Código: xxx

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PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

TIEMPO DE DISPOSICIÓN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL EN EL
(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
aplica) Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL

INSCRIPCIÓN DE PLANCHAS PARA LA

Profesional Seguridad y
CONFORMACIÓN DEL COMITÉ FTH.01 Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Salud Ocupacional
PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTE DE Profesional Seguridad y Archivo de gestión /

TRABAJO
ACTA DE SEGUIMIENTO A
RECOMENDACIONES MEDICAS
OCUPACIONALES
LIQUIDACIÓN DE CESANTIAS
(original)
LIQUIDACIÓN DE CESANTIAS
(copia)
RELACIÓN DE HORAS EXTRAS
CREACIÓN DE DESCUENTOS
DESCUENTOS
DEVENGADOS
FTH.02 X Restringido 5 años 15 años X X
Salud Ocupacional Historia Ocupacional
Profesional Seguridad y Archivo de gestión /
FTH.03 X Restringido 5 años 15 años X X
Salud Ocupacional Historia Ocupacional
Auxiliar Administrativo -
Archivo de gestión /
FTH.05 Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
Historia Laboral
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2
FTH.05 Administración de la X Restringido 3 años 0 X
Archivo de gestión
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
FTH.06 Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
FTH.07 Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
FTH.08 Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
FTH.09 Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Archivo de gestión /
PAZ Y SALVO FTH.10 Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
Historia Laboral
Compensación Salarial

REGISTRO DEL PRÉSTAMO INTERNO

Auxiliar Administrativo
DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE FTH.11 Archivo de gestión X General 1 año 0 X
-Archivo
GESTIÓN

Profesional Asuntos
INSCRIPCIÓN PARA CONCURSO FTH.12 Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
Personal Administrativo

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /

FTH.13 X Restringido 20 años 80 años X X
PROFESIONAL Archivo Historia Laboral

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /

FTH.14 X Restringido 20 años 80 años X X
DIRECTIVO - EJECUTIVO Archivo Historia Laboral
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TIEMPO DE DISPOSICIÓN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
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(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
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CENTRAL

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /

FTH.15 X Restringido 20 años 80 años X X
ADMINISTRATIVO - OPERATIVO Archivo Historia Laboral

EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN DEL

Profesionales Desarrollo
USUARIO Actividades Lúdico FTH.17 Archivo DHO X General 1 año 0 X
Humano Organizacional
Recreativas

Profesionales Desarrollo
PLAN DE INTERVENCIÓN ECO FTH.18 Humano Organizacional Archivo DHO X General 5 años 3 años X X
Pasantes y/o practicantes
Profesional Desarrollo
DOCUMENTACION DE CASO FTH.19 Archivo DHO X Restringido 5 años 1 año X X
Humano Organizacional
Profesionales Desarrollo
PAR-Q & YOU - Cuestionario de
Humano Organizacional
Disposición para la Actividad Fisíca
FTH.21 Instructores del Programa Archivo DHO X Restringido 3 años 0 años X
Programa de Acondicionamiento
de Acondicionamiento
Físico
Físico
INSCRIPCIÓN ACONDICIMIENTO Profesionales Desarrollo Archivo DHO
FTH.22 X General 3 años 0 años X
FÍSICO Humano Organizacional Archivo de Gestión
Profesionales Desarrollo
FICHA DE INFORMACIÓN GENERAL Humano Organizacional
Programa de Acondicionamiento FTH.23 Instructores del Programa Archivo DHO X Restringido 3 años 0 años X
Físico de Acondicionamiento
Físico
PLAN DE ENTRENAMIENTO Y Profesional Formación de
FTH.24 INTRANET X General 1 año* 0 X
CAPACITACIÓN Personal
Profesional Formación de Archivo FP 1 año*
EVALUACION DE LA REACCIÓN FTH.25 X General 0 X
Personal Archivo gestión 2 años
DOCUMENTOS NECESARIOS PARA
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
POSESIÓN PERSONAL FTH.26 X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO NO PROFESIONAL

DOCUMENTOS NECESARIOS PARA

Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
POSESIÓN PERSONAL DOCENTES O FTH.27 X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO PROFESIONAL

EVALUACIÓN IN SITU DE LA Profesional Formación de Archivo FP 1 año*

FTH.28 X General 0 X
FORMACIÓN (PARTICIPANTE) Personal Archivo gestión 2 años
EVALUACIÓN IN SITU DE LA Profesional Formación de Archivo FP 1 año*
FTH.29 X General 0 X
FORMACIÓN (JEFE) Personal Archivo gestión 2 años
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN IN Profesional Formación de Archivo FP 1 año*
FTH.30 X General 0 X
SITU Personal Archivo gestión 2 años
PLANEACION DE LA EVALUACION DE
Profesional Formación de Archivo FP 1 año*
LA ACTIVDAD DE ENTRENAMIENTO FTH.31 X General 0 X
Personal Archivo gestión 2 años
Y CAPACITACIÓN
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CENTRAL
RESUMEN DE LA EVALUACION DE Profesional Formación de Archivo FP 1 año*
FTH.32 X General 0 X
APRENDIZAJE Personal Archivo gestión 2 años
Profesional Formación de Archivo FP 1 año*
CONTROL DE ASISTENCIA FTH.33 X General 0 X
Personal Archivo gestión 2 años
FORMATO LISTA DE CHEQUEO Profesional Seguridad y
FTH.34 Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
ABIERTA Salud Ocupacional
Archivo de gestión /
INFORME SOBRE COMISIONES DE Auxiliar Administrativo -
FTH.35 Historia Laboral / Comisiones X Restringido 20 años 80 años X X
ESTUDIO Archivo
de estudio
INFORME SOBRE PERIODO Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.36 X Restringido 20 años 80 años X X
SABÁTICO Archivo Historia Laboral / Año sabático
SOLICITUD DE CONSTANCIAS O Auxiliar Administrativo -
FTH.37 No aplica X No aplica No aplica 0 X
CERTIFICADOS Constancias

Tesorería Archivo APD 3 Vigente según la

REGISTRO DE FIRMAS
FTH.38 Auxiliar Administrativo - Tesorería X General permanencia del 0 X
AUTORIZADAS
Asuntos Personal Docente Archivo Auxiliar Administrativo titular en el cargo
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
SOLICITUD DE PERMISO FTH.39 X X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Personal Docente Historia Laboral
SOLICITUD DE COMISION DE Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.40 X X Restringido 20 años 80 años X X
SERVICIOS Asuntos Personal Docente Historia Laboral

PRÉSTAMO DE HISTORIAS Auxiliar Administrativo

FTH.41 Archivo ACS 5 X General 1 año* 0 X
LABORALES -Archivo

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
PAGO DE LIQUIDACIÓN PARCIAL DE FTH.42 X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
CESANTÍAS

Líderes de los
PLAN DE ACTIVIDADES FTH.43 No aplica X General No aplica 0 X
subprocesos

CIARP: PRODUCTIVIDAD
Archivo de gestión /
ACADÉMICA: Docentes amparados Auxiliar Administrativo -
FTH.44 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
por el Decreto 1279. Presentación Archivo
Productividad Académica
de trabajo.

CIARP: PRODUCTIVIDAD
Archivo de gestión /
ACADÉMICA: Docentes no Auxiliar Administrativo -
FTH.45 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
amparados por el Decreto 1279. Archivo
Productividad Académica
Presentación de trabajo.

CIARP: PRODUCTIVIDAD
Archivo de gestión /
ACADÉMICA. Docentes amparados Auxiliar Administrativo -
FTH.46 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
por el Decreto 1279. Presentación Archivo
Productividad Académica
de ponencia.
 Código: xxx
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CENTRAL
CIARP: PRODUCTIVIDAD Archivo de gestión /
Auxiliar Administrativo -
ACADÉMICA. Producción de FTH.47 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
software. Presentación de trabajo. Productividad Académica
Archivo de gestión /
CIARP: PRODUCTIVIDAD Auxiliar Administrativo -
FTH.48 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
ACADÉMICA. Juicio del evaluador Archivo
Productividad Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA

Archivo de gestión /
PONENCIAS Auxiliar Administrativo -
FTH.49 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
Docentes amparados por el Decreto Archivo
Productividad Académica
1279

CIARP: PRODUCTIVIDAD
Archivo de gestión /
ACADÉMICA. Auxiliar Administrativo -
FTH.50 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
Evaluación de artículo científico Archivo
Productividad Académica
(Anexo FTH.48)

CIARP: PRODUCTIVIDAD
Archivo de gestión /
ACADÉMICA. Auxiliar Administrativo -
FTH.51 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
Sistematización del conocimiento Archivo
Productividad Académica
(Anexo FTH.48 )

CIARP: PRODUCTIVIDAD
Archivo de gestión /
ACADÉMICA. Producción de software Auxiliar Administrativo -
FTH.52 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
(con fines académicos) Evaluación Archivo
Productividad Académica
estudiantil.

CIARP: PRODUCTIVIDAD
ACADÉMICA. Evaluación de trabajo Archivo de gestión /
Auxiliar Administrativo -
producido mediante video, FTH.53 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
cinematográficas o fonográficas. Productividad Académica
(Anexo FTH.48 )

CIARP: PRODUCTIVIDAD
Archivo de gestión /
ACADÉMICA. Producción de videos, Auxiliar Administrativo -
FTH.54 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
cinematográficas o fonográficas. Archivo
Productividad Académica
Evaluación estudiantil.

CIARP: PRODUCTIVIDAD
Archivo de gestión /
ACADÉMICA. Auxiliar Administrativo -
FTH.55 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
Evaluación de libro de texto. Archivo
Productividad Académica
(Anexo FTH.48)

CIARP: PRODUCTIVIDAD Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
ACADÉMICA. Material Docente. FTH.56 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Evaluación estudiantil. Productividad Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD
Archivo de gestión /
ACADÉMICA. Evaluación de Reseña Auxiliar Administrativo -
FTH.57 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
Crítica. Archivo
Productividad Académica
(Anexo FTH.48)
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CENTRAL
CIARP: PRODUCTIVIDAD
Archivo de gestión /
ACADÉMICA. Evaluación de libro Auxiliar Administrativo -
FTH.58 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
resultado de labor de investigación Archivo
Productividad Académica
(Anexo FTH.48)

CIARP: PRODUCTIVIDAD
Archivo de gestión /
ACADÉMICA. Evaluación de libro de Auxiliar Administrativo -
FTH.59 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
ensayo Archivo
Productividad Académica
(Anexo FTH.48)

CIARP: PRODUCTIVIDAD
ACADÉMICA. Evaluación de obra Archivo de gestión /
Auxiliar Administrativo -
artística: Creación original artística: FTH.60 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Composición musical Productividad Académica
(Anexo FTH.48)

CIARP: PRODUCTIVIDAD
Archivo de gestión /
ACADÉMICA. Evaluación de obra Auxiliar Administrativo -
FTH.61 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
artística: Interpretación de una obra Archivo
Productividad Académica
musical (Anexo FTH.48)

CIARP: PRODUCTIVIDAD
ACADÉMICA. Evaluación de obra Archivo de gestión /
Auxiliar Administrativo -
artística: Original o complementaria: FTH.62 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Bellas artes y diseño Productividad Académica
(Anexo FTH.48)

CIARP: PRODUCTIVIDAD
ACADÉMICA. Evaluación de obra Archivo de gestión /
Auxiliar Administrativo -
artística: Creación original artística: FTH.63 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Composición Literaria. (Anexo Productividad Académica
FTH.48)

Profesional Formación de Archivo FP 1 año*

LISTADO DE INSCRIPCIÓN FTH.64 X General 0 X
Personal Archivo gestión 2 años
PLAN DE MEJORAMIENTO
Asuntos de Personal Archivo de gestión /
INDIVIDUAL DEL PERSONAL FTH.65 X Restringido Permanente 0 X X
Administrativo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO

Profesional Asuntos
Personal Administrativo Archivo de gestión /
ENTREGA DE MATERIAL DE APOYO FTH.67 X Restringido 20 años 80 años X X
Profesional Asuntos Historia Laboral
Personal Docente

Profesionales Desarrollo
EVALUACIÓN DEL NIVEL DE Humano Organizacional
ACTIVIDAD FÍSICA Programa de FTH.69 Instructores del Programa Archivo DHO X General 3 años 0 X
Acondicionamiento Físico de Acondicionamiento
Físico
 Código: xxx
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CENTRAL
VALORACIÓN DE HOJA DE VIDA PARA Subproceso Asuntos
FTH.71 No aplica X No aplica No aplica 0 X
PROFESIONALES Personal Administrativo
Profesionales Desarrollo
Humano Organizacional
CONTROL DE REQUISITOS FTH.73 Instructores del Programa Archivo DHO X General 3 años 0 años X
de Acondicionamiento
Físico
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.74 X Restringido 20 años 80 años X X
ASESOR Archivo Historia Laboral
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.75 X Restringido 20 años 80 años X X
TÉCNICO Archivo Historia Laboral

VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO
Profesional Vicerrectoría Archivo de Vicerrectoría
DE COMPETENCIAS EN PERIODO DE FTH.76 X General 5 años 5 años X X
Académica Académica - Carpeta P. Prueba
PRUEBA

VALORACIÓN DE HOJA DE VIDA PARA Subproceso Asuntos

FTH.77 No aplica X No aplica No aplica 0 X
CARGOS NO PROFESIONALES Personal Administrativo

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA

Archivo de gestión /
Docentes No Amparados por el Auxiliar Administrativo -
FTH.78 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
Decreto 1279: Informe consolidado Archivo
Productividad Académica
de puntaje

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
Traducción de libro, capítulo de libro FTH.79 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
o artículo Productividad Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA

Archivo de gestión /
Docentes Amparados por el Decreto Auxiliar Administrativo -
FTH.80 Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
1279: Informe consolidado de Archivo
Productividad Académica
puntaje
Profesional Desarrollo 5 años a partir del
RECEPCIÓN DE SOLICITUD FTH.81 Archivo DHO X Restringido 1 año X X
Humano Organizacional cierre del caso
Profesional Desarrollo 5 años a partir del
SEGUIMIENTO FTH.82 Archivo DHO X Restringido 1 año X X
Humano Organizacional cierre del caso
Profesional Desarrollo 5 años a partir del
EVALUACIÓN FTH.83 Archivo DHO X Restringido 1 año X X
Humano Organizacional cierre del caso
Profesional Desarrollo 5 años a partir del
ACTA DE ENCUENTRO FTH.84 Archivo DHO X Restringido 1 año X X
Humano Organizacional cierre del caso
ACTA DE EVALUACIÓN PARA Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.86 X Restringido 20 años 80 años X X
PERSONAL DOCENTE Archivo Historia Laboral
ACTA DE EVALUACIÓN PARA
Profesional Asuntos Archivo de gestión/
PERSONAL ADMINISTRATIVO FTH.88 X Restringido 20 años 80 años X X
Personal Administrativo Historia Laboral
PROFESIONAL
 Código: xxx
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Profesional Formación de
CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES FTH.89 Archivo FP X General 1 año 0 X
Personal
VERIFICACION DE USO DE Equipo de trabajo
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.90 Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 años 4 años X
PERSONAL Ocupacional
Equipo de trabajo
INFORMACIÓN TRABAJADOR UIS EN
FTH.91 Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
CASO DE EMERGENCIA
Ocupacional
Equipo de trabajo
FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA
FTH.92 Seguridad y Salud Archivo SYSO X General 2 años 4 años X X
INSPECCIÓN DE GABIENTES
Ocupacional
Equipo de trabajo
REVISIÓN RED HIDRÁULICA CONTRA
FTH.93 Seguridad y Salud Archivo SYSO X General 2 años 4 años X X
INCENDIO
Ocupacional
VERIFICACIÓN DE REQUISITOS Auxiliar Administrativo Archivo de gestión/
FTH.95 X Restringido 20 años 80 años X X
ASCENSO PROFESOR DE CÁTEDRA Asuntos Personal Docente Historia Laboral
ASIGNACIÓN DE LA CATEGORÍA Auxiliar Administrativo Archivo de gestión/
FTH.96 X Restringido 20 años 80 años X X
PROFESOR DE CÁTEDRA Asuntos Personal Docente Historia Laboral
INFORME SOBRE COMISIONES DE
ESTUDIO EMPLEADOS Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.97 X Restringido 20 años 80 años X X
ADMINISTRATIVOS ADSCRITOS A Archivo Historia Laboral
UNIDAD ACADÉMICA

INFORME SOBRE COMISIONES DE

Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
ESTUDIO EMPLEADOS ADSCRITOS A FTH.98 X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ACTA DE EVALUACIÓN PARA Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.99 X X Restringido 20 años 80 años X X
PERSONAL DOCENTE OCASIONAL Asuntos Personal Docente Historia Laboral
FORMATO PARA DEFINICIÓN DE
Biblioteca/ Área Concursos
ÁREA DE DESEMPEÑO Y PERFIL Profesional Vicerrectoría
FTH.100 Docentes (Vicerrectoría X General 5 años 4 años X X
REQUERIDO PROCESO DE Académica
Académica)
SELECCIÓN DE DOCENTES CÁTEDRA

FORMATO VALORACIÓN DE HOJA DE Biblioteca/ Área Concursos

Profesional Vicerrectoría
VIDA PROCESO DE SELECCIÓN DE FTH.101 Docentes (Vicerrectoría X General 5 años 4 años X X
Académica
DOCENTES CÁTEDRA Académica)

FORMATO PARA DEFINICIÓN LA

Biblioteca/ Área Concursos
EVALUACIÓN DE LA ENTREVISTA Profesional Vicerrectoría
FTH.102 Docentes (Vicerrectoría X General 5 años 4 años X X
PROCESO DE SELECCIÓN DE Académica
Académica)
DOCENTES CÁTEDRA

FORMATO PARA DEFINICIÓN LA

Biblioteca/ Área Concursos
EVALUACIÓN DE LA SESIÓN Profesional Vicerrectoría
FTH.103 Docentes (Vicerrectoría X General 5 años 4 años X X
DOCENTE PROCESO DE SELECCIÓN Académica
Académica)
DE DOCENTES CÁTEDRA
 Código: xxx
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CENTRAL
FORMATO PARA DEFINICIÓN LA
Biblioteca/ Área Concursos
EVALUACIÓN DEL ENSAYO PROCESO Profesional Vicerrectoría
FTH.104 Docentes (Vicerrectoría X General 5 años 4 años X X
DE SELECCIÓN DE DOCENTES Académica
Académica)
CÁTEDRA

PROGRAMA INTEGRAL DE RIESGO Equipo de trabajo

PSICOLABORAL "PIRS" BRIGADA FTH.105 Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
SALUDABLE Ocupacional

EVALUACIÓN DE LAS ETAPAS DE

CAMBIO EN LA PRÁCTICA DE LA Profesional Desarrollo 2 años a partir del
FTH.106 Archivo DHO X Restringido 0 X
ACTIVIDAD FÍSICA Programa de Humano Organizacional cierre del caso
Acondicionamiento Físico

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE
PELIGROS, VALORACIÓN DE
RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE
CONTROLES
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
Equipo de cómputo
Coordinadora SySO:
C:\Documents and
Settings\UIS\Escritorio\NATALI
Coordinadora Seguridad y
FTH.107 A\OHSAS X General 0 0 X
Salud Ocupacional
UIS\DOCUMENTOS\4.3
Planificación\4.3.1
Identificacion peligros
valoracion riesgo
Equipo de cómputo
Coordinadora SySO:
C:\Documents and
Coordinadora Seguridad y Settings\UIS\Escritorio\NATALI
FTH.108 X General 0 0 X
Salud Ocupacional A\OHSAS
UIS\DOCUMENTOS\4.3
Planificación\4.3.2 Requisitos
legales

FORMATO DE REGISTRO INTERNO Profesional Seguridad y

FTH.109 Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
DE EMERGENCIAS MÉDICAS Salud Ocupacional

SOLICITUD DE COMISIÓN PARA

Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
PROFESORES DURACIÓN INFERIOR FTH.110 X X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Personal Docente Historia Laboral
A SEIS (6) MESES
SOLICITUD DE COMISIÓN PARA
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
PROFESORES DURACIÓN SUPERIOR FTH.111 X X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Personal Docente Historia Laboral
A SEIS (6) MESES
VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO
Auxiliar Administrativo
DE REQUISITOS PARA FTH.113 Archivo ACS 5 X General 1 año* 0 X
-Certificaciones
NOMBRAMIENTO
SEGUIMIENTO PLAN DE Profesional Desarrollo
FTH.114 Archivo DHO X General Permanente 0
INTERVENCIÓN ECO Humano Organizacional
PARQ & YOU Campeonato Profesional Desarrollo
FTH.115 Archivo DHO X General 3 años 1 año X
Recreativo Muévete UIS Humano Organizacional
 Código: xxx
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ARCHIVO ARCHIVO
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CENTRAL
Profesional Seguridad y
PLAN DE INTERVENCIÓN SGI FTH.116 Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Salud Ocupacional

Equipo de cómputo Profesional

SySO: C:\Documents and
MATRIZ DE EVALUACIONES MÉDICAS Profesional Seguridad y
FTH.117 Settings\UIS\Escritorio\Liliana\ X Restringido 0 0 X
OCUPACIONALES Salud Ocupacional
casos clínicos\exámenes
periódicos

FORMATO INFORMACIÓN PARA Profesional Seguridad y

FTH.118 Archivo SySO X Restringido 2 años 0 X
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Salud Ocupacional
FORMATO CERTIFICADO Profesional Seguridad y
FTH.119 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X X
FISIOTERAPÉUTICO Salud Ocupacional
FORMATO DE EVALUACIÓN Profesional Seguridad y
FTH.120 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X X
INTEGRAL MIEMBROS SUPERIORES Salud Ocupacional
FORMATO INFORME DE Profesional Seguridad y
FTH.121 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X X
SEGUIMIENTO FISIOTERAPÉUTICO Salud Ocupacional
VALORACIÓN OSTEOMUSCULAR Profesional Seguridad y
FTH.122 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X X
INTEGRAL Salud Ocupacional
FORMATO LISTA DE CHEQUEO DE
Unidad Académico
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.123 Archivo UAA X General 2 años 4 años X X
Administrativa
PERSONAL EPP
FORMATO LISTA DE CHEQUEO
Unidad Académico
SISTEMAS PROTECCIÓN CONTRA FTH.124 Archivo UAA X General 2 años 4 años X X
Administrativa
CAÍDAS
FORMATO LISTA DE CHEQUEO
Unidad Académico
SISTEMAS PREVENCIÓN CONTRA FTH.125 Archivo UAA X General 2 años 4 años X X
Administrativa
CAÍDAS
FORMATO PERMISO PARA TRABAJO Unidad Académico
FTH.126 Archivo UAA X General 2 años 4 años X X
SEGURO EN ALTURAS Administrativa
FORMATO PARA VALORACIÓN DE Profesional Seguridad y
FTH.127 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X X
RIESGO DE LESIONES DE ESPALDA Salud Ocupacional
FORMATO PERMISO PARA TRABAJO Profesional Seguridad y
FTH.128 Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
EN ESPACIOS CONFINADOS Salud Ocupacional
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FORMATO DE INDUCCIÓN HSEQ FTH.129 X Restringido Permanente 0 X X
Archivo Historia Laboral
FORMATO PARA INSPECCIÓN DE Profesional Seguridad y
FTH.130 Archivo SySO X General 2 años 4 años X
BOTIQUINES Y CAMILLAS Salud Ocupacional
FORMATO PARA EVALUACIÓN DE
Profesional Seguridad y
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS FTH.131 Archivo SySO X Restringido - - X
Salud Ocupacional
LEGALES
FORMATO PARA INSPECCIONES DE Profesional Seguridad y
FTH.133 Archivo SySO X General 1 año - X
SEGURIDAD Salud Ocupacional
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

TIEMPO DE DISPOSICIÓN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL EN EL
(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
aplica) Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
FORMATO PARA REGISTRO DE USO
Profesional Seguridad y
DE ELEMENTOS DEL BOTIQUÍN DE FTH.134 Archivo SySO X General - - X
Salud Ocupacional
PRIMEROS AUXILIOS
FORMATO PARA ENTREGA DE
Profesional Seguridad y
ELEMENTRO DE PROTECCIÓN FTH.135 Archivo SySO X General 5 años 15 años X X
Salud Ocupacional
PERSONAL

FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA Profesional Seguridad y

FTH.136 Archivo SySO X General 1 año - X
INSPECCIÓN DE EXTINTORES Salud Ocupacional

Profesional Seguridad y
CUESTIONARIO DE ROLAND MORRIS FTH.137 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X X
Salud Ocupacional
INVESTIGACIÓN DE INCIDENTE DE Profesional Seguridad y
FTH.138 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X
TRABAJO Salud Ocupacional
FORMATO DE RECARGA Y Profesional Seguridad y
FTH.139 Archivo SySO X General 2 años 4 años X
MANTENIMIENTO DE EXTINTORES Salud Ocupacional
FORMATO DE ACOMPAÑAMIENTO Profesional Seguridad y
FTH.140 Archivo SySO X Restringido 20 años 80 años X X
PSICOLÓGICO INDIVIDUAL Salud Ocupacional

FORMATO PARA LA SOCIALIZACIÓN

Y SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA Profesional Seguridad y
FTH.141 Archivo SySO X Restringido 2 años 1 año X
PARA LA PREVENCIÓN DE RIESGO Salud Ocupacional
PSICOSOCIAL

FORMATO PARA VERIFICACIÓN E

Profesional Seguridad y
INSTALACIÓN DEL SOFTWARE DE FTH.142 Archivo SySO X General 2 años 4 años X
Salud Ocupacional
PAUSAS ACTIVAS
SOLICITUD DE COMISIÓN SUPERIOR
Profesional Asuntos Archivo de gestión /
A SEIS (6) MESES PARA PERSONAL FTH.143 X X Restringido 20 años 80 años X X
Personal Administrativo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO
SOLICITUD COMISIÓN INFERIOR A
Profesional Asuntos Archivo de gestión /
SEIS (6) MESES PARA PERSONAL FTH.144 X X Restringido 20 años 80 años X X
Personal Administrativo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO

SOLICITUD PARA VINCULACIÓN DE

PERSONAL ADMINISTRATIVO EN Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.145 X Restringido 20 años 80 años X X
MODALIDAD PROVISIONAL O Archivo Historia Laboral
TEMPORAL

SOLICITUD DE AUTORIZCACIÓN DE
CONTRATOS CON PERSONAS FTH.146 Profesional de Apoyo No aplica X General 1 año 0 X
NATURALES
INFORME PLAN DE ENTRENAMIENTO Profesional Formación de Archivo FP
FTH.147 X General 5 años 5 años X X
Y CAPACITACIÓN Personal Archivo gestión
CARTA DE COMPROMISO Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.148 X Restringido 20 años 80 años X X
PRESUPUESTAL Archivo Historia Laboral
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

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CENTRAL
FORMATO HOJA DE VIDA PARA Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.149 X Restringido 20 años 80 años X X
PERSONAL ADMINISTRATIVO Archivo Historia Laboral
FORMATO HOJA DE VIDA PARA Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.150 X Restringido 20 años 80 años X X
PERSONAL DOCENTE Archivo Historia Laboral

FORMATO PARA IDENTIFICACIÓN DE Profesional Seguridad y

FTH.151 Archivo SySO X Restringido 3 años 4 años X
SUSTANCIAS POR LABORATORIO Salud Ocupacional

LISTA DE CHEQUEO CAMPAÑA

Profesional Seguridad y
ORDEN Y ASEO EN LABORATORIOS Y FTH.152 Archivo SySO X General 3 años 4 años X
Salud Ocupacional
TALLERES

Profesional Desarrollo 5 años a partir del

ACTA DE ENCUENTRO INDIVIDUAL FTH.153 Archivo DHO X Restringido 1 año X X
Humano Organizacional cierre del caso

LISTA DE CHEQUEO DOCUMENTO Profesional Formación de Archivo FP

FTH.154 X General 5 años 5 años X X
DE SOPORTE DE GARANTIAS Personal Archivo gestión

CERTIFICACIÓN DE MI CONDICIÓN
Auxiliar Administrativo -
DE OBLIGADO O NO A DECLARAR Archivo de gestión /
FTH.155 Administración de la X Restringido 20 años 80 años X
RENTA POR EL AÑO GRAVABLE Historia Laboral
Compensación Salarial
INMEDIATAMENTE ANTERIOR

Afiliaciónes seguridad social
(Cátedra)
Comunicaciones EPS - AFP - FNA -
fiduciaria - Jubilados
Cifras control
Informe a presupuesto
Registro contable
Reporte de servicios prestados
Acumulados diciembre (nómina
general)
Auxiliar Administrativo -
Archivo de gestión /
- Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
Historia Laboral
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
- Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
- Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
- Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
- Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
- Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
- Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial
 Código: xxx
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CENTRAL
Auxiliar Administrativo -
Listados de liquidación - Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 4 1 año*
Planillas de autoliquidación - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 29 años
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 4 y 5 1 año*
Descuentos nómina General - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
ACS 3 2 meses
Novedades nómina General - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 2 años
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Descuentos Cátedra - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Novedades Cátedra - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Descuentos nómina Jubilados - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Novedades nómina Jubilados - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
Resolución de auxiliatura - Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 29 años
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Novedades Mesadas adicionales - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Reporte de tiempos trabajados
- Administración de la Archivo ACS 2 X Restringido 1 año 0 X
Cátedra
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Solicitud de retiro de cesantías y
- Administración de la Archivo de gestión X Restringido 5 años 0 X
documentos soporte (retroactividad)
Compensación Salarial

Comunicación de no cumplimiento Auxiliar Administrativo -

Archivo de gestión /
para el retiro de cesantías - Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
Historia Laboral
(retroactividad) Compensación Salarial

Copia Resolución de Reconocimiento Auxiliar Administrativo -

Archivo de gestión /
para el pago de las cesantías - Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
Historia Laboral
parciales Compensación Salarial
 Código: xxx
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CENTRAL
Auxiliar Administrativo -
Orden de pago (cesantías - Archivo ACS 2
- Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
retroactividad) original Archivo de gestión
Compensación Salarial
Listado resumen definitivo para Profesional
Archivo ACS 1 1 año*
expedición de certificados de - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
ingresos y retenciones Compensación Salarial
Profesional
Listado de certificados de ingreso y Archivo ACS 1 1 año*
- Administración de la X Restringido 8 años X X
retenciones Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Copia Resolución de Cesantías Auxiliar Administrativo -
Archivo de gestión /
Definitivas copia (Cambio de - Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
Historia Laboral
régimen) Compensación Salarial
Acta Comité de Evaluación Profesional Asuntos APA 1 2 años
- X General 4 años X X
Administrativo Personal Administrativo Archivo de gestión 3 años
Actas de Comité de Relaciones Profesional Asuntos APA 1 2 años
- X General 4 años X X
Laborales Personal Administrativo Archivo de gestión 3 años
Historias laborales personal Auxiliar Administrativo
- Archivo de gestión X Restringido 20 años 80 años X X
administrativo -Archivo
Carta de solicitud para contratación Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
por ofrecimiento Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Carta de oferta - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Incapacidad médica de CAPRUIS - X Restringido 2 años 8 años X X
Archivo Historia Laboral
Evidencia de seguridad social Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
(ofrecimientos) Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Carta de solicitud de ascenso - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Carta de respuesta (ascenso) - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Comunicación de apelación - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Copia de Resolución de ascenso - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Copia de Resolución de apertura Profesional Asuntos
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
(concurso abierto) Personal Administrativo
Copia de Resolución declarando Profesional Asuntos
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
concurso desierto (concurso abierto) Personal Administrativo
Lista de aspirantes (concurso Profesional Asuntos
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
abierto) Personal Administrativo
Copia de Resolución para resolver
Profesional Asuntos
recurso de reposición (concurso - Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
Personal Administrativo
abierto)
 Código: xxx
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CENTRAL
Copia de Resolución para resolver Profesional Asuntos
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
recurso apelación (concurso abierto) Personal Administrativo
Resultados de pruebas de selección Profesional Asuntos
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
(concurso abierto) Personal Administrativo
Copia de Resolución con lista de Profesional Asuntos Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
elegibles (concurso abierto) Personal Administrativo Historia Laboral
Copia de Resolución de Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
nombramiento (concurso abierto) Archivo Historia Laboral
Diligencia de posesión para
Profesional Asuntos Archivo de gestión /
Empleados Públicos (concurso - X Restringido 20 años 80 años X X
Personal Administrativo Historia Laboral
abierto)
Contrato para Trabajadores Oficiales Profesional Asuntos Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
(concurso abierto) Personal Administrativo Historia Laboral
Solicitud de apertura (concurso de Profesional Asuntos
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
ascenso) Personal Administrativo
Copia de Resolución de apertura Profesional Asuntos
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
(concurso de ascenso) Personal Administrativo
Profesional Asuntos
Publicidad (concurso ascenso) - Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
Personal Administrativo
Copia de Resolución declarando
Profesional Asuntos
concurso desierto (concurso de - Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
Personal Administrativo
ascenso)
Lista de aspirantes (concurso Profesional Asuntos
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
ascenso) Personal Administrativo
Comunicación sobre concepto
Profesional Asuntos
emitido de los recursos interpuestos - Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
Personal Administrativo
(concurso de ascenso)
Resultados de pruebas de selección Profesional Asuntos
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
(concurso de ascenso) Personal Administrativo
Copia de Resolución con lista de Profesional Asuntos Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
elegibles (concurso de ascenso) Personal Administrativo Historia Laboral
Copia de Resolución de
Profesional Asuntos Archivo de gestión /
nombramiento (concurso de - X Restringido 20 años 80 años X X
Personal Administrativo Historia Laboral
ascenso)
Comunicación informando ascenso Profesional Asuntos Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
(concurso de ascenso) Personal Administrativo Historia Laboral
Otrosí para Trabajadores Oficiales Profesional Asuntos Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
(concurso de ascenso) Personal Administrativos Historia Laboral
Comunicación a Jefe de Unidad Profesional Asuntos APA I
- X General 2 años 0 X
(evaluación de desempeño) Personal Administrativos Archivo de gestión
Petición de consideración Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
(evaluación de desempeño) Archivo Historia Laboral
 Código: xxx
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Auxiliar Administrativo -
Solicitud de contratación externa - Asuntos Personal Archivo APA 3 X General 4 años 0 X
Administrativo
Auxiliar Administrativo -
Año en vigencia*
Resultados pruebas psicológicas - Asuntos Personal Archivo APA 3 X General 4 X X
3 años
Administrativo

Equipo de cómputo Auxiliar

Asuntos Personal
Auxiliar Administrativo -
Bases de datos 2008 Administrativo
- Asuntos Personal X General Permanente 0 X
(Contratación Externa de Personal) C:\Documents and
Administrativo
Settings\Administrador\Escrito
rio\ContrataciónExterna2008

Equipo de cómputo Auxiliar

Asuntos Personal
Auxiliar Administrativo -
Bases de datos 2007 Administrativo
- Asuntos Personal X General Permanente 0 X
(Contratación Externa de Personal) C:\Documents and
Administrativo
Settings\Administrador\Escrito
rio\ContrataciónExterna2007

Equipo de cómputo Auxiliar

Asuntos Personal
Auxiliar Administrativo - Administrativo
Bases de datos 1999-2006
- Asuntos Personal C:\Documents and X General Permanente 0 X
(Contratación Externa de Personal)
Administrativo Settings\Administrador\Escrito
rio\ArchivosContrataciónExter
na1999a2006

Profesional Formación de Archivo FP 1 año*

Circular plan de formación - X General 0 X
Personal Archivo gestión 2 años
Profesional Formación de Archivo FP 1 año*
Comunicaciones (formación) - X General 0 X
Personal Archivo gestión 2 años
Profesional Formación de Archivo FP 1 año*
Reporte necesidades de formación - X General 0 X
Personal Archivo gestión 2 años
Actas Comité Primario Talento
- Auxiliar de Calidad Archivo SGC X General 2 años 0 X
Humano

Archivo APA 1
Archivo APD 1
Archivo AP 1
Líderes de los
Actas Reunión Subprocesos - Archivo ACS 1 X General 2 años 0 X
subprocesos
Archivo SO
Archivo DHO
Archivo FP

Resoluciones (originales) - Secretaría General INTRANET X X General Permanente 0 X

 Código: xxx
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CENTRAL
Profesional
Soportes para pago mensual del Archivo Profesional
- Vicerrectoría X Restringido 5 años 4 X X
pasivo pensional Vicerrectoría Administrativa
Administrativa
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Certificados laborales (bonos) - X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Pensionales Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Comunicaciones AFP (bonos) - X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Pensionales Historia Laboral
Comunicación de la AFP de
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Reconocimiento de pensión y - X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Pensionales Historia Laboral
solicitud de liquidación provisional
Copia Resolución para la emisión y/o Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
pago de bonos pensionales Asuntos Pensionales Historia Laboral
Auxiliares Administrativos Archivo de gestión /
Historia Laboral (jubilados) - X Restringido 20 años 80 años X X
- Asuntos Pensionales Historia Laboral
Documentos soportes para
Auxiliar Administrativo -
adelantar el cobro de cuotas partes - Archivo AP 1 X Restringido 10 años 0 X
Asuntos Pensionales
pensionales
Comunicaciones (cuotas partes Personal subproceso
- Archivo AP 1 X Restringido 10 años 0 X
pensiónales) Asuntos Pensionales
Copia de Resolución para
Personal subproceso
contabilizar deuda (cuotas partes - Archivo AP 1 X Restringido 10 años 0 X
Asuntos Pensionales
pensionales)
Acuerdo de pago (cuotas partes Personal subproceso
- Archivo AP 1 X Restringido 10 años 0 X
pensionales) Asuntos Pensionales
Acta de cruce de cuentas (cuotas Personal subproceso
- Archivo AP 1 X Restringido 10 años 0 X
partes pensionales) Asuntos Pensionales
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Sentencia - reajustes pensionales - X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Pensionales Historia Laboral (jubilados)
Copia de resolución para sustitución Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
pensional Asuntos Pensionales Historia Laboral (jubilados)
Copia de resolución otorgando Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
pensión Asuntos Pensionales Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo APD 3
Copia Resolución de aplazamiento
- Auxiliar Asuntos Personal Archivo de gestión/ Historia X Restringido 20 años 80 años X X
vacaciones
Docente Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Carta autorización de vacaciones - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo -
Copia Resolución de pago de
- Auxiliar Asuntos Personal Archivo de gestión X General 5 años 0 años X
puntaje
Docente
Archivo de gestión /
Auxiliar Administrativo -
Comunicaciones CIARP - Historia Laboral / X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Productividad Académica
 Código: xxx
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Actas de comité interno de Auxiliar Administrativo -
Archivo APD 2 1 año
asignación y reconocimiento de - Auxiliar Asuntos Personal X General 5 años X X
Archivo de gestión 4 años
puntaje CIARP Docente
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Copia Resolución de nombramiento - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo -
Archivo de gestión /
Contrato (Docente Cátedra) - Auxiliar Asuntos Personal X Restringido 20 años 80 años X X
Historia Laboral
Docente
Copia Resolución de licencia Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
ordinaria Archivo Historia Laboral

Caja de seguridad - Tesorería

Tesorería (original)
Contrato de comisión de estudios - Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión / X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral / Comisiones
de estudio (copia)

Caja de seguridad - Tesorería

Tesorería (original)
Pagaré de comisión de estudios - Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión / X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral / Comisiones
de estudio (copia)

Caja de seguridad - Tesorería

Recibo de pago del impuesto de Tesorería (original)
timbre del contrato de comisión de - Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión / X Restringido 20 años 80 años X X
estudios Archivo Historia Laboral / Comisiones
de estudio (copia)

Caja de seguridad - Tesorería

Recibo de pago de la publicación Tesorería (original)
oficial del contrato de comisión de - Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión / X Restringido 20 años 80 años X X
estudios Archivo Historia Laboral / Comisiones
de estudio (copia)

Archivo de gestión /
Copia Resolución comisión de Auxiliar Administrativo -
- Historia Laboral / Comisiones X Restringido 20 años 80 años X X
estudios Archivo
de estudio

Caja de seguridad - Tesorería

(original)
Auxiliar Administrativo -
Contrato - Año sabático - Archivo de gestión / X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Historia Laboral / Año Sabático
(copia)
 Código: xxx
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CENTRAL
Caja de seguridad - Tesorería
(original)
Auxiliar Administrativo -
Pagaré - Año sabático - Archivo de gestión / X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Historia Laboral / Año Sabático
(copia)

Caja de seguridad - Tesorería

Recibo de pago de la publicación Tesorería (original)
oficial del contrato de comisión de - Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión / X Restringido 20 años 80 años X X
estudios Archivo Historia Laboral / Año Sabático
(copia)

Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /

Copia Resolución de año sabático - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral / Año sabático
Proyecto del Profesor en Período de Profesional Vicerrectoría Archivo Vicerrectoría
- X Restringido 3 años 4 años X
Prueba Académica Académica/ Carpeta P. Prueba
Archivo personal profesional
Evaluación Parcial del Proyecto del Profesional Vicerrectoría
- de Vicerrectoría Académica/ X Restringido 3 años 4 años X
Profesor en Período de Prueba Académica
Carpeta P. Prueba
Evaluación Acumulativa del
Profesional Vicerrectoría Archivo Vicerrectoría
Proyecto del Profesor en Período de - X Restringido 3 años 4 años X
Académica Académica/ Carpeta P. Prueba
Prueba
Archivo de gestión de la
Acta del Consejo de Escuela - Unidad académica X General 2 años 4 años X X
unidad Académica
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Acta de posesión - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Acta de Consejo de Facultad - Unidad académica Archivo de gestión decanatura X General 2 años 4 años X X
Auxiliar Administrativo -
Historia laboral (Docente Cátedra) - Asuntos personal Archivo de gestión X Restringido 20 años 80 años X X
docentes
Biblioteca/ Área Concursos
Acta de distribución de los puntajes Profesional Vicerrectoría
- Docentes (Vicerrectoría X General 5 años 4 años X X
a asignar en cada prueba Académica
Académica)

Equipo de cómputo Profesional

Comunicación a DSI solicitando la Profesional Vicerrectoría Vicerrectoría Académica-
- X General 3 años 4 años X
publicación en la página web Académica Microsoft Outlook/carpetas
personales/concursos

Equipo de cómputo Profesional

Vicerrectoría Académica-
Profesional Vicerrectoría
Listado de Inscritos al concurso - Concurso Docente X General 5 años 4 años X X
Académica
C:\VACADEM\CONCURSO
DOCENTE\Profesores_Planta

Biblioteca/ Área Concursos

Profesional Vicerrectoría
Acta de verificación de requisitos - Docentes (Vicerrectoría X General 5 años 4 años X X
Académica
Académica)
 Código: xxx
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CENTRAL
Equipo de cómputo Profesional
Listado de aspirantes que SI Vicerrectoría Académica-
Profesional Vicerrectoría
cumplen con los requisitos de la - Concurso Docente X General 5 años 4 años X X
Académica
convocatoria C:\VACADEM\CONCURSO
DOCENTE\Profesores_Planta

Biblioteca/ Área Concursos

Profesional Vicerrectoría
Informes psicológicos - Docentes (Vicerrectoría X General 5 años 4 años X X
Académica
Académica)
Biblioteca/ Área Concursos
Resumen evaluación hoja de vida, Profesional Vicerrectoría
- Docentes (Vicerrectoría X General 5 años 4 años X X
ensayo, sesión docente y entrevista Académica
Académica)

Equipo de cómputo Profesional

Listado del resultado del proceso de Vicerrectoría Académica-
Profesional Vicerrectoría
verificación de requisitos y - Concurso Docente X General 5 años 4 años X X
Académica
valoración de hoja de vida C:\VACADEM\CONCURSO
DOCENTE\Profesores_Catedra

Equipo de cómputo Profesional

Vicerrectoría Académica-
Listado base de profesores de Profesional Vicerrectoría Concurso Docente
- X General 5 años 4 años X X
cátedra elegibles Académica C:\VACADEM\CONCURSO
DOCENTE\Profesores_Catedra\
Elegibles

Equipo de cómputo Líder

Informe del Programa Profesional Desarrollo
- DHO/Compartir/DHO/Programa X General 3 años 0 X
Acondicionamiento Físico Humano Organizacional
de Acondicionamiento Físico

Profesional Desarrollo 3 años

Resultados estadísticos ECO - Archivo DHO X General 3 años X X
Humano Organizacional 2 años

Profesional Desarrollo Archivo DHO 3 años

Informe análisis de resultados ECO - X General 3 años X X
Humano Organizacional Archivo de Gestión 2 años
Informe de Resolución Pacífica de Profesional Desarrollo Archivo DHO
- X Confidencial 5 años 1 año X X
Conflictos Humano Organizacional Archivo de Gestión
Equipo de cómputo Profesional
Back up de seguridad - Subproceso de Apoyo de Apoyo Escritorio/ Back Up X General 1 año 0 X
de Seguridad
Profesional Formación de 1 año*
Carta de compromiso UIS - Archivo FP X General 0 X
Personal 2 años
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

TIEMPO DE DISPOSICIÓN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL EN EL
(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
aplica) Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL

Profesional Formación de 1 año*

Carta de compromiso T.I.P LTDA - Archivo FP X General 0 X
Personal 2 años

Formato de Registro Automático del

Profesional Seguridad y
Comité Paritario de Salud - Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Salud Ocupacional
Ocupacional o Vigía Ocupacional

Acta de apertura de las Votaciones

Equipo de trabajo
Para Elección de Representantes al
- Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Comité Paritario de Salud
Ocupacional
Ocupacional

Acta de Escrutinio de las Votaciones

Equipo de trabajo
Para Elección de Representantes al
- Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Comité Paritario de Salud
Ocupacional
Ocupacional

Acta de Constitución y Organización Equipo de trabajo

del Comité Paritario de Salud - Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Ocupacional Ocupacional

Resolución por la cual se convoca a

elecciones para Representantes de Equipo de trabajo
los Profesores y Empleados - Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Administrativos ante el Comité Ocupacional
Paritario de Salud Ocupacional

Resolución por la cual se designan Equipo de trabajo

los miembros del Comité Paritario - Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
de Salud Ocupacional Ocupacional

Resolución de traslado de Equipo de trabajo

funcionarios, en caso de requerirse - Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
reubicación del funcionario Ocupacional

Equipo de trabajo
Acta de reunión con CAPRUIS - Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Ocupacional

Los registros que tengan este tipo de almacenamiento se entenderá que fueron acumulados durante todo el año y que al finalizar este se
Año en vigencia*
culminara su archivo

Código: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

Versión: 02
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

TIEMPO DE DISPOSICIÓN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL EN EL
(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO LISTADO MAESTRO DE REGISTROS ARCHIVO
aplica) Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
Versión: 02

PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Barrancabermeja FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016
MEDIO DE
DISPOSICIÓN FINAL
ALMACENAMIENTO TIEMPO DE TIEMPO DE
CODIGO
RESPONSABLE DEL LUGAR DE NIVEL DE RETENCION EN RETENCION EN
NOMBRE DEL REGISTRO (si
MANEJO DEL ARCHIVO ALMACENAMIENTO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
aplica) Impreso Digital E CT M
GESTIÓN CENTRAL

PLAN DE INTERVENCIÓN ECO
Archivador físico/ AZ
alfabética/Proceso Talento
Secretaria Coordinación Humano/Estudio clima
FTH.18 X General 2 años 1 X X
sede organizacional ECO/oficina
secretaria de coordinación
sede

PLAN DE FORMACION FTH.24 No aplica INTRANET - X General 1 año* 0 X

EVALUACION DE LA REACCIÓN
Archivador físico/ AZ
alfabética/Proceso Talento
Secretaria Coordinación Humano/Estudio clima 1 año*
FTH.25 X General 0 X
sede organizacional ECO/oficina 2 años
secretaria de coordinación
sede

CONTROL DE ASISTENCIA
Archivador físico/ AZ
alfabética/Proceso Talento
Secretaria Coordinación Humano/Estudio clima 1 año*
FTH.33 X General 0 X
sede organizacional ECO/oficina 2 años
secretaria de coordinación
sede

SOLICITUD DE PERMISO
SOLICITUD DE COMISION DE
SERVICIOS
Auxiliar Administrativo -
FTH.39 Archivo de gestión X Restringido Permanente 0 X
Asuntos Personal Docente
Auxiliar Administrativo -
FTH.40 Archivo de gestión X Restringido Permanente 0 X
Asuntos Personal Docente

Archivador físico/ AZ
alfabética/Proceso Talento
LISTADO DE INSCRIPCIÓN A CURSOS Secretaria Coordinación Humano/Estudio clima 1 año*
FTH.64 X General 0 X
DE FORMACIÓN sede organizacional ECO/oficina 2 años
secretaria de coordinación
sede
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

TIEMPO DE DISPOSICIÓN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL EN EL
(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
aplica) Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
Oficina Profesional HSEQ -
LISTA DE CHEQUEO PARA
FTH.92 Profesional HSEQ Archivo - AZ HSEQ - X General 1 año 0 X
INSPECCIÓN DE GABINETES
Contraincendios.
FORMATO CHEQUEO DE Oficina Profesional HSEQ -
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.123 Profesional HSEQ Archivo - AZ HSEQ - trabajo X General 2 años 4 años X X
PERSONAL EPP en alturas -inspecciones.
Oficina Profesional HSEQ -
FORMATO CHEQUEO SISTEMAS
FTH.124 Profesional HSEQ Archivo - AZ HSEQ - trabajo X General 2 años 4 años X X
PROTECCIÓN CONTRA CAÍDAS
en alturas -inspecciones.
Oficina Profesional HSEQ -
FORMATO CHEQUEO SISTEMAS DE
FTH.125 Profesional HSEQ Archivo - AZ HSEQ - trabajo X General 2 años 4 años X X
PREVENCIÓN CONTRA CAÍDAS
en alturas -inspecciones.
INVENTARIO SYSO (BOTIQUINES,
PC HSEQ: D/ Documentos/
EXTINTORES, CAMILLAS Y RADIOS NA Profesional HSEQ X General Permanente 0 X
Inventario SYSO.
DE COMUNICACIÓN)
Oficina Profesional HSEQ -
FORMATO PARA INSPECCIÓN DE
FTH.130 Profesional HSEQ Archivo - AZ HSEQ - X General 2 años 4 años X
BOTIQUINES Y CAMILLAS
Inspecciones
REGISTRO DE USO DE ELEMENTOS Oficina Profesional HSEQ -
DEL BOTIQUÍN DE PRIMEROS FTH.134 Profesional HSEQ Archivo - AZ HSEQ - X General 1 año 0 X
AUXILIOS Botiquines
Oficina Profesional HSEQ -
LISTA DE CHEQUEO PARA
FTH.136 Profesional HSEQ Archivo - AZ HSEQ - X General 1 año 0 X
INSPECCIÓN DE EXTINTORES
Econtraincendios.
Oficina Profesional HSEQ -
MANTENIMIENTO Y RECARGA DE
FTH.139 Profesional HSEQ Archivo - AZ HSEQ - X General 2 años 3 X
EXTINTORES
Contraincendios.
SOLICITUD COMISIÓN INFERIOR A
Profesional Asuntos Archivo de gestión /
SEIS (6) MESES PARA PERSONAL FTH.144 X X Restringido 20 años 80 años X X
Personal Administrativo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO
SOLICITUD DE PERSONAL
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
ADMINISTRATIVO PARA FTH.145 X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
VINCULACIÓN
SOLICITUD DE ORDEN DE
FTH.146 Comisión Ad Hoc No aplica X General No aplica 0 X
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Resultado del módulo para Secretaria Coordinación 1 año*
- Archico FP X General 3 X
Evaluación Reacción sede 2 años

Código: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Versión: 02
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

TIEMPO DE DISPOSICIÓN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL EN EL
(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
aplica) Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL

PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Barbosa FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016

MEDIO DE
TIEMPO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL
ALMACENAMIENTO
CODIGO
RESPONSABLE DEL LUGAR DE NIVEL DE RETENCION EN RETENCION EN
NOMBRE DEL REGISTRO (si
MANEJO DEL ARCHIVO ALMACENAMIENTO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
aplica) Impreso Digital E CT M
GESTIÓN CENTRAL

Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTE DE Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
FTH.02 Profesional HSEQ X Restringido 5 años 0 años X
TRABAJO SYSO/Cronológico
Copia: Original reposa en la
sede central

CONTROL DE ASISTENCIA
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
FTH.33 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
SYSO/Cronológico

Oficina Profesional
FORMATO LISTA DE CHEQUEO HSEQ/Archivo de Gestión 2/
FTH.34 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
ABIERTA Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
SYSO/Cronológico

VERIFICACION DE USO DE
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN
PERSONAL
INFORMACIÓN TRABAJADOR UIS EN
CASO DE EMERGENCIA
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE
PELIGROS, VALORACIÓN DE
RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE
CONTROLES
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
FTH.90 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
SYSO/Cronológico
Equipo de cómputo
Profesional HSEQ/ Disco local
(D:)/ Coordinación
FTH.91 Profesional HSEQ X General Permanente 0 años X
HSEQ/Sistema
SYSO/Información Trabajador
UIS Emergencia
Equipo de cómputo
Profesional HSEQ/ Disco local
(D:)/ Coordinación
FTH.107 Profesional HSEQ HSEQ/Sistema SYSO/Matriz de X General Permanente 0 años X
Identificación de Peligros,
Valoración de Riesgos y
Controles
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

TIEMPO DE DISPOSICIÓN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL EN EL
(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
aplica) Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
Equipo de cómputo
Profesional HSEQ/ Disco local
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES FTH.108 Profesional HSEQ (D:)/ Coordinación X General Permanente 0 años X
HSEQ/Sistema SYSO/Matriz de
Requisitos Legales

PLAN DE INTERVENCIÓN SGI
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
FTH.116 Profesional HSEQ X General 4 años 0 años X
Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
SYSO/Cronológico

Oficina Profesional
FORMATO INFORMACIÓN PARA HSEQ/Archivo de Gestión 2/
FTH.118 Profesional HSEQ X General Permanente 0 años X
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
SYSO/Cronológico

FORMATO LISTA DE CHEQUEO DE
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN
PERSONAL EPP
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
FTH.123 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
SYSO/Cronológico

FORMATO LISTA DE CHEQUEO
SISTEMAS PROTECCIÓN CONTRA
CAÍDAS
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
FTH.124 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
SYSO/Cronológico

FORMATO LISTA DE CHEQUEO
SISTEMAS PREVENCIÓN CONTRA
CAÍDAS
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
FTH.125 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
SYSO/Cronológico

Oficina Profesional
FORMATO PERMISO PARA TRABAJO HSEQ/Archivo de Gestión 2/
FTH.126 Profesional HSEQ X General 4 años 0 años X
SEGURO EN ALTURAS Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
SYSO/Cronológico

Oficina Profesional
FORMATO PERMISO PARA TRABAJO HSEQ/Archivo de Gestión 2/
FTH.128 Profesional HSEQ X General 4 años 0 años X
EN ESPACIOS CONFINADOS Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
SYSO/Cronológico

FORMATO DE INDUCCIÓN HSEQ
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
FTH.129 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
SYSO/Cronológico

Oficina Profesional
FORMATO PARA INSPECCIÓN DE HSEQ/Archivo de Gestión 2/
FTH.130 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
BOTIQUINES Y CAMILLAS Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
SYSO/Cronológico
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

TIEMPO DE DISPOSICIÓN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL EN EL
(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
aplica) Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
Oficina Profesional
FORMATO PARA EVALUACIÓN DE
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS FTH.131 Profesional HSEQ X General Permanente 0 años X
Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
LEGALES
SYSO/Cronológico
Oficina Profesional
FORMATO PARA INSPECCIONES DE HSEQ/Archivo de Gestión 2/
FTH.133 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
SEGURIDAD Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
SYSO/Cronológico
Oficina Profesional
FORMATO PARA REGISTRO DE USO
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
DE ELEMENTOS DEL BOTIQUÍN DE FTH.134 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
PRIMEROS AUXILIOS
SYSO/Cronológico
Oficina Profesional
FORMATO PARA ENTREGA DE
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
ELEMENTRO DE PROTECCIÓN FTH.135 Profesional HSEQ X General 4 años 0 años X
Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
PERSONAL
SYSO/Cronológico
Oficina Profesional
FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA HSEQ/Archivo de Gestión 2/
FTH.136 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
INSPECCIÓN DE EXTINTORES Gaveta 1/ A-ZProfesional
Oficina Sistema Gestión
SYSO/Cronológico
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
INVESTIGACIÓN DE INCIDENTE DE Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
FTH.138 Profesional HSEQ X Restringido 5 años 0 años X
TRABAJO SYSO/Cronológico
Copia: Original reposa en la
sedeProfesional
Oficina central
FORMATO DE RECARGA Y HSEQ/Archivo de Gestión 2/
FTH.139 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
MANTENIMIENTO DE EXTINTORES Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestión
SYSO/Cronológico
Oficina Secretaría
Coordinaciòn Sede /Archivador
Secretaria Coordinación
ACTAS DE CONSEJO DE SEDE N.A 1 /Gaveta 1/ A-Z SGC/ Actas X General 3 años 7 años X X
de Sede
de Consejo de Sede
/Cronológico
Oficina Secretaría
Secretaria Coordinación Coordinaciòn Sede /Archivador
ACTAS DE REUNIÓN DEL PROCESO N.A X General 2 años 0 años X
Sede 1 /Gaveta 1/ A-Z SGC/ Actas
de Reunión/Cronológico

Código: FGD.03

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

Versión: 02

PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Málaga FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

TIEMPO DE DISPOSICIÓN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL EN EL
(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
aplica) Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL

MEDIO DE TIEMPO DE TIEMPO DE

CODIGO DISPOSICIÓN FINAL
RESPONSABLE DEL LUGAR DE ALMACENAMIENTO NIVEL DE RETENCION EN RETENCION EN
NOMBRE DEL REGISTRO (si
MANEJO DEL ARCHIVO ALMACENAMIENTO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
aplica)
Impreso Digital GESTIÓN CENTRAL E CT M

Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 1/
INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTE DE Gaveta 1/ Carpeta Sistema
TRABAJO
FTH.02 Profesional HSEQ
Gestión SYSO- Copi original
X Restringido 5 años 0 X
reposos en la Sede Central./
Cronologico

CONTROL DE ASISTENCIA
FORMATO LISTA DE CHEQUEO
ABIERTA
VERIFICACION DE USO DE
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN
PERSONAL
INFORMACIÓN TRABAJADOR UIS EN
CASO DE EMERGENCIA
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE
PELIGROS, VALORACIÓN DE
RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE
CONTROLES
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
Oficina Secretaría
Secretaria Coordinación Coordinaciòn Sede /Arhivador 3 año
FTH.33 X General 0 X
Sede 1 /Gaveta 1 Asunto: Control
de Asistencia/ Cronologico
Profesional Seguridad y
FTH.34 Archivo SySO/ Cronologico X General 2 años 4 años X X
Salud Ocupacional
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 1/
FTH.90 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Gestión SYSO/ Cronologico
Equipo de cómputo
Profesional HSEQ/ Disco local
(D:)/ Coordinación
FTH.91 Profesional HSEQ X General Permanente 0 años X
HSEQ/Sistema
SYSO/Información Trabajador
UIS Emergencia
Equipo de cómputo
Profesional HSEQ/ Disco local
(D:)/ Coordinación
FTH.107 Profesional HSEQ HSEQ/Sistema SYSO/Matriz de X General Permanente 0 años X
Identificación de Peligros,
Valoración de Riesgos y
Controles
Equipo de cómputo
Profesional HSEQ/ Disco local
FTH.108 Profesional HSEQ (D:)/ Coordinación X General Permanente 0 años X
HSEQ/Sistema SYSO/Matriz de
Requisitos Legales

PLAN DE INTERVENCIÓN SGI
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
FTH.116 Profesional HSEQ X General 2 años 4 años X
Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Gestión SYSO/ Cronologico

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
PROCESO: TALENTO HUMANO
CODIGO
RESPONSABLE
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL
(si
ARCHIVO
aplica)
FORMATO INFORMACIÓN PARA
FTH.118 Profesional HSEQ
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
FORMATO LISTA DE CHEQUEO DE
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.123 Profesional HSEQ
PERSONAL EPP
FORMATO LISTA DE CHEQUEO
SISTEMAS PROTECCIÓN CONTRA FTH.124 Profesional HSEQ
CAÍDAS
FORMATO LISTA DE CHEQUEO
SISTEMAS PREVENCIÓN CONTRA FTH.125 Profesional HSEQ
CAÍDAS
FORMATO PERMISO PARA TRABAJO
FTH.126 Profesional HSEQ
SEGURO EN ALTURAS
FORMATO PERMISO PARA TRABAJO
FTH.128 Profesional HSEQ
EN ESPACIOS CONFINADOS
FORMATO DE INDUCCIÓN HSEQ FTH.129 Profesional HSEQ
FORMATO PARA INSPECCIÓN DE
FTH.130 Profesional HSEQ
BOTIQUINES Y CAMILLAS
FORMATO PARA EVALUACIÓN DE
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS FTH.131 Profesional HSEQ
LEGALES
FORMATO PARA INSPECCIONES DE
FTH.133 Profesional HSEQ
SEGURIDAD
Código: xxx
Versión: xx
FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017
TIEMPO DE DISPOSICIÓN
MEDIO DE TIEMPO DE
ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
X General Permanente 0 X
Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Gestión SYSO/ Cronologico
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
X General 3 años 0 X
Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Gestión SYSO/ Cronologico
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
X General 3 años 0 X
Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Gestión SYSO/ Cronologico
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
X General 3 años 0 X
Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Gestión SYSO/ Cronologico
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 1/
X General 4 años 0 X
Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Gestión SYSO/ Cronologico
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 1/
X General 4 años 0 X
Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Gestión SYSO/ Cronologico
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
X Restringido 3 años 0 X
Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Gestión SYSO/ Cronologico
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
X General 3años 0 X
Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Gestión SYSO/ Cronologico
Equipo de cómputo
Profesional HSEQ/ Disco local
(D:)/ Coordinación
HSEQ/Sistema X General Permanente - X
SYSO/Evaluación
Cumplimiento Requisitos
Legales
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 2/
X General 3 añoS 0 años X
Gaveta 1/Carpeta Sistema
Gestión SYSO/ Cronologico
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

TIEMPO DE DISPOSICIÓN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL EN EL
(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
aplica) Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
Oficina Consultorio/ Gaveta 1/
FORMATO PARA REGISTRO DE USO
Carpeta / Formato Registro de
DE ELEMENTOS DEL BOTIQUÍN DE FTH.134 Auxiliar Administrativa BE X General 3 año 0 años X
uso Elementos Botieuin/
PRIMEROS AUXILIOS
Cronologico

FORMATO PARA ENTREGA DE
ELEMENTRO DE PROTECCIÓN
PERSONAL
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 1/
FTH.135 Profesional HSEQ X General 4 años 0 años X
Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Gestión SYSO/ Cronologico

Oficina Profesional
FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA HSEQ/Archivo de Gestión 1/
FTH.136 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
INSPECCIÓN DE EXTINTORES Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Gestión SYSO/ Cronologico

Oficina Profesional
INVESTIGACIÓN DE INCIDENTE DE HSEQ/Archivo de Gestión 1/
TRABAJO
FTH.138 Profesional HSEQ
Gaveta 1/ Carpeta Sistema
X Restringido 5 años 0 X
Gestión SYSO/ Cronologico

Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestión 1/
FORMATO DE RECARGA Y
FTH.139 Profesional HSEQ Gaveta 1/ Carpeta Carpeta X General 3 años 0 años X
MANTENIMIENTO DE EXTINTORES
Sistema Gestión SYSO/
Cronologico

ACTAS DE CONSEJO DE SEDE
ACTAS DEL PROCESO
Oficina Secretaría
Secretaria Coordinación Coordinaciòn Sede /Archivador
N.A X General 3 años 0 X
de Sede 1 /Gaveta 1/ Carpeta/ Actas de
Consejo Sede/ Cronologico
Oficina Secretaría
Coordinaciòn Sede /Archivador
Secretaria Coordinación
N.A 1 /Gaveta 1/ Carpeta Talento X General 2 años 0 años X
Sede
Humano/ Actas de Proceso/
Cronologico

Código: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Versión: 02

PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Socorro FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016

MEDIO DE TIEMPO DE TIEMPO DE

CODIGO DISPOSICIÓN FINAL
RESPONSABLE DEL LUGAR DE ALMACENAMIENTO NIVEL DE RETENCION EN RETENCION EN
NOMBRE DEL REGISTRO (si
MANEJO DEL ARCHIVO ALMACENAMIENTO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
aplica)
GESTIÓN CENTRAL
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

TIEMPO DE DISPOSICIÓN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL EN EL
(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO TIEMPO DE ARCHIVO
TIEMPO DE
aplica)
CODIGO
RESPONSABLE DEL LUGAR DE Impreso Digital NIVEL DE DE GESTIÓN
RETENCION EN RETENCION E CT M
NOMBRE DEL REGISTRO (si CENTRALEN
MANEJO DEL ARCHIVO ALMACENAMIENTO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
aplica)
Impreso Digital GESTIÓN CENTRAL E CT M
INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTE DE Oficina Profesional HSEQ -
FTH.02 Profesional HSEQ X Restringido 5 años 0 años X
TRABAJO Archivo - AZ #3
Oficina Secretaría
Secretaria Coordinación
PLAN DE INTERVENCIÓN ECO FTH.18 Coordinación Sede X General 2 años 0 años X
Sede
Arhivador 1/ Gaveta 1/

EVALUACION DE LA REACCIÓN
CONTROL DE ASISTENCIA
FORMATO LISTA DE CHEQUEO
ABIERTA
LISTADO DE INSCRIPCIÓN
Oficina Secretaría
Coordinación Sede
Secretaria Coordinación Arhivador 1/ Gaveta 1/
FTH.25 X General 2 años 0 años X
Sede Asunto: Formación de
Personal-Carpeta Evaluación
de la Reacción.
Oficina Secretaría
Coordinación Sede
Secretaria Coordinación Arhivador 1 / Gaveta 1/
FTH.33 X General 2 años 0 años X
Sede Asunto: Formación de
Personal-Carpeta Control de
Asistencia
Oficina Profesional HSEQ -
FTH.34 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
Archivo - AZ #3
Oficina Secretaría
Coordinaciòn Sede
Secretaria Coordinación Archivador 1/ Gaveta 1/
FTH.64 X General 2 años 0 años X
sede Asunto: Formación de
Personal-Carpeta Listado de
Inscripción

ENTREGA DE MATERIAL DE APOYO
Oficina Secretaría
Coordinación Sede Archivador
1/ Gaveta 1/ ASUNTOS
PERSONAL DOCENTE -Carpeta
Secretaria Coordinación
FTH.67 Entrega de Material de Apoyo X General 2 años 0 años X
sede
ASUNTOS PERSONAL
ADMINISTRATIVO - Carpeta
Entrega Material de Apoyo.

VERIFICACION DE USO DE
Oficina Profesional HSEQ -
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.90 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
Archivo - AZ #3
PERSONAL

Equipo de cómputo Profesional

HSEQ:
INFORMACIÓN TRABAJADOR UIS EN
FTH.91 Profesional HSEQ E:\SGI\2014\SYSO\FTH.91 X General Permanente 0 años X
CASO DE EMERGENCIA
INFORMACIÓN TRABAJADOR
UIS EN CASO DE EMERGENCIA
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

TIEMPO DE DISPOSICIÓN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL EN EL
(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
aplica) Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE Equipo de cómputo Profesional
PELIGROS, VALORACIÓN DE HSEQ:
FTH.107 Profesional HSEQ X General Permanente 0 años X
RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE E:\SGI\2014\SYSO\MATRIZ DE
CONTROLES PELIGROS

Equipo de cómputo Profesional

HSEQ:
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES FTH.108 Profesional HSEQ X General Permanente 0 años X
E:\SGI\2014\SYSO\MATRIZ DE
REQUISITOS LEGALES
Oficina Profesional HSEQ -
PLAN DE INTERVENCIÓN SGI FTH.116 Profesional HSEQ X General 4 años 0 años X
Archivo - AZ #3
FORMATO INFORMACIÓN PARA Oficina Profesional HSEQ -
FTH.118 Profesional HSEQ X General Permanente 0 años X
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Archivo - AZ #3
FORMATO CHEQUEO DE
Oficina Profesional HSEQ -
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.123 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
Archivo - AZ #3
PERSONAL EPP
FORMATO CHEQUEO SISTEMAS Oficina Profesional HSEQ -
FTH.124 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
PROTECCIÓN CONTRA CAÍDAS Archivo - AZ #3
FORMATO CHEQUEO SISTEMAS DE Oficina Profesional HSEQ -
FTH.125 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
PREVENCIÓN CONTRA CAÍDAS Archivo - AZ #3
FORMATO PERMISO TRABAJO EN Oficina Profesional HSEQ -
FTH.126 Profesional HSEQ X General 4 años 0 años X
ALTURAS Archivo - AZ #3

FORMATO PERMISO PARA TRABAJO Oficina Profesional HSEQ -

FTH.128 Profesional HSEQ X General 4 años 0 años X
EN ESPACIOS CONFINADOS Archivo - AZ #3

Oficina Profesional HSEQ -

FORMATO DE INDUCCIÓN HSEQ FTH.129 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
Archivo - AZ #3
FORMATO PARA INSPECCIÓN DE Oficina Profesional HSEQ -
FTH.130 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
BOTIQUINES Y CAMILLAS Archivo - AZ #3
Equipo de cómputo Profesional
FORMATO PARA EVALUACIÓN DE
HSEQ:
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS FTH.131 Profesional HSEQ X General Permanente 0 años X
E:\SGI\2013\SYSO\Matriz de
LEGALES
requisitos legales
FORMATO PARA INSPECCIONES DE Oficina Profesional HSEQ -
FTH.133 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
SEGURIDAD Archivo - AZ #3
REGISTRO DE USO DE ELEMENTOS
Oficina Profesional HSEQ -
DEL BOTIQUÍN DE PRIMEROS FTH.134 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
Archivo - AZ #3
AUXILIOS
FORMATO PARA ENTREGA DE
Oficina Profesional HSEQ -
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.135 Profesional HSEQ X General 4 años 0 años X
Archivo - AZ #3
PERSONAL
LISTA DE CHEQUEO PARA Oficina Profesional HSEQ -
FTH.136 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
INSPECCIÓN DE EXTINTORES Archivo - AZ #3
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

TIEMPO DE DISPOSICIÓN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL EN EL
(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
aplica) Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
INVESTIGACIÓN DE INCIDENTE DE Oficina Profesional HSEQ -
FTH.138 Profesional HSEQ X Restringido 5 años 0 años X
TRABAJO Archivo - AZ #3
FORMATO PARA RECARGA Y Oficina Profesional HSEQ -
FTH.139 Profesional HSEQ X General 2 años 0 años X
MANTENIMIENTO DE EXTINTORES Archivo - AZ #3
SOLICITUD COMISIÓN INFERIOR A
Profesional Asuntos Archivo de gestión /
SEIS (6) MESES PARA PERSONAL FTH.144 X X Restringido 20 años 80 años X X
Personal Administrativo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO
SOLICITUD DE PERSONAL
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
ADMINISTRATIVO PARA FTH.145 X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
VINCULACIÓN
SOLICITUD DE ORDEN DE
FTH.146 Comisión Ad Hoc No aplica X General No aplica 0 X
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Oficina Secretaría
Secretaria Coordinación
ACTAS DE CONSEJO DE SEDE N.A Coordinación Sede X General 3 años 7 años X X
de Sede
Arhivador 2/ Gaveta 1/

Código: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Versión: 02

TALENTO HUMANO: Instituto de Proyección y Educación a

PROCESO:
Distancia
FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016

MEDIO DE TIEMPO DE TIEMPO DE

CODIGO DISPOSICIÓN FINAL
RESPONSABLE DEL LUGAR DE ALMACENAMIENTO NIVEL DE RETENCION EN RETENCION EN
NOMBRE DEL REGISTRO (si
MANEJO DEL ARCHIVO ALMACENAMIENTO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
aplica)
Impreso Digital GESTIÓN CENTRAL E CT M

Profesional Subdirección Archivo Subdirección

Relación de horas extras FTH.06 X Restringido 2 años 8 X X
Administrativa Administrativa
Archivo Subdirección
Profesional Subdirección
Comunicaciones EPS - AFP - Administrativa AZ X Restringido 5 años 0 X
Administrativa
Correspondencia
Archivo Subdirección
Profesional Subdirección
Descuentos Nómina Planta - Administrativa AZ Estudiantes X Restringido 5 años 8 X X
Administrativa
con crédito
Archivo Subdirección
Profesional Subdirección
Descuentos Nómina Cátedra - Administrativa AZ X Restringido 5 años 8 X X
Administrativa
Correspondencia
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

TIEMPO DE DISPOSICIÓN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL EN EL
(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
aplica) Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
Archivo Subdirección
Profesional Subdirección
Novedades EPS-AFP - Administrativa AZ Copias X Restringido 1 año 8 X
Administrativa
radicados
Archivo Subdirección
Profesional Subdirección
Afiliaciones ARP - Administrativa AZ X Restringido 5 años 8 X
Administrativa
Correspondencia
Archivo Subdirección
Profesional Subdirección
Nómina cátedra - Administrativa Carpeta X Restringido 5 años 8 X
Administrativa
Nómina
Archivo Subdirección
Profesional Subdirecciòn
Solicitudes nombramientos - Administrativa AZ X Restringido 5 años 8 X
Administariva
Nombramientos
Archivo Subdirección
Profesional Subdirecciòn
Solicitudes Cancelaciones - Administrativa AZ X Restringido 5 años 8 X
Administariva
Nombramientos
Archivo Subdirección
Profesional Subdirecciòn
Solicitudes Aprobadas - Administrativa AZ X Restringido 5 años 8 X
Administariva
Nombramientos
Archivo Subdirección
Reporte de las cuentas bancarias Profesional Subdirecciòn
- Administrativa AZ X Restringido 5 años 8 X
catèdra Administariva
Correspondencia
Archivo Subdirección
Profesional Subdirecciòn
Solicitud de descuentos cátedra - Administrativa AZ X Restringido 5 años 8 X
Administariva
Correspondencia
Archivo Subdirección
Profesional Subdirecciòn
Solicitud de descuentos planta - Administrativa AZ Estudiantes X Restringido 5 años 8 X
Administariva
con crédito
Archivo Subdirección
Profesional Subdirecciòn
Solicitud de reactivación EPS - Administrativa AZ X Restringido 5 años 8 X
Administariva
Correspondencia
Archivo Subdirección
Profesional Subdirecciòn
Liquidaciones nomina cátedra - Administrativa AZ X Restringido 5 años 8 X
Administariva
Correspondencia
Archivo Subdirección
Profesional Subdirecciòn
Créditos Icetex, Coopfuturo - Administrativa AZ Estudiantes X Restringido 5 años 8 X
Administariva
con crèdito
Archivo Subdirección
Profesional Subdirecciòn
Pagos Convenios - Administrativa AZ Estudiantes X Restringido 5 años 8 X
Administariva
con crédito
Archivo Subdirección
Profesional Subdirecciòn
Paz y Salvo Estudiantes - Administrativa AZ Estudiantes X Restringido 5 años 8 X
Administariva
con crédito
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

TIEMPO DE DISPOSICIÓN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL EN EL
(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
aplica) Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
Secretaria Subdirecciòn Archivo Subdirección
Convenios - X Restringido Permanente 0 X
Académica Académica del Instituto
Secretaria Coordinación Archivo /
Certificados laborales Tutores - X Restringido Permanente 0 X
Programas Historia Laboral
Secretaria Coordinación Archivo /
Contrato (Tutores) - X Restringido Permanente 0 X
Programas Historia Laboral
Secretaria Subdirección Archivo Subdirección
Acta del Consejo de Programas - X Restringido Permanente 0 X
Académica del Instituto Académica del Instituto
Secretaria Dirección
Acta de Consejo de Instituto - Archivo Dirección del Instituto X Restringido Permanente 0 X
Instituto
Secretaria Coordinación Archivo de Cada Coordinación
Historia laboral (Tutores) - X Restringido Permanente 0 X
Programas de Programa
Mis documentos/segundo
Profesional Subdirecciòn
Base de datos tutores - semestre de 2009/Base de X Restringido Permanente 0 X
Administariva
datos
Mis documentos/segundo
Profesional Subdirecciòn
Base de datos ARP - semestre de 2009/ARP/ARP X Restringido Permanente 0 X
Administariva
Base de datos

Año en vigencia* Se envian a las Coordinaciones de programas las novedades de EPS, AFP de los tutores.
Los registros que tengan este tipo de almacenamiento se entenderá que fueron acumulados durante todo el año y que al finalizar este se culminará su archivo.
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE

X
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE

Código: FGD.03

Versión: 02
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
Versión: 02

April 12 de 2016

DISPOSICIÓN FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE

Código: FGD.03

Versión: 02
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE

April 12 de 2016

DISPOSICIÓN FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE

Código: FGD.03

Versión: 02

April 12 de 2016
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE

DISPOSICIÓN FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE

Código: FGD.03

Versión: 02

April 12 de 2016

DISPOSICIÓN FINAL
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE

Código: FGD.03

Versión: 02

April 12 de 2016

DISPOSICIÓN FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
 Código: xxx

Versión: xx

April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE

tenderá que fueron acumulados durante todo el año y que al finalizar este se culminará su archivo.
CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS REALIZADOS

Inclusión de fecha de actualización y del tiempo
2 Marzo 31 de 2009
de retención en el archivo central.