GESTIÓN COMERCIAL

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
DE VEHICULOS Y EQUIPOS
FECHA DE
PRF-GM-01 01 ELABORACION 01/05/2018 pág. 0

TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO .......................................................................................................................... 1

2 ALCANCE .......................................................................................................................... 1

3 DEFINICIONES .................................................................................................................. 1

4 RESPONSABILIDADES ..................................................................................................... 2

4.1 De los Coordinadores Operativo y Compras, y Coordinador Operativo de

Transporte .................................................................................................................... 2

4.2 Del(a) Coordinador(a) HSEQ. ............................................................................. 2

4.3 Del Gerente ......................................................................................................... 2

5 DESARROLLO ................................................................................................................... 3

5.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO ...................................................................... 3

5.1.1 Vehículos ...................................................................................................... 3

5.1.2 Equipos ......................................................................................................... 3

5.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO ..................................................................... 4

5.2.1 Vehículos ...................................................................................................... 4

5.2.2 Equipos ......................................................................................................... 5

6 INDICADOR........................................................................................................................ 6

7 REGISTROS ....................................................................................................................... 6

8 TABLA DE APROBACIONES ............................................................................................ 6

9 TABLA DE ACTUALIZACIONES ............................................ Error! Bookmark not defined.

Propiedad de TRANSPORTES JYS GAITÁN LTDA.... DOCUMENTO CONTROLADO

 PROCESO DE INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
DE VEHICULOS Y EQUIPOS
FECHA DE
PRF-IN-01 01 ELABORACION 01/05/2018 pág. 1

1 OBJETIVO

Establecer la metodología para realizar y verificar el mantenimiento preventivo de todos los

vehículos y equipos de TRANSPORTE JYS GAITAN LTDA, y ejecutar el mantenimiento
correctivo cuando se requiera, lo cual pretende:

Minimizar las fallas en el servicio y aumentar la confiabilidad de los vehículos y equipos.

Facilitar la gestión de consumos estimados.
Garantizar la seguridad de las personas, vehículos y equipos.
Reducir los daños relevantes que generan sobrecostos.

El objetivo del programa es asegurar que los equipos, vehículos, herramientas y otros
componentes en la empresa, cumplen con los estándares y normas establecidas para obtener
una operación eficiente en relación con los aspectos de Seguridad, Salud en el Trabajo, Medio
Ambiente y calidad integral.

2 ALCANCE

Aplica las actividades del presente procedimiento para todos los vehículos tanto de transporte
especial y sus modalidades, como de transporte de carga, y equipos propiedad de la empresa
TRANSPORTE JYS GAITAN LTDA, o a su cargo mediante contrato con terceros.

3 DEFINICIONES

Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de los

elementos que se encuentran en el almacén de materias primas o equipos.
Insumo: Conjunto de elementos empleados en la producción de otros bienes que no forman
parte esencial del mismo.
Máquina: Conjunto de piezas u órganos unidos entre ellos, de los cuales uno por lo menos
habrá de ser móvil y, en su caso, de órganos de accionamiento, circuitos de mando y de
potencia, etc., asociados de forma solidaria para una aplicación determinada, en particular
para la transformación, tratamiento, desplazamiento y acondicionamiento de materiales.
Vehículo: Es un medio de locomoción que permite el traslado de un lugar a otro.
Repuesto: Provisión de un elemento con el fin de sustituirlo por otro igual.
Mantenimiento: Es la intervención que se realiza con el fin de aumentar la capacidad de
producción de un equipo, así como su vida útil.
Mantenimiento Correctivo: Se presenta cuando ocurre una falla o avería en un equipo,
máquina o vehículo no programado parando el proceso.
Mantenimiento Preventivo: Se presenta cuando se realizan revisiones o inspecciones
programadas que no afectan el proceso productivo con el objetivo de prevenir posibles fallas
o averías en las máquinas, equipos y vehículos

Propiedad de TRANSPORTES JYS GAITÁN LTDA.... DOCUMENTO CONTROLADO

 PROCESO DE INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
DE VEHICULOS Y EQUIPOS
FECHA DE
PRF-IN-01 01 ELABORACION 01/05/2018 pág. 2

Equipo o herramienta crítica: Equipos o herramientas que en el momento de fallar hacen

que se presente un incidente o se detenga algún proceso, procedimiento o actividad de la
empresa.
Área o Proyecto: Lugar donde la empresa presta algún servicio propio de la naturaleza u
objeto social.
Programa de Mantenimiento: Documento en forma de Programación con un periodo en
tiempo definido, que tiene como objetivo planificar las intervenciones a las máquinas, equipos
y vehículos.
Pensamiento basado en el Riesgo: Es prevenir o reducir los efectos no deseados a través
de la identificación temprana y la acción, la gestión realizada en el pensamiento basado en el
riesgo es más proactiva que reactiva.
Riesgos y Oportunidades: Efectos adversos potenciales (amenazas) y efectos beneficiosos
potenciales (oportunidades)
Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una empresa que
puede interactuar con el medio ambiente.
Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso,
como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una empresa.
Partes Interesadas: Persona u organización que puede afectar o verse afectada o que puede
percibirse como afectada por alguna decisión o actividad de nuestra empresa; como
(Proveedores, Socios, Empleados, Clientes y Comunidades).

4 RESPONSABILIDADES

4.1 Del Coordinador Operativo de Transporte

Dar las pautas para la correcta aplicación de este programa.

Mantener actualizado el presente documento y divulgar las actualizaciones a las diferentes
áreas, según aplique.
Mantener actualizado el archivo documental del proceso.
Controlar los mantenimientos de los vehículos y equipos, y las revisiones de los mismos.
Mantener las hojas de vida de los vehículos y equipos al día.

4.2 Del(a) Coordinador(a) HSEQ.

Informar cualquier anomalía que detecte al Coordinador Operativo y Compras.

Ejercer control tanto sobre el desarrollo de las actividades de los mantenimientos, como del
manejo adecuado de los residuos generados de tales mantenimientos.

4.3 Del Gerente

Aprobar el pago de los mantenimientos de vehículos y equipos, cuando aplique.

Aprobar y disponer de los recursos necesarios para desarrollar los mantenimientos
requeridos tanto preventivos como correctivos para los vehículos y equipos de
TRANSPORTE JYS GAITAN LTDA o de terceros, según aplique y con base en lo acordado
previamente.

Propiedad de TRANSPORTES JYS GAITÁN LTDA.... DOCUMENTO CONTROLADO

 PROCESO DE INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
DE VEHICULOS Y EQUIPOS
FECHA DE
PRF-IN-01 01 ELABORACION 01/05/2018 pág. 3

5 DESARROLLO

5.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Con periodicidad anual se debe elaborar la Programación de Mantenimiento Preventivo a los

equipos y vehículos, teniendo en cuenta que los registros para cada uno de los servicios de
transporte de pasajeros y de carga, se deben mantener archivados por separado, con el fin de
garantizar la trazabilidad de los mismos, según aplique, independiente de que se tengan en uso
o no los vehículos o equipos, para lo cual se utiliza los formatos de Programación de
Mantenimiento Preventivo de Vehículos FRF-IN-02 manteniendo separado los registros para
transporte de Pasajeros y Transporte de Carga, y Programación de Mantenimiento Preventivo de
Equipos FRF-IN-08, buscando con ello evitar daños en los mismos y a la vez evitar que se
generen riesgos de accidentes que afecten a los trabajadores, terceros y/o el medio ambiente, ya
sea éste último por emisión excesiva de gases o derrames de combustibles, aceites u otros
químicos, se debe llevar un control diario mediante las Inspecciones Pre operacionales
respectivas de acuerdo a los siguientes formatos:

Inspección Pre operacional de Vehículos FRF-PS-05

5.1.1 Vehículos

De manera periódica y antes del uso de los vehículos, se debe realizar la respectiva Inspección
Pre operacional de Vehículos FRF-PS-05 para los de transporte de pasajeros o uso interno de la
empresa, según corresponda, de igual manera se deberán programar los respectivos
mantenimientos preventivos de los vehículos de acuerdo a su kilometraje transcurrido, siendo
éste variable en cada vehículo de acuerdo a su modelo, pero que la empresa define en 5.000
kms o 10.000 km según aplique, en el formato Programación de Mantenimiento Preventivo de
Vehículos FRF-IN-02 en éste se busca asegurar que se encuentren en óptimas condiciones
operativas para el traslado del personal, y las mejores condiciones técnico mecánicas, que
contribuyan a mantener la vida útil de estos, vale anotar que el resultado de estos mantenimientos
deberá registrarse en la respectiva Hoja de Vida de Vehículos FRF-IN-01 y adjuntar los
respectivos soportes en la carpeta respectiva de cada vehículo, haciendo claridad de mantener
archivo de manera separada para cada modalidad de servicio de pasajeros, con el fin de facilitar
la trazabilidad.
De igual forma se debe controlar que cada conductor deberá mantener su vehículo en completo
orden y aseo e informar cualquier anomalía que se pudiese detectar durante la operación.

De acuerdo a los lineamientos legales del ministerio de transporte, los vehículos de servicio
especial de pasajeros deben cada dos meses, realizar una revisión con el fin de asegurar que se
encuentran en condiciones operativas adecuadas.

5.1.2 Equipos

Con periodicidad semestral se desarrollará el mantenimiento preventivo a los equipos tanto de

cómputo, como los que se emplean en cualquiera de las actividades de la empresa, salvo que
por lineamiento del fabricante se deban realizar mantenimientos preventivos en periodos
diferentes, para su programación, se diligenciará la Programación de Mantenimiento Preventivo

Propiedad de TRANSPORTES JYS GAITÁN LTDA.... DOCUMENTO CONTROLADO

 PROCESO DE INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
DE VEHICULOS Y EQUIPOS
FECHA DE
PRF-IN-01 01 ELABORACION 01/05/2018 pág. 4

de Equipos FRF-IN-08, el cual deberá ser comunicado a los usuarios de los equipos
programados, respecto de la fecha de realización de la jornada de mantenimiento preventivo; el
resultado de estos mantenimientos deberá registrarse en la respectiva Hoja de Vida de Equipos
FRF-IN-05, para cada uno de los equipos y de acuerdo a las acciones realizadas individualmente.

En el caso de los equipos considerados como críticos (Ver Nota 1) y los de seguimiento y
medición (Ver Nota 2), el Coordinador Operativo y Compras, deben tener especial cuidado y
control en su uso para la ejecución de las actividades desarrolladas por la empresa, y en realizar
las respectivas calibraciones cuando sean requeridas y de acuerdo a los lineamientos y
recomendaciones tanto de las fichas técnicas de los equipos, como de los laboratorios avalados
para realizarlas.

Es de vital importancia tener en cuenta que el personal que efectúa dichos mantenimientos, sea
competente y que registren con extrema claridad las acciones tomadas y observaciones en la
Hoja de Vida de Equipos FRF-IN-05, y una vez terminado el mantenimiento preventivo, será
responsabilidad del Coordinador Operativo y Compras, hacer una revisión de los registros
generados y tomar las posibles acciones con base en las observaciones dejadas.

Nota 1: Para definir cuáles son los equipos críticos en el proceso se deben tener en cuenta 3
criterios:

1. Afectación a la vida y seguridad de las personas

2. Afectación al medio ambiente
3. Afectación o incidencia a la operación

Nota 2: Los recursos de seguimiento y medición deben definirse, además de calibrarse o

verificarse o ambas, a intervalos especificados, o antes de su utilización, contra patrones de
medición trazables, o sistemas automáticos de cada equipo, conservándose la información
documentada de la verificación o calibración realizada, según aplique.

En nuestra operación definimos ejercer control sobre los equipos como:

1. Alcoholímetro (Toma de pruebas de alcoholemia)

2. Pie de rey o calibrador cuando sean de propiedad de la empresa.
3. Otros que se requieran.

5.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

5.2.1 Vehículos

El Coordinador Operativo y Compras según corresponda, es quien debe recepcionar de parte de

los responsables de los vehículos y/o conductores, cualquier anomalía o daño que se presente,
la cual debe hacerse mediante el diligenciamiento del formato Solicitud Interna de Mantenimiento
FRF-IN-07, recibida y evaluada la solicitud por parte del Coordinador Operativo y Compras, debe
proceder a programar y efectuar la reparación a través de un proveedor externo, y teniendo en

Propiedad de TRANSPORTES JYS GAITÁN LTDA.... DOCUMENTO CONTROLADO

 PROCESO DE INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
DE VEHICULOS Y EQUIPOS
FECHA DE
PRF-IN-01 01 ELABORACION 01/05/2018 pág. 5

cuenta los parámetros del Procedimiento de Compras y Servicios PRF-PC-01, vale anotar que
de inmediato se debe definir si el vehículo debe ser trasladado en grúa y/o si debe ser
reemplazado temporalmente para continuar la actividad, o hacer la corrección en el sitio, tomando
todas las medidas de seguridad y medio ambientales.

El conductor debe realizar una prueba al vehículo una vez realizado el mantenimiento correctivo,
y verificar si el problema reportado ha sido resuelto. En caso negativo, procede nuevamente a
realizar el reporte mediante el formato FRF-IN-07 Solicitud Interna de Mantenimiento, haciendo
claridad de la situación.

En el caso de ser requerido por un cliente y/o bajo el criterio del(a) Coordinador(a) Operativo(a),
se usará como soporte de informe de las novedades de mantenimiento realizadas a un vehículo
durante el mes respectivo, mediante el formato Informe Mensual de Mantenimiento Vehicular
FRF-IN-06.

5.2.2 Equipos

El Coordinador Operativo es quien debe recepcionar de parte de los responsables de los equipos
de cómputo o cualquier otro equipo que se use en la operación, cualquier anomalía o daño que
se presente el cual debe hacerse mediante el diligenciamiento del formato FRF-IN-07 Solicitud
Interna de Mantenimiento, quien a su vez debe proceder a programar y efectuar la reparación si
tiene la competencia para hacerlo o contactar un proveedor externo, sin embargo y en cualquiera
de los dos casos debe tenerse en cuenta las siguientes actividades:

ÍTEM ACTIVIDAD
Reportar el daño en la Solicitud Interna de Mantenimiento FRF-IN-07 para tomar
1.
la información y alimentar la hoja de vida del equipo.
Determinar si la solución al problema reportado puede ser o no inmediata (el
2.
mismo día)
3. En caso de solución inmediata, proceder el mismo día a la reparación.
En caso de solución no inmediata, determinar si el usuario puede seguir
4. trabajando con el equipo o puede prescindir de él, hasta tanto sea realizado el
mantenimiento correctivo.
En caso de que el usuario no pueda seguir trabajando con el equipo hasta tanto
no se dé solución al problema y no pueda prescindir de él, se procede a
5.
reemplazarlo, asignándole un equipo disponible o, en caso de que no haya,
alquilando o adquiriendo uno para tal fin, según aplique y decida la gerencia.
Determinar y preparar los recursos necesarios para programar el mantenimiento
6. correctivo, manteniendo controles sobre la legalidad y parámetros técnicos
necesarios.
7. Hacer entrega al usuario del equipo con el problema reportado ya solucionado.

Para el mantenimiento correctivo de los equipos considerados críticos o los de seguimiento y

medición, se debe tener especial cuidado en la asignación del proveedor del servicio

Propiedad de TRANSPORTES JYS GAITÁN LTDA.... DOCUMENTO CONTROLADO

 PROCESO DE INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
DE VEHICULOS Y EQUIPOS
FECHA DE
PRF-IN-01 01 ELABORACION 01/05/2018 pág. 6

seleccionado, actividad que debe realizarse a con base en los lineamientos del proceso de
Compras y Servicios; de igual manera las acciones efectuadas deben registrarse en las
respectivas hojas de vida de los equipos y adjuntar copia de las facturas, informes o certificados
entregados por los proveedores.

6 INDICADOR

NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA META FRECUENCIA

PROGRAMA DE Mantenimientos
MANTENIMIENTO ejecutados*100 / ≥ 90% Semestral
PREVENTIVO Mantenimientos programados

7 REGISTROS

FRF-IN-01 Hoja de Vida Vehículos de Pasajeros

FRF-IN-02 Programación de Mantenimiento Preventivo de Vehículos
FRF-IN-04 Inventario y Entrega de Vehículos
FRF-IN-05 Hoja de vida Equipos
FRF-IN-06 Informe Mensual de Mantenimiento Vehicular
FRF-IN-07 Solicitud Interna de Mantenimiento
FRF-IN-08 Programación de Mantenimiento Preventivo de Equipos

8 TABLA DE APROBACIONES

Elaboro: Reviso: Aprobó:

Sandra Quintero
John Jairo Vargas John Jairo Vargas Gerente
Coordinador HSEQ Coordinador HSEQ

Propiedad de TRANSPORTES JYS GAITÁN LTDA.... DOCUMENTO CONTROLADO