GESTIÓN DE TALENTO HUMANO SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

PROCEDIMIENTO SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Código: GTH-SST-PR001 Versión: 02 Fecha de Emisión: 11/07/2018 Página 1 de 7

1. OBJETIVO

Garantizar las condiciones de Salud y Seguridad en el Trabajo a los funcionarios, contratistas, usuarios y
visitantes del Instituto, a través de la identificación de los peligros, la valoración de los riesgos en seguridad
industrial y salud ocupacional, la identificación de situaciones potenciales y reales de emergencia, la actuación
eficiente ante un incidente o accidente de trabajo, el trámite en caso de diagnóstico de una enfermedad de
origen laboral, aplicando las medidas preventivas o correctivas en cada caso para minimizar el impacto sobre
las personas e instalaciones.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los Servidores públicos, contratistas, visitantes y partes interesadas que
estén en contacto con el Invima a nivel nacional.

3. DEFINICIONES

Accidente de Laboral1: Suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca
en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.

Es también accidente laboral aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o
contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.
Igualmente se considera accidente laboral el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o
contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el
empleador. También se considerará como accidente laboral el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical
aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento
de dicha función. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de
actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador
o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se
encuentren en misión.

Accidente y Causas, Incidente, Investigación2

Accidente grave: Aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier segmento corporal; fractura
de huesos largos (fémur, tibia, peroné, húmero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de
segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como aplastamiento o quemaduras; lesiones
severas de columna vertebral con compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la
agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva.

Causas básicas: Causas reales que se manifiestan detrás de los síntomas; razones por las cuales
ocurren los actos y condiciones sub estándares o inseguros; factores que una vez identificados permiten
un control administrativo significativo. Las causas básicas ayudan a explicar por qué se cometen actos sub
estándares o inseguros y por qué existen condiciones sub estándares o inseguras.

Causas inmediatas: Circunstancias que se presentan justamente antes del evento (incidente o accidente
de trabajo); por lo general son observables o se hacen sentir. Se clasifican en actos sub estándares o
actos inseguros (comportamientos que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente) y
condiciones sub estándares o condiciones inseguras (circunstancias que podrían dar paso a la ocurrencia
de un accidente o incidente).

Incidente laboral : Suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con este, que tuvo el potencial
de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran
daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos.

Investigacion de accidente o incidente: Proceso sistemático de determinación y ordenación de causas,

hechos o situaciones que generaron o favorecieron la ocurrencia del accidente o incidente, que se realiza
con el objeto de prevenir su repetición, mediante el control de los riesgos que lo produjeron.

Condiciones de salud: El conjunto de variables objetivas y de autorreporte de condiciones fisiológicas,

psicológicas y socioculturales que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población
trabajadora.

Emergencia, Brigada y Plan de Emergencias3

1
Ley 1562 de 2012. Ministerio de la protección social.
2
Resolución 1401 de 2007. Ministerio de la protección social.

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Brigada de Emergencias: Grupo de personas debidamente organizadas y capacitadas para prevenir o

controlar una emergencia.

Emergencia: Es aquella situación de peligro o desastre o la inminencia del mismo, que afecta el
funcionamiento normal de la empresa. Requiere de una reacción inmediata y coordinada de los
trabajadores, brigadas de emergencias y primeros auxilios y en algunos casos de otros grupos de apoyo
dependiendo de su magnitud.

Plan de Emergencia: Instrumento principal que define las políticas, los sistemas de organización y los
procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera oportuna, eficiente y eficaz las situaciones
de calamidad, desastre o emergencia, en sus distintas fases, con el fin de mitigar o reducir los efectos
negativos o lesivos de las situaciones que se presenten en la Organización.

Desastre4: Es el resultado que se desencadena tras la manifestación de uno o varios eventos naturales o
antropogénicos no intencionales que al encontrar condiciones propicias de vulnerabilidad en las personas,
los bienes, la infraestructura, los medios de subsistencia, la prestación de servicios o los recursos
ambientales, causa daños o pérdidas humanas, materiales, económicas o ambientales, generando una
alteración intensa, grave y extendida en las condiciones normales de funcionamiento de la sociedad, que
exige del Estado y del sistema nacional ejecutar acciones de respuesta a la emergencia, rehabilitación y
reconstrucción.

Seguridad y Salud en el Trabajo 5

Seguridad y salud en el trabajo (SST). La Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) es la disciplina que trata de la
prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y
promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de
trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico,
mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones.

Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST): El Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo (SG-SST) consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora
continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las
acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la
seguridad y la salud en el trabajo.

Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración del riesgo: Es el punto de partida para la
elaboración y desarrollo del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se constituye en el diagnóstico
de las condiciones laborales de la empresa, estableciendo los puntos críticos de riesgos donde existe un
potencial para la ocurrencia de los accidentes de trabajo y/o la generación de enfermedades profesionales.

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores, en los
equipos o en las instalaciones.

Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposición(es) peligroso(s), y la

severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el (los) evento(s) o exposición(es).
Evaluación del riesgo: Proceso para determinar el nivel de riesgo asociado al nivel de probabilidad de
que dicho riesgo se concrete y al nivel de severidad de las consecuencias de esa concreción.

Evento Catastrófico: Acontecimiento imprevisto y no deseado que altera significativamente el

funcionamiento normal de la empresa, implica daños masivos al personal que labora en instalaciones,
parálisis total de las actividades de la empresa o una parte de ella y que afecta a la cadena productiva, o
genera destrucción parcial o total de una instalación.

Identificación del peligro: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las características de este.

Mejora continua: Proceso recurrente de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo, para lograr mejoras en el desempeño en este campo, de forma coherente con la política de
Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) de la organización.

Valoración del riesgo: Consiste en emitir un juicio sobre la tolerancia o no del riesgo estimado.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

3
Guía para elaborar planes de emergencia y contingencias Bogotá D.C. 2009 adoptada por Resolución 004/09 de la DPAE
4
Ley 1523 de 2012. Congreso de la Republica.
5
Decreto 1072 de 2015

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Ver Matriz de Requisitos Legales y Otros

Ver requisitos Normas del Sistema de Gestión Integrado

5. CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

5.1. IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y EVALUACIÓN DE RIESGOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Actualizar la Matriz de identificación de peligros,
valoración de riesgos y determinación de controles, con
la asesoría de la ARL y bajo el cumplimiento del VP-
IGSOE-01 Procedimiento Matriz de Identificación de
peligros, valoración de riesgos y determinación de Grupo de Talento
Actualizar matriz de controles, esto de manera anual o antes del tiempo Humano / Profesional
factores de riesgo estimado, por los siguientes motivos: con Licencia en Salud
Ocupacional
 Cambio en los procesos.
 Remodelación áreas o sedes de trabajo.
 Accidente de trabajo mortal o un evento catastrófico.

Desarrollar visita de observación y/o entrevista con el fin

de determinar y evidenciar los peligros y riesgos
relacionados con cada actividad laboral, en el área objeto
Grupo de Talento
inspección, por lo cual se cumple con lo establecido en el
Realizar inspección a Humano / Profesional
Instructivo de Inspecciones de Seguridad GTH-SST-
las áreas de trabajo con Licencia en Salud
IN003 y de acuerdo con la metodología definida para la
Ocupacional
elaboración de la Matriz de Identificación de peligros,
valoración de riesgos y determinación de controles y
descritos en el Plan SST.

Identificar peligros y Registrar, valorar y priorizar la información en la Matriz de Grupo de Talento

evaluar riesgos en el Identificación de peligros, valoración de riesgos y Humano- Profesional con
área o puestos de determinación de controles de cada sede, por medio de Licencia en Salud
trabajo la metodología legal vigente. Ocupacional

Incluir en la Matriz de Identificación de peligros,

valoración de riesgos y determinación de controles, de
las diferentes sedes del Invima, las recomendaciones a
implementar y/o las acciones a realizar, así como los
recursos, indicadores y responsables de las mismas, con
el fin de minimizar y/o eliminar los riesgos encontrados.
Grupo de Talento
Nota 1: Según las el tipo de recomendaciones y/o
Formular Humano/Profesional con
recomendaciones acciones a implementar, se ejecutan los controles a partir Licencia en Salud
del Instructivo solicitud y entrega de elementos de Ocupacional
protección personal GTH-SST-IN001 o de la Matriz de
elementos de protección personal GTH-SST-GU001
según sea el caso.
Igualmente si aplica el Instructivo manejo de enfermedad
laboral GTH-SS-IN002.
Grupo de Talento
Realizar seguimiento escrito a las recomendaciones a
Realizar seguimiento Humano/ Responsable
implementar y por medio de los controles establecidos.
SST

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La identificación de peligros e identificación de riesgos, se desarrolla con una frecuencia anual y/o cuando se
requiera su actualización.

5.2 MANEJO DE SITUACIONES DE EMERGENCIA

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Detectar y reportar la Dependencia donde se

Dar aviso a los brigadistas de la sede, una vez ha sido
situación de presente la emergencia /
detectada una situación de emergencia.
emergencia cualquier persona

Verificar y evaluar la situación reportada con los

Realizar diagnóstico de Grupo de Talento
brigadistas, grupos de apoyo de la sede o externos, de
la situación de Humano / Líder de
acuerdo con el protocolo establecido en el Plan de
emergencia Brigada
Emergencias Invima.

Decidir sobre medidas inmediatas para el manejo de la

emergencia, como pueden ser:
 Suspensión de labores
 Activación de alarma
Coordinador de Talento
 Solicitud de apoyo a grupos externos
Tomar decisiones Humano / Líder de
 Salvamento de bienes Brigada
 Orden de evacuación

De acuerdo con los procedimientos establecidos en el

Plan de emergencias Invima.

Activar los procedimientos de respuesta a emergencias

Coordinador de Talento
Responder ante la determinados en el Plan de emergencias Invima y
Humano / Líder de
emergencia coordinar su ejecución hasta el control de la situación,
Brigada- Brigadistas
una vez el líder de brigada lo acuerden.

Una vez controlada la situación, se recibe la evaluación

de impacto por parte de los grupos de apoyo de la sede o Coordinador Operativo
Evaluar la situación externos, por medio del inventario visual de pérdidas o de emergencias / Grupos
controlada daños, con el fin de determinar la reanudación de de Apoyo / Líder de
labores. brigada – brigadistas
Emitir un informe de la evaluación del evento sucedido.

De acuerdo con el informe emitido en la evaluación final,

Dirección General –
se deben implementar acciones de mejora en los
Grupo de Talento
Implementar acciones procedimientos que se vieron afectados en la emergencia
Humano- Seguridad y
de mejora y hacer los requerimientos respectivos al área
Salud en el trabajo / líder
responsable de tomar la medida, al igual que los ajustes
de Brigada
necesarios al Plan de Emergencias.

Grupo de Talento
Realizar seguimiento Realizar seguimiento escrito a las recomendaciones a Humano-Seguridad y
acciones de mejora implementar y las acciones a realizar. Salud en el trabajo /Líder
de Brigada

El manejo de las emergencias se ejecuta de manera inmediata una vez se presente la situación de Emergencia.

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5.3 METODOLOGIA UTILIZADA EN CASO DE PRESENTARSE UN INCIDENTE Y/O ACCIDENTE

EN CASO DE INCIDENTE

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Informar del evento ocurrido al Grupo de Talento

Humano Seguridad y Salud en el Trabajo o al facilitador,
por medio del formato reporte de incidentes GTH-SST- Servidores públicos de
Reportar el evento
FM004, ya sea por correo electrónico o en físico, todas las dependencias
igualmente dar aviso al Jefe inmediato, al facilitador de
SST o al Brigadista.

Actualizar la base de datos que contiene la información

Actualizar base de Grupo de Talento
de incidentes presentados en el año en curso del
datos Humano/ Profesional
Instituto, con los datos del evento ocurrido.

Realizar la investigación de las causas que originaron el Grupo de Talento

incidente, a través de entrevistas individuales al servidor Humano / Profesional de
que lo reportó, a los testigos o al Jefe inmediato, Seguridad y Salud en el
Investigar el incidente
teniendo en cuenta el reporte allegado a Talento Trabajo o SST en el
Humano, en el Formato informe de investigación de Trabajo en los Grupos de
incidentes y accidentes laborales GTH-SST-FM003. Trabajo Territorial

Realizar las recomendaciones de las medidas Grupo de Talento

preventivas o correctivas más adecuadas a implementar, Humano / Profesional de
Definir las medidas a para evitar que se repita el incidente de trabajo, o se Seguridad y Salud en el
adoptar potencialice en un accidente las cuales quedarán Trabajo o Facilitadores
plasmadas en el Formato informe de investigación de SST en los Grupos de
incidentes y accidentes laborales GTH-SST-FM003. Trabajo Territorial

Grupo de Talento
Humano /Profesional de
Seguridad y Salud en el
Gestionar las acciones a las que haya lugar a fin de
Gestionar las acciones Trabajo, Facilitadores de
evitar que los incidentes se repitan o se potencialice en
de mejora SST en los Grupos de
un accidente.
Trabajo Territorial y/o
Coordinador de cada
GTT

El tiempo utilizado en el proceso de un incidente, comienza desde que se presenta el reporte del evento hasta
la gestión de las acciones de mejora, aproximadamente un (1) mes.

EN CASO DE ACCIDENTE:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Solicitar la atención de primeros auxilios al brigadista

Prestar atención más cercano, una vez se ha presentado el accidente o Todas las dependencias/
primaria gestionar el traslado de la persona accidentada a una servidores públicos
IPS de acuerdo con la gravedad de la lesión.

Informar de inmediato sobre del evento ocurrido a la ARL

(línea nacional 018000111170 – Bogotá 091 3307000-
0916000811 o desde cualquier celular #533), al Grupo de
Talento Humano Seguridad y Salud en el Trabajo, al Todas las dependencias/
Reportar a la ARL
facilitador de SST (para los Grupo de Trabajo Territorial) servidores públicos
y al Jefe inmediato, siempre y cuando solicite orientación
para la atención de urgencias a través de la red
asistencial.

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Trasladar al accidentado a la IPS autorizada por la ARL

Todas las dependencias/
Trasladar a la IPS en el momento del reporte, presentando la cédula de
servidores públicos
ciudadanía.

Entregar reporte al Remitir al Grupo de Talento Humano–Seguridad y Salud

Todas las dependencias/
Grupo de Talento en el trabajo copia del reporte de accidente realizado a la
servidores públicos
Humano ARL, ya sea por correo electrónico o en físico.

Grupo de Talento
Actualizar base de Actualizar la base de datos de accidentes de trabajo y de Humano- Seguridad y
datos ausentismo en caso de incapacidad del accidentado. Salud en el Trabajo /
Profesional

En caso de accidente leve, se deben investigar dentro de

los quince días siguientes a su ocurrencia, las causas
que lo originaron, por medio de entrevistas individuales al
accidentado, testigos o jefe inmediato o supervisor;
registrar en el Formato informe de investigación de
Grupo de Talento
incidentes y accidentes laborales GTH-SST-FM003, en
Humano –Seguridad y
forma veraz y objetiva, toda la información que conduzca
Salud en el trabajo
a la identificación de la causa raíz del accidente laboral.
Profesional
En caso de accidente mortal o grave, se debe conformar
Investigar las causas un equipo para la investigación, integrado como mínimo Representante
del accidente por el jefe inmediato o supervisor del trabajador COPASST
accidentado, un representante del Comité Paritario de
SST y el encargado del desarrollo del sistema de /Facilitadores de
seguridad y salud en el trabajo. Seguridad y Salud en el
trabajo en los Grupos de
Adicionalmente, en la investigación debe participar un
Trabajo Territorial / ARL
profesional con licencia en Salud Ocupacional, propio o
contratado, así como el personal de la ARL quienes
realizarán en conjunto el análisis de las medidas
correctivas que se deberán tomar, para este caso se
deberá diligenciar el formato de la ARL.

Cuando se trate de un accidente laboral grave o mortal,

Grupo de Talento
Realizar informe de se debe remitir a la ARL el informe de investigación,
Humano/ Seguridad y
investigación a la ARL firmado por el Director General o su delegado; dentro de
Salud en el Trabajo
los quince (15) días siguientes a la ocurrencia del evento.

Grupo de Talento
Comunicar Gestionar las acciones correctivas a las que haya lugar a Humano- SST /
recomendaciones fin de evitar que el accidente se repita. Facilitador Seguridad y
Salud en el Trabajo

El tiempo utilizado en el proceso de un accidente, comienza desde que se presenta la atención primaria hasta la
emisión de las recomendaciones, aproximadamente un (1) mes.

6. TIEMPO MAXIMO DEL PROCEDIMIENTO

Cada una de las actividades que encierra el procedimiento de Seguridad y Salud en el Trabajo, relaciona el
tiempo máximo de cumplimiento.

7. PUNTO DE CONTROL

CONTROL RESPONSABLE FRECUENCIA EVIDENCIA

Matriz de identificación de Profesional SST Anual Matriz publicada
peligros y evaluación de

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CONTROL RESPONSABLE FRECUENCIA EVIDENCIA

riesgos

Cada vez que ocurra el

Formato reporte de incidentes Servidores públicos Formato diligenciado
evento

Cada vez que ocurra el

Reporte de accidente laboral Servidores públicos Formato diligenciado
evento

Formato de investigación de
incidente y accidente de
trabajo
Cada vez que ocurra el
Profesional SST Formato diligenciado
evento

Base de datos de Base de datos

SST Mensual
accidentalidad actualizada

Remitir recomendaciones
generadas a quien Profesional SST Mensual Correo Electrónico
corresponda

Cada vez que se tenga la

Matriz de acciones de mejora Profesional SST Registro fotográfico
necesidad

8. REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS

Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo GTH-SST-MN001

Matriz de elementos de protección personal GTH-SST-GU001
Instructivo manejo de enfermedad laboral GTH-SST-IN002
Instructivo solicitud y entrega de elementos de protección personal GTH-SST-IN001
Instructivo de inspecciones de seguridad GTH-SST-IN003
Formato informe de investigación de incidentes y accidentes laborales GTH-SST-FM003
Formato reporte de incidentes GTH-SST-FM004
Procedimiento Matriz de Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles VP-
IGSOE-01

9. ANEXOS

Matriz de Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles

https://www.invima.gov.co/nuestra-entidad/gestion/274-nuestra-entidad/gestion-de-talento-humano/3841-matriz-
factores-de-riesgo.html

Planes de Emergencia https://www.invima.gov.co/nuestra-entidad/gestion/274-nuestra-entidad/gestion-de-

talento-humano/3844-planes-de-emergencia.html

Programas de vigilancia epidemiológica

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