Área Sistema Nacional de Tesorería y Finanzas Públicas Área VII

Sistema Nacional de
Tesorería y Finanzas
Públicas VII

El Registro del SIAF-SP como Unidad Ejecutora

Informe Especial
Ficha Técnica El módulo maneja el concepto de registros a la DNTP la disponibilidad de equipos,
asociándolo a toda una operación, a la software y líneas de comunicación nece-
Autor : Florencio Bernal Pisfil* cual asigna un número único, secuencial sarias para ello.
para todo el año, debiendo el usuario Sólo proceden los “Encargos” a Municipa-
Título : El Registro del SIAF-SP como Unidad
Ejecutora ingresar en un registro sólo una operación lidades que utilizan el SIAF-SP.
de gastos o ingresos; no se puede un mis-
Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 18 - Abril mo número de registro para una opera- Base legal:
Artículo 63º numeral 63.1, 63.2 y 63.3
2010 ción de gasto y, simultáneamente, otra de
ingreso, ya que cada una de ellas implica Que, a fin de optimizar el uso de los
un registro diferente y están referidos a la fondos públicos y lograr una mayor
secuencia sistemática de las operaciones transparencia de la ejecución del gasto por
Sumario parte de las Entidades del Sector Público
sobre un conjunto de datos.
1. Introducción con cargo a sus respectivos presupuestos
En la ejecución financiera, el sistema institucionales.
2. Casos de encargos en las Unidades Ejecutoras considera como “Ingreso” toda operación
en el módulo SIAF-SP que implica la utilización de una fuente
3. ¿Cómo se originan las operaciones de ingre- de financiamiento (FCM, CM, PVL, RDR, De conformidad con el inciso j) del artículo
sos y egresos? 6º de la Ley Nº 28693, Ley General del Sis-
OIM, etc.), y como “Egresos” a toda tema Nacional de Tesorería, con el numeral
4. Mecánica del Sistema operación que implique una operación 2. del artículo 47º de la Ley Nº 29158,
5. Registro SIAF-GL Fase de Determinado financiera (uso del gasto corriente o gasto Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, con el
6. Registro SIAF-GL Fase de Percibido de capital). artículo 18º del Decreto Legislativo Nº 183,
7. Registro SIAF-GL Fase de Compromiso Ley Orgánica del Ministerio de Economía
y Finanzas, modificada por el Decreto
8. Los depósitos de fondos provenientes de 2. Casos de encargos en las Uni- Legislativo Nº 325;
recuperación de pagos indebidos u otros
dades Ejecutoras en el módulo Se resuelve:
9. Devolución de fondos públicos por las Uni-
dades Ejecutoras o Municipalidades SIAF-SP1 Artículo 1º.- A partir del 1 de enero de
2010, la utilización de la modalidad del
10. Disposiciones importantes al cierre Unidades El manejo de fondos públicos en la “Encargo” con fondos públicos a que se
Ejecutoras modalidad de “Encargos” puede darse refieren los artículos 62º y 63º y disposi-
11. Gasto Devengado de Unidades Ejecutoras en los casos siguientes: ciones conexas de la Directiva de Tesorería
desactivadas Nº 001-2007-EF/77.15, aprobada por
a) Entre Unidades Ejecutoras que
12. Conciliación de cuentas de enlace entre la la Resolución Directoral Nº 002-2007-
pertenecen a diferentes pliegos EF/77.15, sólo procede para el caso de
DNTP y la Unidad Ejecutora presupuestales. En este caso, los Unidades Ejecutoras a sus dependencias
13. Disposiciones generales titulares del Pliego o los funcio- desconcentradas.
14. Actividades Orgánicas en la Administración narios a quienes les sea delegada Artículo 2º.- Los “Encargos” entre pliegos
de los Recursos Públicos esta función en forma expresa, presupuestarios que se hubieran otorgado
suscriben un Convenio. al 31 de diciembre de 2009 deberán ser
liquidados hasta el 30 de mayo de 2010,
b) Entre la Unidad Ejecutora y una o efectuando, a dicha fecha, la devolución
1. Introducción más de sus Unidades Operativas. de los montos no utilizados y el registro
EL SIAF-GL ha sido desarrollado por En este caso, el titular del Pliego o correspondiente en el SIAF-SP.
el Ministerio de Economía y Finanzas el funcionario a quien se le dele-
con el objetivo principal de mejorar la gue esta función en forma expresa
gestión de las finanzas públicas, a través deberá emitir una Directiva. 3. ¿Cómo se originan las opera-
del registro único de operaciones de las Las Unidades Operativas “Encargadas” ciones de ingresos y egresos?
Unidades Ejecutoras del Presupuesto del deben efectuar el registro de sus opera- Los Ingresos se originan mediante:
Sector Público, en un módulo desarrolla- ciones de gasto en el módulo SIAF-SP, que • Resultados positivos (Ingresos corrien-
do sobre la base de la integración de los será instalado en la oportunidad en que la tes, ingresos de capital, transferencias
procesos presupuestarios; contables y de Unidad Ejecutora correspondiente asegure corrientes, etc.).
tesorería. 1 Dictan Disposiciones referentes al uso de la modalidad de
“Encargo” con Fondos públicos a que se refieren los artículos • Disminución de activos (ventas de
* Consultor, asesor y auditor en el ámbito gubernamental
62º y 63º y disposiciones conexas de la Directiva de Tesorería activos usados).
Nº 001-2007-EF/77.15, según R.D.Nº 021-2009-EF-77.15

Actualidad Gubernamental N° 18 - Abril 2010 VII 1

VII Informe Especial
- Aumento de pasivos (deudas con-
traídas con proveedores, utilizando
fuentes de financiamiento las acreen-
cias).
- Aumento del capital o patrimonio (por
transferencias de recursos financieros.)
de capital a través de la Hacienda
Nacional adicional).
Los Egresos se originan mediante:
- Resultados negativos (gastos corrien-
tes, costos por actividades, etc.).
- Aumento de activos (compra de
activos, inversión en infraestructura
pública, construcciones en curso).
- Disminución de pasivos (pago o can-
celación de proveedores, acreedores
varios, etc.).
Por otro lado, con el propósito de que
el SIAF-GL contribuya de manera efec-
tiva con su operatividad, así como en la
aplicación del sistema de control interno,
las funciones del registro administrativo
y del registro contable deben limitarse
a las siguientes áreas de actividad de
unidades orgánicas que tienen que ver
con la administración y gestión de los
recursos públicos.
4. Mecánica del Sistema
Este sistema opera en tres sistemas,
como:
a. Registro Único
Registra todas las operaciones de
ingresos y gastos de las Unidades
Ejecutoras (UE), y envío de dicha
información a los órganos rectores:
Dirección de Presupuesto Público
(DNPP), Dirección General de Pre-
supuesto Público (DGPP), Dirección
Nacional de Contabilidad Pública
(DNCP), Contraloría General de la Re-
pública CGR, Sunat-COA, Consucode,
SBN.
Por lo tanto, el sistema registra todas
las operaciones que tengan inciden-
cia económica-financiera, sean estas
operaciones de ingresos, gastos o
complementarias; además el sistema
registra para cada operación un solo
registro con todos los datos necesarios
para su proceso.
Y a partir de este registro único
(entradas) se debe generar todas las
salidas que se requiera (información
de reportes).
b. Gestión de Pagaduría
Las UE sólo pueden registrar sus che-
ques girados en el SIAF cuando han
recibido las autorizaciones de giro de
parte del Tesoro Público.
Sobre la base a estos girados, la DGTP
emite autorizaciones de pago que son
transmitidas al Banco de la Nación
(BN), en cuyas oficinas se pagan aque-
llas órdenes cargadas en su sistema.
VII 2 Actualidad Gubernamental
Por lo tanto, el girado realizado por la
UE termina en el BN, por lo que los
equipos de SIAF que operan en las UE,
se constituyen en el proceso de pago
a través del BN.
c) Gestión Presupuestal
Cada mes las Unidades Ejecutoras
reciben a través del SIAF, su calenda-
rio de compromisos elaborados por
la DNPP, las UE, registran en el SIAF
todas sus operaciones y ejecución de
ingresos y gastos, dicha información
es transmitida al Ministerio de Econo-
mía y Finanzas, para su verificación y
aprobación.
Así por ejemplo, el registro de una
operación de gasto para la adquisición
de útiles incluye las fases de compro-
misos, devengado y girado mientras
que una correspondiente a ingresos
implicará el registro de determinado
y el recaudado.
No obstante, cabe resaltar que algunas
operaciones de gasto, además de las
fases de compromisos, devengados y
girados, incluyen una complementa-
ria, como son los casos de encargos,
fondos para pagos de efectivo y fondo
para caja chica.
5. Registro SIAF-GL Fase de De-
terminado
a) Fase de Determinado
Es la fase a través de la cual la entidad
identifica e individualiza al contribu-
yente, usuario o deudor tributario,
señalando los hechos generados del
ingreso o la obligación tributaria
determinando la base imponible, el
monto cuantía del tributo.
b) Proceso
Para iniciar el registro del SIAF en la
fase de determinado, el usuario debe
ingresar al módulo SIAF.
c) Documentos
- Resoluciones de determinación
- Orden de pago
- Recibo de ingreso
- Nota de abono
- Resolución de multa
- Documento de donación
6. Registro SIAF-GL Fase de Per-
cibido
a) Fase de Percibido
Es el proceso a través del cual se
efectiviza la percepción de los recur-
sos públicos de distintas fuentes de
financiamiento, las mismas que fue
ron identificadas y determinadas en
la fase anterior, procediéndose a su
N° 18 - Abril 2010
depósito y/o colocación en las respec-
tivas cuentas bancarias, así como en
el registro del SIAF (registro en libro
presupuestal y financiero).
b) Proceso
Luego de haber efectuado el registro
de determinado, se procede a regis-
trar la fase de percepción, para lo
cual se debería ingresar el módulo
SIAF de la unidad ejecutora y con el
cursor se seleccionará el submódulo
aplicaciones, el mismo que mostrará
varias opciones, los mismos que están
indicados en el cuadro derecho.
c) Documentos
- Recibo de ingresos
- Transferencias de fondos
- Notas de abono
7. Registro SIAF-GL Fase de Com-
promiso
a) Fase de Compromiso
El compromiso es el acto mediante
el cual se acuerda la realización de
gastos previamente aprobados luego
de cumplir con los trámites legalmente
establecidos, señalando el tipo de
gasto, el importe, la fuente de finan-
ciamiento, afectando total o parcial-
mente los créditos presupuestarios.
El compromiso se efectúa con posterio-
ridad a la generación de la obligación
originando en un acuerdo, contrato,
convenio, etc., afectando previamente
a la correspondiente cadena de gasto
a la estructura programática, reducien-
do su importe del saldo disponible del
crédito presupuestario a través del
respectivo documento fuente.
Proceso
Para iniciar el registro del gasto com-
prometido, se ingresa al módulo SIAF-
GL de la entidad, el cual nos muestra
una pantalla donde se pueden obser-
var los submódulos: sistemas, tablas,
aplicaciones, procesos, consultas, re-
portes, utilitarios y correos, y luego se
desarrollarán los procesos indicados.
- Documentos
- Orden de compra
- Orden de servicio
- Planilla de remuneraciones
- Planilla de pensiones
- Valorización de obra
b) Fase de Devengado
Acto mediante el cual se reconoce una
obligación de pago, derivado de un
compromiso contraído en la fase an-
terior, comprende la liquidación final
del compromiso, mediante la compro-
bación o verificación de conformidad
 Área Sistema Nacional de Tesorería y Finanzas Públicas
del bien recepcionado, del servicio
cumplido, así como haber cumplido
con los requisitos administrativos y
legales exigidos por la entidad para
gastos sin contraprestación inmediata
o directa (planilla, valorizaciones y
otros gastos).
Proceso
Para iniciar el registro del gasto deven-
gado, se ingresa al módulo del SIAF-
GL de la entidad, el cual mostrará la
pantalla donde se pueden observar los
siguientes módulos, sistemas, tablas,
aplicaciones, procesos, consultas,
reportes utilitarios y correos, luego se
desarrollarán los procesos indicados
en el cuadro indicado.
Documentos
- Facturas, boletas de venta, valori-
zaciones u otros comprobantes de
pagos reconocidos por la Sunat.
- Planilla de pago, pensiones, órde-
nes de compra, órdenes de servi-
cios, planillas de dietas, rendición,
FPPE, etc.
c. Fase Gasto Girado
A través de esta etapa de girado, se da
inicio al proceso de cancelación parcial
o total de las obligaciones legalmente
contraídas por concepto de bienes,
servicios, remuneraciones y otros
gastos asumidos por la entidad.
Proceso
Se ingresa en el módulo SIAF-GL de la
Unidad Ejecutora, el cual mostrará una
pantalla donde se aprecien los siguien-
tes módulos, sistemas tablas, aplica-
ciones, procesos, consultas, reportes,
utilitarios y correo, posteriormente
se deberá seguir los procedimientos
mostrados en el cuadro.
d. Fase de Pago
En esta fase, se procede extinguir
parcial o totalmente la obligación
contraída por la entidad o Unidad Eje-
cutora, hasta por el monto del gasto
devengado y girado. Los mismos que
han sido registrados anteriormente
con cargo a las diferentes cuentas co-
rrientes y fuentes de financiamiento,
conforme a los procedimientos de
pago establecidos en la Directiva anual
de tesorería vigente a la fecha.
Proceso
Para tal efecto, es indispensable que la
Unidad Ejecutora haya recepcionado
a través del SIAF-GL la autorización
del giro y de pago correspondiente
(Recurso provenientes del Tesoro
Publico-RO), y en el caso de los fondos
provenientes de fuentes de financia-
miento obtenidos y administrados por
la propia unidad, deberá verificar la
disponibilidad respecto a los montos
depositados en la respectiva cuenta
bancaria.
Por otro lado, el registro administrativo
de la fase del pago es realizado en
forma automática por el sistema y es
ejecutado en función de la efectividad
del pago que realiza el Banco de la
Nación, orden emitida por la Unidad
Ejecutora.
8. Los depósitos de fondos pro-
venientes de recuperación de
pagos indebidos u otros
- El depósito de los fondos provenientes
de menores gastos autorizados con
cargo a las cuentas bancarias admi-
nistradas por la DNTP, tales como
Encargos, Fondo para Pagos en Efec-
tivo, Fondo Fijo para Caja Chica y de
la recuperación de pagos indebidos o
en exceso, se efectúa en el Banco de
la Nación, dentro de las 24 horas de
su recepción, a la cuenta bancaria que
corresponda y, en el caso de la fuente
de financiamiento Recursos Ordinarios,
en la cuenta principal de la DNTP.
- El registro en el SIAF-SP de menores
gastos se efectúa en el mismo expe-
diente que originó el pago, inclusive
para los correspondientes a años
fiscales anteriores.
- Las municipalidades que no registran
sus operaciones de tesorería en el
SIAF-SP efectúan los indicados depósi-
tos utilizando la Papeleta de Depósitos
a Favor del Tesoro Público (T-6), según
el modelo del Anexo Nº 7.
- Las recuperaciones de fondos por
pagos indebidos o en exceso, deben
depositarse en la respectiva cuenta
bancaria dentro de las 24 horas de
su recuperación, procediendo a su
registro en el SIAF-SP.
Base legal:
Artículo 66º, Numeral 66.1, 66.2 y 66.3
9. Devolución de fondos públicos
por las Unidades Ejecutoras o
Municipalidades
- Para la devolución de fondos perci-
bidos y depositados indebidamente
o en exceso, las Unidades Ejecutoras
o Municipalidades deben considerar,
entre otros, lo siguiente:
a) Reconocimiento formal del dere-
cho a la devolución por parte del
área competente.
b) Sustento de la verificación del
pago o depósito efectuado y re-
gistrado en el SIAF-SP.
c) Registro de la devolución en el
SIAF-SP, según la naturaleza del
ingreso.
- Las devoluciones deben efectuarse
mediante giro de cheque o emisión de
carta orden para el abono en la cuenta
de la entidad o persona beneficiaria.
- Las devoluciones por montos menores
al cinco por ciento (5%) de una UIT
Actualidad Gubernamental
VII
pueden ser efectuadas en efectivo.
Mediante resolución administrativa, se
podrá constituir un “Fondo de Devolu-
ciones en Efectivo”, la que establecerá
los procedimientos, condiciones y pla-
zos que garanticen su adecuado uso.
(Directiva de Tesorería Nº 001-2007-
EF/77.15, Artículo 73º, numeral 73.1,
73.2 y 73.3)
10. Disposiciones importantes al
cierre Unidades Ejecutoras
- Atención al gasto comprometido
El gasto comprometido en estado “B”
por cualquier fuente de financiamien-
to, registrado en el SIAF-SP a la fecha
de liquidación de la Unidad Ejecutora
absorbida dentro de un año fiscal, es
procesado por la Unidad Ejecutora ab-
sorbente, previa solicitud expresa a la
DNTP, con indicación de los registros,
fuente de financiamiento, función,
programa, grupo genérico del gasto
y monto para que se continúe con la
ejecución y registro de las siguientes
etapas del gasto que corresponde, de
ser el caso.
Artículo modificado por el artículo 1º
de la Resolución Directoral Nº 017-
2007-EF/77.15, cuyo texto indica lo
siguiente:
Artículo 58º. Atención del gasto Com-
prometido
El gasto Comprometido en estado “B” por
cualquier fuente de financiamiento, registrado
en el SIAF-SP por la Unidad Ejecutora Absor-
bida a la fecha de culminación del proceso
de fusión, será transferido por la DNTP a
la Unidad Ejecutora absorbente, a solicitud
expresa de esta última.
Artículo dejado sin efecto por el Artículo
Único de la Resolución Directoral Nº 025-
2007-EF/77.15.
- Gasto Devengado. Artículo 59º
El Gasto Devengado “ V “ por cualquier
fuente de financiamiento, registrado
en el SIAF-SP a la fecha de liquidación
de la Unidad Ejecutora absorbida, será
atendido por la Unidad Ejecutora Ab-
sorbente, para cuyo efecto esta última
solicitará en forma expresa a la DNTP
con indicación de los registro, fuente
de financiamiento, Función, Programa,
Grupo genérico, Monto.
Artículo modificado por el artículo 1º de
la R.D.Nº 017-2007-EF/77.15
Gasto Devengado - Artículo 59º
El gasto devengado en estado “ V ” por cual-
quier fuente de financiamiento, registrado en
el SIAF-SP por la Unidad Ejecutora absorbida a
la fecha de culminación del proceso de fusión,
será transferido por la DNTP a la Unidad
Ejecutora absorbente, a solicitud expresa de
esta última.
- El pago del Gasto Devengado debida-
mente formalizado y procesado en esta-
do “V” en el SIAF-SP al 31 de diciembre
de cada año fiscal, por toda fuente de
financiamiento, se atenderá hasta el 31
de marzo del año fiscal siguiente.
N° 18 - Abril 2010 VII 3
VII Informe Especial
- Las Autorizaciones de Pago para la
atención del Gasto Devengado, con
cargo a las cuentas de la Fuente de
Financiamiento Recursos Ordinarios
y otras administradas por la DNTP, se
aprueban de acuerdo con la “mejor
fecha” registrada en el SIAF-SP.
(Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15, artí-
culo 74º. numeral 74.1, 74.2 y 74.3)
11. Gasto Devengado de Unida-
des Ejecutoras desactivadas
El pago del Gasto Devengado debidamen-
te formalizado y registrado en el SIAF-SP
al 31 de diciembre de cada año fiscal
por Unidades Ejecutoras desactivadas a
la indicada fecha, será procesado por la
Unidad Ejecutora absorbente con código
“13” en el campo “Medio de Pago” del
SIAF-SP.
Para tal efecto, la Unidad Ejecutora Absor-
bente solicita a la DNTP su procesamiento
con indicación de los respectivos registros
para su atención hasta el 31 de marzo del
año fiscal siguiente.
efectúe las acciones de verificación y se- des que no se ciñan a las disposiciones
guimiento de las operaciones relacionadas legales vigentes.
con la determinación y la percepción del - La información registrada en el SIAF-SP
ingreso y del Gasto Comprometido, Gasto tiene el carácter de Declaración Jurada.
Devengado y Gasto Pagado, entre otros Las modificaciones de datos de la
procesos relacionados con su función. ejecución presupuestal y financiera del
- En el marco de lo establecido en la mes vigente, erróneamente registrados,
normatividad presupuestaria y de deben ser realizadas directamente por
tesorería, la aprobación, por parte de la propia Unidad Ejecutora o Municipa-
la DNTP, de las fases de la ejecución lidad. Las modificaciones de la ejecu-
del gasto registradas en el SIAF-SP, no ción de meses anteriores requieren de
convalida los actos o acciones de las autorización de la DNTP, previa solicitud
Unidades Ejecutoras o Municipalida- expresa debidamente motivada.
14. Actividades Orgánicas en la Administración de los Recursos Pú-
blicos
Actividades Orgánicas
en la Administración
de los Recursos
Públicos
Actividad Cómo funciona el módulo Documento

(Directiva de Tesorería Nº 001-2007-

EF/77.15, artículo 75º)
Módulo de Formulación PPTAL - Anteproyecto
12. Conciliación de cuentas de en- - Programación y formulación del día - Proyecto
- Presupuesto Institucio-
lace entre la DNTP y la Unidad Planificación
- Modificaciones presupuestarias PIM
Módulo de Procesos Presupuestarios nal Aprobado (PIA)
y Presupuesto
Ejecutora - Asignación mensual y trimestral del - Presupuesto Institu-
gasto cional Modificado
La Conciliación de Cuentas de enlace al - Afectación del crédito presupuestal (PIM)
cierre de cada año fiscal es un procedi-
miento que se realiza entre la DNTP y la
Unidad Ejecutora central de cada Pliego,
a través del SIAF-SP. En cumplimiento
Módulo Administrativo - O/C
de las normas del Sistema Nacional de Abastecimiento
- O/S
y Servicios - Registro de la fase de compromiso
Contabilidad, para cuyo efecto se tendrá (bienes y servicios) - Valorizaciones
Auxiliares
en cuenta lo siguiente: - Proceso de lección - Otros

- Información relacionada con dicha con-

ciliación es transmitida por las Unidades
Ejecutoras, a través del SIAF-SP, a la
Unidad Ejecutora central del Pliego, la - Planilla de remune-
misma que consolida dicha información raciones
Módulo Administrativo
Personal - Planilla de pensio-
y la transmite a la DNTP, durante el mes - Registro del compromiso
nes
de enero del año fiscal siguiente. - Planilla de subsidios
- Otras planillas
- Si la información transmitida es con-
forme, la Unidad Ejecutora Central
del Pliego remitirá a la DNTP un Acta
de conciliación elaborada, según el
Módulo de Contabilidad
modelo de los anexos correspondien- - Registro y contabilización de las ope- - Libros y registros de
tes, firmado por el director general raciones presupuestales contabilidad
- Registro presupuesta-
de administración, o quien haga sus Contabilidad
- Registro y contabilización de las ope-
rios
veces, el tesorero o el contador. raciones financieras
- Contabilidad de las operaciones com- - Estados Financieros
En caso contrario, el contador de dicha plementarias - Estados presupuesta-
rios y Anexos
Unidad Ejecutora coordinará con la Ofi- - Formulación de EE. FF. y estados
presupuestarios
cina de Contabilidad de la DNTP para los
efectos pertinentes.

13. Disposiciones generales - Recibo de Ingresos

El director general de administración o Módulo Administrativo - Giro de cheques
el funcionario que haga sus veces debe - Registro de determinado - Emisión de C/P
Tesorería - Registro de recaudado - Registro de caja y
establecer las condiciones para asegurar - Registro de girado bancos
el adecuado y permanente acceso del - Registro de pagado - Registro de libro y
tesorero, o de quien haga sus veces, al bancos
módulo del SIAF-SP, de manera que éste

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