ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

“AÑO DEL DIÁLOGO Y RECONCILIACIÓN NACIONAL”

El Servicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo Industrial

PROYECTO: IMPLEMENTACION DE LAS 5S Y EL

MEJORAMIENTO DEL TRÁMITE ADMINISTRATIVO

EMPRESA: SOCIEDAD DE BENEFICENCIA PÚBLICA DE ICA

MONITOR: C.P.C. Silvio Eduardo Ecos Hernández

INSTRUCTOR: CUEVAS RIVAS, ANDREA MARINA.

CARRERA: ADMINISTRACION INDUSTRIAL

GRUPO: 601

CFP: ICA – AYACUCHO

2018

“PROYECTO DE MEJORA”
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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

ÍNDICE
Introducción………………………………………………………8

Capítulo I…………………………………………………………..8
1. Proyecto falta de orden en el almacén…………………9
2. Presentación de la empresa……………………………...9
3. Antecedentes……………………………………………..…10
3.1. Misión y visión……………………………………………11
3.2. Organigrama………………………………………………12

Capitulo II…………………………………………………………13
3.3 Identificación de problemas…………………….……..13
3.4 Análisis de las causas del problema…………………14
4. Objetivos…………………………………………………….16
4.1. Objetivos general…………………………………………16
4.2. Objetivos específicos…………………………………….16
5. Diagrama de flujo.…………………………………………...17
5.1. en el trámite administrativo (antes)…………………… 17
5.2. en el trámite administrativo (después)…………….…...18
6.propuesta técnica de la mejora………………………………19
6.1 plan de acción de la mejora propuesta ………………….19
6.2 consideraciones técnicos para implementar la mejora propuesta…..19
7. justificación……………………………………………………..20

Capitulo III ……………………………….……………………….21

8.Marco teórico………………………………………………….21

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

Capitulo IV…………………………………………………………23
9. costo de la implementación de la mejora……………23
9.1 mano de obra……………………………………………23
9.2 fase de la implementación del proyecto……………24
9.3 fase de implementación de supervisión…………….24
9.4 costos de máquinas herramientas y equipos………25
9.5 costo total de implementación………………………..25
10. evaluación técnica y económica de mejora………...25
10.1 beneficio técnico………………………………………..25
10.2 justificación del proyecto……………………………...25

Capítulo V…………………………………………………………27
Conclusión ……………………………………………………….27

Capítulo VI…………………………………………………………27
8. Recomendaciones ………………………………………………28
12. Bibliógrafa ………………………………………………………..29

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

DEDICATORIA

Este proyecto se lo dedico a Dios, a los instructores por brindarme la enseñanza

necesaria para llegar hacer una buena profesional y a mis padres que con su
ejemplo y cariño me apoyó en todo momento y fue impulso para culminar con éxito
este proyecto.

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

AGRADECIMIENTOS

Primero agradezco a SENATI (SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN

TRABAJO INDUSTRIAL), por haberme aceptado ser parte de él, y abierto su puerta
de su centro de formación para adquirir conocimientos en mi carrera.

Así mismo agradecer a cada uno de los instructores, quien me ha brindado sus
experiencias y apoyo, para llegar hacer una buena profesional y desempeñarme de
manera adecuada en las tareas designadas por la empresa.

Mi agradecimiento va dirigido a Graciela Ingrid Lizarraga de Levano gerente de la

SOCIEDAD DE BENEFICENCIA PUBLICA DE ICA, por haberme aceptado realizar
mis prácticas pre-profesionales en su prestigiosa empresa, también al monitor
encargado de verificar mi desempeño en la empresa.

Agradecer infinitamente a mis queridos padres por haberme brindando su apoyo,

comprensión, atención en los momentos más difíciles de mi formación profesional.

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

PRESENTACION

El presente trabajo es el conocimiento adquirido durante 3 años en la carrera de

Administración Industrial en el SENATI.

En el siguiente trabajo se muestra los procesos y resultados que se obtienen dentro

de la institución (SOCIEDAD DE BENEFICENCIA PUBLICA DE ICA) en el área de
Presupuesto y Planificación en el cual realice mis prácticas Pre - profesionales.

Donde se dará a conocer cómo mejorar el trámite administrativo y establecer las 5s

con la finalidad de:

 Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es más agradable

y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado.
 Reducir gastos de tiempo y energía.
 Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.
 Mejorar la calidad de la producción.
 Mejorar la seguridad en el trabajo.

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

PRESENTACION DEL APRENDIZ

 Apellidos y nombres : Ccellccaro López Elizabeth

 Fecha de Nacimiento :28/12/1996
 DNI :71642040
 Edad :22 años
 Correo : elizabeth.ccellccaro.lpz@gmail.com
 ID :000919089
 Especialidad : Administración Industrial.
 CFP : ICA
 Ingreso : Nadie 2015
 Semestre : VI

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

INTRODUCCIÓN
Sociedad de Beneficencia Pública de Ica, cuenta con 01 Centro de Atención
Residencial para el Adulto Mayor “San Juan de Dios” que desde 1979, atiende de
manera integral a 30 adultos mayores brindándoles una calidad de vida de acuerdo
a sus necesidades. 01 Comedor “Santa Rita de Casia” creado el 12 de Diciembre
de 1992 brinda servicios de desayuno y almuerzos para 150 beneficiarios de lunes
a sábado totalmente Gratuito. 01 Casa Refugio “Lily Cuculiza” atención integral para
las personas víctimas de violencia familiar. Programa de Apoyo Comunal, Atiende
de forma individual y masiva a personas de la población vulnerable con bolsas de
víveres de primera necesidad, mantas polares, plásticos y otros.

Logo de la Empresa

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

CAPÍTULO I

1. PROYECTO: IMPLEMENTACION DE LAS 5S Y EL MEJORAMIENTO

DEL TRÁMITE ADMINISTRATIVO EN EL AREA DE PRESUPUESTO

2. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

EMPRESA : SOCIEDAD DE BENEFICENCIA PUBLICA DE ICA

REPRESENTANTE LEGAL : Lic. Cesar Augusto Cavero Vilca
RUC : 20178825110
INICIO : 28/ 10/1848
ESTADO : Activo
ÁREA : Presupuesto y Planificación
UBICACIÓN : calle Tacna 162, Ica

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

3. ANTECEDENTES

DESCRIPCION DE LA EMPRESA:
La Sociedad de Beneficencia Pública de Ica, fue creada por ley Nº 8128 del 28
de Octubre de 1848 durante el Gobierno de Don Ramón Castilla, la Institución
que forma parte del Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables – MIMP,
esta en la actualidad bajo la dirección del Lic. Cesar Augusto Cavero Vilca,
cumple cabalmente con sus objetivos de atender a la población en estado de
riesgo es decir aquellas en estado de abandono y precariedad económica de
la provincia de Ica.

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

3.1. MISIÓN, VISIÓN:

La Sociedad de Beneficencia Pública de Ica tiene como misión:

 Promover acciones de asistencia social, promoción y protección a los niños

y adolescentes en estado de abandono.
 Asistencia y apoyo solidario al adulto mayor.
 Promoción y capacitación de la mujer a través de programas de gestión
microempresarial.

La Sociedad de Beneficencia Pública de Ica, como institución benéfica y dentro del

marco que la asigna la ley de beneficencias y juntas de participación social tiene
como propósito:

•Constituirse en una institución solida económicamente a través de la

implementación de proyectos productivos que permitan impulsar los programas de
apoyo social preparando a los niños y mujeres beneficiarias de sus programas en
actividades de formación laboral para que en un corto plazo pueda generar sus
propios recursos.

•Mejorar la infraestructura física mediante la construcción de un albergue transitorio

para niños en situación de riesgo y para la mujer víctima de la violencia familiar.

•Mantener y mejorar el stock de nichos perpetuos para adultos a disposición de los

usuarios.

•Educar a la población contra la violencia familiar.

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

3.2. ORGANIGRAMA.

DIRECTORIO

PRESIDENCIA

ORGANO DE CONTROL

INSTITUCIONAL

GERENCIA
Oficina de Asesoría Legal

Oficina de Presupuesto y
Planificación

Oficina Técnica de Ingeniería

UNIDAD UNIDAD
UNIDAD DE UNIDAD
DE UNIDAD DE DE
CONTABILID DE
PERSONA TESORERIA ABASTECI
AD CONTROL
L MIENTO PATRIMON

DIVISIÓN DE DIVISIÓN DE DESARROLLO DIVISIÓN DE DESARROLLO

CEMENTERIOS Y
SERVICIOS HUMANO ECONOMICO
FUNERARIOS

Cementerio Gral. CAR Adulto CETPRO

De Saraja Mayor “San Juan “Peruano
de Dios” Japonés”ssw
Agencia Comedor “Santa
Funeraria Señor Rita de Casia” Maquicentro
de Luren
Casa Refugio
Temp. “Lily Panadería
Cuculiza”

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

CAPITULO II

3.3. IDENTIFICACION DE PROBLEMAS

 Falta de mantenimiento a las maquinarias.

 Tiempos muertos.
 Demora en realizar la certificación por no presentar los debidos
documentos (proformas).
 No remiten oportunamente la información que se pide para el estudio de
estadística.
 Recepcionar los documentos a cualquier hora.

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

.4.2. Analisis de las causas raices que generan el problema

DIAGRAMA PARETO

Problemas de la empresa (Beneficencia Pública de ICA) N.º de % del %

Incidencias total acumulado
Falta de mantenimiento a las maquinarias. 10 10% 10%
Tiempos muertos. 5 5% 15%
Demora en realizar la certificación por no presentar los 30 30% 45%
debidos documentos (proformas).
No remiten oportunamente la información que se pide para 20 20% 65%
el estudio de estadística.
Entrega de los documentos a cualquier hora. 5 5% 70%
Archivadores y documentos mal ubicados y sin guía para 30 30% 100%
poder identificarlos.
total 100 100%

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ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

4. OBJETIVOS.

Mejorar el tiempo y ubicación del trámite administrativo y establecer las 5s con la

finalidad de mejorar las condiciones de trabajo.

4.1. OBJETIVOS GENERAL:

Mejorar el tramite administrativo y las condiciones del área de trabajo.

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICO:

 Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es más agradable y

seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado.
 Reducir gastos de tiempo y energía.
 Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.
 Mejorar la calidad de la producción.
 Mejorar la seguridad en el trabajo.
 Mejorar el tramite administrativo.

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

5. DIAGRAMA DE FLUJO DE OPERACIONES (DOP)

EN EL TRÁMITE ADMINISTRATIVO (antes)

Recepcionar el documento (2minutos)

INICIO

6. Tener el documento (1minuto)

ENTRADA

Verificar que los documentos estén

PROCESO
Correctamente completos (3minutos)

No
DESICION

Si
Tramitar la certificación (5minutos)
PROCESO

FINAL Salida de la certificación (1minuto)

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

(Después)

Recepcionar el documento (2minutos)

INICIO

Tener el documento (1minuto)

ENTRADA

Verificar que los documentos estén

PROCESO
Correctamente completos (3minutos)

DESICION

Si
Tramitar la certificación (5minutos)
PROCESO

FINAL Salida de la certificación (1minuto)

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

ANTES DESPUÉS
No se le aprueba la certificación por no Si se le aprueba la certificación ya que
presentar todos los requisitos. cumplen con los requisitos. Gracias a la
mejora y la organización que se realizo

6. PROPUESTA TECNICA DE LA MEJORA

6.1 PLAN DE ACCION DE LA MEJORA PROPUESTA

PROBLEMA QUE
SOLUCIONAR OFICINAS DE PRESUPUESTO

Mejorar el trámite administrativo el

tiempo y la ubicación de entrega
de documentos y mantener
OBJETIVO
organizado la Oficina de
Presupuesto y Planificación
aplicando las 5S

6.2 CONSIDERACIONES TECNICOS PARA IMPLEMENTAR LA MEJORA

PROPUESTA

 SEIRI – CLASIFICAR.- Una vez pasado al Excel inmediatamente se clasifica

la documentación y es de 10m (cada documento).
 SEISON - LIMPIEZA
 SEITON - ORGANIZAR.- La conciliación y ubicación de los documentos se
deben realizar inmediatamente 40 m
 SEIKETSU – ESTANDARIZAR.- Nivelar el trámite administrativo.

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

7. JUSTIFICACIÓN.

Se desarrolla el proyecto de mejora debido a los procesos deficientes del proceso

administrativo y desorden que existen en el área ya que esto genera malestar en el
trabajo, la mala imagen de la oficina, la poca concentración de los trabajadores y el
poco compromiso del personal.

Mediante el sistema de trabajo actual se logrará cumplir el trámite administrativo de

una manera eficiente y mantener la oficina organizada, sin embargo se deja de lado
el nivel de servicio ofrecido a los trabajadores, el cual es importante ya que éste se
encarga de los trámites administrativos de la institución.

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

CAPITULO III

8.MARCO TEÓRICO.

 Diagrama de Pareto:

Pone de manifiesto la importancia relativa de las diferentes causas y ayuda a

decidir la línea de actuación frente a un problema. El uso continuo de estos
diagramas permitirá supervisar y verificar la eficacia de las soluciones para la
resolución de los problemas.”

 Metodología de las 5S

Las 5S son principios japoneses cuyos nombres empiezan por S y que van todos en
conseguir una fábrica limpia y ordenada. Estos nombres son:

1: SEIRI (CLASIFICAR)

2: SEITON (ORGANIZAR)

3: SEISO (LIPIENZA)

4: SEIKETSU (ESTANDARIZAR)

5: SHITSUKE (DISCIPLINA)

Constituye una filosofía para establecer y mantener el orden, la limpieza y el hábito.

Podríamos definir las 5S como un estado ideal en el que: - Los materiales y útiles
innecesarios se han eliminado. - Todo se encuentra ordenado e identificado. - Se
han eliminado las fuentes de suciedad. - Existe un control visual mediante el cual
saltan a la vista las desviaciones o fallos. - Todo lo anterior se mantiene y mejora
continuamente.

 Características - Es aplicable a todo tipo de organización, en cualquier puesto

de oficina, almacén, archivos, áreas públicas y de recepción, centro de
capacitación, talleres, etc.

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

Propicia la participación del personal en los procesos de mejora. - Busca mejorar y

mantener las condiciones de la organización, orden y limpieza del centro de trabajo,
propiciando un ambiente adecuado, agradable y seguro. - No es cuestión de estética
si no de funcionalidad y eficacia. - Puede considerarse un paso previo a la
implantación de cualquier proyecto de mejora continua.

Beneficios que puede aportar Mejorando el nivel de las 5S se obtiene mayor

productividad debido a que se reducen:

 Las actividades que no agregan valor.

 Los desperdicios y productos defectuosos.
 Los accidentes.
 Los niveles de inventario.
 Los movimientos y traslados inútiles.
 El tiempo para localizar herramientas y materiales.

Con el orden y la limpieza se consigue un mejor lugar de trabajo ya que se consigue:

 Más espacio y mayor bienestar.

 Más seguridad en las instalaciones.
 Más orgullo en el lugar que se trabaja.
 Mejor imagen ante los clientes causando una sensación de confianza.
 Mayor cooperación, aportes y conocimiento.
 Mayor trabajo en equipo.
 Mayor compromiso y responsabilidad personal.
 Mayor conocimiento del puesto.

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

CAPITULO IV

9 COSTOS DE IMPLEMENTACION DE LA MEJORA

9.1 COSTOS DE LA MANO DE OBRA

COSTO HORA/HOMBRE SUELDO/HORAS

PERSONAL SUELDO 26 8
MONITOR EMPRESA 2400 92,3 11.5
PRACTICANTE 1 200 7,6 1,0
TOTAL 12,5

PRACTICANTE (TIEMPO DEDICADOS AL PROYECTO)

DIAS A LA
HORAS DIARIAS SEMANA
SEMANAS TOTAL HORAS
DEDICADAS AL PROYECTO DEDICADAS AL
PROYECTO

1 2 4 8

ASESORIA INTERNA(DEDICADAS AL PROYECTO)

DIAS A LA
HORAS DIARIAS SEMANA SEMANAS
TOTAL HORAS AL MES
DEDICADAS AL PROYECTO DEDICADAS AL AL MES
PROYECTO

1 1 2 2

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

ESTUDIO DEL PROYECTO DETALLE COSTO

MONITOR EMPRESA 1 92.3
PRACTICANTE 1 7.6
COSTO DEL ESTUDIO 99,9

COSTO ESTUDIO DE LA MEJORA 99.9

9.2 FASE DE LA IMPLEMENTACION DEL PROYECTO

IMPLEMENTACION DEL HORAS DE

COSTO
PROYECTO IMPLEMENTACION

PRACTICANTE 1 1,0
MONITOR DE EMPRESA 2 23
TOTAL 24,0
MATERIALES DE PAPELERIA 12
IMPLEMENTACION IMPRESIÓN 11
COSTO DE MATERIALES 23
COSTO DE IMPLEMENTACION DEL PROYECTO 47

9.3 FASE DE IMPLEMENTACION DE SUPERVISION

SUPERVISION DE LA HORAS DE LA
COSTO
MEJORA SUPERVISION

PRACTICANTE 1 2 23
COSTO TOTAL DE SUPERVISION 23

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

9.4. COSTOS DE MAQUINAS HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

No aplica

9.5 COSTO TOTAL DE IMPLEMENTACION.

COSTO TOTAL DE LA MEJORA COSTO

ESTUDIO DEL PROYECTO 99.9
IMPLEMENTACION DEL
PROYECTO 47
SUPERVISION DEL PROYECTO 23
COSTO TOTAL DE LA MEJORA 169.9

10. EVALUACION TECNICA Y ECONOMICA DE MEJORA

10.1 BENEFICIO TECNICO

ANTES DEL PROYECTO DESPUES DEL PROYECTO

80M 50M

10.2 JUSTIFICACION DEL PROYECTO:

El proyecto de mejora continua en el área de presupuesto la diferencia de tiempo es

de 35 minutos

ANTES DEL PROYECTO 80 M

DESPUES DEL PROYECTO 50M
BENEFICIO DE LA MEJORA 30M

MINUTOS AL DIA 30
MINUTOS (AHORRO A LA
Nª DE VECES A LA SEMANA 5 150 SEMANA)
Nº DE VECES AL MES 4 120 MINUTOS (AHORRO AL MES )

TIEMPO OPTIMIZADO SE CONVIERTE DE MINUTOS A HORAS (50M)

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

TIEMPO HORAS

A LA SEMANA 8

AL MES 40

MONITOR DE
EMPRESA 11,5

PRACTICANTE 1,0

OPTIMIZACION

RESPONSABLE DESCRIPCION HRS/H HORAS BENEFICIO

PRACTICANTE 100% DE SU
1 TIEMPO 2,8 80 224

TOATL AL MES 224

ANUAL (12 MESES ) 2688

RELACION BENEFICIO -COSTO

BENEFICIO 224
1,3
COSTO 169.9

POR CADA SOL QUE CUESTA EL PROYECTO DE MEJORA SE OPTIMIZA 0.50

CENTIMOS
RELACION BENEFICIO COSTO (30 DIAS)

BENEFICIO 169.9
22 DIAS
COSTO 224
EL PROYECTO SE RECUPERA EN 22 DIAS

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

CAPITULO V
CONCLUSION

El objetivo de este proyecto de mejora es mejorar el trámite administrativo y la

implantación de las 5s en lo cual nos beneficiara en la entrada y salida de los
documentos de la oficina, para que así se les pueda facilitar a los trabajadores y
encargados un mayor control e información de los trámites administrativos.

La propuesta ayuda a mejorar el trámite administrativo y el control y ubicación de los

documentos dentro de la oficina, con la nueva mejora se nos hace más fácil la función
de recepción y emisión. Por lo tanto, la propuesta es viable para la organización que
se da dentro de la oficina que permite tener un control de todos los documentos.

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 ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

BIBLIOGRAFIA

https://es.wikipedia.org/wiki/5S
http://beneficenciaica.gob.pe/
http://beneficenciaica.gob.pe/organigrama/
https://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Pareto

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