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Compras
Tabla de contenidos
1 Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2 Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.1 Gestión de relación con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.2 Compras operativas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2.3 Aprovisionamiento de activos en compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.4 Automatización de Gestión de relación con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2.5 Reembolso de impuesto sobre el valor añadido a empresarios locales en el extranjero . . . . . . . . . . 22
2.6 Determinación de precios en Gestión de relación con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2.7 Asignación de costes en Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
2.8 Tiempo y gastos de proyecto entre empresas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.9 Traslado de stock entre empresas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2.10 Procesamiento de pedido de terceros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.11 Traslados de stock dentro de la empresa: India . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Resumen
El área empresarial Compras le permite gestionar el ciclo de vida de las compras operativas. Esto cubre las
actividades para controlar y gestionar de manera centralizada los pedidos, la colaboración de pedidos y las entradas
de mercancías y servicios para la entrega de productos. Puede integrar y automatizar las tareas de compras, como
la creación de pedidos, la recepción de confirmaciones de pedidos y la verificación de facturas de proveedor, lo que
reduce errores y simplifica el proceso de aprovisionamiento en su totalidad. Además, el aprovisionamiento por
autoservicio permite a los empleados crear, supervisar y controlar sus propios carritos de compra de modo
descentralizado, lo que otorga a los compradores más tiempo para concentrarse en otras tareas.
Relevancia
El área empresarial Compras es relevante si necesita comprar stock para la fabricación o para la venta directa a los
clientes. También es relevante si necesita comprar servicios o materiales que no son de almacén para las operaciones
diarias de la empresa y si desea gestionar los costes de compras de manera centralizada. Los siguientes paquetes
empresariales están asociados al área empresarial Compras:
● Gestión de pedidos y solicitudes de compra (obligatorio)
● Aprovisionamiento por autoservicio (opcional)
● Facturación de proveedor (obligatorio)
Beneficios
● Intercambio de información mejorada entre los negocios y con los socios
La solución del sistema soporta la integración de los procesos de compras con otros procesos empresariales
fundamentales, como la gestión de la cadena logística, los proyectos y la contabilidad financiera. Esto significa
que los empleados de todos los departamentos pueden acceder y monitorizar la información apropiada
relacionada con las compras. Por ejemplo, cuando un empleado crea una solicitud de los materiales
necesarios para un proyecto, el comprador y el jefe de proyectos responsable disponen de la información al
instante. Del mismo modo, los empleados y los compradores pueden pedir productos en línea de catálogos
actualizados de proveedores externos.
● Mayor eficacia mediante la automatización de los procesos empresariales
El sistema le ayuda a automatizar los procesos, lo que significa que se requiere de una participación mínima
de los empleados para realizar tareas rutinarias. Por ejemplo, el software puede determinar automáticamente
la fuente de aprovisionamiento y puede crear y enviar el pedido. Con la verificación de facturas integrada, el
sistema permite a los empleados crear facturas con o sin referencia a un pedido. El sistema une
automáticamente las referencias y detecta las excepciones, como los duplicados y las variaciones en las
facturas electrónicas. Los empleados sólo tendrán que participar cuando ocurran estas excepciones.
Además, el sistema contabiliza las facturas y gestiona el pago una vez que se reciben las mercancías.
● Mayor enfoque en las tareas y los proyectos estratégicos
La solución ofrece a los empleados y directores de compras una visión priorizada de sus tareas diarias. Las
listas de trabajo, con alertas y excepciones, permiten a los empleados saber exactamente las actividades de
compras que deben realizar. Además, el soporte para el aprovisionamiento por autoservicio del sistema
permite a los compradores simplificar y acelerar los procesos de compra y reducir el volumen de tareas de
compras rutinarias.
Resumen
La gestión de relación con proveedores le permite consolidar sus relaciones con los proveedores, para mejorar los
procesos de aprovisionamiento, reducir costos y convertir su relación con los proveedores en una ventaja
competitiva.
La gestión de relación con proveedores integra por completo los procesos de aprovisionamiento operativo y
estratégico –desde generación de demanda y aprovisionamiento de materiales y servicios nuevos hasta negociación
de contratos y supervisión de documentos de compra, incluidas las facturas– con el resto de los procesos
empresariales, como logística, gestión de proyectos y gestión financiera. En consecuencia, puede colaborar con sus
proveedores de forma más eficiente, automatizar procesos y evaluar continuamente la eficacia de las actividades
de aprovisionamiento y las relaciones con los proveedores.
Además, la gestión de relación con proveedores proporciona poderosas herramientas para informes que permiten
un alto grado de transparencia del proceso y proporcionan una mejor perspectiva del rendimiento de las compras
operativas y estratégicas para ayudarlo a obtener ahorros considerables. Los informes estándar ayudan a su
empresa a supervisar el rendimiento de los proveedores, analizar el desarrollo de precios y gastos, además de hacer
seguimientos de las solicitudes de compra, los pedidos, las facturas de proveedores y los contratos de compra.
Compras
La gestión de relación con proveedores asiste a su proceso de compras para que el proceso de aprovisionamiento
sea automatizado mediante, por ejemplo, la supervisión y la gestión centralizada de las compras en toda la empresa,
lo cual reduce el volumen de tareas de compra habituales. La verificación de facturas automatizada también está
incluida en el proceso de aprovisionamiento, además de la notificación automática a Finanzas de datos relevantes
para contabilidad, de pagos e impuestos que están vencidos, y de pagos a proveedores no residentes, cuando sean
pertinente.
Aprovisionamiento
La gestión de relación con proveedores asiste sus actividades de aprovisionamiento al determinar, negociar y
documentar fuentes de aprovisionamiento para sus demandas. Además, gestiona el ciclo de vida completo del
contrato y proporciona a los empleados y proveedores información actualizada y precisa sobre los precios. También
puede hacer un seguimiento del rendimiento del proveedor y supervisar su rendimiento mediante la identificación
de proveedores más y menos eficientes, productos y categorías de productos. Para obtener más información,
consulte Aprovisionamiento.
Para obtener más información, consulteProcesamiento de solicitud de compra [página 68], Procesamiento de
contrato de compra y Procesamiento de solicitud de oferta.
Integración
La gestión de relación con proveedores integra completamente los procesos de aprovisionamiento operativo y
estratégico con lo siguiente:
● Gestión de cadena logística
Para materiales de almacén, la gestión de relación con proveedores interactúa con la gestión de cadena
logística mediante:
○ La recepción de solicitudes de compra por medio de planificación de aprovisionamiento
○ La recepción de datos de especificación de productos para ser usados en las solicitudes de compra y
los pedidos
○ La notificación a planificación de aprovisionamiento sobre los pedidos creados y sus cambios
Automatización
Al automatizar el proceso de aprovisionamiento, la gestión de relación con proveedores minimiza la intervención de
empleados necesaria para completar las tareas. La siguiente es una descripción de la automatización que se puede
llevar a cabo en los pasos individuales en un proceso de aprovisionamiento estándar:
● Ingreso de demanda
Para obtener más información acerca de la automatización del proceso de aprovisionamiento, consulte
Automatización de Gestión de relación con proveedores [página 19].
Análisis
Varios informes de gastos de Gestión de relación con proveedores, como Gastos totales por categoría de gasto,
Gastos por proveedor, Gastos por producto o Gastos por categoría de producto proporcionan una perspectiva del
rendimiento de las actividades de compra y aprovisionamiento, proporcionan transparencia a los gastos de compras
y a las categorías de gastos como gastos de contratos o de compras irregulares, y le permiten identificar
oportunidades de reducción de costes. Los informes estándar ayudan a su empresa a supervisar el rendimiento de
los proveedores, como la fiabilidad de precios, analizar el desarrollo de precios y gastos, y hacer seguimientos de
las solicitudes de compra, los pedidos, las facturas de proveedores y los contratos de compra.
Determinación de precios
El sistema le proporciona varias maneras de definir precios complejos y simples en catálogos, contratos de compra,
solicitudes de oferta, pedidos y precios de lista, según su volumen de compra, la importancia del producto o servicio
para el éxito de su empresa y la importancia de la relación con los proveedores. El sistema también le permite definir
condiciones de precio. Estas condiciones representan factores que se aplican cuando se calcula el precio: por
ejemplo, cantidad, fecha, producto, descuentos o recargos, etc. Estos factores variables tienen influencia en el valor
total. Se pueden combinar varias condiciones de precio. Para obtener más información, consulte Determinación de
precios en Gestión de relación con proveedores [página 23].
Función organizativa
Las funciones organizativas se usan para establecer autorizaciones para los procesos en los centros de trabajo.
Estas funciones limitan las autorizaciones de unidades y empleados a acceder a ciertos documentos, como pedidos,
devoluciones de mercancías, contratos de compra o facturas. Las autorizaciones se determinan de acuerdo a la
asignación organizativa de los empleados, que se define en las categorías de trabajo correspondiente. En el sistema,
Gestión de tareas empresariales hace referencia a las categorías de trabajo definidas para las funciones
organizativas, para determinar los destinatarios de las tareas. Para obtener más información acerca de funciones
organizativas y categorías de trabajo relevantes para Gestión de relación con proveedores, consulte Compras
estratégicas, Compras operativas y Facturación de proveedores.
Aprovisionamiento estratégico
Los escenarios empresariales de Aprovisionamiento estratégico le permiten identificar y seleccionar nuevos
proveedores adecuados y gestionar las relaciones con los proveedores existentes con el fin de cumplir las
necesidades de compras habituales de la empresa. Ello implica desde la definición de las necesidades de un producto
Resumen
La solución SAP Business ByDesign hace que las compras operativas sean más rápidas y eficaces al integrar
procesos de compras operativas en los centros de trabajo, tales como Solicitudes de compra y pedidos o Facturación
de proveedores, haciendo posible un proceso simplificado y sin problemas. La solución comprende todas las
funciones y procesos que como comprador necesite planificar, gestionar y evaluar con respecto al
aprovisionamiento de productos de sus proveedores. Le permite actualizar solicitudes de compra, asignar fuentes
de aprovisionamiento y transferir datos de las solicitudes de compra a los pedidos, utilizando opciones de creación
predefinidas. Puede supervisar, actualizar o cancelar pedidos e iniciar procesos subsiguientes, como la confirmación
de confirmaciones de pedidos, la recepción de mercancías y el tratamiento de excepciones en las facturas de
proveedores.
En la solución, los procesos de compras operativas están incorporados a los siguientes paquetes de configuración
empresarial.
Aprovisionamiento autoservicio
El aprovisionamiento por autoservicio le ayuda, como comprador, a gestionar eficazmente el aprovisionamiento de
servicios externos planificados y no planificados, así como de materiales que no están en stock, desencadenados
por empleados (utilizando carritos de compra) o por solicitudes de compra de los proyectos. Los servicios también
pueden aprovisionarse directamente mediante la creación manual de pedidos. En este escenario intervienen
numerosas funciones empresariales dentro de la compañía, desde la compra, la confirmación de servicios y la
gestión de facturas hasta la contabilidad financiera y de pagos y la gestión de proyectos.
Consulte también
Procesamiento de solicitud de compra [página 68]
Procesamiento de pedidos [página 80]
Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías [página 125]
Resumen
Existe una gran variedad de productos que se pueden pedir en una empresa y, por lo tanto, son posibles varias
variantes de proceso en el aprovisionamiento de activos, dependiendo del valor y la complejidad del producto a
aprovisionar.
Si el producto a aprovisionar es de gran valor y complejidad (por ejemplo, un edificio nuevo), el comprador suele
trabajar de antemano en estrecha colaboración con el contable. Entonces se crea el activo fijo en el sistema antes
de pedir mercancías y servicios con una asignación de cuenta a este activo fijo.
Requisitos previos
● Los materiales individuales nuevos sólo pueden crearse en el pedido para materiales no de stock o bien al
introducir la entrada de mercancías y servicios.
● En el pedido, solo se pueden crear materiales individuales siempre que no se haya contabilizado ninguna
entrada de mercancías y servicios para esta posición.
● Se puede asignar un nuevo material individual a un material individual existente en la columna Pertenece a
material individual de la ficha Posiciones . Esto crea una referencia Pertenece a entre estos dos materiales
individuales.
Si asigna un material individual a otro material individual, este material individual debe hallarse en
preparación (la entrada de mercancías y servicios aún no ha sido contabilizada, pero existe el
material individual) o debe ser activo (ya se ha contabilizado la entrada de mercancías y servicios).
Si el material individual al que se hace referencia utilizando la referencia Pertenece a es parte de
otro documento, asegúrese de que el material individual se procesa primero en Gestión financiera
(después de que se haya contabilizado una entrada de mercancías y servicios) antes de asignarlo
a otro material individual.
Asegúrese también de que se toma el material individual con el valor más alto como referencia
Pertenece a a fin de garantizar que se procese primero en Gestión financiera y se cree un activo fijo
(si se cumplen los criterios para la creación de activos fijos). La relación Pertenece a se tendrá
entonces en cuenta correctamente y todos los materiales individuales asignados se asignarán al
mismo activo fijo.
● Si desea asignar un nuevo material individual a otro material individual nuevo, el otro material individual
deberá ser guardado primero y tener su propio ID.
Se pueden crear hasta 100 materiales individuales para una posición de pedido.
Flujo de proceso
El aprovisionamiento de activos ofrece variantes diferentes:
6. Si un activo fijo se ha creado automáticamente, se creará una tarea para que el contable verifique que el activo
fijo se ha creado correctamente tal y como se esperaba.
Los ID de inventario pueden asignarse en la pantalla correspondiente del material individual que se
utiliza para la asignación de cuentas.
Consulte también
Aprovisionamiento de un activo fijo
Resumen
Para ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestión
de relación con proveedores en la solución puede ser automatizado. Esta funcionalidad automatizada puede requerir
que haga selecciones durante la configuración de su solución o durante el ajuste precio, donde puede definir las
configuraciones relevantes. El sistema toma decisiones basándose en estas configuraciones predeterminadas y
procesa las transacciones automáticamente.
Si existe una fuente de aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre
asigna automáticamente dicha fuente de aprovisionamiento.
Determinación de fuente
Cuando se utilizan los contratos para definir las relaciones de compra entre los proveedores, el sistema permite
determinar automáticamente la fuente en base al criterio siguiente:
● Regulación por cuotas
Si también existe una regulación por cuotas para un producto, la fuente de aprovisionamiento fija tiene prioridad
máxima como fuente de aprovisionamiento y entonces la regulación por cuotas no se utiliza para determinar la
fuente.
Para obtener más información, consulte Determinación de fuente de aprovisionamiento.
Autofacturaciones
Puede que su empresa tenga que tratar con un número de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar el
proceso de facturación puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturación (ERS). Esto significa
que estos proveedores no necesitan enviarle sus facturas; en su lugar, el sistema utiliza los precios en los pedidos
y las cantidades en las entradas de mercancías y servicios para crear y contabilizar las facturas en nombre de los
proveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de la factura creada en su nombre.
Cada ejecución de autofacturación crea facturas para todos los pedidos marcados para autofacturación. La
asignación de los pedidos a la autofacturación es automática, si se ha seleccionado la autofacturación para dicho
proveedor. Puede deseleccionar la autofacturación para un pedido específico, si desea excluir dicho pedido de la
ejecución de autofacturación planificada.
El sistema copia, de los documentos de compra, los datos de facturación necesarios para la factura. El sistema crea
facturas que cubren los valores y las cantidades acordadas con el proveedor.
Para obtener más información, consulteGuía rápida Autofacturaciones (en Facturación de proveedores)
[página 256].
Facturas periódicas
Para algunos procesos de facturación, como alquiler, leasing o seguros, la misma cantidad fija necesita que se facture
varias veces en intervalos periódicos definidos. Para optimizar este proceso, las facturas periódicas ayudan a su
empresa a crear dichas facturas periódicas de forma automática y sin recibir las facturas correspondientes de los
proveedores para iniciar la creación de facturas.
Automatizar dichos procesos vinculados a las facturas periódicas no solo aumenta la eficiencia del proceso de
facturación, sino que ayuda a su empresa a aumentar la productividad global y ahorrar gastos en general. Las
facturas periódicas no solo proporcionan funciones para copiar datos, sino para el seguimiento de datos que soporta
su empresa al cumplir con los mecanismos de control financiero y de auditoría.
Para obtener más información, consulteGuía rápida Facturas periódicas (en Facturación de proveedores)
[página 272].
Debe contactar con SAP para establecer los requisitos técnicos. El proveedor con el que desea comunicarse
mediante el formulario interactivo debe tener Adobe Reader™ o Adobe Acrobat™ instalados.
Consulte también
Pedidos creados automáticamente [página 89]
Aprovisionamiento
Tratamiento de excepciones [página 192]
Resumen
En ciertos casos, los empresarios locales que reciben entregas u otros servicios en el extranjero pueden reclamar
reembolsos del impuesto al valor añadido (IVA soportado) en el extranjero que se le ha cobrado. Este procedimiento
también se conoce como procedimiento de reembolso de IVA soportado.
Sin embargo, la oficina fiscal federal de Alemania (Bundeszentralamt für Steuern - BZSt) no es responsable del
reembolso.
Los reclamos de reembolsos de IVA se deben realizar, con toda la documentación necesaria, en la autoridad del país
donde se pagó el IVA.
Cada autoridad extranjera proporciona su propio formulario de solicitud en su idioma. Para reclamar en la UE,
también puede usar el formulario USt 1 T(EG). Este formulario respeta el patrón de la Sexta Directiva del consejo
(77/388/CEE). Sin embargo, algunos países requieren que los formularios estén en su idioma nacional.
Resumen
La determinación de precios se refiere a calcular precios y valores totales, costes normales de productos y servicios.
La determinación de precios se implementa centralmente en el sistema y se conecta a todos los procesos
empresariales relevantes. Para facilitar su uso, todos los parámetros necesarios se definen previamente en el
sistema.
Cuando documentos de un sistema hereditario migran al sistema, éste no realiza cálculos adicionales de
precios. Así se garantiza que los precios sean los mismos en ambos sistemas.
Descuentos
Un descuento es una reducción del precio de un producto especificado por el proveedor.
Los siguientes descuentos se pueden introducir de forma manual:
● Descuento manual (valor)
Puede bajar el precio por un valor establecido.
● Descuento manual (porcentaje)
Puede bajar el precio en un porcentaje establecido.
● Descuento manual (valor/cantidad)
Puede bajar el precio según la cantidad.
Los siguientes descuentos se pueden aplicar de forma automática si tiene un acuerdo con los proveedores:
● Descuento (valor)
Baja el precio según un valor especificado.
● Descuento (porcentaje)
Baja el precio según un porcentaje especificado.
● Descuento (valor/cantidad)
Baja el precio según la cantidad.
Recargos
Un recargo es una tasa adicional para un producto o un propósito específico.
Los siguientes recargos se pueden introducir de forma manual:
● Recargo manual (valor)
Puede aumentar el precio por un valor establecido.
● Recargo manual (porcentaje)
Puede aumentar el precio por un porcentaje establecido.
Los siguientes recargos se pueden aplicar de forma automática si tiene un acuerdo con los proveedores:
● Recargo (valor)
Aumenta el precio según un valor especificado.
● Recargo (%)
Aumenta el precio según un porcentaje especificado.
● Recargo (valor/cantidad)
Aumenta el precio según la cantidad.
Escalas
Puede establecer descuentos por cantidad. La escala que defina determina cómo se calculan los valores. Por
ejemplo, define una escala de precios de manera que una sola caldera cuente 500 dólares pero, si compra al menos
10 calderas, el precio baja a 450 dólares cada una.
Pedro crea un pedido para un artículo que cuesta 0,008 USD cada uno. El sistema redondea el precio a
0,1 USD. Para compensar esta inexactitud, Pedro modifica la cantidad del pedido a 100 unidades, lo cual
resulta en un precio de 0,80 USD cada 100 unidades.
También puede ocurrir una inexactitud si se vuelve a convertir a la moneda que se usa como fuente de
aprovisionamiento.
Para compensar, el sistema verifica si existen descuentos o recargos y los aplica según corresponda. Si no existe
ningún descuento o recargo, no se vuelve a convertir la moneda.
Pedro crea un carrito de compras con dos artículos. El primer artículo está en dólares estadounidenses.
El segundo artículo, tomado de un contrato, tiene un precio de 10 CNY. La moneda del primer artículo
que aparece listado en el documento es la moneda que utiliza el sistema como moneda del documento.
Como la moneda del documento es USD, el sistema convierte la moneda del segundo artículo en un tipo
de cambio de 0,14608, lo que resulta en un precio de 1,4608 USD. El sistema redondea el precio a 1,46
USD.
Si el precio del segundo artículo se vuelve a convertir a CNY, el resultado es 9,99 CNY. Entonces el sistema
verifica si existe un recargo. Si existe un recargo, el sistema lo aplica al resultado determinado de forma
correspondiente. Si no existe ningún recargo, el sistema no convierte el precio, lo cual resulta en el precio
original de 10 CNY.
Aunque el sistema determina el precio, usted puede sustituir la propuesta que determina el sistema.
Susana crea un pedido de un producto que está disponible. El precio de lista es el precio más adecuado
y el sistema utiliza al proveedor del precio de lista como fuente de aprovisionamiento. Si un precio manual
o un contrato se encuentran disponibles, Susana puede sustituir el sistema y utilizar al proveedor del
contrato, o puede introducir un precio manual y el proveedor que corresponde como fuente de
aprovisionamiento.
Solicitud de compra
● Precio histórico
● Precio de catálogo
● Precio de contrato
● Precio manual
● Precio de proveedor manual
Pedido
● Precio histórico
● Precio de catálogo
● Precio de contrato
● Precio manual
● Precio de proveedor manual
Los precios de proveedor manual se usan solamente en confirmaciones de pedidos.
Factura de proveedor
Resumen
Al crear un carrito de compra, un pedido, una entrada de mercancías y servicios o una factura de proveedor para
gastos, servicios o materiales que no están en stock, debe introducir una asignación de costes en la que se agrupen
los costes incurridos para la transacción empersarial. Los documentos subsiguientes heredan la asignación de
costes especificada.
Requisitos previos
● Cuando desee utilizar posiciones de pedido de cliente, posiciones de orden de servicio o proyectos como
asignaciones de objetos, deberá seleccionar las áreas empresariales relevantes durante la definición del
alcance seleccionada.
● Para seleccionar una posición de pedido de cliente o una posición de orden de servicio para la asignación de
costes, el pedido relevante debe estar liberado en el sistema.
El sistema SAP Business ByDesign proporciona varios informes para analizar la asignación de costes, por ejemplo:
● Pedidos por asignación de costes [página 116]
● Solicitudes de compra por asignación de costes [página 118]
● Gastos por asignación de costes
Proceso de aprobación
La persona responsable del objeto de coste (por ejemplo, el jefe de proyectos o el jefe del centro de coste) tiene que
aprobar los carritos de compra asignados a este objeto contable (pero no el superior directo del solicitante).
Según las parametrizaciones de la configuración empresarial, el superior directo o la persona responsable del objeto
de coste estará a cargo de la aprobación de pedidos.
Ejemplos
Tarea de proyecto
Akron Heating Technologies Inc. crea un nuevo proyecto para gestionar un evento próximo de un cliente. Por motivos
de supervisión, todos los costes relacionados deben ser asignados a este proyecto directamente. Cuando Peter
Greene, el comprador de Akron, solicita un servicio de catering para el evento, crea un pedido y elige la tarea de
proyecto para la asignación de costes.
Orden de servicio
Akron vendió un sistema de calefacción a Lyon Heating Inc. hace un tiempo atrás, el mismo año. El cliente informó
una falla mecánica y solicitó la reparación. Jeffrey Goldman crea una orden de servicio para el servicio de reparación.
Akron no cuenta con técnicos de servicio que tengan las habilidades necesarias para reparar la falla dentro de las
cercanías del cliente. Jeffrey, entonces, contrata un proveedor de servicios externo para realizar la tarea e incluye
este trabajo en el pedido de cliente. Peter crea un pedido para el trabajo del proveedor de servicios externo y elige
la posición de orden de servicio relevante para la asignación de costes.
Resumen
Tiempo y gastos de proyecto entre empresas les permite a las empresas adociadas que pertenecen al mismo grupo
corporativo y que están trabajando técnicamente en el mismo sistema SAP Business ByDesign que trabajen
eficientemente de forma conjunta en los proyectos.
En la industria de servicios profesionales, una empresa que ejecuta un proyecto para un cliente o internamente no
debería tener la capacidad de ocupar el proyecto solo con sus empleados. Sin embargo, una empresa asociada
Requisitos previos
La empresa compradora y la vendedora trabajan en el mismo sistema SAP Business ByDesign y se han registrado
como cliente y proveedor en el sistema respectivo. Los datos de ventas para lso servicios requeridos también se
han registrado.
Para garantizar el procesamiento correcto de pedidos de cliente, la empresa vendedora debería crear una
organización de ventas aparte para ventas entre empresas para almacenar los precios de venta específicos entre
empresas y para estandarizar todos sus servicios como basados en proyecto de tiempo y material. Los precios de
ventas entre empresas deberían estar en línea con los precios de compra entre empresas.
Parametrizaciones de configuración
Las siguientes funciones deben estar activadas en su solución. Para hallar estas opciones empresariales, vaya al
centro de trabajo Configuración empresarialy seleccione su proyecto de implementación. Seleccione
Editar alcance de proyecto , y luego el área empresarial relevante, además de la casilla de selección para cada uno de
los conceptos empresariales:
● Ventas Vender productos y servicios basados en proyecto
● Compras Aprovisionamiento de material fuera de stock y de servicios
● Compras Compras de servicios entre empresas asociadas
1. Venta de cliente
a. La empresa compradora crea un proyecto de cliente que está ocupado parcial o totalmente con
empleados de la empresa vendedora. Como alternativa, la empresa compradora puede ejecutar un
proyecto interno. En ambos casos, la empresa compradora libera los proyectos.
b. La empresa compradora solicita servicios basados en tiempos a la empresa vendedora.
c. En la empresa compradora, el representante de ventas crea una pedido de cliente para un cliente y fija
un enlace al proyecto de cliente a nivel de posición.
Una posición de límite de gastos debe indicarse manualmente en el pedido para permitir que
los gastos se notifiquen. Esto se realiza seleccionando una posición Límite (no una posición
Gasto) y añadiéndoble un producto de gastos. De forma ideal, debería crearse una posición de
límite de gastos por proyecto. Además, el indicador Se requiere registro de tiempos se fija
automáticamente en el pedido o debe fijarse manualmente (si el pedido se crea manualmente).
El pedido puede crearse automáticamente desde una solicitud de compra basada en un proyecto o
manualmente por el comprador después de él y el contacto de proyecto hayan acordado qué servicios
deben ofrecerse. Para obtener más información, consulte Procesamiento de pedidos [página 80].
Utilizando el intercambio de datos electrónicos (EDX), la empresa compradora envía el pedido a la
empresa vendedora.
En caso de que una pedido contenga más de una posición de límite de gastos y, por tanto, que
haya más de una posición de pedido de cliente con un producto de gastos, el sistema propone
una de las posiciones de pedido de cliente.
d. En base a los tiempos registrados y a los gastos notificados, el sistema crea entradas de mercancías y
de servicios, que incluyen la información de contabilidad especifica en los tiempos registrados y en los
informes de gastos, así como una referencia al pedido y a la tarea de proyecto correspondientes.
4. Facturación de cliente y entre empresas
a. Utlizando las entradas de mercancías y de servicios, la empresa compradora puede crear solicitudes de
factura de proyecto. Para obtener más información, consulte Facturación de proyecto.
b. Los empleados de la empresa compradora crean una ejecución de factura que convierte las solicitudes
de factura de proyecto en facturas y las activa. Después, programan la ejecución de factura para crear
facturas de cliente. Para obtener más información, consulte Guía rápida de ejecuciones de factura.
Si una empresa y sus subsidiarias se tratan como una empresa única para la declaración
tributaria, los impuestos solo los declara la empresa principal (de notificación) del grupo. Los
balances de las cuentas subsidiarias de IVA / impuestos de ventas e Impuestos soportados se
transfieren a las cuentas de la empresa declarante Impuestos por cobrar e Impuestos por
pagar. Los balances de las cuentas de la empresa declarante IVA/Impuestos de ventas e
Impuestos soportados se transfieren a la cuenta de Impuestos por pagar.
Para obtener más información y un ejemplo de contabilización, consulte Grupo de declaración
de impuestos.
Consulte también
Procesos entre empresas en SAB Business ByDesign
Tiempos y gastos de proyecto entre empresas (escenario empresarial)
Resumen
Puede utilizar el traslado de stock entre empresas para transferir stock de o a empresas asociadas con el fin de
cumplir las exigencias de los clientes. Cuando los productos pedidos no están en stock en la empresa receptora,
pueden solicitarse de la empresa emisora asociada. Siempre que sea posible, el sistema soporta y acelera este
proceso automatizando la creación de los documentos comerciales implicados.
Este escenario también se soporta en un escenario externoo logístico. es decir, uno de los almacenes — el almanacén
emisor o receptor — no pueden ser gstionados por la empresa asociada, si no solo por un proveedor de almacén.
este documento también proporciona un ejemplo del flujo de procesos si la empresa asociada emisora y/o receptora
ha externalizado sus actividades de almacenaje a un proveedor de almacén.
Requisitos previos
Debe tener, como mínimo, dos empresas asociadas para realizar traslados de stock entre empresas. Ambas
empresas deben utilizar el mismo sistema Business ByDesign y deben estar conectadas por líneas de transporte.
Ambas empresas asociadas deben ser creadas durante la definición de la gestión organizativa. Para cada empresa,
el sistema crea automáticamente un socio comercial correspondiente con los roles Cuenta y Proveedor.
Se deben efectuar las siguientes parametrizaciones si desea utilizar el traslado de stock entre empresas:
● Definición del alcance:
Debe seleccionar el concepto empresarial Compras entre empresas asociadas durante la definición de
alcance.
Esto activa todos los requisitos previos de definición de alcance para el intercambio automático de los
documentos comerciales relacionados.
● Datos maestros:
○ En el maestro de productos, se deben activar las fichas Compras y Ventas.
○ Se deben actualizar por igual, para ambas empresas, los precios y otras condiciones (como descuentos
por pronto pago) a fin de evitar excepciones durante el proceso de facturación de proveedor, por ejemplo,
desviaciones de precio.
● Datos maestros para pedidos de cliente:
Para permitir la creación de un pedido de cliente mediante un mensaje A2A, se deben actualizar los siguientes
datos y las responsabilidades:
1. Determine un "Empleado responsable - ventas" como contacto para el cliente corporativo en el centro
de trabajo Gestión de clientes, en la vista Clientes de la ficha Contactos en la sección
Responsabilidades.
2. Defina los datos maestros relevantes para el cliente en el centro de trabajo Gestión de clientes, en la vista
Clientes de la ficha Datos de ventas. Asigne la cadena de distribución relevante (organización de ventas
y canal de distribución) al cliente y actualice los datos de ventas, como, por ejemplo, la moneda, las
condiciones de pago, las condiciones de entrega y la prioridad de entrega para este cliente.
Para obtener más información, consulte Guía rápida de clientes.
3. Determine los datos maestros relevantes para el producto en el centro de trabajo Portafolio de productos
y servicios o en el centro de trabajo Datos de producto, en la vista Productos de la ficha Ventas. Asigne
la cadena de distribución relevante (organización de ventas y canal de distribución) al producto y
actualice los datos de ventas, como, por ejemplo, la unidad de medida para este producto.
La utilización del escenario Logística por medio de terceros está sujeta al acuerdo de licencia de un
add-on de comunicación del proveedor de almacén a través del SAP Store. Tenga en cuenta que el
acuerdo de licencia del add-on de comunicación del proveedor de almacén puede estar sujeto a
tasas adicionales.
Flujo de proceso
A continuación se detalla el flujo de procesos asociado con el traslado de stock entre empresas:
1. Empresa receptora: El comprador de la empresa receptora crea un pedido para los productos necesarios en
el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y lo envía a la empresa emisora.
La empresa emisora se identifica mediante el socio comercial de tipo "proveedor" que corresponde.
Para obtener más información, consulte Guía rápida de pedidos [página 76].
2. Empresa emisora: De acuerdo con este pedido, se crea automáticamente un pedido de cliente en la empresa
emisora. Para este pedido de cliente, el sistema realiza automáticamente una verificación ATP con el objetivo
de comprobar si las cantidades solicitadas se pueden proporcionar en el tiempo de entrega solicitado.
Si los artículos están en tránsito, de manera que hay una diferencia de tiempo entre la
contabilización de las mercancías y la entrada de mercancías, éstas no aparecen visibles en los
inventarios de la empresa emisora ni receptora.
Para verificar las entregas en el tránsito entre empresas, utilice la tarea Entregas en tránsito
entre empresas en Tareas comunes. Estas entregas en tránsito entre empresas se basan en la
información de traslado de stock entre empresas.
Para obtener más información, consulte Contabilizaciones de inventario.
Para obtener más información, consulte Procesamiento de entregas salientes en logística por medio de
terceros.
Si la dirección de la empresa receptora no es la misma que la dirección del cliente que pidió las
mercancías, y si sus canales de comuncación se han configurado adecuadamente, el sistema
enviará dos notificaciones de envío; una a la parte que recibe las mercancías físicamente
(destinatario de las mercancías) y otra a la parte que pidió las mercancías (cliente).
Durante todo este proceso, puede revisar, en cualquier momento, el estado de cumplimiento de
pedido del pedido de cliente. Si desea comprobar el estado de cumplimiento de pedido, abra el
pedido relevante en el centro de trabajo Pedido de cliente y verifique el flujo de documentos que
muestra todos lo documentos que fueron creados.
Resumen
Como planificador de aprovisionamiento, agente comercial o comprador que se desempeña como coordinador de
procesamientos de orden a terceros de la empresa, puede usar el procesamiento de órdenes de terceros para que
un proveedor, en lugar de la empresa, coordine y supervise el envío directo de un producto a un cliente.
El siguiente es un ejemplo de un flujo de proceso típico basado en los escenarios empresariales Gestión de pedidos
y Ciclo de aprovisionamiento (stock). Su empresa vende un producto a un cliente. Sin embargo, no proporciona el
producto al cliente usted mismo. En cambio, lo pide a un proveedor y le pide al proveedor que lo envíe a la dirección
del cliente. El proveedor emite una factura a nombre de su empresa. Según la información de envío del proveedor,
la empresa, a su vez, factura al cliente. Es posible realizar variantes en el flujo de proceso.
Para obtener más información, consulte los escenarios empresariales:
● Gestión de pedidos (Procesamiento de pedido de terceros — material)
● Gestión de pedidos (venta de stock)
● Ciclo de aprovisionamiento (stock)
Requisitos previos
Opción de configuración
Está permitida la gestión de pedidos de terceros en su configuración de solución. Para encontrar esta opción
empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vistaProyectos de
implementación . Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto .
Para este ejemplo de proceso empresarial, se ha llevado a cabo la configuración para los escenarios empresariales
Gestión de pedidos y Ciclo de aprovisionamiento (stock).
Además, para la gestión de pedidos de terceros, se ha definido lo siguiente:
En Definición de alcance estos conceptos empresariales deben estar activados en la secuencia siguiente:
Si su empresa no tiene productos en stock pero siempre entrega directamente a través de proveedores, tiene que
deseleccionar el concepto empresarial Envío en el concepto empresarial Logística de salida. Este concepto
empresarial se selecciona automáticamente si se seleccionan los conceptos empresariales Vender productos
estándar y Pedido de cliente.
Se han procesado los siguientes datos maestros:
● En el maestro de productos, el producto está definido como un producto de compra y venta, lo que significa
que tanto el estado de la ficha Compras como el estado de las organizaciones de ventas en la ficha Ventas
están fijadas como Activo. Esto se hace en la vista Materiales del centro de trabajo Datos de producto.
● Se ha creado un contrato de compra o una lista de precios para uno o más proveedores cuyo producto puede
ser entregado en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación.
● El producto se asigna a una categoría de producto para la cual se ha activado una creación automática de
pedido. En este caso, el pedido, se crea automáticamente cuando se envía el pedido de cliente. Esto se lleva
a cabo en el centro de trabajo Gestión de pedidos y solicitudes de compra (tarea común Definir creación
automática de pedido de cliente).
Este documento contiene texto que es relevante únicamente para India. Para garantizar que el sistema
muestra el texto adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y,
en País seleccione India. Grabe sus opciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas
modificaciones.
Resumen
En los procesos de autoservicio, los empleados pueden utilizar carritos de compra para adquirir servicios y
materiales que no están en stock. Pueden crear carritos de compra para ellos mismos y realizar un seguimiento de
ellos en nombre de otros empleados o para proyectos.
Pueden seleccionar los productos que desean pedir de catálogos, de listas de artículos pedidos anteriormente o de
artículos sugeridos por el sistema. Si los productos necesarios no están disponibles, también pueden proporcionar
manualmente descripciones de estos productos, de manera que el departamento de compras pueda intentar
encontrar un proveedor para ellos.
La validación de productos para catálogos es posible en carritos de compra. Esto le asegura que, si copia
un artículo de una cesta de la compra antigua a una nueva y dicho artículo fue seleccionado originalmente
en un catálogo, el sistema valida el artículo en el catálogo existente. Esto significa, si el catálogo se ha
actualizado y, por ejemplo, el artículo ya no se encuentra en el catálogo, obtendrá un mensaje advirtiendo
que el producto ya no está disponible. Si el precio del artículo se ha modificado, el sistema actualizará el
precio en el carrito de la compra automáticamente.
Los costes de los productos o servicios pedidos pueden asignarse, por ejemplo, a un centro de coste, un proyecto,
una posición de pedido de cliente o una posición de orden de servicio.
Dependiendo del valor neto total y de otras condiciones, que se pueden configurar en Gestión de aplicaciones y
usuarios, el carrito de compra se envía para que sea aprobado y después se transfiere a las solicitudes de compras
para el departamento de compras. Una vez se han entregado los materiales o se han completado los servicios, los
empleados pueden confirmarlos utilizando entradas de mercancías y servicios. Si se ha suministrado el material
erróneo o dicho material suministrado está dañado, podrán devolverlo utilizando devolución de mercancías.
Requisitos previos
Opciones de configuración
Integración
El procesamiento de carro de la compra está integrado con lo siguiente:
● Procesos entrantes relacionados con documentos que conducen a la entrada manual de carros de la compra:
○ Procesamiento de peticiones internas para una confirmación rápida y detallada de las entregas de
pedidos mediante el aprovisionamiento por autoservicio y los carritos de compra.
○ Procesamiento de la gestión de tiempos de personal que le permite administrar las horas de trabajo de
los prestatarios de servicios mediante el registro de tiempos. También le permite, opcionalmente, la
aprobación y evaluación de estos datos de tiempo. Los datos de tiempo se pueden utilizar para proyectos
y compras con el objetivo de realizar un seguimiento del trabajo realizado por los prestatarios de servicio
o confirmarlo.
● Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de documentos de seguimiento y a la
finalización o cancelación de solicitudes de compra:
○ Procesamiento de solicitudes de compras que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de
todos los pedidos y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos.
○ Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos
y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos.
○ Gestión de proyectos, que le permite obtener un resumen particular de los gastos de proyecto para todos
los materiales, servicios y gastos vinculados, los costes asignados al proyecto.
○ Procesamiento de entrada mercancías y servicios que le permite crear, actualizar y cancelar entradas
de mercancías y servicios a fin de realizar un seguimiento de la entrega de materiales y la finalización de
servicios.
○ Procesamiento de facturas de proveedor que le permite verificar todas las facturas introducidas en el
sistema y compararlas con los pedidos y las entradas de mercancías y servicios correspondientes.
Flujo de proceso
1. Un empleado/a crea un carro de la compra para sí mismo en nombre de un colega o para un proyecto. El
empleado selecciona los productos solicitados de un catálogo, una lista de artículos pedida previamente o
artículos recomendados, o los introduce manualmente al carro de la compra.
Si aún no se ha definido los detalles exactos del material solicitado o los servicios, el empleado
también puede crear un artículo límite [página 96] con un límite de valor máximo.
El empleado añade información tal como la cantidad solicitada, la asignación de cuenta y los detalles de
entrega, y finaliza el carro de la compra. El empleado/a puede hacer un seguimiento del estado del carro de
la compra y cancelar artículos posteriormente si sucede que ya no se necesitan.
Para obtener más información, consulte:
● Cree un carrito de compra [página 46]
● Cree un carrito de compra nombre de [página 48]
Consulte también
Procesamiento de solicitud de compra [página 68]
Procesamiento de pedidos [página 80]
Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías [página 125]
3.2 Tareas
Resumen
Si desea comprar materiales o servicios que necesita para su trabajo diario, por ejemplo, equipo informático o cursos
de formación, puede solicitar estos productos directamente creando un carrito de compra.
Procedimiento
1. Vaya a Página principal Resumen de autoservicios Ir a comprar .
También puede iniciar esta actividad desde Seguimiento de mis carritos de compra. Haga clic en
Nuevo y seleccione Carrito de compra.
● Utilizando la búsqueda:
Introduzca el producto que desee solicitar en el campo Buscar y haga clic en Ir .
3. En la etapa 2 Editar carrito de compra, revise los artículos que ha seleccionado e indique o actualice los datos
del artículo, tales como la Fecha de entrega o Cantidad en caso necesario.
4. Si desea añadir otros artículos o productos que no ha podido encontrar en ningún catálogo, haga clic en
Añadir fila , seleccione a continuación el Tipo de artículo, introduzca una Descripción de producto para estos
artículos, la Fecha de entrega y la Cantidad necesaria.
5. Si desea eliminar un artículo de la lista, seleccione el artículo y haga clic en Eliminar .
6. En la etapa 3 Controlar, introduzca o actualice la asignación de costes y detalles de entrega si es necesario:
● Dependiendo de si se crea el carrito de compra para el mismo usuario o para un proyecto, seleccione
Centro de coste o Proyecto en el campo Asignar. Los valores facturados de sus compras se pagan a
través del centro de coste o proyecto asignado.
El centro de coste por defecto es aquél al cual pertenece el usuario. Puede modificarlo en
caso necesario.
Si usa la pantalla por primera vez, la dirección de entrega tendrá la dirección del destinatario
de manera predeterminada. Si se modifica esta dirección, la dirección de entrega tendrá el
valor modificado de manera predeterminada cuando vuelva a entrar al sistema.
Resultado
El carrito de compra se graba en el sistema con estado En aprobación (si el sistema ha iniciado un proceso de
aprobación) o Solicitado. Una vez se ha modificado su estado a Solicitado, se crea automáticamente una solicitud
de compra. Si se ha completado la solicitud de compra, el sistema crea un pedido y lo envía al proveedor. Si falta
cualquier información en la solicitud de compra, un comprador debe añadirla manualmente, crear uno o más pedidos
y enviarlos a los proveedores. El estado del carrito de compra entonces se modifica a Solicitado o Parcialmente
solicitado.
Puede seguir el estado de su carrito de compra [página 52] desde la vista Autoservicios haciendo clic en
Seguimiento de mis carritos de compra. Si su carrito de compra se ha creado para un proyecto, también puede
acceder a él en el centro de trabajo Gestión de proyectos haciendo clic en Seguimiento de Mis carritos de compra
bajo Tareas comunes.
Alternativas
También puede crear un carrito de compra en nombre de un colega. Para obtener más información, consulte Crear
un carrito de compra en nombre de [página 48]. Si aún no conoce los detalles exactos de los materiales o servicios
que desea solicitar, también puede añadir un artículo con límite a su carrito de compra [página 50].
Resumen
Si desea comprar materiales o servicios a nombre de un compañero, puede solicitar dichos productos creando un
carrito de compra. Como asistente personal, por ejemplo, puede que tenga que pedir ciertos materiales o servicios
para su gestor o sus colegas de equipo. Los costes se cargan automáticamente al centro de coste del empleado
para el que se ha creado el carrito de compra.
Procedimiento
1. Vaya a Página principal Resumen de autoservicios Ir a comprar (avanzada) .
También puede iniciar esta actividad desde Seguimiento de mis carritos de compra. Haga clic en
Nuevo y seleccione Carrito de compra (avanzado).
5. Actualice los datos de asignación de costes, si es requerido, en Cargar a. Según si ha creado un carrito de
compra para un compañero o para un proyecto, seleccione Centro de costes, Contrato de cliente, Tarea de
proyecto, Pedido de cliente, o Orden de servicio en el campo Asignado a . Los valores facturados de sus
compras ser pagarán tal y como corresponde.
Si selecciona Centro de coste, el centro de coste por defecto es el centro de coste del Destinatario.
Puede modificarlo en caso necesario.
6. Indicar los detalles de asignación de costes. Se puede dividir esta asignación para un carrito de compras. Por
ejemplo, para el documento ABC, la asignación de costes se puede dividir de la siguiente manera:
● 20%: centro de coste 1
● 20%: centro de coste 2
● 60%: centro de coste 3
La división se puede realizar para un solo tipo de asignación de costes. Por ejemplo, se puede realizar la
asignación solo para centros de coste o solo para proyectos, pero no se puede dividir entre centros de coste
y proyectos.
El porcentaje total de asignación de costes no debe superar el 100% ni ser menor que esa cifra. La
asignación corresponderá a todos los demás documentos precedentes.
Si entra al sistema por primera vez, la dirección de entrega tendrá la dirección del destinatario de
manera predeterminada. Si se modifica esta dirección, la dirección de entrega modificada será el
valor por defecto cuando vuelva a entrar al sistema.
● Utilizando la búsqueda:
Introduzca el producto que desee solicitar en el campo Buscar y haga clic en Ir .
9. En la etapa 3 Editar carrito de compra, revise los artículos que ha seleccionado e indique o actualice los datos
del artículo, tales como la Fecha de entrega o Cantidad en caso necesario.
● Si tiene un Proveedor preferente para un artículo, puede indicar este proveedor en la
ficha Datos básicos .
10. Si desea añadir otros artículos o productos que no ha podido encontrar en ningún catálogo, haga clic en
Añadir fila , seleccione a continuación el Tipo de artículo, introduzca una Descripción de producto para estos
artículos, la Fecha de entrega y la Cantidad necesaria.
Si aún no conoce los detalles o la cantidad de los materiales o servicios que desea solicitar, también
puede añadir un artículo con límite a su carrito de compra [página 50].
11. Si desea eliminar un artículo de la lista, seleccione el artículo y haga clic en Eliminar .
12. Si el sistema ha determinado que se va a desencadenar un proceso de aprobación para este carrito de compra,
se visualizará el nombre del autorizador cuando haga clic en Mostrar detalles de aprobación. Si fuera
necesario, puede introducir información adicional para el autorizador en el campo Comentarios.
13. Grabe sus entradas.
14. Para solicitar el carrito de compra, haga clic en Finalizar .
Resultado
El carrito de compra se graba en el sistema con estado En aprobación (si el sistema ha iniciado un proceso de
aprobación) o Solicitado. Una vez se ha modificado su estado a Solicitado, se crea automáticamente una solicitud
de compra. Si se ha completado la solicitud de compra, el sistema crea un pedido y lo envía al proveedor. Si falta
cualquier información en la solicitud de compra, un comprador debe añadirla manualmente, crear uno o más pedidos
y enviarlos a los proveedores. El estado del carrito de compra entonces se modifica a Solicitado o Parcialmente
solicitado.
Puede seguir el estado de su carrito de compra [página 52] desde Resumen de autoservicios haciendo clic en
Seguimiento de mis carritos de compra. Si su carrito de compra se ha creado para un proyecto, también puede
acceder a él en el centro de trabajo Gestión de proyecto haciendo clic en Seguimiento de mis compras.
Alternativas
Si desea crear un carrito de compra para usted o para un proyecto, puede empezar con Ir de compras en lugar de
Ir de compras (avanzado). Para obtener más información, consulte Creación de un carrito de compras [página 46].
Resumen
Si quiere crear un carrito de compra pero no sabe los detalles exactos o las cantidades de material o servicio
requeridas, puede añadir un artículo con límite [página 96] a su carrito de la compra.
Por ejemplo, si un servicio, como reparación, debe realizarse pero no sabe la cantidad de horas que se necesitarán,
puede añadir una posición con límite a su carrito de compra y asignar el importe máximo que puede costar la
reparación. Una vez haya finalizado la reparación, se pueden añadir los detalles al entradas de mercancías y servicios
que confirma la finalización [página 58] del servicio.
Requisitos previos
Ha creado un carro de compra utilizando la función Ir a comprar (avanzada). Para obtener más información, consulte
Crear un carrito de compra en nombre de [página 48].
Procedimiento
1. Vaya a Página principal Resumen de autoservicios Ir a comprar (avanzada) .
2. En el carrito de compra, vaya al paso 3 Editar carrito de compra.
3. Para añadir la posición de límite al carrito de compra, haga clic en Añadir fila .
4. Seleccione Límite como Tipo de posición.
5. Introduzca los datos siguientes en la página de ficha Datos básico .
● Una Descripción de producto que describe el servicio o el material que necesita
● La Fecha de entreganecesaria o Período de servicio
● Un Valor límite para especificar la cantidad máxima que puede costar el material o el servicio
Resultado
La posición de límite se ha añadido a su carrito de compra. Ahora puede proceder con el pedido de su carrito de
compra como lo hace habitualmente. Para obtener más información, consulte Crear un carrito de compra en nombre
de [página 48].
Una vez el estado de su carrito de compra cambia a Pedido y se crea la petición de compra, un comprador debe
encontrar un origen apropiado de aprovisionamiento para el material o servicio descrito en la posición de límite,
crear una orden de compra y enviarla al proveedor.
Resumen
Después de crear un carrito de compra, puede supervisar su estado para ver, por ejemplo, si ya se ha pedido, si se
está procesando actualmente en el departamento de compras, o si aún se tiene que aprobar. Si un autorizador no
ha aprobado el carrito de compra pero lo ha devuelto para que lo revise, tiene que revisarlo y volver a pedirlo.
Procedimiento
1. Vaya a Página principal Resumen de autoservicios Seguimiento de mis carritos de compra .
2. Se abre la vista Mis solicitudes. A partir de aquí, puede buscar su carrito de compra:
● Carritos de compra – Abrir lista todos los carritos de compra que aún no se han pedido (En
preparación), que aún estén En aprobación, que el autorizador ha devuelto para que se revisen (En
revisión), o que actualmente se estén procesando en el departamento de compras (Trabajo
solicitado). También lista los carritos de compra en los que algunas o todas las posiciones se han
pedido (Pedido o Parcialmente pedido) y los carritos de compra en los que algunas posiciones ya se
han entregado y confirmado con una entrada de mercancías y servicios (Parcialmente entregado).
● Carritos de compra – Abiertos para confirmación lista todos los carritos de compra en los que algunas
o todas las posiciones se han pedido (Pedido o Parcialmente pedido) y se pueden confirmar con una
entrada de mercancías y servicios una vez se hayan entregado. También lista los carritos de compra
en los que algunas posiciones ya se han entregado y confirmado con una entrada de mercancías y
servicios (Parcialmente entregado).
● Carritos de compra – Finalizados lista todos los carritos de compra en los que todas las posiciones se
han entregado y confirmado con una entrada de mercancías y servicios (Entregado) y carritos de
compra en los que todas las posiciones se han Cancelado.
Resultado
Se visualiza una lista de carritos de compra que puede seguir procesando.
Si un carrito de compra tiene el estado En preparación o En revisión, puede seleccionarlo y hacer clic en Editar para
realizar las modificaciones necesarias. Para obtener más información, consulte Crear un carrito de compra
[página 46] y Crear un carrito de compra en nombre de [página 48]. También puede borrar el carrito de compra
(consulte Borrar un carrito de compra).
Resumen
Si, después de haber creado un carrito de compra, resulta que ya no necesita los artículos solicitados, y el carrito
de compra está actualmente en aprobación, puede retirar de aprobación el carrito de compra.
Requisitos previos
El carrito de compra aún no ha sido solicitado. Su estado es En aprobación.
Procedimiento
1. Vaya a Página principal Resumen de autoservicios Seguimiento de mis carritos de compra .
Además, si desea revisar el carrito de compra antes de retirarlo, también puede abrirlo haciendo
clic en el ID de carrito de compra, luego en Ver todos y en Retirar de la aprobación .
Resumen
Si, después de crear un carrito de compra, resulta que ya no necesita un artículo solicitado en el carrito, podrá
cancelar la cantidad solicitada de ese artículo.
Requisitos previos
El estado del artículo que desea cancelar es Solicitado, Pedido, Pedido parcialmente o Entregado parcialmente.
Si actualmente el carrito de compra está En aprobación, no será posible cancelar un artículo. Sin embargo,
puede retirar el carrito de compra de la aprobación [página 53] y a continuación eliminar los artículos del
carrito de compra.
Procedimiento
1. Vaya a Página principal Resumen de autoservicios Seguimiento de mis carritos de compra .
Resumen
Una vez se hayan entregado los materiales que ha solicitado en un carrito de compra o los servicios se hayan
completado, puede crear una entrada de mercancías y servicios para confirmar la entrega.
Procedimiento
1. Diríjase a Página principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Se visualizan todos los carritos de compra que se abren para la confirmación .
3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra que desea confirmar.
4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .
5. Seleccione los artículos que desee confirmar y haga clic en Confirmación rápida de entrega para crear una
entrada de mercancías y servicios.
El sistema genera una entrada de mercancías y servicios. Los datos del carrito de compra se transfieren
automáticamente a la entrada de mercancías y servicios.
6. Introduzca la Información general sobre la entrada de mercancías y servicios:
● El Proveedor se transfiere automáticamente desde los pedidos.
● La Fecha de contabilización se fija automáticamente a la fecha actual. En caso necesario puede
modificarla a una fecha más temprana pero no es posible fijarla a una fecha posterior.
● El ID de nota de entrega es un ID proporcionado por el proveedor para la entrega.
7. Introduzca los datos del artículo:
● Detalles de artículo
● Cantidades [página 128]
● Detalles de entrega
● Detalles de asignación de cuenta
8. Si desea individualizar los materiales suministrados, seleccione el artículo y haga clic en
Materiales individuales nuevos .
9. Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en las fichas Notas y
Anexos .
10. Si no desea confirmar un artículo incluido en la lista de bienes y servicios recibidos, seleccione el artículo y
haga clic en Eliminar .
11. Grabe sus entradas.
12. Haga clic en Contabilizar .
Si no desea contabilizar la entrada de mercancías y servicios de forma inmediata, sólo grabe las
entradas. El estado del carrito de compra no varía, y los bienes y los servicios recibidos están
disponibles en la vista Entradas y devoluciones con estado En preparación. Recibirá una tarea en la
lista de trabajo para completarla más tarde. Mientras la entrada de mercancías y servicios todavía
esté En preparación, podrá borrarla si no desea confirmar la entrada después de todo. Para ello,
seleccione el documento de la lista Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Una vez contabilizada la entrada de mercancías y servicios, se añade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con uno de los estados siguientes:
● Si se requiere una aprobación, el sistema fijará el estado en En aprobación y enviará la tarea al autorizador
designado.
● Si no se requiere ninguna aprobación, el estado cambiará automáticamente a Liberado.
Si el proceso de liberación se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien
aLiberados, su estado cambia a Rechazado.
El sistema envía las entradas de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para la verificación de facturas,
el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Procesamiento de
factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [página 192]. También transfiere los datos a
Finanzas, contabiliza el recibo de devolución de mercancías y actualiza el material individual y las asignaciones de
activos fijos, si cabe.
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en
Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Cuando se han confirmado todos los artículos del carrito de compra, el estado del carrito de compra cambia a
Entregado y el carrito de compra se añade a la lista Carrito de compra – Concluido en la vista Mis solicitudes. Si aún
hay otras posiciones de la cesta de la compra pendientes de confirmación, la cesta de la compra permanecerá en
la lista Carrito de compra – Abrir para confirmación con el estado Parcialmente entregado.
Resumen
Una vez se hayan entregado los materiales que ha solicitado en un carrito de compra o los servicios se hayan
completado, puede crear una entrada de mercancías y servicios para confirmar la entrega. Si se ha entregado un
artículo como se había solicitado, puede confirmarlo haciendo un par de clics.
Requisitos previos
El artículo del carrito de compra para el que desea confirmar la entrega se ha entregado exactamente como se había
solicitado.
Procedimiento
1. Vaya a Página principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Se visualizan todos los carritos de compra que se abren para la confirmación .
3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra que desea confirmar.
4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .
5. Seleccione el artículo que desee confirmar y haga clic en Confirmación rápida de entrega para crear una entrada
de mercancías y servicios.
El sistema genera y contabiliza una entrada de mercancías y servicios. Los datos del carrito de compra se
transfieren automáticamente a la entrada de mercancías y servicios.
Resultado
Si la entrada de mercancías y servicios está contabilizada, se añade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con estado Liberada.
Una vez liberada la entrada de mercancías y servicios, el sistema envía dicha entrada a Facturación de
proveedores para la verificación de facturas, tratamiento de excepciones y procesos de pago. Para obtener más
información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones. Esto
también transfiere los datos a Finanzas y contabiliza aquí la entrada de devolución de mercancías.
Cuando se han confirmado todos los artículos del carrito de compra, el estado del carrito de compra cambia a
Entregado y el carrito de compra se añade a la lista Carrito de compra – Concluido en la vista Mis solicitudes. Si aún
hay otras posiciones de la cesta de la compra pendientes de confirmación, la cesta de la compra permanecerá en
la lista Carrito de compra – Abrir para confirmación con el estado Parcialmente entregado.
Alternativas
También puede crear una entrada de mercancías y servicios si el artículo que ha solicitado no se ha entregado como
se ha solicitado, por ejemplo, si sólo se ha entregado la mitad de la cantidad de artículo solicitada o si desea confirmar
varios artículos de una vez. Para obtener más información, consulte Confirmación de una entrega de un carrito de
compra [página 55].
Resumen
Si no conoce los detalles del material o servicio que quiere o la cantidad que necesita cuando cree un carrito de la
compra, puede añadir un artículo con límite al carrito de la compra [página 50], que tenga un límite de valor asignado,
más que un precio concreto. Una vez entregado el material o finalizado el servicio, conocerá dichos detalles, por
tanto, los podrá confirmar en la entrada creando una entrada de mercancías y servicios.
Procedimiento
1. Diríjase a Página principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Se visualizan todos los carritos de compra que se abren para la confirmación .
3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra que desea confirmar.
4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .
5. Seleccione los artículos que desee confirmar y haga clic en Confirmación rápida de entrega para crear una
entrada de mercancías y servicios.
El sistema genera una entrada de mercancías y servicios. Los datos del carrito de compra se transfieren
automáticamente a la entrada de mercancías y servicios.
6. Introduzca la Información general sobre la entrada de mercancías y servicios:
● El Proveedor se transfiere automáticamente desde los pedidos.
● La Fecha de contabilización se fija automáticamente a la fecha actual. Si fuera necesario, puede
cambiarlo.
● El ID de nota de entrega es un ID proporcionado por el proveedor para la entrega.
7. Los artículos con límite están enumerados en la tabla superior en la sección Artículos de la pantalla.
Seleccione artículo con límite en la tabla superior en la sección Artículos y haga clic en Añadir línea .
Se añade un artículo nuevo a la lista de artículos en la parte inferior de la sección Artículos.
8. Introduzca los datos del artículo:
● Detalles de artículo
● Cantidades [página 128]
● Detalles de entrega
● Detalles de asignación de cuenta
9. Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en la ficha Notas y
Anexos .
10. Si no desea confirmar un artículo incluido en la lista de bienes y servicios recibidos, seleccione el artículo y
haga clic en Eliminar .
11. Grabe sus entradas.
12. Haga clic en Contabilizar .
Si no desea contabilizar la entrada de mercancías y servicios de forma inmediata, sólo grabe las
entradas. El estado del carrito de compra no varía, y los bienes y los servicios recibidos están
disponibles en la vista Entradas y devoluciones con estado En preparación. Recibirá una tarea en la
lista de trabajo para completarla más tarde. Mientras la entrada de mercancías y servicios todavía
esté En preparación, podrá borrarla si no desea confirmar la entrada después de todo. Para ello,
seleccione el documento de la lista Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Una vez contabilizada la entrada de mercancías y servicios, se añade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con uno de los estados siguientes:
● Si se requiere una aprobación, el sistema fijará el estado en En aprobación y enviará la tarea al autorizador
designado.
● Si no se requiere ninguna aprobación, el estado cambiará automáticamente a Liberado.
Si el proceso de liberación se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien
aLiberados, su estado cambia a Rechazado.
El sistema envía las entradas de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para la verificación de facturas,
el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Procesamiento de
factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [página 192]. Esto también transfiere los datos
a Finanzas y contabiliza aquí la entrada de devolución de mercancías.
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en
Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Resumen
Después que haya contabilizado una entrada de mercancías y servicios para un carrito de compra [página 55], puede
que sea necesario cancelarla, por ejemplo, ya que ha encontrado un error en una entrada de datos en el documento.
Puede cancelar posiciones de entrada de mercancías y servicios completas o posiciones individuales. Aún
así, no es posible cancelar sólo una cantidad parcial de una posición.
Requisitos previos
El carrito de compra para el cual desea cancelar la entrada de mercancías y servicios ya se ha confirmado, por lo
que el estado es Entregado o Parcialmente entregado.
Procedimiento
1. Diríjase a Página principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Seleccione Carritos de compra: Concluidos.
Se visualizarán todos los carritos de compra que ya se han confirmado.
3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra para el que desea crear la entrada de mercancías
y servicios.
4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .
5. Seleccione las posiciones para las que desea cancelar la entrada de mercancías y servicios y haga clic en
Entradas y devoluciones .
8. Si en la lista hay posiciones que no desea cancelar, selecciónelas y haga clic en Eliminar .
9. Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en la ficha Notas y Anexos.
10. Haga clic en Contabilizar .
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en
Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Alternativas
También puede cancelar una entrega de mercancías y servicios desde la vista Entradas y devoluciones del centro
de trabajo Entradas de mercancías y servicios. Para obtener más información, consulte Cancelar una entrada de
mercancías y servicios o devolución de mercancías [página 141].
Resumen
Si un material que ha pedido en un carrito de compra está dañado o se ha entregado un material erróneo, lo puede
devolver al proveedor. Si ya ha confirmado la entrega [página 55], podrá crear y contabilizar una devolución de
mercancías con referencia a la entrada de mercancías y servicios que se ha creado para ese material.
Requisitos previos
El carrito de compra para el que desea crear una devolución de mercancías tiene el estado Entregado o Entregado
parcialmente.
Procedimiento
1. Diríjase a Página principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Seleccione Carritos de compra: Concluidos.
Se visualizarán todos los carritos de compra que ya se han confirmado.
3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra para el que desea crear una devolución de
mercancías.
8. Si en la lista hay posiciones para las que no desea crear una devolución de mercancías, selecciónelas y haga
clic en Eliminar .
9. Si la cantidad devuelta de una posición difiere de la cantidad propuesta por el sistema, actualice la Cantidad
devuelta para visualizar la cantidad que se devuelve realmente.
10. Si la fecha de devolución de una posición difiere de la fecha propuesta por el sistema, actualice el campo
Fecha de devolución para visualizar cuando se devuelve realmente la posición.
11. Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en las fichas Notas y
Anexos .
Si no desea contabilizar la devolución de mercancías de forma inmediata, grabe sólo las entradas.
De esta manera, la devolución de mercancías estará disponible en la vista Entradas y devoluciones
con el estado En preparación. Recibirá una tarea en la lista de trabajo para completarla más tarde.
Mientras la devolución de mercancías todavía esté En preparación, podrá borrarla si no desea
confirmar la entrega después de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista Entradas y
devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Si la devolución de mercancías está contabilizada, se añadirá a la lista de devoluciones en la vista Entradas y
devoluciones con el estado Liberada. El estado de la correspondiente entrada de mercancías y servicios se modificará
a Mercancías devueltas. El carrito de compra se añadirá a la lista Carritos de compra: Abrir para confirmación con el
estado Pedido o Pedido parcialmente.
El sistema envía la cancelación de la entrada de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para la
verificación de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información,
consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [página 192].
También transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolución de mercancías y actualiza el material
individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Si, por ejemplo, crea una devolución de mercancías para un
elemento para el que se ha creado un material individual, el estado del material individual cambia a Bloqueado cuando
se contabiliza la devolución de mercancías. El material individual ya no se podrá asignar a otro material individual,
y tampoco se podrá utilizar en un activo fijo. Para obtener más información sobre los materiales individuales, consulte
Aprovisionamiento de activos en compras [página 16].
Alternativas
También puede crear la devolución de mercancías desde la vista Entradas y devoluciones del centro de trabajo
Entradas de mercancías y servicios. Para obtener más información, consulte Creación de una devolución de
mercancías [página 140].
Resumen
Después que haya contabilizado una devolución de mercancías para un carrito de compra [página 61], puede que
sea necesario cancelarla, por ejemplo, ya que ha encontrado un error en una entrada de datos en el documento.
Puede cancelar posiciones de devolución de mercancías o posiciones individuales completas . Aún así, no
es posible cancelar sólo una cantidad parcial de una posición.
Requisitos previos
El carrito de compra para el que desea cancelar la devolución de mercancías ya se confirmó y posteriormente se
devolvió, por lo que el estado de dicho carrito se volvió a fijar como Pedido o Parcialmente pedido.
Procedimiento
1. Diríjase a Página principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .
2. Se abre la vista Mis solicitudes. Seleccione Carritos de compra — Abierto para confirmación.
Se visualizan todos los carritos de compra que aún se tengan que confirmar.
3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra para el que desea cancelar la devolución de
mercancías.
4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .
5. Seleccione las posiciones para las que desea cancelar la devolución de mercancías y haga clic en
Entradas y devoluciones .
8. Si en la lista hay posiciones que no desea cancelar, selecciónelas y haga clic en Eliminar .
Resultado
Una vez se contabiliza la cancelación, se añade a la lista de documentos en la vista Entradas y devoluciones del centro
de trabajo Entradas de mercancías y servicios con el estado Liberado.
El estado de la devolución de mercancías cambia a Cancelado.
El estado del carrito de compra se modifica a Entregado o Parcialmente entregado.
El sistema envía la cancelación de devolución de mercancías a Facturación de proveedores para la verificación de
facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte
Procesamiento de factura de proveedor con referencia y Tratamiento de excepciones [página 192]. También
transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolución de mercancías y actualiza el material individual
y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Para obtener más información sobre los materiales individuales, consulte
Aprovisionamiento de activos en compras [página 16].
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en
Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Alternativas
También puede cancelar una devolución de mercancías desde la vista Entradas y devoluciones del centro de trabajo
Entradas de mercancías y servicios. Para obtener más información, consulte Cancelar una entrada de mercancías
y servicios o devolución de mercancías [página 141].
Como comprador, tiene que gestionar todo tipo de demandas de productos de los que debe proveerse de manera
externa. La vista Solicitudes de compra en el centro de trabajo Solicitudes y órdenes de compra le permite procesar
y monitorizar todas las solicitudes de compra recibidas basadas en proyectos de la gestión de proyectos,
proposiciones de compra de planificación de necesidades de material (MRP) y carritos de compra por autoservicio.
Al recibir una solicitud de compra, el solicitante puede haber asignado una fuente de aprovisionamiento a cada
producto. Si una fuente de aprovisionamiento no está asignada a un producto, habrá que asignarla de forma manual.
Dependiendo de la configuración que ha seleccionado para la creación automática de compras, si toda la información
está completa el sistema crea automáticamente una orden de compra y la envía a continuación al proveedor o se la
envía manualmente desde la vista Órdenes de compra.
Conceptos básicos
Las solicitudes de compra contienen productos que se deben comprar en una cantidad específica dentro de un
tiempo determinado. Estos productos pueden ser:
● Materiales de estoc, como piezas de recambio o materias primas
Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 89] y Posiciones con
límite [página 96].
El sistema puede gestionar todas las etapas de este proceso de solicitud de compra automáticamente; el usuario
sólo recibirá excepciones en su lista de trabajo, como resultado de datos inconsistentes o que faltan. Si lo prefiere,
algunas etapas se pueden gestionar manualmente, como por ejemplo, agrupar en un pedido individual un grupo de
solicitudes de compra con el mismo proveedor.
Para transferir automáticamente una solicitud de compra a un pedido de cliente, debe asignarse una fuente de
aprovisionamiento. El sistema intenta asignar una fuente de suministro. Si esto no es posible, el comprador puede
asignar una fuente de aprovisionamiento manualmente o hacer que el sistema cree una solicitud de
aprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, para iniciar el proceso de solicitud de
oferta.
Para obtener más información, consulte Procesamiento de solicitud de compra [página 68].
El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporciona
una lista generada de forma automática, en orden de aptitud llamada una clasificación de fuentes de
aprovisionamiento.
La clasificación de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento con
contratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la categoría de producto. La lista ranking
siempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento más adecuada al principio y acaba con la menos adecuada
al final.
Para obtener más información, consulte Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente de
aprovisionamiento [página 71].
Tareas
Resumen
El procesamiento de solicitudes de compra le permite actualizar y transferir los datos de las solicitudes de compra
a los pedidos. Las solicitudes de compra se liberan de otras áreas de dentro de su empresa a su departamento de
compras y pueden basarse en lo siguiente:
● Propuestas de compra de la planificación de materiales
● Carritos de compra de la compra por autoservicio
● Proyectos de la gestión de proyectos
Las solicitudes de compra contienen productos que se deben comprar en una cantidad específica dentro de un
tiempo determinado. Estos productos pueden ser:
● Materiales de estoc, como piezas de recambio o materias primas
● Material no de almacén, como ordenadores portátiles o impresoras
● Servicios, como consultoría o servicios de limpieza
● Limite las posiciones si la información exacta detallada o la cantidad del material solicitado o los servicios
aún se desconocen.
Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 89] y Posiciones con
límite [página 96].
El sistema puede gestionar todas las etapas de este proceso de solicitud de compra automáticamente; el usuario
sólo recibirá excepciones en su lista de trabajo, como resultado de datos inconsistentes o que faltan. Si lo prefiere,
algunas etapas se pueden gestionar manualmente, como por ejemplo, agrupar en un pedido individual un grupo de
solicitudes de compra con el mismo proveedor.
Para transferir automáticamente una solicitud de compra a un pedido de cliente, debe asignarse una fuente de
aprovisionamiento. El sistema intenta asignar una fuente de suministro. Si esto no es posible, el comprador puede
asignar una fuente de aprovisionamiento manualmente o hacer que el sistema cree una solicitud de
aprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, para iniciar el proceso de solicitud de
oferta.
Requisitos previos
La activación del paquete empresarial Gestión de pedidos y solicitudes de compra es el principal requisito previo en
la configuración empresarial.
Según los procesos empresariales, el grado de integración necesario en las áreas empresariales relacionadas y el
nivel de automatización que desee lograr, es posible que tenga que seleccionar paquetes y conceptos empresariales
adicionales en las siguientes áreas:
● Planificación y control de cadena logística
Paquete empresarial Control de aprovisionamiento y logística, concepto empresarial Transferencia a
compras.
● Gestión de configuración de cadena logística
Paquete empresarial Diseño de cadena logística.
● Gestión de proyectos
Paquete empresarial Planificación y ejecución de proyecto y concepto empresarial Aprovisionamiento del
proyecto.
● Aprovisionamiento
Paquete empresarial Aprovisionamiento y contratación.
● Compras
Paquete empresarial Aprovisionamiento por autoservicio
● Soporte y servicios integrados
Paquete empresarial Entorno empresarial y concepto empresarial Cálculo de impuestos.
● Determinación de precios de productos y servicios
Paquete empresarial Determinación de precios de productos y servicios y concepto empresarial Precios de
lista.
Integración
El procesamiento de solicitud de compra está integrado con:
● Procesos entrantes relacionados con documentos que conducen a la creación de solicitudes de compra:
○ Procesamiento de gestión de proyectos, el cual lo mantiene informado acerca del rendimiento del
proyecto y le permite controlar el trabajo, los costes y las programaciones del proyecto.
○ Procesamiento de aprovisionamiento por autoservicio, el cual permite a sus empleados crear y realizar
un seguimiento de las solicitudes internas de productos, para ellos mismos o en nombre de otros
empleados.
○ Procesamiento de planificación de requisitos de materiales, el cual permite planificar y controlar la
demanda de los materiales de almacén y su entrega.
● Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de documentos de seguimiento y a la
finalización o cancelación de solicitudes de compra:
○ Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos
y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos.
○ Procesamiento de aprovisionamiento y procesamiento de solicitud de oferta, el cual le permite crear y
enviar solicitudes de oferta, comparar ofertas de proveedor y determinar ofertas ganadoras, las cuales
pueden transferirse luego a un pedido.
Etapas de proceso
1. El solicitante introduce datos en el sistema
La creación automática de una solicitud de oferta está basada en la información que introduce un solicitante
en un documento precedente del sistema para el producto, incluida la cantidad, el precio y la fecha de entrega.
Puede cancelar la cantidad abierta de una posición en una solicitud de compra, es decir, la cantidad
que todavía no se ha transferido a un pedido. También puede volver a abrir la cantidad cancelada
Si no hay fuentes de aprovisionamiento disponibles, el comprador solicita al sistema que cree una
solicitud de aprovisionamiento en la vista Solicitudes de aprovisionamiento en el centro de trabajo
Aprovisionamiento y contratación. En función de la solicitud de aprovisionamiento, se crea una
Petición de oferta para el pedido y se envía a proveedores potenciales que pueden enviar sus ofertas.
El comprador puede así seleccionar el proveedor que más le convenga y crear el pedido basado en
la oferta ganadora. Para obtener más información, consulte Procesamiento solicitud de oferta y
Procesamiento de oferta de proveedor.
El sistema envía automáticamente a los proveedores todos los pedidos completos que se crean a partir de solicitudes
de compra. . Éstos aparecen enumerados en la vista Pedidos con el estado Enviados. Los pedidos que se deben
procesar manualmente se enumeran con el estado En preparación.
Consulte también
Procesamiento de pedidos [página 80]
Pedidos creados automáticamente [página 89]
Resumen
Se puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras:
● Puede asignarla en cada solicitud de compra o en un pedido cuando cree un pedido manualmente.
● Puede asignar la misma fuente de aprovisionamiento a múltiples solicitudes de compra dentro del pool de
trabajo de las solicitudes de compra.
El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporciona
una lista generada de forma automática, en orden de aptitud llamada una clasificación de fuentes de
aprovisionamiento.
La clasificación de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento con
contratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la categoría de producto. La lista ranking
siempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento más adecuada al principio y acaba con la menos adecuada
al final.
La lista se clasifica mediante el método "Olympic". Esto significa, por ejemplo, que si hay dos proveedores que son
igualmente apropiados, ambos se enumeran en primer lugar, el siguiente proveedor más apropiado se enumerará
tercero y así sucesivamente.
El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento de la lista mediante un árbol de criterios inflexible y
previamente parametrizado. El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento disponibles en función del
primer criterio. Si esto no da como resultado una única fuente más adecuada, se utiliza el siguiente criterio para
decidir cuál es el proveedor más adecuado y así sucesivamente, hasta que se clasifican todas las fuentes de
aprovisionamiento disponibles.
Criterios de clasificación
Los criterios utilizados para comparar y clasificar las fuentes de aprovisionamiento disponibles son los siguientes:
1. Fuentes de aprovisionamiento fijas
Un contrato siempre siempre tiene prioridad más alta que un precio de lista, a menos que se haya
fijado al precio de lista como la fuente de aprovisionamiento fija.
Si no hay un contrato o un precio de lista disponible, el sistema busca automáticamente pedidos existentes, los
cuales pueden ser utilizados como ejemplos de negocios anteriores con un proveedor y, de este modo, como un
indicador de la capacidad para aprovisionar el producto. Cuando se utilizan pedidos como la base para asignar una
fuente de aprovisionamiento, el único criterio utilizado para clasificarlos es el precio.
Consulte también
Aprovisionamiento
Determinación de fuente de aprovisionamiento
Precios de lista
Procesamiento de contrato de compra
Procesamiento de pedidos [página 80]
Resumen
Puede agrupar manualmente varias solicitudes de compra con el mismo proveedor y crear un solo pedido. Puede
seguir agrupando las solicitudes de compra si utiliza el proveedor más uno de los datos siguientes:
● Fecha de entrega
● Fecha y dirección de entrega
Requisitos previos
Los pedidos de compra que quiere agrupar son consistentes y no tienen estado de seguimiento.
Procedimiento
1. Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione la vista Solicitudes de compra.
2. Para filtrar la lista de solicitudes de compra, seleccione Solicitudes de compra asignadas de la lista
Visualizar.
3. Para seleccionar varias solicitudes de compra, mantenga pulsada la tecla CTRL y seleccione las líneas de las
solicitudes de compra que desea agrupar.
Los conflictos de datos de producto en un pedido pueden producirlos cualquiera de los siguientes
factores:
● La unidad de procesamiento de compras del maestro de productos no se ha actualizado para
el producto especificado en la solicitud de compra. Tiene que verificar el maestro de
productos y añadir la unidad de compra de procesamiento si fuera necesario.
● El estado de compra que se encuentra en los datos maestros del producto no permiten que
se compre. Tiene que verificar el estado de compra en el maestro de productos y permitir la
compra del producto si fuera necesario.
● La solicitud de compra no contiene una categoría de producto. Debe registrar la categoría
de producto en la solicitud de compra.
5. El sistema genera automáticamente una lista de uno o varios pedidos en función de los criterios seleccionados
y visualiza la lista en la actividad rápida Agrupación y pedido. Si es necesario, puede realizar las siguientes
modificaciones en los pedidos:
● Para eliminar una solicitud de compra de un pedido, seleccione un pedido de compra. En Detalles,
seleccione una solicitud de compra y haga clic en Eliminar de la agrupación .
● Para editar un pedido, selecciónelo y haga clic en Editar para abrir eleditorPedido de compra. Una
vez finalizada la edición, haga clic en Volver a Agrupación y pedido .
Si quiere agrupar muchos pedidos de compra y uno de estos contiene una dirección gestionada
externamente, la dirección de entrega sirve como criterio de agrupación.
Esto significa que se crea un pedido de compra distinto por cada solicitud de pedido con una
dirección de entrega distinta.
6. Para verificar qué aspecto tendrá el documento de pedido, selecciónelo y haga clic en Previsualizar .
7. Grabe el pedido y envíelo al proveedor.
● Para grabar un borrador de pedido, selecciónelo y haga clic en Grabar .
● Para grabar y enviar el pedido al proveedor, selecciónelo y haga clic en Pedido .
Resultado
El nuevo pedido se graba en el sistema. Puede ver el pedido en la vista Pedidos.
Resumen
En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, puede asignar manualmente fuentes de aprovisionamiento
disponibles a solicitudes de compra.
Procedimiento
1. Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione la vista Solicitudes de compra.
2. En la lista Visualizar, seleccione Solicitudes de compra no asignadas.
3. Seleccione una o más solicitudes de compra.
4. Haga clic en Asignar fuente de aprovisionamiento .
También puede asignar una fuente de suministro a una posición de solicitud de compra individual.
Seleccione la solicitud de compra y haga clic en Editar para abrirla. Seleccione la ficha
Posiciones y la ficha Fuente de aprovisionamiento , y haga clic en
Asignar fuente de aprovisionamiento para abrir la actividad rápida.
Resultado
La solicitud de compra con la fuente de aprovisionamiento asignada queda grabada en el sistema. Puede ver la
solicitud de compra en la vista Solicitudes de compra. En este punto se visualiza en la lista Visualizar en Solicitudes
de compra asignadas.
Procedimiento
1. Ir a Solicitudes y pedidos de compra Solicitudes de compra
2. Seleccione la solicitud de compra que desee cancelar y haga clice en Editar .
3. Vaya a la ficha Posiciones.
4. Seleccione las posiciones que desea cancelar.
5. Haga clic en Acciones y seleccione Cancelar cantidad abierta.
Resultado
Ha cancelado la cantidad abierta.
También puede reabrir la cantidad para una posición si es necesario. Para hacerlo, haga cliec en
Acciones y seleccione Volver a abrir cantidad
Como comprador debe gestionar todo tipo de demandas de productos y asegurar que los productos se entregan a
tiempo y en las cantidades solicitadas.
Los pedidos se pueden crear manualmente en la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y
pedidos o el sistema genera automáticamente pedidos a partir de las ofertas del proveedor adjudicadas o de las
solicitudes de compra. Las solicitudes de compra se crean desde la planificación de necesidades de material (MRP)
o la gestión de proyectos o por empleados que utilizan la compra por autoservicio.
La vista Pedidos le permite crear, procesar y supervisar todos los pedidos y documentos relacionados, tales como
confirmaciones de pedidos. Puede visualizar un pool de trabajo de todas las tareas relacionadas con los pedidos,
las confirmaciones de pedidos y las entregas, especialmente aquellas que traten con alertas y excepciones.
En la vista Pedidos, puede crear manualmente un pedido sin referencia a una solicitud de compra. Complete los
detalles del pedido, seleccione los productos y fuentes de aprovisionamiento necesarios y envíe el pedido al
proveedor seleccionado. Si no encuentra el producto que desea en los catálogos del proveedor, puede introducir
una posición de texto libre. Puede sea necesario crear una solicitud de aprovisionamiento para encontrar una fuente
de aprovisionamiento.
Puede crear una posición límite cuando desconozca los datos exactos de los materiales, servicios o gastos
relacionados que se van a necesitar. En lugar de introducir información específica del producto en el pedido, puede
fijar el límite de valor de la posición límite en el pedido en el valor máximo que pueden costar los materiales, servicios
o gastos relacionados que no estén planificados.
En el caso que desee solicitar una posición por segunda vez, pero que tenga otra fecha de entrega o asignación de
costes, puede copiar la posición de pedido.
Si copia una posición de pedido, la referencia a documentos anteriores (por ejemplo, carritos de la compra,
proyectos o solicitudes de compra) también se copia. Si no desea que se copie esta referencia, y la posición
todavía no se ha enviado al proveedor, podrá borrarla en el flujo de documentos de esta posición.
Si copia un pedido completo, la referencia a documentos anteriores no se copia (por ejemplo, para pedidos
de materiales en stock o pedidos de terceros).
Si copia un pedido con subposiciones, estas también se copian.
Procesamiento de pedidos
El tratamiento de pedidos le permite crear, actualizar y enviar pedidos que pueden contener:
● Materiales de estoc, como piezas de recambio o materias primas
● Material no de almacén, como ordenadores portátiles o impresoras
● Servicios, como consultoría o servicios de limpieza
● Gastos relacionados con materiales o servicios pedidos
● Limite las posiciones si la información exacta detallada o la cantidad del material solicitado, servicios o gastos
relacionados aún se desconocen.
Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 89] y Posiciones con
límite [página 96].
Para obtener más información, consulte Procesamiento de pedido [página 80].
Para obtener más información, consulte Pedidos creados automáticamente [página 89].
Confirmaciones de pedido
Una confirmación del pedido (PO) es una confirmación de un proveedor para entregar cantidades especificadas de
productos a precios también especificados dentro de cierto tiempo.
Una confirmación de PO puede ser plenamente confirmada sin desviaciones o solo parcialmente. Las desviaciones
del pedido original respecto a cantidades, fechas de entrega o precios se pueden registrar. Como comprador, puede
aceptar o rechazar las desviaciones.
En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, si acepta las modificaciones a la confirmación de la PO, el
sistema actualiza el pedido original.
Para obtener más información, consulte Confirmaciones de pedido [página 91].
Para obtener más información, consulte Entrada y procesamiento de confirmaciones de pedido [página 94].
El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporciona
una lista generada de forma automática, en orden de aptitud llamada una clasificación de fuentes de
aprovisionamiento.
La clasificación de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento con
contratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la categoría de producto. La lista ranking
siempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento más adecuada al principio y acaba con la menos adecuada
al final.
Para obtener más información, consulte Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente de
aprovisionamiento [página 71].
Tareas
Cancelar un pedido
Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 104].
Resumen
El tratamiento de pedidos le permite crear, actualizar y enviar pedidos que pueden contener:
● Materiales de estoc, como piezas de recambio o materias primas
● Material no de almacén, como ordenadores portátiles o impresoras
● Servicios, como consultoría o servicios de limpieza
● Gastos relacionados con materiales o servicios pedidos
● Limite las posiciones si la información exacta detallada o la cantidad del material solicitado, servicios o gastos
relacionados aún se desconocen.
Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 89] y Posiciones con
límite [página 96].
Los materiales o servicios se pueden seleccionar de catálogos de proveedores internos o externos o añadir al pedido
como descripciones de texto libre. Los costes de estos productos se pueden asignar a un centro de coste, un
proyecto, una posición de pedido de cliente, una posición de servicio, un contrato de cliente o un material individual.
Los documentos anteriores a un pedido pueden ser solicitudes de compra u ofertas de proveedor. El sistema puede
tratar automáticamente la mayoría de las etapas del proceso de pedidos. . Transfiere las solicitudes de compra a
pedidos. El comprador solamente recibirá excepciones (como resultado de datos inconsistentes o faltantes) en la
vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos. También puede crear manualmente un pedido
sin documento precedente.
Según la configuración, el pedido se integra directamente con la planificación de gestión de proyectos, compras de
autoservicio y necesidades de material.
Se puede necesitar una aprobación si el valor neto total de una posición de pedido supera las tolerancias predefinidas
o si se supera el valor máximo de una posición con límite.
Un proyecto o una tarea de proyecto que existe en la gestión de proyectos se puede añadir como cuenta asignada
para un material, servicio o gasto no de almacén en una posición de pedido. El sistema verifica si existe un proyecto
o una tarea de proyecto y si está disponible para añadirla como una referencia en el pedido. Puede asignar la posición
de pedido al proyecto o a la tarea de proyecto. Una vez que se asigna la tarea de proyecto, el sistema almacena los
detalles de la posición de pedido en el proyecto o tarea de proyecto que corresponde.
Si se selecciona, el procesamiento de pedidos también proporciona funciones para tratar las confirmaciones de
pedido de los proveedores que correspondan. Una confirmación de pedido comprueba si los servicios o materiales
pedidos se pueden entregar conforme a la fecha, la cantidad y el precio solicitados.
Para los materiales o servicios no de almacén, puede decidir si se necesita, o no, de una entrada de mercancías y
servicios para el pedido. También puede decidir confirmar la entrada de mercancías y servicios para un servicio
mediante la Gestión de tiempos de personal (TLM).
Requisitos previos
La activación del paquete empresarial Gestión de pedidos y solicitudes de compra es el principal requisito previo en
la configuración empresarial.
Según los procesos empresariales, el grado de integración necesario en las áreas empresariales relacionadas y el
nivel de automatización que desee lograr, es posible que tenga que seleccionar paquetes y conceptos empresariales
adicionales en las siguientes áreas:
● Planificación y control de cadena logística
Paquete empresarial Control de aprovisionamiento y logística, concepto empresarial Transferencia a
compras.
● Gestión de configuración de cadena logística
Paquete empresarial Diseño de cadena logística.
● Gestión de proyectos
Paquete empresarial Planificación y ejecución de proyecto y concepto empresarial Aprovisionamiento del
proyecto.
● Aprovisionamiento
Paquete empresarial Aprovisionamiento y contratación.
● Compras
Paquetes empresariales Aprovisionamiento por autoservicio y Facturación de proveedores.
● Soporte y servicios integrados
Paquete empresarial Entorno empresarial y concepto empresarial Cálculo de impuestos.
● Determinación de precios de productos y servicios
Paquete empresarial Determinación de precios de productos y servicios y concepto empresarial Precios de
lista.
Flujo de proceso
1. Crear pedido
Procesamiento automático de pedidos
Según las parametrizaciones definidas en el ajuste preciso, una vez que finaliza la solicitud de compra (o
cuando finaliza una solicitud de oferta y se adjudique la oferta) el sistema crea automáticamente un pedido
en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.
El pedido requiere información acerca de:
● Comprador
● Proveedor
● Posiciones de pedido, tales como tipo de posición (material, servicio, gasto, límite), tipo de proceso, ID
de producto o descripción, ID de categoría de producto, cantidad, fecha de entrega, precio y lugar de
entrega/servicio, destinatario y asignación de cuenta (solo para materiales que no están en stock y
servicios).
El sistema propone automáticamente un contrato o precio de lista como fuente de aprovisionamiento, si está
disponible.
Procesamiento manual de pedidos
Puede crear manualmente un pedido sin referencia a una solicitud de compra en la vista Pedidos o desde
Tareas comunes en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos. También puede crear un pedido a
partir de una solicitud de compra existente en la vista Solicitudes de compra.
Un pedido puede estar compuesto de varias solicitudes de compra, si tienen el mismo proveedor. Otros
criterios para agrupar varias solicitudes de compra en un pedido surgen de la combinación del proveedor y
uno de los siguientes: fecha de entrega; o fecha y lugar de entrega.
También puede especificar los pedidos como entregados por completo o facturados por completo
haciendo clic en Finalizar Entrega o Finalizar Factura.
Si no desea especificar un precio fijo para un servicio o material no gestionado en almacén, puede
asignar un límite de valor superior con el tipo de posición Límite.
Para obtener más información consulte: Crear un pedido manualmente [página 99]
2. Enviar pedido
Si definió la creación automática de pedidos en el ajuste preciso, el sistema envía automáticamente el pedido
finalizado al proveedor y actualiza el estado a Enviado. Los pedidos con datos incompletos aparecerán en la
lista de trabajo para el procesamiento manual en la vista Pedidos.
Cuando crea manualmente un pedido que contiene todos los datos necesarios, incluida la fuente de
aprovisionamiento, haga clic en Pedido para enviar el pedido al proveedor El sistema fija el estado en
Enviado.
El sistema envía automáticamente la siguiente información:
● El pedido al proveedor
● Información relevante para contabilidad al Libro mayor
● Una notificación de vencimiento de factura a Facturación de proveedores
● Una notificación de pedido a Control de aprovisionamiento o Gestión de proyectos (si se configuró)
El canal de salida para el pedido se puede fijar desde el centro de trabajo Base de
proveedores en la vista Proveedores. Seleccione el proveedor y marque Editar . El canal de
salida se actualiza desde la ficha Comunicación en Colaboración.
Si no se actualiza ningún canal de salida para el proveedor, el sistema fija el canal de salida en
el estándar del sistema. En este caso, una vez que se solicita el pedido, el mensaje de
confirmación está incompleto ya que falta el canal de salida.
Luego de que se envió el pedido, este canal de salida se muestra en la ficha Historial de salida
El sistema ahora está listo para tratar la entrega de los productos solicitados. Los procesos de entrada de mercancías
y servicios se inician para materiales que no están en stock o servicios, los procesos de entrada de almacén para
materiales en stock.
Consulte también
Pedidos creados automáticamente [página 89]
Confirmaciones de pedido [página 91]
Determinación de impuestos [página 156]
Determinación de retención de impuestos [página 178]
Parametrizaciones de documento de seguimiento
Procesamiento de solicitud de compra [página 68]
Gestión de pedidos de terceros [página 38]
Resumen
Como planificador de aprovisionamiento, agente comercial o comprador que se desempeña como coordinador de
procesamientos de orden a terceros de la empresa, puede usar el procesamiento de órdenes de terceros para que
un proveedor, en lugar de la empresa, coordine y supervise el envío directo de un producto a un cliente.
El siguiente es un ejemplo de un flujo de proceso típico basado en los escenarios empresariales Gestión de pedidos
y Ciclo de aprovisionamiento (stock). Su empresa vende un producto a un cliente. Sin embargo, no proporciona el
producto al cliente usted mismo. En cambio, lo pide a un proveedor y le pide al proveedor que lo envíe a la dirección
del cliente. El proveedor emite una factura a nombre de su empresa. Según la información de envío del proveedor,
la empresa, a su vez, factura al cliente. Es posible realizar variantes en el flujo de proceso.
Para obtener más información, consulte los escenarios empresariales:
● Gestión de pedidos (Procesamiento de pedido de terceros — material)
● Gestión de pedidos (venta de stock)
● Ciclo de aprovisionamiento (stock)
Requisitos previos
Opción de configuración
Si su empresa no tiene productos en stock pero siempre entrega directamente a través de proveedores, tiene que
deseleccionar el concepto empresarial Envío en el concepto empresarial Logística de salida. Este concepto
empresarial se selecciona automáticamente si se seleccionan los conceptos empresariales Vender productos
estándar y Pedido de cliente.
Se han procesado los siguientes datos maestros:
● En el maestro de productos, el producto está definido como un producto de compra y venta, lo que significa
que tanto el estado de la ficha Compras como el estado de las organizaciones de ventas en la ficha Ventas
están fijadas como Activo. Esto se hace en la vista Materiales del centro de trabajo Datos de producto.
● Se ha creado un contrato de compra o una lista de precios para uno o más proveedores cuyo producto puede
ser entregado en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación.
● El producto se asigna a una categoría de producto para la cual se ha activado una creación automática de
pedido. En este caso, el pedido, se crea automáticamente cuando se envía el pedido de cliente. Esto se lleva
a cabo en el centro de trabajo Gestión de pedidos y solicitudes de compra (tarea común Definir creación
automática de pedido de cliente).
Resumen
El tipo de proceso clasifica el tipo de proceso de aprovisionamiento para una posición de pedido en la vista
Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos . Según el tipo de posición, están disponibles distintos
tipos de procesos.
Características
Materiales
Para posiciones de material, son posibles los siguientes tipos de procesos:
● No gestionado en stock
Para el aprovisionamiento de materiales necesarios para el consumo más que para ser almacenados en stock,
por ejemplo ordenadores portátiles o impresoras, el tipo de proceso es No gestionado en stock.
● En stock
Para el aprovisionamiento de aquellos materiales que se supone que van a añadirese al almacén y
contabilizase en la cuenta de inventario, por ejemplo piezas de recambio o materiales primarios, el tipo de
proceso es En stock.
● A terceros
Para el aprovisionamiento de materiales suministrados a un tercero, el tipo de proceso es A terceros.
Consulte también
Procesamiento de pedidos [página 80]
Procesamiento de pedido a terceros [página 38]
Posiciones con límite [página 96]
Resumen
La creación automática de pedidos le permite definir si un pedido se crea automáticamente o manualmente a partir
de una solicitud de compra.
Si existe una fuente de aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre
asigna automáticamente dicha fuente de aprovisionamiento.
Requisitos previos
Se requiere lo siguiente:
● Usted tiene asignado el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos o Configuración empresarial a fin
de poder actualizar las parametrizaciones para la creación automática de pedidos en la actividad Creación
automática de pedidos.
● Las categorías de producto para las cuales el comprador desea definir opciones de creación fueron
actualizadas en el centro de trabajo Datos de producto.
Integración
La creación automática de pedidos está integrada con los siguientes centros de trabajo:
● Solicitudes de compra y pedidos
● Portafolio de productos
● Datos de producto
Consulte también
Añadir una opción de creación de pedido para una categoría de producto específica
Automatización de Gestión de relación con proveedores [página 19]
Resumen
Una confirmación del pedido (PO) es una confirmación de un proveedor para entregar cantidades especificadas de
productos a precios también especificados dentro de cierto tiempo.
Una confirmación de PO puede ser plenamente confirmada sin desviaciones o solo parcialmente. Las desviaciones
del pedido original respecto a cantidades, fechas de entrega o precios se pueden registrar. Como comprador, puede
aceptar o rechazar las desviaciones.
En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, si acepta las modificaciones a la confirmación de la PO, el
sistema actualiza el pedido original.
Para un pedido confirmado sin desviaciones por un proveedor, en la vista Pedidos puede hacer clic en
Confirmación rápida de pedido para crear la confirmación de pedido en un solo paso.
Para obtener más información, consulte: Crear una confirmación de pedido [página 101] y Crear una confirmación
de pedido con programa de entrega [página 103].
Límite de valor
Para las posiciones con límite sin subposiciones, el Límite valor reconocido es la cantidad límite reconocida por el
proveedor. El límite puede estar detallado por posiciones de material o servicio específicas en recibos y/o facturas
de mercancías y servicios más adelante en el proceso de aprovisionamiento.
Para las posiciones con límite con subposiciones, la Memoria intermedia para posiciones adicionales es la cantidad
límite restante que todavía no se detalla en la confirmación de pedido pero que se puede detallar en posiciones de
material o servicio específicas en recibos y/o facturas de servicios y mercancías más adelante en el proceso de
aprovisionamiento.
Consulte también
Recibir y procesar confirmaciones de pedidos [página 94]
Procesamiento de pedidos [página 80]
Automatización de Gestión de relación con proveedores [página 19]
Resumen
Se puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras:
● Puede asignarla en cada solicitud de compra o en un pedido cuando cree un pedido manualmente.
● Puede asignar la misma fuente de aprovisionamiento a múltiples solicitudes de compra dentro del pool de
trabajo de las solicitudes de compra.
El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporciona
una lista generada de forma automática, en orden de aptitud llamada una clasificación de fuentes de
aprovisionamiento.
Criterios de clasificación
Los criterios utilizados para comparar y clasificar las fuentes de aprovisionamiento disponibles son los siguientes:
1. Fuentes de aprovisionamiento fijas
En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, puede asignar un contrato o un precio de lista a un
producto como la fuente de aprovisionamiento fija. Cuando se pide este producto, la fuente de
aprovisionamiento fija asignada tiene la clasificación más alta.
2. Tipo de fuente
a. Contratos
Si los proveedores están actualmente bajo contrato con el comprador, se les otorga una posición más
alta dentro de la clasificación de fuente de aprovisionamiento.
La clasificación de los contratos está determinada por las siguientes reglas en orden descendente:
1. Regulación por cuotas
Si ya existe un contrato, el sistema verifica y compara todas las regulaciones por cuotas actuales.
Si existe una regulación por cuotas para dos o más contratos para un determinado producto, es
posible utilizarla como base para la capacidad del proveedor de completar el pedido.
2. Precio
Este criterio compara los diferentes precios del proveedor para el producto solicitado.
3. Cumplimiento
Este criterio sólo se aplica a los contratos y es relevante si existen contratos con el mismo precio.
Se selecciona en primer lugar el contrato con la menor cantidad liberada.
4. Retraso
Si ninguno de los criterios anteriores resulta en una fuente de aprovisionamiento adecuada, se
compararán los contratos disponibles en función del tiempo que toma a los proveedores entregar
los productos solicitados una vez especificada la fecha de entrega por el comprador.
b. Precios de lista
Estos son los precios de los productos solicitados emitidos por el proveedor. Los precios de lista se
clasifican únicamente en orden ascendente.
Un contrato siempre siempre tiene prioridad más alta que un precio de lista, a menos que se haya
fijado al precio de lista como la fuente de aprovisionamiento fija.
Si no hay un contrato o un precio de lista disponible, el sistema busca automáticamente pedidos existentes, los
cuales pueden ser utilizados como ejemplos de negocios anteriores con un proveedor y, de este modo, como un
indicador de la capacidad para aprovisionar el producto. Cuando se utilizan pedidos como la base para asignar una
fuente de aprovisionamiento, el único criterio utilizado para clasificarlos es el precio.
Resumen
En la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, cuando un proveedor confirma un pedido
(PO), el sistema creará automáticamente una confirmación de pedido o bien deberá crearla el usuario manualmente.
Una confirmación de pedido de un proveedor se puede recibir e introducir en el sistema de las siguientes maneras:
● De forma automática, por formulario interactivo o por business-to-business (BSB)
Cuando un proveedor envía electrónicamente la confirmación de un pedido, el sistema crea automáticamente
una confirmación de pedido.
● Manualmente mediante formulario de impresión como fax, correo o adjunto de correo electrónico.
Cuando un proveedor envía una confirmación de pedido por fax, correo convencional o correo electrónico,
puede crear manualmente una confirmación de pedido utilizando la actividad rápida Nueva confirmación de
pedido.
Flujo de proceso
A continuación se describen los distintos métodos para recibir y procesar una confirmación de pedido:
Recibir confirmaciones de pedido por formulario interactivo (entrada automática del sistema)
Un proveedor recibe un pedido como formulario interactivo y devuelve electrónicamente la confirmación de pedido
correspondiente.
Si el proveedor:
● Acepta el pedido sin desviaciones, el sistema lo confirma automáticamente al crear una confirmación de
pedido y modificar el estado del pedido a Confirmado.
● Acepta el pedido con desviaciones, en las que se han llevado a cabo modificaciones a la cantidad pedida o la
fecha de entrega, el sistema lo confirma automáticamente al crear una confirmación de pedido y modificar
el estado del pedido a Desviación en la confirmación.
● Rechaza el pedido, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y aceptarla,
lo que cancela el pedido y modifica el estado a Rechazado.
Recibir confirmaciones de pedido por comunicación B2B (entrada automática del sistema)
Un proveedor envía una confirmación de pedido por comunicación B2B. El sistema registra automáticamente la
confirmación de pedido y confirma todas o algunas de las posiciones del pedido, según la respuesta del proveedor.
Si el proveedor:
Recibir confirmaciones de pedido por fax, correo o correo electrónico (entrada manual)
Un proveedor le envía una confirmación de pedido como formulario de impresión por fax, correo o correo electrónico.
Usted registra manualmente la confirmación de pedido en el sistema y confirma todo el pedido.
Si el proveedor:
● Acepta todo el pedido sin desviaciones, debe hacer clic en Nueva confirmación de pedido para aceptar el pedido
y crear una confirmación de pedido o puede hacer clic en Confirmación de pedido rápida para crear la
confirmación de pedido en una etapa.
● Acepta todo el pedido pero modifica algunos campos, como cantidad, valor o fecha de entrega, debe hacer
clic en Nueva confirmación de pedido para crear manualmente una confirmación de pedido.
○ Si acepta las desviaciones, puede actualizar el pedido.
○ Si graba las desviaciones, el sistema confirma automáticamente el pedido como fue creado
originalmente.
Si una confirmación de pedido tiene desviaciones pero el pedido no está actualizado cuando se crea la
confirmación, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo para indicar que hay una desviación. En la vista
de la lista de trabajo Pedidos puede abrir el pedido en la pantalla Pedido para actualizar los campos
editables, como cantidad o valor.
Resumen
En la solución SAP Business ByDesign, las posiciones con límite son posiciones que tienen asignado un límite de
valor máximo en lugar de un precio en un documento de compra. Las posiciones con límite se utilizan en un carrito
de compras o en un pedido cuando no conoce los detalles del material o servicio que requiere o la cantidad que
necesita.
Cuando crea una posición con límite en un carrito de compra o en un pedido, no se especifican los materiales,
servicios ni gastos relacionados. Esta información se proporciona más adelante en la entrada de mercancías y
servicios o en la factura de proveedor. Por ejemplo, si debe realizarse un servicio, como una reparación, pero no
sabe la cantidad de horas que se necesitarán, puede añadir una posición con límite al pedido y asignar el importe
máximo que puede costar la reparación. Una vez que se completa la reparación, puede completar los detalles en el
documento de seguimiento que corresponde.
Si se supera el límite de valor de una posición con límite, el documento se contabiliza pero es enviado para su
aprobación al gerente o aprobador designado que corresponde.
Para obtener más información, consulte Crear un carrito de compra en nombre de [página 48].
Para más información, consulte Agrupación de solicitudes de compra y creación de un pedido [página 73] y Crear
un pedido manualmente [página 99].
Confirmar un material, servicio o gasto relacionado para una posición con límite
Como comprador, puede confirmar detalles de posiciones con límite en las entradas de mercancías y servicios con
referencia a pedidos. Si no se requiere de entradas de mercancías ni servicios, puede entonces, como contable,
confirmar los detalles de posición con límite en las facturas de proveedor correspondientes.
Para obtener más información, consulteCrear una entrada de mercancías y servicios para posiciones con límite
abiertas [página 136].
Límites de valor
El límite de valor de una posición con límite en un pedido, un carrito de compra o una entrada de mercancías y
servicios es el importe máximo que se puede gastar en la compra de productos dentro de esa posición con límite.
Si un contrato está asignado a la posición con límite, el campo Valor límite muestra el importe máximo que se puede
gastar en ese contrato.
Cuando un contrato ya está asignado a la posición con límite, se incluye Otro límite de valor y no debe
exceder el Límite de valor..
Si no especifica el otro límite de valor, el sistema le permite gastar tanto como desee.
Si se exceden estos límites, se muestra un mensaje de advertencia. Si se exceden los límites, aún puede
contabilizar la entrada de mercancías y servicios pero se la envía al gerente o al aprobador designado para
su aprobación. Se crea la factura de proveedor con una excepción y se la envía para su aprobación.
Si no especifica un contrato, puede introducir el precio que desee para la posición con límite.
Si especifica un contrato en el pedido, cuando introduce los detalles en la entrada de mercancías y servicios o en la
factura de proveedor, el sistema verifica si el producto es parte del contrato y verifica el precio.
● En la entrada de mercancías y servicios, el sistema introduce automáticamente la descripción y el precio del
producto, si los encuentra. No puede modificar estos detalles.
● En la factura de proveedor, debe introducir manualmente el precio. El sistema verifica si el producto es parte
del contrato especificado. Se mostrará una advertencia si el precio es más bajo que el contrato. Se mostrará
un error si el precio es mayor que el contrato.
SI el producto no es parte del contrato especificado, debe introducir manualmente el precio. El sistema acepta el
precio sin realizar una verificación. Si el producto es parte de otro contrato, el sistema no verifica el precio respecto
a ese contrato.
Ejemplos
Ejemplo A
Límite de valor = 1000 (cuando hay un contrato asignado)
Otro límite de valor = 200
4.2.3 Tareas
Resumen
En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, puede crear manualmente un nuevo pedido y especificar
sus detalles.
Procedimiento
1. Inicie la tarea común Nuevo pedido de, que pertenece al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.
2. Introduzca el Proveedor.
Por otro lado, también puede introducir primero un artículo. Si una fuente de aprovisionamiento se
asigna al artículo, el Proveedor se completará automáticamente.
3. Si es necesario, escriba o actualice la información general asociada al pedido, como las condiciones de pago
e Incoterms.
4. Para añadir un artículo, haga clic en Añadir fila .
También puede añadir un artículo de un catálogo de proveedores. Para obtener más información
consulte Añadir un artículo de un catálogo.
5. En la lista Tipo de artículo, seleccione el tipo de artículo para el producto: material, servicio, gasto o límite.
6. En la lista Tipo de proceso, seleccione el tipo de proceso de aprovisionamiento. Para obtener más información,
consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 89].
7. Introduzca el ID de producto.
También es posible crear un artículo de texto libre indicando la descripción y la categoría del
producto. La información del producto relacionada debe especificarla manualmente.
Para pedidos con artículos de texto libre, debe indicarse el grupo de determinación de cuentas para
la categoría de producto.
Si no introduce una fecha de entrega manualmente, el sistema propondrá una fecha de entrega
automáticamente (hoy + 7 días).
11. Indicar los detalles de asignación de costes. Se puede dividir esta asignación para una partida individual de
pedido. Por ejemplo, para la partida individual ABC, la asignación de costes se puede dividir de la siguiente
manera:
● 20%: centro de coste 1
● 20%: centro de coste 2
● 60%: centro de coste 3
La división se puede realizar para un solo tipo de asignación de costes. Por ejemplo, se puede realizar la
asignación solo para centros de coste o solo para proyectos, pero no se puede dividir entre centros de coste
y proyectos.
El porcentaje total de asignación de costes no debe superar el 100% ni ser menor que esa cifra. La
asignación corresponderá a todos los demás documentos precedentes.
Los detalles de asignación de cuenta sólo pueden introducirse si el tipo de proceso es No gestionado
en stock o Externalizado. Para obtener más información, consulte Asignación de costes en Compras
[página 28].
13. Repita estos pasos para añadir información sobre otros productos relacionados con este pedido.
Puede crear un pedido de productos gratuitos, es decir, libres de gastos, modificando manualmente
el precio a cero y desmarcando la casilla de selección Factura obligatoria. En el pedido haga clic en
Visualizar todo que abre el editor. La casilla de selección Factura obligatoria está en la ficha Datos
básicos de la vista Artículos.
Alternativas
En lugar de crear el pedido de forma manual, también puede agrupar varias solicitudes de compras y crear el pedido
de compras basado en dichas solicitudes. Para obtener más información, consulte Agrupar solicitudes de compras
y crear un pedido [página 73].
Resumen
Puede añadir una condición de precio, como un descuento o un recargo, a una posición de pedido para influir en el
valor total cuando se está calculando el precio. La asignación de condiciones de precio puede depender, por ejemplo,
del volumen de compras, la relevancia del producto o servicio para el éxito de su empresa y la importancia de la
relación con los proveedores.
Requisitos previos
Se está creando un nuevo pedido (manual o de una solicitud de compras) o se está editando un pedido existente.
Procedimiento
1. Seleccione la ficha Posiciones y luego la ficha Precios en la parte inferior de la pantalla.
Cuando esté creando un nuevo pedido, haga clic en Visualizar todo para visualizar la etiqueta
Posiciones .
Puede especificar el descuento o el recargo como un porcentaje, un valor o un valor por cantidad.
Para obtener más información, consulte Determinación de precios en Gestión de relación con
proveedores [página 23].
Resumen
En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos puede crear una confirmación de pedido basándose en la
respuesta de un proveedor a un pedido enviado por usted.
4. Si hay desviaciones del pedido original (resaltadas en rojo), indique las modificaciones de cantidad, fecha de
entrega o precio en la confirmación del pedido. Si no hay desviaciones, vaya a la etapa siguiente.
5. Fije el estado del proveedor. Existen los estados siguientes:
● Aceptado
● Pendiente
● Rechazado
El estado de proveedor indica si el proveedor ha aceptado o rechazado alguna o todas las posiciones
del pedido o si la respuesta todavía está pendiente.
Resultado
La confirmación del pedido se graba en el sistema. Si hay desviaciones en la confirmación de pedido y las ha aceptado,
el sistema actualizará el pedido de forma correspondiente.
Resumen
Si un proveedor no puede enregar la cantidad completa de un producto pedido en la fecha solicitada, el proveedor
puede crear una confirmación de pedido con programa de reparto que refleje las cantidades de entrega y fechas
posibles en el centro de trabajo Solicitudes y pedidos de compra.
Procedimiento
1. El comprador crea un pedido para una cantidad de posiciones específica para una fecha concreta.
2. El proveedor envía una confirmación de pedido mediante correo electrónico, XML o formulario interactivo.
Si el proveedor no puede entregar la cantidad total del pedido en la fecha solicitada, puede confirmar múltiples
repartos con relación a la fecha de entrega.
3. El comprador recibe una tarea de notificación acerca de esta desviación. El comprador puede tanto aceptar
como rechazar este programa de reparto.
Si la cantidad total y la fecha de entrega son idénticas en el pedido y la confirmación de pedido, pero
la confirmación de pedido contiene números de reparto adicionales, se genera una tarea de
notificación.
4. Si el comprador acepta el programa de reparto, el pedido se actualiza con esos números de reparto. La
información por tanto se envía a planificación de aprovisionamiento y se utiliza como los datos más actuales
para la planificación y para la entrada de mercancías y servicios.
Si existen múltiples números de reparto para una confirmación de pedido, se visualiza un icono activo en la
tabla Posiciones.
Cuando se haya actualizado el pedido, el icono se visualizará también en el pedido si existe más de un número
de reparto. Asimismo, la ficha Programa de reparto solo se visualiza en el pedido si existe más de un número
de reparto.
Resumen
Si no necesita más una posición de pedido después de haver enviado el pedido al proveedor, puede cancelarla e
informar al proveedor sobre esta cancelación.
Requisitos previos
El estado del pedido es Enviado.
Si el estado del pedido todavía es En preparación, simplemente puede eliminar la posición de pedido o
elmininar todo el pedido.
Procedimiento
1. Ir a Solicitudes y pedidos de compra y seleccionar Pedidos de compra.
2. Seleccione la solicitud de compra que desee cancelar y haga clice en Editar .
3. Vaya a la ficha Posiciones .
4. Seleccione el artículo que desea cancelar y haga clic en Cancelar cantidad solicitada .
También puede cancelar todas las posiciones de pedidos haciendo un solo clic en
Cancelar pedido .
Resultado
El proveedor recibe una notificación de cancelación.
Si desea solicitar estas posiciones canceladas en otro momento, puede copiar los datos del pedido cancelado para
crear otro de nuevo.
Resumen
Puede crear una entrada de mercancías y servicios para supervisar la entrega de materiales que no están en stock
o la finalización de servicios. La entrada de mercancías y servicios se puede crear en relación con uno o más pedidos.
Procedimiento
1. Vaya a Entradas de mercancías y servicios Pedidos para entregar Mostrar por documentos .
2. Seleccione Mostrar: Pedidos pendientes o Mostrar: Pedidos atrasados.
Los Pedidos pendientes se refieren al material que no se ha suministrado o a los servicios que aún
no se han completado. Los Pedidos atrasados se refieren al material que no fue suministrado hasta
la fecha de suministro especificada o a servicios que no fueron completados en este período.
También puede restringir la visualización de materiales (pendientes o retrasados) o solo los
servicios.
3. Seleccione los pedidos para los que desea crear una entrada de mercancías y servicios y haga clic en
Nueva entrada de mercancías y servicios .
El sistema genera una entrada de mercancías y servicios. Los datos de los pedidos correspondientes se
transfieren automáticamente a la entrada de mercancías y servicios.
4. Introduzca la Información general sobre la entrada de mercancías y servicios:
● El Proveedor se transfiere automáticamente desde los pedidos.
● La Fecha de contabilización se fija automáticamente a la fecha actual. En caso necesario puede
modificarla a una fecha más temprana pero no es posible fijarla a una fecha posterior.
● El ID de nota de entrega es un ID proporcionado por el proveedor para la entrega.
5. Introduzca los datos del artículo:
● Detalles de artículo
● Cantidades [página 128]
● Detalles de entrega
● Detalles de asignación de cuenta
6. Si desea individualizar los materiales suministrados, seleccione el artículo y haga clic en
Materiales individuales nuevos .
Los detalles de material individual se visualizan en la ficha Datos básicos. Puede actualizar la Descripción de
material individual, introducir un ID de inventario y asignar el material individual a otro material individual
(Pertenece al material individual). Si el material individual pertenece a un activo fijo, el activo fijo se visualizará.
Para obtener más información, véase Aprovisionamiento de activos en compras [página 16].
7. Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en las fichas Notas y
Anexos .
Si no desea contabilizar la entrada de mercancías y servicios de forma inmediata, sólo grabe las
entradas. De esta manera, la entrada de mercancías y servicios estará disponible en la vista Entradas
y devoluciones con el estado En preparación. Recibirá una tarea en la lista de trabajo para completarla
más tarde. Mientras la entrada de mercancías y servicios todavía esté En preparación, podrá borrarla
si no desea confirmar la entrada después de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista
Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Una vez contabilizada la entrada de mercancías y servicios, se añade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con uno de los estados siguientes:
● Si se requiere una aprobación, el sistema fijará el estado en Aprobación y enviará la tarea al autorizador
designado.
● Si no se requiere ninguna aprobación, el estado se cambiará automáticamente a Liberado.
Si el proceso de liberación se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien a
Liberados, su estado cambia a Rechazado.
Si el estado de entrada de mercancías y servicios es Liberado, el estado del pedido correspondiente cambiará a
Documento de seguimiento creado. Cuando se hayan entregado y facturado por completo todos los artículos o un
comprador los finaliza de forma manual, el estado del pedido cambia a Finalizado.
El sistema envía las entradas de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para la verificación de facturas,
el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulteCrear una factura o
nota de crédito con referencia a documentos precedentes [página 218] y Tratamiento de excepciones
[página 192]. También transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolución de mercancías y actualiza
el material individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe.
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en
Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Alternativas
También puede crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes. Para obtener más
información, consulte Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes
[página 134].
Resumen
Muestra todos los documentos que se han retirado en relación con un contrato especificado. Muestra al comprador
la intensidad de uso de un contrato en cuanto a documentos liberados por contrato.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
● Pedidos por proveedor [página 114]
● Pedidos por producto [página 113]
● Seguimiento de contratos
● Seguimiento de pedidos [página 111]
● Contratos con vencimiento
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores
Resumen
Este informe muestra el historial de precios por producto y proveedor suministrador a lo largo de los últimos 12
meses en base a un precio promedio calculado basado en los valores de factura. También puede verificar las
cantidades facturadas para ver la importancia del producto comprado para la empresa.
Características
Ejecución de informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
● Gastos por proveedor
● Gastos por producto
● Fiabilidad de precio
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en gestión de relación con proveedores
Resumen
Visualiza el porcentaje de pedidos creados de forma automática por unidad de compras durante los últimos 12 meses
y su correspondiente valor de compras y subtotales. En este informe, puede verificar el grado de automatización de
compras para una sola unidad de compras o para todas.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.
Vistas
Con este informe están disponibles las siguientes vistas:
● Supervisión de creación automática de pedidos
Muestra el número y porcentaje de pedidos creados de forma automática por unidad de compras durante
los últimos 12 meses así como el importe y el porcentaje correspondientes del valor de compras y el subtotal
en formato de tabla o como gráfico.
● Tasa de creación automática de pedidos por mes
Muestra el porcentaje de los pedidos creados de forma automática y el porcentaje correspondiente del valor
de compras en formato de tabla o como gráfico. Usted, como comprador, puede verificar el grado de
automatización de compras para la unidad de compras a la que está asignado.
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas:
● Trimestre/Año del pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para pedidos en un trimestre o año
detrminado.
● Unidad de compras
Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una unidad de compras.
● Estado de pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de procesamiento de un
pedido. Los estados incluyen:
○ En preparación
○ Finalizado
○ En aprobación
○ En revisión
○ Rechazado
○ Sin confirmar
○ Enviado
○ Confirmación recibida
○ Cancelado
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede desplazarse hacia Seguimiento de pedidos [página 111].
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en gestión de relación con proveedores
Visualiza el volumen de pedidos, el número de pedidos y el número de posiciones de pedido por unidad de compras
durante los últimos 12 meses, cuatro trimestres o tres años. El comprador puede visualizar la carga de trabajo del
departamento de compras a lo largo de un período de tiempo especificado.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.
Vistas
Con este informe están disponibles las siguientes vistas:
● Pedidos por mes
Muestra el volumen de pedidos y el número de posiciones de pedido por unidad de compras y como total de
todas las unidades de compras de los últimos 12 meses.
● Posiciones de pedido por mes
Muestra el número de posiciones de pedido por mes en una vista gráfica en el resumen del centro de trabajo.
● Volumen de pedidos por mes
Muestra el valor neto de pedidos por mes en una vista gráfica en el resumen del centro de trabajo.
Características
Ejecución de informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:
● Estado de pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.
Los estados incluyen:
○ En preparación
○ En aprobación
○ En revisión
○ Rechazado
○ Sin confirmar
○ Enviado
○ Confirmación recibida
○ Documento de seguimiento creado
○ Finalizado
Análisis de informe
Este informe muestra un análisis del valor neto de los pedidos por mes.
Los siguientes datos se filtran para este informe:
● Estado de cancelación excluye Cancelado.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
● Pedidos por proveedor [página 114]
● Pedidos por producto [página 113]
● Documentos liberados por contrato [página 106]
● Pedidos por asignación de costes [página 116]
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en gestión de relación con proveedores
Resumen
Este informe muestra todos los pedidos que se han creado durante los últimos siete días. No obstante, puede
modificar el período de tiempo. Es posible verificar el valor, el precio, la cantidad y el estado del pedido.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.
Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto
con uno o varios de los campos siguientes:
● ID de pedido de cliente
● Cliente
● ID de pedido del cliente
● Proceso siguiente
Características
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:
● Estado de pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.
Los estados incluyen:
○ En preparación
○ En aprobación
○ En revisión
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hacia:
● Pedidos por proveedor [página 114]
● Pedidos por producto [página 113]
● Documentos liberados por contrato [página 106]
● Pedidos por asignación de costes [página 116]
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en gestión de relación con proveedores
Resumen
Visualiza las entregas esperadas de posiciones de pedido por semana para las próximas ocho semanas. Si desea
ver detalles de pedido, añada ID de pedido a su informe y haga clic con el botón derecho del ratón en ID relevante,
seleccione Ir a y elija Visualizar detalles.
Características
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas:
● Estado de pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para un estado de pedido específico.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede desplazarse hacia Seguimiento de pedidos [página 111].
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores
Resumen
Este informe muestra todos los pedidos por producto que se hayan creado en los últimos 7 días. No obstante, puede
modificar el período de tiempo. Puede verificar el estado del pedido, por ejemplo, si ha sido autorizado o se ha enviado
al proveedor.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.
Características
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hacia:
● Pedidos por proveedor [página 114]
● Documentos liberados por contrato [página 106]
● Pedidos por asignación de costes [página 116]
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores
Resumen
Este informe muestra todos los pedidos por proveedor que se hayan creado en los últimos 7 días. No obstante, puede
modificar el período de tiempo. Es posible verificar la cantidad, el valor y el estado del pedido.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
● Pedidos por producto [página 113]
● Documentos liberados por contrato [página 106]
● Pedidos por asignación de costes [página 116]
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores
Resumen
Este informe muestra todos los pedidos por asignación de costes que se han creado a lo largo de los últimos 7 días.
Algunos ejemplos de asignaciones de costes son el centro de coste, el proyecto, etc. Puede verificar los valores
totales por asignación de costes y el estado de los pedidos.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.
Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto
con uno o varios de los campos siguientes:
● ID pedido de cliente
● Cliente
● ID pedido del cliente
● Proceso siguiente
Vistas
Con este informe están disponibles las siguientes vistas:
● Pedidos por centro de coste
Muestra todos los pedidos por centro de coste. Puede verificar los valores totales por centro de coste y el
estado de los pedidos.
● Pedidos por proyecto
Visualiza todos los pedidos por proyecto. Puede verificar los valores totales por proyecto y el estado de los
pedidos.
● Pedidos por pedido de cliente
Visualiza todos los pedidos por pedido de cliente. Puede verificar los valores totales por pedido de cliente y
el estado de los pedidos.
● Pedidos por orden de servicio
Visualiza todos los pedidos por orden de servicio. Puede verificar los valores totales por orden de servicio y
el estado de los pedidos.
Características
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
● Pedidos por proveedor [página 114]
● Pedidos por producto [página 113]
● Documentos liberados por contrato [página 106]
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores
Resumen
Este informe muestra todos las solicitudes de compra que se han creado durante los últimos siete días. No obstante,
puede modificar el período de tiempo. Es posible verificar el valor de la solicitud de compra, el precio, la cantidad y
el estado de la solicitud de compra.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.
Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto
con uno o varios de los campos siguientes:
● ID pedido de cliente
● Cliente
Características
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas:
● Estado posterior
Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o más estados posteriores.
Los estados incluyen:
○ No asignado
○ Sin actividad siguiente
○ Pedido creado
○ Solicitud de aprovisionamiento creada
○ Contrato creado
○ Plan de entregas
● Fecha de creación de solicitud de compra
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para solicitudes de compra creadas en los
últimos 7 días. De manera estándar, el valor se establece en los últimos 7 días. Sin embargo, puede modificar
el valor.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hacia:
● Solicitudes de compra por asignación de costes [página 118]
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en gestión de relación con proveedores
Resumen
Este informe muestra todas las solicitudes de compra por asignación de costes que se han creado a lo largo de los
últimos 7 días. Algunos ejemplos de asignaciones de costes son el centro de coste, el proyecto, etc. Puede verificar
Vistas
Con este informe están disponibles las siguientes vistas:
● Solicitudes de compra por centro de coste
Muestra todas las solicitudes de compra por centro de coste. Puede verificar los valores totales por centro
de coste y el estado de las solicitudes de compra.
● Solicitudes de compra por proyecto
Visualiza todas las solicitudes de compra por proyecto. Puede verificar los valores totales por proyecto y el
estado de las solicitudes de compra.
● Solicitudes de compra por pedido de cliente
Visualiza todas las solicitudes de compra por pedido de cliente. Puede verificar los valores totales por pedido
de cliente y el estado de las solicitudes de compra.
● Solicitudes de compra por orden de servicio
Visualiza todas las solicitudes de compra por orden de servicio. Puede verificar los valores totales por orden
de servicio y el estado de las solicitudes de compra.
Características
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hacia:
● Seguimiento de solicitud de compra [página 117]
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores
Resumen
Para hallar esta actividad, vaya a la vista Configuración empresarial Proyectos de implementación . Seleccione
su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, a
continuación, la actividad de la lista de actividades.
Esta actividad permite a los compradores definir si un pedido se crea automáticamente o manualmente a partir de
una solicitud de compra. Un comprador puede fijar una opción de creación estándar que cubra todas las categorías
de producto que no poseen su propia opción de creación específica. La opción de creación define si los pedidos:
● Deben crearse siempre manualmente a partir de solicitudes de compra.
Ésta es la opción de creación estándar predefinida con la categoría de producto *.
● Deben crearse manualmente en los casos en los que no existen fuentes de aprovisionamiento asignadas a la
solicitud de compra. En el resto de los casos, se crea automáticamente un pedido. Si existe una fuente de
aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre asigna automáticamente dicha
fuente de aprovisionamiento.
Además de la opción de creación estándar, el comprador también puede fijar opciones de creación para categorías
de producto específicas. Estas opciones de creación son las mismas que las que pueden seleccionarse para la opción
de creación estándar. Al configurar las opciones de creación para categorías de producto específicas, puede utilizar
rangos en lugar de indicar cada categoría de producto de manera individual. Para utilizar rangos, seleccione el
operador Contiene patrón (CP) e indique el inicio de la categoría de producto junto con un asterisco. Por ejemplo,
CP 10-* fija una opción de creación para todas las categorías de producto que comienzan con 10-.
Procedimiento
1. Definir nueva opción de creación
a. Para definir nuevas parametrizaciones de una opción de creación, haga clic en:
● Añadir fila para añadir una nueva fila en la parte inferior de la lista.
● Insertar fila para insertar una nueva fila en una parte específica de la lista. El sistema añade la
nueva fila sobre el registro seleccionado en la lista.
También puede copiar una opción de creación existente y sobrescribir la copia con diferentes
entradas. Para ello, seleccione la fila que desea copiar y haga clic en Copiar . Haga clic en
Pegar para insertar los datos copiados y sobrescribir los anteriores.
b. En la columna Categoría de producto, seleccione la categoría de producto para la que desea definir
una opción de creación.
Debe definir una opción de creación estándar, la cual debe ser la entrada más genérica. La
opción de creación estándar tiene la Categoría de producto *.
Asegúrese de que la opción de creación estándar sea la última entrada en la lista, ya que el
sistema siempre utiliza la primera entrada que encuentra. La entrada más específica debe
encontrarse siempre en la parte superior de la tabla y la más genérica en la parte inferior de
la tabla, por ejemplo:
● 10-10-10
● CP 10-10-*
● CP 10-*
● *
c. En la columna Opciones de creación, seleccione una de las siguientes opciones de creación para la
categoría de producto:
● Crear pedidos manualmente
Esta opción determina que el sistema no crea automáticamente los pedidos. El comprador
responsable debe crear siempre los pedidos manualmente a partir de las solicitudes de compra.
Ésta es la opción de creación estándar predefinida. Es posible modificarla.
● Crear pedidos automáticamente
Esta opción determina que el comprador siempre debe crear manualmente los pedidos para las
posiciones sin fuente de aprovisionamiento. El sistema crea automáticamente el pedido para las
posiciones con fuente de aprovisionamiento.
d. Haga clic en Grabar y activar para grabar las entradas.
El sistema asigna un número de secuencia interno a cada opción de creación definida.
2. Modificar parametrizaciones existentes de la opción de creación
a. Para modificar parametrizaciones existentes de la opción de creación, sobrescriba los datos que desea
modificar. Puede modificar la categoría de producto, la opción de creación de una categoría de
producto específica o ambas.
b. Haga clic en Grabar y activar para grabar las modificaciones.
Ejemplo
Existen tres solicitudes de compra:
● 5001 para consultoría sin fuente de aprovisionamiento
● 5002 para consultoría con fuente de aprovisionamiento
● 5004 para servicios de asesor con fuente de aprovisionamiento
Resultado: El sistema convierte automáticamente la solicitud de compra 5002 en un pedido porque existe una fuente
de aprovisionamiento, y la opción de creación permite la creación automática del pedido. El comprador responsable
recibe las solicitudes de compra 5001 y 5004 para continuar el procesamiento. La solicitud de compra 5001 contiene
una posición con una categoría de producto que posee una opción de creación específica, pero para la cual no existe
ninguna fuente de aprovisionamiento. La solicitud de compra 5004 contiene una posición para la cual es relevante
la opción de creación estándar. El comprador debe crear manualmente los pedidos para estas dos solicitudes de
compra.
Para hallar esta actividad, vaya a la vista Configuración empresarial Proyectos de implementación . Seleccione
su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, a
continuación, la actividad de la lista de actividades.
Esta actividad permite definir los atributos para las posiciones de documentos de compras que no tienen un ID de
producto, sino una entrada con texto libre. Las parametrizaciones se utilizan para determinar factores influyentes,
como los tipos de tasa de impuesto, los motivos de exención y los puntos de servicio imponibles de acuerdo con los
requisitos legales del país que corresponde. La clasificación fiscal es necesaria, por ejemplo, si desea utilizar la
autofacturación.
También puede copiar una parametrización existente y sobrescribir la copia con diferentes
entradas. Para ello, seleccione la fila que desea copiar y haga clic en Copiar . Haga clic en Pegar
para insertar los datos copiados y sobrescribir los anteriores.
Tareas de seguimiento
Si estableció un Punto de servicio imponible, asigne la clasificación en la ficha Evento fiscal de la actividad
Declaraciones de impuestos para mercancías y servicios para el país relevante.
Resultado:
Susan Ladier reside en Estados Unidos. Crea un carrito de compra con una posición de la categoría de producto
Hardware para PC. La posición no tiene un ID de producto. El pedido creado contiene esta posición con una tasa de
impuesto conforme a la clasificación antes mencionada.
Resumen
La entrada de mercancías y servicios puede utilizarse como documentos internos de control para confirmar lo
siguiente:
● Entrega de materiales
● Cierre de servicios
● Gastos relacionados con un pedido
● Entrega de artículos con límite [página 96] (en la entrada de mercancías servicios, pueden especificarse los
detalles y las cantidades de materiales o servicios que ya se hayan entregado).
Los compradores pueden crear entradas de mercancías y servicios para confirmar la entrega de artículos que ellos
u otros empleados han pedido mediante pedidos.
Los empleados que han pedido productos usando los carritos de compra pueden crear y contabilizar la entrada de
mercancías y servicios para sus carritos de compra.
Puede que sea necesaria una aprobación si la cantidad de la entrada de mercancías y servicios excede ciertas
tolerancias.
En los casos en los que se hayan completado los servicios y se hayan proporcionado las hojas de horas de trabajo
por parte de los prestatarios de servicios, el sistema crea automáticamente entradas de mercancías y servicios de
las entradas de las hojas de horas de trabajo una vez que estas hayan sido aprobadas. Las entradas de mercancías
y servicios creadas desde Gestión de tiempos de personal (GTP) no necesitan aprobación.
Los procesos de entrada de mercancías y servicios no admiten la entrada de materiales de almacén. Parte
de la solución de la gestión de cadena logística admite la entrada de materiales de almacén en su almacén
mediante los procesos de entrada.
Para obtener más información, consulte Procesamiento de entrega del proveedor.
La devolución de mercancías puede utilizarse cuando debe devolverse un material a un proveedor, por ejemplo,
porque éste esté en mal estado o se haya entregado el material equivocado.
Requisitos previos
Opciones de configuración
Integración
El tratamiento de la entrada de mercancías y servicios y la devolución de mercancías se integra en lo siguiente:
● Procesos de entrada relacionados con documentos que conducen a la creación manual entradas de
mercancías y servicios:
○ Procesamiento de peticiones internas para una confirmación rápida y detallada de las entregas de
pedidos mediante el aprovisionamiento por autoservicio y los carritos de compra.
○ Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos
y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos.
○ Procesamiento de la gestión de tiempos de personal que le permite administrar las horas de trabajo de
los prestatarios de servicios mediante el registro de tiempos. También le permite, opcionalmente, la
aprobación y evaluación de estos datos de tiempo. Los datos de tiempo se pueden utilizar para proyectos
y compras con el objetivo de realizar un seguimiento del trabajo realizado por los prestatarios de servicio
o confirmarlo.
● Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de documentos precedentes y a la
finalización o cancelación de la entrada de servicios y mercancías o devoluciones de mercancías:
○ Gestión de proyectos, que le permite obtener un resumen particular de los gastos de proyecto para todos
los materiales, servicios y gastos vinculados, los costes asignados al proyecto.
○ Procesamiento de aprovisionamiento por autoservicio, el cual permite a sus empleados crear y realizar
un seguimiento de las solicitudes internas de productos, para ellos mismos o en nombre de otros
empleados.
○ Procesamiento de facturas de proveedor que le permite verificar todas las facturas introducidas en el
sistema y compararlas con los pedidos y las entradas de mercancías y servicios correspondientes.
Flujo de proceso
Entrada de mercancías y servicios
1. Una vez el distribuidor ha entregado un material o finalizado un servicio solicitado en un pedido, el comprador
crea y contabiliza una entrada de mercancías y servicios para todos o algunos de los artículos, según si se
han entregado todos los artículos.
Para obtener más información, consulte:
● Crear una entrada de mercancías y servicios para uno o más pedidos [página 104]
● Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de uno o más pedidos [página 134]
● Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de límite abierto [página 136]
Para los artículos con límite, si el total del valor neto de todos los artículos es inferior o igual al
límite de la posición de pedido referenciada, no es necesaria ninguna aprobación.
● Si la cantidad o el valor entregado es mayor que la cantidad o valor pedido, el sistema envía una tarea
solicitando la aprobación de la entrada de mercancías y servicios a la persona responsable de los objetos
contables actualizados en el recibo o al responsable del centro de coste o al jefe de proyectos. El
responsable del centro de coste o el jefe de proyecto puede aprobar, entregar o devolver la entrega de
mercancías y servicios para que sea revisada.
Para los artículos con límite, si el total del valor neto de todos los artículos es inferior o igual al
límite de la posición de pedido referenciada, no es necesaria ninguna aprobación.
Para obtener más información, consulte Cancelar una entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías
[página 141].
Devolución de mercancías
1. Si algunos o todos los artículos entregados tienen que ser devueltos al proveedor después de que se haya
contabilizado la entrada de mercancías y servicios, ya sea porque se ha entregado el material equivocado o
está defectuoso, el comprador crea y contabiliza una devolución de mercancías.
Para obtener más información, consulte Creación de una devolución de mercancías [página 140].
Para obtener más información, consulte Cancelar una entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías
[página 141].
Consulte también
Cantidades en entradas de mercancías y servicios y devoluciones de mercancías [página 128]
Aprovisionamiento de activos en compras [página 16]
Reparación de terceros
Resumen
Las siguientes cantidades son relevantes en los procesos de entrada de mercancías y servicios y de devolución de
mercancías [página 125]:
● Cantidad pedida
Indica la cantidad que se pidió para una posición. Se transfiere del pedido que corresponde y se muestra
cuando el usuario crea o cancela una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías.
Por ejemplo: Arthur Major pide tres ordenadores portátiles para su departamento. La Cantidad pedida es
igual a 10.
● Cantidad entregada
Indica la cantidad que se confirmó para una posición en una entrada de mercancías y servicios. Por defecto,
el campo Cantidad entregada en la entrada de mercancías y servicios está prerrellenado con la Cantidad
pedida del correspondiente pedido y el usuario lo puede actualizar.
Si el usuario introduce una Cantidad entregada que es superior a la Cantidad pedida se debe aprobar
la entrada de mercancías y servicios antes de que pueda ser liberada.
A continuación, Se transfiere a los documentos de seguimiento y se muestra allí si el usuario cancela una
entrada de mercancías y servicios o si crea o cancela una devolución de mercancías.
Por ejemplo: Al día siguiente, se entregan seis de los diez ordenadores portátiles que Arthur pidió. Arthur crea
una entrada de mercancías y servicios para confirmar la entrega. La Cantidad entregada es igual a 6.
Por ejemplo: Arthur se dio cuenta de un error en el documento de devolución de mercancías que creó. Por lo
tanto, cancela la devolución de mercancías. La Cantidad cancelada es igual a 1.
Consulte también
Pedidos para entregar [página 130]
Entradas y devoluciones [página 138]
Este documento contiene texto relevante para México. Para garantizar que el sistema muestra el texto
adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione
México. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas
modificaciones.
Todos los pedidos que requieran una entrada de mercancías y servicios aparecen enumerados en la vista Pedidos
para entregar, en la que los compradores pueden crear entradas de mercancías y servicios para ellos. Los pedidos
permanecen en esta vista hasta que se hayan entregado por completo o se concluyan manualmente.
Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Entradas de mercancías y servicios.
La vista consta de las siguientes subvistas:
Conceptos básicos
Los compradores pueden crear entradas de mercancías y servicios para confirmar la entrega de artículos que ellos
u otros empleados han pedido mediante pedidos. También pueden individualizar la mercancía entregada, asignarla
a otra mercancía individual y a activos fijos.
Los empleados que han pedido productos usando los carritos de compra pueden crear y contabilizar la entrada de
mercancías y servicios para sus carritos de compra.
La devolución de mercancías puede utilizarse cuando debe devolverse un material a un proveedor, por ejemplo,
porque éste esté en mal estado o se haya entregado el material equivocado.
Para obtener más información, consulte Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de
mercancías [página 125].
5.2.2 Tareas
Resumen
Puede crear una entrada de mercancías y servicios para supervisar la entrega de materiales que no están en stock
o la finalización de servicios. La entrada de mercancías y servicios se puede crear en relación con uno o más pedidos.
Requisitos previos
Deben haberse enviado uno o varios pedidos al proveedor y deben haberse suministrado algunos o todos los artículos
del pedido. Si desea crear una entrada de mercancías y servicios para más de un pedido, deberán tener el mismo
proveedor.
Procedimiento
1. Vaya a Entradas de mercancías y servicios Pedidos para entregar Mostrar por documentos .
2. Seleccione Mostrar: Pedidos pendientes o Mostrar: Pedidos atrasados.
Los Pedidos pendientes se refieren al material que no se ha suministrado o a los servicios que aún
no se han completado. Los Pedidos atrasados se refieren al material que no fue suministrado hasta
la fecha de suministro especificada o a servicios que no fueron completados en este período.
También puede restringir la visualización de materiales (pendientes o retrasados) o solo los
servicios.
3. Seleccione los pedidos para los que desea crear una entrada de mercancías y servicios y haga clic en
Nueva entrada de mercancías y servicios .
Los detalles de material individual se visualizan en la ficha Datos básicos. Puede actualizar la Descripción de
material individual, introducir un ID de inventario y asignar el material individual a otro material individual
(Pertenece al material individual). Si el material individual pertenece a un activo fijo, el activo fijo se visualizará.
Para obtener más información, véase Aprovisionamiento de activos en compras [página 16].
7. Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en las fichas Notas y
Anexos .
Si no desea contabilizar la entrada de mercancías y servicios de forma inmediata, sólo grabe las
entradas. De esta manera, la entrada de mercancías y servicios estará disponible en la vista Entradas
y devoluciones con el estado En preparación. Recibirá una tarea en la lista de trabajo para completarla
más tarde. Mientras la entrada de mercancías y servicios todavía esté En preparación, podrá borrarla
si no desea confirmar la entrada después de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista
Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Una vez contabilizada la entrada de mercancías y servicios, se añade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con uno de los estados siguientes:
● Si se requiere una aprobación, el sistema fijará el estado en Aprobación y enviará la tarea al autorizador
designado.
● Si no se requiere ninguna aprobación, el estado se cambiará automáticamente a Liberado.
Si el proceso de liberación se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien a
Liberados, su estado cambia a Rechazado.
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en
Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Alternativas
También puede crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes. Para obtener más
información, consulte Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes
[página 134].
Resumen
Puede crear una entrada de mercancías y servicios para supervisar la entrega de materiales que no están en stock
o la finalización de servicios. El recibo de bienes y servicios puede crearse para las posiciones pertenecientes a
distintos pedidos.
Requisitos previos
Deben haberse enviado uno o varios pedidos al proveedor y deben haberse suministrado algunos o todos los artículos
del pedido. Si desea crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes, deberán tener
el mismo proveedor.
Procedimiento
1. Vaya a Entradas de mercancías y servicios Pedidos para entregar Mostrar por posiciones .
2. En el campo Mostrar, seleccione si desea mostrar posiciones de pedido pendientes o atrasadas.
Las Posiciones de pedido pendientes se refieren al material que no se ha suministrado o a los servicios
que aún no se han completado. Los Artículos de pedidos atrasados se refieren al material que no fue
suministrado hasta la fecha de suministro especificada o a servicios que no fueron completados en
este período. También puede restringir la visualización de materiales (pendientes o retrasados) o
solo los servicios.
3. Seleccione los artículos del pedido para los que desea crear una entrada de artículos y mercancías y haga
clic en Nueva entrada de artículos y servicios .
Los detalles de material individual se visualizan en la ficha Datos básicos. Puede actualizar la Descripción de
material individual, introducir un ID de inventario y asignar el material individual a otro material individual
(Pertenece al material individual). Si el material individual pertenece a un activo fijo, el activo fijo se visualizará.
Para obtener más información, véase Aprovisionamiento de activos en compras [página 16].
7. Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en la ficha Notas y
Anexos .
Si no desea contabilizar la entrada de mercancías y servicios de forma inmediata, sólo grabe las
entradas. De esta manera, la entrada de mercancías y servicios estará disponible en la vista Entradas
y devoluciones con el estado En preparación. Recibirá una tarea en la lista de trabajo para completarla
más tarde. Mientras la entrada de mercancías y servicios todavía esté En preparación, podrá borrarla
si no desea confirmar la entrada después de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista
Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Una vez contabilizada la entrada de mercancías y servicios, se añade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con uno de los estados siguientes:
● Si se requiere una aprobación, el sistema fijará el estado en Aprobación y enviará la tarea al autorizador
designado..
● Si no se requiere ninguna aprobación, el estado cambiará automáticamente el estado a Liberado.
Si el proceso de liberación se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien a
Liberados, su estado cambia a Rechazado.
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en
Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Alternativas
También puede crear un recibo de bienes y servicios para uno o más pedidos. Para obtener más información,
consulteCrear una entrada de mercancías y servicios para artículos de uno o más pedidos [página 104].
Resumen
Puede crear una entrada de mercancías y servicios para supervisar la entrega de materiales que no están en stock
o la finalización de servicios. La entrada de mercancías y servicios puede crearse para artículos con límite
[página 96], es decir, artículos que tienen asignados un límite de valor máximo en lugar de un precio en un pedido.
Los artículos con límite se utilizan en un pedido cuando no conoce los detalles del material o servicio que requiere
o la cantidad que necesita. Una vez entregado el material o finalizado el servicio, conocerá dichos detalles, por tanto,
los podrá introducir en la entrada de mercancías y servicios.
Requisitos previos
Deben haberse enviado uno o varios pedidos con artículos con límite al proveedor y deben haberse suministrado
algunos o todos los artículos del pedido. Si desea crear una entrada de mercancías y servicios para artículos con
límite abierto de pedidos diferentes, deberán tener el mismo proveedor.
Procedimiento
1. Vaya a Entradas de mercancías y servicios Pedidos para entregar Mostrar por posiciones .
2. Seleccione Mostrar: Artículos con límite abiertos para pedido.
3. Seleccione los artículos con límite para los que desea crear una entrada de artículos y mercancías y haga clic
en Nueva entrada de artículos y servicios .
El sistema genera una entrada de mercancías y servicios. Los datos de los pedidos correspondientes se
transfieren automáticamente a la entrada de mercancías y servicios.
4. Introduzca la Información general sobre la entrada de mercancías y servicios:
● El Proveedor se transfiere automáticamente desde los pedidos.
Los artículos con límite se han transferido desde los pedidos correspondientes. Cuando se crearon
los pedidos, los detalles de los artículos y las cantidades todavía no estaban definidos. Ahora conoce
los detalles de los materiales entregados o de los servicios finalizados, de manera que los puede
especificar en la entrega de mercancías y servicios.
Seleccione artículo con límite en la tabla superior en la sección Artículos y haga clic en Añadir línea .
Se añade un artículo nuevo a la lista de artículos en la parte inferior de la sección Artículos.
6. Introduzca los datos del artículo:
● Detalles de artículo, por ejemplo, ID de producto o Descripción de producto
● Cantidades [página 128]
● Detalles de entrega
● Detalles de asignación de cuenta
7. Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en la ficha Notas y
Anexos .
Si no desea contabilizar la entrada de mercancías y servicios de forma inmediata, sólo grabe las
entradas. De esta manera, la entrada de mercancías y servicios estará disponible en la vista Entradas
y devoluciones con el estado En preparación. Recibirá una tarea en la lista de trabajo para completarla
más tarde. Mientras la entrada de mercancías y servicios todavía esté En preparación, podrá borrarla
si no desea confirmar la entrada después de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista
Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Una vez contabilizada la entrada de mercancías y servicios, se añade a la lista de entradas en la vista Entradas y
devoluciones con uno de los estados siguientes:
● Si se requiere una aprobación, el sistema fijará el estado en Aprobación y enviará la tarea al autorizador
designado.
● Si no se requiere ninguna aprobación, el estado cambiará automáticamente el estado a Liberado.
Si el proceso de liberación se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien a
Liberados, su estado cambia a Rechazado.
Si el estado de entrada de mercancías y servicios es Liberado, el estado del pedido correspondiente cambiará a
Documento de seguimiento creado. Cuando se hayan entregado y facturado por completo todos los artículos o un
comprador los finaliza de forma manual, el estado del pedido cambia a Finalizado.
El sistema envía las entradas de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para la verificación de facturas,
el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Crear una factura o
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en
Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
La vista Entradas y devoluciones proporciona un resumen de todos los materiales entregados, servicios realizados
y gastos relacionados. Desde aquí, los compradores pueden visualizar, actualizar y cancelar entradas de mercancías
y servicios y devoluciones de mercancías.
Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Entradas de mercancías y servicios.
La vista consta de las siguientes subvistas:
Conceptos básicos
Tareas
5.3.2 Tareas
Resumen
Si necesita devolver un material a un proveedor, podrá crear y contabilizar una devolución de mercancías con
referencia a la entrada de mercancías y servicios que se ha creado para ese material.
Requisitos previos
La entrada de mercancías y servicios para los que quiere crear una devolución de mercancías tiene el estado
Liberada.
Sólo puede devolver una cantidad de materiales que sea igual o inferior a la cantidad suministrada en la
entrada de mercancías y servicios referenciada.
Procedimiento
1. Vaya a Entradas de mercancías y servicios Entradas y devoluciones Visualizar por documentos
2. Seleccione la entrada de mercancías y servicios para la que desea crear una devolución de mercancías.
Si quiere crear una devolución de mercancías para un artículo concreto en una entrada de
mercancías y servicios, también puede ir a la subvista Mostrar por artículos de la vista Entregas y
devoluciones y seleccionar el artículo allí.
5. Si en la lista hay posiciones para las que no desea crear una devolución de mercancías, selecciónelas y haga
clic en Eliminar .
6. Si la cantidad devuelta de una posición difiere de la cantidad propuesta por el sistema, actualice la Cantidad
devuelta para visualizar la cantidad que se devuelve realmente.
Si no desea contabilizar la devolución de mercancías de forma inmediata, grabe sólo las entradas.
De esta manera, la devolución de mercancías estará disponible en la vista Entradas y devoluciones
con el estado En preparación. Recibirá una tarea en la lista de trabajo para completarla más tarde.
Mientras la devolución de mercancías todavía esté En preparación, podrá borrarla si no desea
confirmar la entrega después de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista Entradas y
devoluciones y haga clic en Borrar .
Resultado
Si la devolución de mercancías está contabilizada, se añadirá a la lista de devoluciones en la vista Entradas y
devoluciones con el estado Liberada. El estado de los pedidos relacionados vuelve a cambiar de Documento creado
terminado para revisión (si todas las entregas y facturas se han contabilizado) o sigue siendo Documento de
seguimiento creado (si aún quedan cantidades abiertas para entregar o facturar).
El sistema envía la devolución de mercancías a Facturación de proveedores para la verificación de facturas, el
tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Crear una factura o
nota de crédito con referencia a documentos precedentes [página 218] y Tratamiento de excepciones
[página 192]. También transfiere los datos a Finanzas, contabiliza la devolución de mercancías y actualiza el material
individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Si, por ejemplo, crea una devolución de mercancías para un
elemento para el que se ha creado un material individual, el estado del material individual cambia a Bloqueado cuando
se contabiliza la devolución de mercancías. El material individual ya no se podrá asignar a otro material individual,
y tampoco se podrá utilizar en un activo fijo. Para obtener más información sobre los materiales individuales, consulte
Aprovisionamiento de activos en compras [página 16].
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en
Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Alternativas
También puede crear una devolución de mercancías en relación con una entrada de mercancías y servicios para
posiciones que se encuentren en un carrito de la compra. Para obtener más información, consulte Crear una
devolución de mercancías de un carrito de compra [página 61].
Resumen
Después de contabilizar una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías, puede que sea
necesario cancelarla, por ejemplo, porque ha encontrado un error en una entrada de datos del documento.
Una vez que ha cancelado una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías, no puede
volver a liberarla. Si desea restaurar la entrada de mercancías y servicios o la devolución de mercancías,
debe volver a crear el documento en la vista Pedidos para entregar.
Requisitos previos
La entrada de mercancías y servicios o la devolución de mercancías que desea cancelar tiene el estado Liberada.
Procedimiento
1. Vaya a Entradas de mercancías y servicios Entradas y devoluciones Visualizar por documentos
2. Seleccione la entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías que desea cancelar.
Si quiere cancelar un artículo concreto en una entrada de mercancías y servicios o una devolución
de mercancías, también puede ir a la subvista Mostrar por artículos de la vista Entregas y
devoluciones y seleccionar el artículo allí.
El sistema genera una cancelación de entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías. Los
datos de la entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías correspondiente se transfieren
automáticamente a la cancelación.
4. Introduzca la Fecha de contabilización para la cancelación.
5. Si en la lista hay artículos que no desea cancelar, selecciónelas y haga clic en Eliminar . Esos artículos
permanecerán en la entrada de mercancías y servicio o la devolución de mercancías original.
6. Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en las fichas Notas y
Anexos .
Resultado
Una vez contabilizada la cancelación, se añade a la lista de documentos en la vista Entradas y devoluciones con el
estado Liberada.
La entrada de mercancías y servicios o la devolución de mercancías original permanece en el sistema, pero su estado
se actualiza como Cancelada (si todos los artículos fueron cancelados) o Parcialmente cancelada (si solo algunos
artículos fueron cancelados).
El sistema envía la cancelación de la entrada de mercancías y servicios o de la devolución de mercancías a Facturación
de proveedores para la verificación de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener
Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en
Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Alternativas
También puede cancelar una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías que ha sido
contabilizada para los artículos de un carrito de compra. Para obtener más información, consulte Cancelar una
entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías para un carrito de compra [página 60] y Cancelar
una devolución de mercancías para un carrito de compra [página 63].
Resumen
Muestra todos los documentos que se han retirado en relación con un contrato especificado. Muestra al comprador
la intensidad de uso de un contrato en cuanto a documentos liberados por contrato.
Características
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
● Pedidos por proveedor [página 114]
● Pedidos por producto [página 113]
● Seguimiento de contratos
● Seguimiento de pedidos [página 111]
● Contratos con vencimiento
Resumen
Este informe muestra todos los pedidos que se han creado durante los últimos siete días. No obstante, puede
modificar el período de tiempo. Es posible verificar el valor, el precio, la cantidad y el estado del pedido.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.
Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto
con uno o varios de los campos siguientes:
● ID de pedido de cliente
● Cliente
● ID de pedido del cliente
● Proceso siguiente
Características
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:
● Estado de pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.
Los estados incluyen:
○ En preparación
○ En aprobación
○ En revisión
○ Rechazado
○ Sin confirmar
○ Enviado
○ Confirmación recibida
○ Cancelado
○ Documento de seguimiento creado
○ Finalizado
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hacia:
● Pedidos por proveedor [página 114]
● Pedidos por producto [página 113]
● Documentos liberados por contrato [página 106]
● Pedidos por asignación de costes [página 116]
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en gestión de relación con proveedores
Resumen
Visualiza las entregas esperadas de posiciones de pedido por semana para las próximas ocho semanas. Si desea
ver detalles de pedido, añada ID de pedido a su informe y haga clic con el botón derecho del ratón en ID relevante,
seleccione Ir a y elija Visualizar detalles.
Características
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas:
● Estado de pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para un estado de pedido específico.
Los estados incluyen:
○ Enviado
○ Documento de seguimiento creado
○ Confirmación recibida
● Semana de entrega (próximas 8 semanas)
Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para las posiciones de pedido. De manera estándar,
el valor se establece como las próximas 8 semanas, incluida la semana actual.
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede desplazarse hacia Seguimiento de pedidos [página 111].
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores
Resumen
Este informe muestra todos los pedidos por producto que se hayan creado en los últimos 7 días. No obstante, puede
modificar el período de tiempo. Puede verificar el estado del pedido, por ejemplo, si ha sido autorizado o se ha enviado
al proveedor.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.
Características
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:
● Estado de pedido
Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.
Los estados incluyen:
○ En preparación
○ En aprobación
○ En revisión
○ Rechazado
○ Sin confirmar
○ Enviado
○ Confirmación recibida
○ Documento de seguimiento creado
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hacia:
● Pedidos por proveedor [página 114]
● Documentos liberados por contrato [página 106]
● Pedidos por asignación de costes [página 116]
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores
Resumen
Este informe muestra todos los pedidos por proveedor que se hayan creado en los últimos 7 días. No obstante, puede
modificar el período de tiempo. Es posible verificar la cantidad, el valor y el estado del pedido.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.
Características
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
● Pedidos por producto [página 113]
● Documentos liberados por contrato [página 106]
● Pedidos por asignación de costes [página 116]
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores
Resumen
Este informe muestra todos los pedidos por asignación de costes que se han creado a lo largo de los últimos 7 días.
Algunos ejemplos de asignaciones de costes son el centro de coste, el proyecto, etc. Puede verificar los valores
totales por asignación de costes y el estado de los pedidos.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.
Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto
con uno o varios de los campos siguientes:
● ID pedido de cliente
● Cliente
● ID pedido del cliente
● Proceso siguiente
Características
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
● Pedidos por proveedor [página 114]
● Pedidos por producto [página 113]
● Documentos liberados por contrato [página 106]
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores
Resumen
En el centro de trabajo Facturación de proveedores pueden utilizarse varios tipos de documentos principales para
registrar transacciones de compras entre la empresa y sus proveedores. La facturación de proveedores puede
basarse en la documentación subyacente tal como los pedidos y los contratos de compras, así como las
transacciones independientes.
Dependiendo de sus necesidades empresariales, la Facturación de proveedor le proporciona características para
crear los siguientes tipos de facturas de proveedor:
● Facturas
Para mercancías o servicios; se pueden introducir las facturas recibidas de los proveedores manualmente,
con o sin referencia a un pedido u otro documento anterior. Las facturas también se pueden crear
automáticamente para ciertos proveedores seleccionados utilizando la autofacturación y las facturas
periódicas.
● Notas de crédito
Para mercancías devueltas o diferencias de determinación de precios; cuando la empresa devuelve
mercancías o reclama servicios, el proveedor normalmente emite una nota de crédito con un importe igual
o inferior a la factura original y reembolsa el dinero a la empresa. Como contable, puede indicar notas de
crédito con referencia a la factura o pedido anterior. También puede indicar los debes y los créditos
posteriores con referencia a la factura o la nota de crédito anterior.
● Facturas de aduana
Para las mercancías facturadas que necesitan un impuesto de aduana o de importación, la autoridad
aduanera puede ejecutar una factura de aduana que obliga a la empresa a pagar impuestos o derechos de
aduana para importar o exportar mercancías.
● Debes y créditos posteriores
Para ajustar el valor de una factura o una nota de crédito que ya se ha contabilizado. Normalmente, se indica
un debe o un crédito posterior cuando posteriormente ocurre una modificación del precio, por ejemplo, para
los productos con precios que se modifican con frecuencia; o cuando otros costes se tienen que cobrar o
abonar, por ejemplo, los costes de porte para mercancías que ya se han facturado.
● Cancelación de factura
Para cancelar una factura o una nota de crédito que ya se ha contabilizado. Se cancelará la contabilización
en gestión financiera y se anulará el pago.
● Anticipos
Para algunos procesos de facturación, un ratio del importe de pago bruto que se tiene que fijar para cubrir
un conjunto definido de mercancías y servicios pedidos se tiene que pagar antes de la entrega de estas
mercancías o de la provisión de estos servicios.
Los impuestos sobre materiales y mercancías se aplican a transacciones de compra como pedidos y facturación de
proveedores. El impuesto de país extranjero es válido cuando la empresa necesita aplicar impuestos extranjeros.
En las compras, es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjeros incluso si la empresa no se
Facturas de proveedor
Una factura de proveedor registra la obligación del destinatario de las mercancías o de los servicios para el proveedor
y normalmente se crea al finalizar el servicio o al entregar las mercancías. La factura de proveedor registra los detalles
de la transacción y contabiliza la transacción financiera en los pasivos de la empresa destinataria. La factura se
verifica con el pedido colocado con los proveedores y cualquier variación o discrepancia se registra como una
excepción. Todas las excepciones se tienen que resolver o aclarar para contabilizar la factura. Una vez que la factura
se ha contabilizado, los detalles de la transacción se transfieren a finanzas, se indican en un libro y la factura se libera
para su pago. Puede liberar una factura para su pago sin especificar los detalles en un libro de contabilidad si así lo
desea, por ejemplo, para pagar la factura cuando los detalles de la transacción estén incompletos con el fin de
beneficiarse de un descuento del proveedor por pronto pago.
Si una factura ya se ha contabilizado y pagado, se puede cancelar en el sistema. La cancelación anula la factura y
crea automáticamente una cancelación de factura en su sistema. Si la factura ya se ha pagado, puede crear un abono
con referencia al pedido original. Si una factura se ha introducido en el sistema pero no se ha contabilizado todavía
y no tiene un estado de borrador, ésta se puede invalidar. La anulación de una factura significa que la información
de la factura se ha retenido en su sistema aunque la factura no puede enviarse a la siguiente etapa de procesamiento.
No se puede borrar una factura que se ha grabado en el sistema, aunque solo se haya grabado como borrador.
Cuando se ha grabado una factura, solo se puede invalidar.
En la mayoría de casos, las facturas creadas contienen referencias a documentos de compra. En estos casos, se
reutilizan los datos relevantes para la facturación de una entrega entrante, una entrada de mercancías y servicios o
un pedido confirmados para el proceso de facturación.
Las facturas se crean:
● Manualmente al introducir directamente las facturas en el sistema, con o sin referencia a documentos de
compras anteriores.
● Automáticamente a partir de los documentos de compra anteriores utilizando autofacturaciones.
Cuando se crea una factura de proveedor, los datos se comparan con los datos de compras que se han reunido en
el documento de compra anterior. Se verifica que la factura sea exacta y consistente. El análisis consiste en
verificaciones de los datos de facturación de proveedor, como el valor total, asignaciones de cuentas, tolerancias
de cantidades y de impuestos y además busca facturas duplicadas. El procesamiento posterior de la factura de
proveedor depende de los resultados de la verificación:
● Si las verificaciones de una factura de proveedor tienen éxito, la factura se procesa automáticamente. Se
puede pagar la factura o importe de factura de derechos de aduana pendiente o se puede crear la nota de
crédito.
● Si fallan las verificaciones de una factura de proveedor, se asignan tipos de excepción predefinidos a la factura.
Antes de procesar la factura, se tienen que solucionar los errores que causaron las excepciones. Una vez que
los usuarios autorizados hayan resuelto las excepciones, se puede pagar la factura o importe de factura de
derechos de aduana pendiente o se puede crear la nota de crédito. Las facturas que contengan excepciones
se resuelven en la vista Tareas del centro de trabajo Facturación de proveedores.
Notas de crédito
Las notas de crédito son facturas que registran un valor de crédito para una transacción en lugar de un debe y se
crean con referencia a una transacción de debe anterior. Las notas de crédito se crean cuando ya se han liquidado
Las notas de crédito se introducen, verifican y contabilizan del mismo modo que las facturas. En la contabilidad, una
nota de crédito se trata como una factura de proveedor y también se la denomina factura de proveedor.
Facturas de aduana
Las facturas de aduana son facturas que se crean cuando un transportista por separado importa mercancías y
servicios pedidos de un proveedor externo. El importe total a pagar consiste en el impuesto de importación o el
derecho de aduana pagado solo a la autoridad aduanera. Se paga el precio de las mercancías o de los servicios
utilizando una factura por separado emitida por el proveedor.
Se introducen las facturas de aduana directamente en el sistema, con o sin referencia a documentos de compras
anteriores.
Se introducen, verifican y contabilizan las facturas de aduana del mismo modo que las facturas y las notas de crédito.
Cancelación de factura
Las cancelaciones de facturas son facturas que se crean automáticamente en el sistema cuando el usuario cancela
una factura o nota de crédito contabilizada desde la vista Facturas y notas de crédito. Al hacer esto, el sistema abre
la pantalla Nueva cancelación de factura.
La cancelación de factura cancela el valor de la deuda en el sistema que creó la factura original o cancela el valor del
crédito en el sistema que creó una nota de crédito original. Cuando el sistema crea una cancelación de factura, la
factura o nota de crédito original a la que se refiere obtiene el estado Cancelado.
Consulte también
Verificación de factura de proveedor [página 154]
Guía rápida para trabajo [página 187]
Guía rápida para entrada de factura [página 205]
Guía rápida para facturas y notas de crédito [página 245]
Guía rápida para autofacturaciones [página 256]
Resumen
Al inicio del proceso de verificación de facturas, el sistema recoge los datos de la factura de proveedor y realiza las
verificaciones en los cálculos, por ejemplo, de los importes de impuestos, de la información interna o externa que
falta y de posibles facturas duplicadas. Si la factura de proveedor contiene referencias a documentos precedentes,
el sistema, siempre que sea posible, recoge los datos relevantes para la facturación de estos documentos y los
compara con los datos de una factura de proveedor entrante. La comparación se aplica si la factura de proveedor
contiene una referencia a uno o más documentos precedentes, como puede ser un pedido, una entrada de
mercancías y servicios, una entrega entrante, un precio de lista o un contrato de compra. El sistema efectúa las
verificaciones tras enviar la factura de proveedor para contabilizarla.
Si los datos son correctos y están completos, el sistema envía la factura de proveedor para pagarla o para liberarla
para abonarla. Si los datos contienen errores, como, por ejemplo, desviaciones, duplicados o información o
documentos que faltan, el sistema inicia un proceso de tratamiento de excepciones antes de que se pueda
contabilizar la factura de proveedor.
El proceso de verificación de facturas es relevante para los siguientes tipos de factura de proveedor:
● Facturas y facturas de autofacturación creadas por autofacturación, como las facturas periódicas.
● Notas de crédito
● Facturas de aduana
● Carga posterior
● Descargo posterior
● Anticipos
Requisitos previos
En la actividad de ajuste preciso Excepciones de factura de proveedor, se han configurado parametrizaciones de
criterios de excepción y tratamiento de excepciones para determinados tipos de excepciones.
Ha iniciado uno de los siguientes procesos:
● Procesamiento de factura de proveedor con referencia
● Procesamiento de factura de proveedor sin referencia
● Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones
Flujo de proceso
1. Seleccione Contabilizar
En la tarea correspondiente del centro de trabajo Facturación de proveedores, seleccione Contabilizar para
el documento de facturación que desea liberar para pago o crédito.
Antes de transferir los datos a Finanzas, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en
Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Para obtener más información, consulte Contabilizaciones operativas tardías.
El sistema transfiere el documento de facturación a Finanzas para que se libere para pago o crédito.
O
4. Las excepciones se envían para aclaración
Si los datos no son consistentes, el sistema crea excepciones de factura y las envía como tareas que requieren
aclaración.
De acuerdo a las parametrizaciones de la configuración empresarial, las excepciones de facturación se envían
para su aclaración. (Las excepciones de facturación se definen en el centro de trabajo Configuración
empresarial, en la vista Lista de actividades. En el paso de Ajuste preciso, seleccione Excepciones de factura
de proveedor).
● Transferencia manual
El sistema envía tareas de aclaración a los contables responsables, los cuales pueden aclarar las
excepciones ellos mismos en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores o
transferirlas a otras personas responsables para su aclaración.
● Transferencia automática
Según el tipo de excepción, el sistema envía las tareas de aclaración a la persona pertinente, por ejemplo
a un comprador o a un proveedor.
Para obtener más información acerca de las parametrizaciones de configuración, consulte Excepciones de
factura de proveedor.
5. El documento de facturación está Contabilizado
Una vez que todas las excepciones relacionadas con un documento de facturación están aclaradas y
aceptadas, puede enviar el documento para su contabilización. El documento de facturación se actualiza en
la vista Facturas y notas de crédito y el sistema establece el estado en Contabilizado.
El contable responsable también puede aceptar una excepción sin aclaración y contabilizar el documento de
facturación para pago o crédito.
Antes de transferir los datos a Finanzas, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en
Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
Consulte también
Tipos de factura de proveedor [página 151]
Tratamiento de excepciones [página 192]
Guía rápida para trabajo [página 187]
Guía rápida para entrada de factura [página 205]
Guía rápida para autofacturaciones [página 256]
Guía rápida para facturas periódicas [página 272]
Resumen
El sistema proporciona un evento fiscal y utiliza los números resultantes para generar informes de
impuestos. Este informe creado automáticamente no sustituye la calificación fiscal del cliente o del propio
usuario. SAP no asume responsabilidad por la exactitud del informe creado automáticamente o el informe
de impuestos generado.
Como regla, las empresas tienen la obligación legal de calcular los impuestos sobre los productos que compran o
venden, o sobre los servicios que utilizan, y de recaudar estos impuestos, que deben pagar sus clientes. Después
de que se proporcionaron los productos o servicios, los impuestos se deben declarar y pagar a las autoridades
fiscales relevantes.
Los impuestos se calculan para documentos comerciales como pedidos, facturas, notas de crédito o anticipos.
Debido a que las leyes de cálculo de impuestos son diferentes en cada país, su empresa enfrenta el desafío de calcular
el impuesto correcto para cada transacción comercial. El sistema le ayuda calculando de forma automática el
impuestos para los siguientes tipos:
● Impuesto sobre el valor añadido (IVA)
Este impuesto es recaudado en muchos países, en especial en los de la Unión Europea. Hay muchas
diferencias regionales. Por ejemplo, en algunos países, como Canadá y Australia, el impuesto sobre el valor
añadido se recauda como "Impuesto sobre mercancías y servicios".
● Impuesto sobre ventas y consumo
Este impuesto se recauda, por ejemplo, en los Estados Unidos y, de manera similar, en Canadá (impuesto
provincial sobre ventas).
● Retención de impuestos
Este impuesto se recauda de diferentes maneras en varios países. El sistema puede calcular la retención de
impuestos para los Estados Unidos.
Además, el sistema ofrece una herramienta de gestión de informes que le brinda un control efectivo sobre la
declaración obligatoria de estos impuestos.
Elementos
El sistema recopila los datos relevantes de los documentos comerciales disponibles para calcular correctamente
los impuestos aplicables. Como usuario, debe configurar su sistema con la información necesaria para sus casos
empresariales. SAP ha preconfigurado una gran cantidad de casos empresariales pero, en algunos casos, deberá
ampliar su sistema.
Para obtener más información sobre la determinación de impuestos y cómo el sistema fusiona y clasifica datos,
consulte Elementos para determinación de impuestos [página 164].
Por lo tanto, es importante recordar incluir el número de IVA al introducir los datos maestros de la cuenta.
El flujo del proceso para determinación de impuestos describe una muestra de cómo se determina un evento fiscal
para una factura:
1. El agente comercial crea y graba una factura manual.
2. Una vez introducidos los datos necesarios, el sistema transfiere datos relevantes para impuestos para la
determinación de impuestos, como:
● Ubicación del proveedor o el comprador
● Atributos fiscales del socio comercial
Uno de estos atributos es el motivo de exención fiscal que depende de ciertas leyes específicas de cada
país.
● Atributos fiscales de los productos
El tipo de tasa de impuesto y el motivo de exención fiscal pueden ser diferentes para cada país, región
y tipo de impuesto. Por ejemplo, en los Estados Unidos, generalmente los servicios no están sujetos a
impuestos, de manera que el motivo de exención fiscal debe ser asignado en los datos maestros de los
productos. Normalmente, los productos se gravan a tasa de impuesto estándar, y no se necesitan otras
entradas.
3. El sistema utiliza los datos relevantes para impuestos a fin de activar la determinación de impuestos, y los
datos se procesan automáticamente en un árbol de decisión de impuestos.
4. El sistema calcula los impuestos en base a los siguientes componentes:
● Evento fiscal
● Tipos de impuestos
● Tipos de tasas de impuestos como tasa estándar de impuesto sobre el valor añadido
Sin embargo, no todas las transacciones relevantes para impuestos pueden ser reconocidas
automáticamente y con exactitud por el sistema.
Por lo tanto, recomendamos sobrescribir los datos manualmente en el documento, en caso de que
el sistema no determine la residencia fiscal correcta o el código de impuesto correcto para la
transacción. Si debe modificar manualmente la residencia fiscal en el documento, la ayuda para
entradas muestra sólo los países para los que se crea una autoridad fiscal y los acuerdos fiscales se
actualizan para su empresa. Sin embargo, también puede introducir otra residencia fiscal en el que
las ventas se deben informar por motivos fiscales. Luego, el sistema muestra los códigos de
impuestos específicos para este país. Recuerde que debe crear la autoridad fiscal para este país.
Luego, debe volver a activar la determinación de impuestos en el documento, de manera que se
pueda encontrar el número de identificación fiscal correcto para la transacción. Para países que
tienen tasas de impuesto múltiples, puede introducir el criterio de cálculo de impuestos
manualmente.
Tenga en cuenta que si los datos relevantes para impuestos, como el país donde se presta el servicio
o donde se encuentra el receptor de las mercancías fue modificado en un documento siguiente de
una transacción comercial, no se determinan la Residencia fiscal ni el Código de impuesto. Esto
afecta, por ejemplo, a modificaciones en datos de dirección en una confirmación de servicio creada
para una orden de servicio, o modificaciones en una factura de proyecto creada para un pedido de
cliente.
Consulte también
Procesamiento de parte
Determinación de impuestos — EE.UU. [página 177] (Este documento cubre conceptos específicos para los Estados
Unidos, tales como el cálculo de impuestos de entregas en Tejas y California, nexo.)
Para asegurar que la determinación de sus procesos de ventas se ejecuta correctamente, ha creado los siguientes
datos maestros:
Autoridad fiscal
En el centro de trabajo Gestión fiscal ha creado un registro de datos maestros de cada autoridad fiscal responsable
de la empresa.
Código de domicio fiscal en las daots maestros de la cuenta para Estados Unidos
Ha creado un domicilio fiscal en los datos maestrs de la cuenta.
Empresa
Los datos de la empresa, como la empresa, la dirección y el código de domicilio fiscal se indican en la gestión
organizativa.
Productos
Si no indica otra información en un registro maestro de producto, el producto se grava con la tasa de impuestos
estándar. Si queire modificar la tasa de impuesto estándar de varios países, debe asignar el tipo de tasa de impuesto
y, si es necesario, el motivo de exención de impuestos del producto relevante en los datos maestros.
Si se instala o implementa una pieza de repuesto, entonces la implicación de impuesto puede ser prestación
o realización de trabajo. El sistema no puede determinar estos casos automáticamente. En cada caso
individual, verifique el código impositivo correspondiente en la ficha Impuestos para el servicio y la pieza
de repuesto.
El indicador Sujeto a impuestos en destino solo se emplea en transacciones relacionadas con CRM,
y con SRM.
Consulte también
Impuestos sobre mercancías y servicios: Guía de configuración [página 174]
Determinación de impuestos [página 156]
Resumen
Las secciones siguientes le ofrecen un resumen de los elementos de la determinación de impuestos y sus relaciones:
Tasa de impuesto
Especificidades de país
● Canadá y Estados Unidos
Para Canadá, los impuestos se configuran previamente para cada provincia y territorio en Canadá, y para
cada estado en los Estados Unidos. No obstante, antes de utilizar el sistema, se tiene que verificar si estas
tasas de impuesto aún son válidas, de acuerdo con las modificaciones legislativas recientes.
Evento fiscal
En el evento fiscal, el sistema determina el método de tasación a utilizar para la transacción comercial de acuerdo
con:
● los tipos de impuesto que son aplicables
● si la transacción comercial es imponible o no
● si la transacción comercial está sujeta a impuestos o no
● la tasa de impuesto que es aplicable
Para transacciones comerciales transnacionales, el sistema utiliza un árbol de decisiones de impuestos tanto para
el país de salida como para el país receptor con el fin de determinar el método de tasación utilizado en el evento
fiscal para cada país. Los árboles de decisiones relevantes se determinan por los países introducidos en el
documento, en particular por los países del proveedor y del destinatario de mercancías. Otras jurisdicciones fiscales
pueden ser la:
● ubicación de la residencia fiscal del vendedor que proporciona un servicio
● ubicación de la residencia fiscal del comprador para el que se proporciona un servicio
● ubicación en la que se tiene que proporcionar el servicio
Naturalmente, existen más eventos fiscales en el sistema para otras transacciones comerciales habituales. No
obstante, no puede crear sus propios eventos fiscales.
De acuerdo con la Directiva 2008/8/CE y su implementación bajo el Acta anual de impuestos 2009, el
aprovisionamiento de servicios intracomunitario también se tiene que declarar en las declaraciones del IVA
a partir del 1 de enero de 2010. Con este fin, se han introducido campos nuevos en la declaración del IVA:
campos 21, 46 y 47. Para utilizar estos campos para servicios prestados en un estado miembro extranjero
de la Unión Europea, existen dos eventos fiscales nuevos para Alemania y todos los demás miembros UE
válidos a partir del 1 de enero de 2010.
○ Venta 455 "Venta de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo"
○ 155 "Compra de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo"
Se pueden producir errores si se utilizan estos eventos fiscales con una fecha del impuesto anterior.
Tipo de deducibilidad
Además de la tasa de impuesto, también cuenta el porcentaje en el que el IVA soportado es deducible. Dependiendo
del tipo de empresa o el tipo de volumen de negocios saliente en el que se ha incorporado un determinado volumen
de negocios entrante, el IVA soportado se puede deducir en un porcentaje del 100%, 0% o un porcentaje
determinado específicamente para la empresa. Con este fin, se definen tipos de deducibilidad que representan el
porcentaje. Los dos tipos de deducibilidad utilizados con mayor frecuencia son Totalmente deducible (100%) y No
deducible (0%).
Código fiscal
El método adecuado para calcular impuestos viene determinado por una combinación de tipo de impuesto, evento
fiscal y tipo de tasa de impuesto, y por el tipo de deducibilidad para el IVA soportado del volumen de negocios. Puede
definir el código fiscal en el sistema para evitar errores cuando estos parámetros se introduzcan de forma manual.
Cada código fiscal representa una combinación unívoca de los parámetros siguientes:
● En ventas
○ Evento fiscal
○ Tipos de impuesto
○ Tipos de tasa de impuesto correspondientes
● En compras
○ Evento fiscal
○ Tipos de impuesto
○ Tipos de tasa de impuesto correspondientes
○ Tipos de deducibilidad
Esto hace posible definir todos los parámetros representados por un código fiscal en el documento seleccionando
un código fiscal, sin tener que introducir cada parámetro de forma individual.
Los impuestos se pueden calcular de forma automática solo para los productos del maestro de productos. Esto es
porque, a veces, tiene que introducir el código fiscal manualmente, especialmente en compras. Como alternativa,
Región exenta
En muchos países existen regiones y áreas que tienen un estado especial en la legislación fiscal. Por ejemplo,
Büsingen y Helgoland están exentas del impuesto sobre el valor añadido alemán. En la configuración empresarial,
puede definir las regiones exentas de las normativas impositivas nacionales o que tienen un estado especial. Estas
regiones pueden corresponder a regiones políticas, comunidades o zonas libres de impuestos y se derivan
directamente del código postal.
No es necesario utilizar los cuatro niveles. El número de niveles utilizados depende del estado.
Esta función actualmente se utiliza solo en los Estados Unidos.
Para los Estados Unidos, los códigos de domicilio fiscal se han preconfigurado en el sistema en el nivel de
estado de EE.UU. Tiene que introducir más niveles, según sea necesario. Si un código de domicilio fiscal no
se ha asignado a un cliente, el sistema utiliza el estado de los EE.UU. de la dirección como código de domicilio
fiscal.
Ejemplo
En el código de domicilio fiscal NYAL0181, NY es Estado de Nueva York, AL0181 es Condado de Albany en el
Estado de Nueva York. Para el Condado de Albany, se consideran dos niveles de código de domicilio fiscal, y
se impone un 8% (4% + 4%) de impuesto. Para el Condado de Allegany, se impone un 8,5% (4% + 4,5%).
● Canadá
Otros países como Canadá tienen tasas de impuesto que dependen de regiones. Es debido a que Canadá
está dividido en provincias y territorios. En estos casos, utilice el campo Región.
Exención fiscal
La exención fiscal es una exención de todos los impuestos o de determinados que se imponen en un país. En la
mayoría de los casos, la base de la exención fiscal viene determinada por requerimientos legales. En algunos casos,
se pueden aplicar sin tener que considerarlos.
Para garantizar la transparencia, muchos legisladores requieren que el motivo de la exención fiscal se especifique
en los documentos relevantes, como facturas. Los motivos de exención fiscal se facilitan en el sistema, no se pueden
modificar y se asignan a un tipo de impuesto.
Los certificados de pago directo de un cliente y de organización exenta son aplicables hasta que se revoquen.
Los certificados de exención fiscal se determinan automáticamente en un documento de ventas.
Puede asignar motivos de exención fiscal relevantes a los datos maestros de producto y cliente, seleccionando la
entrada relevante en los campos Motivo de exención fiscal.
Para obtener más información, consulte Procesamiento del certificado de exención fiscal [página 169].
Especificidades de país
● Estados Unidos
Para los Estados Unidos, están disponibles varios tipos de certificado de exención fiscal:
○ Certificado de pago directo - continuo
○ Certificado de organización exenta - continuo
○ Certificado de uso exento - continuo
○ Certificado de uso exento - individual
Para todos los demás tipos de certificados necesitará la información del cliente de si se puede utilizar el
certificado para la transacción actual.
A continuación, deberá asignar los tipos manualmente en una transacción de venta.
Resumen
Una exención fiscal es una exención de todos o determinados impuestos estatales o nacionales por la que parte de
los impuestos que normalmente se recolectarían de un individuo o una organización no se cobran.
Un certificado de exención fiscal es un certificado que envía un cliente a una empresa para reclamar la exención del
impuesto sobre las ventas. En este sistema, el certificado de exención fiscal contiene la siguiente información:
● Indica el período de tiempo durante el cual se pueden aplicar las exenciones fiscales.
● Indica si las exenciones fiscales se aplican a una sola transacción de ventas o a varias.
● Indica si el importe exento (acumulado) supera el importe máximo cuando las exenciones se aplican en varias
transacciones de ventas.
En Francia, un cliente puede solicitar la exención del IVA a las autoridades. Si se le concede, el cliente
recibe una carta de confirmación que incluye un número de licencia y el período por el cual está exento
de IVA. El cliente envía esta carta a un proveedor que deberá tener en cuenta la exención fiscal cuando le
emita facturas. El proveedor no puede incluir impuestos en las facturas del cliente durante el período de
validez de la licencia de exención.
Flujo de proceso
Los siguientes pasos explican el flujo de procesos típico para el Certificado de exención fiscal de cliente en la
facturación a clientes.
1. Cuando crea un pedido de cliente, una orden de servicio o una factura de cliente, el sistema busca certificados
de exención existentes y asigna uno válido automáticamente. Puede rechazar la propuesta y evitar que la
exención se aplique en el nivel de cabecera o partida individual.
Puede asignar en forma manual un certificado existente y el motivo de la exención relevante en el nivel de
cabecera o partida individual.
Al crear o ver un pedido de cliente, una orden de servicio o una factura de cliente, puede observar
un conjunto de elementos (campos, enlaces, botones, casillas de verificación). Estos elementos sólo
son visibles si la empresa vendedora está ubicada en EE. UU. o Francia.
2. También puede crear un certificado nuevo si no existe y asignarlo de inmediato al documento de ventas o
facturación. El sistema le permite introducir la información de exención fiscal relevante enviada por el cliente
directamente en el documento comercial.
Para obtener más información, consulte Crear certificados de exención fiscal
3. El certificado registra y muestra el total de los importes exentos. El importe exento de cada certificado que
surge de durante el proceso de facturación se acumula en el certificado correspondiente.
En Francia, puede fijar un importe máximo de impuestos que no puede superarse. El sistema evita
que el importe acumulado supere el límite durante el proceso de creación de factura si un certificado
sólo permite que haya un importe limitado exento. La cancelación de facturas de facturas que
incluyen certificados anula la acumulación realizada anteriormente.
En el centro de trabajo Gestión de clientes, en la vista Informes, puede supervisar en tiempo real los certificados de
exención fiscal creados en el sistema y enviados a la empresa.
Resumen
Al impuesto sobre el valor añadido (IVA) se le cargan ingresos de la venta de mercancías y servicios. Esto significa
que un empresario emite una factua que incluye el IVA a un cliente (como receptor del servicio) y paga el IVA a la
autoridad fiscal responsable. En consecuencia, el empresario es el contribuyente sujeto a IVA.
En algunos casos, no obstante, el cliente es, por ley, responsable del IVA, y está obligado a pagarlo a la autoridad
fiscal correspondiente. En este caso, el empresario emite una factura sin IVA, pero con una notificación indicando
que la deuda fiscal se ha transferido al cliente. El cliente debe calcular y pagar el IVA a la autoridad fiscal, y
normlamente puede reclamar la deducción de IVA soportado. La transferencia de la deuda fiscal al receptor del
servicio se llama Mecanismo de inversión del sujeto pasivo e invierte la responsabilidad fiscal.
Si se determina la inversión del sujeto pasivo para un pedido de cliente o una factura manual, en la
factura impresa se visualiza una nota de que el cliente debe pagar el impuesto.
Puede encontrar más información sobre el proceso general de la determinación de impuestos en Determinación de
impuestos [página 156].
El sistema no puede procesar otros escenarios de mecanismo de inversión del sujeto pasivo en la determinación
automática de impuestos, por tanto se deben verificar de forma manual.
El sistema proporciona los siguientes códigos de impuestos y combinaciones de eventos fiscales y los determina
automáticamente:
● El código de impuesto 504 — No imponible (mecanismo de inversión del sujeto pasivo) está vinculado al
evento fiscal 312 — Exportación de servicios, inversión del sujeto pasivo
● El código de impuesto 530 — Venta de servicios en UE, inversión del sujeto pasivo vinculada al evento fiscal
455 — Venta de servicios en UE, inversión del sujeto pasivo
Para compras, código fiscal 430 — Compra de servicios en UE, inversión del sujeto pasivo, tasa estándar, totalmente
deducible con el evento fiscal 155.
Si necesita más códigos de impuestos, puede crearlos en Definir códigos de impuestos de la actividad Impuestos
sobre mercancías y servicios en Configuración empresarial Proyectos de implementación Lista de
actividades Ajuste preciso .
Cuando crea un código de impuesto, asegúrese de que proporciona el tipo de impuesto en Detalles.
Resumen
Los escenarios del procesamiento de pedidos de terceros involucra como mínimo tres partes: Vendedor, cliente y
proveedor.
Un procesamiento de pedido de terceros es una transacción de ventas efectuada por varias partes para una posición,
en la que la posición se envía directamente desde el proveedor al cliente o al destinatario de las mercancías.
Para más información respecto al proceso general en el sistema, véase Procesamiento de pedido de terceros
[página 38].
El impuesto sobre el valor añadido para las transacciones en cadena se trata de forma distinta, especialmente si la
posición se transporta más allá de la frontera. Es necesario decidir sobre la base de caso por caso a qué compañía
implicada se le permite emitir una factura exenta de impuestos. Si la tasa no se ha calculado automáticamente de
forma correcta en esta transacción, o si la tasa se ha calculado incluso si la transacción está exenta de tasas,
modifique el código de tasa y, en caso necesario, el país de la tasa en la etiqueta Tasas de forma correspondiente.
Especificidades de país
● Alemania: Si se puede aplicar la simplificación a la transacción triangular, entonces el código fiscal 512 -
Transacción triangular puede introducirse manualmente en la factura.
En esta actividad de configuración puede crear y modificar parámetros necesarios para la determinación de
impuestos en procesos de ventas, compras y servicios, como por ejemplo, domicilios fiscales, conversiones de
moneda, regiones con tratamiento fiscal especial, información de texto legal y códigos de impuestos. Estos
parámetros los requiere el sistema para determinar impuestos exigibles de un documento empresarial.
Requisitos previos
Ha finalizado la actividad Opciones de impuestos para compras de los procesos de compras.
Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos
de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione
la fase Ajuste preciso y a continuación, la actividad Opciones de impuestos para compras de la lista de actividades.
Conceptos básicos
Determinación de impuestos
Como regla, las empresas están obligadas legalmente a calcular los impuestos en los productos que compran o
venden y a recaudar estos impuestos a sus clientes. Después de que se hayan suministrado los productos, los
impuestos deben declararse a las autoridades fiscales respectivas. El sistema le permite proporcionar un cálculo
automático de impuestos sustancial para los siguientes tipos de impuestos: Impuesto sobre el valor añadido (IVA),
impuesto sobre ventas y consumo, retención de impuestos. El sistema también proporciona una herramienta de
gestión de informes que le proporciona un control efectivo de las declaraciones obligatorias de estos impuestos.
Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156].
Tareas
Se recomienda que cree una frase estándar específica de un país, ya que los motivos
de exención pueden cambiar según el país. Si una frase estándar no está disponible
en el idioma requerido, en las facturas se imprime el texto en inglés. En esta vista se
visualizan todos los idiomas.
Para introducir los textos legales para un idioma específico, debe iniciar la sesión en
el sistema en el idioma correspondiente.
1. Para definir frases estándar para la información de texto legal, haga clic en
Añadir fila .
Aquí puede encontrar la información fiscal específica para los Estados Unidos.
Tributación de entregas
Los impuestos sobre las entregas de materiales dentro de Estados Unidos se determinan en función de la legislación
del estado de destino (entrega). Solo en el caso de California y Texas los impuestos de las entregas se establecen
en función del estado de origen (procedencia). Los impuestos sobre prestaciones de servicios se determinan de
acuerdo con la legislación del estado de destino.
Puede añadir sus propias combinaciones en la configuración empresarial y decidir qué combinación se basa en el
origen o en el destino para una transacción intraestatal, lo que significa que tanto el punto de procedencia como el
de destino se encuentran dentro del mismo estado de Estados Unidos. Para acceder a la actividad, diríjase al centro
de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de
implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y a continuación, la actividad
Impuesto sobre mercancías y servicios: Estados Unidos de la lista de actividades.
Enlace
El enlace es una conexión entre un contribuyente y un estado donde el contribuyente tiene que pagar impuestos.
Las reglas para establecer la conexión entre las dos partes varían de un estado a otro. No obstante, con este enlace
el estado está obligado a recaudar el impuesto de ventas para las ventas.
Por tanto, una venta dentro de un estado en particular sólo estará sujeta a impuestos en el sistema si la empresa
vendedora tiene enlace en el estado.
Si el vendedor no tiene enlace, no se determinará ningún impuesto sobre la venta y el sistema asignará el código de
impuesto 507 – Venta no sujeta a impuesto según reglas de enlace al documento de ventas.
Eso significa que la compañía vendedora emite una factura sin impuestos a causa del enlace. La transacción se
registra estadísticamente en el registro de impuestos.
Si su empresa tiene enlace en un estado, debe tener preparadas las siguientes parametrizaciones:
● Haber creado una autoridad fiscal para ese estado en el centro de trabajo Gestión fiscal. Para obtener más
información, consulte la Guía rápida para Autoridades fiscales (gestión fiscal).
● Haber creado entradas en el sistema para cada autoridad fiscal ante la cual se han presentado declaraciones
de impuestos.
● Haber creado un acuerdo fiscal de la empresa para cada autoridad fiscal que sea relevante.
● Haber introducido un número de registro fiscal para el acuerdo fiscal de la empresa. Eso documenta que la
empresa está registrada en el estado donde está situada la autoridad fiscal, y proporciona la base de la
determinación del enlace en la determinación de impuestos.
Resumen
Una empresa u otro tipo de organización realiza pagos a varias entidades durante un período contable. Estos pagos
se pueden clasificar en dos tipos básicos según el lugar donde tienen inicio dentro de la organización:
● Pagos de nómina
Pagos dentro de una organización, por ejemplo, a los empleados
● Pago de acreedores
Pago a las organizaciones y los individuos externos a la empresa como proveedores, accionistas y titulares
de deudas.
La retención ocurre en ambas categorías pero este documento trata únicamente las retenciones que se producen
con respecto a los pagos de acreedores. Uno de los objetivos principales de la retención de impuestos en los pagos
de acreedores es asegurar que se pague el impuesto sobre la renta a la autoridad fiscal por estos pagos que
representan ingresos.
Base imponible
La base imponible para la retención se encuentra determinada por leyes específicas de país.
● En los Estados Unidos y Francia, la base imponible es el importe pagado, incluidos los descuentos y el
impuesto sobre ventas y consumo o IVA.
● En el Reino Unido, la base imponible es el importe neto pagado de descuentos e impuestos.
● Otros países tienen reglas similares.
Como resultado, los siguientes objetos de datos maestros contienen atributos específicos para la retención de
impuestos:
● Acuerdo fiscal de empresa
● Proveedor
● Producto
Atributos en detalle
Elementos de datos maestros necesarios
Objeto de
datos Elementos de datos
maestros maestros Descripción
Autoridad Indicador de retención de Si el indicador está seleccionado, la empresa aplicará la retención de impuestos
fiscal/ impuestos cuando corresponda.
Acuerdo
fiscal de
empresa
Proveedor Código de país Si no se determina ninguna entrada para un país, esto implica que el proveedor
Código de tipo de impuesto no está sujeto a la retención.
Código de tipo de tasa de Un código de tipo de tasa de impuesto puede estar asignado a un país y tipo de
impuesto impuesto en particular. En este caso, el proveedor está sujeto a la retención.
En la mayoría de los casos, sólo hay un código de tipo de tasa de impuesto
disponible ya que las tasas de retención de impuestos no dependen del
proveedor.
En algunos países, existen retenciones de impuestos en las cuales la tasa está
influenciada por el proveedor. En este caso, hay varios códigos de tipo de tasa
de impuesto disponibles.
Producto Código de país Un producto sólo está sujeto a la retención de impuestos si se proporciona una
Código de tipo de impuesto clasificación.
Retención de impuestos
Código de tipo de ingresos
Términos y definiciones
● Tipo de ingresos
Clasifica las mercancías y los servicios a informar en las ubicaciones adecuadas de los formularios requeridos
legalmente. La tasa de retención de impuestos se puede almacenar en el tipo de impuesto sobre la renta pero
también en el proveedor, según las normas del país.
● Árbol de decisión fiscal
La funcionalidad de la solución que determina el Evento fiscal depende de los parámetros y los atributos
recibidos por parte de las aplicaciones de llamada, como la gestión de relación con proveedores con facturas
entrantes y pagos de salida relacionados.
Requisitos previos
Para que sea posible contabilizar la retención de impuestos e informar de los importes al proveedor y a las
autoridades fiscales, el sistema propone un código de retención de impuestos en el documento de compras para
representar el evento fiscal, el tipo de tasa de impuesto y el tipo de ingresos. El código de retención de impuestos
permite al sistema calcular el importe del impuesto. Puede seleccionar un código de retención de impuestos distinto
para reemplazar el propuesto por el sistema, si es necesario.
Además, debe consultar las siguientes entradas y verificar si se adaptan a sus necesidades:
● Autoridad fiscal de la empresa que está sujeta a la retención de impuestos
● Acuerdo fiscal de empresa
Hay un indicador de retención de impuestos que debería estar indicado para la empresa en particular
● Se deben introducir los diversos números de identificación fiscal que se utilizan para los informes
● Proveedor
El registro maestro de proveedor indica si el proveedor está sujeto a la retención de impuestos. En algunos
países aquí también se especifica la tasa de impuesto
● Producto
El registro maestro de producto indica si el producto está sujeto a la retención de impuestos. Aquí se almacena
el código de ingresos, el cual describe los tipos de servicios o materiales. Si no fue especificado por el
proveedor, sobre la base del código de ingreso, se especifica la tasa de impuesto.
Flujo de proceso
El flujo de proceso para la retención de impuestos describe el proceso continuo de cálculo de impuestos, en el cual
se retienen los impuestos al momento de la creación de la factura o del pago y se remite a la autoridad fiscal. Durante
este proceso, usted trabaja con los centros de trabajo Facturación de proveedores y Mantenimiento socio
comercial.
1. Usted recibe una factura del proveedor, por ejemplo, para la entrega de mercancías, e introduce estos datos
en el sistema.
2. El sistema verifica en el registro de datos maestros de proveedor si se introdujo el tipo de tasa de impuesto
para la retención de impuestos. Si no hay ningún tipo de tasa de impuestos, el sistema no calcula una retención
de impuestos para la factura de proveedor.
3. Luego, el sistema verifica en los datos maestros de producto si se introdujo un tipo de ingresos. Si este no es
el caso, el sistema no calcula una retención de impuestos para el documento de compra. Si se actualizó un
tipo de ingresos, el sistema continúa con el paso siguiente.
4. El sistema determina el evento fiscal mediante el árbol de decisión de retención de impuestos del país
relevante.
Resumen
Cuando recibe una factura de proveedores por servicios, parte del importe de impuestos se puede usar como crédito
de impuestos para sus obligaciones fiscales. Si aplica un esquema de aplazamiento de impuestos, no puede deducir
este crédito fiscal de sus obligaciones fiscales hasta que pague su factura. Este proceso de aplazamiento de
impuestos se aplica a algunos países como Francia e India.
Si su empresa paga solamente parte del importe de la factura, el impuesto aplazado a pagar es la proporción del
importe pagado de la factura. Por ejemplo, si su empresa paga un tercio del importe bruto de la factura al proveedor,
su empresa está autorizada a reclamar un tercio del importe de impuesto de esta factura como crédito fiscal.
En India, no puede reclamar el crédito fiscal para un impuesto aplazado en una factura hasta que no paga
toda la factura.
Requisitos previos
Tiene establecida la casilla de selección Autorización para diferir impuestos para sus proveedores en Francia que
tienen autorización para diferir impuestos. En el centro de trabajo Base de proveedores, seleccione la vista
Proveedor, a continuación, seleccione el proveedor de la tabla y seleccione Editar General para visualizar la
pantalla de edición del proveedor.
Flujo de proceso
El flujo de procesos para el pago diferido de impuestos se describe a continuación.
1. Usted recibe un documento de facturación (por ejemplo, una factura o una nota de crédito) de su proveedor.
2. El contable introduce el documento de facturación en el sistema.
El sistema propone valores estándar para el estado diferido de cada partida individual en un documento de
facturación. Sin embargo, si está creando un documento de facturación partiendo de un documento anterior
como un pedido, el sistema transfiere los estados de las casillas de selección de aplazamiento de impuestos
del documento anterior al documento de facturación. Puede modificar estos valores si es necesario.
Como el impuesto asociado a las posiciones diferidas no está disponible aún como crédito de IVA
soportado para la empresa, el sistema no puede contabilizarlo en la cuenta de IVA soportado. Por
lo tanto, por el momento, se contabiliza en una cuenta separada para impuesto diferido.
Resumen
Las cuentas de mayor para las transacciones comerciales se determinan automáticamente.
Cuando registra una factura de proveedor para un pedido, debe introducir el pedido como referencia. Un
grupo de determinación de cuentas se almacena en los datos maestros del material especificado en el
pedido. A continuación, la cuenta de mayor se deriva del grupo de determinación de cuentas.
Requisitos previos
Para habilitar la selección automática de la cuenta de mayor correcta, son obligatorias las opciones de determinación
de cuentas en la configuración empresarial.
Para obtener más información, consulte Definir determinación de cuentas para cada libro auxiliar.
Para obtener más información, consulte Configuración empresarial de determinación de cuentas para una
transacción comercial.
Existen reglas o excepciones de determinación adicionales para cada transacción comercial. Para una factura de
texto libre de proveedor, por ejemplo, debe introducir el grupo de determinación de cuentas indirectamente cuando
registra la transacción comercial. Para contabilizaciones salariales en centros de coste, los datos maestros no tienen
ningún efecto en la determinación de cuentas.
Para obtener información detallada acerca de la configuración de la determinación de cuentas para transacciones
empresariales en particular, consulte Documentación sobre la determinación de cuentas especial.
Resumen
Una tarea de finanzas importante es registrar, valorar y actualizar los datos de las transacciones empresariales, Esto
tiene lugar mediante asientos contables.
Asientos contables
Cada transacción empresarial que afecta valores genera un asiento contable [página 184] en contabilidad. Los
asientos contables siempre se generan automáticamente, no los puede crear manualmente. Los asientos contables
se generan a partir de documentos originales, ejecuciones de valoración y documentos de asientos contables.
Documentos originales
La mayoría de transacciones empresariales que afectan a contabilidad se originan en las aplicaciones operativas en
forma de documentos como pueden ser facturas de proveedor, confirmaciones de servicio y pagos. Dado que los
asientos contables se basan en estos documentos, se les denomina documentos originales.
Documentos de asientos contables
Con el fin de realizar asientos contables de ajuste, por ejemplo, puede crear asientos contables directamente en
contabilidad con documentos de asientos contables en la vista Documentos de asientos contables.
Ejecuciones de valoración
Las ejecuciones de valoración (como las de depreciación) también generan asientos contables. Se crean ejecuciones
de valoración en los distintos libros de contabilidad durante el cierre de fin de período.
Resumen
Cada transacción empresarial que afecta la contabilidad genera un asiento contable automáticamente.
Los asientos contables pueden basarse en documentos originales, documentos de asientos contables y ejecuciones
de valoración:
● Documentos originales
Transacciones comerciales de registros de documentos fuente iniciados en áreas de aplicación fuera
Contabilidad financiera y de gestión como facturas de proveedor, facturas de clientes y pagos.
Para visualizar documentos originales, abra la vista Documentos originales.
● Documentos de asiento contable
Las transacciones comerciales de bonos de asiento contable introducidas directamente en Contabilidad de
gestión y financiera como entradas de ajuste.
Para visualizar los documentos de asientos contables, abra la vistaDocumentos de asientos contables.
● Ejecuciones de valoración
Las ejecuciones de evaluación generan asientos contables para tareas periódicas en Contabilidad de gestión
y financiera como la ejecución de depreciación, la ejecución de bono de asiento contable recurrente o la
ejecución del método de conversión de moneda extranjera.
Para visualizar los asientos contables desde una ejecución de valoración, abra la vista asociada para la
ejecución de valoración.
Lógica de contabilización
El principio básico de la contabilización es que el débito debe ser igual que el crédito. Un asiento contable no se
contabiliza hasta que el total de todas las entradas de débito sea igual al total de todas las entradas de crédito.
En todos los casos mencionados anteriormente, se producen derivaciones y valoraciones que puede influir
parcialmente en la configuración.
Para obtener más información, consulte: Creación automática de asientos contables
El siguiente diagrama refleja el proceso de creación de un asiento contable.
Un asiento contable también contiene partidas individuales. Las partidas individuales son las posiciones valoradas
del documento original y siempre contienen las líneas de débito y crédito, además de las cuentas.
Excepción: Algunas transacciones comerciales contienen partidas individuales resumidas que no son
relevantes para el libro mayor. Estas partidas individuales no aparecen en el asiento contable. Para obtener
más información, consulte: Contabilizaciones no relevantes para el libro mayor.
Consulte también
Documentos de asientos contables
Documentos originales
Ejecuciones de valoración
Resumen
No es posible anular asientos contables directamente. Si desea anular un asiento contable, necesita anular el
documento fuente, el documento de asiento contable o la ejecución de valoración que ha generado la entrada.
Si se anula un documento fuente, un documento de asiento contable o una ejecución de valoración:
● El documento fuente, documento de asiento contable o ejecución de valoración recibe el estado Anulado.
● Por cada asiento contable original se genera un asiento contable de anulación en todos los sistemas contables
afectados.
● Cada asiento contable anulado recibe el estado Anulado y una referencia a la entrada de diario anulada.
Requisitos previos
● Los tipos de asiento contable para los asientos contables de anulación están predefinidos por SAP y no se
pueden modificar.
● A cada tipo de asiento contable se le asigna un tipo de asiento contable de anulación. Esta asignación también
está predefinida por SAP y no se puede modificar.
● Se han asignado rangos de números a los tipos de asientos contables para anulaciones.
Para obtener más información, consulte Tipos de asiento contable y rangos de números.
Consulte también
Casos especiales de anulación
Asientos contables [página 184]
La vista Tareas del centro de trabajo Facturación de proveedores le ofrece un resumen de todas las tareas de Gestión
de tareas empresariales abiertas (BTM) y todos los documentos de facturación que aún no se han contabilizado. La
vista siempre visualiza la carga de trabajo actual, ya que el sistema automáticamente elimina las tareas BTM
finalizadas de la lista de trabajo y traslada documentos contabilizados e invalidados a la vista Facturas y notas de
crédito.
En Visualizar puede visualizar las listas filtradas para tareas pendientes BTM y documentos de facturación que aún
deben procesarse.
Las listas siguientes están disponibles:
● Tareas abiertas
Las siguientes tareas BTM existen para los documentos de facturación:
○ Clarificar excepciones para factura de proveedor
Para obtener más información, véase Clarificar excepciones de factura de proveedor [página 194].
○ Finalizar factura de proveedor
Para obtener más información, vése Completar factura de proveedor [página 195].
○ Revisar factura de proveedor
Para obtener más información, consulte Revisar factura de proveedor [página 196].
○ Verificar facturas de aduana para factura de proveedor cancelada
Para obtener más información, véase Verificar facturas de aduana para factura de proveedor cancelada
[página 197].
○ Cancelar factura si es necesario; documento de compras anterior cancelado
México
Las facturas de México y las notas de crédito siempre se añaden a la lista Documentos con
excepciones una vez se ha cargado el fichero XML con la información de su proveedor de México al
sistema SAP Business ByDesign, utilizando para ello la ejecución de la entrada del fichero del centro
de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios. Los documentos de facturación siempre tienen, como
mínimo, una excepción de factura (Información interna errónea/falta) ya que la asignación de cuenta
no es parte del fichero XML proporcionado.
Para obtener más información acerca de los documentos de facturación de México, véase
Procesamiento de facturas: México.
● Documentos en preparación
Cuando un usuario graba un borrador incompleto de un documento de facturación, el sistema lo añade a esta
lista y crea la tarea Factura del proveedor completa.
Para obtener más información, vése Completar factura de proveedor [página 195].
● Documentos listos para contabilizar
Cuando un usuario que no está autorizado a contabilizar documentos de facturación hace clic en
Contabilizar , o bien cuando un usuario graba un documento de facturación que está finalizado y no contiene
errores, el sistema añade el documento a esta lista y crea la tarea Factura del proveedor completa.
Para obtener más información, vése Completar factura de proveedor [página 195].
● Documentos en aprobación
Dependiento de los parámetros de la configuración empresarial, el sistema envía un documento de
facturación para autorización anterior al pago, lo añade a esta lista y crea la tareaAutorizar factura de
proveedor, la cual el gestor o el autorizador alternativo recibe en la vista Autorizaciones del centro de trabajo
Gestión de mi área. El sistema contabiliza los documentos aprobados e invalida los documentos rechazados
de forma automática.
Para obtener más información, consulte Autorizar factura de proveedor.
● Documentos examinados en proceso
Cuando una factura examinada o nota de crédito se cre automáticamente utilizando la ventana de
colaboración SAP, el documento tiene o el estado Listo para contabilizar, En Proceso o Excepción (cuando el
sistema no pudo recuperar toda la información del documento examinado). Para que su uso sea fácil, el
sistema añade el documento a esta lista y crea la tarea Finalizar factura del proveedor o Clarificar excepciones
para facturas del proveedor.
El sistema también añade el documento a la lista Documentos listos para contabiblizar o a la lista Documentos
con excepciones.
Para obtener más información, véase Cargar facturas de proveedor examinadas mediante el servicio de carga
automática.
Conceptos básicos
Gestión de excepciones
El centro de trabajo Facturación a proveedores permite la verificación de facturas que incluye la gestión de
excepciones de factura. Una vez que se contabiliza una factura, una nota de crédito, una factura de aduana o un
débito posterior, el sistema verifica el documento buscando datos que falten o datos incorrectos, y coteja los datos
con cualquier otro documento de compra anterior.
La gestión de excepciones de factura clasifica y registra excepciones que se producen durante la verificación a
consecuencia de uno o más mensajes de error. En función del tipo de excepción, se especifica el proceso de
clarificación y se determinan las acciones necesarias para resolver la excepción. El proceso de clarificación siempre
se registra en un log de procesamiento. Una vez que se han resuelto las excepciones, la factura de proveedor se
puede enviar a Finanzas para su contabilización.
Para obtener más información, véase Gestión de excepciones [página 192].
Para obtener más información, consulte Verificación de factura de proveedor [página 154].
Tareas
Resumen
El centro de trabajo Facturación a proveedores permite la verificación de facturas que incluye la gestión de
excepciones de factura. Una vez que se contabiliza una factura, una nota de crédito, una factura de aduana o un
débito posterior, el sistema verifica el documento buscando datos que falten o datos incorrectos, y coteja los datos
con cualquier otro documento de compra anterior.
La gestión de excepciones de factura clasifica y registra excepciones que se producen durante la verificación a
consecuencia de uno o más mensajes de error. En función del tipo de excepción, se especifica el proceso de
clarificación y se determinan las acciones necesarias para resolver la excepción. El proceso de clarificación siempre
se registra en un log de procesamiento. Una vez que se han resuelto las excepciones, la factura de proveedor se
puede enviar a Finanzas para su contabilización.
El tratamiento de excepciones es aplicable para los siguientes tipos de factura de proveedor:
● Facturas
● Facturas de aduana
● Notas de crédito
● Solicitudes de anticipo
Requisitos previos
● Durante la configuración empresarial, se seleccionó Procesamiento de excepción de factura en el paquete
empresarial Facturación de proveedores.
● En la actividad de ajuste preciso Excepciones de factura de proveedor, se verificaron las parametrizaciones
de configuración predefinidas y se ajustaron conforme a las necesidades empresariales, en caso de ser
requerido.
● Si utiliza formularios interactivos con los proveedores, se definieron los requisitos técnicos y el proveedor
instaló Adobe Reader o Adobe Acrobat.
Tipos de excepción
El sistema crea una o más excepciones si una factura de proveedor contiene errores. Según las parametrizaciones
en Excepciones de factura de proveedor, los errores se asignan a diferentes tipos de excepciones. Una vez que se
resuelven todas las excepciones relacionadas a una factura de proveedor, esta se puede contabilizar. Todas las
acciones que se llevaron a cabo en relación a una excepción se asientan en un registro de acciones.
Pueden ocurrir los siguientes tipos de excepciones:
● Falta información externa o es errónea
Una factura de proveedor contiene información incompleta o errónea acerca del proveedor, por ejemplo, falta
un número de factura de proveedor.
● Falta información interna o es errónea
Los criterios para verificar posibles duplicados se pueden definir durante el ajuste preciso. Si no se
definen parametrizaciones, se utilizan los siguientes criterios de manera estándar: Número de
factura de proveedor (similar), Fecha de facturación (hasta 7 días de diferencia), ID de proveedor
(idéntico) e Importe bruto (idéntico).
● Variación de precio/cantidad/impuesto
Una factura de proveedor contiene una variación de precio, cantidad o impuestos que supera los límites de
tolerancia de la excepción o no coincide con el precio, cantidad o importe de impuestos del documento de
compras anterior al que hace referencia.
● Error durante simulación de asiento contable
Se utiliza una factura de proveedor sin errores para simular un asiento contable en la contabilidad financiera.
Se eleva la excepción si la simulación da como resultado errores.
Si se contabiliza la factura de proveedor, el sistema crea tareas en la gestión financiera. Si no se contabiliza
la factura de proveedor, tendrá que contabilizarla de manera manual una vez que se corrijan los errores en
la contabilidad financiera.
● Otros
Una factura de proveedor contiene errores que no se pueden asignar a ningún otro tipo de excepción.
● Múltiple
Una factura de proveedor contiene más de uno de los tipos de excepción recién mencionados.
Resolución de excepciones
Todos los documentos con excepciones se muestran en la vista Resumen o Trabajo del centro de trabajo Facturación
de proveedores.
Las excepciones de factura se resuelven en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. En la
vista Trabajo puede acceder a una lista de tareas filtrada anteriormente y relacionada con los documentos que no
se pueden contabilizar. La vista Trabajo funciona como una ubicación central donde se puede resolver cualquier
problema con las facturas de proveedor que la empresa recibe. Puede resolver las excepciones desde la vista
Excepciones del editor Factura de proveedor o Nota de crédito. Se deben resolver o aceptar las excepciones antes
de que se pueda contabilizar la factura de proveedor.
Si las excepciones se transfieren a usuarios internos, como los contables, el sistema genera una tarea en la lista de
trabajo del usuario.
Si las excepciones se transfieren a proveedores externos o a los emisores de la factura, se envía un correo electrónico
con un formulario anexo interactivo o de sólo lectura que muestra la factura de proveedor y las excepciones. Si se
envía el formulario interactivo, el destinatario del correo electrónico corrige los datos de factura de proveedor que
ocasionaron la excepción y vuelve a enviar el formulario como un anexo al correo electrónico. También es posible
añadir notas o anexos a la excepción para explicar más detalladamente las razones por las que se aceptó o rechazó
una excepción. Si se envía el formulario de sólo lectura, el destinatario del correo electrónico lo imprime, corrige los
datos de facturación que ocasionaron la excepción y vuelve a enviar el formulario por correo electrónico o fax. Si los
datos que se recibieron son correctos, se resuelve la excepción.
Consulte también
Guía rápida para Trabajo (en Facturación de proveedores) [página 187]
6.2.3 Tareas
Resumen
La tarea se ha planteado porque la factura del proveedor tiene una o más excepciones. Se deben resolver las
excepciones antes de que se pueda contabilizar la factura de proveedor.
Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es un día después de la creación.
Relevancia
La tarea es relevante para todos los empleados a los que se les asigna la vista Tareas del centro de trabajo Facturación
del proveedor y los que tienen autorización para esta factura.
El contable recibe esta tarea en la vista Tareas del centro de trabajo Facturación de proveedores.
Para obtener más información, consulteGuía rápida para Trabajo (en Facturación de proveedores) [página 187].
Una vez se hayan resuelto todas las excepciones, el sistema completará la tarea y la eliminará de la lista de trabajo.
Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192].
Configuración
Los atributos de esta tarea vienen predefinidos por completo y no se pueden configurar.
Es posible configurar determinados elementos de las excepciones de facturas mediante la actividad de ajuste preciso
Excepciones de facturas de proveedor. Para obtener más información, consulte Excepciones de factura de
proveedor.
Consulte también
Gestión de tareas empresariales
Resumen
Si un contable graba una factura borrador de proveedor o un empleado contabiliza una factura pero no se permite
contabilizar documentos de facturación, el sistema asigna el estado en proceso y crea una tarea para completar la
factura de proveedor.
Para obtener más información, consulte Categoría de tareas de la contabilidad adicional.
Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es un día después de la creación.
Relevancia
La tarea es relevante para todos los empleados a los que se les asigna la vista Tareas del centro de trabajo Facturación
del proveedor y los que tienen autorización para esta factura.
El contable recibe esta tarea en la vista Tareas del centro de trabajo Facturación de proveedores.
Para obtener más información, consulteGuía rápida para Trabajo (en Facturación de proveedores) [página 187].
Configuración
Es posible configurar determinados elementos de esta tarea mediante la actividad de ajuste preciso Gestión de
tareas empresariales para tareas estándar de facturación de proveedores.
Consulte también
Gestión de tareas empresariales
Resumen
La tarea se inicia porqué un autorizador devuelve una factura de proveedor para que el empleado responsable la
revise.
Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es siempre un día después de la
creación.
Relevancia
La tarea es relevante para todos los empleados a los que se les asigna la vista Tareas del centro de trabajo Facturación
del proveedor y los que tienen autorización para esta factura.
El contable recibe esta tarea en la vista Tareas del centro de trabajo Facturación de proveedores.
Para obtener más información, consulteGuía rápida para Trabajo (en Facturación de proveedores) [página 187].
Respuesta
Para responder a esta tarea, abra la tarea y seleccione una de las siguientes medidas:
La tarea finaliza y se elimina de la lista de trabajo cuando la factura de proveedor se contabiliza de nuevo o se invalida.
Configuración
Los atributos de este tipo de tarea vienen predefinidos por completo y no se pueden configurar.
Consulte también
Gestión de tareas empresariales
Resumen
El sistema plantea esta tarea porque se ha cancelado una factura de proveedor y, como mínimo, hay una factura de
aduana asignada al pedido referenciado.
Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es una semana después de la creación
de la tarea.
Relevancia
La tarea es relevante para todos los empleados a los que se les asigna la vista Tareas del centro de trabajo Facturación
del proveedor y los que tienen autorización para esta factura.
El contable recibe esta tarea en la vista Tareas del centro de trabajo Facturación de proveedores.
Para obtener más información, consulteGuía rápida para Trabajo (en Facturación de proveedores) [página 187].
Respuesta
Para responder a esta tarea, abra la tarea y proceda como sigue:
1. Abra el pedido referenciado
2. Verifique que el flujo de documentos de la posición de pedido acceda a la factura de aduana.
3. Decida si es necesario cancelar la factura de aduana.
4. Elimine la tarea de la lista de trabajo, hágalo de forma manual.
Consulte también
Gestión de tareas empresariales
Resumen
El sistema inicia esta tarea para una factura o nota de abono contabilizada de un proveedor porque uno o más
artículos de un documento precedente, como por ejemplo, un pedido o una entrega de mercancías, se ha cancelado.
Anular una entrega de mercancías y servicios tiene consecuencias en la contabilidad. Para obtener más
información, consulte Efectos en la contabilidad por anular una entrega de mercancías y servicios.
Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es un día después de la creación.
Relevancia
La tarea es relevante para todos los empleados a los que se les asigna la vista Tareas del centro de trabajo Facturación
del proveedor y los que tienen autorización para esta factura.
El contable recibe esta tarea en la vista Tareas del centro de trabajo Facturación de proveedores.
Para obtener más información, consulteGuía rápida para Trabajo (en Facturación de proveedores) [página 187].
Respuesta
Para responder a esta tarea, verifique el documento precedente y cancele la factura o nota de crédito asignados.
Para obtener más información, consulte Cancelar un documento de facturación [página 255].
Una vez que se ha cancelado la factura o la nota de crédito o bien se ha finalizado la tarea manualmente, la tarea
queda finalizada y el sistema la borra del pool de trabajo.
Para obtener más información acerca de finalizar las tareas automáticamente o manualmente, consulte Trabajar
con tareas, notificaciones y alertas [página 200].
Configuración
Los atributos de este tipo de tarea vienen predefinidos por completo y no se pueden configurar.
Resumen
El sistema inicia esta tarea para una factura o nota de abono contabilizada de un proveedor porque se han modificado
o bloqueado uno o más artículos de un documento precedente, como por ejemplo, una entrega entrante.
Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es un día después de la creación.
Relevancia
La tarea es relevante para todos los empleados a los que se les asigna la vista Tareas del centro de trabajo Facturación
del proveedor y los que tienen autorización para esta factura.
El contable recibe esta tarea en la vista Tareas del centro de trabajo Facturación de proveedores.
Para obtener más información, consulteGuía rápida para Trabajo (en Facturación de proveedores) [página 187].
Respuesta
Para responder a esta tarea, verifique el documento precedente y seleccione una de las siguientes medidas:
● Cancele la factura o nota de crédito asignada.
● Cree una nota de crédito para la factura o cree una factura para la nota de crédito.
Si cancela la factura o la nota de crédito o bien finaliza la tarea manualmente, la tarea queda finalizada y el sistema
la elimina de la lista de trabajo.
Configuración
Los atributos de este tipo de tarea vienen predefinidos por completo y no se pueden configurar.
Consulte también
Gestión de tareas empresariales
Guía rápida para Facturas y notas de crédito (en Facturación de proveedores) [página 245]
Resumen
Las tareas, notificaciones y alertas le permiten informar a otro usuario acerca de un documento comercial que
requiera verificaciones o modificaciones o deba completarse. Puede crear tareas, notificaciones y alertas con
referencia a posiciones de gestión de tareas empresariales y a documentos comerciales.
Puede introducir los detalles de la solicitud en la ficha Notas y añadir anexos relevantes en la ficha
Anexos.
Si necesita más información antes de procesar la posición, puede crear una solicitud de aclaración haciendo clic en
Nueva y, luego, seleccionando Solicitud de aclaración.
Consulte también
Gestión de tareas empresariales
Trabajar con Solicitudes de aclaración [página 202]
Resumen
Las solicitudes de aclaración le permiten solicitar información sobre posiciones de gestión de tareas empresariales
o sobre documentos comerciales de otro usuario. Puede crear solicitudes de aclaración con referencia a posiciones
de gestión de tareas empresariales y a documentos comerciales.
Tenga en cuenta que la creación de solicitudes de aclaración no afecta al flujo de procesos empresariales. Por
ejemplo, si crea una solicitud de aclaración sobre un pedido, la solicitud de aclaración no evitará que se procese el
pedido.
Los destinatarios pueden abrir solicitudes de aclaración sin tener en cuenta si tienen acceso a la tarea o al documento
comercial en cuestión.
Cuando crea una solicitud de aclaración, ésta se visualiza como Nueva en la lista de trabajo del usuario relevante.
Cuando el destinatario procesa la solicitud de aclaración, se modificará el estado de la solicitud de aclaración como
En aclaración.
Las solicitudes de aclaración pueden tener los siguientes estados: Nueva, En aclaración, Aclarada y Concluida.
Puede introducir los detalles de la solicitud en la ficha Notas y añadir anexos relevantes en la ficha
Anexos.
Puede hacer un seguimiento de sus solicitudes de aclaración en la vista Trabajo del centro de trabajo Página
principal. En la subvista Tareas delegadas del centro de trabajo, seleccione Creada por mí desde la lista desplegable
Mostrar.
Puede hacer un seguimiento de sus solicitudes de aclaración en la vista Trabajo del centro de trabajo Página
principal. En la subvista Tareas delegadas del centro de trabajo, seleccione Transferidas por mí desde la lista
desplegable Mostrar.
2. Complete o cierre la solicitud de aclaración.
● Haga clic en Acciones , luego, seleccione Completar. A continuación, el sistema cierra la solicitud de
aclaración.
Puede hacer un seguimiento de sus solicitudes de aclaración cerradas desde la vista Trabajo del centro
de trabajo Página principal. Desde la lista desplegable Mostrar, seleccione Posiciones cerradas.
● Para cerrar la pantalla sin grabar las modificaciones, haga clic en Cerrar .
Consulte también
Gestión de tareas empresariales
Trabajar con Tareas, notificaciones y alertas [página 200]
Resumen
Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel. Luego, puede utilizar
Microsoft Excel para organizar y analizar los datos.
Puede exportar datos de un informe o de una lista de trabajo.
Requisitos previos
Vaya a Mi PC en la vista Resumen de autoservicios en el centro de trabajo Página principal para asegurarse de que
se cumplen los siguientes requisitos previos:
● Debe haber instalado el último add-In para Microsoft Excel®.
Haga clic en Instalar software adicional.
● Las parametrizaciones de su navegador se han efectuado con éxito.
Haga clic en Revisar las parametrizaciones de Mi PC.
Procedimiento
1. Antes de poder exportar los datos, debe estar visualizándolos. Dependiendo de los datos que desee exportar,
seleccione una de las opciones.
● Para exportar datos de un informe, abra el informe y seleccione si desea exportar la tabla o el gráfico
haciendo clic en Cambiar a gráfico o Cambiar a tabla.
● Para exportar datos de una lista de trabajo, abra la lista de trabajo y haga clic en Ir.
2. Para exportar datos desde un gráfico, una tabla o una lista de trabajo, haga clic en Exportar y, luego, en A
Microsoft Excel.
La lista completa de datos que visualiza en la pantalla se exportará a Microsoft Excel.
En la vista Entrada de facturas del centro de trabajo Facturación de proveedor puede crear documentos de
facturación, como facturas con o sin referencia, facturas de aduana, notas de crédito y solicitudes de anticipos que
ha recibido del proveedor por fax o correo electrónico. Puede crear estos documentos manualmente, escanearlos
o cargarlos automáticamente al sistema. Una vez haya creado un documento de facturación, puede grabarlo como
un borrador para seguir procesándolo o liberarlo para el pago contabilizándolo en gestión financiera.
En la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, un comprador puede especificar
que no se esperan más entregas o facturas para una posición de pedido.
Conceptos básicos
Determinación de impuestos
Como regla, las empresas están obligadas legalmente a calcular los impuestos en los productos que compran o
venden y a recaudar estos impuestos a sus clientes. Después de que se hayan suministrado los productos, los
impuestos deben declararse a las autoridades fiscales respectivas. El sistema le permite proporcionar un cálculo
automático de impuestos sustancial para los siguientes tipos de impuestos: Impuesto sobre el valor añadido (IVA),
impuesto sobre ventas y consumo, retención de impuestos. El sistema también proporciona una herramienta de
gestión de informes que le proporciona un control efectivo de las declaraciones obligatorias de estos impuestos.
Para obtener más información, véase Determinación de impuestos [página 156].
La retención ocurre en ambas categorías pero este documento trata únicamente las retenciones que se producen
con respecto a los pagos de acreedores. Uno de los objetivos principales de la retención de impuestos en los pagos
de acreedores es asegurar que se pague el impuesto sobre la renta a la autoridad fiscal por estos pagos que
representan ingresos.
Para obtener más información, consulte Determinación de retención de impuestos [página 178].
En India, no puede reclamar el crédito fiscal para un impuesto aplazado en una factura hasta que no paga
toda la factura.
Asientos contables
Cada transacción empresarial que afecta la contabilidad genera un asiento contable automáticamente.
Los asientos contables pueden basarse en documentos originales, documentos de asientos contables y ejecuciones
de valoración:
● Documentos originales
Transacciones comerciales de registros de documentos fuente iniciados en áreas de aplicación fuera
Contabilidad financiera y de gestión como facturas de proveedor, facturas de clientes y pagos.
Para visualizar documentos originales, abra la vista Documentos originales.
● Documentos de asiento contable
Las transacciones comerciales de bonos de asiento contable introducidas directamente en Contabilidad de
gestión y financiera como entradas de ajuste.
Para visualizar los documentos de asientos contables, abra la vistaDocumentos de asientos contables.
● Ejecuciones de valoración
Las ejecuciones de evaluación generan asientos contables para tareas periódicas en Contabilidad de gestión
y financiera como la ejecución de depreciación, la ejecución de bono de asiento contable recurrente o la
ejecución del método de conversión de moneda extranjera.
Para visualizar los asientos contables desde una ejecución de valoración, abra la vista asociada para la
ejecución de valoración.
Tareas
Como contable, puede que tenga que clasificar posiciones de costes no planificados de facturas de proveedor y
asignarlas a las posiciones sin costes de las mismas facturas de proveedor. Además, puede que tenga que redistribuir
las cantidades facturadas de una posición de pedido para varias entregas. Para satisfacerle y adaptar los procesos
de facturación de la empresa, el sistema le proporciona características dentro del centro de trabajo Facturación de
proveedor que soportan esta tarea.
Distribución de costes no planificados
A parte de la función de distribución de costes, el sistema realiza automáticamente una primera distribución de
costes para las facturas de proveedor seleccionadas; después de esto, puede distinguir más los costes implicados
El principal beneficio de esta función es que, como contable, puede valorar los costes no planificados para las
mercancías y los servicios obtenidos al principio del proceso de aprovisionamiento operativo; como consecuencia,
los gráficos de costes están disponibles cuando el balance correspondiente se evalúe.
Distribuir cantidades facturadas
Como parte de la función de distribución de costes, el sistema le permite distribuir las cantidades facturadas que
se originen de la misma posición de pedido en diversas entregas.
En la ficha Artículos de una factura de proveedor, el sistema visualiza la posición de pedido a la que se refiere la
posición de factura de proveedor. La posición de pedido también se visualiza en la ficha Distribución de costes que
es parte de la sección Detalles del artículo.
El sistema permite procesar distintas posiciones de pedido en una factura de proveedor. Sin embargo, solo
se puede procesar una posición de pedido en una factura de proveedor.
Una vez llega la entrega o la primera de una serie de entregas y son visibles en el sistema, éste realiza
automáticamente una primera distribución de las cantidades facturadas. El sistema distribuye de manera estándar
las cantidades que se han facturado en la misma factura de proveedor del modo siguiente:
● Si las cantidades facturadas se cubren en una entrega, el sistema distribuye todos los valores para esta
entrega.
● Si las cantidades facturadas se dividen en distintas entregas, el sistema distribuye todos los valores a la
entrega que existiera primero en el sistema.
Puede invalidar la distribución de costes realizada por el sistema. Puede que sea necesario si, por ejemplo,
las mercancías o los servicios solicitados en un pedido se facturan en dos facturas de proveedor. El sistema
distribuye de modo estándar todos los valores a la primera entrega que se refiera a una factura de proveedor
que esté disponible en el sistema; sin embargo, como contable, puede redistribuir los componentes de
costes como sea necesario para tener en cuenta, además, una segunda factura de proveedor.
El principal beneficio de esta función es que, como contable, puede decidir individualmente cómo facturar las
entregas de mercancías y servicios que la empresa ha solicitado. Además, la función añade a la conformidad del
sistema transparencia en los procesos de facturación de proveedores.
La distribución es proporcional a los valores netos de las posiciones de la factura del proveedor.
4. El contable advierte que la posición de factura número tres es una posición de servicio, para la cual no se
aplican costes de porte. Para excluir esta posición de la distribución de costes, el contable la selecciona y
hace clic en Excluir posición de distribución de costes.
El sistema ajusta la distribución de los costes de porte y los distribuye entre las posiciones número uno y dos
únicamente.
5. El contable graba la factura de proveedor para preparar su contabilización.
Al mismo tiempo, el sistema propone una nueva distribución de las cantidades facturadas. Por
defecto, el sistema toma en cuenta todas las entregas.
Cuando se contabiliza la segunda factura de proveedor que cubre la segunda entrega, el estado del
pedido cambia a Completamente facturado.
Consulte también
Procesamiento de facturas de proveedor con referencia
Procesamiento de factura de proveedor sin referencia
Guía rápida para entrada de factura [página 205]
Resumen
En la solución SAP Business ByDesign, las posiciones con límite son posiciones que tienen asignado un límite de
valor máximo en lugar de un precio en un documento de compra. Las posiciones con límite se utilizan en un carrito
de compras o en un pedido cuando no conoce los detalles del material o servicio que requiere o la cantidad que
necesita.
Cuando crea una posición con límite en un carrito de compra o en un pedido, no se especifican los materiales,
servicios ni gastos relacionados. Esta información se proporciona más adelante en la entrada de mercancías y
servicios o en la factura de proveedor. Por ejemplo, si debe realizarse un servicio, como una reparación, pero no
sabe la cantidad de horas que se necesitarán, puede añadir una posición con límite al pedido y asignar el importe
máximo que puede costar la reparación. Una vez que se completa la reparación, puede completar los detalles en el
documento de seguimiento que corresponde.
Si se supera el límite de valor de una posición con límite, el documento se contabiliza pero es enviado para su
aprobación al gerente o aprobador designado que corresponde.
Para obtener más información, consulte Crear un carrito de compra en nombre de [página 48].
Para más información, consulte Agrupación de solicitudes de compra y creación de un pedido [página 73] y Crear
un pedido manualmente [página 99].
Confirmar un material, servicio o gasto relacionado para una posición con límite
Como comprador, puede confirmar detalles de posiciones con límite en las entradas de mercancías y servicios con
referencia a pedidos. Si no se requiere de entradas de mercancías ni servicios, puede entonces, como contable,
confirmar los detalles de posición con límite en las facturas de proveedor correspondientes.
Para obtener más información, consulteCrear una entrada de mercancías y servicios para posiciones con límite
abiertas [página 136].
Por lo general, el campo Otro límite de valor muestra el importe máximo adicional que puede gastar en la compra
de productos sin contrato pero también puede incluir productos de otros contratos distintos del asignado a la
posición con límite.
En ese caso, el límite de valor es el total de los límites del contrato asignados más cualquier otro límite de valor. Esto
puede incluir otro contrato pero ese contrato no se adjunta a la posición con límite y se trata como posición sin
contrato.
El campo Otro límite de valor sólo puede ser utilizado si especificó un contrato para la posición (el límite de valor).
Cuando un contrato ya está asignado a la posición con límite, se incluye Otro límite de valor y no debe
exceder el Límite de valor..
Si no especifica el otro límite de valor, el sistema le permite gastar tanto como desee.
Si se exceden estos límites, se muestra un mensaje de advertencia. Si se exceden los límites, aún puede
contabilizar la entrada de mercancías y servicios pero se la envía al gerente o al aprobador designado para
su aprobación. Se crea la factura de proveedor con una excepción y se la envía para su aprobación.
Si no especifica un contrato, puede introducir el precio que desee para la posición con límite.
Si especifica un contrato en el pedido, cuando introduce los detalles en la entrada de mercancías y servicios o en la
factura de proveedor, el sistema verifica si el producto es parte del contrato y verifica el precio.
● En la entrada de mercancías y servicios, el sistema introduce automáticamente la descripción y el precio del
producto, si los encuentra. No puede modificar estos detalles.
SI el producto no es parte del contrato especificado, debe introducir manualmente el precio. El sistema acepta el
precio sin realizar una verificación. Si el producto es parte de otro contrato, el sistema no verifica el precio respecto
a ese contrato.
Ejemplos
Ejemplo A
Límite de valor = 1000 (cuando hay un contrato asignado)
Otro límite de valor = 200
Esto significa que el límite de valor para las posiciones de contrato es igual a 1000 pero puede ser disminuido a 800
si se introducen posiciones sin contrato.
Ejemplo B
Límite de valor = 1000 (cuando no hay un contrato asignado)
Otro límite de valor = 0
Esto significa que 1000 es el límite de valor para todas las posiciones sin contrato. Debido a que no hay un contrato
asignado, no se puede introducir un importe para Otro límite de valor y se utiliza cero como importe estándar.
Este documento contiene texto relevante para México. Para garantizar que el sistema muestra el texto
adecuado, seleccione Personalizar Mis opciones . Seleccione Ayuda en pantalla y, en País seleccione
México. Grabe sus parametrizaciones y salga del sistema para garantizar que se han efectuado estas
modificaciones.
Resumen
Antes de producir mercancías o proporcionar servicios, algunas veces es necesario hacer un anticipo del importe
de factura. En estos casos, el proveedor envía una solicitud de anticipo que se introduce en el sistema.
La solicitud de anticipo se visualiza en el saldo de débitos, como una posición abierta estadística. El importe de la
solicitud de anticipo no se contabiliza en contabilidad inicialmente, tampoco se indica el importe impositivo. Esto
ocurre posteriormente cuando se realiza el pago.
Los anticipos pueden realizarse de forma manual o automática con una ejecución de pagos programada. Si el sistema
crea el pago, los importes del impuesto y los de anticipos se contabilizan en las cuentas de libro mayor
correspondientes.
Una vez se ha recibido la factura final para el importe total, el sistema asigna automáticamente la posición de factura
total a la posición de anticipo si las referencias concuerdan. Se realiza una contabilización de transferencia desde
Requisitos previos
Las cuentas de anticipos se encuentran en el centro de trabajo Configuración empresarial, en la vista Lista de
actividades la fase Ajuste preciso. Para navegar hasta este paso, seleccione Contabilidad financiera y de gestión >
Plan de cuentas, estructuras de informes financieros, determinación de cuentas -> Proveedores o Clientes. Para
obtener más información acerca de la determinación de cuentas, consulte Configuración empresarial de
determinación de cuentas para una transacción comercial y Cuentas de reconciliación.
Flujo de proceso
1. Crear solicitud de anticipo
Una solicitud de anticipo nueva se crea en el centro de trabajo Facturación de proveedores. Si un anticipo se
basa en un pedido de cliente definido en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, debe introducir
una solicitud de anticipo con una referencia de pedido de cliente (y el número de pedido de cliente relevante).
Si introduce una factura más adelante, el sistema utiliza el número de pedido de cliente para identificar
automáticamente el anticipo al que se hace referencia. Para obtener más información, consulte Crear una
solicitud de anticipo [página 230].
2. Visualizar cuenta de proveedor
En el centro de trabajo Créditos, en la vista Proveedores en Cuentas de proveedor puede visualizar la solicitud
de anticipo con el estado Abierto.
3. Realización de un anticipo
La solicitud de anticipo se puede pagar de forma manual o automática con una ejecución de pagos. Para
pagar la solicitud de anticipo de forma manual, vaya al centro de trabajo Créditos a la vistas Proveedores y
Cuentas de proveedor. Su solicitud de anticipo se visualiza en el monitor de cuenta de proveedor con el estado
Abierto. Puede pagar la solicitud de anticipo de forma manual con la acción Pagar manualmente por
<modalidad de pago> (Pagar manualmente por cheque saliente, por ejemplo). Una vez que haya liberado el
cheque, puede visualizar el flujo de documentos marcando Cheque saliente -> Ver todo. Se da cuenta de que
el cheque se contabilizó como anticipo realizado y que se ha indicado un importe de impuestos provisionales.
Para pagar la solicitud de anticipo con una ejecución de pago automática, vaya al centro de trabajo
Créditos y a la vista Pagos automáticos. Una vez realizado el pago automático, el sistema visualiza una
propuesta de pago que contiene su solicitud de pago con el estado Abierto. Al programar una ejecución de
pago, y en función de sus opciones de configuración, su solicitud de pago se paga en al fecha de vencimiento .
No se soporta una compensación parcial para solicitudes de anticipo. Solo puede reinicializarse el importe
completo.
4. Indicar factura final
En el monitor de cuenta de proveedor, puede ver el anticipo con el estado Abierto Para entrar la factura final,
vaya al centro de trabajo Facturación a proveedores.
Para crear la factura final, el sistema propone compensar todos los anticipos efectuados existentes al
proveedor en la ficha Anticipos. Aquí, puede modificar el importe del anticipo que se debe compensar. Puede
compensar los importes restantes con una factura futura del proveedor.
5. Pagar factura final
Consulte también
Contabilizaciones para anticipos (método bruto)
Monitor de cuenta de proveedor
Descuentos por pronto pago para débitos en Finanzas
6.3.3 Tareas
Resumen
Si su empresa introduce documentos de compras o logística en el sistema, tales como pedidos, entradas de
mercancías y servicios, devoluciones de mercancías, entregas entrantes y salientes o entregas para terceros, puede
crear una factura o nota de crédito con referencia a uno o más de estos documentos anteriores. Al crear una nueva
factura o nota de crédito con referencia, el sistema propone automáticamente los detalles de los documentos
anteriores para la factura o nota de crédito. Como contador, puede crear facturas y notas de crédito de manera más
eficiente, y el proceso es menos propenso a errores.
Procedimiento
1. Vaya a Facturación de proveedores Entrada de facturas .
2. Para visualizar una lista de documentos anteriores, vaya a la lista Visualizar y seleccionar una lista.
Para obtener una descripción de cada lista, consulte la Guía rápida para la entrada de facturas (en Facturación
de proveedores) [página 205].
Por otro lado, también puede buscar documentos precedentes, por ejemplo, introduciendo el ID de pedido
de compra en el campo Buscar o utilizando la búsqueda Avanzada y filtrando por determinados criterios,
como el estado de facturación o entrega.
3. Seleccione uno o más de los documentos anteriores, y haga clic en Nueva factura o Nueva nota de crédito .
No puede modificar los detalles de asignación de costes que el sistema transfiere de los documentos
anteriores. Una excepción a esta regla es la asignación de cuentas de pedidos para los que no se
espera ninguna entrada de material ni servicios.
En este caso, puede asignar una factura o posición de nota de crédito a más de un tipo de asignación
de cuenta. Para ello, haga clic en Detalles de distribución de costes.
Puede distribuir la cantidad, el importe (solo si no existe cantidad) o el porcentaje entre los distintos
tipos de asignación de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se pulsa INTRO, el sistema crea
automáticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el valor y el porcentaje. Para
modificar la asignación de cuenta, seleccione la fila y seleccione una asignación de cuenta nueva.
Si se hace clic en Vista básica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignación e cuenta
múltiples de la posición de factura o posición de nota de crédito.
El sistema deja en blanco los detalles de asignación de costes para las posiciones de material en
stock, ya que no son relevantes para estas posiciones.
6. Posiciones
En Posiciones, haga clic en Añadir fila .
Puede añadir posiciones a la factura o nota de crédito de las formas siguientes:
● Introduzca un ID de producto y un precio.
El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, la descripción de producto y el código
de impuesto correspondientes, que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de
mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en el producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta
de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crédito.
Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación
automática de cuentas [página 182].
Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de costes, consulte Asignación de costes en
compras [página 28].
Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignación
de costes. Esto corresponde solo para Creación de factura de proveedor sin pedido.
8. Opcional: Agrupación de posiciones
Si las posiciones en la factura o nota de crédito de su proveedor se encuentran agrupadas de manera diferente
de las posiciones en el sistema, puede hacer que el sistema vuelva a agrupar las posiciones de acuerdo con
diferentes criterios seleccionando las posiciones y haciendo clic en Agrupar .
Para obtener más información, consulte Agrupar posiciones de factura y nota de crédito.
9. Opcional: Distribución de costes adicionales
Es posible añadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crédito, como
descuentos por pronto pago o reembolso de costes.
1. Haga clic en Añadir fila .
2. Introduzca el tipo de coste en la columna Descripción.
3. Introduzca al menos el código de impuesto y el importe que desea distribuir entre las posiciones de
factura y nota de crédito existentes.
Para obtener más información, consulte Distribución de costes y cantidades entre posiciones de factura y
nota de crédito [página 210].
10. Opcional: Distribución de cantidades facturadas
Para visualizar la forma en la que el sistema ha distribuido las cantidades de la factura o nota de crédito entre
las posiciones de los documentos precedentes, haga clic en Detalles de distribución de costes.
En la tabla Distribución de cantidades facturadas, el sistema muestra la posición y la cantidad de la posición
del documento anterior, como la entrada de mercancías y servicios, a la que se refiere la posición de la nota
de crédito o factura. Esto quiere decir que la posición de la nota de crédito o factura liquida la cantidad de la
posición del documento anterior. Puede ajustar la cantidad de la posición de factura o nota de crédito.
Si introduce una cantidad que excede la cantidad pendiente de la posición de referencia (es decir,
la cantidad que aún no se ha facturado o acreditado), el sistema distribuye la cantidad excedente
entre las otras posiciones de la tabla. Para visualizar las cantidades de posición ya facturadas o
acreditadas, haga clic en Flujo de documentos .
La última posición de la tabla siempre es una posición para la cual falta una referencia a un documento
anterior. Para obtener más información acerca del documento que falta, haga clic en Excepciones . Para
obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192].
Puede utilizar esta posición para añadir una cantidad para la cual no exista una cantidad pendiente en los
documentos anteriores.
11. Opcional: Plazos y retenciones
Si está de acuerdo con el proveedor para pagar la factura a plazos o si se estipula una retención, haga clic en
Detalles de pago.
● Plazos
1. Para pagar la factura en plazos, haga clic en Añadir plazo .
El sistema añade inicialmente dos filas a la tabla. La primera línea siempre es la línea de totales
de la tabla y está resaltada en amarillo.
2. En la segunda fila, puede introducir el primer plazo modificando el importe vencido o el porcentaje
del plazo.
3. Pulsar INTRO.
Si se pulsa INTRO automáticamente, el sistema crea automáticamente una fila nueva con el
importe vencido restante y el porcentaje. En caso necesario, puede añadir más plazos.
El sistema propone una fecha de vencimiento para cada plazo con un intervalo de tiempo
de un mes entre los plazos individuales. Si se especifica un intervalo de tiempo distinto
entre las fechas de vencimiento de los plazos, el sistema propondrá todas las fechas de
vencimiento de otros plazos de forma correspondiente.
● Retenciones
1. Si acuerda con el proveedor retener un porcentaje determinado del valor de factura total como
depósito de seguridad hasta que se haya entregado todo el material o todos los servicios se hayan
realizado, haga clic en Añadir retención .
Si los plazos de pago se han especificado para la factura, el sistema deja la fecha de
vencimiento del plazo en blanco y utiliza la fecha de vencimiento de la factura. Si necesita
fechas de vencimiento individuales para cada plazo, borre estos plazos de pago.
Consulte también
Crear una factura o nota de crédito sin un pedido [página 223]
Resumen
Puede realizar esta acción cuando un proveedor envía una factura o nota de crédito por correo electrónico o fax que
no contiene ninguna referencia porque, por ejemplo, no hay ningún pedido correspondiente o el pedido se creó fuera
del sistema.
Puede crear facturas o notas de crédito sin pedido en las ubicaciones siguientes:
● Facturación de proveedores Factura nueva sin pedido de cliente
● Facturación de proveedores Entrada de factura Crear Factura sin pedido de compra
Procedimiento
1. Introduzca todos los datos tal como se especifica en el documento que recibió de su proveedor por correo o
fax.
● Proveedor
Introduzca el ID de proveedor. Si no dispone de los detalles del proveedor en el sistema, haga clic en
Nuevo para crear un nuevo registro de proveedor.
● Información general
1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.
2. Opcional: Puede añadir el campo Descuento global.
Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Información general, seleccione Descuento
neto global o Descuento bruto global y grabe.
Opcional: Si introduce una factura o una nota de crédito para una empresa mexicana, introduzca
el ID de factura oficial y la fecha Aprobado el .
Para obtener más información, consulte Procesamiento de facturas: México.
3. Opcional: Puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos de forma
manual o dejar que el sistema complete estos campos automáticamente una vez añadidas las
posiciones haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuación, Calcular importes
totales.
4. Para introducir los detalles de distribución de costes para los costes de entrega, haga clic en
Visualizar todo
2. Posiciones
En Posiciones, haga clic en Añadir fila .
Puede añadir posiciones a la factura o nota de crédito de las formas siguientes:
● Introduzca un ID de producto y un precio.
El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, la descripción de producto y el código
de impuesto correspondientes, que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de
mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en el producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta
de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crédito.
Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación
automática de cuentas [página 182].
● Si no puede encontrar ningún producto adecuado en el sistema, introduzca una categoría de producto,
un tipo de producto, una descripción de producto, una cantidad y un precio.
El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, y calcula el importe fiscal para cada
código de impuesto que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la
cuenta de mayor (origen) basada en la categoría de producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué
cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crédito.
Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación
automática de cuentas [página 182].
● Si no puede encontrar ningún producto o ninguna categoría de producto que se adecúe en el sistema,
introduzca una descripción de producto, un tipo de producto, un código de impuesto, una cantidad,
un precio neto y una cuenta de mayor.
El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinación de cuentas.
Para obtener más información, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido)
(determinación de cuentas).
3. Asignación de costes
En Asignación de costes en la lista Tipo de asignación de costes, seleccione un tipo de asignación de costes
para cada posición. Según el tipo de asignación de costes que se seleccione, el sistema visualiza más campos
para los objetos de costes.
Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de costes, consulte Asignación de costes en
compras [página 28].
Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignación
de costes. Esto corresponde solo para Creación de factura de proveedor sin pedido.
4. Opcional: Distribución de costes adicionales
Es posible añadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crédito, como
descuentos por pronto pago o reembolso de costes.
1. Haga clic en Añadir fila .
2. Introduzca el tipo de coste en la columna Descripción.
3. Introduzca al menos el código de impuesto y el importe que desea distribuir entre las posiciones de
factura y nota de crédito existentes.
4. También se puede introducir una cuenta de mayor que el sistema utiliza únicamente para clasificar
los gastos y no para la determinación de cuentas.
5. Seleccione la casilla Distribuir costes adicionales de manera proporcional o la casilla Distribuir valor de
abono de manera proporcional.
El sistema distribuye de manera proporcional el importe de la posición adicional de coste o valor de
abono entre los importes del resto de posiciones.
Para obtener más información, consulte Distribución de costes y cantidades entre posiciones de factura y
nota de crédito [página 210].
5. Opcional: Facturación multisociedad
Opciones de configuración
Generalmente, son los administradores quienes realizan las parametrizaciones de configuración Si
no cuenta con la autorización requerida, contáctese con un administrador.
Se ha habilitado Facturación de proveedores multisociedad en la configuración de la solución. Para
hallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la
vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en
Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definición del alcance, asegúrese de haber
seleccionado Facturación de proveedores dentro de Compras.
En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición del alcance Compras y seleccione
Facturación de proveedores. Seleccione Facturas y notas de crédito de proveedores Entrada de
facturas de proveedores y confirme que se cargan facturas a las empresas asociadas.
Para obtener más información acerca de la definición de las reglas de contabilización entre
empresas, consulte Contabilización directa a empresas asociadas: Guía de configuración.
Si su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, puede cargar las posiciones de factura sin
referencia a un pedido de compra a sus empresas asociadas, por ejemplo, para costes adicionales.
El sistema no carga impuestos a las empresas a facturar. De ahí que para Alemania se
recomiende utilizar este proceso solo dentro de un grupo de declaración de impuestos.
Para obtener más información, consulte Grupo de declaración de impuestos.
Ejemplo
Su empresa de telefonía le ha enviado una factura que contiene una posición de factura con un
importe de 500,00 USD. Dado que su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, solo
desea pagar 250,00 USD de factura telefónica y desea cargar 250,00 USD a una de sus empresas
asociadas. Para ello, se crean las dos siguientes posiciones de factura:
● Posición 1: Importe 250,00 USD
La posición 1 se cargará a la empresa compradora.
● Posición 2: El importe de 250,00 USD y la empresa B introducidos como empresa a facturar.
La posición 2 se cargará a la empresa asociada B.
Para obtener más información acerca de los procesos entre empresas, consulte Procesos entre empresas
en SAP Business ByDesign.
6. Opcional: Plazos y retenciones
Si está de acuerdo con el proveedor para pagar la factura a plazos o si se estipula una retención, haga clic en
Detalles de pago.
● Plazos
1. Para pagar la factura en plazos, haga clic en Añadir plazo .
El sistema añade inicialmente dos filas a la tabla. La primera línea siempre es la línea de totales
de la tabla y está resaltada en amarillo.
2. En la segunda fila, puede introducir el primer plazo modificando el importe vencido o el porcentaje
del plazo.
3. Pulsar INTRO.
Si se pulsa INTRO automáticamente, el sistema crea automáticamente una fila nueva con el
importe vencido restante y el porcentaje. En caso necesario, puede añadir más plazos.
El sistema propone una fecha de vencimiento para cada plazo con un intervalo de tiempo
de un mes entre los plazos individuales. Si se especifica un intervalo de tiempo distinto
entre las fechas de vencimiento de los plazos, el sistema propondrá todas las fechas de
vencimiento de otros plazos de forma correspondiente.
● Retenciones
1. Si acuerda con el proveedor retener un porcentaje determinado del valor de factura total como
depósito de seguridad hasta que se haya entregado todo el material o todos los servicios se hayan
realizado, haga clic en Añadir retención .
Si los plazos de pago se han especificado para la factura, el sistema deja la fecha de
vencimiento del plazo en blanco y utiliza la fecha de vencimiento de la factura. Si necesita
fechas de vencimiento individuales para cada plazo, borre estos plazos de pago.
Consulte también
Crear una factura o nota de crédito con referencia a documentos anteriores [página 218]
Resumen
Cuando se importan productos de otros países, éstos pueden estar sujetos a impuestos y derechos de aduana. Para
estos impuestos y derechos de aduana se crea una factura de aduana en base a la factura que recibió de las
autoridades aduaneras.
Puede crear facturas de aduana en las ubicaciones siguientes:
● Facturación de proveedores Nueva factura de aduana
● Facturación de proveedores Entrada de factura Nuevo Factura de aduana
Procedimiento
1. Introduzca todos los datos tal como se especifica en el documento que recibió de la autoridad aduanera por
correo o fax.
● Proveedor
Introduzca el ID de la autoridad aduanera en el campo Proveedor. Si no dispone de los detalles de la
autoridad aduanera en su sistema, haga clic en Nuevo para crear un nuevo registro de proveedor
para dicha autoridad.
● Información general
1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.
2. Opcional: Puede añadir el campo Descuento global.
Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Información general, seleccione Descuento
neto global o Descuento bruto global y grabe.
3. Opcional: Puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos de
forma manual o dejar que el sistema complete estos campos automáticamente una vez
añadidas las posiciones haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuación, Calcular
importes totales.
2. Posiciones
En Posiciones, haga clic en Añadir fila .
Puede utilizar los siguientes tipos de posiciones en las facturas de aduana:
● Posición del Debe de IVA de importación
Este tipo de posición contiene el importe del impuesto como un importe neto.
En los casos en que el proveedor paga los impuestos y le exige un reembolso, la posición del Debe del
IVA de importación también se puede utilizar en facturas de proveedor normales.
● Posición del Debe de derechos de aduana
Este tipo de posición no es imponible. No puede introducir un código de impuesto.
a. Introduzca una descripción de producto.
b. Introduzca un importe en el campo Importe neto.
El importe introducido se contabiliza como un importe de impuesto en la gestión financiera y se
declarará en una declaración de impuestos. No tiene que introducir una información sobre la
cantidad o el precio neto.
c. Seleccione una cuenta de mayor.
3. Asignación de costes
En Asignación de costes en la lista Tipo de asignación de costes, seleccione un tipo de asignación de costes
para cada posición. Según el tipo de asignación de costes que se seleccione, el sistema visualiza más campos
para los objetos de costes.
Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de costes, consulte Asignación de costes en
compras [página 28].
Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignación
de costes. Esto corresponde solo para Creación de factura de proveedor sin pedido.
4. Para actualizar el importe total bruto y el importe total de impuestos correspondientes a las posiciones
añadidas, haga clic en Acciones y seleccione, a continuación, Calcular importes totales.
5. Opcional: Referencia a pedido de compra
Puede añadir una referencia a un pedido haciendo clic en Visualizar todo , seleccionando Posiciones e
introduciendo el ID de pedido en la columna ID de pedido.
Por consiguiente, recibirá la tarea Verificar facturas de aduanas para factura de proveedor cancelada
[página 197] cuando se ha cancelado una factura o nota de crédito con referencia a este pedido. A
continuación, puede verificar si también se debe cancelar la factura de aduana. El sistema solo envía esta
tarea si ha añadido la referencia al pedido en la factura de aduana. El sistema no utiliza esta referencia para
ningún otro objetivo.
Para volver a la pantalla Nueva factura de aduana, haga clic en Vista básica .
6. Completar el documento
Resumen
Para algunos procesos de compras es necesario realizar anticipos antes de la entrega de mercancías o la provisión
de servicios. En la mayoría de casos, estas solicitudes de anticipo se refieren a pedidos. Cuando un contable crea
una factura final, el sistema puede determinar automáticamente si se ha realizado uno o más anticipos para un
pedido y reduce el importe debido de la factura final, si es necesario.
Puede crear solicitudes de anticipo en las ubicaciones siguientes:
Procedimiento
1. Introduzca todos los datos tal como se especifica en el documento que recibió de su proveedor por correo o
fax.
● Proveedor
Introduzca el ID de proveedor. Si no dispone de los detalles del proveedor en el sistema, haga clic en
Nuevo para crear un nuevo registro de proveedor.
● Información general
1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.
2. Opcional: Puede añadir el campo Descuento global.
Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Información general, seleccione Descuento
neto global o Descuento bruto global y grabe.
Opcional: Si introduce una factura o una nota de crédito para una empresa mexicana, introduzca
el ID de factura oficial y la fecha Aprobado el .
Para obtener más información, consulte Procesamiento de facturas: México.
3. Opcional: Puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos de forma
manual o dejar que el sistema complete estos campos automáticamente una vez añadidas las
posiciones haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuación, Calcular importes
totales.
4. Para introducir los detalles de distribución de costes para los costes de entrega, haga clic en
Visualizar todo
2. Posiciones
En Posiciones, haga clic en Añadir fila .
Puede añadir posiciones del siguiente modo:
● Introduzca el ID de producto, el ID de pedido (opcional), el código de impuesto (si no se rellena
automáticamente) y el importe bruto/neto.
El sistema encuentra la correspondiente descripción de producto y, si es posible, el código de
impuesto. Si está disponible, el sistema utilizará el ID de pedido para reducir el importe debido de la
factura final en función del importe de la solicitud de anticipo. El sistema deriva la cuenta de mayor o
la cuenta de mayor (origen) en base al producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta de mayor
Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de costes, consulte Asignación de costes en
compras [página 28].
Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignación
de costes. Esto corresponde solo para Creación de factura de proveedor sin pedido.
5. Para completar la solicitud de anticipo, puede:
● Comprobar si la solicitud de anticipo está completa y es correcta haciendo clic en Verificar .
El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Según las
parametrizaciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones para ciertos errores.
Para aclarar las excepciones, haga clic en Mostrar excepciones .
Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192].
● Grabar un borrador de la solicitud de anticipo que puede completar en otro momento haciendo clic en
Grabar .
El sistema crea automáticamente la tarea Completar factura de proveedor [página 195] y la muestra
en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores.
● Liberar la solicitud de anticipo haciendo clic en Contabilizar .
Antes de contabilizar la solicitud de anticipo, el sistema verifica los datos y muestra mensajes de error,
si es necesario. Según las parametrizaciones en la configuración empresarial, el sistema crea
excepciones para ciertos errores.
Consulte también
Anticipos realizados en Finanzas [página 216]
Contabilizaciones para anticipos (método bruto)
Monitor de cuenta de proveedor
Resumen
Para crear una nueva factura o nota de crédito, puede escanear el documento que recibe del proveedor y cargarlo
manualmente como un archivo pdf en el sistema SAP Business ByDesign. Después puede anexar el archivo cargado
a la nueva factura o nota de crédito. Si el software del escáner también crea archivos txt a partir de los documentos
escaneados, el sistema puede utilizar el archivo txt para proponer los detalles de la factura o nota de crédito, lo que
le permite crear facturas y notas de crédito de manera más eficiente.
Puede crear facturas escaneadas y notas de crédito en las ubicaciones siguientes:
● Facturación de proveedores Nueva factura escaneada/Nueva nota de crédito escaneada
● Facturación de proveedores Entrada de facturas Nuevo Factura escaneada/Nota de crédito
escaneada
Requisitos previos
● El software del escáner crea un archivo pdf a partir de una factura o nota de crédito escaneada.
● Opcional: El software del escáner también crea un archivo txt a partir de la factura o nota de crédito escaneada.
● Opcional: El escáner está equipado con un alimentador de documentos automático.
Esto es importante al momento de escanear facturas o notas de crédito de más de una página. Sin un
alimentador de documentos automático, tiene que escanear cada página de manera individual.
Opciones de configuración
La entrada de las facturas y las notas de crédito que utilizan un escáner está habilitada en la configuración de la
solución. Para hallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la
vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en
Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Alcance asegúrese de que se ha seleccionado Facturación de
proveedores dentro de Compras.
En la etapa Preguntas despliegue el elemento de alcance Compras y seleccione Facturación de proveedores.
Seleccione Facturas de proveedor y Notas de crédito y responda a las cuestiones relacionadas con la Entrada de
facturas de proveedor vía escaneo.
Procedimiento
1. Crear una factura o nota de crédito mediante un archivo PDF
Escanee el documento que recibe del proveedor por correo electrónico o fax.
El software del escáner crea un archivo pdf a partir de la factura o nota de crédito escaneada.
2. Para cargar el archivo pdf como anexo, vaya a la pantalla Nueva factura escaneada/Nueva nota de crédito,
haga clic en Añadir y seleccione, a continuación, Archivo.
3. En la ventana nueva, busque el archivo pdf, actualice el título del documento (opcional), seleccione
Documento original como tipo de documento y haga clic en Añadir .
El sistema carga el archivo pdf y lo visualiza en la pantalla Nueva factura escaneada/Nueva nota de crédito.
4. Si la factura o nota de crédito escaneada contiene una referencia a un pedido de compra, introduzca el ID del
pedido de compra en Documentos de referencia.
En base al pedido de compra, el sistema buscará la empresa compradora, el proveedor y las posiciones.
5. Información general
1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.
2. Opcional: Puede añadir el campo Descuento global.
Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Información general, seleccione Descuento neto
global o Descuento bruto global y grabe.
No puede modificar los detalles de asignación de costes que el sistema transfiere desde el pedido.
Una excepción a esta regla es la asignación de cuentas de pedidos para los que no se espera ninguna
entrada de material ni servicios.
7. Opcional:
Posiciones
En Posiciones, haga clic en Añadir fila .
Puede añadir posiciones a la factura o nota de crédito de las formas siguientes:
● Introduzca un ID de producto y un precio.
El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, la descripción de producto y el código
de impuesto correspondientes, que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de
mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en el producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta
de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crédito.
Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación
automática de cuentas [página 182].
● Si no puede encontrar ningún producto adecuado en el sistema, introduzca una categoría de producto,
un tipo de producto, una descripción de producto, una cantidad y un precio.
El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, y calcula el importe fiscal para cada
código de impuesto que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la
cuenta de mayor (origen) basada en la categoría de producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué
cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crédito.
Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación
automática de cuentas [página 182].
● Si no puede encontrar ningún producto o ninguna categoría de producto que se adecúe en el sistema,
introduzca una descripción de producto, un tipo de producto, un código de impuesto, una cantidad,
un precio neto y una cuenta de mayor.
El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinación de cuentas.
Para obtener más información, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido)
(determinación de cuentas).
8. Opcional:
Asignación de costes
En Asignación de costes en la lista Tipo de asignación de costes, seleccione un tipo de asignación de costes
para cada posición. Según el tipo de asignación de costes que se seleccione, el sistema visualiza más campos
para los objetos de costes.
Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de costes, consulte Asignación de costes en
compras [página 28].
Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignación
de costes. Esto corresponde solo para Creación de factura de proveedor sin pedido.
9. Opcional: Distribución de cantidades facturadas
Para visualizar la forma en la que el sistema ha distribuido las cantidades de la factura o nota de crédito entre
las posiciones de los documentos precedentes, haga clic en Detalles de distribución de costes.
En la tabla Distribución de cantidades facturadas, el sistema muestra la posición y la cantidad de la posición
del documento anterior, como la entrada de mercancías y servicios, a la que se refiere la posición de la nota
de crédito o factura. Esto quiere decir que la posición de la nota de crédito o factura liquida la cantidad de la
posición del documento anterior. Puede ajustar la cantidad de la posición de factura o nota de crédito.
Si introduce una cantidad que excede la cantidad pendiente de la posición de referencia (es decir,
la cantidad que aún no se ha facturado o acreditado), el sistema distribuye la cantidad excedente
entre las otras posiciones de la tabla. Para visualizar las cantidades de posición ya facturadas o
acreditadas, haga clic en Flujo de documentos .
La última posición de la tabla siempre es una posición para la cual falta una referencia a un documento
anterior. Para obtener más información acerca del documento que falta, haga clic en Excepciones . Para
obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192].
Puede utilizar esta posición para añadir una cantidad para la cual no exista una cantidad pendiente en los
documentos anteriores.
10. Opcional: Agrupación de posiciones
Si las posiciones en la factura o nota de crédito de su proveedor se encuentran agrupadas de manera diferente
de las posiciones en el sistema, puede hacer que el sistema vuelva a agrupar las posiciones de acuerdo con
diferentes criterios seleccionando las posiciones y haciendo clic en Agrupar .
Para obtener más información, consulte Agrupar posiciones de factura y nota de crédito.
11. Opcional: Distribución de costes adicionales
Es posible añadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crédito, como
descuentos por pronto pago o reembolso de costes.
1. Haga clic en Añadir fila .
2. Introduzca el tipo de coste en la columna Descripción.
3. Introduzca al menos el código de impuesto y el importe que desea distribuir entre las posiciones de
factura y nota de crédito existentes.
4. También se puede introducir una cuenta de mayor que el sistema utiliza únicamente para clasificar
los gastos y no para la determinación de cuentas.
Para obtener más información, consulte Distribución de costes y cantidades entre posiciones de factura y
nota de crédito [página 210].
12. Opcional: Facturación multisociedad
Opciones de configuración
Generalmente, son los administradores quienes realizan las parametrizaciones de configuración Si
no cuenta con la autorización requerida, contáctese con un administrador.
Se ha habilitado Facturación de proveedores multisociedad en la configuración de la solución. Para
hallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la
vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en
Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definición del alcance, asegúrese de haber
seleccionado Facturación de proveedores dentro de Compras.
En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición del alcance Compras y seleccione
Facturación de proveedores. Seleccione Facturas y notas de crédito de proveedores Entrada de
facturas de proveedores y confirme que se cargan facturas a las empresas asociadas.
Para obtener más información acerca de la definición de las reglas de contabilización entre
empresas, consulte Contabilización directa a empresas asociadas: Guía de configuración.
Si su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, puede cargar las posiciones de factura sin
referencia a un pedido de compra a sus empresas asociadas, por ejemplo, para costes adicionales.
1. Asegúrese de haber creado una posición de factura para cada importe de factura que desea cargar a
la empresa asociada incluso si la factura original del proveedor contiene solo una posición de factura.
Esto es necesario ya que es posible asignar posiciones que se cargan a las empresas asociadas a solo
un tipo de asignación de costes.
2. Por cada posición que se desea cargar a una empresa asociada, introduzca una empresa asociada en
el campo Empresa a facturar.
El sistema crea automáticamente débitos y créditos multisociedad sin contabilizar una factura
separada para la empresa asociada. Esto significa que no se necesitará ninguna contabilización
manual adicional en la gestión financiera.
El sistema no carga impuestos a las empresas a facturar. De ahí que para Alemania se
recomiende utilizar este proceso solo dentro de un grupo de declaración de impuestos.
Para obtener más información, consulte Grupo de declaración de impuestos.
Ejemplo
Su empresa de telefonía le ha enviado una factura que contiene una posición de factura con un
importe de 500,00 USD. Dado que su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, solo
desea pagar 250,00 USD de factura telefónica y desea cargar 250,00 USD a una de sus empresas
asociadas. Para ello, se crean las dos siguientes posiciones de factura:
● Posición 1: Importe 250,00 USD
La posición 1 se cargará a la empresa compradora.
● Posición 2: El importe de 250,00 USD y la empresa B introducidos como empresa a facturar.
La posición 2 se cargará a la empresa asociada B.
El sistema propone una fecha de vencimiento para cada plazo con un intervalo de tiempo
de un mes entre los plazos individuales. Si se especifica un intervalo de tiempo distinto
entre las fechas de vencimiento de los plazos, el sistema propondrá todas las fechas de
vencimiento de otros plazos de forma correspondiente.
● Retenciones
1. Si acuerda con el proveedor retener un porcentaje determinado del valor de factura total como
depósito de seguridad hasta que se haya entregado todo el material o todos los servicios se hayan
realizado, haga clic en Añadir retención .
El sistema añade inicialmente tres filas a la tabla. La primera línea siempre es la línea de totales
de la tabla y está resaltada en amarillo.
2. En la fila de la retención, puede introducir un importe o un porcentaje como el 5%.
3. Introduzca un tipo de cuenta de reconciliación, por ejemplo, Retención de acreedores.
Para obtener más información, consulteCuentas de reconciliación.
4. Pulsar INTRO.
El sistema completa la fila del plazo restante automáticamente. En caso necesario, puede añadir
más plazos.
Si los plazos de pago se han especificado para la factura, el sistema deja la fecha de
vencimiento del plazo en blanco y utiliza la fecha de vencimiento de la factura. Si necesita
fechas de vencimiento individuales para cada plazo, borre estos plazos de pago.
Alternativas
Crear una factura o nota de crédito mediante un archivo PDF y un archivo TXT
1. Escanee el documento que recibe del proveedor por correo electrónico o fax.
El software del escáner crea un archivo pdf y un archivo txt a partir de la factura o nota de crédito escaneada.
El sistema de SAP Business ByDesign utiliza el archivo txt para proponer todos los detalles de la factura o
nota de crédito, que después usted puede verificar y editar según corresponde. Si no cuenta con el archivo
txt, tiene que introducir todos los detalles de la factura o nota de crédito manualmente.
2. Para cargar el archivo pdf como anexo, vaya a la pantalla Nueva factura escaneada/Nueva nota de crédito,
haga clic en Añadir y seleccione, a continuación, Archivo.
3. En la ventana nueva, busque el archivo pdf, actualice el título del documento (opcional), seleccione
Documento original como tipo de documento y haga clic en Añadir .
El sistema carga el archivo pdf y lo visualiza en la pantalla Nueva factura escaneada/Nueva nota de crédito.
4. Para cargar el archivo txt, haga clic en Añadir y seleccione, a continuación, Archivo.
5. En la nueva ventana, añada el archivo txt, actualice el título del documento (opcional), seleccione Texto de
factura sin formato como el tipo de documento y haga clic en Añadir .
6. Haga clic en Finalizar carga de documento escaneado .
Resumen
Puede exportar diferentes tipos de datos del sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel. Luego, puede utilizar
Microsoft Excel para organizar y analizar los datos.
Puede exportar datos de un informe o de una lista de trabajo.
Requisitos previos
Vaya a Mi PC en la vista Resumen de autoservicios en el centro de trabajo Página principal para asegurarse de que
se cumplen los siguientes requisitos previos:
● Debe haber instalado el último add-In para Microsoft Excel®.
Haga clic en Instalar software adicional.
● Las parametrizaciones de su navegador se han efectuado con éxito.
Haga clic en Revisar las parametrizaciones de Mi PC.
Procedimiento
1. Antes de poder exportar los datos, debe estar visualizándolos. Dependiendo de los datos que desee exportar,
seleccione una de las opciones.
● Para exportar datos de un informe, abra el informe y seleccione si desea exportar la tabla o el gráfico
haciendo clic en Cambiar a gráfico o Cambiar a tabla.
● Para exportar datos de una lista de trabajo, abra la lista de trabajo y haga clic en Ir.
2. Para exportar datos desde un gráfico, una tabla o una lista de trabajo, haga clic en Exportar y, luego, en A
Microsoft Excel.
La lista completa de datos que visualiza en la pantalla se exportará a Microsoft Excel.
Resumen
En la vista Entrada de factura del centro de trabajo Facturación de proveedor, puede crear facturas o notas de crédito
al introducirlas en una plantilla de Microsoft Excel y cargarlas en el sistema SAP Business ByDesign.
Requisitos previos
Se ha adquirido e instalado el add-in para cargar facturas de proveedor utilizando Microsoft Excel en SAP Business
ByDesign Store y se ha instalado.
Opciones de configuración
La carga de facturas de proveedor y notas de crédito mediante Microsoft Excel se ha activado en su configuración
de la solución. Para hallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione
la vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en
Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Alcance asegúrese de que se ha seleccionado Facturación de
proveedores dentro de Compras.
En la etapa Preguntas despliegue el elemento de alcance Compras y seleccione Facturación de proveedores.
Seleccione Facturas de proveedor y Notas de crédito y confirme la cuestión relacionada con la Entrada de facturas
de proveedor vía escaneo.
Pasos
En la vista Entrada de factura del centro de trabajo Facturación de proveedor, haga clic en Nuevo y, a continuación,
marque Importar de Microsoft Excel.
Obtener plantilla
1. Seleccione la plantilla.
Seleccione la plantilla en el idioma requerido y haga clic en Descargar.
Puede seleccionar cualquier idioma que haya seleccionado durante la definición del alcance. Si sólo
ha seleccionado un idioma durante la definición del alcance, no obtendrá una selección de las
versiones de idioma para elegir.
2. Decida qué desea hacer con la plantilla. Seleccione una de las siguientes opciones:
● Si sólo desea utilizar la plantilla una vez, puede abrir la plantilla sin grabarla. Haga clic en Abrir.
● Si desea grabar la plantilla para poder utilizarla de nuevo, seleccione una ubicación para grabar el fichero,
introduzca un nombre de fichero apropiado y haga clic en Grabar. Después, haga clic en Abrir.
Si ha descargado y grabado previamente esta plantilla en su PC, navegue a la ubicación en la que grabó la
plantilla y ábrala.
Si no se visualiza la cinta Add-In SAP, verifique que se haya instalado correctamente el Add-In para
Microsoft Excel (consulte Requisitos previos en este documento).
Se abre una ventana de diálogo en la que podrá introducir los datos detallados de entrada al sistema. El URL
del sistema se propone automáticamente. El URL del sistema es el URL del sistema SAP Business ByDesign
con el que está trabajando.
2. Introduzca su ID de usuario y su contraseña, y haga clic en Entrar al sistema.
Introduzca o copie la factura o la información de la nota de crédito en las filas y en las columnas adecuadas.
La tabla siguiente describe columnas para las que se requiere más información:
Sólo puede cargar una posición de factura a una empresa socia si la posición
no hace referencia a una orden de cliente.
El sistema no carga impuestos a las empresas Cargo a. Por eso, para Alemania
se recomienda utilizar este proceso sólo dentro de un grupo de gestión de
informes.
Resultado
Las facturas y notas de crédito nuevas se graban o contabilizan en el sistema SAP Business ByDesign.
Para visualizar las facturas y las notas de crédito que se han creado mediante la plantilla de Microsoft Excel, pase a
la vista Facturas y notas de crédito del centro de trabajo Facturación de proveedor. En visualizar seleccioneTod
Toduos los documentos y haga clic en Avanzado. En Introducir método, seleccione Aplicación externa y haga clic en
Ir .
Si necesita realizar cambios a estas facturas o notas de crédito, debe realizarlos directamente en el sistema.
La vista Facturas y abonos del centro de trabajo Facturación de proveedores le ofrece un resumen de todas las
facturas, facturas de clientes, abonos y solicitudes de anticipo que se han contabilizado, pagado o cancelado.
Utilizando estos documentos puede crear documentos de seguimiento, como créditos y cargas posteriores, abonos
y documentos de cancelación. También puede utilizar los documentos de facturación existentes como plantillas
para nuevas facturas, abonos y solicitudes de anticipo, copiándolos.
Conceptos básicos
Tareas
Resumen
Puede crear un débito o crédito posterior cuando quedan costes por cobrar o acreditar, por ejemplo, los gastos de
transporte de productos que ya fueron facturados. Un débito posterior es un documento de seguimiento que hace
referencia a una factura o nota de crédito contabilizada, y que aumenta la deuda en la factura o reduce el crédito en
la nota de crédito. Un crédito posterior tiene el efecto contrario. Es un documento de seguimiento que hace referencia
a una factura o nota de crédito contabilizada, y que reduce la deuda en la factura o aumenta el crédito en la nota de
crédito.
Al crear un crédito o débito posterior, el sistema solo modifica el importe de la factura o nota de crédito
original.
Debe crear una nota de crédito si desea modificar la cantidad y el importe de la posición de factura o nota
de crédito original.
Para obtener más información, consulte Crear una nota de crédito para una factura [página 251].
Procedimiento
1. Vaya a Facturación de proveedores Facturas y notas de crédito .
Para visualizar una lista de todas las facturas y notas de crédito contabilizadas o pagadas, vaya a la lista
Visualizar y seleccione una de las siguientes opciones:
● Facturas - Concluidas la semana pasada
● Notas de crédito - Concluidas la semana pasada
Como alternativa, también puede buscar una factura o nota de crédito, por ejemplo, introduciendo el ID de
la factura o nota de crédito en el campo Buscar o utilizando la búsqueda Avanzada y filtrando según
determinados criterios.
2. Seleccione la factura o nota de crédito para la cual desea crear un débito o crédito posterior, haga clic en
Nuevo y, a continuación, seleccione Débito posterior o Crédito posterior.
El sistema propone los detalles de la factura o nota de crédito para la cual desea crear un débito o crédito
posterior.
3. Información general
1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.
2. Opcional: Puede añadir el campo Descuento global.
Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Información general, seleccione Descuento neto
global o Descuento bruto global y grabe.
3. Opcional: Puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos de forma
manual o dejar que el sistema complete estos campos automáticamente una vez añadidas las
posiciones haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuación, Calcular importes totales.
Si introduce una cantidad que excede la cantidad pendiente de la posición de referencia (es decir,
la cantidad que aún no se ha facturado o acreditado), el sistema distribuye la cantidad excedente
entre las otras posiciones de la tabla. Para visualizar las cantidades de posición ya facturadas o
acreditadas, haga clic en Flujo de documentos .
La última posición de la tabla siempre es una posición para la cual falta una referencia a un documento
anterior. Para obtener más información acerca del documento que falta, haga clic en Excepciones . Para
obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192].
Puede utilizar esta posición para añadir una cantidad para la cual no exista una cantidad pendiente en los
documentos anteriores.
6. Opcional:
Posiciones
En Posiciones, haga clic en Añadir fila .
Puede añadir posiciones a la factura o nota de crédito de las formas siguientes:
● Introduzca un ID de producto y un precio.
El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, la descripción de producto y el código
de impuesto correspondientes, que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de
mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en el producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta
de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crédito.
Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación
automática de cuentas [página 182].
● Si no puede encontrar ningún producto adecuado en el sistema, introduzca una categoría de producto,
un tipo de producto, una descripción de producto, una cantidad y un precio.
El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, y calcula el importe fiscal para cada
código de impuesto que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la
cuenta de mayor (origen) basada en la categoría de producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué
cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crédito.
Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación
automática de cuentas [página 182].
● Si no puede encontrar ningún producto o ninguna categoría de producto que se adecúe en el sistema,
introduzca una descripción de producto, un tipo de producto, un código de impuesto, una cantidad,
un precio neto y una cuenta de mayor.
El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinación de cuentas.
Para obtener más información, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido)
(determinación de cuentas).
Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de costes, consulte Asignación de costes en
compras [página 28].
Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignación
de costes. Esto corresponde solo para Creación de factura de proveedor sin pedido.
8. Opcional: Distribución de costes adicionales
Es posible añadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crédito, como
descuentos por pronto pago o reembolso de costes.
1. Haga clic en Añadir fila .
2. Introduzca el tipo de coste en la columna Descripción.
3. Introduzca al menos el código de impuesto y el importe que desea distribuir entre las posiciones de
factura y nota de crédito existentes.
4. También se puede introducir una cuenta de mayor que el sistema utiliza únicamente para clasificar
los gastos y no para la determinación de cuentas.
5. Seleccione la casilla Distribuir costes adicionales de manera proporcional o la casilla Distribuir valor de
abono de manera proporcional.
El sistema distribuye de manera proporcional el importe de la posición adicional de coste o valor de
abono entre los importes del resto de posiciones.
Para obtener más información, consulte Distribución de costes y cantidades entre posiciones de factura y
nota de crédito [página 210].
9. Opcional: Plazos y retenciones
Si está de acuerdo con el proveedor para pagar la factura a plazos o si se estipula una retención, haga clic en
Detalles de pago.
● Plazos
1. Para pagar la factura en plazos, haga clic en Añadir plazo .
El sistema añade inicialmente dos filas a la tabla. La primera línea siempre es la línea de totales
de la tabla y está resaltada en amarillo.
2. En la segunda fila, puede introducir el primer plazo modificando el importe vencido o el porcentaje
del plazo.
3. Pulsar INTRO.
El sistema propone una fecha de vencimiento para cada plazo con un intervalo de tiempo
de un mes entre los plazos individuales. Si se especifica un intervalo de tiempo distinto
entre las fechas de vencimiento de los plazos, el sistema propondrá todas las fechas de
vencimiento de otros plazos de forma correspondiente.
● Retenciones
1. Si acuerda con el proveedor retener un porcentaje determinado del valor de factura total como
depósito de seguridad hasta que se haya entregado todo el material o todos los servicios se hayan
realizado, haga clic en Añadir retención .
El sistema añade inicialmente tres filas a la tabla. La primera línea siempre es la línea de totales
de la tabla y está resaltada en amarillo.
2. En la fila de la retención, puede introducir un importe o un porcentaje como el 5%.
3. Introduzca un tipo de cuenta de reconciliación, por ejemplo, Retención de acreedores.
Para obtener más información, consulteCuentas de reconciliación.
4. Pulsar INTRO.
El sistema completa la fila del plazo restante automáticamente. En caso necesario, puede añadir
más plazos.
Si los plazos de pago se han especificado para la factura, el sistema deja la fecha de
vencimiento del plazo en blanco y utiliza la fecha de vencimiento de la factura. Si necesita
fechas de vencimiento individuales para cada plazo, borre estos plazos de pago.
Resumen
Si devuelve mercancías entregadas para las cuales ya se había contabilizado o corregido una factura contabilizada
el proveedor le enviará una nota de crédito por correo electrónico o fax. Puede, entonces, crear en el sistema la nota
de crédito para la factura contabilizada.
Al crear una nota de crédito para una factura, el sistema modifica la cantidad y el importe de la factura
original.
Si solo desea modificar el importe de la factura original, cree un crédito posterior.
Para obtener más información, consulte Crear un crédito o débito posterior [página 247].
Procedimiento
1. Vaya a Facturación de proveedores Facturas y notas de crédito .
Para visualizar una lista de facturas contabilizadsa y pagadas vaya a la lista Mostrar y seleccione Facturas —
Acabadas la semana pasada. Si aún no se contabilizó la factura, vaya a la lista Mostrar y seleccione Todos los
documentos.
Por otro lado, también puede buscar una factura, por ejemplo, al introducir el ID de factura en el campo
Buscar o al utilizar la búsqueda Avanzada y filtrar por ciertos criterios, como el estado de facturación.
2. Seleccione una factura, haga clic en Crear y después seleccione Nota de crédito.
El sistema propone los detalles de la factura contabilizada o pagada en la pantalla Nueva nota de crédito.
4. Verifique los detalles y modifique los datos necesarios, como, por ejemplo, la cantidad, de acuerdo con la
nota de crédito que recibió del proveedor.
5. Opcional: Distribución de cantidades facturadas
Para visualizar la forma en la que el sistema ha distribuido las cantidades de la factura o nota de crédito entre
las posiciones de los documentos precedentes, haga clic en Detalles de distribución de costes.
En la tabla Distribución de cantidades facturadas, el sistema muestra la posición y la cantidad de la posición
del documento anterior, como la entrada de mercancías y servicios, a la que se refiere la posición de la nota
de crédito o factura. Esto quiere decir que la posición de la nota de crédito o factura liquida la cantidad de la
posición del documento anterior. Puede ajustar la cantidad de la posición de factura o nota de crédito.
Si introduce una cantidad que excede la cantidad pendiente de la posición de referencia (es decir,
la cantidad que aún no se ha facturado o acreditado), el sistema distribuye la cantidad excedente
entre las otras posiciones de la tabla. Para visualizar las cantidades de posición ya facturadas o
acreditadas, haga clic en Flujo de documentos .
La última posición de la tabla siempre es una posición para la cual falta una referencia a un documento
anterior. Para obtener más información acerca del documento que falta, haga clic en Excepciones . Para
obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 192].
Puede utilizar esta posición para añadir una cantidad para la cual no exista una cantidad pendiente en los
documentos anteriores.
6. Opcional:
Posiciones
En Posiciones, haga clic en Añadir fila .
Puede añadir posiciones a la factura o nota de crédito de las formas siguientes:
● Introduzca un ID de producto y un precio.
El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, la descripción de producto y el código
de impuesto correspondientes, que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de
mayor o la cuenta de mayor (origen) basada en el producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta
de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la nota
de crédito.
Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y Determinación
automática de cuentas [página 182].
● Si no puede encontrar ningún producto adecuado en el sistema, introduzca una categoría de producto,
un tipo de producto, una descripción de producto, una cantidad y un precio.
El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, y calcula el importe fiscal para cada
código de impuesto que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o la
cuenta de mayor (origen) basada en la categoría de producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué
cuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en
Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de costes, consulte Asignación de costes en
compras [página 28].
Para el aprovisionamiento de activos fijos, se debe seleccionar Material individual como el tipo de asignación
de costes. Esto corresponde solo para Creación de factura de proveedor sin pedido.
8. Opcional: Agrupación de posiciones
Si las posiciones en la factura o nota de crédito de su proveedor se encuentran agrupadas de manera diferente
de las posiciones en el sistema, puede hacer que el sistema vuelva a agrupar las posiciones de acuerdo con
diferentes criterios seleccionando las posiciones y haciendo clic en Agrupar .
Para obtener más información, consulte Agrupar posiciones de factura y nota de crédito.
9. Opcional: Distribución de costes adicionales
Es posible añadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crédito, como
descuentos por pronto pago o reembolso de costes.
1. Haga clic en Añadir fila .
2. Introduzca el tipo de coste en la columna Descripción.
3. Introduzca al menos el código de impuesto y el importe que desea distribuir entre las posiciones de
factura y nota de crédito existentes.
4. También se puede introducir una cuenta de mayor que el sistema utiliza únicamente para clasificar
los gastos y no para la determinación de cuentas.
5. Seleccione la casilla Distribuir costes adicionales de manera proporcional o la casilla Distribuir valor de
abono de manera proporcional.
El sistema distribuye de manera proporcional el importe de la posición adicional de coste o valor de
abono entre los importes del resto de posiciones.
Consulte también
Crear una factura o nota de crédito con referencia a documentos anteriores [página 218]
Crear una factura o nota de crédito sin un pedido [página 223]
Resumen
Puede cancelar las facturas o notas de crédito contabilizadas o pagadas, y las solicitudes de anticipo contabilizadas.
El sistema crea automáticamente un documento de cancelación para cada documento de facturación cancelado.
El documento de facturación original permanece en el sistema y tiene el estado Cancelado.
Para cancelar un documento de facturación que no fue contabilizado, invalídelo. Sólo es posible cancelar un
documento de facturación una vez que se contabiliza.
Procedimiento
1. Para visualizar una lista de documentos de facturación contabilizados o pagados, en la vista Facturas y notas
de crédito del centro de trabajo Facturación de proveedores, vaya a la lista Mostrar y seleccione una de las
siguientes opciones:
● Facturas - Concluidas la semana pasada
● Notas de crédito - Concluidas la semana pasada
● Solicitudes de anticipo - Concluidas la semana pasada
● Facturas de aduana - Concluidas la semana pasada
Por otro lado, también puede buscar un documento de facturación al introducir el ID en el campo Buscar o
al utilizar la búsqueda Avanzada y filtrar por ciertos criterios, como el tipo de documento.
2. Para cancelar una factura o nota de crédito que ya fue pagada, primero debe anular la compensación en el
centro de trabajo Débitos. Para obtener más información, consulte Cancelar una factura de proveedor.
3. Seleccione un documento de facturación y haga clic en Cancelar documento .
El sistema propone los detalles del documento de facturación en la actividad rápida Nueva cancelación.
4. Verifique los detalles del documento de facturación para el cual desea crear un documento de cancelación.
5. Si es necesario, introduzca una descripción y modifique la fecha de contabilización sugerida del documento
de cancelación.
6. Para completar el documento de cancelación, puede:
● Grabar un borrador del documento de cancelación, que puede completar en otro momento al hacer
clic en Grabar .
El sistema crea automáticamente la tarea Completar factura de proveedor [página 195] y la muestra
en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores.
● Liberar el documento de cancelación al hacer clic en Contabilizar .
Si hay un proceso de aprobación establecido, el sistema crea la tarea Aprobar factura de proveedor y
añade el documento de cancelación a la lista Documentos en aprobación en la vista Trabajo del centro
de trabajo Facturación de proveedores.
Si no hay ningún proceso de aprobación establecido o el documento ya fue aprobado, el sistema
contabiliza el documento y lo añade a la lista ubicada en la vista Facturas y notas de crédito. El
documento de facturación original que cancela también permanece en la lista ubicada en la vista
Facturas y notas de crédito y tiene el estado Cancelado.
Una vez que se contabiliza el documento de cancelación, el sistema genera un asiento contable de
anulación para cada asiento contable original en todos los sistemas contables afectados.
Para obtener más información, consulte Anular asientos contables [página 186].
En la vista Autofacturación del centro de trabajo Facturación de proveedor puede programar ejecuciones de
autofacturación (AF) para crear automáticamente facturas y abonos en nombre de sus proveedores, lo que quiere
decir que sus proveedores ya no tendrán que enviarle facturas o abonos nunca más. La vista también le proporciona
un resumen de todas las ejecuciones finalizadas y de sus estados, así como las facturas y abonos que el sistema
haya creado durante la ejecución. Además de programar nuevas ejecuciones, también puede reprogramar o
cancelar próximas ejecuciones y mostrar el log de aplicacíon, que es donde el sistema graba toda la información
acerca de una ejecución AF.
Para obtener más información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones
[página 260].
Tareas
Resumen
Puede que su empresa tenga que tratar con un número de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar el
proceso de facturación puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturación (ERS). Esto significa
que estos proveedores no necesitan enviarle facturas de proveedor; en su lugar, el sistema utiliza los precios en los
pedidos y las cantidades en las entradas de mercancías y servicios o las entregas entrantes para crear y contabilizar
las facturas automáticamente en nombre de los proveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de la
factura o nota de crédito creada en su nombre.
Requisitos previos
Estos son los requisitos:
● Solicitudes de compra y pedidos, Entradas de mercancías y servicios, Entregas entrantes, Facturación de
proveedores y Liquidaciones automáticas están configurados en su sistema.
● Se acordaron las autofacturaciones entre su empresa y el proveedor.
● Los siguientes documentos de compra que corresponden a la ejecución de autofacturación para un proveedor
están disponibles en el sistema y todavía no se facturaron todos en su totalidad.
○ Pedidos marcados para la autofacturación y uno de los siguientes para cada pedido:
○ Entrada de mercancías y servicios
○ Entrega entrante confirmada
Integración
● Procesos de entrada relacionados con documentos que conducen a la entrada manual o la creación
automática de facturas de proveedor:
○ Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos
y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos.
○ Procesamiento de entrada mercancías y servicios que le permite crear, actualizar y cancelar entradas
de mercancías y servicios a fin de realizar un seguimiento de la entrega de materiales y la finalización de
servicios.
○ Procesamiento de entregas entrantes que le permite crear, actualizar, cancelar o borrar entregas y
devoluciones. También le permite verificar que las entregas entrantes sean consistentes con los pedidos
correspondientes.
Flujo de proceso
1. Programar ejecución de autofacturación
● En la vista Autofacturaciones del centro de trabajo Facturación de proveedores, puede especificar, por
ejemplo, la fecha y frecuencia de la programación de ejecución.
● En cada ejecución de autofacturación, el sistema crea facturas para todos los pedidos marcados para
autofacturación. Para excluir un pedido de una ejecución de autofacturación programada, puede
desmarcar la autofacturación en el pedido relevante.
2. Datos de facturación enviados por los documentos precedentes
Los impuestos sobre materiales y mercancías se aplican a transacciones de compra como pedidos y
facturación de proveedores. El impuesto de país extranjero es válido cuando la empresa necesita aplicar
impuestos extranjeros. En las compras, es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjeros
incluso si la empresa no se registró con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determina automáticamente
el impuesto aplicable en el proceso de facturación de proveedor.
Para obtener más información, consulte Cálculo de impuestos en el extranjero para servicios, Determinación
de impuestos [página 156], y Determinación de retención de impuestos [página 178].
Antes de transferir los datos a Finanzas, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente en
Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.
5. Se notifica al proveedor
Según el formato de factura mediante el cual se notificará al proveedor, el sistema envía uno de los siguientes
mensajes al sistema de facturación externo del proveedor:
● Factura de autofacturación mediante intercambio de datos electrónicos de SAP, enviada en formato
XML
● Factura de autofacturación enviada como correo electrónico con la factura de autofacturación adjunta
en modo de sólo lectura.
La factura de autofacturación también puede ser enviada al proveedor por correo o fax.
Si se cancela una factura de autofacturación, también se notifica al proveedor sobre la cancelación.
6. El proveedor crea la factura de cliente en el sistema externo.
El proveedor recibe la factura de proveedor generada por autofacturación y crea una factura de cliente basada
en los datos recibidos.
Resumen
La ejecución de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automático de una tarea o de una transacción
comercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales,
por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorización de pagos o ejecuciones de confirmación de saldos.
Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definición del alcance
es posible proporcionar variantes estándar de MDRs.
Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programan
la ejecución para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas.
En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, se pueden supervisar y programar
de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo.
La ejecución en proceso de fondo de volúmenes de datos empresariales menores está gestionada mediante
las tareas automáticas de Gestión de tareas empresariales.
Centro de trabajo Vista del centro de trabajo Subvista Ejecución de datos en masa
Gestión de aplicaciones y Consistencia de datos Ejecuciones de verificación Ejecución de verificación del
usuarios comerciales del flujo de datos flujo de datos
Gestión de aplicaciones y Gestión de entradas y salidas Entrada de archivos Ejecución de entrada de
usuarios archivos
Gestión de caja y liquidez Posición de caja y previsión de Ejecuciones de previsión de Ejecución de previsión de
efectivo liquidez liquidez
Gastos e ingresos Tareas periódicas Distribución de gastos Ejecución de distribución
generales
Gastos e ingresos Tareas periódicas Proyectos de costes directos: Ejecución de gastos
Absorción de gastos generales para proyectos de
generales costes directos
Gastos e ingresos Tareas periódicas Proyectos de gastos Ejecución de gastos
generales: Absorción de generales para proyectos de
gastos generales gastos generales
Gastos e ingresos Tareas periódicas Órdenes de servicio: Ejecución de gastos
Absorción de gastos generales para órdenes de
generales servicio
Gastos e ingresos Tareas periódicas Reconocimiento de ingresos Ejecución de reconocimiento
de ingresos
Consulte también
Registro de la aplicación [página 269]
Resumen
Para ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestión
de relación con proveedores en la solución puede ser automatizado. Esta funcionalidad automatizada puede requerir
que haga selecciones durante la configuración de su solución o durante el ajuste precio, donde puede definir las
configuraciones relevantes. El sistema toma decisiones basándose en estas configuraciones predeterminadas y
procesa las transacciones automáticamente.
Si existe una fuente de aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre
asigna automáticamente dicha fuente de aprovisionamiento.
Determinación de fuente
Cuando se utilizan los contratos para definir las relaciones de compra entre los proveedores, el sistema permite
determinar automáticamente la fuente en base al criterio siguiente:
● Regulación por cuotas
Usted define un número de cuota (participación de necesidades proporcionadas) y el sistema distribuye la
necesidad en el ratio de número de cuota asignada mediante múltiples fuentes de aprovisionamiento
(múltiples contratos para el producto). El sistema hará el seguimiento de la cantidad de cuotas asignadas
para cada fuente de aprovisionamiento.
El sistema decide sobre la secuencia de asignación calculando la valoración de cuota para cada fuente de
aprovisionamiento. Las asignaciones se hacen empezando con el contrato que tenga el valor más bajo de la
valoración de cuota.
● Fuentes de aprovisionamiento fijas
Puede asignar un contrato como una fuente de aprovisionamiento fija a un producto. El sistema siempre
selecciona esta fuente para todas las solicitudes de compra.
Si también existe una regulación por cuotas para un producto, la fuente de aprovisionamiento fija tiene prioridad
máxima como fuente de aprovisionamiento y entonces la regulación por cuotas no se utiliza para determinar la
fuente.
Para obtener más información, consulte Determinación de fuente de aprovisionamiento.
Autofacturaciones
Puede que su empresa tenga que tratar con un número de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar el
proceso de facturación puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturación (ERS). Esto significa
que estos proveedores no necesitan enviarle sus facturas; en su lugar, el sistema utiliza los precios en los pedidos
y las cantidades en las entradas de mercancías y servicios para crear y contabilizar las facturas en nombre de los
proveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de la factura creada en su nombre.
Cada ejecución de autofacturación crea facturas para todos los pedidos marcados para autofacturación. La
asignación de los pedidos a la autofacturación es automática, si se ha seleccionado la autofacturación para dicho
proveedor. Puede deseleccionar la autofacturación para un pedido específico, si desea excluir dicho pedido de la
ejecución de autofacturación planificada.
El sistema copia, de los documentos de compra, los datos de facturación necesarios para la factura. El sistema crea
facturas que cubren los valores y las cantidades acordadas con el proveedor.
Para obtener más información, consulteGuía rápida Autofacturaciones (en Facturación de proveedores)
[página 256].
Facturas periódicas
Para algunos procesos de facturación, como alquiler, leasing o seguros, la misma cantidad fija necesita que se facture
varias veces en intervalos periódicos definidos. Para optimizar este proceso, las facturas periódicas ayudan a su
empresa a crear dichas facturas periódicas de forma automática y sin recibir las facturas correspondientes de los
proveedores para iniciar la creación de facturas.
Automatizar dichos procesos vinculados a las facturas periódicas no solo aumenta la eficiencia del proceso de
facturación, sino que ayuda a su empresa a aumentar la productividad global y ahorrar gastos en general. Las
facturas periódicas no solo proporcionan funciones para copiar datos, sino para el seguimiento de datos que soporta
su empresa al cumplir con los mecanismos de control financiero y de auditoría.
Las facturas basadas en contratos de compra o pedidos, o las facturas que requieren un proceso de
aprobación definido, no pueden crearse mediante las facturas periódicas.
Para obtener más información, consulteGuía rápida Facturas periódicas (en Facturación de proveedores)
[página 272].
Consulte también
Pedidos creados automáticamente [página 89]
Aprovisionamiento
Tratamiento de excepciones [página 192]
6.5.3 Tareas
Resumen
Los registros de aplicación se crean como resultado de procesos empresariales que requieren registrar los pasos
empresariales, por ejemplo, las ejecuciones de datos en masa. El Registro de aplicación visualiza información
detallada acerca de pasos empresariales y sus resultados, lo cual le permite revisarlos más adelante.
Dentro del centro de trabajo en el que se inicia el proceso, no se proporciona feedback directo excepto el estado
general del proceso. Durante la ejecución de un proceso los resultados se registran en un registro de aplicación con
un ID de registro de aplicación único. Una vez que termina el proceso, puede ir al centro de trabajo pertinente y hacer
clic en el ID de registro de aplicación, que generalmente se encuentra en la ficha Detalles de ejecución, para ver los
resultados detallados. El registro de aplicación le permite realizar un seguimiento de los pasos de procesos y verificar
si hay errores, advertencias o mensajes. Los mensajes del registro de aplicación detallan información empresarial
específica sobre los tiempos de inicio y fin de ejecución, los pasos del proceso incluidos y su éxito, y mensajes que
detallan los resultados.
Ejemplos de mensajes
Parametrizaciones
La vista Parametrizaciones contiene los criterios de selección y los parámetros de control que se especifican en la
ejecución de datos en masa, por ejemplo, si en el pasado se permitía la creación de recibos. Puede revisar estas
parametrizaciones para garantizar que la ejecución incluya todos los documentos empresariales que desea.
Resultados
La vista Resultados contiene una lista de todos los mensajes y sus estados recolectados durante la ejecución de
datos en masa o el proceso. Cada mensaje contiene información sobre una acción realizada y el icono de semáforo
del estado del mensaje indica si la acción fue exitosa o no. Según el tipo de ejecución de datos en masa, es posible
que pueda desglosar información detallada acerca de cada paso del proceso, por ejemplo, los ID de los documentos
comerciales y sus componentes. Puede usar estos mensajes para identificar la causa de un error específico en la
ejecución, que le permita realizar alguna acción para solucionarlo.
Ejemplos de mensajes
La eliminación automática de registros de aplicación que se han registrado para ser borrados se realiza una vez a la
semana en un horario especificado.
Ejemplo
Un usuario crea una ejecución de factura en el centro de trabajo Facturación a clientes y lo programa para que se
ejecute para el día siguiente. Al día siguiente revisa los Detalles de ejecución para ver si finalizó la ejecución. Luego,
hace clic en el ID de registro de aplicación. En la interfaz del Registro de aplicación, en la vista Resumen, puede ver
que hay 37 facturas correctas y 4 errores. En la vista Parametrizaciones revisa los detalles de los parámetros que
especificó para la ejecución de facturas. Luego va a la vista Resultados y puede ver los pasos del proceso que se
realizó. Puede ver los pasos que fallaron porque tienen la luz roja del semáforo. Hace clic en la flecha para
desplegarlos y ver más información acerca de la falla. Toma nota del ID de de la factura de cliente ara poder revisarla
en el centro de trabajo Facturación a clientes más tarde.
Consulte también
Ejecución de datos en masa [página 263]
En la vista Facturas periódicas del centro de trabajo Facturación de proveedores puede crear automáticamente
facturas para pagos regulares, como por ejemplo un alquiler, un leasing o un seguro. Normalmente estos costes no
implican pedidos, entradas de mercancías y servicios u otros documentos anteriores y, en consecuencia, no se
pueden crear utilizando la autofacturación. Las ejecuciones de facturas periódicas están programadas para que se
ejecuten una vez al día (por defecto, a las 7:00 p.m. CET). Es posible definir la recurrencia, por ejemplo, de forma
semanal o mensual. Durante una ejecución se crean facturas basadas en la información introducida en la factura
periódica. Además de crear nuevas facturas periódicas, también puede editar, bloquear y borrar facturas existentes.
La subvista Facturas periódicas muestra una lista de todas las facturas periódicas existentes y los documentos de
factura que creó el sistema durante una ejecución.
La subvista Ejecuciones muestra una lista de todas las ejecuciones finalizadas y de sus estados. También puede ver
el log de aplicación, en el que el sistema registra toda la información acerca de una ejecución de factura periódica.
Tareas
6.6.2 Tareas
Resumen
Puede crear una factura periódica para pagos fijos y regulares, como pagos de alquiler, de leasing o de seguros. Una
vez haya creado y liberado una factura periódica, el sistema crea automáticamente facturas a partir de la factura
periódica en una ejecución de factura periódica.
Procedimiento
1. Vaya a Facturación de proveedores Facturas periódicas , haga clic en Nuevo y, a continuación,
seleccione Factura periódica.
2. Paso uno: Introducir plantilla de factura
Escriba los detalles de la factura periódica:
● Introduzca el ID de proveedor en Proveedor.
● En Información general puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos
de forma manual o dejar que el sistema complete estos campos automáticamente haciendo clic en
Acciones y seleccionando, a continuación, Calcular importes totales después de haber añadido
posiciones a la factura periódica.
Opcional: Introduzca un motivo de pago.
● Posiciones
En Posiciones, haga clic en Añadir fila .
Puede añadir posiciones de factura o nota de crédito de las formas siguientes:
○ Introduzca el ID de producto, la cantidad y el precio.
El sistema encuentra la categoría y la descripción del producto y el código de impuesto
correspondientes. El sistema deriva la cuenta de mayor o la cuenta de mayor (origen) en base al
producto.
Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y
Determinación automática de cuentas [página 182].
○ Si no puede encontrar ningún producto adecuado en el sistema, introduzca la categoría de
producto, el tipo de producto, la descripción de producto, la cantidad y el precio.
El sistema encuentra el código de impuesto correspondiente.
Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 156] y
Determinación automática de cuentas [página 182].
Para obtener más información, consulte Distribución de costes y cantidades entre posiciones de
factura y nota de crédito [página 210].
● Opcional: Facturación multisociedad
Opciones de configuración
Generalmente, son los administradores quienes realizan las parametrizaciones de
configuración Si no cuenta con la autorización requerida, contáctese con un administrador.
Se ha habilitado Facturación de proveedores multisociedad en la configuración de la solución.
Para hallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y
seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación
y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definición del alcance,
asegúrese de haber seleccionado Facturación de proveedores dentro de Compras.
En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición del alcance Compras y seleccione
Facturación de proveedores. Seleccione Facturas y notas de crédito de
proveedores Entrada de facturas de proveedores y confirme que se cargan facturas a las
empresas asociadas.
Para obtener más información acerca de la definición de las reglas de contabilización entre
empresas, consulte Contabilización directa a empresas asociadas: Guía de configuración.
Si su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, puede cargar las posiciones de factura
sin referencia a un pedido de compra a sus empresas asociadas, por ejemplo, para costes adicionales.
1. Asegúrese de haber creado una posición de factura para cada importe de factura que desea
cargar a la empresa asociada incluso si la factura original del proveedor contiene solo una
El sistema no carga impuestos a las empresas a facturar. De ahí que para Alemania
se recomiende utilizar este proceso solo dentro de un grupo de declaración de
impuestos.
Para obtener más información, consulte Grupo de declaración de impuestos.
Ejemplo
Su empresa de telefonía le ha enviado una factura que contiene una posición de factura con
un importe de 500,00 USD. Dado que su empresa es parte de un grupo de empresas
asociadas, solo desea pagar 250,00 USD de factura telefónica y desea cargar 250,00 USD
a una de sus empresas asociadas. Para ello, se crean las dos siguientes posiciones de
factura:
● Posición 1: Importe 250,00 USD
La posición 1 se cargará a la empresa compradora.
● Posición 2: El importe de 250,00 USD y la empresa B introducidos como empresa a
facturar.
La posición 2 se cargará a la empresa asociada B.
Para obtener más información acerca de los procesos entre empresas, consulte Procesos entre
empresas en SAP Business ByDesign.
● Para ir a la siguiente pantalla de la actividad guiada, haga clic en Siguiente .
3. Paso dos: Definir la factura periódica
Introduzca los detalles requeridos para programar la periodicidad de la factura periódica:
● En Información general, introduzca una descripción para la factura periódica y seleccione si las facturas
creadas durante la ejecución se tienen que confirmar antes de contabilizar. El sistema no incluye esta
descripción en las facturas creadas durante dicha ejecución.
Una vez que haya liberado la factura periódica, el sistema automáticamente crea un ID de
documento y lo visualiza en la subvista Facturas periódicas.
El sistema incluye este ID de documento como un documento de referencia en las facturas
creadas durante la ejecución de facturas periódicas.
El sistema no visualiza anexos en las facturas que se crean a partir de la factura periódica.
Para visualizar las facturas que el sistema creó durante una ejecución y los estados correspondientes, vaya
a la subvista Facturas periódicas, seleccione una factura periódica de la lista y elija Facturas .
Resumen
Ahora puede crear resúmenes de facturas y pagos y notas de crédito para un período especificado para las facturas
periódicas. Un resumen de facturas y pagos generalmente se crea como un extracto anual de electricidad, gas u
otro servicio, y contiene los pagos realizados previamente (facturas creadas a partir de una factura periódica. Este
resumen de facturas y pagos liquida el balance de los pagos realizados anteriormente e incluye la cantidad total real
que se pagará por el período de facturación dado.
Puede crear una factura de resumen o nota de crédito de resumen desde el centro de trabajo Facturación de
proveedores, la vista Facturas periódicas y la subvista Facturas periódicas.
Requisitos previos
Creó una factura periódica.
Procedimiento
1. Vaya a la subvista Factura periódica y desde Crear , seleccione Factura de resumen o Nota de crédito de
resumen
2. Ingrese los detalles necesarios en la pestaña General y haga clic en Visualizar todo
Puede ver la lista de facturas creadas por el sistema desde la factura periódica. Esta lista se puede
encontrar en la pestaña Historial de facturas en Información general
Resumen
Muestra todos los documentos que se han retirado en relación con un contrato especificado. Muestra al comprador
la intensidad de uso de un contrato en cuanto a documentos liberados por contrato.
Características
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
● Pedidos por proveedor [página 114]
● Pedidos por producto [página 113]
● Seguimiento de contratos
● Seguimiento de pedidos [página 111]
● Contratos con vencimiento
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores
Resumen
Este informe muestra las facturas con excepciones y el valor de la factura por proveedor, junto con los valores de la
factura correspondientes, el porcentaje de facturas y valores de la factura con excepciones y el número de
excepciones, así como el tipo de excepción. Para detectar problemas de proceso o fraudes potenciales, puede
verificar la frecuencia con la que se produce una excepción específica en comparación con el resto de excepciones
de facturas.
Características
Vistas
Con este informe están disponibles las siguientes vistas:
● Excepciones de factura por proveedor
● Facturas con excepciones por proveedor
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas:
● Tipo de excepción
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hacia:
● Seguimiento de facturas [página 284]
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en gestión de relación con proveedores
Resumen
El informe muestra un resumen de todos los descuentos por pronto pago que su empresa ha tomado o perdido al
realizar pagos durante un período determinado. También se muestran todos los descuentos por pronto pago que
su empresa todavía puede usar.
Las posiciones canceladas no están incluidas.
Vistas
● Estadísticas de pagos: Descuentos por pronto pago
Muestra todos los descuentos por pronto pago, incluyendo aquellos disfrutados o no, en un período de tiempo
determinado, así como los descuentos por pronto pago que están disponibles actualmente. El valor por
defecto para este período es 365 días.
● Estadísticas de pagos – Principale descuentos por pronto pago perdidos
Muestra los diez importes del descuento más altos que no utilizaron durante los últimos 365 días.
Características
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos que
desea ver. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias están marcadas con un asterisco (*).
Puede encontrar más información para las siguientes variables seleccionadas:
● Fecha de compensación
Puede restringir la visualización de pagos que se compensaron dentro del período de tiempo especificado,
como el mes actual o los últimos 14 días. El valor por defecto para esta variable es 365 días.
● Moneda de visualización
Este informe se muestra en la moneda de la empresa como estándar. No obstante, también puede ejecutar
el informe en una moneda diferente.
● Moneda de visualización: Fecha de conversión
Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera
Analizar el informe
Este informe muestra el importe de los descuentos por pronto pago que su empresa ha disfrutado, perdido o aún
puede usar para cada proveedor.
Puede encontrar más información para los siguientes ratios:
● Descuento por pronto pago permitido
Muestra el descuento por pronto pago que puede o podía utilizar para un pago en particular.
● Descuento por pronto pago disfrutado
Muestra el descuento por pronto pago que podría utilizar según su proveedor y que ha disfrutado.
● Descuento por pronto pago adicional disfrutado
Muestra el descuento por pronto pago que ha efectuado además del importe que podría disfrutar según su
proveedor. Esto significa que es la diferencia entre el importe del descuento por pronto pago total disfrutado
y el importe por pronto pago permitido.
● Descuento por pronto pago perdido
Muestra el importe por pronto pago que podría haber disfrutado pero no lo hizo.
Para poder navegar al documento original, añada las siguientes características al informe:
● Tipo de documento original
● Número de documento y/o Referencia externa
Tiene que insertar el Tipo de documento original a la izquierda del Número de documento y la Referencia
externa.
A continuación, puede navegar hacia el documento original a partir del Número de documento o la
Referencia externa.
Resumen
Este informe muestra las facturas y las facturas de anticipo por proveedor, junto con el estado de la factura.
El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.
Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros junto
con uno o varios de los campos siguientes:
● ID pedido de cliente
● Cliente
● ID pedido del cliente
● Proceso siguiente
Características
Vistas
Con este informe están disponibles las siguientes vistas:
● Seguimiento de facturas
Visualiza todas las facturas por proveedor, producto o asignación de cuenta de acuerdo con el estado de la
factura. En este informe, puede verificar el precio de la factura por unidad de precio, cantidad facturada,
valores netos y brutos de la factura e importe del impuesto de los últimos siete días.
● Seguimiento de solicitud de anticipo
Visualiza todos las solicitudes de anticipo por proveedor. El contable puede verificar el valor del anticipo y el
estado de la factura (por ejemplo, si se ha contabilizado o pendiente de aprobación) de los últimos siete días.
● Facturas potencialmente relevantes para la retención de impuestos
Muestra todas las facturas con un proveedor que está sujeto a la retención de impuestos, aunque las facturas
en sí no contengan ninguna información de retención de impuestos.
Los ratios relevantes son:
○ Valor de factura (neto) - Relevante para la retención de impuestos
○ Valor de factura (bruto) - Relevante para la retención de impuestos
○ Importe de impuestos - Relevante para la retención de impuestos
Ejecutar el informe
Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para las
variables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables
obligatorias se indican con un asterisco (*).
Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:
Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.
Desde este informe, puede navegar hasta:
● Facturas con excepciones [página 280]
Consulte también
Vista Informes
Resumen de informes en Gestión de relación con proveedores
Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores
Pasos
Definir nueva parametrización de clasificación fiscal
1. Para definir una nueva parametrización de clasificación fiscal, haga clic en:
● Añadir fila para añadir una nueva fila en la parte inferior de la lista.
● Insertar fila para insertar una nueva fila en una parte específica de la lista. El sistema añade la nueva fila
sobre el registro seleccionado en la lista.
También puede copiar una parametrización existente y sobrescribir la copia con diferentes
entradas. Para ello, seleccione la fila que desea copiar y haga clic en Copiar . Haga clic en Pegar
para insertar los datos copiados y sobrescribir los anteriores.
Tareas de seguimiento
Si estableció un Punto de servicio imponible, asigne la clasificación en la ficha Evento fiscal de la actividad
Declaraciones de impuestos para mercancías y servicios para el país relevante.
Ejemplo
● Clasificación fiscal en EE. UU., categoría de producto: hardware para PC.
Resultado:
Susan Ladier reside en Estados Unidos. Crea un carrito de compra con una posición de la categoría de producto
Hardware para PC. La posición no tiene un ID de producto. El pedido creado contiene esta posición con una tasa de
impuesto conforme a la clasificación antes mencionada.