SIGO 30/11/2012

T OFICINA TECNICA
PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR Y Procedimiento Nº OT001
REV. 0
DIFUNDIR UN DOCUMENTO

INTRODUCCIÓN
Este procedimiento tiene como objetivo unificar el proceso de archivar y/o difundir un documento
que haya sido creado o recibido de algún externo.

PROCEDIMIENTO
1. Creación de un Documento (Word, Excel, Autocad, PDF, etc):
Para compartir el mismo con otra persona, debe guardarlo en el lugar correspondiente de la carpeta
en servidor y enviar por mail la dirección del mismo.
Por ej:
Estimados, en la dirección que adjunto podran ver el documento …..... donde.....etc
Z:\CARPETAS POR SECTOR\19-DESTILERIA\19.05 PROYECTO DESTILERIA 2012
JW\19.05.05 - DOCUMENTOS
2. Recibir y compartir un Documento (Word, Excel, Autocad, PDF, etc) recibido vía mail:
Se debe seguir similar procedimiento, osea, guardar el archivo donde corresponda y luego
difundirlo enviando la dirección donde se ubica el mismo.
Si el mail esta dirigido a varias personas, el encargado de guardar el documento en el servidor es el
que esté directamente el encargado del mismo. Si hay dudas de quien es el principal encargado,
cuando se comienza con un nuevo proyecto debemos ponernos de acuerdo en quien será el
responsable de esta tarea mientra dura el proyecto. (Eventualmente lo designará el jefe)
3. Recibir un Catálogo informático o Documento (Word, Excel, Autocad, PDF, etc) de
algún proveedor o asesor:
Se debe seguir el mismo proceso, guardar el mismo en el servidor y compartir la dirección donde se
ubica el mismo.
De esta manera evitaremos:
 Guardar documentación en los E-mails, que luego puede extraviarse o duplicarse
 Que la información este disponible para todos y de manera ordenada
 Que se guarde el mismo archivo con diferente nombre o en diferente lugar.
 Evitemos guardar archivos en los discos rígidos de cada máquina, pues de esta manera
corremos mas riesgo de perder documentos y de que no esté disponible cuando otro la
necesite.