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ACTIVIDAD 1 SENA Administracion Documental en El Entorno Laboral
ACTIVIDAD 1 SENA Administracion Documental en El Entorno Laboral
Descripción:
Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos de la
Administración Documental en la Archivística, es momento que usted emplee los
conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes
procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio:
Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una
oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las
áreas que constituyan la empresa.
La empresa que se toma es una oficina de recursos humanos, con lo que corresponde en
el manejo del personal que labora, al manejo de todo tipo de documentos por lo tanto se
tiene que tener un archivo con todos los datos y documentos de dicha área,
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad
cercana a la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la empresa
determine los siguientes aspectos:
Funciones:
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal
manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la
información de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan Son:
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas que
presentan la tabla de retención documental, es decir, archivo de gestión, central y la
disposición final.
Según la Organización
Según su Uso El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada
una de las etapas documentales, según a los requerimientos de la organización:
Archivo activo: Este archivo está compuesto por documentos del año actual o
años anteriores que se encuentren en proceso de tramitación como: historias
laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en
el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de
conservación y consulta permanente.
Archivo semi activo: Son los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el
periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales,
comerciales o históricas. Según su uso en el área de urgencias se maneja los
archivos activos ya que los demás documentos los maneja en archivo central.
El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las
cuales se explicarán a continuación: