un control calculado, Access le da un nombre predeterminado, como Textonn,
donde nn es un número secuencial creado a medida que Access agrega los controles. Si cambia
la propiedad Nombre, asegúrese de que no usa el nombre de cualquiera de los controles que ya se
encuentran en la expresión.
He aquí algunos ejemplos de expresiones que usted usa en la propiedad Origen de control
para un control calculado:
• =[Costo de mano de obra]/[Horas totales] Calcula el costo promedio por hora.
PARTE II
• =Formato(Ahora( ),”ww”) Despliega el número de semanas en el año actual.
• =IEE([Fecha de otorgamiento]=”Perdida”, “Revisar cotización”, “Crear orden de
trabajo”) Prueba el valor en el campo Fecha de otorgamiento. Si el campo contiene
la palabra Perdida, el valor del control calculado es Revisar cotización; de otra manera
despliega Crear orden de trabajo.
• =Contar([Número de cotización]) Despliega el número de registros con un valor en la
lista Número de cotización.
• =Suma([Cantidad]*[Precio]) Despliega el total de los valores obtenidos al multiplicar
los valores de Cantidad y Precio de cada registro.
SUGERENCIA Puede usar el nombre de un control calculado en otra expresión, si ésta no usa una
función agregada, como Promedio o Suma. Puede usar sólo nombres de campo para la tabla, la
consulta o la instrucción SQL en funciones agregadas.
Para agregar un control calculado a un diseño de formulario, haga lo siguiente:

1. En la vista Diseño, en el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el comando
Cuadro de texto, y luego haga clic en el diseño de formulario para colocar el control.
2. Ingrese la expresión usando uno de los siguientes métodos:
• Escriba la expresión directamente en el cuadro de control calculado. Asegúrese de
anteceder la expresión con un signo de igual (=).
• Escriba la expresión, otra vez precedida por un signo de igual. En la propiedad Origen
del control, en la Hoja de propiedades.
• Para conocer expresiones más complejas, haga clic en el Generador que se encuentra
junto a la propiedad Origen del control, para abrir el Generador de expresiones.
3. Cambie a la vista Formulario para probar el nuevo control calculado.
SUGERENCIA Si creó una expresión en una consulta que puede usar en un control calculado de
un formulario, cópiela y péguela en la propiedad Origen del control, del control calculado. Luego
coloque un signo de igual al frente de la expresión.
Uso del generador de expresiones

El Generador de expresiones es un cuadro de diálogo, también conocido como formulario modal,
que no le dejará hacer nada más hasta que cierre el formulario al hacer clic en Aceptar, Cancelar
o, por supuesto, el botón Cerrar. El cuadro de diálogo está dividido en dos partes principales: la
parte superior contiene la expresión que se está construyendo; la parte inferior contiene todos
los elementos que puede agregar a la expresión. Entre las dos partes se encuentra una fila de
botones que puede usar para agregar operadores a la expresión.
La mitad inferior del formulario contiene tres columnas; la de la izquierda presenta una
lista de todos los diferentes agrupamientos de elementos, como objetos de base de datos,
funciones, constantes, operadores y expresiones comunes. En la siguiente ilustración se
muestra el Generador de expresiones, tal como aparece cuando hace clic en el Generador (…),
en la propiedad Origen del control, de un nuevo control calculado en el formulario Órdenes
de trabajo actuales. Observe que la carpeta Órdenes de trabajo actuales parece abierta en la
columna izquierda y que en la columna central se despliegan todos los elementos del diseño de
formulario. Los objetos y las funciones disponibles en el Generador de expresiones dependen
del lugar en que quiere lanzarlo.
Haga doble clic en cualquier elemento de la lista que muestra un signo de más (+) para
expandirlo y mostrar todo los elementos del grupo. Cuando seleccione un elemento en la
columna del extremo izquierdo, los elementos de la columna del extremo derecho presentan una
lista de los elementos de la parte seleccionada en la columna central. Si selecciona un campo o
un nombre de control en la columna central, la columna de la derecha muestra <Valor>, más una
lista alfabética de propiedades relacionadas. Para agregar el elemento a la expresión, haga doble
clic en la columna de la derecha o selecciónela y haga clic en Pegar.
SUGERENCIA Siempre puede editar la expresión que está construyendo al hacer clic en la parte
superior del Generador de expresiones.
Para agregar la expresión [Costo total]*1.15 en el Generador de expresiones, haga lo

siguiente:
1. Con la carpeta Órdenes de trabajo actuales abiertas en la columna de la izquierda, desplace
hacia abajo la columna central y haga doble clic en el nombre de control Costo total.
Observe que Access encerrará automáticamente el nombre del control entre corchetes.
2. Haga clic en el operador de asterisco (*) para agregarlo a la expresión.
3. Escriba 1.15 para finalizar la expresión y haga clic en Aceptar. El cuadro diálogo
Generador de expresiones se cierra y se le regresará al diseño de formulario.
NOTA Si revisa la propiedad Origen de control para el control calculado, verá que Access ha
agregado el signo de “igual” al principio de la expresión.
Si quiere agregar una función a una expresión, en la columna del extremo izquierdo del
Generador de expresiones, haga doble clic en Funciones para abrir la carpeta, y luego elija
Funciones incorporadas. A continuación, elija la categoría de la función en la columna del centro
y la propia función en la columna de la derecha. Cada función tiene un conjunto de argumentos
de varios tipos de datos (algunos obligatorios y otros opcionales). El mensaje en la parte inferior
del cuadro diálogo Generador de expresiones muestra la sintaxis de la función. (Véase el tema de
PARTE II
ayuda de Access acerca de una función individual para conocer información relacionada con el
uso apropiado y los requisitos exactos.)
Adición de expresiones comunes

Una de las carpetas en la columna de la izquierda del cuadro de diálogo Generador de
expresiones es Expresiones comunes. Cuando hace clic en la carpeta para abrirla, verá una lista
de seis expresiones comunes que se relacionan con números de página, valores de fecha y hora
y el usuario actual.
Controles ActiveX
Los controles ActiveX extienden su alcance a productos proporcionados por otros
desarrolladores. Cada control es un archivo separado con todo el código, los métodos, los
eventos y las propiedades necesarias para funcionar en un entorno de Access.
Algunos controles ActiveX están instalados con Access 2007 y otros pueden instalarse más
adelante. Después de que instala el control utilizando el programa de instalación, todo lo que
necesita hacer es registrarlo, de modo que Access sepa que el programa existe en su sistema
y dónde encontrarlo. Algunos controles ActiveX se registran automáticamente durante la
instalación, mientras que otros deben registrarse manualmente.
Después de agregar un control ActiveX a un diseño de formulario, puede abrir la Hoja de
propiedades del control y cambiar sus propiedades de acuerdo con lo necesario.
Adición de un control de calendario

El control de calendario, uno de los controles ActiveX más populares, despliega fechas
gráficamente en un calendario. El control personalizado tiene propiedades que le permiten
establecer y recuperar fechas de una tabla. Por ejemplo, en la figura 12-9 se muestra el
formulario Órdenes de trabajo, con un control de calendario que despliega las fechas de inicio de
las órdenes de trabajo en la tabla Órdenes de trabajo.
Mientras navega entre los registros, el mes cambia para mostrar el valor en la fecha de inicio
como una fecha destacada en el calendario.
Para agregar un control de calendario a un formulario, haga lo siguiente:
1. Inicie un nuevo formulario basado en la tabla Órdenes de trabajo y agregue los campos al
diseño.
2. Con el formulario abierto en la vista Diseño, en el grupo Controles, de la ficha Diseño,
haga clic en el comando Insertar control ActiveX y luego seleccione Control de calendario
12.0, de la lista, y haga clic en Aceptar. El control de calendario se coloca en la esquina
superior izquierda del formulario. Puede arrastrarlo a la posición que quiera y cambiar su
tamaño, si es necesario.
PARTE II
FIGURA 12-9 Adición de un control de calendario
3. Abra la Hoja de propiedades del control de calendario, haga clic en la ficha que se
encuentra junto a la propiedad de origen de control y elija fecha de inicio de la lista.
El control de calendario tiene muchas propiedades que puede establecer para crear un
aspecto personalizado. Además de las propiedades individuales en la Hoja de propiedades,
puede abrir el cuadro de diálogo Propiedades de Calendario para hacer cambios. Para abrir
este cuadro de diálogo, haga clic en el Generador (…) que se encuentra junto a la propiedad
Personalizado, en la ficha Otras, de la Hoja de propiedades.
Adición de un control de marcado automático

Use el Asistente para botones de comandos para crear un botón de comando en que pueda
hacer clic para marcar automáticamente un número de teléfono seleccionado. Para usar esta
característica, necesita tener un módem de marcado telefónico conectado a su computadora y un
teléfono conectado a la misma línea.
Para agregar este control especial, haga lo siguiente:
1. Abra el formulario en la vista Diseño.
2. Asegúrese de que el comando Utilizar Asistentes para controles, en el grupo Controles,
está seleccionado, y luego haga clic en el comando Botón.
3. Haga clic en el lugar del formulario donde quiera que aparezca el botón. Se inicia el
Asistente para botones de comandos.
4. En el primer cuadro de diálogo, haga clic en Otras, en el cuadro Categorías, y luego haga
clic en Marcador automático, en el cuadro Acciones. Haga clic en Siguiente.
5. Acepte la imagen del teléfono o haga clic en Mostrar todas las imágenes y seleccione una
imagen diferente.
6. Ingrese un nombre para el nuevo control y haga clic en Finalizar.
PARTE II
Cuando hace clic en el botón, en la vista Formulario, se abre el cuadro de diálogo Marcador
automático. Si movió el cursor a un campo de número telefónico antes de hacer clic en el botón,
el número aparece en el cuadro. Si no, puede ingresar un número en el cuadro Número. Elija
Aceptar para marcar el número.
El botón Configurar, del cuadro de diálogo Marcador automático abre un nuevo cuadro de
diálogo, donde puede establecer las propiedades del módem.
Introducción de la base de datos Policía

La base de datos Policía se usa 24 horas al día en un departamento de policía local en apoyo a la
imposición de la ley y en nombre de sus ciudadanos. Se trata de un sistema de administración
de datos interactivo con el usuario que da seguimiento a los incidentes y mantiene registros de
todas las personas que informan de actividades que requieren atención policiaca, por ejemplo,
personas que han sido víctimas o perpetradoras de crímenes como asalto a casa habitación,
robo de autos, vandalismo y abuso conyugal; las personas que han participado en accidentes de
tránsito, con o sin lesiones, e incluso personas que se presentan para toma de huellas dactilares
como requisito para un empleo.
Entre los usuarios de esta base de datos se incluyen los siguientes:

• Oficiales de policía en el campo que llaman a la estación para saber si la persona que
han detenido por exceso de velocidad tiene una violación anterior. El despachador en la
estación busca en la base de datos contactos anteriores.
• Víctimas de accidentes de tránsito que necesitan información de caso para enviar a sus
compañías de seguros.
• Padres de niños perdidos que quieren saber si se ha localizado al pequeño.
La base de datos consta de cuatro tablas: dos tablas principales y dos colaterales usadas
principalmente para búsqueda.
La tabla Tarjeta Alfa presenta una lista de todas las personas que han llenado un informe o
llamado por un incidente, o que son sospechosas en alguna especie de incidente, por ejemplo:
• Una agencia de renta de autos informa de un vehículo robado.
• El propietario de una casa informa de un robo a casa habitación.
• Un oficial de policía responde a un accidente entre dos automóviles, con lesiones, e
identifica a dos conductores y un pasajero. Este informe da como resultado tres registros
separados en la tabla Tarjeta Alfa, una por cada civil que participa en el accidente.
La tabla Entrada Alfa contiene detalles del informe y está relacionada con la tabla Tarjeta
Alfa en una relación uno a varios. La tabla Tarjeta Alfa es el lado uno y la tabla Entrada Alfa es el
lado varios, porque una persona puede participar en más de un incidente. El campo Índice (de
clave principal), un Autonumérico, en la tabla Tarjeta Alfa, vincula con el campo Índice, la clave
externa, en la tabla Entrada Alfa. He aquí las relaciones entre las cuatro tablas en la base de datos
Policía:
La tercera tabla, Explicaciones, contiene una explicación más comprensible de las
descripciones breves de la policía en el campo Entrada, de la tabla Entrada Alfa. Esta tabla está
relacionada uno a uno con la tabla Entrada Alfa con una combinación externa izquierda. La
integridad referencial se ha exigido, de modo que puede habilitarse la eliminación en cascada.
Se ha encontrado que esto es conveniente porque cuando el registro Entrada Alfa se elimina, el
registro correspondiente en Explicación también se elimina y el usuario no tiene que buscar
el registro Explicación para eliminarlo.
La última tabla, Código penal, es una lista de números de código penal y sus descripciones
empleadas como lista de búsqueda.
La base de datos Policía está construida en un entorno de trabajo diferente para mostrarle
PARTE II
que puede usar Access 2007 de varias maneras. La configuración ha cambiado para mostrar
documentos superpuestos, en lugar de documentos con fichas y la cinta de opciones está oculta
cuando no se necesita. Para cambiar la configuración del documento, haga clic en el botón de
Microsoft Office y luego en Opciones de Access. En Opciones de aplicación, del conjunto Base
de datos actual, marque Ventanas superpuestas. Las opciones Documentos con fichas y Mostrar
fichas de documento se limpian automáticamente. Haga clic en Aceptar para regresar a la base
de datos y luego reiníciela para activar los cambios.
No puede reemplazar la cinta de opciones con barras de herramientas y menús de las versiones
anteriores, propietario puede ocultar la cinta de opciones para darle más espacio para el trabajo.
Cuando quiera ocultar la cinta de opciones, oprima CTRL+F1. Oprímala de nuevo para restaurarla.
La principal interfaz de usuario es el formulario Tarjeta Alfa (véase la figura 12-10), que
muestra todas las entradas vinculadas a un individuo determinado. El formulario principal de la
mitad superior muestra los datos de la tabla Tarjeta Alfa. La mitad inferior es un subformulario
que muestra todas las entradas relacionadas de la tabla Entrada Alfa. Tanto el formulario
principal como el subformulario tienen botones de navegación de registros. El botón de
comando de impresora imprime el registro actual y el botón explicación abre un formulario
emergente que despliega una explicación de la entrada. Estos controles especiales se analizan en
secciones posteriores en este capítulo.
FIGURA 12-10 El formulario Tarjeta Alfa de Policía

Otro formulario principal en la base de datos Policía es Entrada Alfa, que es un formulario
tabular que muestra todos los registros de la tabla. El formulario Entrada Alfa también incluye un
botón de comando que abre el formulario Tarjeta Alfa en el mismo número de índice, para que
el oficial pueda ver la identidad de la persona involucrada, además de cualquier entrada anterior
para esa persona.
Adición de un subformulario
El formulario principal y el subformulario de un formulario jerárquico están sincronizados
para que el subformulario sólo despliegue los registros relacionados con el registro desplegado
actualmente en el formulario principal. Puede ingresar nuevos registros en el formulario
principal o en el subformulario. Un formulario principal puede tener todos los subformularios
que necesite e incluso puede anidar subformularios hasta dos niveles, lo que significa que puede
colocar un subformulario dentro de otro subformulario.
En el último capítulo vio la manera de crear un formulario principal y un subformulario al
mismo tiempo, empleando el Asistente para formularios. Simplemente cree un nuevo formulario
con campos de dos o más tablas relacionadas. Si la relación es uno a varios, el asistente muestra
campos de un lado del formulario principal y campos del lado muchos en el subformulario. Si
ya tiene un formulario principal y quiere agregarle un subformulario, puede usar el asistente
Subformulario/Subinforme disponible en el grupo Controles, de la ficha Diseño.
Con el Asistente para subformularios
Puede usar el Asistente para subformularios para crear e insertar un nuevo subformulario o uno
existente en un formulario principal. Para usar el asistente para agregar el subformulario Entrada
Alfa a una copia del formulario Tarjeta Alfa, haga lo siguiente:
1. Abra la copia del formulario Tarjeta Alfa en la vista Diseño. Oprima CTRL+F1 para restaurar
la cinta de opciones.
2. Asegúrese de que el comando Utilizar Asistentes para controles esté seleccionado y haga
clic en el comando Subformulario/Subinforme, en el grupo Controles.
3. Haga clic en el diseño de formulario y dibuje un contorno adonde quiera que aparezca
el subformulario. Por lo general, querrá que éste abarque el ancho de la sección Detalles
en el formulario, que se encuentra debajo de la información del formulario principal.
Después de que inicie el asistente, haga algo de lo siguiente:
• Si está creando un nuevo subformulario, haga clic en Usar tablas existentes y
consultas, y luego en Siguiente. En seguida, haga una selección en la lista Tablas/
Consultas y use la lista de campos, como lo haría para crear un formulario con el
Asistente para formularios. Luego haga clic en Siguiente.
• Si ya ha creado y guardado el formulario que quiere insertar, elija Usar un formulario
existente, y seleccione Entrada alfa subformulario de la lista desplegable (véase la
figura 12-11); luego haga clic en siguiente.
4. En el siguiente cuadro de diálogo, puede elegir de una lista de vínculos proporcionados
por Access o definir los propios. Si elige Definir la mía propia, el cuadro de diálogo
incluye cuadros donde puede elegir los campos que vinculan al formulario principal con
el subformulario (véase la figura 12-11); luego haga clic en Siguiente.
5. Ingrese un nombre para el subformulario o acepte Entrada Alfa Subformulario y haga clic
en Finalizar.
6. Abra la Hoja de propiedades y haga clic en el borde del subformulario (no en la etiqueta),
si aún no está seleccionado.
PARTE II
FIGURA 12-11 Elección de un formulario como el subformulario
7. Haga clic en la ficha Datos y asegúrese de que la propiedad Vincular campos secundarios
aluden a la clave externa en el subformulario (Índice) y la propiedad Vincular campos
principales alude al campo vinculado (Índice) en el formulario principal.
FIGURA 12-12 Establecimiento de los campos de vinculación
Sin el asistente para subformulario

Si ya ha creado y guardado el formulario que quiere insertar en el formulario principal como
subformulario, la manera más fácil de insertarlo es arrastrarlo al diseño del formulario desde el
Panel de exploración. Para ello, haga lo siguiente:
1. Abra el formulario principal en la vista Diseño.
2. Seleccione el formulario Entrada Alfa subformulario en el Panel de exploración y arrástrelo
a la parte inferior del formulario Copia de Tarjeta Alfa. A medida que arrastra el nombre de
formulario, éste se convierte en un icono de subformulario (véase la figura 12-13).
3. Abra la Hoja de propiedades y haga clic en la ficha Datos.
4. Haga clic en el borde del subformulario y revise que Objeto de origen sea Entrada Alfa
Subformulario.
5. Haga clic en el botón Generador, en la propiedad Vincular campos secundarios para abrir
el cuadro de diálogo Vinculador de campos de subformulario.
6. Haga clic en Aceptar y cierre la Hoja de propiedades.

Uso del formulario jerárquico

Para pasar del formulario principal al subformulario, en la vista Formulario, haga clic en el
subformulario, por lo general en un selector de registros o un área editable. Para regresar al
formulario principal, haga clic en un control editable o su etiqueta en el formulario principal.
Cuando esté trabajando en el modo de navegación, combinaciones especiales de teclas mueven
el cursor del subformulario al formulario principal:
• Al oprimir CTRL+TAB se mueve el cursor a través de la secuencia de controles editables en
el formulario principal, y luego mueva al primer registro del subformulario. Al oprimir
esta combinación de teclas de nuevo, se mueve al primer control del siguiente registro en
PARTE II
el formulario principal.
• Al oprimir CTRL+MAYÚS+TAB se mueve el cursor al control anterior en el formulario
principal o, si se encuentra en algún lugar del subformulario, mueve el cursor al último
control, en el orden de tabulación del formulario principal.
• Al oprimir CTRL+MAYÚS+INICIO se mueve el cursor al primer campo editable, en el
formulario principal, aunque la combinación de teclas se haya oprimido mientras el
cursor se encuentra en el subformulario.
Icono de subformulario
FIGURA 12-13 Arrastre del subformulario al diseño del formulario

Cada formulario tiene su propio conjunto de botones de navegación que usted puede usar
para desplazarse entre los registros. El subformulario también tiene una barra de desplazamiento
vertical para traer otros registros a la vista. Puede agregar nuevos registros, o editar o eliminar
registros existentes en el formulario principal o el subformulario, empleando las técnicas de
inserción de datos estándar.
PRECAUCIÓN Asegúrese de que el cursor esté en el lugar correcto (en el formulario principal o el
subformulario) antes de que trate de agregar o eliminar registros.
Modificación de un subformulario
El diseño de un subformulario completo se incluye con el diseño de formulario principal. Puede
hacerle cambios en el lugar. Seleccione el control en el subformulario que quiere cambiar y
cámbielo como siempre. Si quiere trabajar en el subformulario en su propia ventana, haga clic
con el botón derecho en el marco del subformulario y elija Subformulario en nueva ventana, del
menú de acceso directo. También puede elegir el comando Subformulario en nueva ventana, en
el grupo Herramientas de la ficha Diseño.
Subformulario
en nueva ventana
SUGERENCIA El control del subformulario en el formulario principal es un control separado y
tiene diferentes propiedades que las del propio subformulario. Para seleccionar el control del
subformulario, haga clic en uno de sus límites. Para seleccionar el objeto del subformulario y
hacerle cambios, haga clic en el selector de formulario del subformulario.
Vinculación y sincronización de formularios

Cada mes, el departamento de policía de Los Padres purga las entradas de la base de datos que
ha mantenido durante el periodo requerido. Para ello, el usuario abre el formulario Entrada
Alfa, un formulario tabular que muestra todas las entradas en orden por número de DR (reporte
PARTE II
diario). Uno de los campos es Purgado, que contiene la fecha en que debe eliminarse el registro
del archivo. Si esta entrada es la última conectada al individuo, también debe eliminarse de
Tarjeta Alfa.
Para ver el registro relacionado en el archivo Tarjeta Alfa, use el Asistente para botones de
comandos, para agregar un botón de comando en el extremo derecho del registro Entrada Alfa
que abra el formulario Tarjeta Alfa para el mismo número de Índice.
Cuando hace clic en el botón de comando en la vista Formulario, se abre el formulario

Tarjeta Alfa mostrando sólo ese registro. La barra de navegación de registros muestra Registro 1
de 1 y la palabra Filtrado, indica que sólo se ha extraído un registro. En la figura 12-14 se muestra
el formulario Entrada Alfa y el registro Tarjeta Alfa resultante con las ventanas dispuestas en
mosaico vertical. El registro para el Índice 1 es el registro actual en el formulario Entrada Alfa y el
formulario Tarjeta Alfa muestra el registro relacionado.
FIGURA 12-14 Vista del registro de Tarjeta Alfa para una entrada específica
La base de datos Policía incluye otro formulario que está vinculado al subformulario
Entrada Alfa. El formulario Explicación es un formulario emergente que despliega información
adicional acerca de la entrada que aparece en el subformulario Entrada Alfa. Para agregar esta
característica, primero cree el formulario emergente. Un formulario emergente es un formulario de
propósito especial que puede mantenerse en la pantalla mientras está haciendo otras cosas. El
formulario emergente permanece en pantalla hasta que lo cierre.
En contraste, un cuadro de diálogo no le permite hacer nada más hasta que responde a
las opciones presentadas en el cuadro y hace clic en Aceptar, Cerrar, Cancelar u otro botón del
cuadro. En el capítulo 21, verá cómo crear formularios personalizados que pueden usarse
como cuadros de diálogo. Por ahora, trabajemos con un formulario emergente.
Para crear un formulario emergente que despliegue una explicación de la entrada
seleccionada en el subformulario Entrada Alfa, inicie un nuevo formulario basado en la tabla
Explicaciones. Agregue ambos campos al diseño y cambie el tamaño del formulario al alto y
ancho más pequeños posibles.
PARTE II
Luego abra la Hoja de propiedades para el formulario y, en la ficha Formato, cambie las
siguientes propiedades:
• Establezca Barras de desplazamiento en No.
• Establezca Selectores de registro, Botones de desplazamiento, Líneas de división, Ajuste
de tamaño automático y Centrado automático en No.
• Establezca Estilo de los bordes en Fino.
• Establezca Botones Maximizar Minimizar en ninguno.
• Luego, en la ficha Otras, establezca emergente en Sí.
Ahora, agregue un botón de comando al pie de página del formulario del subformulario
Entrada Alfa que abra el formulario Explicaciones para la entrada seleccionada al hacer lo siguiente:
1. Abra el subformulario Entrada Alfa en la vista Diseño.
2. El formulario ya tiene una sección de encabezado y otra de pie de página. Arrastre el
borde inferior del formulario hacia abajo para hacer espacio al botón de comando, si es
necesario.
3. Asegúrese de que esté seleccionado el comando Utilizar asistentes para controles, haga
clic en el comando Botón (control de formulario). Luego haga clic en el extremo izquierdo
de la sección Pie del formulario.
4. En el primer cuadro de diálogo del Asistente para botones de comando, elija Operaciones
con formularios de la lista Categorías, y Abrir formulario de la lista Acciones; luego haga
clic en Siguiente.
5. Elija Explicación como formulario por abrir, y luego haga clic en Siguiente.
6. En el siguiente cuadro de diálogo, elija Abrir el formulario y buscar los datos específicos
que se van a mostrar, y luego haga clic en Aceptar.
7. Seleccione Núm de entrada, como campo de vinculación en ambas tablas. Luego haga
clic en Siguiente.
8. Elija Texto, en lugar de Imagen, para el botón, ingrese Explicación en el cuadro y haga
clic en Siguiente.
9. Ingrese Explicación también como nombre para el botón de comando y haga clic en
Finalizar.
En la figura 12-15 se muestra la explicación de la entrada seleccionada en el subformulario
Entrada Alfa. El formulario emergente permanece en pantalla hasta que lo cierra.
NOTA De acuerdo con la manera en que se diseñó el formulario, cuando lo mueve a otra entrada,
debe hacer clic de nuevo en el botón Explicación para ver la explicación de esa entrada. Si
quiere sincronizar los dos formularios para que el formulario Explicación siga la selección
del subformulario, necesita agregar una macro o un procedimiento de evento para una de las
propiedades de evento. En el capítulo 19 se analiza la creación y el uso de macros.
Adición de ayuda personalizada

Ya ha visto algunas de las maneras en que puede obtener ayuda de Access. Cuando mueve el
puntero sobre un comando de la cinta de opciones, aparece un recuadro con información sobre
herramientas que despliega el nombre del comando y, a menudo, información adicional. La
barra de estado despliega mensajes relacionados con la actividad o el objeto actual, incluida la
descripción que ingresó para los campos en su diseño de tabla.
Luego, en casi todas las ventanas, puede hacer clic en el botón Ayuda u oprimir F1 para abrir
la ventana de ayuda de Access.
Cuando diseñe su propia aplicación, apreciará la existencia de un recordatorio rápido que
le ayude a la inserción de datos, la creación de un filtro o la impresión de un informe. Access le
permite crear recuadros con información sobre herramientas y mensajes en la barra de estado
como propiedades de un formulario o informe.
PARTE II
FIGURA 12-15 Explicación de la entrada actual
Información de control personalizada

La propiedad Texto de Ayuda del control especifica el mensaje que aparece cuando usted mueve
el puntero sobre un control en el formulario. Los recuadros de información cortos son los
mejores pero puede ingresar hasta 255 caracteres. Para crear un recuadro de ayuda del control,
abra el formulario en la vista Diseño y seleccione el control; luego escriba el mensaje en el
cuadro de propiedades Texto de Ayuda del control, en la ficha Otras.
Mensajes de barra de estado

Un mensaje de barra de estado es una buena manera de desplegar instrucciones para ingresar
datos en un control o explicar las opciones en un grupo de opciones. Texto de la barra de estado es
una propiedad de control para cualquier control que seleccione en un formulario. El mensaje se
despliega cuando el control tiene el enfoque.
Para especificar un mensaje que se desplegará en la barra de estado, escriba el texto en la
propiedad Texto de la barra de estado, en la ficha Otras. Una vez más, puede ingresar hasta 255
caracteres, pero la cantidad de texto que se desplegará está limitada por el espacio en la barra de
estado. Esto depende del tamaño de la ventana y la fuente que use para el mensaje.
SUGERENCIA Trate de mantener breve el mensaje en la barra de estado. Un mensaje largo puede
truncarse y podría causar alguna confusión en el usuario.
Agregue validación de datos

Access le proporciona varias maneras de validar o restringir los datos ingresados en formularios.
Puede crear controles, como casillas de verificación, que limiten los datos a valores Sí/No, o
cuadros de lista que requieran que se elija un valor de la lista. También puede establecer ciertas
propiedades de formulario y control que limiten o restrinjan la entrada de datos.
Validación con propiedades

Cuando diseñó sus tablas, estableció propiedades de campo que ayudarían a asegurar la
validación de datos. Creó máscaras de entrada, reglas de validación y especificó valores
predeterminados para algunos de los campos. Ésta es la manera preferida de validar datos, porque
sólo debe hacerlo una vez. Cualquier control unido que agregue a un formulario heredará las
propiedades que estableció en el diseño de la tabla. Si espera y agrega la validación y restricciones
a un formulario, debe hacerlo para cada formulario que hace referencia a esos datos.
Sin embargo, habrá ocasiones en que quiera imponer más validación al formulario. Por
ejemplo, tal vez quiera desplegar diferentes mensajes de error cuando los datos no sean válidos o
evitar el ingreso de datos en un campo. Si quiere validar controles independientes, debe hacerlo
en el diseño del formulario, porque no están asociados a la tabla. Las reglas de validación de
controles en un formulario se crean de la misma manera que en un campo de diseño de tabla.
Puede obtener ayuda del Generador de expresiones, si la necesita.
Las propiedades Valor predeterminado, Regla de validación, Texto de validación y Máscara
de entrada son las mismas que para los campos de tabla.
Tres propiedades de formulario determinan las libertades que el usuario puede tomarse con
los datos en el formulario: Permitir ediciones, Permitir agregar o Permitir eliminación. Establezca
éstas en Sí o No. También puede establecer la propiedad Entrada de datos en Sí, para que el
usuario sólo vea un formulario vacío sin datos existentes.
Cada control tiene dos propiedades Adicionales: Habilitado y Bloqueado. Si el control está
habilitado, puede recibir el enfoque. Si el control está bloqueado, se vuelve de sólo lectura y no
puede cambiarlo en la vista Formulario.
Si establece una de estas propiedades en el diseño de tabla y establece la misma propiedad
en un valor diferente del diseño de formulario, la propiedad del control dependiente en el
formulario sobrescribe a la propiedad del campo en la tabla. Por ejemplo, si quiere establecer
el valor predeterminado para un campo de fecha en la fecha de hoy en el formulario en lugar
del valor establecido para la propiedad de campo en el diseño de tabla, escriba =Fecha() en el
cuadro de propiedad Valor predeterminado. Esto tiene precedencia sobre la configuración de la
propiedad del campo.
Las reglas de validación se aplican en el orden siguiente:
1. Regla especificada por una macro o un procedimiento de evento que responde al evento
Antes de actualizar.
2. Regla especificada en la propiedad Regla de validación.
3. Regla especificada como la propiedad Regla de validación del campo.
4. Regla especificada como la propiedad Regla de validación de la tabla.
PRECAUCIÓN Si cambia cualquiera de las reglas de validación en la vista Diseño, estos cambios
se imponen en los controles basados en esos campos, aunque agregue los controles al formulario
antes de hacer los cambios.
También puede combinar valores de propiedades para lograr propósitos específicos. Por
ejemplo, si quiere que el formulario sea de sólo lectura, establezca Permitir ediciones, Permitir
agregar y Permitir eliminación en No.
La combinación de los valores las propiedades Activado y Bloqueado para un control puede
crear resultados personalizados, como se muestra en la tabla 12-1.
También puede combinar las propiedades Activado y Punto de tabulación. Si establece
Activado en Sí y Punto de tabulación en No, los usuarios no pueden seleccionar el control al
oprimir TAB pero sí pueden seleccionarlo al hacer clic en el control o en su etiqueta.
Validación con eventos
PARTE II
Adjuntar macros o procedimientos de eventos a propiedades de evento de formulario y control
puede darle flexibilidad adicional y capacidad para la inserción de datos. Por ejemplo, tal vez
necesite que por lo menos dos o tres campos estén llenos antes de que pueda guardar el registro.
También usaría un procedimiento de evento si la validación alude a los controles en otros
formularios o si el control contiene una función.
Si quiere validar los datos antes de que todo el registro esté actualizado, agregue el
procedimiento a un evento de formulario. Para validar los datos antes de moverse al siguiente
control, agregue el procedimiento a un evento de control. En la tabla 12-2 se muestran unos
cuantos eventos de formulario y control que puede usar para la validación de datos.
Consulte el capítulo 18 para conocer más información acerca de eventos y la secuencia en
que ocurren, y cómo hacer macros que realicen la validación real.
Configuración de Activado Configuración de Bloqueado Resultados

Sí Sí El control puede recibir el enfoque. Los datos se despliegan
normalmente y pueden copiarse, pero no editarse.
Sí No El control puede recibir el enfoque. Use esta combinación
para permitir la edición de objetos en marcos de objetos
independientes. Los datos se despliegan normalmente y
pueden copiarse o editarse.
No Sí El control no puede recibir el enfoque. Los datos se despliegan
normalmente pero no pueden copiarse ni editarse.
No No El control no puede recibir el enfoque. El control y los datos
aparecen atenuados y están desactivados.
TABLA 12-1 Combinación de propiedades Activado y Bloqueado
Evento Descripción
Antes de actualizar (formulario) Regla impuesta antes de guardar nuevos datos, o cambiados, en un registro.
Al eliminar (formulario) Regla impuesta antes de eliminar un registro.
Antes de actualizar (control) Regla impuesta antes de guardar datos nuevos o cambiados en un control.
Al salir (control) Regla impuesta antes de dejar el control.
TABLA 12-2 Eventos de validación de datos

Resumen
Tal vez nunca quiera agregar un hipervínculo o un calendario a un formulario, pero si lo hace,
este capítulo contiene toda la información que necesita para agregar éstos y otros controles
especiales. La pregunta más importante en relación con el diseño no es:“¿Qué nuevas y exóticas
cosas puedo agregarle?”, sino, más bien:“¿Qué necesita ver el usuario y saber para hacer su
trabajo?”
Una de las características más flexibles del diseño de formularios es la capacidad de vincular
subformularios a un formulario principal para mostrar datos relacionados de más de una tabla.
Vio ejemplos del uso de subformularios en éste y el capítulo anterior donde registros de una
tabla en el lado varios de una relación uno a varios se desplegaban en un subformulario con los
datos del lado uno en el formulario principal.
A partir del siguiente capítulo, aprenderá cómo crear informes para distribuir información
a usuarios externos. También hará uso adicional de la base de datos Policía presentada en este
capítulo y seguirá viendo ejemplos que usan la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas.
Primero creará informes con la ayuda del Asistente para informes, y luego desde cero en la vista
Diseño. En el capítulo 14 se analizarán informes especiales que agrupan y resumen datos o
imprimen sobres y etiquetas de correo.
13
CAPÍTULO
Uso del Asistente para informes
E
l Asistente para informe de Access le ayuda a preparar muchos tipos de informes (desde informes
simples que contienen información completa de una o más tablas hasta informes que calculan y
resumen información y la presentan en diversas representaciones visuales). También puede crear
informes de varias columnas grandes que habrán de usarse para imprimir etiquetas de correo de todo
tipo y usar tablas de Access para aplicaciones de combinación de correspondencia, con Microsoft Word.
En este capítulo verá ejemplos de informes que usan diferentes bases de datos: la base de
ejemplo Northwind Traders, además de las bases de datos Reparaciones Caseras Técnicas y Policía,
presentadas en los capítulos anteriores. Ninguna base de datos sola tiene todos los elementos
necesarios para desplegar la versatilidad de la escritura de informes de Access.
En este capítulo el Asistente para informes le guía a través de la creación de un simple informe
basado en una tabla, un informe más complejo basado en dos tablas, y finalmente, un informe
de resumen que agrupa registros y calcula valores de resumen. Después de usar el Asistente para
informes, puede modificar el diseño para agregar características especiales y establecer propiedades
de informe. En el capítulo 14 se continúa el análisis de los informes al atender la personalización, los
subinformes y las etiquetas de correo.
Creación de un nuevo diseño de informe

Aunque puede crear informes de Access usando las mismas técnicas que usó para la creación de
formularios, la principal diferencia que existe entre los formularios y los informes se presenta en
relación con los conceptos de diseño. Los formularios tratan con datos y el proceso de administración
de datos, como la entrada, la validación y la recuperación de datos. Los informes, por otra parte, tratan
con la información derivada de los datos. Por ejemplo, los números 999900000 son simplemente
datos y no significa nada hasta que usted los convierte en una secuencia de información: 999-90-
0000, que indica un número de seguro social.
Los formularios son usados principalmente por personas que están familiarizadas con
computadoras y sistemas de administración de base de datos, de modo que pueden ser abreviados
de alguna manera, suponiendo que el usuario comprende el proceso determinado. Los informes se
distribuyen mucho más ampliamente y necesitan diseñarse para las necesidades y la comprensión de
su audiencia de destino.
¿Cuál es el propósito de un informe?
Las diferencias entre formularios e informes demandan un rango mucho más amplio de
características de diseño de informes, lo que, a su vez, crea un problema de diseño más complejo. Al
391
igual que con el diseño de formularios, empieza el proceso al definir lo que quiere del informe.
Se concentra primero en los destinatarios y en el nivel de detalle que quiere crear.
Por ejemplo, los administradores obtienen información que les ayude a tomar decisiones
estratégicas, como tendencias en ventas y resumen de datos económicos. El personal de
operaciones quiere información más detallada relacionada con el negocio actual, como niveles
de inventario y desempeño de los empleados.
En la figura 13-1 se muestran ejemplos de tres tipos de informes. Puede ver estos informes y
otros en la base de datos Northwind Traders.
El informe de la parte superior muestra un resumen de ventas por categoría de producto,
junto con una gráfica que ilustra la información. Ese tipo de informe es adecuado para un
gerente que toma decisiones basadas en la popularidad del producto. El segundo informe
muestra una lista detallada de todos los productos en almacén por orden alfabético. Ese tipo
de informe lo usa el personal de operaciones para buscar un artículo cuando un cliente llama
para preguntar si el producto se encuentra en existencias. Si quiere realizar este tipo de informe
en el almacén para revisar los niveles de inventario actual, tal vez quiera agregar el campo de
ubicación de almacenamiento, y luego ordenar o agrupar los registros por ese valor.
El de la derecha es un ejemplo de un informe de propósito especial usado para imprimir
facturas. Este informe se basa en una consulta que extrae información de varias tablas
relacionadas, que contienen datos de transportista, cliente, pedido, producto y vendedor.
SUGERENCIA Puede diseñarse un informe para imprimir sobre un formulario preimpreso, que
puede digitalizarse y guardarse como una plantilla de informe. Consulte el capítulo 14 para
conocer más información sobre la impresión de informes y formularios preimpresos.
Resulta esencial para el proceso de diseño consultar a los usuarios futuros del informe, y
es útil dibujar un borrador del informe para la revisión por parte de los usuarios de destino.
Por desgracia, ni siquiera las personas de negocios experimentadas pueden decir todo lo que
quieren en un informe hasta que ven el producto terminado; luego identifican otros aspectos
que necesitan en el informe. Por esa razón, debe planear el proceso de diseños como un paso
iterativo que mejora de manera continua el producto.
Selección, ordenamiento y agrupamiento de los datos
Una vez que reúne los requisitos para el contenido y el aspecto del informe, puede empezar a
localizar los datos requeridos en la base de datos. Podría almacenarse en una sola tabla o entre
varias tablas relacionadas distribuidas. Si los datos están almacenados en varias tablas de la base
de datos, asegúrese de que las tablas pueden vincularse, si aún no están relacionadas.
Ordenamiento de registros
Defina el orden de los registros en el informe. Por ejemplo, ¿quiere que los registros estén
ordenados cronológicamente o por algún identificador, como clave principal? Si el orden se
guarda con la tabla, puede aplicarlo automáticamente al informe. Por ejemplo, si tiene una lista
de correo para enviar material promocional a sus clientes, tal vez quiera ordenar el correo por
código postal para ahorrar costos postales.
En ocasiones tal vez quiera limitar los registros de un informe con base en ciertos criterios de filtro.
Por ejemplo, tal vez quiera preparar un informe para que la persona que recibe los pedidos lo use
en la colocación de los pedidos. El informe incluiría sólo los productos que tienen menos artículos
en almacén que el número mínimo recomendado. Podría basar el informe en una consulta que
extraiga sólo los datos que quiera, o aplicar un filtro al informe más adelante. Para completar el
informe, también puede incluir el nombre y número telefónico del proveedor de cada producto.
Capítulo 13: Uso del Asistente para informes 393
PARTE II
FIGURA 13-1 Algunos reportes útiles típicos

Agrupamiento de registros
Los registros suelen agruparse en un informe. Es una buena manera de relacionar datos de
varios registros y convertirlos en información con significado. Por ejemplo, podría agrupar ventas
por trimestre en un intento de predecir requisitos de inventario futuros. Puede incluir gráficas en
su informe que ilustren la información de manera más visible.
Especificación de campos de resumen y calculados

Después de que se han agrupado los registros, los campos de resumen y calculados pueden
agregar un elemento importante a los informes. También pueden ahorrar tiempo a los lectores
si hace gran parte del trabajo de evaluación por ellos. Por ejemplo, el primer informe que
se muestra en la figura 13-1 tiene el objetivo de comparar las ventas de varios productos de
bebidas. El gerente está considerando la eliminación de algunas de estas líneas de producto y
necesita información para decidir cuáles son los más populares. Si el informe resume los datos
de ventas en un periodo y los presentan en un informe, el gerente tiene la información numérica
requerida ya resumida.
Inicio de un informe
Puede crear un informe de varias maneras, dependiendo del tipo de informe que necesita:
• Use la herramienta Informe de Access.
• Use el Asistente para informes.
• Cree su propio diseño en la vista Diseño del informe.
• Cree un informe para imprimir etiquetas.
• Inicie un informe en blanco.
Uso de la herramienta Informe

La herramienta Informe crea un informe rápido con todos los datos de una tabla o consulta, y lo
despliega en la vista Presentación. El informe no es atractivo, pero resulta útil para revisar
y comprobar los datos de su tabla o consulta. Cuando imprime el informe desde la vista Hoja de
datos, los datos aparecen en una disposición tabular que parece una hoja de datos. El informe
creado por la herramienta Informe incluye todos los datos de la tabla o consulta que usa como
base en un diseño de columnas, con los nombres de campo en la columna de la izquierda y los
valores de campo en la de la derecha. Cuando se completa, el informe se despliega en la vista
Presentación, donde puede hacer algunos cambios al diseño del informe. Por ejemplo, puede
ajustar anchos de columna, reorganizar columnas e incluso agrupar niveles y totales. También
puede agregar campos al diseño del informe y establecer propiedades para el informe y sus
controles.
NOTA La herramienta Informe coloca todos los campos en el mismo orden en que aparecen en la
tabla o consulta y usa el nombre de ésta como título. Cuando trata de cerrar el informe, Access le
pregunta si quiere guardarlo.
Después de crear el informe, puede imprimirlo como está o pasar a la vista Diseño y hacer
cambios. Este método de creación de informes es tan rápido y fácil que, a menos que planee usar
el informe con mucha frecuencia, no necesita preocuparse de asignarle un nombre y guardarlo;
puede volver a crearlo fácilmente más adelante. Para cerrar el informe sin guardar el diseño, haga
clic con el botón derecho en la ficha del documento y elija Cerrar en el menú de acceso directo, y
responda No cuando se le pregunte si quiere guardar los cambios.
Uso del Asistente para informes

El Asistente para informes es similar al Asistente para formularios. Presenta una serie de cuadros
PARTE II
de diálogo que le guían por el proceso de diseño. Casi todos los cuadros de diálogo presentan
los mismos tipos de opciones presentadas por los formularios, pero el Asistente para informes
incluye un par de opciones nuevas para las especificaciones de orden, agrupación y resumen. Los
ejemplos del resto de este capítulo usan la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas, además
de la base de datos Policía presentada en el capítulo anterior.
Creación de un informe de una sola tabla con el Asistente para informes

En el primer ejemplo, el Asistente para informes crea un informe basado en la consulta Entrada
Alfa por código, que limita los datos de la tabla Entrada Alfa de la base de datos Policía y sólo
muestra los que tienen un código de incidente. Esto deja fuera cualquier informe de huellas
digital de empleados y accidentes de tráfico que no se relacionan con un delito.
Para crear este nuevo informe con la ayuda del Asistente para informes, haga lo siguiente:
1. Seleccione la consulta Entrada Alfa por código, en el grupo de consultas del Panel de
exploración, y en el grupo Informes, de la ficha Crear, haga clic en el comando Asistente
para informes.
2. El primer cuadro de diálogo es el mismo que aparece en el Asistente para formularios,
en que elige los campos que desea incluir en el informe a partir de las tablas y consultas
de la base de datos. Asegúrese de que la consulta Entrada Alfa por código aparece en el
cuadro Tablas/Consultas. Luego haga clic en las dobles flechas para seleccionar todos los
campos, y haga clic en Siguiente.
3. En el segundo cuadro de diálogo, el asistente le pregunta si quiere agrupar los registros
por cualquiera de los valores de campo. Seleccione Código como nombre de campo por
el que quiere agrupar y haga clic en la flecha que señala a la derecha (>) como se muestra
en la figura 13-2.
Si cambia de opinión, seleccione el nombre del campo y haga clic en la flecha a la izquierda
(<) para eliminar la designación de grupo. Las flechas hacia arriba y hacia abajo cerca de
Prioridad cambian el orden del grupo.
FIGURA 13-2 Elección del nivel de agrupamiento
• Si está agrupando a partir de un campo con valores numéricos, puede agrupar por
un intervalo como 50 o 100. Haga clic en Opciones de agrupamiento y elija de la lista
desplegable en el cuadro de diálogo Intervalos de agrupamiento.
• Si uno de los campos a partir de los que está agrupando es numérico o de moneda, el
botón Opciones de resumen queda disponible en el siguiente cuadro de diálogo. (Se
analizará más acerca de la adición de resúmenes en la sección “Creación de un informe
de resumen con el Asistente para informes” más adelante en este capítulo y en el
capítulo 14.)
4. Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente cuadro de diálogo, que también es único
del Asistente para informes. El asistente le pregunta si quiere ordenar sus registros
dentro de los grupos en un orden diferente de la clave principal. Los grupos se ordenan
automáticamente en orden ascendente a partir del valor del campo del grupo. En la figura
13-3 se muestra un orden ascendente especificado por fecha. Puede ordenar a partir de
un máximo de cuatro campos al hacer clic en la flecha que se encuentra junto al cuadro
de orden y elegir del cuadro de lista. Si quiere ordenar de manera descendente, haga clic
en el botón Ascendente que se encuentra a la derecha del cuadro de orden. Cuando haya
terminado, haga clic en Siguiente.
PARTE II
FIGURA 13-3 Especificación del orden de los registros
SUGERENCIA No es necesario que todos los campos tengan el mismo orden. Por ejemplo, puede
ordenar un campo de manera ascendente y el siguiente de manera descendente.
5. En el siguiente cuadro de diálogo (véase la figura 13-4), puede seleccionar la distribución

que desee para el informe y la orientación en que se imprimirá. Si selecciona una gran
cantidad de campos, tal vez quiera cambiar la orientación a horizontal para que quepan
en la página. Seleccione un formato y revise la muestra en el panel de la izquierda. Para
este informe, seleccione En pasos y Vertical, y luego haga clic en Siguiente.
FIGURA 13-4 Elección de la distribución y la orientación del informe

SUGERENCIA Otra opción le indica al asistente que ajuste el ancho de los campos para que quepan
en la página. Esto podría llevar a la pérdida de caracteres en los encabezados de columna o
de símbolos de moneda en los datos de campo, pero puede ajustar los anchos de columna más
adelante en la vista Diseño.
6. El siguiente cuadro de diálogo del asistente ofrece 25 diferentes estilos, entre los que
usted puede elegir. Los estilos aplican al tamaño y el estilo de fuente, el espacio entre
líneas y el color (de manera muy parecida al Asistente para formularios) pero son más
adecuados para impresión. A medida que selecciona cada estilo, se despliega un ejemplo
en el panel de ejemplo de la izquierda. Seleccione el estilo deseado (en este ejemplo se
eligió el estilo Civil) y haga clic en Siguiente.
7. El cuadro de diálogo final es el mismo que el Asistente para formularios: en él asigna un
nombre al formulario y elige si quiere ver el reporte o ir directamente a la vista Diseño.
Ingrese Entrada Alfa por código informe como nombre del informe y haga clic en
Finalizar.
En la figura 13-5 se muestra una vista preliminar de Entrada Alfa por código Informe,
generada por el Asistente para informes. Si también quiere que aparezca una interpretación del
código con el número de código en el encabezado del grupo, agregue el campo Descripción de la
tabla Códigos penales a la consulta.
FIGURA 13-5 Entrada Alfa por código Informe en la vista preliminar

Creación de un informe de tres tablas con el Asistente para informes
Cuando utilice el Asistente para informes para crear un informe basado en dos o más tablas o
consultas, puede especificar cuál tabla contiene los datos principales y cuáles los subordinados.
En el ejemplo de esta sección, la tabla Tarjeta Alfa está especificada como tabla primaria y la
tabla Entrada Alfa es la tabla secundaria relacionada. También se incluye la tabla Explicaciones,
que está relacionada uno a uno con la tabla Entrada Alfa. El informe resultante muestra varios
registros de Entrada Alfa para un solo registro de Tarjeta Alfa.
SUGERENCIA Cuando elija campos de una o más tablas, el Asistente para informes crea
automáticamente una consulta que se ejecuta cada vez que abre el informe. La consulta es una
PARTE II
instrucción SELECT que aparece como propiedad Origen del control, del informe. Si la consulta
es compleja, puede ahorrar tiempo de procesamiento al crear usted mismo la consulta y usarla
como base para el informe.
Para crear el informe de tres tablas, haga lo siguiente:
1. Seleccione la tabla Tarjeta Alfa en el Panel de exploración, y luego, en el grupo Informes,
de la ficha Crear, haga clic en el comando Asistente para informes.
2. En el primer cuadro de diálogo, elija los campos Índice y Nombre de la tabla Tarjeta Alfa.
Luego seleccione la tabla Entrada Alfa en el cuadro Tablas/Consultas y elija los campos
Núm. de entrada, Entrada, Código y Fecha. Por último, seleccione la tabla Explicaciones y
elija el campo Explicación. Luego haga clic en Siguiente.
NOTA Si selecciona campos de dos o más tablas que no están relacionadas, Access despliega
un cuadro de mensaje que le pregunta si quiere salir del Asistente para informes y editar las
relaciones. Haga clic en Aceptar para abrir la ventana Relaciones y el cuadro de diálogo Mostrar
tabla. Después de relacionar las tablas, debe reiniciar el Asistente para informes. Si no quiere
relacionar las tablas, haga clic en Cancelar y se le regresará al primer cuadro de diálogo del
asistente, donde puede eliminar los campos no relacionados.
3. En el segundo cuadro de diálogo (véase la figura 13-6), el asistente le pregunta cómo
quiere ver los datos. Este cuadro de diálogo sólo aparece si elige campos de más de una
tabla o consulta. Access supone que la tabla principal de la relación habrá de aparecer
como datos principales (en este caso, la tabla Tarjeta Alfa). Acepte la elección del asistente
SUGERENCIA El botón Mostrar más información abre la ventana Asistente para informes
(Sugerencias), donde puede pedir varios ejemplos de la manera en que el asistente puede agrupar
sus datos en el informe. Si abre esta ventana, puede hacer clic en Cerrar para regresar al Asistente
para informes.
4. El siguiente cuadro de diálogo, similar al mostrado en la figura 13-2, muestra los campos
de Tarjeta Alfa en el cuadro superior y los campos de Entrada Alfa y Explicaciones en
una lista, abajo. Seleccione cualquier nivel de agrupamiento que desee en este cuadro
de diálogo. Haga clic en Siguiente dos veces para omitir éste y el cuadro de diálogo
Opciones de orden para alcanzar el cuadro de diálogo de distribución, en que podrá
seleccionar una distribución.
5. Elija Esquema, conserve la orientación Vertical y haga clic en Siguiente, dos veces.
6. En el último cuadro de diálogo, asigne al informe el nombre Tarjeta Alfa con entradas y
haga clic en Finalizar.
FIGURA 13-6 Elección de la tabla que contiene los datos principales
SUGERENCIA No utilice ningún carácter especial, como el signo de unión (&), en el título del
informe. Aunque el nombre de archivo puede incluir el carácter, cuando aparece el título en la
primera página del informe, el carácter se convierte en un carácter de subrayado (_ ).
En la figura 13-7 se muestra la primera página impresa del nuevo informe Tarjeta Alfa con
entradas. Mientras recorre las páginas, verá que pueden hacerse varias mejoras. Por ejemplo, es
posible que los encabezados de columna aparezcan en una página y los datos correspondientes
de la Entrada Alfa en la siguiente. Para corregir esto, puede agrupar el campo Índice y especificar
que el grupo no se divida entre páginas. Además, el campo Fecha necesita ampliarse para revelar
los valores completos. En el siguiente capítulo se analizan éstas y otras modificaciones que
puede hacer para mejorar su informe. Tal vez también le gustaría ver que aparece un divisor de
grupo entre las listas de índice, además de la característica de color de fondo opcional.
Detección y solución de problemas con informes

Si las relaciones entre las tres tablas usadas en este informe no se establecieron
apropiadamente, tal vez el informe no contenga información completa. Por ejemplo, la
relación predeterminada usa una combinación interna. Una combinación interna sólo
incluye registros para los cuales el principal y el secundario tienen el mismo valor en
el campo de vinculación. Así, si el registro de Entrada Alfa está relacionado con la tabla
Explicaciones con una combinación interna, no verá ningún registro de Entrada Alfa que
no tenga un registro de explicaciones correspondiente.
Para resolver este problema, edite la relación y cámbiela a la segunda opción en el cuadro
de diálogo Modificar relaciones, una combinación externa izquierda. Esto incluirá todos los
registros de la tabla Entrada Alfa y sólo los de la tabla Explicaciones que coinciden.
Otra característica útil de esta relación es la capacidad de imponer integridad referencial
y elegir eliminaciones en cascada. Esto limpia automáticamente la base de datos al eliminar
los registros de explicación cuando se ha eliminado el propio registro de entrada.
Tarjeta Alfa con entradas

Índice 1
Nombre ALVA, VÍCTOR
Núm de entrada Entrada Código Fecha Explicación
1 V/GOLPES 242 14/06/2003 Víctima de golpes
Índice 3
PARTE II
Nombre ANAYA, JAVIER
134 V/ROBO A CASA 459 11/07/2005 Víctima de asalto a casa habitación

133 CONDUCTOR 08/01/2005 Conductor #1 en un choque sin heridos.
132 DEVUELVE 21/10/2005 Devuelve joyería encontrada en lote de estacionamiento.
2 V/DE ROBO 487 25/04/2003 Víctima de robo. Se le robó una bicicleta.
Índice 4
Nombre AREVALO, JUAN
3 V/ASALTO A CASA 459 15/10/2002 Víctima de asalto a casa habitación.

135 P/R ROBADO/RECUP 10851 03/12/2005 Propietario registrado de vehículo recuperado.
Índice 5
Nombre ARIAS, ÓSCAR
4 V/INTENTO DE 10852 06/08/20 Intento de autorrobo.
Índice 6
Nombre ARMENDARIZ, PEDRO
5 CONDUCTOR 31/03/2005 Conductor #1 en choque sin heridos.
FIGURA 13-7 El informe Tarjeta Alfa con entradas impreso
Creación de un informe de resumen con el Asistente para informes

Las posibilidades de creación de resúmenes del Asistente para informes son útiles cuando
se crean informes que incluyen información numérica o de monedas. Cuando elige agrupar
registros, el asistente pone a su disposición las opciones de resumen con las que puede calcular
el valor total; determinar los promedios, mínimo y máximo del grupo de valores; calcula un gran
total; y calcula el porcentaje del gran total representado por cada grupo. Tal vez el asistente no
cree el informe exactamente como quiere verlo, pero pueden ahorrarle mucho tiempo con los
cálculos aritméticos. Siempre tiene la opción de modificar el aspecto del informe más adelante.
Para este ejemplo, regresemos a la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas. Esta base de
datos tiene algunos campos de moneda que pueden demostrar las opciones de resumen, al crear
un informe que resuma las órdenes de trabajo agrupadas por supervisor. Cuando elige agrupar
los registros de Órdenes de trabajo por Supervisor, el cuadro de diálogo que aparece después
de que se establece el orden tiene disponible ahora el botón Opciones de resumen. Al hacer clic
en este botón, se abre el cuadro de diálogo Opciones de resumen, que muestra los nombres de
todos los campos en el informe que contienen datos numéricos o de moneda. Los campos Costo
de materiales y Costo de mano de obra son de la tabla Órdenes de trabajo.
Haga clic en las casillas de verificación de todos los valores de resumen que quiera que el
asistente calcule por usted. En el grupo de opciones Mostrar, puede elegir que se incluyan los
registros de detalle y resumen, o que sólo se muestren los valores de resumen. La otra opción,
Calcular el porcentaje del total por sumas, incluye el tamaño relativo de la suma de cada grupo
comparado con el total general, que se calcula e imprime al final del informe.
El asistente termina el informe en la vista preliminar. Haga clic con el botón derecho en la
ficha del documento y revise el informe en la vista Presentación (véase la figura 13-8). El informe
agrupa las órdenes de trabajo de Reparaciones Caseras Técnicas por supervisor y calcula la suma,
el promedio, el mínimo y el máximo de Costo de materiales y Costo de mano de obra de cada
grupo de órdenes de trabajo. El Asistente para informes también cuenta automáticamente el
número de registros de detalle en cada grupo y los despliega en la parte superior de la sección de
resumen. Se ha agregado otro color de fondo al encabezado de grupo para separar las órdenes
de trabajo de un supervisor de las del siguiente.
Verá que se necesitan algunos cambios pequeños en el informe. Por ejemplo, tal vez quiera
formar los valores de resumen para que muestren el símbolo de moneda y también ampliar
algunos de los controles para que muestren el nombre o el valor completo.
Modificación del diseño del asistente

Es posible hacer los pequeños cambios al informe construido por el asistente en la vista
Presentación. No es necesario cambiar a la vista Diseño.
1. Haga clic en el encabezado de la columna Costo de materiales y arrastre el borde de la
izquierda para ensanchar lo suficiente la columna como para ver todos los valores.
2. Haga clic en el encabezado de la columna Costo de manos de obra y arrastre el borde de
la derecha para ensanchar las columnas.
3. De manera individual, haga clic en las etiquetas Suma, Promedio y Estándar de la sección
de resumen y amplíe cada una de ellas para ver el texto completo.
Campos de moneda
Etiquetas incompletas sin formato
PARTE II
FIGURA 13-8 Resumen de los costos de órdenes de trabajo por supervisor

4. Mantenga oprimida MAYÚS mientras selecciona los ocho valores de resumen en una
sección de grupo.
5. Haga clic con el botón derecho en el grupo y elija Propiedades, del menú contextual.
6. En la ficha Formato de la Hoja de propiedades, haga clic en la propiedad Formato y elija
Moneda de la lista desplegable. Luego seleccione la propiedad Lugares decimales, a 2.
7. Ensanche cada una de las columnas de resumen para mostrar los símbolos de moneda,
según sea necesario.
En la figura 13-9 se muestra el informe Resumen de órdenes de trabajo terminado en la vista
Informe.
FIGURA 13-9 El informe Resumen de órdenes de trabajo terminado

SUGERENCIA Si revisa el informe en la vista preliminar, verá que todos los grupos que contienen
órdenes de trabajo dirigidas por el supervisor 17 están divididas entre las páginas 1 y 2 del
informe. Una de las propiedades de una sección de grupo es Mantener juntas, que puede
establecer en Sí o No. Establezca esta propiedad en Sí, si quiere conservar el encabezado del
grupo, la sección de detalles y el pie de página del grupo juntos en la misma página. El capítulo
14 contiene más información sobre el agrupamiento de registros en un informe personalizado y el
establecimiento de propiedades de grupo.
Vista preliminar del informe
PARTE II
Cuando el Asistente para informes ha terminado de crear el diseño del informe, usted tiene la
opción de ir directamente a la vista Diseño del informe o ver una vista preliminar del informe,
tal como habrá de imprimirse. Si no ha usado el Asistente para informes o sólo quiere revisar
la vista preliminar de un informe existente, haga clic con el botón derecho en el nombre del
informe, en el grupo Informes del Panel de exploración, y elija vista preliminar en el menú de
acceso directo.
Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón derecho en la ficha del documento y elija
vista preliminar en el menú de acceso directo.
Trabajo en la ventana vista preliminar

La ventana vista preliminar de Access le ofrece muchas maneras de ver el informe, incluidos el
desplazamiento por una sola página y entre páginas, la visualización de varias páginas a la vez
y el cambio de la ampliación, para que pueda ver los detalles más claramente. Regresando a la
base de datos Policía, en la figura 13-10 se muestra la primera página del informe Tarjeta Alfa con
entrada en la vista preliminar.
Para cerrar la ventana vista preliminar, haga algo de lo siguiente:
• Haga clic en el botón Cerrar, del encabezado del informe.
• En el grupo Cerrar vista preliminar, de la ficha vista preliminar, haga clic en Cerrar vista
preliminar.
• Haga clic con el botón derecho en la ficha del documento y elija Cerrar en el menú de
acceso directo.
Para cambiar a una vista diferente, puede usar los botones de la barra de tareas para cambiar
a la vista Informe, vista Presentación o vista Diseño.
SUGERENCIA Cuando cierre el Panel de exploración, la cinta de opciones regresa a la ficha Inicio.
De modo que si no ve la ficha vista preliminar, haga clic con el botón derecho en la ficha del
documento del informe y seleccione vista prelimar del menú contextual.
Navegación por la vista preliminar

Los botones de navegación que se encuentran en la parte inferior de la ventana vista prelimar
le permiten moverse entre las páginas del informe. Haga clic en uno de los botones para ir a la
primera, la anterior, la siguiente o la última página del informe. También puede ingresar el número
de página en el cuadro de número de página y oprimir ENTER para ir a una página específica.
Vista Informe Vista Presentación Vista Diseño
FIGURA 13-10 Vista del nuevo informe en la vista preliminar
Puede usar muchas teclas de método abreviado para recorrer la vista preliminar de un
informe. Consulte el tema de ayuda de Access “Métodos abreviados de teclado para Access”,
para conocer una lista de las combinaciones que puede usar en la vista preliminar.
Visualización de varias páginas

Con el uso de los comandos de vista preliminar, puede ver una o dos páginas ajustadas para que
ocupen toda la pantalla o hasta doce páginas organizadas en tres filas de cuatro páginas cada
una.
Para ver una página completa a la vez, haga algo de lo siguiente:
• En el grupo Zoom de la ficha vista preliminar, haga clic en el comando Una página.
• Haga clic con el botón derecho y elija Una página del menú contextual.
Para ver dos o más páginas completas ajustadas para acomodarse a la pantalla, haga clic con
el botón derecho, luego haga clic en Zoom y elija Ajustar en la lista de desplegable; luego use
uno de los siguientes métodos:
• En el grupo Zoom, de la ficha vista preliminar, haga clic en el comando Dos páginas.
Haga clic con el botón derecho y luego haga clic en Varias páginas y arrastre el puntero
sobre la cuadrícula para seleccionar el número de páginas y la disposición que desee.
Puede elegir hasta seis páginas con este método.
PARTE II
• En el grupo Zoom, de la ficha vista preliminar, haga clic en el comando Más páginas y
elija el número de páginas de la lista: 4, 8 o 12 páginas.
Para regresar a una visualización de una sola página, haga clic en el comando Una página,
en el grupo Zoom.
Cambio de la ampliación
Cuando abre por primera vez la ventana vista preliminar, el informe se despliega
automáticamente con la opción Ajustar, que cambia el tamaño de la página en la ventana
verticalmente. Puede aumentar o disminuir el grado de ampliación a casi cualquier valor o pedir
a Access que ajuste al informe para que quepa en la pantalla.
Haga clic con el botón derecho en la ventana vista preliminar y elija Zoom del menú de
acceso directo para cambiar entre Ajustar y la última ampliación que haya establecido. Para
cambiar la ampliación de manera más precisa, haga clic en la flecha hacia abajo del comando
Zoom y elija un porcentaje entre 10% y 1000% de la lista, o ingrese un valor y oprima ENTER. El
número de páginas que elija ver determina el grado de ampliación cuando elija Ajustar.
Cuando el puntero pasa sobre la vista preliminar del informe, toma la forma de una lupa
con un signo de más (+) o un signo de menos (–), que le permite hacer clic para alternar la vista
preliminar entre Ajustar y el último porcentaje (%) que haya elegido. Cuando la lupa muestra
un signo de menos, al hacer clic se aleja, haciendo que la vista preliminar esté menos ampliada.
Al hacer clic cuando la lupa tiene un signo de más, se hace un acercamiento en el área donde se
encontraba el puntero cuando hizo clic. Esto proporciona una manera rápida de acercarse a una
parte específica del informe (por ejemplo, a un campo de resumen de grupo).
Impresión del informe

Puede imprimir el informe desde cualquier vista, incluida la vista Diseño, o puede hacerlo sin
siquiera abrir el informe. Todos los comandos de impresión abren el cuadro de diálogo Imprimir,
donde puede seleccionar otras opciones de impresión y cambiar la configuración de página. Es
buena idea imprimir desde vista preliminar, porque si hace cambios en la configuración de la
página, puede ver éstos antes de realizar la impresión.
Para imprimir el informe desde la vista preliminar, haga algo de lo siguiente:
• En la ficha vista preliminar, haga clic en el comando Imprimir.
• Haga clic con el botón derecho en el informe y elija Imprimir del menú de acceso directo.
• Haga clic en el botón de Microsoft Office y elija Imprimir en el menú contextual.
• Oprima CTRL+P.
Si el informe no está abierto, haga clic con el botón derecho en el nombre del informe, en el
Panel de exploración y elija Imprimir, del menú de acceso directo.
Todos estos métodos abren el cuadro de diálogo Imprimir, donde puede cambiar algunos
de las opciones de impresión, o elegir que sólo se impriman los datos, sin los títulos y otras
características.
NOTA También puede hacer clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas de acceso rápido
para enviar el informe directamente a la impresora. Si imprime de esta manera, el cuadro de
diálogo Imprimir no se abre y no puede cambiar ninguna opción de impresión antes de imprimir.
Si quiere cambiar cualquiera de las opciones de impresión o de configuración de página, como

los márgenes, el diseño de página, la selección de impresora, el número de columnas o el tamaño
de la página, use los comandos del grupo Diseño de página, o ejecute Configurar página. El grupo
Diseño de página ofrece configuraciones comunes para márgenes y tamaño del papel, y el cuadro
de diálogo Configurar página le permite especificar configuraciones personalizadas. Después de
establecer las especificaciones de página, puede elegir las opciones de impresión del cuadro
de diálogo Imprimir, como número de copias y el rango de páginas que habrá de imprimirse.
Cambio de la configuración de la página

Cuando cambie a vista preliminar, la ficha vista preliminar se vuelve activa con varios comandos
de impresión y configuración de página. Puede cambiar muchas de las configuraciones desde
otras vistas, pero si usa vista preliminar, verá la manera en que los cambios afectan el informe.
Puede recorrer las páginas para asegurarse de que los cambios son apropiados.
PARTE II
La configuración de Diseño de página se almacena con el informe, de modo que necesita
establecerlos sólo una vez para que se apliquen todas las veces que imprima el informe. El grupo
Diseño de página ofrece herramientas para establecer muchas de las características de informe:
• Tamaño Despliega una galería de tamaños de cartas y sobres.
• Vertical y Horizontal Cambia la orientación.
• Mostrar márgenes Ofrece una galería de tres márgenes verticales y horizontales
preestablecidos, incluidos Normal, Ancho y Estrecho.
• Imprimir sólo los datos Deja fuera las etiquetas y otros controles independientes.
• Columnas Abre la ficha Columnas, en el cuadro de diálogo Configurar página, donde
puede especificar un informe en columnas. Esto se usa principalmente para imprimir
etiquetas de correo que vienen en hojas prediseñadas. Access ofrece diseños listos para
hacerse, para casi todas las hojas de etiquetas comercialmente disponibles. Conocerá más
acerca de las columnas en los informes en el capítulo 14.
SUGERENCIA Si quiere cambiar los márgenes de página predeterminados, para que no tenga que
cambiarlos para cada informe por separado, haga clic en el botón de Microsoft Office y luego
en Opciones de Access. En el grupo de opciones Avanzadas, vaya a Imprimiendo. Especifique
los márgenes en el grupo de márgenes y haga clic en Aceptar. Esto afecta sólo a los nuevos
formularios e informes, no a los existentes. Consulte el capítulo 16 para conocer más información
acerca de la personalización del lugar de trabajo de Access.
También puede usar el cuadro de diálogo Configurar página para cambiar los parámetros
de la página del informe. Debe estar en la vista preliminar para abrir el cuadro de diálogo
Configurar página correspondiente al informe. En el grupo Diseño de página, haga clic en el
comando Configurar página o haga clic en la pequeña flecha hacia abajo del comando para abrir
el cuadro de diálogo Configurar página. También puede hacer clic con el botón derecho en el
informe y elija Configurar página en el menú de acceso directo. El cuadro de diálogo Configurar
página tiene tres fichas que contienen las mismas herramientas que aparecen en el grupo Diseño
de página, en la ficha vista preliminar:
• Use la ficha Opciones de impresión para establecer los márgenes
• Haga clic en la ficha Página para establecer la orientación de la impresión en la página,
establecer el tamaño y el origen del papel, y seleccionar una impresora diferente si tienen
más de una en su sistema. La elección de los orígenes de papel depende de la impresora
que esté usando.
• Use la ficha Columnas para elegir el número de elementos en la página, su espacio entre
filas y columnas, su tamaño y el diseño de la página.
Si quiere imprimir empleando una impresora diferente de la predeterminada, haga clic en

Usar la impresora especificada, en la ficha Página, y luego haga clic en el botón Impresora. Esto
abre un cuadro de diálogo que despliega una lista de las impresoras instaladas en el sistema.
Seleccione una impresora diferente y haga clic en Aceptar para regresar al cuadro de diálogo
Configurar página.
Después de que haya hecho todos los cambios deseados a la configuración de la página, haga
clic en Aceptar para regresar a la vista preliminar del informe o la ventana de la base de datos.
NOTA También puede abrir el cuadro de diálogo Configurar página desde el cuadro de diálogo
Imprimir, pero esta versión sólo tiene dos fichas: Opciones de impresión y Columnas.
Modificación del diseño del informe

El método que emplee para abrir un informe en la vista Diseño depende del lugar donde
empiece:
• Si el informe no está abierto, haga clic con el botón derecho en el nombre del informe, en
el Panel de exploración, y elija vista Diseño del menú de acceso directo.
• Con el informe abierto, haga clic en el comando Ver, de la ficha Inicio, y elija una opción
del menú de acceso directo.
• Haga clic con el botón derecho en la ficha del documento y elija vista Diseño en el menú
contextual.
El trabajo en la vista Diseño del informe es casi idéntico al que se hace en la vista Diseño
del formulario. Los controles son los mismos, aunque debe incluir menos tipos de controles
en informes. Usted selecciona secciones y controles, y cambia sus propiedades empleando las
mismas técnicas que usa con los diseños de formulario. La colocación, el posicionamiento y los
controles de cambio de tamaño en el diseño de informe también utilizan las mismas técnicas.
Recorrido por la ventana de diseño del informe

La ventana Diseño del informe es similar a la ventana Diseño del formulario. La cinta de
opciones Diseño es la misma, con la excepción de que aparece un nuevo grupo de comandos
llamado Agrupación y totales, sobre la que aprenderá en el capítulo 14. El comando Ver de la
ficha Diseño muestra un menú de acceso directo que contiene vista Informes, vista preliminar,
vista Presentación y vista Diseño.
PARTE II
La ficha Organizar, en la ventana Diseño, también es la misma que la ficha en la ventana
Diseño del formulario. El grupo Diseño de página, en la ficha Configurar página, es el mismo
que el grupo en la ficha vista preliminar, como se describió antes en este capítulo, y contiene las
mismas herramientas para dejarle especificar los diseños de página del informe.
Examen de las secciones del informe

Si el diseño del informe parece más lleno que los diseños de formulario con los que trabajó en
el capítulo anterior, se debe probablemente a las secciones adicionales de encabezado y pie de
página. El asistente añade automáticamente estas secciones cuando crea un informe. La sección
Encabezado de página contiene información que habrá de imprimirse en la parte superior de
cada página, como los nombres de campo usados como encabezados de columna. La sección
Pie de página contiene información que habrá de imprimirse en la parte inferior de cada página,
como la fecha actual y el número de página.
Las secciones Encabezado de página y Pie de página del informe contienen información que
sólo habrá de imprimirse una vez, al principio o al final del informe. La sección Detalle contiene
la mayor cantidad sobre datos del informe.
Dos secciones opcionales, las secciones Encabezado de grupo y Pie de página de grupo,
contienen información que habrá de imprimirse en las partes inferior y superior de cada grupo
de registros. Estas secciones se usan cuando agrupa los registros a partir de los valores de un
campo específico, como Código, como en Entrada Alfa por código Informe, que se mostró antes.
Usted selecciona una sección en un diseño de formulario, de la misma manera que lo hace
en el diseño del formulario:
• Haga clic en el selector de sección que se encuentra a la izquierda de la línea de la
etiqueta de la sección.
• Haga clic en cualquier lugar de la línea de la etiqueta de la sección.
• Haga clic en cualquier lugar de la sección, fuera de cualquier control.
Para cambiar el tamaño de una sección de un informe, seleccione la sección y arrastre hacia
arriba o hacia abajo el borde inferior. Las secciones del informe y la página están en pares,
de modo que si quiere eliminar una, sólo reduzca su altura a cero. Sin embargo, la sección
debe estar vacía antes de que pueda hacer esto. Cuando agrega un grupo, no necesita usar
encabezado y pie de página. Puede elegir si quiere un encabezado o pie de página de grupo, o
ambos, al establecer las propiedades del grupo.
Establecimiento de las propiedades del informe y la sección

Usted abre y usa las hojas de propiedades en el diseño del informe de la misma manera en
que lo hace en un diseño de formulario, y muchas de las propiedades son las mismas. Tres
propiedades de formato del informe se aplican a las secciones Encabezado del informe y Pie
de página del informe, además del agrupamiento de los registros en el informe: Forzar nueva
página, Nueva fila o columna y Mantener juntos.
Cuatro propiedades de datos del informe se relacionan con el ordenamiento y el filtro de los
registros: Filtro, Filtrar al cargar, Ordenar por y Ordenar por al cargar. Dos propiedades de Otras
especifican si los registros están bloqueados mientras el informe se está visualizando de manera
previa o imprimiendo y cómo quiere agrupar las fechas en el informe. Haga clic en la propiedad
y lea el texto descriptivo en la barra de estado para saber más acerca de una propiedad.
Cuando cree un informe con una página de título especial y no quiera imprimir la
información del encabezado o pie de página, establezca las propiedades Encabezado de página y
Pie de página del informe en Sin encabezado de informe. Luego establezca la propiedad Forzar
nueva página, en Después de la sección, para seguir imprimiendo una nueva página.
Si quiere que la información del pie de página del informe también se imprima en una
página separada, al final del informe, establezca las propiedades Encabezado de página y Pie
de página en Sin encabezado/Pie de informe y luego establezca la propiedad Forzar nueva
página del pie de página del informe en Antes de la sección.
Cuando cree un informe basado en una tabla o consulta que se guardó con un orden o
un filtro, el informe hereda ambas propiedades. Si revisa las propiedades del informe, verá
PARTE II
las expresiones Filtrar y Ordenar por guardadas con la tabla. La propiedad Ordenar por está
establecida en Sí y los registros están ordenados en el orden heredado. El filtro heredado no se
aplica. Para aplicar el filtro, establezca la propiedad Filtrar al cargar en Sí. Para eliminar ambos,
cambie los valores a No. Si quiere cambiar el filtro o el orden, escriba una nueva expresión en el
cuadro de propiedad Filtro u Ordenar por.
Cada una de las secciones del informe también tiene una lista de propiedades que puede
configurar para obtener exactamente el aspecto y comportamiento que quiera. Por ejemplo,
el nombre de la sección, sea visible o no, la altura, el color de fondo y el efecto especial, y una
etiqueta que almacena información adicional acerca de la sección.
Los encabezados y pies de página no tienen propiedades adicionales pero las secciones
restantes (Encabezado y Pie de página del informe y de grupo, y las secciones Detalle)
comparten varias propiedades adicionales:
• Forzar nueva página Especifica si las secciones del informe habrán de imprimirse en
una página separada, en lugar de la página actual.
• Nueva fila o columna Especifica si una sección se imprime en una nueva ficha o
columna dentro de un informe de varias columnas.
• Mantener juntos Especifica si se imprime una sección completa en una página o se
imprime a través de dos páginas.
• Autoextensible y Autocomprimible Permite que la sección crezca o se reduzca
verticalmente, dependiendo de la cantidad de datos en la sección.
La sección Encabezado de grupo tiene una propiedad adicional que es única de esa sección:
Repetir sección, que se usa para especificar si un encabezado de grupo se repite en la página o la
columna siguiente cuando un grupo abarca más de una página o una columna. La configuración
predeterminada es No. Si el encabezado de grupo contiene encabezados de columna y otra
información relevante, tal vez quiera cambiarla a Sí para que se imprima en la parte superior de
cada página o columna.
Colocación y ajuste de los controles

Puede colocar controles en un diseño de informe empleando los comandos de control en la
ficha Diseño, casi igual que con un diseño de formulario. Para cambiar el tamaño y mover los
controles, puede arrastrar los controladores y usar los comandos en la ficha Organizar. Todos los
métodos son iguales que al diseño de formulario.
Cambio del estilo del informe

Uno de los cuadros de diálogo del Asistente para informes mostraba una lista de estilos entre los
que puede elegir. Si no le gusta el estilo que seleccionó allí, puede cambiarlo a uno de los otros
estilos de la lista al hacer clic en el selector del informe (el pequeño recuadro en la intersección
de las reglas del informe), y luego en el grupo Autoformato, de la ficha Organizar, haga clic en el
comando Autoformato y elija Asistente de Autoformato de la galería de formatos.
También puede hacer clic en el botón Usar estilo, en la parte inferior de la galería, para abrir
el cuadro de diálogo Autoformato. Si quiere volver a formar una sección en lugar de todo el
informe, seleccione esa sección antes de abrir el cuadro de diálogo Autoformato.
Personalización de un autoformato de informe

Al hacer clic en el botón Personalizar del cuadro de diálogo Autoformato, puede crear un
formato personalizado y agregarlo a la lista de autoformatos disponibles para sus informes.
Tiene tres opciones:
• Crear un nuevo Autoformato basado en el usado en un informe abierto.
• Modificar el autoformato seleccionado en el cuadro de diálogo Autoformato con los
cambios que hizo al formato del informe abierto.
• Eliminar un autoformato de la lista.
Antes de empezar a personalizar un formato, haga clic en el botón Opciones, marque
los atributos que desee modificar y luego haga clic en Personalizar para abrir el cuadro de
diálogo Personalizar Autoformato.
Mientras selecciona una opción, se despliega una explicación en el panel inferior del cuadro
de diálogo. Seleccione una de las tres opciones de personalización y luego haga clic en
Aceptar, o en Cancelar para regresar al cuadro de diálogo Autoformato. Si decide crear un
nuevo autoformato, Access le pide que ingrese un nombre para el nuevo estilo. Una vez que
guarde el nuevo autoformato, queda disponible para su uso con cualquier nuevo informe.
Puede usar las opciones para aplicar el formato de fuente, color y bordes selectivamente.
Como opción predeterminada, las tres opciones están marcadas. Si borra una por una, verá la
diferencia en el ejemplo desplegado.
PARTE II
Adición de números de página y fecha/hora
El Asistente para informes agrega automáticamente números de página, la fecha y la hora
actuales a la sección Pie de página del informe Tarjeta Alfa con entradas. Un número de página es
un control de cuadro de texto independiente que puede agregarse de varias formas a un diseño
de informe, y formarlo de diferentes maneras. Un campo de fecha/hora es también un control
independiente y está basado en la configuración de fecha y hora del sistema actual.
Adición de un número de página

Si no ha usado el Asistente para informes y quiere agregar un número de página a su informe,
en el grupo Controles de la ficha Diseño, haga clic en el comando Insertar números de página
para abrir el cuadro de diálogo Números de página. Tiene varias opciones relacionadas con el
formato, la posición y la alineación del número de página. También puede suprimir la impresión
de números de página en la primera página del informe.
El cuadro de diálogo Números de página ofrece dos formatos de número de página: Página
N y Página N de M, donde N es el número de página actual y M es el número total de páginas.
NOTA Puede ver que el Asistente para informes usó la opción Página N de M al especificar el
número de página en el informe Tarjeta Alfa con entradas. La expresión que aparece en el control
de cuadro de texto de número de página es =”Página “&[Page]&” de “&[Pages]. Esta expresión
une caracteres alfabéticos con los valores de campo Page (número de página actual) y Pages
(número total de páginas). Los caracteres encerrados entre comillas aparecen en el campo número
de página. Observe los espacios que siguen a la palabra Página y que están a ambos lados de la
palabra de para separar las palabras de los números. Los signos de unión (&) son los operadores
de unión. El resultado es, por ejemplo, Página 12 de 25.
Puede colocar el número de página en el encabezado o el pie de página al seleccionar entre

las opciones de Posición:
• Izquierdo Coloca el cuadro de texto en el margen izquierdo.
• Centro Coloca el cuadro de texto centrado entre los márgenes derecho e izquierdo.
• Derecho Coloca el cuadro de texto en el margen derecho.
• Interior Coloca el cuadro de texto en el margen izquierdo de las páginas nones y en el
margen derecho de las pares.
• Exterior Coloca el cuadro de texto en el margen derecho de las páginas nones y en el
margen izquierdo de las pares.
Si no quiere imprimir el número de página en la primera página del informe, quite la marca
de la casilla de verificación Mostrar el número en primera página.
Cambio del formato de los números de página

El cuadro de diálogo Números de página le da una opción de dos formatos para el cuadro
de texto de número de página. También puede ingresar una expresión personalizada en la
propiedad Origen del control del cuadro de texto de número de página, que incluye caracteres
con los valores. Algunas expresiones adicionales que tal vez quiera usar para los números de
páginas son:
Expresión Despliega
=[Page] 1, 2, 3
=”Informe de entrada: Página “&[Page] Informe de entrada: Página 1, Informe de entrada: Página 2, Informe de entrada: Página 3
=[Page]& “/”&[Pages]&”páginas” 1/3 páginas, 2/3 páginas, 3/3 páginas
Adición de un control de fecha/hora

Para agregar la fecha y la hora actuales al informe, haga clic en el comando Fecha y hora, en el
grupo Controles, de la ficha Diseño. El cuadro de diálogo Fecha y hora le permite incluir la fecha,
la hora, o ambos, y le da una opción de formatos para cada una.
Si el diseño del informe tiene una sección Encabezado del informe, el control de fecha/
hora se coloca automáticamente allí. De lo contrario, el control va en la sección Detalle. Puede
arrastrarlo a cualquier lugar del diseño que quiera.
NOTA El Asistente para informes agregó la expresión =Ahora( ) a la sección Pie de página del
informe Tarjeta Alfa con entradas. Esto imprime la fecha actual del sistema en la parte inferior
de cada página. También puede usar la expresión =Fecha( ) para insertar la fecha actual del
sistema. Están disponibles muchas otras funciones integradas de fecha y hora en el Generador de
expresiones; éstas devuelven los componentes de fecha y hora (día, mes, año, hora, semana, etc.)
PARTE II
de diferentes maneras.
Si revisa las propiedades del control Fecha/Hora en el informe, verá que la propiedad Origen
del control es la expresión =Ahora() y la propiedad Formato es Fecha larga. Esto despliega el día
de la semana, además de la fecha (por ejemplo, Jueves, 1 de enero de 2008). Puede cambiar la
propiedad Formato en la Hoja de propiedades por uno de los demás formatos de fecha y hora.
Adición de saltos de página

Si se le deja por su cuenta, Access inicia una nueva página cuando se llena otra. Tiene la opción
de agregar un control de salto de página dentro de una sección para indicarle a Access dónde
quiere que empiece una nueva página. Por ejemplo, suponga que tiene el título de un informe y
un extracto del contenido del informe en la sección de Encabezado del informe, pero quiere que
se impriman en páginas separadas. Para lograr esto, haga clic en el comando Salto de página,
en el grupo Controles, de la ficha Diseño, y coloque el control en la sección Encabezado del
informe, entre los controles que quiere en la primera página y los que quiere en la segunda
página. Access despliega la ubicación del salto de página como una línea corta de guiones en el
extremo izquierdo de diseño del informe.
Guardado del diseño del informe

Cuando crea un informe con ayuda del Asistente para informes, el informe se guarda usando
el nombre que se ingresó en el cuadro de diálogo final del asistente. Si no usa el asistente, debe
guardar el diseño del informe con frecuencia, mientras lo afina. Esto le protege contra catástrofes
y le da un punto de partida reciente si algo sale mal. Para guardar el diseño del informe haga
algo de lo siguiente:
• Haga clic con el botón derecho en la ficha de documento del informe y elija Guardar del
• Haga clic en Guardar, en la barra de herramientas de acceso rápido.
• Oprima CTRL+S.
• Haga clic en el botón de Microsoft Office y haga clic en Guardar.
Para cerrar el diseño del informe, haga clic con el botón derecho en la ficha del documento y
elija Cerrar del menú de acceso directo.
Tiene otras dos opciones cuando guarda un diseño de informe con el botón de Microsoft Office:
• Elija Guardar como, lo que abre el cuadro de diálogo Guardar como, donde puede
guardar el diseño del informe en la base de datos actual con el mismo nombre o con
uno nuevo. Si usa el apuntador Guardar como, tiene una opción adicional para publicar
el informe como un documento PDF o XPS. Conocerá más acerca de la exportación de
objetos de Access en el capítulo 23.
• Elija Correo electrónico, que abre el cuadro de diálogo Enviar objeto como, donde puede
elegir el formato de salida del formulario.
Uso de instantáneas del informe

Access 2002 empezó a ofrecer un nuevo tipo de informe llamado instantánea de informe, que
es un archivo separado con una extensión .snp que contiene una copia de cada página de un
informe de Access. La copia incluye imágenes, gráficas y fotografías de alta fidelidad, y preserva
los colores y la distribución bidimensional del informe.
La ventaja de una instantánea de informe es que puede ahorrar tiempo y dinero al distribuir
el informe electrónicamente como datos adjuntos de correo electrónico, en lugar de fotocopiar
y enviar por correo la versión impresa. Los destinatarios pueden revisar una vista preliminar del
informe en línea e imprimir sólo las páginas que deseen.
Para ver, imprimir o enviar por correo electrónico una instantánea del informe, necesita
tener instalado el programa Visor de archivos Snapshot. El Visor de archivos Snapshot es un
programa ejecutable independiente que viene con su propio control, archivo de ayuda y archivos
relacionados. Como opción predeterminada, el Visor de archivos Snapshot se instala con Access
la primera vez que crea una instantánea de informe. Puede usar el Visor de archivos Snapshot
para ver una instantánea desde la versión 3.0 y posteriores de Internet Explorer o desde
cualquier aplicación que soporte controles ActiveX.
NOTA Aunque necesita Access 2007 para crear una instantánea de informe, no es necesario para
que el destinatario vea la instantánea. Sólo necesita una combinación del Visor de archivos
Snapshot y otro programa, como el Explorador de Windows, un explorador Web o un programa
de correo electrónico, como Microsoft Exchange u Outlook.
Creación de una instantánea de informe

Para crear una instantánea de informe, a partir de un informe existente, haga lo siguiente:
1. Seleccione el nombre del informe en el Panel de exploración, y en el grupo Exportar, de
PARTE II
la ficha Datos externos, haga clic en el comando Más y elija Visor de archivos Snapshot
de la galería.
2. Se abre el cuadro de diálogo Exportar: Snapshot Viewer (véase la figura 13-11), donde
especifica el nombre de archivo y el formato del destino.
3. Si no quiere usar el mismo nombre que el informe de Access, ingrese el nombre de
archivo en el cuadro Nombre de archivo o haga clic en Examinar, para localizar un
destino.
4. También puede elegir que se abra el archivo de destino después de que se complete la
exportación.
5. Haga clic en Aceptar. Verá otro cuadro de diálogo que le ofrece guardar los pasos de
exportación que acaba de usar. Esto puede ahorrarle un poco de tiempo sin tener que
recorrer de nuevo los pasos.
FIGURA 13-11 Exportación de un informe como instantánea de informe

El Visor de archivos Snapshot suele iniciar automáticamente y desplegar una vista preliminar
de la instantánea del informe. La nueva instantánea hereda las configuraciones de orden y filtro
actuales en el conjunto de registros.
NOTA Si el Visor de archivos Snapshot no inicia, necesitará descargarlo. Vaya a Microsoft Office
Online y elija Visores para Access 2002. Seleccione Visor de archivos Snapshot para Access 2003,
2002, 2000 y 97 y elija Descargar.
Visualización de la instantánea del informe

La ventana del Visor de archivos Snapshot (véase la figura 13-12) tiene una barra de menús
estándares con los menús Archivo, Ver, Ventana y Ayuda. También muestra una barra de
navegación en la parte inferior de la ventana, que puede usar para desplazarse entre las páginas
de la instantánea del informe. El botón Imprimir de la barra de navegación abre el cuadro de
diálogo Imprimir.
FIGURA 13-12 Vista preliminar de la nueva instantánea del informe

PARTE II
FIGURA 13-13 Cambio de ampliación de la vista preliminar
El Visor de archivos Snapshot funciona de manera muy parecida a la ventana vista

preliminar de Access. Puede cambiar la ampliación al hacer clic en la página. Si se muestra toda
la página en la pantalla, al hacer clic en ella aumenta la ampliación. Si ya está ampliada, al hacer
clic se reduce la vista preliminar a la ampliación anterior.
Puede hacer clic con el botón derecho en el informe y elegir entre las mismas opciones
disponibles en la barra de navegación, además del comando Zoom (véase la figura 13-13). Puede
hacer zoom a una ampliación de 10% a 200% o elegir Ajustar para mostrar una página completa
en la ventana. El comando Ajustar ensancha la página para que llene el ancho de la ventana.
Envío de la instantánea de informe

Puede enviar la instantánea del informe a otros vía correo electrónico o empleando el
comando Enviar del Visor de archivos Snapshot. Con la instantánea abierta en el visor, elija
Archivo | Enviar.
Resumen
En este capítulo se inició el análisis de los diversos materiales impresos que Access y el Asistente
para informes pueden producir. Hasta ahora, ha aprendido los fundamentos de la
construcción de informes y la manera de usar el Asistente para informes para la creación de
informes de detalle estándares y de resumen. También ha echado un vistazo a las ventajas
de usar instantáneas de informes para distribución electrónica de los informes de Access.
El Asistente para informes puede crear informes a partir de varias tablas relacionadas y
organizar la información en casi todas las maneras que elija. Tiene la oportunidad de resumir
cualquier valor de campo numérico o de moneda de varias maneras para incluir información
más útil y analítica.
En el siguiente capítulo se ahonda más en la personalización de informes y la creación
de informes de propósito especial, como un informe basado en una consulta con parámetros
que solicita información del usuario. Verá cómo crear un informe desde cero y agregará tipos
especiales de control. En el capítulo también se describe cómo crear informes en columnas para
fines como impresión de etiquetas de correo.
En el capítulo 15, el capítulo final de este trío de capítulos que tratan con los productos
impresos de Access, también se revisan las herramientas analíticas proporcionadas por los
Asistentes para Gráficos, Tablas dinámicas y Gráficos dinámicos.
14
CAPÍTULO
Personalización de informes
C
uando crea un informe con Access 2007, está limitado sólo por su imaginación. Debido a que
Access ofrece tantas herramientas y características para crear informes personalizados, que
puede diseñar e imprimir información de cualquier manera que guste.
En este capítulo se analiza la creación de informes personalizados en la vista Diseño, además
de la impresión de etiquetas con la ayuda del Asistente para etiquetas. Casi todos los ejemplos se
relacionan con la base de datos Policía presentada en el capítulo 12. Tal vez quiera mantener abierta
la base de datos Policía mientras recorre este capítulo.
Creación de un nuevo diseño de informe

El uso del Asistente para informes es, por mucho, la manera más fácil de empezar un informe
personalizado, pero también puede empezar a partir de un diseño de informe vacío o en la vista
Presentación. En el grupo Informes, de la ficha Crear, simplemente haga clic en el comando Informe
en blanco o Diseño de informe. Si ha seleccionado una tabla o consulta en el Panel de exploración,
aparece el panel Lista de campos relacionado.
En la figura 14-1 se muestra un nuevo informe en la vista Presentación cuando usa el comando
Informe en blanco. El panel Lista de campos se abre a la derecha, donde puede expandir la tabla
Tarjeta Alfa para agregar sus campos al informe. Observe que la ficha de la cinta de opciones activa es
Formato, que incluye herramientas para el agrupamiento y la formación del informe. También puede
agregar controles al informe en la vista Presentación.
El panel Lista de campos muestra todos los campos de la tabla seleccionada en el Panel de
exploración, más una lista de todas las demás tablas en la base de datos. Mientras arrastra campos
del panel Lista de campos al informe, están apilados registro por registro y ocupando un campo por
columna, con los nombres de campo en la parte superior.
423
FIGURA 14-1 Inicio de un nuevo informe en la vista Presentación

Capítulo 14: Personalización de informes 425
Después de agregar todos los campos que necesite, puede eliminar el diseño aplicado y
reorganizar los controles de la manera en que lo desee.
PARTE II
También puede iniciar un informe al elegir el comando Diseño de informe. En la figura
14-2 se muestra el inicio del informe en la vista Diseño. La ficha de la cinta de opciones activa
es Diseño, que contiene las herramientas que necesita para terminar de construir el diseño del
informe.
A medida que agrega campos al diseño del informe, se organizan en un diseño tabular con
los nombres de campo a la izquierda. La manera más fácil de agregar campos es hacer doble clic
en el nombre del campo en la Lista de campos.
Observe que las secciones Encabezado de página y Pie de página se agregan

automáticamente al diseño con la sección Detalle, a diferencia de un nuevo diseño de
formulario, que sólo contiene la sección Detalle, como opción predeterminada.
NOTA Si su informe no está basado en una tabla ni en los datos de una consulta, sólo puede
insertar controles independientes, como etiquetas, líneas y rectángulos, y objetos independientes.
También puede incluir hipervínculos a otros objetos.
En la figura 14-3 se muestra la vista Diseño para un informe basado en la tabla Tarjeta Alfa,
de la base de datos Policía.
Después de abrir el informe en la vista Diseño o Presentación, puede arrastrar más campos
al diseño a partir de la lista de campos. Luego use los comandos Controles, de la ficha Diseño,
para colocar otros controles en el diseño del informe y abra la Hoja de propiedades para crear el
aspecto que desee.
NOTA Si el panel Lista de campos no aparece cuando abre el informe en la vista Diseño, en el grupo
Herramientas, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Agregar campos existentes.
PARTE II
FIGURA 14-2 Inicio de un nuevo informe en la vista Diseño
Adición de encabezados y pies de página

Un diseño de informe puede incluir pares de secciones de encabezado y pie de página:
Encabezado de informe y Pie de informe, para imprimir información al principio y al final del
informe, y Encabezado de página y Pie de página para imprimir información en la parte superior
e inferior de cada página. Para agregar un par de encabezado/pie, haga clic con el botón derecho
en el diseño del informe y elija Encabezado o pie de página, o Encabezado o pie de página del
informe, del menú de acceso directo. Para eliminar el par encabezado/pie, repita la opción de
menú de acceso directo. Si hay controles en la sección que trata de eliminar, Access despliega un
mensaje preguntándole si quiere eliminar todos los controles en las secciones. Haga clic en Sí
para eliminarlos o en No para abandonar la eliminación.
PRECAUCIÓN Todas las eliminaciones son permanentes. Siempre guarde una copia del diseño del
informe antes de eliminar controles o secciones, para que tenga un diseño al cual regresar. Luego,
si cambia de opinión, no tiene que volver a empezar. También puede cerrar el diseño sin guardar
los cambios y abrirlo más adelante en su condición original antes de las eliminaciones.
FIGURA 14-3 El informe Tarjeta Alfa en la vista Diseño
Para cambiar la altura de una sección, arrastre el borde inferior de la sección hacia arriba
o hacia abajo. Si la sección contiene controles, no puede reducirla más allá de los bordes de
los controles. Para evitar que haya mucho espacio en blanco cuando imprime un informe sin
información en el encabezado o el pie, reduzca la altura al arrastrar el borde inferior hacia arriba
o al establecer la propiedad Alto en 0. No necesita seleccionar la sección antes de arrastrar el
borde.
SUGERENCIA Si selecciona la sección y la Hoja de propiedades está abierta cuando cambia el

tamaño de la sección, puede ver que el valor de la propiedad Alto cambia mientras arrastra el
borde.
Para que no se imprima una sección que contiene información, establezca la propiedad
Visible de la sección, en la ficha Formato de la Hoja de propiedades en No. La sección aún
aparece en la vista Diseño; sólo que no se imprime.
Las propiedades del informe Encabezado de página y Pie de página, de la ficha Formato,
de la Hoja de propiedades, especifican si se imprime la información en la primera página con
el encabezado del informe o en la última página con el pie del informe. A continuación se
presentan los valores para ambas propiedades:
• En todas las páginas Imprime la información en todas las páginas.
• Sin encabezado de informe Imprime en todas las páginas (menos en la primera).
• Sin pie de informe Se imprime en todas las páginas (menos en la última).
• Sin encabezado/pie de informe Se imprime en todas las páginas, excepto la primera y
PARTE II
la última.
La sección Encabezado del informe contiene un título y la fecha actual. El título se agregó
al hacer clic en la herramienta Título, del grupo Controles, en la ficha Diseño. El encabezado de
página se ha reducido a un alto de cero y el número de página se ha agregado en el centro del
pie de página. Necesita recorrer hacia abajo el informe para ver el pie de página. (Para revisar
cómo insertar fechas y números de página, consulte el capítulo 13.) Se agregó un control de línea
en la parte inferior de la sección detalles para separar la información de detalle de cada registro.
Por último, se eligió el estilo Flujo del cuadro de diálogo Autoformato.
Tal vez observe un control de número de página ligeramente diferente en el pie de página. Es
el resultado de elegir que no se imprima el número de página en la primera página. La expresión es:
=IIf(([Page]>1), “Página “ &[Page], “”)
Esto significa que si el número de página es mayor de 1, se imprime la palabra Página, seguida
del número de página. Si el número de página es 1, se deja el número de página en blanco.
En la figura 14-4 se muestra el informe en la vista preliminar.
Personalización con controles especiales

Los informes no son interactivos con el usuario, de modo que pueden contener menos tipos de
controles especiales. Los botones de comandos y los grupos de opciones, por ejemplo, no tienen
lugar en los informes. Pero puede agregar campos calculados, gráficas e imágenes a un informe
calculado, sean dependientes o independientes. También puede agregar hipervínculos, aunque
no estén “vivos” dentro del informe.
Adición de campos calculados
A menudo los informes incluyen campos calculados contenidos en una consulta. También
puede agregar controles calculados, como se describió en el capítulo 10. Un control calculado
es un cuadro de texto cuya propiedad Origen del control está establecida en una expresión que
produce el valor deseado. La expresión puede contener combinaciones de campos de texto,
número, moneda o fecha/hora del origen del registro.
Los controles calculados suelen usarse para mostrar información de resumen en
informes con registros agrupados. Más adelante en este capítulo, en la sección “Filtro, orden y
agrupamiento de registros en la vista Presentación”, se analizarán los agrupamientos de registros
y los resúmenes de datos con expresiones y funciones agregadas.
Adición de gráficas e imágenes
Como se analizó en el capítulo 10, puede insertar una gráfica o una imagen en un informe
de dos maneras: como un control de imagen o como un objeto OLE en un marco de objeto
independiente. La ventaja de usar un control de imagen es que se carga más rápido que un
objeto OLE en un marco. Si piensa que necesita editar el objeto OLE, insértelo en un marco
de objeto independiente donde pueda hacer doble clic para abrir la aplicación que creó el objeto.
FIGURA 14-4 Una vista preliminar del informe Tarjeta Alfa
Para agregar un control de imagen a un informe, haga lo siguiente:

1. En el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en la herramienta Imagen y haga clic
en el diseño del informe donde quiera colocar la esquina superior izquierda de la imagen.
Access dibuja un marco cuadrado para la imagen y abre el cuadro de diálogo Insertar
imagen.
2. Localice y seleccione la imagen que quiera, y haga clic en Aceptar. El marco se expande
para acomodarse al tamaño completo de la imagen.
3. Cambie el tamaño del marco de la imagen al arrastrar los controladores de cambio de
tamaño.
4. Cambie la propiedad Modo de cambiar el tamaño del control de imagen a Extender o
Zoom.
Para insertar la imagen en un marco de objeto independiente, haga clic en la herramienta
Marco de objeto independiente y dibuje el marco en el diseño del informe. Se abre un cuadro
de diálogo, en que puede elegir Crear nuevo o Crear desde archivo. Entonces puede localizar y
seleccionar la imagen que quiera en el informe.
Si el objeto que quiere insertar en el marco está en un documento de Office existente, o en
otro archivo generado por una aplicación que soporta OLE, elija Crear desde archivo y escriba la
ruta del archivo que quiera insertar.
PARTE II
En la figura 14-5 se muestra un diseño de informe con una fotografía de flores incrustada
como una imagen y un documento de Word insertado como un objeto OLE en un marco de
objeto independiente. Si quiere editar el documento de Word, haga doble clic en el objeto en la
vista Diseño y edítelo en un lugar. La fotografía del control de imagen no se puede editar.
FIGURA 14-5 Una imagen y un objeto independiente incrustados en un diseño de informe

NOTA Puede vincular un objeto OLE a un diseño de informe o incrustarlo al elegir Vincular en el
cuadro de diálogo. La vinculación deja el objeto en la aplicación host y proporciona una ruta al
objeto en el informe. Esto ahorra espacio en disco y asegura que la versión más reciente del objeto
se usa, pero pueden producirse problemas si la ruta al objeto vinculado cambia.
Adición de un objeto OLE dependiente

Los objetos OLE dependientes son campos de tipo de datos Objeto OLE de la tabla o la
consulta. Para agregar un objeto dependiente al diseño del informe, simplemente arrastre el
nombre del campo de la lista de campos al diseño. Access dibuja automáticamente el marco del
objeto dependiente.
NOTA Un tipo de datos Objeto OLE sólo es un apuntador al objeto. Ese campo no puede usarse
para ordenar ni indizar registros.
También puede dibujar primero el marco del objeto dependiente al usar la herramienta de
control y luego unirla al campo en el origen del registro al establecer su propiedad Origen del
registro en el nombre del campo.
Adición de un hipervínculo
Puede agregar un hipervínculo a un diseño de informe de la misma manera que en el diseño del
formulario al hacer clic en el comando Insertar hipervínculo del grupo Controles. Después de
que especifica el destino del hipervínculo, puede probarlo en la vista Diseño al hacer clic con el
botón derecho en el hipervínculo, señalar Hipervínculo, en el menú de acceso directo, y elegir
Abrir hipervínculo.
El hipervínculo no está vivo en el informe en la vista preliminar de Access, pero se vuelve activo
cuando exporta el informe a otra aplicación de Office, como Word o Excel. A partir de la aplicación
que recibe, puede abrir el documento y hacer clic en el hipervínculo para saltar a la dirección.
Cuando agrega un hipervínculo a un diseño de informe, Access lo coloca en la esquina
superior izquierda de la sección Detalle. Puede moverlo a cualquier posición que quiera en el
diseño del informe.
Adición de datos adjuntos

Para agregar un campo de datos adjuntos a un informe, abra el informe en la vista Diseño y arrastre
el nombre del campo del panel Lista de campos al informe. Arrastre todo el campo (los elementos
principales y secundarios) si quiere ver todos los datos adjuntos en el campo. Haga clic con el
botón derecho en el control de datos adjuntos y elija Propiedades del menú de acceso directo si
necesita cambiar algunas de las propiedades para que coincidan con el formato de su informe.
Cuando abra el informe en la vista Informe, puede hacer clic en los datos adjuntos para
desplegar una barra de herramientas sobre ellos. La barra de herramientas tiene botones hacia
delante y hacia atrás que puede usar para recorrer los archivos en el campo de datos adjuntos
de la tabla. Si los datos adjuntos contienen una imagen, el control genera el archivo. Si es otro
tipo de archivo, como un documento de Word o una presentación de PowerPoint, se despliega el
icono apropiado.
Adición de una imagen de fondo

Las imágenes pueden servir a un propósito especial en un informe, aparte de ilustrar (por
ejemplo, puede usarse una imagen como fondo de agua con el logotipo de una compañía que
aparece detrás del texto). Cuando agrega una imagen de fondo a un informe, se aplica a toda la
página y es un informe con propietario.
Para agregar un fondo de agua al diseño Tarjeta Alfa Informe, ingrese la ruta y el nombre
de archivo de la imagen que quiera usar en la propiedad Imagen, y luego establezca otras
propiedades del informe:
• La propiedad Tipo de imagen especifica si la imagen está vinculada o incrustada.
• La propiedad Modo de tamaño de la imagen puede establecerse en uno de tres modos de
tamaño: Recortar, Extender o Zoom. Consulte el capítulo 10 para conocer una descripción
de los efectos de establecer los modos de tamaño.
• La propiedad Distribución de la imagen determina la posición de la imagen en el
PARTE II
informe. Los valores disponibles son Esquina superior izquierda, Esquina superior
derecha, Centro, Esquina inferior izquierda y Esquina inferior derecha.
• Cuando la propiedad Mosaico de imágenes está establecida en Sí, la imagen se repite
a todo lo largo y lo ancho de la página, empezando en la posición especificada por la
propiedad Distribución de la imagen, y se dispersa en las cuatro posiciones. Por ejemplo,
si establece la distribución en Centro, aparece una imagen completa en el centro, quizás
con versiones incompletas formándose alrededor de ella. Si elige colocar la imagen en
mosaico, use el valor de modo de tamaño Recortar.
• La propiedad Páginas de la imagen especifica en cuáles páginas imprimir la imagen de
fondo: Todas las páginas, Primera página o Ninguna página.
Toma de una consulta de parámetro como base de un informe

Tomar una consulta de parámetro con base de un informe permite al usuario establecer los
criterios para el informe en tiempo de ejecución. Por ejemplo, suponga que al departamento de
policía le gustaría ver una lista de incidentes reportados durante un periodo específico. Cuando
trata de visualizar una vista preliminar del informe con base en la consulta de parámetro, se
le pide que ingrese los parámetros, como lo haría cuando trata de ejecutar usted mismo una
consulta.
Access también le da las herramientas para imprimir los parámetros ingresados en el
informe, por lo general en la sección Encabezado del informe.
Creación de una consulta de parámetro

Para crear una consulta de parámetro que extraiga registros de Entrada Alfa que tengan una
fecha dentro de un periodo arbitrario, haga lo siguiente:
1. En el grupo Otros, de la ficha Inicio, haga clic en el comando Diseño de consulta.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, elija Entrada Alfa y luego haga clic en Agregar y en
Cerrar.
3. Haga doble clic en el asterisco (*) en la lista de campos Entrada Alfa para agregar todos
los campos a la consulta.
4. Haga doble clic en el campo Fecha para agregarlo a la columna vacía en la cuadrícula y
quite la marca de la casilla de verificación en la fila Mostrar, para que el valor no aparezca
dos veces en el informe.
5. Escriba lo siguiente en la fila Criterios del campo Fecha:
Entre [Escriba la fecha de inicio] Y [Escriba la fecha final]
6. Guarde la consulta como Entradas por fecha.

Si ejecuta la consulta, Access despliega dos indicadores de parámetros: uno que solicita
“Escriba la fecha de inicio” y otra “Escriba la fecha final”. Ingrese las fechas deseadas y haga
clic en Aceptar para ver la lista de Entradas Alfa reportadas dentro de ese periodo. Consulte el
capítulo 9 para conocer más información acerca de las consultas de parámetro.
Creación del informe

Un informe basado en la consulta de parámetro también le pide los valores del parámetro
cuando abra el informe en la vista preliminar. Para crear un informe simple basado en la consulta
de parámetro, haga lo siguiente:
1. Seleccione la consulta Entradas por fecha, en el Panel de exploración, y en el grupo
Informes, de la ficha Crear, haga clic en el comando Informe.
2. Debido a que Access empieza por abrir de inmediato el nuevo informe en la vista
Presentación, pide los parámetros:
3. Ingrese la fecha de inicio deseada en cualquier formato de fecha válido y oprima ENTER o
4. Repita el paso 3 para ingresar la fecha final. Cuando acepta, el informe se abre en la vista
Presentación.
SUGERENCIA El diseño del informe ha agregado automáticamente controles de fecha y hora en el

encabezado del informe. Se le pide dos veces que ingrese las fechas de inicio y final. Para corregir
esto, en la vista Diseño del informe, elimine los controles Fecha y hora y guarde el informe.
5. Haga clic en Cerrar para cambiar a la vista Diseño, donde puede modificar el diseño del
informe, como sea necesario.
PARTE II
Impresión de los parámetros en el encabezado del informe
Access trata a la expresión del indicador como un control de origen válido para un cuadro de
texto. Los parámetros de selección pueden imprimirse con el informe al agregar controles
de cuadro de texto al diseño. Puede agregar dos cuadros de texto: agregar un cuadro para
cada parámetro, o combinar los parámetros en una expresión en un solo cuadro de texto.
Para imprimir los parámetros en el encabezado del informe como un cuadro de texto, haga lo
siguiente:
1. En el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en la herramienta Cuadro de texto y
coloque el control en la sección Encabezado del informe.
2. Haga clic fuera del nuevo control y luego seleccione la etiqueta adjunta y oprima SUPR
para eliminar la etiqueta adjunta.
3. Haga doble clic en el nuevo control de cuadro de texto para abrir la Hoja de propiedades
e ingrese la siguiente expresión en el cuadro de propiedades Origen del control:
=”Entre “&[Escriba la fecha de inicio]&” Y “ &[Escriba la fecha final]
FIGURA 14-6 Visualización del informe Entradas por fecha
(Para conocer más información acerca de la combinación de valores de texto y de campo en

diseño de informes, consulte la sección “Manipulación de datos de texto”, en páginas posteriores
de este capítulo.)
4. Cambie el tamaño del control para que se ajuste a la expresión.
5. Después de hacer los retoques finales, guarde el informe y cambie a la vista preliminar.
La figura 14-6 muestra una vista preliminar del informe desplegando las entradas Alfa
reportadas entre el 1 de enero de 2007 y el 31 de marzo de 2007.
NOTA Si decide agregar los parámetros como dos controles de cuadro de texto separados, puede
editar las etiquetas adjuntas para que lean Entre y Y. Este método requiere más ajustes de
alineación y tamaño que la adición de ambos parámetros a un cuadro de texto.
SUGERENCIA Si se le piden parámetros de manera inesperada cuando trata de imprimir o

visualizar una vista preliminar de un informe, tal vez haya escrito mal un nombre de campo en
el diseño del informe, de modo que el nombre en el diseño no coincide con alguno de la tabla o la
consulta. Si creó una expresión utilizando nombres de campo, tal vez se haya escrito mal uno de
ellos. Otra posibilidad es que usó un nombre de control en lugar de uno de campo en una función
agregada, como Suma o Contar. Las funciones agregadas deben usar nombres de campo, no de
control
Detección y solución de problemas de informes personalizados

Cuando diseña un informe, pueden ocurrir varios problemas. Por ejemplo, cuando imprime
el informe, tal vez vea demasiado espacio en blanco. Para resolver este problema,
reduzca el tamaño de los controles para que coincidan con los valores que contienen y los
acerquen más.
Si hay páginas en blanco intermedias alternas cuando observa una vista preliminar
de un informe o lo imprime, el ancho del informe excede el ancho disponible en el papel
y, como resultado, se obtienen páginas “sobrantes”. El ancho total del informe más los
valores de los márgenes derecho e izquierdo no deben exceder el ancho del papel. Para
PARTE II
corregir este problema, reduzca el ancho del informe o cambie los valores de margen con
Configurar página. También puede cambiar la orientación de la página a horizontal.
Si el informe imprime una página en blanco al final, tal vez necesite reducir el tamaño
del pie de página del informe. Si no hay controles en el pie del informe, reduzca su altura a
cero al arrastrar su borde inferior o al establecer la propiedad Alto en 0.
Si los datos se expanden a la página siguiente, reduzca la altura general del informe o
reduzca los márgenes superior e inferior.
Si no ve todos los datos que esperaba, es probable que se haya filtrado el informe.
Cuando aplica un filtro antes de guardar el nuevo informe por primera vez, el filtro se
guarda con el informe y no puede deshabilitarse. Asegúrese de eliminar el filtro antes de
guardar el informe por primera vez. Para eliminar este filtro guardado, necesitará cambiar
la propiedad Origen del registro.
Filtro, orden y agrupamiento de registros en la vista Presentación

Como vio en el capítulo anterior, algunas de las características más útiles de los informes de
Access son la capacidad de filtrar, ordenar y agrupar registros con base en el valor de uno o más
campos. Después de usar una de estas características, puede resumir la información de muchas
maneras para ilustrar tendencias y extraer conclusiones. Estos resúmenes suelen ser críticos para
los procesos de toma de decisiones en los negocios, y Access puede hacer casi todos los cálculos
aritméticos por usted. Puede realizar todas esas tareas con el informe en la vista Presentación,
donde puede ver de inmediato los resultados.
Si tiene un informe que se basa en una consulta que establece criterios para los registros,
puede usar ese filtro o establecer uno nuevo más adelante, en la vista Presentación. Puede
aplicar el filtro al establecer la propiedad Filtrar al cargar del informe en Sí, mientras se encuentra
en la vista Diseño. Pero puede también filtrar los registros mientras está viendo el informe en las
vistas Informe o Presentación.
Puede cambiar el orden en que se ha heredado el informe del origen de los registros.
Estos últimos pueden agruparse en tipos de campo Texto, Número, Fecha/Hora, Moneda o
Autonumérico, o en expresiones que contienen esos valores de campo. Access puede anidar
hasta diez niveles de orden y agrupamiento, con cada grupo subordinado al anterior.
Dependiendo del tipo de datos del campo que está usando para agrupar los registros, puede
elegir diferentes opciones para las maneras de agrupar los registros. Por ejemplo, si el campo es
de tipo Texto, puede agrupar todo el valor o los primeros caracteres del valor. Los valores Fecha/
Hora pueden agruparse por cada valor o cualquier incremento de tiempo del valor: año, día,
hora, minuto, etcétera.
Filtro de registros en la vista Presentación

Para filtrar a partir del valor de un solo campo, haga clic con el botón derecho en el valor y elija
del menú de acceso directo. Por ejemplo, suponga que quiere filtrar Tarjeta Alfa Informe para
que sólo muestre informes de Puebla. Haga clic con el botón derecho en el campo que contiene
ese nombre, señale a Filtros de texto en el menú de acceso directo y luego elija Igual a. Si quiere
todos los informes, excepto los de Puebla, elija No es igual a, en el menú de acceso directo. Si
filtra a partir de un campo de número o de fecha, verá otras opciones para criterios. Son las
mismas opciones que vio en el capítulo 7 cuando filtró tablas en la vista Hoja de datos.
NOTA Si se le indica que no está disponible la vista Presentación para este informe, vaya a la Hoja
de propiedades del informe y cambie la propiedad Permitir vista Presentación a Sí.
Si quiere filtrar a partir de los valores en más de un campo del informe, necesita usar la
herramienta de filtro de las maneras siguientes:
1. Seleccione uno de los controles de cuadro de texto en el diseño del informe y, luego en
el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio, haga clic en el comando Filtro. Aparece un
menú desplegable con la lista de todos los valores del campo seleccionado en el informe,
con marcas de verificación que indican que aparecerán en el informe.
2. Haga clic en el botón Seleccionar todos para quitar las marcas de verificación de todos los
campos.
PARTE II
3. Marque las casillas junto a los valores que quiera incluir en el informe y haga clic en
Aceptar. Este menú también le da una opción de ordenar a partir del valor en el campo u
ordenar en los campos por los que está filtrando.
Puede crear un filtro más detallado al usar el comando Filtros de texto, en el menú
desplegable. Coloque el puntero sobre Filtros de texto para ver una lista de opciones, cada una
de las cuales abre un cuadro de diálogo donde puede especificar los criterios de filtro. Son las
mismas opciones que ve si hace clic con el botón derecho en el campo y elige Filtro de texto (o
de fechas o de número) en el menú de acceso directo.
Si guarda el informe con el filtro aún en su lugar, el filtro se guarda con el informe, pero
cuando abre el informe en la vista Informe o Presentación, el filtro no se aplica. Puede hacer clic
en el comando Alternar filtro para aplicar el mismo filtro. El comando Alternar filtro habilita y
deshabilita el filtro; no lo elimina.
Para eliminar el filtro en lugar de sólo deshabilitarlo, seleccione uno de los campos filtrados
y haga clic en el comando Filtro de nuevo. En el menú desplegable, haga clic en Quitar filtro
de nombre de campo. También puede simplemente hacer clic con el botón derecho en el campo
y elegir el mismo comando en el menú de acceso directo. Si quiere cambiar el filtro, seleccione
de nuevo el campo filtrado y haga clic en el comando Filtro y haga los cambios en el menú
desplegable.
Cambio del criterio de ordenación

Puede eliminar o volver a aplicar el orden heredado del origen de los registros al establecer la
propiedad Ordenar por del informe. Elija No para eliminar el orden o Sí para volver a aplicarlo.
Si quiere usar el orden heredado, también debe establecer la propiedad Filtro en No.
También puede cambiar el criterio de ordenación en la vista Informe o Presentación a un
campo diferente o más de un campo.
Trabajo en la vista Presentación

Para ordenar por valores de campo mientras se encuentra en la vista Presentación, haga clic con
el botón derecho en cualquier valor del campo y elija una opción de orden en el menú de acceso
directo. Si el campo contiene texto, sus opciones son Ordenar de A a Z u ordenar de Z a A. Un
campo de fecha tiene las opciones para ordenar de más antiguo a más reciente u ordenar de más
reciente a más antiguo. Los números pueden ordenarse de menor a mayor o de mayor a menor.
Con este método sólo puede ordenar a partir de un campo. Si quiere usar más de un campo
para ordenar, use la propiedad Ordenar por o el panel Agrupación, orden y total, como se
describe en la sección “Adición de secciones de grupo” adelante en este capítulo.
Establecimiento de la propiedad de orden del informe

Para ordenar los registros en el informe en un orden diferente del de la tabla o la consulta,
establezca la propiedad Ordenar por al cargar del informe en Sí y su propiedad Ordenar por de
la manera siguiente:
• Para ordenar de manera ascendente los registros a partir de los valores de un
campo, escriba el nombre del campo entre corchetes seguido por ASC; por ejemplo,
[Código]ASC.
• Para ordenar de manera descendente los registros a partir de los valores de un campo,
escriba el nombre de campo encerrado entre corchetes seguido por DESC; por ejemplo,
[Apellido]DESC.
• Para ordenar de manera ascendente o descendente los registros a partir de los
valores de más de un campo, escriba cada nombre de campo encerrado entre
corchetes seguido por ASC o DESC y separado por comas. Por ejemplo, el parámetro
[Código]ASC,[Fecha]DESC ordena primero por el campo Código de manera
ascendente y luego por la fecha, de manera descendente.
PARTE II
Si no especifica ASC ni DESC, Access usa automáticamente el orden ascendente. El nuevo
valor sobrescribe el orden heredado sin afectar el origen de datos. Asegúrese de establecer la
propiedad Ordenar por al cargar en Sí para aceptar el nuevo orden.
NOTA Si crea el informe con el Asistente para informes y especifica un criterio de orden,
sobrescribe el orden heredado. Aún puede cambiar el orden en la vista Presentación, si cambia de
opinión.
Adición de secciones de grupo

Para ilustrar la agrupación de registros en un informe, cree un nuevo informe basado en la
consulta creada en el capítulo 13 que sólo extrae los registros con un valor en el campo Código.
Esto elimina los registros de Entrada Alfa que no están relacionados con un posible delito. La
consulta Entrada Alfa por código contiene la expresión <>0 en la fila Criterios de la columna
Código en la cuadrícula. Después de arrastrar los nombres de campo relevantes del panel Lista
de campos a la sección Detalle del nuevo informe Entradas por año, elimine las etiquetas y
acerque los cuadros de texto entre sí. Puede colocar las etiquetas en la sección Encabezado de
grupo más adelante. Ahora puede proceder a agrupar los registros por año en que el incidente se
reportó.
Para agregar una sección de grupo a este informe, abra el informe en la vista Presentación,
y en el grupo Agrupación y totales, de la ficha Formato, haga clic en el comando Agrupar y
ordenar. Esto abre el panel Agrupación, orden y total, debajo del diseño del informe, que se usa
para establecer el orden y elegir el campo de expresiones en que quiere agrupar. También puede
especificar totales con este panel.
Para agrupar los registros, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botón Agregar un grupo, para agregar una nueva lista al panel que pueda
desplegar una lista de campos disponibles.
2. Haga clic en el botón Agrupar en y seleccione Fecha, en el menú de acceso directo.
3. Haga clic en el botón De más antigua a más reciente, y luego en Más.
PARTE II
NOTA El grupo orden y el panel total tienen flechas hacia arriba y hacia abajo en la esquina
superior derecha que permiten regresar a una selección previa
4. Para establecer el intervalo de agrupación, haga clic en la flecha hacia abajo Por valor
completo y marque Por año, en la lista desplegable, y haga clic en el panel Agrupación,
orden y total para cerrar la lista. Si está agrupando por un campo de texto o número,
las opciones coincidirán con el tipo de datos. También puede crear un agrupamiento
personalizado al hacer clic en Personalizado, y elegir Por: en las opciones.
Con un campo Fecha, tiene la opción de minutos, horas o días y puede especificar
cuántos incluir en el grupo.
5. Haga clic en la flecha hacia debajo de Sin totales y seleccione núm. de entrada en la lista
Total de, y acepte Incluir registros como Tipo. Luego marque las opciones Mostrar Total
general y Mostrar en pie de grupo.
NOTA Si quiere que los totales del grupo se representen como un porcentaje de total, seleccione
Mostrar totales de grupo como % de Total general.
6. Si quiere agregar un título especial al campo que está resumiendo, haga clic en el texto
azul que se encuentra después de las palabras con título e ingrese Año reportado: en el
cuadro Zoom, y luego haga clic en Aceptar.
7. Las otras opciones son:
• Sin una sección de encabezado (o con ella).
• Sin una sección de pie (o con ella).
• Mantener junto el grupo en una página, No mantener junto el grupo en una página y
Mantener el encabezado y el primer registro juntos en una página.
8. Elija incluir una sección de encabezado y una de pie, y luego haga clic en Menos cuando
haya terminado de establecer las opciones.
9. Para ordenar los registros dentro del grupo, haga clic en el botón Agregar un orden, elija
PARTE II
Fecha, en la lista desplegable; mantenga el orden del más antiguo a más reciente.
10. Si quiere agregar otro grupo dentro del que construyó, haga clic en de nuevo en el botón
Agregar un grupo.
11. Haga clic en el botón Cerrar del panel Agrupación, orden y total, para regresar a la vista
Presentación del informe para ver los resultados de la agrupación.
NOTA Si quiere eliminar el nivel del grupo seleccionado, haga clic en el botón Eliminar (x) del
panel Agrupar.
Antes de revisar el informe en la vista Presentación, use el control Etiqueta para agregar las
etiquetas de campo a las secciones Encabezado del informe y Pie del informe. Luego agregue
las etiquetas de campo a la sección Encabezado de página con la fuente en Negrita. En la figura
14-7 se muestra el informe completado en la vista Diseño.
Ahora cambie a la vista preliminar para ver el aspecto que tendrá el informe cuando se
imprima (véase la figura 14-8).
Como vio en los pasos anteriores, las opciones de agrupamiento varían con el tipo de campo
seleccionado o la expresión ingresada en la lista de selección de campos. El número ingresado
en la opción Personalizado, en la configuración Intervalo de grupo específica el intervalo o el
número de caracteres a partir del cual se agrupará. Por ejemplo, tal vez quiera agrupar registros
por valores en un campo moneda con incrementos de $50. Seleccione Personalizado en la lista
desplegable de intervalos de grupo y escriba 50 como intervalo. El primer grupo incluirá los
valores de $0 a $49, el segundo de $50 a $99, etcétera.
NOTA Las secciones Encabezado de grupo y Pie de grupo también tienen propiedades Mantener
junto, establecidas en la Hoja de cálculo de la vista Diseño, que son un poco diferentes de las
propiedades de agrupación establecidas en el panel Agrupación, orden y total. Las propiedades de
grupo se refieren a todo el grupo, mientras que las de sección sólo se refieren a las de sección. Sin
embargo, si quiere que la propiedad Mantener junto se aplique, también deben establecerse en Sí
las propiedades Mantener junto de la sección.
Las opciones Agrupar en, del panel Agrupación, orden y total, varían con el tipo de campo
seleccionado o la expresión ingresada en la lista desplegable Agrupar en.
Numeración de elementos en un informe

A veces resulta práctico numerar los elementos de un informe para que pueda hacer referencia a
un artículo usando un número único; por ejemplo, numerar artículos puede ser de ayuda a llevar
FIGURA 14-7 El diseño del informe Entradas por año
registro de un tema, si está participando en una teleconferencia y necesita asegurarse de que

todos están hablando acerca del mismo artículo. Para numerar los elementos, haga lo siguiente:
1. Agregue un control de cuadro de texto calculado a la sección de detalles, en una posición
importante, a la izquierda de los datos del registro.
2. Elimine la etiqueta del nuevo cuadro de texto.
3. Haga doble clic en el nuevo control para abrir su hoja de propiedades y cambie la
propiedad Origen de control a la expresión =1.
4. Establezca la propiedad Suma continua en Sobre todo, con incrementos en el valor de
cuadro de texto calculado de 1 para cada registro en la sección de detalle.
Esto también funciona para registros agrupados. Para numerar los registros de cada grupo
por separado, agregue el control calculado a la sección de detalles, pero establezca la propiedad
Suma continua en Sobre grupo en lugar de Sobre todo.
PARTE II
FIGURA 14-8 El informe Entradas por año en vista preliminar
Modificación y adición de grupos

Para cambiar el orden de los registros en un informe no agrupado o de los grupos en un informe
agrupado, abra el informe en la vista Presentación y haga clic en el comando Agrupar y ordenar,
del grupo Agrupación y totales, de la ficha Formato, para abrir el panel Agrupación, orden y total.
Si quiere cambiar los niveles de agrupación de los grupos existentes, haga clic en el
selector de fila del grupo que quiere mover. Luego haga clic en los botones Subir o Bajar
del selector de fila del grupo. También puede arrastrar la fila a la posición deseada en la lista de
agrupaciones. Si los grupos que mueve tienen encabezados o pies, Access los mueve, junto con
todos los controles que contienen, a la nueva posición en el diseño del informe. Después del
desplazamiento, es posible que los controles necesiten algún ajuste.
Para cambiar el campo o la expresión por el que están agrupados los registros, selecciónelo
y elija otro campo de la lista desplegable o ingrese una expresión diferente. Si quiere agregar un
nivel de agrupación, haga clic en la siguiente fila vacía Campo/Expresión y elija el campo de la
lista desplegable o ingrese una expresión.
Para eliminar una agrupación, haga clic en el botón Eliminar, en el selector de fila u oprima
SUPR. Si el encabezado o el pie de grupo contienen controles, verá un mensaje de advertencia que
le pregunta si quiere continuar.
Adición de un segundo nivel de agrupación

Para ver cómo puede agregar un segundo nivel de agrupación, abra el informe Entradas por año
en la vista Diseño y agrúpelo por trimestre, dentro del grupo de año, al hacer lo siguiente:
1. Haga clic en el comando Agrupar y ordenar, del grupo Agrupación y totales, de la ficha
Formato.
2. Luego, en el panel Agrupación, orden y total, haga clic en el botón Agregar un grupo y
elija Fecha en la lista desplegable de campos disponibles.
3. Elija agrupar Por trimestre y deje el intervalo de grupo en 1.
4. Haga clic en Más y elija mostrar el encabezado del grupo pero no el pie de grupo.
5. Cierre el panel Agrupación, orden y total.
6. Agregue un cuadro de texto independiente en el extremo izquierdo de la sección
Encabezado fecha e ingrese la expresión =”Trim: “& Parcfecha(“t”,[Fecha]) en su
cuadro de propiedades Origen del control.
7. Abra la hoja de cálculo y, en la ficha Formato, cambie la propiedad Ocultar replicados del
cuadro de texto a Sí.
8. Guarde el informe como Entradas por trimestre y cambie a vista preliminar para ver el
informe cambiado.
PARTE II
En la figura 14-9 se muestra una vista preliminar del informe que ahora agrupa a los
registros de Entrada Alfa por el año en que se informó la entrada, y luego por trimestre. También
puede editar el título del informe para que concuerde.
FIGURA 14-9 Vista preliminar del informe Entradas por trimestre

SUGERENCIA La función ParcFecha extrae una parte específica de un valor de fecha existente.
Consulte “Símbolos de formato personalizados”, en la Referencia rápida del CD para conocer más
detalles.
Impresión de un índice alfabético
Al combinar las configuraciones Agrupar e Intervalo de agrupamiento, puede crear una lista
alfabética de elementos agrupados por el carácter inicial. Por ejemplo, para crear una lista como
la mostrada en la figura 14-10, haga lo siguiente:
1. Seleccione la tabla Lista de nombres, en el Panel de exploración y, en el grupo Informes
de la ficha Crear, haga clic en el comando Informe en blanco.
2. Coloque el campo Apellido en la sección Detalle y elimine la etiqueta adjunta.
3. Reduzca la sección Detalle para que sólo muestre el control Apellido.
4. En el grupo Agrupación y totales de la ficha Formato, haga clic en el comando Agrupar y
ordenar.
5. En el panel Agrupación, orden y total, haga clic en la flecha hacia abajo Por valor entero y
elija Por el primer carácter.
En la figura 14-11 se muestra el diseño del informe completado, además del panel
Agrupación, orden y total.
PRECAUCIÓN Tenga cuidado de evitar el uso de la palabra “Nombre” como nombre de campo.
Access reserva esta palabra como nombre del objeto actual. Si usa la expresión =Izq([Nombre],1)
en el encabezado del grupo, verá “M” (la primera letra del nombre del informe) en todos los
encabezados de grupo. Hay muchas palabras reservadas más en el lenguaje de Access, como
campo, formulario, informe, tabla y consulta.
Ocultamiento de duplicados y otros consejos
Los valores duplicados que aparecen en la sección de detalles pueden hacer que un informe
parezca amontonado. Por ejemplo, un informe que agrupa los registros de Entrada Alfa por
código mostraría varios registros con el mismo valor de código. Tiene dos maneras de aliviar este
problema: mover el campo Código a la sección Encabezado del grupo, donde se imprimiría una
vez, o dejarlo en la sección Detalle y cambiar la propiedad de formato Ocultar replicados a Sí:
Otras dos propiedades son útiles cuando imprime informes con campos Memo que
podrían incluir una cantidad variada de datos, o posiblemente ninguno. Al cambiar la propiedad
Autocomprimible a Sí, se evita que se muestren líneas en blanco cuando no se presentan valores
en el campo. Al cambiar Autoextensible a Sí, permitirá que el valor del campo se expanda, si es
necesario.
Adición de un subinforme
Un subinforme es un informe completo por sí mismo y está insertado en otro informe, llamado
informe principal. Un informe principal puede ser unido o independiente. Un informe principal
unido está basado en una tabla o consulta, y sus subinformes contienen información relacionada.
Por ejemplo, el informe principal podría contener detalles acerca del negocio en el año, mientras
el subinforme podría mostrar gráficas y diagramas que presentan resúmenes e ilustran los
números del informe principal. Un informe principal dependiente también podría tener dos
o más subinformes que proporcionen información paralela pero que sólo se relacionen con el
informe principal y no entre sí.
Un informe principal independiente no está basado en una tabla o consulta, pero puede servir
como contenedor para uno o más subinformes. Por ejemplo, tal vez produzca un informe anual
PARTE II
FIGURA 14-10 Impresión de una lista de nombres en orden alfabético
con una página de título con alguna información de presentación, y los subinformes contienen
información paralela, no relacionada entre sí, acerca del negocio durante el año anterior.
Un informe principal puede incluir todos los subinformes y subformularios que sea
necesario. También puede agregar hasta dos niveles de subinformes. Un subinforme de
primer nivel puede contener otro subinforme o un subformulario. Si el primer nivel es un
subformulario, sólo puede contener otro subformulario, no un subinforme, como segundo nivel.
FIGURA 14-11 Revisión del diseño del informe Lista de miembros
Creación de un control de subinforme

Puede utilizar la herramienta Subformulario/Subinforme, en el grupo Controles, de la ficha
Diseño, para crear un nuevo subinforme en el diseño del informe actual. El Asistente para
subformulario/subinformes crea el subinforme con base en sus selecciones en una serie de
cuadros de diálogo. También guarda el subinforme terminado como un informe separado cuyos
nombres aparecen en la ficha Informes de la ventana Base de datos.
Como ejemplo de la creación de un nuevo subinforme, agreguemos información de Entrada
Alfa al informe Tarjeta Alfa, relacionando los dos informes por medio del campo Índice. Sólo
para estar seguro, guarde el informe Tarjeta Alfa con un nombre diferente, antes de agregar el
subinforme de manera siguiente:
1. Seleccione Tarjeta Alfa informe, en el Panel de exploración.
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y señale Guardar como. En el grupo Guardar el
objeto de base de datos como, haga clic en el botón Guardar objeto como.
3. Ingrese el nuevo nombre, Tarjeta Alfa con subinforme, en el cuadro de diálogo Guardar
como y haga clic en Aceptar.
Para crear el subinforme que contiene información de Entrada Alfa relacionada, haga lo
siguiente:
1. Abra el informe Tarjeta Alfa con subinforme en la vista Diseño.
2. Aumente la altura de la sección Detalles al arrastrar hacia abajo la barra Pie de página y
mover la línea hacia la parte inferior para hacer espacio al subinforme.
3. En el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en la herramienta Subformulario/
Subinforme y haga clic en el diseño de informe, entre la última fila de controles y la
línea que se encuentra en la parte inferior de la sección Detalle. Access dibuja un marco
PARTE II
cuadrado en el diseño del informe y abre el primer cuadro de diálogo, donde puede
seleccionar un informe o formulario existente como subinforme, o crear uno nuevo
basado en una tabla o consulta.
NOTA También puede dibujar un marco personalizado de subinforme al tamaño deseado antes de
soltar el botón del mouse y empezar el asistente.
4. Elija Usar tablas y consultas existentes, para crear el nuevo subinforme y luego haga clic
en Siguiente.
5. En el siguiente cuadro de diálogo, seleccione la tabla Entrada Alfa, de la lista desplegable
Tablas/Consultas; luego haga clic en la doble flecha hacia la derecha (>>) para seleccionar
todos los campos, y luego haga clic en Siguiente.
6. Acepte el vínculo que sugiere el asistente, que vincula el informe con el subinforme
mediante el campo Índice. Luego haga clic en Siguiente.
7. Acepte Entrada Alfa subinforme como nombre del informe, o ingrese un nombre
diferente, como Entradas Alfa, y luego haga clic en Finalizar para regresar a la vista
Diseño del informe principal.
8. Elimine la etiqueta del subinforme, si es necesario, y luego mueva y cambie el tamaño del
control del subinforme, según sea apropiado.
En la figura 14-12 se muestra una vista preliminar del informe con el subinforme. El estilo
adoptado por el subinforme depende del estilo que se haya determinado más recientemente. El
estilo de su subinforme podría ser diferente. Como se aprecia en la vista preliminar, puede hacer
varios ajustes al subinforme para mejorar su aspecto. Por ejemplo, podría ocultar el campo Índice
y dispersar los controles restantes para abrir espacio a la información de Entrada. Además, el
campo Código no necesita tanto espacio, de modo que puede ajustarlo aquí también.
Inserción de un subinforme existente

Para usar un informe existente como subinforme, asegúrese de que las tablas o consultas estén
relacionadas apropiadamente con las usadas por el informe principal, luego abra el Asistente
para subinformes. En lugar de elegir Usar tablas y consultas existentes en el primer cuadro de
diálogo del asistente, elija Usar un formulario o informe existente, y luego seleccione el informe
o el formulario deseado de la lista de desplegable de todos los informes y formularios en la base
de datos actual. Siga las instrucciones en los cuadros de diálogo restantes del asistente.
Vinculación del informe y el subinforme

Si inserta el subinforme en un informe unido, las tablas deben estar vinculadas de modo que
ambos informes contendrán los datos correspondientes. Necesita establecer los vínculos en la
ventana Relaciones antes de tratar de insertar el subinforme.
PARTE II
FIGURA 14-12 Vista preliminar del nuevo subinforme
Cuando use el asistente para crear un subinforme o cuando arrastre el nombre de

un informe o una hoja de datos existente desde el Panel de exploración, Access vinculará
automáticamente el informe y el subinforme principal, si se cumple una de las siguientes
condiciones:
• El informe está basado en tablas relacionadas.
• El informe principal tiene una clave principal y la tabla del subinforme contiene un
campo con el mismo nombre y del mismo tipo de datos o uno compatible.
• Ambos informes están basados en consultas cuyas tablas cumplen cualquiera de estas
mismas condiciones.
Los campos vinculados deben incluirse en los orígenes de datos, pero no tiene que
mostrarlos en ningún informe. El asistente incluye automáticamente campos vinculados, aunque
usted no los seleccione de la Lista de campos.
Si, por alguna razón, el asistente no ha vinculado las tablas de manera apropiada, puede
establecer las propiedades al hacer lo siguiente:
1. Abra el informe principal en la vista Diseño.
2. Seleccione el control subinforme y abra la Hoja de propiedades.
3. Ingrese el nombre del campo de vinculación en el subinforme, en el cuadro de
propiedades Vincular campos secundarios.
4. Ingrese el nombre del campo de vinculación en el informe principal en el cuadro de
propiedades Vincular campos principales.
SUGERENCIA Debe usar el nombre del campo, no el del control. Si no está seguro acerca de los
nombres de campo, haga clic en el botón Generador (…), que se encuentra junto a una de las
propiedades de vinculación, para abrir el cuadro de diálogo Vinculador de campos de subinforme.
Haga clic en Sugerir, para ver las mismas sugerencias de vinculación presentadas por el Asistente
para subinformes.
También puede vincular a partir de más de un campo, al ingresar los nombres de campo
en la Hoja de propiedades, separadas por puntos y coma, o al seleccionar los nombres de
campo en el cuadro de diálogo Vinculador de campos de subinforme.
Modificación del control de un subinforme

Lo primero que tal vez quiera hacer con un nuevo control de subinforme es editar o eliminar la
etiqueta de control adjunta, en la vista Diseño del informe principal. Luego haga los cambios en
el diseño del subinforme para que coincida con el estilo y la organización de los controles en el
informe principal.
Puede hacer modificaciones al diseño de un subinforme al igual que lo haría con cualquier
otro informe. Puede trabajar en la ventana Diseño del informe principal, o, en el grupo
Herramientas, de la ficha Diseño, hacer clic en el comando Subinforme en nueva ventana, para
trabajar sólo en él.
Los controles del subinforme comparten muchas propiedades con otros tipos de controles;
por ejemplo, las propiedades de tamaño y posición, además de las de efectos especiales y borde.
Como opción predeterminada, la propiedad Autoextensible está establecida en Sí y la propiedad
Autocontraíble en No. Además de las propiedades de campo de vínculos, el subinforme tiene
una propiedad Nombre, que incluye el nombre con el que guardó el archivo o el que ingresó en
el cuadro de diálogo Asistente para subinforme o Asistente para subformulario.
La propiedad Objeto de origen es única de los subinformes y los subformularios y contiene
el tipo y nombre del objeto; por ejemplo, la propiedad Objeto de origen del subinforme en
Tarjeta Alfa con subinforme es Informe.Entradas Alfa.
Diseño de un informe de varias columnas

También puede organizar información en un informe empleando columnas. Cuando la
información está organizada en una distribución tabular, es fácil revisar una columna de datos
y comparar los valores de diferentes registros. Organizar la información en columnas facilita
concentrarse en registros individuales, porque todos los datos de un registro se agrupan juntos.
El Asistente para informes le da la opción de elegir entre la distribución tabular o en
columna, en uno de los cuadros de diálogo. Al elegir En columnas, se crea un informe con los
campos organizados en una sola columna en la página. Con el uso de Configurar página, puede
PARTE II
cambiar la distribución para incluir todas las columnas que quepan en la página. Por ejemplo,
si reorganiza y cambia el tamaño de los controles en el diseño de un informe, puede reducir el
ancho de una columna a 5 cm, y luego especificar tres columnas en la página. En la figura 14-13
se compara el informe en columnas creado por el Asistente para informes con los mismos datos
en un informe de columnas de periódico.
FIGURA 14-13 Comparación entre informes en columnas

Puede colocar controles en cualquier lugar de la página o en las secciones Encabezado

del informe o Pie del informe, porque abarcan todo el ancho de la página cuando imprime el
informe. Si agrupó los registros, el encabezado y el pie del informe, además de la sección Detalle,
sólo abarcan el ancho de la columna. Así, coloque los controles que quiera en las secciones del
grupo, dentro del ancho que permita para la columna.
Cuando diseñe un informe de varias columnas, use la siguiente fórmula como guía para el
diseño de página:
(Ancho de columna * Número de columnas) + (Espacio entre columnas * (Número de
columnas –1)) + Margen derecho + Margen izquierdo <= Ancho del papel
En primer lugar, cree el informe Lista de nombres a partir de la tabla Lista de nombres,
con el Asistente para informes, eligiendo el diseño Columnas. Luego haga lo siguiente para
crear este informe de tres columnas:
1. Con el informe abierto en la vista Presentación, y luego, en el grupo Diseño de
página, de la ficha Configurar página, haga clic en el comando Columnas. Aparece
ahora el cuadro de diálogo Configurar página, de tres fichas.
2. Haga clic en la ficha Columnas y cambie el número columnas a 3.
3. Deje Espacio entre columnas en la opción predeterminada, 0.635 cm. Si dejó algún
espacio entre el control de botón en la sección Detalle y el límite inferior de la sección,
también puede dejar Espacio entre filas en 0.
4. En el grupo Tamaño de columna, establezca el ancho en 5 cm. También puede establecer
el alto o usar el alto dibujado en la vista Diseño.
5. Elija Aceptar. Si se encuentra en vista preliminar, el informe muestra el nuevo diseño. Si

no, cambie a vista preliminar para ver el aspecto del informe.
SUGERENCIA Si el diseño del informe excede el ancho de la página, Access despliega una
advertencia cuando trata de cambiar a la vista preliminar. Entonces puede ingresar un ancho de
columna más pequeño, reducir el espacio entre columnas o reducir el tamaño de los márgenes
laterales. Si reduce el ancho de la columna, asegúrese de cambiar los controles en el grupo y la
sección Detalle para ajustarlo.
La ficha Columnas del cuadro de diálogo Configurar página también muestra la opción
Diseño de columna, donde puede elegir el orden en que los registros se distribuyen en la página.
La opción predeterminada es Hacia abajo y después a lo ancho, que coloca los registros hacia abajo
en la primera columna de la página, hasta la parte inferior de ésta, y luego se mueve a la segunda
columna, etc. La opción alterna es A lo ancho y después hacia abajo, que coloca los registros en la
primera fila hasta el margen derecho de la página y luego pasa a la segunda fila, etcétera.
Agrupamiento de registros en un informe de varias columnas

Cuando crea un informe de varias columnas con niveles de agrupamiento, mantiene los grupos
PARTE II
juntos en una fila o columna, dependiendo de la configuración de Diseño de columna, cuando se
imprime el informe. También puede hacer que un grupo empiece en una nueva fila o columna al
establecer combinaciones de propiedades de grupo e informe.
Inicio de un grupo en una nueva fila o columna

Si agrupó los registros del informe y quiere separar cada grupo cuando se imprima el informe,
puede pedir a Access que empiece una nueva columna o fila con cada nuevo grupo al establecer
la propiedad Nueva fila o columna de la sección Grupo (encabezado o pie). Sus opciones son las
siguientes:
• Ninguno Deja el valor del cuadro de diálogo Configurar página y el espacio disponible
en la página determina la manera en que se divide la fila o columna.
• Antes de la sección Inicia la impresión de la sección de grupo (por lo general el
encabezado) en una nueva fila o columna, y luego imprime la siguiente sección (por lo
general la sección Detalle) en la misma fila o columna.
• Después de la sección Empieza la impresión de la sección del grupo en la fila o
columna actual, y luego imprime la siguiente sección en una nueva fila o columna. Esta
opción puede usarse para imprimir los encabezados de grupo solos en la primera fila o
columna, y luego imprimir la sección Detalle en la segunda fila o columna.
• Antes y después Empieza la impresión de la sección de grupo en una nueva fila o
columna, y luego imprime la siguiente sección en una nueva fila o columna. Esta opción
puede usarse para que la información de la sección Encabezado de grupo quede aparte
de la información de la sección Detalle.
Tal vez tenga que jugar con las combinaciones de las opciones Diseño de columnas en la
ficha Columnas del cuadro de diálogo Configurar página y la propiedad de sección de grupo
Nueva fila o columna para obtener el efecto que desee en el informe.
Cómo mantener juntos los grupos en filas y columnas

A principio de este capítulo vio cómo mantener los datos juntos en una página al establecer las
propiedades de agrupación en el panel Agrupación, orden y total, y al establecer propiedades de
informe en la Hoja de propiedades. Si organizó los registros en columnas y quiere mantener el
grupo junto, haga lo siguiente:
1. En la vista Diseño, en el grupo Agrupación y totales, de la ficha Diseño, haga clic en el
comando Agrupar y ordenar para abrir el panel.
2. Haga clic en el nivel de grupo que quiere mantener junto y establezca la opción Mantener
todo el grupo junto en una página.
3. Abra la Hoja de propiedades del informe y cambie la propiedad mantener junto el grupo
a Por columna.
NOTA Si establece la opción Diseño de columna, en la ficha Columnas del cuadro de diálogo
Configurar página, en A lo ancho y después hacia abajo, el grupo se mantiene junto en una fila.
El valor Hacia abajo y después a lo ancho mantiene el grupo junto en una columna.
Impresión de etiquetas de correspondencia y sobres

Las etiquetas se usan para muchos propósitos: direcciones de correo, etiquetas de nombre y
discos, marcas de libros (como “De la biblioteca de…”). Debido a que las etiquetas suelen ser
más pequeñas que una hoja de papel, puede imprimir muchas de ellas en una página. Esto lleva
a un diseño de informe de varias columnas por página. La impresión de etiquetas es tan común
que Access proporciona un Asistente para etiquetas especial que le ayuda con el diseño.
Después de que crea el diseño de etiquetas, también puede usarlo para imprimir direcciones
en sobres, con unos cuantos cambios al diseño de página. Con el uso del Asistente para
etiquetas, puede crear su propio tamaño y diseño personalizados de etiquetas y guardarlos para
usarlos de nuevo.
Uso del asistente para etiquetas

En uno de la serie de cuadros de diálogo del Asistente para etiquetas, puede seleccionar de
una larga lista de diseños de etiqueta predefinidos que coinciden con etiquetas disponibles
comercialmente. Puede preparar etiquetas para impresión en impresoras de alimentación
continua o por hojas. El Asistente para etiquetas le ayuda con cada etapa del diseño de etiquetas,
incluida la elección del diseño, el cambio del aspecto del texto, la adición de datos de campo
a una etiqueta prototipo e incluso el ofrecimiento de ordenar las etiquetas por usted antes de
imprimir.
Para crear etiquetas de correspondencia, haga lo siguiente:
1. Seleccione Lista de nombres en el Panel de exploración y luego, en el grupo Informes de
la ficha Crear, haga clic en la herramienta Etiquetas.
2. En el primer cuadro de diálogo, establezca las siguientes opciones:
• Seleccione la Unidad de medida deseada: Inglesa o Métrica.
• Seleccione el Tipo de etiqueta: Hojas sueltas o Continua.
• Seleccione la marca de la etiquetas de la lista desplegable Filtro por fabricante.
• Elija el tamaño de etiqueta deseado de la lista Número de producto. Las dimensiones
se especifican con el alto multiplicado por el ancho.
• Si quiere crear un tamaño de etiqueta personalizado, haga clic en el botón
Personalizar.
• Si ha creado algunos tamaños de etiqueta personalizados, puede elegir Mostrar
tamaños personalizados para ver la lista.
PARTE II
3. Haga clic en Siguiente para abrir el segundo cuadro de diálogo, donde puede seleccionar
el tamaño, nombre y espesor de la fuente, además del color del texto. Aquí también se
encuentran las opciones Cursiva y Subrayado.
NOTA Esta configuración aplica a todo el texto en la etiqueta. Después puede cambiar líneas de
texto individualmente en la vista Diseño. Por ejemplo, tal vez desee el texto del campo dirección
en cursivas, pero no la dirección.
4. Haga clic en Siguiente para continuar. El próximo cuadro de diálogo del Asistente para
etiquetas despliega un prototipo de etiqueta en blanco, donde usted organiza los datos.
• Para mover un campo a la etiqueta prototipo, haga doble clic en el nombre del campo,
en la lista Campos disponibles, o selecciónelo y haga clic en la flecha que señala a la
derecha (>).
• Para eliminar un campo de la etiqueta prototipo, seleccione el campo y oprima SUPR.
• Para pasar a la siguiente línea, oprima ENTER.
• Ingrese espacios, signos de puntuación y otras características que sean necesarias, a
medida que coloca los campos.
5. Después de que ingrese el nombre y el apellido, oprima ENTER para pasar a la siguiente
línea de la etiqueta.
6. Access une automáticamente los valores en los campos y recorta los espacios de los
nombres y direcciones. Tome en cuenta los espacios entre los nombres de campos y la
coma ingresada entre los campos Ciudad y Estado.
7. Haga clic en Siguiente para pasar al próximo cuadro de diálogo, donde puede elegir que
se ordenen los registros antes de imprimir las etiquetas. Haga clic en Siguiente para pasar
al próximo cuadro de diálogo del Asistente para etiquetas, donde usted ingresará un
nombre para el diseño de la etiqueta.
NOTA Si no especifica un orden, las etiquetas se organizan en el mismo orden que la tabla de
origen, ascendente, con base en el primer campo de la tabla. Si el informe de etiquetas está basado
en una consulta, las etiquetas se organizan en orden ascendente con base en el campo del extremo
izquierdo de la cuadrícula.
En la figura 14-14 se muestra una vista preliminar de las nuevas etiquetas para Lista de
nombres, usando el tamaño de etiqueta Avery 5160. Las etiquetas están ordenadas por Apellido.
SUGERENCIA Es una buena idea imprimir una página de las nuevas etiquetas en papel simple
y compararlo con su paquete de etiquetas, antes de dedicarse a imprimir muchas páginas de
etiquetas en hojas costosas.
Manipulación de datos de texto

En el grupo Vistas de la pestaña Formato, haga clic en Ver y elija Vista de diseño para ver la nueva
Lista de nombres de etiquetas en Vista de diseño.
Puede ver la forma en que el Asistente para etiquetas ha creado los controles de cuadros
de texto calculados. El Asistente para etiquetas combinó los valores de texto en expresiones
especiales utilizando el operador de conjunción (&) y la función Trim. El operador de conjunción
sirve para combinar los valores del campo con cualesquiera otros caracteres que usted desee,
entrecomillados. La función Trim muestra el valor del campo sin espacios al principio o al final.
PARTE II
FIGURA 14-14 Vista preliminar de las nuevas etiquetas

Otras funciones de texto también son útiles cuando se combinan valores de texto. Además
de la función Recortar, la función RecortarIzq elimina sólo los espacios iniciales, mientras que la
función RecortarDer elimina sólo los espacios finales. Asegúrese de agregar espacios entre los
nombres de campo y los caracteres literales en la misma línea de la etiqueta prototipo o todos los
caracteres quedarán juntos.
La función Izq usada antes cuando se creó el informe de lista alfabética, le permite desplegar
sólo los primeros caracteres del valor de texto. El número de caracteres que habrá de desplegarse
se especifica como el segundo argumento de la instrucción de función. La función Der despliega
los últimos caracteres.
Puede crear sus propias expresiones de control calculado para combinar valores de texto
empleando estas herramientas y funciones. Escriba la expresión en el cuadro de propiedad
Origen del control, del cuadro de texto calculado, o directamente en el control en el diseño.
Siempre empiece la expresión con un signo de igual (=). He aquí algunos ejemplos de
expresiones que puede usar en controles calculados colocados en formularios e informes:
• =”Ninguno” Despliega Ninguno.
• =”Sr./Sra. “ & [Nombre] & “ “ & [Apellido] Despliega el nombre y apellido precedido
por Sr./Sra. y un espacio.
• =Recortar([Ciudad]) Despliega el campo Ciudad sin espacios antes o después.
• =Izq([Apellido],3) Despliega los primeros tres caracteres del campo Apellido.
• =IIf(EsNulo([MI]),[Nombre]&” “&[Apellido],[Nombre]&” “& [MI]&”
“&[Apellido] Usa la función IIf para probar si el campo MI tiene un valor nulo. Si el
campo es nulo, sólo se despliega el nombre y el apellido. Si el campo no es nulo, se
despliegan los tres valores del campo. Todos los valores están separados por espacios.
Impresión de direcciones en sobres

Para imprimir las direcciones en sobres, puede usar el mismo diseño de informe que creó para
imprimir las etiquetas. Todo lo que necesita es cambiar las opciones de Configurar página
para que reflejen el tamaño y la organización diferentes de los controles. En primer lugar, guarde
el informe que creó para imprimir etiquetas con un nombre diferente, y luego abra el informe en
la vista Diseño y haga los cambios al texto en el informe.
Resumen
En este capítulo se cubrió el diseño de informes personalizados para muchos propósitos, pero
hay un número casi ilimitado de características y herramientas en el repertorio de Access. A
medida que trabaja con los diseños de informes y empieza a darse cuenta de lo versátil que
puede ser Access en la presentación de información de diversas maneras, tendrá un mayor
aprecio por este programa.
La última pieza restante de la recuperación y presentación de información incluye la
presentación gráfica, de manera tal que quien la ve puede realizar un análisis y detectar
tendencias de los datos. En el siguiente capítulo se analizan tres herramientas para hacer esto: el
Asistente para gráficos, el Asistente para tablas dinámicas y el Asistente para gráficos dinámicos.
El Asistente para gráficos le ayuda a crear gráficas y diagramas a partir de datos de Access, que
puede editar usando la aplicación Microsoft Graph. El Asistente para tablas dinámicas le ayuda
a crear tabla con el aspecto de hojas de cálculo a partir de datos de tabla de Access que puede
editar usando Excel. El Asistente para gráficos dinámicos presenta un análisis gráfico de los datos
en una tabla, consulta o formulario.
15
CAPÍTULO
Creación de diagramas y gráficas
L
as gráficas y los diagramas mejoran los datos presentados en formularios e informes al resumir
la información e ilustrarla en maneras fáciles de comprender. Con estas herramientas, el lector
puede analizar tendencias y hacer comparaciones. Access ofrece una amplia variedad de tipos
de gráficas, incluidas de columnas, de barras, de línea, circulares, de dispersión XY, de área y muchas
otras. Muchos de los tipos también pueden mostrarse en tres dimensiones. Si quiere que las gráficas
reflejen los valores en el registro desplegado, también puede vincular la gráfica a un campo en la
tabla o la consulta.
Creación de una nueva gráfica

Cuando decide agregar una gráfica a un formulario o un informe, primero debe comprender el
objetivo de la gráfica. ¿Quiere destacar tendencias en un periodo o completar los valores relativos
resumidos por grupos? Por ejemplo, suponga que el departamento de policía local está interesado
en reducir los crímenes violentos en un periodo de cuatro años. Este tipo de gráfica incluiría la
tabulación del número de delitos reportados durante cada año y desplegar los resultados con una
gráfica de columnas o de líneas.
La policía también está preocupada con las tasas de crímenes en diferentes áreas de la ciudad.
Este tipo de comparación puede ilustrarse con una gráfica de barras o columnas, o una gráfica
circular en que cada área está representada por un sector del círculo.
Otras decisiones que deben tomarse durante la etapa de planeación son si incrustar la gráfica
en el formulario o informe o si crear una gráfica independiente que puede estar disponible para más
de un formulario o informe. Si inserta la gráfica en el formulario o informe, puede vincular la gráfica
a los datos en la tabla o consulta y la gráfica cambiará para cada registro. Si quiere que la gráfica
permanezca igual mientras recorre los registros, deje la gráfica incrustada sin vincularse.
Si crea una gráfica en otra aplicación, como Excel, puede importar la gráfica a su formulario
o informe. En el grupo Importar, de la ficha Datos externos, haga clic en el comando Excel y
especifique el origen y destino de los datos. También puede hacer clic en el comando Marco de objeto
independiente, en el grupo Controles, para colocar el marco en el formulario o informe y luego
copiar la gráfica a ella.
465
SUGERENCIA La regla fundamental cuando diseña una gráfica o cualquier otro objeto orientado al
usuario, es mantenerlo simple. No sólo porque Access y otras aplicaciones de Office ofrecen todo
tipo de atracciones, esto no significa que necesita llenar sus productos con una gran cantidad de
elementos que puedan distraer del objetivo que persigue. Mantenga en mente el objetivo de la
gráfica mientras revisa las herramientas que ofrecen Access y Microsoft Graph.
La anatomía de una gráfica

Una gráfica está compuesta por elementos, algunos de los cuales se relacionan con los datos,
mientras que otros lo hacen con la estructura de la propia gráfica. En la figura 15-1 se muestra
una gráfica de columnas típica, basada en los datos tomados de la base de datos ejemplo
Northwind que viene con Access. Esta gráfica compara las ventas de seis categorías de productos
durante 2006.
Título del eje de valores Eje de valores (Y) Título de la gráfica Marcador de datos Línea de división
Marca de valor Eje de categorías (X) Título del eje de categorías
FIGURA 15-1 Una gráfica de columnas típica de Access

Capítulo 15: Creación de diagramas y gráficas 467
Muchos otros tipos de gráficas pueden mostrar comparaciones entre grupos de datos. Por
ejemplo, en la figura 15-2 se muestran los mismos datos desplegados en una en una gráfica
circular expansiva. Muchos de los mismos elementos aparecen en esta gráfica, además de unos
nuevos: una leyenda, un sector y etiquetas de datos. Las etiquetas de datos pueden desplegar el
porcentaje del total que representa el grupo, como lo muestra la figura, o el nombre de los datos,
o ambos.
Sección Rótulo de datos con porcentaje Leyenda
PARTE II
FIGURA 15-2 Gráfica circular expansiva con rótulos de datos

Otra razón para incluir gráficas en un formulario o informe es mostrar tendencias en un

periodo. En la figura 15-3, que usa datos de la base de datos Policía, se muestra una gráfica de
líneas que lleva el registro del número de delitos que fueron informados en un periodo de cuatro
años. Los delitos están agrupados como violentos o no violentos y se incluye una leyenda, que
identifica las líneas. Esta gráfica incluye etiquetas de datos, que muestran el número de delitos
en cada punto de las líneas. La leyenda que aparece a la derecha de la gráfica identifica las
categorías individuales de información.
FIGURA 15-3 Una gráfica de líneas mostrando una tendencia en el tiempo

NOTA Las líneas aparecen en diferentes colores cuando se despliegan en la pantalla o se imprimen
con una impresora de color, pero cuando se imprimen en blanco y negro, debe depender de la
forma de los puntos de datos para identificar la serie.
La gráfica de líneas se ha incrustado en un informe simple con un título y un subtítulo

agregado al encabezado de página. El informe puede ser mucho más completo en la realidad.
Antes de seguir adelante, asegúrese de que puede comprender cada uno de los elementos
principales de una gráfica estándares (tome como referencia las figuras 15-1, 15-2 y 15-3).
• Eje de categorías (X) La línea horizontal en la parte inferior de la gráfica que suele
PARTE II
identificar los datos en la gráfica. Por ejemplo, cuando grafica ventas por producto, el
nombre del producto aparece en el eje de categorías.
• Eje de valores (Y) La línea vertical que mide los valores en los datos de la gráfica (por
ejemplo, las ventas en pesos u otra moneda).
• Eje Z Opcional, aparece en gráficas 3-D y también mide valores. El eje Z aparece para
proyectarse hacia fuera de la gráfica.
• Serie Un grupo de valores de datos relacionados a partir de un campo en el origen del
registro. Por ejemplo, en una gráfica de ventas por producto, el total de ventas de cada
año representaría un valor dentro de una serie de valores. Los valores se agrupan en una
categoría: el tipo de producto. Una serie es una partición adicional de datos de campo
agrupados, que agrega más detalle a la gráfica.
• Títulos Explica el propósito y el alcance de la gráfica. Los títulos son opcionales y
pueden aparecer en la parte superior de la gráfica y para cada eje.
• Marcas de valor Líneas cortas que aparecen en el eje para marcar de manera equitativa
los segmentos espaciados. Le ayudan a leer los valores y determinan la escala de la
gráfica.
• Líneas de división Líneas horizontales o verticales que aparecen a lo largo o arriba y
debajo de la gráfica en las marcas de valores.
• Escala Define el rango de valores en la gráfica y los incrementos marcados por las
marcas de valor en los ejes. Esto suele ser determinado por el Asistente para gráficos,
pero puede cambiar la escala y el espaciado de las marcas de valor.
• Sector Una sección de un solo campo en una gráfica circular, que representa el valor
relativo de un punto de datos en relación con el todo.
• Marcadores de datos Los elementos que muestran el valor de los datos; por ejemplo,
barras, columnas, sectores de una gráfica circular o pequeños iconos en la gráfica de
líneas.
• Rótulos de datos Los valores reales que pueden desplegarse arriba o cerca de los
marcadores de datos. En la figura 15-2 se muestran rótulos de datos de porcentajes con
cada sector del círculo.
• Leyenda La lista que identifica a los miembros de una serie de valores de datos. Por
ejemplo, en la figura 15-3, la leyenda que se encuentra junto a la gráfica indica cuál línea
representa cada tipo de delito.
Selección de los datos para la gráfica

Después de que decida lo que quiere que represente la gráfica, puede empezar a localizar los
datos que requerirá. Si todos los datos están contenidos en una sola tabla, puede usar ésta como
base para la gráfica. De lo contrario, puede crear una consulta de selección o de tabla cruzada
que agrupa y resume los datos para la gráfica. Con una consulta de selección, puede combinar
datos y agregar campos calculados como un precio extendido, además de agregar totales que
resumen los valores de campo.
Puede usar hasta seis campos de cualquier tipo de datos, exceptuado Incrustación y
vinculación de objetos (OLE, Object Linking and Embedding), Memo y Datos adjuntos. Sólo
existen dos requisitos:
• Debe incluir por lo menos un campo para ordenar los datos en categorías, como el año en
que se reportó el delito o el área de la ciudad en que ocurrió.
• También debe incluir un campo o un campo calculado al que pueda agregar una suma,
un promedio o una cuenta, como el número de delitos violentos o las ventas durante el
tercer trimestre de 2004.
SUGERENCIA Si incluye un campo de fecha/hora en la gráfica, puede agrupar los valores con el
asistente, en lugar de crear una consulta para hacer el trabajo.
Una gráfica simple podría contener sólo dos campos: uno como la categoría y el otro como
los datos o el valor que corresponde a la carpeta. Por ejemplo, en la figura 15-1, sólo existen dos
campos: Categoría de producto, usada como categoría, y Ventas, que se sumó para formar un valor.
Uso del Asistente para gráficos de Access

La manera en que cree una nueva gráfica dependerá del tipo de gráfica que desee. ¿Quiere una
gráfica independiente en su propio diseño de formulario o informe, o una gráfica insertada en
un formulario o informe? En cualquier caso, terminará usando el Asistente para gráficos para
crearla. La gráfica existe en un control de gráfica en el formulario o el informe.
Para crear una nueva gráfica, inicie el Asistente para gráficos, haciendo algo de lo siguiente:
• Si está creando una gráfica independiente, inicie un nuevo formulario o informe en
blanco y luego, en el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el comando
Insertar gráfico. Luego dibuje un recuadro en el diseño del formulario o el informe. Se
inicia el Asistente para gráficos.
SUGERENCIA También puede usar uno de los otros métodos que aprendió en los capítulos
anteriores para abrir el cuadro de diálogo Nuevo formulario o Nuevo informe.
• Si quiere crear una nueva gráfica en un formulario o informe existente, abra el formulario o
el informe en la vista Diseño y haga clic en el comando Insertar gráfico. Luego, haga clic
en el lugar del diseño donde quiera colocar la gráfica, y se abrirá el Asistente para gráficos.
En el primer cuadro de diálogo del Asistente para gráficos seleccione la tabla o la consulta
que se habrá de usar como base para la gráfica. Una vez que haya especificado el origen de
los registros, siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente como sigue (en este
ejemplo se usa la tabla Delitos por ronda, de la base de datos Policía):
1. Elija los campos que quiera usar en la gráfica; por ejemplo, Año, Tipo de delito y Número
de delitos. Necesita por lo menos un campo como categoría y uno como datos. Puede
elegir hasta seis campos. Haga clic en Siguiente.
2. En el siguiente cuadro de diálogo, seleccione el tipo de gráfica que quiere crear (véase la
figura 15-4) y luego haga clic en Siguiente. Puede hacer clic en cada tipo de gráfica y leer
una descripción en el panel de la derecha.
3. El siguiente cuadro de diálogo (véase la figura 15-5) le muestra la interpretación del
Asistente para gráficas de la disposición de los campos en el diseño de la gráfica de
columnas 3-D de ejemplo.
4. Access ha adivinado cuál campo quiere usar como categoría, pero no siempre es el que
usted tiene en mente. Haga clic en vista previa del gráfico, para ver el aspecto que tendrá
este diseño.
PARTE II
La vista previa no muestra lo que quiere presentar la gráfica: el número de delitos
por tipo que fueron informados en cada año. Muestra el número de años en que se
informaron delitos violentos y no violentos. Para cambiar este diseño, cierre la ventana
vista previa de ejemplo y haga lo siguiente:
5. Arrastre la etiqueta Suma de año al área que se encuentra debajo de la gráfica para
reemplazar la etiqueta Tipo de delito. La etiqueta cambia por Año, porque representa una
categoría en el eje X, en lugar de un valor numérico en el eje Y.
6. Arrastre el botón del campo Número de delitos al área Datos, que se encuentra debajo de
vista previa del gráfico. La etiqueta cambia a Suma de número de delitos.
7. Arrastre el botón del campo Tipo de delito al área Series.
8. Para eliminar un campo de vista previa del gráfico, arrástrelo fuera de la gráfica. El
nombre de campo se reemplaza por Series, Datos o Eje, dependiendo del área de la
gráfica.
FIGURA 15-4 Selección del tipo de gráfica

FIGURA 15-5 El cuadro de diálogo del diseño del Asistente para gráficas
FIGURA 15-6 Diseño de la gráfica después de la modificación

9. Haga clic de nuevo en el botón vista previa del gráfico para ver los efectos de los cambios.
10. Cierre la ventana vista previa de ejemplo y haga clic en Siguiente.
11. En el cuadro de diálogo final del Asistente para gráficos, puede ingresar un nombre para
la gráfica, como Gráfica de delitos por año, o acepte el nombre de la tabla o consulta que
usó como base. También tiene la opción de desplegar una leyenda que explique los datos
de la serie. Cuando cierre el cuadro de diálogo, puede abrir el formulario o el informe y
desplegar la gráfica, o puede ir directamente a la vista Diseño para editar el formulario o
informe.
PARTE II
12. Haga clic en Finalizar para ver la gráfica en el nuevo formulario. Tal vez tenga que
cambiar el tamaño del formulario o la gráfica para obtener el aspecto que quiere.
Esquina Pared
Eje de valores (Z)
Piso
Una gráfica 3-D tiene una tercera dimensión, profundidad, que crea una pared trasera, una de
extremo a la izquierda, paredes laterales, y un piso. La pared trasera y del extremo se encuentran
en la esquina. Puede establecer el patrón y las propiedades de color de cada una de estas
características para obtener el aspecto que quiere en la gráfica.
No tiene que tomarse el problema de crear una consulta para resumir los datos de la gráfica.
Puede crear la gráfica y dejar que el Asistente para gráficos haga eso por usted. Cuando arrastre
un campo al área Valor, en la gráfica de ejemplo, el Asistente para gráficos supone que quiere
usar la función de agregado Suma para crear el valor, pero puede cambiar a otra función al hacer
doble clic en un campo de número, elegir del cuadro de diálogo Resumir, y luego hacer clic en
Aceptar.
NOTA Cuando crea por primera vez una gráfica, muestra datos de ejemplo en lugar de los datos que
pidió que se procesaran. Sin embargo, no se preocupe, porque la gráfica mostrará los datos reales
la primera vez que vea el formulario en la vista Formularios o el informe en la vista Informes o
vista Preliminar.
Impresión y guardado de la gráfica

En el cuadro de diálogo final del Asistente para gráficos, ha asignado un título al nuevo a la
nueva gráfica. Pero aún no le ha dado nombre al formulario o informe huésped, como puede ver
a partir del nombre Formulario1 que aparece en la ficha del documento. Para asignar un nombre
al formulario o informe que contiene la gráfica, y guardarlo, haga clic con el botón derecho en la
ficha y elija Guardar, en el menú de acceso directo, e ingrese el nombre de archivo deseado. El
nuevo nombre se agrega al Panel de exploración.
Cuando vuelva a abrir el formulario o el informe que contiene la gráfica, incluirá los datos
actuales del origen de los registros.
Cuando observa una vista preliminar de la gráfica en la vista Formulario o Informe, puede
imprimirla o cambiar a la vista Diseño para hacer los cambios.
Vinculación de los datos de registro

Cuando inicia una nueva gráfica en un diseño de formulario o informe, Access supone que
quiere vincularla con uno de los campos del origen de datos, para que se desplieguen datos
diferentes en una gráfica diferente con cada registro. Para ello, primero debe crear el formulario o
el informe huésped, y luego insertar la gráfica nueva o una existente.
Por ejemplo, creemos un formulario de columnas basado en la tabla Rondas de la ciudad,
que sólo contiene dos campos: el número de ronda y una breve descripción del territorio. Luego
cambie a la vista Diseño y cree una nueva gráfica al hacer lo siguiente:
1. En el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Insertar gráfico y luego
haga clic en el diseño que se encuentra justo abajo de los controles de cuadro de texto en
el formulario. Asegúrese de que ha hecho espacio en la sección para la gráfica incrustada.
2. En el primer cuadro de diálogo del Asistente para gráficos, elija la tabla Delitos por
número de ronda como base para la gráfica y luego haga clic en Siguiente.
3. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione los campos que quiera que aparezcan en
la gráfica. Para ésta, elija Año, Número de ronda, Tipo de delito y Número de delitos, de la
lista de campos, y luego haga clic en Siguiente.
4. En el siguiente cuadro de diálogo, elija una gráfica de columnas simple y haga clic en Siguiente.
5. En el cuadro de diálogo de diseño, arrastre el campo Suma de año al área de ejes, Número
de delitos al área Datos y Tipo de delitos al área Series. Luego haga clic en Siguiente.
6. En el siguiente cuadro de diálogo (véase la figura 15-7), el asistente sugiere Número de
ronda como los campos vinculantes en el formulario y la gráfica porque tienen el mismo
nombre. Si no hay nombres coincidentes entre las tablas, el asistente no hace sugerencias.
Puede cambiar los nombres del campo vinculante o elegir que no se vincule la gráfica con
el formulario al elegir <Ningún campo>. Haga clic en Siguiente para pasar al cuadro de
diálogo final y asignar al formulario el nombre Delitos por rondas de la ciudad.
PARTE II
NOTA No es necesario que los campos vinculados tengan el mismo nombre, pero deben tener el
mismo tipo de datos y ser del mismo tipo de datos o compatibles.
En la figura 15-8 se muestra el formulario terminado con la gráfica vinculada. Mientras

recorre los registros, las alturas de los marcadores de las columnas de datos cambian para reflejar
el número de delitos que fueron reportados en el área.
SUGERENCIA La reconstrucción de la gráfica cuando pasa al siguiente registro puede tomar

algunos segundos, así que sea paciente.
Si abre el formulario en la vista Diseño y revisa las propiedades del control de la gráfica, verá
que Vincular campos secundarios y Vincular campos principales tienen asignado Número de ronda.
NOTA Si ya creó la gráfica y no quiere incrustarla y vincularla en un formulario, puede establecer

usted mismo las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales en la
Hoja de propiedades del control de la gráfica.
FIGURA 15-7 El Asistente para gráficas ofrece vincular la gráfica con registros en el formulario
FIGURA 15-8 El nuevo formulario con una gráfica vinculada
Adición de una gráfica existente

Puede insertar una gráfica existente creada dentro de la base de datos actual o en otra base de
datos de Access en un formulario o informe. Para agregar una gráfica creada en la misma base
de datos de Access, o en otra, puede arrastrar o copiar la gráfica de un formulario o un informe a
otro. Para usar arrastrar y colocar con el fin de insertar la gráfica de otra base de datos, debe tener
dos instancias de Access ejecutándose.
Para insertar una nueva gráfica creada con Microsoft Graph, otro programa de Office, abra el
formulario o informe en la vista Diseño y haga lo siguiente:
1. En el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Marco de objeto
independiente y haga clic donde quiera que aparezca la gráfica. También puede arrastrar
el marco en el diseño.
2. En el cuadro de diálogo Microsoft Office Access, haga clic en Crear desde archivo, luego
ingrese la ruta al archivo o haga clic en Examinar, para localizar el archivo, si no conoce la
ruta.
3. Si quiere vincular la gráfica al formulario o informe, seleccione Vincular. Si quiere que la
PARTE II
gráfica aparezca como un icono, en lugar de la gráfica completa, seleccione Mostrar como
icono. Luego haga clic en Aceptar.
Modificación de la gráfica
Las herramientas que usará para modificar una gráfica dependerán del tipo de cambio que
quiera hacer. Si quiere cambiar cualquiera de las propiedades o la posición del control, puede
hacerlo en Access. Si quiere cambiar los datos de origen, puede crear una nueva consulta y
cambiar la propiedad Origen de la fila, de la gráfica, dentro de Access. También puede editar la
instrucción SQL en la propiedad Origen de la fila, en lugar de crear una nueva consulta.
Sin embargo, si quiere cambiar cualquiera de los elementos de la gráfica, como los títulos de
eje o el tipo de gráfica, o cambiar el aspecto de la gráfica, debe activar Microsoft Graph para la
edición en el lugar.
Modificación con Access
Para modificar la gráfica con Access, abra el formulario o el informe huésped en la vista Diseño y
seleccione el marco de control de la gráfica. Con el marco seleccionado, puede hacer lo siguiente:
• Arrastre el marco a una posición diferente en el formulario o informe.
• Arrastre los controladores de cambio de tamaño para cambiar el tamaño del marco. Esto
cambia el tamaño únicamente del marco. Haga doble clic en el objeto de gráfica para
activar Microsoft Graph en segundo plano y cambiar el tamaño de la propia gráfica.
Cuando Microsoft Graph está ejecutándose, la gráfica se enmarca dentro de un borde
con controladores de movimiento y cambio de tamaño. Como opción predeterminada, la
propiedad Modo de cambio de tamaño del marco de la gráfica se establece en Extender.
Haga clic fuera de la gráfica para regresar al objeto de Access y luego abra la Hoja de
propiedades y cambie la propiedad a Recortar o Zoom, si necesita cambiar el tamaño del
marco.
• Abra la Hoja de propiedades de la gráfica y cambie cualquiera de las propiedades de
control, incluido el color de relleno, el color y el ancho del borde, y los efectos especiales
del marco. También puede cambiar las propiedades Origen de la fila, Vincular campos
principales y Vincular campos secundarios.
Por ejemplo, para desvincular del formulario la gráfica Delitos por número de rondas, haga
lo siguiente:
1. Abra el formulario Delitos por rondas de la ciudad, en la vista Diseño.
2. Haga clic con el botón derecho en el control de la gráfica y elija Hoja de propiedades, del
3. Elimine los nombres del campo Número de ronda de las propiedades Vincular campos
principales y Vincular campos secundarios.
Cuando regrese a la vista Formularios y recorra los registros, verá que la gráfica ya no cambia
con cada registro. En lugar de eso, siempre mostrará los delitos totales para todas las rondas con
cada registro.
SUGERENCIA Si el espacio en disco es importante, ahorrará espacio si convierte el control del

objeto independiente en un control de imagen. Haga clic con el botón derecho en el control de la
gráfica, en la vista Diseño del formulario o el informe, y elija Cambiar a, en el menú de acceso
directo. Luego seleccione Imagen, la única opción disponible para un control OLE independiente.
Los datos mostrados en la gráfica no se actualizarán con los cambios en el origen de los registros.
Tenga cuidado con la transformación porque no puede deshacerse.
Edición de la propiedad Origen de la fila

Si creó la gráfica en Access con el Asistente para gráficos, se crea una consulta cuyas
instrucciones SQL se vuelven el origen de la fila de la gráfica. Puede modificar el origen de la fila
al usar la cuadrícula de consulta o al editar la propia instrucción SQL.
Para cambiar el origen de la fila haga lo siguiente:
1. Abra el formulario Suma de delitos en la vista Diseño, y abra la Hoja de propiedades
correspondiente al control de la gráfica.
2. Haga clic en el botón Generador que se encuentra junto a la propiedad Origen de la fila,
para abrir el cuadro de diálogo Generador de consultas con la consulta Suma de delitos.
3. Para limitar la gráfica a los delitos que ocurrieron en años específicos, ingrese Entre 2004
Y 2006 en la fila Criterios, de la columna Año.
4. Cierre el cuadro de diálogo Generador de consultas y responda Sí, para guardar los
cambios, luego cambie a la vista Formularios.
PARTE II
NOTA Si planea limitar el tiempo del intervalo antes de terminar con el asistente, también puede
configurar el gráfico en el cuadro de diálogo Asistente para gráfico.
Edición de la leyenda de la gráfica

Cuando agregue una serie al diseño de la gráfica, que resuma los datos dentro de la categoría,
como se muestra en la figura 15-9, la leyenda no siempre es lo más informativa posible. Las dos
gráficas ilustran los mismos datos y están basados en tablas que contienen los mismos datos,
pero usan diferentes estructuras.
FIGURA 15-9 Dos gráficas que ilustran los mismos datos
La gráfica de la izquierda está basada en la tabla Delitos por número de ronda.

Cuando creó la gráfica, el Asistente para gráficos creó una consulta de tabla cruzada que
totaliza el número de ambos tipos de delitos para cada ronda. La leyenda de la gráfica de la
izquierda toma sus valores de campo cuya fila Tab ref cruz muestra Encabezados de columna,
qué Número de ronda (1, 2 y 3). La leyenda sería más informativa si la editara para que dijera
Ronda 1, Ronda 2 y Ronda 3.
PARTE II
Para corregir esto, abra el informe Suma de delitos, en la vista Diseño, y seleccione la gráfica.
Luego abra la Hoja de propiedades y haga clic en el botón Generador de la propiedad Origen de
la fila. Tiene dos maneras de cambiar a leyenda en la propiedad Origen de la fila:
• Puede cambiar el campo Número de ronda en la cuadrícula de la consulta a la expresión

“Ronda ” &[Número de ronda]. Asegúrese de incluir un espacio después de Ronda
dentro de las comillas para separarla del número. Luego cierre el Generador de consultas
y guarde el cambio.
• O puede hacer clic con el botón derecho en la ficha del documento y elegir vista SQL, del
menú de acceso directo, y luego cambie la cláusula PIVOT de
PIVOT [Número de ronda];
a
PIVOT “Ronda “&[Número de ronda];
SUGERENCIA Si hace el cambio en la cuadrícula, la instrucción SQL cambia de manera

correspondiente, y viceversa.
La leyenda de la gráfica dice ahora Ronda 1, Ronda 2 y Ronda 3.

La gráfica de la derecha en la figura 15-9 está basada en la tabla Delitos por ronda y año,
que es más compacta.
PARTE II
Para esta gráfica, el Asistente para gráficos ha creado una consulta de selección que suma los
valores de cada uno de los campos Rondan por año. La leyenda muestra Suma de ronda 1, Suma
de ronda 2 y Suma de ronda 3. Puede usar el mismo método para cambiar el texto de la leyenda:
agregar expresiones a la fila Campo de la cuadrícula de consulta o editar la instrucción SQL.
Abra el formulario en la vista Diseño e inicie el Generador de consultas como antes. Luego
haga algo de lo siguiente:
• Escriba Ronda 1: antes del nombre de campo Ronda 1. Escriba Ronda 2: y Ronda 3: para
los nombres de campo Ronda 2 y Ronda 3, respectivamente.
• Cambie a la vista SQL y edite las cláusulas AS al eliminar Suma de en cada cláusula y
poner la “r” inicial en mayúsculas.
PRECAUCIÓN Asegúrese de dejar los corchetes alrededor de los nombres de campo en la instrucción
SQL, porque contienen espacios.
Guarde los cambios y cambie a la vista Formularios. En la figura 15-10 se muestran las dos
gráficas con sus nuevas leyendas.
Edición con Microsoft Graph

Microsoft Graph es un applet (un pequeño programa) que puede usar desde el interior de Access
para editar las gráficas que creó con el Asistente para gráficos. Cuando activa Microsoft Graph,
aparecen barras de herramientas especiales en la ventana de Access que puede usar para editar
la gráfica en el lugar.
NOTA Access 2007 usa Microsoft Graph 2003, hasta el momento de escribir esto.
Microsoft Graph sirve a muchos programas, y no todas sus características se aplican a las
gráficas de Access. En este capítulo se cubren las principales características que le ayudan a
modificar gráficas que incluyó en formularios e informes de Access, y puede experimentar con otras.
Para activar Microsoft Graph, haga doble clic en el control del gráfico en el formulario
o el informe en la vista Diseño del formulario o el informe. En la figura 15-11 se muestra el
formulario Gráfica de delitos por año en la ventana de Access cuando Microsoft Graph está
activo. Además de la ventana del formulario que contiene la gráfica, aparece una ventana de hoja
de datos que contiene los datos relacionados. Observe el borde de diagonales alrededor de la
gráfica, que indica que Microsoft Graph se está ejecutando.
PARTE II
FIGURA 15-10 Gráficas con leyendas editadas en Access
El título que ingresó en el cuadro de diálogo del Asistente para gráficos aparece en el título
de la gráfica en Microsoft Graph, y los datos mostrados en la hoja de datos son de la tabla o
consulta que representa el origen de la fila.
Para mostrar u ocultar la hoja de datos, haga algo de lo siguiente:
• Elija Ver | Hoja de datos, que habilita o deshabilita la ventana Hoja de datos.
• Haga clic con el botón derecho en la ventana de la gráfica y elija Hoja de datos, del menú
de acceso directo.
• Haga clic en el botón Cerrar, para cerrar la hoja de datos.
Para dejar la ventana de Microsoft Graph y regresar a la vista Diseño del formulario o el
informe de Access, haga clic en cualquier lugar fuera del objeto de la gráfica. Los cambios que
haga a la gráfica en Microsoft Graph aparecen en la gráfica de Access. Debe guardar el diseño
del formulario o el informe para guardar los cambios.
Revisión de las barras de herramientas de Microsoft Graph

Por lo general, la ventana de Microsoft Graph tiene dos barras de herramientas: Estándar y
Formato. Hay otras tres barras de herramientas disponibles bajo pedido: Dibujo, Imagen y Word
Art, que puede usar para agregar objetos especiales a la gráfica. También puede elegir una barra
de herramientas del menú Ver | Barras de herramientas.
FIGURA 15-11 Una ventana típica de Microsoft Graph
El primer cuadro combinado en la barra de herramientas Estándares se usa para seleccionar

un objeto de gráfica. Los botones Por columna y Por fila cambian del despliegue de las series.
Haga clic en Tipo de gráfico para cambiar a un tipo diferente de gráfica. Los botones Líneas de
división despliegan u ocultan las líneas de divisiones horizontales o verticales.
Tabla de Leyenda Color de
datos Líneas de relleno
Objeto del gráfico
división del eje
Importar archivo Por filas de categorías
Ver hoja de datos Tipo de gráfico Dibujo
PARTE II
Por columnas Líneas de división del
eje de valores
La barra de herramientas Formato del gráfico tiene muchos de los botones comunes de
nombre de fuente, tamaño, grosor y alineación, además de unos cuantos que son únicos
de Microsoft Graph. Todas estas actividades de formato están disponibles al seleccionar el
elemento de gráfica y elegir Formato | elemento de la gráfica seleccionado (elemento de la gráfica es
reemplazado por cualquier objeto que seleccione).
Estilo millares Ángulo ascendente

Disminuir decimales
Formato de número de contabilidad
Estilo porcentual Ángulo descendente

Aumentar decimales
El botón Aumentar decimales agrega un lugar decimal a la derecha del punto decimal.
Disminuir decimales elimina el punto del extremo derecho. Los tres botones de estilo agregan
un símbolo de moneda, un signo porcentual o un separador de miles a valores numéricos.
Cambio del aspecto de la gráfica

Para cambiar el tamaño de la gráfica, seleccione el borde de ésta y arrastre los controladores de
cambio de tamaño hasta que alcancen el tamaño apropiado.
NOTA Tal vez encuentre que algunos cambios del aspecto dependen del tamaño relativo de la
gráfica y el marco en el formulario o el informe. Quizás tenga que experimentar para alcanzar el
aspecto deseado.
Formación de elementos de texto Tiene las mismas opciones cuando forma casi todos los
elementos de texto de la gráfica. Seleccione el elemento y elija Formato | Objeto seleccionado
para abrir el cuadro de diálogo Formato. También puede oprimir CTRL+1 para abrir el cuadro
de diálogo Formato para el elemento seleccionado. El cuadro de diálogo Formato del título del
gráfico tiene tres fichas: Tramas, Fuente y Alineación.
NOTA Seleccione Efectos de relleno, en el cuadro de diálogo Formato, para abrir otro cuadro de
diálogo donde puede elegir degradados, texturas de relleno o tramas, e incluso seleccionar una
imagen para usar como fondo.
La ficha Fuente contiene el nombre, el tamaño, el grosor, los colores y los efectos de la fuente
estándar, como subrayado, tachado, índice y subíndice. Cuando selecciona el título de la gráfica
o uno de los títulos de eje y elije Formato | Objeto seleccionado, aparece la ficha Alineación,
en que puede elegir la alineación del texto, además de la orientación. Puede desplegar el texto
verticalmente o en un ángulo específico, al hacer clic en el arco del área Orientación.
Si selecciona la leyenda y elige Formato | Leyenda seleccionada, la ficha Alineación se
reemplazan con la ficha Posición, en que puede elegir que se despliegue la leyenda en la parte
inferior, la esquina, la parte superior, a la derecha o la izquierda del área de la gráfica.
Formación de otros elementos de la gráfica Cuando selecciona uno de los ejes y elija Formato
| Eje seleccionado, el cuadro de diálogo Formato de ejes muestra cinco fichas: Tramas, Escala,
Fuente, Número y Alineación. Las fichas Tramas, Fuente y Alineación son las mismas que para
los elementos de texto. Las otras fichas ofrecen las siguientes opciones:
• Las opciones de la ficha Escala dependen del eje que ha seleccionado. Si selecciona el
PARTE II
eje de los valores (Y), puede elegir que se establezca manualmente los valores mínimos
y máximos para el eje, además de las unidades mayores y menores para las líneas de
división y las marcas de valores. La opción es dejar que Microsoft Graph establezca estos
valores automáticamente. También puede especificar dónde habrá de cruzarse el eje de
categorías (X) con el eje de los valores, y si se organizan los valores en orden inverso.
• La ficha Número le ofrece una selección de categorías de número y formatos específicos

para los valores en el eje de valores (Y). Además, una casilla de verificación vincula los
valores con los datos de origen. Quite la marca de esta casilla para crear una gráfica
instantánea que no se actualiza al cambiar los datos originales.
• Cuando selecciona el eje de categorías (X), las opciones de formato son ligeramente
diferentes. La ficha Escala contiene opciones que se relacionan con las categorías de
datos, en lugar de los valores.
Cuando forme las series de datos al hacer clic en una de las columnas, barras u otras
representaciones de los datos, el cuadro de diálogo Formato aparece con cuatro o cinco fichas,
dependiendo del tipo de la serie de datos. Por ejemplo, el cuadro de diálogo Formato de las
series de gráficas de columnas y líneas contiene cinco fichas: Tramas, Eje, Barras de error, Y,
Rótulos de datos y Opciones.
El cuadro de diálogo Formato de la gráfica de columnas 3-D muestra cuatro fichas: Tramas,
Eje, Rótulos de datos y Opciones.
La ficha Tramas ofrece las mismas opciones de color, borde y relleno que antes. Las otras
fichas ofrecen las siguientes opciones:
• La ficha Eje especifica si se trazan las series en el eje principal o secundario. La serie
secundaria se traza contra valores colocados en un eje de valores a la derecha del área de
trazado. Una gráfica de ejemplo ilustra la opción actual.
• La ficha Barras de error Y ofrece la opción de desplegar la estimación de error estadístico
o la desviación estándar en los valores, ya sea como valores o porcentajes. Puede elegir
que se desplieguen errores de más, errores de menos, o ambos. Esta opción es práctica
para presentar los resultados de una encuesta estadística para la que necesita expresar la
validez.
• En la ficha Rótulos de datos, puede desplegar los valores de los datos y los rótulos con las
series de datos. Puede desplegar los valores como porcentajes o en la propia unidad de
valor.
• En la ficha Opciones para una serie de datos de columna, puede elegir que se tengan las
series superpuestas y establezcan la cantidad de superposición, además de especificar la
cantidad de espacio entre los conjuntos de la serie de datos. Las opciones varían con los
diferentes tipos de series de datos.
La ficha Forma en el cuadro de diálogo Formato de la gráfica de columnas 3D incluye otras
figuras 3-D, como pirámides, cilindros y conos.
SUGERENCIA Puede agregar elementos gráficos, como líneas, flechas y formas, a la gráfica en
Microsoft Graph al desplegar la barra de herramientas Dibujo y hacer clic en el botón apropiado.
Tal vez necesite usar el menú Formato | Colocar objeto para mover la forma al frente o detrás de
los elementos de la gráfica.
Cambio del tipo de gráfica Puede cambiar el tipo de gráfica de dos maneras:
• Haga clic en el botón de la barra de herramientas Tipo de gráfico y elija en la paleta que
contiene 18 tipos de gráficas.
PARTE II
• Elija Gráfico | Tipo de gráfico y elija del cuadro de diálogo Tipo de gráfico. Entre los
estándar se incluyen 14 tipos, con muchos subtipos cada uno. En la ficha Tipos estándar,
oprima y mantenga oprimido el botón Presionar para ver muestra, para ver un ejemplo
de la gráfica seleccionada. La ficha Tipos personalizados muestra unos 20 tipos de
gráficas adicionales de la lista integrada de gráficas; si ha creado cualquier tipo de gráfica
seleccionada, se desplegará cuando elija Definido por el usuario, de la sección Seleccionar
desde.
Después de seleccionar una opción, haga clic en Aceptar para aplicarla a la gráfica actual.
También puede especificar un tipo de gráfica como predeterminado.
Establecimiento de las opciones de la gráfica Cuando elige Gráfico | Opciones de gráfico, se

abre el cuadro de diálogo Opciones de gráfico con seis fichas: Títulos, Eje, Líneas de división,
Leyenda, Rótulos de datos y Tabla de datos.
Las fichas ofrecen las siguientes opciones:
• Títulos Ingrese el texto que quiera desplegar como título de la gráfica y los títulos de
los ejes. Puede especificar un título primario y secundario para cada eje pero sólo uno
para la propia gráfica. Si la gráfica es 3-D, no verá cuadros de título secundarios.
• Eje Especifique si se despliegan los ejes y se elige el método que se usará para
desplegar el eje de categorías (X).
PARTE II
• Líneas de división Especifique si se despliegan las líneas de división en uno o en ambos
ejes. Puede elegir que se desplieguen líneas de división mayores y menores en cada eje.
• Leyenda Elija si se despliega la leyenda con la gráfica. La ficha también le da las
mismas opciones que la ficha Ubicación del cuadro de diálogo Formato para la colocación
de la leyenda: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha o Izquierda.
• Rótulos de datos Elija entre las mismas opciones que la ficha Rótulos de datos del
cuadro de diálogo Formato de series de datos.
• Tabla de datos Elija si se despliegan los datos del origen de datos en una cuadrícula
adjunta a la parte inferior de la gráfica. Cuando elige que se despliega la tabla de datos,
también puede desplegar las claves de leyenda con ella. En la figura 15-12 se muestra
la gráfica total por año con la tabla de datos correspondiente. Si decide no desplegar las
claves de leyenda, entonces los recuadros de color que se encuentran a la izquierda de
los encabezados de fila de la tabla de datos no aparecen. La opción tabla de datos no está
disponible para algunos de los tipos de gráfica, como circular, dispersión XY y superficie.
NOTA Si necesita un análisis estadístico de los datos en el tiempo, puede agregar una línea de
tendencia. La opción Agregar línea de tendencia, en el menú Gráfico, dibuja una línea en la
gráfica, que puede usarse en análisis de regresión de una muestra grande de datos registrados.
Una vez que se ha establecido una tendencia, puede extender la línea para predecir un desempeño
futuro. Las líneas de tendencia también se usan para crear un movimiento promedio, que suavice
fluctuaciones en los datos y muestre el patrón o la tendencia de manera más clara.
FIGURA 15-12 Adición de la tabla de datos a la gráfica
Detección y solución de problemas con gráficas

A veces los cambios que usted hace en Microsoft Graph no logran mostrarse en la gráfica
cuando cambia a las vistas Formulario o Preliminar en Access, aunque aparecen en la vista
Diseño. Por ejemplo, puede cambiar los encabezados de columna en la hoja de datos de
Microsoft Graph para desplegar el texto que quiere que aparezca en la leyenda. Cuando
regresa a Access, las nuevas leyendas aparecen en el diseño pero no en la vista Formularios
o Preliminar.
La razón para esta aparente inconsistencia es que usted tiene varios lugares en
los cuales especificar la información de la gráfica y Access debe establecer un orden de
precedencia para decidir cuáles valores usar. El orden es como sigue:
1. Los datos de la tabla o la consulta; por ejemplo, los nombres de campo o las
expresiones en la fila Campo de la cuadrícula de la consulta.
2. El contenido de la propiedad Origen de la fila.
3. Los datos ingresados en Microsoft Graph.
De modo que si establece el texto de la leyenda en Microsoft Graph, pero los
encabezados de la columna de la consulta son diferentes, sobreescribirán los valores de
Microsoft Graph.
Si las columnas no aparecen en el orden en que lo desea, abra el Generador de
consultas y reorganice los campos, de izquierda a derecha, en el orden en que desee que
aparezcan. Luego elija el orden de cada uno.
Resumen
En este capítulo se concluye el análisis de la salida personalizada desde Access y se acerca a la
parte del libro dedicada a la recuperación y presentación de información. Es imposible tratar de
anticipar lo que todos los lectores necesitan en el área de la creación de gráficas y diagramas,
pero en este capítulo se trata de proporcionar una visión amplia de las capacidades de Access.
Los muchos temas de ayuda pueden expandir la información presentada en los últimos nueve
capítulos.
En el siguiente capítulo se empieza el análisis del mejoramiento del lugar de trabajo
PARTE II
de Access. Los temas cubiertos incluyen el cambio de las opciones del lugar de trabajo, el
establecimiento de opciones de inicio y la adición de comandos a la secuencia de inicio. Más
adelante, en la siguiente parte del libro, aprenderá sobre la creación y el uso de macros para
hacer aún más automática la aplicación de base de datos.
PARTE
III
CAPÍTULO 16
Mejoramiento Personalización del lugar de
trabajo
del lugar de trabajo CAPÍTULO 17

Mejore el rendimiento de su
base de datos
CAPÍTULO 18
Comprensión de los eventos y
el modelo de evento
CAPÍTULO 19
Automatización con macros
CAPÍTULO 20
Personalización de la interfaz
de usuario
CAPÍTULO 21
Personalización del Panel de
exploración y creación de
paneles de control
16
CAPÍTULO
Personalización del lugar de trabajo
E
n este capítulo se cubren todas las opciones de personalización del lugar de trabajo en un
solo lugar, para fácil referencia. Con el uso de muchas opciones de Access y Windows puede
cambiar el aspecto y el comportamiento predeterminados de una aplicación de base de datos,
la acción del teclado, los hipervínculos, las rutinas de búsqueda y filtrado, la edición y las ventanas
de diseño de formularios e informes, entre muchos aspectos de su lugar de trabajo. Muchas de las
características analizadas en este capítulo se mencionaron en capítulos anteriores, y algunas se
cubrirán más adelante.
Además de los cambios que puede hacer y que afectan a la base de datos actual de Access, puede
cambiar muchas opciones de inicio, como el despliegue de un formulario, la apertura de una base de
datos específica y el cambio en la configuración de idioma.
Personalización del lugar de trabajo

Puede personalizar el diseño y el comportamiento del entorno de Access de una manera personal,
que funcione mejor para usted. Los programadores de Access trataron de diseñar un lugar de
trabajo que fuera apropiado para la mayoría de los usuarios, pero es fácil cambiar algunos aspectos.
Por ejemplo, si tiene una pantalla grande, tal vez quiera ver un tamaño de fuente mayor. Por
supuesto, puede cambiar cada uno de estos factores cada vez que trabaje con Access, pero le ahorrará
tiempo cambiar la configuración predeterminada.
Trabajo con los objetos del Panel de exploración

Puede elegir un orden específico para la lista de los objetos de Access en el Panel de exploración.
También puede cambiar el aspecto de los nombres de objetos. Si no quiere que un tipo de objeto
aparezca en la lista, puede elegir que se oculte ese grupo. Para establecer estas opciones, haga clic
con el botón derecho en cualquiera de las barras de título del grupo y elija una opción del menú de
acceso directo.
499
500 Parte III: Mejoramiento del lugar de trabajo
Ordenación de objetos
En el menú de acceso directo, señale Ordenar por, para ver las opciones de orden.
• Elija Orden ascendente (la opción predeterminada) u Orden descendente.

• Elija los medios para el ordenamiento: Tipo es la opción predeterminada, pero también
puede elegir que se ordene por Nombre, la Fecha de creación o Fecha de la última
modificación.
• La opción final, Quitar ordenaciones automáticas, elimina las ordenaciones automáticas
para que pueda mover los nombres de los objetos en el orden en que lo desee. Esto quita
las marcas de verificación de las demás opciones. Para regresar a un orden automático,
marque una de las otras opciones de orden.
Capítulo 16: Personalización del lugar de trabajo 501
Cambio del aspecto del objeto
Puede incluir información detallada acerca de objetos dentro de los nombres, en el Panel
de exploración, o agregar un icono de objeto más grande. Para ver las opciones en el menú de
acceso directo, después de hacer clic con el botón derecho en la barra de título de un grupo,
señale vista por, y elija de la lista:
PARTE III
• La opción Detalles muestra las fechas de creación y de la última modificación, además

del nombre del tipo de objeto. A las tablas y consultas se les denomina hojas de datos,
mientras que a los demás se les denominan formularios, informes, macros y módulos.
• La opción Icono agrega un icono de tipo de objeto más grande a los nombres en las listas.
• La opción Lista, que es la opción predeterminada, despliega los nombres como una vista
con iconos más pequeños.
Otras opciones del Panel de exploración

Están disponibles varias opciones adicionales en el menú de acceso directo del encabezado de
objeto.
• La opción Expandir grupo se aplica al grupo seleccionado y muestra todos los objetos
de ese grupo. Esto produce el mismo resultado que hacer clic en la flecha hacia abajo del
encabezado del grupo. Se convierte en Contraer grupo si el grupo ya está expandido.
• La opción Expandir todo abre las listas de todos los grupos de objetos.
• Contraer todo deja sólo los encabezados de grupo, sin listas de objetos en cualquiera de
los grupos.
• La opción Mostrar sólo Tablas deja la lista de objetos desplegada en el grupo
seleccionado, pero cierra todas las demás listas de objetos, dejando sólo los encabezados
de grupo.
• Ocultar elimina todos los objetos de ese tipo junto con el encabezado del grupo. Para
restaurar los objetos, haga clic con el botón derecho en la barra de título del Panel
de exploración y elija Opciones de exploración. En el cuadro de diálogo Opciones de
exploración, marque el grupo de objetos que ha ocultado y haga clic en Aceptar.
Uso de la cinta de opciones

Como tal vez ya lo haya observado mientras trabajaba con Access 2007, la cinta de opciones
cambia su contenido dependiendo de la actividad actual. La cinta de opciones también cambia
su configuración de acuerdo con el tamaño de la ventana actual. Con la ventana maximizada,
aparece con dos filas de comandos y todas sus etiquetas. Si la ventana cambia de tamaño y es
más estrecha, la cinta de opciones puede cambiar a tres filas de comandos, con lo que se pierden
PARTE III
muchas de sus etiquetas.
Cuando la ventana es muy estrecha, la cinta de opciones elimina los comandos del extremo
derecho y agrega una flecha hacia la derecha, en la que puede hacer clic para desplazarse por
ella. Si la ventana se estrecha aún más (por ejemplo, si sólo muestra el Panel de exploración), la
cinta de opciones se elimina de la vista.
Si quiere más espacio para trabajar en su base de datos, puede ocultar la cinta de opciones al
oprimir CTRL+F1. Para restaurar la cinta de opciones oprima de nuevo CTRL+F1.
Creación de un acceso directo

Si utiliza un objeto de Access de manera regular, puede crear un acceso directo que lance Access
y abra el objeto de la base de datos directamente desde el escritorio de Windows. La manera más
fácil consiste en arrastrar el objeto del Panel de exploración al escritorio de Windows. Primero
debe cambiar el tamaño de la ventana de Access para que vea el área del escritorio donde quiera
colocar el icono de acceso directo. Cuando haga doble clic en éste, Access abrirá la base de datos
que contiene el objeto y lo desplegará.
NOTA Para eliminar un acceso directo, haga clic en él y oprima SUPR. Esto no elimina el propio
objeto; sólo el acceso directo.
NOTA Si ha movido la base de datos que es el destino de un acceso directo, elimine éste y cree uno
nuevo con la nueva ruta.
Establecimiento de las opciones de Access

Access se instala con ciertas características establecidas como opción predeterminada. Por
ejemplo, el ancho de los márgenes de impresión, la carpeta predeterminada de las bases de
datos, el color de los hipervínculos, las líneas de división y los estilos de fuente de una hoja
de datos están establecidos como opción predeterminada. Si cambia con frecuencia los valores
predeterminados específicos cuando trabaja con una base de datos, puede restablecer el valor
predeterminado por uno que utilice con más frecuencia. Todos los valores predeterminados
pueden sobrescribirse más adelante, si es necesario. Para hacer cambios en los valores
predeterminados, haga clic en el botón de Microsoft Office y elija Opciones de Access.
PARTE III
En el panel de la izquierda del cuadro de diálogo Opciones de Access hay diez categorías de
opciones que puede cambiar (véase la figura 16-1). Muchas de las opciones se relacionan con
parámetros que afectan a todos los programas de Microsoft Office, no sólo Access.
NOTA Si quiere ver una explicación de las opciones, haga clic en el botón de ayuda (?), que se
encuentra en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo. La ventana de ayuda se abre con
una descripción de todas las opciones del cuadro de diálogo actual.
Establecimiento de las opciones más frecuentes

Estas opciones se relacionan con las características básicas aplicadas cuando inicia Access.
Establecimiento de opciones principales

Puede usar el estilo de información en pantalla para mostrar (o no) descripciones de
características de información en pantalla (la opción predeterminada). Quite la marca de la
casilla Mostrar teclas de método abreviado en la información en pantalla, si no quiere verlas
cuando coloca el puntero del ratón sobre comando. En la opción Combinación de colores puede
elegir entre Azul, Plata y Negro.
Opciones de creación de bases de datos

En la opción Formato de archivo predeterminado, puede elegir entre Access 2007, 2002-2003 o
2000. Ingrese el nombre de ruta de la carpeta en el campo de texto Carpeta de bases de datos
predeterminada, o haga clic en Examinar y localice la carpeta que quiera usar.
En la opción Nuevo criterio de ordenación de la base de datos, puede elegir entre una lista
de 33 configuraciones de idioma que cambian el orden alfabético predeterminado de las nuevas
bases de datos. La configuración general se aplica a inglés, francés, alemán, italiano, portugués y
español (con alfabetización tradicional e internacional). Para cambiar el criterio de ordenación en
una base de datos existente, seleccione el idioma y luego compacte la base de datos.
Debe cerrar y volver a abrir la base de datos para que estas opciones se apliquen.
Opciones para personalizar su copia de Microsoft Office

En el grupo Personalizar la copia de Office, ingrese su nombre de usuario y sus iniciales. Para
cambiar la configuración de idioma, haga clic en el botón para abrir el cuadro de diálogo
Configuración de idioma de Microsoft Office 2007, donde puede elegir de la lista Idiomas de
edición disponibles. Desplace hacia abajo la lista y seleccione el idioma que quiera usar y haga
clic en Agregar. Puede elegir más de un idioma, pero cuando elija uno diferente del inglés o el
español, verá un mensaje de advertencia de que ese lenguaje tiene soporte limitado en Microsoft
Office y requerirá soporte adicional.
Establecimiento de las opciones de base de datos actual

Está disponible un amplio rango de opciones para la base de datos actual, incluidas opciones
de aplicación, exploración, barras de herramientas, autocorrección de nombres y limitaciones de
búsqueda por filtro (véase la figura 16-2). Todas éstas se aplican sólo a la base de datos actual.
Para que entre en acción la mayor parte de estas opciones, necesita cerrar y volver a abrir la base
de datos. Para usar los mismos parámetros en otras bases de datos, es necesario que las abra y
las elija de nuevo.
PARTE III
Opciones de aplicación
Casi todos los cambios hechos en el grupo opciones de aplicación se aplican la próxima vez que
abra la base de datos. Sólo las opciones Título de la aplicación e Icono de la aplicación se aplican
en cuanto cierra el cuadro de diálogo.
• Título de la aplicación Para desplegar un título personalizado en la barra de título de
Windows, ingrese el texto que desee.
• Icono de la aplicación Para agregar un icono a la barra de título en lugar del icono
predeterminado de Access en la barra de título de Windows, escriba el nombre del
archivo de mapa de bits (.bmp) o icono (.ico) en el cuadro icono de la aplicación. Si no
conoce el nombre del archivo que quiere usar, haga clic en el botón examinar que se
encuentra junto al cuadro y use el cuadro de diálogo examinador de iconos para localizar
el archivo.
SUGERENCIA Si está creando una aplicación que habrá de distribuirse a varios usuarios, debe
colocar el archivo de icono en la misma carpeta que la aplicación huésped.
• Usar como icono formulario e informe Haga clic en aquí para colocar el icono de la
aplicación en las fichas que aparecen arriba de los documentos de formulario e informe.
• Mostrar formulario Muchas aplicaciones despliegan un formulario especial cuando
se abren (ya sea como pantalla de bienvenida o como panel de control con una lista de
opciones de acciones que se emprenderán en seguida, como ingresar o modificar datos, o
desplegar una vista preliminar del informe). Después de que cree el formulario especial y
lo guarde en la base de datos actual, puede usarlo como formulario de inicio. Para elegir
un formulario que habrá de desplegarse al inicio, haga clic en la flecha para despegar en
el cuadro Mostrar formulario y elija el formulario de la lista de formularios en la base de
datos actual. La opción predeterminada es ninguno.
• Mostrar barra de estado Quite la marca de esta casilla de verificación para evitar que
se despliegue la barra de estado en la parte inferior de la ventana.
• Opciones de la ventana de documentos Estas opciones son nuevas en Access 2007.
Le permiten cambiar la estructura de la ventana del documento. Ventanas superpuestas le
permite abrir y ver más de un objeto de Access a la vez. Si oculta el panel de exploración
y usa esta opción, tendrá el aspecto de las versiones anteriores de Access. La opción
Documentos con fichas es la opción predeterminada en este conjunto, que aplica la
interfaz de un solo documento para desplegar un objeto a la vez. La casilla de verificación
Mostrar fichas de documento muestra y oculta las fichas que aparecen arriba de los
documentos. La configuración predeterminada las muestra.
Si elige mostrar ventanas superpuestas sin fichas, aparece un nuevo grupo de comandos en
la ficha Inicio. El grupo ventanas incluye dos comandos:
• Ajustar al formulario Reduce la ventana para que se ajuste al formulario desplegado.
• Cambiar ventanas Ofrece una lista de los objetos abiertos entre los que se puede
elegir. También tienen la opción de disponer en mosaico o cascada los objetos de la
ventana.
Las siete opciones siguientes son casillas de verificación que configuran las siguientes
acciones:
• Usar las teclas especiales de Access Cuando las selecciona, puede usar las
combinaciones especiales de teclas que despliegan el Panel de exploración o la ventana
Inmediato, abrir la ventana Módulo o interrumpir un servidor. Las ventanas inmediato y
módulo se usan cuando trabaja con código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Estas
teclas especiales son las siguientes:
• F11 Muestra u oculta el Panel de exploración.
• CTRL+G Despliega la ventana Inmediato en el editor de Visual Basic.
• ALT+F11 Inicia el editor de Visual Basic.
• CTRL+ESC En un proyecto que evita que Access siga recuperando registros del servidor.
• Compactar al cerrar Compacta automáticamente y repara la base de datos cuando la
cierra, el tamaño se reducirá por lo menos en 256K.
• Quitar la información personal de las propiedades del archivo al guardarlo
Elimina automáticamente su nombre, el nombre de su empresa y otra información
personal que ingrese en el cuadro de diálogo propiedades de la base de datos.
• Utilizar controles con temas de Windows en los formularios Aplica el tema de
Windows a los controles en formularios e informes en lugar del tema estándares.
• Habilitar la vista Presentación para esta base de datos Muestra u oculta la opción
vista presentación en la barra de estado y en el menú de acceso directo que aparece
cuando hace clic en la ficha del objeto. Si ha establecido la propiedad Habilitar vista de
Presentación en No, tal vez no esté disponible esta casilla de verificación.
PARTE III
• Permitir cambios de diseño en las tablas en la vista Hoja de datos (para esta base
de datos) Permite cambios en el diseño de la tabla mientras se encuentra en la vista
Hoja de datos.
• Buscar campos numéricos truncados Cuando se establece, si el control de un
formulario o informe no es lo suficientemente ancho para mostrar el valor de número
completo, aparecen signos de ##### en el control. Si esta opción no está marcada, verá
sólo parte del número. La opción predeterminada es que aparezca desmarcada, pero es
buena idea marcar cuando se diseñan nuevos formularios e informes.
En la sección formato de almacenamiento de propiedades de imagen, puede elegir estas
opciones:
• Conservar el formato de imagen de origen Almacena imágenes en su formato
original. Esta opción reduce el tamaño de la base de datos.
• Convertir todos los datos de imagen en mapas de bits Esta configuración
predeterminada crea una copia del archivo de imagen original en el formato de mapa de
bits de Windows o de mapa de bits independiente del dispositivo. Con esta opción, puede
ver imágenes de bases de datos de Access 2003 y anteriores.
Opciones de Exploración
La opción Mostrar panel de exploración muestra (cuando está marcada) u oculta el Panel de
exploración. También puede oprimir F11 para mostrar u ocultar el panel. La otra opción es el
botón Opciones de exploración, que puede usarse para crear categorías personalizadas para
presentar listas de objetos en el Panel de exploración. Consulte el capítulo 20 para conocer más
información acerca de la personalización del agrupamiento en el Panel de exploración.
Opciones de barra de herramientas y de la cinta de opciones

Desplace la ventana base de datos actual para ver más opciones.
Para que estas opciones se apliquen, necesita cerrar y volver a abrir la base de datos.
• Nombre de banda de opciones Seleccione el nombre de la cinta de opciones
personalizada de la lista desplegable. Si no ha creado una cinta personalizada, la lista
estará vacía.
• Barra de menú contextual Elija de la lista de menús de acceso directo personalizados
en la base de datos o deje la predeterminada.
• Permitir el uso de menús no restringidos Expande la lista de menús para incluir
todos los comandos. Si quita la marca de esta opción, Access oculta ciertos menús que le
dan al usuario la capacidad de abrir un objeto en la vista Diseño y hacer cambios.
• Permitir el uso de menús contextuales predeterminados Deje esta opción marcada
para permitir el acceso a los menús de acceso directo integrados que aparecen cuando
hace clic con el botón derecho en un objeto, una barra de herramientas o una barra de
menús. Quite la marca de la opción para deshabilitar todos los menús de acceso directo.
Opciones de Autocorrección de nombres
Opciones de Autocorrección de nombres ayuda a Access a propagar los cambios a los nombres
de los objetos que hacen referencia al objeto al que se le ha cambiado el nombre. El grupo ofrece
tres opciones que ayudan a corregir los efectos colaterales comunes que ocurren cuando hace
cambios a un objeto mediante la interfaz de usuario. Access almacena el identificador de cada
objeto y da seguimiento a la información de asignación de nombres. Cuando Access observa
que un objeto ha cambiado desde la última acción de autocorrección de nombres, se ejecuta de
nuevo para todos los elementos de ese objeto. Por ejemplo, si agrega un cuadro de texto a un
formulario que está unido a la tabla Tarjeta Alfa y cambia el nombre de la tabla por Tarjeta Alfa
Plus, Access encuentra todos los elementos de la Tarjeta Alfa original y cambia sus nombres para
que coincidan con el nuevo nombre de la tabla.
Las tres opciones que puede marcar para autocorreción de nombres son las siguientes:
• Registrar información de Autocorrección de nombres Almacena información que se
necesita para corregir errores de asignación de nombres, pero no los corrige de inmediato.
También puede revisar las dependencias de un objeto, para que este consciente de los
posibles problemas por el cambio de nombres. Es buena idea mantener marcada esta
PARTE III
opción.
• Realizar Autocorrección de nombres Trata de actualizar las referencias a objetos a los
que cambió el nombre. Esto no cubre referencias en macros y módulos de Visual Basic.
• Registrar cambios de Autocorrección de nombres Crea un registro de autocorrección
de nombres que contiene los cambios hechos a la base de datos cada vez que se ejecuta
Autocorrección de nombres. Esta opción se vuelve disponible cuando marca la segunda
opción.
Opciones de Búsqueda por filtro

El grupo de opciones búsqueda por filtro limita o extiende el tamaño de la lista de valores
desplegada en la ventana filtro por formulario y establece el número máximo de registros que
se leerán para generar una lista de valores para un campo determinado. Cuanto mayor sea
la cantidad de campos que se incluyan en la operación de filtro, más tiempo tardará en filtrar
los datos. Este grupo también especifica si se despliegan valores para campos indexados o no
indexados y para una tabla vinculada en un archivo externo. Estos valores sólo se aplican a la
base de datos actual.
• Campos locales indizados Limita la lista de valores a los campos indizados en la base
de datos actual.
• Campos locales no indizados Incluye los campos que se encuentran en la base de
datos actual y que no está indizados.
• Campos ODBC Incluye campos en una tabla vinculada en una fuente externa.
• No mostrar listas cuando el número de registros leídos sea superior a Ingrese el
número máximo de registros que quiera leer para generar la lista de valores únicos para
el campo. Si el número de registros excede esta cantidad, no se desplegará ningún valor
para el campo en la ventana filtro por formulario. Tendrá una opción entre Es nulo y No
es nulo. La opción predeterminada es 1000.
Establecimiento de las opciones de Hoja de datos

La categoría de opciones Hoja de datos (véase la figura 16-3) incluye valores predeterminados.
FIGURA 16-3 Establecimiento de opciones para hojas de datos
Colores predeterminados
La configuración de Colores predeterminados le permite especificar los colores de fuente, fondo,
fondo alterno y cuadrícula para la hoja de datos. Cuando hace clic en la flecha desplegable que
se encuentra junto a una de las opciones, aparece la paleta de colores, donde puede elegir los
colores deseados.
Efectos de cuadrícula y celda

• Modo predeterminado de mostrar cuadrícula Determina si se muestran u ocultan las
líneas de división horizontales o verticales en la hoja de datos.
• Efecto de celda predeterminado Por lo general está elegida la opción Sin relieve, pero
puede cambiarla a Con relieve y Bajo relieve, para crear un efecto especial en la hoja de
datos.
• Ancho de columna predeterminado Especifica el ancho de las columnas en una
nueva hoja de datos. Puede cambiar fácilmente el ancho en la hoja de datos al arrastrar
los divisores de columna. Escriba un nuevo ancho predeterminado en el cuadro. El ancho
predeterminado es usar la unidad de medidas del sistema. El valor predeterminado es
2.499 cm.
Fuente predeterminada
La configuración Fuente predeterminada le permite seleccionar el nombre de fuente de una
lista de fuentes instaladas en su sistema. También puede elegir de nueve grosores de fuente
que van de delgado a grueso; la opción predeterminada es normal.
• Tamaño Elija el tamaño de fuente de la lista desplegable que contiene tamaños de
fuente que va de 8 a 72 puntos, o ingrese un número en el cuadro.
• Subrayado y Cursiva Establecen el estilo como predeterminado.
Establecimiento de las opciones de Diseñadores de objetos

Los grupos de opciones de este conjunto (véase la figura 16-4) especifican muchos valores
predeterminados para la creación de objetos de Access. Un grupo ofrece varios métodos para
revisar muchos tipos de entrada de datos y errores de teclado.
PARTE III
FIGURA 16-4 Establecimiento de opciones para los diseñadores de objetos
Diseño de la tabla
El grupo Diseño de la tabla incluye opciones de tamaño y tipo de campo predeterminado,
además de especificar prefijos para usar en campos de indexación automática.
• Tipo predeterminado de campo Por lo general se establece en Texto, pero puede

seleccionar cualquiera de los nuevos tipos de campo como opción predeterminada,
OLE (Object Linking and Embbeding, vinculación e inserción de objetos) incluido,
Hipervínculo y Memo.
• Tamaño predeterminado de campos de texto Incluye el tamaño predeterminado para
campos de tipo de datos Texto. Puede ingresar cualquier número en el cuadro de texto,
pero 255 es el máximo, además de la opción predeterminada.
• Tamaño predeterminado de campos de número Incluye un lista desplegable de la
cual elegir la opción predeterminada. La opciones de número son Byte, Entero, Entero
largo, Simple, Doble, Decimal e Id de réplica. La opción predeterminada es Entero largo.
• Autoindizar al importar o crear Se usa cuando importa una tabla desde un origen
externo o cuando crea una nueva tabla en la vista Diseño. Este valor le indica a Access
indizar automáticamente a partir de todos los campos que empiezan o terminan con los
caracteres que escriba en el cuadro. Las entradas múltiples deben separarse con puntos
y coma. Por ejemplo, las entradas en el cuadro Autoindizar que se indican en la figura
16-4, instruyen a Access para crear un índice a partir de todos los campos cuyos nombres
empiezan o terminan con los caracteres ID, clave, código o número. Éstas son también las
opciones predeterminadas.
• Mostrar botones de opciones de actualización de propiedades Cuando se marca,
se le da la opción de propagar cambios de propiedades que haya hecho en una tabla o
consulta, a controles asociados a ese campo.
Diseño de la consulta
En el grupo de opciones Diseño de la consulta, puede elegir que se eliminen los nombres de la
cuadrícula de diseño y que se muestren todos los valores de campo en el conjunto de registros.
También puede cambiar el tipo y tamaño de fuente.
• Mostrar nombres de tablas Despliega los nombres de las tablas en la fila Tablas, de
la cuadrícula de la consulta. Esto ayuda a llevar registro del origen del campo, cuando se
usan varias tablas en una consulta. La opción predeterminada es que esté marcada.
• Mostrar todos los campos Despliega todos los campos de las tablas o consultas de una
consulta, cuando ejecuta ésta. Los campos no se agregan a la cuadrícula de la consulta,
sólo a la hoja de datos resultante. Cuando selecciona esta opción, sólo se ven afectadas
las nuevas consultas. Aparece desmarcada, como opción predeterminada.
• Habilitar la Autocombinación Crea automáticamente una combinación interna
entre dos tablas en la cuadrícula de la consulta. Si quiere definir usted mismo las
relaciones, quite la marca de la casilla de verificación. Para que dos tablas se combinen
automáticamente, deben tener campos con el mismo nombre y del mismo tipo de datos,
y uno de los campos debe ser el campo de clave principal de esa tabla. Aparece marcada
como opción predeterminada.
• Fuente del diseño de la consulta Establece la fuente y el tamaño predeterminados para
los resultados de la consulta. La opción predeterminada es Segoe UI con tamaño de 8.
• Sintaxis compatible con SQL Server (ANSI 92) Le indica a Access que forme las
consultas de la base de datos actual o todas las bases de datos nuevas exclusivamente
con la sintaxis estándar de ANSI 92. Esta opción asegura compatibilidad con SQL Server
(SQL son las siglas de Structured Query Language, lenguaje de consulta estructurado).
La opción predeterminada es que ambas aparezcan desmarcadas.
Formularios e informes
Todas las configuraciones del grupo Formularios e informes, en la ventana Diseñadores de
objetos, se relacionan con el trabajo en la vista Diseño de un formulario o informe.
PARTE III
• Comportamiento de la selección Relaciona los resultados de dibujar un rectángulo en
el diseño para seleccionar controles. Parcialmente encuadrada, la opción predeterminada,
selecciona todos los controles con sólo incluir cualquier parte dentro del rectángulo
dibujado, mientras que Totalmente encuadrada sólo selecciona los controles que están
totalmente dentro del rectángulo dibujado.
• Plantilla de formulario y Plantilla para informe Le permiten especificar un
formulario o un informe existente como plantilla para los nuevos diseños. Escriba el
nombre del formulario o el informe que quiera usar como plantilla predeterminada. La
opción predeterminada es Normal para ambas.
• Utilizar siempre procedimientos de eventos Cuando está seleccionada, le lleva
directamente a la ventana del Editor de Visual Basic cuando hace clic en el botón
Generador, de la Hoja de propiedades, omitiendo el cuadro de diálogo Seleccionar
generador. Con la marca eliminada de la casilla de verificación, la opción predeterminada,
aparece el cuadro de diálogo Seleccionar generador, ofreciendo la opción entre
Generador de expresiones, Generador de macros o Generador de código.
Comprobación de errores
La revisión automática de errores identifica los errores en los diseños de formulario e informes, y
ofrece sugerencias para corregirlos. Tiene la opción de elegir que se aplique revisión automática
a cinco tipos generales de errores. Puede establecer estas reglas en la ficha Comprobación de
errores del cuadro de diálogo Opciones de Access. Consulte el capítulo 10 para conocer ejemplos
de la manera en que la comprobación de errores puede ayudarle con el diseño de formularios e
informes.
Para solicitar la revisión de errores, marque la casilla de verificación Habilitar comprobación
de errores. Luego elija un color para el botón del indicador de errores, el pequeño triángulo que
aparece en la esquina superior izquierda del control que causó el error.
Entre las categorías de reglas que puede especificar se incluyen las siguientes:
• Buscar etiqueta y control no asociados Los errores ocurren cuando selecciona una
etiqueta y un control que no están asociados entre sí.
• Buscar nuevas etiquetas no asociadas Los errores ocurren cuando agrega una
etiqueta a un formulario o informe que no está asociada con otro control.
• Buscar errores de métodos abreviados de teclado Los errores ocurren cuando
selecciona un control en un formulario que muestra una tecla de método abreviado no
válida (el carácter subrayado que puede usar con ALT para mover el enfoque al control),
por ejemplo, una etiqueta no asociada, una tecla de método abreviado duplicada o un
espacio usado como tecla de método abreviado.
• Buscar propiedades de control no válidas Los errores ocurren cuando selecciona un
control con valores no válidos en una o más propiedades.
• Buscar errores de informe comunes Los errores ocurren cuando el informe tiene una
definición de orden y agrupamiento no válido. También puede ocurrir cuando el ancho de
un informe excede el ancho del papel.
También puede establecer el color del indicador de error predeterminado. Haga clic en la
flecha hacia abajo y elija el color de la paleta.
Establecimiento de las opciones de Revisión

Las opciones de Revisión (véase la figura 16-5) establecen la manera en que Access detecta y
corrige automáticamente los errores en la base de datos. También puede usar estas opciones para
elegir un diccionario personalizado que incluya palabras y términos especiales relacionados con
su espacio de trabajo.
PARTE III
FIGURA 16-5 Elección de opciones para revisión ortográfica de documentos
Opciones de Autocorrección
También puede elegir el método que Access usa para corregir errores tipográficos y palabras
que suelen escribirse mal mientras ingresa los datos. Haga clic en el botón Opciones de
autocorrección para ver las opciones.
En el cuadro de diálogo Autocorrección, puede elegir que se aplique autocorrección a

cierto tipo de errores, además de especificar cierto texto o caracteres de reemplazo para otras
palabras que suelen escribirse mal. Si hay algunas combinaciones de texto o de abreviaturas
que normalmente serían atrapadas por la herramienta Autocorrección, puede hacer clic en
Excepciones y realizar algunos cambios.
Correcciones de ortografía
Las opciones de corrección ortográfica en el grupo Al corregir la ortografía en los programas de
Microsoft Office ofrecen opciones de cuáles palabras y errores ignorar. También puede pedir a
Access que subraye palabras que estén repetidas, en caso de que no se pretenda que lo estén.
Debido a que el francés es un idioma de uso común, puede elegir Permitir mayúsculas
acentuadas en francés. Si no está usando ningún término especial ni palabras poco comunes,
puede elegir la opción Sólo del diccionario principal.
También puede elegir que se use un diccionario personalizado en lugar del diccionario
principal predeterminado. Un diccionario personalizado puede contener nombres apropiados,
términos técnicos o acrónimos que se usan en la aplicación pero que no aparecen en el
diccionario principal. Puede construir un diccionario personalizado: haga clic en el botón
Diccionarios personalizados y elija de la lista en el cuadro de diálogo.
La siguiente opción en este grupo es Modos del francés, que tiene tres opciones:
• Ortografía tradicional y nueva, la opción predeterminada.
• Ortografía tradicional.
• Nueva ortografía.
La lista desplegable en la opción final, Idioma del diccionario, ofrece diversos dialectos del
inglés, el francés y el español relacionados con el país.
Establecimiento de opciones avanzadas

El conjunto de opciones avanzadas (véase la figura 16-6) incluye edición, mostrar, imprimiendo y
algunos parámetros generales y avanzados.
Edición
El extenso grupo de opciones edición incluye configuraciones de comportamiento de teclado
y las opciones de entrada y búsqueda. También hay algunas opciones internacionales que
especifican la dirección y la alineación del texto, además del movimiento de cursor.
PARTE III
FIGURA 16-6 Elección de las opciones avanzadas
El primer conjunto de opciones determina las consecuencias de oprimir ciertas teclas como
ENTER, TAB, FLECHA A LA DERECHA y FLECHA A LA IZQUIERDA.
Las opciones de Movimiento después de entrar se refieren al comportamiento del punto de
inserción (cursor) después de oprimir ENTER:
• No mover Mantiene el punto de inserción en el campo actual.
• Siguiente campo Mueve el punto de inserción al siguiente campo. Este valor
funciona con los valores de comportamiento al entrar en el campo para completar el
comportamiento.
• Siguiente registro Mueve el punto de inserción al siguiente registro de la tabla o el
formulario.
El grupo Comportamiento al entrar en el campo determina lo que pasa cuando el punto de

inserción entra en un campo.
• Seleccionar todo el campo Selecciona todos los caracteres en el campo.
• Ir al principio del campo Coloca el punto de inserción antes del primer carácter en el
campo sin seleccionar ningún carácter.
• Ir al final del campo Coloca el punto de inserción al final del campo después del
último carácter, sin seleccionar ningún carácter.
La configuración Comportamiento de teclas de dirección especifica lo que ocurre cuando
oprime FLECHA A LA DERECHA y FLECHA A LA IZQUIERDA.
• Siguiente campo Mueve el punto de inserción al siguiente campo o al anterior, cuando
oprime FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA, respectivamente. Para mover el punto de
inserción dentro del campo, oprima F2 para ingresar en el modo de edición, y luego utilice
las teclas de flecha.
• Siguiente carácter Mueve el punto de inserción al siguiente carácter o al anterior en el
campo actual, cuando oprime FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA, respectivamente.
La casilla de verificación se detiene en el primer o último campo, bloquea el punto de
inserción dentro del registro actual y evita que las teclas FLECHA DERECHA y FLECHA IZQUIERDA
muevan el punto de inserción al siguiente registro o al anterior.
El segundo conjunto de opciones de Edición establece las características de Buscar y reemplazar.
El parámetro Comportamiento predeterminado de Buscar y Reemplazar determina la
extensión de la búsqueda. Estas opciones también están disponibles de manera inmediata en el
cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar.
• Búsqueda rápida Busca sólo en el campo actual y encuentra coincidencias en todo el
campo.
• Búsqueda general Busca en todos los campos y encuentra coincidencias en cualquier
parte del campo.
• Búsqueda en inicio de campo Busca en el campo actual y encuentra coincidencias
sólo al principio de los caracteres del campo.
El grupo Confirmar requiere que Access despliegue un mensaje que requiere una
confirmación de la operación actual bajo condiciones específicas, como cuando cambia un
registro, cuando elimina un objeto de base de datos (Eliminación de documento) o cuando
ejecuta una consulta de acción (Consultas de acción).
El conjunto final de las opciones de edición se relaciona con la dirección y la alineación del
texto, y con el movimiento del cursor por los datos.
El grupo Dirección predeterminada ofrece la opción entre De izquierda a derecha y De
derecha a izquierda.
• De izquierda a derecha Empieza el ingreso de datos en la columna del extremo
izquierdo y coloca los siguientes datos en la siguiente columna de la derecha, y así
sucesivamente.
• De derecha a izquierda Coloca el primer campo en la columna del extremo derecho
y coloca el siguiente en la columna de la izquierda, etc. Para aplicar esta opción, debe
tener la opción idioma De derecha a izquierda habilitada en Configuración de idioma de
Microsoft Office.
En Alineación general, puede elegir entre Modo de interfaz y Modo de texto:
• Modo de interfaz Establece la alineación general consistente con el idioma de la
interfaz de usuario. Por ejemplo, si la dirección es de izquierda a derecha, el texto se
alinea a la izquierda.
• Modo de texto Establece la alineación general de acuerdo con la dirección de los
primeros caracteres específicos del idioma que encuentra.
PARTE III
En el grupo Movimiento del cursor, tiene varias opciones:
• Lógico Indica al cursor que se mueva dentro del texto bidireccional, de acuerdo con
la dirección del idioma que encuentre. Por ejemplo, si usa palabras en español y árabe
en la misma frase, el punto de inserción se mueve de izquierda a derecha en el texto en
español, y luego inicia en el carácter del extremo derecho en la palabra en árabe y sigue
para moverse en dirección de derecha a izquierda.
• Visual Le indica al cursor que se mueva dentro del texto bidireccional al pasar al
siguiente carácter adyacente. Por ejemplo, si usa texto en inglés y árabe en la misma frase,
el punto de inserción se mueve de izquierda a derecha a través del texto en inglés, y luego
sigue en el carácter del extremo izquierdo de la palabra en árabe y sigue en la dirección
de izquierda a derecha.
• Control IME de hoja de datos Establece el modo IME de Asia del Este en Sin control,
cuando ingresa datos en la hoja de datos de la tabla.
• Usar calendario Hijri Cambia al calendario lunar islámico en lugar del calendario
gregoriano.
Mostrar
Todas las opciones de Mostrar se relacionan con lo que usted ve al inicio, mientras trabaja en la
ventana de la base de datos o cuando crea una macro.
En el grupo Mostrar, puede elegir que se muestren u oculten los siguientes elementos:
• Mostrar este número de documentos recientes Establece el número de nombres
de archivo que aparecen en el panel Documentos recientes, de las opciones que se
despliegan al oprimir el botón de Microsoft Office.
• Barra de estado Despliega la barra de estado en la parte inferior de la ventana de Access.
• Mostrar animaciones Cuando se marca, muestra el movimiento en la hoja de datos.
Por ejemplo, cuando inserta o elimina una columna, puede verse cómo se desplazan las
otras columnas.
• Mostrar etiquetas inteligentes en hojas de datos Cuando está marcada, despliega
el botón Etiqueta inteligente de acción cuando se mueve a un campo que tienen adjunta
una etiqueta inteligente.
• Mostrar etiquetas inteligentes en formularios e informes Realiza lo mismo con
formularios e informes.
En el grupo Mostrar en diseño de macro, ambas opciones se relacionan con la creación y
edición de macros:
• Columnas de nombre Despliega la columna Nombre de macro como opción
predeterminada en la cuadrícula de diseño de la macro cuando ingresa un nombre de
macro opcional.
• Columnas de condiciones Despliega la columna Condiciones como opción
predeterminada en la cuadrícula de diseño de la macro cuando puede ingresar un
nombre de macro opcional.
Consulte el capítulo 19 para conocer más información acerca de la creación de macros.
Impresión
También puede establecer los tamaños de margen predeterminados para los cuatro márgenes.
Puede ingresar cualquier número en el grupo de márgenes que sea compatible con su
impresora y tamaño de papel, desde 0 para la altura o el ancho de la página impresa. El valor
predeterminado para todos los márgenes es 0.635 cm. También puede sobrescribir las opciones
predeterminadas establecidas aquí al ejecutar Configurar página, antes de imprimir un
formulario o un informe.
General
El grupo de opciones General muestra las siguientes opciones:
• Mostrar errores de interfaz de usuario en el complemento Muestra errores en el
código de personalización de su interfaz de usuario.
• Informar mediante sonidos Le permite activar sonidos para acompañar tareas como
terminación de un trabajo de impresión o una notificación de alerta. Puede personalizar
sonidos para esta opción mediante el cuadro de diálogo Sonidos, en el Panel de control
de Windows.
PRECAUCIÓN La opción de sonidos afecta a todos los programas de Office.
• Usar formato de año de cuatro dígitos Estas opciones aplican el formato a la base de
datos actual o a todas las bases de datos, aunque la propiedad Formato del campo o el
control esté establecida para que se muestre como un año de dos dígitos.
• Botón Opciones Web Abre un cuadro de diálogo en que puede especificar el
PARTE III
aspecto predeterminado de los nuevos hipervínculos. Puede elegir los colores para
los hipervínculos, un color antes de que haya hecho clic en él para ir al destino y otro
después de que haya saltado a él. También puede incluir una línea de subrayado con la
dirección.
Avanzadas
El último grupo de configuraciones en la página Avanzadas se aplica al desempeño de la base de
datos y a la restricción de tiempo dedicado a comunicarse con orígenes externos:
• Abrir la última base de datos utilizada al iniciar Access Abre la base de datos usada
más recientemente en lugar de la página Introducción a Microsoft Office Access.
• Grupo Modo de apertura predeterminado Elija entre Compartido, que permite a
otros usuarios abrir la base de datos al mismo tiempo que usted, y Exclusivo, que le da
acceso único a la base de datos. Consulte el capítulo 24 para conocer más información
acerca de la ejecución de Access en un entorno compartido.
• Bloqueo predeterminado de registro Elija Sin bloquear, para evitar que los registros
se bloqueen mientras se están editando; Todos los registros, bloquea todos los registros de
un formulario o una hoja de datos (y sus tablas), siempre y cuando el formulario o la hoja
de datos esté abierto; o Registro modificado, que sólo bloquea los registros que se están
editando.
• Abrir bases de datos usando bloqueo por registros Hace que el bloqueo en el nivel
de los registros sea la opción predeterminada para la base de datos abierta. Cuando
marque esta opción, sólo una fila de registros se bloquea a la vez, en lugar de bloquear
una página completa que podría incluir varios registros.
El siguiente grupo de selecciones en el grupo Avanzadas se relaciona con bases de datos
compartidas e interacciones con fuentes externas.
• Tiempo de espera de OLE/DDE (s) Establezca el periodo después del cual Access
deja de realizar una operación OLE o DDE que falló. Ingrese un número entre 0 y 300
segundos. La opción predeterminada es 30 segundos.
• Intervalo de actualizaciones (s) Se relaciona con la opción Habilitar la actualización
DDE y especifica el tiempo después del cual Access actualiza automáticamente los
registros en la vista Hoja de datos o Formularios. Ingrese un número entre 1 y 32,766. La
opción predeterminada es 60. Establezca 1 para evitar actualizaciones.
• Número de intentos de actualización Alude al número de veces que Access trata de
guardar un registro cambiado, que está bloqueado por otro usuario. Ingrese un número
entre 0 y 10. La opción predeterminada es 2.
• Intervalo de actualización ODBC (s) Establezca un número entre 1 y 32,766 para
especificar el intervalo después del cual Access actualiza automáticamente los registros a
los que está ingresando mediante ODBC. Esto se usa sólo si la base de datos se comparte
en una red. La opción predeterminada es 1,500 segundos.
PARTE III
• Intervalo entre intentos de encabezado (ms) Establece el tiempo (en milisegundos)
después del cual Access trata automáticamente de guardar un registro cambiado,
que está bloqueado por otro usuario. Ingrese un número entre 0 y 1,000. La opción
predeterminada es 250 milisegundos.
• Grupo Operaciones DDE Establece el comportamiento de la base de datos cuando
trata con otras aplicaciones. Omitir peticiones DDE no sólo hace eso (ignora solicitudes
DDE de orígenes externos). Habilitar la actualización DDE actualiza los vínculos DDE a
un intervalo especificado en el valor Intervalo de actualización. Consulte el capítulo 23
para conocer más información acerca de la interacción con aplicaciones externas.
• Argumentos de la línea de comandos Ingrese en el cuadro de texto el nombre de uno
o más valores que desee sean regresados por la función Comando. Los argumentos de la
línea de comandos personalizan la manera en que Access inicia. Por ejemplo, abrir una
base de datos automáticamente, ejecutar una macro, proporcionar un nombre de usuario
y una contraseña, o abrir una base de datos para acceso exclusivo o de sólo lectura.
Personalización de la barra de herramientas
La página Personalizar (véase la figura 16-7) se usa para agregar botones a la barra de
herramientas de acceso rápido, que realizarán acciones específicas. Puede hacer clic en uno de
los botones de la lista Comandos más utilizados y luego en Agregar, para incluirlo en la barra de
herramientas de acceso rápido.
Para ver la lista de todos los comandos en todas las fichas de la barra de herramientas de
acceso rápido, haga clic en la flecha desplegable de Comandos disponibles en. En la figura 16-8
se muestra la lista de comandos que están disponibles en la cinta de opciones. También puede
elegir las acciones de la lista que se encuentra a la izquierda y hacer clic en Agregar. Si la barra de
herramientas es difícil de ver arriba de la cinta de opciones, también puede elegir que se mueva
la barra de herramientas abajo de la cinta de opciones.
Además puede arrastrar un comando de la cinta de opciones a la barra de herramientas
de acceso rápido sin usar la ventana Opciones de Access. Consulte el capítulo 20 para conocer
ejemplos de personalización de la barra de herramientas de acceso rápido.
Visualización y administración de complementos
Los complementos se describen como extensiones de aplicación porque van más allá de las
capacidades integradas del programa de Access. Por ejemplo, plantillas personalizadas, etiquetas
FIGURA 16-7 Adición de acciones a la barra de herramientas de acceso rápido
inteligentes y esquemas XML son complementos. La página Complementos (véase la figura

16-9) muestra el nombre, la ubicación y el tipo de complementos en cuatro grupos:
• Complementos de aplicaciones activas Están registrados actualmente y se ejecutan
en Access. Hay complementos que no están activos actualmente en esta base de datos.
• Complementos de aplicaciones inactivas Están registrados pero no están cargados.
• Complementos relacionados con documentos Archivos de plantillas a los que hacen
referencia documentos abiertos.
PARTE III
FIGURA 16-8 Revisión de todos los comandos en las cintas de opciones
• Complementos de aplicaciones deshabilitadas Están deshabilitados

automáticamente porque pueden causar que el programa deje de ejecutarse.
Para elegir más complementos, haga clic en la flecha hacia abajo de Administrar y elija de la
lista de complementos disponibles. Luego haga clic en Ir y elija las opciones que quiera.
Elección de las opciones del Centro de confianza

El Centro de confianza de Microsoft Office (véase la figura 16-10) fue diseñado como
protección contra hackers que pueden hacer daño con complementos. Microsoft ha diseñado
criterios específicos que deben cumplir los complementos para ser aceptados. Haga clic en los
hipervínculos para ver más información acerca de los criterios.
FIGURA 16-9 Visualización y administrativos de complementos
Haga clic en el botón Configuración del Centro de confianza y luego en una de las opciones
del panel de la izquierda para cambiar cualquier configuración. La barra de mensajes es el
mensaje de seguridad que verá cuando abra una base de datos que incluye macros, código de
Visual Basic para Aplicaciones o complementos que no están certificados. Aprenderá más acerca
de la seguridad de la base de datos en el capítulo 25.
PARTE III
FIGURA 16-10 Búsqueda de información de seguridad
Búsqueda de recursos adicionales

La página Recursos, en Opciones de Access (véase la figura 16-11), proporciona muchas
maneras de mantenerse actualizado con las últimas mejoras y de obtener ayuda cuando surgen
problemas. Puede usar esta página para activar Microsoft y registrar servicios en línea.
FIGURA 16-11 Uso de recursos adicionales
Personalización de la barra de estado

La barra de estado de Access, que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, despliega
muchos indicadores de actividades actuales. Por ejemplo, cuando las teclas BLOQ MAYÚS o BLOQ
NÚM están oprimidas, sus nombres aparecen en la barra de estado. También muestra “Filtrado”
cuando el objeto actual contiene datos filtrados.
Para cambiar estos parámetros, haga clic con el botón derecho en la barra de estado y
marque o desmarque las opciones que desee.
17
CAPÍTULO
Mejore el rendimiento
de su base de datos
E
n esta era de información, siempre estamos buscando maneras de acelerar las operaciones y de
mejorar la exactitud y la consistencia de los resultados. La optimización es el objetivo final, y la
acumulación de mejoras en el rendimiento es una manera de acercarse a ese objetivo. Access
le ayuda a crear bases de datos eficientes al ofrecer muchas herramientas, incluidos los asistentes del
analizador, que examinan la organización de su base de datos y sugieren maneras en que puede mejorar
la distribución de la información entre las tablas y agilizar el rendimiento general de la base de datos.
Uno de los objetivos más importantes de una base de datos es mantener información exacta y
completa. Una herramienta que fue nueva en Access 2003 le ayuda a evitar errores al publicar las
interdependencias entre los objetos de su base de datos. Así, por ejemplo, si cambia el tamaño de un
objeto o lo elimina, puede determinar qué más se ve afectado por el cambio.
En cuanto a la seguridad y la confiabilidad, las herramientas de Access le permiten crear copias de
seguridad y restaurar bases de datos en casos de emergencia. Otras herramientas compactan la base
de datos, para que consuma menos espacio en disco, y reparan bases de datos que se han dañado.
Optimización de una base de datos

Access proporciona dos herramientas analíticas que pueden ahorrarle mucho tiempo y que le ayudan
a optimizar la estructura de una nueva base de datos. Puede optimizar el rendimiento de una base
de datos sin usar los analizadores, si se concentra en cada uno de los elementos que integran la
base de datos (por ejemplo, la distribución eficiente de datos entre las tablas, las características
de la base de datos, incluidos los filtros e índices, y los propios objetos).
Uso de los asistentes para analizadores

El Asistente para analizador de tablas examina la distribución de los datos entre las tablas y presenta
sugerencias e ideas para lograr mejoras adicionales. El Analizador de rendimiento revisa cualquiera de
los objetos de la base de datos (o todos) y hace sugerencias para mejorar su rendimiento; también
puede examinar las relaciones que ha establecido en la base de datos y el conjunto de módulos del
código de Visual Basic en ella, módulos de clase y estándar incluidos.
Ambas herramientas están disponibles en el grupo de comandos Analizar, de la ficha
Herramientas de base de datos.
531
El analizador de tablas
Cuando diseña una nueva base de datos, hace lo mejor que puede para reducir la redundancia
en los datos al crear un conjunto de tablas relacionadas. Si percibe que su base de datos tiene
una tabla que muestra valores repetidos en un campo, puede usar el analizador de tablas para
que le ayude a dividirla. El Analizador de tablas puede revisar la distribución de los datos y,
quizás, hacer sugerencias para una optimización adicional, incluida la adición de más índices y
mayor normalización para reducir la redundancia de datos.
Para iniciar el analizador de tablas, en el grupo Analizar, de la ficha Herramientas de base
datos, haga clic en el comando Analizar tabla. Los primeros dos cuadros de diálogo proporcionan
una buena descripción del proceso de optimización de una tabla, al señalar primero el problema
y mostrar luego posibles soluciones. Cada cuadro de diálogo también ofrece una revisión de
ejemplos de los problemas y las soluciones. En la figura 17-1 se muestra el primero de dos
cuadros de diálogo de introducción. Haga clic en uno de los botones Mostrar un ejemplo para
obtener una imagen de lo que puede hacer el Analizador de tablas.
El segundo cuadro de diálogo del Analizador de tablas muestra la manera en que se planea
resolver el problema, al dividir las tablas de modo tal que cada pieza de los datos sólo esté
almacenada una vez.
En el tercer cuadro de diálogo del analizador de tablas se muestra una lista de las tablas que
se encuentran en la base de datos actual (véase la figura 17-2). Seleccione la tabla que contiene
los datos repetidos y haga clic en Siguiente. En el siguiente cuadro de diálogo, puede elegir si
deja que el asistente decida cómo dividir los datos o si lo hace usted mismo. En caso de que deje
que el asistente decida, el siguiente cuadro de diálogo presenta un diagrama de la redistribución
sugerida de la información.
FIGURA 17-1 Inicio del analizador de tablas

Capítulo 17: Mejore el rendimiento de su base de datos 533
PARTE III
FIGURA 17-2 Selección de la tabla que se analizará
SUGERENCIA Si espera usar el Analizador de tablas con frecuencia y no quiere ver siempre los dos
cuadros de diálogo de introducción, quite la marca de la casilla de verificación ¿Desea mostrar las
páginas de introducción?, en el cuadro de diálogo que muestra la lista de tablas. Si quiere ver esos
cuadros de nuevo, abra el Analizador de tablas y marque la casilla de verificación.
En la figura 17-3, el Analizador de tablas encontró que los valores en los campos CP y
Ciudad están repetidos muchas veces en la tabla Lista de nombres, de la base de datos Policía.
Ha sugerido que cree una tabla de búsqueda para cada campo, con un vínculo que va de la
nueva Tabla2 a la tabla original Lista de nombres (ahora llamada Tabla1) y un vínculo adicional
de la nueva Tabla3 a la Tabla2. Observe que el asistente no ha cambiado ningún nombre; el
cambio a los nombres de la tabla sólo es una sugerencia.
SUGERENCIA Haga clic en el botón Sugerencias (el icono con el foco prendido) para conocer las
instrucciones sobre la manera de manejar las sugerencias del asistente.
Para cambiar un nombre de tabla, seleccione ésta y luego haga clic en el botón Cambiar
nombre de la tabla, en el cuadro de diálogo e ingrese un nuevo nombre. Cuando cambie
el nombre de la tabla relacionada, el asistente cambia el nombre de la tabla en el campo
vinculado de la tabla principal para que concuerde. Si cambia de opinión acerca del nuevo
nombre que asignó a una tabla, haga clic en el botón Deshacer, que se encuentra junto al botón
Cambiar nombre de la tabla, y luego ingrese un nombre diferente.
Si la manera en que los campos están agrupados no tiene sentido para usted, arrastre los
nombres de campo de una tabla a la otra para cambiarlos. Luego haga clic en Siguiente para
pasar al cuadro de diálogo en que verifica que los campos de clave principal sean correctos
Cambiar nombre de la tabla Deshacer Sugerencias
FIGURA 17-3 El analizador de tablas tiene sugerencias
(véase la figura 17-4). Como opción predeterminada, el asistente ha agregado un campo único a
cada tabla nueva y ha creado los campos de vinculación correspondientes.
Cada una de las nuevas tablas tiene un campo de clave principal asignado, pero Tabla1
(Personal voluntario) no tiene uno. Puede especificar una clave principal para Tabla1 de una de
dos maneras:
• Seleccione un campo existente que sabe que tiene valores únicos y haga clic en el botón
Establecer el identificador único. El símbolo de llave aparece junto al nombre del campo.
• Seleccione la tabla y haga clic en el botón Agregar clave generada. Un nuevo campo Id
único generado se agrega a Tabla1.
Después de agregar campos de clave, haga clic en Siguiente. En el cuadro de diálogo final
(figura 7-5), el asistente ofrece crear una consulta que use el mismo nombre y tenga el mismo
aspecto que la tabla original. Permitir que el asistente haga esto le deja trabajar con los datos en
un solo lugar y garantiza que todos los formularios e informes que ha creado empleando la tabla
original como base seguirán funcionando de manera apropiada. También puede elegir que usted
tenga la posibilidad de crear esta consulta, si lo prefiere.
Si prefiere la opción de decidir qué campos colocar en cada tabla (tome como referencia
la figura 17-3), el siguiente cuadro de diálogo muestra sólo la tabla original sin la nueva Tabla2
intermedia. Puede crear la nueva tabla al arrastrar un nombre de campo de la lista en Tabla1.
También puede cambiar el nombre de las tablas y definir el campo de clave principal para
la nueva tabla empleando los botones del cuadro de diálogo. Después de que haga clic en
Siguiente, el asistente ofrece crear una consulta, como antes.
Establecer el identificador único Agregar clave generada
PARTE III
FIGURA 17-4 Verificación de los campos de clave principal
El Analizador de rendimiento
El Analizador de rendimiento revisa los objetos de la base de datos y sugiere maneras de mejorar
el rendimiento de la aplicación. Cuando termina de usar el Analizador de rendimiento, muchas
de las sugerencias pueden implementarse automáticamente. Para iniciar el Analizador de
rendimiento, en el grupo Analizar, de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el
comando Analizar rendimiento. El primer cuadro de diálogo incluye una ficha para cada tipo
de objeto de base de datos. Cada ficha contiene los nombres de todos los objetos en la base de
datos actual. La ficha Base de datos actual contiene las opciones Relaciones y Proyecto VBA. La
ficha Todos los tipos de objetos contiene todos los nombres en un solo lugar. El icono que lo
precede le indica qué tipo de objeto es.
FIGURA 17-5 El cuadro de diálogo final del Asistente para analizar tablas
Para elegir cuáles objetos desea examinar, seleccione la ficha apropiada y elija los nombres
de los objetos, o haga clic en Seleccionar todo para elegir todos los objetos. Para analizar toda
la base de datos, haga clic en las fichas Todos los tipos de objetos y elija Seleccionar todos.
Un cuadro de mensaje le informa acerca del avance del análisis, y después de que se han
inspeccionado todos los objetos, el asistente despliega un cuadro de diálogo con una lista
de recomendaciones, sugerencias e ideas (véase la figura 17-6). También se indica cualquier
problema que se haya corregido. El panel Notas del análisis describe los hallazgos generales.
Cuando selecciona uno de los elementos de la lista, se despliegan explicaciones adicionales en el
panel Notas del análisis.
SUGERENCIA Si incluye consultas en los objetos que se analizan, asegúrese de tener datos
suficientes en las tablas para dar a la consulta un buen tratamiento.
En la figura 17-6, el analizador ha recomendado que agregue un índice a los campos Fecha y
DR de la tabla Entrada Alfa. Cuando seleccione una de estas recomendaciones, Notas del análisis
muestra que si indiza a partir de este campo, beneficiará a la tabla Entrada Alfa y sus consultas se
ejecutarán más rápido. Para implementar una recomendación, selecciónela y luego haga clic en
Optimizar. Después de considerar todos los elementos de la lista, haga clic en Cerrar para cerrar
el Analizador de rendimiento.
PARTE III
FIGURA 17-6 Los hallazgos del Analizador de rendimiento
PRECAUCIÓN El Analizador de rendimiento no tiene siempre una perspectiva completa. Acepte

sus recomendaciones y sugerencias sólo después de una cuidadosa revisión. Por ejemplo, la
adición de índices podría mejorar el rendimiento de las consultas pero también aumentar
el espacio en disco necesario para la base de datos y podría hacer más lento el proceso de
introducción y edición de datos.
Optimización de tablas y consultas

Después de que haya hecho todo lo posible para normalizar la base de datos y distribuir los
datos de manera eficiente entre las tablas, hay otras acciones que puede tomar para agilizar el
procesamiento de datos. A continuación se presentan algunos ejemplos:
• Elija el tipo de datos apropiados para cada campo, con el fin de ahorrar espacio y
mejorar las operaciones de combinación. Además, si conoce el rango de valores que
se almacenarán en el campo, elija el tamaño de campo más pequeño que acepta el
tipo de datos. No tiene opción con campos fecha y hora, pero puede reducir el tamaño
predeterminado de 255 caracteres para los campos Texto si, por ejemplo, los datos son un
código postal.
• Asegúrese de que los campos en cualquier lado de una relación son del mismo tipo o
compatible.
Optimización con índices

Además de la clave principal, que se indiza automáticamente, puede crear índices en uno o más
campos para encontrar y ordenar registros más rápido. Los índices pueden agilizar las consultas
si los campos en ambos lados de la combinación están indizados. En una relación uno a varios,
la tabla principal ya está indizada en el campo de clave principal, pero la creación de un índice
para el campo en la tabla relacionada es de ayuda cuando se ejecuta la consulta.
Por ejemplo, en la base de datos Policía, la tabla Entrada Alfa tiene dos índices, además de
la clave principal. El índice Código Entrada Alfa relaciona la tabla con el campo Código en la
tabla Códigos penales. El índice Índice Entrada Alfa relaciona la tabla Entrada Alfa con el campo
Índice de la tabla Tarjeta Alfa.
Además, al indizar cualquier campo usado en una regla de criterio en la consulta se reduce
su tiempo de procesamiento.
NOTA Consulte el capítulo 4 para conocer más información acerca de la creación de índices.
Los índices de varios campos ayudan a distinguir entre registros que podrían tener más de un
registro con el mismo valor en el primer campo. Si está creando un índice de varios campos, use
sólo los campos que sean necesarios.
NOTA Aunque los índices pueden agilizar las búsquedas, las ordenaciones y las consultas de tablas
relacionadas, también pueden aumentar el tamaño de la base de datos. Cada índice representa una
tabla de búsqueda condensada. Problemas adicionales pueden ocurrir en un entorno de varios
usuarios, porque los índices reducen la concurrencia de la base de datos, lo que limita la capacidad
de que más de un usuario modifique datos al mismo tiempo.
Optimización de consultas
Entre las directrices para optimizar las consultas se encuentran las siguientes:
• Incluya sólo los campos que necesita en la consulta. Si un campo no es necesario en el
conjunto de resultados pero está usándolo como criterio, quite la marca de la casilla de
verificación Mostrar, en la cuadrícula de la consulta.
• Evite campos calculados en una consulta, hasta donde sea posible. Si anida una consulta
en otra, a manera de subconsulta, hará considerablemente más lenta la operación.
Si necesita una expresión en el resultado de la consulta, puede agregar un control al
formulario o informe y usar la expresión como origen del control. Si es necesario, pida al
usuario que ingrese un valor requerido por la expresión en una consulta de parámetro.
• Use Entre…Y… en una expresión de criterios, en lugar de los operadores > y <.
• Si quiere contar todos lo registros en el conjunto de registros, use Contar(*) en lugar de
Contar([nombre de campo]).
• No use funciones agregadas de dominio, como DSuma, en una consulta. Access debe
recuperar todos los datos de la tabla vinculada antes de ejecutar la consulta, aunque los
datos no se incluyan en ésta.
• Cuando agrupe registros por valores en uno de los campos de combinación, asegúrese
de colocar la función agregada Agrupar por, en el campo que se encuentra al lado de
la combinación que contiene los valores que quiere resumir. Si coloca Agrupar por en
el campo combinado, Access debe combinar todos los registros y calcular el agregado
empleando sólo los campos necesarios.
• Use la menor cantidad posible de agregados Agrupar por. Tal vez pueda usar, en cambio,
la función Primero, en algunos casos.
• Trate de no usar criterios restrictivos en campos no indizados o calculados.
• Si necesita colocar criterios en uno de los campos usados para combinar dos tablas en
una relación uno a varios, puede colocarlo en cualquier campo de la cuadrícula. Realice
algunas pruebas para ver cuál ubicación da como resultado una consulta más rápida.
• Si está trabajando con datos estáticos, tome en consideración la ejecución de una
consulta para crear tablas y el uso de la tabla resultante en lugar de la consulta, como
base para formularios e informes. Siempre podrá ejecutar de nuevo la consulta para crear
tabla si los datos cambian. Asegúrese de agregar índices a la tabla resultante.
• Cuando cree una consulta de tabla de referencia cruzada, trate de usar encabezados de
columna fijos para ahorrar el tiempo que se toma en actualizarlos.
SUGERENCIA Para ahorrar aún más tiempo en la ejecución de consultas, siempre guarde la
consulta en un estado compilado. Cuando simplemente guarda la consulta después de hacer
modificaciones en la vista Diseño, sólo está guardando el archivo de la consulta. Una consulta
no se compila antes de ejecutarse. Para guardar la consulta compilada, ejecútela al abrirla en la
vista Hoja de datos, y luego guárdela. La consulta estará optimizada si se compila con la misma
cantidad de datos que tendrá su aplicación.
Trabajo con tablas vinculadas

Aunque las tablas vinculadas tienen el mismo aspecto que sus propias tablas cuando las usa
en formularios e informes, están almacenadas en otro archivo de base de datos. Cada vez que
PARTE III
ingresa una tabla vinculada, Access debe recuperar los registros de esa tabla, lo que toma tiempo.
Si la tabla vinculada se encuentra en una red o en una base de datos SQL, esto podría tomar aún
más tiempo debido al tráfico en la red.
Puede reducir el tiempo que toma recuperar los registros de una red o una base de datos
SQL de estas maneras:
• Si no necesita ver todos los registros de la tabla vinculada, use filtros o consultas para
limitar el número de registros y reducir el tiempo de transferencia.
• Al usar AV PÁG y RE PÁG entre los registros, se hace que Access cargue los registros en la
memoria, lo que lleva tiempo. Si quiere agregar nuevos registros a la tabla vinculada,
en el grupo Registros, de la ficha Inicio, haga clic en el comando Nuevo. Esto evita que
se carguen todos los registros en la memoria y, por tanto, que tenga que recorrerlos de
página en página hasta el final del conjunto de registros para agregar nuevos registros
cuando se abre la tabla por primera vez en la vista Hoja de datos o Formularios.
• Si suele agregar nuevos registros a las tablas vinculadas, cree un formulario de entrada de
datos y establezca la propiedad Entrada de datos, del formulario, en Sí. Esto también evita
la carga y el despliegue de todos los registros de la tabla vinculada.
• Cuando necesite consultar una tabla vinculada, no use funciones en los criterios. Y, sobre
todo, no use funciones agregadas de dominio, que requieren que Access cargue todos los
registros de la tabla vinculada.
• También puede crear problemas para otros usuarios de la red que quieren usar los
mismos datos. Bloquee los registros que ya no sean necesarios.
Optimización de Filtrar por formulario

Los valores predeterminados de Opciones de búsqueda por filtro, de la página Base de datos
actual, del cuadro de diálogo Opciones de Access, pueden mejorar el rendimiento de toda las
tablas y consultas, y todos los controles de cuadro de texto que usen la configuración Base de datos
predeterminada, en la propiedad Búsqueda por filtro. Como se analizó en el capítulo 16, el grupo
Opciones de búsqueda por filtro puede limitar la lista desplegada de valores sólo a los campos
indizados o incluir los campos indizados y no indizados locales. También puede establecer un
límite al número de valores desplegados en la lista en el formulario de filtro desplegado.
Si la lista de valores de campo toma demasiado tiempo en desplegarse, puede optimizar

Filtro por formulario para un solo control de cuadro de texto en un formulario, al establecer
la propiedad Búsqueda por filtro del control (en la ficha Datos) en Nunca. Esto suprime el
despliegue de los valores de campo en la lista desplegable de la ventana Filtrar por formulario.
Optimización de formularios e informes

Casi todas las estrategias de optimización pueden usarse en formularios e informes, además de
subinformes y subformularios. También puede aplicar técnicas a controles de cuadros de texto y
combinados individuales para mejorar su rendimiento en formularios e informes.
Las siguientes sugerencias se aplican a formularios e informes:
• Como base para el subformulario o subinforme, tome una consulta guardada que sólo
incluya los campos requeridos y que tenga un filtro que dé como resultado únicamente el
conjunto necesario de registros.
• Si el orden de los registros no es importante, ahorrará tiempo al no ordenar los registros
en una consulta, sobre todo si ésta usa campos de varias tablas.
• Trate de no ordenar o agrupar a partir de expresiones.
• Asegúrese de que la consulta está optimizada antes de cargar el formulario o el informe.
• Indizar a partir de los campos que use para ordenar o agrupar.
• No sobrecargue el diseño con mapas de bits y objetos gráficos. Si necesita agregar
imágenes, convierta los controles de marco de objeto independiente en controles de
imagen, que tardan menos tiempo en cargar.
• Ahorrará mucho espacio en disco si emplea mapas de bits en blanco y negro, en lugar de
color.
• No superponga controles, a menos que sea absolutamente necesario. Access debe
dibujar los controles en el formulario o el informe dos veces para colocar controles que se
superponen.
• Use subformularios y subinformes esporádicamente; ocupan tanto espacio como
el formulario o el informe principal. Tome consultas como base para todos los
subformularios y subinformes, en lugar de tablas. Incluya sólo los campos necesarios,
porque más campos reducen el rendimiento.
• Indizar todos los campos de un subformulario o subinforme que estén vinculados con el
formulario o el informe principal. Además, indizar todos los campos usados en los criterios.
• Cuando necesite incluir datos de una tabla externa, puede ahorrar tiempo al importar la
tabla, en lugar de vincularla. Sin embargo, esto toma más espacio.
• Si el formulario o informe no tienen procedimientos de evento asociados, asegúrese
de que la propiedad tiene un módulo asociado, del formulario o informe (en la ficha
Otras) que está establecida en No. El formulario o el informe se cargará más rápido y
ocupará menos espacio en disco sin usar el espacio reservado a módulos de la clase.
Sólo para informes
Cuando esté abriendo un informe desde un procedimiento, puede probar la propiedad Tiene
datos para ver si el conjunto de registros está vacío. Si no hay registros, ahorrará tiempo si pasa a
la siguiente operación y evita abrir el informe inútil.
Para ello, abra el informe en la vista Diseño y abra la Hoja de propiedades. En la ficha
Eventos, seleccione la propiedad de evento al no haber datos y adjunte una macro que cancela la
operación de impresión si no hay datos en el informe. Consulte el capítulo 19 para conocer más
información acerca de la creación de macros.
Antes de imprimir un informe, establezca la propiedad Impresión láser rápida (en la
ficha Otras) en Sí si está usando una impresora láser. Si no lo es, la impresión en orientación
horizontal puede tomar más tiempo debido al movimiento mecánico por página.
Sólo para formularios
Unas cuantas estrategias adicionales se aplican sólo a los formularios:
• No deje un formulario abierto si no lo está usando. Access aun ocupa tiempo en
actualizar la ventana, sin importar si está trabajando con él o no.
• Diseñe un formulario con la menor cantidad de controles posible. Un número grande de
controles reduce su eficiencia. Si necesita una gran cantidad de controles, considere la
adición de un control de ficha para crear un formulario de varias páginas con controles
agrupados lógicamente en las páginas.
• Si el origen del registro contiene una gran cantidad de registros y planea usar el
formulario principalmente para entrada de datos, cambie la propiedad Entrada de
datos del formulario a Sí. Cuando el formulario se abra, automáticamente se moverá al
final del conjunto de registros y desplegará un registro en blanco en el formulario. Si abre
el formulario con los registros mostrados, Access debe leer cada registro antes de que
PARTE III
pueda desplegar un nuevo registro en blanco.
• Si no espera editar los registros en un subformulario, ahorrará tiempo al establecer
las propiedades Permitir ediciones, Permitir agregar y Permitir eliminaciones del
subformulario en No. Una opción es establecer Tipo Recordset en Archivo Snapshot, en
lugar de la opción predeterminada, que es Dynaset. Se trata de propiedades del propio
objeto del subformulario, no del control del subformulario en el formulario principal.
• Use un hipervínculo en lugar de un botón de comando para abrir un formulario. Los
botones de comando agregados con la ayuda del Asistente para botones de comando dan
como resultado un procedimiento de evento escrito en código de Visual Basic. Sin este
código, puede eliminar el módulo de clase y ahorrar espacio y tiempo.
Optimización de controles
Los controles de cuadros de lista, combinados y de lista desplegable muestran valores de campo
entre los que puede elegir. Están asociados a un campo en el origen del registro. Cuando usa un
asistente para crear el control de cuadro de lista o combinado, automáticamente construye una
instrucción SQL, la asigna a la propiedad Origen del registro del control. Ahorrará tiempo si basa
el control en una consulta guardada en lugar de una instrucción SQL, que debe evaluarse cada
vez que active el control.
Para convertir la instrucción SQL del asistente en una consulta guardada, haga lo siguiente:
1. Abra la Hoja de propiedades del control y haga clic en el botón Generador, que se
encuentra junto a la propiedad Origen de la fila. La instrucción SQL aparece en la
ventana Generador de consultas.
2. En el grupo Cerrar, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Guardar como, e ingrese
un nombre para la consulta en el cuadro de diálogo Guardar como.
3. Cuando cierre la ventana Generador de consultas, Access le pregunta si quiere guardar la
consulta con ese nombre y actualizar la propiedad con el nombre de la consulta. Responda Sí.
Cuenta con varias maneras más de optimizar el comportamiento de estos controles:
• Incluya sólo los campos necesarios en la consulta que especifique como la propiedad
Origen de la fila para el control. La adición de campos adicionales hace más lento el
despliegue de la lista.
• Si se utilizan diferentes campos, asegúrese de indizar a partir del campo desplegado en el

cuadro combinado o de lista, y en el campo asociado en la tabla de origen.
• Establezca la propiedad Autoextensible del control del cuadro combinado en No si no
necesita la característica de rellenar mientras escribe.
• Si utiliza la característica rellenar mientras escribe, al establecer la propiedad
Autoextensible en Sí, asegúrese de que el primer campo de la lista desplegada sea un
tipo de datos Texto en lugar de Número. Access convierte el valor numérico en texto para
encontrar una coincidencia para completar la entrada. El uso del texto en el primer campo
elimina la necesidad de esta conversión.
• Por lo general, debe incluir el campo asociado en una lista de búsqueda de cuadro
combinado, pero si no lo hace, no use expresiones para el campo asociado ni el campo
desplegado. Además, use orígenes de fila de una sola tabla (o consulta) y no agregue
restricciones al origen de la fila.
• Si no espera que los datos cambien, tome como base del control datos importados, en
lugar de vinculados.
• Use los parámetros de formato y propiedad predeterminados de los controles. Access
guarda sólo las excepciones a la configuración predeterminada con el formulario. Si
está cambiando la misma propiedad con frecuencia, puede cambiar la configuración
predeterminada del control.
Eliminación de errores
La característica Autocorrección de nombres puede ayudarle a evitar esos molestos mensajes
#Error# donde quería ver datos. Estos errores ocurren cuando cambia el nombre de una tabla,
una consulta o uno de los campos. Autocorrección de nombres crea mapas de nombres que
almacenan información de interdependencia entre objetos de la base de datos. Los mapas de
nombres se aplican a tablas, consultas, formularios e informes en una base de datos de Access.
SUGERENCIA Debe tener marcada Registrar información de Autocorrección de nombres para ver
información de dependencias. Haga clic en el botón de Microsoft Office y elija Opciones de Access.
En la ventana Base de datos actual, marque todas las opciones de Autocorrección de nombres.
La característica Dependencias del objeto funciona de dos maneras: puede revisar todos los
objetos que dependen del objeto con que está trabajando, además de revisar todos los objetos de
los que depende el objeto actual. Tener la capacidad de revisar estas listas le ayuda a mantener
la base de datos y a conservarla libre de errores causados por objetos faltantes o que han
cambiado de nombre. La lista Dependencias del objeto aparece en el panel que se encuentra
a la derecha de la pantalla.
NOTA Debe tener permisos para abrir un objeto en la base de datos en la vista Diseño para revisar
la información de dependencias.
Antes de que pueda ver las dependencias actuales, debe cerrar la tabla, la consulta, el
formulario o el informe con el que está trabajando. Esto asegura la información más exacta y
actual. Para ver las dependencias, haga lo siguiente:
1. Seleccione el nombre del objeto en el Panel de exploración.
2. En el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el
comando Dependencias del objeto.
3. El panel Dependencias del objeto presenta una lista de los objetos que dependen del
objeto que seleccionó en el panel de la izquierda (véase la figura 17-7). Tal vez vea
un cuadro de diálogo que le advierte que la información de dependencias necesita
actualizarse antes de que pueda verla. Esto podría llevarse algunos minutos. Haga clic en
Aceptar.
4. Si quiere ver la lista de objetos que usa el que seleccionó, haga clic en el botón de opción
Objetos de los que dependo.
5. Haga clic en el icono de expansión (+) para ver los elementos de ese objeto (véase la
figura 17-8).
Para ver los tipos de objetos y la manera en que dependen entre sí, consulte el tema de
ayuda “Acerca de las dependencias de objetos”, para conocer una lista completa de objetos y sus
dependencias.
PARTE III
FIGURA 17-7 Revisión de los objetos que dependen del actual

FIGURA 17-8 Revisión de los objetos de los que depende el actual
Creación de copias de seguridad y restauración de una base de datos

Para reducir el riesgo de perder datos, es buena idea crear una copia de seguridad de su base
de datos. Ésta debe cerrarse antes de que pueda crear una copia de seguridad de ella. Si está
trabajando en un entorno de varios usuarios, asegúrese de que todos hayan cerrado la base de
datos antes de iniciar el proceso. Hay varias maneras de crear una copia de seguridad.
• Haga doble clic en el acceso directo Mi PC y abra carpetas sucesivas hasta que localice la
que contiene su base de datos. Arrastre el nombre de archivo en la lista del Explorador de
Windows del disco duro a otra unidad de disco.
• Haga clic con el botón derecho en el nombre del archivo o el acceso directo a la base de
datos en el Explorador de Windows y señale a Enviar a, en el menú de acceso directo, y
luego haga clic en la unidad a la que quiere copiar.
• Use las herramientas copia de seguridad y restauración de Microsoft Windows 2000
o posterior, el comando Copy de MS-DOS u otro software de copia de seguridad de
terceros. Algunos programas también ofrecen la opción de comprimir los archivos.
También puede usar Access para crear la copia de seguridad de una base de datos. Esto crea
una copia regular de la base de datos sin compresión ni otros cambios de formato. Para restaurar
la base de datos, simplemente cópiela de regreso adonde la quiera usar. Para crear una copia de
seguridad de la base de datos con Access, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y coloque el puntero sobre Administrar y elija
Realizar copia de seguridad de la base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como, ingrese el nombre y la ubicación para la copia de
seguridad.
PARTE III
NOTA Si utiliza Windows XP verá el cuadro de dialogo Guardar como de manera distinta.
3. Haga clic en Guardar.

Si está trabajando en un entorno de varios usuarios con seguridad en el nivel del usuario,
asegúrese también de hacer una copia de seguridad del archivo de información del grupo de
trabajo. No podrá iniciar Access si el archivo está dañado o falta. Consulte el capítulo 24 para
conocer más información acerca de los grupos de trabajo y las bases de datos compartidas.
También puede crear copias de seguridad de objetos individuales de su base de datos sin
copiar todo el archivo. Para ello, cree una nueva base de datos en blanco e importe los objetos en
ella, de la base de datos original. Consulte el capítulo 22 para conocer más información acerca de
la importación de objetos de base de datos.
Para restaurar la base de datos a partir de una copia, use la característica de recuperación del
mismo método que usó para elaborar la copia de seguridad. Si usó el Explorador de Windows,
arrastre el nombre de archivo de la lista del disco flexible a la carpeta de la base de datos en el
disco duro.
PRECAUCIÓN Si la copia de seguridad y la base de datos existente en la carpeta de la base de

datos tienen el mismo nombre, reemplazará la base de datos existente cuando restaure la copia
de seguridad. Si quiere guardar la base de datos original, cambie su nombre antes de restaurar la
copia de seguridad.
Compactación y reparación de una base de datos

Access proporciona algunas herramientas útiles para administrar bases de datos. Una de ellas
convierte las bases de datos entre versiones anteriores de Access. Otra crea un archivo ACCDE
a partir de la base de datos actual. Un archivo ACCDE contiene versiones compiladas de todo
el código que se encuentra en la base de datos sin el código fuente original. Las bases de datos
ACCDE se ejecutan más rápido pero el usuario no puede accesar el código fuente para verlo o
editarlo.
NOTA Consulte el apéndice A para conocer más información acerca de la conversión de bases de
datos entre Access 2007 y otras versiones.
Otra utilería repara y compacta una base datos para usar el espacio en disco de manera más
eficiente. A medida que elimina tablas y consultas, su base de datos puede fragmentarse mucho
en el disco a medida que se almacena en varias partes del disco duro, con pequeños bloques
inútiles de espacio entre ellos. Al compactar la base de datos se hace una copia de ésta y se
reorganiza el archivo para usar mejor el espacio en disco.
Si una base de datos se daña de alguna manera, Access suele detectar esto cuando trata
de abrirla, compactarla, cifrarla o descifrarla. Cuando se encuentra algún daño, Access ofrece la
opción de repararlo de una vez. Sin embargo, si su base de datos empieza a actuar de manera
extraña, y Access no ha notado ningún daño, puede usar manualmente la utilería Compactar y
reparar base de datos.
Puede compactar una base de datos abierta en el lugar al hacer clic en el botón Crear
ACCDE, en el grupo Herramientas de base de datos, de la ficha Herramientas de base de datos.
Access abre el cuadro de diálogo Guardar como, donde puede ingresar un nombre diferente para
el archivo ACCDE o mantener el nombre original. Haga clic en Guardar, y la base de datos se
compactará.
Si la base de datos no está abierta, puede compactarla usando el mismo nombre de archivo
o un nombre, unidad o carpeta diferente. Para compactar y reparar una base de datos cerrada,
haga lo siguiente:
1. Cierre todas las bases de datos. En la ventana Introducción a Microsoft Office Access,
haga clic en el botón de Microsoft Office, señale Administrar y haga clic en Compactar y
Reparar base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Base de datos a compactar, que tiene el mismo aspecto del
cuadro de diálogo Abrir, seleccione el nombre de la base de datos que quiere compactar y
haga clic en Compactar.
NOTA Si está usando Windows XP, su cuadro de diálogo puede tener un aspecto ligeramente diferente.
3. En el cuadro de diálogo Compactar la base de datos en, especifique la unidad y la carpeta

en que se guardará la base de datos compactada e ingrese un nombre para la copia o elija
un nombre de la lista.
4. Haga clic en Guardar. Si elige el mismo nombre que la base de datos original, Access le
pide confirmación antes de reemplazar el archivo.
SUGERENCIA Puede detener el proceso en cualquier momento al oprimir ESC o CTRL+ESC.

PARTE III
FIGURA 17-9 Selección de la base de datos que habrá de compactarse
Si la compactación tiene éxito y decide usar el mismo nombre y la misma ruta para el
archivo compactado, Access reemplaza el archivo de la base de datos original con la versión
compactada. Si Access no tiene éxito en compactar una base de datos, podría deberse a una de
las siguientes razones:
• Otro usuario tiene la base de datos abierta.
• Su disco no tiene suficiente espacio libre para la copia original y la compactada. Para
remediar esto elimine todos los archivos innecesarios mientras trata de compactar de
nuevo la base datos.
• Tal vez no tenga permiso para copiar todas las tablas en la base de datos. Necesita
permisos para abrir ejecutar y abrir exclusivo para hacer copias de los datos. Si no es el
propietario de esta base de datos, encuentre al propietario y trate de obtener los permisos.
Si lo es, actualice los permisos para todas las tablas.
• Algunas versiones anteriores de Access permitían el uso del carácter de acento invertido
( `) en un nombre de objeto de base de datos. Esto ya no se permite. Abra la base de datos
en la versión anterior y cambie el nombre del objeto y todas las referencias a éste en
consultas, formularios, informes, macros y código.
• La base de datos está en una red de sólo lectura o el atributo de archivo está establecido
en sólo lectura.
NOTA Si el tamaño de archivo se reducirá en más de 256K, puede ahorrar tiempo al especificar que
la base de datos se compacte automáticamente cuando la cierre. Marque la opción Compactar al
cerrar, en la ficha Base de datos actual, del cuadro de diálogo Opciones de Access. Si otro usuario
tiene abierta la base de datos, Access no la compactará hasta que el último usuario la cierre.
Documentación de una base de datos

Una de las tareas más importantes en un sistema de administración de base de datos es la
documentación, sobre todo si muchas personas participan en su desarrollo y uso. Una de las
herramientas de análisis de Access es el Documentador, que analiza la base de datos actual e
imprime un informe de los detalles de toda la base de datos o sólo de partes específicas.
Para ejecutar el Documentador:
1. En el grupo Analizar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el comando
Documentador de base de datos. Se abre el cuadro de diálogo Documentador, que
muestra casi las mismas ocho fichas que el Analizador de rendimiento. Cada ficha
despliega una lista de objetos en la base de datos.
2. Seleccione los elementos de cada ficha que quiera documentar, o elija Seleccionar todo,
en la ficha Todo tipo de objetos, para seleccionar todos los elementos de la base de datos,
incluidas las relaciones y las propiedades de base de datos.
3. Si quiere limitar la cantidad de información que se imprime en las definiciones de tabla,
haga clic en Opciones y marque las opciones deseadas en el cuadro de diálogo Imprimir
definición de tabla (véase la figura 17-10). Haga clic en Aceptar después de que haya
hecho sus elecciones.
4. Para limitar la información en otro tipo de objeto, seleccione uno de los objetos y haga
clic en Opciones. Cada objeto tiene una lista de detalles para seleccionar.
5. Después de hacer todas sus selecciones, haga clic dos veces en Aceptar para iniciar el
Documentador.
SUGERENCIA Puede detener el Documentador en cualquier momento al oprimir CTRL+ESC o ESC.
La barra de estado muestra el progreso del análisis con mensajes y odómetros. Cuando el
Documentador ha terminado, el informe se abre en la vista preliminar. En la figura 17-11 se
muestra la primera página del análisis hecho por el Documentador de la tabla Tarjeta Alfa en la
base de datos Policía.
PARTE III
SUGERENCIA Tal vez quiera revisar cuantas páginas contiene el informe de definición antes de
empezar a imprimirlo. Algunas definiciones, aun de bases de datos pequeñas, son muy largas.
Si quiere guardar el informe, puede dar salida de las definiciones a uno de varios formatos de
archivo. En el grupo Datos, de la ficha vista preliminar, elija PDF o XPS, Word, archivo de texto
o haga clic en Más y elija exportar a otra base de datos de Access, un archivo XML, el Visor de
instantáneas o un archivo HTML.
FIGURA 17-10 Elección de las características que se imprimirán

FIGURA 17-11 Vista preliminar de la definición de la tabla Tarjeta Alfa de la base de datos Policía
Resumen
Aunque parezca que este capítulo contiene una gran cantidad de información no relacionada y
muy detallada, todas las sugerencias son relevantes para producir una base de datos eficiente.
Debido a que el tiempo y el espacio tienen efectos visibles en la eficiencia, cualquier cosa que
pueda hacer para optimizar ambos factores le ayudará a crear una mejor base de datos.
Access proporciona muchas herramientas para optimización. Cada uno de los objetos de
base de datos de Access puede optimizarse al seguir las reglas y pautas presentadas en este
capítulo.
Access proporciona los medios para compactar y reparar una base de datos con el fin de
mejorar la eficiencia de almacenamiento en disco. En este capítulo se atiende el tema de la
creación de copias de seguridad de una base de datos para asegurar la retención de información
importante.
En el siguiente capítulo se empieza a explorar el mundo de la creación de una aplicación
que puede ser controlada por el usuario. En un programa dirigido a eventos (como Access), es
importante comprender el concepto de eventos y aprender cuándo y en qué secuencia ocurren
los eventos. Después de que se familiariza con los eventos, puede pasar a crear macros y
procedimientos de eventos que realizan acciones específicas cuando ocurren los eventos.
PARTE III
18
CAPÍTULO
Comprensión de los eventos
y el modelo de evento
A
unque puede administrar una base de datos adecuadamente utilizando los asistentes de
Access y otras herramientas, sin saber nada cerca de los eventos, cuando empiece a construir
una aplicación personalizada que el usuario pueda controlar, necesita comprender los
eventos y saber cuándo y en qué secuencia ocurren. Luego puede crear una macro para obtener
respuestas apropiadas a todas las acciones del usuario. Cuando decida trabajar en Visual Basic para
Aplicaciones (VBA) para crear procedimientos VBA, esta información también será útil.
Este capítulo contiene todo los detalles acerca de los eventos que son necesarios para crear
una base, de modo que, en capítulos posteriores, se pueda analizar la escritura de macros para una
aplicación de Access. Recorra con cuidado este capítulo para obtener una comprensión suficiente
de los eventos, y luego tómelo como referencia mientras lee los últimos capítulos, para encontrar
información más específica.
¿Qué son los eventos?

Un evento es algo que sucede a cierto objeto, una acción reconocida que ocurre y desencadena algún
tipo de respuesta. Por ejemplo, cuando hace clic en un botón de comando, ocurre el evento Click y la
propiedad de evento del botón de comando define una respuesta. Access es un programa orientado
a eventos, lo que significa que responde a diversos eventos a medida que ocurren. En realidad, si no
ocurren eventos, no sucede nada.
El usuario suele desencadenar los eventos, pero Access también responde a eventos que son
resultado de cambios en el sistema o influencias externas. Por ejemplo, el intervalo especificado
de cronómetro expira, los datos de la tabla cambian, los datos vinculados se actualizan o un filtro
no encuentra registros que coinciden con los criterios. Cuando ocurre un evento, puede hacer que
Access responda con una acción específica para ejecutar una macro o un procedimiento VBA.
La macro o el procedimiento VBA se adjunta a una propiedad de evento del objeto para el que
ocurre el evento. Por ejemplo, suponga que cuando el usuario hace clic en un botón de comando,
usted quiere que se abra el formulario Entrada Alfa. Crearía una macro o un procedimiento VBA
que abre el formulario y lo especifica como una propiedad de evento Al hacer clic para el botón de
comando.
553
SUGERENCIA Cuando crea un botón de comando utilizando el asistente para botones de comando,
el asistente crea automáticamente un procedimiento VBA y lo agrega a la propiedad Al hacer clic
del botón.
En el siguiente capítulo se analiza la creación de macros que responden a eventos. Por ahora,
echemos un vistazo de cerca a los eventos y el momento en que ocurren.
Tipos de eventos
Los eventos están agrupados en ocho categorías, dependiendo de los efectos del evento. Por
ejemplo, algunos eventos se relacionan con los datos, otros con los filtros y otros más con las
acciones del teclado. En las siguientes secciones se describe cada tipo de evento y se presenta
una lista de los eventos de uso común que caen en cada clasificación.
Cada evento responde a una propiedad del objeto al que se aplica. La propiedad suele tener el
mismo nombre o uno similar al evento (pero en español, con espacios y en ocasiones empezando
con Al). Por ejemplo, el evento Change corresponde a la propiedad Al cambiar de varios controles.
Puede establecer la propiedad para que responda al evento de una manera específica.
Eventos de datos
Un evento de datos ocurre cuando se ingresan, editan o eliminan datos en una hoja de datos o un
formulario. Por ejemplo, cuando el usuario ingresa datos en un control de cuadro de texto de
un formulario o selecciona un valor de un cuadro combinado, ocurre un evento de datos.
Además, cuando el enfoque de la entrada se mueve de un registro a otro, esto se clasifica como
un evento de datos. Un control tiene el enfoque cuando puede recibir la entrada del usuario por
medio del mouse o la acción del teclado. En la tabla 18-1 se describen algunos de los eventos de
datos más comunes y los objetos de Access a los que se aplican.
He aquí alguna información adicional acerca de los eventos de datos y sus usos:
• Los eventos BeforeUpdate y AfterUpdate no ocurren cuando cambia el valor en un
campo calculado.
• Puede utilizar el evento de registro BeforeUpdate para validar datos, especialmente
con reglas de validación complejas que incluyen más de un valor. Puede desplegar
diferentes mensajes de error para diferentes datos, dándole al usuario la oportunidad de
sobreescribir la violación de la regla, si lo desea. Use la propiedad Regla de validación
para controles de un formulario, además de las propiedades Regla de validación y
Requerido especificadas en el diseño de la tabla para campos y registros de formularios.
• El evento BeforeUpdate también puede usarse para cancelar la actualización de registros
antes de pasar a otro registro, en caso de un error. También puede revisar si un valor ya se
ingresó en el control.
• Puede usar el evento AfterInsert para solicitar que el conjunto de registros (el resultado
de la hoja de datos tras ejecutar la consulta) incorpore nuevos datos cuando un registro se
agrega al formulario.
• El evento Change puede usarse para coordinar datos entre varios controles del formulario.
Puede ocurrir un problema cuando usa el evento NotInList para permitir que el usuario
agregue un valor a una lista de cuadro combinado. Si establece la propiedad Autoextensible para
el control de cuadro combinado en Sí, Access selecciona los valores coincidentes de la lista a
medida que usted ingresa caracteres en la parte del cuadro combinado del control. Por tanto, si
quiere agregar el nombre Juan a la lista, pero Juana ya está en ella, la propiedad Autoextensible
rellena el valor completo Juana y no ocurre el evento NotInList. La cura para esto consiste en
ingresar un espacio después de que ingrese el nuevo valor, de modo que ya no coincida con un
Capítulo 18: Comprensión de los eventos y el modelo de evento 555
Evento Aplica a Cuando ocurre

AfterInsert Formularios Después de que un registro se agrega a la base de datos.
AfterUpdate Formularios, controles Después de que un control o registro se actualiza con datos modificados.
También ocurre cuando el control o registro tienen el enfoque o elige
Guardar en el grupo Registros, de la ficha Inicio, para actualizar el registro
actual sin pasar a otro. Ocurre para registros nuevos y existentes.
BeforeInsert Formularios Cuando empieza a escribir los nuevos datos en un nuevo registro, pero
antes de que agregue el registro a la base de datos.
BeforeUpdate Formularios, controles Antes de que un control o registro se actualice con datos modificados.
Ocurre cuando el control o registro pierde el enfoque o elige Guardar en
el grupo Registros, de la ficha Inicio, para actualizar el registro actual sin
pasar a otro. Ocurre para registros nuevos y existentes.
Change Controles Cuando cambia el contenido de un control de cuadro de textos o la parte
del cuadro de texto de un control de cuadro combinado. Cuando escribe
un carácter en el control o cambia su propiedad Texto con una macro o
PARTE III
procedimiento.
Current Formularios Cuando el enfoque se mueve a un registro y se convierte en el registro
actual. Cuando el formulario se abre por primera vez y cuando el enfoque
se mueve de un registro a otro en el formulario. Además, cuando solicita el
origen del registro de formulario al eliminar el filtro o el orden, o con una
acción de macro.
NotInList Controles Cuando ingresa un valor en un cuadro combinado que no se encuentra en
la lista del cuadro.
TABLA 18-1 Eventos de datos comunes
valor en la lista. También puede simplemente eliminar el carácter a adicional. Entonces el evento
NotInList ocurre cuando pasa al siguiente control.
PRECAUCIÓN El evento Change puede dar como resultado eventos en cascada (un bucle que nunca
termina). Si el procedimiento de evento Change modifica el contenido de control, ocurre de nuevo
el evento Change, lo que desencadena de nuevo el procedimiento de evento Change, etc. Si planea
usar el evento cambiar, no cree dos o más controles que afectan a los controles entre sí.
Eventos de error y cronómetro

Un evento de error, Error, es importante en una aplicación para el manejo de errores durante
la operación. El evento Error a menudo se usa para interceptar mensajes de error de Access y
reemplazarlos con mensajes más útiles que se relacionan con la aplicación.
El otro evento de error, Timer, se usa para sincronizar datos en formularios e informes, al
actualizar los datos a intervalos regulares. Este evento ocurre cuando ha transcurrido el intervalo
especificado en la propiedad Intervalo de cronómetro, del formulario.
Eventos de filtro
Los eventos de filtro sólo se aplican a los formularios y ocurren cuando aplica un filtro existente
o crea un nuevo filtro para el formulario. El evento ApplyFilter ocurre cuando aplica o elimina
un filtro utilizando cualesquiera de los comandos de filtro. El evento Al ApplyFilter puede
utilizarse para cambiar el despliegue de un formulario, de modo que oculte o habilite controles,
dependiendo de los criterios de filtro.
El evento Filter ocurre cuando elige uno de los métodos de filtro para crear un nuevo filtro.
Puede usar el evento Filter para eliminar un filtro anterior, de modo que criterios externos no
se apliquen en el siguiente ciclo. Para esto, establezca la propiedad Filtro del formulario en
una cadena de longitud cero utilizando una macro o un procedimiento de evento que limpie
completamente los criterios de filtro.
Eventos de enfoque
Los eventos de enfoque (véase la tabla 18-2) ocurren cuando un formulario o un control obtiene o
pierde el enfoque. Los eventos de enfoque se aplican a formularios y eventos, y ocurren cuando
el objeto se vuelve activo o inactivo. Algunos de los otros eventos de enfoque sólo se aplican a
formularios o controles de formularios.
El evento Enter ocurre antes de que el enfoque se mueva a un control, de modo que puede
usar el evento para desplegar instrucciones para el ingreso de datos en el control, u otra información.
Puede utilizar los eventos GotFocus y LostFocus para establecer la propiedad Visible y
Habilitado del control. Estos eventos también se usan para desplegar un mensaje en la barra
de estado cuando tiene el enfoque un control, como un botón de opción. El mensaje se limpia
cuando el control pierde el enfoque.
Eventos de teclado
Todos los eventos de teclado se aplican a formularios y controles que tienen el enfoque. Un
formulario sólo puede recibir el enfoque si no contiene controles o si todos los controles visibles
están habilitados y no pueden obtener el enfoque. El objeto que tiene el enfoque recibe todas
las combinaciones de teclas. Cuando la propiedad de evento del formulario Tecla de vista previa
está en Sí, el formulario invoca los eventos de teclado antes de que los invoquen los controles del
formulario. La configuración predeterminada es No.
• El evento KeyDown ocurre cuando oprime cualquier tecla del teclado mientras el
formulario o el control tienen el enfoque.
Evento Aplica a Cuándo ocurre

Activate Formularios, informes Cuando un formulario o informe se vuelve la ventana activa al abrirla, hacer clic en
el, o en un control o formulario.
Deactivate Formularios, informes Cuando una ventana diferente de Access reemplaza al formulario o informe como
la ventana activa, pero antes de que se convierta en la ventana activa. No ocurre
cuando el enfoque se mueve a una ventana de otra aplicación, un cuadro de diálogo
o un formulario emergente.
Enter Controles Antes de que un control reciba el enfoque de otro control, o el primer control de un
formulario recién abierto. Ocurre antes del evento GotFocus.
GotFocus Formularios, controles Cuando un control recibe el enfoque o un formulario sin controles activos o
habilitados recibe el enfoque.
LostFocus Formularios, controles Cuando un formulario o un control pierde el enfoque.
TABLA 18-2 Eventos comunes de enfoque

• El evento KeyPress ocurre cuando oprime o suelta una tecla o cualquier combinación que
produce un carácter ANSI estándar mientras el formulario o el control tiene el enfoque.
• El evento KeyUp ocurre cuando suelta una tecla oprimida mientras un formulario o un
control tiene el enfoque. El objeto que tiene el enfoque recibe la combinación de teclas.
Mantener las teclas oprimidas causa repetidos eventos KeyDown o KeyPress. Si está usando
el evento KeyUp, al mantener oprimida la tecla se hace que ocurra el evento KeyUp después
de que hayan ocurrido todos los eventos KeyUp y KeyDown. Todos estos eventos de teclado
ocurren cuando envía una acción de tecla a un formulario o control utilizando una macro con
la acción SendKey. KeyUp y KeyDown se utilizan a menudo para reconocer teclas de función;
teclas de navegación; combinaciones de teclas que usan CTRL, MAYÚS o ALT con otra tecla, y teclas
numéricas del teclado o el teclado numérico. KeyUp y KeyDown no ocurren cuando oprime
ENTER si el formulario tiene un botón de comando cuya propiedad Predeterminado es Sí. Es
lo mismo oprimir ENTER que hacer clic en el botón de comando. KeyUp y KeyDown tampoco
ocurren cuando oprime ESC si la propiedad Cancelar está establecido en Sí.
El evento KeyPress no indica el estado físico del teclado; sólo indica el carácter oprimido. El
PARTE III
evento acepta cualquier carácter imprimible, CTRL combinado con un carácter, ENTER o BACKSPACE.
SUGERENCIA Al oprimir BACKSPACE se obtiene como resultado un carácter ANSI y desencadena el

evento KeyPress, pero no sucede esto con SUPR.
Eventos del mouse

Todo los eventos del mouse (véase la tabla 18-3) se aplican a formularios y controles. Una vez
más, un formulario puede recibir el enfoque sólo si no contiene controles o si todos los controles
visibles se han deshabilitado y no pueden obtener el enfoque.
Evento Cuándo ocurre

Click Cuando hace clic y suelta el botón izquierdo del mouse en un control o en su etiqueta. Cuando hace
clic en un selector de registro o en un área fuera de una sección o un control en un formulario.
Cuando selecciona un cuadro combinado o un cuadro de lista al oprimir TAB o una tecla de flecha, y
luego oprime ENTER.
Cuando oprime BARRA ESPACIADORA mientras tiene el enfoque un comando de botón, una casilla de
verificación, un botón de opción, o un botón de alternar.
Cuando pasa el puntero sobre un vínculo y hace clic con el botón izquierdo del mouse en caso de que
el puntero tome la forma de una mano.
Dblclick Cuando hace clic y suelta el botón izquierdo del mouse dos veces en un control o su etiqueta.
Cuando hace doble clic en un selector de registro o en un área en blanco de un formulario.
MouseDown Cuando hace clic en un botón del mouse mientras el puntero está en un formulario o un control.
También sucede cuando se presiona la tecla MAYÚS, ALT o CTRL mientras el botón está presionado.
MouseMove Cuando mueve el puntero del mouse sobre un formulario, una sección de un formulario, o un control.
MouseUp Cuando suelta el botón del mouse mientras el puntero está en un formulario o control.
TABLA 18-3 Eventos comunes del mouse

El evento Click, uno de los más comunes, ocurre cuando hace clic con el botón izquierdo del
mouse. Click y Dblclick se aplican sólo al botón izquierdo del mouse. Cualquier otro botón
del mouse no desencadena estos eventos. Puede usar el evento MouseUp o MouseDown para
diferenciar entre los botones del mouse.
NOTA Los eventos del mouse no se aplican a etiquetas adjuntas; aplican sólo a etiquetas
independientes. Al hacer clic o doble clic en una etiqueta adjunta se desencadena el evento para el
control asociado.
El resultado del evento DblClick depende del tipo de control en que hace clic.
• Si el control es un cuadro de texto, al hacer doble clic se selecciona toda la palabra.
• Si el control es un objeto OLE, se inicia la aplicación de origen, donde puede editar el
objeto.
Si no hace doble clic lo suficientemente rápido, la acción se trata como eventos Click
repetidos.
PRECAUCIÓN El evento MouseMove puede ocurrir cuando un formulario se mueve bajo el

puntero del mouse, aunque el puntero no se mueva. Si ejecuta una macro o un procedimiento de
evento que mueve el formulario, puede generar eventos MouseMove inesperados.
Eventos de impresión
Los eventos de impresión sólo se aplican a los informes y pueden ocurrir para cada sección del
informe cuando éste se está imprimiendo o se está formando para impresión.
El evento Format ocurre cuando Access determina cuáles datos van en cada sección del
informe, pero antes de que la sección se forme para vista preliminar o impresión. Puede
usar los datos del registro actual para cambiar el diseño de páginas, al crear una macro o un
procedimiento de VBA para este evento. Dependiendo de la sección del informe, el evento
Format se aplica a un conjunto diferente de datos.
• En la sección Detalle, Format ocurre para cada registro.
• En el encabezado del grupo, Format se aplica a todos los datos de la sección de
encabezado, además del primer registro en la sección Detalle.
• En el pie del grupo, Format se aplica a todos los datos de la sección de pie, además del
último registro de la sección Detalle.
El evento NoData ocurre cuando un informe tiene un conjunto vacío de registros. Si el
informe no está asociado a una tabla o consulta, no ocurre, y no ocurre para subinformes vacíos.
Si quiere ocultar un subinforme vacío, puede adjuntar una macro o un procedimiento de evento
que suprima la vista preliminar o la impresión de la propiedad HasData del subinforme.
El evento Page ocurre después de que la página está formada, pero antes de que se imprima.
Puede usarlo para dibujar un borde alrededor una página o agregar una imagen al informe. Esto
puede ahorrar espacio en disco que de otra manera sería usado para almacenar la imagen con el
diseño del informe.
El evento Print ocurre después de formar, pero antes de imprimir el informe. Una macro o un
procedimiento de evento adjunto puede usarse para realizar cálculos, como obtener totales de
página después de que los datos están preparados para impresión en una página.
Eventos de ventana
Los eventos de ventana ocurren cuando abre, cierra o cambia el tamaño de la ventana de un
formulario o un informe.
El evento Load ocurre cuando el formulario está abierto y los registros aparecen en la
pantalla. Puede usar el evento Load para especificar configuraciones de control predeterminadas
o para desplegar datos calculados en el formulario.
El evento Open ocurre cuando abre un formulario, pero antes de que el primer registro se
despliegue. Puede usar el evento Open para desplegar un mensaje que pregunte si el usuario
quiere agregar nuevos registros. Si la respuesta es sí, el formulario puede ir rápidamente a un
registro en blanco al final del conjunto de registros. Si no, sigue desplegando el primer registro.
Con un informe, el evento Open ocurre cuando el informe se abre, pero antes de que empiece a
imprimirse.
Los formularios e informes se comportan de manera diferente cuando se basan en una
consulta. Cuando abre un formulario, la consulta se ejecuta antes de que el formulario se
despliegue. Cuando abre un informe, el evento Open ocurre antes de que la consulta se ejecute,
dándole oportunidad de ingresar parámetros de la consulta u otros criterios.
El evento Resize ocurre cuando cambia el tamaño de un formulario o cuando el formulario
PARTE III
se despliega por primera vez y se expande a su tamaño antes de guardarse. Puede usar el
evento Resize para que ciertos controles del formulario cambien de posición o de tamaño para
adecuarse al cambio en el tamaño de formulario.
Comprensión de la secuencia de eventos

Muchos tipos de eventos pueden aplicarse a un objeto en un periodo corto. Cuando empieza a
crear macros que dispondrán la manera en que opera la aplicación, necesita comprender no sólo
cuándo ocurren los eventos, sino también la secuencia en que ocurren. Esto es muy importante
si trata de tener dos o más macros ejecutándose como respuesta a eventos y las quiere ejecutadas
en un orden específico. Debe saber a cuáles eventos adjuntar las acciones.
Eventos de control de formulario

Dos tipos de eventos ocurren cuando está recorriendo los controles de un formulario. Cuando el
enfoque se mueve de un control a otro, ocurre un evento enfoque. Cuando agrega o cambia datos
en un control, ocurren eventos de datos.
Desplazamiento entre controles
Cuando se mueve a otro control del mismo formulario, ocurren los eventos Enter y GotFocus, en
ese orden.
NOTA Existe una excepción a esta regla: el evento Enter no ocurre para los elementos agrupados en
un grupo de opciones, ocurre sólo para el control del grupo de opciones. El evento Exit también
aplica sólo al control del grupo de opciones. Los botones de alternar, las casillas de verificación o los
botones de opción en el grupo de opciones experimentan sólo los eventos GotFocus y LostFocus.
Si está abriendo un formulario que tiene uno o más controles activos que tienen el enfoque
al abrirse, ocurren otros eventos antes de estos dos:
pen (formulario) <s m olo>Acti ate(formulario)<s m olo> urrent(formulario)<s m olo>
Enter(control)<s m olo> ot ocus(control)
Por el contrario, cuando se mueve a otro control, el control pierde el enfoque y los eventos
Exit y LostFocus ocurren en ese orden.
Si está cerrando un formulario que tiene uno o más controles activos ocurren también otros
eventos de formulario:
E it(control)→ ost ocus(control)→ nload(formulario)→ eacti ate(formulario)→
lose(formulario)
Trabajo con datos en un formulario

Cuando ingresa nuevos datos o cambia datos existentes, y luego mueve el enfoque a un
control diferente, los eventos BeforeUpdate y AfterUpdate ocurren en ese orden. Luego siguen
inmediatamente los eventos Exit y LostFocus del control cambiado.
Cada vez que el contenido de un control de cuadro de texto o combinado cambia, los
eventos Dirty y Change ocurren antes de los eventos BeforeUpdate y AfterUpdate. El evento
Dirty ocurre cuando el registro actual ha cambiado desde la última vez que se guardó. En
realidad, el evento Change ocurre junto con los eventos de teclado cada vez que oprime una
tecla para ingresar o editar datos. La secuencia para cada vez que oprime una tecla mientras se
encuentra en el cuadro de texto o la parte del cuadro de texto de un cuadro combinado es ésta:
e → o n e Press→ irt → hange→ e p
En el caso especial cuando ingresa un valor en la parte del cuadro de texto de un control de
cuadro combinado que no se encuentra en la lista desplegada de valores, el evento NotInList
ocurre después del evento Change, pero antes de cualquier otro evento de control o formulario.
Si la propiedad Limitar a la lista para el control de cuadro combinado está establecido en Sí, eso
también desencadena un evento de error. La secuencia es como sigue:
e o n→ e Press→ irt → hange→ e p→NotIn ist→Error
NOTA Esta secuencia de eventos a menudo se usa para desplegar un cuadro de mensaje que le
pregunte si quiere agregar el valor a la lista, aunque la propiedad especifique que se limiten los
valores a los que se encuentran en la lista.
Eventos de registro de formularios

Los eventos ocurren para registros en formularios en varias ocasiones:
• Cuando el registro obtiene el enfoque.
• Cuando actualiza los datos en un registro al moverse al registro siguiente o al anterior.
• Cuando elimina uno o más registros.
• Cuando agrega un registro nuevo.
Cuando se mueve de un registro a otro en un formulario o guarda el registro actual al hacer
clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido, los eventos de actualización
se aplican al registro actual en el formulario. En contraste, cuando se mueve de un control a
otro dentro del mismo registro en un formulario, los eventos de actualización se aplican a los
controles individuales del formulario. Sólo cuando se mueve a otro registro se hace que ocurran
los eventos de actualización del formulario.
Movimiento del enfoque y actualización de datos

En el nivel superior se encuentran los eventos de formulario que ocurren cuando se mueve el
enfoque a un registro del formulario, ingresa o edita los datos en el registro, y finamente se
mueve a otro registro. Los siguientes eventos de formulario ocurren:
urrent(formulario)→ efore pdate(formulario)→After pdate(formulario)→ urrent(formulario)
Si cambió los datos en un registro y deja el registro, los eventos Exit y LostFocus ocurren
para el último control que obtuvo el enfoque en ese registro, antes de que ingrese el siguiente
registro. El propio formulario se vuelve el actual cuando está pasando al siguiente registro. Los
eventos ocurren después del evento AfterUpdate del formulario y antes del evento Current para
el formulario, de la manera siguiente:
After pdate(formulario)→E it(control)→ ost ocus(control)→ ecordE it(formulario)→
urrent(formulario)
A medida que se mueve entre los controles dentro del mismo registro de un formulario,
ocurren varios eventos para cada control que obtiene el enfoque. Cuando abre un formulario y
cambia los datos en un control ocurren los siguientes eventos:
urrent(formulario)→Enter(control)→ ot ocus(control)→ efore pdate(control)→
After pdate(control)→E it(control)
Luego, si mueve el enfoque a otro control, los eventos reflejan el cambio en el enfoque:
E it(control)→ ost ocus(control1)→Enter(control )→ ot ocus(control )
Cuando termina de trabajar en un registro y pasa el siguiente, ocurren los siguientes eventos
PARTE III
en que el registro es actualizado y el propio formulario se vuelve actual hasta que otro control
obtiene el enfoque con el evento Enter:
efore pdate(formulario)→After pdate(formulario)→E it(control )→
ost ocus(control )→ ecordE it(formulario)→ urrent(formulario)
NOTA Cuando se mueve entre registros, los eventos BeforeUpdate y AfterUpdate se aplican al
formulario. Cuando se mueve entre controles en el mismo registro del formulario, se aplican a los
controles.
Creación de nuevos registros

Para agregar un nuevo registro, debe moverse al registro en blanco en el formulario y escribir datos
en un control. La creación de un nuevo registro desencadena la siguiente secuencia de eventos:
urrent(formulario)→Enter(control)→ et ocus(control)→ eforeInsert(formulario)→
(e entos de actualizaci n del control)→AfterInsert(formulario)
Los eventos BeforeUpdate y AfterUpdate para los controles y para el nuevo registro ocurren
entre los eventos de formulario BeforeInsert y AfterInsert.
Eliminación de registros existentes
Cuando elimina un registro del formulario, Access despliega un cuadro de diálogo que le pide
confirmación de la eliminación y ocurren los siguientes eventos:
elete→ efore el onfirm→After el onfirm
El cuadro de diálogo de confirmación se despliega después del evento BeforeDelConfirm.

Si cancela la eliminación con una macro o un procedimiento de evento con el evento Delete, el
cuadro de diálogo no se despliega, y no ocurren BeforeDelConfirm AfterDelConfirm.
Eventos de formulario y subformulario

Ocurren eventos cuando trabaja con formulario, cada vez que abre o cierra un formulario, se
mueve entre los formularios, se mueve entre un formulario principal y un subformulario, o
trabaja con los datos desplegados en el formulario.
Apertura o cierre de un formulario

Cuando abre un formulario, la secuencia de eventos se determina por el hecho de que el
formulario tenga o no algún control activo. Si lo tiene, la secuencia de eventos de formulario es
ésta:
pen→ oad→ esize→Acti ate→ urrent
Estos eventos son seguidos por eventos de control. Si no hay controles activos en el
formulario que abrió, el evento GotFocus ocurre para el formulario entre Activate y Current.
Cuando cierra un formulario, ocurren los siguientes eventos para formulario:
nload→ eacti ate→ lose
Si no hay controles activos en el formulario, ocurre el evento LostFocus para el formulario

entre Unload y Deactivate.
NOTA Open ocurre antes de Load, de modo que puede cancelar Open, pero no puede cancelar Load.
Por el contrario, Close ocurre después de Unload, de modo que puede cancelar Unload, pero no
puede cancelar Close.
Desplazamiento a otro formulario

Puede estar abierto más de un formulario a la vez, pero sólo un formulario puede estar activo.
Cuando cambia entre los formularios abiertos, los eventos Open, Load y Resize ocurren para el
segundo formulario, mientras que el primero aún está activo. Luego ocurre el evento Deactivate
para el formulario que está dejando, y ocurre el evento Activate para el formulario al que está
pasando y que se vuelve el activo.
Deactivate también ocurre para el formulario cuando cambia a otra ventana abierta, a menos
que ésta sea una de las siguientes:
• Un cuadro de diálogo.
• Un formulario cuya propiedad emergente está establecido en Sí.
• Una ventana en otra aplicación.
Cuando se mueve a un formulario que ya está abierto, no ocurre de nuevo el evento Open
para el formulario.
Cambio de datos en un formulario

Cuando trabaja con los datos de un formulario, los eventos de formulario y control ocurren
en una secuencia a medida que recorre los registros y edita los datos en ellos. Los eventos de
formulario ocurren primero mientras abre el formulario y se mueve al primer control, y luego se
presentan los eventos de control. Los siguientes eventos ocurren cuando abre por primera vez el
formulario:
pen(formulario)→ oad(formulario)→ esize(formulario)→Acti ate(formulario)→
urrent(formulario)→Enter(control)→ ot ocus(control)
Cuando termina de ingresar datos en el último control del formulario y lo cierra, ocurre la
siguiente secuencia de eventos:
E it(control)→ ost ocus(control)→ nload(formulario)→ eacti ate(formulario)→
lose(formulario)
Si cambian cualquiera de los datos de un control en el formulario, los eventos BeforeUpdate
y AfterUpdate para el formulario y el control ocurren antes de que el evento Exit del control
tenga lugar e inicie la secuencia de cierre del formulario.
Uso de subformularios
Todos los eventos que ocurren para un formulario también ocurren para un subformulario. El
subformulario y sus datos se cargan antes del formulario principal, utilizando la misma secuencia
de eventos. La excepción es el evento Activate, que ocurre sólo para el formulario principal.
Cuando cierra un formulario que contiene un subformulario, ocurre una secuencia
similar de eventos, pero en orden inverso: el formulario y sus registros se descargan antes
del subformulario y sus registros. Además, el evento Deactivate ocurre sólo para el formulario
principal. Para resumir, los eventos de cierre del formulario principal, el subformulario y los
controles ocurren en el siguiente orden:
1. Los eventos para los controles del subformulario, incluidos Exit y LostFocus.
2. Los eventos para los controles del formulario principal, incluido el control de
subformulario.
PARTE III
3. Los eventos para el formulario, incluidos Deactivate y Close.
4. Los eventos para el subformulario.
Eventos del teclado y mouse

El usuario inicia los eventos del teclado y mouse mientras trabaja en un formulario o con
los controles del formulario. Los eventos de teclado ocurren cuando oprime una tecla o una
combinación de teclas mientras el formulario o el control tiene el enfoque. Un evento de teclado
también ocurre si utiliza la acción de macros SendKey o un procedimiento para enviar la
combinación de teclas de carácter ANSI equivalente al control.
Los eventos de mouse ocurren para formularios, secciones de formularios y controles del
formulario, cuando manipula el mouse u oprime uno de sus botones. Al soltar el botón de
mouse también se desencadena un evento.
Uso del teclado

Los siguientes eventos ocurren cuando oprime una tecla en el teclado mientras un control tiene
el enfoque:
e o n→ e Press→ e p
Si oprime la tecla y la mantiene oprimida, los eventos KeyUp y KeyDown se alternan

repetidamente hasta que libera la tecla. Luego ocurre el evento KeyUp.
Si la tecla que oprime no es un carácter ANSI, ocurren los eventos KeyDown y KeyUp, pero
no el evento KeyPress. Al oprimir y mantener oprimida una tecla de un carácter que no es ANSI,
se causa que los eventos KeyDown y KeyUp se alternen repetidamente.
Si la tecla que oprime cambia los datos en el control de cuadro de texto, ocurre el evento
Change entre los eventos KeyPress y KeyUp.
Si la opresión de la tecla mueve el enfoque de un control a otro, ocurre el evento KeyDown
para el primer control, mientras los eventos KeyPress y KeyUp ocurren para el segundo control.
Por ejemplo, si edita los datos en un control de cuadro de texto y luego oprime TAB para pasar al
siguiente, ocurre la siguiente secuencia de eventos:
e o n(control1)→ efore pdate(control1)→After pdate(control1)
→E it(control1)→ ost ocus(control1)Enter(control )→ ot ocus(control )

→ e Press(control )→ e p(control
Uso del mouse

Cuando coloca el puntero del mouse sobre un control en un formulario y hace clic en el botón
del mouse, ocurren los siguientes eventos:
Mouse o n→Mouse p→ lic
SUGERENCIA Considere que el evento Click no ocurre hasta después del evento MouseUp.
Si utiliza el mouse para mover el enfoque de un control a otro, la secuencia de eventos es como
sigue:
E it(control1)→ ost ocus(control1)→Enter(control )→ ot ocus(control )→
(Mouse o n(control )→Mouse p(control )→ lic
Si pasa a otro control por otros medios, como oprimir TAB, y luego hace clic en el botón del
mouse, el evento Current del formulario ocurre entre el evento LostFocus para el primer control
y el evento Enter para el segundo.
Cuando hace doble clic con un botón del mouse en un control diferente del botón
de comando, ocurren los eventos Click y DblClick, cada uno con el evento MouseUp
correspondiente, como sigue:
Mouse o n→Mouse p→ l lic →Mouse p
Si el control es un botón de comando, un segundo evento Click sigue al segundo evento

MouseUp.
El evento MouseMove es independiente de los otros eventos de mouse que ocurren cuando
pasa el puntero sobre un formulario, una sección del formulario o un control. El evento
MouseMove a menudo se usa para desplegar recuadros con información de herramientas y otros
comentarios que explican partes de un formulario.
Eventos de informe y sección de informe

Los eventos de informe y sección de informe ocurren cuando abre o cierra un informe. La
apertura de un informe para una vista preliminar o impresión desencadena la misma secuencia
de eventos. Algunos de los eventos de sección de informe ocurren durante o después de la
formación y antes de la impresión de la sección.
Los siguientes eventos ocurren si abre un informe para vista preliminar o impresión, y luego
cierra el informe o cambia a un documento de Access diferente:
pen→Acti ate→ lose→ eacti ate
Si tiene dos informes abiertos y cambia entre ellos, el evento Deactivate ocurre para el
primer informe, seguido por el evento Activate para el segundo. El evento Deactivate no ocurre
para el informe si cambia a un cuadro de diálogo, un formulario emergente o una ventana en
una aplicación diferente.
Cuando el informe que abre está basado en una consulta, ocurre el evento Open antes
de que se ejecute la consulta. Eso es útil para ingresar los criterios para la consulta en un
procedimiento que responda al evento del informe Open.
El procedimiento puede abrir un cuadro de diálogo en que se le pida al usuario que ingrese
un valor que habrá de usarse en una consulta de parámetro.
Cuando revisa una vista preliminar o imprime el informe, cada sección se forma
individualmente y se prepara para impresión después del evento de informe Activate y antes del
evento de informe Close. Cuando todas las secciones están formadas para impresión, el informe
se cierra y desactiva. La secuencia es como sigue:
pen(informe)→Acti ate(informe)→ ormat(secci n)→Print(secci n)→ lose(informe)→
eacti ate(informe)
Algunos eventos especiales pueden ocurrir mientras está formando una sección o después
de que la formación quede completa, pero antes de imprimir:
• Retreat Ocurre cuando Access regresa a una sección anterior para hacer cambios
durante el formato. Por ejemplo, si establece la propiedad Mantener junto de un grupo
en todo el grupo o con el primer detalle, Access debe regresar a la sección anterior del
informe para determinar si el control puede llenar toda la página. El evento Retreat
también es útil para mantener la posición del propio informe en una página.
PARTE III
• NoData Ocurre si no hay registros en el informe.
• Page Ocurre después de la formación, pero antes de imprimir. Si quiere agregar formato
especial para personalizar el aspecto del informe, puede adjuntar un procedimiento a este
evento.
Establecimiento de propiedades de evento

Las propiedades de evento se usan para ejecutar una macro o un procedimiento VBA cada vez
que el evento asociado ocurre. Las tablas que se encuentran en una sección anterior de este
capítulo describen los eventos e indican a cuáles objetos aplican. Cuando un evento se aplica
a un formulario, un control o un informe, ese objeto tiene una propiedad que corresponde al
evento. Esta es la propiedad que usted establece para crear la respuesta apropiada al evento.
Por ejemplo, ingrese el nombre de una macro en la propiedad Al hacer clic de un botón de
comando y se ejecutará cuando haga clic en el botón.
Para establecer una propiedad evento, abra la Hoja de propiedades del objeto y luego haga
clic en la ficha Eventos. En la figura 18-1 se muestra la ficha Eventos de la Hoja de propiedades
de evento de un formulario. La macro maximiza el formulario Tarjeta Alfa cuando lo abre en la
vista Formularios.
Dependiendo de la manera en que trate de crear una respuesta el evento, haga algo de lo
siguiente:
• Para establecer la propiedad en una macro existente, elija el nombre de la macro de la
lista desplegable en la propiedad del evento.
• Para establecer la propiedad en una macro de un grupo de macros, elija el nombre de
la lista desplegable. El nombre aparece entonces en la lista como nombregrupomacros.
nombremacro.
• Para establecer la propiedad en un procedimiento VBA existente, elija [Procedimiento de
evento] de la lista desplegable. Sólo puede existir un procedimiento de evento para cada
propiedad de evento, designado con el nombre de la propiedad.
• Para establecer la propiedad en una función definida por el usuario existente, ingrese
un signo de igual (=) seguido por el nombre de la función y luego paréntesis vacíos:
=nombrefunción().
FIGURA 18-1 Configuración de propiedad de evento en formulario
NOTA La barra de estado despliega una breve descripción de la propiedad de evento cuando el
puntero de inserción se encuentra en el cuadro de la propiedad. Oprima F1 para abrir el tema de
ayuda para esa propiedad de evento.
Si quiere crear una nueva macro, un procedimiento VBA o una función para la propiedad de
evento, haga clic en el Generador (los tres puntos: …) que se encuentra a la derecha del cuadro
de propiedad o haga clic con el botón derecho en la propiedad y elija Generador, del menú de
acceso directo. En el cuadro de diálogo Elegir generador, haga algo de lo siguiente:
• Seleccione Generador de macros para crear una nueva macro para la propiedad o para
evitar la macro ya especificada. Consulte el capítulo 19 para conocer más información
acerca de la creación y edición de macros y de grupos de macros.
• Seleccione Generador de expresiones para elegir una función integrada o crear una
función definida por el usuario para esta propiedad.
• Seleccione Generador de código para abrir la ventana Módulo donde puede crear un
nuevo procedimiento VBA o editar uno que ya esté especificado para esa propiedad.
PARTE III
Resumen
En este capítulo se presenta una revisión general de los eventos y la manera en que pueden
desencadenarse para personalizar una aplicación. Además, se presenta una lista de muchos de
los tipos comunes de eventos y los objetos a los que se pueden aplicar, además de la secuencia
en que ocurren. Una vez que comprende los eventos, está listo para seguir adelante y crear sus
propias macros, de modo que la aplicación responda apropiadamente a cada acción del usuario y
evento del sistema.
Mientras está construyendo macros en el siguiente capítulo, puede tomar como referencia
los detalles de evento de éste. Es importante adjuntar la acción de la macro al evento apropiado
para que se ejecute en el momento en que lo desee y opere en el objeto de destino.
En el siguiente capítulo se pasa a la automatización con macros y le da muchos ejemplos
útiles de macros que despliegan cuadros de mensaje, registros de filtro e incluso cambian el flujo
de las operaciones.
19
CAPÍTULO
Automatización con macros
L
as macros proporcionan una manera rápida y fácil para que programe su aplicación de Access
para que haga lo que quiere. Con macros, puede personalizar respuestas a acciones de los
usuarios, como hacer clic en un botón, abrir un formulario, o seleccionar una opción en un
grupo de opciones. Las macros también pueden responder a condiciones del sistema, como un
conjunto de registros vacío. Además, las tareas que se realizan con frecuencia pueden automatizarse
utilizando macros.
Aunque los asistentes para controles de Access ofrecen una manera fácil de agregar interacción
con el usuario a un formulario o informe, no siempre crean exactamente la respuesta correcta.
La creación de una macro como respuesta a un evento es una opción al uso de un asistente para
controles. La escritura de procedimientos de evento en Visual Basic es otra opción, pero requiere
cierta habilidad para la programación con comandos construidos de manera precisa y escritos en
una sintaxis establecida. Los procedimientos de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) se almacenan
con el formulario o el informe que los activa, o se almacenan como módulos que están disponibles
en el grupo Módulos del Panel de exploración. Las macros son más fáciles, porque usted selecciona
las acciones y sus argumentos a partir de listas predefinidas, que excluyen casi cualquier error en la
construcción. Las macros también pueden insertarse en el formulario o informe o están disponibles
como objetos de Access separados en el Panel de exploración. Podría también iniciar con una macro,
porque siempre puede convertir la macro a un procedimiento VBA más adelante, si es necesario.
En este capítulo se analiza la manera de crear macros y cómo adjuntarla a eventos para obtener
la respuesta deseada. La base de datos Policía presentada antes se usa como base de datos de ejemplo
en este capítulo. En capítulos posteriores, verá cómo usar macros para encontrar registros, desplegar
cuadros de diálogo personalizados y crear un documento de inicio de apertura para una aplicación.
Cómo funcionan las macros

Una macro es una lista de una o más acciones que funcionan juntas para realizar una tarea particular
como respuesta a un evento. Cada acción realiza una operación particular. Usted crea la lista de acciones
en el orden en que quiera que se ejecuten. Además de seleccionar la acción que habrá de emprenderse,
debe especificar otros detalles de la acción, a los que se les denomina argumentos, que proporcionan
información adicional, como cuál formulario abrir o cómo filtrar los registros que habrán de desplegarse.
También puede establecer condiciones bajo las cuales habrá de realizarse la acción de la macro,
como desplegar un cuadro de mensaje si un campo contiene cierto valor o se encuentra en blanco. La
macro se ejecuta sólo si la condición se evalúa como verdadera. Si la condición es falsa, la opción se
omite. Luego, si hay otra acción en la macro, se ejecuta; si no, la macro se detiene.
569
Para ejecutar una macro, usted la asigna a la propiedad de evento de un formulario,

informe, sección de informe o control. Una vez que ocurre el evento, la macro se ejecuta
automáticamente, empezando con la primera acción de la lista. Por ejemplo, una macro que
abre un formulario y mueve a un registro en blanco para la entrada de datos puede asignarse
a la propiedad de evento al hacer clic de un botón de comando en un cuadro de diálogo u otro
formulario. Cuando hace clic en el botón, la macro se ejecuta.
Comparación entre macros independientes e insertadas

En versiones anteriores de Access, todas las macros eran objetos de base de datos individuales
que podían usarse en propiedades de evento. Ahora, con Access 2007, puede incrustar la macro
directamente en la propiedad de evento sin agregar la macro a la lista de objetos en el panel de
exploración.
Si no espera que más de un formulario o informe necesite la macro, simplemente créela a
partir de la hoja de propiedades. Si es posible que otros controles de formulario o informe la
usen, guárdela como una macro independiente.
Las macros independientes son objetos individuales de Access que aparecen en el grupo
Macro, del panel de exploración. Una vez que cree y guarde una macro, estará disponible para
adjuntarla a una propiedad de evento de cualquier objeto de su base de datos. Sin embargo, no
todas las acciones de macros son apropiadas para todos los objetos, de la misma manera en que
no todos los eventos le ocurren a todos los objetos. Por ejemplo, si crea una macro que abre un
formulario, probablemente la adjuntaría a la propiedad de evento al hacer clic de un botón de
comando o un grupo de opciones, pero no a un control del informe.
El proceso de uso de macros para automatizar una aplicación es simple, compuesto por
estos pasos:
1. Abra el formulario o informe al que se aplica la macro en la vista Diseño o Presentación y
seleccione el control específico.
2. Abra la Hoja de propiedades del control y haga clic en la ficha Evento.
3. Haga clic en la propiedad de evento deseada y haga algo de lo siguiente:
• Elija el nombre de la macro de la lista desplegable.
• Elija el botón generador (…) y use el Generador de macros para crear la macro incrustada.
4. Guarde el formulario o informe y cambie a la vista Formularios o Informes para probarla.
Creación de una macro

En la sección “Elección de acciones”, en páginas posteriores de este capítulo, se describen las
categorías de todas las acciones de macros y la manera en que se usan. Pero primero echaremos
un vistazo a las dos maneras en que puede construir la macro y cómo puede usarla.
El primer paso para la creación de una macro consiste en diseñarla cuidadosamente al hacer
una lista de las acciones que quiere que se lleven a cabo cuando ocurre un evento. Cada acción
requiere argumentos específicos o debe realizarse bajo ciertas condiciones.
A continuación, verifique que está eligiendo el evento correcto al que responderá la macro.
Consulte el capítulo 18 para conocer información acerca de los eventos y cuándo ocurren.
Cuando complete la planeación y el diseño de la lista de acciones de la macro, está listo para
abrir la ventana Macro. Tiene dos maneras de empezar el Generador de macros:
• En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic en el comando Macro.
Capítulo 19: Automatización con macros 571
• Vaya a la Hoja de propiedades del control que necesita la macro, haga clic en el botón
Generador, del cuadro de propiedades del evento y luego elija Generador de macros, en
el cuadro de diálogo Elegir generador.
Recorrido por la ventana de diseño de la macro

La ventana de diseño de la macro se abre, mostrando una macro en blanco. La lista desplegable
en la columna Acción (véase la figura 19-1) contiene una lista de acciones entre las que puede
elegir una. La columna Argumentos despliega una lista de argumentos que puede seleccionar
para cada acción de la macro. A medida que ingresa argumentos en el panel inferior, aparecen en
la lista de la columna Argumentos. Las entradas de la columna Comentario son opcionales pero
muy recomendables, para recordar lo que se pretende que realice la macro.
SUGERENCIA Los comentarios son especialmente útiles cuando las macros se almacenan como
objetos separados, no insertados en un formulario o informe determinado. Los comentarios
pueden explicar la manera en que se usa la macro y a qué eventos se ha adjuntado. Esto también
puede ser importante si cambia el nombre de la macro. Necesitará encontrar todas las referencias
PARTE III
a ella y cambiar el nombre allí, también.
Una vez que seleccione una acción de la lista, el panel inferior despliega los argumentos
asociados. Algunos son obligatorios mientras que otros son opcionales, dependiendo de la
acción.
FIGURA 19-1 Trabajo en la ventana de diseño de la macro

La cinta de opciones Herramientas de macros tiene algunos nuevos grupos y comandos.
En el grupo Herramientas:
• El comando Ejecutar ejecuta la macro.
• El comando Paso a paso ejecuta la macro de acción en acción y despliega información
intermedia.
• El comando Generador inicia el generador de expresiones para ayudarle a crear una
expresión.
En el grupo Filas:
• El comando Insertar filas inserta una o más filas en blanco en la cuadrícula arriba de la
fila seleccionada. Si selecciona más de una fila, ese número de filas se inserta. También
puede hacer clic con el botón derecho en el diseño de la macro y elegir Insertar filas del
• El comando Eliminar filas elimina la fila o las filas seleccionadas. También puede elegir
este comando de un menú de acceso directo.
En el grupo Mostrar u ocultar:

• El comando Mostrar todas las acciones expande la lista de acciones para incluir las que
requieran un estado de confianza. Si el comando está atenuado, las únicas acciones de
macro disponibles son las que no requieren un estado de confianza para ejecutarse.
• El comando Nombre de macro muestra u oculta la columna Nombre de macro en el
diseño de la macro.
• El comando Condiciones muestra u oculta la columna Condición en el diseño de la
macro.
• El comando Argumentos muestra u oculta la columna Argumentos del diseño de la
macro.
El panel inferior es el panel Argumentos de acción, y despliega información acerca de la
fila actual de la macro. El panel inferior derecho de la ventana Macro despliega información
acerca de la parte activa de la hoja de macros. Por ejemplo, en la figura 19-1, la primera fila está
seleccionada y el mensaje “Introduzca una acción en esta columna” está desplegado en el panel
de información. A medida que trabaja en la hoja de macros, el panel muestra información y
comentarios diferentes.
Creación de una macro simple

Aquí creará una macro en la base de datos Policía que abra el formulario Tarjeta Alfa en modo de
sólo lectura al hacer lo siguiente:
1. Abra la ventana de la macro desde la ficha Crear, o inicie el Generador de macros desde
la Hoja de propiedades. Aparece la ventana de macros.
2. En la primera fila de la macro, haga clic en la flecha para desplegar Acción y elija
AbrirFormulario de la lista.
El panel Argumentos de acción contiene ahora los argumentos para la acción
AbrirFormulario, y en el panel de información se describe la acción AbrirFormulario
seleccionada. Los argumentos necesarios también se despliegan en la columna Argumentos.
El argumento Nombre del formulario es obligatorio. Otros argumentos obligatorios muestran
PARTE III
selecciones predeterminadas. Los argumentos opcionales están en blanco en el panel
Argumentos de acción y se omiten en la columna Argumentos.
NOTA Puede eliminar la columna Argumentos al hacer clic en el comando Argumentos del grupo
Mostrar u ocultar.
3. Haga clic en el cuadro Nombre del formulario, en el panel Argumentos de acción, y
seleccione el formulario Tarjeta Alfa de la lista de los formularios en la base de datos actual.
4. Establezca otros argumentos como sigue:

• Vista (obligatorio) Elija de la lista de opciones, incluidas Formulario
(predeterminada), Diseño, Vista preliminar, Hoja de datos, TablaDinámica o
GráficoDinámico. Para este ejemplo, deje el valor predeterminado como vista
Formulario.
• Nombre del filtro (opcional) Ingrese el nombre del filtro para limitar u ordenar
los registros en el formulario. Esto puede ser una consulta o un filtro guardado como
consulta. Por ahora, deje éste en blanco porque querrá todos los registros.
• Condición WHERE (opcional) Ingrese una cláusula WHERE SQL que limita los
registros en el formulario. Puede hacer clic en el botón Generador, que se encuentra
junto al cuadro del argumento, para iniciar el Generador de expresiones si necesita
ayuda. Una vez más, querrá todos los registros para este ejemplo, de modo que no
agregue una condición WHERE.
NOTA Consulte “Introducción al lenguaje estructurado de consulta”, en el capítulo 9, para conocer
más información acerca de la cláusula WHERE de SQL.
• Modo de datos (opcional) Elija de la lista de modos de entrada de datos: Agregar,

para permitir la adición de nuevos registros; Modificar, para permitir la edición de
registros existentes; o Sólo lectura, para evitar adiciones o ediciones adicionales. Elija
Sólo lectura de la lista para este ejemplo.
• Modo de la ventana (obligatorio) Elija de la lista de modos de ventana, incluidos
Normal (predeterminado); Oculto, que oculta el formulario; Icono, que despliega el
formulario minimizado; o Diálogo, que establece las propiedades Emergente y Modal
en Sí. Deje el Modo de la ventana con el valor Normal predeterminado, por ahora.
5. Si inició el Generador de macros desde la ficha Crear, cierre la ventana de la macro,
ingrese un nombre para la macro en el cuadro de diálogo Guardar como y luego haga clic
en Aceptar. Cuando regrese al grupo Macros, en el Panel de exploración, verá el nombre
de la nueva macro. Si inició el Generador de macros desde la Hoja de propiedades, no se
le pedirá el nombre de la macro. Se guardará con el diseño del formulario o el informe.
PARTE III
Elección de acciones
Access ofrece acciones que cubren las actividades de administración de datos, como abrir
formularios e informes, imprimir informes, filtrar datos, validar datos, moverse entre registros de
un formulario, reproducir sonidos, desplegar cuadros de mensajes e incluso intercambiar datos
con otros programas.
Para agregar una acción a una macro, puede elegir una de la lista desplegable Acciones,
o escribir su nombre en ella. Al igual que muchas listas ofrecidas por Access para que elija un
elemento, si empieza a escribir el nombre de la acción, Access rellena automáticamente los
caracteres restantes.
NOTA Consulte “Programación con macros y SQL”, en la Referencia rápida, en el CD, para
conocer una descripción completa de todas las acciones de macro y sus argumentos.
• Para navegar entre controles o registros, utilice las acciones BuscarSiguiente,

BuscarRegistro, IrAControl o IrARegistro.
• Para modificar una ventana de Access, use las acciones Maximizar, Minimizar,
DesplazarTamaño o Restaurar.
• Para abrir un objeto, use las acciones AbrirFormulario, AbrirMódulo, AbrirConsulta,
AbrirInforme o AbrirTabla.
• Para establecer el valor de un campo o control, o una propiedad de un formulario, control
o informe, use las acciones EstablecerValor y DefinirPropiedad.
• Para imprimir un informe, use el argumento AbrirInforme y establezca el argumento Vista
en Vista preliminar. Si quiere imprimir el informe sin una vista preliminar, establezca el
argumento Vista en Imprimir.
• Para ejecutar una consulta, use el argumento AbrirConsulta y establezca el argumento
vista en Hoja de datos.
NOTA Si no ve EstablecerValor en la lista de acciones de macro, haga clic en el comando Mostrar

todas las acciones, en el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Diseño.
Establecimiento de argumentos de acción

La mayor parte de las acciones de macro tienen una lista de argumentos asociados que le dan
a Access más información acerca de la manera en que quiere que la acción se realice. Algunos
argumentos son obligatorios y otros opcionales. Cuando agrega una acción a una macro, la lista
de argumentos aparece en el panel inferior y en la columna Argumentos.
Por lo general, puede escribir el valor que quiera en el campo que se encuentra junto al
argumento, pero muchos campos ofrecen listas de desplegables. Si ingresa un valor, algunos
argumentos requieren que se ingrese un valor en la lista. Una descripción del argumento actual
se despliega en el panel de información que se encuentra a la derecha de la lista de argumentos.
Si necesita más ayuda, oprima F1 con el punto de inserción en el cuadro del argumento.
SUGERENCIA En algunos casos, las elecciones para un argumento pueden determinar cuáles
opciones están disponibles para un argumento más adelante en la lista. Por esto, lo mejor es
establecer los argumentos en el orden en que aparecen en la lista Argumentos de acción.
Si el argumento requiere un nombre de objeto, puede ingresar el nombre o arrastrar el

objeto del Panel de exploración al campo de argumentos. Cuando arrastra un objeto del Panel de
exploración, Access establece automáticamente los argumentos adecuados para la acción.
En lugar de seleccionar de una lista o ingresar un valor, puede ingresar una expresión que
evalúe el valor del argumento que desee ingresar. Siempre anteceda la expresión con un signo
de igual (=) para que Access la reconozca como una expresión, en lugar de un identificador. Por
ejemplo, la expresión =[Núm de entrada] establece el argumento en el valor del control Núm de
entrada.
SUGERENCIA La regla del signo igual tiene dos excepciones: El argumento Expresión de la acción
SetValue y el argumento RepeatExpression de la acción RunMacro dan resultados inesperados si
usa un signo de igual (=) ya que evalúan la expresión dos veces.
Si necesita ayuda del constructor de expresiones haga clic en el botón Construir que se
encuentra a la derecha del campo argumento cuando selecciona un argumento que acepta una
expresión.
No todos los argumentos aceptan expresiones. Por ejemplo, debe seleccionar de la lista de
argumento TipoObjeto. Si usa una expresión donde uno no sea permitido, recibirá un mensaje
de error.
NOTA Si quiere hacer referencia a un control de otro formulario, debe usar la sintaxis completa de
identificador de objeto: [Formularios]![nombreformulario]![nombrecontrol]. El símbolo ! indica
que lo que sigue es un objeto denominado por el usuario. Si la referencia es algo denominado por
Access, como una propiedad de control, usaría un punto (.) para separar los nombres de objetos.
Además, ambos formularios deben abrirse. Consulte el tema de ayuda de Access 2007 “Guía para
la sintaxis de expresiones”, para conocer más información.
Prueba y depuración de una macro

Después de que complete la macro, puede ejecutarla para ver si se comporta como lo planeó.
Tiene la opción de ejecutarla completa o por pasos, de acción en acción. Si ocurre un error en
la macro o no obtiene los resultados que espera, use el método paso a paso de ejecución de la
macro para localizar la acción que causa el error.
Inicio de la macro
Después de que termine la adición de acciones y el establecimiento de los argumentos,
puede ejecutar una macro de varias maneras. Mientras aún se encuentra en la ventana de la
macro, puede hacer clic en el botón Ejecutar, del grupo Herramientas, de la ficha Diseño, para
ejecutar la macro en el lugar. Después de que haya asignado un nombre y guardado una macro
independiente, puede ejecutarla en el lugar o desde el Panel de exploración, usando uno de los
siguientes métodos:
• Haga doble clic en el nombre de la macro.
• Haga clic con el botón derecho en el nombre de la macro y elija Ejecutar, del menú de
acceso directo.
Si su macro está insertada en un formulario o informe determinado, ábrala primero en la
vista Formulario o Informe y realice la tarea que activa la macro. También puede abrir la ventana
de la macro desde la propiedad de evento del formulario o el informe y ejecutarla al hacer clic en
el comando Ejecutar.
Si ocurre un error durante la operación, Access despliega un mensaje de error que explica
PARTE III
la razón del error. En este caso, dejamos fuera el archivo Nombre del objeto requerido. Lea el
mensaje y luego haga clic en Aceptar para abrir el cuadro de diálogo Falló la acción. Éste le
indica cuál acción de la macro falló y los archivos que se estaban usando en ese momento. El
siguiente cuadro Argumentos muestra que el segundo argumento, Nombre del objeto, falta en la
acción IrARegistro. Puede saberlo por las dos comas sin argumento entre ellas. También muestra
cualquier condición que estuviera aplicada. Su única opción en este cuadro de diálogo es hacer
clic en Detener todas las macros, para detener la macro. Antes de cerrar el cuadro de diálogo,
tome nota del nombre de la acción, el número de error y otros datos acerca de donde ocurrió la
falla. Luego, le toca a usted cambiar a la ventana de la macro, para corregir el problema.
Argumento faltante
NOTA El número de error mostrado en el cuadro de dialogo de Acción fallida es nuevo en Access
2007. Puede usar este dato para crear un procedimiento que pueda responder a ese tipo de error
en particular.
Recorrido de una macro por pasos

Si crea una macro con muchas acciones y contiene un error, puede usar el método Paso por paso,
para recorrer la macro de acción en acción. Debe estar en la ventana de la macro para recorrer
por pasos las acciones de la macro. Para empezar a recorrer por pasos haga clic en el comando
Paso a paso, del grupo Herramientas, y luego haga clic en Ejecutar, para realizar la primera
acción. Aparece un cuadro de diálogo Macro paso a paso, mostrando los detalles del primer paso
de su macro.
NOTA El modo paso a paso permanece activo hasta que lo deshabilita al hacer clic de nuevo en el
comando Paso a paso, o elige Ejecutar y limpia el comando Paso a paso.
Sus opciones en ese cuadro de diálogo son las siguientes:

• Paso a paso (predeterminada) Lo mueve a la siguiente acción.
• Detener toda las macros Detiene la ejecución de la macro.
• Continuar Sale de la opción de paso a paso y ejecuta el resto de la macro sin detenerse.
Si ocurre otro error, la macro se detiene y aparece otro cuadro de diálogo Falló la acción.
NOTA Es probable que su macro haga que otras macros se ejecuten. Por ejemplo, una acción
AbrirFormulario de una macro podría abrir un formulario que tiene otra macro asignada a Al
abrir, Al cargar u otras propiedades de evento. Si otras macros se ejecutan como resultado de la
macro que está probando, sus pasos también se despliegan en el cuadro de diálogo Macro paso
a paso. Puede saber que se trata de una macro diferente por el nombre que aparece en el cuadro
Nombre de la macro.
Modificación de una macro

Después de que ha visto cómo ejecutar una macro, tal vez decida hacerle algunos cambios, como
agregar una acción, cambiar el orden de las acciones, agregar una condición a la acción, agregar
un argumento de condición Where para limitar los registros o crear macros adicionales para
incluirlas en un grupo de macros.
Para abrir una macro independiente con el objetivo de modificarla, haga clic con el botón
derecho en el nombre de la macro, en el Panel de exploración, y elija vista Diseño. Si la macro
está incrustada, abra el formulario o informe en la vista Diseño o Presentación y abra la ventana
de la macro, al hacer clic en el botón Generador en la Hoja de propiedades y elegir Generador de
macros.
Utilice los comandos Insertar filas y Eliminar filas, en el grupo Filas, o haga clic con el botón
derecho en el diseño de la macro y elija del menú de acceso directo para agregar o eliminar
acciones. También puede usar las operaciones cortar, copiar y pegar estándares para editar una
macro. El botón deshacer también está disponible en la barra de herramientas de acceso rápido,
para revertir los cambios recientes, también.
SUGERENCIA Si la macro opera sobre datos importantes, haga una copia temporal de los datos para
usarla durante el proceso de modificación. De esta manera, si algo sale mal, no verá destruida
información valiosa.
Después de hacer los cambios a la macro, guárdela de nuevo. Si la guarda con un nombre
diferente, asegúrese de cambiar todas las referencias a la macro de acuerdo con ellas.
Adición de condiciones a una macro

Cuando quiera que una macro sólo se ejecute bajo ciertas circunstancias, puede agregar una
condición a cualquiera de las acciones de la macro. La condición de la macro en realidad afirma:
“Si esta condición es verdadera, ejecuta esta opción. Si no es verdadera, ve a la siguiente acción,
si la hay”. Se trata de una herramienta extraordinariamente útil cuando se programa una
aplicación. Puede usar condiciones para establecer valores de control o propiedades de control e
incluso para ejecutar macros adicionales. Tome en cuenta que estas comparaciones de prueba no
son sensibles a mayúsculas y minúsculas.
Los siguientes son algunos ejemplos del uso de condiciones:
PARTE III
• Si el saldo de una cuenta es negativo, cambie el color del número a rojo.
• Si las calificaciones de un estudiante son ejemplares, imprima un mensaje de felicitación.
• Si el nivel de inventario de un artículo es bajo, despliegue un mensaje para recordarle que
debe hacer un nuevo pedido.
• Si la orden excede un total específico, calcule el monto con un descuento por volumen.
NOTA No confunda la condición de la macro, que determina si la acción toma lugar, con la
condición Where, que limita los registros en el formulario o el informe. La condición de la macro
se ingresa en la columna Condición de la hoja de la macro; la condición Where es un argumento
de muchas acciones de macro.
Para agregar la columna Condición a la hoja de macro, en el grupo Mostrar u ocultar,

haga clic en el comando Condiciones. Escriba la expresión lógica para la condición en la fila,
con la acción que quiera realizar si la condición es verdadera. Si quiere usar el Generador de
expresiones para recibir ayuda con la expresión, haga clic con el botón derecho en la columna
Condición y luego elija Generador, en el menú de acceso directo. También puede hacer clic en el
comando Generador, del grupo Herramientas.
Por lo general, una condición sólo se aplica a la acción en la misma fila de la hoja de la
macro. Si la condición no se cumple, se ejecuta la siguiente acción. Para que la condición vaya a
la siguiente acción, ingrese puntos suspensivos (…) en la columna Condición de la siguiente fila.
Puede aplicar la condición a varias secuencias de acciones.
SUGERENCIA Cuando está depurando una macro, puede deshabilitar temporalmente una acción al
ingresar Falso en la columna Condición. Esto puede ayudar a aislar el problema.
También puede usar condiciones para crear una estructura If…Then…Else en una macro.
Esta lógica condicional ejecuta una o más acciones si la condición se cumple y un conjunto
diferente de condiciones evalúa como Falso.
NOTA No puede usar una expresión SQL como condición en una macro. Las expresiones SQL sólo
se usan en argumentos de la condición Where.
Ejecución de una macro con una condición

Cuando ejecuta la macro, Access evalúa la condición y hace lo siguiente:
• Si la condición es Verdadera, Access ejecuta la Access de esa fila, y todas las acciones que
le siguen directamente que tienen puntos suspensivos (…) en la columna Condición.
Luego Access ejecuta cualquier acción adicional que tenga condiciones en blanco hasta
que encuentra otra condición, un nombre de macro, en la columna Nombre de macro, o
al final de la macro.
• Si la condición es Falsa, la acción se ignora, al igual que cualquier acción adicional con
puntos suspensivos (…) en la columna Condición. Luego Access pasa a la siguiente
acción, si la hay.
En la tabla 19-1 se muestran algunos ejemplos de expresiones que puede usar como
condiciones con acciones de macro. Todos los campos de las expresiones están en el formulario
del que se originó la macro, a menos que se especifique de otra manera.
NOTA Observe el uso de los identificadores para especificar un control en un formulario que es
diferente al formulario del que se lanzó la macro. El formulario al que se hace referencia debe estar
abierto cuando se ejecute la macro.
Elección entre dos acciones

Puede usar una macro para que pase algo si una condición es verdadera y que haga algo más
si es falsa: simplemente debe crear dos versiones de la misma condición. Si sigue la acción
condicional con otra acción sin usar la condición opuesta, la segunda acción siempre se realiza.
Por ejemplo, quiere hacer algo si Fecha de inicio está vacía y realizar una acción diferente si
muestra una fecha. Puede usar la función IsNull en ambas condiciones, de la manera siguiente:
• IsNull(“Fecha de inicio”) Realiza la acción cuando Fecha de inicio está vacía.
• Not IsNull(“Fecha de inicio”) Realiza la acción para un valor de Fecha de inicio.
Expresión Tiene valor de Verdadero si

[Estado]=”Pue” Pue es el valor en el control estado.
Formularios![Entrada Alfa]![Purgado]<Fecha( ) El campo Purgado del formulario Entrada Alfa es anterior
a la fecha actual.
[Estado] In (“Pue”,”Qro”,”Gro”,”Ver”) And Len([CP])<5 El valor de Estado es uno de los de la lista y el valor del
campo CP contiene menos de 5 caracteres. Combina las
dos condiciones en una sola expresión.
DContar(“*”,”Entrada Alfa”,,”[Índice]=Formularios![Tarjeta Hay más de cinco registros en la tabla Entrada Alfa cuyo
Alfa]![Índice]”)>5 valor de Índice coincide con un valor de Índice en la tabla
Tarjeta Alfa. Usa la función agregada DContar.
TABLA 19-1 Ejemplos de expresiones condicionales

Asignación de una macro a una propiedad de evento

Access responde a todo tipo de evento que ocurre cuando está trabajando con un formulario o
informe, clics incluidos, cambios en los datos, cambios en el enfoque y apertura o cierre de un
formulario o informe. El capítulo 18 contiene una descripción de eventos de uso común, incluido
cuándo suceden y en qué secuencia. Es importante asignar la macro al evento correcto en una
secuencia. Si no ha incrustado la macro en una propiedad de evento, necesita decidir cuándo
quiere que se ejecute la macro.
Después de que decida cuándo quiere que se ejecute la macro, establezca la propiedad de
evento correspondiente del formulario, informe o control en el nombre de la macro. Por ejemplo,
si quiere ejecutar una macro que haga sonar un bip cuando se abre un formulario, asigne la
macro a la propiedad Al abrir, del formulario.
Para adjuntar una macro a una propiedad de evento, haga lo siguiente:
1. Abra el formulario o informe en la vista Diseño o Presentación y seleccione el formulario,
el informe, la sección o el control al que quiera adjuntar la macro.
2. Abra la Hoja de propiedades y haga clic en la ficha Eventos para ver una lista de los
PARTE III
eventos que pueden ocurrir para el objeto seleccionado.
3. Haga clic en la propiedad cuyo evento quiere que ejecute la macro y elija el nombre de la
macro, de la lista desplegable.
4. Guarde y cierre el diseño del formulario o informe.

NOTA Si selecciona un nombre de macro y luego hace clic en Generador (…) junto al cuadro de
propiedad, abre la ventana Diseño de la macro, donde puede ver y editar la macro seleccionada.
Cuando ocurre el evento, la respuesta integrada, si la hay, ocurre primero y luego se ejecuta
la macro. Por ejemplo, cuando hace clic en un botón, la respuesta integrada ocurre y el botón
aparece oprimido. Si adjunta una macro a la propiedad de evento Al hacer clic, la macro se
ejecuta en seguida.
Decisión de cuál evento usar

Aunque la Hoja de propiedades muestra una lista muy larga de propiedades de evento para
formularios y controles, hay unos cuantos que usará con más frecuencia; por ejemplo, cuando
un formulario se abre o cuando cambian los datos de un control. He aquí algunas de las
propiedades de eventos de formularios y controles de uso más común:
• Al abrir Ocurre cuando el formulario se abre, pero antes de que se despliegue el primer
registro. Use esta propiedad para abrir, cerrar o minimizar otros formularios, o maximizar
este formulario.
• Al activar registro Ocurre cuando el formulario está abierto y el enfoque se mueve a
un registro, o el formulario se actualiza o se vuelve a consultar. Use éste para sincronizar
datos entre formularios o mover el enfoque a un control específico.
• Antes de actualizar Ocurre después de que el enfoque deja un registro, pero antes de
que los datos se guardan en la base de datos (también después de que un control pierde
el enfoque pero antes de que el control cambia). Se usa para desplegar un mensaje para
confirmar el cambio antes de que se complete.
• Después de actualizar Ocurre después de que los cambios al registro se han guardado
en la base de datos (también después de que un control pierde el enfoque y después de
que el control cambia). Se usa para actualizar los datos en otros controles, formularios o
informes, o para mover el enfoque a una página, un control o un registro diferente en el
formulario.
• Al hacer clic Ocurre cuando presiona y suelta el botón izquierdo del mouse sobre el
control.
• Al entrar Ocurre cuando pasa a un control antes de que obtiene el enfoque. Se usa
para desplegar información acerca de los datos para ingresar en el control o la solicitud de
una contraseña de usuario.
Los informes y las secciones de informes tienen menos propiedades de evento porque
el usuario tiene poca interacción con el informe. Algunas de las propiedades de evento más
comunes usadas para adjuntar macros y procedimientos de evento a informes se presentan a
continuación:
• Al no haber datos Ejecuta una macro cuando el informe tiene un conjunto de registros
vacío. Se usa para cancelar el evento de impresión.
• Al abrir Ejecuta una macro cuando el informe se abre pero antes de que empiece la
impresión. Se usa para pedir un filtro para los registros que habrán de incluirse en el
informe.
• Al paginar Ejecuta una macro después de que la página se ha formado pero antes de que
empiece la impresión. Se usa para agregar una imagen o un diseño de borde al informe.
Las secciones de informe también tienen unas cuantas propiedades de evento al que puede
adjuntar una macro o un procedimiento de evento.
Algunos usos comunes para macros

Cuando trabaja con una base de datos, Access causa que ocurran muchas cosas como respuesta
a sus acciones. Tal vez no esté al tanto de que puede personalizar la base de datos con macros
para realizar muchas operaciones similares de acuerdo con sus diseños. He aquí algunas de las
aplicaciones más comunes para macros.
Despliegue de un cuadro de mensaje

La acción CuadroMsj es una de las acciones de macro más útiles cuando se interactúa con
el usuario. Puede usarla para desplegar advertencias, alertas y otra información. La acción
CuadroMsj tiene cuatro argumentos: Mensaje, Bip, Tipo y Título. En la tabla 19-2 se describen los
valores que puede ingresar en cada uno de los argumentos.
SUGERENCIA No incluya el mensaje entre comillas a menos que también quiera que las marcas se
PARTE III
desplieguen en el mensaje.
Si le gusta el formato de los mensajes de error integrados de Access, puede crear el mismo
efecto con su propio mensaje. El argumento de acción Mensaje puede contener tres secciones
separadas por el carácter @. La primera sección es texto desplegado como un encabezado en
negritas y puede usarse como alerta. La segunda sección aparece en texto simple debajo del
encabezado y se usa para una explicación del error. La tercera sección aparece debajo del texto
de la segunda sección, también en texto simple, con una línea en blanco intermedia.
Argumento Descripción
Mensaje Ingrese el texto del mensaje que quiera desplegar cuando se ejecuta la
macro. Puede ingresar hasta 255 caracteres; el cuadro se expande de manera
correspondiente. También puede ingresar una expresión antecedida por un signo
de igual (=) que evalúa a un mensaje de texto.
Bip Determina si suena una señal de bip cuando se abre el cuadro de mensaje.
Establézcalo en Sí (predeterminado) o No.
Tipo Establezca el tipo del cuadro de mensaje, cada uno de los cuales despliega un
icono diferente. Las opciones son Ninguno (predeterminado); Crítico (un círculo
rojo con una X); Aviso? (una burbuja con un signo de interrogación); Aviso! (un
triángulo amarillo con un signo de admiración); o Información (una burbuja con
una i minúscula).
Título El texto que se despliega en una barra de título de un cuadro de mensaje. Si se deja
en blanco, el cuadro se titula Microsoft Office Access.
TABLA 19-2 Argumentos de acción CuadroMsj

Por ejemplo, el mensaje “Código no válido@Busque el código correcto en el registro @Debe

tener menos de seis números” despliega este cuadro de diálogo cuando se ingresa un código de
más de seis números:
Validación de datos
Por lo general, se asegura que se ingresen datos válidos en un formulario al especificar una regla
de validación para el control en el formulario o al establecer reglas de validación de registro y
campo en el diseño de la tabla de origen. Para validación de datos más complejo, use una macro
o un procedimiento de evento para especificar la regla.
La recomendación es que use una macro o un procedimiento de evento si está presente
cualquiera de las siguientes situaciones:
• Quiere desplegar diferentes mensajes de error para diferentes errores en el mismo campo.
Por ejemplo, si el valor está arriba del rango válido, despliega un mensaje; si el valor está
debajo de un rango válido, despliega otro.
• Quiere que el usuario pueda sobreescribir la regla. En este caso, puede desplegar un
mensaje de advertencia y aceptar la confirmación o cancelación del usuario.
• La validación se refiere a los controles en otros formularios o contiene una función.
• La regla de validación incluye condiciones basadas en más de un valor. Por ejemplo, si el
usuario marca Tarjeta de crédito como método de pago, asegúrese de que el número y la
fecha de expiración se ingresan en el formulario.
• Tiene una regla de validación genérica que puede usarse para más de un formulario.
Cuando quiere aplicarlo a un control en un formulario, ejecute la acción de macro
EstablecerValor que establece la propiedad Regla de validación para el control.
Un ejemplo de uso de una macro para validar datos es revisar para asegurarse de que ciertos
informes de actividad delictiva seria en la tabla Entrada Alfa de Policía nunca se purguen de la
base de datos. La macro se basa en una condición que compara el valor de Código, que identifica
el delito, con el valor del campo Purgado. Este campo contiene la fecha en que el registro puede
borrarse del archivo. El informe de ciertos delitos nunca habrá de eliminarse. Si Código se
encuentra dentro de cierto rango, no deben ingresarse datos en el campo Purgado.
En la figura 19-2 se muestra el resultado de la macro que realiza esta validación de datos. Se
PARTE III
introdujo un valor de fecha en el registro que tiene un código entre 11000 y 19999. La macro se
ha incrustado en la propiedad de evento Antes de actualizar del control de cuadro de texto que
contiene los datos en cuestión.
Código en el rango de peligro
FIGURA 19-2 Una macro ayuda a asegurar la validación de datos

Puede crear una macro para limitar los registros que quiere imprimir al agregar una condición
Where a la acción AbrirInforme. Por ejemplo, suponga que quiere desplegar una vista
preliminar de los registros de Entrada Alfa para todos los incidentes con un Código en el
rango de peligro, de 11000 a 19999. Inicie una nueva macro con el Generador de macros a
partir de la propiedad de evento o desde la ficha Crear y haga lo siguiente:
1. Elija AbrirInforme en la columna Acción.
2. En el argumento Nombre del informe, seleccione Entrada Alfa de la lista de informes
disponibles.
3. Elija vista preliminar como argumento de vista.
4. Ingrese [Entrada Alfa]![Código] Entre 11000 Y 19999 en el argumento Condición
WHERE, o haga clic en el botón Generador para obtener ayuda del Generador de
expresiones.
SUGERENCIA No use un signo de igual en el argumento Condición WHERE.
5. Guarde la macro y luego haga clic en Ejecutar.

Puede revisar en la vista preliminar que sólo tres de los incidentes reportados caen en el
rango de peligro.
Establecimiento de Valores y propiedades

EstablecerValor es una acción de macro útil que establece el valor de un campo, control o
propiedad de un formulario, la hoja de datos de un formulario o un informe. Puede establecer
un valor para casi cualquier propiedad de control, formulario e informe en cualquier vista con la
acción EstablecerValor.
NOTA Si no ve la acción EstablecerValor en la lista desplegable de acciones, en el grupo Mostrar u
ocultar, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Mostrar todas las acciones.
La acción tiene dos argumentos, ambos obligatorios: Elemento y Expresión.

• El argumento Elemento contiene el nombre del campo, control o propiedad cuyo valor
quiere establecer. Cuando ingresa el nombre en el cuadro de argumento Elemento, usa el
nombre de control si éste se encuentra en el formulario o informe desde el que se llama
a la macro. Si el control está en otro formulario o informe, debe usar el identificador
completo que incluye el nombre del formulario o informe: [Formularios]!nombreformula-
rio!nombrecontrol. Si está estableciendo el valor de una propiedad, agregue el nombre de
la propiedad al identificador, antecedido por un punto: [Formularios]!nombreformulario!
nombrecontrol.propiedad. Si es la propiedad de un formulario o un informe, omita el
nombre del control y el signo de admiración anterior (!).
• El argumento Expresión contiene el valor que quiere establecer para el elemento. Una vez
más, use la sintaxis completa cuando haga referencia a objeto de Access en la expresión.
Use el Generador de expresiones si necesita ayuda. No anteceda la expresión con un
PARTE III
signo de igual.
Establecimiento de valores de control

Además de ingresar el propio valor, puede establecer el valor de un control con base en el valor de
otro control en el mismo formulario o informe, o en uno diferente. También puede usar el resultado
de un cálculo o el valor devuelto por un grupo de opciones para establecer el valor de un control.
Por ejemplo, cuando está agregando nuevos registros al conjunto de registros de Entrada
Alfa en el subformulario del formulario Tarjeta Alfa, puede calcular el valor del campo Purgado.
Dependiendo del valor de Código, la entrada puede purgarse del archivo de una persona después
de cierto periodo (de siete años en este ejemplo). Para guardar el tiempo de entrada de datos,
puede escribir una macro que examine el valor de Código y utilice la función AgregFecha para
establecer la fecha de purga, al sumar un número específico de años al valor de campo Fecha.
NOTA El primer argumento de la función AgregFecha, “aaaa” indica que el intervalo que quiere
aumentar es la parte del año del valor de la fecha. El segundo argumento es el número que se
agregará, mientras que el tercero incluye el nombre del control que contiene la fecha original.
Establecimiento de las propiedades de control

Puede establecer muchas propiedades de formularios, informes y controles al ejecutar una
macro. Por ejemplo, puede ocultar un control de la vista en el formulario o deshabilitarlo para
que el usuario no pueda ingresar datos en él. También puede cambiar colores, fuentes y otras
propiedades de aspecto.
Como ejemplo del establecimiento de una propiedad con una macro, en la base de datos
Policía, puede deshabilitar el control Licencia de manejo si el sujeto del informe Tarjeta Alfa es
menor de 16 años. Para esto, establezca la propiedad Activado en No. Cuando un control está
deshabilitado, aún aparece en la pantalla pero atenuado; no puede llegar a él al presionar TAB ni
al hacer clic.
Para asegurarse de que ingresa el identificador correcto, puede usar el Generador de
expresiones. Después de agregar la acción establecerValores, haga clic en Generador (…) junto al
argumento Elemento para abrir el Generador de expresiones, y luego haga lo siguiente:
1. Haga doble clic en la carpeta Formularios y luego en la carpeta Todos los formularios, en
el panel de la izquierda, para abrir la lista de formularios de la base de datos actual.
2. Elija el formulario Tarjeta Alfa. Una lista de todos los controles y etiquetas del formulario
aparece en el panel central.
3. Elija Licencia de manejo. Una lista de todas las propiedades que aplican al control de
cuadro de texto Licencia de manejo aparece en el panel de la derecha.
4. Elija Activado de la lista de propiedades y haga clic en Pegar. Cuando haga clic en
Aceptar, la expresión se colocará en el panel superior del Generador de expresiones.
Para completar la macro, haga clic en Aceptar para regresar a la ventana del diseño de la
macro e ingrese num en el argumento Expresión y agregue una condición a la fila Acción que
ejecute la macro sólo si el valor de Edad es menor de 16. Si ya no está trabajando desde la
Hoja de propiedades para insertar la macro, adjunte ésta a la propiedad de evento Después de
actualizar del control Edad.
Tal vez quiera agregar otra macro para volver a habilitar el control Licencia de manejo
cuando pase al siguiente registro.
PARTE III
Si quiere ocultar un control, establezca la propiedad Visible en No.
Si el valor de la propiedad es una expresión de cadena, enciérrelo entre comillas en el cuadro
de argumentos Expresión.
Para establecer las propiedades de sección del informe, haga referencia a la sección por su
número.
Cambio del flujo de las operaciones

Puede controlar el flujo de las operaciones al agregar condiciones que determinen si una acción
de macro se realiza. Si la condición se evalúa como Verdadera, la acción correspondiente tiene
lugar. Puede agregar la función CuadroMsj a una condición de macro para permitir que el
usuario decida qué acción realizará.
La función CuadroMsj es similar a la acción del mismo nombre, con la excepción de que
la función devuelve uno de siete valores diferentes, que dependen del botón en que el usuario
hace clic en el cuadro de mensaje. La función CuadroMsj despliega un cuadro de diálogo que
contiene el mensaje y espera a que el usuario haga clic en un botón que indique una opción.
La función CuadroMsj tiene tres argumentos principales; sólo el primero es obligatorio:
• Indicador es una expresión de cadena desplegada en el cuadro de diálogo. Puede mostrar
hasta 1024 caracteres, dependiendo del tamaño de la fuente.
• Botón es un número igual a la suma de tres valores, que especifica las características
visuales del cuadro de mensaje, como el número y tipo de botones, el botón
predeterminado, el estilo de icono y la modalidad del cuadro de mensaje.
• Título es una expresión de cadena que se despliega en la barra de título del cuadro de
diálogo.
Dos argumentos adicionales pueden especificar un archivo de ayuda y un número de

contexto en el archivo donde puede encontrar ayuda contextual.
Puede desplegar siete botones diferentes en varios arreglos, además de cuatro iconos.
También puede especificar cuál de los botones es el predeterminado. En la tabla 19-3 se presenta
una lista de esta distribución de botones y características de cuadro de diálogo con sus valores
numéricos. Los botones están colocados en el cuadro de mensaje en el orden (de izquierda a
derecha) que aparecen en la tabla.
Por ejemplo, si quiere que el cuadro de mensaje despliegue el conjunto de botones Sí, No,
Cancelar (3) con el icono de sólo advertencia (32) y establecer el botón Sí como predeterminado
(0), ingrese 35 (3 + 32 + 0) como segundo argumento de la función CuadroMsj.
NOTA El cuadro de mensaje normalmente se abre como una aplicación modal, que requiere que el
usuario responda a él antes de seguir adelante. Para cambiar eso, puede usarse la configuración
de argumentos adicionales. Por ejemplo, si quiere hacerlo un sistema modal, que suspenda todas
las aplicaciones en el sistema hasta que el usuario responda, agregue 4096 a los otros valores del
segundo argumento.
Cuando el usuario hace clic en uno de los botones, se devuelve el valor correspondiente, que
la condición de la macro puede usar para determinar la siguiente acción que se tomará. En la
tabla 19-4 se presenta una lista de los valores devueltos por cada tipo de botón.
Valor Botones que se despliegan

0 Sólo despliega Aceptar.
1 Despliega los botones Aceptar y Cancelar.
2 Despliega los botones Abortar, Reintentar e Ignorar.
3 Despliega los botones Sí, No y Cancelar.
4 Despliega los botones Sí y No.
5 Despliega los botones Reintentar y Cancelar.
Iconos que se despliegan
0 No despliega icono.
16 Despliega el icono Mensaje crítico
32 Despliega el icono Consulta de advertencia.
48 Despliega el icono Mensaje de advertencia.
64 Despliega el icono Mensaje información.
Especifica el botón predeterminado
0 Establece el primer botón como predeterminado.
256 Establece el segundo botón como predeterminado.
512 Establece el tercer botón como predeterminado.
768 Establece el cuarto botón como predeterminado.
TABLA 19-3 Configuración de los argumentos de botón de la función CuadroMsj

Botón Valor devuelto

Aceptar 1
Cancelar 2
Abortar 3
Reintentar 4
Omitir 5
Sí 6
No 7
TABLA 19-4 Valores devueltos por la función CuadroMsj
Cuando usa la función CuadroMsj en una condición de macro, puede comparar el valor
devuelto con un número específico y realizar la acción si la comparación es Verdadera. Por
PARTE III
ejemplo, puede usar la función CuaroMsj para desplegar un mensaje de confirmación antes de
eliminar un registro. El cuadro contiene tres botones: Sí, No y Cancelar. Si el usuario hace clic
en el botón Sí, la función devuelve 6, de modo que si se devuelve cualquier otro valor, el usuario
no hizo clic en Sí. Esto muestra una macro que usa la función CuadroMsj en una condición que
evalúa si en verdad la función devuelve cualquier valor, excepto 6 (Sí). Si el valor es diferente de
6, el evento de eliminación se cancela. Puede agregar otras condiciones que realicen acciones
como resultado de la selección de otro botón.
La macro Verificar eliminación debe insertarse o adjuntarse a la propiedad de evento Antes

de confirmar eliminación, del formulario. El cuadro de mensaje se despliega cuando selecciona
un registro y oprime SUPR. En la figura 19-3, el usuario seleccionó el registro Entrada Alfa para
el índice 35 antes de oprimir SUPR. Puede ver que se ha eliminado de la vista Formulario pero
aún no se ha confirmado. Si responde al hacer clic en Sí, Access despliega otro mensaje de
confirmación si la eliminación puede dar como resultado eliminaciones en cascada de otros
registros o interfiere de alguna manera con la relación en la base de datos.
NOTA El argumento Botón en la función CuadroMsj de la figura 19-3 es 291, que es la suma
de la disposición de botones Sí, No y Cancelar (3), el icono Consulta de advertencia (32) y el
establecimiento del segundo botón (No) como opción predeterminada (256).
FIGURA 19-3 Uso de la función CuadroMsj en una macro
Anidamiento de macros
Si quiere ejecutar una macro a partir de otra macro, utilice la acción EjecutarMacro y establezca
el argumento Nombre de macro en el nombre de la macro que desea ejecutar. La acción
EjecutarMacro es similar a hacer clic en el comando Ejecutar macro, del grupo Macro, de la ficha
Herramientas de base de datos y seleccionar el nombre de la macro. La única diferencia es que
el comando Ejecutar macro sólo ejecuta la macro una vez. Con la Access EjecutarMacro puede
repetir la macro varias veces.
La acción EjecutarMacro tiene dos argumentos, además de Nombre de macro:
• Número de repeticiones Especifica el número máximo de veces que se ejecuta la
macro.
• Expresión de repetición Contiene una expresión que evalúa si es Verdadero (–1) o
Falso (0). La expresión se evalúa cada vez que ocurre la acción EjecutarMacro. Cuando se
evalúa como Falso, se detiene la macro a la que se llama.
Los argumentos Número de repeticiones y Expresión de repetición trabajan en conjunto
para especificar cuántas veces se ejecuta la macro.
• Si ambas están en blanco, la macro se ejecuta sólo una vez.
• Si Número de repeticiones contiene un número, pero Expresión de repetición contiene
una expresión, la macro se ejecuta hasta que la expresión se evalúa como Falso.
• Si ambos argumentos contienen entradas, la macro se ejecuta el número especificado de
veces o hasta que la expresión se evalúa como Falso, lo que ocurra primero.
Cuando se termina la macro a la que se llama, Access regresa a la macro que llama y ejecuta
la siguiente acción después de EjecutarMacro.
NOTA Puede llamar a una macro del mismo grupo de macros, además de una en otro grupo. Si
ingresa un nombre de grupo de macro como el archivo Nombre de macro, se ejecuta la primera
macro del grupo.
Puede anidar macros a más de un nivel. La macro llamada puede, a su vez, llamar a otra
PARTE III
macro, etc. A medida que termina cada macro, devuelve el control a la macro que la llamó.
Creación de un grupo de macros

Si crea varias macros que se apliquen a controles en el mismo formulario o informe, puede
agruparlas como un archivo. El uso de grupos de macros ofrece dos ventajas:
• Reduce el número de nombres de macro en el Panel de exploración.
• Pueden encontrarse todas las macros para un solo formulario o informe en un lugar
donde son fáciles de editar, si es necesario.
Para crear un grupo de macros, abra la hoja de la macro, como es normal y, en el grupo
Mostrar u ocultar, haga clic en el comando Nombres de macro para desplegar la columna
Nombre de macro. Agregue una macro a la hoja e ingrese un nombre para ella en la
columna Nombre de macro, de la primera fila de la macro. Agregue el resto de las acciones
a la macro.
Para agregar otra macro, ingrese el nombre en la columna Nombre de la macro y agregue las
acciones que quiere que ocurran.
Cuando Access ejecuta una macro en un grupo, empieza con la acción que se encuentra en
la fila que contiene el nombre de la macro y sigue hasta que ya no ubica más acciones o hasta
que encuentra otro nombre de macro. Después de agregar todas las macros al grupo, cierre y
guárdela como es normal con el nombre del grupo.
SUGERENCIA Es mucho más fácil leer las macros de un grupo si deja por lo menos una fila en
blanco entre las macros. También puede dejar varias filas en blanco en la parte superior de la
macro y agregar información en la columna Comentario que explique el objetivo de la macro y
desde dónde se le llama. Luego la macro inicia en la siguiente fila, donde aparecen el nombre y la
primera acción.
Cuando asigna macros de un grupo a una propiedad de evento, necesita usar el nombre
del grupo además del nombre de la macro. En la Hoja de propiedades de un control, la lista
desplegable de una propiedad de evento muestra nombres compuestos para todas las macros
de un grupo y los nombres de todas las macros individuales. El nombre del grupo y de la macro
aparecen separadas por un punto: nombregrupomacro.nombremacro. En la figura 19-4 se muestra
el grupo de macros Elegir informe, que conocerá en el capítulo 21, donde verá el cuadro de
diálogo Elegir informe.
Asignación de teclas automáticas

Puede crear un grupo de macros especial llamado TeclasAutomáticas, en que puede asignar una
acción o un conjunto de acciones a una tecla específica o a una combinación de teclas. Esto
actúa como las combinaciones de teclas de método abreviado que puede usar para aplicar un
comando de la cinta de opciones. Al oprimir la tecla o combinación de teclas se realiza la acción
que especifica. Puede agregar todas las macros individuales que necesite al grupo, cada una con
la tecla o la combinación de teclas que la ejecuta.
Por ejemplo, la siguiente macro abre el formulario Tarjeta Alfa cuando el usuario oprime
CTRL+F.
PRECAUCIÓN Si usa una combinación de teclas que Access ya usa, como CTRL+C para Copiar,
sus acciones reemplazarán la asignación de teclas de Access. Además, esté prevenido de que al
restablecer los argumentos predeterminados se eliminarán todas las asignaciones personalizadas.
En la tabla 19-5 se muestra una lista de combinaciones de teclas automáticas válidas.

Estas combinaciones son parte del conjunto que puede usar la instrucción SendKeys de Visual
Basic. La forma de la sintaxis de SendKey se usa como nombre de macro. El símbolo de acento
circunflejo (^) representa CTRL y el signo de más (+) representa MAYÚS. Las teclas de función y
otros nombres de teclas están encerrados entre llaves ({}).
PARTE III
FIGURA 19-4 El grupo de macros Elegir informe
Combinación de teclas Nombre de la macro

CTRL+Cualquier tecla de letra o número Â, ^4
Cualquier tecla de función {F1}
CTRL+Cualquier tecla de función ^{F1}
MAYÚS+Cualquier tecla de función +{F1}
INS {INSERT}
CTRL+INS ^{INSERT}
MAYÚS+INS +{INSERT}
SUPR {DELETE} o {DEL}
CTRL+SUPR ^{DELETE} o ^{DEL}
MAYÚS+SUPR +{DELETE} o +{DEL}
TABLA 19-5 Combinaciones de teclas automáticas

Documentación de macros
Debido a que las macros son objetos de base de datos, aparecen en la lista del cuadro de diálogo
Propiedades, de la base de datos, en la ficha Contenido. Para ver la lista, haga clic en el botón de
Microsoft Office, señale Administrar y elija Propiedades de la base de datos. Luego haga clic en
la ficha Contenido del cuadro de diálogo Propiedades y desplácese en la lista hacia abajo, hasta
que alcance la sección macro.
Si quiere mantener documentación para las macros independientes y los grupos de macros
en su base de datos, puede imprimir la descripción de la macro utilizando el Documentador de
base de datos. En el grupo Analizar, de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el
comando Documentador de base de datos. Seleccione la ficha Macros, elija la macro que desee
y haga clic en Aceptar. Elija Opciones y, en el cuadro de diálogo Imprimir definición de macro,
marque las categorías de información que desee imprimir.
• Propiedades Incluye el contenedor, la fecha de creación, la fecha de la última

actualización, el propietario y el usuario.
• Acciones y argumentos Presenta una lista de todas las acciones con sus condiciones, si
las hay, y los valores de todos los argumentos.
• Permisos por usuario y por grupo Presenta una lista de los permisos de usuario,
como admin., y permisos de grupo, como Administradores y usuarios.
Luego haga clic en Aceptar de nuevo para ver la definición de la macro en la vista preliminar.
Creación de una macro de autoejecución

Puede crear una macro especial que se ejecute cuando abre por primera vez una base de datos.
La macro de autoejecución puede realizar acciones como abrir un formulario para entrada de
datos, desplegar un cuadro de mensaje que pida al usuario que inicie sesión o reproducir un
saludo de sonido. La base de datos Northwind Traders se abre con uno de dos formularios,
dependiendo del estado de seguridad del proyecto actual.
PARTE III
Todo lo que necesita hacer es crear la macro con las acciones que quiera que se realicen al
inicio y guardarla con el nombre AutoExec. Una base de datos puede tener sólo una macro con
ese nombre.
Cuando abre una base de datos, se realizan primero todas las opciones de inicio que ha
establecido en el grupo Base de datos actual, de Opciones de Access. Puedes ver esto al hacer
clic en el botón de Microsoft Office y elegir Opciones de Access. Access busca una macro
llamada AutoExec y ejecuta las acciones que se encuentran en ella.
Puede omitir las opciones de inicio y la macro AutoExec si oprime MAYÚS cuando abre la
base de datos.
PRECAUCIÓN Muchas de las mismas opciones pueden establecerse en la macro Autoexec y en

el cuadro de diálogo Inicio. Tenga cuidado de no incluir en la macro parámetros que estén
en conflicto. Consulte el capítulo 16 para conocer más información acerca de los parámetros
de inicio.
Resumen
Las macros apropiadamente construidas realizan acciones cuando quiere que las realicen y
de la manera en que lo desea. Son útiles para responder a la interacción con el usuario y para
manipular datos. Es fácil construirlas y probarlas, y proporcionan cierto grado de automatización
a su base de datos. A medida que trabaja con macros, puede empezar a ver su potencial.
En los dos capítulos siguientes, investigará sobre la modificación de las cintas de opciones y
la personalización de la barra de herramientas de acceso rápido. El Panel de exploración también
puede personalizarse para proporcionar grupos de objetos especiales de base de datos que se
relacionan con el objetivo y la estructura de la base de datos. Las macros también se usarán en
los capítulos finales para construir cuadros de diálogo personalizados.
20
CAPÍTULO
Personalización de la interfaz
de usuario
L
a cinta de opciones, la nueva interfaz de usuario con fichas orientadas a la actividad y grupos
de comandos, presenta un portal flexible para el uso de Office Access 2007. Aunque la
cinta de opciones se ha diseñado para poner a sus disposición cada acción mientras trabaja,
puede hacerle algunos cambios (por ejemplo, si imprime informes con frecuencia, puede agregar un
botón para impresión a la barra de herramientas de acceso rápido). También puede mover la cinta de
opciones y la barra de herramientas de acceso rápido para hacer más espacio en la ventana activa.
Además puede crear cuadros de diálogo personalizados para ingreso o recuperación de
información específica de la base de datos y mantener sus opciones de inicio de una versión anterior
de Access.
Trabajo con la cinta de opciones

Aunque no puede personalizar los comandos de la cinta de opciones de Access 2007, puede
manipularla para que se amolde a sus necesidades. Los comandos mostrados en la cinta de opciones
se relacionan específicamente con la actividad actual, pero la manera en que se despliegan dependerá
del ancho actual de su ventana de Access.
Cambio del tamaño de la cinta de opciones

La cinta de opciones está diseñada para ajustarse a la ventana maximizada de Access. Cuando la
ventana está maximizada, verá los comandos con espacios amplios y sus nombres desplegados.
Si está usando Access en una ventana más estrecha, la cinta de opciones cambia de tamaño
para adecuarse a ello. Es posible que los iconos no aparezcan en el mismo orden que en la ventana
maximizada. También los comandos podrían aparecer comprimidos horizontalmente y muchos de
599
los nombres de comandos se eliminan, dejando sólo el icono. También pueden aparecer apilados
en una colección de tres iconos, sin nombres de comando en lugar de una fila con nombres de
comando. Por ejemplo, considere los comandos en los grupos Macros y Analizar.
Al reducir aún más el ancho de la ventana, también se reducirá la cinta de opciones y llegará
el momento en que se oculte por completo. Algunos grupos, como Mostrar u ocultar, estarán
representados por un solo icono con una flecha hacia abajo, que despliega los comandos dentro
del grupo en un menú contextual.
NOTA Si ha creado una cinta de opciones personalizada utilizando XML, puede usarla con su
base de datos. Seleccione Nombre de banda de opciones, en la sección Opciones de barra de
herramientas y de la cinta de opciones, en la página Base de datos actual, de la ventana Opciones
de Access, y elija la cinta de opciones de la lista de desplegable.
Ocultamiento y restauración de la cinta de opciones

Si la cinta de opciones está ocupando una buena parte de su espacio de trabajo, puede ocultarla
brevemente o durante toda la sesión. Puede ocultar la cinta de opciones de tres maneras:
• Oprima CTRL+F1.
• Haga doble clic en la ficha activa de la cinta de opciones.
Capítulo 20: Personalización de la interfaz de usuario 601
• En el extremo derecho de la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el botón
Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y marque Minimizar la cinta de
opciones, en el menú contextual.
Cuando la cinta de opciones esté oculta, las fichas aún aparecerán, lo que significa que
puede usar los comandos si hace clic en una ficha para restaurar temporalmente la cinta de
opciones. Después de que seleccione un comando, la cinta de opciones se vuelve a contraer
automáticamente. Para restaurar la cinta de opciones a su aspecto normal, repita la acción que
usó para ocultarla.
Uso de métodos abreviados de teclado con los comandos de la cinta de opciones

Access 2007 usa un conjunto de información de teclas rápida o para proporcionarle una manera
de usar cualquier comando en la cinta de opciones con unos cuantos teclazos. Para ver las teclas
disponibles en la vista actual, oprima ALT o F10. El botón de Microsoft Office muestra la tecla
rápida A y los botones de la barra de herramientas de acceso rápido están numerados 1, 2, 3.
Cada ficha también tiene información de teclas rápidas: la ficha Inicio muestra O, Crear es C,
Datos externos es X1 y Herramientas de base de datos es B. Cuando oprime una de las teclas
PARTE III
rápidas de ficha, los comandos de esta ficha muestran información adicional.
Por ejemplo, oprima C para abrir la ficha Crear y desplegar las teclas rápidas para los
comandos de la ficha. El comando Tabla, en el grupo Tablas, ahora muestra TA; y el comando
Formularios, en el grupo Formularios, muestra FU. Puede usar esta información de teclas rápidas
para realizar tareas completas de Access sin usar el ratón. Si un comando de la cinta de opciones
no está activo, la información de teclas rápidas también estará inactiva.
Para cancelar la acción que se está realizando y ocultar los recuadros de información, oprima
ALT o F10 de nuevo.
NOTA Access 2007 usa las mismas combinaciones de teclas que se utilizaban en versiones
anteriores para aplicar comandos específicos. De modo que si está acostumbrado a usar
combinaciones de teclas para acciones comunes, puede seguir usándolas. Por ejemplo, oprima
CTRL+P para abrir el cuadro de diálogo Imprimir, para la hoja de datos, el formulario o el informe
actual.
Personalización de la barra de herramientas de acceso rápido

A diferencia de la cinta de opciones, la barra de herramientas de acceso rápido es independiente
de cualquier actividad actual y puede personalizarse para que amolde de una mejor manera a
sus necesidades. Si prefiere tener la barra de herramientas más accesible o más ancha, para que
pueda contener más comandos, puede moverla debajo de la cinta de opciones. Luego puede
agregar comandos de uso frecuente. Por ejemplo, si imprime informes a menudo, agregue el
comando Impresión rápida o vista preliminar a la barra de herramientas.
Desplazamiento de la barra de herramientas de acceso rápido

Para colocar la barra de herramientas debajo de la cinta de opciones, haga clic en el botón
Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, y luego en Mostrar debajo de la cinta de
opciones. Para restaurar la barra de herramientas a su posición original, haga clic en Mostrar
encima de la cinta de opciones, del menú contextual de Personalizar barra de herramientas de
acceso rápido. También puede hacer clic con el botón derecho en la barra de herramientas y
elegir el comando del menú de acceso directo.
Adición de comandos a la barra de herramientas

El menú contextual Personalizar barra de herramientas de acceso rápido despliega una lista
de comandos comunes que puede agregar a la barra de herramientas. Los comandos que ya
se encuentran en la barra de herramientas están marcados. Marque los comandos que quiera
agregar.
Para hacer esto Oprima

Seleccionar la ficha activa y mostrar teclas de acceso ALT o F10
Pasar a otra ficha FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA
Minimizar o restaurar la cinta de opciones CTRL+F1
Mover el enfoque entre áreas de la ventana; ficha activa de la F6

cinta de opciones, barra de estado y documento actual
Mover el enfoque al comando en la cinta de opciones, hacia ALT o F10, luego TAB o MAYÚS+TAB
delante o hacia atrás
Moverse hacia arriba, hacia abajo, a la izquierda o la derecha FLECHA ARRIBA, FLECHA ABAJO, FLECHA DERECHA o FLECHA
entre elementos IZQUIERDA
Activar el comando de menú o el control seleccionado BARRA ESPACIADORA o ENTER

Abrir el menú o la galería contextual seleccionado BARRA ESPACIADORA o ENTER
Activar un comando o control para que pueda hacer cambios ENTER
Completar cambios y regresar el enfoque al documento ENTER
Obtener ayuda con un comando o control F1
TABLA 20-1 Uso de combinaciones de teclas para accesar comandos de la cinta de opciones
Los comandos Nuevo, Abrir, Impresión rápida y vista preliminar se han agregado a esta
barra de herramientas, debajo de la cinta de opciones.
Si los comandos que quiere agregar no se encuentran en la lista corta del menú Personalizar
PARTE III
barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Más comandos para abrir la página
Personalizar del cuadro de diálogo Opciones de Access. En la figura 20-1 se muestra la lista
de comandos disponibles en la lista Comandos más utilizados. En el panel de la derecha se
presenta una lista de los comandos que ya se encuentran en la barra de herramientas.
Para agregar más comandos, selecciónelos de uno en uno y haga clic en Agregar. Para
eliminar un comando, selecciónelo en el panel de la derecha y haga clic en Quitar. El comando
<Separador> que se encuentra en la parte superior de la lista coloca una línea vertical entre los
comandos para agruparlos visualmente en la barra de herramientas.
NOTA La configuración predeterminada se usa para aplicar los cambios en la barra de herramientas
de acceso rápido a todos los documentos. Si quiere que los cambios se apliquen sólo a la base de
datos actual, haga clic en la flecha hacia abajo de Personalizar barra de herramientas de acceso
rápido y elija esta opción de la lista de desplegable.
La lista desplegable Comandos disponibles en, ofrece más orígenes de comandos (véase la
figura 20-2).
Haga clic en cada una de las categorías de comandos para ver los que están disponibles:
• Comandos más utilizados, son sólo eso: los comandos que se usan con frecuencia en la
administración de una base de datos.
• La lista Comandos que no están en la de cinta de opciones incluye comandos que se
encuentran en la barra de estado, la barra de título y la barra de herramientas de acceso
rápido.
• La lista Todos los comandos incluye comandos de versiones anteriores de Access, además
de todos los comandos actuales.
• La lista Macros incluye las macros disponibles en la base de datos actual.
• La lista Menú de Office incluye comandos para abrir o cerrar una base de datos y otros
comandos de archivo de base de datos.
• Las listas restantes pueden copiar comandos de fichas o grupos de fichas específicas de la
cinta de opciones.
Cuando haya terminado de agregar los comandos a la barra de herramientas, haga clic en
Aceptar.
FIGURA 20-1 Elección de los comandos que se colocarán en la barra de herramientas de acceso rápido
Adición de comandos de la cinta de opciones

Otra manera de agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rápido es traerlo
directamente de la cinta de opciones. Simplemente haga clic con el botón derecho en el
comando que quiera agregar y elija Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido, en el
menú contextual.
PARTE III
FIGURA 20-2 Otras fuentes de comandos

Muchas de las listas y galerías de la cinta de opciones también pueden agregarse a la barra
de herramientas. En el siguiente ejemplo, los comandos Más formularios y Plantillas de tabla se
agregan a la barra de herramientas.
No todos los comandos de la cinta de opciones pueden agregarse a la barra de herramientas.

El contenido de algunas listas, como Tipo de datos y Formato, de la ficha Hoja de datos, no están
disponibles. Sin embargo, sí lo están los otros comandos en el grupo Formato y tipo de datos.
Eliminación de comandos de la barra de herramientas

Puede eliminar un comando de la barra de herramientas de acceso rápido de dos maneras:
• Haga clic con el botón derecho en el comando y elija Eliminar de la barra de herramientas
de acceso rápido.
• Haga clic en el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y quite la
marca de verificación del comando en la lista.
Para restaurar la barra de herramientas a su configuración original, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y elija Opciones de Access.
2. En la página Personalizar, haga clic en el botón Restablecer.
3. Un mensaje le pregunta si está seguro de que quieren regresar a los botones
predeterminados. Haga clic en Sí.
4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Access.

Uso de la personalización existente

Si está actualizando desde Access 2003, no tiene que ceder a todas sus configuraciones
predeterminadas. Por ejemplo, aún puede mostrar al inicio su formulario de panel de control
principal. También puede usar las barras de herramientas y los menús personalizados que
construyó en Access 2003.
Despliegue de un panel de control personalizado

Si un panel de control aparecía al inicio en su base de datos de Access 2003, también puede
usarlo en Access 2007. Todo lo que necesita hacer es cambiar la opción de Base de datos actual
para desplegar el formulario al inicio, de la manera siguiente:
2. Vaya a la página Base de datos actual y elija el nombre del formulario (en este caso Panel
de control) de la lista Mostrar formulario (figura 20-3).
3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
PARTE III
4. Cierre y reinicie la base de datos.
FIGURA 20-3 Elección del formulario de inicio

FIGURA 20-4 Inicio de la base de datos Policía con el panel de control
En la figura 20-4 se muestra la base de datos Policía cuando se reinicia. El formulario Panel
de control tal vez necesite algunos cambios para que no abarque toda la ventana del documento.
Consulte el capítulo 21 para conocer más información acerca de la creación de paneles de control
para Access 2007.
SUGERENCIA Asegúrese de eliminar cualquier acción no soportada como Abrir ventana de base de
datos del panel de control convertido antes de designarlo como formulario de inicio.
Uso de menús y barras de herramientas personalizados

Si ha construido algunos menús y barra de herramientas personalizados para su base de datos
de Access 2003, puede mantenerlos cuando trabaja en la base de datos de Access 2007. Primero,
abra la base de datos en Access 2003 y haga lo siguiente:
1. Elija Herramientas | Inicio.
2. En el cuadro de diálogo Inicio, seleccione su barra de menús personalizada de la lista
Barra de menús.
3. Quite la marca de la casilla de verificación Permitir barras de herramientas integradas y
4. Guarde y cierre la base de datos.
A continuación, abra la base de datos de Access 2003 (Access 2007 las denomina base de
datos “heredadas”) con Access 2007 y haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en Opciones de Access.
2. Abra la página de opciones Base de datos actual.
3. En el grupo Opciones de barra de herramientas y de la cinta de opciones, quite la marca
de la casilla de verificación Permitir el uso de menús no restringidos.
Los menús y las barras de herramientas personalizados de la base de datos de Access 2003
aparecen como grupos en la ficha Complementos de la cinta de opciones. Si su base de datos no
tiene una barra de herramientas personalizada, la ficha Complementos no aparece.
PARTE III
Creación de un cuadro de diálogo personalizado

Un cuadro de diálogo es un tipo especial de ventana que se despliega y permanece en la pantalla
hasta que usted hace una selección, aunque sólo sea cancelar el cuadro. Para crear un cuadro
de diálogo, inicia con un formulario en blanco, independiente, y agrega controles que puede
seleccionar para realizar acciones específicas. Después de completar el formulario, se crean macros
o procedimientos de evento y se adjuntan a los controles correspondientes del formulario.
Diseño del formulario

En esta sección verá cómo crear un cuadro de diálogo que permitirá elegir entre varios informes
de policía cuando el usuario hace clic en el botón Imprimir o vista preliminar en el nuevo
formulario de cuadro de diálogo. La creación de este cuadro de diálogo personalizado incluye
cuatro pasos principales:
1. Cree el formulario.
2. Agregue un control de grupo de opciones y botones de comando.
3. Cree las macros.
4. Adjunte las macros a los botones de comando.
NOTA Tal vez sea de ayuda abrir el Panel de exploración para mostrar los nombres de los informes.
Entonces no tendrá que recordar las palabras exactas de los títulos de los informes para
ingresarlos en el cuadro de diálogo del asistente.
He aquí cómo crear el cuadro de diálogo Elegir informe para la base de datos Policía:
1. En el grupo Formularios, de la ficha Crear, haga clic en el comando Más formularios,
y elija Cuadro de diálogo modal, del menú contextual. Asegúrese de que el comando
Utilizar asistentes para controles esté seleccionado.
2. En el grupo Controles, haga clic en el comando Grupo de opciones y dibuje un marco en
el diseño de formulario vacío para iniciar el Asistente para grupos de opciones.
3. En el primer cuadro de diálogo del asistente (que se muestra a continuación), ingrese los
nombres de los informes en la columna Nombres de las etiquetas, para las opciones del
grupo. Después de ingresar un nombre, oprima la flecha hacia abajo o TAB para pasar a
la siguiente línea. Si oprime ENTER, se moverá al siguiente cuadro de diálogo y tendrá que
hacer clic en Atrás para continuar. Después de ingresar todas las etiquetas de opción,
4. En el siguiente cuadro de diálogo del asistente, acepte la primera opción como valor
predeterminado devuelto y haga clic en Siguiente.
5. En el siguiente cuadro de diálogo, acepte los valores predeterminados y haga clic en
Siguiente.
6. En el siguiente cuadro de diálogo del asistente (como se muestra) se despliegan varios
estilos para el grupo de opciones y las opciones que hay en él. Elija Botones de opción,
como tipo de control, y En relieve, como estilo de marco, y luego haga clic en Siguiente.
PARTE III
7. En el cuadro de diálogo final del asistente, ingrese Elegir informe como título del grupo,
que se desplegará en la parte superior del marco del grupo; luego haga clic en Finalizar.
8. Regrese a la vista Diseño, seleccione el marco del grupo de opciones, si aún no está
seleccionado, y abra la Hoja de propiedades. Elija la propiedad Nombre, en la ficha Otros,
e ingrese Elegir informe como nombre del grupo de opciones.
9. Haga clic con el botón derecho en la ficha del formulario y elija Guardar, en el menú de
acceso directo.
10. Ingrese el nombre Elegir informe, en el cuadro de diálogo Guardar como, y haga clic en
Aceptar.
En la tabla 20-2 se presenta una lista de las configuraciones de propiedades que el Asistente
para cuadro de diálogo modal establece para el formulario. Ese asistente es nuevo en Access
2007. En versiones anteriores, tenía que establecer estas propiedades de manera manual.
El siguiente paso consiste en agregar los botones de comando para desplegar el reporte
seleccionado en la vista preliminar, para imprimir el informe seleccionado y para cerrar el
formulario. Haga esto sin la ayuda del Asistente para botones de comando, porque quiere
adjuntar macros a los botones, en lugar de usar las operaciones predeterminadas ofrecidas por el
asistente. Para agregar los tres botones de comando, asegúrese de que no esté oprimido el botón
Usar asistentes para controles, en el grupo Controles, y luego haga lo siguiente:
1. En el grupo Controles, haga clic en el comando Botón y luego en el diseño del formulario.
Repita dos veces más, agregando espacios entre los botones, como lo desee. Los botones
mostrarán las leyendas predeterminadas: Comandon.
2. Seleccione el primer botón, luego haga clic en él y escriba vista preliminar. Oprima
ENTER para guardar la nueva leyenda.
3. Repita el paso 2 para cambiar las leyendas predeterminadas en los otros dos botones por
Imprimir y Cancelar.
Propiedad Configuración Objetivo

Emergente Sí El formulario permanecerá arriba de todas las demás ventanas.
Modal Sí El formulario retiene el enfoque hasta que se cierre manualmente.
Título Elegir informe Despliega este texto en la barra de títulos de la vista Formulario,
en lugar del nombre del formulario.
Permitir vista Formulario Sí Permite el formulario en la vista Formulario.
Permitir vista Hoja de datos No Evita el cambio a la vista Hoja de datos.
Permitir vista Tabla Dinámica No Evita el cambio a la vista Tabla dinámica.
Permitir vista Gráfico Dinámico No Evita el cambio a la vista Gráfico dinámico.
Permitir vista Presentación Sí Permite el cambio a la vista Presentación.
Barras de desplazamiento Ninguna Elimina las barras de desplazamiento del formulario.
Selectores de registros No Elimina selectores de registro del formulario.
Botones de desplazamiento No Elimina los botones de desplazamiento del formulario.
Separadores de registro No Elimina las líneas horizontales del formulario.
Centrado automático Sí Centra el formulario automáticamente cuando lo abre. Si quiere
que el formulario aparezca en un lugar especial, establézcalo en
No.
Estilo de los bordes Diálogo El formulario tiene un borde grueso que incluye sólo una barra de
títulos con un cuadro de un menú de control a la izquierda y un
botón para cerrar a la derecha.
Cuadro de control Sí Despliega el cuadro de menú de control en la barra de título, en la
vista Formulario, para que el usuario pueda cerrar el formulario.
Botones Minimizar Maximizar Ninguno Evita que el usuario cambie el tamaño del formulario en la vista
formulario.
TABLA 20-2 Configuración de propiedades para el formulario de cuadro de diálogo modal
4. Si los botones no están espaciados equitativamente o alineados de manera exacta,

seleccione los tres y use los comandos de Alineación de controles, en la ficha Organizar,
para ajustar los botones.
5. Si los botones no son del mismo tamaño, use los comandos del grupo Tamaño para
ajustarlos.
PARTE III
NOTA También puede usar los controladores de cambio de tamaño en el grupo de controles para
cambiar el tamaño de todos al mismo tiempo.
Hasta ahora, los controles del formulario Elegir informe no realizan ninguna acción. Debe
crear las macros que ejecutarán y realizarán la acción pretendida cuando el usuario haga clic en
el control.
Creación y anexión de las macros

Necesita crear una macro para cada uno de los botones de comando del formulario. Además,
debe indicar a las macros Imprimir y vista preliminar cuál informe deben abrir. Las macros que
adjunte a los botones vista preliminar e Imprimir deben distinguir entre los informes y abrir el
elegido en el grupo de opciones.
El grupo de opciones devuelve un valor que depende del elemento del grupo que se
haya seleccionado. Como ya lo vio, el Asistente para grupos de opciones establece valores de
devolución predeterminado, de modo que si hace clic en el primer elemento el valor del grupo
es 1, si hace clic en el segundo elemento, el valor es 2, etc. Puede usar este valor en la condición
de la macro para elegir el informe específico que se desplegará en una vista preliminar o que se
imprimirá.
Creación del grupo de macros

La mejor manera de responder a una selección de un grupo de opciones consiste en generar un
conjunto de macros que pueda adjuntar a cada opción del grupo. He aquí cómo construir una
macro para el botón vista preliminar:
1. En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic en el comando Macro.
2. En el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Diseño, haga clic en los comandos Nombres
de macro y Condición, para mostrar las dos columnas opcionales, y luego haga clic en
el comando Argumentos para eliminar la columna Argumentos del diseño y ahorrar
espacio.
3. Escriba VistaPreliminarInformes como nombre de la primera macro y elija
AbrirInforme como opción.
4. En el panel Argumentos de acción, elija Tarjeta Alfa con entradas, de la lista de
desplegable de Nombre del informe, y elija Vista preliminar como argumento en Vista.
5. En la columna Condición, ingrese la condición bajo la cual se desplegará una vista
preliminar del informe: [Elegir informe]=1. Elegir informe es el nombre del control del
grupo de opciones, y 1 es el valor del grupo cuando selecciona el primer elemento
del grupo.
SUGERENCIA Es una buena idea agregar comentarios en los comandos de macro para que siempre
sepa cuáles acciones se adjuntan a la macro.
SUGERENCIA Si tiene dudas acerca del nombre del control, busque en la propiedad Nombre, en la
ficha Otros, de la Hoja de propiedades del control.
6. Vaya a la siguiente fila y repita los pasos 4 y 5 para abrir el informe Entrada Alfa en la vista
preliminar, con la condición de que el valor del grupo Elegir informe sea 2.
7. Siga definiendo acciones de macro para abrir los informes restantes en la vista preliminar.
Debe tener cinco opciones en la macro VistaPreliminarInformes y cada una debe abrir un
informe diferente en la vista preliminar.
PARTE III
8. Puede agregar una acción final a la macro que cierre el formulario Elegir informe para
que vea la ventana vista preliminar sin el cuadro de diálogo emergente. Establezca los
siguientes elementos para la acción Cerrar:
• Tipo de objeto: Formulario.
• Nombre del objeto: Elegir informe.
• Guardar: No.
9. Deje una fila vacía y cree una nueva macro llamada ImprimirInformes para imprimir cada
uno de los informes, usando las mismas condiciones. No incluya la acción Cerrar con la
segunda macro, para que el cuadro de diálogo emergente permanezca en la pantalla más
allá de las selecciones, en caso de que quiera imprimir otros informes.
SUGERENCIA Una manera fácil de agregar las condiciones a la macro ImprimirInformes es copiar
la parte [Elegir informe]= de la condición y pegarla en líneas continuas, y luego agregar los
valores.
El comando de la macro para el botón de comando Cancelar puede ser simplemente

Cerrar, con el nombre de formulario Elegir informe como argumento o elegir No, para cerrar
el formulario sin aviso. En la figura 20-5 se muestra el grupo de macros completado para el
formulario Elegir informe.
NOTA Los iconos de advertencia en el margen de la izquierda del diseño de macros indican que la
acción no será permitida si la base de datos no está en una ubicación confiable.
FIGURA 20-5 El grupo de macros para el formulario Elegir informe
Adjunte las macros a los controles del formulario

Una vez que ha creado las macros, el siguiente paso consiste en indicar cuándo deben ejecutarse,
al adjuntarlas a las propiedades de evento de los controles. Para adjuntar las macros a los
botones de comando:
1. Regrese al formulario en la vista Diseño, seleccione el botón de comando vista preliminar
y luego abra la Hoja de propiedades.
2. Haga clic en la ficha Eventos y elija el nombre de la macro en la lista desplegable que se
encuentra junto a la propiedad de evento Al hacer clic. En la figura 20-6 se muestra la
macro VistaPreliminarInforme en el grupo de macros Elegir informe como la acción que
se realizará cuando se haga clic en el botón.
3. Repita los pasos 1 y 2 para adjuntar la macro elegida Informe.ImprimirInformes al botón
Imprimir y la macro Elegir informe.Cancelar al botón Cancelar.
PARTE III
FIGURA 20-6 Anexión de una macro al botón de comando vista preliminar
Un cuadro de diálogo creado por el asistente es un formulario modal emergente. Emergente

significa que se abre y permanece en la parte superior de otras ventanas aunque ya no sea
la ventana activa. Modal significa que debe ocultar o cerrar el formulario antes de que pueda
trabajar con cualquier otro objeto o comando de menú. El Asistente para formularios establece
estas propiedades
Ahora necesita reducir el formulario para que muestre sólo su grupo de opciones y los
botones de comando. Cuando trate de mover el borde derecho, no podrá hacerlo. El Asistente
para formularios ha agregado dos botones de comando para asegurar que tiene una manera de
cerrar el formulario modal. Desplace hacia abajo el formulario en la vista Diseño y localice los
botones Aceptar y Cancelar en la esquina inferior derecha.
Selecciónelos y oprima SUPR. Luego cambie el tamaño del formulario para que quepan el
grupo de opciones y los botones de comando.
NOTA Para cambiar de la vista Formulario a la vista Diseño, haga clic con el botón derecho dentro
del formulario y elija vista Diseño, en el menú de acceso directo. Al hacer clic con el botón derecho
en la ficha del formulario, sólo se cierra éste.
Dos características adicionales que ayudan a convertir un formulario en un cuadro de

diálogo son las propiedades de botón predeterminado y Cancelar:
• El botón de comando especificado como botón predeterminado se oprime
automáticamente cuando el usuario presiona ENTER.
• El botón de comando especificado como botón Cancelar se oprime automáticamente
cuando el usuario presiona ESC.
Puede asignar cualquier botón del formulario como botón predeterminado y otro como
botón Cancelar al establecer la propiedad de control Predeterminado o Cancelar en Sí.
Mientras está trabajando con las propiedades de un botón de comando, puede agregar un
recuadro de información de herramientas que aparecerá cuando coloque el puntero sobre el
botón. Para agregar estos recuadros, escriba el texto en cuadro de la propiedad Texto de Ayuda
del control, en la ficha Otras, de la Hoja de propiedades. En este caso, escriba Abrir el informe
seleccionado en la vista preliminar, como información sobre herramienta.
PARTE III
Ahora vaya a la vista Formulario para ver el nuevo cuadro de diálogo Elegir informe, listo
para visualizar e imprimir informes de policía.
Creación de un cuadro de diálogo para entrada del usuario

En el capítulo 8 vio cómo crear una consulta de parámetro que
le pide al usuario que ingrese los criterios para la consulta.
Puede usar un cuadro de diálogo personalizado para realizar lo
mismo. Por ejemplo, el cuadro de diálogo que se muestra en la
ilustración le pide al usuario que ingrese el valor de DR de los
registros de Entrada Alfa que quiera ver. Incluye instrucciones
para asegurar un valor de entrada válido.
Después de que el usuario ingresa el valor de DR y hace clic en Aceptar, se ejecuta una
consulta de parámetro utilizando el valor como criterio para el campo DR y despliega el más
descriptivo Informe de detalle para la Entrada Alfa. Para este ejemplo, haga una copia de la
consulta Entrada Alfa ordenada por DR y asígnele el nombre Búsqueda DR. Puede cambiar los
criterios de la columna DR para obtener el valor del cuadro de diálogo en lugar de un indicador
de parámetro.
Establecimiento de las propiedades del formulario de entrada

Se han incluido varias características especiales en el formulario Búsqueda DR, además de las
propiedades que lo convierten en un cuadro de diálogo:
• El cuadro DR es un cuadro de texto independiente llamado BuscarDR.
• El cuadro de texto BuscarDR es primero en el orden de tabulación, con la propiedad
Índice de tabulación de 0.
• La propiedad Predeterminado, del botón de comando Aceptar, está establecida en Sí,
para que el usuario pueda simplemente oprimir ENTER después de escribir el valor de
DR para ejecutar la consulta.
• La propiedad Cancelar del botón de comando Cancelar está establecida en Sí para que el
usuario puede oprimir ESC para cerrar el cuadro de diálogo.
Creación de las macros

El grupo de macros BuscarDR contiene dos macros, una para cada botón de comando:
• La macro CerrarFormulario adjunta al botón Cancelar cierra el formulario Búsqueda DR,
sin ejecutar la consulta.
• La macro Ejecutar consulta, adjunta al botón Aceptar, contiene dos acciones:
AbrirConsulta, que ejecuta la consulta Búsqueda DR en la vista Hoja de datos y en modo
de sólo lectura, y Cerrar, que cierra el formulario Búsqueda DR después de ejecutar la
consulta.
Modificación de la consulta
Para pasar el valor de DR del formulario a la consulta, debe establecer el criterio para el control
de cuadro de texto independiente en el formulario. Para ello, escriba [Formularios]![Búsqueda
DR]![BuscarDR] en la fila Criterios de la columna DR, en la cuadrícula de la consulta.
PARTE III
Cada una de las tres partes de la instrucción está encerrada entre corchetes para indicar que
es un identificador que alude a un objeto o control. El primer elemento define el tipo de objeto,
Formularios; el signo de admiración (!) indica que el usuario asignó un nombre al elemento
que sigue. El segundo elemento identifica el formulario específico, Búsqueda DR, y el tercero
identifica al control de cuadro de texto independiente, BuscarDR, en el formulario.
NOTA Asegúrese de quitar la marca de la casilla de verificación en la fila Mostrar, de la columna

DR, en la cuadrícula de la consulta; de otra manera, la consulta resultante tendrá dos copias de
los valores de DR.
Resumen
La nueva interfaz de usuario de Access 2007 ofrece mucha flexibilidad en su aspecto y uso.
Puede recorrer los comandos de diferentes maneras. La barra de herramientas de acceso rápido
es un lugar principal para comandos de uso frecuente, donde están inmediatamente accesibles.
Puede crear sus propios cuadros de diálogo para usos especiales como elegir de una lista de
opciones o ingresar datos de criterio de búsqueda.
El siguiente paso para crear un entorno de operación único para su aplicación es
personalizar el Panel de exploración para que se concentre en acciones relevantes. Otra
herramienta interactiva con el usuario es el formulario de panel de control que puede
desplegarse al inicio de la base de datos.
En el siguiente capítulo descubrirá cómo crear grupos personalizados y categorías en el
Panel de exploración para construir el equivalente de Office 2007 de un panel de control. Si no
quiere personalizar el Panel de exploración, aún puede crear un panel de control para que el
usuario elija las actividades deseadas.
21
CAPÍTULO
Personalización del Panel de exploración y
creación de paneles de control
E
l nuevo Panel de exploración de Access 2007 es el punto de entrada a su base de datos. Puede
usarlo tal como se presenta o crear su propio acceso personalizado a los objetos de la base
de datos. El panel de exploración reemplaza a los paneles de control de versiones anteriores,
que aparecían al inicio y ofrecían una opción de acciones a realizar dentro de la base de datos actual.
Sin embargo, aún puede usar paneles de control, si lo desea. En realidad, Access 2007 proporciona
el Administrador del panel de control que le permite crear y usar paneles de control en lugar de
personalizar el panel de exploración.
Visualización de objetos en el Panel de exploración

En capítulos anteriores se le presentó el panel de exploración, pero en este capítulo verá cómo hacer
que funcione. Como opción predeterminada, el panel despliega todos los objetos de la base de datos
en categorías y grupos predefinidos. Por ejemplo, con las categorías establecidas en tipo de objeto y
los grupos en todos los objetos de Access, puede ver todos los objetos de cada grupo si hace clic en el
botón expandido en la barra de título del grupo.
Puede abrir y cerrar el panel de exploración si hace clic en el botón para abrir o cerrar la barra
Ancho del panel, que se encuentra en el extremo derecho de la barra de título. También puede
oprimir F11 para abrir y cerrar el panel.
Cambio de categorías y grupos
Los objetos de la base de datos pueden ser ordenados (véase la figura 21-1) en cinco diferentes
categorías:
• Personalizado Organiza los objetos en categorías y grupos especialmente diseñados que
usted crea para su base de datos.
• Tipo de objeto (Actualmente seleccionado) Agrupa objetos por un tipo específico o por
todos los tipos.
• Tablas y vistas relacionadas Presenta una lista de todos los objetos relacionados con la
tabla que elija en Filtrar por grupo, abajo.
• Fecha de creación Presenta una lista de los objetos creados dentro del periodo que elija en
Filtrar por grupo.
• Fecha de modificación Presenta una lista de los objetos modificados dentro del periodo
que elija.
623
FIGURA 21-1 Elección de una categoría y un grupo
Ha estado trabajando con la categoría Tipo de objeto hasta ahora. Después de decidir cómo
quiere ordenar las categorías de los objetos, puede elegir cómo agruparlos dentro de la categoría.
Aprenderá a crear categorías y grupos personalizados en secciones posteriores.
Ordenación en categorías por tablas y vistas relacionadas.

Cuando elija la categoría Tablas y vistas relacionadas, y selecciona una tabla de la lista Filtrar por
grupo, verá los nombres de todos los formularios, informes, consultas y otros objetos que usa
esa tabla como origen de datos. Por ejemplo, para ver todos los objetos relacionados con la tabla
Entrada Alfa, haga lo siguiente:
Capítulo 21: Personalización del Panel de exploración y creación de paneles de control 625
1. Haga clic en la barra de título del panel de exploración y elija tablas y vistas relacionadas,
en la lista Desplazarse a la categoría.
2. Haga clic de nuevo en la barra de título del panel de exploración y elija Entrada Alfa de la
lista de tablas de la lista Filtrar por grupo (véase la figura 21-2).
NOTA Si no ve la tabla que quiere en la lista, haga clic en Más para abrir el cuadro de diálogo
Filtrar por tabla, donde puede elegir entre toda la lista de tablas en la base de datos actual.
La lista resultante de objetos incluye la tabla Entrada Alfa con todas las consultas,
los formularios y los informes relacionados con la tabla. También sabrá, por los iconos
acompañantes, qué tipo de objeto son. En la figura 21-3 se muestra la lista de objetos
relacionados con la tabla Entrada Alfa.
PARTE III
FIGURA 21-2 Elección de la visualización de todos los objetos relacionados con la tabla Entrada Alfa
FIGURA 21-3 Visualización de los objetos relacionados con la tabla Entrada Alfa
Si elige todas las tablas en la lista Filtrar por grupo, verá la lista de todas las tablas en la base
de datos, con sus objetos relacionados. Puede acortar la lista al ocultar algunos de los objetos
repetidos. Por ejemplo, si un formulario usa datos de más de una tabla, el nombre del formulario
aparecerá en ambos grupos de tablas. Puede hacer clic con el botón derecho en el objeto, en el
grupo, y elegir ocultar en este grupo, del menú de acceso directo. El objeto no se elimina, sólo se
oculta de la lista.
PARTE III
NOTA La configuración Mostrar objetos ocultos, de Opciones de exploración, determina si los

objetos “ocultos” se eliminan completamente de la lista o simplemente se despliegan como
atenuados. Consulte la sección “Ocultamiento y restauración de grupos y objetos”, más adelante
en este capítulo, para conocer más información acerca de la diferencia.
Agrupamiento por fecha de creación o modificación

Los dos filtros de fecha ofrecen los mismos criterios en relación con el marco temporal del filtro.
Puede elegir un marco de fecha específica o todas las fechas.
Los objetos aparecen en la lista por tipo: primero tablas, luego consultas, formularios,
informes, macros y módulos; la lista está ordenada por fecha. Una vez más, el icono de cada
objeto le indica qué es. En la siguiente pantalla se muestran seis tablas, tres consultas, dos
formularios, dos informes y dos macros.
PARTE III
Ocultamiento y restauración de grupos y objetos
Tal vez no necesite ver siempre todos los grupos y objetos en el panel de exploración. Tal vez
quiera ocultar algunos por razones de seguridad o sólo porque no los usa con frecuencia y le
gustaría acortar la lista.
Puede hacer invisible el grupo o el objeto, o simplemente atenuarlos en la lista del panel de
exploración, al colocar o quitar la marca en la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos, del
cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Ocultamiento y restauración de un grupo

Para ocultar un grupo del panel de exploración, haga clic con el botón derecho en el nombre
del grupo y elija ocultar, en el menú de acceso directo. El grupo completo se elimina del panel,
incluida la barra de título del grupo.
Por ejemplo, para restaurar el grupo oculto Consultas, haga lo siguiente:

1. Haga clic con el botón derecho en la barra de título del panel de exploración y luego elija
opciones de exploración, en el menú de acceso directo.
2. En la lista Categorías del panel de la izquierda, seleccione Tipo de objeto, que es la
categoría que contiene el grupo Consultas. En el panel Grupos de “Tipo de objeto”,
marque la casilla de verificación de consultas.
3. Haga clic en Aceptar. El grupo de consultas será restaurado al panel de navegación.
Ocultamiento y restauración de un objeto

Tiene la opción de ocultar el objeto sólo de su grupo principal o de todos los grupos en que
podría aparecer. Para ocultar el objeto de su grupo principal, haga clic con el botón derecho en el
panel de exploración y elija ocultar en este grupo, en el menú de acceso directo.
Si quiere que un objeto, como el formulario Búsqueda DR, quede oculto de todas las
categorías y los grupos, haga lo siguiente:
1. Haga clic con el botón derecho en el formulario Búsqueda DR, en el panel de exploración,
y luego haga clic en propiedades del objeto, en el menú de acceso directo.
2. En el cuadro de diálogo propiedades de búsqueda DR, marque la casilla de verificación
oculto.
Para restaurar el objeto oculto, necesita abrir de nuevo el cuadro de diálogo opciones de
exploración.
1. Haga clic con el botón derecho en la barra de título del panel de exploración y elija
opciones de exploración.
2. En el grupo Opciones de presentación, que se encuentra en la parte inferior del cuadro de
diálogo Opciones de exploración, marque Mostrar objetos ocultos.
Cuando regrese al panel de exploración, verá atenuados en la lista los nombres de los
objetos ocultos. Para completar la restauración, haga algo de lo siguiente:
• Si el objeto está oculto sólo de su grupo y categoría de inicio, haga clic con el botón
derecho en el objeto y elija Mostrar en este grupo, en el menú de acceso directo.
• Si el objeto está oculto de todos los grupos y categorías, regrese al cuadro de diálogo
Propiedades del objeto y quite la marca de la casilla de verificación oculto.
PARTE III
Búsqueda de un objeto
Si su base de datos es muy larga y complicada, tal vez no sea fácil encontrar el formulario o
informe con el que quiere trabajar. El panel de exploración proporciona una barra de búsqueda
para ayudarle a encontrar rápidamente cualquier objeto de una base de datos. En realidad, filtra
los objetos para desplegar sólo los que tienen todo el texto que ingrese en la barra de búsqueda,
o parte de él.
La barra de búsqueda es un cuadro de texto que se encuentra justo debajo de la barra de
título del panel de exploración. Si no la ve, haga clic con el botón derecho en la barra de título
del panel de exploración y elija Barra de búsqueda, del menú de acceso directo.
Ingrese parte o todo el nombre del objeto que quiera y oprima ENTER. La lista de grupos en el
panel cambia para ocultar todos los grupos excepto los que contienen un objeto con el nombre
que usted ingresó.
FIGURA 21-4 Ocultamiento de un formulario en el cuadro de diálogo Propiedades de Búsqueda DR
Por ejemplo, suponga que quiera encontrar todos los objetos que se relacionan con
Voluntarios en la base de datos Policía. Escriba Voluntarios en la barra de búsqueda y presione
ENTER.
Limpiar cadena de búsqueda

Para detener la búsqueda y restaurar los grupos del panel de exploración, elimine el texto de
búsqueda o haga clic en el botón para limpiar la cadena de búsqueda.
Personalización del panel de exploración

Después de que se hayan completado todos los formularios, informes, y consultas, la pieza final
del desarrollo de la base de datos es la interfaz de usuario personalizada. Puede realizar esto de
dos maneras: personalizar el panel de exploración para incluir categorías y grupos especiales
o crear un panel de control que cree ramas que apunten a las actividades de la base de datos.
En esta sección se describe el proceso para crear un panel de exploración personalizado. En la
siguiente sección que cubrirá el uso del asistente para paneles de control, con el fin de construir
formularios interactivos con el usuario para su base de datos.
Si los usuarios cotidianos se dedican a actividades con unas cuantas bases de datos
específicas, no es necesario que recorran todos los objetos de la base de datos para hacer
su trabajo. Puede crear un panel de exploración personalizado, con una categoría que se
concentre en las actividades del departamento. Dentro de la categoría, puede colocar los grupos
PARTE III
personalizados que se relacionen con ciertos trabajos, para que cada grupo sólo contenga los
objetos requeridos para ese trabajo.
Siempre tendrá la opción de regresar al panel de exploración predeterminado, cuando el
personal de tecnología de la información necesite trabajar con la propia base de datos. Para ello,
abra el cuadro de diálogo Opciones de exploración y elija una de las categorías nativas, como
tipo de objeto o tablas y vistas relacionadas, y haga clic en Aceptar.
Planeación de los grupos personalizados

He aquí cómo correlacionar la base de datos y organizar las actividades basadas en el trabajo a
mano. Para planear la distribución de los objetos en los grupos personalizados de la categoría
personalizada, necesita revisar lo que hace el personal de manera regular. Por ejemplo, en el
departamento de policía de Buenavista, el personal ingresa informes de incidentes y otros
informes de personas que han participado de alguna manera en actividades policiacas de
manera cotidiana. Los incidentes se registran en la tabla Tarjeta Alfa, mientras que las actividades
públicas se almacenan en la tabla Entrada Alfa. Cada una de estas tablas tiene un formulario de
entrada y de edición de datos que puede colocar en un grupo personalizado. También pueden
incluirse otros formularios de entrada de datos, conforme sea necesario.
Cada semana imprimen informes para distribución de la información dentro del
departamento. Si se envían correos de manera regular al personal, puede incluir también un
informe que imprima etiquetas.
Tiene sentido crear dos grupos personalizados para estas dos actividades. Para empezar,
coloque los siguientes formularios en el primer grupo, llamado Entrada de datos:
• Tarjeta Alfa
• Entrada Alfa
• Voluntarios
En el segundo grupo, llamado Imprimir informes, incluya lo siguiente:
• Entrada Alfa por código
• Tarjeta Alfa con entradas
• Tarjeta Alfa con reporte

• Entradas Alfa
• Entradas por fecha
• Entradas por trimestre
• Entradas por año
• Etiquetas lista de nombres
Creación de la categoría personalizada

Para iniciar una nueva categoría, haga lo siguiente:
Opciones de exploración, del menú de acceso directo.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de exploración, bajo la lista Categorías, haga clic en
Agregar elemento.
3. Ingrese PersonalPolicía como nombre de la nueva categoría y oprima ENTER. Los grupos
del panel muestran ahora el nuevo nombre de categoría con un solo elemento en la lista
de grupos: Objetos no asignados.
4. Bajo el panel Grupos, haga clic en Agregar grupo y luego ingrese el nombre del primer
grupo (Entrada de datos). A continuación, oprima ENTER.
5. Haga clic de nuevo en Agregar grupo e ingrese el nombre Imprimir informes, como
nombre del nuevo grupo.
PARTE III
6. Oprima ENTER y haga clic en Aceptar.
El siguiente paso consiste en abrir sus nuevos grupos y agregarle objetos.
Adición de objetos a los grupos personalizados

Para agregar objetos a sus nuevos grupos, haga clic en la barra de título del panel de exploración
y elija la nueva categoría de la lista, en la sección superior. Los grupos que agregó a la categoría
aparecen ahora en la sección inferior, con el grupo Objetos no asignados, del que obtendrá los
objetos para cada nuevo grupo.
Para permitir la creación de accesos directos del grupo Objetos no asignados a sus nuevos
grupos, marque Mostrar todo, en la sección inferior. Entonces tiene tres maneras de mover
objetos a los nuevos grupos:
• Arrastre los objetos de uno en uno de la lista objetos no asignados al nuevo grupo.
• Seleccione varios elementos mientras mantiene oprimida la tecla CTRL, y luego arrastre el
conjunto al grupo.
• Haga clic con el botón derecho en un elemento y señale Agregar al grupo, luego haga clic
en el grupo de destino.
Para agregar Tarjeta Alfa, Entrada Alfa y Voluntarios al grupo Entrada de datos, haga lo
siguiente:
1. Recorra hacia abajo la lista de objetos, en la lista Objetos no asignados, y seleccione
el formulario Tarjeta Alfa. A continuación, arrástrelo a la parte superior de la lista y
colóquelo en el nombre del grupo Entrada de datos.
2. Recorra hacia abajo de nuevo para seleccionar el formulario Entrada Alfa, oprima CTRL y
desplácese hacia abajo para seleccionar el formulario Voluntarios. Arrastre las selecciones
al grupo Entrada de datos.
Puede repetir estos pasos para mover todos los informes de objetos no asignados al grupo
imprimir informes, o usar un tercer método de la manera siguiente:
1. Seleccione todos los objetos que quiera agregar al grupo.
2. Haga clic con el botón derecho en un objeto seleccionado y señale Agregar al grupo, en el
3. Seleccione imprimir informes.
Puede dejar el grupo Objetos no asignados en el panel de exploración, si considera que

PARTE III
tal vez necesite agregar más objetos más adelante, o puede ocultarlo. Para ocultarlo, haga lo
siguiente:
1. Vaya de nuevo al cuadro de diálogo Opciones de exploración y seleccione la categoría
personalizada PersonalPolicía.
2. Quite las marcas de verificación junto a objetos no asignados, en el panel Grupos de,
dejando sólo marcados los dos grupos personalizados.
3. Quite la marca de la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos, en la sección inferior
del cuadro de diálogo.
NOTA Por los iconos que acompañan a los nombres de objetos, puede saber que se trata de accesos
directos, no de los propios objetos.
Ocultamiento y restauración de grupos y objetos personalizados

En ocasiones no necesitará ver todos los grupos personalizados de una categoría personalizada.
Puede hacerlos completamente invisibles o hacer que se muestren en el panel de exploración
como características atenuadas.
Ocultamiento y restauración de grupos personalizados

Para ocultar un grupo personalizado, haga clic con el botón derecho en el grupo en el panel de
exploración y elija Ocultar, en el menú de acceso directo. Para restaurar el grupo, necesita usar el
cuadro de diálogo Opciones de exploración:
Opciones de exploración, en el menú de acceso directo.
2. Elija la categoría que incluye el grupo que quiere restaurar y, en el panel Grupos de esa
categoría, marque el grupo que quiere restaurar.
Ocultamiento y restauración de objetos en grupos personalizados

Aunque haya colocado todas las tablas, los formularios y los informes en los grupos
personalizados correctos, cuando creó la base de datos, las cosas cambian y es posible que deban
reorganizarse algunos de los grupos.
Puede eliminar un objeto de un grupo personalizado o simplemente darle un nombre
diferente. Para eliminar un objeto del grupo personalizado, haga clic con el botón derecho en el
nombre del objeto, en el panel de exploración, y luego elija Quitar, en el menú de acceso directo.
Si quiere ocultarlo, elija Ocultar en este grupo, del menú de acceso directo.
SUGERENCIA Los grupos personalizados contienen accesos directos a los objetos reales, no el propio
objeto. De modo que al elegir Quitar sólo elimina el acceso directo, no el propio objeto.
Para cambiar el nombre del objeto, haga clic con el botón derecho en éste y luego elija
Cambiar nombre de acceso directo, en el menú de acceso directo. Ingrese el nuevo nombre en el
cuadro de texto y oprima ENTER.
Para restaurar el acceso directo oculto o eliminado al grupo personalizado, haga lo siguiente:
PARTE III
1. Si no ve el grupo Objetos no asignados en el panel de exploración, haga clic con el botón
derecho en la barra de título del panel de exploración y elija Opciones de exploración.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de exploración, seleccione la categoría y en Grupos de
esa categoría, marque Objetos no asignados. Haga clic en Aceptar.
Luego, de regreso en el panel de exploración, puede arrastrar el objeto que quiera del grupo
Objetos no asignados de regreso a su grupo personalizado.
Creación de paneles de control

Un sistema de paneles de control de una base de datos consta de una organización jerárquica de
páginas de paneles de control que empiezan con el panel principal y suelen ramificarse hasta
dos o más página subordinadas. Cada página contiene un conjunto de elementos con
comandos que realizan una actividad específica. Casi todos los elementos incluyen también un
argumento que especifica el formulario a abrir, el informe a desplegar en una vista preliminar, el
marco o procedimiento a ejecutar, y otros aspectos.
La diferencia entre el panel de exploración y un panel de control

Ambos tipos de interfaz de usuario ofrecen ventajas particulares. Puede decidir cuál usar
con base en sus preferencias.
El panel de exploración siempre está disponible, aunque se encuentre cerrado.
Mantiene los objetos visibles pero puede limitar los objetos en una vista al crear categorías
especiales y grupos de objetos que se concentran en actividades específicas. Cuando crea
grupos personalizados de objetos, no necesita generar macros o escribir cuadro de diálogo
de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Un panel de control es una pequeña pantalla que es fácil de alcanzar y que tiene
botones en que hace clic para emprender una acción, como abrir un formulario de entrada
de datos o imprimir un informe. El panel de control está oculto mientras trabaja con un
objeto, puede ocultar objetos que no quiere que otros usen al limitar su disponibilidad. Por
ejemplo, tal vez un panel de control no permita el objeto a diseños de objeto.
Cuando el Asistente para base de datos de Access 2003 creaba una nueva base de datos,
siempre agregaba por lo menos un panel de control como interfaz de usuario. En la figura 21-5
se muestra el panel de control principal para la base de datos Entrada de pedidos, tal como se
creó en Access 2003.
Además del panel de control principal se incluían otras dos páginas de paneles de control en
la interfaz de usuario, dentro de la base de datos Entrada de pedidos:
• El panel de control Formularios, al que se llegaba al hacer clic en Ingresar o ver
información adicional.
• El panel de control Informes, al que se llegaba al hacer clic en vista preliminar de informes.
Los tres puntos (…) que siguen a cada uno de estos elementos le indica al usuario que la
opción abre páginas secundarias de paneles de control.
Access 2007 incluye el Administrador del panel de control para ayudarle a crear sus propios
paneles. Considere que uno de los elementos del panel de control principal de la figura de 21-5
es Cambiar elementos de panel de control, que lanza el administrador de paneles de control.
Uso del Administrador del panel de control para crear paneles de control
Para iniciar el Administrador del panel de control, en el grupo Herramientas de base de
datos, de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el comando Administrador del
panel de control. Si su base de datos ya tiene un sistema de paneles de control, la ventana
del Administrador del panel de control presenta una lista de todas las páginas de paneles de
control existentes. Si su base de datos no tiene aún un panel de control válido, el administrador
despliega un mensaje que le pregunta si quiere crear uno nuevo. Haga clic en Sí.
FIGURA 21-5 La página del panel de control principal de la base de datos Entrada de pedidos
El primer cuadro de diálogo del Administrador del panel de control empieza con la página
obligatoria panel de control principal (Predeterminada).
PARTE III
Adición de elementos a la página
Si está creando un nuevo sistema de paneles de control, el primer paso consiste en agregar
elementos al panel de control principal, al seleccionar la página en el cuadro de diálogo
Administrador del panel de control (si aún no está seleccionada) y hacer clic en Modificar. Esto
abre el cuadro de diálogo Modificar página del panel de control.
No aparecen elementos en el panel de control principal para la base de datos Policía, aún.
Antes de agregarlos al panel de control, ingrese Policía de Buenavista como nombre del
panel de control, en lugar de panel de control principal. Luego empiece a agregar una lista de
elementos que ha decidido que deben aparecer cuando se inicie la base de datos y haga clic en
Nuevo para abrir el cuadro de diálogo Modificar elemento de panel de control.
SUGERENCIA Necesitará incluir un elemento al final de cada lista de elementos de una página
subordinada del panel de control que permita al usuario regresar al panel de control principal.
Además, el panel de control de apertura siempre debe tener un elemento que cierre la base de datos.
Tres entradas definen un elemento de panel de control; se crean al hacer lo siguiente:

1. En el cuadro Texto, ingrese el texto que quiera que aparezca en la lista de elementos.
2. En la lista desplegable del cuadro Comando, elija un comando.
3. En el cuadro panel de control, dependiendo de cuál comando elija en el paso 2, ingrese
el argumento de comando. El título del cuadro y los argumentos varían con el comando
elegido.
En la tabla 21-1 se describen los comandos disponibles y los argumentos que requieren, si
hay alguno.
Para crear un sistema eficiente de paneles de control, coloque los botones para las tareas
que se realizan con más frecuencia en el panel de control principal, y coloque botones para
las actividades secundarias subordinadas en otras páginas. La actividad que se realiza con
más frecuencia en la aplicación Policía es buscar o ingresar información de la tarjeta alfa en el
formulario Tarjeta Alfa. Este formulario también despliega la información de Entrada Alfa en un
subformulario.
Empiece con el sistema de paneles de control de Policía:
1. Escriba Ingrese o edite datos de Tarjeta Alfa en el cuadro Texto del cuadro de diálogo
Modificar elemento del panel de control.
SUGERENCIA Puede usar el carácter de unión (&) en el cuadro Texto del elemento para especificar
teclas de método abreviado para los elementos del panel de control. El carácter se coloca
directamente antes de la letra que desea usar como tecla de método abreviado. Por ejemplo, al
escribir Ingresar o editar datos de Tarjeta &Alfa, el usuario puede hacer clic en el elemento u
oprimir ALT+A.
Comando Descripción Argumento

Ir al panel Abre otro panel y cierra éste. Nombre o destino del panel
de control.
Abrir el formulario en modo Agregar Abre un formulario para entrada de datos con Nombre del formulario.
un registro en blanco.
Abrir el formulario en modo Edición Abre un formulario para ver o editar datos. Nombre del formulario.
Abrir el informe Abre un informe en el modo vista preliminar. Nombre del informe.
Diseñar aplicación Abre el Administrador del panel de control Ninguno.
para hacer cambios al panel de control actual.
Cerrar la aplicación Cierra la base de datos activa. Ninguno.
Ejecutar macro Ejecuta una macro. Nombre de la macro.
Ejecutar código Ejecuta un procedimiento de Visual Basic. Nombre del procedimiento.
TABLA 21-1 Comandos ofrecidos por el Administrador del panel de control

2. Haga clic en la flecha para desplegar que se encuentra junto Comando y elija Abrir el
formulario en modo Edición, de la lista de ocho comandos.
3. Haga clic en la flecha para desplegar junto al cuadro Formulario (antes panel de control).
4. Elija Tarjeta Alfa de la lista y haga clic en Aceptar.
PARTE III
5. Regresará al cuadro de diálogo Modificar página del panel de control, donde aparece el
nuevo elemento en la lista Elementos de este panel de control. Repita los mismos pasos
para agregar los siguientes dos elementos al panel de control principal:
• Ingrese o edite datos de Entrada Alfa, que abre el formulario Entrada Alfa en el
modo de edición.
• Vista preliminar de Tarjeta Alfa con entradas, que abre el informe Tarjeta Alfa con
entradas.
Adición de una nueva página al panel de control

Tal vez el usuario de la base de datos Policía quiera abrir varios formularios e informes más,
pero con menos frecuencia que los ya agregados al panel de control principal. Los formularios
e informes que se usarán con menos frecuencia pueden agruparse en páginas de paneles de
control secundarios.
He aquí cómo agregar una nueva página al sistema de paneles de control:

1. Haga clic en Cerrar, para cerrar el cuadro de diálogo Modificar página del panel de
control y regresar al cuadro de diálogo Administrador del panel de control.
2. Haga clic en Nueva. Se abre el cuadro de diálogo Crear nueva, en que puede iniciar una
nueva página.
3. Escriba Ingrese o edite otros datos en el cuadro Nombre de página del panel de control
y haga clic en Aceptar. Incluya un signo de unión si quiere especificar una tecla de acceso
para este elemento.
4. El nuevo nombre de página se agrega a la lista en el cuadro de diálogo Administrador del
panel de control. Seleccione la página Ingrese o edite otros datos y haga clic en Modificar,
para abrir el cuadro de diálogo Modificar página del panel de control, como antes.
5. Haga clic en Nueva, para abrir el cuadro de diálogo Modificar elemento del panel de
control, y escriba Ingrese o edite Rondas de la ciudad. Elija Abrir el formulario en
modo Edición, de la lista Comando, y Rondas de la ciudad, de la lista Formulario.
6. Repita el paso 5 para agregar los siguientes elementos a la lista:
• Ingrese o edite lista de nombres, que abre el formulario Lista de nombres, en modo
de edición.
• Ingrese o edite descripción, que abre el formulario Explicación, en modo de edición.
7. Por último, agregue el elemento que lo regresa al panel de control principal, al escribir
Regrese al panel de control principal. Elija Ir al panel, de la lista Comando, y elija
Policía de Buenavista de la lista panel de control. En la figura 21-6 se muestra la página
Ingrese o edite otros datos, ya completada.
NOTA A medida que agrega páginas al árbol del panel de control (la disposición lógica de las ramas
del panel de control), recuerde agregar elementos que lo lleven al panel de control principal. De
otra manera, el usuario no tendrá manera de pasar de una página a otra en el panel de control.
FIGURA 21-6 Elementos agregados a la página del panel de control Ingrese o edite otros datos
Los elementos se agregan a la página en el orden en que los define. Si necesita

reorganizarlos, seleccione un elemento en el cuadro de diálogo Modificar página del panel de
control y haga clic en Mover arriba o Mover abajo, para cambiar su posición en la lista. Cada clic
sube o baja el elemento una posición.
Para completar el sistema de paneles de control de Policía, cree otra página titulada vista
preliminar de otros informes, y agréguele los elementos que abrirán otros informes, como se
especifica en el texto del elemento:
• Entrada Alfa
• Entrada Alfa por código
• Entradas por trimestre
• Entradas por año
• Imprimir etiquetas
• Regresar al panel de control principal
Cuando todas las páginas se hayan completado por el sistema de paneles de control, cierre
PARTE III
el Administrador del panel de control. El formulario panel de control aparece ahora en el grupo
Formularios en el panel de exploración. Haga doble clic en el nombre del formulario (panel de
control) para abrir el formulario de panel de control principal en la vista Formulario. En la figura
21-7 se muestra el panel de control principal completo para la base de datos Policía.
El Administrador del panel de control ha agregado un borde de color a la plantilla del panel
de control.
FIGURA 21-7 El nuevo panel de control principal de Policía

Adición de un logotipo
El nuevo panel de control parece un poco vacío. Puede agregar un logotipo al encabezado de
formulario y otros marcadores a la sección Detalle. Abra el panel de control en la vista Diseño
y, en el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Logotipo. Explore su
computadora para encontrar el logotipo que quiere y selecciónelo. Access coloca la imagen en la
esquina superior izquierda de la sección de encabezado del formulario.
Para agregar un carácter a cada uno de los elementos del panel de control, en el grupo
Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Etiqueta y coloque el nuevo control en la
sección Detalle opuesta al elemento panel de control. Luego escriba el carácter que quiera (un
asterisco en este caso). Cambie el tamaño y el color de la fuente como lo desee.
NOTA Notará una diferencia importante entre un panel de control creado por el Administrador
del panel de control de Access 2007 y uno creado con versiones anteriores. La propiedad vista
predeterminada, de versiones anteriores, está establecida en Formulario único con un máximo de
ocho elementos en la lista de acciones, en la sección Detalle. El título y cualquier imagen también
se encuentran en la sección Detalle, en lugar de la sección Encabezado del formulario. El panel de
control de 2007 es, en contraste, un Formulario continuo con cada elemento mantenido como un
registro separado. De modo que cuando agrega una imagen al diseño del formulario del panel de
control, como la base de datos Policía de 2003, aparece con cada registro en la versión 2007.
Cambie a la vista Formulario para ver los resultados de la imagen agregada (véase la figura
21-8).
PARTE III
FIGURA 21-8 El panel de control Vista preliminar de otros informes completado
NOTA La imagen usada aquí puede ser encontrada en Office 12 Bitmaps\Dbwiz\ledger.gif

Despliegue del panel de control al inicio
Cuando selecciona un panel de control en el cuadro de diálogo Administrador del panel de
control y hace clic en Predeterminado, designa esa página como la que se desplegará cuando se
abre el formulario panel de control. Aún debe indicar a Access que despliegue el panel de control
predeterminado al establecer la opción Mostrar formulario, en el cuadro de diálogo Opciones de
Access.
Haga clic en el botón de Microsoft Office y elija Opciones de Access. En la página Base de
datos actual, haga clic en la flecha que se encuentra junto al cuadro Mostrar formulario, elija
panel de control de la lista y haga clic en Aceptar. El cambio se aplicará la siguiente vez que inicie
la base de datos. Para omitir el despliegue del panel de control después de establecerlo como
formulario de inicio predeterminado, mantenga oprimida la tecla MAYÚS mientras se abre la base
de datos.
Modificación del panel de control

Para editar cualquier elemento de la página del panel de control, abra el Administrador del panel
de control y use el botón Modificar, como sigue:
• Elija la página del panel de control que quiere cambiar y haga clic en Modificar.
• Para agregar un elemento, haga clic en Nueva e ingrese el texto en el cuadro de diálogo
Modificar elemento del panel de control. Luego elija un comando y un argumento en el
Administrador del panel de control.
• Para cambiar un elemento, selecciónelo y haga algo de lo siguiente:
• Para cambiar el texto, comando o argumento desplegado, haga clic en Modificar.
• Para eliminar el elemento, haga clic en Quitar.
• Para mover el elemento en la lista, haga clic en Mover arriba o Mover abajo.
Cierre el Administrador del panel de control cuando haya terminado.

También puede eliminar una página completa del panel de control, al seleccionarla en el
panel de exploración y hacer clic en Eliminar. Se le preguntará si está seguro de que quiere
eliminarla. Se eliminarán la página del panel de control y todos sus elementos.
Para cambiar el panel de control que se despliega cuando inicia la base de datos, abra el
Administrador del panel de control y seleccione el panel de control que quiera desplegar. Luego
haga clic en Predeterminado. La opción de inicio aún es que se muestre el formulario panel de
control, pero el Administrador del panel de control ha diseñado una pantalla diferente como
panel de control predeterminado. Esto se aplicará la próxima vez que abra la base de datos.
Cambio del modo del panel de control

Para que el nuevo panel de control se parezca más a un cuadro de diálogo, puede cambiar un
par de propiedades del formulario. Con el formulario abierto en la vista Diseño, abra la hoja de
propiedades. Luego, en la ficha Otras, cambie las propiedades Emergente y Modal a Sí. Esto hace
que el panel de control sea similar al cuadro de diálogo que vio en el capítulo 20. Permanece en
la pantalla hasta que lo cierra.
Visualización de la tabla de elementos del panel de control

Cuando utiliza el Administrador del panel de control para crear un panel, Access crea una nueva
tabla llamada Switchboard Items.
Cada registro de la tabla representa un elemento en una de las páginas del panel de control,
y cada campo del registro describe lo que hace el comando de cada botón y el argumento que
usa. En la figura 21-9 se muestra la tabla creada para los paneles de control de la base de datos
Policía.
En la tabla 21-2 se describe el contenido de la tabla Switchboard Items. Puede ampliar las
columnas de la tabla, pero no hacer cambios a su diseño.
NOTA La primera fila de cada panel de control contiene 0 en los campos ItemNumber y Command,
indicando que ItemText es la leyenda del panel de control y que habrá de desplegarse en la barra
de título. El panel de control principal tiene un 0 sólo en la columna ItemNumber.
El campo Argument necesita un poco de explicación. La primera fila contiene Default en el

campo Argument, lo que indica que el panel de control Policía de Buenavista se ha especificado
como el panel de control predeterminado que habrá de desplegarse al inicio, si la opción Mostrar
formulario está establecida en panel de control. Un número en el campo Argument representa el
número de identificación de panel de control como objetivo del comando Ir a panel. Por ejemplo,
PARTE III
FIGURA 21-9 La tabla Switchboard Items

Campo Contenido
SwitchboardID Un número secuencial asignado a una página de panel de control.
ItemNumber Un número secuencial asignado a cada elemento de una página, empezando con 1. Junto con
SwitchboardID, forma la clave principal que identifica de manera única al elemento y a la página del
panel de control. Los paneles de control tienen ItemNumber 0.
ItemText Texto ingresado en el cuadro Texto del cuadro de diálogo Modificar elemento del panel de control.
Command Número que representa el comando seleccionado de la lista Comandos, en el cuadro de diálogo
Modificar elemento del panel de control. Los comandos se enumeran en el orden en que aparecen
en la lista desplegable. Para la propia página de panel de control, el valor Command es 0.
Argument Número del panel de control; el nombre del formulario, informe, macros o procedimiento que habrá
de usar el comando en la lista Comando del cuadro de diálogo Modificar elemento del panel de
control.
TABLA 21-2 Los campos de la tabla Switchboard Items
la quinta fila muestra 2 en el campo Argument, lo que indica que el comando es para desplegar
el panel de control número 2, Ingrese o edite otros datos.
Creación de un panel de control sin el Administrador del panel de control

Para crear un panel de control desde cero, inicie con un formulario en blanco no unido a una
tabla o consulta; luego agregue botones que desencadenen macros o procedimientos de evento
para realizar las acciones que quiera. Las propiedades de un formulario de panel de control son
muy diferentes de las de los formularios de entrada de datos normales, que muestran botones de
navegación de registros, barras desplazamiento y otras características relacionadas con datos. No
está creando un panel de control “real” con una tabla correspondiente o que pueda modificar con
el Administrador del panel de control; en cambio, está creando un formulario que funciona como
panel de control pero sobre el que tendrá mucho más control.
Antes de que coloque botones de comando en el formulario, cambie algunas de las
propiedades del formulario para que aparezcan más como un panel de control:
• Ingrese el texto que quiera ver en la barra de título del panel de control en el cuadro de
propiedad Título.
• Asegúrese de que la propiedad vista predeterminada sea Un único formulario.
• Deje la propiedad Permitir vista Formulario en Sí y cambie las otras cuatro propiedades
Permitir… a No.
• Cambie Barras de desplazamiento a Ninguna, para eliminar las barras de desplazamiento
horizontales y verticales.
• Cambie Selectores de registro a No, porque no habrá datos en el formulario.
• Cambie Botones de desplazamiento a No, porque el usuario no se moverá entre registros.
• Cambie Separadores de registro a No, porque el formulario no desplegará registros.
• Establezca Ajuste de tamaño automático a Sí, de modo que el formulario siempre
aparezca al mismo tamaño en la vista Formulario.
• Establezca Centrado automático en Sí, para asegurar que el formulario se abra en la parte
media de la ventana; así será más fácil de ver y usar.
El siguiente paso consiste en agregar al formulario los botones de comando y las etiquetas
que realizarán las acciones deseadas:
• Si el elemento del panel de control está diseñado para realizar una sola acción, como
abrir un formulario en la vista Formulario, puede usar el Asistente para botones de
comando, para aplicar un botón de comando.
• Si el elemento habrá de realizar dos o más acciones, debe agregar el botón sin el
Asistente para botones de comando y crear una macro o un procedimiento de evento de
Visual Basic, para adjuntarlo a la propiedad de evento Al hacer clic, del botón.
Resumen
La modificación del panel de exploración y la creación de paneles de control personalizados
puede agregar algo importante a la eficiencia de una aplicación de usuario final al presentar
interfaz afinadas para los objetivos de la aplicación y al nivel del usuario de destino.
La agrupación de objetos en el panel de exploración puede ayudar al usuario a realizar las
tareas requeridas por la aplicación al ofrecer una lista personalizada de categorías de objetos de
PARTE III
las cuales elegir.
En la siguiente sección, aprenderá acerca de compartir datos y objetos de Access, y la
manera de mantener un sistema seguro.
PARTE
IV
CAPÍTULO 22
Intercambio de datos Intercambio de objetos de base
de datos y texto
CAPÍTULO 23
Intercambio de datos con
orígenes externos
CAPÍTULO 24
Intercambio de datos con
varios usuarios
CAPÍTULO 25
Origen de una base de datos
APÉNDICE A
Conversión a Access 2007
APÉNDICE B
¿Qué hay en el CD?
22
CAPÍTULO
Intercambio de objetos de base
de datos y texto
E
l desarrollo de su aplicación puede darse de manera más rápida cuando los objetos de base de
datos se reciclan y modifican, en lugar de desarrollarse desde cero. Access proporciona varias
funciones y herramientas útiles que le permiten intercambiar objetos entre bases de datos
de Access y las que soportan el intercambio de objetos de Access con otros tipos de bases de datos,
como tablas de dBase, Paradox o SQL, y bases de datos que soportan el protocolo ODBC. También
puede intercambiar datos de Access en la forma de archivos de texto.
En este capítulo y el siguiente se cubre el intercambio de información entre Access y el mundo
exterior. Este capítulo se concentra en el intercambio de información entre bases de datos de Access
y otros programas de base de datos, además de archivos de texto. En el siguiente capítulo se expande
el análisis del intercambio de datos al incluir otros programas, como procesadores de palabras y hojas
de cálculo, y se cubren datos de correo electrónico enviados a otro destino.
Los objetos de base de datos de Access incluyen tablas, consultas, informes, formularios, macros
y módulos. En este capítulo se describen técnicas para intercambiar muchos de los objetos de base de
datos al
• Copiar objetos entre bases de datos de Access
• Importar o vincular datos de Access
• Importar o vincular otros formatos de base de datos
• Usar tablas importadas o vinculadas
• Exportar a bases de datos de Access
• Exportar objetos a otros formatos de base de datos
• Importar y exportar archivos de texto
Puede hacer más rápido su trabajo de desarrollo si no tiene que crear todo desde cero. Access
proporciona varias opciones y herramientas útiles que le permiten intercambiar objetos de base
de datos entre bases de datos de Access. Incluso puede intercambiar objetos de Access con otros
tipos de base de datos como tablas y bases de datos de dBASE, Paradox o SQL que soportan el
protocolo de conectividad de base de datos abierto (ODBC, Open Database Connectivity). También
puede utilizar archivos de texto en Access o enviar datos de Access como texto.
655
656 Parte IV: Intercambio de datos
Copia de objetos entre bases de datos de Access

Suele ser más fácil modificar un objeto existente que desarrollar una tabla, un formulario o un
informe desde cero. El primer paso en la modificación de objetos de base de datos de Access
consiste en copiar los objetos que quiere editar. Las operaciones estándar de copiar y pegar y las
técnicas de arrastrar y colocar pueden usarse para copiar objetos de una base de datos de Access
a otra.
Copiar y pegar
Para copiar y pegar un objeto de base de datos de Access, primero seleccione el objeto que
quiera copiar en el Panel de exploración. Con el Portapapeles de Office 2007, puede copiar hasta
24 objetos antes de que necesite pegarlos en su destino final y abrir espacio para más objetos
copiados.
Por ejemplo, suponga que quiere hacer una copia de la tabla Tarjeta Alfa en la base de datos
Policía:
1. Seleccione la tabla Tarjeta Alfa, en el grupo Tablas, del Panel de exploración.
2. Use una de las siguientes opciones para copiar la tabla al Portapapeles:
• En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en el comando Copiar.
• Haga clic con el botón derecho en el nombre de la tabla y elija Copiar, en el menú de
acceso directo.
• Oprima CTRL+C.
Si quiere copiar la tabla a la misma base de datos, hay tres maneras de pegarla:
• Haga clic en el comando Pegar, del grupo Portapapeles.
• Haga clic con el botón derecho en el Panel de exploración y elija Pegar, del menú de
acceso directo.
• Oprima CTRL+V.
Cuando copia una tabla, el cuadro de diálogo Pegar tabla como le pide un nombre para la
tabla y le presenta las siguientes opciones:
• Pegar sólo la estructura de la tabla (sin sus datos).
• Pegar la estructura de la tabla y sus datos.
• Anexar los datos a una tabla existente.
SUGERENCIA Si elige pegar los datos en una tabla existente, tal vez tenga problemas con campos
de clave principal duplicados o con valores de índice único. También es posible que necesite
considerar diferentes estructuras de tabla. Consulte el capítulo 9 para conocer más información
acerca de la resolución de problemas con consultas de anexión de datos.
Capítulo 22: Intercambio de objetos de base de datos y texto 657
Si quiere copiar un objeto a otra base de datos de Access, en lugar de copiarlo con otro
nombre dentro de la misma base de datos, haga lo siguiente:
1. Inicie una segunda instancia de Access y abra la base de datos de destino.
2. Cambie el tamaño de las dos ventanas de Access para mostrar ambas instancias en un
formato de pantalla dividido.
3. Copie el objeto en la base de datos de origen.
4. Abra el grupo de objetos en el Panel de exploración de destino y péguelo en la base de
datos de destino.
Si no quiere usar las dos instancias de Access, cierre la base de datos de origen después de
copiar el objeto; luego abra la base de datos y el grupo de destino en el Panel de exploración y
haga clic en Pegar.
NOTA La copia de un objeto genera una copia de todas sus propiedades. Por ejemplo, cuando se
copia un formulario, el formato, los datos de origen, las especificaciones de evento, los filtros y
toda las demás propiedades se copian con el formulario.
Arrastrar y colocar
La técnica de arrastrar y colocar también puede usarse para copiar objetos entre bases de datos.
Para usar arrastrar y colocar, necesita tener dos instancias de Access activas al mismo tiempo.
Para arrastrar un objeto de una ventana a otra:
1. Asegúrese de que ambos paneles de exploración están abiertos en el mismo grupo, y
PARTE IV
luego seleccione el objeto que quiera copiar en la base de datos de origen.
2. Mientras mantiene oprimido el botón izquierdo del ratón, arrastre el elemento a la base
de datos de destino.
3. Suelte el botón del ratón, y la tabla aparecerá en el Panel de exploración de destino.
4. Ingrese un nuevo nombre y, si es necesario, elija la opción de pegado deseada y haga clic
en Aceptar.
NOTA Si hay un objeto con el mismo nombre, se le preguntará si quiere reemplazar el existente con
el nuevo.
Importación o vinculación de datos de Access

Dos técnicas importantes adicionales para agregar datos de Access a una base de datos de
Access son la importación y la vinculación. La importación se usa para incluir en una base
de datos de Access copias de datos u otros objetos tomados de otra base de datos de Access. La
importación tiene ventajas cuando se compara con la copia de objetos de base de datos:
• La importación puede copiar todos los objetos de una base de datos en una operación.
• Las relaciones entre tablas también se copian cuando se importa.
• Cuando importa una tabla, también pueden importarse sus objetos relacionados.
La vinculación es una manera de conectar y usar datos en una base de datos de Access, sin
copiar realmente los datos de la otra base de datos. Puede vincular datos entre bases de datos si
necesitan compartir datos de una tabla.
Puede importar o vincular datos tomados de archivos MDB de versiones antiguas de Access
o ACCDB de Access 2007. Si el archivo de origen es un MDE o ACCDE, no podrá importar
formularios, informes ni módulos.
NOTA Si está importando o vinculando una base de datos que requiere una contraseña, debe
ingresarla antes de que pueda seguir adelante.
Importación de objetos
Puede importar todos los objetos de una base de datos. Empecemos con el caso más simple.
Primero, importaremos un par de objetos de una base de datos de Access a otra.
1. En el grupo Importar, de la ficha Datos externos, haga clic en el comando Access. Se abre
el cuadro de diálogo Obtener datos externos (véase la figura 22-1), donde puede localizar
y seleccionar el archivo de base de datos que contienen los objetos que quiere importar.
También puede hacer clic con el botón derecho en el Panel de exploración, seleccionar
Importar, del menú de acceso directo, y luego hacer clic en Base de datos de Access.
FIGURA 22-1 Elección del origen del archivo

Comparación entre importar y vincular

Debe elegir la importación en una base de datos de Access si espera usar los datos sólo en
Access y no depender de otro programa para mantenerlos. Access es más eficiente cuando
trabaja con sus propias tablas y puede modificar los datos como si fueran nativos.
Debe vincular con datos de otro programa, si depende del programa de origen para
actualizar la información. La vinculación también es útil en entornos de usuarios múltiples
donde divide una base de datos existente y coloca los datos en un servidor de red. Los
usuarios no pueden compartir la base de datos ni crear sus propios formularios, informes y
otros objetos.
2. Ingrese el nombre de la base de datos de origen o haga clic en Examinar para buscar en el
cuadro de diálogo Abrir archivo.
3. Después de localizar el archivo de la base de datos de la que quiere importar objetos,
elija Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base
de datos actual, y haga clic en Aceptar. Se abre el cuadro de diálogo Importar objetos,
donde se eligen los objetos que importará. En este ejemplo, la base datos Northwind
está seleccionada entre las aplicaciones de ejemplo de Access, y se importarán las tablas
Productos y Clientes en la base de datos Policía.
PARTE IV
4. Para elegir cuáles objetos importar, haga clic en la ficha del objeto que quiere importar
y seleccione el nombre de cada objeto de manera individual, o haga clic en Seleccionar
todo, para seleccionar todos los objetos. Para eliminar un objeto de la lista de importación,
selecciónelo de nuevo, o haga clic en Quitar la selección a todo, para eliminar todos los
objetos seleccionados.
5. Repita el paso 3 para todos los tipos de objetos deseados.

6. Después de seleccionar todos los objetos que quiera importar, haga clic en Aceptar para
regresar al Panel de exploración, donde puede ver los objetos que se han importado.
Se le preguntará si quiere guardar el procedimiento de importación para uso posterior.
Esto es útil si pretende trabajar mucho con la importación. También puede guardar los
procedimientos de exportación.
En la figura 22-2 se muestra la ventana de la base de datos Policía con las tablas Clientes y
Productos recién importadas. Las tablas importadas ahora son parte de la base de datos Policía y
no parecen diferentes de las tablas nativas en el Panel de exploración.
FIGURA 22-2 El Panel de exploración incluye las tablas importadas

SUGERENCIA Si importó una tabla que incluye campos de búsqueda, debe acordarse de importar
las tablas o consultas a las que hacen referencia los campos y de las cuales toman sus valores. Si
no quiere o no puede importar las tablas o consultas de valores que los soportan, puede cambiar
el diseño de la tabla importada cambiando la propiedad Mostrar control del campo, en la ficha
Búsqueda, a Cuadro de texto para cada campo de búsqueda.
NOTA Si trata de importar una tabla que ya está vinculada a otra, en realidad creará un vínculo
con los datos de la tabla de origen en lugar de importarla.
Establecimiento de opciones de importación

Puede establecer varias opciones para personalizar el proceso de importación. Cuando hace clic
en Opciones, en el cuadro de diálogo Importar objetos, el cuadro se expande para mostrar un
panel inferior con tres conjuntos de opciones de importación.
PARTE IV
El primer conjunto de opciones, Importar, presenta otras características de tabla que pueden
importarse:
• Relaciones Está seleccionada como opción predeterminada e incluye las relaciones que
ya ha definido para la tabla y consultas que importe.
• Menús y barras de herramientas Incluye todos los menús y las barras de
herramientas personalizadas en la base de datos de la que está importando. Los
menús y las barras de herramientas importados se despliegan en una ficha llamada
Complementos. Consulte el capítulo 20 para conocer más información acerca de los
menús y las barras de herramientas personalizadas de versiones anteriores de Access.
• Especificaciones de importación/exportación Incluye todas las especificaciones de

importación y exportación guardadas y establecidas para la base de datos de origen.
Consulte la sección “Importación y vinculación de archivos de texto”, en páginas
posteriores de este capítulo, para conocer más información acerca del establecimiento de
especificaciones de importación.
• Grupos del panel de exploración Incluye grupos personalizados del Panel de
exploración de la base de datos de origen.
El segundo conjunto de opciones, Importar tablas, determina si se importan la definición de
la tabla y los datos (opción predeterminada) o sólo la definición. Esto es útil para crear una copia
de la estructura de la tabla para una nueva base de datos sin incluir ningún dato existente.
El tercer conjunto de opciones, Importar consultas, se aplica a cualquier consulta que haya
seleccionado para importar y le permite especificar si las consultas se importan como consultas
(la configuración predeterminada) o si se ejecuta la consulta y se importa el conjunto de
resultados como una tabla.
Una vez abierto, el panel de opciones permanece abierto mientras usted hace clic en
otras fichas de objeto. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de elegir las opciones de
importación y haga clic en Sí para guardar los detalles de la operación de importación. Esto le
ahorra tiempo cuando quiera hacerlo de nuevo.
PRECAUCIÓN Cuando elija cuál objeto importar, tome en consideración las opciones con cuidado.
Por ejemplo, la importación de un formulario sin importar sus tablas o consultas puede dar
como resultado problemas difíciles de resolver. Los agrupamientos lógicos y útiles de objetos
deben importarse juntos. Esto significa que las tablas deben importarse para proporcionar las
definiciones de campo y los datos para todos los formularios, las consultas, los informes, las
páginas, las macros y los módulos que decida importar.
Vinculación de tablas de Access

La vinculación con tablas de otra base de datos de Access las hace disponibles sin copiarlas en
la base de datos activa. La vinculación ahorra espacio y reduce la necesidad de mantener datos
redundantes. La vinculación también asegura que siempre tendrá acceso a la información actual.
Sin embargo, la vinculación también significa que dependerá de un objeto que en realidad reside
en otro entorno, donde puede cambiar de nombre, moverse o eliminarse.
PRECAUCIÓN Si está vinculando con una tabla de una base de datos que está protegida
con contraseña, debe ingresar la contraseña correcta para seguir adelante. Cuando ingresa
la contraseña, se almacena en una forma no cifrada con la información de vinculación, y
cualquier usuario que puede abrir su base de datos también puede abrir la base de datos protegida
con contraseña, vinculada. Consulte los capítulos 24 y 25 para conocer más información acerca
de usuarios múltiples y seguridad.
Para vincular una tabla en otra base de datos de Access:

1. Abra la base de datos de destino (en este ejemplo, Policía).
2. Para empezar el proceso de vinculación, en el grupo Importar, de la ficha Datos externos,
haga clic en el comando Access.
3. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, seleccione la base de datos que vinculará
con su base de datos activa. Estamos usando la base de datos Northwind Traders como
origen, en este ejemplo.
4. Elija la segunda opción, Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada, y haga
clic en Aceptar. Se abre el cuadro de diálogo Vincular tablas, que sólo muestra una ficha
Tablas, porque las tablas son el único objeto de Access al que puede vincularse.
PARTE IV
5. Seleccione una o más de las tablas disponibles y haga clic en Aceptar.
En este ejemplo, la tabla Proveedores está vinculada a la base de datos Policía, como lo
muestra la flecha junto al icono de la tabla.
NOTA Si vincula dos tablas relacionadas de la misma base de datos, la relación se retiene.
Importación de otros orígenes de datos o vinculación con ellos

Access puede importar datos o vincular a tablas existentes en otros sistemas de administración
de bases de datos. Access proporciona reconocimiento específico de algunos formatos de
tabla de base de datos. La adquisición de datos y otros objetos de bases de datos externas no es
muy diferente a la importación o vinculación de bases de datos de Access.
También puede importar y vincular archivos de dBASE III, IV, 5 y 7, además de archivos de
Paradox 3.x, 4.x, 5.0 y 8.0. Para las versiones de dBASE 7 y Paradox 8,0, necesitará controladores
ISAM actualizados, disponibles en el soporte técnico de Microsoft.
También puede importar y vincular datos de orígenes de datos ODBC como Microsoft SQL
Server y Visual FoxPro. Necesitará una conexión al origen de datos ODBC apropiado y el origen
de datos definido.
Los tipos de datos suelen ser compatibles entre estos sistemas de administración de bases
de datos, aunque no estén etiquetados de manera consistente. Por ejemplo, los tipos de datos
Carácter de dBASE y alfanumérico de ParadoX se vuelven campos de Texto en Access. Los
tipos Flotante de dBASE y Moneda de Paradox se vuelven campos Número en Access, con la
propiedad Tamaño de campo establecida en Doble. dBASE llama Lógicos a los campos Sí/No.
Uso de datos de dBASE o Paradox

La importación de una tabla de dBASE o un archivo de Paradox en una base de datos de Access
es similar a la importación de una tabla de una base de datos de Access. Por ejemplo, para
importar una tabla de dBASE haga lo siguiente:
1. En el grupo Importar, de la ficha Datos externos, haga clic en Más comandos, y luego
seleccione Archivo de dBASE, en el menú contextual.
2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, localice y seleccione el archivo que PARTE IV
quiera importar (Grupos.dbf, en este ejemplo) y haga clic en Importar.
Después de que la tabla se ha importado, tiene el aspecto de cualquier tabla de Access, y
se comporta como una de ellas. Puede usar el mismo procedimiento para importar archivos de
Paradox.
Otro método para usar datos de bases de datos de dBASE o Paradox consiste en emplear
la operación Vincular tablas al elegir la opción Vincular en el cuadro de diálogo Obtener datos
externos. Cuando importa un archivo de dBASE, Access crea una tabla con el mismo nombre
que el archivo .dbf e importa los datos. Por el contrario, cuando vincula a un archivo de dBASE,
Access también requiere que estén vinculados los archivos del índice asociado de dBASE.
Si elige vincular a un archivo de dBASE, aparece el cuadro de diálogo Seleccionar archivos

de índice, en que puede elegir los índices (archivos .ndx y .mdx) que están asociados con el
archivo .dbf.
• Si no hay archivos de índice, haga clic en Cancelar y siga adelante con operación de
vinculación.
• Si selecciona uno o más archivos de índice, el cuadro de diálogo Seleccionar identificador
de registro único le pide que seleccione el campo de índice correspondiente. Observe
que su índice debe tener un valor único para cada registro, o pueden surgir dificultades
cuando trate de actualizar registros.
Después de importar o vincular un archivo de dBASE, puede establecer propiedades de
campo para la tabla. Si importa un archivo sin índice principal, puede establecer el índice en
Access. Cuando actualice el archivo con Access, el índice también se actualiza automáticamente.
Si usa dBASE para actualizar el archivo, también debe actualizar el índice correspondiente en
dBASE antes de tratar de abrir el archivo en Access.
En la figura 22-3 se muestra un archivo vinculado de dBASE en una ventana de base de
datos, al desplegar la flecha y un icono de dBASE indicando que Grupos es un archivo vinculado
de dBASE.
FIGURA 22-3 Un archivo de dBASE vinculado en el Panel de exploración de Access

NOTA Si selecciona una tabla de Paradox para vincular, necesita el archivo de índice (.px) y el
archivo de memo (.mb), si la tabla los tiene. Sin esos archivos no podrá abrir la tabla vinculada en
Access. Si la tabla de Paradox no tiene un índice principal, debe crear uno en Paradox para que
pueda actualizar la tabla en Access.
Uso de tablas vinculadas o importadas

Puede usar tablas vinculadas o importadas de la misma manera que cualquier otra tabla de
Access, con algunas precauciones. En esencia, las tablas importadas se han convertido en nuevas
tablas dentro de su base de datos de Access. Sin embargo, las tablas vinculadas aún residen
dentro de los entornos en que se crearon. Por tanto, problemas como el cambio de nombre de
la tabla o la modificación de sus características tienen consecuencias para la relación de la tabla
vinculada con su entorno de origen.
Cambio del nombre de una tabla vinculada en Access

Es probable que la tabla vinculada tenga un nombre que no es muy significativo en su base de
datos de Access. Puede darle un nombre más relevante sin perturbar el vínculo. Haga clic con
el botón derecho en la tabla, en el Panel de exploración, y elija Cambiar nombre, del menú de
acceso directo. Luego edite el nombre antiguo o ingrese uno nuevo.
Cambio de las propiedades de una tabla vinculada

La base de datos que incluya una tabla por lo general establece las propiedades de las tablas
vinculadas. La base de datos de origen también establece las propiedades de campo y las
reglas de validación. Los datos ingresados en la tabla desde Access deben cumplir con casi
todas las propiedades establecidas para los campos de la base de datos original como valores
PARTE IV
predeterminados, valores mínimos y máximos, formato de campo, opciones de texto y cualquier
otro requisito de validación.
Entre las propiedades de campo que puede cambiar en una tabla vinculada dentro de Access
se incluyen formato, lugares decimales, máscara de entrada y leyenda. Si quiere cambiar otras
propiedades de campo en un formulario, establézcalas desde los controles que son dependientes
de los campos.
El cambio de las propiedades básicas o las reglas de validación de una tabla vinculada
requiere acceso a la tabla a través de su aplicación de base de datos original. Si la tabla está
en un entorno de base de datos diferente de Access, ese sistema de administración debe estar
disponible para apoyar los esfuerzos por cambiar las propiedades de la tabla.
Actualización de vínculos con el Administrador de tablas vinculadas

Cuando la ubicación de una tabla vinculada ha cambiado, use la utilería de base de datos
Administrador de tablas vinculadas, para restablecer la ruta apropiada o el vínculo con la
tabla. Administrador de tablas vinculadas no mueve los archivos físicamente; sólo actualiza
la ruta que lleva a la ubicación del archivo. El Administrador de tablas vinculadas podría
consultarse en dos casos:
• Para examinar o actualizar vínculos.
• Para cambiar la ruta o la ubicación de tablas vinculadas.
NOTA El Administrador de tablas vinculadas no mueve los archivos de base de datos o tabla;
simplemente actualiza la ruta al objeto. Si quiere mover el archivo a una nueva ubicación,
use uno de los comandos de Windows. Después de que mueva el archivo, puede usar el
Administrador de tablas vinculadas para actualizar el vínculo.
Para actualizar los vínculos:

1. En el grupo Herramientas de base de datos, de la ficha Herramientas de base de datos,
haga clic en el comando Administrador de tablas vinculadas. El cuadro de diálogo
Administrador de tablas vinculadas despliega una lista de todas las tablas vinculadas a la
base de datos actual, con el nombre de la tabla y la ruta actual.
2. Haga clic en Seleccionar todo, o marque sólo los vínculos de la tabla que quiera actualizar,
y luego haga clic en Aceptar.
3. Si el Administrador de tablas vinculadas tiene éxito en localizar y actualizar el archivo,
despliega un mensaje que así lo indica. De lo contrario, le indica la ubicación de la tabla
al desplegar un cuadro de diálogo Seleccionar ubicación nueva de nombretabla, donde
puede localizar el archivo y cambiar la ruta.
NOTA El Administrador de tablas vinculadas no tiene manera de actualizar vínculos con las tablas
cuyos nombres cambiaron en la base de datos de origen después de vincular. Elimine el vínculo
actual y empiece de nuevo.
Para cambiar la ruta a una tabla vinculada, abra el Administrador de tablas vinculadas, como
en la lista anterior, y haga lo siguiente:
1. Seleccione la opción Preguntar siempre por la nueva ubicación, en el cuadro de diálogo
Administrador de tablas vinculadas.
2. Marque las tablas cuyos vínculos quiere cambiar, y luego haga clic en Aceptar.
3. Designe su nueva ubicación en el cuadro de diálogo Seleccionar ubicación nueva de
Nombredetabla y haga clic en Abrir. El Administrador de tablas vinculadas verifica que
todas las tablas seleccionadas se hayan actualizado con éxito.
4. Haga clic en Aceptar, para cerrar el cuadro de mensaje, y luego en Cerrar.

SUGERENCIA Si se mueve a la nueva ubicación más de una de tablas que seleccionó, todas las
tablas se actualizan al mismo tiempo.
Desvinculación de tablas
La desvinculación de una tabla elimina sólo el vínculo a una tabla en otra base de datos (de origen).
El procedimiento para desvincular una tabla es idéntico al que se usa para eliminarla; sin embargo,
la función Eliminar no elimina realmente la tabla vinculada; sólo el vínculo con la base de datos.
PRECAUCIÓN Si su intención es eliminar un vínculo a una tabla en otra base de datos y no

eliminar realmente una tabla completa y sus datos, asegúrese de seleccionar un nombre de tabla
con la flecha que indique que se trata de una tabla vinculada. Si selecciona una tabla común sin
advertirlo (en oposición a una tabla vinculada) y realiza una eliminación, la tabla y sus datos se
perderán. (Otra buena razón para crear copias de seguridad de sus archivos de manera regular.)
Importación y vinculación de archivos de texto

Los archivos de texto son útiles cuando importa o vincula los datos a tablas de Access. Si no existe
otro formato de datos común entre el origen de los datos y Access, puede crear un archivo de
texto con el programa de origen y luego importar ese archivo en Access. La mayor parte de los
sistemas de administración de bases de datos relacionales, jerárquicas o de red pueden generar
una versión de texto de los datos, empleando algún tipo de función de selección de registros.
Los archivos de texto son de ancho fijo (archivos que contienen filas de datos de la misma
longitud) o delimitados (archivos que contienen registros que usan caracteres especiales para
indicar la separación entre los campos de datos). Casi todos los archivos de texto delimitados
también usan un calificador de texto (por lo general comillas dobles) para delimitar cadenas.
PARTE IV
Puede usar cualquier carácter que no aparezca en valores de campo. Después de que haya
generado los archivos de texto, puede importarlos o vincularlos a una base de datos de Access
empleando las mismas funciones de importación y vinculación de datos externos usadas para los
datos de cualquier otra fuente.
Uso de archivos de texto delimitados

La importación o vinculación de un archivo de texto delimitado empieza con la misma secuencia
que otras operaciones de importación y vinculación. Sin embargo, antes de empezar el proceso
de importación o vinculación, debe especificar una tabla lista para recibir los datos (ya sea una
nueva estructura de tabla con las definiciones de campo apropiadas o una tabla existente a la
que estos nuevos datos pueden adjuntarse).
NOTA Puede crear una nueva tabla para recibir los datos de archivos de texto delimitados mediante
técnicas básicas de diseño de tablas (consulte el capítulo 4) o mediante la copia de la estructura de
una tabla existente. Tenga cuidado de tomar en cuenta el número apropiado de campos, la longitud
del campo y la selección de los tipos de datos para importar correctamente los datos de texto.
Para importar un archivo de texto, haga lo siguiente:

1. En el grupo Importar, de la ficha Datos externos, haga clic en el comando Importar
archivo de texto.
2. Localice y seleccione el archivo de texto (véase la figura 22-4) que quiere importar y elija
cómo quiere almacenar los datos: como una nueva tabla, adjuntada a una tabla existente,
o como una tabla existente. Luego haga clic en Aceptar.
FIGURA 22-4 Elección del archivo de texto y la manera de almacenarlo
3. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para importación de texto, desplegando datos de

ejemplo del archivo de texto seleccionado. El asistente analiza el archivo seleccionado y
determina si es un archivo de texto de ancho fijo o uno delimitado. En la figura 22-5 se
muestra que el archivo de texto que estamos importando, Personal voluntario.txt, es un
archivo de texto delimitado.
4. Haga clic en Siguiente para ver la manera en que está formado el archivo. En el caso
ilustrado aquí (véase la figura 22-6), el asistente ha determinado que los campos del
archivo están delimitados por comas, los campos de texto están encerrados entre comillas
y la primera fila no contiene nombres de campo.
5. Haga algo de lo siguiente:
• Si está de acuerdo con los resultados del procesamiento del Asistente para importación
de texto, haga clic en Siguiente.
• Si no está de acuerdo, ajuste las selecciones (para el carácter delimitador, el calificador
de texto y si la primera fila contiene nombres de campo), hasta que esté satisfecho de
que son correctos. Luego haga clic en Siguiente.
6. El Asistente para importación de texto le pide información específica de cada campo del
archivo (véase la figura 22-7).
7. Ingrese o verifique el nombre de campo, el tipo de datos, si el campo está indizado y
si quiere importar u omitir ese campo. El asistente asigna a los campos los nombres
Campo1, Campo2, etc., pero puede cambiar ese nombre. Haga clic en la columna del
campo para realizar los cambios.
FIGURA 22-5 El Asistente para importación de texto determina el tipo de archivo de texto
PARTE IV
FIGURA 22-6 El Asistente para importación de texto determina las características del archivo
FIGURA 22-7 Establecimiento de la información del campo importado
8. Después de completar la información de campo, haga clic en Siguiente; el asistente

sugiere la especificación de un campo de clave principal al dejar que el asistente agregue
uno o al especificar un campo existente, o puede elegir que no haya una clave principal
(véase la figura 22-8). Haga clic en Siguiente.
9. Ingrese un nombre para la nueva tabla y haga clic en Finalizar.
10. Haga clic en Sí, si quiere guardar el proceso de importación para uso posterior, e ingrese
un nombre y una descripción para las especificaciones de importación.
SUGERENCIA Si el proceso de importación parece tomar mucho tiempo, es posible que ocurran
errores. Oprima CTRL+ESC para cancelar el proceso en cualquier momento.
La vinculación de archivos de texto delimitados con el Asistente para vinculación de texto

es igual a la importación, con dos excepciones: no se le pregunta si quiere vincular a una tabla
existente o crear una nueva, y no se le pide un índice principal, porque no está creando una
nueva tabla.
Uso de archivo de texto de ancho fijo

El Asistente para importación de texto reacciona un poco diferente una vez que se detectan
archivos de texto de ancho fijo. El segundo cuadro de diálogo del asistente (véase la figura
22-9) muestra los datos de longitud fija con líneas verticales entre campos y una regla en la parte
superior. El asistente le pide confirmación si las líneas indican el punto de separación apropiado
entre campos y proporciona guía sobre la manera de mover o cambiar la posición de las líneas:
Acerca de los errores de importación

Es posible que datos definidos de manera inapropiada o de una longitud incorrecta
causen errores. Si esto ocurre, Access crea una tabla Errores de Importación que contienen
descripciones de los errores. La tabla muestra los nombres de campo y los números de fila
de los datos que causaron el error.
He aquí una lista de algunos de los posibles errores de importación:
• Truncado del campo Ocurre cuando el valor del texto es más largo que la
propiedad Tamaño del campo establecida para el campo de destino.
• Error en la conversión de tipo Ocurre cuando un valor es del tipo de datos
erróneos para el campo de destino.
• Violación de clave Ocurre cuando aparece un valor de clave principal duplicado.
• Falla de regla de validación Ocurre cuando un valor de campo rompe la regla
definida en la propiedad Regla de validación para el campo de destino.
• Valor Null en campo requerido Ocurre cuando la propiedad Requerido del
campo de destino está establecida en Sí y ocurre un valor Nulo.
• Valor Null en un campo autonumérico Ocurre cuando los datos que están
dirigidos a un campo autonumérico contienen un valor Nulo.
• Registro no analizable Ocurre cuando un valor de texto contiene un carácter
especificado como delimitador de texto.
Si el problema se relaciona con los datos, edite el archivo. Si está tratando de adjuntar
PARTE IV
datos a una tabla existente, tal vez necesite cambiar la definición de la tabla. Después de
corregir problemas, importe de nuevo el archivo. Cuando un valor contiene el carácter
delimitador, edite cada campo para repetir el carácter dos veces. Cuando termine, revise los
archivos de destino para asegurarse de que algunos de los registros no esté duplicado.
• Para crear una línea, haga clic en la posición donde desea una separación de campo. Dos
líneas se han agregado en la figura 22-9.
• Para eliminar una línea, haga doble clic en ella para eliminar la separación del campo.
• Para mover una línea, haga clic y arrastre la línea a la posición adecuada.
Una vez que se han completado los ajustes, el proceso de identificar la tabla de destino y
completar la importación o vinculación es el mismo que con los campos delimitados.
Cambio de las especificaciones de importación

Puede cambiar las especificaciones de importación para un archivo de texto utilizando las
características avanzadas del Asistente para importación de texto. Haga clic en el botón
Avanzado, en el cuadro de Asistente para importación de texto, para desplegar el cuadro de
dialogo Especificación de importación (véase la figura 22-10), que le permite especificar varias
características de la tabla, incluidas las siguientes:
• El formato del archivo (delimitado o de ancho fijo).
• Si es delimitado, los caracteres delimitador de campo y calificador de texto.
FIGURA 22-8 Adición de una clave principal
FIGURA 22-9 Ajuste del archivo de texto de ancho fijo

FIGURA 22-10 Configuración de las especificaciones de importación
PARTE IV
• El idioma y la página de código.
• La especificación de fechas, horas y números.
• Información para cada campo entrante como nombre, posición de inicio y fin en el
registro, tipo de datos, si el campo habrá de indizarse y si se omiten los campos de la
importación.
Haga clic en el botón Especificaciones para ver una lista de las especificaciones de
importación que haya guardado de las cuales pueda escoger.
Una vez que se han especificado de manera satisfactoria las características del archivo de
texto, el botón Aceptar le regresa al cuadro de diálogo Asistente para importación de texto,
donde se completará la acción de importación de texto si hace clic en el botón Finalizar y donde
se colocará la tabla en su base de datos de Access.
Exportación a una base de datos de Access existente

La exportación de datos u objetos a otra base de datos de Access tiene la misma funcionalidad
que copiar y pegar. Una vez que se encuentre en la base de datos de destino, el objeto tiene el
mismo aspecto y se comporta igual que los objetos nativos. Se da soporte a los mismos formatos
de datos que con la importación.
Para exportar una tabla:

1. En el grupo Exportar, de la ficha Datos externos, haga clic en el comando Más, y elija
Base de datos de Access, en el menú contextual. También puede hacer clic con el botón
derecho en el nombre de la tabla, en el Panel de exploración, señalar Exportar, del menú
de acceso directo, y elegir Base de datos de Access, en el menú contextual.
2. En el cuadro de diálogo Exportar, localice y seleccione la base de datos de destino, y luego
haga clic en Aceptar (véase la figura 22-11).
3. Acepte el nombre existente o ingrese un nuevo nombre para la tabla de destino, en el
cuadro de diálogo Exportar, y seleccione que se exporte la definición de tabla y los datos o
sólo la definición.
FIGURA 22-11 Elección del archivo de destino de la tabla

Cuando está exportando objetos de base de datos que no son tablas, los pasos básicos son
los mismos, con la excepción de que no se requiere el paso final, porque sólo está exportando un
diseño de objeto sin datos.
SUGERENCIA Sólo puede exportar un objeto de base de datos a la vez. Si necesita exportar varios
objetos a una base de datos de Access, quizás sea más rápido abrir la base de datos de destino y
usar el grupo de comandos Importar, que puede usarse para importar varios objetos a la vez.
Exportación a otro formato de base de datos

Access soporta exportación de datos a la misma base de datos, y los formatos de texto son
aceptables para importar y vincular. Access también puede exportar datos en los formatos
apropiados para otras aplicaciones, como hojas de cálculo (Excel y Lotus 1-2-3) y archivos de
texto como formato de texto enriquecido (RTF, Rich Text Format) y archivos de Word, como se
analiza en el siguiente capítulo.
PRECAUCIÓN Cuando exporta datos a programas de base de datos más antiguos, como dBASE
o Paradox, que limitan los nombres de las tablas a ocho caracteres (sin incluir la extensión de
archivo), los nombres de tabla más largos se truncan para cumplir con esta limitación. Esto
puede generar nombres duplicados. Para evitar esto, haga una copia de cada tabla afectada con un
nombre más corto antes de exportar la copia.
Para exportar datos a esos formatos, haga lo siguiente:
PARTE IV
1. Seleccione la tabla en su base de datos activa y, en el grupo Exportar, de la ficha Datos
externos, haga clic en el comando Más, y elija de la lista de archivos; o haga clic con el
botón derecho en el nombre de la tabla, en el Panel de exploración, y elija Exportar, del
2. Elija Archivo de dBASE o Archivo de Paradox, en el menú contextual.

3. En el cuadro de diálogo Exportar, ingrese el destino y el formato de archivo. Puede elegir
dBASE versiones III, IV o 5. Con Paradox, tiene la opción de 3, 4, 5 o 7-8.
4. Ingrese el nombre de archivo de destino en el cuadro Nombre de archivo, y luego haga
clic en Aceptar.
Exportación a archivos de texto

Cuando quiera exportar datos de una base de datos de Access a un archivo de texto (.txt), llame
al Asistente para exportación de texto, que funciona de manera muy parecida al Asistente
para importación de texto. El asistente le ayuda a especificar el formato del archivo de Access
exportado y a determinar dónde se almacenará la salida.
Para exportar datos a un archivo de texto empleando el Asistente para exportación de texto,
haga lo siguiente:
1. En el Panel de exploración, haga clic con el botón derecho en la tabla, la consulta, el
formulario o el informe que contiene los datos que quiera exportar a un archivo de texto,
señale Exportar y luego haga clic en Archivo de texto, del menú contextual.
NOTA Si el formulario o la hoja de datos contienen subformularios u hojas secundarias de datos,

sólo el formulario o la hoja de datos principal se exportarán. Si quiere que los subformularios o las
hojas secundarias también se exporten, necesita hacerlo por separado. Los informes que incluyen
subinformes o subformularios se exportan junto con éstos.
FIGURA 22-12 Especificación del archivo y elección de las opciones de exportación

2. En el cuadro de diálogo Exportar: Archivo de texto, acepte el nombre predeterminado o
ingrese uno nuevo. Tiene tres opciones de exportación (véase la figura 22-12):
• Exportar datos con formato y diseño.
• Abrir el archivo de destino cuando se complete.
• Exportar sólo los registros seleccionados.
NOTA Si elige exportar los datos con formato y diseño, puede elegir la codificación: Windows
(opción predeterminada), MS-DOS, Unicode o Unicode (UTF-8).
3. Por ahora, no elija opciones de exportar y haga clic en Aceptar.

4. El cuadro de diálogo Asistente para exportación de texto (véase la figura 22-13), despliega
datos de la tabla seleccionada de manera similar al Asistente para importación. Puede
elegir entre guardar los datos en un archivo de texto de ancho fijo o delimitado.
5. Haga clic en Siguiente.
6. Si eligió Delimitado, el siguiente cuadro de diálogo (véase la figura 22-14) contiene las
especificaciones de los delimitadores, los calificadores de texto y otras características de
cada campo.
7. Si está de acuerdo con la configuración predeterminada, haga clic en Siguiente.
PARTE IV
FIGURA 22-13 Selección del tipo de archivo de texto con el Asistente para exportación de texto
FIGURA 22-14 Establecimiento de las características del archivo de texto con el Asistente para exportación
de texto
8. Si no está de acuerdo, ajuste las selecciones (para el carácter delimitador, el indicador

de texto y si la primera fila contiene nombres de campo). Cuando termine, haga clic en
Siguiente.
9. Si eligió Ancho fijo, el siguiente cuadro de diálogo le pide verificación de las longitudes
de campo. En la figura 22-15 se muestra la misma tabla, exportada como de ancho fijo.
Puede arrastrar las líneas divisorias a la izquierda o a la derecha para ajustar el ancho de
los campos.
10. Haga clic en Finalizar para completar la exportación.
También puede usar el Asistente para exportación de texto con el fin de personalizar las
especificaciones de exportación para un archivo de texto, de la misma manera que estableció
las especificaciones de importación con el Asistente para importación de texto. Cuando hace clic
en el botón Avanzado, en el Asistente para exportación de texto, aparece un cuadro de diálogo
Especificación de exportación, que le permite especificar el formato del archivo (ancho fijo o
delimitado); los valores de idioma y página de código; las especificaciones de fechas, horas y
números; y la información de campo. Las opciones son las mismas que para la importación.
PARTE IV
FIGURA 22-15 Exportación del texto como de ancho fijo
Resumen
La importación, vinculación y exportación de datos son maneras importantes de compartir datos
entre bases de datos de Access, además de otras aplicaciones. Estas funciones de intercambio
de datos son herramientas esenciales para compartir datos con aplicaciones en Microsoft Office
2007, además de Paradox, dBASE y otros sistemas de administración de base de datos. Los
comandos de Datos externos que soportan estas operaciones de intercambio de datos tienen
varias opciones y deben ser el sujeto de experimentación considerable para asegurar que sus
resultados son útiles y confiables.
En el siguiente capítulo, aprenderá sobre los problemas del intercambio de datos con
orígenes externos y el intercambio de datos con varios usuarios.
23
CAPÍTULO
Intercambio de datos
con recursos externos
E
l capítulo 22 se concentró en el intercambio de datos dentro del ambiente de administración de
Access, con otros sistemas de administración de bases de datos y con archivos de texto. En este
capítulo aprenderá cómo intercambiar información entre una base de datos de Access y una
fuente externa (datos de un procesador de palabras, una hoja de cálculo o un documento HTML). Un
intercambio exitoso de datos con esas fuentes externas incluye una secuencia de pasos que tienen la
intención de asegurar que el resultado final sea útil. Por ejemplo, es necesario evaluar los registros
movidos a Access desde un procesador de palabras o una hoja de cálculo y, en algunos casos,
editarlos para que sean compatibles con la estructura de datos de la tabla.
En este capítulo se describen los procedimientos que puede usar para las operaciones de
intercambio de datos con fuentes de datos externas. Los procedimientos se describen para lo
siguiente:
• Copia o movimiento de registros desde procesadores de palabras y hojas de cálculo.

• Guardado de objetos Access como archivos externos.
• Trabajo con Microsoft Word.
• Trabajo con Microsoft Excel.
• Trabajo con HTML.
• Envío de objetos de bases de datos de Access.
• Importación de contactos de Outlook.
• Recolección de datos por medio de correo electrónico.
Copia o movimiento de registros

Para copiar o mover registros de otras aplicaciones a tablas de Access, asegúrese de que los datos
estén organizados en un formato apropiado y luego use las funciones de selección, copia y pegado
en Access para mover los registros que quiere. En las siguientes secciones se describen métodos
específicos para mover datos desde procesadores de palabras y hojas de cálculo.
683
Copia o movimiento de datos desde un procesador de palabras

Tiene la opción de usar dos métodos para copiar o mover registros desde una tabla creada con
un procesador de palabras. El primer método consiste en guardar los registros deseados en un
archivo de texto con registros de longitudes fijas o delimitados y luego importarlos en una tabla
existente o en una nueva.
El segundo método para mover registros de un procesador de palabras a Access consiste en
realizar una operación de copiar y pegar. Para que este método funcione apropiadamente, debe
estar consciente de dos temas importantes:
• Los registros en el archivo de procesamiento de palabras ya deben encontrarse en una
tabla o estar separados apropiadamente por caracteres de tabulación.
• Las columnas en la tabla del procesador de palabras deben estar en el mismo orden que
los campos en la tabla de Access de destino.
Cuando copia datos, coloca una copia de esos datos en el archivo de destino y deja los datos
originales en el archivo de origen. Cuando mueve datos, los elimina del origen y los coloca en el
archivo de destino.
Cuando realiza operaciones de copia o movimiento, la base de datos de Access debe estar
abierta para recibir los nuevos datos. Puede agregar nuevos registros a una hoja de datos o un
formulario. Si está agregando registros a una base de datos, no es necesario que las columnas
tengan los mismos nombres que los campos, pero los datos que se están copiando o moviendo
deben ser del mismo tipo de datos.
Si está agregando registros a un formulario, los datos se copian o se mueven a controles de
cuadro de texto, que están unidos a campos de la tabla, y tienen los mismos nombres que los de
las columnas de datos entrantes. Si los nombres de columna no coinciden con los nombres de
control o si las columnas no tienen nombres, los datos se mueven o se copian al formulario en el
orden de tabulación.
En el extremo que recibe, puede reemplazar registros existentes o agregar a los registros que
ya se encuentran en la hoja de datos o el formulario. Cuando reemplaza registros en una hoja de
datos, debe seleccionar para eliminación el mismo número de registros que los seleccionados en
el procesador de palabras. En un formulario, sólo puede reemplazar el registro actual.
Para mover o copiar los datos del procesador de palabras, complete los siguientes pasos:
1. En la aplicación del procesador de palabras, seleccione los registros que quiere mover o
copiar empleando el método de selección proporcionado por la aplicación. En Microsoft
Word, esto puede ser tan simple como hacer clic en el primer registro que desee y luego,
sin soltar el botón, arrastrar el cursor hacia abajo hasta que quede resaltado el último
registro deseado (véase la figura 23-1).
2. Luego, emprenda una de las dos acciones siguientes; ambas colocan los registros
seleccionados en el Portapapeles:
• Si quiere mover los registros del documento a la base de datos de Access, haga algo
de lo siguiente: en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en el comando
Cortar; haga clic con el botón derecho en el texto seleccionado y elija Cortar del menú
de acceso directo; u oprima CTRL+X.
• Si quiere copiar los registros, en lugar de moverlos, haga algo de lo siguiente: el grupo
Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en el comando Copiar; haga clic con el botón
derecho en el texto seleccionado y elija Copiar del menú de acceso directo; u oprima
CTRL+C.
Capítulo 23: Intercambio de datos con recursos externos 685
PARTE IV
FIGURA 23-1 Registros seleccionados en un documento de Word
3. Abra la hoja de datos o el formulario en que quiera pegar los registros y luego haga algo
de lo siguiente:
• Si está reemplazando registros en la vista Hoja de datos, seleccione los registros que
desee reemplazar y luego haga algo de lo siguiente: en el grupo Portapapeles, de
la ficha Inicio, haga clic en el comando Pegar; haga clic con el botón derecho y elija
Pegar del menú de acceso directo; u oprima CTRL+V. Si selecciona menos registros en
el destino (Access) que en la tabla de origen (Word), los registros seleccionados se
reemplazan y los registros excedentes de la tabla de origen se ignoran. Si selecciona
más registros en la tabla de destino, se reemplazan con los registros seleccionados en
la tabla de origen, empezando en la parte superior de la tabla. La selección excedente
en la tabla de destino permanece intacta.
• Si está reemplazando un registro en un formulario, vaya al registro que quiere
reemplazar y haga clic en el selector de registro (la barra de color azul claro a lo largo
del lado izquierdo del formulario), y luego, en el grupo Portapapeles, de la ficha Inicio,
haga clic en el comando Pegar, u oprima CTRL+V.
NOTA Si ha incluido las etiquetas de columna cuando copió o movió los registros al Portapapeles
y no coinciden con los nombres de campo del formulario, Access le pregunta si quiere pegar los
nombres de campo en el orden que definió como Orden de tabulación.
• Si está agregando los datos a la hoja de datos de destino, en el grupo Portapapeles, de

la ficha Inicio, elija el comando Pegar y Pegar datos anexados en el menú de acceso
directo. Se le pedirá que confirme la acción de adjuntar los datos pegados. También puede
seleccionar el nuevo registro en blanco en la parte inferior de la hoja de datos y luego
hacer clic en el comando Pegar, u oprimir CTRL+V.
Copia o movimiento de datos desde una hoja de cálculo

El proceso de copiar o mover registros desde una hoja de cálculo es similar al que se realiza para
copiarlos o moverlos desde un procesador de palabras. La ventaja en el caso de la hoja de cálculo
es que no es necesario que los datos estén organizados ni que se conviertan en una tabla porque
ya se encuentran tabulados en la hoja de cálculo. Se aplican las mismas precauciones que en el
caso del procesador de palabras:
• Las columnas de la hoja de cálculo deben tener el mismo orden que los elementos de
datos en la tabla, para que sea útil la copia o el movimiento de los datos.
• Si los registros se agregarán a un formulario (en lugar de agregarse a una hoja de datos),
los nombres de columna en la hoja de cálculo deberán de ser iguales que los nombres
de los controles de cuadro de texto correspondientes en el formulario de la base de datos.
Copia o movimiento de registros desde Access hasta otra aplicación

Copiar o mover registros de una hoja de datos o un formulario de Access a otra aplicación es
similar a traer nuevos registros a Access desde una aplicación de origen. Cuando pega registros
de Access en una aplicación diferente, los nombres de campo aparecen en la primera fila de la
tabla, en un procesador de palabras o en una hoja de cálculo.
SUGERENCIA Si está copiando desde una hoja de datos que tiene hojas secundarias, sólo se copia
un nivel a la vez. Para copiar las hojas secundarias, debe abrirlas y luego realizar la misma
operación de copia o movimiento.
Use los mismos cuatro pasos básicos:

1. Seleccione los datos de Access que quiera copiar o mover, y luego cópielos o córtelos al
Portapapeles.
2. Abra la otra aplicación.
3. Si está reemplazando datos existentes, seleccione esos datos. Si está agregando a datos
existentes, coloque el punto de inserción donde quiera que empiecen a pegarse los
nuevos datos.
4. Use el comando de la otra aplicación para pegar o adjuntar los datos de Access.
Si está pegando registros de Access en un documento de Word, coloque el punto de
inserción donde quiera que los registros aparezcan. Los datos se pegan en el documento como
una tabla. Si está copiando de un formulario, Access incluye los nombres del formulario y las
columnas, además de los datos.
Si está pegando en Excel, coloque el punto de inserción en la celda donde quiera que
aparezca el primer encabezado de columna. El resto de los datos de Access llena las columnas y
las filas que se encuentran a la derecha y abajo en la hoja de cálculo de Excel.
SUGERENCIA También puede usar el método de arrastrar y colocar para mover objetos de base de
datos entre aplicaciones. Debe tener ambas aplicaciones ejecutándose; pero luego puede hacer clic
en la tabla o consulta de Access, en la ventana de la base de datos, y arrastrarlo a un documento
de Word o una hoja de cálculo de Excel. En la otra dirección, puede crear una tabla de Access al
arrastrar y colocar un rango de celdas de una hoja de cálculo de Excel, en el grupo Tablas, del
Panel de exploración.
Guardado de la salida de Access como un archivo externo

En el capítulo 22 se analizó el guardado de datos y objetos de Access en otro sistema de
administración de base de datos o en un formato de texto. También puede exportar los datos
de tablas, consultas, formularios e informes de Access a varios formatos diferentes, dentro de
Microsoft Office o externos. Los comandos para exportar se encuentran en el grupo Exportar,
de la ficha Datos externos. Haga clic en la flecha Más, para ver nueve formatos de archivo
PARTE IV
adicionales.
NOTA La lista de formatos disponibles depende del tipo de objeto que está tratando de exportar.
NOTA También puede usar SharePoint Team Services y Windows SharePoint Services para
exportar objetos de Access.
Para guardar datos de una tabla de Access en uno de estos formatos de archivo, haga lo
siguiente:
1. En el Panel de exploración, seleccione la tabla que contiene los datos que quiera exportar.
2. Haga clic con el botón derecho y señale Exportar en el menú de acceso directo, y luego
elija el tipo formato de archivo que quiera crear a partir del menú contextual, o haga clic
en el comando apropiado del grupo Exportar, de la ficha Datos externos.
3. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Exportar, seleccione el nombre del archivo. Tal
vez quiera usar el botón Examinar para seleccionar el directorio cuando quiera guardar
el archivo. Observe las tres casillas de verificación, y seleccione las que cumplan con sus
necesidades (como se describe a continuación). Haga clic en Aceptar.
Algunos tipos de archivo le permiten usar una o varias de las casillas de verificación de las
tres opciones de exportación en el cuadro de diálogo Exportar:
• Exportar datos con formato y diseño Preserva la mayor cantidad posible del formato
y el diseño.
• Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación Lanza la
aplicación de destino y abre el archivo exportado para ver o editar cuando hace clic en
Exportar.
• Exportar sólo los registros seleccionados Si ha seleccionado registros antes de dar
el comando Exportar, puede elegir que se exporte todo el objeto o sólo los registros
seleccionados.
Trabajo con Word

Tiene dos maneras de usar datos de Access en Word:
• Guarde los datos de Access como Formato de texto enriquecido (RTF, Rich Text Format) y
luego ábralo con Word.
• Envíe los datos de Access a Word como un archivo de origen para combinación de
correspondencia.
Guardado en Formato de texto enriquecido

RTF es un formato estándar usado por Word y otros procesadores de palabras y programas de
PARTE IV
edición de publicaciones para Windows. Las configuraciones de fuentes y estilo se mantienen
intactas cuando los archivos se guardan como archivos RTF.
Para guardar la salida de una hoja de datos, un formulario o un informe de Access como
archivo RTF, seleccione el objeto en el Panel de exploración, y luego, en el grupo Exportar, de
la ficha Datos externos, haga clic en el comando Exportar a un archivo RTF. Como opción,
haga clic con el botón derecho en el objeto que desee exportar en el Panel de exploración,
señale a Exportar y elija Archivo RTF de Word, del menú contextual. Se abre el cuadro de
diálogo Exportar: Archivo RTF (véase la figura 23-2). Cuando exporta al tipo de archivo RTF,
se selecciona automáticamente la opción Exportar datos con formato y diseño y no puede
desmarcarse. La segunda opción (Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de
exportación) se vuelve disponible y, si la marca, lanza Word para editar el archivo cuando haga
clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Exportar.
Después de seleccionar las opciones de exportación, haga clic en Aceptar. En la figura 23-3
se muestra la tabla Tarjeta Alfa como un archivo RTF en la ventana de Word 2007.
NOTA La disposición de los datos en el archivo RTF en Word refleja los tamaños y formatos de
archivo de la tabla original de Access. Si no tienen un buen aspecto (por ejemplo, si la fila
de etiquetas de campo o una columna de datos es demasiado larga) regrese a la tabla de Access
para hacer los ajustes. Luego exporte de nuevo la tabla.
Uso de combinación con Microsoft Office Word

Una base de datos de Access suele ser un lugar ideal para almacenar nombres y direcciones de
clientes, socios o amigos. Una opción valiosa es la capacidad de usar estos nombres y direcciones
FIGURA 23-2 Exportación de una tabla de Access a un archivo RTF de Word
en correspondencia. Una vez que el vínculo entre Access y Word se ha establecido, puede abrir
Word en cualquier momento para imprimir cartas de formulario, sobres o etiquetas empleando
los datos actuales de Access.
Una consulta podría ser la manera ideal de simplificar las estructuras de datos de Access
para esta función de combinación de correspondencia. Su tabla con nombres y direcciones
de clientes tal vez tenga otros campos, como número telefónico o la fecha del último pedido,
que no necesita pasar. Puede diseñar una consulta que seleccione sólo los campos relevantes
para la dirección (nombre, puesto, compañía, dirección, ciudad, estado y código postal), para
apoyar las acciones de combinación de correspondencia. La característica de combinación de
correspondencia de Word también puede hacer esto después de recibir los datos de la tabla,
pero debe evitar la inclusión de demasiados elementos en el intercambio de datos con campos
innecesarios.
Para combinar datos desde una tabla o consulta de Access utilizando las funciones de
combinación de correspondencia de Microsoft Word, siga estos pasos:
1. En el Panel de exploración, seleccione la tabla o la consulta que contiene los datos.

2. En el grupo Exportar, de la ficha Datos externos, haga clic en el comando Más y luego
seleccione Combinar con Microsoft Office Word, para iniciar la exportación. Como
opción, haga clic con el botón derecho en el objeto que desee exportar, en el Panel de
exploración, y señale a Exportar y elija Combinar con Microsoft Office Word, del menú
contextual.
PARTE IV
FIGURA 23-3 Una tabla de Access guardada como archivo RTF
3. En el cuadro de diálogo Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word, se

le ofrece una opción de vincular sus datos con un documento existente de Microsoft Word
o crear uno nuevo.
4. Seleccione una de estas opciones y haga clic en Aceptar. Word inicia y abre un nuevo
documento o el documento que seleccionó.
5. En Word, el grupo Escribir e insertar campos, de la ficha Correspondencia, tiene un botón
Insertar campo combinado. Haga clic en este botón para desplegar una lista de campos
de la tabla de Access.
6. Seleccione los campos específicos que quiera insertar en su documento y colóquelos en el
documento.
En la figura 23-4 se muestra un nuevo documento de Word con el cuadro de diálogo Insertar
campo de combinación presentando los campos de la tabla Tarjeta Alfa de Access como origen
de datos. Observe también el panel Combinar correspondencia a la derecha de la ventana de
Word que puede guiarlo por el proceso de combinación.
FIGURA 23-4 Uso de una tabla de Access como origen de datos de combinación de correspondencia
Para conocer más información acerca de la manera en que funciona la combinación de
correspondencia, consulte su documentación de Microsoft Word.
Trabajo con Excel

Puede usar datos de Excel en Access mediante la importación o la vinculación, y puede exportar
datos desde Access a Excel. Puede usar datos de Access en Excel u otros programas de hoja de
cálculo de tres maneras:
• Exporte la hoja de datos de Access como datos no formados.

• Guarde la salida de una hoja de datos, un formulario o un informe como un archivo o
una hoja de cálculo de Excel.
• Cargue la salida de una hoja de datos, un formulario o un informe directamente en Excel.
Cuando usa cualquiera de los últimos dos métodos, la mayor parte del formato se preserva.
Un formulario se guarda como una tabla de datos. Si está guardando un informe que incluye
datos agrupados, los niveles de grupo se guardan como niveles de esquema en Excel.
Importación o vinculación desde hojas de cálculo de Excel

Antes de que trate de importar o vincular a datos desde Excel u otra hoja de datos, asegúrese de
que los datos están organizados en formato de tabla. La hoja de cálculo también debe tener el
mismo tipo de datos en cada columna que la hoja de datos de Access, y las filas deben contener
los mismos campos en cada posición.
Puede elegir que se importe o vincule toda la hoja de cálculo o sólo los datos de un rango
PARTE IV
de celdas con nombre dentro de la hoja de cálculo. Por lo general, usted crea una nueva tabla a
partir de los datos importados o vinculados de la hoja de cálculo. Sin embargo, también puede
adjuntar los datos a una hoja de datos existente, si los encabezados de columna de la hoja de
cálculo son los mismos que los nombres de campo de la tabla.
SUGERENCIA Access trata de asignar tipos de datos apropiados a los campos de datos importados,
pero no siempre hace la suposición correcta. Antes de que haga cualquier trabajo en la nueva
tabla, asegúrese de que los tipos de datos de campo son los que quiere. También debe marcar las
propiedades de campo supuestas y establecer propiedades adicionales, como formato, para que se
amolden al uso que tendrá la tabla en Access. El formato de campo Número puede diferir entre
Excel y Access.
Si está importando desde la versión 5.0 o posterior de Excel, puede seleccionar una o más de
las hojas de cálculo del libro. No puede importar archivos de varias hojas de cálculo de Excel 4.0
o de Lotus 1-2-3. Si quiere una de estas hojas de cálculo, debe abrir el programa y guardar cada
hoja de cálculo como archivo separado, antes de importar.
Para importar o vincular una hoja de cálculo de Excel, invoque al Asistente para importación
de hoja de cálculo, al hacer lo siguiente:
1. En el grupo Importar, de la ficha Datos externos, haga clic en el comando Excel. También
puede hacer clic con el botón derecho en el objeto, en el Panel de exploración, señalar a
Importar, y elegir Excel del menú de acceso directo.
2. En el cuadro Nombre de archivo, del primer cuadro de diálogo, seleccione la ruta del
archivo de hoja de cálculo de origen. Use el botón Examinar, si es necesario.
3. Elija lo que quiere hacer con los datos de Excel: importarlos en una nueva tabla, adjuntar
una copia a una tabla existente (seleccione el nombre de la tabla de la lista de tablas en la
base de datos actual) o vincular los datos de Excel para que los cambios en el archivo de
Excel se reflejen en Access. Luego haga clic en Aceptar.
4. En el primer cuadro de diálogo del Asistente para importación de hoja de cálculo (o
el Asistente para vinculación de hoja de cálculo), elija importar una hoja de cálculo
especifica o un rango de celdas con nombre. Luego haga clic en Siguiente.
5. En el siguiente cuadro de diálogo del asistente, marque Primera fila contiene
encabezados de columna (si esto es cierto en sus datos) y luego haga clic en Siguiente.
Quite la marca de la casilla de verificación si la primera fila contiene datos de campo en
lugar de encabezados de columnas.
PARTE IV
NOTA Si indica que la primera fila contiene los encabezados de columna y algunos encabezados
contienen datos que no pueden usarse como nombres de campo válidos de Access (por ejemplo,
el encabezado está en blanco), Access despliega un mensaje para ese efecto y automáticamente
asigna nombres de campo válidos.
6. En el siguiente cuadro de diálogo del asistente, puede establecer las opciones de campo
para cada campo en la hoja de cálculo:
• Haga clic en el cuadro Nombre de campo, e ingrese un nuevo nombre para el campo.
• Elija Sí en el cuadro Indexado, para crear un índice en ese campo.
• Cambie el tipo de datos, si es aplicable, en el cuadro Tipo de datos.
• Marque la casilla para omitir el campo cuando se importe la hoja de cálculo.
7. Haga clic en el siguiente encabezado de campo y haga otros cambios. Después de hacer
los cambios deseados en cada campo, haga clic en Siguiente.
8. En el siguiente cuadro de diálogo, elija un campo de clave principal. También puede dejar
que Access agregue un campo como clave principal o elegir que no se tenga una. Luego
9. En el cuadro de diálogo final del asistente, puede aceptar el nombre que Access
proporciona o ingresar uno nuevo para la tabla de Access, y luego haga clic en Finalizar.
Una opción de este cuadro de diálogo le permite ejecutar el Analizador de tablas con la
nueva tabla para ver si podría hacerse más eficiente.
10. Cuando la importación esté completa, Access le pregunta si quiere guardar los pasos de
importación. Si pretende usar esta importación con frecuencia, seleccione la casilla de
verificación Guardar los pasos de importación y haga clic en Cerrar.
La nueva tabla de Access contiene los datos localizados en el rango de celdas de Excel (véase
la figura 23-5).
Exportación de una tabla o consulta a Excel

La exportación de una hoja de datos completa, o de parte de ella, a una hoja de cálculo de
Excel es similar a la exportación a otros tipos de archivo. En el grupo Exportar, de la ficha Datos
externos, haga clic en el comando Excel. En el cuadro de diálogo Exportar, use el cuadro Nombre
de archivo para localizar la carpeta donde quiere almacenar los datos exportados y asigne un
nombre al archivo. Si está agregando los datos a una hoja de cálculo existente, seleccione
ese nombre; de otra manera, ingrese un nuevo nombre de archivo en el cuadro Nombre de
archivo y seleccione la versión deseada de Microsoft Excel u otro tipo de archivo de hoja
de cálculo, de la lista Formato de archivo.
PARTE IV
FIGURA 23-5 La tabla Pago importada de Excel

FIGURA 23-6 La tabla Tarjeta Alfa exportada a Excel
Marque la opción Exportar datos con formato y diseño, si quiere mantener las mismas
fuentes y el ancho de los campos, además de preservar los datos que se despliegan en los
campos de búsqueda. El proceso de exportación toma un poco más con esta opción, pero no
tendrá que restaurar el formato en la hoja de cálculo. El archivo de hoja de cálculo creado por
Access contiene los nombres de campo en la primera fila y los datos en las filas subsecuentes.
Cuando elige guardar la opción de guardar formato, la segunda opción se vuelve
disponible (Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación), lo que lanza
automáticamente Excel para desplegar los datos exportados en la pantalla cuando hace clic en
Exportar. En la figura 23-6 se muestra el aspecto de la tabla Tarjeta Alfa cuando se exporta a
Excel.
Trabajo con documentos HTML

El lenguaje de marcado de hipertexto (HTML, Hypertext Markup Language) es el lenguaje
estándar empleado para crear documentos en Web (mejor conocidos como páginas Web).
HTML usa etiquetas, que el explorador Web interpreta para desplegar elementos de página,
como texto e imágenes, y para responder a las acciones de los usuarios. Aunque HTML
determina el aspecto que debe tener el documento, se queda corto para definir los datos y la
estructura de éstos.
Importación de datos desde documentos HTML

Puede usar la rutina Obtener datos externos, para importar listas y tablas HTML.
1. En el grupo Importar, de la ficha Datos externos, haga clic en el botón Más y elija
Documento HTML, del menú contextual.
2. Localice y seleccione el archivo que desee importar, y luego haga clic en Importar. En
el cuadro de diálogo Obtener datos externos, seleccione si quiere importar, anexar o
vincular estos datos.
Los cuadros de diálogo del Asistente para importación de HTML son los mismos que del
Asistente para importación de hoja de cálculo, con excepción del primer cuadro, donde usted
elige entre una hoja de cálculo y un rango con nombre de Excel.
Las siguientes son algunas excepciones que hay que buscar cuando se importa o vincula un
documento HTML:
• Access no importa ninguna imagen .gif o .jpg insertada en el documento.
• Si una tabla está insertada dentro de la celda de una tabla en el archivo HTML, Access
crea una tabla separada para ella.
• Si los datos abarcan filas o columnas en una tabla HTML, Access duplica los datos en
cada celda.
PARTE IV
Exportación de datos a documentos HTML
Para empezar a exportar una hoja de datos o un formulario de Access a un documento HTML,
haga clic con el botón derecho en la tabla, la consulta o el formulario en el Panel de exploración,
señale Exportar, y elija Documento HTML.
Las opciones de guardar con formato y abrir el archivo de destino funcionan como se
explicó. Si marcó Exportar datos con formato y diseño, el cuadro de diálogo Opciones para
resultados HTML aparece cuando hace clic en Aceptar. Puede ingresar la ruta de la plantilla
HTML o hacer clic en Examinar y buscar una que quiera.
NOTA Una plantilla HTML incluye las etiquetas y las fichas únicas de Access. Estos marcadores
indican dónde poner la salida y otra información en los archivos HTML. Si no especifica una
plantilla, Access proporciona un esquema predeterminado.
Cuando quiere exportar un informe a un documento HTML, Access exporta el informe

como varios archivos HTML (uno para cada página impresa). El primer archivo tiene el nombre
del informe, y los archivos siguientes usan el nombre del informe seguido de Página1, Página2,
etcétera.
Todos los controles y las características del informe, incluido cualquier subinforme, se
exportan correctamente con excepción de líneas, rectángulos y objetos de vinculación e inserción
de datos (OLE, Object Linking and Embbeding). Incluso puede usar un archivo de plantilla
HTML para incluir imágenes en el encabezado o el pie del informe.
Uso de Outlook para obtener datos

Access 2007 tiene fuerte integración con Microsoft Outlook. Puede usar un comando de
importación para mover contactos de Outlook a Access. También puede usar mensajes de correo
electrónico para recolectar datos de su base de datos de Access.
Obtención de contactos de Outlook en Access

Para importar contactos de Outlook a Access, haga lo siguiente:
1. Haga clic con el botón derecho en una tabla y señale a Importar y elija Carpeta de
Outlook del menú contextual, o, en el grupo Importar, de la ficha Datos externos, haga
clic en el comando Más y elija Carpeta de Outlook del menú contextual.
2. Elija si importa, anexa o vincula los datos en el cuadro de diálogo Obtener datos externos.
3. Elija si quiere importar su Libreta de direcciones de Outlook o su carpeta Contactos.
4. Haga clic en Aceptar para ver los datos.
Los cuadros de Importar contactos de Outlook son los mismos del Asistente para
importación de hoja de cálculo (puede elegir sus datos y cambiarles el nombre, si es necesario).
Uso de correo electrónico para recolectar datos

Access 2007 le permite recolectar datos vía mensajes de correo electrónico. Para usar esta
característica, siga estos pasos:
1. Si es necesario, cree una tabla o consulta para que contenga los datos que recolectará con
los mensajes de correo electrónico. Outlook usará los campos de este objeto para crear los
campos para que el usuario los llene en el correo electrónico. Como opción, puede usar
una tabla o consulta existente.
2. Abra la tabla o consulta que rellenará con los datos recolectados de los mensajes de
correo electrónico.
3. En el grupo Recopilar datos, de la ficha Datos externos, haga clic en el comando Crear
correo electrónico. Un asistente le guía a través de los pasos para crear un correo
electrónico que recolectará los datos. Esta primera página presenta una lista de los pasos
más importantes que recorrerá. Haga clic en Siguiente.
PARTE IV
4. En el siguiente cuadro de diálogo del asistente, elija crear un formulario HTML o uno
de InfoPath. Casi todos los destinatarios podrán usar el formulario HTML, siempre y
cuando su software de correo electrónico lo soporte. El formulario de InfoPath requiere
que el usuario tenga Outlook 2007 e InfoPath 2007. Sin embargo, este tipo de formulario
soporta más características que HTML. Haga clic en Siguiente.
5. Seleccione los campos que desee incluir en su formulario de correo electrónico y luego
6. En el siguiente cuadro de diálogo, elija recolectar nueva información o actualizar la
existente. Considere que puede actualizar información existente sólo si las direcciones de
correo electrónico de los destinatarios están almacenadas en la base de datos. Haga clic
en Siguiente para establecer las opciones de procesamiento de la recopilación.
7. Si lo desea, cambie la ubicación de los correos electrónicos que llegan al hacer clic en el
vínculo Respuestas de recopilación de datos de Access, cerca de la parte superior de este
cuadro de diálogo. Determine si quiere procesar respuestas automáticamente (con lo que
se agregan datos de manera automática a su base de datos, si está abierta) o se procesan
manualmente uno tras otro al seleccionar (o no) la casilla de verificación Procesar las
respuestas y agregar los datos automáticamente a nombretabla. También puede establecer
propiedades para controlar el procesamiento automático de las respuestas al hacer clic en
el vínculo inferior. Haga clic en Siguiente.
8. Determine cómo quiere especificar las direcciones de correo electrónico de los
destinatarios. Si una dirección de correo electrónico está en la base de datos, puede usar
la segunda opción. De otra manera, seleccione la primera: Especificar las direcciones de
correo electrónico en Microsoft Office Outlook. Haga clic en Siguiente.
9. Si está usando direcciones de la base de datos, el siguiente cuadro de diálogo le pide
PARTE IV
que especifique la tabla y el campo que contienen la dirección. De otra manera, se le
pide que personalice el mensaje de correo electrónico. Explique por qué necesita los
datos. Es útil indicar a los usuarios que necesitan usar el ratón para hacer clic en el
campo siguiente, porque si oprimen TAB no funciona. También puede personalizar el
mensaje en Outlook si está seleccionando una dirección de correo electrónico allí. Haga
clic en Siguiente.
10. Haga clic en Crear para crear el mensaje de correo electrónico. Una vez que esté en
Outlook, puede editar el mensaje y agregar destinatarios antes de enviarlo.
Use el botón Administrar respuestas, en el grupo Recopilar datos, de la ficha Datos externos
para ver un resumen de los correos electrónicos de recolección de datos que se han enviado
desde esta base de datos.
NOTA Si ha elegido procesar las respuestas manualmente, necesita ver las respuestas en Outlook:
haga clic con el botón derecho en Responder y elija Exportar datos a Microsoft Access.
Administración de vínculos y definiciones de guardado de importación

y exportación
Access 2007 le permite repetir importaciones y exportaciones si guarda las definiciones. Además,
si vincula con datos, tal vez necesite administrar los vínculos (por ejemplo, si se mueve el archivo
de origen).
Uso de definiciones guardadas

Access le da la opción de guardar definiciones de importación y exportación para que puedan
reutilizarse empleando los comandos Importaciones guardadas y Exportaciones guardadas, en
la ficha Datos externos. Ambos comandos despliegan el cuadro de diálogo Administrar tareas
de datos, con dos fichas: Importaciones guardadas y Exportaciones guardadas. Seleccione la
operación para ejecutarla, cree una tarea de Outlook a partir de ella, o elimínela. Si crea una
tarea de Outlook, tiene la opción de usar Outlook para definir datos cuando debe ocurrir la
operación. Puede ejecutar la importación o exportación directamente desde Outlook al hacer clic
en el botón Ejecutar exportación o Ejecutar importación, en la cinta de opciones.
Administración de vínculos
Para administrar vínculos, use el Administrador de tablas vinculadas. En el grupo Herramientas
de base de datos, de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el botón
Administrador de tablas vinculadas, para abrir el cuadro de diálogo Administrador de tablas
vinculadas.
Seleccione los vínculos que habrán de actualizarse. Si no se encuentra la tabla vinculada,

Access le pide el nombre del archivo y selecciona su ubicación en el cuadro de diálogo
Seleccionar nueva ubicación de grupos.
Si quiere que Access siempre le pida la ubicación de los archivos antes de actualizar los
datos, seleccione la casilla de verificación Siempre preguntar nueva ubicación en la esquina
inferior izquierda del cuadro de diálogo.
Envío de objetos Access

Puede enviar tablas, consultas, formularios, informes, instantáneas de informes e incluso
módulos adjuntos de Access, en un mensaje de correo electrónico. Cuando adjunta objetos o
datos a un mensaje, los datos adjuntos pueden convertirse a varias versiones de Excel, RTF, texto
de MS-DOS, HTML o instantánea de informe, como parte de la operación de envío por correo
electrónico.
NOTA Para enviar por correo electrónico un objeto de base de datos de Access, debe instalar
una aplicación de correo electrónico que soporte la interfaz de programación de aplicación de
mensajería (MAPI), como Microsoft Outlook, Microsoft Exchange o Eudora.
Para adjuntar un objeto de Access a un mensaje de correo electrónico, haga lo siguiente:
1. En el Panel de exploración, seleccione el objeto que quiera enviar. Si quiere enviar sólo
algunos de los registros de una tabla o consulta, abra la tabla o consulta en la vista Hoja
de datos, y luego seleccione los registros que quiera enviar.
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y elija Correo electrónico, del menú
desplegable. Se abre el cuadro de diálogo Enviar objeto como. Elija el formato de archivo
que quiera usar para sus datos adjuntos de correo electrónico y luego haga clic en
Aceptar. Si sólo seleccionó parte de la hoja de datos en el paso 1, dos opciones de formato
de salida quedan disponibles: Todos, que adjunta toda la hoja de datos al mensaje de
correo electrónico, y Selección, que adjunta sólo los datos seleccionados.
PARTE IV
3. Si eligió HTML, el siguiente cuadro de diálogo le da la oportunidad de adjuntar una
plantilla HTML. Puede aceptar el nombre de archivo desplegado en el cuadro de diálogo
Opciones para resultados de HTML (mostrado antes), ingrese un nombre diferente y
luego elija Examinar para localizar otro archivo. O puede quitar la marca del cuadro de
plantilla y no usar una plantilla. Haga clic en Aceptar.
Su programa cliente de correo electrónico abre un formulario de mensaje de correo

electrónico, donde puede incluir la dirección de su mensaje, agregarle texto y enviarlo. El objeto
que seleccionó para enviar se adjunta automáticamente al mensaje.
Resumen
En este capítulo, expandimos el concepto para intercambiar datos con orígenes externos al
revisar el uso de los vínculos de Office para intercambiar datos con documentos de Word, Excel
y HTML, y recolectar datos de Outlook. Además, revisó los desafíos en la importación de texto y
el envío por correo electrónico de objetos de base de datos. Como vio en este capítulo y en el
22, una gran cantidad de opciones y técnicas están disponibles para exportar datos de Access
e importar datos en Access de fuentes externas. Estas técnicas tienen muchas variaciones y, en
algunos casos, requieren análisis y preparación de los datos que se están intercambiando.
Tanto en este capítulo como en el 22 se puso énfasis en que el uso de estas técnicas es un
desafío, desde el punto de vista de la selección del método más eficiente y efectivo para realizar
el intercambio de datos. Con orígenes externos, éste es un desafío aún más grande, porque el
esfuerzo de identificar la estructura de datos y realizar una transferencia útil y exacta puede ser
importante.
En el siguiente capítulo se analiza la creación de una aplicación que habrá de compartirse
entre usuarios en un grupo de trabajo. Varios usuarios pueden agregar explicaciones, además de
ventajas, al proceso. La seguridad, la integridad de los datos y la validez se vuelven, entonces,
temas importantes.
24
CAPÍTULO
Intercambio con varios usuarios
L
a creación y el mantenimiento de una base de datos en un entorno de varios usuarios no
es una tarea simple. Puede compartir datos de varias maneras, dependiendo del entorno y
la ubicación de los usuarios. Varios usuarios pueden compartir un solo archivo de Access al
colocar la base de datos en un servidor central e ingresarla desde las estaciones de trabajo. La base de
datos también puede dividirse en dos piezas: una parte de servidor, que contiene los objetos de la
base de datos, y un cliente que contiene todos los datos. Usando este método, los usuarios pueden
ejecutar diferentes versiones de Access y también crear sus propios objetos de base de datos
personalizados para usarlos localmente.
Cuando abre la base de datos a varios usuarios, puede confrontar un conjunto completo de
nuevas complicaciones. Algunos usuarios tal vez no tengan la información más reciente; otros
usuarios tal vez traten de actualizar la misma información al mismo tiempo, causando conflictos.
Access proporciona varias herramientas que ayudan a asegurar la integridad y seguridad de la
base de datos y otras características útiles para resolver conflictos. En este capítulo se explica cómo
compartir una base de datos de Access entre varios usuarios y la manera de asegurar la integridad y
la seguridad de la base de datos.
Intercambio de una base de datos en una red

Cuando varios usuarios necesitan accesar los mismos datos, hay varias maneras de compartir una
sola base de datos con otros. En lugar de que cada usuario mantenga una copia completa de la base
de datos, puede proporcionar oportunidades para compartir, que también mejoren la confiabilidad y
consistencia de los datos. Las siguientes opciones están disponibles para compartir una base de datos
de Access:
• Colocación de la base de datos en un lugar central, donde todos los usuarios tengan acceso a
todos los objetos.
• División de la base de datos, para que los usuarios compartan sólo los datos de tablas.
• Publicación de toda la base de datos o parte de ella en un sitio de SharePoint Services.
Intercambio de una base de datos completa

La manera más fácil de compartir datos consiste en colocar toda la base de datos, con tablas y todo,
en el servidor de red o en una carpeta que pueda compartirse. Entonces todos los usuarios tienen
acceso a todos los datos y usan los mismos objetos de base de datos. Si todos usan la base de datos
para las mismas actividades y no quiere que los usuarios puedan personalizar sus propios objetos,
707
Estación de trabajo
con la aplicación
LAN
Estación de trabajo Estación de trabajo

con la aplicación con la aplicación
Servidor de red
que contiene toda
la base de datos
FIGURA 24-1 Intercambio de una base de datos entre varios usuarios.
ésta es la mejor estrategia. En la figura 24-1 se muestra el modelo para compartir toda la base de
datos entre varios usuarios. La base de datos completa está almacenada en el servidor de red, y
las estaciones de trabajo tienen acceso a todos los objetos a través de una red de área local (LAN,
Local Area Network).
Para compartir una base de datos completa en un servidor de red, copie la base de datos a la
carpeta compartida, luego use la página Avanzadas, del cuadro de diálogo Opciones de Access,
como se mostrará más adelante en este capítulo, para elegir Compartido en la opción Modo
predeterminado de apertura. Access debe estar instalado en cada estación de trabajo en la red
para compartir la base de datos.
División de la base de datos

Un método más rápido para compartir una base de datos consiste en poner todas las tablas en
el servidor de red y dejar que los usuarios mantengan los otros objetos en sus propias estaciones
de trabajo. Sólo los datos se transmiten en la red, con lo que se reduce el tráfico. Esta estrategia
es útil cuando los trabajos y las actividades de los usuarios son diferentes, o cuando no todos los
usuarios tienen las mismas versiones de Access. Los usuarios sólo mantienen en sus equipos
los objetos que pertenecen directamente a sus propias actividades.
Capítulo 24: Intercambio con varios usuarios 709
Estación de trabajo
con la aplicación
y con base de datos cliente
LAN
Estación de trabajo Estación de trabajo

con la aplicación con la aplicación
y con base de datos cliente y con base de datos cliente
Servidor de red
que contiene la base
de datos de servidor
PARTE IV
FIGURA 24-2 División de la base de datos en cliente y servidor
A la base de datos que contiene las tablas se le denomina servidor; a la que contiene los
otros objetos de la base de datos se le denomina cliente. La base de datos cliente contiene
vínculos con las tablas en la base de datos de servidor. Access proporciona el asistente Divisor
de bases de datos para separar las tablas del resto de la base de datos. En la figura de 24-2 se
ilustra el modelo cliente/servidor para compartir una base de datos de Access. Todas las tablas
están almacenadas en el servidor de la red. Las estaciones de trabajo almacenan todos los demás
objetos: consultas, formularios, informes, macros y módulos.
SUGERENCIA No es fácil deshacer las acciones del asistente Divisor de bases de datos, de modo que
asegúrese de hacer una copia de seguridad de la base de datos antes de tratar de dividirla.
Para dividir una base de datos en elementos de cliente y de servidor:
1. Abra la base de datos y asegúrese de que no hay objetos abiertos; luego, en el grupo
Mover datos, de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el comando Base
de datos de Access. El asistente Divisor de bases de datos se abre con un mensaje que
describe el proceso (véase la figura 24-3).
FIGURA 24-3 Inicio del Divisor de bases de datos
2. Después de leer el mensaje, haga clic en Dividir base de datos. El siguiente cuadro de
diálogo le permite especificar el lugar en que se colocará la base de datos de servidor.
NOTA Si está usando Windows XP, este cuadro de diálogo tendrá un aspecto diferente, pero
funcionará de la misma manera.
3. Haga clic en la flecha hacia abajo de Examinar carpetas; el cuadro de diálogo mostrará
más información. Busque el servidor de red.
4. Haga clic en la flecha hacia abajo de Carpetas, en el panel de la izquierda, y elija Red, en
la lista (véase la figura 24-4).
5. Seleccione el servidor de red e ingrese un nombre para la base de datos de servidor o
acepte el nombre predeterminado (el nombre de la base actual con _be agregada).
6. Haga clic en Dividir. Cuando el proceso esté completado, aparecerá un mensaje que
anuncia el éxito en la división. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de mensaje.
FIGURA 24-4 Elección del servidor de red
PARTE IV
Tal vez se lleve tiempo en dividir una base de datos larga. El asistente en realidad está
eliminando las tablas de la base de datos actual, creando una nueva base de datos con las tablas
y luego vinculando la base de datos actual con las nuevas tablas de servidor.
Después de la división, cuando revise en el Panel de exploración la lista de tablas de la base
de datos actual, sabrá que todas las tablas que aparecen en la lista son vínculos a otra base de
datos (véase la figura 24-5), por los iconos de vínculo que se encuentran junto a los nombres. Si
abre la nueva base de datos de servidor, verá todas las tablas en la lista de la ficha Tablas, pero
todos los otros grupos del Panel de exploración están vacíos.
Para personalizar aún más el entorno distribuido de base de datos, puede reducir el tráfico
de la red al mover tablas relativamente estáticas, como tablas de búsqueda que contienen datos
que no cambian con frecuencia, a las bases de datos de servidor. Si cambian los datos en la
tabla de búsqueda, puede hacer cambios en la versión de servidor y alertar a los usuarios para
que copien los datos a sus propias tablas de búsqueda. Las tablas temporales también deben
almacenarse localmente para evitar conflictos y reducir tráfico de red.
Si necesita cambiar el vínculo a cualquiera de las tablas de servidor, en el grupo
Herramientas de base de datos, de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el
comando Administrador de tablas vinculadas. En el cuadro de diálogo Administrador de tablas
vinculadas, elija las tablas afectadas y marque la casilla de verificación Preguntar siempre por la
nueva ubicación (véase la figura 24-6). Luego, cuando actualice el vínculo con la tabla, tendrá la
FIGURA 24-5 Las tablas están vinculadas con la base de datos de servidor
oportunidad de cambiar la ubicación de la tabla vinculada en el cuadro de diálogo estándar de

ubicación de archivo.
PRECAUCIÓN Cuando vincula tablas, puede dejar una brecha de seguridad, a menos que asegure
las tablas cliente y de servidor.
Cómo evitar el modo exclusivo

Cuando varios usuarios están compartiendo una base de datos, puede presentarse una
competencia por el acceso a los datos. Si un usuario abre la base de datos con acceso de
modo exclusivo, ningún otro usuario podrá trabajar con ella. Para evitar (o por lo menos
dejar de estimular) que esto suceda, abra el cuadro de diálogo Opciones de Access y, en la
página Avanzadas, elija Compartido en la opción Modo predeterminado de apertura. Luego
dé instrucciones a todos los usuarios para que no abran la base de datos en modo exclusivo.
Consulte el capítulo 25 para conocer más información acerca de la inclusión de seguridad en un
entorno de varios usuarios.
FIGURA 24-6 Configuración para preguntar la ubicación de la nueva tabla
También puede configurar un sistema de seguridad que evite que ciertos usuarios abran una
base de datos en modo exclusivo pero que permita que otros sí lo hagan. Sólo el administrador
de base de datos debe tener la capacidad de abrir la base de datos en modo exclusivo para
realizar tareas como compactar y crear copias de seguridad de la base de datos.
NOTA Access 2007 ya no soporta la réplica de bases de datos. Si tiene una que fue replicada
en Access 2003 o anterior, no podrá guardarla en el nuevo formato de archivo ACCDB. Sin
PARTE IV
embargo, puede seguir usándola en el formato MDB o volverla a crear en el formato de archivos
de Access 2007.
Administración de la base de datos en un entorno de varios usuarios

En cuanto más de un usuario pueda abrir una base de datos, alguien debe quedar asignado
como administrador de ella. Esta persona es responsable de asegurar la integridad y seguridad
de la base de datos. Entre los problemas que necesita atender el administrador de la base de
datos, se incluyen los siguientes:
• Controlar el acceso de lectura y escritura a los datos.
• Configurar el grupo de usuarios con los niveles apropiados de acceso y seguridad.
• Agregar nuevos usuarios y quitar otros de un grupo.
• Asegurar datos de registros actualizados y minimizar los conflictos en la búsqueda de
datos.
• Editar objetos de base de datos, según sea necesario, y asegurar que todos los usuarios
tengan las versiones actuales.
• Crear copias de seguridad de la base de datos y compactarla.
Control de la edición de datos

Si dos usuarios trataran de editar el mismo registro al mismo tiempo, los resultados pueden
ser impredecibles. Se necesita alguna forma de bloqueo de datos para asegurar la integridad
de la base de datos. Al permiso que se da a un usuario para tener acceso exclusivo temporal
a un registro se le denomina bloqueo de registro. Cuando una página de datos (una unidad de
almacenamiento de datos), un conjunto de registros (tabla o consulta) o un objeto de base
de datos está bloqueado, es de sólo lectura para todos los usuarios, con excepción del que está
ingresando y editando datos en ese momento.
Access proporciona tres niveles de bloqueo de registros, que van de no tener ningún
bloqueo, a bloquear todos los registros en el conjunto de registros. Puede establecer el esquema
de bloqueo de registros predeterminado en el grupo Avanzadas, de las opciones de la página
Avanzadas, del cuadro de diálogo Opciones de Access (véase la figura 24-7).
Elija el nivel que quiera usar, y luego marque la casilla de verificación Abrir bases de datos
usando bloqueo por registros. Con el bloqueo de registros aplicado, Access sólo bloquea un
solo registro en la base de datos abierta actual. Esto aplica para accesar datos en hojas de datos
y formularios. Si quita la marca de esta casilla de verificación, el bloqueo en el nivel de página
se vuelve predeterminado. Esta configuración no se aplica a las consultas de acción ni a las
instrucciones SQL.
Establecimiento de bloqueos predeterminados de registros

La configuración Bloqueo predeterminado de registros sólo se aplica a las vistas de hoja de datos
de tablas y consultas. Si quiere establecer el bloqueo de registros para formularios o informes,
defina la propiedad Bloqueos del registro, en la ficha Datos, de la Hoja de propiedades, como se
muestra a continuación. Las opciones son las mismas. Al establecer bloqueos de registros para
un informe evita los cambios en los registros de la tabla o la consulta mientras el informe se está
viendo o imprimiendo. También puede establecer la propiedad Bloqueos del registro para una
consulta y sobrescribir la configuración predeterminada.
FIGURA 24-7 Establecimiento de bloqueo de registros en la sección Avanzadas, del cuadro de diálogo
Opciones de Access
A la opción Sin bloquear, la configuración predeterminada cuando empieza a una base

de datos, se le denomina bloqueo optimista de registros, porque se usa donde se esperan pocos
conflictos de escritura. Access no bloquea los registros durante la edición. El registro editado se
bloquea sólo en el momento exacto en que se está guardando. Aquí se supone que un usuario
habrá terminado de guardar completamente el registro antes de que otro usuario trate de
PARTE IV
editarlo. El uso de Sin bloquear asegura que todos los registros podrán editarse en cualquier
momento, pero también puede causar conflictos de edición entre usuarios.
Cuando trata de guardar cambios a un registro que otro usuario ha cambiado desde que
usted empezó a editarlo, aparece un cuadro de diálogo Conflicto de escritura con las siguientes
opciones:
• Guardar registro Guarda el registro con sus cambios, sobrescribe los cambios del otro
usuario.
• Copiar al Portapapeles Copia su versión del registro al Portapapeles, para mayor
análisis.
• Desechar cambios Descarta sus cambios en favor de los cambios anteriores.
La estrategia de bloque de registros Todos los registros bloquea todos los registros en el
formulario o la hoja de datos, además de hacerlo en las tablas, durante todo el tiempo que
el formulario esté abierto (o la hoja de datos). Nadie más puede editar los registros. Un caso en
que la estrategia sería útil es cuando está ejecutando una consulta de actualización que aplica
a varios registros diferentes y quiere asegurarse de que todos los registros afectados estén
bloqueados, hasta que la consulta se complete.
A la estrategia de bloqueo Registro modificado se le denomina bloqueo pesimista porque se
supone que habrá mucha competencia por el acceso a los registros para edición. Si es importante
que toda la edición de un registro se complete antes de que otro usuario tenga acceso a éste, se
requiere la estrategia Registro modificado. En cuanto un usuario empieza a editar un registro,
nadie puede hacer cambios a éste, hasta que el primer usuario guarde los cambios. Otros
usuarios pueden ver el registro, pero no pueden cambiarlo.
La única diferencia en el despliegue del registro es que el símbolo universal para No (el
círculo con una diagonal que lo atraviesa) aparece en el selector del registro, en lugar del lápiz
que aparece con el método Sin bloquear.
Elección de una estrategia de bloqueo

La estrategia que elija depende de sus datos, cuántos usuarios compartan la aplicación y cómo
usan los datos. En casi todos los entornos de varios usuarios, la estrategia Sin bloquear es la más
efectiva, aunque pueden ocurrir algunos conflictos breves de escritura. El desempeño general del
sistema es más eficiente que con las otras estrategias de bloqueo de registros.
Si hay razones más imperativas para bloquear los registros durante la edición, use una de las
otras estrategias de bloqueo.
Si los datos de un formulario, un informe o una consulta se adquieren a partir de una base
de datos de conectividad abierta (ODBC, Open DataBase Connectivity), Access la trata como
si el parámetro Sin bloquear estuviera seleccionado y deja de lado el valor de la propiedad
Bloqueos del registro.
NOTA La configuración no se aplica si abre la base de datos al seleccionar el nombre del archivo de
la lista de Documentos recientes que aparece cuando hace clic en el botón de Microsoft Office.
Minimización de conflictos
Una manera de reducir el número de conflictos de bloqueo consiste en organizar la carga de
trabajo para que cada usuario sea responsable de diferentes partes de la base datos. Por ejemplo,
un usuario actualiza los registros de ventas en los estados del oeste y otro lo hace en el área del
sur, etcétera.
Cuando dos usuarios tratan de actualizar el mismo registro y causan un conflicto en el
proceso, Access intenta guardar varias veces el registro. Primero trata de liberar el registro
del bloqueo antes de desplegar el mensaje Conflicto de escritura. La configuración Intervalo
entre intentos de actualización especifica el periodo que pasa entre cada intento. El parámetro
Número de intentos de actualización determina cuántas veces trata Access de guardar el registro
antes de darse por vencido. Estas opciones también están en la página Avanzadas, del cuadro de
diálogo Opciones de Access.
Puede probar diferentes combinaciones de estos dos parámetros. Por ejemplo, establezca
Número de intentos de actualización en 0 para que Access despliegue el mensaje Conflicto de
escritura a la vez. Asigne a ambos los valores más altos para reducir el número de conflictos
de escritura, al permitir que Access trate de guardar el registro más veces con un intervalo más
largo entre intentos. Sin embargo, con esta disposición, los usuarios tal vez se quejen de que el
sistema se vuelve lento. Experimente con esos valores para establecer una combinación correcta
para su aplicación.
En la tabla 26-1 se describen éstos y otros parámetros que ayudan a evitar los conflictos de
bloqueo de datos. Las configuraciones se encuentran en la página Avanzadas, del cuadro de
diálogo Opciones de Access.
Actualización de registros con Actualizar y Volver a consultar

Si los datos de su base de datos compartida cambian con frecuencia y es importante que el
usuario tenga los datos actualizados, puede usar dos métodos para mantener los datos actuales:
Opción Configuración Descripción

Tiempo de espera de OLE/DDE De 0 a 300 segundos; la opción Controla el tiempo de espera antes de probar de
(s) predeterminada es 30 segundos. nuevo tras un intento fallido de OLE o DDE.
Intervalo de actualización (s) De 0 a 32 766 segundos; la opción Establece el número de segundos entre la actua-
predeterminada es 60 segundos. lización automática de registros en la vista Hoja
de datos o Formulario. Si se pone en 0, no habrá
actualización automática.
Número de intentos de actuali- De 0 a 10; la opción predetermi- Establece el número de veces que Access trata de
zación nada es dos intentos. guardar un registro bloqueado por otro usuario an-
tes de desplegar un mensaje Conflicto de escritura.
Intervalo de actualización ODBC De 0 a 32 766 segundos; la Establece el número de segundos entre la
(s) opción predeterminada es 1 500 actualización automática de registros ingresados
segundos. empleando ODBC. El establecimiento en 0 da como
resultado que no haya actualización automática.
Intervalo entre intentos de De 0 a 1 000 milisegundos; la Establece el número de milisegundos entre intentos
actualización (ms) opción predeterminada es 250 automáticos de guardar un registro bloqueado por
milisegundos otro usuario.
TABLA 24-1 Opciones avanzadas para el entorno de varios usuarios.
• Actualizar Ofrece una actualización rápida periódica de los datos que se encuentran en
PARTE IV
pantalla.
• Volver a consultar Reconstruye por completo el conjunto de registros al ejecutar la
consulta o aplicar de nuevo el filtro.
Actualizar sólo actualiza los registros que ya aparecen en la vista Hoja de datos o Formulario.
Cuando actualiza la hoja de datos o el formulario, los registros no se reordenan ni eliminan, y no
se eliminan tampoco los que ya no cumplen con los criterios del filtro. Para actualizar el conjunto
de registros, de modo que reflejen estas acciones, debe volver a consultar los registros.
El intervalo predeterminado para actualizar registros es de 60 segundos, lo que podría
ser demasiado tiempo en situaciones críticas. También puede restablecer el intervalo a 10 o 15
segundos. Si lo establece demasiado bajo, Access creará una gran cantidad de tráfico en la red.
Para actualizar manualmente una tabla, una consulta o un formulario, abra la tabla o consulta en
la vista Hoja de datos o el formulario en la vista Formularios o Presentación, y luego, en el grupo
Registros, de la ficha Inicio, haga clic en la flecha hacia debajo de Actualizar todo o Actualizar en
el menú contextual. También puede oprimir F9 para actualizar los registros.
Volver a consultar reconstruye por completo el conjunto de registros. La manera más fácil de
volver a consultar consiste en oprimir MAYÚS+F9.
SUGERENCIA Volver a consultar es un poco molesto para el usuario porque el formulario o la base
de datos regresa al primer registro del conjunto. Si estuviera trabajando con un registro muy
adentro del conjunto de registros, debe regresar manualmente a él después de volver a consultar.
Recordar el número del registro no es de mucha ayuda porque es probable que haya cambiado el
orden de los registros al volver a consultar.
Edición de objetos compartidos de base de datos

Aunque haga su mejor esfuerzo para completar todos los diseños de los objetos de la base de
datos antes de configurarla para acceso compartido, siempre habrán de hacerse cambios más
adelante. Cualquier objeto local puede modificarse en cualquier momento, pero los objetos
compartidos requieren consideración especial.
Antes de que empiece a hacer cambios importantes de diseño a la base de datos compartida,
asegúrese de abrirla en modo exclusivo, al hacer clic en el botón de Microsoft Office y elegir
Abrir en el menú desplegable. Luego, en el cuadro de diálogo Abrir base de datos, haga clic en la
flecha hacia abajo junto al botón Abrir y elija Abrir en modo exclusivo. Elija un momento en que
otros usuarios no requieran acceso a la base de datos, como durante horas no laborales.
Si los cambios de diseño requeridos son menos invasores, puede modificar con toda seguridad
el objeto mientras la base de datos está abierta en el modo compartido. Para hacer cambios
al diseño de la tabla, ningún usuario debe estarla usando. Si está abierta la tabla, o cualquier
consulta, formulario o informe basado en la tabla, no puede cambiar el diseño de la tabla. En este
caso, aún puede ver el diseño de la tabla, pero Access le informa que la tabla es de sólo lectura.
Lo contrario también es cierto (si está tratando de modificar un diseño de tabla, ningún otro
usuario podrá disponer de la tabla o cualquier consulta, formulario o informe que esté basado en
ella). Es una buena idea pensar bien los cambios y especificarlos antes de abrir el diseño de tabla.
Luego, manténgala abierta el menor tiempo posible.
NOTA La característica Autocorrección de nombres, disponible en la lista de opciones de Base de

datos actual, lleva registro de los cambios a nombres de objetos y campos, y lleva registro de los
lugares a los que hacen referencia. Los cambios sólo afectan a las referencias.
He aquí algunas otras sugerencias que son útiles cuando necesita editar objetos de una base de
datos compartida:
• Cuando edita un diseño de consulta, formulario o informe que ya esté usando otro
usuario, éste no verá las nuevas versiones hasta que el objeto se cierre y se vuelva a abrir.
• Si los objetos que quiere cambiar son dependientes entre sí, asegúrese de editarlos todos
al mismo tiempo para que sean consistentes.
• Asegúrese de que nadie más está usando la macro que quiere editar al abrir la base de
datos en modo exclusivo. Si cambia una macro que alguien más está usando, puede
causar problemas.
Resumen
Cuando varios usuarios necesitan acceso a la misma base de datos, es esencial asegurar que
todos los usuarios tengan los mismos datos. En este capítulo se analizaron algunas maneras en
que puede realizarse esto. Una manera consiste en compartir un solo archivo almacenado en
un servidor con varios usuarios. Otra manera es dividir la base de datos en una base de datos
cliente, que contiene los objetos de la base de datos y vincula con las tablas de datos en la base
de datos de servidor.
A medida que varios usuarios hacen cambios a los datos al mismo tiempo en una LAN,
deben tomarse previsiones para evitar conflictos. Varios esquemas de bloqueo de registros están
disponibles en Access, algunos de los cuales son muy permisivos, mientras otros son más estrictos.
En el siguiente capítulo, aprenderá maneras de mantener su base de datos sana y salva.
25
CAPÍTULO
Asegure una base de datos
E
l propósito principal de la seguridad de una base de datos es evitar el acceso no autorizado a la
información, para ver o editar. La seguridad también puede evitar modificaciones al diseño por
parte de individuos no calificados. Hasta el cambio más ligero en el diseño de un formulario o
una regla de validación de datos puede causar problemas que resultan difíciles de localizar y corregir.
La seguridad también bloquea a hackers, para que no entren y dañen la base de datos y extiendan
virus por el sistema.
Access 2007 ha agregado muchas medidas nuevas de seguridad que facilitan la aplicación
de seguridad y el uso de una base de datos segura. El nuevo Centro de confianza se creó para
proporcionar un lugar central para mantener la seguridad dentro de carpetas que están diseñadas
como ubicaciones de confianza.
Nuevas medidas de seguridad

Las siguientes son algunas de las nuevas características de seguridad que hacen más segura la
administración de la información en una base de datos:
• Puede explorar la base de datos sin tener que habilitar el código de Visual Basic para
Aplicaciones (VBA) y las macros que pueden contener acciones dañinas.
• Puede configurar una ubicación de confianza y colocar los archivos de base de datos en ella.
Entonces no tendrá que habilitar la base de datos cada vez que quiera usarla.
• Con la nueva página Centro de confianza, en el cuadro de diálogo Opciones de Access, puede
establecer y cambiar todos los parámetros de seguridad en un solo lugar.
• Puede cifrar una base de datos con una contraseña para evitar que otros tengan acceso a los
datos y los objetos.
En Access 2007, cuando abre una base de datos que está almacenada en una ubicación de
confianza, no verá el cuadro de mensaje Advertencia de seguridad y las macros se habilitarán. Si
una versión anterior de la base de datos contiene una firma digital válida de un editor de confianza,
puede confiar en el contenido. Si usa una base de datos de una ubicación que no es confiable, se
deshabilita como opción predeterminada, y es necesario que elija habilitarla cada vez que la abre.
NOTA Un editor es un desarrollador o una compañía que crea bases de datos. Se considera que los
editores con reputación son de confianza.
719
Habilitación o deshabilitación del contenido de la base de datos

Como vio en capítulos anteriores, cuando abre una base de datos suele ver la barra de mensaje
Advertencia de seguridad, que le indica que parte del contenido de la base de datos se ha
deshabilitado. Puede hacer clic en el botón Opciones para ver sus alternativas en el cuadro de
diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office (véase la figura 25-1).
Puede dejar el contenido de la base de datos (macros de VBA en la figura 25-1) deshabilitado
y seguir trabajando con la base de datos. Si confía en el origen de la base de datos, puede elegir
que se habilite todo el contenido posiblemente dañino. Cuando cierra la base de datos, todo
el contenido se deshabilita de nuevo, y la próxima vez que abra la base de datos, tendrá que
habilitarlo.
NOTA Puede cerrar la barra de mensajes Advertencia de seguridad sin hacer una elección, con sólo
hacer clic en el botón para cerrar (x).
Cifrado de la base de datos

La herramienta de seguridad de cifrado combina la codificación de la base de datos con la
solicitud de una contraseña para abrirla. El cifrado en realidad revuelve y luego compacta la
base de datos, para que sea completamente ilegible para un procesador de palabras o cualquier
programa de utilidades. Al cifrar una base de datos no se restringe el acceso a los objetos de
FIGURA 25-1 Advertencia de Alerta de seguridad

Capítulo 25: Asegure una base de datos 721
ésta, pero el usuario debe ingresar una contraseña para abrirla. Al descifrar la base de datos, se
invierte el proceso y se restaura su forma original.
Cifrado con contraseña

Para cifrar la base de datos, primero debe abrirla en modo exclusivo desde el cuadro de diálogo
Abrir, al hacer lo siguiente:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en Abrir.
2. Localice y seleccione la base de datos en el cuadro de diálogo Abrir. Luego haga clic en la
flecha para desplegar Abrir y elija Abrir en modo exclusivo, de la lista de desplegable.
3. Con la base de datos abierta, en el grupo Herramientas de base de datos, de la ficha
Herramientas de bases de datos, haga clic en el comando Cifrar con contraseña.
4. En el cuadro de diálogo Establecer contraseña para la base de datos, ingrese la contraseña
y oprima TAB. Ingrese la contraseña de nuevo para confirmarla.
PARTE IV
Para abrir una base de datos cifrada, se le pedirá que ingrese la contraseña de la base de
datos y que haga clic en Aceptar.
Acerca de los problemas de seguridad con tablas vinculadas

Es probable que ocurran problemas de seguridad si una de las tablas de una base de datos
protegida con contraseña está vinculada a una segunda base de datos que no requiere una
contraseña. La contraseña para la primera base de datos se almacena con la información
vinculada en la segunda base de datos. Cualquier usuario que abra la segunda base de datos
también podrá abrir la tabla vinculada en la base de datos protegida. La contraseña también
se almacena en una forma no cifrada en la base de datos no protegida, haciendo que resulte
fácil de leer para cualquier usuario.
NOTA El cifrado sólo se aplica a formatos de archivo de base de datos ACCDB. Versiones anteriores
se codificaban con un algoritmo de cifrado menos estricto.
Para eliminar el requisito de una contraseña y restaurar la base de datos a su formato

original, vaya al grupo Herramientas de base de datos, de la ficha Herramientas de base de
datos, y haga clic en el comando Descifrar base de datos.
Uso del Centro de confianza

El nuevo sistema de seguridad Centro de confianza impone criterios estrictos para los
componentes de la base de datos y determina si es seguro abrir la base de datos o si ésta debe
deshabilitarse. El Centro de confianza impone los criterios a macros, complementos y controles
ActiveX, como verá en la siguientes secciones. El Centro de confianza se usa para establecer
opciones específicas de seguridad y crear o cambiar las ubicaciones de confianza.
NOTA Todos los cambios en los parámetros del Centro de confianza sólo se aplican después de que
cierre y reinicie la base de datos de Access.
Creación de un entorno de confianza

Una base de datos de Access está integrada por muchos componentes, en lugar de un solo
archivo, como en el caso de un documento de Word. Las intrincadas relaciones entre las tablas
y otros objetos pueden crear un riesgo de seguridad complejo. Una solución consiste en colocar
todos los componentes de la base de datos, una vez que se ha determinado que son seguros,
en una carpeta de confianza. Cuando abre una base de datos en una ubicación de confianza, no
tiene que habilitar su contenido. Otra manera de eliminar la necesidad de habilitar una base de
datos al abrirla es identificar al desarrollador como de confianza y colocar el nombre en la lista
Editores de confianza.
Construcción de una ubicación de confianza

Puede colocar todas las macros, el código VBA y las expresiones seguras en una ubicación de
confianza para que no tenga que habilitarlas cada vez que abre la base de datos. Puede usar
el Centro de confianza para crear una ubicación de confianza y colocar la base de datos, o una
copia de ella, en la ubicación, de la manera siguiente:
2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Centro de confianza y luego
haga clic en Configuración del Centro de confianza.
3. En la ventana Centro de confianza, haga clic en Ubicaciones de confianza, en el panel de
la izquierda.
4. Haga clic en Agregar nueva ubicación e ingrese el nombre de la carpeta en el cuadro Ruta
de acceso, del cuadro de diálogo Ubicación de confianza de Microsoft Access, o haga clic
en Examinar, para encontrar la carpeta que quiere.
PARTE IV
5. Marque la opción Las subcarpetas de esta ubicación también son de confianza, si quiere
que toda las subcarpetas se consideren de confianza.
6. Escriba una descripción que explique el uso de la ubicación, si lo desea, y luego haga clic
en Aceptar.
Para eliminar la ubicación de confianza, regrese al cuadro de diálogo Ubicaciones de

confianza, seleccione la ruta de acceso y haga clic en Quitar. Luego haga clic en Aceptar. También
puede usar el cuadro de diálogo Ubicaciones de confianza para mover la ubicación a una ruta
diferente, al hacer clic en Modificar.
Creación de una lista de editores de confianza

A cualquier persona o compañía que haya creado una macro, un complemento, un control
ActiveX o alguna otra extensión de aplicación se le denomina editor. Un editor de confianza
es un desarrollador que tiene una firma digital actual y válida, que está certificada por una
autoridad certificada con reputación. Si el desarrollador no participa en proyectos comerciales,
puede firmar sus propios certificados en lugar de tener que ir a una autoridad de certificación.
(Consulte la sección “Creación de un certificado”, en páginas posteriores de este capítulo.)
Si la firma del editor es válida, verá la opción Confiar en todos los documentos de este
editor, en el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office (véase la figura de 25-
2). Elija esa opción y el editor se agregará a la lista.
Para eliminar un editor de la lista, regrese a la lista Editores de confianza y haga lo siguiente:
1. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Centro de confianza y luego en
Configuración del Centro de confianza.
FIGURA 25-2 Adición de un editor a una lista de confianza

2. Haga clic en Editores de confianza.
3. En la ventana Editores de confianza del Centro de confianza, seleccione el nombre en la
lista y haga clic en Quitar.
Macros de confianza
Las macros y el código VBA están escritos por desarrolladores para realizar muchos tipos de
comandos frecuentemente usados. Un hacker puede crear una macro que invada su equipo y
disperse un virus, por lo que tiene sentido que sea precavido y proteja su equipo y su contenido.
El Centro de confianza vigila las macros y las revisa para ver si son seguras, empleando los
siguientes criterios:
• ¿La macro está firmada con la firma digital del desarrollador, y su firma es válida y actual?
• ¿El certificado de la firma fue emitido por una autoridad de certificación (CA, Certificate
Authority)?
• ¿El desarrollador que firmó la macro es de confianza?
La macro se deshabilita si hay un problema con cualquiera de las de los puntos anteriores, y
se despliega la barra de mensaje Advertencia de seguridad.
PARTE IV
Haga clic en Opciones para abrir cuadro de diálogo Alerta de seguridad (véase la figura
25-2), donde puede elegir si habilita la macro o no. He aquí las opciones:
• Ayudar a protegerme contra contenido desconocido (recomendado).
• Habilitar este contenido.
• Confiar en todos los documentos de este editor.
En el cuadro de diálogo se despliega información específica acerca del contenido
deshabilitado. Por ejemplo, la macro VBA bajo sospecha de la figura 25-2 fue firmada por
“Miguel” cuyos certificados fueron firmados por él mismo. No expirará hasta el 1 de enero, del
2012. Puede hacer clic en Mostrar detalles de la firma, si necesita más información.
La nota en el cuadro de diálogo indica que la firma es válida pero que el editor aún no se ha
incluido en su lista de confianza. Para agregarlo a la lista, como se mencionó antes, marque la
tercera opción, Confiar en todos los documentos de este editor.
Tratamiento de problemas con macros

Si la macro no está firmada, debe asegurarse de que puede confiar en el origen antes de
habilitarla. Considere que puede seguir trabajando con la base de datos sin habilitar la macro.
Tal vez vea un mensaje que indica que la firma no es de confianza, si aún no ha agregado
el origen de la macro a su lista Editores de confianza. Se recomienda que no habilite ninguna
macro con firma no válida o que ya expiró. Ambos problemas pueden ser causados por alguien
que trata de ingresar en su sistema con la macro. Si la firma ha expirado y usted ha usado la
macro en el pasado, probablemente sea seguro habilitarla.
Cambio de las opciones de seguridad de las macros

Para cambiar el nivel de confianza en las macros que no se han considerado para incluirlas en
la ubicación de confianza, vaya al Centro de confianza y haga clic en el botón Configuración de
macros.
Elija entre las cuatro opciones:

• Deshabilitar todas las macros sin notificación Bloquea todas las macros y no
despliega un mensaje de advertencia de seguridad. Sin embargo, si confía en algunos
documentos, aunque tengan macros sin firma, ponga esos documentos en una
ubicación de confianza.
• Deshabilitar todas las macros con notificación (opción predeterminada). Se le
notifica con advertencias de seguridad que algunas macros no están firmadas. Puede
elegir en cuáles confiar.
• Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Las macros de
editores de confianza pueden ejecutarse, pero se le advierte si no ha agregado al editor a
su lista de confianza.
• Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente
peligroso) Permite que toda las macros se ejecuten y puede plantear problemas con
macros de hackers u otros intrusos.
NOTA Es posible que se ofrezca una quinta opción llamada Confiar en acceso a modelo de objeto
de proyecto. Esta opción es sólo para desarrolladores. Los desarrolladores crean macros, código
VBA, controles ActiveX, complementos y otras extensiones de aplicación para que otros las usen.
Después de definir sus selecciones, haga clic dos veces en Aceptar para regresar a la base de
datos.
Complementos de confianza
Los complementos, también llamados extensiones de aplicación, son funciones adicionales que
agregan características especiales al programa de Access. Por ejemplo, las plantillas de base de
datos, los esquemas XML y las etiquetas inteligentes extienden la utilidad de Access. Puede usar
el Centro de confianza para revisar los complementos que ya están instalados en su equipo.
PARTE IV
Los complementos están agrupados en cuatro categorías:
• Los complementos de aplicaciones activas están registrados y actualmente se ejecutan en
su base de datos.
• Los complementos de aplicaciones inactivas se encuentran en su equipo pero no se han
cargado.
• Los complementos relacionados con documentos son archivos de plantilla usados por los
documentos abiertos.
• Los complementos de aplicaciones deshabitadas fueron deshabilitados automáticamente
debido a los problemas que causan, como hacer que el programa deje de funcionar.
El Centro de confianza impone con los complementos los mismos criterios que usa para las
macros en relación con la validez, las firmas digitales actuales, los certificados y los editores de
confianza.
Declare “No se permite sustitución de identidad”

La sustitución de identidad (o “Phishing”) es una técnica usada en línea por delincuentes
en un intento por hacer que usted proporcione información personal. Usan todo tipo de
tácticas, como fingir que son una empresa bien establecida, un banco o incluso la oficina
de recaudación de impuestos. Están buscando su nombre, dirección y número telefónico,
cualquier contraseña o número de identificación personal (PIN, Personal Information
Number). Con esa información, el criminal puede asumir su identidad y vaciar su cuenta
bancaria, tomar nuevas tarjetas de crédito a su nombre y perpetrar una serie de otras
fechorías.
Office 2007 tiene algunas nuevas alertas de seguridad que se despliegan cuando sospecha
el uso de sustitución de identidad. Consulte el tema de ayuda “Cómo Office le ayuda a
protegerse de los esquemas de phishing”, para conocer más información.
Para cambiar los parámetros de seguridad de los complementos, abra la ventana del Centro de
confianza y haga clic en Complementos. Verá tres opciones:
• Requerir que los complementos de la aplicación estén firmados por un editor de
confianza Revisa la firma digital del archivo que contiene los complementos. Si el
editor no está en la lista Editores de confianza, el complemento no se carga y verá un
mensaje de que se ha deshabilitado.
• Deshabilitar la notificación de complementos no firmados (el código permanecerá
deshabilitado) Sólo está disponible si ha marcado la primera opción. Entonces los
complementos no firmados se deshabilitan sin notificación.
• Deshabilitar todos los complementos de aplicación (puede afectar la
funcionalidad) Elija esta opción si no confía en ningún complemento. No verá una
advertencia de que se han deshabilitado.
Seguridad con base de datos de versiones anteriores

Si aplicó seguridad en el nivel del usuario a una base de datos creada en una versión anterior
de Access, aún funcionará cuando abra la base de datos en Access 2007. Si la base de datos no
tiene seguridad aplicada, se abrirá en Modo deshabilitado. En modo deshabilitado, muchos
componentes son inaccesibles:
* Código de VBA y cualquier referencia a código o expresiones inseguras.
* Acciones de macros inseguras, como las de permitir que el usuario modifique la base de
datos o tenga acceso a recursos externos.
* Consultas de acción que agregan, actualizan o eliminan datos.
* Consultas del lenguaje de definición de datos (DDL, Data Definition Language) que
crean o modifican objetos de la base de datos.
• Consultas que pasan a través de SQL y que funcionan con tablas en el servidor, sin usar
la propia base de datos.
• Controles ActiveX.
Puede elegir que se habilite el contenido cada vez que abre la base de datos o puede
aplicar una firma digital. Una firma digital es una estampa electrónica cifrada que autentifica los
componentes de la base de datos. Otra opción es colocar la base de datos en una ubicación de
confianza.
NOTA Si convierte la base de datos a Access 2007, todas las opciones de seguridad son eliminadas y
se aplican en cambio las reglas para los archivos ACCDB y ACCDE.
Creación de un certificado
Antes de que pueda aplicar su firma a la base de datos, necesita un certificado digital que valide
la firma. Si la base de datos es sólo para uso propio y de su organización, puede usar el programa
SelfCert para crear la firma. Si la base de datos es para uso comercial, necesita obtener el
certificado de una autoridad de certificación comercial (CA).
Para crear su certificado firmado por usted mismo, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botón Iniciar, de Windows, y señale a Todos los programas.
2. Haga clic en Microsoft Office, en Herramientas de Microsoft Office y luego en Certificado
digital para proyectos de VBA.
PARTE IV
3. En el cuadro de diálogo, ingrese un nombre para el nuevo certificado, en el cuadro

Nombre del certificado.
4. Haga clic dos veces en Aceptar. Un mensaje le informará que se creó el nuevo certificado.
Firma con código de la base de datos

A la aplicación de una firma digital a un componente se le denomina firma con código. Puede
aplicar su firma a su base de datos, de modo que otros usuarios certificados sabrán que es seguro
usarla. Cuando firma con código su base de datos, la seguridad se aplica a todos los objetos, no
sólo a macros y módulos de cuadro de diálogo VBA.
Abra la base de datos que quiera firmar y haga lo siguiente:
1. En el grupo Macro, de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el comando
Visual Basic.
2. En la ventana de Microsoft Visual Basic, seleccione la base de datos y en el menú
Herramientas, haga clic en Firma digital.
3. En el cuadro de diálogo Firma digital, haga clic en Elegir.
4. En el cuadro de diálogo Seleccionar certificado, seleccione su certificado de prueba y haga

clic dos veces en Aceptar.
PARTE IV
Tal vez Access no pueda guardar su firma digital. Si ocurre un problema, verá un mensaje de
error con posibles razones como éstas:
• La base de datos se encuentra bajo Control de código seguro.
• La base de datos está abierta como de sólo lectura.
• Tal vez la base de datos sea de formato de archivo ACCDB o ACCDE y usted necesita usar
el método Publicar, para firmarla.
NOTA Para conocer más información acerca del aseguramiento de bases de datos creadas con
versiones anteriores de Access, consulte el tema de ayuda “Cómo funciona la seguridad con bases
de datos de versiones anteriores de Access abiertas en Office Access 2007”.
Resumen
Este capítulo trató brevemente la superficie de las muchas características de seguridad nuevas
proporcionadas en Access 2007. Busque los numerosos temas de ayuda para conocer más
información acerca del aseguramiento de su base de datos en todo el mundo.
APÉNDICE
A
Conversión a Access 2007
P
robablemente querrá convertir sus bases de datos a la nueva versión de inmediato. Puede
convertir desde cualquier versión anterior de Access con la información presentada en
este apéndice. En cambio, tal vez quiera mantener la base de datos en la versión anterior y
ejecutarla con Access 2007. Esto es importante si su base de datos es usada por más de un usuario
y no todos los usuarios han actualizado a 2007. Puede convertir una base de datos de Access 2007
creada en Access 95 o posterior al formato de archivo de Access 2007.
También puede convertir un archivo de base de datos de Access 2007 de nuevo a una versión
anterior, siempre y cuando el archivo ACCDB no contenga alguna de las nuevas características, como
campos de búsqueda de varios valores o datos adjuntos.
Decisión sobre la estrategia de conversión

Antes de prepararse para convertir la base de datos, necesitará examinar la manera en que se usa
actualmente. Lo más probable es que quiera convertirla para aprovechar las nuevas características de
diseño de Access 2007. Si es necesario, puede abrir la base de datos y trabajar con ella en Access 2007
sin conversión. Si la base de datos es uno de los últimos formatos de archivo (2000 o 2002-2003)
podrá ver y editar los datos, además de hacer cambios a los diseños de objeto. Si la base de datos
es de Access 95 o 97, puede trabajar con los datos, pero no tendrá la oportunidad de guardar los
cambios en el diseño de cualquiera de los objetos. Si quiere modificar un objeto, debe abrir la base de
datos en la versión original. Consulte la sección “Apertura de una base de datos anterior”, en páginas
posteriores para conocer más información.
Hay diferencias importantes entre el formato de archivo ACCDB de Access 2007 y el MDB
anterior. Tal vez quiera buscar las diferencias antes de convertir una base de datos bien establecida a
Access 2007.
Consulte el tema de ayuda “Diferencias entre los formatos de archivo ACCDB y MDB”, para
conocer más detalles.
Por ejemplo, Access 2007 no soporta réplica ni seguridad en el nivel de usuario. Si su base de
datos depende de éstas, debe mantener el formato MDB. Si su base de datos es compartida entre
varios usuarios y no todos pueden convertir al formato ACCDB de Access 2007, puede dividir la base
de datos y convertir parte de ella, mientras deja otras partes sin cambios. De esta manera la base de
datos puede compartirse entre usuarios de diferentes versiones de Access.
733
Una vez que convierta un archivo MDB de base de datos a ACCDB, ya no podrá abrirlo en
la versión original, pero puede convertirlo otra vez. Es posible convertir una base de datos creada
en Access 2007 a Access 2000 o 2002-2003.
Cuando la base de datos se convierte, la base de datos original se preserva en su formato de
archivo nativo y se crea una copia en el formato que especifique.
Conversión de una base de datos a Access 2007

Antes de que empiece a convertir la base de datos, asegúrese de hacer una copia de seguridad.
Mantenga esta copia hasta que quede satisfecho de que la base de datos se ha convertido
correctamente y que ha dominado Access 2007. Puede convertir la base de datos con un nombre
diferente o usar el mismo nombre en una carpeta diferente.
Para convertir la base de datos al formato de archivo de Access 2007, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en Abrir. Vaya al archivo que desea
convertir en el cuadro de diálogo Abrir, y luego haga clic en Abrir. Si está operando en un
entorno de varios usuarios, asegúrese de que todos los usuarios hayan cerrado la base de
datos.
NOTA Si la base de datos que está abriendo es anterior a Access 2000, se abre el cuadro de diálogo
Mejorar base de datos, preguntándole si quiere actualizar la base de datos. Consulte la sección
“Apertura de una base de datos anterior”, más adelante para conocer información acerca del
manejo de archivos de Access de versiones anteriores a Access 2000.
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office una vez más y elija Convertir.
Apéndice A: Conversión a Access 2007 735
NOTA El comando Convertir está disponible sólo si la base de datos abierta se encuentra en una
versión anterior.
3. En la lista Tipo, del cuadro de diálogo Guardar como, elija Base de datos de Microsoft
Office Access 2007.
4. Luego, en el cuadro de diálogo Guardar como, ingrese un nuevo nombre para la base
de datos convertida y busque una nueva ubicación, si es necesario. Luego haga clic en
Guardar.
NOTA Si está usando Windows XP, el cuadro de diálogo Guardar como tendrá un aspecto diferente,
pero funcionará de la misma manera.
Verá un mensaje de advertencia de que el archivo se ha actualizado y que ya no puede

compartirse con usuarios de versiones anteriores.
PARTE IV
Access convierte la base de datos al formato de archivo que elija. Tal vez vea mensajes acerca
de errores de compilación durante la conversión, porque algunos de los comandos de Visual
Basic tal vez ya no sean válidos. Puede corregir el código después de la conversión.
Si la base de datos que está convirtiendo tiene tablas vinculadas, asegúrese de que
permanecen en la carpeta original para que la base de datos convertida pueda encontrarlas.
Si Access no las localiza, la base de datos convertida no funcionará apropiadamente. Después
de que convierta la base de datos, puede mover las tablas vinculadas a otra ubicación y usar
el Administrador de tablas vinculadas para restaurar los vínculos. Las tablas vinculadas no se
convierten automáticamente, debe convertirlas por separado.
Puede vincular una tabla de versiones anteriores de Access a una versión posterior, pero no
a la inversa. Por ejemplo, no puede vincular una tabla de Access 2007 a una base de datos de
Access 2003.
NOTA Las vistas Presentación de formularios e informes son nuevas en Access 2007. Para tener la
capacidad de usar las vistas Presentación, debe cambiar la propiedad Permitir vista presentación
del formulario o el informe, en la ficha Formato, de la Hoja de propiedades, a Sí.
Conversión de un archivo de información de grupo de trabajo (.mdw)

Los archivos de información de grupo de trabajo almacenan información de permisos para bases
de datos aseguradas. Los archivos que contienen esta información son .mdw. No se han hecho
cambios a la estructura de los archivos .mdw en Access 2007. De modo que cuando convierte a
la última versión, el Administrador del grupo de trabajo crea archivos .mdw idénticos a los de las
versiones anteriores. Todos estos archivos creados en Access de 2000 a 2003 pueden usarse en
Access 2007.
Conversión de una base de datos asegurada

Si aplicó seguridad en el nivel del usuario a la base de datos, aún funcionará cuando la convierta
a Access 2007.
Conversión de una base de datos replicada

Access 2007 ya no da soporte a bases de datos replicadas. Si una base de datos fue replicada en
Access 2003, no podrá guardarla en el nuevo formato de archivo ACCDB. Sin embargo, puede
seguir abriéndola en su formato de archivo MDB, donde aún tiene soporte de Access 2007.
Para actualizar una base de datos replicada al formato ACCDB, necesitará crear una nueva
base de datos y agregar todos los objetos de la base de datos replicada. Antes de que empiece
a construir la nueva base de datos, abra la base de datos replicada en su versión original de
Access y asegúrese de que todos los objetos ocultos y de sistema se estén mostrando al hacer lo
siguiente:
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones.
2. En Mostrar sección, de la ficha Ver, seleccione Objetos ocultos Objetos ocultos y de
sistema. Luego haga clic en Aceptar.
3. Cierre la base de datos replicada.
Ahora la base de datos replicada está lista para ser convertida. Cree una nueva base de datos
en blanco y ábrala en Access 2007. Luego haga lo siguiente:
1. En el grupo Importar, de la ficha Datos externos, haga clic en el comando Access.
2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Base de datos de Access, localice la base
de datos replicada y haga clic en Abrir.
3. Haga clic en Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la
base de datos actual, y luego haga clic en Aceptar.
4. En el siguiente cuadro de diálogo, haga clic en Seleccionar todo en cada ficha, o
seleccione sólo los objetos que quiera. No seleccione ninguna tabla en este momento.
Luego haga clic en Aceptar.
5. Guarde los pasos de importación o sólo haga clic en Guardar importación.
6. Abra la base de datos replicada de la versión anterior en Access 2007 y cree una consulta
de creación de tabla para cada tabla de la base de datos. Esto construye una tabla en la
nueva base de datos con todos los datos de las tablas en la base de datos replicada.
NOTA El identificador globalmente único (GUID, Globally Unique Identifier) es un campo de

sistema agregado a cada tabla replicada en la base de datos replicada. Si el campo s_GUID es
la clave principal, necesitará incluirlo en la nueva tabla. De lo contrario, no lo incluya en la
consulta de creación de tabla.
Apéndice A: Conversión a Access 2007 737
Como paso final, cree los mismos índices y claves principales usadas en las tablas de la
réplica. Luego establezca todas las relaciones entre las nuevas tablas para que coincidan con las
de la base de datos replicada.
Conversión a una versión anterior

Si quiere convertir una base de datos abierta de Access 2007 a una versión diferente, haga lo
siguiente:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office.
2. Señale Guardar como, y elija de la lista de formatos en el grupo Guardar la base de datos
en otro formato.
PARTE IV
Apertura de una base de datos anterior
Si no la está convirtiendo, aún puede usar la base de datos creada en una versión anterior con
su versión 2007. Puede abrir una base de datos de formato Access 2000 o 2002-2003 en Access
2007 y usarla como normalmente lo haría, pero las nuevas características de 2007 no estarán
disponibles.
Si abre una base de datos de Access 95 o 97, Access 2007 ofrece actualizarla. Si no lo hace,
no se le permitirá hacer cambios al diseño. Puede ver objetos y cambiar datos pero no puede
cambiar ningún diseño del objeto. Se le advierte que la base de datos está abierta en modo de
sólo lectura. Debe abrir la base de datos empleando las versiones con las que se creó para poder
modificar diseños de objeto o agregar nuevos objetos.
No puede vincular ni importar una tabla de Access 2007 en una base de datos de una
versión anterior que se ejecuta en Access 2007, pero puede recorrer de otra manera el camino
y abrir la versión de la base de datos 2007 y exporta las tablas a la base de datos de la versión
anterior. También puede cortar, copiar y pegar datos entre las tablas de la versión 2007 y las de
versiones anteriores.
Intercambio de una base de datos entre varias versiones de Access

Para usar una base de datos con varias versiones de Access, puede crear una base de datos de
cliente/servidor. Deje los datos de la versión anterior como servidor y convierta los otros objetos
a un cliente de versión posterior.
Para construir la base de datos de Access de un solo archivo:
1. Convierta toda la base de datos a Access 2007.
2. Abra la base de datos convertida y, en el grupo Mover datos, de la ficha Herramientas de
base de datos, haga clic en el comando Base de datos.
3. Divida la base de datos en cliente y servidor y luego elimine la base de datos de servidor
creada por el asistente Divisor de bases de datos.
4. En el grupo Herramientas de base de datos de la ficha Herramientas de base de datos,
haga clic en el comando Administrador de tablas vinculadas, para vincular el nuevo
cliente de Access 2007 a las tablas en la base de datos de la versión anterior.
Ahora tiene lo mejor de ambos mundos: los usuarios de las versiones anteriores de Access
pueden seguir usando la versión anterior, mientras que los usuarios que han actualizado a
Access 2007 pueden agregar nuevas características a los objetos de base de datos en sus bases de
datos cliente.
SUGERENCIA Si la base de datos ya es una aplicación cliente/servidor, necesitará convertir sólo el

cliente y dejar la parte del servidor sola. Luego ejecute el Administrador para tablas vinculadas
para vincular el cliente convertido a la base de datos de servidor original.
NOTA Para conocer más información acerca de la conversión de archivos de Access, consulte el
tema de ayuda “Conversión de una base de datos al formato de archivo de Access 2007”.
APÉNDICE
B
¿Qué hay en el CD?
E
l CD que acompaña a este libro es un recurso de referencia que puede usar para buscar detalles
específicos de propiedades, especificaciones, formatos y otros elementos que aplican al diseño
y la creación de base de datos de Access. También contiene todo el material que necesitará para
reproducir los objetos de base de datos de Access descritos en el texto. Tiene la opción de desarrollar
los diseños de la base de datos desde cero utilizando los datos de tabla o ver y trabajar con las bases
de datos completadas.
Uso de la Referencia rápida de Access

Para usar la Referencia rápida, debe tener instalado Adobe Acrobat en su equipo o puede descargar
la última versión de Adobe Reader, que es gratuita, en http://www.adobe.com/products/reader/. Para
ver el material de la Referencia rápida, haga doble clic en el archivo PDF. Puede usar las herramientas
de ampliación del menú Ver para hacer el texto más legible y para agrandar cualquier detalle de una
página determinada.
A continuación se muestra un esquema de la información en la Referencia rápida, que puede
obtener fácilmente en el CD.
Almacenamiento de información
Especificaciones de la base de datos
Plantillas de base de datos
Objetos de base de datos
Propiedades de base de datos
Relaciones y combinaciones
Especificaciones de tabla
Propiedades de tabla e índice
Campos de tabla
Tipos de datos
Propiedades de campo
Formatos de despliegue
Símbolos de formato personalizados
Cadenas de formato personalizadas
739
Máscaras de entrada
Interacción con el usuario y diseño de objetos

Cintas de opciones y fichas
Diseño de formularios e informes
Especificaciones de formularios e informes
Propiedades de formato de formularios e informes
Propiedades de datos de formularios e informes
Propiedades de evento de formularios e informes
Otras propiedades de formularios e informes
Propiedades de sección de formularios e informes
Configuración de propiedades de cuadros de diálogo y formularios emergentes
Controles y propiedades de control
Recuperación y distribución de datos

Ingreso de criterios de filtro
Creación de expresiones
Operadores aritméticos
Operadores de comparación
Operadores lógicos
Consultas
Especificaciones de consulta
Propiedades de consulta
Funciones agregadas
Producción de informes
Configuración y opciones de página
Control del proceso de impresión
Intercambio de información
Convertidores y filtro de texto e imágenes
Formatos de archivo compatibles
Opciones y especificaciones de importación y exportación
Cambio del entorno de Access

Asistentes y constructores de Access
Establecimiento de las opciones de Access
Personalización de la barra de herramientas de acceso rápido
Apéndice B: ¿Qué hay en el CD? 741
Programación con macros y SQL

Especificaciones de macros
Acciones de macro
Sintaxis de SQL
Uso de los archivos de base de datos de Access

Todos los archivos están contenidos en la carpeta Archivos de base de datos de Access, en el CD.
Para encontrar los archivos de base de datos, haga lo siguiente:
1. Inserte el CD-ROM en su unidad de CD.
2. Haga doble clic en el icono de la carpeta Archivos de base de datos de Access para
desplegar un cuadro de diálogo que contiene iconos para todos los archivos de la carpeta.
Puede saber el tipo de archivo por el icono que lo acompaña.
Ahora puede copiar o importar los archivos a su disco duro.

Para usar una base de datos de ejemplo completa, debe importar, en lugar de copiar, los
archivos a su sistema. Para importar los archivos, haga lo siguiente:
1. Cree una nueva base de datos vacía de Access 2007 en una carpeta de su disco duro.
2. En el grupo Importar, de la ficha Datos externos, haga clic en el comando Access.
3. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, elija la ubicación del CD y el nombre de
archivo. Luego seleccione Importar.
PARTE IV
4. Elija la primera opción para importar cualquier tipo de objetos y haga clic en Aceptar.
5. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en la ficha de cada objeto y elija
Seleccionar todo para importar todos los objetos de la base de datos.
6. Los archivos de imagen están insertados en la base de datos Reparaciones Caseras
Técnicas, de modo que no necesita copiarlos, a menos que quiera trabajar con ellos por
separado.
Para usar sólo las tablas, puede copiar las bases de datos Tablas RCT y Tablas Policía
directamente a su disco duro.
La carpeta Archivos de base de datos de Access del CD-ROM contiene los siguientes
archivos:
Nombre de archivo Tipo de archivo Contenido

Reparaciones Caseras Base de datos de Access Base de datos completa de Reparaciones Caseras Técnicas
Técnicas.accdb
Tablas RCT.accdb Base de datos de Access Únicamente tablas de Reparaciones Caseras Técnicas
Policía 2007.accdb Base de datos de Access Base de datos completa de la policía de la ciudad de
Buenavista
Tablas Policía.accdb Base de datos de Access Únicamente tablas de Policía
Benjamín.gif Imagen GIF Imagen de empleado de Reparaciones Caseras Técnicas
Bryan.gif Imagen GIF Imagen de empleado de Reparaciones Caseras Técnicas
David2.gif Imagen GIF Imagen de empleado de Reparaciones Caseras Técnicas
David.gif Imagen GIF Imagen de empleado de Reparaciones Caseras Técnicas
Doug.gif Imagen GIF Imagen de empleado de Reparaciones Caseras Técnicas
Fernando.gif Imagen GIF Imagen de empleado de Reparaciones Caseras Técnicas
Ricardo.gif Imagen GIF Imagen de empleado de Reparaciones Caseras Técnicas
Salma.gif Imagen GIF Imagen de empleado de Reparaciones Caseras Técnicas
Chimenea.gif Imagen GIF Dibujo escaneado para Órdenes de trabajo de
Ventana 2.gif Imagen GIF Dibujo escaneado para Órdenes de trabajo de
Ventana.gif Imagen GIF Dibujo escaneado para Órdenes de trabajo de
Las bases de datos Tablas RCT y Tablas Policía sólo contienen los datos referentes a las tablas
de las bases de datos completas. Cada tabla tiene un campo de clave principal identificado, pero
no se han establecido relaciones entre las tablas.
Los hipervínculos de la base de datos de ejemplo Reparaciones Caseras Técnicas contienen
hipervínculos con otras ubicaciones. Necesita editar las direcciones de hipervínculo para que
coincidan con la ubicación en su sistema. Consulte el capítulo 6 para conocer más información
acerca de la edición de hipervínculos.
Las imágenes de fotografía de gafete están insertadas en la tabla Empleados de la base
de datos Reparaciones Caseras Técnicas. Si no aparecen, puede insertarlas individualmente,
utilizando las técnicas analizadas en el capítulo 6.
Índice
Caracteres especiales <01/01/08, regla de validación, 86

(espacio), símbolo, 71 < operador, 213
- (guión), comodín, 155 < símbolo, 130
- operador, 212 = (signo de igual), 215, 576
– (signo de menos), 141, 408 = operador, 213
! (signo de admiración), 155, 227, 621 >=01/01/07, regla de validación, 86
!>L0L 0L0, máscara de entrada, 130 >= operador, 213
# (signo de número), 215 > configuración de formato, 71
# símbolo, 130 >L<??????????, máscara de entrada, 130
& (unión), carácter, 130, 642 >LL0000-000, máscara de entrada, 130
* (asterisco), 150,179, 202-203, 230, 263, 646 > operador, 213
* operador, 212 > símbolo, Asistente para máscara de entrada, 130
* símbolo, 71 … (puntos suspensivos), 69, 579, 640
. (punto), 576 ´ (carácter de acento invertido), 548
: (dos puntos), 266 “” (comillas), 225, 583
? (botón Ayuda), 505 “” (comillas dobles), 215
? (signo de interrogación) botón, barra de título del “” operador, 213
cuadro de diálogo, 24 ; (punto y coma), 260
@@ configuración de formato, 71
@ carácter, 583 Números
[] (corchetes), 215, 242, 262, 484 00000-9999, máscara de entrada, 130
/ operador, 212 3-D, gráfica, 473
\ operador, 212 11 puntos, Calibri, 146
\ símbolo, Asistente para máscara de entrada, 130 100 O 200, regla de validación, 86
^ (símbolo de acento circunflejo), 594 (999) AAA-AAAA, máscara de entrada, 130
{} (llaves), 262, 594
| (barras verticales), 262
~ (tilde), 155 A
+ (indicador de expansión), 141, 164, 280 A la cuadrícula, comando del grupo Tamaño, 294, 296
+ (signo de más), 408, 594 Abajo, configuración de la lista desplegable de la
+ operador, 212 opción Buscar, 153
<= operador, 213 Abrir, botón, 8
<>0 regla de validación, 86 Abrir, cuadro de diálogo, 6, 8, 9
<> operador, 213 Abrir, evento de informe, 564
743
744 Guía completa Microsoft Office Acces 2007
Abrir, evento, 557, 564 Activate, evento de foco, 554

Abrir base de datos, cuadro de diálogo, 718 Activate, evento de informe, 564
Abrir base de datos reciente, panel, 6 ActiveX, controles, 368, 372-375
Abrir bases de datos usando bloqueo por registros, 524, Calendario, control, 372-374
714 Marcado automático, control, 374-375
AbrirConsulta, acción, 575 actualización de registros, 558-559
Abrir/Ejecutar, permisos, 547 actualización, consultas, 156, 193, 248-252
Abrir exclusivo, permiso, 547 Actualizar en cascada los campos relacionados, opción,
AbrirFormulario, acción, 578 101
Abrir formulario en modo Agregar, comando, 642 Actualizar en cascada los campos relacionados,
Abrir formulario en modo Edición, comando, 642 propiedad, 36
AbrirInforme, acción, 575, 586 Actualizar en cascada los registros relacionados, opción,
Abrir informe, comando del Administrador del panel de 252
control, 642 Actualizar, 716, 717
Abrir la última base de datos utilizada al iniciar Access, adjuntar datos, consultas de, 193, 249, 255-257
configuración, 524 administrador de base de datos (DBA), 713
Abrir o cerrar, botón de la barra Ancho del panel, 11 Administrador de paneles de control, 633, 640, 641, 647-
ACCDB, formato de archivos, 736 648
ACCDE, formato de archivos, 546 Administrador de tablas vinculadas, 667-669, 704, 711,
acceso exclusivo, prevención, 712-713 735, 738
Acceso rápido, barra de herramientas de, 5, 304, 525, Administrar respuestas, comando del grupo Recopilar
599, 601-606 datos, 703
accesos directos, 15, 503-504, 601 Adobe Acrobat 4.0, 739
Access, comando del grupo Importar, 658 Advertencia de seguridad, cuadro de diálogo, 725
Access, ventana, 4-6, 575 Advertencia de seguridad, mensaje, 10
Access 2007 Adyacentes, carácter comodín de campos, 155
Véase también bases de datos Adyacentes, carácter comodín de columnas, 155
ACCDB, formato de archivos, 658, 733 Adyacentes, carácter comodín de registros, 155
conversión a, 733-738 Adyacentes, selección de campos, 151
copia o desplazamiento de registros desde, 686-687 Adyacentes, selección de columnas, 151
guardado de la salida como un archivo externo, 687- Adyacentes, selección de registros, 151
689 AfterDelConfirm, evento, 559
modificación de gráficas con, 477-484 AfterInsert, evento de formulario, 559
edición de la fila, propiedad origen, 478-479 AfterInsert, evento, 552, 553
edición de la leyenda de la gráfica, 479-484 Agregar campos existentes, comando
revisión general, 477-478 Campos y columnas, grupo, 61, 149
Acción, columna, 571 Herramientas, grupo, 277, 426
acción, consultas, 192, 248-259 Agregar clave generada, botón, 534
consulta de actualización, 248-252 Agregar línea de tendencia, opción del menú Grafico,
consulta de creación de tabla, 253-255 493
consulta de eliminación, 257-259 AgregFecha( ), función, 214, 587
eliminación a partir de tablas relacionadas, 259 Agrupación y totales, comando de la cinta de opciones
eliminación a partir de una sola tabla, 257-258 Diseño, 441
consulta para adjuntar datos, 255-257 agrupamiento de controles, 392
tipos de, 249 agrupamiento de segundo nivel, 448-450
Acciones y argumentos, opción, cuadro de diálogo Agrupar, comando, grupo Diseño de controles, 292
Imprimir definición de macro, 596 Agrupar en, configuración, 450
Aceptar, botón, Vista Diseño, 618 Agrupar por, función de agregado, 538
Acrobat 4.0, 739 Agrupar por, opción de la celda Total, 229, 230, 231
Activate, evento, 560, 562, 564 Agrupar y ordenar, comando del grupo Agrupación y
Activado, propiedad, 388, 554 totales, 441, 447
Índice 745
Ajustar, comando del grupo Tamaño, 294 Antes y Después, configuración, propiedad Nueva fila o
Ajustar a la cuadrícula, característica, 278-293 columna, 459
Ajustar a la cuadrícula, comando del grupo Diseño de ANY, predicado, 265
controles, 294, 296 Año( ), función, 214
Ajustar al formulario, comando del grupo Ventanas, 508 Apilado, comando del grupo Alineación de controles,
Ajuste de tamaño automático, 650 295
Ajuste perfecto, opción, 144 Apilado, diseño, 280
Al abrir, propiedad de evento, 582 Aplicar filtro, botón, grupo Ordenar y filtrar, 178
Al corregir la ortografía en los programas de Microsoft Aplicar filtro, comando, grupo Ordenar y filtrar, 184, 312,
Office, grupo, 518 334
Al eliminar (formulario), evento, validación de datos, 389 Aplicar filtro u Ordenar, 175, 176
Al hacer clic, propiedad, 551, 565, 570, 582 applets, 484
Al no haber datos, propiedad de evento, 540, 582 ApplyFilter, evento, 554
Al paginar, propiedad de evento, 582 Archivo de información de grupo de trabajo (WIF,
Al salir (control), evento, validación de datos, 389 Workgroup Information Files), 735, 736
Alerta de seguridad, mensaje, 50, 720, 725 archivos
alias1, instrucción SELECT, 263 anexo a una tabla, 125-127
alias2, instrucción SELECT, 263 de texto, 677
Alineación del texto, propiedad del campo Texto, 69 archivos de texto de ancho fijo, 672-673
Alineación general, 520-521 archivos de texto delimitado, 669-672
Alineación, ficha, 488 cambio de las especificaciones de importación,
All, predicado, 265 673-675
almacenamiento de información, 739-740 exportación a, 678-681
Alternar filtro, comando, 166, 178, 439 importación y vinculación, 669-675
Alto de fila, cuadro de diálogo, 144 externos, 687-689
Altura, propiedad, 312, 428, 437 planos, 28
altura de la columna, cambio, 144 tipos de, 8
Altura estándar, opción, 144 Archivos de base de datos de Access, carpeta, 741-742
ampliación en la ventana Vista preliminar, 408 Archivos seleccionados, lista, 195, 322
análisis financieros, 42 Argumento, campo, 649, 650
Analizador de rendimiento, 531, 535-537 Argumentos de acción, panel, 572, 576
Analizador de tablas, 532-535 Argumentos de la línea de comandos, página Avanzadas,
Analizar, grupo, 600 525
Analizar, grupo de comandos de la ficha Herramientas Argumentos, columna, 571
de base de datos, 531 Argumentos, comando del grupo Mostrar u ocultar, 572
Analizar rendimiento, comando, grupo Analizar, 535 arrastrar y colocar objetos, 476, 657, 687
Analizar tabla, comando, grupo Analizar, 532 Arriba, configuración de la lista desplegable Buscar, 153
ancho, columna, 143-144 AS, cláusulas, 484
Ancho, propiedad de la ficha Formato, 312 Ascendente, comando
Ancho de columna, cuadro de diálogo, 143, 144 Ordenar celda, cuadro de lista, 209
Ancho de columna predeterminada, configuración, 513 Ordenar y Filtrar, grupo, 164
Ancho de columna predeterminada, opción de la Vista Asistente Divisor de base de datos, 709
Hoja de datos, 147 Asistente para analizador, 531-537
Ancho de columnas, propiedad, ficha Búsqueda, 136 Analizador de rendimiento, 535-537
Ancho de línea, comando, 287 Analizador de tablas, 532-535
Ancho estándar, cuadro, 144 revisión general, 531
ancho fijo, archivos de texto, 669, 672-673 Asistente para botón de comando, 360, 374, 383, 552,
ANSI, caracteres, 555 611, 651
Antes de actualizar, propiedad de evento, 389, 582, 585 Asistente para búsqueda de duplicados, 234-235
Antes de la sección, configuración, propiedad Nueva fila Asistente para búsqueda de elementos no coincidentes,
o columna, 459 235-236
Asistente para búsquedas, 62, 68, 106, 132, 134, 138, 185 cambio del formato de números de página, 416
Asistente para búsquedas, cuadro de diálogo, 138 configuración de las propiedades del informe y
Asistente para búsquedas, especificación del campo, 68 sección, 412-413
Asistente para consultas, 194, 234-240 controles de colocación y ajuste, 413
Asistente para búsqueda de duplicados, 234-235 secciones del informe, 411-412
Asistente para búsqueda de elementos no ventana Diseño del informe, 411
coincidentes, 235-236 uso de instantáneas de informe, 418-421
creación de consultas de referencia cruzada, 236-240 creación, 419-420
Asistente para consultas de referencia cruzada, 236, 239 envío, 421
Asistente para consultas sencillas, 194-196, 227 visualización, 420-421
Asistente para control de Subformulario/Subinforme, vista preliminar del informe, 405-408
344 botones de exploración, 405-406
Asistente para cuadro de diálogo modal, 611 cambio de ampliación, 408
Asistente para etiquetas, 33, 460-462 visualización de varias páginas, 406-407
Asistente para exportación de texto, 678, 680 Asistente para máscara de entrada, 23, 128, 129, 131
Asistente para formulario modal, 617 Asistente para seguridad, 22
Asistente para formularios, 270, 321-325, 342, 617 Asistente para subformulario, 378-380
elección del estilo y diseño del formulario, 323-325 Asistente para Subformulario/Subinforme, 23, 378, 452,
selección de datos del formulario, 321-323 454, 456
Asistente para formularios, cuadro de diálogo, 323 Asistente para tabla dinámica, 340, 341
Asistente para formularios, opción, 320 Asistente para vinculación de texto, 672
Asistente para gráficos de Access, 470-474 asistentes, 22-23
Asistente para gráficos, 340, 470 creación de consultas sin, 199-201
Asistente para grupos de opciones, 356, 613 resumen de consultas con, 227-228
Asistente para importación (o vinculación) de hoja de asistentes para controles, 276, 356, 569
cálculo, cuadro de diálogo, 694 Asistentes típicos, 22
Asistente para importación de hoja de cálculo, 693, 700 asterisco (*), 150, 179, 202-203, 230, 263, 646
Asistente para importación de texto, 670, 672, 678, 680 Autocorrección de nombres, característica, 81, 542, 718
Asistente para importación HTML, cuadros de diálogo, Autocorrección de nombres, opciones, 542
699 Autocorrección, característica, 158-160
Asistente para informes, 270, 389-422, 411 autocorrección, opciones, 159, 517-518
creación de un nuevo diseño de informe, 389-403 autocorreción de nombres, opciones, 511
agrupación de registros, 392 AutoExec, macros, 596-597
creación de informes, 392 Autoextensible, propiedad, 347, 542, 552
definición del propósito del informe, 389-390 Autoextensible y Autocomprimible, propiedad, 329, 413
especificación de campos resumen y calculados, autoformato, 312-313
392 Autoformato, comando, 324, 3413-414
filtrado de registros, 390-391 Autoformato, cuadro de diálogo, 414, 429
herramienta Informe, 392-393 Autoindizar al importar o crear, configuración, grupo
informe de una sola tabla, 393-396 Diseño de tabla, 93, 514
informes de tres tablas, 397-399 Autonumérico, campo Id, 76
informes resumen, 399-400 Autonumérico, tipo de datos, 45, 69, 75, 116
modificación del diseño del asistente, 400-403 Autonuméricos, campo, 67, 75, 82, 98
orden de registros, 390 Autoridad de certificación (CA), 725, 729
guardado del diseño de informe, 417-418 Avanzadas, características, Asistente para importación
impresión de informes, 408-410 de texto, 673
modificación del diseño del informe, 410-417 Avanzadas, página del cuadro de diálogo Opciones de
adición de los números de página, 415-417 Access, 708, 714, 716
adición de saltos de página, 417 Ayuda, archivos, 590
adición del control fecha/hora, 416-417 Ayuda, botón (?), 505
cambio del estilo del informe, 413-415 Ayuda, característica, 23-25
Índice 747
Ayuda de Access, ventana, 23-24 inicio con una base de datos en blanco, 54-55
ayuda personalizada, 386-387 de servidor, 709, 738
¿Qué es esto?, herramienta, 24 diseño, 41-42
sugerencias, 24-25 documentación, 548-550
Ayuda de Microsoft Office Online, 255 ejemplo, 33-37
distribución de datos, 34-35
B visualización de relaciones de tabla, 35-37
Barra de búsqueda del Panel de exploración, 631 en blanco, creación de un nuevo, 54-55
barra de desplazamiento vertical, 113, 172 evitar errores, 542-544
BARRA DE ESPACIO tecla, comando de Cinta de exportación
opciones, 15 a archivos de texto, 678-681
barra de estado, 6, 24, 387, 530, 565 a otros formatos de base de datos, 677-678
Barra de estado, configuración del grupo Mostrar, 522 a una base de datos existente de Access, 675-677
Barra de mensaje, 528 importación o vinculación de datos de Access, 657-
Barra de menú contextual, opción de la ventana Base de 664
datos actual, 510 apertura, 6-11
Barras de desplazamiento, 612, 650 establecimiento de opciones de importación, 661-
Barras de desplazamiento verticales de subformulario, 662
382 importación de objetos, 658-661
Barras de error, ficha del cuadro de diálogo Formato, 460 vinculación de tablas de Access, 662-664
barras de herramientas importación o vinculación de otros orígenes de datos,
mini, 14 664-667
personalización, 525, 608-609 importación y vinculación de archivos de campo,
Barras de herramientas, características de tabla, 661 669-675
barras verticales (|), 262 cambio de especificaciones de importación, 673-
Base de datos actual, ficha, 535 675
Base de datos actual, grupo de las Opciones de Access, uso de archivos de texto de ancho fijo, 672-673
597 uso de archivos de texto delimitado, 669-672
Base de datos actual, opción, 255, 607 optimización de, 531-542
Base de datos de Access, comando del grupo Mover controles, 541-542
datos, 709 Filtro por formulario, 539-540
base de datos de ejemplo, 33-37 formularios e informes, 540-541
distribución de datos, 34-35 tablas y consultas, 537-539
visualización de relaciones de tablas, 35-37 trabajo con tablas vinculadas, 539
identificación de claves principales y vinculación replicadas, conversión a Access 2007, 736
de campos, 35-36 revisión general, 531, 655-656
propiedades de relación, 36-37 terminación, 46-48
base de datos en blanco, crear, 54-55 uso de tablas vinculadas o importadas, 667-669
Base de datos predeterminada, propiedad Búsqueda por Véase también Asistentes para analizar; bases
filtro, 539 de datos compartidas; Centro de confianza
Base de datos externa, instrucción SELECT, 263 BeforeDelConfirm, evento, 559
bases de datos, 531-551, 655-681 BeforeInsert, evento, 553, 559
compactación y reparación, 546-548 BeforeUpdate, evento, 552, 553, 558, 559, 560
conversión a Access 2007, 733-738 Bip, argumento de acción, 583
copia de objetos entre, 656-657 Bloqueado, propiedad, 388
copia de seguridad y restauración, 544-545 bloqueo
creación, 41-55 de registros, 714
con plantillas, 48-53 optimista de registros, 715
diseño de base de datos, 41-42 pesimista, 716
ejecución de nuevas aplicaciones, 53-54 predeterminado de registros, 714-716
ejemplo: Reparaciones Caseras Técnicas, 42-48
Bloqueo predeterminado de registros, configuración de C

la página Avanzadas, 524 C, símbolo, Asistente para máscara de entrada, 130
Bloqueos del registro, propiedad de la ficha Datos, 714- C*, regla de validación, 86
715 C* O D*, regla de validación, 86
Borrar, Panel de exploración, 240 C??t, regla de validación, 86
Borrar cuadrícula, Filtro por formulario, 176 CA (autoridad de certificación), 725, 729
Borrar ficha, comando, Filtro por formulario, 175 cadena de longitud cero, 89, 155, 220, 554
Borrar filtro desde la opción nombre de campo, 185 cadenas de búsqueda, 85
borrar filtros, 187 cálculos
Borrar todos los criterios de ordenación, comando, grupo agregados, 220, 224
Ordenar y filtrar, 164 de resumen, 228
Borrar todos los filtros, 178, 185 en consultas, 224-234
Botón de alternar, control, Diseño de Access, 272 adición de campos calculados, 224-227
botón de comando, Vista Formulario, 357, 383 resumen con asistente, 227-228
botón para abrir o cerrar la barra Ancho del panel, resumen con funciones agregadas, 228-233
623 resumen en Vista Hoja de datos, 233-234
Botón, argumento, función MsgBox, 589 Calendario, control, 372-374
botones de alternar, 354-355 calificador de texto, 669
botones de comando, 358-360, 541, 551-552 Cambiar, evento, 552, 553, 558, 563
botones de desplazamiento, 17, 21, 405-406, 650 Cambiar nombre, comando del grupo Campos y
Botones de desplazamiento, propiedad, 612 columnas, 60
botones de opción, 354 Cambiar nombre de acceso directo, menú de acceso
Buscar, comando de la ficha Inicio, 152 directo, 639
Buscar, cuadro de diálogo, 338 Cambiar nombre de tabla, botón, 532
Buscar, cuadro, 90, 152 Cambiar ventanas, comando del grupo Ventanas, 508
Buscar, ficha, 156 Cambio de tamaño, evento, 557
Buscar, lista desplegable de opciones, 153 Cambio del tamaño de la cinta de opciones, 599-600
Buscar, Windows XP, 9 Campo, lista desplegable de la fila, 204
Buscar campos numéricos truncados, opción, 509 Campo único, propiedad, 54
BuscarDR, grupo macro, 620 campo1, instrucción SELECT, 263
Buscar errores de informe comunes, regla, 516 campo2, instrucción SELECT, 263
Buscar errores de métodos abreviados de teclado, regla, Campos
516 adición o eliminación, 79-80, 202-206
Buscar etiqueta y control no asociados, regla, 516 adjuntos, 35, 68
Buscar los campos con formato, opción, 90, 154, 155 calculado personalizado, 224
Buscar nuevas etiquetas no asociadas, regla, 516 calculados, 429, 538
Buscar propiedades de control no válidas, regla, 516 adición en consultas, 224-227
Buscar y reemplazar, cuadro de diálogo, 152 especificación en diseño de informe, 392
Búsqueda, ficha, 134, 223, 224 calculado
Búsqueda, propiedades, 136 adición en una consulta, 224-227
Búsqueda automática, campo, 241 especificación en el diseño de informe, 392
Búsqueda automática, consultas, 193, 241, 246-248 con un índice único, 30
Búsqueda de duplicados, consulta, 193 de búsqueda, herramienta, 132-140
Búsqueda de objetos en el Panel de exploración, especificación de columna de búsqueda, 133-138
631-633 especificación de lista de búsqueda, 138
Búsqueda general, configuración 158-520 Habilitación de valores múltiples, cuadro, 138-140
Búsqueda por filtro, propiedad, 540 en blanco
Búsqueda rápida, configuración, 158, 520 búsqueda, 155-156
búsquedas, limite o expansión, 152-154 selección de criterios, consulta, 220
Byte, opción, 70 y validación de datos, 89-90
Byte, tamaño de campo, propiedad, 70 mostrar u ocultar en consultas, 209
Índice 749
orden de, cambio del, 81, 222 complementos, 727-728
ordenamiento, 164-165 creación de entornos de confianza, 722-725
plantillas, 60-61 macros de confianza, 725-727
propiedades opciones de, 527-529
cambio de, 222-224 revisión general, 722
configuración, 68-70 ventana Ubicaciones de confianza, 724
reglas de validación definidas, 85-87 Cerrar, comando
requerimientos, 470 Filtro por formulario, 176
tamaño Relaciones, grupo, 97
cambio, 82 Cerrar la aplicación, Administrador del panel de control,
elección, 70 642
tipo, cambio de, 81-82 CerrarFormulario, macro, botón Cancelar, 620
y registros, selección, 151-152 certificados digitales, 729-730
Campos, lista del menú de acceso rápido, 97 certificados firmados por uno mismo, 729-730
Campos de búsqueda, filtrado por, 185 Científica, configuración de formato, 72
Campos disponibles en las tablas relacionadas, panel cifrado, 720-722
Lista de campos, 61, 281 cinta de opciones, 13-14, 503, 510, 599-601, 604-606
Campos disponibles en otras tablas, panel Lista de clave
campos, 61, 281 campos de, 30, 54, 98, 534
Campos disponibles para esta vista, panel Lista de externa, 100
campos, 281 primaria, 35-36
Campos disponibles, lista, 195, 322 principal, 76-94
Campos locales indizados, configuración, 182, 511 configurar un solo campo, 76
Campos locales indizados, cuadro, 182 configurar varios campos, 76-77
Campos locales no indizados, configuración, 182, 511 de varios campos, 76-77
Campos ODBC, configuración, 511 elección, 75-77
Campos ODBC, opción del grupo Mostrar lista de identificación y vinculación de campos, 35-36
valores, 182 modificación o eliminación, 82-84
Canal de ventas, base de datos, 50 permitir que Access establezca la clave, 75-76
Cancelar, botón, Vista Diseño, 618 Clave principal, comando, 76, 82
Cancelar, propiedad de botón, 618 de un solo campo, configuración, 76
Cancelar, propiedad, 555, 620 externa, 30, 94, 98, 100
Carácter Click, evento, 551, 555, 556, 564
de acento invertido (`), 548 cliente, base de datos, 709, 738
de cadenas, 178 Close, evento de informe, 564
en una campo de carácter comodín, 155 Código, valor, 587
Caracteres en una selección de campo, 151 Código@Busque, 584
Característica rellenar mientras escribe, 542 coincidencias
Carpeta de bases de datos predeterminada, ruta en el identificar exactas, 152
cuadro de texto, 506 identificar inexactas, 154-155
Casilla de verificación, control, Diseño de Access, 272 Coincidir mayúsculas y minúsculas, opción, 154
Casillas de verificación, 354 Coincidir, opciones, 154
Categorías de plantillas, grupo, 49 [color], símbolo de formato, 71
Categorías colores, hoja de datos, 512
cambio en el Panel de exploración, 623-628 Colores predeterminados, opción, vista hoja de datos,
personalizar, 634-635 147
CD incluido, 739-742 Columna, carácter comodín, 155
celdas, cambio de, 146-147 Columna, estilo del diseño de formulario, 323
Centrado automático, 612, 650 Columna de búsqueda, comando, grupo Campos y
Centro, opción, 416 columnas, 149
Centro de confianza, 719, 722-728 columna de búsqueda, especificación, 133-138
Columna de opciones, opción, Mostrar del grupo edición de objetos compartidos de base de datos,
Diseño de Macro 718
columnas reducción de conflictos, 716
cambio del ancho, 143-144 en redes, 707-713
eliminación, 149-150 compartir toda la base de datos, 707-708
inmovilización, 145 división de base de datos, 708-712
inserción, 149-150 evitar acceso exclusivo, 712-713
liberación de columnas, 145 revisión general, 707
mostrar columnas, 145-146 complementos
ocultamiento, 143, 145-146 de confianza, 727-728
reorganización, 142-143 visualización y administración, 525-527
Columnas, configuración, Diseño de página, 409 Complementos, ficha de la cinta de opciones, 609
Columnas, ficha, cuadro de diálogo Diseño de página, Complementos de aplicaciones activas, 526
410 Complementos de aplicaciones deshabilitadas, 527
Columnas, selección, 151 Complementos de aplicaciones inactivos, 526
Columnas de condiciones, opción, Mostrar del grupo Complementos de extensiones de aplicación, 727-728
Diseño de Macro, 522 Complementos relacionados con documentos, 526
Columnas dependientes, propiedad, ficha Buscar, 136 Comportamiento al entrar en el campo, grupo, 520
comando de cinta de opciones, 594 Comportamiento de selección, configuración del grupo
comandos contextuales, 14 Formularios o Informes, 515
comandos de la barra de herramientas de acceso rápido, Comportamiento de selección, opciones, 291
602-606 Comportamiento de teclas de dirección, configuración,
Comandos más utilizados, 603 520
Comandos que no están en la cinta de opciones, 603 Comportamiento predeterminado de buscar y
combinaciones, 102-104 reemplazar, opciones, 158, 520
combinaciones de clave, 18, 594 Compresión Unicode, propiedad, 69
combinaciones externas a la derecha, 103 comprobación de errores, 516
combinaciones externas a la izquierda, 103 Comprobación de errores, ficha del cuadro de diálogo
Combinar, 689-693 Opciones, 515
combinar correspondencia, característica de Word, Condición, columna, 579, 580
690 condiciones, macro, 580
Comentario, columna, 571, 593 condiciones de filtro, combinación con un operador O,
comentarios, 571 180-182
Comienzo del campo, configuración de Búsqueda, 158, Condiciones, comando, grupo Mostrar u ocultar, 572,
520 579
Comienzo del campo, opción de Coincidir, 154 Conectividad abierta de base de datos (ODBC), base de
comillas (“ “), 225, 583 datos, 193, 716
Command, campos, 649, 650 Conectividad abierta de base de datos (ODBC),
Como, operador, 85, 213, 246 protocolo, 655
comodines, 85, 154, 155, 246 Configuración de consultas, grupo, 198
criterios de selección, consultas, 212 Configuración de idioma de Microsoft Office 2007, 506
Filtro por formulario, criterio, 178-179 Configuración de idioma, propiedad, 154
compactación de bases de datos, 546-548 Configuración del centro de confianza, 528
Compactar al cerrar, opción, 509, 548 Configuración regional, cuadro de diálogo, 71, 73
Compactar y reparar base de datos, utilería, 546 Configuración regional y de idioma, cuadro de diálogo,
compartidas, bases de datos, 707-718 Panel de control de Windows, 179
administración de bases de datos en un entorno de configuraciones de página, cambio de, 409-410
varios usuarios, 713-718 configuraciones de propiedades, 542
actualización de registros con actualización y Configurar página, cuadro de diálogo, 408, 409
nueva consulta, 716-717 Configurar página, opciones, 464
control de edición de datos, 713-716 confirmación, cuadro de diálogo, 559
Índice 751
Confirmar, grupo, 520 Asistente para búsqueda de elementos no
Confirmar, propiedad de evento, 591 coincidentes, 235-236
Conflicto de escritura, cuadro de diálogo, 715 creación de consulta de referencia cruzada, 236-
conflictos en bases de datos compartidas, minimizar, 240
716 especiales, 234-240
Conservar el formato de imagen de origen, 509 Asistente para búsqueda de duplicados, 234-235
Consulta de advertencia, icono, 590 Asistente para búsqueda de elementos no
Consulta de selección normal, 242 coincidentes, 235-236
consulta de selección, 192, 470 creación de consulta de referencia cruzada, 236-
Consulta por ejemplo (QBE), diseño de cuadrícula, 197 240
consultas, 33, 65, 96, 186, 191-240, 539, 690 exportación de tablas a Excel, 697-698
actualización, 248-252 impresión de resultados de, 240
adición de criterios de selección, 211-220 modificación, 221-224
campos en blanco, 220 cambio de las propiedades de campo, 222-224
comodines, 212 cuadro de diálogo para entrada de los usuarios,
criterios múltiples, 215-218 621
Generador de expresiones, 218-220 orden de inserción de campo y cambio de campo,
operadores, 212-214 222
un solo criterio, 214-215 optimización de, 538-539
adjuntar, 255-257 optimización de rendimiento, 208
Búsqueda automática, 246-248 realización de cálculos, 224-234
categorías, 192 adición de campos calculados, 224-227
cómo funciona, 191-193 resumen con asistente, 227-228
categorías de consultas de Access, 192 resumen con funciones agregadas, 228-233
cuando usar filtro o usar consulta, 192-193 resumen en la Vista Hoja de datos, 233-234
configuración de propiedades de consulta, 221 tipos específicos de, 193
consultas de acción, 248-259 Consultas, grupo, 630
consultas de actualización, 248-252 Consultas de paso a través, consultas, 193
consultas de creación de tabla, 253-255 Consultas de selección sencillas, 193
consultas de datos adjuntos, 255-257 Consultas de unión, 193
consultas de eliminación, 257-259 contactos (Outlook) a Access, transferir, 700
consultas de eliminación, 257-259 Contar(*), 538
eliminación desde tablas relacionadas, 259 Contiene, opciones, 158, 168
eliminación desde una sola tabla, 257-258 Continuar, opción, cuadro de diálogo Macro paso a paso,
consultas de parámetros, 241-246 578
consultas de selección, 194-211 Contraer todo, 142, 503
adición y eliminación de campos, 202-206 Contraseña, Asistente para máscara de entrada, 130
Asistente para consultas, 194-196 contraseñas, cifrado con, 721-722
creación de consultas sin asistente, 199-201 control, caracteres, 79
despliegue de valores superiores o inferiores, Control de código de origen, 731
209-211 control de cuadro de texto independiente, 368
ejecución y guardado de consultas, 206-208 Control de ficha, Hoja de propiedades, 367-368
especificación de orden del registro, 209 Control de imagen, herramienta, 430
ocultamiento y despliegue de campos, 209 Control de marcador automático, 374-375
relación con varias tablas en consultas, 201-202 Control de salto de página, Diseño de Access, 272
ventana de diseño de la consulta, 197-198 Control ficha, Diseño de Access, 272
creación de tabla, 253-255 Control IME de hoja de datos, opción del grupo
eliminación, 240 Movimiento del cursor, 522
especial, creación con del Asistente para consultas, control independiente, 270, 388
234-240 controladores de cambio de tamaño, 289
Asistente para búsqueda de duplicados, 234-235 controladores, 289
controles, 329-333, 541 propiedades de evento, 358

ActiveX, 372-375 modificables, 381
Control de calendario, 372-374 modificación de etiquetas, 330
Control de marcado automático, 374-375 optimización de, 541-542
adición de controles calculados, 285-287 posicionamiento, 413
adición de nuevos, 330-333 relación con datos, 345-354
adición desde el grupo Herramientas, 282-285 diseño de control, 346
adición desde el panel Lista de campos, 280-282 listas y cuadros combinados, 346-352
agrupación, 291-292 selección, 289-291
ajuste, 413 y selecciones de formulario, 288-303
alineación, 295-296 cambio del tipo de control, 304
anexo de las macros a los cuadros de diálogo del controladores de cambio de tamaño, 293-294
formulario, 616-619 controles de agrupación, 291- 292
calculados, 270, 368-371, 429 controles de alineación y espaciado, 295-296
adición, 285-287 controles de desplazamiento, 293
Expresiones comunes, carpeta, 371 controles de selección, 289-291
Generador de expresiones, cuadro de diálogo, formato condicional, 301-304
396-371 formulario de selección o selección de formulario,
cambio de tamaño, 293-294- 329-330 288-289
como elementos de diseño, 270-272 Fuente, comandos del grupo, 300
configuración de valores y propiedades de, 587-589 hojas de propiedades, 296-301
controles calculados, 368-371 Controles, comandos de la ficha Diseño, 426
adición de archivos adjuntos, 432 Controles, grupo
adición de campos calculados, 429 Diseño, ficha, 271, 275-276
adición de gráficos e imágenes, 429-432 Formato, ficha, 287
adición de hipervínculos, 432 Controles personalizados OLE, 368
adición de imágenes de fondo, 432-433 convención universal de asignación de nombres (UNC),
adición de objetos OLE dependientes, 432 67, 120
Expresiones comunes, carpeta, 371 conversión a Access 2007, 733-738
Generador de expresiones, cuadro de diálogo, Convertir, comando, 735
369-371 Convertir todos los datos de imagen en mapas de bits,
personalización con, 429-433 opción, 509
datos relacionados, 345-354 copiado o desplazamiento de registros, 683-6687
configuración de propiedades de listas y cuadros Copiar, botón del grupo Portapapeles, 684
combinados, 353-354 Copiar, comando del grupo Portapapeles, 116
diseño de control, 346 Copiar al Portapapeles, opción del cuadro de diálogo
listas y cuadros combinados, 346-352 Conflicto de escritura, 715
independiente, 352-353 Copiar formato, comando del grupo Fuente, 301
de ficha, 364-368, 541 copiar y pegar objetos, 656-657, 684
dependientes, 270, 388 copias de seguridad de bases de datos, 544-545
desplazamiento, 293 corchetes, 621
eliminación, 304 corchetes ([]), 215, 242, 262, 484
espaciado, 296 corrección automática, 159
especiales, 368-375 correcciones de ortografía, 518
Calendario, control, 372-374 correo electrónico, 700-705
Control de marcado automático, 374-375 Cortar, botón del grupo Portapapeles, 684
controles ActiveX, 372-375 Cortar, comando del grupo Portapapeles, 116
interactivos con el usuario, 357-363 Costo total, control de cuadro de texto, 298
botones de comando, 358-360 creación de informes, 392, 419-420
eventos, 357-358 creación de tablas, consultas, 193, 249, 253-255, 539, 736
hipervínculos, 360-363 Crear, ficha
Índice 753
Panel de exploración, 21 cambio del aspecto de la hoja de datos, 140-148
Tablas, comando del grupo, 58 desplazamiento y cambio de tamaño de columnas
Crear ACCDE, comando del grupo Herramientas de y filas, 142-144
base de datos, 546 despliegue de hojas secundarias de datos, 141-
Crear correo electrónico, grupo Recopilar datos, 701 142
criterio de selección, consultas, 211-220 establecimiento de opciones predeterminadas,
campos en blanco, 220 147-148
comodines, 212 fuente, 146
Generador de expresiones, 218-220 inmovilización y ocultamiento de columnas, 144-
un solo criterio, 214-215 146
varios criterios, 215-118 líneas de división y celdas, 146-147
Criterios, celda, 209, 215, 239 de campo
criterios de filtro, combinación con un operador Y, 179- formación, 70-74
180 tipos, especificación, 65-68
cuadrícula, 277 directrices de distribución, 42-46
Cuadro combinado, control, Diseño de Access, 272 edición, 713-716
Cuadro combinado, propiedad Mostrar control, 74 edición de datos de registro, 150-160
Cuadro de control, propiedad, 612 Autocorrección, característica, 158-160
cuadro de diálogo eliminación de datos, 158
para entrada de los usuarios, 619-621 búsqueda y reemplazo de datos, 156-158
personalizados, creación, 610-619 herramienta de revisión ortográfica, 158-160
anexo de macros, 616-619 localización de registros, 152-156
creación de macros, 613-616 selección de campos y registros, 151-152
diseño de formularios, 610-613 en formularios, 20-21
revisión general, 610 creación de formularios, 21
Cuadro de diálogo modal, opción, 320 navegación en la Vista Formulario, 21
Cuadro de lista, control de Diseño de Access, 272 entrada, 113-127
Cuadro de texto predeterminado, Hoja de propiedades, anexión de archivos a tablas, 125-127
301 inserción de hipervínculos, 119-125
CuadroMsj, función, 583, 589, 591 personalización de entrada de datos, 127-140
cuadros uso de formularios para, 335-339
combinados, 345-352 impresión de datos de tabla, 160
establecimiento de propiedades de, 353-354 intercambio con orígenes externos, 683-706
independiente, 352-353 copiado o movimiento de registros, 683-687
controles de cuadro de texto, 272, 291, 293, 301, 345, envío por correo de objetos de Access, 704-705
684 guardado de la salida de Access a archivos
de búsqueda, 18, 152 externos, 687-689
de lista, 346-352 manejo de vínculos y guardar definiciones de
establecimiento de propiedades, 353-354 exportación o importación, 703-704
no asociados, 352-353 revisión general, 683
de mensajes, 583-584 trabajo con documentos HTML, 698-700
desplazamiento vertical, 17 trabajo con Excel, 693-698
selección de registro, 113 trabajo con Word, 689-693
uso de Outlook para obtener datos, 700-703
D periféricos, 44
datos, 27 personalización de entrada de datos, 127-140
adjuntos, 432 herramienta de búsqueda de campo, 132-140
cambio de las definiciones de tabla, 148-150 máscaras de entrada, 127-132
cambio de nombres de campo, 150 selección de gráficas, 470
inserción de hojas secundarias de datos, 149 tipos
inserción o eliminación de columna, 149-150 cambio, 59-60
tipos de datos de campo, especificación, 65-68 Deshabilitar todas las macros sin notificación, opción,
validación de, 84-91, 388-389, 584-585 726
asignación de valores predeterminados, 90-91 Deshabilitar todos los complementos de aplicación,
campos en blanco, 89-90 opción de la ventan a Centro de confianza, 728
definición de regla de validación de registro, 88 Deshacer, botón, 117, 125, 144, 149, 158, 533, 578
definición de reglas de validación de campo, 85- desplazamiento de registros, 683-687
87 Desplazarse a la categoría, lista, 623
imposición de requerimiento, 89 Desplegar texto, campo hipervínculo, 67
prevención de duplicados, 89 Despliegue de líneas de división predeterminadas,
Datos, eventos, 552-553, 557 configuración, 147, 512
Datos, ficha de Hoja de propiedades, 326 Después de actualizar, evento, 552, 553, 558, 559, 560
Datos, propiedades, 412 Después de actualizar, propiedad de evento, 582, 588
Datos adjuntos, cuadro de diálogo, 125 Después de la selección, opción, propiedad Nueva fila o
DBA (administrador de base de datos), 713 columna, 459
dBASE, 665-667 desvinculación de tablas, 669
DblClick, evento de ratón, 555, 556, 564 Detalle, selección de formulario, 327
DBMS (sistema de administración de bases de datos), Detalle, selección, 426
32 Detalles de la orden de compra, formulario, 37
DDE (Intercambio dinámico de datos), 525 Detalles de orden, tabla, 20
DDL (lenguaje de definición de datos), 728 Detalles, opción del Panel de exploración, 502
De derecha a izquierda, configuración del grupo Detener todas las macros, 577, 578
Dirección predeterminada, 520 Devuelve, comando del grupo Configuración de
De izquierda a derecha, configuración del grupo consulta, 210
Dirección predeterminada, 520 Dibujo, barra de herramientas, 490
Deactivate, evento de foco, 554 Diccionarios personalizados, botón, 518
Deactivate, evento, 554 Dirección de hipervínculo, propiedad, 363
decimales, 70 Dirección predeterminada, grupo, 520
Definición de datos, consulta, 193 Dirty, evento, 558
Definiciones guardadas, importar y exportar, 704 Diseñar aplicación, Administrador del panel de control,
Definir valores predeterminados, comando del grupo 642
Controles, 301 Diseño, cinta de opciones, 411
DELETE, instrucción, 262 Diseño, ficha, 63, 273, 413
Dependencias del objeto, característica, 542 Diseño, ventana, 273-288, 582
depuración de macros, 576-579 adición de controles, 280-287
Desagrupar, comando del grupo Diseño de controles, control calculado, 285-287
292 desde el grupo Herramientas, 282-285
Descendiente, comando, 164, 209 desde el panel Lista de campos, 280-282
Descifrar base de datos, comando de la ficha barra de estado, 25
Herramientas de base de datos, 722 inicio de un nuevo formulario
Descripción, propiedad, 88 en Vista Diseño, 279-280
Desechar cambios, opción del cuadro de diálogo en Vista Presentación, 287-288
Conflicto de escritura, 715 recorrido de la ventan a Diseño de formulario, 274-
Deseleccionar todo, Panel de exploración, 660 278
deshabilitar el contenido de la base de datos, 720 Controles, grupo, 275-276
Deshabilitar la notificación de complementos no Fuente, grupo, 276
firmados, opción, 728 Herramientas, grupo, 276
Deshabilitar todas las macros con notificación, opción, Hojas de propiedades, comando, 277
726 Líneas de división, grupo, 277
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas lista de campos, panel, 277
digitalmente, opción, botón Configuración de Regla y Cuadrícula, comando, 277-278
macros, 726 diseño de bases de datos, 41-42
Índice 755
diseño de columna, 392 selección de formulario o sección de formulario,
Diseño de columna, Asistente para informes, 457 288-289
Diseño de columna, configuración, 459 tipo de objeto de base de datos, 269
Diseño de columna, opción, ficha Columnas, 459, 460 ventana Diseño, 273-288
Diseño de consultas, comando del grupo Otros, 194, 200 adición de controles, 280-287
diseño de control, 346 Controles grupo, 275-276
diseño de control apilado, 346 Fuente, grupo, 276
diseño de control tabular, 346 Herramientas, grupo, 276
Diseño de controles, grupo de la ficha Organizar, 293 Hoja de propiedades, comando, 277
diseño de formulario, 269-312 Líneas de división, grupo, 277
Véase también formularios Lista de campos, panel, 277
creación, 315-320 navegación de la ventana Diseño del formulario,
diseño de formularios, 315-316 274-278
diseño del formulario, 315-316 Regla y cuadrícula, comando, 277-278
elección de estructura, 316-320 diseño de informe, 269-312
inicio de nuevos formularios, 316 Véanse también informes
inicio de un nuevo formulario, 316 creación de un nuevo, 389-403, 423-437
diseño de elementos, 270-273 adición de encabezados y pies, 427-429
elección de origen de registro, 270 agrupación de registros, 392
entendimiento de los controles, 270-272 creación de informes, 392
propiedades del diseño de formulario o informe, definición del propósito del informe, 389-390
273 especificación de campos resumen y calculados,
eliminación de controles, 304 392
modificación, 325-334 filtrado de registros, 390-391
controles, 329-333 Informe, herramienta, 392-393
examen de propiedades de formulario, 325-327 orden de registros, 390
orden y filtrado de los datos del formulario, 333- personalización con controles especiales, 429-433
334 reportes basados en consultas de parámetro, 433-
secciones de formulario, 327-329 437
objetos y efectos especiales, 304-308 uso del Asistente para informes, 393-403
adición de objetos dependientes, 305-306 elementos de diseño, 270-273
adición de imágenes, 307-309 elección de origen de registro, 270
adición de objetos independientes, 306-307 entendimiento de los controles, 270-272
comparación entre vinculación e inserción de propiedades de diseño del formulario e informe,
objetos, 305 273
propiedades de formulario, 309-313 eliminación de controles, 304
aplicación de filtros y orden, 311-312 guardado, 417-418
autoformato, 312-313 informes de varias columnas, 457-460
cambio de tamaño del formulario o informe, modificación, 410-417
312 adición de los números de página, 415-417
cambio del origen de registro, 310-311 adición de saltos de página, 417
secciones y controles del formulario, 288, 303 adición del control fecha/hora, 416-417
cambio del tipo de control, 304 cambio del estilo del informe, 413-415
comandos del grupo Fuente, 300 cambio del formato de números de página, 416
controles de alineación y espaciado, 295-296 configuración de las propiedades del informe y
controles de cambio de tamaño, 293-294 sección, 412-413
controles de grupo, 291-292 controles de colocación y ajuste, 413
controles de movimiento, 293 secciones del informe, 411-412
formato condicional, 300-302 ventana Diseño del informe, 411
hojas de propiedades, 296-301 objetos y efectos especiales, 304-308
selección de controles, 289-291 adición de imágenes, 307-309
adición de objetos dependientes, 304 Documentos con fichas, opción, 50, 508
adición de objetos independientes, 306-307 Dónde, opción de la celda Total, 230
comparación entre vinculación e inserción de Dos páginas, comando de la ficha Vista preliminar, 408
objetos, 305 dos puntos (:), 266
propiedades del formulario e informe, 309-313 duplicados, prevención, 89
aplicación de filtros y orden, 311-312 dynaset, 191
autoformato, 312-313 Dynaset, subconjunto, 191
cambio de tamaño del formulario o informe, 312
cambio del origen de registro, 310-311 E
secciones y controles del formulario, 288-303 Edición, grupo de la lista Opciones de Access, 248
cambio del tipo de control, 304 edición
comandos del grupo Fuente, 300 datos, 713-716
controles de agrupación, 291-292 objetos de base de datos compartidos, 248
controles de alineación y espaciado, 295-296 opciones para, 518-522
controles de cambio de tamaño, 293-294 Edición, modo, 150, 151, 335
controles de desplazamiento, 293 editores de confianza, 724-725
controles de selección, 289-291 Efecto predeterminado de celda, configuración, 147, 512
formato condicional, 301-304 efectos de celda, hoja de datos, 512
hojas de propiedades, 296-301 Efectos de relleno, cuadro de diálogo Formato, 488
selección de formulario o sección de formulario, Eje, ficha, cuadro de diálogo Formato, 490
288-289 Eje de categoría (X), 469
tipo de objeto de base de datos, 269 Ejecutar código, comando, Administrador del panel de
ventana Diseño, 273-288 control, 642
adición de controles, 280-287 Ejecutar, comando
inicio de un nuevo formulario, 279-288 Herramientas, grupo, 572, 577
recorrido de la ventana Diseño del formulario, Resultados, grupo, 200, 206
274-278 Ejecutar consulta, macro, 620
Diseño de informe, comando, 423, 425 Ejecutar exportación, botón, cinta de opciones de tareas,
Diseño de informes, ventana, 411 704
Diseño de la consulta, opciones de grupo, 513 Ejecutar importación, botón, cinta de opciones de tareas,
Diseño de la tabla, opción, 97, 109 704
diseño de objeto, Referencia rápida, 740 EjecutarMacro, acción, 576, 592
Diseño de página, grupo, 187, 408, 409 Ejecutar macro, comando, 592-642
Diseño de tablas, comando, 63 Ejes, ficha, cuadro de diálogo Opciones de Gráfico, 493
Diseño del formulario, comando, 274 El campo tiene foco, condición, 302
diseño tabular, 280, 392 El cursor se detiene en el primer o último campo, casilla
diseños, 104, 346 de verificación, 520
Disminuir, opción, 296 El valor de campo es, condición, 302
Disminuir decimales, botón de Microsoft Graph, 487 Elegir comandos desde lista desplegable, 603
disposición de botones, 590 Elegir generador, cuadro de diálogo, 566-567
distribución de datos, 42-46 Elegir informe, cuadro de diálogo, 594
distribución de información, Referencia rápida, 740 Elemento, argumento, 587
Distribución de la imagen, propiedad, 433 elementos
división de bases de datos, 708-712 de diseño, 270-273
dobles comillas (“ “), 215 elección de origen de registro, 270
documentación entendimiento de los controles, 270-272
bases de datos, 548-550 propiedades de diseño de formularios e informes,
macros, 596 273
Documentador de base de datos, comando del grupo de gráficos, 487, 489
Analizar, 596 de texto, formato, 487
Documentador, herramienta de análisis, 109, 548 gráfica, 466-469, 487-490
Índice 757
interactivos con el usuario, 270 Error, eventos, 553
Eliminar, cuadro de diálogo Formato condicional, 303 Error al pegar tabla, 117-118
Eliminar columnas, comando del grupo Configuración Error en la conversión de tipo, error de importación, 673
de consultas, 204 Es Nulo, operador, 213
eliminar consultas, 193, 249, 257-259 Escala, ficha, cuadro de diálogo Formato de ejes, 489
desde tablas relacionadas, 259 Escala, propiedad, campos Número y moneda, 74
desde una sola tabla, 257-258 espacio de almacenamiento, 65
Eliminar en cascada los registros seleccionados, opción, espacio en disco, 478
102, 259 Espacio horizontal, comando del grupo Posición, 296
Eliminar en cascada los registros seleccionados, Espacio vertical, comando del grupo Posición, 296
propiedad, 36 Especificación de importación, cuadro de diálogo,
Eliminar en cascada, 398 Asistente para importación de texto, cuadro de
Eliminar filas, comandos, 572, 578 diálogo, 673
Emergente, propiedad, 612 Especificaciones de importación/exportación,
En, operador, 213 características de tabla, 662
Encabezado de columna, propiedad, ficha Búsqueda, 136 Especificaciones, botón del cuadro de diálogo,
Encabezado de formulario, sección de formulario, 327 Especificación de importación, 675
Encabezado de página, propiedad de informe, 413, 429 Establecer el identificador único, botón, 534
Encabezado de página, sección, 411 EstablecerPropiedad, acción, 575
Encabezado de página, sección de formulario, 327 EstablecerValor, acción, 575, 576, 586
encabezado o pie de formulario, 280, 327, 328 Estado, regla de validación, 87
Encabezado o pie del informe, 280, 411, 427, 435-437 [Estado]=”Pue” expresión condicional, 580
Encabezados de columnas, propiedad, 239, 245 Estándar, barra de herramientas de la ventana de
encabezados y pies de página, adición, 427-429 Microsoft Graph, 485
Enter, evento, 557, 559, 564 Estándar, configuración de formato, 72
Enter, evento de foco, 554 Estilo de borde, propiedad, 612
ENTER, tecla, comando Cinta de opciones, 15 estilo de control predeterminado, 300-301
Entero largo, opción de campos Número, 98 estilo del informe, cambio del, 413-415
Entero largo, propiedad, 75 Estilos, botón de Microsoft Graph, 487
enteros, 70 Etiqueta, control, 272, 445
largos, 67, 70 Etiqueta automática, propiedad de la ficha Formato, 300
entornos Etiquetas inteligentes, propiedad, 69, 223
cambio de Access, 740 etiquetas, modificación, 330
confianza, 722-725 Euro, configuración de formato, 72
de trabajo personalizados, 499-504 Evento actual, 553, 559, 564
de varios usuarios, 538 Evento, ficha de Hoja de propiedades, 326
Entrada, campo, 398 Evento, Hoja de propiedades, 565
Entrada Alfa por código Consulta, 393 eventos, 357, 551-565
Entrada de datos, grupo, 633 asignación de macros a, 581-583
Entrada de datos, propiedad, 388, 539, 541 configuración de propiedades, 565-567
entrada del usuario, cuadro de diálogo para, 619-621 de control, formulario, 557-558
entradas de usuarios, cuadros de diálogo para, 619-621 de formulario, 558, 560
Entre…Y, operador, 213 de ratón, 555-556, 563-564
Enviar, comando, Visor de archivos Snapshot, 421 de subformulario, 559-561
Enviar al fondo, comando, 287 de teclado, 554-555, 563-564
Enviar objetos como, cuadro de diálogo, 418 de ventana, 557
envío de etiquetas y sobres, 460-464 definidos, 357-358
impresión de direcciones en sobres, 464 ejemplos de, 358
manipulación de los datos de texto, 462-464 propiedades de, 358
uso del Asistente para etiqueta, 460-462 revisión general, 551-552
envío de la instantánea de informe, 421 secuencia de, 557-563
eventos de control de formulario, 557-558 Expresiones comunes, carpeta, 371

eventos de formulario y subformulario, 559-561 Expresiones comunes, cuadro de diálogo Generador de
eventos de informe y sección de informe, 563-564 expresiones, 371
eventos de registro de formulario, 558-559 Extender, configuración, 308
eventos de teclas y ratón, 563-564 Extendido, modo, 151
tipos de, 552-557 Exterior, opción, 416
eventos de datos, 552-553
eventos de error y tiempo, 553 F
eventos de filtro, 554 Falla de regla de validación, error de importación, 673
eventos de foco, 554 Falló la acción, cuadro de diálogo, 577
eventos de impresión, 556 Fecha( ), función, 214
eventos de ratón, 555-556 Fecha corta, configuración, 72
eventos de teclado, 554-555 fecha de creación, agrupar por, 628
eventos de ventana, 557 fecha de modificación, agrupación por, 628
validación de datos en formularios con, 389 Fecha de terminación, campo, 169
Excel, 693-698 Fecha general, configuración, 72, 82
Excel, comando Fecha/Hora, campos, 72, 179, 415
Exportar, grupo, 697 especificar, 66
Importar, grupo, 465 formación de datos, 72-73
Exigir integridad referencial, opción del cuadro de Fecha/Hora, controles, 416-417
diálogo Modificar relaciones, 101 Fecha/Hora, tipo de datos, 66, 172
EXISTS, predicado, 266 Fecha larga, configuración, 72
Exit, evento, 559 Fecha media, configuración, 72
Expandir grupo, opción del Panel de exploración, 502 Fecha y hora, comando del grupo Controles, 299, 416
Expandir todo, menú contextual, 142 fechas, agrupación por, 628
Expandir todo, opción del Panel de exploración, 502 fichas contextuales de la cinta de opciones, 273
Explicación, botón, 386 Fijo, configuración de formato, 72
Explicación, formulario, 384 filas
Exploración, modo, 151, 335 cambio de la altura, 144
Exploración de registros, barra, 166 propiedades de origen, 478-479
exportación de datos Filtrado, botón de la barra Navegación de registros, 167
a archivos de texto, 678-681 filtrado de registros 165-187, 390-391, 586
a bases de datos existentes de Access, 675-677 Véase también filtros
a documentos HTML, 699-700 comando Filtro, 171-172
a otros formatos de base de datos, 677-678 eliminación de filtros, 187
definiciones guardadas, 703-704 filtrado por contexto, 168-170
tablas y consultas a Excel, 697-698 por valores completos, 168-170
Exportaciones guardadas, ficha Datos externos, 704 por valores parciales, 170
Exportar - archivo de texto, cuadro de diálogo, 679 Filtro avanzado/Ordenar, característica, 183-185
Exportar - archivo RTF, cuadro de diálogo, 689 aplicación y eliminación, 184-185
Exportar datos con formato y diseño, opción, 698 filtrado por campos de búsqueda con, 185
Exportar, cuadro de diálogo, 689 Filtro por formulario, 175-182
Exportar, grupo de la ficha Datos externos, 687 combinación de condiciones de filtro con el
Expresión de repetición, argumento, 576, 592 operador O, 180-182
Expresión, argumento, 587, 588 combinación de criterios de filtro con el operador
expresióndelatabla, instrucción SELECT, 263 Y, 179-180
expresiones, 368 filtrado de campos Hipervínculo, 178
de criterios, 538 filtrado de campos Memo, 178
ejemplos de, 464 filtrado de campos Objeto OLE, 178
obedecer cuando ingrese, 178-179 ingreso de criterios, 175-178
tipos de operadores, 368 optimización, 182, 183
Índice 759
Filtro por selección, 172-174 Forma, ficha en el cuadro de diálogo Formato de la
guardado de filtros, 185-187 gráfica de columnas 3D, 490
modificación de filtros, 185 formación, condicional, 301-304
Filtrar, herramienta, 439 Formato, barra de herramientas de la ventana de
Filtrar al cargar, propiedad, 413 Microsoft Graph, 485
Filtrar por grupo, lista, 623 Formato, comando
filtro, 270, 539 Hoja de datos, ficha, 606
Véase también filtrado de registros Tipo de datos y Formato, grupo, 60
avanzado, 186 Formato, cuadro de diálogo, 489
eliminación, 187 Formato | Colocar, menú, 490
guardado, 185-187 Formato, de la cinta Herramientas de formulario, 21
limpieza, 187 Formato | Elemento de la gráfica seleccionado, 487
modificación 185 Formato, evento, 556
por selección, 172-174, 175, 178, 180, 192 Formato, ficha de Hoja de propiedades, 326, 428
y aplicación de ordenaciones, 311-312 Formato, función, 245
Filtro avanzado/Ordenar, característica, 166, 167, Formato | Leyenda seleccionada, 489
183-185 Formato, propiedad, 69, 70, 74, 127
aplicación y eliminación, 184-185 Formato condicional, 301-304
filtrar por campos de búsqueda con, 185 Formato condicional, comando, grupo Fuente, 302
Filtro avanzado/Ordenar, cuadrícula, 202 Formato condicional, cuadro de diálogo, 303
Filtro por formulario, 175-182, 192, 539-540 Formato de archivo predeterminado, opción, 505
combinación de criterio de filtro con el operador Y, formato de campo número, 693
179-180 Formato de ejes, cuadro de diálogo, 489
combinación de las condiciones de filtro con el Formato de hoja de datos, cuadro de diálogo, 147
operador O, 180-182 Formato de texto enriquecido (RTF), 689
comodines y expresiones, 178-179 Formato de texto, propiedad, 223
contextual, 168-170 Formato del gráfico, barra de herramientas de Microsoft
filtración de campos Hipervínculo, 178 Graph, 487
filtración de campos Memo, 178 Formato del título del gráfico, cuadro de diálogo, 488
filtración de campos Objeto OLE, 178 formatos, cambio de, 59-60
inserción de criterios, 175-178 Formulario, comando del grupo Formularios, 601
optimización, 182-183 Formulario, comando, 274, 317, 346
Filtro por formulario, configuración Número máximo de Formulario, grupo de la ficha Crear, 316
registros, 182 formulario de cuadro de diálogo modal, 270, 274
Filtro por formulario, opción, 166 Formulario de edición de elementos de lista, ficha
Filtro por formulario, ventana, 179, 511 Búsqueda, 137
Filtro por selección, opción, 166, 167 formulario de varios elementos, 319
Filtro, comando, 171-172 Formulario dividido, comando, 274, 318-319
Filtro, eventos, 554 formulario emergente, 207, 384, 617
Filtros de fecha, 169-170 Formulario en blanco, comando, 274, 319, 346
Filtros de texto, 168, 172, 438, 439 formulario modal, 369
FIN, tecla, 19 Formulario o informe, opciones, 291
firma con código, 730-731 Formulario simple, herramienta del grupo de comando
firma, digital, 730-731 Formularios, 21
firmas digitales, 730-731 formulario vacío, causas de, 363
flujo de operaciones, control de, 589-592 Formularios continuos, vista, 339
Flujo, estilo, 324 Formularios
foco, 358 Véase también diseño de formulario
Foco, eventos, 554, 557, 558-559 cambio de tamaño, 312
Fondo o relleno y Fuente o primer plano, cuadro de datos en, 20-21
diálogo Formato condicional, 302 de varias páginas, 364-368
comando de salto de página, 364 navegación en el formulario, 335-336

controles de tabulación, 364-368 orden de tabulación, 3336-338
Hoja de propiedades de control de tabulación, visualización de varios registros, 339
367-368 validación y restricción de datos en, 388-389
Hoja de propiedades de página, 367-368 validación con eventos, 389
diseño, 323-324 validación con propiedades, 388-389
eventos de control, 557-558 varias páginas, 364-368
eventos de registro, 558-559 controles de tabulación, 364-368
examen de propiedades, 325-327 Salto de página, comando, 364
herramientas de formulario, 315-344 vinculación y sincronización, 383-386
Asistente para formularios, 321-325 y eventos de subformularios, 559-561
creación de formularios jerárquicos desde tablas Forzar nueva página, propiedad, 329, 364, 413
realacionadas, 341-344 fracciones decimales, configuración de números de, 74-
impresión del formulario, 339 75
otros asistentes, 340-341 FROM, cláusula, 260, 262, 264
uso de formulario para la entrada de datos, 335- Fuente, ficha, 488
339 Fuente, grupo de comandos, 300
impresión, 339 Fuente, grupo de la ficha Diseño, 276
iniciar nuevo, 316 fuente de hoja de datos, 146
jerárquicos Fuente del diseño de la consulta, opciones de grupo
adición del uso de subformularios, 381-382 Diseño de consulta, 514
creación desde tablas relacionadas, 341-344 fuente predeterminada, 542
maneras de agregar campos a, 331 Fuente predeterminada, opción, vista hoja de datos, 147
navegación en, 335-336 funciones agregadas, 436
nuevo resumen de consultas con, 228-233
inicio en la Vista Diseño, 279-280 adición de criterios, 232
inicio en la Vista Presentación, 287-288 adición de expresiones personalizadas, 232-233
opciones de diseñadores de objeto, 513-516 por grupo, 231-232
optimización de, 540-541 todos los registros, 2228-230
orden y filtrado de datos, 333-334 funciones de dominio agregado, 233, 538
personalización, 37-38, 345-390 funciones de formato, 233
adición de ayuda personalizada, 386-387
base de datos Policía, 375-378 G
controles especiales, 368-375 galerías, 14
formularios de varias páginas, 364-368 Generador (…), 370, 456
inicio de un nuevo, 345-363 Generador, botón, 69, 481
subformularios, 378-386 Generador de código, opción, 567
validación o restricción de datos, 388-389 Generador de consultas, 482, 484, 494
propiedades, 309-313, 325-327 Generador de expresiones, 218-220, 369-371, 388, 576,
aplicación de filtros y orden, 311-312 588
autoformato, 312-313 Generador de expresiones, cuadro de diálogo, 69
cambio de tamaño del formulario o informe, 312 Generador de expresiones, opción, 567
cambio del origen de registro, 310-311 Generador de macros, 567, 570, 571, 578, 586
secciones, 327-329 General, ficha de la hoja de propiedades del campo, 223
adición de las secciones de encabezado o pie de Generar, comando, 199, 219
página en el formulario, 327-328 Generar, comando del grupo Herramientas, 572, 579
cambio de las propiedades de sección, 329 GotFocus, evento, 554, 557, 560
selección, 288-289 gráfica incrustada, 470
de datos, 321-323 gráfica independiente, 470
uso de entrada de datos, 335-339 gráficas, 465-495
Buscar, cuadro de diálogo, 338 Véase Microsoft Graph
Índice 761
adición a gráficas existentes, 476-477 Guardar registro, Conflicto de escritura, 715
barras de herramientas, 485-487 Guardar, barra de herramientas de Acceso rápido, 558
configuración de opciones de gráfico, 492-494 GUID (identificador global único), 70, 76, 736
creación, 465-476 guión (-), 155
elementos de, 466-469
impresión y guardado, 474 H
selección de datos, 470 Habilitar comprobación de errores, casilla de
uso del Asistente para gráficos de Microsoft, 470- verificación, 515
474 habilitar contenido de la base de datos, 720
vinculación a datos de registro, 474-476 Habilitar la Autocombinación, configuración, opciones
edición con Microsoft Graph, 484-494 del grupo Diseño de consultas, 514
cambio del tipo de gráfica, 490-492 Habilitar la vista Presentación para esta base de datos,
formato de elementos de texto, 487-489 opción, 509
formato de otros elementos de la gráfica, 489-490 Habilitar todas las macros, opción de Configuración de
revisión general, 484-485 macros, 726
independientes, 465 Hacer coincidir todo el campo, opción, 154
modificación con Access, 477-484 Haga clic en para mostrar todas las tablas, mensaje, 319
edición de la propiedad origen de fila, 478-479 HAVING, cláusula, instrucción SELECT, 264
edición de leyendas del gráfico, 479-484 herramientas
revisión general, 477-478 analíticas, 531
revisión general, 465 de formulario automáticas, 316
Gráfico | Opciones de gráfico, 492 de revisión de ortografía, 158
Grafico | Tipo de gráfico, 491 Herramientas, grupo
Grafico dinámico, 207 adición de controles desde, 282-285
Gráfico dinámico, comando, 274, 319 ficha Diseño, 276
gráficos, adición, 429-432 Herramientas de base de datos, ficha, 35
GROUP BY, cláusula, instrucción SELECT, 264 Herramientas de diseño de consultas, cinta de opciones,
Grupo de operaciones DDE, configuración de la página 198
Avanzadas, 525 Herramientas de macro, cinta de opciones, 572
grupos de opción, 354, 355-357 Herramientas, lista desplegable, Windows XP, 9
Grupos del panel de exploración, características de la Hipervínculo, tipo de campo, 67
tabla, 662 hipervínculos, 360-363, 541
Grupos, panel, 8 a Excel, 693-697
grupos adición, 432
agrupar en filas y columnas, 459-460 administración, 704
cambio en el Panel de exploración, 623-628 dirección de hipervínculo, 361
iniciar una nueva fila o columna, 459 definición, 120-121
macro, 593-595, 614-616 inserción, 121-123
modificación y adición, 447-450 ejemplos de, 121
adición de un segundo nivel de agrupación, 448-450 especificación de campo, 67-68
impresión del índice alfabetizado, 450 inserción, 119-125
Ocultar duplicados, propiedad de formato, 450 definición de direcciones, 120-121
otros consejos, 450 edición y borrado, 123-125
personalizados, 633-639 inserción de direcciones, 121-123
secciones, adición, 441-447 hoja de datos, 502
guardado cambio de la apariencia de, 140-148
filtros, 185-187 configuración de las opciones predeterminadas de
gráficas, 474 hoja de datos, 147-148
Guardar como, cuadro de diálogo, 63, 417, 735 desplazamiento de cambio de tamaño de
Guardar diseño, opción, 98 columnas y filas, 142-144
Guardar formato, opción, 698 despliegue de hojas secundarias de datos, 141-142
fuente, 146 Ignorar nulos, propiedad, 77

inmovilizar y ocultar columnas, 144-146 Igual a, opción, 168
líneas divisoras y celdas, 146-147 Igualar, opción, 296
configuración de las opciones predeterminadas, 147- Imagen, comando del grupo Controles, 307
148 Imagen, controles, 272
de destino, 117 Imagen, cuadro de propiedad de la ficha Formato, 309
mostrar u ocultar, 485 Imagen, opción, control del objeto OLE independiente,
Hoja de datos, estilo, diseño de formulario, 324 478
Hoja de datos, ficha, 54 Imagen, propiedad, 433
Hoja de datos, opción, comando Más formularios, 320 imágenes de fondo, agregar, 432-433
Hoja de datos, vista, 15-19, 150, 197, 318 imágenes
cambio de la vista actual, 19 adición, 307-309, 429.432
creación de tablas en, 58-63 inserción, 118-119
adición de campos, 59-60 importación de datos
adición de campos de tablas existentes, 61-62 Véase también bases de datos
guardado de nuevas tablas, 63 definiciones guardadas, 703-704
para cambiar un tipo de campo en, 82 desde documentos HTML, 699
hoja de macro, 593 desde y vinculado a Excel, 693-697
Hoja de propiedades, comando, 88, 91, 149, 221, 223 Importaciones guardadas, ficha Datos externos, 704
Hoja de propiedades, herramienta, 275 Importar consultas, opción, 662
Hoja de propiedades de consulta, 221 Importar contactos de Outlook, cuadros, 700
Hoja de propiedades de página, 367-368 Importar objetos, cuadro de diálogo, 661
Hoja secundaria de datos, propiedad, 149 Importar tablas, opción, 662
hojas de cálculo, 677 impresión
copiar o mover registros desde, 686 envío por correo de etiquetas y sobres, 460-464
Excel, 693-697 direcciones en sobres, 464
hojas de propiedades, 273, 296-301, 412 manipulación de datos de texto, 462-464
estilo de control predeterminado, 300-301 uso del Asistente para etiquetas, 460-462
Regla de validación, cuadro de propiedad, 299 formularios, 339
Valor predeterminado, cuadro de propiedad, 299 gráficas, 474
hojas secundarias de datos, 19-20, 164, 167, 686 índice alfabético, 450
despliegue, 141-142 informes, 408-410
inserción, 149 opciones avanzadas para, 524-525
Hora corta, configuración, 72 resultados de consulta, 240
Hora larga, configuración, 72 impresión de direcciones en sobres, 464
Hora media, configuración, 72 Impresión láser rápida, propiedad, 541
Horizontal, 109 Impresión rápida, comando, 601
horizontal, barra de desplazamiento, 17, 113 Imprimir, botón de la barra de herramientas Acceso
HTML (lenguaje de marcado de hipertexto), 698-700 rápido, 160, 408
HTML, plantillas, 556 Imprimir, botón de Office, 240
HTR2007, base de datos ejemplo, 742 Imprimir, cuadro de diálogo, 408, 420
Imprimir, eventos, 556
I Imprimir, macro, 613
Icono, opción del Panel de exploración, 502 Imprimir definición de macro, cuadro de diálogo, 596
Icono de la aplicación, opción, 507 Imprimir informes, grupo, 633-634
Id de empleado, valor, 133 Imprimir márgenes, grupo, 522
Id de réplica, 67, 70, 76 Imprimir registro, cuando de diálogo Asistente para
identificador global único (GUID), 70, 76, 736 botones de comando, 360
identificadores, 212 Imprimir sólo los datos, configuración, Diseño de página,
Idiomas de selección disponibles, lista, 506 409
If...Then...Else, estructura, 579 IN cláusula, instrucción SELECT, 264
Índice 763
IN, predicado, 266 opciones de diseñadores de objeto, 513-516
Incrementar, opción para espacio horizontal y vertical, optimización de, 540-541
296 personalizado, 38, 423-464
Incrementar decimal, botón de Microsoft Graph, 487 adición de secciones de grupo, 441-447
incrustación, 118 adición de subinformes, 450-456
Indeterminada, relación, 99 creación de un nuevo diseño de informe, 423-437
Indexado, propiedad, 69, 84, 89 diseño de un informe de varias columnas, 457-460
Indicador, argumento, CuadroMsj, función, 589 filtrado de registros en la Vista Presentación, 438-
indicador de expansión (+), 141, 164, 280 439
Indicadores de registro, 150 impresión de etiquetas y sobres de correo, 460-464
Índice, campo, 398 modificación y adición de grupos, 447-450
índice (.px), archivo, 667 Ordenar por al cargar, propiedad, 439-441
Índice de tabulación, propiedad, controles de Cuadro de principal
texto, 338 dependiente, 450
índices, 77-78, 537-538, 540, 666 independiente, 450
alfabéticos, impresión de, 450 vinculación con subinformes, 454-456
de un solo campo, 77 vista preliminar, 405-408
de varios campos, 77-78, 84, 538 Ingrese o edite otros datos, página del panel de control,
Índices, comando de la ficha Diseño, 77 640
Índices, cuadro de diálogo, 84 Inicio, ficha, 16
InfoPath, formulario, 701 INICIO, tecla, 19
Información de teclas, 14, 601 inicio de Access, 3-15
Informar mediante sonidos, opción del grupo General, Access, ventana, 4-6
523 apertura de una base de datos, 11-13
Informe de detalle, valor para registro de Entrada Alfa, cinta de opciones, 6-11
619 galerías, 14
Informe de resumen, creación con el Asistente para menús de acceso directo, 15
informes, 399-400 minibarras de herramientas, 14
Informe en blanco, comando, grupo Informes, 423 Panel de exploración, 11-13
Informe, herramienta, 392-393 recorrido de la ventana Objeto, 13
Informe, vista, 474 Inicio de sesión, cuadro de diálogo, 10
informes inmovilizar columnas, 145
Véase también diseño de informe Inmovilizar columnas, menú de acceso rápido, 145
basados en consultas de parámetro, 433-437 inserción
creación de consultas de parámetro, 433-434 columnas, 149-150
creación de informes, 434-435 datos, 113-127
parámetros de impresión en encabezado de anexo de archivos a una tabla, 125-127
informe, 435-437 copiado y movimiento, 114-118
creación con Asistente para informes de otra tabla, 117
resumen, 399-400 definición de direcciones, 120-121
tres tablas, 397, 399 dentro de la misma tabla, 116-117
una sola tabla, 393-396 edición y eliminación, 123-125
de tres tablas, creación con el Asistente para inserción de direcciones, 121-123
informes, 397-399 inserción de hipervínculos, 119-125
de una sola tabla, creación con el Asistente para inserción de imágenes, 118-119
informes, 393-396 personalización la entrada de datos, 127-140
de varias columnas, 457-460 tabla errores de pegado, 117-118
definición del propósito de, 389-390 uso de formularios para, 335-339
eventos de sección de eventos e informes, 564-565 fotografía, 118-119
imprimir, 408-410 hipervínculos, 119-125
numeración de elementos en, 445-447 definición de direcciones, 120-121
edición y eliminación, 123-125 Ir a, comando de la cinta de opciones, 17

inserción de direcciones, 123-123 Ir a, comando de la ficha Inicio, 335
hojas secundarias de datos, 149 Ir a, comando del grupo Buscar, 150
objetos, 305 Ir al final del campo, configuración, 520
INSERT…INTO, instrucción, 262 Ir al inicio del campo, configuración, 520
Insertar campo de combinación, cuadro de diálogo, 692 Ir al panel, comando del Administrador del panel de
Insertar control ActiveX, comando, 368 control, 642
Insertar filas, comando, 79, 572, 578 IrARegistro, acción, 557
Insertar gráfica, comando, 470 ISAM, controladores, 664
Insertar hipervínculo, característica, 121, 432 ItemNumber, campo de la tabla Switchboard Items, 650
Insertar imagen, cuadro de diálogo, 307-308, 309 ItemNumber, columna, 649
Insertar número de página, comando del grupo ItemText, campo de la tabla Switchboard Items, 650
Controles, 415
Insertar objeto, cuadro de diálogo, 119 J
instantáneas de informe, 269, 418-421 JOIN, cláusula, 264
creación, 419-420 Justificado, estilo del diseño de formulario, 324
envío, 421
visualización, 420-421 K
integridad referencial, 32, 36, 101-102, 202, 252, 259 KeyDown, evento, 554, 555, 563
intercambio, datos. Véase datos KeyPress, evento, 555, 563
interacción con el usuario y diseño de objetos, Referencia KeyUp, evento, 555, 563
rápida, 740
Intercambio de datos dinámico (DDE), 525 L
intercambio de información, Referencia rápida, 740 L, símbolo del Asistente para máscara de entrada, 130
interfaces de usuarios, personalizados, 599-621 La expresión es, condición, 302
Acceso rápido, barra de herramientas, 601-606 LAN (red de área local), 119
creación de cuadros de diálogos personalizados, 610- lenguajes
619 definición de datos (DDL), consultas, 728
cuadro de diálogo para entrada de los usuarios, 619- estructurado de consultas. Véase SQL
621 marcado de hipertexto (HTML), 698-700
revisión general, 599 Letra inicial, ficha, 159
trabajo con cinta de opciones, 599-601 Leyenda, ficha del cuadro de diálogo Opciones de
uso de personalización existente, 607-609 gráfico, 493
Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería leyendas, 468, 469, 479-484, 494
(MAPI), 704 Liberar columnas, 145
Intervalo de actualización, entorno de varios usuarios, Limitar a la lista, propiedad, 137, 347, 558
717 Limpiar la cadena de búsqueda, botón, 633
Intervalo de actualización ODBC, opción del Entorno de Línea, botón, 287
varios usuarios, 717 Línea, comando del grupo Controles, 332
Intervalo de actualización ODBC (s), configuración, Línea, control, 272
página Avanzadas, 525 línea
Intervalo de cronómetro, propiedad, 553 de división, 146-147, 469, 512
Intervalo entre intentos de actualización, configuración, de tendencia, 493
página Avanzadas, 525, 716 Líneas de división, comando, 14, 146
Intervalo entre intentos de actualización, opción del Líneas de división, ficha, cuadro de diálogo Opciones de
Entorno de varios usuarios, 717 gráfico, 493
Intervalos de agrupamiento, configuración, 450 Líneas de división, grupo de la ficha Diseño, 277
Intervalos de agrupamiento, cuadro de diálogo, 394 Líneas divisoras, propiedad, 612, 650
Introducción a Microsoft Office Access, ventana, 49 lista de campos desplegable, 99
Introduzca el valor del parámetro, cuadro de diálogo, Lista de campos, panel, 61, 104-106, 277, 280-282, 345,
225, 246 423
Índice 765
Lista de filas, propiedad, 137, 353 documentación, 596
Lista de nombres de etiqueta, Vista Diseño, 462 en el Centro de confianza, 725-727
Lista de nombres, tabla de Asistente para informes, 458 grupos de, 593-595
Lista, opción del Panel de exploración, 502 incrustadas, 570
listas de búsqueda, 132, 138 independientes, 570, 577, 578
llaves ({ }), 262, 594 prueba y depuración, 576-579
Load, evento, 557 Referencia rápida, 741
Localizador uniforme de recursos (URL), 67, 120 revisión general, 569-570
Lógicos, opción, grupo Movimiento del cursor, 521 Macros, lista, 603
Lógicos, operadores, 368 Mantener juntos, propiedad, 403, 413, 445
Logotipo, comando del grupo Controles, 646 mapas de bits en blanco y negro, 540
Logotipo, control Diseño de Access, 272 MAPI (interfaz de programación de aplicaciones de
logotipos, adición a paneles de control, 646-647 mensajería), 704
Longitud cero, propiedad, 89 Marcador automático, cuadro de diálogo, 375
LostFocus, evento, 554, 557, 559, 560, 564 marcadores de datos, 469
lugares de trabajo, personalización, 499-528 Marcadores de posición, 85
Véase también opciones avanzadas marcas de valor, 469
barra de estado, 530 marco de control gráfico, 477
personalización del entorno, 499-504 Marco de objeto dependiente, control, Diseño de
revisión general, 499 Access, 272
Lugares decimales, propiedad, 74, 75, 223 Marco de objeto independiente, comando del grupo
lupa, 408 Controles, 465
Marco de objeto independiente, control, Diseño de
M Access, 272
macro, comando, botón Cancelar, 615 Marco de objeto independiente, herramienta, 430
Macro, grupo, 600 Marco de objeto independiente OLE, Asistente para
Macro, ventana, 570 gráficos, 341
[Macro incrustada], propiedad Al hacer clic, 360 Márgenes de control, comando, grupo Diseño de
Macro paso a paso, cuadro de diálogo, 578 controles, 296
macros, 33, 389, 551, 569-597 Más, comando del grupo Exportar, 676, 677
adición de condiciones, 579-580 Más comandos, opción, 603
anidadas, 592-593 Más formularios, comando, 274, 320, 606
anidamiento, 593 Más páginas, comando, 408
asignación a propiedades de evento, 581-583 Máscara de entrada, propiedad, 69, 127, 131, 223
AutoExec, 596-597 mascaras de entrada, 127-132
creación, 570-576 Maximizar, botón, 6
acciones de elección, 575 maxVista, macro, 565
configuración de argumentos de acción, 576 mb (memo), archivo, 667
creación de macros simples, 573-575 MDB, formato de archivo, 658, 733
revisión general, 570-571 Mejorar base de datos, cuadro de diálogo, 734
ventana Diseño de macro, 571-573 memo (.mb), archivo, 667
creación de cuadros de diálogo de entrada del Memo, campo, 66, 79, 114
usuario, 620 especificación, 66
de prueba, 576-579 filtrado, 178
de uso más frecuente, 583-593 formación de datos, 71
anidamiento de macros, 592-593 Mensaje, argumento de acción, 583
cambio de el flujo de operaciones, 589-592 Menú de Office, lista, 603
configuración de valores y propiedades, 586-589 menús
despliegue de cuadros de mensajes, 583-584 contextuales, 15
filtrado de registros, 586 método abreviado, 15
validación de datos, 584-585 personalizar, 608-609
Mes( ), función, 214 especificación, 67

metas, base de datos, 42 formación de datos, 17-72
métodos abreviados de teclado, 14, 601 Moneda, configuración de formato, 72
Mi PC, acceso directo, 544 Moneda, tipo de datos, 67
Mi PC, botón de Windows XP, 9 Mosaico de imágenes, propiedad, 433
Microsoft Excel, 693-698 Mostrar, celda, diseño de cuadrícula, 209
Microsoft Graph, 484-494 Mostrar, en el grupo Diseño de macro, 522
barras de herramientas, 485-487 Mostrar, grupo de opciones, 400
cambio del tipo de gráfica, 490-492 Mostrar animaciones, configuración del grupo Mostrar,
establecimiento de opciones de gráfica, 492-494 522
formato de elementos de gráfica, 489-490 Mostrar barra de estado, opción, 508
formato de elementos de texto, 487-489 Mostrar botones de opciones de actualización de
revisión general, 484-485 propiedades, configuración del grupo Diseño de
Microsoft Office, botón, 4, 81, 157, 417, 718 tabla, 93, 514
Microsoft Outook, 700-703 mostrar columnas, 142, 145-146
Microsoft Word, 689-693 Mostrar control, propiedad de la ficha Búsqueda, 73,
Minimizar maximizar, propiedad de botones, 612 136, 661
minimizar, botón, 6 Mostrar detalles de la firma, 726
Mis documentos, botón de Windows XP, 9 Mostrar errores de interfaz de usuario en el
Mis documentos recientes, botón de Windows XP, 8 complemento, opción del grupo General, 523
Mis sitios de red, botón de Windows XP, 9 Mostrar escritorio, botón de Windows XP, 9
Mod, operador, 213 Mostrar este número de documentos recientes,
Modal, propiedad, 612 configuración del grupo Mostrar, 522
modelo de interfaz de un solo documento, 13 Mostrar etiquetas inteligentes en formularios e
Modificar, botón del Administrador del panel de control, informes, configuración del grupo Mostar, 522
647 Mostrar etiquetas inteligentes en hojas de datos,
Modificar elemento del panel de control, cuadro de configuración del grupo Mostrar, 522
diálogo, 641 Mostrar fichas de documento, casilla de verificación, 508
Modificar hipervínculo, cuadro de diálogo, 123 Mostrar formulario, opción, 508, 647, 649
Modificar página del panel de control, cuadro de diálogo, Mostrar lista de valores en, opciones, 182
641, 645 Mostrar márgenes, configuración de Diseño de página,
Modificar relaciones, cuadro de diálogo, 36, 98, 99, 247, 409
398 Mostrar más información, botón, 397
Modificar relaciones, propiedad, 36 Mostrar nombres de tablas, configuración del grupo de
Modo de cambiar el tamaño, propiedad, 308, 477 opciones Diseño de consulta, 514
Modo de datos, argumento, 575 Mostrar objetos ocultos, configuración, 627, 629
Modo de interfaz, configuración, Alineación general, 521 Mostrar/Ocultar, grupo, 198, 600
Modo de la ventana, argumento, 575 Mostrar panel de exploración, opción, 509
Modo de oraciones IME, propiedad del campo Texto, 69 Mostrar sólo Tablas, opción, Panel de exploración, 503
Modo de tamaño de la imagen, propiedad, 433 Mostrar tabla, comando
Modo de texto, configuración de Alineación general, Configuración de consulta, grupo, 202
521 Relaciones, grupo, 96, 67
modo exclusivo, 713 Mostrar tabla, cuadro de diálogo de la ventana
Modo IME, propiedad del campo Texto, 69 Relaciones, 397
Modo predeterminado de apertura, página Avanzadas, Mostrar tabla, lista de cuadro de diálogo, 96
524, 708 Mostrar teclas de método abreviado en la información
Modos del francés, del grupo Al corregir la ortografía en en pantalla, casilla de verificación, 505
los programas de Microsoft Office, 518 Mostrar todas las acciones, comando, 572, 587
módulos, 33 Mostrar un ejemplo, botón, 532
Módulos, grupo del Panel de exploración, 569 MouseMove, evento, 55, 556, 564
Moneda, campos MouseUp, evento, 555, 564
Índice 767
mover controladores, 289 Especificación, 66
Mover después de Enter, opciones, 519 formato de datos, 71-72
Movimiento del cursor, grupo, 521-522 Número, ficha del cuadro de diálogo Formato de ejes,
489
N Número, tipo de datos, 66
Ninguno, configuración de la propiedad Nueva fila o Número (#), signo, 215
columna, 459 Número de columnas, propiedad, ficha Búsqueda, 136
No CA, regla de validación, 86 Número de intentos de actualización, configuración,
No cambiar, cuadro, 159 522, 717
No contiene, opción, 168 Número de repeticiones, argumento, acción,
No es igual a, opción, 168 EjecutarMacro, 592
No Es Nulo, operador, 213 Número general, configuración, 72, 82
No mostrar listas cuando el número de registros leídos Número máximo de registros predeterminado, campo,
sea superior a, 511 182
No mover, opción, 519 números contextuales, 590
NoData, evento, 556, 565 números de página
Nombre de archivo, cuadro de diálogo Exportar, 697 adición, 415-417
Nombre de banda de opciones, ventana Base de datos cambio de formato, 416
actual, 510 números de punto flotante, 70
Nombre de macro, columna, 580, 593 de precisión doble, 70
Nombre de macro, comando del grupo Mostrar u de precisión sencilla, 70
ocultar, 572, 593 Nz( ), función, 220
Nombre de objeto, argumento, 577, 615
nombre de tabla, 248 O
Nombre del filtro, argumento, 574 O, condición de filtro, ventana Filtro por formulario, 180
nombres compuestos para macros, 594 O, operador, 88, 213, 215
nombres de campo, cambio de los, 60, 81-82, 150 combinación con el operador Y, 182
nombres de campo, cambio de, 81-82 combinación de condiciones de filtro con, 180-182
NOT IN, predicado, 266 O, símbolo, Asistente para máscara de entrada, 130
Not IsNull, función, 580 Objeto de origen, propiedad, 456
Not, operador, 213 Objeto OLE, campo
Notas de análisis, panel, 536 especificación, 67
NotInList, evento, 552, 553, 558 filtración, 178
Nueva consulta, cuadro de diálogo, 234 Objeto OLE, control, 358
Nueva fila o columna, propiedad, 413, 459 Objeto, ventana de, 13
Nuevo campo, comando del grupo Campos y colomnas, objetos, 32-33
149 adición, 304-308
Nuevo criterio de ordenación de la base de datos, objetos dependientes, 305-306
configuración, 506 comparación entre vinculación e inserción de
Nuevo informe, cuadro de diálogo, 470 objetos, 305
Nuevo objeto: Macro, comando de la ficha Crear, imágenes, 307-309
570 objetos independientes, 306-307
Nuevo registro, botón, 21, 335 a grupos personalizados, 635-638
Nuevo, comando del grupo Registros, 113, 539 edición de bases de datos compartidas, 718
nuevos formularios, 470 envío de correo Access, 704-705
Vista Diseño, inicio en, 279-280 importación, 658-661
Vista Presentación, inicio en, 287-288 inserción, 305
Nuevos valores, propiedad, 69, 98 ocultar y restaurar personalización, 638-639
numeración de elementos en los informes, 445-447 OLE dependientes, 432
Número, cambio de tamaño de los campos, 70 para abrir una, 575
Número, campo, 106 tipos, 269
trabajo con en el Panel de exploración, 500 Opciones de Access, cuadro de diálogo, 147, 291, 504-
vinculación, 305 427
vista en el Panel de exploración, 623-633 búsqueda de recursos adicionales, 529-530
búsqueda de objetos, 631-633 Centro de confianza, 527-529
cambio de categorías y grupos, 623-628 configuración de opciones de bases de datos, 511-
ocultar y restaurar grupos y objetos, 629-631 513
Objetos no asignados, grupo, 636, 637 opciones avanzadas
Objetos OLE, 67, 118, 429, 432 avanzadas, 524-525
dependientes, 118, 304, 305-306 edición, 518-522
independientes, 118, 270, 304, 306-307 general, 523
Obtener datos externos, cuadro de diálogo, 658, 663, 665 impresión, 522
ocultamiento mostrar, 522
cinta de opciones, 600-601 revisión general, 518
columnas, 145-146 opciones de revisión, 516-518
grupos, 629-630 opciones más frecuentes, 516-518
grupos y objetos personalizados, 638-639 personalizar barras de herramientas, 525
objetos, 630-631 revisión general, 504-505
Ocultar, opción del panel de exploración, 503 visualización y administración de complementos,
Ocultar duplicados, propiedad de formato, 450 525-529
Ocultar en este grupo, panel de exploración, 630 Opciones de exploración, botón, 509
Ocultar tabla, opción, 97, 106 Opciones de exploración, cuadro de diálogo, 631, 633,
ODBC (conectividad abierta de base de datos), bases de 638
datos, 193, 716 Opciones de filtro avanzadas, comando, 175, 187
ODBC (conectividad abierta de base de datos), Opciones de idioma, cuadro de diálogo, 71, 73
protocolo, 655 Opciones de impresión, ficha del cuadro de diálogo
OLE (vinculación e inserción de datos) objeto, 118 Configurar página, 409
On Current, propiedad de evento, 582 Opciones de la ventana de documentos, 508
Opción, control de botón, Diseño de Access, 272 Opciones de resumen, botón, 394
Opción, control de grupo, 272, 355 Opciones de resumen, cuadro de diálogo, 227, 400
opciones Opciones de seguridad de Microsoft Office, cuadro de
agrupadas, 354 diálogo, 720
avanzadas, 518-525 Opciones para resultados HTML, 699
avanzadas, 524-525 Opciones Web, botón del grupo General, 523
edición, 518-522 Opciones Web, cuadro de diálogo, 125
general, 523 Operaciones de registro, cuadro de diálogo Asistente
impresión, 522 para botones de comando, 360
mostrar, 522 operadores
revisión general, 518 aritméticos, 220, 368
búsqueda por filtro en bases de datos, 511 control de flujo de, 589-592
de corrección, 516-518 de comparación, 368
de despliegue, 522 de unión, 225, 415, 462
de exploración, 509 optimización de base de datos, 531-542
de hoja de datos, 511-513 controles, 541-542
de resumen, 400 Filtro por formulario, 539-540
Opciones, botón, 115, 414 formularios e informes, 540-541
Opciones, ficha del cuadro de diálogo Formato, 490 tablas y consultas, 537-539
Opciones, panel, 662 trabajo con tablas vinculadas, 539
Opciones avanzadas de Access, 335 orden, 165, 270
Opciones de Access, botón de Office, 125, 182, 409, 504, ascendente, 163, 500
647, 712 de fichas, cambio del, 336-338
Opciones de Access, botón, 157 simple, 166
Índice 769
Orden automático, botón, cuadro de diálogo Orden, 337 búsqueda de objetos, 631-633
Orden descendente, 500 cambio de categorías y grupos, 623-628
ordenación compleja, 166 ocultar y restaurar grupos y objetos, 629-631
ordenación de varios campos, 164-165 Panel de exploración, barra de título, 635
Ordenar por al cargar, propiedad, 413, 439-441 paneles de control, 639-651
Configuración de la propiedad de orden de informe, creación con el Administrador, 650-651
440-441 de entrada de campo, 68
Trabajo en la vista Presentación, 439-440 de inicio, 607-608, 647
ordenar por un campo sencillo, 164 modificación, 647-650
Ordenar por, comando del menú de acceso directo, 165 uso del Administrador de paneles de control para
Ordenar por, propiedad, 440 crear, 640-647
ordenar registros, 163-165, 390 adición de elementos a una página, 641-643
en un solo campo, 164 adición de logotipos, 646-647
guardado de la ordenación, 165 adición de nuevas páginas de panel de control,
por dos o más campos, 164-165 643-645
Ordenar y filtrar, grupo de la ficha Inicio, 164 despliegue del panel de control al inicio,
Ordenar, opción, 439 647
Órdenes de trabajo, tabla de la base de datos Paradox, 665-667
Reparaciones Caseras Técnicas, 133 Parámetros de la consulta, cuadro de diálogo, 198, 244
ORDER BY, cláusula, instrucción SELECT, 264 Parámetros, comando, 198
Organizar, ficha, 274, 411, 413 parámetros, consultas, 193, 241-246
Origen de control, propiedad, 305, 368, 369, 397, 416, basar el informe en, 433-437
417, 432, 464 creación de consultas de parámetros, 433-434
Origen de la fila, propiedad, 136, 138, 477, 541 creación de informes, 434-435
Origen del registro, propiedad, 242, 309, 330, 345, 347, impresión de parámetros en encabezados de
541 informes, 435-437
Ortografía, cuadro de diálogo, 158 ParcFecha( ), función, 214, 450
Otra base de datos, opción, 255 Paso a paso, comando del grupo Herramientas, 572
Otras, ficha de Hoja de propiedades, 326 Paso a paso, método, 576, 577
Otras, propiedad de ficha, controles de Cuadro de texto, Paso a paso, opción del cuadro de diálogo Macro paso a
337-338 paso, 578
Outlook, Microsoft, 700-703 Pegar, comando del grupo Portapapeles, 656, 685-686
Pegar datos anexados, 117, 686
P Pegar tabla como, cuadro de diálogo, 91, 248, 656
Página, evento, 556, 565 Permisos por usuario y por grupo, opción, 596
Página, ficha del cuadro de diálogo Configurar página, Permitir cambios de diseño en las tablas en la vista Hoja
409 de datos, opción, 93, 509
Páginas de la imagen, propiedad, 433 Permitir ediciones de listas, propiedad de la ficha Buscar,
páginas Web, 698 137
Panel de control, formulario del grupo Formularios, 645 Permitir el uso de menús contextuales predeterminados,
Panel de control de Windows, 71 opción, Base de datos actual, ventana, 510
Panel de exploración, 11-13, 79, 576, 623-651 Permitir el uso de menús no restringidos, opción de la
Véase también paneles de control ventana Base de datos actual, 510
lista de tablas, 15 Permitir longitud cero, propiedad, 69, 87
personalización, 633-639 Permitir varios valores, cuadro, 138-140
ocultar y restaurar grupos y objetos Permitir varios valores, propiedad de la ficha Buscar, 137
personalizados, 638-639 Permitir vista Formulario, propiedad, 650
planeación de grupos personalizados, 633-638 Permitir Vista GráficoDinámico, propiedad, 612
revisión general, 623 Permitir vista Hoja de datos, propiedad, 612
trabajo con objetos en, 499-503 Permitir Vista Presentación, propiedad, 438, 612, 735
visualización de objetos en, 623-633 Permitir Vista TablaDinámica, propiedad, 612
personalización Pie de página, propiedad de informe, 413, 429

ayuda personalizada, 386-387 Pie de página, sección, 411
con controles especiales, 429-433 pistas, 24-25
adición de campos calculados, 429 PIVOT, cláusula, 482
adición de datos adjuntos, 432 Plantilla de formulario y Plantilla de informe,
adición de gráficos e imágenes, 429-432 configuración, 515
adición de hipervínculos, 432 plantillas
adición de imágenes de fondo, 432-433 creación de bases de datos desde, 48-53
adición de objetos OLE dependientes, 432 creación de tablas desde, 57-58
entrada de datos, 127-140 plantillas de campo, 60-61
herramienta de búsqueda de campo, 132-140 prediseñadas de tablas, 57
máscara de entrada, 127-132 Plantillas de campo, panel, 61
formularios, 37-38, 345-390 Plantillas de tabla, comando, 606
adición de ayuda personalizada, 386-387 Policía, base de datos, 375-378
base de datos Policía, 375-378 Por el botón Columna, barra de herramientas Estándar,
controles especiales, 368-375 486
formularios de varias páginas, 364-368 Por el botón Fila, barra de herramientas Estándar, 486
iniciar nuevo, 345-363 Porcentaje, formato, 72
subformularios, 378-386 Portapapeles, Iniciador de panel de tareas, ficha Inicio,
validación o restricción de datos, 388-389 114
informes, 38, 423-464 Portapapeles, panel, 114
adición de secciones de grupo, 441-447 Posición, ficha, 489
adición de subinformes, 450-456 Posición derecha, opción, 416
creación de un nuevo diseño de informe, 423-437 Posición interior, opción, 416
diseño de informes de varias columnas, 457-460 Posición izquierda, opción, 416
filtración de registros en la vista Diseño, 438-439 Precisión, propiedad de los campos Número y moneda,
impresión de etiquetas de correo y sobres, 460-464 74
modificación y adición de grupos, 447-450 Predeterminada, propiedad de control, 618
Ordenar por al cargar, propiedad, 439-441 Predeterminado, cuadro de diálogo Administrador del
interfaces de usuario, 599-621 panel de control, 647
Acceso rápido, barra de herramientas de, 601-606 Preguntar siempre por la nueva ubicación, opción 668
creación de cuadros de diálogo personalizados, Probar reglas de validación, ficha, 87
610-619 procedimientos de evento, 389, 584
cuadros de diálogo para inserción por parte de los procedimientos predeterminados, 358
usuarios, 619-621 procesadores de palabras, 684-686
revisión general, 599 Producto cartesiano, 202
trabajo con la cinta de opciones, 599-601 profundidad, 473
uso de una personalización existente, 607-609 Programas orientados a eventos, 551
lugar de trabajo, 499-528 propiedades, 32
Véase también opciones avanzadas cambio en secciones, 329
barra de estado, 530 campo, 68-70
personalización del ambiente, 499-504 configuración del informe y sección, 412-413
revisión general, 499 control, 588-589
máscaras de entrada, 131-132 de eventos, 329, 358, 565
Personalizado, opción, configuración Intervalo de grupo, de hoja de datos, 140
445 de informes y formularios, 309-313
Personalizar autoformato, cuadro de diálogo, 414 aplicación de filtros y orden, 311-312
Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, autoformato, 312-313
602, 606 cambio de tamaño del formulario o informe, 312
Personalizar opciones, 415 cambio del origen de registro, 310-311
Personalizar, botón, 5, 414 de objeto de tabla, 91
Índice 771
evento, 565-567, 581-583 RecortarIzq, función, 464
formulario de entrada, 620 Rectángulo, comando, 287
relaciones, 36-37 Rectángulo, control, Diseño de Access, 272
tabla vinculada, cambio, 677 Recuadro con información sobre herramientas, 14, 18,
validación de datos en formularios con, 388-389 67, 121, 123, 151, 166, 363, 386, 505
Propiedades, cuadro de diálogo en la ficha Contenido, recuperación y distribución de información, Referencia
596 rápida, 740
Propiedades, opción, cuadro de diálogo Imprimir Recursos, página, Opciones de Access, 529
definición de macro, 596 red de área local (LAN), 119
Propiedades de base de datos, botón de Office, 596 redes, compartir bases de datos en, 707-713
propiedades de campo, 667 compartir toda una base de datos, 707-708
Propiedades de campo, panel, 68, 77, 89 dividir una base de datos, 708-712
propiedades de control, 138 evitar acceso exclusivo, 712-713
Propiedades de definición de tablas, 92 redundancia de datos, 29, 35
Propiedades de índice, panel, 77 Reemplazar, comando del grupo Búsqueda, 338
Propiedades de la combinación, comando, 199 Reemplazar, ficha, 156
Propiedades de la combinación, cuadro de diálogo, 103 Reemplazar con, cuadro, 156
Propiedades de tabla, 88, 91 Referencia rápida de Access, 739-741
Proyecto VBA, opción de la ficha Base de datos actual, Regional, propiedad, 154
535 Registrar cambios de Autocorrección de nombres,
Puede crecer, propiedad, 456 opción, 511
Puede reducir, propiedad, 456 Registrar información de Autocorrección de nombres,
Puntero del ratón, 564 configuración, 511, 542
Punto (.), 576 Registro, botones de exploración, 18
punto de inserción, 80, 687 Registro, carácter comodín, 155
Punto de tabulación, propiedad de controles de cuadro Registro, grupo de la ficha inicio, 145
de texto, 337 Registro, selección, 151
punto y coma (;), 260 Registro (en blanco) nuevo, botón de navegación, 113
puntos suspensivos (…), 69, 579, 640 Registro modificado, estrategia de bloqueo de registro,
Purgado, fecha, 587 716
.px (índice), archivo, 667 Registro no analizable, error de importación, 673
registros
Q actualización con Actualizar y volver a consultar, 718
QBE (Consulta por ejemplo), cuadrícula de diseño, 197 bloqueados, 714-716
¿Qué es esto?, herramienta, 24 bloqueo predeterminado de, 714-716
Quitar, comando copia o desplazamiento, 683-687
ficha Diseño, 329 edición de datos en, 150-160
Grupo Diseño de controles, 295, 346 búsqueda y remplazo de datos, 156-158
Quitar filtro, comando del grupo Ordenar y filtrar, 167, característica Autocorreción, 158-160,
174, 185, 333 eliminación de datos, 158
Quitar hipervínculo, 125 herramienta revisor de ortografía, 158
Quitar la información personal de las propiedades del localización de registros, 152-156
archivo al guardarlo, opción, 509 selección de registros y campos, 151-152
Quitar ordenaciones automáticas, 500 eventos de registro de formulario, 558-559
Quitar tabla, menú de acceso directo, 202 filtrado, 165-187, 390-391, 586
característica Filtro avanzado/Ordenar, 183-185
R eliminación de filtros, 187
Realizar Autocorrección de nombres, opción, 245, 511 en Vista Presentación, 438-439
Recortar, función, 462 filtrado por contexto, 168-170
Recortar, opción, 308 Filtro por formulario, 175-182
RecortarDer, función, 464 Filtro por selección, 172-174
Filtro, comando, 171-172 propiedades, 36-37

guardado de filtros, 185-187 propósito de, 28-30
modificación de filtros, 185 restaurar todo, 108
grupo, 392 tipos de, 30-31
indexados, 65 uno a uno, 102
localización, 152-156 visualización, 35-37, 106-108
búsqueda de campos en blanco, 155-156 identificación de claves principales y vincular
búsqueda de caracteres comodín, 155 campos, 35-36
búsqueda de coincidencias exactas, 152 ocultamiento o eliminación de tabla, 108
búsqueda de coincidencias inexactas, 154-155 propiedades de relación, 36-37
limitación o expansión de búsquedas, 152-154 restauración de todas las relaciones, 108
orden de, especificación en consultas, 209 y edición, 106-108
ordenar, 163-165, 390 y especificación de campos clave, 46
en un solo campo, 164 Relaciones, características de tabla, 661
por dos o más campos, 164-165 Relaciones, comando, 96
origen de Relaciones, menú contextual de línea, 98
cambio, 310-311 Relaciones, opción de la ficha Base de datos actual, 535
elección, 270 Relaciones, ventana, 35, 96-104
reglas de validación, 88 cambio de diseños de tablas desde, 109
vinculación de gráficas con, 474-476 creación de relaciones uno a uno, 102
y campos, selección, 151-152 entendimiento de combinaciones, 103-104
Registros únicos, propiedad, 258 especificación de tipo de combinación, 102-103
Regla de validación y Requerido, propiedades, 552 exigencia de integridad referencial, 101-102
Regla de validación, propiedad, 69, 85, 299, 552 guardado del diseño de relaciones, 104
Regla y cuadrícula, comando, 277-278 recorrido, 97-98
reglas, 277 relación de dos o más claves externas, 100
de validación, 247, 330, 667 tablas relacionadas, 98-100
de campo, 84-87 Relleno, comando de Visor de archivos Snapshot, 421
de registros, 84 Relleno alternativo, cuadro de diálogo Formato
relacionales, bases de datos27-39 condicional, 302
base de datos de ejemplo, 33-37 Relleno alternativo, grupo Fuente, 146
distribución de datos, 34-35 Relleno de control, comando, grupo Diseño de
visualización de las relaciones de tabla, 35-37 controles, 296
beneficios de, 37-38 reparación de bases de datos, 546-548
formularios personalizados, 37-38 Requerido, propiedad, 69, 87, 89
informes personalizados, 38 requerimiento, 717, 718
definido, 27-32 Requerir que los complementos de la aplicación estén
propósito de las relaciones, 28-30 firmados por un editor de confianza, opción, 728
reglas de integridad referencial, 32 Respuestas de recopilación de datos de Access, vínculo,
tipos de relaciones, 30-31 702
objetos de base de datos, 32-33 restauración de base de datos, 544-545
Relaciones de Access, ventana, 46 Restaurar, botón, 6
Relaciones directas, comando del grupo Relaciones, 97 Resultados, grupo, 198
relaciones, 95-112 resumen, consultas
definición, 95-106 con asistente, 227-228
Lista de campos, panel, 104-106 con funciones agregadas, 228-233
Relaciones, ventana, 96-104 adición de criterios, 232
edición, 108 adición de expresiones personalizadas, 232-233
eliminación, 108-109 por grupo, 231-232
guardado del diseño, 104 todos los registros, 228-230
impresión, 109-111 en la vista hoja de datos, 233-234
Índice 773
Resumir, cuadro de diálogo, 474 SendKey, macro, 563
Retreat, evento, 565 <Separador>, comando, 603
rótulos de datos, 467, 469 SET, operación, 264
Rótulos de datos, ficha SharePoint Team Services, 688
Formato, cuadro de diálogo, 490 Sí/No, controles, 354-357
Opciones de Gráfico, cuadro de diálogo, 493 botones de alternar, 354-355
RTF (formato de texto enriquecido), 689 botones de opción, 354
rutas casillas de verificación, 354
absoluta, 120 grupos de opción, 355-357
relativa, 121 signos
admiración (!), 155, 227, 621
S igual (=), 215, 576
salida, guardado como archivo externo, 687-689 interrogación, (?), botón de la barra de título del
Salto de página, comando, 364, 417 cuadro de diálogo, 24
saltos de página, 364, 417 más (+), 408, 594
sector, 469 menos (–), 141-408
Secuencia de eventos. Véase eventos Siguiente campo, configuración de Comportamiento de
seguimiento de inventario, 35 teclas de dirección, 520
seguimiento del grupo de trabajo, 42 Siguiente campo, opción, 519
seguridad, 719-731 Siguiente carácter, configuración de Comportamiento de
cifrado, 720-722 teclas de dirección, 520
con versiones anteriores de bases de datos, 728-731 Siguiente registro, opción, 519
habilitación y deshabilitación de contenido, 720 Símbolo de acento circunflejo (^), 594
revisión general, 719 símbolos de formato personalizados, 71
Seguridad de Microsoft Office, cuadro de diálogo, 50 símbolos, 212
Selección, comando del grupo Ordenar y filtrar, 172 Sin bloquear, estrategia, 716
selección, consultas, 194-211 Sin encabezado de formulario/informe, configuración,
Asistente para consultas sencillas, 194-196 429
campos sincronización de formularios, 383-386
adición y eliminación de campos, 202-206 sintaxis de identificador de objeto, 576
ocultamiento y despliegue de campos, 209 Sistema de administración de base de datos (DBMS,
creación de consultas sin asistente, 199-201 DataBase Management System), 32
despliegue de valores superiores e inferiores, Sobres. Véase etiquetas y sobres de correo
209-211 Sólo del diccionario principal, opción, 518
ejecución y guardado de consultas, 206-208 SOME, predicado, 265
especificación del orden de los registros, 209 Soporte técnico Microsoft, 664
relación de varias tablas en consultas, 201-202 SQL (lenguaje estructurado de consultas)
ventana de diseño de consulta, 197-198 convenciones, 262
Seleccionar archivos de índice, cuadro de diálogo, 666 instrucciones, 192, 260-262
Seleccionar nueva ubicación de grupos, cuadro de sintaxis, 262-264
diálogo, 704 SQL WHERE, cláusula, 574
Seleccionar todo el campo, configuración del grupo subconsultas, 193, 264-267
Comportamiento al entrar en el campo, 520 definición de criterios, 264-266
SELECT, comando, 260, 262 definición de un nuevo campo, 266-267
SELECT, instrucción, 262, 397 subdirección, 121
SELECT…INTO, instrucción, 262 Subdirección de hipervínculo, propiedad, 363
Selector de diseño de color naranja, 346 Subdirecciones, campo de hipervínculo, 67
selector de registros de color, 150 Subformulario en nueva ventana, comando del grupo
Selector extendido, 152 Herramientas, 343, 382
Selectores de registro, 612, 650 Subformulario en nueva ventana, comando del menú de
SendKey, instrucción de Visual Basic, 594 acceso directo, 382
Subformulario/Subinforme, control del Diseño de definición de las reglas de validación de registro,

Access, 272 88
subformularios, 19, 317, 343, 378-386, 451 entrada de requerimiento, 89
adición con Asistente para subformulario, 378-380 prevención de duplicados, 89
adición del uso de formulario jerárquico, 381-382 cambio de la definición de, 148-150
adición sin Asistente para subformulario, 380 cambio del nombre de los archivos, 150
en una consulta guardada, 540 inserción de hojas secundarias de datos, 149
modificación, 382-383 inserción o eliminación de columnas, 149-150
vinculación y sincronización de formularios, 383-386 configuración de propiedades, 91-93
Subinforme en nueva ventana, comando del grupo copia y desplazamiento de datos
Herramientas, 456 dentro de la misma tabla, 116-117
subinformes, 450-456 desde otras tablas, 117
creación, 452-454 creación a partir de plantillas, 57-58
inserción, 454 creación en la Vista Hoja de datos, 58-63
modificación de controles, 456 adición de campos, 64-75
vinculación de informes y subinfomres, 454-456 creación de otros índices, 77-78
Subrayado y Cursiva, configuración de fuente elección de la clave principal, 75-77
predeterminada, 513 guardado del diseño de tabla, 78-79
sugerencias, 24-25 ventana Vista Diseño de la tabla, 63
sugerencias, cuadros, 24 datos en formularios, 20-21
Suma continua, propiedad, 446 desvinculación, 669
Suma, función agregada, Asistente para gráficos, 473-474 diseño
SUPR, tecla, 80 campo, desde la ventana Relaciones, 109
sustitución de identidad, 728 modificación, 79-84
Switchboard Items, tabla, 649-650 propiedades predeterminadas, cambio, 92-93
SwitchboardID, campo de la tabla Switchboard Items, elementos de panel de control, 648-650
650 eliminación de registros
desde tablas relacionadas, 259
T desde una sola tabla, 257-258
Tabla de contenidos, botón de barra de herramientas, 24 estructura existente de, copia de una, 91
Tabla de datos, ficha del cuadro de diálogo Opciones de exportación a Excel, 697-698
gráfico, 493 hojas secundarias de datos, 19-20
Tabla de menús, característica, 661 impresión de datos desde, 160, 187-188
tabla de referencia cruzada, 192 líneas guía para crear, 42
Tabla de referencia cruzada, celda, 239 modificación del diseño, 79-84
Tabla de referencia cruzada, comando de la ficha Diseño, adición o eliminación de campos, 79-80
239 cambio del orden de campo, 81
Tabla de referencia cruzada, consultas, 193, 236-240, 470, cambio del tamaño de campo, 82
481, 539 cambio del tipo o el nombre del campo, 81-82
tabla de unión, 30 modificación o eliminación de la clave
Tabla dinámica, 207 principal,82-84
Tabla dinámica, opción, comando Más formularios, 320 ocultamiento o eliminación, 108
Tabla, comando del grupo Tablas, 601 optimización de, 537-539
tablas, 15-21, 27, 33,57-93 ordenación por categoría de los datos, 624-627
Véase también relaciones principales, 30, 32, 35
adjuntar archivos a, 125-127 relación de varias en consultas, 201-202
aseguramiento de la validez de los datos, 84-91 relacionadas
asignación de valores predeterminados, 90-91 creación de formularios jerárquicos desde, 341-344
campos en blanco, 89-90 eliminación de registros desde, 259
definición de las reglas de validación de campo, secundarias, 30, 32, 35
85-87 sencillas, eliminación de registros desde, 257-258
Índice 775
vinculadas, 539, 662-664, 667-669 Tipo de imagen, propiedad, 433
a Access, 662-664 Tipo de línea, comando, 287
Vista Hoja de datos, 16-19 Tipo de objeto, argumento, 576
cambio de la vista actual, 19 Tipo de origen de la fila, propiedad, 136
navegación entre los registros y campos, 17-19 Tipo, argumento de acción, 583
Tablas, grupo del Panel de exploración, 248 Tipos estándar, cuadro de diálogo Tipo de gráfico, 491
Tablas/Consultas, cuadro, 195, 322 Tipos personalizados, cuadro de diálogo Tipo de gráfico,
Tablas/Consultas, flecha hacia abajo, 194 491
Tabulación automática, propiedad, controles de cuadro Título de la aplicación, opción, 507
de texto, 337 Título, argumento de acción, 583
Tabular, comando del grupo Alineación de controles, 295 Título, argumento de la función CuadroMsj, 589
Tabular, diseño del Asistente para informes, 457 Título, herramienta del grupo Controles, 429
Tabular, diseño del estilo de formulario, 323 Título, propiedad, 68, 69, 81, 222, 223, 354, 363, 612, 650
Tamaño predeterminado de campos de texto, grupo títulos, 75, 469
Diseño de tabla, 93, 514 Títulos, ficha del cuadro de diálogo Opciones de gráfico,
Tamaño, configuración 493
Diseño de página, 409 Todas, ficha, Hoja de propiedades, 297, 326
Fuente predeterminada, 513 Todas las páginas, configuración, 429
Tamaño de campo, propiedad, 69, 74, 82, 98, 118 Todas las relaciones, comando, 94, 106
Tamaño predeterminado de campos de número, Todas las tablas, lista Filtro por grupo, 626
configuración del grupo Diseño de tabla, 93- 514 Todo el campo, carácter comodín, 155
Tamaño, grupo de la ficha Organizar, 293 Todo el campo, selección, 151
Tarjeta Alfa, tabla, 511 Todos los comandos, lista, 603
Tarjeta Alfa Plus, tabla, 511 Todos los objetos de Access, aplicación, 11
TeclasAutomáticas, 594-595 Todos los registros, estrategia de bloqueo, 715
teclazos, 17, 21 Todos los tipos de objetos, ficha, 535-536
Texto, campos, 68, 70, 106 Todos, opción predeterminada, lista desplegable Buscar,
Especificación, 66 153
Formación de datos, 71 Total, celda, 232, 239
Texto, comando del grupo Controles, 646 Tramas, ficha del cuadro de diálogo Formato, 490
Texto, tipo de datos, 66, 68 TRANSFORM, instrucción, 262
Texto, valor de campo, 178 Truncado del campo, error de importación, 673
Texto de ayuda, propiedad, 359, 387, 618
Texto de la barra de estado, propiedad, 359 U
Texto de la barra de estado, propiedad de control, 387 Ubicación de confianza de Microsoft Access, cuadro de
Texto de validación, propiedad, 69, 84 diálogo, 723
texto delimitado, archivos, 669-672 ubicaciones de confianza, 722-724
Tiempo de espera de OLE/DDE, 525, 717 Un símbolo, Asistente para máscaras de entrada, 130
Tiene datos, propiedad, 540 Una página, comando del grupo Vista preliminar, 407
Tiene un módulo asociado, propiedad, 540 UNC (convención universal de asignación de nombres),
tilde (~), 155 67, 120
Timer, eventos, 553 Única, propiedad, 89
Tipo de campo predeterminado, configuración del grupo unión (&), carácter, 642
Diseño de tabla, 93, 514 uno a uno, relaciones, 30, 94, 102
Tipo de consulta, grupo, 198, 253 uno a varios, relación, 30, 46, 537
tipo de control, cambiar, 304 UPDATE, instrucción, 262
tipo de datos, 44, 665 URL (localizador uniforme de recursos), 67, 120
Tipo de datos, comando de la ficha Hoja de datos, 606 Usar calendario Hijri, opción del grupo Movimiento del
Tipo de datos, cuadro, 54 cursor, 522
Tipo de datos, lista desplegable, 244 Usar como icono Formulario e Informe, opción, 508
Tipo de gráfico, botón de la barra de herramientas, 490 Usar estilo, botón, 414
Usar formato de año de cuatro dígitos, opción del grupo Varios elementos, comando del grupo Formulario, 274
General, 523 varios registros, visualización, 339
Usar la impresora especificada, ficha Página, 410 VBA (Visual Basic para Aplicaciones), 10, 33, 87, 569
Usar las teclas especiales de Access, opción, 508 ventana de diseño de consulta, 197-198
uso de plantillas de campo, 60-61 Ver | Barras de herramientas, menú, Microsoft Graph,
de la lista de plantillas, 60-61 485
navegación entre registros y campos, 17-19 Ver, argumento, 574
resumen de consultas en, 233-234 Ver, comando
Utilizar Asistentes para controles, comando, 276, 611 ficha Diseño, 411
Utilizar controles con temas de Windows en los ficha Inicio, 410
formularios, opción, 509 grupo Resultados, 206, 261
Utilizar siempre procedimientos de eventos, Verificar eliminación, macro, 591
configuración, grupo Formulario y grupo Vertical y Horizontal, configuración de Diseño de página,
Informes, 515 409
Vinculación e inserción de objetos (OLE), objetos,
V 118
validación de datos, 84-91, 584-585 vinculación, 118, 432
asignación de valor predeterminado, 90-91 campos, 456, 475
campos en blanco, 89-90 formularios, 383-386
definición de reglas de validación de registro, 88 objetos, 305
definición de reglas de validación del campo, 85-87 Vinculador de campos de subinforme, cuadro de diálogo,
prevención de duplicados, 89 456
requerimiento de entrada, 89 Vincular campos principales, propiedad, 149, 475
Valor Null en campo requerido, error de importación, Vincular campos secundarios, propiedad, 149, 475
673 Vincular tablas, operación, 665
Valor Null en un campo autonumérico, error de vínculos. Véase hipervínculos
importación, 673 Vínculos favoritos, panel, 6
Valor predeterminado, propiedad, 67, 69, 90 Violación de clave, error de importación, 673
Valor predeterminado, propiedad de cuadro, 299, 388 Visible, propiedad, 554, 589
valores Visible, propiedad de sección, 329
completos, 168-170 Visor de archivos Snapshot, 418, 420-421
filtrar por, 168-170 Vista Diseño, 131, 197, 329, 393, 400, 474
control, 587-588 creación de tablas en, 63-79
cortos, 329 adición de campos, 64-75
dependientes, 345 creación de otros índices, 77-78
independientes, 345 elección de la clave principal, 75-77
mostrar inferiores en las consultas seleccionadas, guardado del diseño de tabla, 78-79
209-211 ventana Vista Diseño de la tabla, 63
nulos, 89, 155, 200 para cambiar el tipo de datos en, 82
parciales filtrado por contexto, 170 para configurar las propiedades de campo, 68
superiores, mostrar en consultas seleccionadas, 209- Vista Formulario, 21, 352, 474
211 Vista predeterminada, propiedad, 339, 646, 650
únicos, 76 Vista preliminar, comando, 407, 601
Valores superiores, propiedad de la consulta, Hoja de Vista preliminar, macro, 613
Propiedades de la consulta, 211 Vista preliminar, ventana, 160, 405-408
Valores únicos, propiedad de consulta, Hoja de botones de navegación, 405-406
propiedades de consulta, 211 cambio de ampliación, 408
Valores únicos o Registros únicos, propiedad, 263 visualización de varias páginas, 406-407
Varias páginas, visualización en la ventana Vista vista preliminar de informes, 405-408
preliminar, 406-407 Vista Presentación, 318, 392, 400, 437, 438-439,
varios a varios, relaciones de tabla, 30, 94 735
Índice 777
vistas relacionadas, categorización por, 624-627 WITH OWNERACCESS OPTION cláusula, instrucción
vistas, categorización por, 624-627 SELECT, 264
Vistas, lista desplegable, 7, 9 Word, comando del grupo Exportar, 689
Visual Basic para Aplicaciones (VBA), 10, 33, 87, 569 Word, Microsoft, 689-693
Visual Basic, comandos, 735
Visual Basic, módulos de código, 531 X
Visual, opción del grupo Movimiento del cursor, “xyz”, símbolo, 71
522
Y
W Y, operador, 88, 213, 215
WHERE, cláusula, 260, 262, 264 combinación con el operador O, 182
Where, condición, 574, 578, 579 combinación de criterios de filtro con, 179-180
WIF (Archivo de información de grupo de trabajo,
Workgroup Information Files), 735, 736 Z
Windows SharePoint Services, 688 Zoom, comando, 199, 421
Windows XP, abrir la base de datos si se usa, 8-9 Zoom, cuadro, 114, 124, 216

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Access 2007 Manual de referencia

Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra,

DERECHOS RESERVADOS © 2008 respecto a la primera edición en español por

ISBN 13: 978-970-10-6289-0

Translated from the 1st English edition of

ISBN-10 de la edición en inglés: 0-07-226350-4

Impreso en México Printed in Mexico

Parte 1 Para empezar

Parte II Recuperación y presentación de la información

Parte III Mejoramiento del lugar de trabajo

Parte IV Intercambio de datos con otros

25 Asegure una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 719

Parte I Para empezar

2 El mundo de las bases de datos relacionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

3 Creación de una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

4 Creación y modificación de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

5 Relación entre tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

6 Ingreso y edición de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Parte II Recuperación y presentación de la información

Filtrado por selección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

10 Creación de diseños de formularios e informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Cambio del tamaño de un formulario o informe . . . . . . . . . . . . . . . 312

11 Uso de las herramientas de formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

12 Personalización de formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

13 Uso del Asistente para informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

14 Personalización de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Inserción de un subinforme existente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454

15 Creación de diagramas y gráficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465

Parte III Mejoramiento del lugar de trabajo

17 Mejore el rendimiento de su base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531

18 Comprensión de los eventos y el modelo de evento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 553

19 Automatización con macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569

Creación de un grupo de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593

20 Personalización de la interfaz de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599

21 Personalización del Panel de exploración y creación de paneles

Uso de definiciones guardadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 704

24 Intercambio con varios usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707

25 Asegure una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 719

A Conversión a Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 733

B ¿Qué hay en el CD? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 739

¿Quién debe leer este libro?

¿Qué hay en este libro?

Parte I: Para empezar

Parte II: Recuperación y presentación de la información

Parte III: Mejoramiento del lugar de trabajo

Parte IV: Intercambio de datos con otros

¿Qué hay en el CD que acompaña al libro?

Convenciones usadas en este libro

¿Qué hay de nuevo en Microsoft Office Access 2007?

Inicio de Access y apertura de una base de datos

FIGURA 1-1 La ventana Introducción a Microsoft Office Access

Recorrido por la ventana de Access

Guardar Deshacer Rehacer Personalizar barra de herramientas

Apertura de una base de datos

La lista desplegable Vistas ofrece diferentes maneras de mostrar la lista de documentos. A

Si está usando Windows XP

• El botón Escritorio despliega la lista de los componentes del escritorio en su equipo

FIGURA 1-3 Elección del ejemplo Northwind del panel Ejemplo

4. Ingrese un nombre de base de datos diferente, si lo desea.

Recorrido del panel de exploración y la ventana de objetos

NOTA Cuando cambia la organización de los objetos en el Panel de exploración, el encabezado