Unidad 1: Paso 2 - Analizar de la administración de costos

Costos y presupuesto

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Presentado a

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

DE SANTANDER DE QUILICHAO
PROGRAMA ACADÉMICO
TECNOLOGÍA EN LOGÍSTICA INDUSTRIAL
SEPTIEMBRE 2019

Introducción

Son todos los pasos de seguir de las entradas hasta convertirse en un producto
terminado.
En la logística de costos y presupuesto es el control de los suministros con el fin de
satisfacer las necesidades de los procesos operativos esto hace que un cliente o
empresa tenga un producto a tiempo, además optimiza la adquisición e incrementa
la competitividad.

Objetivo

Ofrecer la mejor atención a nuestros clientes de forma atenta y confiable.

Tener lugares cómodos y placenteros para un mejor servicio.

Aprovisionamiento por costos y presupuestos

Es el proceso que, de forma eficiente, lleva a cabo una empresa, para garantizar
la disponibilidad de los productos y servicios externos, para el desarrollo de su
actividad y por tanto, para el logro de sus objetivos estratégicos.
 a) Para explicar logística de costo y presupuesto propondré como ejemplo la empresa
de alimentos catering de Colombia, la cual se desempeña en el mercado como una
empresa de servicios de alimentación, es decir que ella provee de este servicio a
empresas con gran volumen de empleados.
En este caso específicamente el abastecimiento principal son los alimentos, para ser
didáctico diré que es como tener una cocina a gran escala y que en vez de dar alimento a
una familia daremos alimento a 500 a 600 empleados de una empresa x del valle del cauca.
Para poder explicar este proceso en dicha empresa esta tendrá que disponer de un grupo
calificado de empleados que serán los encargados de convertir esta materia prima en
producto terminado, además la empresa deberá contar con los equipos pertinentes para la
elaboración y distribución de dichos alimentos además de unas normas específicas de
higiene para garantizar la inocuidad de estos alimentos.
Para iniciar el proceso de la cadena de suministros debemos tener una cantidad contratada,
ejemplo 500 a 600 empleados de una empresa x, después de tener este dato debemos
contar con una tabla de contratación de gramajes que será la que cumplirá la empresa de
alimentos para con la empresa x.
Ejemplos
Cantidad de gramaje por persona
Componente Gramaje en crudo
Arroz 60 gr
Principio 80 gr
Energético 50 gr
Proteína 120gr
Sopa 300 cc
Bebidas 14 onzas x persona
Postre Opcional
Ensalada 120gr

B) Para poder aprovisionarme deberé tener una programación del personal de la empresa
x.

Ejemplo
Programación de la semana del 20 al 27 de marzo del 2017
Almuerzos de planta 500.
Ya con este dato puedo tomar el gramaje contratados por la cantidad total de
empleados.
Ejemplo
Menú
 Sopa de frijol
Arroz blanco
Maduro frito
Arepa sin sal
Agua panela con limón
Chorizo-huevo-chicharrón-molida
Para 500 operarios seria:
COMPONENTE GRAMAJE X PPROGRAMACION
TOTAL KILOS
ARROZ 60 500 30
FRIJOL 30 500 15
AREPA SIN SAL 1 500 500 UNIDAD
CHICHARRON 30 500 15
MOLIDA 30 500 15
CHORIZO 30 500 15
AGUAPANELA 14 500 218,75 LITROS
POSTRE/ BOCADILLO 1 500 500 UNIDAD

Este es el sistema de inventario que maneja a diario que puede costar el servicio de
alimentación se elabora en esta herramienta de Excel para poder ganar espacio.
PRECOSTEOS
catering Y
CALOTO CAUCA COSTO DIARIO
Pagina Nº:
De:
01/09/2019

MENU SERVICIOS REALES

HUEVOS PERICO - ARROZ - PAPA COCIDA - CAFÉ CON LECHE 22 Pax

Este será el pedido de abarrotes para ese día, cabe destacar que cada menú tiene
una receta y un gramaje por persona, así que solo sería realizar las plantillas y
agregarlas al software que me ayudara a formular de manera más practica los
pedidos.
Por otro lado se diseñaran formatos para el almacén de suministros donde se
registre lo que sale para así mismo realizar el descargue en la herramienta (
 software)De esta manera a la hora de realizar un inventario me quedara más fácil
determinar una fuga.

Del análisis de esta definición se obtiene lo siguiente:

 Es un proceso, consta de un conjunto de actividades ordenadas con un
objetivo concreto.
 Es eficiente, debe de ser una función rentable de sí misma.
 Garantiza la disponibilidad de productos y servicios necesarios, se encarga
de todo el abastecimiento de la empresa.
 Es una función estratégica, ya que está relacionada con los objetivos
estratégicos de la empresa.
Proceso de Aprovisionamiento para costos y presupuestos
Etapa Descripción

Identificación de necesidades Comunicación de cada departamento de las

necesidades de material para su funcionamiento.

Selección de las fuentes de Búsqueda de los proveedores adecuados para

aprovisionamiento realizar las compras o recompras necesarias para el
aprovisionamiento.
Gestión de compras Realización del pedido, control de la recepción de los
materiales y validación de la operación para que se
proceda al correspondiente pago.

Gestión de stocks Realización y control de las operaciones de

almacenaje de las mercancías, así como de las
entradas y salidas de materiales de los diferentes
almacenes de la empresa.
Evaluación y control Valoración del logro de los objetivos del proceso de
aprovisionamiento y control del correcto desarrollo de
las actividades de acuerdo a lo previsto.

Se puede decir que el aprovisionamiento consiste en lograr que el producto o

servicio esté disponible cuando se necesite, en el lugar preciso, con la calidad
adecuada, en la cantidad necesaria y en el plazo oportuno, al menos costo posible.
El aprovisionamiento del costo y presupuesto en la Empresa
El desarrollo de la función de aprovisionamiento del costo presupuesto requiere
que se integre en el sistema organizativo de la empresa de forma coherente,
depende de los diferentes factores empresariales: tipo de actividad, tamaño de la
empresa, criterios organizativos etc. La mayoría de las grandes y medianas
empresas se organizan de forma departamental, en ese sistema organizativo, la
función de aprovisionamiento la realiza el departamento de compras y este a su vez
depende de la dirección comercial de la empresa.

Las funciones que debe desarrollar el departamento de compras en dependencia

de la dirección comercial son:
 Asegurar la existencia de proveedores fiables y competitivos
 Siempre deben contar con varios proveedores

 Garantizar que el aprovisionamiento responde de forma coherente a las

necesidades de la empresa.
 Realizar todas las compras en condiciones ventajosas posibles para la
empresa.
 Colaborar en la gestión de stocks para que se eficiente.
 Tener una relación fluida y eficaz con las demás áreas involucradas con el
aprovisionamiento de la empresa.
 Controlar y evaluar los procesos de compras para mejorarlos y dotarlos de
mayor calidad.
 Una de las funciones principales del departamento de compras es la
relación fluida con los demás departamentos a continuación se señalan
estas relaciones.
Departamento Contenido
Dirección comercial -Establecimiento de objetivos.
-Determinación de la forma de hacer.
-Definición del presupuesto.
-Compra de los productos necesarios para la realizar
la función de dirección comercial.

Dirección de producción -Necesidad de productos para el desarrollo de la

función de producción, tanto en cantidad como en
calidad y frecuencia de uso.

Dirección administrativa -Actualización de los registros de información y

calidad.
-Órdenes para que se realicen los pagos de las
compras.
-Compra de los productos necesarios para realizar la
función administrativa.

Dirección de recursos humanos -Petición de personas que desarrollen los puestos de

trabajos necesarios.
-Compras de los productos necesarios para realizar
la función de los recursos humanos.

Logística -Conocimiento de los sistemas de almacenaje y

transporte.
-Información para la gestión de stocks.
-Compra de los productos necesarios para realizar la
función de logística.

Comercialización -Información sobre la necesidad de productos para la

venta.
Compra de los productos necesarios para realizar la
función de comercialización.

Este es un sistema de aprovisionamiento de gestión centralizada, consiste en que

un solo departamento realice las compras de la empresa, pero es preciso señalar
que existen otras alternativas para esta gestión, que son:
Técnicos: este lleva a la adquisición de productos más adecuados para cada
proceso y esto puede generar las siguientes utilidades para la empresa:
 Implementación de calidad para reducir errores.
 Producción eficiente al reducir los residuos en el proceso de fabricación.
  Descentralizada: cada uno de los departamentos realiza sus compras ya que
el departamento de compras no existe, se utilizan en empresas que son muy
especializadas.
 Matricial: la empresa adquiere productos de unos pocos proveedores
especializados en una zona geográfica que opera. Se utiliza en empresas
multinacionales.

Importancia del Aprovisionamiento

El aprovisionamiento es la que más valor genera en una empresa ya que se

convierte en una de las funciones más importantes, para que esto sea real debe de
ser eficiente y para ello se debe centrar en los siguientes puntos:
 Colaboración con los proveedores.
 Diseño y aplicación de estrategias de compras basadas en la experiencia.
 Implementación de la calidad en los procesos de compras.
 Optimizar la gestión de stocks.
Beneficios
Económicos: logra reducir costos en los materiales. De esta forma aumenta su
margen de maniobra, lo que puede utilizar para obtener:
 Aumento de beneficios.
 Reducción de los costos.
 Aumento de calidad.
 Mantenimiento de la ventaja competitiva.
En las Relaciones: es uno de los pilares fundamentales del aprovisionamiento, es
la confianza con los proveedores y representa ventajas para la empresa:
 Garantía de suministros.
 Información de mercados de materias primas y bienes de equipo.
 Mayor información del personal de la empresa.
 Se puede decir que el aprovisionamiento es una función básica de la

Empresa, y que la gestión de aprovisionamiento radica en muchas de las

posibilidades del éxito del negocio.

Las TIC en el Aprovisionamiento

La evolución y avance de la tecnología permiten que el aprovisionamiento se mucho
más eficiente con la aplicación de la tecnología de la información y la comunicación
(TIC).
El aprovisionamiento supone el manejo de gran cantidad de información y
relaciones entre diferentes empresas, por lo tanto requiere de sistemas y
aplicaciones que sean capaces de:
 Determinar necesidades de aprovisionamiento de la empresa.
 Desarrollar el control documental y administrativo del proceso de compras.
 Gestionar las relaciones eficientes con las empresas proveedoras.
Las soluciones que la tecnología de la información y la comunicación aportan para
hacer eficiente la función de aprovisionamiento se centran en dos aspectos
diferentes:
Gestión interna del proceso. Existen herramientas informáticas que utilizan las
empresas internamente que permiten realizar de forma eficiente las siguientes
operaciones:
 Estimación de la demanda: ¿cuánto venderá la empresa?
 Calculo de necesidades de aprovisionamiento: ¿cuánto y cuando es preciso
comprar?
 Evolución de proveedores: ¿qué proveedores ofrecen las mejores
condiciones?
 Gestión de stocks: ¿qué mercancía tiene la empresa en su poder y cuál es
su valor económico?
 Gestión administrativa de las compras: ¿cuáles son los documentos que es
preciso generar para realizar las compras?

Para este proceso interno existen varios paquetes informáticos específicos que
conectados con otros paquetes (contabilidad y facturación), permiten una gestión
administrativa integral del aprovisionamiento de la empresa.
Colaboración directa y automática entre cliente y proveedores. La utilización
de internet para los negocios ha generado el llamado e-procurement, que consiste
en la utilización de la red y así integrar los procesos de los negocios entre
compradores y vendedores, con las siguientes ventajas:
 Identificación de nuevos proveedores para cada categoría de producto.
 Realización del proceso de compra completo a través de Internet.
 Intercambio de información relevante con los proveedores sobre la evolución
de los diferentes mercados.
 Disminución de costos de compra al evitar intercambios de documentación y
la participación de intermedios.
  Disminución de costos de almacenaje al ahorrar tiempo en las transacciones
y en él envió de las mercancías.
Es preciso al implementar este sistema que las empresas implicadas, tanto los
clientes como los proveedores, asuman un compromiso de colaboración leal por
ambas partes, ya que comparten gran cantidad de información.

A continuación se muestra el salario del personal de la cocina

Concepto Base % Costo mensual

Salario Mínimo 781,242 $

Aux de transporte 88,211 $

Salud Salario 8.5% 66,405 $

Pensión Salario 12% 93,749 $

ARL Salario 0.522% 4,062 $

ICBF Salario 3% 23,437 $

Sena Salario 2% 15,624 $

Caja de compensación Salario 4% 31,249 $

Prima Salario + aux 8.330% 65,077 $

Cesantías Salario + aux 8.330% 65,077 $

Intereses sobre cesantías Cesantías 1% 7,812 $

Vacaciones Salario 4.170% 32,577 $

TOTAL 1,274,522 $
 A continuación se muestra el salario del supervisor

Concepto Base % Costo mensual

Salario Mínimo 1200,242 $

Aux de transporte 88,211 $
Salud Salario 8.5 % 102,020 $
Pensión Salario 12 % 144,029 $
ARL Salario 0.522% 6,265 $
ICBF Salario 3% 36,007 $
Sena Salario 2% 24,004 $
Caja de compensación Salario 4% 96,019 $
Prima Salario + aux 8.330% 99,980 $
Cesantías Salario + aux 8.330% 99,980$
Intereses sobre cesantías Cesantías 1% 12,002 $
Vacaciones Salario 4.170% 50,050 $
TOTAL 1,858,829 $
 A continuación se muestra el salario del jefe administrativo

Concepto Base % Costo mensual

Salario Mínimo 2,500,000$

Aux de transporte 88,211 $
Salud Salario 8.5 % 212,500 $
Pensión Salario 12 % 300,000 $
ARL Salario 0.522% 13,050 $
ICBF Salario 3% 75,000 $
Sena Salario 2% 50,000 $
Caja de compensación Salario 4% 100,000 $
Prima Salario + aux 8.330% 208,250 $
Cesantías Salario + aux 8.330% 208,250 $
Intereses sobre cesantías Cesantías 1% 25,000 $
Vacaciones Salario 4.170% 104,250 $
TOTAL 3,884,511 $
 El salario del gerente del personal

Concepto Base % Costo mensual

Salario Mínimo 4,500,000$

Aux de transporte 88,211 $
Salud Salario 8.5 % 382,500 $
Pensión Salario 12 % 540,000 $
ARL Salario 0.522% 23,490 $
ICBF Salario 3% 135,000 $
Sena Salario 2% 90,000 $
Caja de compensación Salario 4% 180,000 $
Prima Salario + aux 8.330% 374,850 $
Cesantías Salario + aux 8.330% 374,850 $
Intereses sobre cesantías Cesantías 1% 45,000 $
Vacaciones Salario 4.170% 187,650 $
TOTAL 6,921,511 $

Conclusiones
Los conocimientos que obtuve con esta práctica me llevan a aclarar dudas y a
comprender la importancia que tienen los costos en la planeación de una compañía.
Con la visita se realizó a esta compañía de alimentos aprendí que se necesita saber
de todo tipo de costos para llevar una mejor organización y planificación de los
productos.
• Por otra parte mi conclusión para mejorar el funcionamiento de los costos de
producción seria llevar costos de producción precisos, llevar un adecuado control
interno de materiales, ya que solo se considera el precio de factura como costo de
los materiales comprados. Utilizar formatos para autorizar la salida de materiales.
Control interno de la mano de obra directa, mediante instrumentos como la tarjeta
de reloj.
Aunque la cultura que lleva la empresa es llamar al proveedor y hacerle pedido cada
vez que este por acabarse el producto; se debería llevar un formato para controlar
las compras de materiales y suministros de ahí partiría una mejor organización del
producto.

Referencias bibliográficas