ESTUDIO DE CASO - DISTRIBUYAMOS

PRESENTADO A:

BRIAN BELTRAN RICAURTE

PRESENTADO POR:

JULIÁN RICARDO MESA HOLGUÍN - COD: 1521981972

MARIA ROCIO TORRES BUESAQUILLO - COD 1711982243
RUBÉN CABRERA CASTILLO - COD 1511020518
SAMUEL OJEDA PEÑALOZA – COD 1711982825
ANLLY SUGEY RUIZ MORENO – COD 1310014921
RUEDA SÁNCHEZ ERIKA TATIANA - COD 1711982938
ROLANDO FLOREZ HERNÁNDEZ - COD 1711980719

POLITÉCNICO GRAN COLOMBIANO

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
DISTRIBUCION DE PLANTAS

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 2019

Contenido

1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................. 3

1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................................ 3
2. DESCRIPCION DEL PROBLEMA ............................................................................................ 4
3. JUSTIFICACION....................................................................................................................... 5
4. METODOLOGIA ....................................................................................................................... 6
4.1. IDENTIFICAR PROBLEMA Y GENERAR DIAGNOSTICO ....................................... 6
5. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA ......................................................................................... 7
5.1. Fuentes de Información Primaria ................................................................................... 9

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 1. OBJETIVO GENERAL

Hacer uso de los recursos y aprendizajes en el módulo de distribución de plantas

para la realización de un diagnóstico del estado en el que se encuentra presente la
compañía DISTRIBUYAMOS S.A, luego ejecutar estrategias y soluciones para la
problemática diagnosticada, y así garantizar el buen funcionamiento del proceso de
distribución de planta y logística de la empresa distribuimos S.A.
Resolver el problema propiamente identificado en el área de inventarios desde el
inicio hasta el final del proceso, para lograr una correcta gestión de inventarios como
actividad importante en la cadena de suministros de la compañía DISTRIBUYAMOS
S.A.

1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Dar solución al caso distribuimos S.A.

 Verificar las falencias del control y logística de la compañía
 Planear estrategias de mejoría y garantía para evitar pérdidas y filtración de
mercancía y también para que sea eficiente frente a los nuevos retos que
presente la compañía.
 Garantizar la claridad de disponibilidad de la información de los inventarios
de mercancías del centro de distribución, que sea fiable.
 Crear un cargo Gerencial Operativo que abandere el proceso
 Implementar herramientas de control diario de los inventarios
 Planear una trazabilidad más confiable de la mercancía
 Contratar personal idóneo en el transporte de la mercancía
 Capacitar periódicamente el personal del área de inventarios
 Crear un programa enfocado en el tema de retroalimentación de la
información en toda la compañía
 Mejorar la infraestructura en el área de inventarios
 Incorporar tecnología de punta para los procesos

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2. DESCRIPCION DEL PROBLEMA

La logística de la empresa DISTRIBUYAMOS S.A se está viendo amenazada por

un escenario que afecta su estructura. El inventario es un tema sensible en todo tipo
de negocios de distribución porque impacta notablemente el P&G, que está siendo
amenazado por la falta de control que empieza a manifestarse en actividades como
el acopio, despacho, y el almacenamiento que evidencia situaciones críticas debido
a que no se encuentra fácilmente la mercancía en el momento del transporte, que
en este caso es contratado con terceros, y es susceptible de tener personal
medianamente idóneo y confiable además presenta falencias en la trazabilidad de
estos procesos, todo como resultado de la acumulación de tareas que abarrotan
los escritorios del personal. Sumado a esto se evidencia la falta de capacitación y
retroalimentación entre las partes involucradas en el proceso, cómo también urge
integrar una persona con el perfil idóneo para líder este tipo de procesos, que hoy
por hoy es el talón de Aquiles de muchas empresas.

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 3. JUSTIFICACION

En este trabajo vamos a desarrollar habilidades que estamos aprendiendo y

desarrollando en el módulo de distribución de plantas para aplicar en el campo
laboral de la industria.
Encontramos diferentes circunstancias que nos proponemos a implementar como
estrategias de mejoramiento continuo en una empresa, en este caso la problemática
identificada en “DISTRIBUYAMOS S.A” se llevaran a cabo efectivamente las
soluciones y estrategias que se identificaron como por ejemplo una serie de errores
e imprevistos que se presentan en la cadena de abastecimiento y de transporte
como en el sistema de estantería, faltantes de inventario y perdida de mercancía
ya que se muestra igualmente la falta de coordinación en el stock de inventario y
falta comunicación de los departamentos, áreas involucradas, conllevando de esta
manera al desorden administrativo y fallas en la entrega, a todos estos puntos
nombrados se le dará solución y mejorías.
Por medio de la distribución de planta se puede obtener más información de los
hechos de manera más precisa, de esta forma prepararse y anticiparse a las
variantes circunstancias, que se pueden presentar en el proceso. En el camino de
este proyecto podemos descubrir toda una serie de errores e imprevistos que se
presentan día a día en la cadena de abastecimiento y transporte habitualmente en
las grandes compañías manufactureras y comercializadoras.
En la actualidad las empresas se hacen más competitivas en el día a día ya que
adoptan estrategias a fin de garantizar el éxito total. Este enfoque está basado en
nuevos retos gerenciales a fin de alcanzar el triunfo a corto, mediano y largo plazo,
con el propósito de establecer metas que permitan el alcance en su gestión humana
y administrativa, y una evaluación de los procesos que llevan a cabo, para que se
optimicen y se establezcan lineamientos a seguir.

La propuesta planteada en el proyecto quiere aplicar los conceptos básicos

utilizados en el módulo de acuerdo a los objetivos trazados encontrar soluciones
oportunas y concretas a los problemas y situaciones internas que inciden en los
resultados del proceso de inventarios de la empresa, contribuyendo al mejoramiento
de la entrada, almacenamiento y salida de los productos, generando rendimientos
a la empresa y grandes beneficios al cliente. Ahora, dada la relevancia de un manejo
eficiente y eficaz del inventario, esto permitirá que la empresa agilice sus procesos
y mejore la administración actual de datos, así como también, la distribución de
pedidos.

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En conclusión, la empresa ofrecerá una mejor calidad y servicio a sus clientes;
además de tener toda la información disponible en el inventario, éste la utilizará
cada vez que la requiera sin escollo alguno.

4. METODOLOGIA

La metodología a implementar es la identificación de problemas que se representan

en el caso a través del análisis de la lectura propuesta y el diagnóstico de la
problemática, las cuales fueron analizadas y aplicadas como método para el logro
exitoso del proyecto y el cumplimentó de los objetivos propuestos. Para mejorar los
procesos es importante citar la metodología a implantarla y desarrollarla.
Ésta es una metodología que necesita observación y experimentación directa sobre
el tema a tratar, acompañado luego de su respectiva evaluación de costos y
resultados. Equivalente y que goza de gran aplicabilidad también para nuestro caso
está la denominada campana de Gauss o ciclo PHVA, planear, hacer, verificar y
actuar.
Se revisara inventarios cíclicos y de seguimiento en el centro de distribución y de
acuerdo a la aplicación de estas actividades esta serie de errores e imprevistos que
nos ilustra la lectura “ESTUDIO DE CASO DISTRIBUYAMOS” muchos de ellos no
hubiesen ocurrido y otros se hubiesen solucionado; así que podemos ver
la importancia de Identificar los procesos, su integridad y ser consciente que la
distribución de plantas debe ser sensible a los cambios que ocurren en el momento
de requerir un flujo dinámico de mercancías.

4.1. IDENTIFICAR PROBLEMA Y GENERAR DIAGNOSTICO

El principal problema que se identifica en el caso de DISTRIBUYAMOS S.A. es que

no presta la debida atención al capacitar a sus nuevos empleados, se puede
evidenciar que en cuanto a la inducción de sus procesos y funcionamiento
administrativo para ellos es una situación normal y puede ser una actividad
doblemente funcional, al estar en un proceso de capacitación y estar
desempeñando sus roles como empleado dentro de la misma organización al igual.

Haciendo énfasis en la labor del grupo de trabajo de presidencia, podemos observar

que es allí donde radica una de las principales falencias, ya que solo se dispone a
recibir resultados, cifras e indicadores, pero no se ve la intención de formar un
trabajo en conjunto con sus colaboradores, dirigido por un líder y su grupo, en donde

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se desarrollen estrategias conjuntas e integrando todas las áreas de la producción
y así lograr un engranaje perfecto. Se demuestra que el departamento de ventas
realiza su proyección con excelentes resultados, pero no tienen en cuenta los
proyectos de expansión, que están estancados por falta de personal en el área de
distribución

Identificados los primeros nivel de responsabilidad por parte de la cabeza de la

organización y áreas internas podemos ver reflejado esas fallas de inicio a fin,
demostrados en cada uno de los indicadores, en especial en el de inventarios y
despacho, que con el tiempo serán los cuellos de botella donde la compañía notara
sus errores.

Con la inauguración de la nueva planta se identificado el problema de acopio y con

ello se evidencia una gran falla en el centro de distribución, nuevamente se denota
la ineficiencia en la toma de decisiones por parte de la gerencia y presidencia
quienes, dejan sin seguridad vigilancia y administración los despachos y el
almacenamiento del producto, pero gracias a ello y a su desagradable fin, es de
gran urgencia incidir en los cambios estructurales administrativos y operacionales.

5. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA

Distribuyamos S.A. la compañía distribuidora número uno del país que basa su
estrategia en la comercialización de cuatro portafolios de productos en los
segmentos de hogar, ferretería, electrónica y consumo masivo, con un inventario
compuesto por más de 11.000 sku’s.
En los procesos de distribución el manejo de las organizaciones tanto de servicios
como en las de producción y muchas otras se establecen casi como reglas
universales, el constante cambio a sus procesos, ideas y a sus conocimientos, la
constante evolución que se ha presentado y pues se establece que muchas de ellas
en la experimentación de cambios en sus procesos, materias primas y la más
importante la manera de operar y que muchos no determinan importante ya que sus
estadísticas afirman que si funcionaron así durante años deben seguir así.
Realizando un exhausto análisis de la situación problemática, denotamos además
de las fallas descritas en el texto, se evidencias corresponsabilidades de la
organización empezando por lo más alto de ella. La política de DISTRIBUYAMOS
S.A. en el proceso de selección en cuanto a sus colaboradores de reclutar e
incorporar personal de poco recorrido, basados en la estructura de planes de
carrera al interior de la organización sin brindar a ellos formación a nivel de
especialización y eso llevaría a que posiblemente no estén a la vanguardia de las
nuevas metodologías y ayudas tecnológicas ofrecidas por el amplio campo de la
administración y operación empresarial. DISTRIBUYAMOS S.A. no presta la debida

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atención al capacitar sus colaboradores en cuanto a la inducción de sus procesos y
funcionamiento administrativo para ellos
El inapropiado manejo logístico con que se adelanta el proceso de almacenamiento
de producto terminado en la empresa DISTRIBUYAMOS S.A., actualmente está
generando ineficiencia en los procesos, falta de agilidad y utilización de mayor
tiempo en el recibo almacenamiento y despacho de producto terminado, lo cual
hace incurrir en mayores costos de mano de obra, no cumplimiento en los
indicadores del área de logística al presentar retrasos en la ejecución de sus tareas
diarias y de los acuerdos de servicios hechos con producción.
De ahí que sería necesario hacer un análisis para evidenciar que propuestas de
mejora sería la más ideal para cumplir con los indicadores requeridos por el área de
almacén, optimizar el proceso de recibo y almacenamiento de producto terminado.
Logrando a su vez reducción de los costos de operación, agilidad y ahorro de tiempo
en el flujo del producto hacia los clientes.
El proceso de reclutamiento e incorporación para el proceso de producción y
supervisión de la empresa DISTRIBUYAMOS S.A., se diagnostica como un serio
problema al momento de gerencia los procesos que presentan déficit y están siendo
cuello de botella para el proceso de producción, sin involucrar a áreas internas o
sus proveedores en el proceso de suministro.

Adicionalmente se presenta los factores que influyeron en la problemática:

Maquinaria

Se evidencian grandes cambios dentro del tiempo de operación de la empresa

Distribuyamos en donde hace 5 años era su auge pero que ahora el tiempo afecta
Teniendo en cuenta que la operación y en los equipos la estrategia no fue
Planificada teniendo en cuenta la expansión que iban a tener

Mano de obra

se perdía la trazabilidad por cumplir de manera eficiente con los clientes perdiendo
la eficacia en donde estas dos deberían haber trabajado de la mano, el personal a
pesar de ser calificado no se dieron cuenta que la tecnología utilizada se quedaría
obsoleta. El personal empezó a tener tareas en diferentes áreas que
lo correspondían, dificultándose más con la presencia de accidentes profesionales
Del personal que generaban grandes ausencias

Materiales

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Los factores que no se tuvieron en cuenta fueron los materiales en donde no se
Controlaron teniendo en cuenta que el artículo de más alto costo que se tenía
Presentaba un déficit pero no lo observaron debido al gran volumen
que manejaban y al desorden operativo.

La pérdida en el control de los inventarios generaron estrategias poco viables y

Seguras para la verificación de los materiales perdidos, tanto en el
Almacenamiento como en la recepción debido a que se perdió la confianza en la
Entrada de y el personal no tenía el direccionamiento correcto para ejecutar las
Tareas que se les asignaban.

El cambio

La flexibilidad que debería ser ineludible teniendo en cuenta la necesidad de

Prever las variaciones futuras para evitar que los posibles cambios transformaran
Una distribución en planta deficiente y anticuada, como lo que ocurrió
en Distribuyamos no se identificaron y no se tuvo en cuenta la magnitud para
adaptarse y cumplir con los requerimientos de todos los clientes

5.1. Fuentes de Información Primaria

Formato de despachos.
Formato de tiempo de ciclos.
Archivo de tiempo de ciclos.
Diagrama de Pareto realizado con el tiempo de ciclos.
Formato de horas extras.
Registro de horas extras.
Espina de pescado.
Registro fotográfico del área de trabajo.
Flujo grama.
Diagrama de actividades.
Indicador de demoras en zona de cargue.

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 Cargue de
Almacenamiento de camiones
Producto terminado

Montacargas
Alistamiento de
disponibles Producto

Almacenamiento
A Personal
Revisión de
Temporal Disponible
material Descargue en
Retrasada pasillos

Deficiencias en
Operación
la
Logística.
Control de
Ubicación del Ingreso
Vehículo//tra
nsporte Falta de espacio
para atención

Salida de los vehículos

Parqueo de Dificultad de
vehículos Ingreso

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 RECOMENDACIONES

La entrega final deberá contener las correcciones recomendadas por

el tutor en la retroalimentación de la segunda entrega. Adicionalmente
se debe incluir el conjunto de alternativas construidas, los criterios
de evaluación junto con la recomendación y las conclusiones del
proyecto.

 incluir en la distribución y logística y definimos que aparte de los ya

establecidos los inventario almacenamiento y despachos en la nueva
distribución deberían incorporase, al personal de supervisión de la planta
con un ingeniero en industrial a cargo del sincrónico funcionamiento de las
operaciones, generando reportes físicos y digitales hacia las partes
asociadas al proceso. De esta manera se estaría al tanto de las operaciones
retrasadas declinadas y con deficiencias de tiempo de entrega.

 Se presentan inconvenientes en de retraso organizacional en las diferentes

áreas, pero esencialmente en el área de inventarios para esto se localización
Se debe dividir en pasos específicos los cuales nombraremos a continuación
para una correcta configuración de espacio de cada centro de acopio.

 Hacer control de inventario más constante para saber con exactitud la

existencia de los productos, mantener actualizado el inventario con el diseño,
Además tener etiquetado de manera visible los estantes de los productos
con orden y por categoría

 Se debe incorporar nuevas tecnologías, certificarnos con calidad para así

obtener y llamar nuevos clientes al mercado ya que se han perdido varios
por los diferentes inconvenientes que se presentaron.

 Rediseñar los procedimientos establecidos en la compañía tanto en el

manejo de inventarios en donde se tiene que controlar desde el inicio con el
ingreso de la mercancía con un filtro visible en la inspección, el lugar de
almacenamiento requerido de acuerdo al movimiento que se tenga cada
uno de los SKU’S en donde el sistema de almacenamiento de datos
nos indique con facilidad la ubicación de cada uno de los productos y de fácil
auditoria en cualquier espacio de tiempo

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 BIBLIOGRAFIA

 ( POLITÉCNICO GRANCOLOMBIAN, 2019)

 https://poli.instructure.com/courses/9029/files/3061971?module_item_id=49
1242
 https://poli.instructure.com/courses/9029/files/3062104?module_item_id=49
1252

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