CAL-FOR-0

Fecha
actualización:
INFORME DE AUDITORIA
Revisión No.

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FECHA REALIZACIÓN: 27 de Marzo de 2018

TIPO DE AUDITORIA: Control Interno

(Evaluación de procesos de gestión documental)

LUGAR DE REALIZACIÓN : Archivo central la Habana

RESPONSABLE DEL PROCESO AUDITADO: Clementina Álvarez

1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
Verificación del cumplimiento de lo dispuesto en las diferentes normas relacionadas son la
conservación de documentos generados por E.S.E en sus diferentes dependencias (contabilidad,
estadística, contratación asistencial historias clínicas y otros documentos de carácter
administrativos) y las actuaciones administrativas para cada una de las áreas señaladas.

2. ALCANCE DE LA AUDITORIA: revisar la gestión documental de la E.S.E, con el fin de formular,

estrategias, planes de mejoramiento y la definición de recursos que permitan la actualización y
modernización de la gestión documental haciendo posible la aplicación de las tablas de retención
documental con el fin de ser llevados al archivo central en el corregimiento de la habana) para su
organización, digitalización y para posterior almacenamiento.

3. PERSONAL AUDITADO: Clementina Álvarez encargada del archivo central ESE

4. PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORIA:
Reunión de apertura, recolección de evidencias, revisión de documentos soporte en el sistema y en
físico entrevista al encargado del archivo, reunión de cierre y presentación de informe.

5. CRITERIOS DE AUDITORIA: Normas, políticas para la conservación y retención de datos

sensibles para ESE Hospital, manual de procedimientos teniendo en cuenta Identificación,
Infraestructura Física y Características de la Documentación.
1.Datos del Archivo
2.Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo
3 Administración del archivo
B. Infraestructura física del archivo
B.1 El edificio
B.2 El archivo
B 3 Instalaciones
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C. Características de la documentación
C.1 Almacenamiento
C.2 Aspectos Archivísticos
C.3 Preservación Documental
C.4 Documentación que se encuentra en otro deposito
C.5 Estados de conservación de la documentación

6. HALLAZGOS (FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO): Por Numeral

Proceso:

1) para la presenta auditoria se inicia por la revisión de documentos que soporten la existencia del
archivo como es la creación del decreto que lo avala de dicha revisión se determina.

Hallazgo:
Que el decreto no se encuentra actualizado.

2) se verifica las existencias de un formato para el registro control de préstamos y devoluciones de

documentación a otras dependencias del hospital

Hallazgo
 No existe un documento como tal se hace simplemente una remisión sin los parámetros
establecidos por la norma.

3) Hallazgo No se ha actualizado las tablas de retención documental desde el años 2009 según
como lo estipula la norma

4) Hallazgo No existe acto administrativo por el cual se debe crear el archivo histórico de la ESE
donde deben reposar los documentos permanentes que ha generado la institución y por ningún
motivo pueden deteriorar, perder ser dados de baja

5) Hallazgo Asignación de personas para la conformación del comité de gestión documental y

actualización de acto administrativo por el cual fue creada.

OBSERVACIONES:

1. Observación Análisis de posibles fallas estructurales ya que los archivos se encuentran En

un segundo piso por norma no puede estar allí:

2. Observación actualización de formato de consentimiento de historia clínica

3. Observación la dependencia de archivo no cuenta con una conexión de internet contante

para crear articulación con la sede principal de la ESE o cualquier otra.
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4. Observación El funcionario no posee un correo institucional solo para la dependencia

funciona con un correo de otra ( ventanillahdn@gov.co) la cual no facilita su identificación
para otras dependencias

5. Observación No se visibiliza extintores dentro del almacén

6. Observación: No está funcionando el Comité de Archivo.

CONCLUSIONES

El área de almacenamiento cuenta con presencia de humedad relativa, temperatura, iluminación

fallida, que exceden los parámetros máximos permisibles además con deterioro en alguna partes
solo se tiene un funcionario con formación archivística para el adecuado manejo y organización
documental, riesgo de deterioro de la documentación debido a la falta de estantería para su
adecuado almacenamiento.
Es importante mencionar el buen desempeño laboral de su encargada Clementina Alvaréz quien
con todas las limitaciones físicas y tecnológicas realiza una función activa y proactiva dando
cumplimento a las exigencias del cargo; cabe recalcar que se cuenta con una infraestructura en
condiciones adecuadas, con fácil recuperación de espacio, a la que se debe aplicar las condiciones
ambientales para la conservación de los documentos.

8. PLANES DE ACCIÓN

 Socialización de la importancia de la gestión documental a otras dependencias

 Creación de grupo de apoyo
 Se sugiere implementar la nueva lista de chequeo
 Manual de Funciones y organigrama actualizado según normativa vigente
 Gestionar para adaptada y remodelada la infraestructura para un adecuado
almacenamiento
 Retomar el Comité de Archivo y actualizar.
 Crear el Comité de bajas.

Equipo responsable de la auditoria

Control interno____________________________

Planeación y Calidad:_____________________________

Equipo auditor_______________________________________